TESIS COMPLETA
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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Instituto Universitario de Tecnología “Henry Pittier” Administración de Empresas Lechería – Estado Anzoátegui ANÁLISIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL CENTRO DE ADIESTRAMIENTO DE LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE (FUNDAUDO), PUERTO LA CRUZ – ESTADO ANZOÁTEGUI Para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración De Empresas Autora: Fuentes V. Jany R.
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República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Instituto Universitario de Tecnología “Henry Pittier”Administración de Empresas
Lechería – Estado Anzoátegui
ANÁLISIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL CENTRO
DE ADIESTRAMIENTO DE LA FUNDACIÓN PARA LA
PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA UNIVERSIDAD DE
ORIENTE (FUNDAUDO), PUERTO LA CRUZ – ESTADO
ANZOÁTEGUI
Para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad
de Administración De Empresas
Autora:
Fuentes V. Jany R.
C.I: 21.068.436
Asesor Academico:
Lcdo. Julio Zabaleta
Lechería, Agosto 2012
APROBACIÓN DEL JURADO
ii
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTOS
iv
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINAS
Aprobación del Jurado . . . . . . . ii
Dedicatoria . . . . . . . . . iii
Agradecimientos . . . . . . . . iv
Índice General . . . . . . . . v
Resumen . . . . . . . . . vii
Introducción . . . . . . . . viii
CAPÍTULO I - EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema . . . . . .
Justificación de la Investigación . . . . . .
Objetivos de la Investigación . . . . . .
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación . . . . .
Bases Teóricas . . . . . . . .
Bases Legales . . . . . . . .
Términos Básicos . . . . . . . .
Operacionalización de la Variable . . . . .
CAPÍTULO III – MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación . . . . . . .
Diseño de la Investigación . . . . . .
Población y Muestra . . . . . . .
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos . . .
v
Tabulación de los Datos . . . . . . .
Validez y Confiabilidad . . . . . . .
CAPÍTULO IV
Análisis y Presentación de los resultados . . . .
CAPÍTULO V
Conclusiones . . . . . . . .
Recomendaciones . . . . . . .
Referencias Bibliográficas . . . . . .
Anexos . . . . . . . . .
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Instituto Universitario de Tecnología “Henry Pittier”Administración de Empresas
Lechería – Estado Anzoátegui
ANÁLISIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL CENTRO DE ADIESTRAMIENTO DE LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE (FUNDAUDO),
PUERTO LA CRUZ – ESTADO ANZOÁTEGUI
Autora: Fuentes V. Jany R. Asesor Academico: Lcdo. Julio Zabaleta
Lechería, Agosto 2012
RESUMEN
La presente investigación se realiza con la finalidad de analizar el Proceso
de Facturación utilizado en el Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO, Estado
Anzoátegui. Se presenta como una Investigación de carácter descriptivo, cuyo
diseño está enmarcado en la Investigación Documental y la Investigación De
Campo. Entre las técnicas utilizadas se encuentran la observación y la revisión
documental, los cuales nos permitieron recolectar información directamente del
lugar donde ocurren los hechos. El instrumento utilizado fue el cuestionario, el cual
fue aplicado a 10 trabajadores del Centro de Adiestramiento. Después de aplicado
el instrumento, se tabularon los datos y se realizaron análisis y gráficos estadísticos
que permitieron obtener información valiosa sobre las fallas que presenta el Sistema
de Facturación utilizado en ese departamento.
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INTRODUCCIÓN
La administración es un proceso consistente en la distribución y
asignación correcta de recursos de la empresa para poder alcanzar
eficientemente los objetivos establecidos por medio de las actividades de
Plantación, Organización, Dirección, Control. Es el conjunto de actividades
por medio de las cuales se logra y se asegura la máxima prosperidad tanto
para el patrón como para cada uno de los empleados de manera estable.
En la actualidad, incontables son las áreas de nuestras vidas que se
ven influenciadas por el uso de la tecnología y los sistemas de información.
Estas tecnologías vienen sufriendo un desarrollo vertiginoso, lo que hace
imposible pensar que no afecten a prácticamente todos los campos de la
sociedad. Las aplicaciones tecnológicas se presentan cada vez más como
una respuesta a una necesidad en el contexto de la sociedad en la que
vivimos. En este contexto, los sistemas de información generan la
información que ayuda a los directivos a resolver problemas y a tomar
decisiones inteligentes.
En este proyecto analizaremos el sistema actual de facturación del
Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO, Estado Anzoátegui para de esta
manera detectar fallas y, en caso de ser necesario, proponer mejoras para
optimizar los procesos de esta organización. Consta de cinco capítulos.
En el primer capítulo se expondrán los tópicos relacionados al
planteamiento del problema y su justificación, así como también los
objetivos de la investigación.
El segundo capítulo contiene toda la parte teórica de la investigación.
Aquí se encuentran los antecedentes de estudio, las bases teóricas,
las bases legales, la definición de términos básicos y la
operacionalización de la variable.
El tercer capítulo está dedicado al aspecto metodológico: tipo de
investigación, técnicas e instrumentos de recolección de datos,
población, muestra y validez y confiabilidad del instrumento.
El capítulo cuatro contiene el análisis y presentación de los resultados,
según las respuestas arrojadas del cuestionario realizado a los
trabajadores del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO.
Por último, el capítulo cinco es donde se encuentran las conclusiones
y las recomendaciones del proyecto de investigación.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad se vive un ambiente industrializado en las
organizaciones, donde los recursos humanos y tecnológicos van orientados
hacia el rendimiento. En ese sentido, los procesos de facturación han sido
objeto de una enorme revolución tecnológica. En los últimos años han
permitido alcanzar grandes mejoras en la gestión administrativa vinculada a
los procesos de Facturación y Cobranza de las organizaciones. Es por esto
que cada día las empresas se plantean la optimización de sus procesos para
generar eficiencia y ahorrar costos.
La Fundación para la Promoción y Desarrollo de la Universidad de
Oriente (FUNDAUDO), es una institución que tiene como objetivo principal la
actualización y capacitación de profesionales en distintas áreas del
conocimiento y de esta manera contribuir económicamente con la
Universidad de Oriente. Imparten cursos en las siguientes áreas:
a) Computación y Programas Especiales.
b) Diplomados.
c) Programas Gerenciales.
d) Cursos de Desarrollo para la Comunidad.
e) Cursos de Formación Gerencial en Comunicación.
De manera que cuando una persona desea realizar un curso dictado
por esta organización el proceso administrativo es el siguiente:
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1) El alumno realiza el pago y entrega la factura al Centro de Adiestramiento
quienes son los encargados de la organización de los programas de
capacitación.
2) Después de realizada la factura, se le entrega la original al alumno y las
copias de ésta son entregadas al Departamento Administrativo, para que
realice los siguientes procedimientos: Declaración de Impuesto Sobre la
Renta, Realización de los Procesos Contables y, posteriormente, la
entrada de la factura en el Sistema Administrativo.
3) Luego de realizados estos pasos, la factura regresa al Departamento de
Archivo para su posterior almacenamiento.
Por consiguiente, entre las consecuencias que se originan de este
proceso se encuentran:
a) Lentitud en el proceso de facturación.
b) Dificultades para la recopilación de la información en el sistema
administrativo.
c) Fallas en los procesos contables debido al papeleo realizado.
d) Riesgo de extravío de una factura.
e) Exceso de procedimientos.
f) Recarga de trabajo para el personal involucrado.
Debido a lo antes expuesto, resulta necesario realizar un Análisis del
Proceso de Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO
ubicado en Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui, el cual ayudará a detectar
las fallas que se presentan actualmente y de esta manera mejorar sus
procedimientos en la misma.
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JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Dentro de los grandes cambios que se han generado en el mundo con
la llamada “revolución tecnológica” las empresas, ya sean grandes o
pequeñas han tenido la necesidad de adaptarse a estos procesos de cambio
a través de métodos sistematizados que le permitan manejar los procesos de
planificación, organización y control de sus actividades propias. Actualmente,
en nuestro país, las empresas comerciales cuentan con modernos sistemas
de procesos de control administrativo y recopilación de información que le
permitan tomar decisiones de la manera más efectiva posible.
La Fundación para la Promoción y Desarrollo de la Universidad de
Oriente (FUNDAUDO) siempre busca la forma de mejorar y optimizar sus
procesos para, de esta forma, ser más eficiente y generar beneficios. El
Centro de Adiestramiento completamente organizado y funcional; cuenta con
los mejores equipos y transciende en el oriente del país, por su alta calidad y
profesionalismo. Ofrece a toda la comunidad y empresas, servicios de
adiestramiento que satisfacen las necesidades de los clientes a precios
competitivos y con la aplicación de tecnología de punta y un personal
altamente calificado y comprometido con las normas de calidad de sus
servicios.
La importancia de esta investigación radica en analizar las actividades
realizadas en el sistema de facturación de FUNDAUDO, específicamente en
el Centro de Adiestramiento, para de esta manera corregir los inconvenientes
que se presenten y así lograr los objetivos de esta importante organización.
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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General:
Analizar el Proceso de Facturación en el Centro de Adiestramiento de
la Fundación para la Promoción y Desarrollo de la Universidad de Oriente
(FUNDAUDO), Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
Objetivos Específicos:
Describir el proceso de facturación actual en el Centro de
Adiestramiento de la Fundación para la Promoción y Desarrollo de la
Universidad de Oriente (FUNDAUDO), Puerto La Cruz – Estado
Anzoátegui.
Determinar las fallas en el proceso de facturación en el Centro de
Adiestramiento de la Fundación para la Promoción y Desarrollo de la
Universidad de Oriente (FUNDAUDO), Puerto La Cruz – Estado
Anzoátegui.
Diseñar estrategias que permitan la mejora en el proceso de
facturación en el Centro de Adiestramiento de la Fundación para la
Promoción y Desarrollo de la Universidad de Oriente (FUNDAUDO),
Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Acosta (2010), realizó en su trabajo de investigación del IUTIRLA un
“Análisis del Proceso de Facturación en el Departamento de Ventas en
la Empresa Parmalat Zona Industrial Los Montones Sucursal Barcelona
Estado Anzoátegui”. La autora concluyó que los socios de la empresa no
poseen conocimientos necesarios sobre la manera de cómo se realiza este
proceso, además planteó algunas recomendaciones que pueden ayudar a la
empresa en estudio. La metodología aplicada es de campo con apoyo
documental y descriptivo, ya que se estudiaron los fenómenos sociales en su
ambiente natural.
Núñez (2007), del IUTA, en su trabajo de investigación denominado
“Análisis del Sistema de Facturación en el Departamento de Ventas al
Contado de la empresa SURT, Plan Oriente, C.A.”, planteó como objetivo
general Analizar el sistema de facturación en el departamento de ventas al
contado de la empresa SURT, Plan Oriente, C.A., y llegó a la conclusión de
que toda organización debe contar con un control que le permita medir,
evaluar y corregir el desempeño de las actividades para asegurarse que los
objetivos trazados por la empresa se estén llevando a cabo de acuerdo a lo
establecido.
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Mejías (2008) en su trabajo de investigación del IUTIRLA denominado
“Reestructuración en los módulos de facturación de la empresa
pasteurizadora Natura S.A. (PANASA) concluyó que con los nuevos
modelos de facturas la empresa PANASA cumplirá con todos los objetivos y
metas, ya que las facturas cumplen al máximo su calidad de procedimiento
con empeño sus actividades laborables o administrativas, ya que en ella se
muestra la discreción de todas las empresas y así satisfacer las necesidades
de sus compradores.
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BASES TEÓRICAS
PROCESO ADMINISTRATIVO
Stoner, W. define un proceso como el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende
varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta
disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso
administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto
de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma
de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A
estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración.
Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la
administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se
refiere a cómo manejar el organismo social.
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ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de
todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las
metas establecidas para la organización.
PLANIFICACIÓN
Planificar implica que los administradores piensen con antelación en
sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica,
y no en corazonadas. Su importancia está basada en lo siguiente:
Requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y
desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las
actividades.
Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los
medios (¿cómo debe hacerse?). La planificación define una dirección,
se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se
establecen los criterios utilizados para controlar.
Da dirección a los gerentes y a toda la organización.
Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que
deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con
propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía
sus objetivos de manera eficiente.
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Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Además son guía para:
Que la organización consiga y dedique los recursos que se
requieren para alcanzar sus objetivos.
Que los miembros realicen las actividades acordes a los
objetivos y procedimientos escogidos.
Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y
medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser
insatisfactorio.
ORGANIZACIÓN
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se
da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:
Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas,
ni de igual funcionamiento.
Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o
idéntico.
Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una
acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del
fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a
una teología específica.
La Organización se define como "Es la estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".
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Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad
y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que
estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas
requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus
metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La
organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y
estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
La organización se refiere a estructurar quizás la parte más típica de
los elementos que corresponden a mecánica administrativa.
Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y
actividades".
Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o
actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente:
ve al futuro, inmediato o remoto.
La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada
cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.
DIRECCIÓN
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida
a base de decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que
se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos
resultados:
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1. En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata
de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquellas actividades que habrán
de ser productivas.
2. En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y
precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El
jefe como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de
los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los
gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para
lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a
sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren
que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de
control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó.
Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como
es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber
comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control
efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan
a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la
efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las
metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su
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organización, mejor será el sistema de control. El gerente debe estar seguro
que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las
metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos
primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las
normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena
funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los
gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por
qué sí o por qué no. Este proceso permite que la organización vaya en la vía
correcta sin permitir que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se
utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el
establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el
proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino
un grupo de funciones interrelacionadas
SISTEMA
Un Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es
un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o
interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente
admiten cierta arbitrariedad.
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Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente
relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y
globalismo (o totalidad).
a) Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,
con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasia.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a
desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un
aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr
del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía,
pues la información es la base de la configuración y del orden.
De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o
instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del
sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el
fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos
del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o
un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel
representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la
realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los
sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
Tipos de Sistemas:
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En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
a) Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. Es el hardware.
b) Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.
Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
a) Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente
que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado
hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre
de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinístico y programado y que opera con muy pequeño
intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término
a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo
una salida invariable, como las máquinas.
b) Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente.
Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el
conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una
operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de
aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una
cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo". Existe una
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tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un
estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la
entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden
y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia
energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de
sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del
individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
Parámetros de los Sistemas:
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del
sistema. Los parámetros de los sistemas son:
1. Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del
sistema, que provee el material o la energía para la operación del
sistema.
2. Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se
reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un
proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el
objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales,
mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
3. Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el
fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de
las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado
como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas
diferentes, que son los productos.
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4. Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la
función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel
estándar o criterio.
5. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en
constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las
procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de
su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y
demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un
recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
FACTURAS
Según la página web es.wikipedia.org (2012): “La factura, factura de
compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compra-venta.
La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la
entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar”.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y
del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. La
factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o
de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario
emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La
factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de
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deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos
sustitutivos de factura, recibos o tickets.
IMPORTANCIA DE LAS FACTURAS
Una factura es un instrumento tributario de compra y venta que
reconoce el convenio comercial obligatorio y reconocido ante la ley. El mismo
tiene por objeto certificar la venta de productos o servicios debido a que con
la entrega, queda finalizada la operación.
Por ser un documento legal para el respaldo de toda transacción
contablemente, que le da el derecho al vendedor de reclamar una deuda con
el comprador y viceversa el comprador tiene el respaldo de la compra y la
responsabilidad de cancelación de la misma, la información que se
manifiesta en la misma debe ser fidedigna.
En la misma, el vendedor debe hacer manifestar en forma detallada
cada producto o servicio que este involucrado en el intercambio o venta,
señalando todas las condiciones de la misma, ya que debe ser emitida en
dos o tres copias, para evidenciar los registros en el sistema tributario.
Asimismo debe permitir tanto al vendedor como al comprador poder
respaldar todos los ingresos y egresos económicos que hayan generado
mensualmente para efectos tributarios y en el caso de procedimientos para
una exportación. La extensión de facturas en cualquier establecimiento de
comercio es total obligatoriedad y responsabilidad del usuario exigirla a la
culminación de cualquier operación, ya que de esto depende la transparencia
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contable en la declaración de los impuestos de cada uno de los
contribuyentes en cualquier país.
PROCESO DE FACTURACIÓN EN VENEZUELA
La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la
provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la
cantidad a pagar como contraprestación. En la misma se encuentran los
datos del expendidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios
suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los
impuestos.
El propósito de esta actividad, es incentivar a los consumidores a exigir
su factura legal tras la realización de una compra y así contrarrestar los
niveles de evasión de los contribuyentes aunque no es elevado el número de
comerciantes que se niegan a cumplir con el proceso de facturación, se tiene
registro de casos que por rebeldía violan lo legalmente establecido. Para ello
el SENIAT realiza intensos operativos de fiscalización y verificación del
cumplimiento de la normativa establecida en la emisión de facturas dirigido a
los contribuyentes de los diversos sectores económicos del país. Sin
embargo, hay que destacar que cuyo incumplimiento acarrea la aplicación de
sanciones que definitivamente van en función de recaudar la mayor cantidad
de tributos que son posteriormente utilizados para cubrir las necesidades
colectivas.
Según el artículo 101 del Código Orgánico tributario se constituyen
ilícitos formales relacionados con la obligación de emitir y exigir
comprobantes:
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1. No emitir facturas u otros documentos obligatorios.
2. No entregar las facturas y otros documentos cuya entrega sea
obligatoria.
3. Emitir facturas u otros documentos obligatorios con prescindencia total
o parcial de los requisitos y características exigidos por las normas
tributarias.
4. Emitir facturas u otros documentos obligatorios a través de máquinas
fiscales, sistemas de facturación electrónica u otros medios
tecnológicos, que no reúnan los requisitos exigidos por las normas
tributarias.
5. No exigir a los vendedores o prestadores de servicios las facturas,
recibos o comprobantes de las operaciones realizadas, cuando exista
la obligación de emitirlos.
6. Emitir o aceptar documentos o facturas cuyo monto no coincida con el
correspondiente a la operación real.
Es importante resaltar que en el transcurso del tiempo y de acuerdo a la
problemática presentada en la emisión de facturas, la normativa que rige
este proceso se ha visto en la necesidad de reformarse periódicamente, para
consolidarse de una manera más estricta para lograr así la evasión de los
impuestos productos de la emisión de facturas y crear una mejor cultura
tributaria entre los contribuyentes. La normativa vigente en materia de
facturación entró en vigencia el 1 de febrero del 2008, con las disposiciones
establecidas en la providencia N° 0591 relacionadas con las normas
generales de emisión de facturas y otros documentos y la providencia N°
0592 que establece las normas relativas a imprentas y maquinas fiscales
para la elaboración de facturas y otros documentos.
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PRINCIPALES CAMBIOS QUE INTRODUCE LA PROVIDENCIA
ADMINISTRATIVA 0591 Y 0592:
1. Utilización de un solo medio de Facturación.
2. Señalamiento de medios de Pago.
3. Utilización exclusiva de Máquinas Fiscales.
4. Disposiciones Transitorias (importantes tanto para las imprentas y
vendedoras de maquinas, como para los contribuyentes).
5. Utilización de Series.
6. Utilización de una sola imprenta.
NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO
Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las
empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por
errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor
de la respectivo cuenta.
Nota de débito: Es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo
de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en
el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
Nota de crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su
cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su
cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden
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ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de
precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo
de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota de débito significa un
ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación. Por ejemplo, si se
le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus
obligaciones, la empresa emite una nota de débito por el valor de los
intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa.
En este caso, para el cliente la nota de débito se convierte en un egreso
puesto que con ella se le está causando un cobro de intereses. Caso
contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le
vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota de crédito
mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en
exceso. Esta nota de crédito es una erogación para la empresa puesto que
se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el
punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota de
crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el
valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.
30
FUNDAUDO
FUNDAUDO es una fundación constituida originalmente por la
Universidad de Oriente en el año 1964 como Fundación de la Universidad de
Oriente y posteriormente se cambió su nombre a Fundación para la
Promoción y Desarrollo de la Universidad de Oriente. Tiene su sede principal
en el Estado Anzoátegui (Puerto La Cruz), así mismo opera en la región
Capital (Caracas) y en los demás Estados Orientales que conforman la
Universidad de Oriente: Sucre, Bolívar, Monagas, Nueva Esparta y Puerto
Ordaz.
Misión:
Impulsar las actividades de docencia, investigación y extensión a través
de sus relaciones con las industrias, para lograr una óptima utilización de su
recurso humano y el mejor funcionamiento del sector público y privado;
prestando servicios técnicos de asesoramiento, apoyo y consulta a las
instituciones que as lo requieran.
Esta misión se logra creando asociaciones estratégicas con empresas
nacionales o extranjeras a fin de ofrecer tecnología de punta en las áreas
de ingeniería y en especial a la industria petrolera; incentivando de esta
manera la generación de programas de adiestramiento y capacitación,
proyectos y planes de inversión que conlleven al logro de sus fines,
centrados en la obtención de ingresos que permitan el fortalecimiento de
nuestra máxima casa de estudios.
31
Visión:
Promover, proyectar y generar ingresos a la Universidad de Oriente,
utilizando sus recursos humanos y su infraestructura de investigación, con
miras a insertarla en el desarrollo integral, armónico y sustentable de la
nación y de las entidades regionales donde la Universidad de Oriente tiene
área de influencia; contribuyendo así al aporte de soluciones que exige la
globalización y los cambios que se generan en nuestra sociedad
CENTRO DE ADIESTRAMIENTO
La Fundación para la Promoción y Desarrollo de la Universidad de
Oriente (FUNDAUDO) presta sus servicios con la finalidad de contribuir con
la capacitación y actualización profesional de los miembros de la comunidad,
a través de su Centro de Adiestramiento. Este Centro ofrece diferentes áreas
de entrenamiento, tales como: Computación e Informática, Idiomas y
Programas Gerenciales; así como también programas especiales acordes
con las necesidades que planteen las empresas o características de la zona.
Dichas áreas, conjuntamente con la Coordinación General, se encargan de
emanar las directrices corporativas de la organización para el ejercicio
efectivo de los adiestramientos.
Este Centro Académico completamente organizado y funcional; cuenta
con los mejores equipos y transciende en el oriente del país, por su alta
calidad y profesionalismo. Ofrece a toda la comunidad y empresas, servicios
de adiestramiento que satisfacen las necesidades de los clientes a precios
32
competitivos y con la aplicación de tecnología de punta y un personal
altamente calificado y comprometido con las normas de calidad de sus
servicios.
Visión:
Ser un Centro Académico completamente organizado y funcional que
cuente con los mejores equipos y trascienda en el Oriente del país, por su
alta calidad y profesionalismo; lo cual permita satisfacer las necesidades de
adiestramiento y capacitación de toda la comunidad.
Misión:
Ofrecer a toda la comunidad y empresas del Estado Anzoátegui,
servicios de adiestramiento y capacitación que logren satisfacer las
necesidades de los clientes a precios competitivos y con la aplicación de
tecnología de punta y un personal altamente calificado y comprometido con
las normas de calidad de servicios. Nuestros servicios estarán caracterizados
por su excelente calidad y profesionalismo, contribuyendo así con la
formación de recursos humanos capaces y competitivos mediante la
adquisición continua de nuevos conocimientos que permitan mejorar su
calidad de vida.
Estructura:
El Centro de Adiestramiento Profesional, para el desarrollo de sus
actividades se apoya administrativamente en tres coordinaciones a saber:
33
Coordinación de Idiomas, Coordinación de Computación y Coordinación de
Programas Gerenciales y los Programas Especiales coordinados por las tres
áreas simultáneamente dependiendo del programa ofrecido, apoyándose
además en el personal administrativo adscrito a este Centro.
Figura 1.- Estructura del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO
Programas de Servicios Ofrecidos:
La programación de los servicios de adiestramiento ofrecidos por el
Centro de Adiestramiento Profesional se dividen en las siguientes
Coordinaciones:
1. Coordinación de Gerencia, Salud y Educación.
2. Coordinación de Informática y Programas Especiales.
3. Coordinación de Idiomas.
Principales Cursos Impartidos:
Computación y Programas Especiales:
a) Curso Preuniversitario de Nivelación.
b) Reparación y Mantenimiento de Computadoras.
34
c) Computación e Internet.
d) Solidworks.
e) Animación y Diseño de Páginas web usando Flash.
f) Diseño Gráfico: CorelDraw y Photoshop.
g) Excel Intermedio.
h) Autocad.
i) Análisis de Precios Unitarios con Lulo Win.
j) Control de Proyectos usando Project.
k) Introducción a la Norma ISO 9001:2008.
l) Formación de Auditores Internos.
Diplomados:
a) Gerencia Empresarial.
b) Tutoría para Trabajos de Grado.
c) Prevención de Riesgos de Trabajo y Salud Ocupacional.
d) Informática Empresarial.
e) Administración Tributaria.
f) Control de Riesgos (SHA).
g) Postgrado en Medicina del Trabajo.
Programas Gerenciales:
a) Asistente en Computación Administrativa.
b) Capacitación Docente.
c) Seguridad Industrial.
35
Cursos de Desarrollo para la Comunidad:
a) Potestad Tributaria Municipal.
b) Asistente Jurídico.
Cursos de Formación Gerencial en Comunicación:
a) Curso-Taller Herramientas Digitales para Gerentes.
b) Diplomado en Gerencia Estratégica de la Comunicación
Organizacional.
c) Diplomado en Producción de Televisión.
36
BASES LEGALES
CONSTITUCIÓN NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
TÍTULO VI - DEL SISTEMA SOCIO ECONÓMICO
Capítulo II - Del Régimen Fiscal y Monetario
Artículo 311.- “La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con
base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y
equilibrio fiscal”.
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Capítulo III
De la Emisión de Documentos y Registros Contables
Artículo 54.- “Los contribuyentes a que se refiere el artículo 5 de esta
Ley están obligados a emitir facturas por sus ventas, por la prestación de
servicios y por las demás operaciones gravadas. En ellas deberá indicarse
en partida separada el impuesto que autoriza esta Ley.
“Las facturas podrán ser sustituidas por otros documentos en los
casos en que así lo autorice la Administración Tributaria. En los casos de
operaciones asimiladas a ventas que, por su naturaleza no dan lugar a la
37
emisión de facturas, el vendedor deberá entregar al adquirente un
comprobante en el que conste el impuesto causado en la operación.
La Administración Tributaria podrá sustituir la utilización de las
facturas en los términos previstos en esta Ley, por el uso de sistemas,
máquinas o equipos que garanticen la inviolabilidad de los registros fiscales,
así como establecer las características, requisitos y especificaciones que los
mismos deberán cumplir. Asimismo, la Administración Tributaria podrá
establecer regímenes simplificados de facturación para aquellos casos en
que la emisión de facturas en los términos de esta Ley, pueda dificultar el
desarrollo eficiente de la actividad, en virtud del volumen de las operaciones
del contribuyente.
En toda venta de bienes o prestaciones a no contribuyentes del
impuesto, incluyendo aquellas no sujetas o exentas, se deberán emitir
facturas, documentos equivalentes o comprobantes, los cuales no originan
derecho a crédito fiscal. Las características de dichos documentos serán
establecidas por la Administración Tributaria, tomando en consideración la
naturaleza de la operación respectiva.”
Artículo 55.- “Los contribuyentes deberán emitir sus correspondientes
facturas en las oportunidades siguientes:
1. En los casos de ventas de bienes muebles corporales, en el mismo
momento cuando se efectúe la entrega de los bienes muebles;
2. En la prestación de servicios, a más tardar dentro del período
tributario en que el contribuyente perciba la remuneración o
contraprestación, cuando le sea abonada en cuenta o se ponga ésta a
su disposición.
38
Cuando las facturas no se emitan en el momento de efectuarse la
entrega de los bienes muebles, los vendedores deberán emitir y entregar al
comprador en esa oportunidad, una orden de entrega o guía de despacho
que ha de contener las especificaciones exigidas por las normas que al
respecto establezca la Administración Tributaria. La factura que se emita
posteriormente deberá hacer referencia a la orden de entrega o guía de
despacho”.
Artículo 56.- “Los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y
archivos adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales del
caso para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta Ley y de
sus normas reglamentarias. Los contribuyentes deberán conservar en forma
ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y
demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y
similares u otros elementos, que se hayan utilizado para efectuar los asientos
y registros correspondientes.
En especial, los contribuyentes deberán registrar contablemente todas
sus operaciones, incluyendo las que no fueren gravables con el impuesto
establecido en esta Ley, así como las nuevas facturas o documentos
equivalentes y las notas de crédito y débito que emitan o reciban, en los
casos a que se contrae el artículo 58 de esta Ley”.
Artículo 57.- “La Administración Tributaria dictará las normas en que se
establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones que deben
cumplirse en la impresión y emisión de las facturas, y demás documentos
que se generen conforme a lo previsto en esta Ley.
39
En todo caso, la factura o documento de que se trate deberá contener
como mínimo los requisitos que se enumeran a continuación:
1. Numeración consecutiva y única de la factura o documento de que se
trate. Si el contribuyente desarrolla actividades en más de un
establecimiento o sucursal, debe emitir las facturas con numeración
consecutiva única por cada establecimiento o sucursal. Los agentes
de retención a que se refiere el artículo 11 de esta Ley, emplearán una
numeración distinta a la utilizada para emitir los documentos propios
de sus actividades.
2. Número de Control consecutivo y único por cada documento impreso,
que se inicie con la frase “N° de Control…”. Este número no estará
relacionado con el número de facturación previsto en el numeral
anterior, salvo que el contribuyente así lo disponga. Si el contribuyente
desarrolla actividades en más de un establecimiento o sucursal, debe
emitir las facturas con numeración consecutiva única por cada
establecimiento o sucursal. Si el contribuyente solicita la impresión de
documentos en original y copias, tanto el original como sus
respectivas copias deberán contener el mismo Número de Control. El
orden de los documentos deberá comenzar con el Número de Control
01, pudiendo el contribuyente repetir la numeración cuando ésta
supere los ocho (8) dígitos.
3. Nombre completo y domicilio fiscal del emisor, si se trata de una
persona natural; o denominación o razón social y domicilio fiscal, si el
emisor es una persona jurídica, comunidad, sociedad de hecho o
irregular, consorcio u otro ente jurídico o económico.
4. Número de inscripción del emisor en el Registro de Información Fiscal
(RIF) y Número de Identificación Tributaria (NIT), en caso de poseer
este último.
40
5. Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio,
Número de inscripción Fiscal (RIF) y Número de Identificación
Tributaria (NIT), en caso de poseer este último.
6. Especificación del monto del impuesto según la alícuota aplicable, en
forma separada del precio o remuneración de la operación.
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos precedentes
ocasionará que el impuesto incluido en el documento no genere crédito
fiscal. Tampoco se generará crédito fiscal cuando la factura o documento no
esté elaborado por una imprenta autorizada, si ello es exigido por las normas
sublegales que desarrollan esta Ley; o cuando el formato pre-impreso no
contenga los requisitos previstos en los numerales 1, 2, 3 y 4 de este
artículo. El Reglamento podrá exigir el cumplimiento de otros requisitos para
la generación del crédito fiscal. En todo caso, el incumplimiento de cualquier
otro requisito distinto a los aquí previstos, no impedirá la generación del
crédito fiscal, sin perjuicio de las sanciones establecidas en el Código
Orgánico Tributario por el incumplimiento de deberes formales”.
Artículo 58.- “Cuando con posterioridad a la facturación se produjeren
devoluciones de bienes muebles, envases, depósitos, o se dejen sin efecto
operaciones efectuadas, los contribuyentes vendedores y prestadores de
servicios deberán expedir nuevas facturas o emitir notas de crédito o débito
modificadoras de las facturas originalmente emitidas. Los contribuyentes
quedan obligados a conservar en todo caso, a disposición de las autoridades
fiscales, las facturas sustituidas. Las referidas notas deberán cumplir con los
mismos requisitos y formalidades de las facturas establecidas en esta Ley y
sus disposiciones reglamentarias”.
41
TÉRMINOS BÁSICOS
Análisis: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes
como sea necesario, para reconocer la naturaleza de las partes, las
relaciones entre éstas y obtener conclusiones objetivas del todo.
Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador,
detallando lo que ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y
demás condiciones de la venta.
Impuesto al Valor Agregado (IVA): El IVA es un impuesto indirecto
sobre el consumo, es decir financiado por el consumidor final. Un impuesto
indirecto es el impuesto que no es percibido por el fisco directamente del
tributario. El IVA es percibido por el vendedor en el momento de toda
transacción comercial (transferencia de bienes o prestación de servicios).
Nota de Débito: Es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que se notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea
por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Nota de Crédito: Es aquel documento comercial emitido por el
vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone
42
de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y
siempre genera un saldo positivo para el cliente.
Proceso Administrativo: Son las actividades que el administrador
debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos,
materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
43
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
Objetivo General: Analizar el proceso de facturación en el Centro de
Adiestramiento de la Fundación para la Promoción y Desarrollo de la
Universidad de Oriente (FUNDAUDO), Puerto La Cruz – Municipio Sotillo.
Variable Indicadores Técnicas Instrumentos
Proceso de
Facturación
Sistema de Facturación.
Costo Total del Proceso
de Facturación.
Simplificación de pasos
en la facturación.
Observación
Revisión
Documental
Entrevista No
Estructurada
Guía de
Entrevista
Cuestionario
Fuente: La autora.
44
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
TIPO DE INVESTIGACIÓN
Investigación Descriptiva
Según la página web es.wikipedia.org (2012): “La Investigación
descriptiva, también conocida como la investigación estadística, describen
los datos y este debe tener un impacto en las vidas de la gente que le rodea”.
Esta investigación posee rasgos relativos de la Investigación
Descriptiva, ya que se realizó la identificación de los inconvenientes que
atraviesa el Proceso de Facturación del Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO Puerto La Cruz - Estado Anzoátegui; así como la realización de
análisis estadísticos y procedimientos que permitan corregir las fallas
presentadas.
45
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Investigación Documental
Arias (2007), define la Investigación Documental como “aquella que
constituye un proceso científico y sistemático de indagación, organización e
interpretación de los resultados, datos e información alrededor de un
determinado tema basado en una técnica de análisis de documentos” (p. 42)
Arias (2007), define la Investigación de Campo como “la recolección
de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin
manipular o controlar variable alguna” (p. 38)
Esta investigación tiene características de índole documental con
carácter de campo, recolectando información de diversas fuentes de
información tales como: libros de la empresa, revisiones bibliográficas y
consultas de páginas web, entre otros. Se usó este tipo de investigación
debido a que los datos obtenidos fueron recopilados directamente de la
realidad, es decir, la información recolectada se obtuvo del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO Puerto La Cruz– Estado Anzoátegui.
46
POBLACIÓN Y MUESTRA
Población:
La población es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada
por el estudio. Según Tamayo y Tamayo (1997), “La población se define
como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población
posee una característica común la cual se estudia y da origen a los datos de
la investigación” (p.114).
La población de esta investigación está conformada por 30
trabajadores de FUNDAUDO, Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
Muestra:
La muestra es la que puede determinar la problemática ya que les
capaz de generar los datos con los cuales se identifican las fallas dentro del
proceso. Tamayo y Tamayo (1997), afirma que la muestra “es el grupo de
individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno
estadístico” (p. 38)
La muestra, tomada de la población descrita anteriormente está
conformada por 10 personas que laboran en el Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO, Municipio Sotillo – Estado Anzoátegui.
47
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Técnicas:
Según Arias (2004) “la selección de técnicas e instrumentos de
recolección de datos implica determinar por cualquier medio o procedimiento
el investigador obtendrá la información necesaria para alcanzar los objetivos
de la investigación”. Para obtener la información requerida y lograr los
objetivos propuestos se contó con las técnicas de la observación directa, la
revisión documental y la entrevista no estructurada.
Tamayo y Tamayo (1997) en cuanto a la observación directa nos dice:
“es aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos
mediante su propia observación.” (p.122).
Esta Técnica que nos permitió el contacto con el problema estudiado.
Se utilizó esta técnica para conocer con exactitud el funcionamiento del
Proceso de Facturación de FUNDAUDO, Municipio Sotillo – Estado
Anzoátegui.
Arias (2004) define la Revisión Documental como: “un proceso basado
en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos
primarios y secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros
investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o
electrónicas”.
En esta investigación se utilizó diversa bibliografía relacionada con el
tema en estudio así como también consultas de páginas Web.
48
Arias (2004) define que: “la entrevista es una técnica basada en un
diálogo o conversación cara a cara entre el investigador y el entrevistado
acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el
investigador pueda obtener la información requerida, el cual esta
investigación será manipulada por el instrumento de la entrevista dada la
recolección de información”.
Para la utilización de esta técnica se empleó conjuntamente con el
cuestionario realizado a la muestra compuesta por los empleados del Centro
de Adiestramiento de FUNDAUDO Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
Instrumentos:
Encuesta:
Tamayo y Tamayo (1997) define la encuesta como: “un conjunto de
preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la
población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos
específicos. El investigador debe seleccionar las preguntas más
convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigación y, sobre todo,
considerando el nivel de educación de las personas que se van a responder
el cuestionario”.
En esta investigación se utilizó este instrumento con el objetivo de
recolectar información sobre los procesos que realiza el personal del Centro
de Adiestramiento de FUNDAUDO, Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
49
Cuestionario:
Según Hurtado, I y Toro. J. (1998) el cuestionario. “logra que el
investigador centre su atención en ciertos aspectos y se sujetas a
determinadas condiciones” (p.90).
En la presente investigación se utilizó un cuestionario de preguntas
cerradas para obtener información acerca del Proceso de Facturación de
FUNDAUDO Puerto La Cruz – Estado Anzoátegui.
50
51
TABULACIÓN DE DATOS
El proceso de tabulación consiste en el recuento de los datos que
están contenidos en los cuestionarios.
Para la tabulación de datos de esta investigación se incluyeron todas
aquellas operaciones encaminadas a la obtención de resultados numéricos
relativos a los temas de estudio que se tratan en los cuestionarios. Se
realizaron los procesos de tabulación, cálculos y diseño de los gráficos. Los
resultados serán presentados en tablas y en gráficos de torta que expliquen
las relaciones existentes entre las diversas variables analizadas.
Esta presentación se adecuará al objetivo de este trabajo de
investigación mediante la realización de análisis estadísticos de datos.
52
VALIDEZ Y CONFIABILIDAD
Validez:
Tamayo y Tamayo, M. (2007), define la Validez como un diseño de
investigación o experimental que se ha estructurado y abarca todos los
pasos del método científico de investigación. (p. 58)
Por lo tanto, la validez del instrumento aplicado fue hecha por el
asesor académico Lcdo. Julio Zabaleta
Confiabilidad:
Tamayo y Tamayo, M. (2007), afirma que “La idea detrás de la
fiabilidad es importante porque los resultados debe ser más de un simple
valor encontrado y tienen que ser intrínsecamente repetibles, lo cual se
obtiene por medio de la confiabilidad. Otros investigadores deben ser
capaces de realizar exactamente el mismo experimento, en las mismas
condiciones y generar los mismo resultados”. (p. 58)
El instrumento utilizado para la realización de esta investigación es el
Cuestionario realizado a los empleados del Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO – Municipio Sotillo, el cual está regido bajo los principios de
Validez y Confiabilidad.
53
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados del cuestionario aplicado a
los 10 trabajadores del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO, los cuales
fueron analizados mediante la realización de tablas y gráficos estadísticos.
54
Pregunta 1.- ¿Sabe cómo funciona el Sistema de Facturación del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%
Cuadro N° 1. Fuente: La Autora
Gráfico N° 1.- ¿Sabe cómo funciona el Sistema de Facturación del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO?
Con respecto a la pregunta N° 1 del cuestionario, se puede notar que
el 80% de los trabajadores del Centro de Adiestramiento conocen cómo
funciona el Sistema de Facturación del Centro de Adiestramiento, mientras
que el 20% no conoce su funcionamiento.
55
80%
20%
SI No
Pregunta 2.- ¿Considera que se cometen irregularidades en el Proceso de
Facturación?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 7 70%
No 3 30%
Total 10 100%
Cuadro N° 2. Fuente: La Autora
Gráfico N° 2.- ¿Considera que se cometen irregularidades en el Sistema de
Facturación?
Los resultados de la pregunta N° 2 arrojan que el 70% de los
trabajadores del Centro de Adiestramiento consideran que se cometen
algunas irregularidades en el Sistema de Facturación, mientras que el 30%
considera que no se cometen faltas.
56
70%
30%
SI No
Pregunta 3.- ¿El Proceso de Facturación utilizado en el Centro de
Adiestramiento es totalmente automatizado?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 2 20%
No 8 80%
Total 10 100%
Cuadro N° 3. Fuente: La Autora
Gráfico N° 3.- ¿El Proceso de Facturación utilizado es totalmente
automatizado?
El 80% de los encuestados considera que el proceso de facturación
utilizado en el Centro de Adiestramiento es totalmente automatizado,
mientras que el 20% considera que no lo es.
57
20%
80%
SI No
Pregunta 4.- Según su percepción, ¿considera que los procedimientos
utilizados actualmente para la elaboración de las facturas del Centro de
Adiestramiento son los más indicados?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 3 30%
No 7 70%
Total 10 100%
Cuadro N° 4. Fuente: La Autora
Gráfico N° 4.- ¿Considera que los procedimientos utilizados para la
elaboración de las facturas son los más indicados?
Los resultados de la pregunta N° 4 establecen que el 70% de los
encuestados considera que los procedimientos utilizados actualmente en el
Centro de Adiestramiento para la elaboración de las facturas no son los más
indicados. El 30% de los encuestados considera que los procedimientos son
los adecuados.
58
30%
70%
SI No
Pregunta 5.- ¿El Sistema de Facturación utilizado en el Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO cumple con los requerimientos principales?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 5 50%
No 5 50%
Total 10 100%
Cuadro N° 5. Fuente: La Autora
Gráfico N° 5.- ¿El Sistema de Facturación del Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO cumple con los requerimientos principales?
Del 100% de los encuestados, el 50% considera que el Sistema de
Facturación utilizado en el Centro de Adiestramiento cumple con los
requerimientos principales, mientras que el restante 50% opina que no lo
hace.
59
50%50%
SI No
Pregunta 6.- ¿El Sistema de Facturación utilizado permite generar con rapidez información para la toma de decisiones de la organización?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 2 20%
No 8 80%
Total 10 100%
Cuadro N° 6. Fuente: La Autora
Gráfico N° 6.- ¿El Sistema de Facturación utilizado permite generar con
rapidez información para la toma de decisiones de la organización?
En relación a esta interrogante, el 80% de los encuestados considera
que el sistema utilizado no permite generar información con rapidez que sirva
para tomar alguna decisión en la organización, mientras que el 20%
considera que el sistema si genera esta información.
60
20%
80%
SI No
Pregunta 7.- ¿Es importante que se simplifiquen los procesos realizados con
el Sistema de Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 10 100%
No 0 0
Total 10 100%
Cuadro N° 7. Fuente: La Autora
Gráfico N° 7.- ¿Es importante que se simplifiquen los procesos realizados
con el Sistema de Facturación del Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO?
El 100% de los encuestados considera que es sumamente importante
que se simplifiquen los procesos realizados con el Sistema de Facturación
del Centro de Adiestramiento, ya que esto traería muchos beneficios.
61
100%
SI No
Pregunta 8.- ¿Se deben aplicar medidas o estrategias que permitan mejorar
el Proceso de Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 10 100%
No 0 0
Total 10 100%
Cuadro N° 8. Fuente: La Autora
Gráfico N° 8.- ¿Se deben aplicar medidas o estrategias que permitan mejorar
el Proceso de Facturación?
El 100% de los encuestados considera que es necesario que se
apliquen medidas que mejoren el Sistema de Facturación del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO.
62
100%
SI No
Pregunta 9.- ¿Considera que si se mejora el Sistema de Facturación se
podría ahorrar tiempo y mejorar los procesos propios del Centro de
Adiestramiento?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 10 100%
No 0 0
Total 10 100%
Cuadro N° 9. Fuente: La Autora
Gráfico N° 9.- ¿Considera que si se mejora el Sistema de Facturación se
podría ahorrar tiempo y mejorar los procesos propios del Centro de
Adiestramiento?
Todos los encuestados consideran que mejorando este Sistema de
Facturación se podría ahorrar tiempo y mejorar los procesos de este
Departamento.
63
100%
SI No
Pregunta 10.- ¿Las mejoras a realizar en el Sistema de Facturación del
Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO traerán beneficios adicionales a la
organización?
Categoría Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 10 100%
No 0 0
Total 10 100%
Cuadro N° 10.Fuente: La Autora
Gráfico N° 10.- ¿Las mejoras a realizar en el Sistema de Facturación del
Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO traerán beneficios adicionales a la
organización?
En relación a esta interrogante, el 100% de los encuestados considera
que las mejoras a realizar en este sistema de facturación traerán beneficios
adicionales a FUNDAUDO, tales como información veraz y minimización de
los riesgos de extravío de alguna factura.
64
100%
SI No
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Toda organización debe tener un buen control que le permita medir,
evaluar y corregir el desempeño de las actividades y de esta manera
asegurarse que los objetivos trazados por la empresa se estén llevando a
cabo de la manera que ha sido planificado.
Los Sistemas de Facturación tienen gran importancia para cualquier
organización, debido a que éstos son los que brindan información real sobre
los procesos que son llevados a cabo por cualquier empresa.
Debido a lo antes mencionado, se realizó el análisis del Sistema de
Facturación utilizado en el Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO –
Estado Anzoátegui, el cual sirvió para proporcionarle a la empresa la
información necesaria para mejorar la toma de decisiones y tener una mejor
organización de trabajo en este departamento tan importante, para así de
esta manera hacer las mejoras correctas para su buen funcionamiento.
65
RECOMENDACIONES
Al finalizar con el estudio analítico e investigativo del Sistema de
Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO, Estado
Anzoátegui se realizan las siguientes recomendaciones:
Adiestrar al personal que no maneja el Sistema de Facturación, para
garantizar de esta forma el buen funcionamiento del mismo.
Hacer un seguimiento continuo del trabajo realizado para hacer
correctivos a tiempo.
Revisar periódicamente los procedimientos involucrados en la
facturación.
Minimizar los procesos utilizados. Para esto, debería realizarse una
reunión con los Jefes de los Departamentos del Centro de
Adiestramiento y Administración, para de esta manera simplificar los
procesos utilizados por ambos departamentos.
Notificar al Departamento de Informática y a los encargados del
Sistema de Facturación para que realicen reportes que permitan
generar información actualizada en poco tiempo.
Tener mucho cuidado al momento de elaborar la factura, para de esta
manera no cometer errores en la misma. De esta forma se evitaría la
pérdida de material y el retardo en los procesos.
66
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Acosta, María (2010). Análisis del Proceso de Facturación en el
departamento de ventas en la empresa Parmalat, Zona Industrial Los
Montones.
Arias, Fidias (2007). Técnicas de Documentación e Investigación.
Suniaga, Margarita (2007). Administración de los Recursos Humanos.
Segunda Edición.
Tamayo y Tamayo, Mario (2007). El Proceso de la Investigación Científica.
Núñez, Lenny (2007). Análisis del Sistema de Facturación en el
departamento de ventas al contado de la empresa SURT PLAN ORIENTE,
C.A.
Fuentes Legales:
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela.
Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
67
ANEXOS
68
República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Instituto Universitario de Tecnología “Henry Pittier”Administración De Empresas
Lechería – Estado Anzoátegui
El objetivo del presente cuestionario es recopilar información sobre el
Proceso de Facturación en el Centro de Adiestramiento de la Fundación para
la Promoción y Desarrollo de la Universidad de Oriente (FUNDAUDO),
Puerto La Cruz - Estado Anzoátegui.
Instrucciones: Para llevar a cabo el Análisis del Sistema de
Facturación en el Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO se procedió a
recabar la siguiente información, por medio del uso del siguiente
cuestionario.
1.- ¿Sabe como funciona el Sistema de Facturación del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO?
SI _____ NO _____
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2.- ¿Considera que se cometen irregularidades en el Proceso de
Facturación?
SI _____ NO _____
3.- ¿El Proceso de Facturación utilizado en el Centro de Adiestramiento es
automatizado?
SI _____ NO _____
4.- Según su percepción, ¿considera que los procedimientos utilizados
actualmente para la elaboración de las facturas del Centro de Adiestramiento
son los más indicados?
SI _____ NO _____
5.- ¿El Sistema de Facturación utilizado en el Centro de Adiestramiento de
FUNDAUDO cumple con los requerimientos principales?
SI _____ NO _____
6.- ¿El Sistema de Facturación permite generar con rapidez información para
la toma de decisiones de la organización?
SI _____ NO _____
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7.- ¿Es importante que se simplifiquen los procesos realizados con el
Sistema de Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO?
SI _____ NO _____
8.- ¿Se deben aplicar medidas o estrategias que permitan mejorar el Proceso
de Facturación del Centro de Adiestramiento de FUNDAUDO?
SI _____ NO _____
9.- ¿Considera que si se mejora el Sistema de Facturación se podría ahorrar
tiempo y mejorar los procesos propios del Centro de Adiestramiento?
SI _____ NO _____
10.- ¿Las mejoras a realizar en el Sistema de Facturación del Centro de
Adiestramiento de FUNDAUDO traerán beneficios adicionales a la
organización?
SI _____ NO _____
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividad Mayo Junio Julio Agosto
Recolección de Información y elaboración
del Primer capítulo
Elaboración del Segundo Capítulo
Elaboración del Tercer Capítulo
Aplicación del Cuestionario
Redacción y elaboración del Cuarto
Capítulo
Redacción y elaboración del Quinto capítulo
Entrega Final
Defensa del Proyecto
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