INDICADORES DE GESTIÓN

AGENDA

1. Sensibilización2. Conceptos3. Indicadores de gestión4. Construcción de indicadores de gestión5. Taller práctico

ACUERDOS DEL TALLER

La Seguridad PrimeroTodos Participan

No Celular

Escuchar

Mucho Trabajo en equipo

Orden

Disfrutar…

Respeto por el tiempo

« Todas las mañanas, en África, una gacela se despierta.

Ella sabe que tiene que correr más rápido que los leones,

ya que éstos normalmente son más rápidos. Si no lo hace

morirá comida por ellos o por otros depredadores.

Todas las mañanas un león despierta.

Él sabe que tiene que alcanzar a la gacela menos rápida o

de lo contrario morirá de hambre, igual que otros

depredadores.

No importa si eres gacela o león (presa o depredador),

cuando el sol se levanta ya debes estar corriendo. » - Chrysler Corporation

¿Cómo cree que puede beneficiar la medición a las empresas?

¿Porqué cree que una empresa no realiza mediciones de su gestión?

Siendo usted el gerente de una empresa, ¿cómo daría a conocer a sus

trabajadores que iniciará un proceso de medición?

Es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores,

tradiciones y formas de interacción, dentro y entre los grupos existentes en todas las

organizaciones.

Cultura Organizacional

CONCEPTOS

Son todas aquellas circunstancias que inciden en la actividad dentro de una fábrica,

local, instalación, oficina, etc.

Así como las características generales de las instalaciones, equipos, productos y

demás útiles existentes en los puestos de trabajo.

Ambiente Laboral

CONCEPTOS

Son las percepciones de cada individuo para comparar diversos factores como la

cultura, el producto o servicio, las necesidades y las expectativas.

Se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades

implícitas o explícitas y cumplir requisitos

CalidadCONCEPTOS

Es la capacidad que tienen las organizaciones para diseñar, desarrollar, producir y

colocar sus productos en el mercado internacional, para competir en términos de

calidad y precio con organizaciones que realizan su misma actividad.

CompetitividadCONCEPTOS

Se puede definir como la probabilidad en que un producto realizará su función

prevista sin incidentes, por un periodo de tiempo específico y bajo ciertas

condiciones.

ConfiabilidadCONCEPTOS

Son todos aquellos elementos positivos que diferencian a una organización de la competencia.

FortalezasCONCEPTOS

.

Son los problemas presentes, que desarrollando una estrategia adecuada, pueden y deben eliminarse.

DebilidadesCONCEPTOS

Los Indicadores son fundamentales para la gerencia actual, ya que

permiten realizar un seguimiento y evaluación de las actividades

organizacionales. Es por eso que es indispensable conocer cómo se

elaboran los indicadores de acuerdo con las políticas, objetivos o metas que se desee medir.

De alarma

De eficiencia

Temporales

EstratégicosTácticos

Operativos

INDICADORES DE GESTIÓN

Historia de la mediciónDesde el principio de la humanidad, las mediciones siempre han estado

presentes en todo sentido, por ejemplo, la distancia recorrida, el peso, el área,

el volumen, el tiempo, etc.

Fuente: La medición en la historia

INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADORES DE GESTIÓN

Pero si estas medidas se transfieren al ámbito organizacional, adquieren

suma importancia, ya que el monitoreo constante de los procesos hace

más efectiva la gestión, permitiendo evaluar si los objetivos que se han

trazado desde el inicio se cumplen en materia de eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad y competitividad.

Eficacia: La eficacia hace referencia a la consecución de las metas, al logro del efecto deseado.Eficiencia: Hace referencia a la consecución de las metas, optimizando los recursos utilizados.Efectividad: Es la unión de Eficacia y Eficiencia, es decir busca lograr un efecto deseado, en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursosProductividad: Puede definirse como la “relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados”. Rentabilidad: Relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento financiero; se suele expresar en porcentajesCompetitividad: Es la capacidad que tienen las empresas para diseñar, desarrollar, producir y colocar sus productos en el mercado internacional, para competir en términos de calidad y precio con empresas que realizan su misma actividad

INDICADORES DE GESTIÓN

“Cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en números,puede decirse que sabes algo acerca de ello; pero, cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo con números, tu conocimiento es muy deficiente y poco satisfactorio.” - Lord Kelvin

INDICADORES DE GESTIÓN

Una definición sencilla de Medición indica que es con lo que se puede

determinar una cantidad, comparándola con otra.

A nivel organizacional, se puede decir que la medición es el “medio o

mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son sus

fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su

producción, enfocado en la mejora continua de toda la empresa de manera armónica y activa” (Koontz H. Weihrich H, 1992).

¿QUÉ ES MEDIR?

INDICADORES DE GESTIÓN

Es importante señalar que la medición no es sólo recoger datos sino

también es necesario registrarlos, monitorearlos e interpretarlos

adecuadamente.

Por ello que es fundamental conocer la teoría que se requiere para

elaborar los indicadores de gestión, y así mismo garantizar que éstos funcionen de manera correcta.

¿QUÉ ES MEDIR?

INDICADORES DE GESTIÓN

¿QUÉ SE PUEDE MEDIR?

INDICADORES DE GESTIÓN

¿QUÉ SE PUEDE MEDIR?

INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADORES DE GESTIÓN

Diferencia entre dato e información

Dato

Elemento básico de información

Por si solo no tiene utilidad

Por si solo es irrelevante para tomar decisiones

Tienen origen dentro o fuera de la empresa

Pueden ser cualitativos o cuantitativos.

Información

Conjunto de datos organizados.

Tienen significado, relevancia, propósito y

contexto.

Es fuente de conocimiento o inteligencia

Forma al que lo recibe.

Cambia los juicios o los comportamientos

INDICADORES DE GESTIÓN

Al construir Indicadores de Gestión, más que lograr los resultados

esperados, es importante alcanzar dichos resultados mediante el

método más eficiente y económico posible, ya que el cliente siempre

espera productos o servicios de alta calidad en el tiempo pactado y la

organización debe optimizar el uso de sus recursos.

Es indispensable tener claras las razones por las cuales se está

construyendo el Indicador, las variables a utilizar y el propósito para el

cual se formula. El indicador no puede ser una relación hecha por

casualidad.

Un Indicador debe ser objetivo y acorde a la necesidad de la organización, pues su resultado debe generar confianza y ser útil.

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

Calidad y Productividad son importantes para el éxito de la organización.

CALIDAD

“Conjunto de características de un producto o servicio

orientadas a su capacidad para satisfacer las necesidades del

usuario".

El reconocido creador del concepto “Cero Defectos” Philip

Crosby, referenciado por Salvador Climent Serrano (2003),

define a la calidad como "el cumplimiento de especificaciones

o requerimientos".

Arrnand V. Feigenbaum (1991), quien introdujo el concepto de

“Calidad Total” y la define como "el conjunto de características

del producto de marketing, ingeniería, fabricación y

mantenimiento a través del cual el producto en uso satisface

las expectativas del cliente".

CALIDAD

Con los Indicadores se pueden controlar aspectos como:

Procesos

Productos

Resultados parciales

Resultados finales Impacto en la empresa

INDICADORES DE GESTIÓN

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

CONSTRUCCIÓN Y ANÁLISIS DE UN INDICADOR

1

Contar con objetivos y/o

planes de gestión

2

Identificar factores

críticos para el éxito

3

Establecer Indicadores para cada

factor crítico de éxito de

gestión

4

Diseñar la Medición

5

Determinar y asignar recursos

6

Medir, probar y ajustar el sistema de

Indicadores de Gestión

7

Estandarizar y Formalizar

8

Mejoramiento Continuo

La estructura del Indicador debe garantizar que su resultado arroje los datos de las

variables que se desean medir y el objetivo que se desea alcanzar, así como que

sirvan de base para el análisis.

Nombre: Nombre completo del Indicador

Objetivo: Señala las razones por la cuales se construye el Indicador y qué mide.

Definición: Debe ser simple y clara e incluir la descripción de cada una de las

variables que lo componen.

Responsabilidad: Se definen los responsables de establecer la meta, gestionarla,

consolidarla y procesar la información.

Recurso: Personal, instrumentos informáticos, entre otros.

Periodicidad: Frecuencia en la que se obtiene la información. Por ejemplo, puede

ser anual, semestral o mensual.

Nivel de referencia: Pueden ser metas, datos históricos, un estándar establecido, un

requerimiento del cliente o de la competencia o una cifra acordada por consenso en

el grupo de trabajo.

Forma de presentación de los resultados: Forma de presentar los datos mínimos a

las personas encargadas de la toma de decisiones.

ESTRUCTURA DE UN INDICADOR

Un objetivo que se puede cuantificar se convierte en una meta, la cual

debe ser verificable a través de su significado, las unidades de medida, el

periodo en el cual se espera lograr y los responsables de su cumplimiento.

Ejemplo: Capacitar al 100% del personal de la empresa.

• EspecíficoS

• MedibleM

• AlcanzableA

• RelacionadoR

• Tiempo límiteT

Metas SMART

3. ESTABLECER INDICADORES PARA CADA FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO

Es necesario establecer Indicadores que permitan realizar el monitoreo de la gestión en cada una de sus etapas. Para esto es indispensable contar con los recursos y la capacidad para el desarrollo de esta actividad.

Para cada Indicador se debe establecer un Estado, Umbral y Rango de Gestión. - Estado: Es el valor inicial o actual del Indicador. Si la empresa es la primera

vez que lo realiza se debe colocar NA (No Aplica). - Umbral: Es el valor que se espera obtener o mantener con el Indicador.- Rango de Gestión: Es el espacio entre los valores máximos y mínimos que el

Indicador puede tomar.

Factor Indicador Estado Umbral Rango de gestión

Mínimo Aceptable Satisfactorio Maximo

Cobertura de la capacitación

Total Personas capacitadas/ Personas área

N.A 100 80 85 90 100

Área: Talento Humano Objetivo: Mejorar la atención a los clientes en la comunicación telefónica Estrategia: Capacitar al personal Responsable: Director de Talento Humano

4. DISEÑAR LA MEDICIÓN

En este punto se establecen las fuentes de información, su frecuencia

y la persona responsable de recolectar, tabular, analizar y presentar

los datos obtenidos.

Las fuentes de información pueden ser externas (proveedores,

competencia o sector) o internas (informes de las áreas de la empresa). Por lo general los datos se obtienen de la misma

5. DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS

La realización de las mediciones demanda recursos como por ejemplo talento

humano, presupuesto, planta y equipo, los cuales deben ser establecidos

previamente. Para asignarlos se debe tener en cuenta:

- La medición sea realizada por la persona que ejecuta la actividad

correspondiente.

- Los recursos que sean utilizados para la medición deben ser parte de los

que se utilizan en el desarrollo de las actividades.

6. MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL SISTEMA DE INDICADORES

La implementación de un sistema de Indicadores de Gestión por lo general no

se logra la primera vez sino después del ajuste de algunos factores como:

• Confiabilidad de las fuentes de información

• Poseer datos de varios periodos

• Evaluar la eficacia del Indicador

• Análisis de los datos y registro de las acciones tomadas

• Frecuencia de la toma de la información

• Revisar valores y rangos

• Proceso de toma y presentación de la información

• Destinatario de la información

La experiencia ha demostrado que la precisión del Indicador se logra en la

cuarta o quinta medición, después de realizados los ajustes.

7. ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR

Es el proceso de especificación, documentación y divulgación de los resultados,

y su desarrollo queda diligenciado en cartillas o manuales para su posterior

utilización.

A continuación se encuentran ejemplos de los indicadores que se utilizan a nivel

empresarial.

• Indicadores del Área de Talento Humano

INDICADORES MÁS UTILIZADOS EN LAS ORGANIZACIONES

Una vez obtenido el resultado del Indicador es importante relacionar ese

resultado con la tendencia histórica, y de esta manera tomar las

decisiones que correspondan.

Estas decisiones pueden ser de tipo preventivo o correctivo. Las

tendencias de los resultados se clasifican es dos categorías:

1. Tendencia a la maximización: El resultado del Indicador va creciendo

o aumentando a medida que pasa el tiempo. Ejemplo: Indicadores de

productividad, bienestar, percepción del cliente, imagen de la empresa,

entre otros.

¿CÓMO SE INTERPRETA EL VALOR DE UN INDICADOR?

2.Tendencia a la minimización: El valor del Indicador va disminuyendo con el tiempo. Ejemplo: Disminución de las quejas y reclamos, disminución en las pérdidas, disminución en el desperdicio de papel, entre otros.

¿CÓMO SE INTERPRETA EL VALOR DE UN INDICADOR?

Se realiza teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Revisar si las metas fueron o no realistas.

• Priorizar la asignación de recursos hacia aquellos que sean más

eficaces.

• Antes de tomar decisiones, es importante conocer que no hay

medida única que demuestre por sí sola el desempeño de la empresa.

Muchas veces se requiere la combinación de varios indicadores.

• Es importante dar explicaciones sobre el porqué de los resultados

para dar una correcta interpretación.

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

INDICADORES DE PRODUCCIÓN

INDICADORES DEL ÁREA FINANCIERA

TALLER DE INDICADORES PARA MANUFACTURA

Una fabrica de muebles, produjo en serie un lote de 20.000 sillas, para

surtir un pedido cuyo precio de venta es de $.200.000.000. La madera

que entregó el almacén pesó 160 toneladas y costo $.70.000.000, los

demás gastos de producción, fueron de $.40.000.000.

El peso de una silla terminada es de 6 Kg. Calcular:

a. La eficiencia física y

b. Eficiencia económica de dicha producción.

EJERCICIO 1

Datos:Producción vendida: 20000 sillasPeso/silla : 6 KgsValor Venta: 200.000.000Madera ingreso a almacen: 160 TnCosto de la madera: 70.000.000Gastos de Producción: 40.000.000

a. Cálcular la Eficiencia físicaEf= Salida MP/ Entrada MPEf= 20.000 sillas x 6 Kg /silla. 120.000 Kg

160 Tn x 1000Kg/Tn 160.000 kg

Ef= 0.75

EJERCICIO 1

Eficiencia económica.DatosIngresosVentas: $200.000.000EgresosMadera utilizada:$ 70.000.000Otros Gastos: $40.000.000Total egresos: 110.000.000

Eficiencia económica.DatosIngresos: $200.000.000.

Ee= Ventas : $200.000.000 = 1.818Costos $110.000.000

EJERCICIO 1

La fabricación de sobrecamas, necesita 7 metros de tela para cada una, pero solo 6.37 metros son aprovechables.

Se firma un pedido por 300 sobrecamas por un valor de $ 42.000.000. El precio por metro de tela es de $ 10.000 cada uno. El costo por sobrecama adicional a la tela que incluye mano de obra, hilos, cordón y demás gastos es de $ 18000.

Se pide determinar: a. Eficiencia física.b. Eficiencia económica. c. Dos indicadores de productividad.

EJERCICIO 2

Datos:Salida útil MP: 6,30 mtsEntrada MP: 7 mtsProducción vendida: 300 ScValor Venta: $42.000.000Costo metro tela: $10000Costo adicional: $18000

a. Cálcular la Eficiencia físicaEf= Salida MP/ Entrada MPEf= 6,30 mts = 0,91

7 mts

Ef= 0.91

EJERCICIO 2

Eficiencia económica.DatosIngresosVentas: $42.000.000EgresosA. Tela utilizada: 300 x 7mts

$ 10.000 mtCosto:21.000.000

B. Otros Gastos: $300 x 18000$5.400.000

Total egresos: A+B$26.400.000

Eficiencia económica.DatosIngresos: $42.000.000.

Ee= Ventas = $ 42.000.000Costos $ 26.400.000

Ee = 1.5

EJERCICIO 2

Indicadores de productividad

Datos

Sobrecamas: 300 Unidades

A. Tela utilizada: 300 x 7mts

2100 mts

$10.000 mt

$ 21.000.000

B. Otros Gastos: $300 x 18000

$5.400.000

Costo Total

$26.400.000

Precio Materia Prima

Datos

Salida: 300 sobrecamas

M prima: 2100 mts

P m.p = Salida = 300 sobrecamas

Tela util 2100 mt

P m.p = 0,142 sc/mt

Precio Materia Prima

Datos

Salida: 300 sobrecamas

Costo $ 21.000.000

P cap = Salida = 300 sobrecamas

Costo T $26.400.000

P cap : 0,000142

EJERCICIO 2

Una fabrica de juguetes, produce un lote de 50000 unidades de un juguete de plástico con un peso total de 500 kg.

El almacén de materia prima entrego 520 kg de polietileno para dicha fabricación, que tiene un costo de $22000 el kg.

Los costos del proceso es de $18.560.000. cada juguete se vende a $/.1500 pesos.

Determinar: a. Eficiencia física. b. Eficiencia económica.c. Dos indicadores de productividad.

EJERCICIO 3

CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 1

CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 2

CONSTRUCCIÓNDE INDICADORES 2