CIRCULOS DE CIRCULOS DE CALIDADCALIDAD

ADMINISTRACION IIIADMINISTRACION III

EDWIN JOSUE RAMIREZEDWIN JOSUE RAMIREZ

DefiniciónDefinición

• Pequeño número de empleados de la Pequeño número de empleados de la misma área de trabajo y su supervisor, misma área de trabajo y su supervisor, que se reúnen voluntaria y que se reúnen voluntaria y regularmente para estudiar técnicas de regularmente para estudiar técnicas de mejoramiento de control de calidad y mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el fin de de productividad, con el fin de aplicarlas en la identificación y solución aplicarlas en la identificación y solución de dificultades relacionadas con de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos.problemas vinculados a sus trabajos.

Detalles Específicos de Detalles Específicos de un CCun CC

• Son pequeños (4 a 15 miembros). 8 número Son pequeños (4 a 15 miembros). 8 número perfecto.perfecto.

• Todos los miembros deben laborar en la Todos los miembros deben laborar en la misma área de trabajo.misma área de trabajo.

• Los miembros trabajan bajo el mismo Los miembros trabajan bajo el mismo supervisor, quién a su vez forma parte del supervisor, quién a su vez forma parte del círculo.círculo.

• El supervisor, algunas veces, también es el El supervisor, algunas veces, también es el jefe del círculo, modera las discusiones y jefe del círculo, modera las discusiones y alcanza consensos. No imparte órdenes ni alcanza consensos. No imparte órdenes ni toma decisiones. Las decisiones se toman toma decisiones. Las decisiones se toman en grupoen grupo

• Participan voluntariamente. Participan voluntariamente. – Tienen oportunidad de unirse o no al grupo.Tienen oportunidad de unirse o no al grupo.– Posponer su ingresoPosponer su ingreso– Retirarse y afiliarse nuevamente.Retirarse y afiliarse nuevamente.

• Se reúnen generalmente una vez a la Se reúnen generalmente una vez a la semana, en horas hábiles y remunerado éste semana, en horas hábiles y remunerado éste trabajo adicional.trabajo adicional.

• Se reúnen usualmente en salas de Se reúnen usualmente en salas de conferencias especiales, alejadas de su área conferencias especiales, alejadas de su área de trabajo.de trabajo.

• Recogen la información y reciben la ayuda Recogen la información y reciben la ayuda que requieren para analizar y solucionar un que requieren para analizar y solucionar un problema.problema.

Detalles Específicos de Detalles Específicos de un CCun CC

• Reciben instrucción especial para:Reciben instrucción especial para:– Conocer reglamentos de participaciónConocer reglamentos de participación– Mecánica para dirigir reuniones de trabajoMecánica para dirigir reuniones de trabajo– Forma de hacer la presentaciones a la admón. Forma de hacer la presentaciones a la admón. – Técnicas para solucionar problemas en grupoTécnicas para solucionar problemas en grupo

• Improvisación de ideasImprovisación de ideas• Análisis de causa y efectoAnálisis de causa y efecto• Diagramas de flujoDiagramas de flujo• Análisis de ParetoAnálisis de Pareto

• Los miembros eligen los problemas y Los miembros eligen los problemas y proyectos sobre los que desean trabajar y proyectos sobre los que desean trabajar y no la gerenciano la gerencia

Detalles Específicos de Detalles Específicos de un CCun CC

• Los expertos técnicos y la Gerencia Los expertos técnicos y la Gerencia proporcionan ayuda con información y proporcionan ayuda con información y experiencia siempre que les sea requerida.experiencia siempre que les sea requerida.

• Son aconsejados y asesorados por un Son aconsejados y asesorados por un asesor que asiste a todas las reuniones asesor que asiste a todas las reuniones pero que no es miembro del CC.pero que no es miembro del CC.

• Las exposiciones preparadas se presentan Las exposiciones preparadas se presentan ante G.G. y expertos técnicos, quienes ante G.G. y expertos técnicos, quienes tienen autoridad para decidir sobre la tienen autoridad para decidir sobre la propuesta efectuada.propuesta efectuada.

• La existencia de los CC depende de la La existencia de los CC depende de la voluntad de sus miembros para reunirse. voluntad de sus miembros para reunirse.

Detalles Específicos de Detalles Específicos de un CCun CC

EstructuraEstructura• La estructura de los CC, es La estructura de los CC, es

fundamentalmente la forma como esta fundamentalmente la forma como esta integrado el grupo y se define de acuerdo con integrado el grupo y se define de acuerdo con la posición de los miembros dentro de la la posición de los miembros dentro de la organización empresarial.organización empresarial.– Diagrama No. 1 aparece la estructura de un Diagrama No. 1 aparece la estructura de un

círculo de calidad típico, dentro de un círculo de calidad típico, dentro de un organización hipotética.organización hipotética.

• En la práctica, los círculos de calidad En la práctica, los círculos de calidad requieren de un período prolongado de requieren de un período prolongado de trabajo de labores bajo la tutela de un asesor.trabajo de labores bajo la tutela de un asesor.– Diagrama No. 2 aparece un representación más Diagrama No. 2 aparece un representación más

exacta de la estructura de un círculo de calidad.exacta de la estructura de un círculo de calidad.

ProcesoProceso1.1. Identificación de problemas, estudio a Identificación de problemas, estudio a

fondo de las técnicas para mejorar la fondo de las técnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseño de calidad y la productividad, y diseño de soluciones.soluciones.

2.2. Explicar, en una exposición para la Explicar, en una exposición para la gerencia, la solución propuesta por el gerencia, la solución propuesta por el grupo, que expertos técnicos y gerencia grupo, que expertos técnicos y gerencia decidan si se pone en práctica.decidan si se pone en práctica.

3.3. Ejecución de la solución por parte de la Ejecución de la solución por parte de la organización.organización.

4.4. Evaluación del éxito de la propuesta por Evaluación del éxito de la propuesta por parte del círculo y de la organización.parte del círculo y de la organización.

Objetivos de los CCObjetivos de los CC• Cubrir la totalidad de la organización en todos los Cubrir la totalidad de la organización en todos los

niveles.niveles.• Ser permanentes.Ser permanentes.• Ser promovidos, capacitados y sustentados por los Ser promovidos, capacitados y sustentados por los

niveles medios de la gerencia.niveles medios de la gerencia.A nivel de toda la Organización:A nivel de toda la Organización:• Dedicar tiempo al estudio permanente de formas que Dedicar tiempo al estudio permanente de formas que

podrían mejorar la calidad y productividad.podrían mejorar la calidad y productividad.• Brindar experiencia técnica al personal, a través del Brindar experiencia técnica al personal, a través del

Equipo de Proyecto de Ingeniería Industrial.Equipo de Proyecto de Ingeniería Industrial.• Brindar una estructura de incentivos para estimular la Brindar una estructura de incentivos para estimular la

participación en los CC.participación en los CC.• Facilitar los mecanismos burocráticos para poner en Facilitar los mecanismos burocráticos para poner en

práctica las propuestas aprobadaspráctica las propuestas aprobadas• Ejercer controla durante el desarrollo del programa.Ejercer controla durante el desarrollo del programa.• Evaluar los resultados que beneficien a la Evaluar los resultados que beneficien a la

organización.organización.• Brindar apoyo incondicional desde el más alto nivel Brindar apoyo incondicional desde el más alto nivel

gerencial. gerencial.

¿Cómo Introducir los ¿Cómo Introducir los CC?CC?

• Se debe lograr que el proceso de los CC se Se debe lograr que el proceso de los CC se convierta en parte permanente y auto convierta en parte permanente y auto sostenida del proceso administrativo de la sostenida del proceso administrativo de la empresa para lograr su institucionalización.empresa para lograr su institucionalización.

• El proceso de los CC es un sistema para El proceso de los CC es un sistema para llevar a cabo la tarea administrativa y no un llevar a cabo la tarea administrativa y no un programa.programa.

• Es necesario proceder con cuidado, dedicar Es necesario proceder con cuidado, dedicar muchas horas a su planificación y muchas horas a su planificación y preparación.preparación.

• Tener mucha paciencia y perseverancia.Tener mucha paciencia y perseverancia.• Se trata de cambiar toda una empresa y se Se trata de cambiar toda una empresa y se

debe evitar que algunas cosas salgan mal.debe evitar que algunas cosas salgan mal.

Como institucionalizar Como institucionalizar los CClos CC

• Evitar actuar sin la aprobación de arriba.Evitar actuar sin la aprobación de arriba.• Comprometer al sindicato.Comprometer al sindicato.• Arreglar cuentas pendientes.Arreglar cuentas pendientes.• Seleccionar un consultor.Seleccionar un consultor.• Explicar el concepto.Explicar el concepto.

– Erróneos:Erróneos:•Una solución TemporalUna solución Temporal•Un esfuerzo limitadoUn esfuerzo limitado•Solución para un solo problemaSolución para un solo problema•Para los empleados únicamentePara los empleados únicamente•Simplemente un programaSimplemente un programa

Como institucionalizar Como institucionalizar los CClos CC

• Obtener la aprobación y establecer un Obtener la aprobación y establecer un compromiso.compromiso.

• Institucionalización de un patrocinio. Institucionalización de un patrocinio. Comité de DirecciónComité de Dirección::– La dirección ejecutiva se convierte en comité, con La dirección ejecutiva se convierte en comité, con

asistencia de representantes de otros departamentos.asistencia de representantes de otros departamentos.– Voluntarios que representen a cualesquiera de los Voluntarios que representen a cualesquiera de los

departamentos o niveles de la empresa que deseen departamentos o niveles de la empresa que deseen participar.participar.

• Institucionalización de la responsabilidad.Institucionalización de la responsabilidad.• Localización de la oficina de los CC.Localización de la oficina de los CC.• Organización de la oficinaOrganización de la oficina

– Administrador del programaAdministrador del programa– InstructorInstructor– AsesorAsesor

ObstáculosObstáculos• Concepto equivocado de la Alta Gerencia Concepto equivocado de la Alta Gerencia

acerca de lo que es un proceso de Círculos de acerca de lo que es un proceso de Círculos de Calidad.Calidad.

• Oposición del nivel gerencial medio y de la Oposición del nivel gerencial medio y de la supervisión a la introducción de los CC.supervisión a la introducción de los CC.

• Capacitación deficiente.Capacitación deficiente.• Deseo de la oficina de los CC de convertirse Deseo de la oficina de los CC de convertirse

en un imperio.en un imperio.• Imposibilidad de llevar a la práctica las Imposibilidad de llevar a la práctica las

propuestas de los CC.propuestas de los CC.• Imposibilidad de evaluar los resultados del Imposibilidad de evaluar los resultados del

proceso de los CC.proceso de los CC.• Círculos de calidad que se alejan de su Círculos de calidad que se alejan de su

estructura básica.estructura básica.

Como eludir los Como eludir los obstáculosobstáculos

1.1. Obtener el apoyo y el compromiso de la gerencia y Obtener el apoyo y el compromiso de la gerencia y crear una oficina para los CC, para promover el crear una oficina para los CC, para promover el proceso a través de toda la empresa.proceso a través de toda la empresa.

2.2. Desarrollar una estrategia lógica para la Desarrollar una estrategia lógica para la formación de los CC, basada en la perfecta formación de los CC, basada en la perfecta comprensión de las dificultades y del objetivo a comprensión de las dificultades y del objetivo a largo plazo: Hacer que los CC se conviertan en largo plazo: Hacer que los CC se conviertan en parte permanente y autosostenida del proceso parte permanente y autosostenida del proceso administrativo.administrativo.

3.3. Fomentar en la empresa aquellos sistemas Fomentar en la empresa aquellos sistemas requeridos para dar apoyo al proceso de los CC.requeridos para dar apoyo al proceso de los CC.

4.4. Preparar programas de capacitación para todos Preparar programas de capacitación para todos los miembros de la empresa.los miembros de la empresa.

5.5. Encargarse de todos los detalles, desde conseguir Encargarse de todos los detalles, desde conseguir salón para reuniones hasta codificar la reglas del salón para reuniones hasta codificar la reglas del proceso de los CC. proceso de los CC.

Ventajas Ventajas

• Adquisición de nuevas técnicas y tecnología.Adquisición de nuevas técnicas y tecnología.• Disminución en la frecuencia de defectos en vehículos Disminución en la frecuencia de defectos en vehículos

terminados, de 0.95 a 0.60.terminados, de 0.95 a 0.60.• Reducción en el número de h/h por vehículo de 10 a 8Reducción en el número de h/h por vehículo de 10 a 8• Disminución en la tasa de accidentes de 53 por Disminución en la tasa de accidentes de 53 por

c/millón de h/h a 0.c/millón de h/h a 0.• Disminución en la rotación de los empleados de 18.2% Disminución en la rotación de los empleados de 18.2%

a 8.5%.a 8.5%.• Premios adquiridos en competencias regionales y Premios adquiridos en competencias regionales y

nacionales.nacionales.• El porcentaje de trabajadores convencidos que su El porcentaje de trabajadores convencidos que su

trabajo vale la pena aumento de 29% a 45% trabajo vale la pena aumento de 29% a 45%

De acuerdo a la experiencia de TOYOTA Auto Body, en la evaluación de resultados de los CC, encontraron las siguientes ventajas que ilustran el éxito. Período 1968 a 1973

Beneficios para la Beneficios para la OrganizaciónOrganización

• Elevan la moral de los trabajadoresElevan la moral de los trabajadores• Fomentan lealtad hacia la empresaFomentan lealtad hacia la empresa• Crean un sentido de trabajo en equipoCrean un sentido de trabajo en equipo• Contribuyen a mejorar la productividad de Contribuyen a mejorar la productividad de

la organización y la calidad del producto o la organización y la calidad del producto o servicioservicio

• Reducen los motivos de queja, tiempo Reducen los motivos de queja, tiempo perdido, los accidentes, las riñas, la perdido, los accidentes, las riñas, la fricción, el ausentismo y las llegadas tarde.fricción, el ausentismo y las llegadas tarde.

• EN RESUMEN SOLUCIONAN EN RESUMEN SOLUCIONAN PROBLEMAS Y AHORRAN TIEMPO.PROBLEMAS Y AHORRAN TIEMPO.

QUE LA PASEN BIEN QUE LA PASEN BIEN ESTE FIN DE ESTE FIN DE

SEMANASEMANA

““Las nociones mal digeridas, solo Las nociones mal digeridas, solo sirven para atorar el entendimiento”sirven para atorar el entendimiento”

José IngenierosJosé Ingenieros