MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO

DIRECTIVA N° 007 - 2015-MPCH

NORMAS PARA LA FORMULACiÓN, APROBACiÓN Y ACTUALIZACiÓN DELMANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO - DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE CHICLAYO.

FINALIDAD:Lograr que los servidores municipales identifiquen los procedimientos que realizan enel cumplimiento de sus funciones en forma clara, ordenada, secuencial y detallada, afin de que redunden en una correcta administración y prestación de los serviciospúblicos y procedimiento administrativo que se desarrolla tanto al interior(procedimientos Internos) y al exterior (procedimientos TUPA - TUSNE).

11. OBJETIVOS:

2.1. Normar y orientar el proceso para la formulación, aprobación y actualización delManual de Procedimientos en la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

2.2. Proporcionar al servidor municipal y a los adrnínistrados de la MunicipalidadProvincial de Chiclayo un instrumento descriptivo y de sistematización normativaque contribuya al logro de una gestión ágil, moderna, eficiente y con calidad.

111. BASE LEGAL:

• Constitución Política del Perú.• Ley N° 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.• Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General• Ley N° 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.• Ley N° 29060 - Ley del Silencio Administrativo.• Resolución Ministerial N° 320-2006-CG, que aprueba ·Ias normas de ControlInterno.

• Directiva N° 002-77-INAPIDNR - "Normas para la formulación de Manuales deProcedimientos en Entidades Públicas", aprobada por Resolución Jefatural N° 059-77-INAPIDNR.

• Mediante Resolución de Alcaldía N° 228-2009-MPCH/A, se aprueba la Directiva N°004-2009-MPCH/GPP, Normas para la formulación, aprobación y actualización delManual de Procedimientos MAPRO de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

• Ordenanza Municipal N°008-2015/MPCH-A, que aprueba la nueva EstructuraOrgánica y el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la MunicipalidadProvincial de Chiclayo.

ALCANCE Y RESPONSABILIDAD:

Alcance.-• La presente directiva es de aplicación obligatoria para todas las unidades orgánicas

y órganos descentrados de la Municipalidad Provincial de Chiclayo (MPCH).

Responsabilidad.-

• La Alcaldía es responsable de aprobar la presente Directiva, previo Visto BuenoGerencia Municipal (GM).

• Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Planea miento y Racionalización (SGPR),la capacitación, asesoramiento, y soporte técnico al personal encargado de laelaboración y/o actualización del Manual de Procesos y Procedimientos.

• Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Secretaría General (SGSG) de ladifusión (distribución) entre todas las unidades orgánicas.

• Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología y Comunicaciones (GTyC) lapublicación en el Portal Institucional.

v. DISPOSICIONES GENERALES.-

5.1. Definiciones.-

• Manual de Procedimientos (MAPRO).- Documento de gestión descriptivo yde sistematización normativa, que tiene carácter instructivo e informativo.Contiene en forma detallada las acciones que se siguen en la ejecución delos procesos (TUPA, TUSNE, y otros procedimientos internos) generadospara el cumplimiento de las funciones de las unidades orgánicas de lamunicipalidad, y debe guardar coherencia con los dispositivos legales y/oadministrativos vigentes.

• Procedimiento.- Secuencia de acciones concatenadas entre si y ordenadasen forma lógica, que permiten cumplir una finalidad u objetivos previamentedeterminados, de la manera más directa, oportuna y eficiente. Modo deejecutar determinadas acciones que suelen efectuarse de la misma formacon una serie común de pasos claramente definidos, los cuales permitenrealizar un trabajo adecuado.

• Diagrama de Blogues.-Representación gráfica de un procedimiento, lamisma que permite la visualización y/o análisis de los elementos queintervienen en el mismo, tales como: documento, dependencias, acciones,recorridos, entre otros.

5.2. Características del Manual de Procedimientos - MAPRO:

El MAPRO contiene información de cada procedimiento en forma completa,concisa, clara, de fácil manejo e identificación y de poca extensión, de acuerdo alos anexos y formatos establecidos en la presente directiva.

El MAPRO, describe las actividades y las acciones que se ejecutan en lasunidades orgánicas para la realización de sus funciones como losprocedimientos comprendidos en el Texto Único de ProcedimientosAdministrativos - TUPA, Texto Único de Servicios no Exclusivos TUSNE, y otrosprocedimientos internos, incluyendo los puestos de trabajo, precisándose suresponsabilidad y participación, así como los formatos o formularios que seutilizan para ello.

Los procedimientos deben de guardar coherencia con los dispositivos legales y/oadministrativos vigentes que regulan el accionar de cada unidad orgánica, talescomo: ROF, CAP (Provisional) MPP (MOF), TUPA, TUSNE, documentos degestión que deben estar previamente validados y aprobados; así mismo, deconformidad con la Ley Orgánica de Municipalidades, leyes, reglamentos y otrasnormas que correspondan.

El MAPRO contiene dos (02) secciones, que son las siguientes:

a. Texto: Es la parte literaria. El procedimiento se expresa por escrito, en unformato donde se describen y enumeran las operaciones que integran elprocedimiento en orden cronológico, precisando en qué consiste cadaoperación, quién debe ejecutarla, cuándo, dónde y para qué debeejecutarse la misma. (Formato N° 01)

b. Diagrama de Bloques: Es la parte gráfica. El procedimiento se presentaen forma de diagrama a través de su respectiva representación gráfica ysimplificada, expresando la secuencia y el curso de las operaciones quelo compone. (Formato N° 02)

El MAPRO será compilado y dividido por cada Gerencia y Sub Gerencia de laMunicipalidad Provincial de Chiclayo, que sea requerida para incluir losprocedimientos que se encuentren bajo su responsabilidad.

5.3. Contenido del Manual de Procedimientos:

1. Introducción.-

2. índice.-

3. Datos Generales.-3.1 Objetivo.-3.2 Alcance.-3.3 Elaboración, actualización y aprobación.-

4. Datos del Procedimiento: (Llenado según anexo W 01 y 02)

4.1 Unidad Orgánica4.2 Código del procedimiento4.3 Nombre del Procedimiento4.4 Calificación del procedimiento4.5 Finalidad del procedimiento4.6 Base Legal del procedimiento4.7 Requisitos del procedimiento:4.8 Descripción del procedimiento

4.8.1 Áreas intervinientes4.8.2 Responsables4.8.3 Descripción de acciones4.8.4 Tiempo estimado4.8.5 Tiempo estimado total del procedimiento:

4.9 Usuario o beneficiario final4.10 Glosario de términos4.11 Diagrama de Bloques (Llenado según anexo N° 03)

5.4. Elaboración, Actualización y Aprobación.

5.4.1. Elaboracióna. La elaboración del Manual de Procedimientos es responsabilidad de

los Gerentes y Sub Gerentes de los diversos órganos y unidadesorgánicas, así como del personal delegado para tal fin.

b. Los Gerentes y Sub Gerentes son responsables de remitir puntual,ordenada y debidamente visada la información solicitada por la SubGerencia de Planeamiento y Racionalización, con el objeto que larevise, reajuste, consolide y tramite su aprobación.

c. Los Gerentes y Sub Gerentes de la Municipalidad Provincial deChiclayo tienen la responsabilidad directa del levantamiento delInventario de Procedimientos, elaborando su correspondienteMAPRO y diagrama de bloques, para ello tendrán en cuenta losanexos N° 01, 02 Y 03; contando con el apoyo técnico de la SubGerencia de Planeamiento y Racionalización.

5.4.2. Actualización:a. Las Gerencias y Sub Gerencias para actualizar periódicamente el

MAPRO, incorporarán en su programación anual del POI unaactividad orientada a la revisión y actualización de dicho documento.

b. Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa oindirectamente el desarrollo de algún procedimiento contenido en elMAPRO, las Gerencias o Sub Gerencias deberán comunicar yproponer a la Sub Gerencia de Planea miento y Racionalización, lamodificatoria a que haya lugar en el respectivo MAPRO.

1

c. La Sub Gerencia de Secretaría General, recepcionará las sugerenciasque provengan de vecinos o Instituciones interesados en colaborarpara el mejoramiento del servicio administrativo y los derivará a laSub Gerencia de Planeamiento y Racionalización para su evaluación.

d. La Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización elaborará elproyecto de modificación del MAPRO, teniendo en cuenta laspropuestas de las unidades orgánicas, informando a la Gerencia dePlaneamiento y Presupuesto para el trámite de aprobacióncorrespondiente.

5.4.3. AprobaciónEl Manual de Procedimientos de la MPCH con el Informe favorable de laGerencia de Planeamiento y Presupuesto, será aprobado medianteResolución de Alcaldía.

El proceso de formulación, aprobación y actualización del Manual deProcedimientos, se describe gráficamente en el diagrama de bloques del anexoN° 04.

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERO.- Los Gerentes y Subgerentes de la Municipalidad Provincial de Chiclayo,son los responsables de la elaboración de los Manuales de Procedimientos de susrespectivas unidades orgánicas y de las áreas que las integran. Para tal efecto, podrárecurrir al soporte técnico de la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización.

SEGUNDO.- Cada Gerente y Sub Gerente, dentro de los tres (3) días derecepcionada la presente, nominará y acreditará ante la Sub Gerencia dePlaneamiento y Racionalización, a dos servidores (as) Técnicos o Asistentes,preferentemente personal permanente que conozca íntegramente los servicios ytrámites que su dependencia ofrece así como de las acciones de administración queejecuta, quienes serán los responsables de reunir información y formular alanteproyecto del MAPRO de la unidad orgánica donde laboran, utilizando los AnexosN° 01,02 Y 03.

TERCERO.- Cada Gerencia deberá remitir a la Subgerencia de Planeamiento yRacionalización su MAPRO, incluyendo los procedimientos de las Subgerencias y/oáreas que la conforman, en un plazo máximo requerido, contado a partir del primer díahábil después de notificado el cronograma de actividades que para tal fin elaborará laSub Gerencia de Planeamiento y Racionalización.

CUARTO.- La Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización, es la dependenciamunicipal encargada de la consolidación de todos los procedimientos remitidos por lasdiferentes unidades orgánicas; así como, de la conducción y soporte técnico paraelaboración del MAPRO.

QUINTO.- La acción de difusión es responsabilidad de la Sub Gerencia de SecretaríaGeneral en coordinación con la Gerencia de Tecnología y Comunicaciones quienpublicará el MAPRO de forma integral en el portal institucional de la Municipalidad

Provincial de Chiclayo; quedando a cada Gerente y Subgerente la responsabilidad desensibilizar a su personal para la correcta aplicación del MAPRO aprobado, en lo quesea de su competencia.

SEXTO.- Los siguientes documentos forman parte integrante de la presente directiva:Anexo N° 01.- "Instrucciones para llenado de formato del MAPRO", Anexo N° 02.-"Ficha Técnica de detalle del Procedimiento", Anexo N° 03.- "Metodología paradiagramar los procedimientos", Anexo N° 04.- "Diagrama de Bloques del proceso deformulación, elaboración, aprobación y difusión del MAPRO de la MPCH".

VII. DISPOSICiÓN FINAL

~RIMERA.- La presente Directiva deja sin efecto, la Directiva N° 004-2009-MPCH/Aaprobada con Resolución de Alcaldía N° 228-2009-MPCH/A; y toda normatividad decarácter interno que contravenga lo dispuesto.

SEGUNDA.- La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de suaprobación, mediante Resolución de Alcaldía.

Chiclayo, setiembre 2015

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYOGERENCIA DE PLANEAMIENTO y PRESUPUESTO

Sub Gerencia de Planeamlento y Raclonallzaclón

ANEXO 01

"INSTRUCCIONES PARA LLENADO DE FORMATO DEL MAPRO"

1. INTRODUCCiÓN:Se indican algunas características generales de los procesos y/o funciones quedesarrolla, haciendo referencia a los documentos normativos, su importancia y losprocedimientos que se deriven de ellos.

2. INDlCE:Es la relación clasificada de los puntos que contiene el MAPRO, señalando surespectiva ubicación por el número de página.

3. DATOS GENERALES:

3.1. OBJETIVO:Se define el propósito o los productos o servicio que se pretenden alcanzarcon el procedimiento (licencia, certificado, informe, resolución, etc.).

3.2. ALCANCE:Se detalla el ámbito de aplicación del MAPRO.

3.3. ELABORACiÓN, ACTUALIZACiÓN Y APROBACiÓNSe consignará la denominación, número y fecha de la norma municipal quelo aprueba.

4. DATOS DEL PROCEDIMIENTO:

4.1. UNIDAD ORGANICA:Se consignará el órgano o unidad orgánica que responsable delprocedimiento.

4.2. CODIGO DEL PROCEDIMIENTO:Es el número correlativo asignado por la Sub Gerencia de Planeamiento yRacionalización en la etapa de compilación y consolidación del MAPRO

4.3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:Se consigna en forma clara y precisa el nombre del procedimiento, el cualdebe reflejar correctamente el propósito u objetivo del trámite.

4.4. CALIFICACiÓN DEL PROCEDIMIENTO:Se detallará la calificación de los procedimientos de acuerdo a la calificaciónconforme lo señala Ley del Silencio Administrativo y Ley de ProcedimientoAdministrativo; pudiendo ser estas de tipo automática, positivo o negativo.

4.5. FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO:De forma breve se indicará el resultado final del procedimiento, productos oservicios que se pretende brindar o lograr (certificación, aprobación,informe, análisis, etc)

4.6. BASE LEGAL:Es el fundamento legal que sustenta al procedimiento y/o procesoadministrativo que se describe en el Manual.

4.7. REQUISITOS:Son las condiciones (documento, requerimiento, acción, etc.) previasnecesarias para la realización de un procedimiento.

4.8. DESCRIPCiÓN DEL PROCEDIMIENTO:Se presentan de manera secuencial cada una de las etapas, fases yactividades o acciones en que se descompone el procedimiento, señalandolas reparticiones administrativas que intervienen, describiendo en quéconsiste cada fase u operación con identificación del resultado, quiénesdeben ejecutarlas.

4.8.1. Áreas o Dependencias intervinientes: (Órgano Unidad Orgánica)4.8.2. Responsables: (Cargo)4.8.3. Descripción de acciones: (Detalle de las actividades)4.8.4. Tiempo estimado por actividad: (días, horas, minutos)4.8.5. Tiempo estimado total del procedimiento:

4.9. USUARIOS:Quiénes son los beneficiarios con los procedimientos.

4.10. ABREVIATURAS YGLOSARIOS DE TERMINOS:La definición de todos los términos empleados en la descripción delprocedimiento, así como las abreviaturas empleadas.

4.11. DIAGRAMA DE BLOQUES:Corresponde al f1ujograma del procedimiento, la esquematización gráficaen forma secuencial y ordenada de todas las etapas del procedimiento.

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYOGERENCIA DE PLANEAMIENTO y PRESUPUESTOSub Gerencia de Planea miento y Raclonalizaci6n

ANEXO N° 2

FICHA TÉCNICA DE DETALLE DEL PROCEDIMIENTO

Datos del procedimiento:

1. Unidad Orgánica:

2. Código delprocedimiento: _

3. Nombre del procedimiento:

4. Calificación del Procedimiento: Automático () Positivo () Negativo ( )

5. Finalidad (objetivo) del procedimiento:

6. Base legal:

a.- .

b.- .

c.- .

n.- .

7. Requisitos:

a.- .

b.- .. , .

c.- .

n.- .

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8. Descripción del procedimiento:

1.8.1. Descripción:

Áreas o DependenciasResponsable Descripción de acciones

Tiempoinvolucradas estimado

9. Usuarios o beneficiario final:

10. Abreviaturas - Glosarios de términos:

11. Diagrama de Bloques: (Según indicaciones anexo N° 03)

Elaborado por: _

Aprobado por:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DI.: CHICLAYOGERENCIA DE PLANEAMIENTO y PRESUPUESTO

Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización

ANEXO N° 3

METODOLOGíA PARA DIAGRAMAR LOS PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE BLOQUES

1. Conceptos a tener en cuenta:1.1 Procedimiento: es la secuencia de las acciones entre sí, que ordenadas en

forma lógica permiten cumplir con un fin u objetivo predeterminado.

1.2 Diagrama de Bloques: es una forma de representación gráfica de unprocedimiento, que permite la visualización y/o análisis de los procedimientossiguientes:

1.2.1. Documentos.1.2.2. Acciones.1.2.3. Recorridos.1.2.4. Tiempos necesarios.

1.3 Etapa: es una parte importante de un procedimiento, dentro de la cual sedesarrolla un conjunto de acciones secuenciales y paralelas que permiten eldesarrollo del mismo. Para efectos prácticos, puede considerarse como unaetapa al conjunto de acciones realizadas en cada unidad orgánica queinterviene en un mismo procedimiento.

1.4 Acción: es la unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser denaturaleza física e intelectual. Cada colaborador puede ejecutar una o variasacciones de un procedimiento.

2. Disposición en el Diagrama de Bloques (Formato N° 2):El diagrama comprende lo siguiente:

2.1 Área encargada de realizar el procedimiento.

2.2 Nombre del procedimiento.

2.3 Etapas del procedimiento.

2.4 Áreas por las que fluye el procedimiento: estará dividida en columnas,correspondiendo cada una de ellas a las unidades orgánicas que intervienen

en el procedimiento. Estas columnas estarán en blanco a fin de colocar enellas el círculo del procedimiento y los símbolos de descripción que son ellenguaje convencional de este tipo de diagramas.

2.5 Descripción de cada una de las etapas / acciones del procedimiento.2.6 Nombre y apellido del servidor que elaboró el diagrama de bloques2.7 Visto Bueno del responsable del área.

3. Elementos que combina el Diagrama de Bloques:3.1 Mediante símbolos adecuados se representan:

3.2 Documentos que inician o se van generando en el desarrollo delprocedimiento.

3.3 Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento.

3.4 El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido.

3.5 Las unidades administrativas .y/o puestos de trabajo donde se realiza cadaacción.

4. Símbolos de representación:4.1 De acciones: para representar una acción se graficará un rectángulo, dentro

del cual se la describirá en forma breve. En caso que el espacio delrectángulo sea muy reducido para describir las acciones, se utilizarán dos omás rectángulos unidos por una flecha:

4.2 De formularios o documentos: cuando se trate de representar formularios,correspondencia o cualquier tipo de documentación, se graficará unrectángulo con la base cortada por una curva sinusoidal, anotando en suinterior del documento que se trata:

4.3 Si el documento a representar tuviera copias, se graficarán las copias en laparte posterior derecha del original:

4.4 De archivo: para representar el almacenamiento o archivamiento de undocumento se graficará un triángulo:

4.5 De decisión: para representar una acción de decisión se graficará un rombo,dentro del cual se describirá la acción y en el ángulo se colocará laalternativa:

Acción aDecidir

AlternativaSI

4.6 De los ConectoresPara articular la secuencia de acciones del procedimiento desde su iniciohasta su resultado, comúnmente se usará la línea para articular acciones y laflecha para indicar la dirección secuencial del procedimiento:

4.7 De inicio o término: para dar inicio o término a un diagrama de bloques sepodrá emplear la figura siguiente:

C INICIO ) 11 C FIN )

Diagrama de BloquesEs una forma de representación gráfica de un procedimiento que permite la visualizacióndel circuito y/o análisis de las acciones, documentos, recorridos y unidades orgánicasinvolucradas. Se utilizan de dos a más columnas para indicar la unidad orgánica donde sedesarrollan las acciones y sus resultados: (Formato W 02)

U nidad o rgánica que U nidad O rgánica que U nidad O rgánica queINTERESADO interviene en el interviene en el interviene en el

proceso proceso proceso

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~ ¡---------Elaborado por: _

Aprobado por:

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ANEXO N° 04

DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE FORMULACiÓN, APROBACiÓN Y DIFUSiÓN DEL MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS (MAPRO) DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO.

SUB GEREENCIASUB GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE ASESORIA SECRETARIA GENERAL IPLANEAMIENTO y UNIDADES ORGANICAS PLANEAMIENTO y GERENCIA MUNICIPAL ALCALDlA GERENCIA TECNOLOGIAJURIIDlCARACIONALIZACIÓN PRESUPUESTO y COMUNICACIONES

[ ]INICIO / ""'1

Recepciona, Recepciona, da

1 registra y da Visto Visto Bueno yBueno al Proyecto

~ Firma elMAPRO y deriva Proyecto de Res.

a Asesoría de Alcaldía queElabora Plan de Jurídica. aprueba MAPROTrabajo, , ~cronograma ynotifica a U.O / Recepciona, """

para elaboración registra, formulade MAPRO. Informe Legal, Recepciona,

proyecta Res. de registra yefectuaAlcaldía para la distribución.

Elaboran MAPRO aprobación dede su U.O. y Proyecto MAPRO

remiten "- y deriva. ~información aSGPR, paraconsolidación. Recepciona,

/ registra y publicaRecepciona, en Portal Web.

¡ registra y daVisto Bueno alRes. Alcaldia,

Consolida Proyectoinformación y MAPRO y remite. [ Jelabora MAPRO e " ~ FIN

Informe Técnico yderiva

FORMATO N° 01

ORGANO I UNIDAD ORGANICA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCODIGO: _

CALlFICACION

FINALIDAD

BASE LEGAL

USUARIO O BENEFICIARIO FINAL: _

REQUISITOS N° UNIDADCARGO ACCIONES

TIEMPOORGANICA ESTIMADO

TIEMPO TOTAL

Elaborado por: Aprobado por: _

FORMATO N° 02

U nidad o rgánica que Unidad Orgánica que U nidad O rgánica queINTERESADO interviene en el interviene en el interviene en el

proceso proceso proceso

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