Manual de Modulo de Mesa de Ayuda

SISTEMA UNICO DE PLANILLAS MODULO DE MESA DE AYUDA

COMPONENTE MANTENIMIENTO DE TERCEROS

MANUAL DE USUARIO

Módulo de Mesa de Ayuda

MANUAL DE USUARIO MINEDU - OFIN

Fecha: 03/06/2013

Módulo de Mesa de Ayuda AOP – Área de Operaciones Página 2 de 30

Módulo de Mesa de Ayuda

MDA

Versión: 1.0.1


Fecha: 03/06/2013


HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor Revisor

03/06/2013 1.0.1 Elaboración de Manual YCV LV

Autor(es)

Iniciales Nombres

YCV Yajaira Canal Vega

Revisor(es):

Iniciales Nombres

LVA Luis Velásquez Alvarez

Autorizado por:

Iniciales Nombres

GCG Grover Cerquera Guevara


Fecha: 03/06/2013


Tabla de Contenidos 1. OBJETIVO DEL SISTEMA

2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

2.1. MANTENIMIENTO DE TERCEROS

3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

3.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

3.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

4. DICCIONARIO DE TERMINOS

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS

5.1. ESQUEMA GRAFICO

5.2. DESCRIPCION POR ETAPAS

6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1. ACCESO AL SISTEMA

6.2. BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA

6.3. MODIFICACION DE REGISTROS

6.3.1 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA

6.3.2 MODIFICAR MASIVAMENTE

6.3.3 ASIGNAR UGEL

6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL

6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO


Fecha: 03/06/2013


1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Módulo de Mesa de Ayuda - MDA versión 1.0.1 (versión desktop), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por la Mesa de Ayuda -Soporte Nivel 1 de la Sede del Ministerio de Educación, siendo de ámbito nacional donde cuentan con acceso al Sistema Único de Planillas instalado El Módulo MDA versión 1.0.1 es un software de apoyo para dar soporte en el Sistema Único de Planillas a Nivel Nacional. El módulo en esta Etapa permite el registro y modificación de manera descentralizada a nivel nacional de los atributos de las Entidades Terceras gestionadas por el Sistema Único de Planillas, el uso del aplicativo está a cargo de la Mesa de Ayuda – Soporte 1

2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El Módulo de Mesa de Ayuda - MDA versión 1.0.1 cuenta con las siguientes opciones:

2.1 MANTENIMIENTO DE TERCEROS

Opción diseñada para Crear Terceros, Modificar Terceros (vigencias, ruc), agregar UGELS según convenio por empresa, tipo de planilla y UGEL. Esta opción del módulo sólo es accesible y administrada por Soporte Nivel 1 de la Mesa de Ayuda del Ministerio de Educación.

3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

Para la implementación del Módulo de Mesa de Ayuda – MDA versión 1.0.1 se requiere contar con la siguiente especificación de requerimiento mínimo:

3.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Computadora personal. Conexión de su red LAN con la red WAN del Ministerio de Educación (mediante Línea Dedicada

o VPN)

3.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 32 bits Sybase 11.5 (Open Client)


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4. DICCIONARIO DE TERMINOS

Entidad Tercera Es el nombre o la razón social de la entidad que suscribe convenio con la DRE/UGEL para descuento por planillas a los trabajadores del Sector Educación Convenio Es el acuerdo suscrito por escrito (tipo contrato) entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Vigencia Es el periodo de tiempo por el cual se suscribe un convenio entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Inicio Es el periodo de Inicio (año y mes) en el cual entra en vigencia un convenio Termino Es el periodo de Término (año y mes) en el cual caduca la vigencia de un convenio Glosa Es el Nombre corto de un convenio. Nombre abreviado Empresa Represente la codificación del Centro de Proceso o Región donde se encuentra instalado el Sistema Único de Planillas Planilla Es el Tipo de Planilla (Activo o Cesante) al cual se cuenta convenio UGEL Es la identificación de La Unidad de Gestión Educativa Local Documento Identifica el documento sustentatorio para la creación o modificación de Entidad Tercera con el Módulo MDA


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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS El proceso contempla 05 etapas

5.1 ESQUEMA GRAFICO

A continuación se describe gráficamente las etapas del Módulo de Entrada / Salida de docentes Ley de Reforma Magisterial – ESLRM versión 1.0.1

5.2 DESCRIPCION POR ETAPAS

Las actividades a efectuar en cada etapa se describen a continuación:

ETAPA 1 A 3 (Parte Administrativa - Documental)

ACCIONES RESPONSABLE

Firma de Convenio Armar Expediente para remitir a UPER Envío de documentación a UPER y OFIN

DRE/UGEL

ETAPA 4 Validación de datos


Búsqueda, selección, modificación y/o creación de entidades terceras con el Módulo

SOPORTE1 MED-OFIN

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

ETAPA 5

Firma de CONVENIO

Arma Expediente

Envía Documentación a UPER y

OFIN

MAD SOPORTE1

Proceso de Planillas

DRE/UGEL

(Parte Administrativa - Documental)

OFIN-MED

DRE/UGEL


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ETAPA 5 Proceso de Planillas


Lectura y Carga de Terceros, procesamiento y producción de planillas

DRE/UGEL

6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1 ACCESO AL SISTEMA

Para acceder al módulo, se hace necesario efectuar la instalación del aplicativo

Posterior a ello se accederá mediante el uso de credenciales de acceso al MAP, las cuales serán las mismas con que cuentan actualmente.

Al ingresar al sistema se podrá visualizar la ventana principal y elegimos Mesa de Ayuda

Dentro de Mesa de Ayuda se selecciona Mantenimiento de Terceros


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6.2 BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA

Al ingresar a la opción de Mantenimiento de Terceros se abrirá la siguiente ventana en donde podremos realizar la búsqueda del tercero puede ser por Nombre de la Entidad, Código de la Entidad y por último se puede realizar la búsqueda por Ruc de la Entidad

Por ejemplo vamos a realizar la búsqueda por Código de Entidad Tercera. La primera búsqueda que realiza es en el mismo Centro de Proceso, en el caso que lo encuentre le saldrá una ventana que dice “Encontrado en Base de Datos Local”


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En el caso que el tercero no se encuentre en la Base de Datos Local mostrara la siguiente ventana donde indica que “No encontrado en Base de Datos Local”

Al no encontrar el tercero realizara la búsqueda en la Base de Datos Central como muestra en la siguiente ventana


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6.3 MODIFICACION DE REGISTROS

Después de realizar la búsqueda del tercero procedemos a realizar la modificación de la fecha de vigencia.

Pulsamos el botón Aceptar y nos mostrara la siguiente ventana:


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6.3.1 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA

Pulsamos el boton “Modificar Unitarimente”, esta opcion nos va permitir modificar la fecha de vigencia y el documento con el cual estan solicitando dicha modificación por registro en decir uno a la vez.


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En la parte inferio se va habilitar lo campos que vamos a modificar para esto primero seleccionamos el registro. Solo la parte que esta en amarillo es modifcable


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Pulsamos el boton Modificar para realizar lo cambios respectivos y pulsamos el boton “Grabar Detalle”

Como se puede observar en la parte superior se puede ver los cambios realizados


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En el caso que el RUC este de color celeste se ingresa el RUC correcto, pulsamos el botón “Grabar Maestro” lo hará tanto en la Base de Dato Local como Central. Este mismo procedimiento se realizara para la Fecha de Convenio, se podra editar siempre y cuando la fecha no sea una fecha vigente.

6.3.2 MODIFICAR MASIVAMENTE

Después de pulsar el botón “Modificar Masivamente” nos va mostrar en la parte inferior los campos que son editables.


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Se pulsa el botón “Modificar”, en la parte izquierda se muestra la empresa y a la derecha el tipo de planilla el cual podemos seleccionar ambas o solo una planilla, en los campos que están de amarillo tenemos que poner la fecha de inicio y la fecha der término del convenio así como el Documento de referencia.


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Despues de ingresar los datos pulsamos “Grabar Detalle”

Se puede observar en la parte superior se realizó la modificación masivamente a todos los registros

6.3.3 ASIGNAR UGEL

Ahora vamos a ver la asignación de las ugeles, para esto seleccionamos la opción “Asigna Ugel”


Fecha: 03/06/2013


En la parte inferior podemos observar el listado de las ugeles

Pulsamos el boton “Seleccionar Ugel” y nos ponemos en el registro de la ugel que vamos asignar, en la parte superior aparece los datos de la ugel en color rojo, ingresamos la fecha de inicio y termino del convenio asi como el documento.


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Pulsamos el boton “Asignar Ugel” y se puede observar que la ugel se ha asignado en la parte superior como se muestra en la siguiente imagen.


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En el caso que quieran realizar una asignacion a la empresa 103 que es una Municipalidad, le mostrara la siguiente ventana en donde indica que no se puede realizar para Municipios.


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6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL Al buscar la entidad tercera lo vamos a encontrar en la base de datos central

Se va habilitar el boton “Nuevo” el cual pulsamos. En la parte superior de la ventana salen los datos de la entidad tercera que han sido traidos da la base central, en el caso que no tenga Ruc lo ingresamos y pulsamos el boton “Grabar Maestro”


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Se habrá grabado tanto en el local como en la central. Ahora lo que tenemos que hacer es asignar las ugeles, ingresamos el periodo de vigencia, así como el documento de referencia, seleccionamos la ugel y pulsamos el botón “Agregar”


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En la parte de inferior se mostrara la ugel que hemos asignado. En el caso que tengamos que asignar más ugeles los datos de la fecha de vigencia y el documento de referencia quedan pegados y solo seleccionaríamos la ugel y pulsamos el botón “Agregar”


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En el caso que se hayan equivocado de asignar la ugel, seleccione la ugel y pulse el botón “Quitar”


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Cuando salga de la ventana y busque la entidad tercera ya lo podrá visualizar

6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO

Cuando el tercero es nuevo, lo primero que realizamoes es la busqueda para asegurarnos que no se haya creado en otro Centro de Proceso, como no ha encontrado el tercero en la base da datos local ni en la base de datos central se va habiliar la opcion de “Nuevo”


Fecha: 03/06/2013


Ingresamos los datos del concepto de la parte superior de la ventana y luego pulsamos el boton “Grabar Maestro”


Fecha: 03/06/2013


En el caso que al momento de grabar el RUC ya exista nos mostrara la siguiente ventana.

Después del pulsar grabar Maestro se habrá autogenerado el Nro del casillero

Ahora lo que toca hacer es agregar la ugel, para esto pulsamos el botón “Asignar UGEL” y mostrara todas las ugeles de este Centro de Proceso.

Ingresamos el periodo de vigencia, asi como el documento de referencia y seleccionamos la ugel como muestra la siguiente ventana y pulsamos el botón “Agregar”


Fecha: 03/06/2013


Después de pulsar el botón Agregar, se habrá agregado la ugel en la parte inferior como muestra la siguiente ventana.


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En el caso que se requiera agregar mas ugeles, sin salir de la ventana, los datos generales se quedan pegados para que puedan seguir asignando ugeles.

En el caso que se hayan equivocado en la asignacion de la ugel. Seleccione el registro y pulse el boton quitar.

Al cerrar la ventana, y buscar al tercero ya podra visualizar la entidad tercera nueva:


Fecha: 03/06/2013


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