INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE O & M (Organizacin y mtodos)DIAGRAMA DE PROCESODefinicinEs una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los trminos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. Las siguientes definiciones en la tabla 5.1, cubren el significado de estas clasificaciones en la mayora de las condiciones encontradas en los trabajos de diagramado de procesos. Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en mquinas, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseo como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o administracin se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.Antes de que se pueda mejorar un diseo se deben examinar primero los dibujos que indican el diseo actual del producto. Anlogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qu reas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difcilmente podr ser resuelto.Actividad / DefinicinSmbolo

Operacin.- Ocurre cuando un objeto est siendo modificado en sus caractersticas, se est creando o agregando algo o se est preparando para otra operacin, transporte, inspeccin o almacenaje. Una operacin tambin ocurre cuando se est dando o recibiendo informacin o se est planeando algo. Ejemplos:Tornear una pieza, tiempo de secado de una pintura, un cambio en un proceso, apretar una tuerca, barrenar una placa, dibujar un plano, etc.

Transporte.-Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son movidos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos forman parte de una operacin o inspeccin. Ejemplos:Mover material a mano, en una plataforma en monorriel, en banda transportadora, etc. Si es una operacin tal como pasteurizado, un recorrido de un horno, etc., los materiales van avanzando sobre una banda y no se consideran como transporte esos movimientos.

Inspeccin.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son examinados para su identificacin o para comprobar y verificar la calidad o cantidad de cualesquiera de sus caractersticas. Ejemplos:Revisar las botellas que estn saliendo de un horno, pesar un rollo de papel, contar un cierto nmero de piezas, leer instrumentos medidores de presin, temperatura, etc.

Demora.-Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o grupo de ellos. Con esto se retarda el siguiente paso planeado. Ejemplos:Esperar un elevador, o cuando una serie de piezas hace cola para ser pesada o hay varios materiales en una plataforma esperando el nuevo paso del proceso.

Almacenaje.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son retenidos y protegidos contra movimientos o usos no autorizados. Ejemplos:Almacn general, cuarto de herramientas, bancos de almacenaje entre las mquinas. Si el material se encuentra depositado en un cuarto para sufrir alguna modificacin necesaria en el proceso, no se considera almacenaje sino operacin; tal sera el caso de curar tabaco, madurar cerveza, etc.

Actividad combinada.- Ocurre cuando se desea indicar actividades conjuntas por el mismo operario en el mismo punto de trabajo, los smbolos empleados para dichas actividades (operacin e inspeccin) se combinan con el crculo inscrito en el cuadro.

Hay ms ejemplos en la tabla 5.2

Hay ocasiones en que el paso o evento no puede ser fcilmente clasificado en una de dichas actividades, la siguiente lista ayuda mucho a determinar su clasificacin en las actividades adecuadas (tabla 5.3).

Tabla 5-3 .- Otra clasificacin de acciones que tienen lugar durante un proceso dado.ActividadSmboloResultado predominante

OperacinSe produce o efecta algo.

TransporteSe cambia de lugar o se mueve.

InspeccinSe verifica calidad o cantidad.

DemoraSe interfiere o retrasa el paso siguiente

AlmacenajeSe guarda o protege.

EJEMPLO: (Problema 5.1)Trazar el diagrama de proceso de la operacin.1. Eje 2. Moldura de plstico 3. Pernete de tope

Operaciones requeridas en el eje:1. Cepillar, tornear, muescar y cortar en torno revlver (0.025 hr). 2. Cepillar extremo opuesto (0.010 hr). 3. Inspeccin. 4. Fresar (0.070 hr). 5. Eliminar rebaba (0.020 hr). 6. Inspeccin del fresado. 7. Desengrasar (0.0015 hr). 8. Cadminizar (0.008 hr). 9. Inspeccin. Operaciones requeridas en la moldura de plstico:

10. Cepillar la parte de plstico (0.80 hr). 11. Taladrar para el pernete de tope (0.022 hr).12. Inspeccin. 13. Montar el moldeado en la parte pequea del eje y taladrar de lado para el pernete de tope.

Operaciones a realizar en el pernete de tope:

14. Tornear una espiga de 2 mm; biselar extremo y cortar en torno revlver (0.025 hr).15. Quitar rebaba con una pulidora (0.005 hr).16. Desengrasar (0.0015 hr).17. Cadminizar (0.006 hr).18. Inspeccin.19. Fijar el pernete al montaje (0.045 hr).20. Inspeccin.

Con los datos anteriores, elabrese el diagrama de proceso de operacin.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Definiciones:Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin.

Es una representacin grficas de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino.

Diagrama de flujo sencillo con los pasos a seguir si una lmpara no funciona.

Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad. La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Ventajas de los Diagramas de Flujo 1. Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. 2. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. 3. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. 4. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Qu Smbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo? Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los smbolos ms comunes son:

Simbologa y significado valo: Inicio y trmino (Abre y/o cierra el diagrama). Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o procedimientos). Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin). Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento). Desarrollo del Diagrama de Flujo

Acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: 1. Identificar a los participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. 2. Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. 3. Identificar quin lo emplear y cmo. 4. Establecer el nivel de detalle requerido. 5. Determinar los lmites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: 1. Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. 2. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. 3. Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. 4. Identificar y listar los puntos de decisin. 5. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. 6. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ejemplo: Reparacin de la PC MACRO

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de Informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

MICRO

Tipos de diagramas de flujo Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

DIAGRAMA DE DISTRIBUCIONDEL ESPACIO

Concepto:La distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Objetivos:El estudio de la distribucin de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin; as como tambin proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Consideracin general para la realizacin de un estudio de distribucin de espacio:El estudio de la distribucin de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organizacin, cuando se ha llevado a cabo una modificacin de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminucin u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicacin, remodelacin o renovacin de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atencin a las necesidades de los clientes.Si hablamos de la estructura de la organizacin, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribucin de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lgica. Que se permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin, as como tambin se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgnica o funcional, para as, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las reas de atencin al cliente en lugares accesibles.Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignacin de espacio deben estar relacionados con la planeacin urbana y ecolgica y con las actividades que se desarrollarn en el mbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehculos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, adems, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.Para obtener una disposicin efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organizacin debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, reas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propsito.Tcnicas auxiliares para el estudio de la distribucin del espacio.Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en trminos de homogeneidad y congruencia, la disposicin del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integracin total, que se refiere a la distribucin que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.La mnima distancia recorrida, que es el tipo de distribucin que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulacin, que encierra la distribucin de las reas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribucin que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mnimos.

Podemos utilizar guas que favorecen el desarrollo de una distribucin eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guas pueden ser:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas. Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario. Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una lnea recta. Colocar las unidades orgnicas que tengan funciones similares y estn relacionadas entre si adyacentemente. Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el rea de trabajo deben tener una altura uniforme. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Aislar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos. Aquellas unidades que estn en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en reas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcin. Al personal cuyo trabajo requiere de mxima concentracin, se le deber situar dentro de divisiones parciales o completas. Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilacin. Instalar suficientes contactos elctricos de piso para equipos y maquinas. Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua. Disponer de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios de limpieza, papelera y suministros.

Planeacin de la distribucin del espacio.La distribucin del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un anlisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignacin de recursos, coordinacin de esfuerzos y delegacin precisa de responsabilidades.Diagnosticar situacin actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribucin requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.Se debe realizar un anlisis de la organizacin para determinar las funciones que sta desempea, qu actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos tcnicos como los organigramas, cuadros de distribucin del trabajo, estadsticas de trabajo, sociogramas, rboles de decisin, redes para el anlisis lgico de problemas y tablas de decisiones.Para obtener una planeacin efectiva se debe llevar a cabo la revisin de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un anlisis de flujo de trabajo involucrado en la realizacin de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas tambin conocidos como grafica de distribucin de la oficina o grafica de trabajo en relacin con la ubicacin del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un rea, as como el movimiento de los documentos en funcin de ese arreglo.La distribucin actual del espacio, estudia la distribucin que debe delimitar las reas de conflicto, lo que permite suministrar informacin preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribucin actual con la nueva.Para obtener la representacin fiel de la distribucin actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicacin precisa y el tamao de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberas, contactos elctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefnico, lneas para redes de computadoras, etctera.Es necesario elaborar una lista que incluya toda la informacin necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensin, clase, material, antigedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgnica y por puesto. Cada unidad fsica debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribucin final.Se debe realizar un plantilla de personal donde deber registrarse el nmero de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgnica especifica, identificando puestos y nmero de plazas, de esta manera se podrn proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

Previsin de necesidades futuras.La previsin constituye la segunda etapa en la elaboracin del plan de distribucin del espacio, donde debe cubrirse la organizacin, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirn en la distribucin actual en un futuro prximo y determinar si se estn contemplando cambios en la organizacin como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgnica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar reas o servicios, modificar el objeto de la organizacin, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribucin. Estas medidas influirn sobre el volumen de trabajo ya que determinan el nmero de empleados y el espacio requerido para realizarlo.En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propsitos que repercutirn en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programacin de computadoras, diagramas de distribucin de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio.En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar en consideracin las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y caractersticas. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las reas de trabajo.En el mbito referente al personal, es necesario prever el nmero de personal, para proyectar la instalacin de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etctera.

Estimacin de la superficie requerida.Esta superficie se obtiene multiplicando el nmero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, nmero total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a el, categora de los puestos y nmero de puestos por categoras, nmero de puestos a los cuales les sern asignados despachos privados y nmero total de puestos contemplado.La fundamentacin de la asignacin de espacio debe hacerse en funcin del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realizacin del trabajo, una descripcin de cada artculo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categoras, superficie neta requerida para despachos individuales segn las categoras, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe aadrsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.En la estimacin de las reas de trabajo estn incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portera, instalacin para equipo de aire acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores, equipos electrnicos, calefaccin y transportacin dentro del edificio, y las reas ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios sealados se obtiene la superficie bruta requerida.La tercera etapa de la planeacin comprende la ubicacin de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicacin de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansin.Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y rea dentro de la organizacin buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempee con mayor eficiencia en su trabajo.

Mtodos para preparar el plan de distribucin.Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribucin de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribucin del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por rea tomando en cuenta los principios y guas fundamentales para una distribucin eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseo en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos especficos del tipo de trabajo de la organizacin, preparar la distribucin final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrn de ubicarse en cada unidad fsica, nmero de identificacin para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefnico y elctrico, sistemas de intercomunicacin para obtener una integracin completa del espacio. La distribucin final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparacin, tomando en cuenta la opinin de todos los niveles jerrquicos de la organizacin y las sugerencias de clientes y proveedores.

Ambiente fsico.La disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, as como la ubicacin de servicios al personal y al pblico, no deben omitir la consideracin de aquellos factores fsicos que contribuyen a la creacin de un ambiente de trabajo favorable.

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

La iluminacin: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacin directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los ms apropiados para lograr una iluminacin difusa, pero resultan mucho ms costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalacin al descubierto, ms bien se recomienda la colocacin de pantallas de acrlico traslucido. Luz natural: se considera que la orientacin ms adecuada para conseguir una iluminacin difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrn de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. Colores de rea: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitacin. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicolgicamente fros y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensacin de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el fri. Temperatura ambiente; los mrgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 C. Adems del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicolgicamente, dentro de ciertos lmites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extraccin de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovacin considerablemente superior de hasta diez veces por hora. Insonorizacin: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravndose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mnima variacin de intensidad perceptible por el odo humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en l se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la prctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y ms cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de trfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por lminas separadas por una cmara de aire y montados sobre juntas elsticas. La difusin del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexin del sonido como paneles de fieltro y cartn perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formacin de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

Ubicacin de la oficina.Para determinar la ubicacin adecuada para la oficina, podemos considerar varios factores que encierran preguntas claves cuyas respuestas solo podrn ser: malo, regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una vez analizadas diferentes posibles ubicaciones para la oficina, se comparan los resultados arrojados por las respuestas que indican los factores, y se procede a la eleccin del lugar ms adecuado para la ubicacin de la oficina, dependiendo de las necesidades.

Factor 1: Adaptabilidad del espacio.Responde a la pregunta:Se puede adaptar el espacio a las necesidades de la oficina? Hay lugar para la expansin?

Factor 2: Instalaciones del edificio.Responde a la pregunta: Hay entradas, alambrados, tomas, salidas, ductos, proteccin contra incendios, y otras instalaciones fijas adecuadas?

Factor 3. Proximidad del edificio a factores comerciales.Responde a la pregunta: Esta el edificio cerca de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de correos?

Factor 4: Costo implicado.Responde a la pregunta: Es la tasa razonable y de acuerdo con los precios competitivos?

Factor 5: Existe la luz natural y ventilacin.Responde a la pregunta: La exposicin est al norte, sur, este u oeste? Tiene reas encristaladas? Las ventanas dan a la calle o a lotes abiertos? Son altos los techos?

Factor 6: Caractersticas del edificio.Responde a la pregunta: Tiene el edificio apariencia favorable, buen nombre y direccin, que sean fciles de pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos altos?

Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.Responde a la pregunta: Esta el rea general exenta de mugre y ruido? el rea en si, es limpia y tranquila?Factor 8: Estabilidad de inquilinos?Responde a la pregunta: Tienden los inquilinos del edificio a ser permanentes?

CONTROL DE TRABAJO

Por qu controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecucin del proyecto a medida que surgen problemas.Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control sern mas o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el da a da del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivacin de los recursos (este fenmeno se llama "Micromanagement").

Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo: 1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debera usar un sistema de reportes peridicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del ltimo perodo y adems describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto.

2. Para detectar desvos del plan original: los desvos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organizacin. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la informacin debe ser presentada grficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difcil interpretarla.3. Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvos el gerente debe saber donde esta el problema y cules son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solucin. El otro 50% est en decidir qu hacer para corregirlo? Qu hacer? Generalmente las acciones correctivas consisten en: Reasignar recursos a otras tareas. Recalendarizar tareas. Desarrollar tareas en paralelo que originalmente estaban planificadas en serie (esta tcnica se llama "Fast Tracking" o "Va Rpida"). Reasignar recursos de tareas no crticas a tareas criticas (esta tcnica se llama "Crashing"). Suprimir pedazos del alcance del proyecto. Cambiar la fecha de finalizacin del proyecto. Reasignar recursos de otros proyectos al proyecto actual.

DIAGRAMAS DE GANTTEl diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo.En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (no mostradas en la imagen).Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente.Bsicamente el diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.

DIAGRAMA DE FLECHAS

ADM (Arrow Diagramming Method) o Mtodo del Diagrama de Flechas es una tcnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican las dependencias entre los nodos.Su utilizacin est cayendo en desuso debido a las ventajas que tiene la representacin de actividades mediante nodos, conocida como PDM.Las ventajas del PDM hicieron que la mayora de los sistemas de computacin desarrollados en los ltimos aos usen esa representacin.Las ventajas de PDM frente a ADM son: La construccin de la red es mucho ms sencilla ya que no requiere actividades ficticias (dummies). Su modificacin es trivial, frente a las complicaciones que pueden aparecer en ADM. Permite introducir demoras en las relaciones, que en ADM implicara la introduccin de una nueva actividad, incluso se pueden usar demoras negativas en el caso en que la sucesora pueda empezar antes de finalizar la precedente. Se pueden usar cuatro tipos de precedencias: Fin Comienzo: Para comenzar la actividad debe haberse completado su precedente. Comienzo Comienzo: Para comenzar una actividad debe haber comenzado su precedente. Fin Fin: Para finalizar una actividad debe haberse finalizado su precedente. Comienzo Fin: Para finalizar una actividad debe habar comenzado su precedente. En cada una pueden usarse adems demoras.

DIAGRAMA DE FECHASDefinicinRepresentacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades necesarias para realizar un proyecto.

ACTIVIDADDefinicinEjecucin real de la tarea, y consume tiempo y otros recursos. En un Diagrama de Flechas, las actividades representan el trabajo necesario para pasar de un acontecimiento al siguiente.

ACTIVIDAD IMAGINARIADefinicinRepresentacin grfica, en forma de actividad, de la dependencia lgica entre dos actividades (una no puede comenzar antes que se haya acabado la otra). No comportan verdadero trabajo y tienen una duracin igual a cero.

HOLGURADefinicinLa holgura de un evento o hito indica el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzarlo, sin comprometer el plan de marcha del proyecto.

PROCESOCONSTRUCCIN / REALIZACINConstruccin del Diagrama de Flechas

La construccin de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave:a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos.b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar.c) Ningn evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estn terminadas.

El Diagrama de Flechas se construir tal y como se explica a continuacin.Paso 1: Concretar el objetivo de la construccin del Diagrama de FlechasEs importante identificar claramente para qu tipo de decisiones se utilizar el Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construccin influir sobre el grado de detalle del Diagrama, la eleccin de los puntos clave (hitos) del proyecto, y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un anlisis PERT o CPM.Paso 2: Definir los lmites del proyecto a planificarPaso 3: Identificar y representar los eventosLos hitos han de ser puntos notables y significativos del proyecto, dependiendo su nmero del grado de detalle requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el Diagrama, es decir en cada fase o rea del proyecto.Cada evento N se representar con un nmero en un crculo.Aunque los nmeros no representen el orden secuencial de los eventos, se procurar asignarlos de forma que cada uno tenga un nmero inferior a todos sus hitos sucesores.El evento inicial se designar con 1.Respecto a la disposicin grfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lgico ir de izquierda a derecha.Se empezar entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y as sucesivamente.Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrn uno debajo del otro.

Paso 4: Definir y representar las actividadesConectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas indicarn el sentido de la secuencia lgica (hacia la derecha).Cada actividad se identificar como "Aij", sustituyendo "i" por el nmero correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el nmero correspondiente al que finaliza la actividad.Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que corresponden.

Paso 5: Identificar las actividades imaginariasEvidenciar las dependencias lgicas, que no comportan trabajo, conectando losdos eventos con una flecha discontinua.

Paso 6: Comprobar la integridad del grficoa) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo. b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas".Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama.El problema tiene su origen, en una mala identificacin y/o definicin de uno de los eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada".