APLICACIÓN DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO

I. INTRODUCCIÓN.

La idea básica de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y

productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del

trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo

recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado

desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un

enfoque de mejora continua.

Calidad es conveniente dejar claro que para los efectos que nos competen definiremos

Círculo de Calidad como:

“Grupo natural de trabajo, conformado por empleados de una misma institución o

empresa que realizan tareas similares y que voluntariamente se reúnen con regularidad, en

horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer

soluciones a la gerencia”.

Las nuevas tendencias laborales y la necesidad de reducir costos, llevaron a las empresas a

pensar en los equipos como una forma de trabajo habitual.

Alcanzar y mantener el éxito en las organizaciones modernas requiere talentos

prácticamente imposibles de encontrar en un solo individuo.

Las nuevas estructuras de las organizaciones, más planas y con menos niveles jerárquicos,

requieren una interacción mayor entre las personas, que sólo puede lograrse con una actitud

cooperativa y no individualista.

La necesidad de trabajar en equipo llegó de la mano de propuestas como Calidad Total,

sistemas integrados de gestión, reingenierías y procesos de cambio, el premio Nacional a la

Calidad, programas de integración regional, y otras que requieren la participación e

interrelación de diversos sectores funcionales de las empresas.

II. OBJETIVOS

Fortalecer los conocimientos de la aplicación de los círculos de calidad.

Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.

Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para

mejorar la calidad.

III. REVISION BIBLIOGRÁFICA

III.1. CIRCULOS DE CALIDAD.

La popularidad de los Círculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios

trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir y resolver

problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad.

Adicionalmente, propician la integración y el involucramiento del personal con el objetivo

de mejorar, ya sea productos, servicios o procesos.

En otras palabras los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo que ocurre

dentro de una empresa, dan la señal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en

conjunto.

Los empleados de cada Círculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades

de sus integrantes están de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo.

La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier

problema de producción o de servicio que se encuentre dentro del ámbito de su

competencia. En la mayoría de los casos, un Círculo comprende un proyecto de estudio que

puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomará arriba de un semestre

(seis meses).

III.2. IMPORTANCIA DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD.

La importancia de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y

productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del

trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo

recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado

desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un

enfoque de mejora continua.

La importancia de un Círculo puede resumirse en la misión que éste tiene dentro de la

organización:

•   Mejoras en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.

•   Reducción de costos.

•   Mejora en la moral del personal.

•   Promoción de la satisfacción del personal por su trabajo.

•   Autodesarrollo del personal.

•   Creación de conciencia por la calidad y la productividad.

•   Mejora en las relaciones humanas dentro de la empresa.

•   Promoción de la colaboración y el trabajo de grupo.

•   Mejora en las relaciones comerciales cliente - empresa.

•   Mejora en la comunicación y lealtad ante la empresa.

•   Promoción de la creatividad y la inteligencia de la fuerza de trabajo.

•   Incremento en la participación del mercado.

•   Mejora de la reputación y prestigio de la empresa.

III.3. DIFERENCIAS ENTRE TRABAJO EN EQUIPO Y TRABAJO EN GRUPO.

Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una

labor similar. Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo

tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno

realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.

Por ejemplo, en un hospital los anestesistas forman un grupo de trabajo: realizan la misma

actividad, tienen un jefe común (el jefe de sección), pero cada uno responde de su trabajo

(la labor de un anestesista no depende de la de sus compañeros).

Puede que un anestesista realice una labor fantástica mientras que el departamento en su

conjunto sea un auténtico desastre.

Las diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo son importantes:

El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo

de trabajo cada persona responde individualmente.

En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de

trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta

determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios).

En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar,

mientras que en el equipo es necesario la coordinación, lo que va a exigir establecer unos

estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación,

etc.).

En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus

miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo.

El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el equipo de trabajo en cambio

las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en

función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque

sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.

Por ejemplo, una entidad financiera española constituyó un equipo de trabajo para analizar

una oportunidad de inversión en el extranjero. Formaban parte de este equipo desde

subdirectores generales hasta empleados de reciente incorporación, especialistas en

determinadas materias. Dentro del equipo todos funcionaban al mismo nivel, no había

distinciones jerárquicas.

III.4. IMPORTANCIA DEL TRABAJO EN EQUIPO EN UNA ORGANIZACIÓN.

El ser humano es por naturaleza un ser gregario, significa esto que permanentemente está

buscando grupos con los cuales nos diferenciamos por diferentes motivos, sean familiares,

religiosos, sociales y por empatías académicas.

Todos los integrantes de un grupo humano buscan alcanzar un propósito cuando se reúnen;

el triunfo de su equipo, ganar un torneo, un concurso, sobresalir ante los gerentes por sus

resultados, etc., en este sentido el trabajo en equipo está siempre asociado a la razón por la

cual ha sido creado el equipo y la búsqueda constante de contar con las personas indicadas

para obtener los resultados esperados.

La importancia del trabajo en equipo se fundamenta, entonces, en aspectos claves que

tienen que ver con:

Los Roles de los participantes. Se refiere a los conocimientos, experiencia, pericia o

habilidades de los integrantes el equipo, en este sentido se valora la importancia de

la complementariedad por cuanto cada integrante hace un aporte diferente que

permite la consecución de los resultados esperados.

La comunicación. Es un factor definitivo que permite mantener enterados a todos

los integrantes del equipo de lo que ocurre y establecer un clima organizacional

adecuado por cuanto permite que se expresen los acuerdos y desacuerdos en la

gestión que se realiza.

Liderazgo. Es un aspecto que permite motivar y animar a los integrantes al tener

claridad en las metas que se persiguen. Los líderes son aquellos que visualizan el

objetivo y trasmiten a todos el impulso requerido para que el desempeño no decaiga

sino que por el contrario se incremente.

Compensación. Cada integrante debe percibir que recibe, no sólo en el aspecto

económico, el reconocimiento que merece, en muchas ocasiones el ritmo del equipo

puede disminuir si no siente que recibe felicitaciones, bonificaciones o triunfos que

les permite fortalecer su compromiso con el equipo.

Compromiso. Una vez que los integrantes del equipo establecen vínculos con los

demás integrantes y que se identifican con los propósitos para los cuales está creado

el grupo se genera el sentido de pertenencia que hace del compromiso una

característica que cohesiona mucho más a los miembros del equipo.

Por otra parte es importante considerar que tener metas claras y compartidas es el mejor

aliciente para que el equipo trabaje de modo conjunto, armónico y decidido. En ocasiones

los integrantes de los equipos de trabajo comienzan a perder el sentido de la tarea que

realizan, la comprensión del impacto que ofrece su trabajo queda reducida a metas de corto

plazo, tareas puntuales y esfuerzos que no se valoran suficientemente por parte de los

responsables del equipo.

Promover el trabajo en equipo implica desarrollar estrategias de motivación que involucren

la participación de todos los integrantes, que cada integrante perciba que su contribución es

necesaria y requerida para el logro de los objetivos.

Una manera de promover el trabajo en equipo tiene que ver con los indicadores de gestión

que se han definido para el equipo, es conveniente que todos los conozcan y revisen los

resultados, es una manera de crear retos colectivos y que implica un esfuerzo por mejorar

cada vez más el tablero de resultados.

El tema de la formación de los equipos de trabajo inicia desde el mismo proceso de

selección, por tanto es importante definir las competencias del cargo y establecer si las

funciones que desempeñará el candidato requieren que el trabajo en equipo sea una

competencia central. Esto es importante por cuanto muchas personas son exitosas y

altamente productivas sin necesidad de estar funcionando alrededor de un equipo,

necesariamente.

Hoy en día existen en el mercado herramientas que permiten medir esta competencia y

vuelvo a insistir, si es un requerimiento indispensable claro que debe ser valorado en el

proceso de selección.

Se recomienda que el proceso de selección de quiénes integrarán los diferentes equipos de

trabajo en la organización incluyan experiencias tipo Outdoor, simulaciones, juego de roles,

etc., que permitan evidenciar esta competencia en situaciones que se aproximan a la

realidad que tendrá que vivir en el cargo.

Por otra parte, podemos decir que las personas que participan en un equipo tienen algunas

de las siguientes características:

Conocimiento de la razón de ser del equipo en el cual participan.

Interés por lo que ocurre en la vida del equipo de trabajo.

Contribución al logro esperado.

Sentido de pertenencia no sólo al equipo sino también a la organización.

Saben qué se espera de ellas en su gestión.

Apoyan a otros miembros del equipo cuando estos no desarrollan a plenitud sus

compromisos

Motivan y animan a todo el equipo

Se alegra sinceramente del triunfo de sus integrantes

Es solidario cuando debe serlo.

Reflexiona e invita al equipo a revisar los resultados obtenidos.

Integra a los recién llegados

Finalmente, como se mencionó al comienzo de este escrito, el hecho de ser gregarios nos

obliga a trabajar con otras personas y por tanto casi no podríamos hablar de desventajas,

más bien de situaciones que es preciso aprender a sortear con el fin de lograr equipos de

alto rendimiento y con motivación al logro.

Sin embargo podemos mencionar como ventajas del trabajo en equipo las siguientes:

Permite que sea más fácil la consecución de objetivos

Contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los miembros

Agrega valor a los procesos

Cada integrante puede poner al servicio del equipo sus competencias

Permite compartir las metas y objetivos del trabajo

Algunas desventajas, por su parte, serían:

El tener que conocer e interrelacionarse con otros se convierte en ocasiones en

fuente de conflicto para algunos de los integrantes.

En ocasiones puede diluirse la responsabilidad personal al tomar al equipo como

escudo frente a los resultados negativos.

Se dan problemas de comunicación y falta de asertividad que dificulta el avance del

equipo.

Espero que estas notas nos inviten a reflexionar sobre la importancia que tiene para la

organización el fortalecer nuestros equipos de trabajo de tal manera que la gestión que

realizamos se oriente cada vez más al cumplimiento de los propósitos estratégicos de la

organización.

III.5. CONSIDERACIONES BASICAS DISTRIBUCION DE PLANTA.

Cuando se usa el término distribución en planta, se alude a veces la disposición física ya

existente, otras veces a una distribución proyectada frecuentemente al área de estudio ó al

trabajo de realizar una distribución en planta. En el presente documento se desarrollara el

proyecto de diseñar una planta.

Para llevar a cabo lo antes expuesto se desarrollara lo que respecta acerca de las

generalidades del estudio. Dentro de este trataran los aspectos siguientes:

El Marco Teórico de la distribución en planta, en el cual se tendrá un marco básico de

referencia de esto, el contexto de la industria relativa al estudio en la que se conocerán los

aspectos generales la importancia, el desarrollo tecnológico, la industria del producto que

contiene la descripción comercial del mercado, y los materiales del producto en estudio, la

estructura del proceso en la que se desarrollarán maquinaria, equipo y herramientas, las

áreas de producción, puestos de trabajo, ruta de producción, continuando con las

consideraciones de seguridad e higiene ocupacional que tendrá la planta, y se finalizará con

la políticas generales en las que se cuenta los días laborales anuales y la jornada de trabajo,

y otros.

Además, se trabajarán los aspectos siguientes, el cálculo de requerimiento de maquinaria y

equipo, la cual será necesaria para la producción, así como la mano de obra tanto directa

como indirecta, que son parte fundamental de la empresa.

Además se desarrollara lo que se refiere al inventario, que influye su política,

cuantificaciones del pedido de materia prima, materiales y su política de ventas.

Y la parte fundamental del cálculo el espacio físico de la planta, dentro del cual se

encuentran todas las áreas involucradas en el proceso de producción así como

administrativo, considerando la expansión de la misma en el futuro.

IV. CASO PRÁCTICO RESUELTO POR UN CIRCULO DE CALIDAD

IV.1. PRESENTACIÓN DEL CASO.

La Empresa.

Es una empresa con posibilidad de negocio para exportar a Estados Unidos, por

lo cual, desea construir una planta para su proceso productivo. El gerente está

muy emocionado con su último viaje a la India, donde visitó una planta de

productos cárnicos de la que quedó prendidamente enamorado. Por ello ha

diseñado sus planos en función a sus gustos personales.

Trabajo Actual

 

 Actualmente el arquitecto ha realizado los planos de la planta considerando la

zonificación estimada por la municipalidad, considerando la posible vía alterna

que se construiría, anexa a la panamericana Sur.

 

El ingeniero Sanitario ha diseñado unos planos que consideran los

distanciamientos de sumideros, desagües e instalaciones sanitarias.

Problema Presentado al Círculo

Cuando llegó el momento de iniciar las obras, se dieron cuenta que los planos

eran totalmente diferentes uno del otro.

 

IV.2. REUNIONES DEL CÍRCULO

La empresa decidió contratar los servicios del grupo consultor para solucionar el

problema. El consultor sentó a la mesa a todos los implicados en la realización de los

planos y trabajando en equipo desarrollaron un plano que cumpliera con los gustos del

gerente, los requisitos de zonificación de la municipalidad, condiciones sanitarias y

cumplimiento con las normas HACCP y del FDA para su cumplimiento.

Primera Reunión

Una vez reunidos hicieron una redacción de los asistentes y le dieron nombre al

grupo, en este caso 4 personas y el nombre fue Diseño uno. Se eligió a un jefe

de grupo y plantearon el problema estudio de los diferentes diseños de planta

que fueron elaborados por cada uno de ellos.

Seguidamente se realizó un Brainstorming de causas, es decir se procede a la

ponderación, según los criterios de los componentes del círculo de calidad. Los

temas a tratar fueron:

− Diseño de planta.

− Requerimientos del gerente.

− Requisitos de zonificación de la municipalidad.

− Condiciones Sanitarias

− Cumplimiento de Normas HACCP Y del FDA.

El consultor se encargará de exponer los puntos más importantes para la

distribución de las áreas para un buen diseño de planta con los requisitos que

ésta debe cumplir.

Finalmente se realizó un acta que fue distribuida a todos los integrantes del

Círculo.

Segunda Reunión

Se producen comentarios sobre la forma en que cada uno ve la incidencia de

todos estos puntos. A continuación se inicia un debate. Salen varias ideas. Se

pide al Especialista de Taller, que estudie cuál puede ser el diseño adecuado

para la ejecución. El Líder resume los puntos acordados.

Tercera Reunión

Se lee el acta anterior. El especialista del taller dice el diseño adecuado según

todas las ideas y requerimientos. A partir de aquí entra el grupo en el análisis de

la causa citada. Se pide por tanto al especialista que estudie los casos. El grupo

discute sobre la forma de conocer las razones que ocasionan esta causa.

Se discuten posibilidades. Surgen varios comentarios por parte de todos.; el líder

toma la palabra y pide a los especialistas que realizaron los diseños que aporten

los motivos por los que diseñaron el plano.

El líder solicita a todos la máxima concreción en los temas. Cada especialista

expone los datos que tiene su diseño. Y tomando las ideas, los datos, los

requisitos, requerimientos y condiciones que debe tener dicha planta llegaron a

un diseño final, en donde todos estuvieron de acuerdo y se realizó con el aporte

de las ideas de cada uno sin dejar de lado las condiciones y requisitos que el

diseño debe cumplir obligatoriamente.

Aprobación y puesta en marcha

La Dirección acepta la propuesta presentada y da instrucciones a los

responsables para su puesta en marcha inmediata.

IV.3. COMENTARIOS

Es necesario analizar todos los temas y no ir nunca con soluciones

preconcebidas.