TECNICAS E · INSTRUMENTOS DE CONTROL
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TECNICAS E · INSTRUMENTOS DE CONTROL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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TECNICAS E · INSTRUMENTOS DE CONTROL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Oficina de Control Direcció General
TECNICAS E INSTRUMENTOS
DE CONTROL
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL
ELABORADO POR: OFICINA DE CONTROL · DIGENERAL SENA 1996
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CONTENIDO
l. FUNDAMENTOS Y CONCEPTOS BASICOS DE CONTROL ............... ... .................................. ........... 7
- Proceso general de control ....................................... .. 8 - Clasificación del control ............................................ .. 8 - Tendencias modernas del control ........................... .... . 9
11. DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO ...... ........... 13
- El control interno y su propósito ........ .......... ............. . 13 - Diagnóstico del control interno ... ... ............................ 18 - ¿Cómo se hace el diagnóstico del control interno? .. 19
111. TECNICAS DEL CONTROL .... ....... ... ... ................ ....... 31
- ¿Qué son? ..................... .......................................... 31 - ¿Qué beneficios proporciona? .................................. 31 - ¿Cuáles son las técnicas de control? ................ ...... 31 - Descripción de las técnicas ..................................... 33 1. Observación ........ .................................................... 33 2. Inspección .... ............. ... .. ... ......................... .... .... ..... 34 3. Revisión analítica ... .................................. ........ .. .. ... 36 4. Examen de exactitud .............. ....... ..... ... ............. .... 37 5. Comprobación .. .... .... ........ ...... ... ........... .. ............ .... . 39 6. Conciliación ........ .. ...................................... ............. 41 7. Análisis de saldos y movimientos ........................... 43 8. Confirmación ............ ......... ...................................... 45
GUIAS E INSTRUMENTOS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL ................................. 47
RESPONSABILIDAD DE BIENES ... ................... ........... .. .. ... 71
• SENA
7A\ SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
DIRECCION NACIONAL
DIRECTOR GENERAL ALBERTO LORA PEDROZA
SECRETARIO GE ERAL ARMANDO CALDERON LOAIZA
JEFE OFICINA DE CONTROL JOSE A. CABALLERO Z.
FUNDAMENTOS Y CONCEPTOS BASICOS DE CONTROL
"WS MEDIOS CORRECTOS USADOS POR HOMBRES ERRONEOS PRODUCEN RESULTADOS ERRONEOS"
Esta frase sintetiza la filosofía fundamental de esta cartilla. El resultado de su aplicación depende del sentido que le den los funcionarios que la utilicen.
Un sentido positivo del control es importante, ya que los fines que se pueden perseguir son varios: castigar, prevenir, corregir o mejorar; todo depende de quien lo aplica.
¿Por qué y para qué se controla?
La administración pública a través de sus instituciones, compromete intereses y patrimonios que no son personales, sino que pertenecen a la sociedad entera. El servidor público. como encargado de su administración, puede incurrir en errores, por motivos de inexperiencia o de negligencia o de cualquiera otra índole, que pueden llevar a pequdicar tanto al patrimonio público como al de terceros.
El daño al patrimonio público no proviene. en si , de la ilegalidad o no de la inversión: también se deriva de su inconveniencia. Así, la falta de planeación o de programación, en muchos casos, puede, igualmente, producir gastos inútiles aunque pueden ser legales.
La nueva normatividad que regula el presupuesto conduce, sin duda, a la necesidad de que el gasto público no solo sea legal, sino también ejecutado dentro de sanos criterios de planeación y un adecuado sentido de la racionalización. •j
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Los conceptos anteriores modifican el enfoque del control y éste no debe limitarse a vigilar la legalidad y exactitud de las operaciones; debe buscar un fin más amplio y adecuado a los cambios que se realizan en lo administrativo, en lo presupuesta! y en todos los demás conceptos del Estado moderno. En tal sentido. debe analizarse. también, la utilidad de la inversión y obtención del resultado previsto. es decir. la bondad de la gestión.
¿Cuál es el proceso general de control?
El proceso general de control se puede resumir en tres fases:
1 . Definir normas y estándares de referencia 2. Medir y juzgar lo pertinente 3. Decidir qué acción se debe seguir.
Todos, en nuestro diario vivir, realizamos acciones de control ; sinembargo, no siempre somos conscientes de ello. por cuanto la palabra control no tiene una connotación positiva, y es asociada, de manera inmediata, con desconfianza o irresponsabilidad y no con el mejoramiento continuo en busca de la eliminación de errores.
¿Cómo se clasifican los controles?
De acuerdo con quien lo realiza:
- Control externo - Control interno
De acuerdo con su naturaleza:
- Control de legalidad - Control de conveniencia
Control de gestión
- Control de resultados
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De acuerdo con el momento en que se realiza:
- Control previo
- Control posterior - Control perceptivo
De acuerdo con su magnitud:
- Total - Selectivo
EDUCACION EN CONTROL
ADMINISTRACION
PLANEACION
FORMACION
EMPLEO
SERVICIOS
TECNOLOGICOS
AREAS PROCESOS
OPERACIONES
¿Cuáles son las tendencias modernas del control?
La aplicación de la Filosofía de Calidad Total lleva consigo la aplicación del AUTOCONTROL, como sistema básico de control.
La concepción moderna es el control permanente, ejercido por cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial es el mejoramiento continuo.
En este contexto, las experiencias de otras empresas indican que la tendencia es disminuir el volumen de agentes controladores y tecnificar el uso de herramientas de control, por parte de cada funcionario.
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Para poder ampliar las acciones de control, es conveniente y necesario utilizar las tecnologías modernas disponibles, como la Informática, los sistemas de comunicación e información , así como disponer o construir indicadores que nos faciliten los primeros resultados globales, para orientar los análisis más detallados.
¿Qué es un indicador para control?
Es un indicio, expresado numéricamente o en forma de concepto , sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de una organización, una dependencia o un centro de formación.
El indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones.
El indicador facilita el control y el auto-control, y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos y oportunidad.
¿Cómo ayuda la informática al control?
Uno de los adelantos tecnológicos que ha creado nuevas oportunidades para el control es la informática, que utilizada adecuadamente ga(antiza precisión, oportunidad y confiabilidad en la información.
Siempre la realización de un control eficiente y eficaz se busca en información adecuada, confiable y oportuna y esto se logra en buena parte con el uso del computador.
El computador, como herramienta informática, constituye una valiosa ayuda para el control. Permite el almacenamiento,
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manejo y recuperación de grandes volúmenes de información en las bases de datos y minimiza los errores que frecuentemente se presentan en los cálculos manuales. Así mismo, facilita la implantación oportuna de controles internos automáticos y el uso de técnicas de control, tales como el examen de exactitud, el análisis y la revisión.
¿Qué es la Auditoría?
Es una metodología para examinar situaciones en forma independiente, siguiendo un procedimiento que busca encontrar las desviaciones y precisar las causas y los efectos de las mismas, para producir recomendaciones que busquen el mejoramiento de los procesos.
Las metodologías de auditoría contemplan la evaluación del Control Interno como uno de los pasos fundamentales y debe presentar recomendaciones en este sentido, para mejorar la eficiencia y la eficacia de dichos controles.
La auditoría, con el propósito de encontrar las evidencias, integra y puede hacer uso de todas las técnicas de control disponibles.
La auditoría tiene unas normas generalmente aceptadas para su desarrollo. Ellas son:
- El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores.
- En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el auditor o grupo de auditores mantendrán una actitud mental independiente.
Se ejercitará el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe.
- El trabajo se planeará adecuadamente y se supervisará apropiadamente.
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Deberá haber un estudio apropiado y una evaluación del sistema de control interno existente, como una base para confiar en él y para determinar la extensión necesaria de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría.
- Se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado por medio de la inspección, la observación, la investigación o la Indagación, para lograr una base razonable, y así poder expresar una opinión objetiva sobre lo que se examine.
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DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO
¿Cuál es el propósito del diagnóstico del control interno?
Cuando estamos hablando de control interno, su diagnóstico sirve para poder contestar preguntas tales como:
¿Cómo van las cosas? ¿Qué problemas tenemos? ¿Qué decisiones debemos tomar? ¿Qué está pasando? El diagnóstico precisará cómo está el control en un momento determinado en un área, en un proceso, o en una operación.
Este diagnóstico nos debe llevar a identificar las principales áreas de riesgo que pueden llegar a generar desviaciones graves y así lograr establecer los controles claves necesarios para evitarlos.
Pero, ¿qué es el control interno?
Normalmente es corriente encontrar que se identifique el control interno con las acciones de verificación o con las funciones de una oficina de control o de auditoría interna.
La anterior concepción es muy limitada, ya que estas son solo algunas partes del Sistema de Control Interno de una entidad, área o proceso. La concepción correcta nos lleva a describir otros elementos esenciales.
Para el SENA se han definido seis elementos básicos que permiten ordenar, didácticamente, todos los mecanismos que conforman el control interno de la entidad y que, a su vez, para que exista un buen control, deben estar presentes en todas las áreas, procesos y operaciones.
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Estos son :
- MISION
- PLANEACION - ORGANIZACION - RECURSOS - INFORMACION - VERIFICACION
LA MISION debe estar definida, comprendida y aceptada por todos y cada uno de los funcionarios que conforman la institución. El SENA tiene una misión y cada área tiene una misión específica. ambas deben guiar la acción de todos los procesos que se establezcan en la Entidad.
LOS SISTEMAS DE PLANEACION. Los resultados de estos sistemas se deben reflejar en la formulación y desarrollo de planes y programaciones y en el establecimiento de mecanismos de seguimiento y evaluación de los mismos.
LA ORGANIZACION. Comprende la existencia de una estructura con funciones, responsabilidades y autoridades definidas y delimitadas, la aplicación de normas y procedimientos y la utilización de sistemas de coordinación en los diferentes niveles y áreas.
RECURSOS. Comprenden los recursos físicos. financieros y humanos. ubicados en forma adecuada. suficiente y oportuna. en cada área y para cada proceso.
INFORMACION. Integra los mecanismos y formatos para el registro de información y la rendición de informes, los sistemas de correspondencia, la informática y los sistemas integrados de información.
SISTEMAS DE VERIFICACION. Comprenden técnicas y mecanismos de inspección, revisión, seguimiento, auditoría, supervisión y comprobación.
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La interrelación que tienen los elementos del control interno entre sí y la dinámica con que todos y cada uno de ellos interactúa, hace que cuando se presentan debilidades en algunos se requiera una mayor fortificación de otros, a efectos de mantener equilibradas las fuerzas de control.
En síntesis, el CONTROL INTERNO es todo lo que garantiza que los propósitos y políticas de una empresa se cumplan y que los recursos disponibles para ello estén siendo administrados adecuadamente. En otras palabras, es la estructura del edificio que permite que ocurran acciones dentro de él para ofrecer servicios, sin que se presenten desviaciones negativas ni pérdidas de recursos.
En este sentido, son mecanismos de control interno en el SENA aspectos tales como: LA DOCUMENTACION, EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES, LAS AUTORIZACIONES, LA ASIGNACION DE FUNCIONES, LOS METODOS DE SUPERVISION Y VERIFICACION.
Estos mecanismos se concretan en la entidad a través de elementos tales como:
Diagnósticos externos e internos, programación anual. anexos del presupuesto. Organigramas, manuales de procedimientos, normas externas, normas y reglamentos internos, sistemas de coordinación. supervisión y seguridad física, libros de portería. Informes de ejecución. correspondencia interna y externa y su sistema de archivo. formas preimpresas.
En cuanto al recurso humano: planes de capacitación. hojas de vida. reportes de novedades, planillas de nómina, de horas extras. de horas de clase y recargo nocturno, informes mensuales del docente, reportes estadísticos.
Para los recursos físicos: control de materiales, planes e informes de producción de centro , formatos de pedido y de órdenes de trabajo ; planes de compras, cotizaciones, sistema de inventarios, kárdex de existencias.
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En lo referente a los recursos financieros: recibos y libros de tesorería, informes diarios de caja, bancos e inversiones, extractos bancarios, listados de registro contable y presupuesta!, certificados de paz y salvo por pago de aportes.
En cuanto a los sistemas de verificación: las comprobaciones, conciliaciones y revisiones.
¿Cuál es el propósito del control interno?
El propósito del control interno es:
- La protección de los bienes de una entidad - La promoción de la eficiencia y eficacia en la operación y
administración.
Este propósito se puede conseguir si se logra:
- La disminución de posibilidades de errores o irregularidades - La obtención de información correcta, segura y oportuna
- La verificación del cumplimiento de las políticas y objetivos.
Para el logro de estos objetivos, el "Control Interno" se fundamenta en los seis elementos descritos anteriormente.
El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo.
Bajo este planteamiento, es de considerar que cualquier tipo de organismo, desde el sistema biológico humano hasta los grandes sistemas sociales. econom1cos, políticos, etc. invariablemente debe apoyarse en instrumentos de control que le permita minimizar los riesgos y cuando éstos se presenten poder manejar los efectos adversos que producen.
El riesgo siempre es una parte inherente al desarrollo, por lo que no se pueden orientar todos los recursos para eliminarlos totalmente. Esto será tanto como impedir el desarrollo de cualquier organización e ir en contra de la esencia misma del control ; siempre habrá riesgos, lo importante es saber identificarlos y manejarlos.
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¿Qué se debe tener en cuenta para el diagnóstico de control Interno?
Para que los sistemas de control cumplan con sus objetivos es necesario mantener dos principios:
- Una adecuada organización de los controles - Una oportuna evaluación de los mismos.
Cada control que se establezca debe tener un objetivo específico. Existen algunos objetivos generales y están orientados esencialmente para garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en cada proceso:
- Justificación (Que todo acto sea debidamente justificado). - Autorización (Que sea autorizado por el tune. competente) .
- Procedimiento (Que se sigan los procedim. establecidos) . - Registro (Que se registre toda la información pertinente) . - Resultado (Que los actos produzcan resultados concretos) . - Seguridades (Que se dispongan de medidas de seguridad).
Para poder realizar un buen diagnóstico del control interno es necesario precisar el comienzo de cada operación, el proceso que se sigue y el resultado que se obtiene.
Existen principios generalmente aceptados para mantener un buen control. Al revisar cada operación y cada proceso, en relación con estos principios. nos podemos formar un concepto de cómo se encuentra el control interno. Los principales son :
- Responsabilidad delimitada
Separación de funciones de carácter incompatible - División del procesamiento de cada transacción
Selección de servidores hábiles y capaces - Aplicación de pruebas continuas de exactitud - Rotación de deberes - Fianzas - Instrucciones por escrito
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- Utilización de cuentas de control
- Uso de equipos de pruebas automáticas - Formularios prenumerados - Evitar el uso de dinero en efectivo - Usos del mínimo de cuentas bancarias - Depósitos inmediatos e intactos - Mantener orden y aseo
- Identificar los puntos de control claves en cada proceso - Usar gráficas de control
- Realizar inspecciones técnicas frecuentes - Actualizar medidas de seguridad - Adecuado registro de la información - Buena conservación de documentos - Uso de indicadores - Práctica del autocontrol - Que la gente conozca por qué y para qué hace las cosas
- Que existan objetivos y metas claras y alcanzables.
¿Cómo se hace el diagnóstico de control interno?
El diagnóstico del control interno es el resultado de la integración del diagnóstico de cada uno de sus seis elementos básicos y el análisis de sus interrelaciones, confrontándolos con los criterios establecidos y los principios de control universalmente aceptados, determinando así el estado en que se encuentra, las fortalezas que tiene y las debilidades que presenta.
El procedimiento para hacerlo es a través de un "recorrido documentado" sobre un proceso, área y operación, sobre los aspectos de control que se hayan decidido analizar. Durante este recorrido se va comprobando la existencia o no de mecanismos de control y la aplicación o no de principios generalmente aceptados. Se dice que es documentado, en el sentido de tener evidencias ciertas de la existencia del control, de su eficiencia y de su eficacia.
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Para el ejercicio se pueden utilizar Guías con interrogantes que orienten el análisis sobre cada tema y sirvan de soporte para las conclusiones correspondientes.
Este diagnóstico para el SENA puede hacerse a varios niveles, los que, por agregación, dan el diagnóstico total de la Entidad, ordenado en los seis elementos básicos descritos. Un primer nivel corresponde a las operaciones. un segundo a los procesos y un tercero a las áreas , que puede integrar los dos anteriores.
Para cada operación se examinan los seis elementos básicos, comparando su estado frente a los principios y criterios de control generalmente aceptados y considerando los objetivos específicos de control que se hayan propuesto para cada caso. En igual forma se examinan los procesos y las áreas. Gráficamente, para una operación, un proceso, un área. este método se puede sintetizar así:
ELEMENTO
BASICO
MISION PLANEACION ORGANIZACION RECURSOS INFORMACION VERIFICACION
CRITERIO O PRINCIPIOS
DE CONTROL
(Precisa los criterios y principios según
corresponda).
OBSERVACIONES
(Anotar el resultado del
examen).
Al finalizar el "Recorrido Documentado" se sintetizan las observaciones en términos de fortaleza y debilidades del control interno dentro de cada uno de los elementos básicos y se recomiendan mejoras por cada uno de ellos.
En resumen, los pasos generales para realizar un diagnóstico de control interno son:
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1 . Decidir hacer el diagnóstico de control interno
2. Definir el alcance (en dónde comienza y en dónde termina)
3. Preparar papeles de trabajo (Normas. documentos. matriz de análisis).
4. Realizar los recorridos ordenadamente, comparando con los principios y utilizando técnicas de control) .
5. Sintetizar las fortalezas y debilidades
6. Recomendar mejoras al sistema de control.
Existen dos pilares básicos para un buen control: los hombres y la información. Las técnicas son solo un instrumento.
El utilizar la siguiente matriz facilita diagnosticar el control interno de cada uno de sus elementos básicos :
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TECNICAS DE CONTROL
¿Qué entendemos por Técnicas en control?
Son los métodos y medios que se utilizan para la obtención y análisis de información, hechos y circunstancias de una situación y para conocer la existencia o no de controles internos y evaluar su efectividad en cualquier área o proceso.
¿Qué beneficios proporciona la aplicación de Técnicas en el ejercicio del control?
El conocimiento directo de las técnicas, por quien ejerce el control , proporciona más seguridad y confiabilidad para el examen de cómo se están realizando las operaciones en la realidad que con la sola verificación de la Información que normalmente fluye en la Entidad.
¿Cuáles son las Técnicas más utilizadas?
En la presente cartilla, se seleccionaron ocho Técnicas de uso general , que son las más utilizadas para el ejercicio del control:
- Observación - Inspección - Revisión analítica - Examen de exactitud - Comprobación - Conciliación - Análisis de saldos y movimientos - Confirmación
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En el examen de cualquier operación, actividad, rubro , transacción , proceso o área, quien ejerza el control podrá aplicar estas técnicas en forma individual o combinada, según su criterio, de tal manera que le permita tener la suficiente certeza, para que sus opiniones y conclusiones sean objetivas.
Cómo utilizar las Técnicas de Control
Más que la aplicación de un procedimiento rígido, se requiere tener un conocimiento general del área objeto de control, un concepto claro de las diferentes Técnicas y un sano criterio para utilizar las más adecuadas según las circunstancias, la profundidad y el tiempo disponible para su aplicación.
Las técnicas de por sí no garantizan la efectividad del control : es más importante la actitud positiva hacia el ejercicio del control como una función directiva, que permita el mejoramiento continuo de los procesos y resultados de la Entidad.
La aplicación de las técnicas se efectúa a través de acciones de verificación en forma: ocular, verbal, escrita, documental y examen físico, según las· necesidades y a criterio del responsable.
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DESCRIPCION DE LAS TECNICAS DE CONTROL
1. OBSERVACION
Esta técnica consiste en apreciar, mediante el uso de los sentidos, los hechos y circunstancias relacionados con el desarrollo de los procesos, o con la ejecución de una o varias operaciones.
¿Con qué objeto?
Obtener información directa sobre los hechos y circunstancias de un proceso en un momento determinado, y poder fundamentar mejor las opiniones y conclusiones que de ella se deriven.
Pasos para su aplicación
a. Definir qué se va a observar b. Determinar cuándo y dónde se va a efectuar c. Ir al sitio o lugar de los hechos d. Anotar los aspectos importantes observados
Algunos casos de aplicación
- En el proceso de Ingreso de alumnos, se puede observar, entre otros aspectos, lo relacionado con la aplicación de pruebas de selección o la realización de entrevistas a los aspirantes. Para el caso de las entrevistas, observar si participaron los funcionarios que debían practicarla o si se siguió el procedimiento indicado para evaluar al aspirante y si se consignaron en el momento oportuno, por parte de los responsables, la valoración de cada uno de los factores establecidos.
- En el desarrollo de una sesión de clase, para observar, entre otros aspectos, la utilización de ayudas didácticas apropiadas al tema que se está tratan.:lo y el manejo del grupo por parte del docente, para lograr la participación activa del alumno.
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- Observar el proceso de atención a los aportantes en las Oficinas del Sena. con el fin de conocer. en forma directa. la agilidad en la atención y con la solución de los problemas que planteen los aportantes.
- Observar el ingreso y salida de vehículos y personas por la portería de un cenlro o de la sede administrativa de la regional, para establecer qué tipo de controles se hacen para salvaguardar los bienes de la institución.
2. INSPECCION
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Consiste en constatar técnicamente en un objeto. lugar o situación, sus características, componentes, medidas, accesorios. seguridades, valores, cantidades. atributos técnicos y estado en que se encuentra
¿Con qué objetivo?
Para asegurarse de que los atributos correspondan a los establecidos o. en caso contrario. identificar las diferencias específicas o precisar nuevas condiciones.
Pasos para su aplicación
a. Precisar qué se va a inspeccionar b. Definir para qué se hace la inspección
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c. Asignar la persona indicada para efectuarla d. Recolectar la información necesaria que permita su
confrontación. e. Efectuar la inspección f. Registrar e informar los resultados
Algunos casos de aplicación
- En el área de formación o producción, se utilizan instrumentos o dispositivos de medición, para establecer límites de variabilidad. Con estos instrumentos se pueden efectuar inspecciones a máquinas para valorar su funcionamiento.
- En las oficinas de Registro y Certificación, por ejemplo, es necesario hacer inspecciones a los ·certificados de Aptitud Profesional" sin expedir, o a los que se encuentran pendientes de reclamar por los egresados. Para el primer caso verificar la seguridad y control de los mismos. y para el segundo, sí es significativo el número de certificados sin reclamar, informar para que sean tomadas las decisiones pertinentes.
- En un centro de cómputo, entre otros aspectos. se pueden inspeccionar puntos claves. tales como: La seguridad física de las instalaciones (detectores de humo, de temperatura y humedad y extintores apropiados para equipos electrónicos). Así mismo. el control de acceso de las personas al centro.
- El adecuado almacenamiento de los medios magnéticos, y que existan las copias de respaldo en otra dependencia.
- En un Almacén se pueden hacer inspecciones selectivas para constatar la existencia física de elementos, para compararlos contra los registros de inventarios.
- En las Dependencias donde se manejan fondos. como las Tesorerías, se pueden efectuar inspecciones a través de ·arqueos". cuyo propósito es la constatación de la existencia física del efectivo, títulos valores (certificados de depósitos a
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término, pagarés, letras de cambio y cheques). Para estos efectos, deben quedar actas firmadas por el responsable de la custodia de los tondos y del funcionario que efectuó la inspección, consignando en ellas los resultados obtenidos.
3. REVISION ANALITICA
Es el examen crítico de una situación, proceso, resultado o información por lo general compleja, con un enfoque analítico; esto es, separando el todo en sus partes o componentes, de una manera ordenada, para conocer a fondo su estructura y características y compararlo frente a un criterio o situación deseable para tener elementos de juicio sobre su estado, y si fuere del caso emitir conceptos ; por ejemplo, se pueden efectuar análisis de estructura, de costos, jurídico, de comportamiento histórico, de razonabilidad, etc.
¿Con qué objetivo?
Permite conocer las desviaciones positivas y negativas frente a una situación determinada, y obtener información confiable sobre los diversos aspectos que la componen, para soportar los juicios o conceptos para las decisiones siguientes.
Pasos para su aplicación
a.Fijar en forma clara los objetivos b.Recopilar toda la Información disponible para el análisis e.Ordenar la Información en sus partes componentes d.Analizar cada parte e.Resumir el análisis de cada una f.lntegrar los resultados del análisis.
Algunos casos de aplicación
- Se puede utilizar en el análisis de la Programación de metas de formación profesional , en relación con las especialidades
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y familias ocupacionales, frente al diagnóstico externo y evaluaciones de impacto que tenga la Entidad, para analizar si dicha programación responde a las necesidades identificadas.
- Revisión analítica del consumo de materiales e insumos para formación profesional, en varias vigencias. con relación al número de alumnos formados, para determinar las variaciones significativas y opinar sobre a racionalidad en el consumo.
- Revisión analítica de estados financieros de una o varias vigencias, determinando las variaciones significativas en las cuentas y analizar la razonabilidad de tales variaciones.
- Análisis de funciones y requerimientos de los puestos de trabajo de una dependencia, para confrontar las funciones que en la realidad está ejecutando y el perfil del funcionario frente a lo establecido en el manual de la Entidad, con el objeto de detectar las desviaciones, y emitir un juicio objetivo sobre la realidad encontrada.
4. EXAMEN DE EXACTITUD
Consiste en verificar la exactitud de cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta la numeración secuencial , unidades de medida, cantidades, valores unitarios y totales de control , cálculo matemático, así como el completo y correcto diligenciamiento de las formas que se utilizan para el registro de la información.
¿Con qué objetivo?
Para asegurar que lo examinado esté completo, corresponda exactamente a sus características y se encuentre libre de cualquier tipo de error u omisión en la información registrada.
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Pasos para su aplicación
a. Precisar lo que se va a examinar
b. Determinar el procedimiento a seguir
c. Efectuar las medidas o cálculos por separado
d. Confrontar con totales o datos de control
e. Confrontar contra la información y los documentos soportes.
f. Registrar con una señal (Vo. Bo.) lo examinado.
Algunos casos de aplicación
- En los registros que figuran en el reporte mensual del docente: Examinar:
- La exactitud en el diligenciamiento en cuanto a: Vigencia y mes informado. número de orden asignado al curso en la programación. identificación del docente, nombre de la acción de acuerdo con los catálogos de formación profesional vigentes y su correspondencia con el código asignado al bloque modular o módulo instruccional. Igualmente, las horas dictadas por el docente de acuerdo con el horario establecido.
- En la compra de elementos, en el documento "pedido, comprobante de entrada y comprobante de pago", se puede examinar la exactitud en: el diligenciamiento de los datos básicos del proveedor, la numeración, los códigos, la descripción de los elementos en cuanto a nombre y características (clase de material , marca, tamaño, presentación y unidad de medida), cantidad, valores unitario y total. Asf mismo, verificar la exactitud de las deducciones y descuentos de ley y la correspondiente imputación presupuesta! y contable.
- En un presupuesto verificar la exactitud de las cuentas de ingresos y sus totales con las cuentas de egresos y sus totales.
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5. COMPROBACION
Consiste en examinar los soportes y registros que apoyan o sustentan una transacción u operación, obteniendo evidencias suficientes que certifiquen que se ajustan a los criterios establecidos y probando que los documentos requeridos son válidos, los registros confiables y las autorizaciones auténticas.
¿Con qué objetivos?
- Para tener la certeza de que la transacción u operación, no solamente tenga sus documentos soportes, sino que, además, sea cierta y válida y tener las pruebas suficientes que así lo demuestren.
- Para probar hipótesis formuladas, con base en hechos o comentarios sobre posibles irregularidades.
Pasos para su aplicación
a. Precisar la situación objeto de comprobación. b. Recolectar documentos y demás soportes de la operación. c. Determinar, en la operación y en los documentos soportes,
las evidencias suficientes que demuestren la veracidad y validez de las mismas.
d. Registrar e informar los resultados.
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Algunos casos de aplicación
En la entrega de materiales por parte del Almacén a un Centro de formación y la utilización dada a los mismos, comprobar:
- Que las firmas que figuran en la nota de salida del almacén sean verídicas.
- Que las especificaciones de los materiales entregados por el almacén correspondan a las solicitadas por los instructores en cuanto a calidad de los mismos.
- Que los materiales hayan ingresado realmente al centro y estén registrados en el Kárdex o en los controles administrativos propios del centro.
- Constatar que toda entrega de elementos bien sea al instructor, supervisor o administrador de centro. tengan los correspondientes recibos firmados e indagar con los usuarios la validez de la información consignada en el recibo .
- También se puede comprobar el uso dado a los materiales por los instructores y alumnos en los sitios donde se desarrolle la formación.
En el pago de un préstamo hipotecario para mejoras locativas a un funcionario de la Entidad, para constatar que los soportes y registros correspondientes al pago del préstamo sean ciertos y válidos, para lo cual se requiere comprobar algunos aspectos claves:
- Que exista la copia y sea auténtica, del acta de adjudicación del Consejo Regional.
- Copia auténtica de la escritura de propiedad del inmueble. - Que el respectivo certificado de libertad y tradición del
inmueble. no tenga antigüedad mayor de noventa días. - Que el correspondiente paz y salvo notarial esté vigente.
- Que exista un presupuesto de obra y contrato suscrito con un Ingeniero Civil, Arquitecto o maestro de obra con su respectiva matricula.
- Que el pagaré haya sido suscrito por el beneficiario y los codeudores y que existan los documentos que acrediten la
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solvencia económica de éstos, además de la autorización del funcionario para efectuar los respectivos descuentos por el SENA.
- Que se haya realizado el correspondiente avalúo pericial por persona o funcionario competente.
- Que las firmas que aparecen en los documentos sean auténticas.
- Que los respectivos registros presupuestales, contables e internos del área de vivienda sean confiables.
6. CONCILIACION
Consiste en establecer la correspondencia y confiabilidad entre dos registros independientes pero relacionados entre sí. La técnica de la conciliación tiene su mayor aplicación en el área financiera.
¿Con qué objetivos?
Para aclarar las posibles diferencias que se presenten, analizar sus causas y efectuar los ajustes que sean del caso.
Pasos para su aplicación
a. Definir la(s) cuenta(s) que van a ser objeto de Conciliación. b. Determinar la fecha de corte para la conciliación.
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c. Obtener de Contabilidad el saldo de la(s) cuenta(s) que se va(n) a conciliar.
d. Cotejar contra los registros o informes de la dependencia correspondiente.
e. Aclarar las diferencias que resulten y, cuando sea necesario, recomendar los ajustes del caso.
¿En qué cuentas se puede utilizar?
A continuación se citan algunas cuentas que deben conciliarse en la Entidad:
- Caja Cuentas corrientes en Bancos
- Inversiones
- Cartera de Vivienda - Almacén
Aportes - Producción de Centro - Cuenta Interna
Retención en la Fuente.
Algunos casos de aplicación
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Conciliación de las cuentas corrientes que tiene la Entidad en los diferentes bancos, por los fondos de Tesorería y de las Cajas Menores. Esta debe efectuarse mensualmente, para establecer la consistencia o correspondencia entre los saldos que presenta el extracto bancario y el del libro auxiliar de contabilidad.
Algunas diferencias de general ocurrencia, pueden obedecer a las siguientes situaciones: Cheques girados y no cobrados que no aparecen registrados en el extracto, consignaciones en tránsito, notas débito o crédito sin registrar en el libro auxiliar de contabilidad o, también, a errores de registro por parte del Banco o del Sena.
- Conciliación de la Cartera por Préstamos de Vivienda. Consiste en hacer una confrontación de los saldos a una fecha de corte determinada, de los registros independientes que se llevan en el Grupo de Vivienda de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, y los registros propios de la Dependencia de Contabilidad.
Las diferencias, que resulten entre estos dos saldos, pueden obedecer a omisión o registros errados en cualquiera de las dos dependencias mencionadas, por concepto de: comprobantes de pago, notas crédito o débito, recibos de caja o reportes de nómina respecto a cuota sueldo, prima o cesantía.
Las diferencias que sean objeto de ajustes deberán hacerse una vez informado el resultado de la conciliación.
- En la Producción de Centros de Formación se puede conciliar, a una fecha determinada, los saldos de contabilidad por los diferentes conceptos de la producción de centro y los saldos de los informes diarios de producción que elabora el Administrador de Centro.
Si de la conciliación de estos saldos, resultaren diferencias, éstas pueden obedecer a actas de baja pendientes de reportar por parte del Administrador, errores de reporte de la producción: notas de entrada o salida no contabilizadas.
7. ANALISIS DE SALDOS Y MOVIMIENTOS
Esta Técnica consiste en analizar el saldo de una cuenta de un estado financiero (Balance General. Estado de resultados. la Ejecución presupuesta!, entre otros), identificando el movimiento de los cargos y abonos que lo originaron, así como también, las transacciones y documentos que respaldan dichos movimientos. Se usa, básicamente, para el análisis de las cuentas en el área financiera.
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¿Con qué objetivo?
Para determinar sl el saldo objeto de análisis corresponde a la realidad de las operaciones realizadas.
Pasos para su aplicación
a. Determinar las cuentas que se van a analizar. b. Determinar las fechas y el responsable del análisis. c. Seleccionar y clasificar los componentes que integran la
cuenta. d. Descomponer el saldo de cada cuenta en sus cargos y
abonos. e. Efectuar el análisis y registrar sus resultados para informar.
Algunos casos de aplicación
Del Balance General , analizar el saldo correspondiente a la cuenta "Acreedores Varios" a una fecha determinada. Se trata de descomponer el respectivo saldo para:
- Establecer a qué acreedores corresponde y el monto a favor de cada uno de ellos.
- Analizar a qué obligaciones corresponde el saldo que figura a favor de cada acreedor y la antigüedad de cada una de éstas.
- Informar los resultados del análisis para sus correspondientes acciones.
De la ejecución del presupuesto de gestión de un Centro, o de una Dependencia Administrativa. analizar el valor ejecutado de la cuenta" Viáticos y gastos de viaje" al fínalizar un determinado período.
En este caso, se debe desglosar el saldo que figura en la columna "compromisos" para determinar a qué órdenes de víaíe corresponde.
El análisis del saldo de la columna situado. es de utilidad para establecer si todas las órdenes de viaje cargadas corresponden a personal del centro o de la dependencia.
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8. CONFIRMACION
Esta Técnica consiste en cerciorarse de la validez de las operaciones realizadas o ci fras, mediante comunicación directa con terceros, que conocen la naturaleza y condiciones de lo que se quiere confirmar y por tanto, pueden informar sobre su autenticidad.
¿Con qué objetivo?
Establecer la veracidad de los registros e información objeto de la confirmación.
Pasos para su aplicación
a. Definir el aspecto para confirmar y quién lo va a realizar. b. Disponer de la información para cotejarlo con la del tercero. c. Definir a quiénes se les va a solicitar información. d. Elaborar y enviar la(s) comunicación( es) . e. Cotejar la respuesta de terceros con la de la entidad. f. Informar los resultados.
Algunos casos de aplicación
- En el Area de Aportes, confirmar si el valor que figura en los registros del kárdex de aportantes corresponde al que realmente pagó cada uno de ellos, por la vigencia o período objeto de control. Esta prueba establece no solo si las Cajas de Compensación y la Caja Agraria envían todos los aportes que recaudan para el Sena. sino, también, la confiabílidad de los registros del área de aportes de la Entidad.
- En el área de Recursos Físicos. establecer si los precios que están cobrando los Proveedores en los pedidos corresponden a los que realmente están en el mercado. En este caso, se debe solicitar a proveedores diferentes a quienes se les compraron , para que coticen los productos sobre los cuales se quiere confirmar los precios.
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- En cuanto a los servicios prestados por la Regional al Sector Empresarial en materia de asesoría, confirmar si las empresas de una determinada actividad económica, están recibiendo la asesoría programada con ellas, en cuanto a número de asesores, cantidad de horas y temas desarrollados o resultados obtenidos durante el período de la asesoría. La información que se obtenga se cotejará contra los registros de que dispone la Regional.
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GUIAS E INSTRUMENTOS PARA EL EJERCICIO
DEL CONTROL
Servicio Nacional de Aprendizaje • SENA Direccion General Oficina de Control
GUIA BASICA PARA AUDITORIA OPERATIVA DE CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
( RESUMEN )
A REAS
Diagnóstico Externo
Diagnóstico Interno
Plan de Desarrollo
Programación y Ejecución de Acciones de Formación Profesional
CRITERIOS INDICADORES
- Estructura del diagnóstico acorde con las pautas.
- Identificación de los usuarios: nivel académico. ocupación, etc.
- Características del sector: trabajadores. nivel tecnológico, etc
· Horas docente disponibles. - % uso de puestos de
trabajo. - % de uso de instalaciones · # Instructores qu!;j se
jubilarán durante los 3 próximos años.
· Grado de concordancia con el diagnóstico externo.
· Cuantificación de recursos a mediano y largo plazo. por especialidad y modalidad. humanos. físicos y financieros.
- Porcentaje de horas directas de Formación Profesional ejecutadas.
• Porcentaje de horas directas en servicios tecnológicos y producción útil.
- Porcenta¡e de cumplimiento de formación alumnos por especialidad. Porcentaje de cumpllmiento de programación para asesoria a empresas.
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Direcclon General Oficina de Control
GUIA BASICA PARA AUDITORIA OPERATIVA DE CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
( RESUMEN )
/ A REAS CRITERIOS INDICADORES
- Porcenta¡e de cumph· miento de la programa· c1on para la atención a las comunidades.
-- --Comités . Grado de incidencia del
comité asesor externo en la orientación y pla· neac1ón del centro.
,_ -- ---Máquinas y Equipos - Numero equipos fuera
de servicio por taller. laboratorio o unidad pro· ductiva.
Instalaciones físicas - Numero de aulas y/o talleres subutilizados
- Porcenta¡e subu1Jhzac1on de areas.
Recurso Humano: • Relación entre número Instructores de cargos de instructo· supervisores res y cargos adminis-
trativos.
Materiales para la Grado de cumplimiento formac1on en la aplicación de con·
troles y registros para recepción y entrega de materiales a los instruc-to res.
Presupuesto . Grado de cumplimiento de las normas. % de acciones no reah· zadas por falta de Presu· puesto.
\..
"\
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Direcclon General Oficina de Control
GUIA BASICA PARA AUDITORIA OPERATIVA DE CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
( RESUMEN )
, ..... AREAS CRITERIOS INDICADORES
- % E¡ecución de Egresos - % de compromisos pre-
supuestales con respaldo válido (contratos. pólizas. etc.)
f-
Producción útil del • Grado cumplimiento en la Centro aplicación de estándares.
---Coordinación y - Grado de concertación con Concertación con el asociaciones, gremios y Medio Externo comunidades para la
ejecución de convenios y proyectos específicos.
---Proceso Enseñanza • Grado de mtegral1dad Aprendizaje de la formación impartida
en el Centro. . Grado de ejecución de los
programas de formación. . % alumnos reprobados
durante el semestre anterior por curso o especialidad.
-- -Alumnos • Porcenta¡e de alumnos
matriculados por curso - Porcenta1e de alumnos
patrocinados por curso, en etapa lectiva o pasantía.
• Porcentaje de deserción de alumnos por curso en el semestre anterior.
. % alumnos que finalizaron su formación y recibieron los C.A.P. durante el año anterior.
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Servicio Nacional de Aprendizaje • SENA Direcclon General Oficina de Control
GUIA BASICA PARA AUDITORIA OPERATIVA DE CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
( RESUMEN )
A REAS
Sistemas de información del Centro
Ambiente Laboral
Servicios de apoyo a la Formación Profesional
CRITERIOS INDICADORES
- Porcentaje de certificados expedidos y sin realizar durante el año anterior.
• Número planillas devueltas por oficina de estadística por deficiencias en su diligenciamiento, en el último semestre reportado.
• Grado de información del personal sobre políticas, planes y procedimientos establecidos.
• Grado en que el estilo de dirección del centro está contribuyendo a los resultados del centro.
· Grado de colaboración y de compromiso con la obtención de los resulta· dos del centro.
- -- Número de libros presta
dos y con fecha de entrega vencida.
------- --- -- -- -- -- -- - - ---Desempeño del Grupo Directivo
• Porcentaje de cumplimiento de ejecución presupues· tal por rubros.
· Grado racionalidad en asignación de cargas de trabajo.
- Porcentaje cargos vacantes de docentes.
· Número horas extras ejecutadas en el semestre.
· Grado de aplicación de normas y procedimientos ..
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Servicio Nacional de Aprendiza/e - SENA Dlreccion General Oficina de Control
GUIA BASICA PARA AUDITORIA OPERATIVA DE CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
( RESUMEN )
/' '\ A REAS CRITERIOS INDICADORES
. Grado de satisfacción del personal con los criterios de administración del centro.
- Grado de satisfacción de los miembros del comité asesor externo con los resultados del centro.
. Grado de conoc1m1ento y compromiso del grupo directivo del centro con las políticas y onentacio-nes del centro.
- Grado de cumplimiento de compromisos según actas de seguimiento mensual y evaluación cuatrimestral. Grado de control del 1nfor-me mensual del docente.
'- ~
SENA - Oíreccíón General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: ASPECTO CLAVE: REGIONAL:
FORMACJON PROFESIONAL AULAS Y TALLERES
CENTRO:
, ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES
Inspeccionar la muestra seleccio-nada. así:
a. La programación de aulas y talleres.
- Máquinas y equipos en ser-vicio y fuera de uso (razones y tiempo).
- Distribución demarcación de áreas de trabajo según normas de seguridad.
- Estado general de instala-ciones.
- Capacidad instalada frente al número de alumnos.
b. Máquinas y equipos
- Programación de manteni-miento preventivo con alum-nos (acciones, instrumentos y controles).
- Programación y ejecución del mantenimiento correctivo.
c. Utilización
- % utilización de equipos en formación profesional y en producción o servicios tecno-lógicos.
d. Programación de reposición
\.. de equipos.
FECHA""
.)
SENA • Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA El CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESIONAL __ _
ASPECTO CLAVE: _AULAS Y TALLERES -----REGIONAL: CENTRO: __ _ _ _ _
, ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA"""'
. Con base en el programa que estén desarrollando, número de alumnos, las actividades de aprendizaje y los estánda-res de consumo verificar:
- Los materiales en insumos re-cibidos por el instructor (fecha, cantidad y calidad).
. Medida de seguridad y centro-les que ejerce el instructor a los elementos.
. Cantidades utilizadas y nive-les de stock para el curso que realiza.
- Que sean coherentes las canti· dades utilizadas frente a los ejercicios útiles programados con sus alumnos o que corres-pendan a las necesidades del plan de producción.
. Oportunidad en la entrega de los insumos frente a la acción de formación que realiza.
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SENA - Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESION.~A~L=-------ASPECTO CLAVE: _ EVALUACION DE AL.UMNO=S,,_ __ _ REGIONAL: CENTRO:
/ ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA "\
Durante el desarrollo del proceso de formación comprobar:
- Si los alumnos han recibido la información necesaria y suficien te sobre la evaluación (áreas, factores y valoración).
Las técnicas e instrumentos para la evaluación.
- Procedimientos para la evalua-ción (calidad y oportunidad).
- Evaluación, diagnóstico (entrada).
- Evaluación del proceso (en desarrollo).
- Evaluación de resultados (a la salida).
- Registro de evaluaciones y segu imiento.
- Durante el desarrollo de contenidos.
- Reportes en etapas lectiva y productiva.
- Resoluciones de condiciona-miento y cancelación del registro.
- Instancias de evaluación y Seguimiento.
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SENA • Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESIONAL EVAJ,J,)A_GLONDEALUMNOS
CENTRO. ASPECTO CLAVE: REGIONAL:
/ ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES
En etapa lectiva
• Autoevaluación
• Función evaluadora del comité.
· Conformación, cumplimiento de funciones y actas del comité de evaluación.
En etapa productiva o Pasantía: Comprobar.
. Función evaluadora de la empresa.
. Momentos de evaluación
. Reporte del SENA y de la em· presa (informe).
\..
FECHA°""
~
SENA - Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: ASPECTO CLAVE: REGIONAL
FORMACION PROFESION~A=L __ SERVICJQ_S DE APOYO A LA FORMACION
CENTRO:
r ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA 'I
Con base en la programación de la unídad de servícíos de apoyo a la formación, y observación directa en las dependencias.
- En el proceso de ingreso
- Los controles ínternos en cada fase.
- En el proceso de Validación
- Programación - Instrumentos - Controles ínternos - Certíf icación, típo de certi fica-
dos y oportunídad.
- En el serv1c10 social prestado por alumnos.
- Responsable de la acción en el centro.
- Programación - Controles internos - Resultados
- En la promoción y contratación de alumnos.
- Niveles de contratación - Acciones de promoción - Controles internos
- En los servicios médicos. socia-les. culturales. deportivos, re-creativos, de biblioteca, de tra-bajo social y capellanía para alumnos.
\...
SENA · Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA El CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: ASPECTO CLAVE: REGIONAL:
FORMACION PROFESIONAL SERVICIOS DE APOYO A LA FOBMACION
CENTRO:
r ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA ~
· Programación · Controles internos
Inspeccionar y comprobar en Registro y Certificación:
· Oportunidad y calidad de la información de centros.
· Actualización de ficha acumu-lativa
• Estado de certificación
•Por modos • Por centros • Controles internos
• Información oportuna sobre condicionamiento y cancela-ción de registros de matrícula. (Resoluciones) .
\... ~
SENA - Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESIONAL ASPECTO CLAVE: DESARROLL_O DEL PROCESO ENSEÑAN.ZA - Af'RENQ.ftAJE REGIONAL: CENTRO: __ _
/ ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA'
Comprobar y observar:
a) Preparación por el docente
- Motivación - Introducción módulo - Análisis de objetivos - Relación intermodular - Materiales, insumos y medios
que dispone para el desarrollo - Docentes que participan en
el desarrollo modular. - Creación del clima propicio
para el aprendizaje. - Reconocimiento de aprendí-
zajes previos.
b) Estudio del Módulo
- Presentación por el docente de la información, métodos y medios a utilizar.
- Estudio de contenidos por el alumno.
- Actividades de aprendizaje
- Planificación de tareas o ejer-cicios útiles.
- Programa utilización de má-quinas y equipos.
- Asesoría y control por parte del docente al desarrollo del plan de prácticas y ejercicios útiles.
'"
SENA • Dlrecc/6n General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESIONAL ASPECTO CLAVE: DESARROLLO DEL PROCESO ENSEÑANZA·APBENDLZA.JE REGIONAL: CENTRO:
I' ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA '
- Asesoría y control al alumno de la aplicación de normas de seguridad y mantenimiento.
c) Evaluación Formativa
• Estrategias: Planes Remedia-les Refuerzos pedagógicos.
· Preparación de instrumentos de medición (Bancos de pre-guntas, nuevos ejercicíos tipo, ajuste al disei'io , utilización de otros medios didácticos).
d) Segu1m1ento al alumno
- Asesoría y orientación por par te del docente.
• Administración de los medios por parte del docente
• Consulta y utilización de catálogos
• Biblioteca • Sala de medios y normas de seguridad en el uso
• Utilización del medio (dominio y seguridad).
e) Evaluación Sumativa
'- .)
SENA - Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMAC/ON PF!_OFESIOJ::!AL~--ASPECTO CLAVE: __ ,_P.RO<;;RAMACION DOCENTE""'S __ _ REGIONAL: CENTRO: ________ _
r ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES FECHA "'
Analizar en la programación
1 . Identificación de necesidades de formación profesional.
- Diagnósticos externos - Demanda de servicios tecno-
lógicos.
2. Estructuración de respuestas
- Formulación, dirección, coor-dinación de proyectos de for-mación profesional.
- Estructuración y preparación de acciones de formación profesional.
- Estructuración y preparación de acciones de divulgación y desarrollo tecnológico.
- Diseño técnico pedagógico
- Promoción de acciones
- Pasantías, capacitación
- Formación del docente
- Homología con expertos internacionales.
- Participación en la planeación de los procesos de control de calidad de la formación profe-sional.
- Participación en comités téc-nicos de especialidad.
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SENA • Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
AREA DE TRABAJO: FORMACION PROFESIONAL ASPECTO CLAVE: PROGRAMACION DOCENTES REGIONAL: _ _ _____ CENTRO:
r ASPECTOS A CONTROLAR RESPONSABLES
· Alistamiento y administración de materiales, insumos, me-dios didácticos, máquinas y equipos.
- Actividad de mantenimiento de máquinas y equipos de formación profesional.
Comprobar:
3. Ejecución de la respuesta
- Inducción a los alumnos
- Realización de tutorías
- Orientación del proceso en-señanza aprendizaje (horas clases - semanal).
- Orientación, asesoría y seguí-miento en las diferentes eta-pas de formación de alumnos.
- Ejecución de capacitación y asesoría a otros docentes (del SENA y otras entidades).
- Apoyo a actividades de acción social de los alumnos.
- Desarrollo de investigaciones pedagógicas y tecnológicas aplicadas y producción de prototipos y modelos.
- Información y divulgación tecnológica.
- Asistencia técnica.
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SENA - Dirección General Oficina de Control
GUIA PARA EL CONTROL SELECTIVO
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- Verifícación de conocimientos a usuarios de los servicios de gestión e intermediación de empleo.
- Orientación profesional y ocu-pacional a los alumnos.
4. Administración de los procesos de formación.
- Participación en el proceso de ingreso de alumnos.
- Orientación, asesoría y super-visión a la calidad de servicios de otras organizaciones den-tro de los convenios con el SENA o generado por servi-cios tecnológicos.
- Elaboración de informes y registros propios de la forma-ción (investigación aplicada de servicios tecnológicos. empleo).
- Seguimiento, control y evaluación.
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LISTA DE CHEQUEO PARA CENTROS DE COMPUTO
Los controles que se desarrollen para los centros de cómputo, deben permitir diagnosticar cada una de las áreas que lo conforman, indicando cuáles son las más riesgosas, buscando minimizar con ello costos, tiempo y recursos humanos de la entidad.
Estas áreas de control en el centro de cómputo son:
1 . Control de entrada · salida
2. Biblioteca de medios magnéticos
3. Operación del equipo de procesamiento
4. Controles ambientales y de seguridad física
5. Recuperación de desastres
6. Reportes de mal funcionamiento
7. Cambios al software operacional
8. Seguridad lógica
9. Manuales de documentación
De acuerdo con lo anterior, algunos puntos de inspección y comprobación que se deben realizar en el centro de cómputo son los siguientes:
1. Que los códigos de identificación y autorización de los usuarios estén adecuadamente controlados para prevenir accesos no autorizados.
2. Que las terminales que permitan el acceso al sistema, cuenten con los controles adecuados para prevenir su uso no autorizado.
3. Que las violaciones de seguridad, accidentales o intencionales, sean informadas a la administración de procesamiento electrónico de datos.
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4. Que las intervenciones de los operadores del centro de cómputo sean registradas en el log del sistema y que este registro sea cuidadosamente revisado.
5. Que se cambien los códigos de acceso. cuando se retiren empleados claves. de manera que posteriormente no puedan accesar información de la entidad.
6. Que se utilicen métodos adecuados para restringir el acceso a los centros de cómputo de personal no autorizado
7. Que periódicamente, las instalaciones del centro de cómputo sean revisadas por un experto en seguridad de los mismos.
8. Que se revisen con seguridad los mecanismos de protección contra incendio y se realicen ejercicios de entrenamiento.
9. Que existan procedimientos apropiados de protección contra incendio, respaldos para fallas de energía eléctrica. aire acondicionado y control de acceso.
10. Que existan los procedimientos para que las brigadas de emergencia puedan ingresar al salón del computador en el evento de ser necesarios sus servicios.
11 . Que se cuente con detectores de humo y calor y se les haga periódico y adecuado mantenimiento.
12. Que los procedimientos de recuperación de desastres incluyan protección contra incendio y otras amenazas que puedan afectar las instalaciones, los archivos y programas.
13. Que las copias de respaldo (Backups) se mantengan bajo las medidas de seguridad apropiadas.
14. Que se cuente con extinguidores y que a éstos se les realicen las revisiones apropiadas en los tiempos recomendados
15. Que todos los cambios a los programas en producción se registren, de manera que se conserve un registro cronológico de los cambios efectuados a los sistemas.
16. Que se lleve un registro cronológico de todas las fallas y mensajes de error que presente el equipo de cómputo.
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA Dirección General
Oficina de Control
ARQUEO DE TESORERIA
Tesorero: _____________ _ No. Póliza: _____ Cía. Aseguradora: __ _ Cuantía$ Vigencia: ____ _ Fecha: _ _____ _ ____ _
l. ARQUEO DE FONDOS
Conteo: Efectivo: $ _ Cheques: $ _ _ _
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Según Documentos: Recibos de Caja: Del No. al No. - - -
Efectivo: Cheques:
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Diferencia: Sobrantes (Faltantes) $ ____ _
Sobrantes: $ ____ R. Caja No. - _ Fecha:
Faltantes: Ordenar el Asiento Contable creando la Cuenta por Cobrar a cargo del Tesorero.
Asiento Contable: No. - -- Valor$ _ - - -
Observaciones: ---------- - --
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11. ARQUEOS DE TITULOS VALORES
Inversiones:
Titulo No. Vencimiento Valor
TOTAL $ ___ _
Pagarés:
Pagaré No. Vencimiento Valor
TOTAL $
Cheques Pendientes de Entrega
De 01a45 días --
De 45 a 90 días ----
Más de 45 días - --
Observaciones: __
Valor Total $
Valor Total $
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111. ARQUEO DE DOCUMENTO
Recibos de Caja:
Talonario No. Del No. Al No. Observaciones
Chequeras:
Cta. Cte. Del No. Al No. Observaciones
Observaciones: -
Tesorero Auditor
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Dirección General Santafé de Bogotá, D.C. · Colombia
Agosto de 1996
