Tema 2. Funciones de la administración tipos de gerentes el entorno y Toma de Decisiones...

ADMINISTRACIÓN 1 ADMINISTRACIÓN 1

Enfoque sistemático del proceso administrativo

Harold Koontz, considera que la administración establece como funciones gerenciales de planear, organizar, integración de personal, dirigir y controlar

Estas funciones de la

administración están interrelacionadas y son interrelacionadas y son interdependientes.interdependientes.

Funciones de los gerentes

PLANEAR

Incluye seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos, requiere toma de decisiones, es decir elegir proyectos de acción futuros de entre alternativas.

Existen una serie de planes en los analizaremos más adelante, como son: misiones o propósitos, objetivos o metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.

No existe un plan verdadero hasta que se tome una decisión, el compromiso de recursos humanos o materiales. Antes de tomar una decisión, todo lo que existe es un estudio de planeación


ORGANIZAR Consiste en el establecimiento de una

estructura intencional de roles para que las personas desempeñen en una organización.

Su sentido es de asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr metas son asignadas y se espera, sean asignadas a las personas que mejor pueden realizarlas.

El propósito de una estructura de organización es ayudar a crear un ambiente para el desarrollo humano.

Es una herramienta administrativa y no un fin en sí mismo.

Integración de personal

Requiere cubrir y mantener cubiertas las posicionesen la estructura de la organización.

Esto se logra al identificar los requisitos de la fuerzade trabajo; determinando las personas disponibles; yreclutar, seleccionar, colocar, promover y planear lascarreras, compensar, capacitar y evaluar.

De otra manera desarrollar candidatos u ocupantesactuales de puestos para que las tareas se puedancumplir con efectividad y eficiencia.



DIRIGIR

Es influenciar a las personas para que contribuyan alas metas organizacionales y de grupo; también tieneque ver predominantemente con el aspectointerpersonal de administrar.

Todos los gerentes estarán de acuerdo en que susproblemas más importantes surgen de las personas,sus deseos y actitudes, así como su comportamientoindividual y de grupo, por lo que los gerentesnecesitan ser líderes efectivos.

Los tres aspectos fundamentes de dirigir son: liderazgo,

motivación y la comunicación


CONTROL

Es medir y corregir el desempeño individual yorganizacional para asegurar que los sucesos seconformen a los planes.

Incluye medir el desempeño contra metas y planes,mostrar dónde existen desviaciones de los

estándares yayudar a corregir desviaciones. E n resumen,

controlarfacilita el cumplimiento de los planes.

Aun cuando planear debe preceder el control, los planes no

se logran solos, éstos guían a los gerentes en el uso de los

recursos para lograr las metas específicas.

Los Niveles organizacionalesTodos los gerentes realizan funciones gerenciales, pero

el tiempodedicado a cada función puede variar.Generalmente en empresas de gran tamaño existen tres

niveles deadministración.

Administradores del nivel del nivel alto

Administradores del nivel intermedio

Administradores o supervisores de primera línea

Niveles organizacionalesAdministradores del alto nivel

Son los responsables de la administración general.

Se les conoce como gerentes estratégicos.

Se concentran en los aspectos de largo plazo con énfasis en la supervivencia, el crecimiento y la eficacia.

Interactúan con personas y organizaciones externas

Los líderes de nivel alto eficaces tratan a las personas como miembros valiosos de la organización.

Niveles organizacionales

Administradores del nivel intermedio

En ocasiones reciben el nombre de gerentes tácticos.

Son los responsables de traducir los objetivos, metas y planes generales en objetivos, metas y actividades más específicos.

Su función es controlar y asesorar el desarrollo de los subordinados

Los gerentes medios deben garantizar que sus subordinados mantengan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratégicos a largo plazo.

Niveles organizacionales

Administradores o supervisores de primera línea

Son llamados gerentes operativos.Supervisan las operaciones de la organización.Se involucran directamente con los

empleados.Implementan los planes específicos

desarrollados por los gerentes medios.Son el enlace entre el personal administrativo.

LAS HABILIDADES GERENCIALES Y LA JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

Las habilidades son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información, la práctica y la aptitud.

Habilidades conceptuales, de diseño y de toma de decisiones

Habilidades humanas o interpersonales y de comunicación

Habilidades técnicas

Habilidades gerencialesHABILIDADES CONCEPTUALES Y DE TOMA DE

DECISIONES

Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y dinámicos, de analizar los numerosos y conflictivos factores que éstos conllevan y resolver los problemas en beneficio de la organización y de sus miembros.Tales decisiones tienen un efecto profundo en el éxito de la organización.

Habilidades gerencialesHABILIDADES INTERPERSONALES Y DE

COMUNICACIÓN

Estas habilidades consisten para tratar con las personas; la capacidad de ser líder, de motivar y de comunicarse eficazmente con los demás.

Es la capacidad que debe tener un gerente para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar información con ellas.

Habilidades gerenciales

HABILIDAD TÉCNICA

Es la capacidad de realizar una tarea especializada

que comprende un método o proceso determinado.

Los gerentes dependen menos de sus habilidades técnicas básicas mientras más suben en una organización, pero éstas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades.

Finalidad de la empresa

Supervivencia a largo plazo

Utilidades

LA EMPRESA Y SU ENTORNO

Sistema Abierto.Cambios constantes y aceleradosLabor Gerencial: Evitar resistencia.Las empresas intercambian recursos con el entorno y dependen de él.

El proceso global.

AMBIENTE EXTERNOEs todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de la compañía.

Por relevante se entienden todos los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir.

EL AMBIENTE EXTERNO

Sistema político -

legalSistema

económico

Variables tecnológicas

Medio ambiente o Ecosistema

Sistema socio

cultural

Macroambiente

MACROAMBIENTE Son aquellos factores del medio que

influyen en todas o en casi todas las organizaciones de un determinado país o región.

Para su análisis, se dividirá en medio ambiente natural o ecosistema, sistema económico, sistema político-legal y sistema sociocultural.

En importante resaltar que todos estos elementos condicionan y son condicionados por las variables tecnológicas presentes.

MACROAMBIENTESISTEMA POLÍTICO - LEGAL.

Es aquel que rige los asuntos públicos, el gobierno del estado y el manejo del poder. Tiene una fuerte conexión con el conjunto de leyes del país, ya que, en buena medida, la manera como se ejerce y se distribuye el poder político que está condicionado por dichas leyes.

Las políticas del gobierno imponen limitaciones estratégicas y proporcionan oportunidades a través de las leyes fiscales, políticas económicas y reglamentos para el comercio internacional.

MACROAMBIENTESISTEMA ECONÓMICO

Es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos. Es un sistema muy complejo y se encuentra relacionado con aspectos sociales, culturales, políticos y legales, los que estimulan o no, el desarrollo y comportamiento de toda organización

Ejemplo, es cuando las tasas de interés y la inflación influyen en la disponibilidad y en el costo del capital, en la capacidad para expandirse, en los precios, en los costos y en la demanda de los consumidores de los productos.

MACROAMBIENTEMEDIO AMBIENTE NATURAL O ECOSISTEMA

Está en función de todo el conjunto de recursos naturales que los hombres han usado y explotado durante toda la historia para satisfacer sus necesidades y generar las diversas culturas y el progreso tecnológico.

Algunos de estos recursos son renovables, como la madera y otros no, como es el caso del petróleo.

Las organizaciones transforman esos recursos y los devuelven al medio ambiente en la forma de productos y servicios ya elaborados para uso o consumo de la sociedad.

MACROAMBIENTEDEMOGRAFÍA Es el estudio estadístico de las características de un

grupo humano que son susceptibles de ser medidas o contadas, ya sea en determinado momento o por medio de su historia.

Ejemplo; el número de hogares, el número de personas por edad, sexo, raza, educación o profesión. Es la medida de diversas características de los pueblos, que comprende grupos u otras unidades sociales.

Los gerentes deberán formularse planes estratégicos para integrar, retener, capacitar y motivar a personas de diversos antecedentes demográficos con las habilidades necesarias para alcanzar la misión de la empresa.

MACROAMBIENTEEL SISTEMA SOCIOCULTURAL

Se compone del conjunto de factores que condicionan que un grupo de individuos se comporte de la manera como lo hace, por lo que se puede afirmar que se desarrolla por medio de la interacción humana y es resultado de la experiencia.

Las tendencias sociales con respecto a la manera en que las personas piensan y se conducen tienen implicaciones importantes para la administración de la fuerza de trabajo, las acciones sociales corporativas y las decisiones estratégicas acerca de los productos y los mercados.

EL AMBIENTE COMPETITIVO

Competencia indirecta

Estructura de distribución y

ventas

Clientes

Competencia potencial

Competencia directa

EL AMBIENTE COMPETITIVOComprende a las organizaciones específicas con

lascuales interactúa la organización.

Incluye:El poder de los clientesEl poder de la competencia potencial.Competencia indirecta.El poder de la competencia directa.La estructura de distribución y venta

Los gerentes de éxito hacen más que simplemente reaccionar al ambiente: actúan de tal forma que de hecho moldean o modifican el ambiente de la organización.

El ambiente competitivo

CLIENTES

Son aquellas personas u organizaciones que adquieren y utilizan los productos o servicios de la empresa. Dado que el objetivo de toda empresa o institución es satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes u usuarios.

Los clientes, sus necesidades y preferencias, son una parte esencial para el nacimiento, desarrollo y consolidación de una empresa.

Los clientes son importantes para las organizaciones ya que exigen precios menores, mayor calidad, especificaciones únicas para los productos o un mejor servicio.

Servicio al cliente:Significa proporcionar a los clientes lo que quieren o

necesitan, en la forma que lo desean y a la primera oportunidad. Esto depende de la velocidad y lo confiable que una organización sea para entregar sus productos o servicios.


Competencia Directa

Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios similares y que, por ende, se dirigen al mismo mercado.

Así, por ejemplo, los competidores de la línea área Taca, son otros aerolíneas como Mexicana, Aero Perú, Delta Air Lines, Air Madrid, entre otras.


Competencia Indirecta Son aquellos individuos u organizaciones

que ofrecen productos o servicios que, aun cuando no son similares, si cubren la misma necesidad.

Los competidores indirectos de una línea área, por ejemplo, son las empresas de autobuses y ferrocarriles, por lo menos en distancias cortas y medias.

La competencia indirecta de un canal de televisión, puede ser la empresa que renta videos, e incluso editoriales, pueden ofrecer al consumidor un entretenimiento para sus tiempos libres.


Competencia Potencial

Son aquellos individuos u organizaciones que pueden convertirse en competencia directa o indirecta de una organización.

Por ejemplo, con los tratados libre de comercio, en un futuro próximo, los transportistas de los países que lo firman podrán ser competidores potenciales de los transportistas de esos lugares.


Estructura de Distribución y Ventas

De alguna manera, todos los productos o servicios tienen que llegar físicamente al consumidor final.

Aunque esto puede sonar simple, esta estructura puede alterarse e involucrar al administrador en una decisión estratégica: ¿de qué manera, por medio de qué vía o canal de distribución se quiere entregar y vender el producto?

Análisis ambiental. Respuesta al ambiente y selección

Todo gerente o administrador de cualquier organización deben estar alerta a los cambios del entorno, para poder reaccionar favorablemente ante ellos.

Esta adaptación se debe dar mediante la búsqueda del mejor enfoque para una situación dada.

Si los gerentes no comprenden la manera en la que el ambiente influye en sus organizaciones o no pueden identificar oportunidades o amenazas, su capacidad para tomar decisiones y ejecutar planes estará limitada.

La información ambiental oportuna y precisa es decisiva para operar un negocio.

La información sobre el ambiente no siempre está disponible fácilmente.

Por incertidumbre ambiental se entiende que los gerentes no tienen información suficiente sobre el entorno.

Análisis ambiental

La incertidumbre se desprende de dos factores:La incertidumbre se desprende de dos factores:

Complejidad, se refiere a la cantidad de temas que un gerente Complejidad, se refiere a la cantidad de temas que un gerente debe atender, así como la interconexión entre ellos.debe atender, así como la interconexión entre ellos.Dinamismo, se refiere al grado de cambio discontinuo que se da Dinamismo, se refiere al grado de cambio discontinuo que se da dentro de la industria.dentro de la industria.

A medida que aumenta la incertidumbre ambiental, los gerentes A medida que aumenta la incertidumbre ambiental, los gerentes deben desarrollar técnicas y métodos para recopilar, seleccionar e deben desarrollar técnicas y métodos para recopilar, seleccionar e interpretar información acerca del ambiente.interpretar información acerca del ambiente.

TToomamaddee

DDeecciissiiononees s GerencialesGerenciales

¿QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES?

Se puede definir la toma de decisiones como la selección de un curso de acción entre varias alternativas y / o opciones.

Un aspecto fundamental en la toma de decisiones el la percepción de la situación por parte del individuo o el grupo de personas implicados.

Se establece que la toma de decisiones es considerada como parte importante de la planeación.

1. Definición del problema

2. Análisis del problema

3. Generación y evaluación de soluciones alternativas

4. Elección de una alternativa

5. Ejecución

Feed back

Toma de Decisiones Toma de Decisiones -Proceso Administrativo- Peter Drucker-Proceso Administrativo- Peter Drucker

1º Identificación del Problema1º Identificación del Problema

•Presencia de un Problema (Discrepancia entre dos estados de cosas, el ya existente y el que se desea alcanzar)

•Definición del Problema real (identificación subjetiva)

•Causas últimas vs. Síntomas (Cinco Por Qué)

•Determinación del Factor Crítico (¿qué ocurrirá en el tiempo? ¿qué se podría haber hecho cuando apareció?)

•¿Qué pasa si no hago nada?

* Objetivos de la solución (tener en cuenta no sólo el resultado a corto plazo) Enfoque y

Visión

Presencia de un ProblemaPresencia de un Problema

RealidadpresenteRealidadpresente

Visión delfuturo deseado

Objetivo dela acción

Brecha de insatisfacción

¿Protagonista o víctima?

2º Análisis del Problema2º Análisis del ProblemaLuego de Definir el Problema, hay que clasificarlo:

• Actualidad de la Decisión ¿De cuánto tiempo se dispone?

• Impacto sobre la empresa (monto de la inversión, importancia)

• Grado de interrelación con otras áreas.

• Frecuencia con que se toma la Decisión. ¿Decisión única o periódica?

• Cantidad de personas que deben tomar la decisión ¿Quién debe tomar la decisión?¿A quién afectará? ¿A quién hay que consultar?

Capacidad de Análisis y Síntesis

3º Generación y Evaluación3º Generación y Evaluaciónde Soluciones Alternativasde Soluciones Alternativas

• Nunca detener el proceso de búsqueda, aunque aparezca una solución que parezca obvia. (Alfred Sloan de GM: si no hay discrepancia, no se toma la decisión).

• Búsqueda de varias alternativas como método científico.

* La Evaluación consiste en la anticipación de las consecuencias positivas y negativas de cada alternativa (puesta a prueba)

Creatividad y Juicio Crítico

4º Elección de una Alternativa4º Elección de una Alternativa

Cuatro Criterios para elegir la mejor solución:

• Riesgo (ecuación riesgo/rentabilidad)

• Esfuerzo Económico o Eficiencia (ecuación costo/ beneficio)

• Elección del Momento (urgencia)

* Limitación de Recursos

Sentido Común y Conocimiento

de las Herramientas

5º Ejecución de la Decisión y 5º Ejecución de la Decisión y Evaluación de su eficaciaEvaluación de su eficacia

• Toda decisión debe convertirse en acción.

• Implementación de la Decisión: consiste en comunicar una decisión a las personas afectadas y lograr que se comprometan a ponerla en práctica.

• Lo ideal es hacer sentir que la decisión como propia.

• La gente debe participar en el proceso de toma de decisiones (Modelo Japonés –enfoque sistemático y estandarizado de las decisiones, centrado en la definición y decisiones por consenso-)

Coraje

Los gerentes se enfrentan a problemas constantemente. Algunos para los que es necesario decidir son sencillos; otros a menudo parecen abrumadores. Algunos exigen acción inmediata, mientras que otros a veces requieren meses o años para resolverse.

La mayor parte de las decisiones gerenciales carecen de estructura y conllevan riesgos, incertidumbre y conflicto.

Características de las decisiones Características de las decisiones gerencialesgerenciales

Riesgo

Decisiones programadasy decisiones no

programadasConflicto

Incertidumbre

Características de las decisiones gerencialesCaracterísticas de las decisiones gerenciales

Tipos de DecisionesTipos de Decisiones

Las decisiones no programadas, son utilizadas en situaciones no estructuras, nuevas y mal definidas de

naturaleza no recurrente.

La mayoría de las decisiones no están completamente programadas, ni no programadas, son una combinación

de ambas.

Las decisiones programadas , se aplican a problemas estructurados o rutinarios y repetitivos, y se relacionan

primordialmente con criterios establecidos con anterioridad.

TradicionalTradicional ModernaModerna

ProgramadaProgramada

No No ProgramadaProgramada

1 Hábito2 Rutina Administrativa Procedimientos3 Estructura Organizativa

TIP

OS

DE

DE

CIS

ION

TIP

OS

DE

DE

CIS

ION

Técnicas para el manejo de DecisionesTécnicas para el manejo de Decisiones

1 Investigación Operativa2 Procesamiento Electrónico de Datos

1 Criterio, Intuición y Creatividad2 Reglas Empíricas 3 Selección y Entrenamiento

1 Entrenamiento de Decidores Humanos2 Programas Heurísticos de Computación

Una organización debe ser capaz de:

Identificar problemas,

Inventar soluciones, Implemen-

tarlas y Analizar sus

propios procesos

“La capacidad de aprender puede llegar a ser la única ventaja competitiva”.

Toma de Decisiones OrganizacionalToma de Decisiones OrganizacionalLa organización como una comunidad de aprendizajeLa organización como una comunidad de aprendizaje

PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONESSuceso de estímulo

Implementación

Formulación del problema

Búsqueda de información

Evaluación de alternativas

Elección de la mejor alternativa

Las etapas de la toma de decisiones

Suceso de estímulo. Es la situación que impulsa al individuo a participar en

el proceso de la toma de decisiones. Existen puestos dentro de las organizaciones cuyos ocupantes siempre están involucrados en las decisiones. Sin embargo, los sucesos que conducen a las personas a tomar decisiones son muy diversos. Por ejemplo, determinar si se debe otorgar un descuento adicional a un cliente nuevo que hace un gran pedido de mercancías y que amenaza con cancelar el pedido si no se le otorga el máximo descuento posible.El responsable de la toma de decisiones también debe tener el deseo de hacer algo y creer que existen los recursos y las capacidades necesarias para resolver el problema y hacer un diagnóstico de la verdadera causa de los síntomas del problema que se hicieron evidentes.


Búsqueda de información Necesita que el tomador de decisiones reúna toda la información necesaria acerca de cada una de las alternativas. Retomando el ejemplo anterior, quién tomará la decisión deberá indagar acerca de las políticas de descuentos de la empresa, para saber si, de acuerdo con ellas, procede o no el descuento.Cuando quienes toman decisiones buscan soluciones fáciles utilizan ideas que se han observado o intentado con anterioridad, o bien siguen el consejo de otros que se han enfrentado a problemas similares. Por otro lado las soluciones a la medida deben diseñarse para problemas específicos, mediante la combinación de ideas en soluciones nuevas y creativas.


Formulación del problema Se debe plantear la situación en términos

decisorios. Generalmente las opciones se evalúan sin pensarlas mucho o sin que sean muy lógicas.Es fundamental predecir las consecuencias de lo que sucedería al poner en práctica diversas opciones y los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. ¿Se debe otorgar el descuento adicional a este cliente, aun cuando la política indica que debe tener un año como cliente y haber realizado al menos diez pedidos.


Evaluación de alternativasSe deben identificar las decisiones posibles y sus consecuencias. En el ejemplo comentado, se tiene cuatro opciones básicas:

a) Otorgar el descuento pasando por encima de la política y sin consultarlo con el director.

b) Seguir al pie de la letra la política, no otorgar el descuento y perder el pedido.

c) Negociar con el director de ventas para que otorgue un descuento especial.

d) Negociar con el cliente nuevo para que acepte el descuento máximo permitido.


Elección de la mejor opción La persona que toma la decisión debe elegir

la mejor opción después de haber analizado todas las alternativas viables. En el ejemplo en análisis, se ha escogido la opción c), otorgarle el descuento especial al cliente previa negociación con el director de ventas. De esta forma no se tiene que saltar la política sin autorización ni tampoco se pierde un pedido muy atractivo.La alternativa elegida debe ser ejecutada.


Implementación Es la puesta en marcha de la alternativa elegida. Generalmente necesita recursos especialmente designados y la participación de varias personas o departamentos.

Los que instrumentan la decisión deben comprender la elección y se deben comprometer con la implementación exitosa.

La mejor decisión

La vigilancia es el proceso en el que el responsable de las decisiones ejecuta cuidadosamente todas las etapas de la toma de decisiones.

Los gerentes no saben si las decisiones funcionaran; nada garantiza que los resultados sean buenos. Pero sí sabrán que hicieron su mayor esfuerzo para tomar la mejor decisión posible.

Toma de decisiones en grupo

Muchas de la decisiones empresariales son tomadas por grupos de administradores. Por lo tanto, la toma de decisiones en grupo es considerada un componente esencial del trabajo administrativo.

Habitualmente, las decisiones se toman en grupo cuando los problemas son demasiados grandes para tomar una decisión individual o porque involucra a varias de las áreas funcionales de la empresa.

Toma de decisiones en la organización

Habilidades que debe tener quien administra y toma decisiones:

• Alta tolerancia a la ambigüedad• Capacidad para escuchar a los demás• Generar consenso alrededor de una decisión• Flexibilidad para la retroalimentación• Evitan los estereotipos• Manejo de datos blandos y duros• Realismo acerca de los costos y las dificultades Por lo tanto un gerente tiene que familiarizarse

con el proceso básico de toma de decisiones y sus componentes

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