Admon Informatica

1.1 INTRODUCCIÓN AL CURSO

FUNDAMENTOS DE LA ASIGNATURA

Las unidades de informática son entidades claves para el logro de la misión y de los objetivos de toda organización, por lo cual, la efectiva administración de sus funciones y recursos es una responsabilidad vital de todo directivo informático.

Tradicionalmente las unidades de informática han sido dirigidas por especialistas técnicos que no han sido preparados para administrar una unidad organizacional.

Por lo anterior, es indispensable incluir dentro de la formación del Licenciado en Informática de UPIICSA, la enseñanza de conceptos, técnicas, métodos y uso de herramientas que lo habiliten para administrar unidades de informática en forma efectiva.

[GAO,01]

OBJETIVO DE LA ASIGNATURA

Al termino del curso, el alumno: Estará capacitado en el uso de conceptos, técnicas, metodologías y herramientas que le faciliten el administrar con mayor efectividad los recursos, operaciones, productos y servicios, de la función informática, con un enfoque que destaca las interrelaciones de la tecnología de información y los objetivos y estrategias de la organización.

Esta asignatura tiene como colateral Auditoria y Seguridad Informática y como consecuente Informática Empresarial.

[GAO,01]

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1.2. LA INFRAESTRUCTURA CLÁSICA DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

El área de Informática representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa o Institución de manera veraz y oportuna.

Su función primordial es complementar la labor administrativa para hacerla más segura, fluida y así simplificarla. Es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la empresa o institución . Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basan en la información que proporciona el área de Informática, la toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del procesamiento de datos.

Por lo anterior, casi no se escatima la inversión para proveerla del equipo técnico, (material y humano) necesario. De hecho en la mayoría de las organizaciones el área de Informática absorbe la mayor parte del presupuesto de operación.

La importancia que tiene el área de Informática dentro de la organización , la coloca en una posición que influye incluso en gran parte de las decisiones administrativas y de proyección de las empresas.

Como se puede apreciar, el área de Informática es uno de los engranajes vitales dentro de la maquinaria organizacional de la empresa; permite que muchos otros engranajes se detengan o funcionen sistemáticamente. De hecho la efectividad del área significa la culminación de la sistematización de la empresa.

El análisis y diseño de sistemas de información implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización. Se puede afirmar que la sistematización reclama que los mecanismos administrativos de la organización estén claramente establecidos.

Por lo que se vuelve sumamente importante que dentro de sus funciones el área de Informática se encargue de que la organización adquiera la conciencia sobre lo que significa un nivel administrativo eficiente.

Dirección general de la empresa

Unidad Usuari

a

Unidad Usuari

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SERVICIO

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Por lo que antes de iniciar cualquier análisis y diseño o implantación de tecnología el área usuaria debe tener sus mecanismos administrativos claramente establecidos y mejorados.

[SER,01]

UBICACIÓN TRADICIONAL DEL ÁREA DE INFORMATICA EN LA ORGANIZACIÓN

[GAO,01]

UBICACIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE INFORMÁTICA BAJO EL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN DE

INFORMÁTICA (AFI), DE LA ORGANIZACIÓN

La estructura del enfoque cliente-servidor bajo el concepto de red, se ajusta al esquema

[GAO,01]

¿Qué es un Plan?

Un plan es un conjunto de actividades propuestas con la finalidad de alcanzar objetivos o resultados previstos.

¿Qué es una Unidad Usuaria?

Se define como una entidad, dentro de la organización, que cubre una función completa y que actúa con autonomía operativa para lograr sus propios objetivos.

PLAN DE ACCIÓN PARA LOGRAR LA ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

Primer objetivo: Descentralizar el área de Informática.

1. Paso 1. Formación de un comité de política informática2. Paso 2. Análisis de la situación actual (Diagnostico)3. Paso 3. Análisis de las ventajas que traerá la descentralización

del área de informática4. Paso 4. Visualización de la organización total de la empresa por

medio del enfoque de unidades usuarias5. Paso 5. Esquematización de la función informática a través de

las distintas unidades usuarias6. Paso 6. Exposición ante los directivos de la empresa de los

argumentos ventajosos que implica la descentralización de área de informática con el fin de obtener su aprobación (tabla comparativa)

7. Paso 7. Inicio de la Administración de la Función Informática de la empresa.

Segundo objetivo: Formar un mecanismo para la administración global del entorno informático de la empresa.

1. Paso 1. Contar con la estructura descentralizada del área de informática

2. Paso 2. Constituir el área administradora de la función informática de la empresa

3. Paso 3. Adoptar un modelo de aprendizaje por seguimiento como función. (diagrama)

Tercer objetivo: Crear una cultura informática a nivel de la empresa.

1. Paso 1. Realizar un análisis de requerimientos de información

dentro de cada unidad usuaria2. Paso 2. Efectuar una campaña de creación de conciencia

informática.

[GAO,01]


1.3. EL AMBIENTE DE LA TECNOLOGÍA IFORMÁTICA:

TENDENCIAS DE HARDWARE, SOFTWARE, DATOS Y COMUNICACIONES

Hardware

Los avances en las ciencias de materiales, en la fabricación y en los conceptos el cómputo prometen mantener la tendencia histórica de crecimiento en el poder del hardware. A lo largo de los últimos 30 años, los costos de la computación han caído en un factor de 10 por cada década, y la capacidad se ha incrementado en un factor de al menos 100 en cada década.

Los microprocesadores de hoy pueden poner una macrocomputadora encima del escritorio, y también en un portafolios o aun en el bolsillo de la camisa, la macrocomputadora tradicional esta siendo suplantada por redes de poderosas máquinas de escritorio, aun cuando la macrocomputadora nunca será eliminada.

Las computadoras de pluma de cuaderno y de palma de mano serán tan comunes como la calculadora de mano. Las computadoras de un chip podrán ayudar a manejar autos, armas militares, robots y aparatos domésticos todos los días. Las computadoras y las tecnologías de información asociadas mezclaran los datos, las imágenes y el sonido, enviándolas por rutas de complejas y vastas redes que las procesarán con igual facilidad. Veremos cómo es esto posible mediante el uso de la multimedia, los superchips y las computadoras de quinta generación.

Software

En lo que respecta al software este se hace cada vez más interactivo mediante el uso de dispositivos de señalamiento o apuntadores como el ratón, la pantalla sensible al tacto, y el block gráfico. El software de reconocimiento de voz convierte la palabra hablada en una forma digital que las computadoras pueden reconocer.

Una segunda tendencia es la gran facilidad que el software ofrece al usuario final para el acceso de datos, ya que los programas principales de administración cuenta con programas de extracción que pueden enviar datos a las redes de usuarios finales.

Una tercera tendencia es la comercialización del software a usuarios finales (con un gran peligro por el bombardeo de publicidad que es difícil de evaluar).

Una cuarta tendencia muy importante en cuanto al software es el desarrollo de programas integrados que soportan necesidades institucionales para la comunicación y control. Avances significativos en la computación orientada al usuario final, así como el advenimiento de sistemas sofisticados en línea en el comercio por Internet.

DatosEntre las recientes tendencias en las bases de datos se incluye el

crecimiento de las bases de datos distribuidas y el surgimiento de las bases de datos orientadas a objetos e hipermedia.

Telecomunicaciones

La tendencia de las telecomunicaciones estará determinada por el gran impacto que la red de Internet ofrece a los usuarios, ya que cada vez es mayor el uso de este medio, demandando grandes flujos de información y alta seguridad en la transmisión de datos, por lo que el hardware, software y canales de telecomunicaciones deberá responder a dichas demandas, por otro lado los anchos de banda a nivel de redes locales deberán contemplar la transmisión de multimedia, en donde la información requiere cada vez más envíos de grandes cantidades de información.

[GAO,01]


Instituciones Tecnología

Administración

Sistemas de Información

1.4. EL AMBIENTE DE LOS NEGOCIOS.

Desde el punto de vista de los negocios y administración, los sistemas de información son mucho más que máquinas de Insumo. Procesamiento-Producto que opera en un vacío. Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente. Es necesario examinar esta definición de cerca, ya que destaca la naturaleza organizacional y de administración proporcionan la solución institucional más importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios. Para entender a los sistemas de información, para ser letrado en computación, un administrador debe conocer en amplitud las tecnologías de la organización, administración e información en los sistemas (ver figura) y su poder para dar soluciones a los retos de negocios.

[KEN,96]

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO SOLUCIONES INSTITUCIONALES

INSTITUCIONES.

Los sistemas de información son parte de las instituciones. De hecho, para algunas empresas como las de investigación de crédito, sin tales sistemas no habría negocio. Los elementos claves de una institución son su personal, la estructura, los procedimientos de operación y su cultura.

Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras reflejan una clara división del trabajo. Los expertos son reclutados y entrenados para realizar diferentes funciones en las que se incluyen ventas, producción, contabilidad, finanzas y recursos humanos. Una institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad. Los niveles superiores de la jerarquía están formados por personal directivo, profesional y técnico mientras que en los niveles inferiores se tiene al personal operativo.

ADMINISTRACIÓN.

Los administradores perciben los retos de negocio en el entorno. Ven la estrategia de la institución para responder y asignar los recursos humanos y financieros para alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable. Los sistemas de información de negocios descritos en esta obra reflejan las esperanzas, sueños y realidades de los administradores en la vida real. Éstas constituyen las responsabilidades convencionales de los administradores.

Pero se entiende menos el hecho de que los administradores deben hacer más que administrar lo que ya tienen, deben crear nuevos productos, servicios y además, de tiempo en tiempo, deben crear de nuevo a la institución. Una parte sustancial de la administración es el trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e información. La tecnología de la información puede jugar un papel poderoso al llevar a cabo la reingeniería de la institución.

Es importante advertir que los roles y las decisiones varían a los diferentes niveles de la organización. Los administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones estratégicas a largo plazo sobre qué productos y servicios producir. Loas administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos. Loas administradores operativos o superiores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institución. Se espera que todos los niveles de administración sean creativos para desarrollar soluciones nuevas para una amplia gama de problemas. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos en el sistema.

TECNOLOGÍA

La tecnología de los sistemas de información es una de las muchas herramientas de las que los administradores pueden disponer para enfrentar al cambio. De mayor importancia hoy día, la tecnología de información es el pegamento que mantiene unidad a la información. Es el instrumento a través del cual la administración controla y crea, y es flecha en el carcaj del administrador. Los SIBC utilizan la tecnología de software, hardware, almacenamiento y telecomunicaciones.

El hardware de computadora es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación el procesamiento y la salida en un sistema de información. Consta de la unidad de procesamiento en la computadora, diversos dispositivos de alimentación, salida y almacenamiento y los elementos físicos que permiten enlazar a dichos elementos.

El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programada, que controlan y coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de información.

La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la información, como los discos magnéticos o las cintas, y el software que rige la organización de los datos en estos medios físicos.

La tecnología de telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza las distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.

Regresando al sistema Stride Rite fija el sistema de análisis en la Ventana sobre Tecnología, es necesario identificar a los elementos de administración, organización y tecnología. El elemento de organización fija el sistema de análisis de inventarios en la función de ventas de Stride Rite. Identifica los procedimientos necesarios para la toma de decisiones, como el conteo del número de cajas de cada tienda, y proporciona reportes para los gerentes de las tiendas y para los directivos mismos de Stride Rit. El sistema debe también satisfacer las necesidades de los gerentes y operativos de Stride Rite.

[KEN,96]

De una muestra de 500 empresas en el año de 1918 menos del 10% sobrevivieron 50 años.

Menos del 4% de todas las dependencias del gobierno federal sobreviven desde que nacieron.

50% de las nuevas instituciones de la iniciativa privada quedan fuera de operaciones luego de cinco años.

Las principales razones para el fracaso de las instituciones son la incapacidad para adaptarse a entornos rápidamente cambiantes y la falta de recursos (en particular entre las empresas jóvenes) para soportar aun en periodos cortos de vicisitudes. Las nuevas tecnologías, los nuevos productos y el cambio en los gustos del sector publico y en sus valores (nuevas reglamentaciones gubernamentales) provocan tensiones en la cultura, la política y las personas de cualquier institución.

La IBM y el sector de computación proporcionan un ejemplo poderoso de inestabilidad ambiental ocasionado por el vertiginoso cambio tecnológico y por la incapacidad de la administración, para ajustar su cultura interna, sus políticas, y su estructura organizacional. Desde 1965 a 1980 IBM dominaba en un tiempo el mercado pero posteriormente perdió el control en:

Tecnología de microprocesadores ante Intel Corporation.Tecnología de software ante Microsoft (y muchos otros proveedores de

software).Mercado de PC´s frente a los fabricantes de clones muy baratos.

(Actualmente IBM ha superado esta situación, formando alianzas con los proveedores de diferentes tecnologías de hardware y software.)

[GAO,01]


1.4.1. EL MERCADO DE LOS NEGOCIOS.

Entre los elementos de Tecnología de Información importantes en las Redes de Negocios están las soluciones de Administración de Recursos Empresariales - Enterprise Resource Management (ERP) y el E-Business.

Los sistemas ERP son la base para que las empresas puedan salir al exterior, convirtiéndose en un elemento esencial y complementario de una solución integradora de E-Business.

Una de los grandes proveedores de sistemas ERP como lo es la empresa J.D. Edwards, para el año 2001 con el objeto de obtener mayor participación en el mercado ha introducido una nueva filosofía de trabajo basada en el llamado Comercio Colaborativo, ERP II o siguiente nivel del E-Business, el cual consiste en la sincronización de la cadena de suministro a través del intercambio de procesos críticos de negocios.

La estrategia que ha seguido J.D. Edwards para lograr aplicar el concepto es la creación de un software totalmente flexible antes, durante y después de su implementación. Otro elemento importante lo constituye la interoperabilidad a través de herramientas habilitadoras como Extended Process Integrator para procesos externos (XPI) y Extended Process Enterprise para los internos (XPE), que permiten la comunicación con otras plataformas y soluciones de tal forma de facilitar a los clientes evolucionar sus soluciones. Un último aspecto es la incorporación al software, de aplicaciones preintegradas para lo cual ha establecido socios tecnológicos como ser Ariba (e-procurement), Siebel (CRM), Atlas Commerce (marketplaces), MicroStrategy (administración de conocimiento) y Advanced Planning and Scheduling (APS).

Es importante enfatizar que en este mundo de la economía global, existen muchos proveedores de tecnologías, por lo que los mismos deben preocuparse cada vez más por ofrecer al cliente una natural comunicación con soluciones de la competencia, es decir brindar software de tecnología "abierta", de tal forma de contar con la capacidad de integrar fácilmente las diversas soluciones que los clientes puedan tener.

Los APS son una herramienta valiosa que contribuye mucho en la sincronización de la cadena de suministro, y por consiguiente facilitar la planeación de compras y ventas en el momento y lugar correcto, y además con inventarios adecuados. La cadena de suministro constituye un siguiente nivel del ERP, ya que realiza análisis más profundos de la información y toma mejores decisiones.

Otro punto importante a considerar por las empresas es que deben buscar soluciones que faciliten una integración total de aplicaciones front-office y back-office que les permitan reaccionar rápida y permanentemente a las necesidades cada vez más cambiantes de los clientes y así poder tomar las mejores decisiones y ser mucho más competitivas.

Sobre este respecto la empresa Epicor con su producto "e by Epicor" ofrece una solución que ayuda principalmente a empresas de tamaño mediano y pequeño a extender sus procesos empresariales en su cadena de valor, a través de la integración mejorada de funciones de front office y back office, ofreciendo una completa vista de los clientes a través de avanzados recursos de Inteligencia de

Negocios (eIntelligence).

En lo que corresponde a soporte del nivel estratégico las empresas principalmente de tamaño medio deben buscar soluciones que ofrezcan capacidades de Data Warehousing y Data Mining de tal forma de poder implementar Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) o Inteligencia de negocio que permitan a los altos ejecutivos tomar las mejores decisiones. Capacidades importantes son las de análisis de sensibilidad "what if" y "goal seek" para la realización de pronósticos, capacidades de "drill down" o profundización para análisis a distintos niveles de la información.

El Futuro del e-business

Primero y como estructura base y herramienta fundamental para el E-Business es importante conocer que sucederá con el Internet. Las tendencias para dicha red mundial son a que no sea vista como simple tecnología Internet, sino como un Modelo de Negocio a través del cual sepuedan implementar soluciones eCRM, eSCM, eProcurement, otras.

Continuando con el análisis, los analistas opinan positivamente referente a un futuro que consideran prometedor para el Comercio Electrónico, Administración de la Relación con los Clientes - Customer Relationship Management (CRM), Application Service Providers (ASP), Tecnologías Inalámbricas, Seguridad y Privacidad.

Comercio electrónico

A pesar de la crisis de iniciativas de Comercio Electrónico, el futuro del mismo depende de como las organizaciones se anticipen a los cambios que esta tecnología puede producir, como ser la transformación de la estructura social y el propio modo de operar de las empresas.

En este sentido iniciativas Business to Business (B2B) dejarán de ser comunidades de suministradores bastante limitadas, para convertirse en mercados digitales abiertos. Otratendencia es el establecimiento de vías de conexión entre ambientes B2B y Business to Consumer (B2C).

Administración de la relación con los clientes (CRM)

El futuro de herramientas de administración de la relación con los clientes (CRM) definitivamente es prometedor, dado que uno de los elementos claves de éxito para las empresas es precisamente enfocar sus recursos a atender al cliente, pero no solamente eso, más bien convertir a los clientes como socios de negocio, administrando sus perfiles de tal manera de buscar su lealtad y por consiguiente contar con las competencias clave para sobrevivir ante la competencia. El cliente ahora tiene mayor conocimiento de la tecnología y múltiples canales de compra que le permiten decidir qué y cómo quiere las cosas, dándole cada vez más importancia al valor agregado que se le de como parte de la atención personalizada.

En muchos casos lo que existe es una comunicación directa entre la empresa y el cliente, sin embargo también cabe la posibilidad de la participación de un intermediario entre ambos, que actúa como contacto en el proceso de comercialización. En estos caso se aplica un concepto reciente que los expertos llaman Partner Relationship Management (PRM).

El PRM permite administrar el contacto con los clientes de forma automatizada a través de los propios canales. Tanto el Cliente como el Proveedor se sienten cerca uno del otro, pero concientes de que el distribuidor esta presente como el eslabón intermedio. El PRM es administrado por el proveedor o fabricante lo que facilita la obtención de datos sobre el canal y sus clientes. La cara de un sitio Internet que se halle bajo este esquema parecerá al usuario como si fuera parte del canal, lo que puede servir a los intermediarios pequeños o con pocos recursos, como alternativa ideal para integrarse a la nueva economía. (Enríquez G., E., Febrero 5, 2001).

Otras ventajas que ofrece un PRM es el poder realizar análisis sobre el comportamiento del canal, niveles de ventas, relación distribuidor - clientes, demandas de los clientes entre otros.

El PRM tiene bastante futuro ya que se ha pronosticado que de las ventas del 2001 al 2006, entre un 30% y 35% serán generadas por el canal de distribución. Se espera entonces un crecimiento estimado en el año 2001 de un 30% a 40% en comparación con el año 2000, ubicándose casi a la par del CRM. Para el año 2003 se espera un crecimiento de un 200%.

Lo anterior debe ser tomado en cuenta por las empresas que cuentan con un ambiente proveedor - intermediario - cliente, de tal forma de apoyar al intermediario con herramientas del tipo PRM.

¿Por qué Integración e Infraestructura?

La integración permite conocer de manera exhaustiva a la cadena de valor que incluye desde el cliente, distribuidor y proveedor.

La infraestructura es las base que permite satisfacer las demandas de capacidad y velocidad requeridas. Esta infraestructura debe ser abierta y no propietaria ya que el e-business demanda infraestructura compatible entre sí, robusta, escalable, veloz, que permita ofrecer un servicio rápido y de calidad.

Seguridad

Por otro lado el aspecto Seguridad siempre será un elemento importante que permite garantizar la confidencialidad de la información, su transportación integra, acceso controlado. La misma debe ir mejorando cada vez más, considerando que se incrementará la fabricación y utilización de dispositivos móviles con accesos inalámbricos.

Debe tenerse muy en cuenta los dos estándares existentes, diseñados para el comercio electrónico:

SSL (Secure Socket Layer) encargado de no permitir la descodificación del documento por terceros, para lo cual usa Claves aleatorias, con un certificado y una firma digital.

SET (Secure Electronic Transaction). Estándar de pago seguro basado en técnicas de encripción avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet. Utiliza llaves públicas y privadas las cuales, a su vez, están protegidas por SSL, que en conjunto encriptan las transacciones para mantenerlas a salvo.

Por otro lado la revolución del E-Business esta siendo guiada por estándares abiertos como ser Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), HyperText Transfer Protocol (HTTP), HyperText Markup Language (HTML) que habilitan la comunicación vía Internet y el World Wide Web. La programación en Java ha permitido portabilidad de aplicaciones y reutilización de componentes. Y ahora XML como estándar de datos para compartir e intercambiar datos a través de múltiples sistemas conectados por Internet.

[FOR,01]


1.5. LA MISIÓN DE LA UNIDAD INFORMÁTICA.

Visión de la Unidad Informática.

Es la unidad que planifica, coordina, y desarrolla Sistemas de Información Gerenciales para la toma de decisiones y de apoyo informático administrativo al más alto nivel de la Vicerrectoria Administrativa. Cuenta con una infraestructura física óptima de espacio, recurso humano y equipo poderoso y moderno debidamente conectado; además del software de la más alta tecnología para la expansión de servicios de información, como para el desarrollo de aplicaciones a nivel gerencial y de apoyo logístico para la Vicerrectoria Administrativa.

Misión de la Unidad Informática.

Ser la unidad coordinadora de la política informática de la Vicerrectoria Administrativa, proveer apoyo informático para la toma de decisiones gerenciales del más alto nivel de la Vicerrectoria, proveer un servicio de correo electrónico interno y una INTRANET administrativa que mejore la comunicación interdepartamental en la Vicerrectoria y que brinde información general sobre la Vicerrectoria Administrativa respectivamente, a todos los estamentos de la Universidad Tecnológica.

Metas de la Unidad Informática.

La documentación de los flujos de Información, formas de trabajo, procedimientos y relación entre los diferentes departamentos. Se espera alcanzar la documentación de la Dir. Presupuesto, Dpto. de Compras y lo correspondiente a Ingresos en Finanzas.

La mejora continua de las formas de trabajo acordes con los cambios y el dinamismo de la organización y evolución de la tecnología.

Sistema Automatizado de Control Previo y Control de Ingresos, Sistema Automatizado Pago de Servicios de Teléfonos, Sistema Automatizado de Emisión de Contratos Docentes.

Red administrativa conectada a un servidor.

Desarrollo del WEB Administrativo.

Estrategias de la Unidad de Sistemas de Información

a. Una documentación actualizada de las formas de trabajo y los procedimientos manuales y automatizados integralmente mejorada.

b. Sistemas Automatizado de Control Previo del Presupuesto, de Ingresos y de Pagos de Servicio de Telefonía.

c. WEB Administrativo.

Algunas de las Funciones de la Unidad de Sistemas de Información

Formular el Plan Maestro de Informática de la Vicerrectoria Administrativa.

Formular y evaluar políticas, directrices, estrategias en el campo de la informática atendiendo lineamientos y requerimientos a nivel institucional.

Dar seguimiento a la implantación de nuevos sistemas, equipos y tecnología informática a fin de determinar la adecuación técnica a los requerimientos del usuario y al plan de informática de la Vicerrectoria Administrativa.

Realizar y garantiza mantenimiento a los sistemas e infraestructura operacional existente.

Asesorar a las dependencias administrativas de la Vicerrectoria Administrativa en la selección de nuevos recursos informáticos.

Asesorar a las diferentes dependencias administrativas de la Vicerrectoria Administrativa en la selección de nuevos recursos informáticos.

Revisar y consolidar el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de toda la Vicerrectoria Administrativa.

[VIC,01]


1.6. UN MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMÁTICA.

¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ?

Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permite capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar a la toma de decisiones, la coordinación y el control en una institución, así como también pueden ayudar a los administradores y al personal analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.

Los sistemas de información pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institución y el entorno que la rodea, como a continuación se muestra:

MEDIO AMBIENTE

SISTEMA DE INFORMACIÓN

ENTIDADES REGLAMEN-TADORAS

Clientes Proveedores

Almacena-miento o insumo

Procesamiento

Clasificar Ordenar Calcular

Salida o product

o

Retroalimentación

Accionistas Competidores

INSTITUCIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son el insumo, procesamiento y producto. La alimentación o insumo captura o recolecta datos dentro de la organización o del entorno que la rodea. El procesamiento transforma estos datos primos a algo que tenga más sentido. El producto o salida transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado. Los sistemas de información también requieren de donde deba ser empleado. Los sistemas de información también requieren de retroalimentación que es el producto regresado a personas indicadas dentro de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.

[GAO,01]

MODELO FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE INFORMÁTICA

Desarrollo Técnico e investigación

Dirección

Desarrollo de

Sistemas

Servicios de

Computo

Consultoría técnica a usuarios

Existía un

procedimiento

de control

?

*

Surge el error

Se rompe la

estabilidad

Se analizan

las causas

del error

Se corrige el error

Se formaliza

el procedimiento de control

Se aplicó ?

si

No

No

Si

Se investigan las razones y

se toman medidas

Se aplica el procedimie

nto establecido

Se corrige el error

Se acumula experiencia


Nuevamente se analizan las causas del error

Se verifica el procedimiento y se

corrige su deficienciaSe corrige el error

Se capacita en la operación del procedimiento y se deja establecido


Situación estable se aprendió a controlar el error

[SER,01]

MODELO DE APRENDIZAJE POR SEGUIMIENTO COMO FUNCIÓN

ASPECTOS IMPORTANTES PARA CREAR UNA CULTURA INFORMÁTICA.

Diseñar módulos de capacitación de informática en función de las distintas responsabilidades de la organización con reconocimiento de diplomado, lo cual redituará en muchos beneficios para la empresa y sus integrantes.

Implantar un mecanismo de seguimiento para garantizar y evaluar la aplicación practica del conocimiento de informática adquirido.

Establecer un plan maestro global de capacitación sobre sistemas de información.

Coordinar la capacitación en función del plan maestro.

Evaluar el avance hacia los objetivos del plan maestro mediante una estrategia de seguimiento.

Será imprescindible que a las personas, desde los niveles de menor jerarquía hasta los de nivel directivo se les enseñe a pensar en términos de sistemas.

CUADRO COMPARATIVO DE LAS VENTAJAS QUE REPRESENTA EL ÁREA DE INFORMÁTICA DESCENTRALIZADA CON RESPECTO A LA CENTRALIZADA.

ÁREA DE INFORMÁTICADESCENTRALIZADA

ÁREA DE INFORMÁTICA CENTRALIZADA

VENTAJAS DESVENTAJASRacionalización del uso de los recursos de computo

Despilfarro computacional.

Análisis detallado del costo-beneficio de lasInversiones en los proyectos de informática.

No existen.

Satisfacción de las verdaderas necesidades de información de las unidades usuarias.

Muchos sistemas improvisados que nocubren plenamente las necesidades de los usuarios.

Efectivo direccionamiento de la reingeniería de los sistemas de información

Confusión y descontrol.

Posibilidades reales y costeables para restablecer una cultura informática en el ámbito de la empresa.

Pocas posibilidades, demasiado esfuerzos y dinero.

Capacidad informática para adaptarse rápidamente a los cambios y objetivos de la empresa

Imposibilidad absoluta de adaptación.

Verdadero apoyo informático al plan de crecimiento futuro.

Insuficiencia de apoyo para el plan de modernización de la empresa.

Verdadero enfoque de la informática como una arma estratégica de competencia de la empresa.

Tendencia al rezago como una estrategia de competencia para la empresa.

[GAO,01]


BIBLIOGRAFÍA

C. Laudon Kenneth y P. Laudon Jane. Administración de los Sistemas de Información:

Organización y Tecnología Editorial: Prentice Hall Hispanoamericana Americana S.A. Año: 1996. PP: 11-13

Apuntes de la Profesora Servin P. Edna Martha.Materia: Administración Informática.Año: 2001.

Apuntes del Profesor Gaona Pérez Fernando. Materia: Administración Informática. Año: 2001.

SITIOS.

http://www.viceintra.utp.ac.pa/usi.htm

http://www.fortunecity.es/sopa/botones/132/index10.html

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2.1. NUEVAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTIVO INFORMÀTICO.

Conceptos:

Rol es el papel, carácter, o represen

Liderazgo : Guía o conducción aceptada por un grupo de personas para encaminar sus acciones a un determinado objetivo .

Dirección: Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación .

¿Porque nuevas responsabilidades?- Las disposiciones gubernamentales- La competencia Empresarial- El cliente, el ciudadano- Las tendencias de los mercados- La Industria Tecnológica- La visión empresarial Las nuevas responsabilidades:El

directivo informático actualmente tiene un rango de influencia que ha rebasado los límites de la planeación tecnológica.Actualmente existe un fuerte combinación entre habilidades tecnológicas y ejecutivas; si dejar a un lado su responsabilidad principal – el buen desempeño de la infraestructura informática- el directivo contemporáneo colabora en la planeación estratégica, sugiere posibles objetivos comerciales y en general su nivel de participación va en aumento.Sus actividades se incluyen en las plataformas de planeación gerencialCuenta con un fuerte poder de intervención en la toma decisiones estratégicas de la empresa.Sus responsabilidades: Lograr que sus servicios de telecomunicaciones sean de alta disponibilidad Presentar proyectos que aumenten la productividad y competitividad de

la compañía. Automatizar los procesos administrativos Sugerir estrategias productivas y de mercado Ser agente de cambio y fomentar la reingeniería de procesos. Adquisición de tecnología Evitar el despilfarro tecnológico Ser agente de cambio fomentar la reingeniería y una filosofía de mejoramiento continuoSobre Adquisición de tecnología podemos comentar que se asumen 2 posiciones:En la primera se define una filosofía de adquisiciones, de acuerdo a sus necesidades se busca

- Fomentar un cambio significativo en la productividad de la empresa

- Beneficiar los objetivos comerciales de la empresa- Conseguir aplicaciones rápidas de implantar y confiables- Terminar en el menor tiempo posible

2. La segunda posición es adquirir tecnología que en ese momento se adecue a las necesidades que en ese momento tiene la empresa

- Cambio de nuevas versiones de HW y SW con el único motivo de renovar equipo por necesidades comerciales, continuar con el soporte técnico por ejemplo

- Nuevas aplicaciones- Obsolescencia del HW o SW.

En el Organigrama de las empresas las áreas de informática o tecnología de la información han ido aumentando de jerarquía, mientras hace unas décadas estas áreas se ubicaban como departamentos de apoyo para las gerencias de finanzas y contabilidad ; ahora llegan en ocasiones a estar al mismo nivel que las gerencias de estas áreas o inclusive a niveles jerárquicos superiores.

[100,01]

Liderazgo Del Directivo Informático

Un jefe deberá ser una persona con conocimientos de informática suficientes para que estos le permitan evaluar la magnitud y complejidad de un proyecto, antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios.

Deberá tener capacidad técnica para desglosar en macroactividades el esquema de un proyecto y en base a esto

deberá tomar una posición sincera para determinar si cuenta con los recursos para el desarrollo de dicho proyecto.

Un jefe deberá ser capaz de detectar desde el punto de vista técnico que las fechas programadas por sus subordinados no estén demasiado holgadas y de esta manera el personal técnico asignado no sea el idóneo; por su falta de experiencia.

Es función del jefe establecer controles de avance y seguimiento de proyectos, ya que esto le ayudará a visualizar las desviaciones imprevistas que pudieran surgir, y así establecer correctivos oportunos.

Los doce principios del liderazgo.

1. El Principio de la VISIÓN.

2. El Principio de las METAS.

3. El Principio del AMAR.

4. El Principio del RECONOCER NUESTRAS LIMITACIONES.

5. El Principio del CONTROL.

6. El Principio de la COMUNICACIÓN.

7. El Principio de la INVERSIÓN

8. El Principio de la OPORTUNIDAD.

9. El Principio de la ENERGIA.

10.El Principio de la PERSEVERANCIA.

11.El Principio de la AUTORIDAD.

12.El Principio del CONOCIMIENTO.

RETOS DE ADMINISTRACIÓN

Las dificultades de administrar el cambio

Encuadrando la tecnología en la institución (o viceversa)

Comprensión de las limitaciones de la tecnología de información

El reto estratégico de los negocios: ¿cómo pueden los negocios emplear tecnología de la información para diseñar instituciones que sean competitivas y eficaces?

El reto de la globalización: ¿Como pueden entender las empresas los requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno económico global?

El reto de la arquitectura de información ¿Como pueden las instituciones desarrollar una arquitectura de información que de soporte a sus metas organizacionales?

El reto de la inversión en los sistemas de información: ¿Como pueden las instituciones determinar el valor de negocios de sus sistemas de información

El reto de la responsabilidad y el control: ¿Como pueden las instituciones diseñar sistemas que las personas puedan entender y controlar? ¿Como pueden asegurarse las instituciones de que sus sistemas de información sean usados de una manera ética y responsable?

SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA MAS COMÚN QUE SE PRESENTA EN LAS ÁREAS DE INFORMÁTICA

1. Seminarios técnicos para sensibilizar a los directivos de una empresa del potencial real de los recursos de humanos y de equipo con que cuenta la empresa.

2. Informar constantemente a los directivos de la empresa de los avances de los proyectos y los recursos asignados, con el fin de que consideren los compromisos adquiridos.

3. En caso de que las solicitudes de trabajo sobrepasen la capacidad de los recursos del área de informática, y que por su importancia se requiera variar las prioridades de los trabajos ya asignados es vital que esto sea en forma excepcional, ya que si esto ocurre con frecuencia solo se logrará dejar trabajos a medias.

4. Para el caso anterior una opción prudente es solicitar apoyo de asesores externos, preparados para cubrir las características de un proyecto urgente con las siguientes ventajas:

Garantía de los productos serán pagados a la entrega de resultados.

Los técnicos de la instalación no se verán afectados.No se requiere contratar mas personal, ya que a la larga esto

resulta mas caro para la institución.

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2.3. CREANDO UNA VISIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA.

Empezaremos definiendo que es la visión:

Una visión es una imagen muy clara de lo que el dirigente espera que haga o sea su grupo dentro de los objetivos de una empresa.

La visión del dirigente es diferente de la del científico que trabaja a solas. El éxito solitario del científico beneficia a otros, pero no requiere de la participación directa de otras personas. Sin embargo el dirigente trabaja por medio de otras personas.

No basta con tener una visión, es preciso que exista una entrega y el deseo de poner por obra esa visión, esto es lo que se llama una “misión”. Al mismo tiempo es necesario que se sigan unos pasos determinados para hacer posible la realización de la misión. Esos pasos se llaman “metas”. Las metas diseñan el programa para llevar a cabo la misión y de ese modo es posible cumplir con la visión. Un dirigente tendrá una visión y una misión, pero muchas metas.

Ejemplo:

En 1960 el presidente John F. Kennedy lanzo un desafío al pueblo americano por medio de un sueño de poder colocar a un americano en la luna por el año de 1970. Eso fue una visión, y de esto nació una misión, el programa de la misión Apolo, que se dio a la tarea de realizar la elaboración de unas metas muy complejas que consistían de miles de metas individuales.

Para finalizar podemos decir, que la visión de la función Informática es:

Automatizar los procesos administrativos y productivos de la empresa o institución tomando como base a sus objetivos estratégicos, aplicando las mejores practicas administrativas de la función informática y las tecnologías que más se adapten a estas necesidades de la empresa; así como fomentar la cultura informática en la institución.

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