CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER ( No. 000130 20 ...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO ALCALDIA DE GAMBITA SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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ALCALDIA MUNICIPAL GAMBITA - SANTANDER

NODO COMUNERO

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERMANETAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000130 20 Agosto 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL WILLIAM HERRERA

ALCALDE 2012 - 2015

VIGENCIA 2012 Y 2013





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BUCARAMANGA, JULIO 2014

ALCALDIA MUNICIPAL GAMBITA -SANTANDER

NODO COMUNERO

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

SERGIO JIMENEZ LIZCANO Contador Público

CLAUDIA PATRICIA VELASCO CAPACHO Abogada

MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR

Economista Coordinadora de Auditoría





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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4

1.1.1 Factores Evaluados 4 1.1.1.1 Ejecución Contractual 4 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 71 1.1.3 Gestión Ambiental 73 1.1.5 Línea de las tecnologías de la información 79 1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 79 1.1.7 Control Fiscal Interno 85 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 88 1.2.1 Planes Programas y Proyectos 88 1.2.2 Control Financiero y Presupuestal 90 1.2.1.1 Estados Contables 91 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 103 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 105 1.3 OTRAS ACTUACIONES 125 1.3.1 Patrimonio Cultural 125 1.3.2 Seguimiento a controles de Advertencia 126 1.3.3 Atención de Quejas y Denuncias 126 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 126 1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 131 1.6 BENEFICIO DE AUDITORIA 131 1.7 CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 131





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1. RESULTADOS DE AUDITORIA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Alcaldía Municipal de Gambita, vigencias 2012 y 2013.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía Municipal de Gámbita, para la vigencia 2012 y 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Intern0

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la auditoria adelantada al Municipio de Gámbita.-. Santander, el concepto sobre el Control de Gestión durante la vigencia 2012 y 2013 es favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 1.1.1 Factores evaluados

1.1.1.1 Ejecución Contractual Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Alcaldía del Municipio de Gámbita – Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en las vigencias 2012 y 2013, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el proceso contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. Para ello se procedió a dar trámite a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la Alcaldía del Municipio de Gámbita - Santander, en lo referente a la contratación se tomó una muestra





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representativa de contratos suscritos por la entidad, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si se identificaba la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitieran a la Alcaldía del Municipio de Gambita cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de transparencia, planeación, economía y responsabilidad, consagrados en el Estatuto General de la Contratación, en las Resoluciones No 045 de marzo de 2009 y 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manuales de Contratación) y demás normas concordantes. La revisión a la contratación se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la alcaldía del Municipio de Gambita - Santander en sus instalaciones y las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo o documentos anexos. La Alcaldía del Municipio de Gámbita para la vigencia 2012 suscribió 73 contratos por valor de $2.753.748.652 y para la vigencia 2013 celebró 94 contratos por valor de $5.156.685.748. Ahora bien, el grupo auditor del total de la contratación tomó una muestra de 16 contratos por valor de $1.177.173.373 equivalente al 42% del valor total de la contratación y al 22% del número de contratos celebrados en la vigencia 2012 y 12 contratos por valor de $2.743.311. 203. equivalente al 53% del valor total de la contratación y al 13% del número de contratos celebrados en la vigencia 2013.

VIGENCIA 2012

No Contrato

Objeto del Contrato Valor Inicial Contratista Modalidad de Selección

1

Construcción de huellas vehiculares en la vía de acceso a la Vereda San Miguel y construcción de huellas vehiculares en la vía de acceso a la Vereda San Vicente del Municipio de Gambita Santander.

$111,034,930 Coopressta LTDA Selección abreviada de Menor Cuantía

1

Prestación de servicios profesionales para el desarrollo de la gestión y el fortalecimiento institucional del Municipio de Gambita Santander con la eficiencia y calidad requeridas por la entidad territorial para el cumplimiento de las competencias descritas en la ley 715 de 2001ny 1176 de 2007.

$50,000,000 Olarte Olarte Cesar Rafael Gerardo

Contratación directa

1

Para la prestación de los servicios en la ejecución de Plan de Acciones Colectivas de salud pública vigencia 2012 a la población del municipio de Gambita, celebrado entre el Municipio de Gambita y la ESE Caicedo y Flórez del Municipio de Suaita.

$42,740,682 Hospital Caicedo y Flórez


2

Prestación de servicios profesionales para la asesoría, revisión, elaboración, presentación y rendición de los informes financieros, contables y presupuestales del Municipio de Gambita - Santander durante el primer semestre de la vigencia fiscal 2012.

$25,000,000 Carvajal Contreras Ramón Gerardo


3

Aunar esfuerzos humanos, técnicos. administrativos y financieros para apoyar el desarrollo deportivo, cultural y agropecuario del Municipio de Gambita en el marco de la trigésima quinta feria cultural y agropecuaria del Municipio de Gambita - Santander y quinto festival Nacional de música colombiana en homenaje al Maestro Luís A Calvo. en cumplimiento de los programas y subprogramas del plan de desarrollo “Gambita Empresa que Crece`.

$96,900,000 Fundación VITA ORBI.






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3

Mantenimiento y adecuación de la infraestructura física de los Centros Educativos Rurales (La Carrera. Chinatá San Miguel de Huertas. Gambita Viejo y la Escuela Flórez) municipio de Gambita.

$96,671,296 Alex Edgardo Abril Barajas

Selección abreviada de menor cuantía.

124 - 2011

Construcción de diferentes obras municipales (Ampliación hogar del adulto mayor y construcción rejas para el coliseo del municipio de Gambita)

$140.000.000 Consorcio Interoras Gabmbita

Selección abreviada

4

Prestación de servicios profesionales para representar judicialmente al Municipio de Gambita Santander en los procesos judiciales, extrajudiciales, conciliaciones y demás actos públicos y privados que se lleguen a presentar.

$26,000,000 Guzmán Cruz Miler Gerardo


6 Construcción placa huellas vehiculares vía Porqueras Sector la Bayona y alcantarilla vía Juanegro-Porqueras del Municipio de Gambita Santander.

$62,781,379 García Castillo Carlos Eduardo

Selección abreviada de menor cuantía

6

Suministro de combustible (ACPM) para la maquinaria pesada del Municipio de Gambita - Santander para el mantenimiento periódico y rutinario de la malla vial.

$41,000,000 Estación de Servicios Contreras


8

Apoyar financieramente el fondo de servicios educativos de la Institución educativa San Miguel del Municipio de Gambita - Santander para el mejoramiento de la calidad educativa de los alumnos matriculados en dicha institución.

$10,000,000 Centro Educativo San Miguel


9 Adecuación cancha Municipal de futbol Fase I del Municipio de Gambita Santander.

$403,545,086 Consorcio Escenarios Gambita 2012

Licitación Publica

10

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para la ejecución de actividades de formación cultural mediante la danza la rumba folclórica para niños, jóvenes y adulto mayor del Municipio de Gambita Santander. 2012.

$12,000,000 Cubides López Carolina


15

Prestación de servicios profesionales para promocionar. coordinar y fomentar la práctica del deporte y las actividades físicas y recreativas orientando el correcto aprovechamiento del tiempo libre de la población del Municipio de Gambita. mediante la creación de una escuela de formación deportiva en las diferentes disciplinas.

$17,500,000 Medina Cuy Sandra Milena

Contratación Directa

18

Prestación de servicios profesionales para la asistencia técnica directa rural dirigida a pequeños y medianos productores agropecuarios del Municipio de Gambita Santander.

$30,000,000 Granados Lozada Juan Carlos


25

Prestación de servicios de apoyo a la gestión Municipal en desarrollo de actividades de asesoría, asistencia técnica para la recolección, validación, diligenciamiento de formularios y cargue de información de los años 2011 y 2012 a la plataforma del sistema único de información SUI. del Municipio de Gàmbita - Santander.

$12,000,000 Jiménez Nieto Elkin Libardo


$1,177.173.373

VIGENCIA 2013

No Contrato

Objeto del Contrato Valor Inicial Contratista Modalidad de Selección

1 Mejoramiento de baterías sanitarias del Colegio Luis A Calvo sede A del Municipio de Gambita - Santander.

$60,706,099 Consorcio Gámbita

Selección abreviada de menor cuantía

1

Aunar esfuerzos con el propósito de desarrollar el proyecto implementación de acciones que permitan la descontaminación de suelos, corrientes y depósitos de agua con un programa de recolección, disposición, reciclaje de residuos sólidos en la zona urbana del Municipio de Gambita Santander.

$52,000,000.

Asociación de Trabajadores Comunitarios Guardianes del Futuro


1

Estudios geológicos y de estabilidad de taludes, diseño de obras de remediación de una zona de deslizamiento en el sector urbano del Municipio de Gambita - Departamento de Santander.

$49,999,712 Consoltec Group Concurso de Meritos





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3

Prestación de servicios profesionales para la asesoría en la revisión, elaboración, presentación y rendición de los informes financieros, contables y presupuestales del Municipio de Gambita Santander durante la vigencia fiscal 2013.

$50,000,000. Carvajal Contrera Ramón Gerardo


4

Construcción placa huellas vehiculares en los sectores calle 5 entre carreras 10 y 11. Carrera 11 entre calles 4a y 5 del Municipio de Gambita Santander.

$155,969,671 Hernández Rivera José Antonio

Selección abreviada de Menor Cuantía

4

Mantenimiento rutinario de la vía principal que comunica a la Vereda el Tablón, Juanegro, Huertas, San Vicente y Supatá del Municipio de Gambita Santander.

$16,450,000

Empresa Asociativa de Trabajo de Bienes y Servicios de Santander SERBISAN.

Mínima Cuantía.

5 Mejoramiento y mantenimiento de la vía Vadoreal - Gambita-Paipa del Municipio de Gambita Santander.

$1,774,778,287 Serbisan EAT Licitación publica

5 Construcción segunda fase área de urgencias del Centro de Salud del Municipio de Gambita Santander.

$167,438,699

Ingeniería y Servicios Ltda. Interservises Ltda.

Licitación publica

13 Adecuación de la infraestructura física mediante la construcción de aula y cerramiento del hogar agrupado del Municipio de Gambita - Santander.

$86,718,981 López Pacheco Fabio Edilberto


15 Ampliación y mejoramiento de la institución educativa la Palma Sede 1 del Municipio de Gambita Santander

$122,484,892 Serbisan EAT Selección abreviada de Menor Cuantía

16

Construcción muro de concreto rígido y muro en gaviones para prevención de deslizamientos sobre el centro vida Suarez Velandia y la calle 6 entre carreras 5a y 6 del casco urbano del Municipio de Gambita Santander

$157,018,942. Torres Silva Henry


36

Prestación de servicios profesionales para el fomento y desarrollo deportivo de la niñez y juventud por medio de la Escuela de Formación deportiva de Futbol del Municipio de Gambita - Santander 2013.

$49,996,920 Corporación CEDFAC


$2,743,311,203

Dentro de la muestra estudiada se revisaron contratos de suministro, de obra, de prestación de servicios (servicios profesionales, de apoyo a la gestión), consultoría, compraventa, contratos de apoyo a un programa de interés público, contratos interadministrativos, los cuales se realizaron bajo las siguientes modalidades de selección licitación pública, selección abreviada (menor cuantía) contratación directa y contratación de mínima cuantía. Así mismo, en la muestra seleccionada por el equipo auditor de la vigencia 2012 y 2013, no se evidenció que la Alcaldía del Municipio de Gámbita hubiese realizado publicaciones de lujo, como lo señala el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 232 del Decreto 19 de 2012 que advierte “En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar Ia impresión de ediciones de lujo”. Una vez definida la muestra de contratos a auditar, se procede a realizar el estudio de cada uno de los procesos contractuales de la siguiente manera:

VIGENCIA 2012

1. Contrato de prestación de servicios profesionales No 015-2012 Modalidad de selección: Contratación directa.





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Objeto: Prestación de servicios profesionales para promocionar, coordinar y fomentar la práctica del deporte y las actividades físicas y recreativas, orientando el correcto aprovechamiento del tiempo libre de la población del Municipio de Gambita, mediante la creación de una escuela de formación deportiva en las diferentes disciplinas.

Contratista: Sandra Milena Medina Cuy Valor Inicial: $17.500.000 Tiempo de ejecución: 6 meses. Fecha de suscripción: 09 de julio de 2012 Acta de iniciación: 10 de julio de 2012 Acta de recibo: 28 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 28 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL: Después de realizar un análisis detallado al contrato No 015- 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante seleccionó al contratista bajo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La contratista es persona idónea y con experiencia para desarrollar el objeto contractual, como se observó en la propuesta y en la hoja de vida adjunta a la misma. 3) La contratista allegó las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato y el alcalde realizó la aprobación de las mismas mediante acta de aceptación de pólizas el 10 de julio de 2012. 4) El contratista presentó informes donde se observa las acciones y las actividades adelantadas en desarrollo del objeto contractual. 5) El contratista realizó el pago de los aportes a seguridad social en salud y pensiones, ARL como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual. 6) El supervisor del contrato realizó seguimiento a todas y cada una de las obligaciones del contratista como se observa en las certificaciones de cumplimiento y en el informe por el realizado. 7) La entidad contratante realizó la publicación del presente contrato en el SECOP como se evidencia en el detalle del proceso No 15-2012.

2. Contrato de prestación de servicios profesionales No 004 – 2012

Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios Profesionales para

representar al Municipio de Gambita en los procesos Judiciales, Extrajudiciales, Conciliaciones y demás actos públicos y privados que se lleguen a presentar.

Contratista: Miller Gerardo Guzmán Cruz Valor Inicial: $26.000.000 Tiempo de ejecución: 8 meses Suscripción: 14 de marzo de 2012 Acta de inicio: 15 de marzo de 2012 Acta de recibo: 15 de noviembre de 2012 Acta de liquidación: 27 de noviembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL





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Después de realizar un análisis detallado al contrato No 004 - 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección de la contratista bajo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante verificó que el contratista tuviera la capacidad y la idoneidad para ejecutar el objeto contractual, como se observa en el informe de revisión de la propuesta realizado el 13 de marzo de 2012. 3) La entidad contratante autorizó la iniciación del presente contrato, previa la existencia del registro presupuestal, de las garantías exigidas en la minuta de contrato y la aprobación de las mismas; como se evidencia en los documentos adjuntos en el expediente contractual. 4) La entidad contratante efectuó el pago el valor del presente contrato, en 8 mensualidades, previa la presentación de informe de actividades del contratista, la verificación del pago de seguridad social y la expedición de certificación de servicios prestados de conformidad y a satisfacción suscrito por el supervisor del contrato. 5) La entidad publicó el presente proceso contractual en el SECOP, como se observa en el detalle de registro No 004- 2012.

3. Contrato interadministrativo No 001 – 2012

Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto. Para la prestación de los servicios en la

Ejecución de plan de Acciones colectivas de salud pública de la vigencia 2012 a la población del Municipio de Gambita.

Contratista: E.S.E Hospital Caicedo y Flórez de Suaita. Representante Legal. Claudia Patricia Jaramillo Quiroja Valor inicial. $42.740.682 Adicional: $8.441.198 (03 de julio de 2012) Tiempo de ejecución: 9 meses Suscripción: 29 de marzo de 2012 Acta de inicio: 29 de marzo de 2012 Otrosí: 03 de julio de 2012 ($8.441.198) Motivo del otrosí: No se incluyó en el convenio lo

relacionado con SALUD MENTAL y ENFERMEDADES DE TRASMISION VECTORIAL ETV.

Acta de inicio: 29 de marzo de 2012 Acta de recibo final: 28 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 28 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez culminado el proceso de análisis del contrato interadministrativo No 01 – 2012, el grupo auditor evidencia: 1) La selección del contratista se efectuó bajo los parámetros establecidos en el artículo 19 de la Resolución No 425 de 2008, el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, la Ley 100 de 1993, el artículo 26 de la Ley No 1122, el artículo 78 del Decreto 2474 y el artículo 2 de la Ley 80 de 1993. 2) El contratista trimestralmente presentó a la alcaldía del municipio de Gambita informes donde se observan todas y cada una de las actividades realizadas para dar cumplimiento al objeto contractual; tales como, actas de convocatoria, planillas de asistencia, fichas técnicas, cronograma de actividades de los programas contratados, registros fotográficos, etc. 3) El supervisor realizó de manera adecuada el cargo que le fue designado, hecho este que se evidencia al haber realizado el seguimiento a las





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actividades relacionadas con los componentes de salud mental, salud oral, salud sexual y reproductiva, prevención e enfermedades crónicas no trasmisibles, prevención de ETV, nutrición, VSP, TBC y lepra y al haber glosado al contratista la suma de $12.165.868 por actividades no ejecutadas, como se observa en el acta de recibo final y liquidación.

4. Contrato Interadministrativo No 02 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Apoyar financieramente el fondo de

servicios educativos de la Institución educativa San Miguel del Municipio de Gambita, para el mejoramiento de la calidad educativa de los alumnos matriculados en dicha institución.

Contratista. Institución Educativo San Miguel. Representante legal: Carmen Julia Aguilar Rodríguez Valor inicial: $10.000.000 Tiempo de ejecución: 47 días Suscripción: 13 de noviembre de 2012 Acta de iniciación: 13 de noviembre de 2012 Acta de terminación: 30 de diciembre de 2013. Acta de liquidación: 15 de febrero de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato interadministrativo No 02- 2012, el grupo auditor evidencia: 1) La entidad contratante seleccionó al contratista atendiendo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.1.1 de la Ley 734 de 2012, el artículo 209 de la constitución política de Colombia y el artículo 2 de la Ley 80 de 1993. 2) La institución educativa realizó el giro establecido en la minuta del contrato, previa la verificación de la certificación donde consta la creación y la apertura del fondo (existencia de cuenta bancaria). 3) La institución educativa incorporó en su presupuesto la totalidad de los recursos aportados por el municipio. 4) La institución educativa presentó informe de las actividades desarrollas con los dineros a portados por el municipio. 5) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en la página del SECOP como se observa en el detalle de proceso No 06-2012


Modalidad de Selección: Contratación directa. Objeto contractual: Prestación de servicios profesionales para

la asesoría, revisión, elaboración, presentación y rendición de los informes financieros, contables y presupuestales del Municipio de Gambita durante el primer semestre de la vigencia fiscal 2012.

Contratista: Ramón Gerardo Carvajal Contreras Plazo de ejecución: 114 días Valor inicial: $25.000.000 Suscripción: 06 de marzo de 2012 Acta de inicio: 07 de marzo de 2012 ($10.000.000)





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Acta de recibo: 12 de julio de 2012 Acta de liquidación: 12 de julio de 2012 ($3.750.000)

ANALISIS CONTRACTUAL: Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios profesionales No 002 – 2012, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante seleccionó al contratista atendiendo los parámetros establecidos en el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo primero del Decreto 4266 de 2010. 2) La entidad contratante verificó que el contratista fuera persona idónea y con experiencia para ejecutar el presente contrato, como se observa en el informe de revisión de propuesta realizado el 05 de marzo de 2012. 3) La entidad contratante comprobó que el contratista allegara las garantías con los amparos y las vigencias contempladas en la minuta del contrato, como se observa en el acta de aceptación de póliza suscrita el 07 de marzo de 2012. 4) El supervisor del contrato antes de realizar pagos a favor del contratista; verificó que esté, presentara informes de las actividades desarrolladas y la evidencia del pago de la seguridad social integral, como se observa en los documentos adjuntos en el expediente contractual. 5) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato, como se observa en los formatos de ejecución de actividades, en las certificaciones emitidas por el supervisor del contrato y en el informe final de supervisión. 6) La entidad contratante publicó el presente proceso contractual en la página de SECOP, como se observa en el detalle de proceso No 002 – 2012. 7) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales y verificó el pago de las estampillas departamentales.

6. Contrato de prestación de servicios No 010 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios de apoyo a la

gestión para la ejecución de actividades de formación cultural mediante la danza la rumba folclórica para niños, jóvenes y adulto mayor del Municipio de Gambita Santander, 2012.

Contratista. Carolina Cubides López Suscripción del contrato: 10 de mayo de 2012 Valor Inicial: $12.000.000 Tiempo de ejecución: 7 meses Acta de inicio: 10 de mayo de 2012. Acta de recibo: 28 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 28 de diciembre de 202

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis detallado al contrato No 010 - 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección de la contratista bajo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante antes de realizar pagos por concepto del presente contrato, verificó que la contratista presentara los informes de actividades ejecutadas, las planillas del pago de seguridad social integral y la certificación de





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recibido de conformidad y satisfacción por parte del supervisor del contrato. 3) La contratista ejecutó las actividades consignadas en la minuta del contrato, como se observa en los soportes (registro fotográfico y listado de asistencias) del informe del contratista, en el informe final de supervisión y en las actas de recibido y liquidación. 4) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en el SECOP, como se observa en el detalle de proceso No 010- 2012.


Modalidad de selección: Contratación Directa. Objeto: Prestación de servicios profesionales para

el desarrollo de la gestión y el fortalecimiento institucional del Municipio de Gambita, con la eficiencia y calidad requeridas por la entidad territorial para el cumplimiento de las competencias descritas en la Ley 715 de 2001 y No 1176 de 2007.

Contratista: Cesar Rafael Gerardo Olarte Olarte Valor Inicial: $50.000.000 Tiempo de ejecución: 10 meses Suscripción: 24 de febrero de 2012 Acta de inicio: 29 de febrero de 2012 Acta de recibo: 28 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 28 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez culminado el análisis del contrato No 001 – 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007; en el numeral 4, literal h, modificatoria de la ley 80 de 1993 y en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008. 2) La entidad contratante autorizó la iniciación del presente contrato, previa la existencia del registro presupuestal, de las garantías exigidas en la minuta de contrato y la aprobación de las mismas realizada mediante acta del 29 de febrero de 2012. 3) La entidad contratante realizó el pago el valor del presente contrato, previa la presentación de informe de actividades del contratista, la verificación del pago de seguridad social y la expedición de certificación de servicios prestados de conformidad y a satisfacción suscrito por el supervisor del contrato. 4) La entidad contratante efectuó la publicación del presente proceso contractual en el SECOP, como se observa en el detalle de registro No 004- 2012.

8. Contrato de apoyo a un programa de interés público No 03 – 2012

Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Aunar esfuerzos humanos, técnicos,

administrativos y financieros para apoyar el desarrollo deportivo, cultural y agropecuario del Municipio de Gambita en el marco de la trigésima quinta feria cultural y agropecuaria del Municipio de Gambita y, quinto festival Nacional de música colombiana en homenaje al





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Maestro Luís A Calvo, en cumplimiento de los programas y subprogramas del plan de desarrollo "Gambita Empresa que Crece".

Contratista: Fundación Vita Orbi Representante Legal: Arelis Neira Neira Valor inicial: $101.900.000 Aporte del Municipio: $96.900.000 Aporte de la Fundación: $5.000.000 Tiempo de ejecución: 15 días calendario. Suscripción: 09 de agosto de 2012 Acta de inicio: 14 de agosto de 2012 Acta de recibo final: 28 de agosto de 2012 Acta de liquidación: 20 de septiembre de 2012.

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato de apoyo a un programa de interés público No 03- 2012, el grupo auditor logra establecer: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el inciso 2 del artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, el Decreto No 777 de 1992 modificado por el Decreto No 1403 de 1992. 2) La entidad contratante verificó la fecha de constitución de la FUNDACION VITA ORBI, la vigencia del reconocimiento de la personería jurídica, la capacidad de constituir garantías y la experiencia e idoneidad, como se evidencia en el informe de revisión de la propuesta y constancia de idoneidad suscrita el 07 de agosto de 2012. 3) La entidad contratante antes iniciar la ejecución del objeto contractual, verificó la existencia de registro presupuestal, la existencia de las garantías exigidas en la minuta del contrato y la aprobación de las mismas. 4) El contratista realizó para dar cumplimiento al objeto contractual: a) Actividades deportivas: Campeonato de futbol de salón entre los municipios participantes del evento deportivo y logística del evento. b) Festividades culturales: chiqui-cabalgata, sonido profesional para las dos actividades culturales (ferias y fiestas y festival maestro Luis A Calvo). c) Actividades agropecuarias (Aportes Gobernación): Exposición bovina y muestra agrícola, exposición equina. d) Apoyo a actividades culturales (aportes de Gobernación de Santander): Incentivos a los participantes de las actividades en el marco de las 35 festividades agrícolas y pecuarias y, e) Festival Luis A Calvo (Aporte de la Gobernación de Santander): Incentivos festival Nacional Luis A Calvo, como se observa en los soportes (registro de firmas, constancias de recibido de todos los eventos, registro fotográficos y videos) del informe final de actividades, en las certificaciones expedidas por la Dra. Sandra Nohela Pineda Ramos, en calidad de inspectora de póliza y en el informe final de supervisión del 28 de agosto de 2012. 5) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas municipales y verifico el pago de las estampillas departamentales.

9. Contrato de prestación de servicios profesionales No 018 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios profesionales para

la asistencia técnica directa rural dirigida a pequeños y medianos productores agropecuarios del Municipio de Gámbita Santander.





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Contratista: Juan Carlos Granados Lozada Valor inicial: $30.000.000 Tiempo de ejecución: 5 meses y 15 días Suscripción del contrato: 18 de julio de 2012 Acta de inició: 19 de julio de 2012 Acta de recibo. 28 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 28 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis detallado al contrato No 018 - 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista es persona idónea y con experiencia para desarrollar el objeto contractual, como se observó en la propuesta. 3) Antes de iniciar la ejecución del contrato No 018 – 2012, el contratista allegó las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas, como se observa en el acta de aceptación de pólizas del 19 de julio de 2012. 4) El supervisor antes de autorizar el pago de dineros por concepto del presente contrato, verificó que el contratista presentara los informes de actividades ejecutadas y expidió certificado de recibido de conformidad y satisfacción. 5) El contratista ejecutó todas y cada una de las actividades descritas en la minuta del contrato, como se evidencia en los informes por el allegados y en el informe final de supervisor. 6) La entidad contratante realiza la publicación en el SECOP como se observa en detalle del proceso Numero 018-2012. OBSERVACION No 01: Se pactó el pago de anticipo en el contrato de prestación de servicios profesionales No 018-2012; a pesar de que no es recomendable pactar anticipo en esta tipología contractual, habida cuenta la naturaleza del contrato. En desarrollo del proceso auditor, se evidencia que el señor Jorge Muñoz González en calidad de Secretario de Gobierno del Municipio de Gámbita, pacto el pago de anticipo en el numeral 5 de los estudios y documentos previos de la siguiente manera: “ Teniendo en cuenta la idoneidad del contratista y el tiempo de

ejecución del mismo, el valor aproximado del contrato asciende a la suma de TREINTA MILLONES DE PESOS ($30.000.000), los cuales se pagaran así: Un anticipo correspondiente al 20%, es decir, seis millones de pesos mcte ($6.000.000), a la firma del acta de inicio, previa presentación y aprobación de la respectiva póliza de garantía exigida y el saldo en cinco mensualidades vencidas,…”

Así las cosas, el grupo auditor considera que en los estudios y documentos previos del contrato de prestación de servicios profesionales No 018-2012 se pactó el pago de anticipo: 1) Sin tener en cuenta que los servicios profesionales hacen referencia a aquellos de naturaleza intelectual que se realizan en función de la formación académica y experiencia del contratista, que no requieren de ningún tipo de inversión de recursos por parte del contratista para iniciar su ejecución. 2) Sin tener en cuenta que en el numeral 2.2 de los mencionados estudios y documentos previos de manera clara se estableció que el servicio de asistencia directa rural comprende la atención regular y continua a los productores agrícolas y pecuarios en la asesoría de temas relacionados con la materia. 3) Sin indicarse en los estudios y documentos previos las razones y las justificaciones por las cuales se debía pactar el pago de anticipo a favor del contratista seleccionado.





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Ahora bien, en el presente caso es importante indicar: 1) La entidad contratante fue cuidadosa en solicitar al contratista la adquisición de la póliza de correcto y buen manejo del anticipo. 2) La entidad contratante verificó que los amparos y la vigencia de las pólizas fueran las establecidas en la minuta del contrato. 3) La entidad contratante verificó que el objeto del contrato se ejecutara de bajos los parámetros establecidos en los estudios y documentos previos, la propuesta allegada por el contratista y la minuta del contrato. Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, se configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera, alcalde del municipio de Gambita, quien deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a evitar que en los contratos de prestación de servicios profesionales se pacte el pago de anticipos. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Aduce la contraloría que no es recomendable pactar en los contratos de prestación de servicios, anticipos ya que estos son de naturaleza intelectual que se realizan en función de la formación académica y experiencia del contratista que no requieren ningún tipo de inversión por parte del contratista, para el efecto y con el fin de desvirtuar, el hallazgo administrativo manifiesto lo siguiente: Conforme lo expone el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, este regulado lo correspondiente al anticipo y al pago anticipado en los siguientes términos: “PARAGRAFO—En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” En consecuencia en los contratos que celebren las entidades estatales es viable la entrega de anticipo o pago anticipado de acuerdo con la naturaleza de la prestación a desarrollar por el contratista. El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato. La amortización hace referencia al descuento que debe hacer la entidad estatal de la suma entregada al contratista, es decir que tales dineros no entran a formar parte del patrimonio del particular pues su finalidad es financiar el objeto contractual, por tanto poseen el carácter de dineros públicos. A diferencia del anticipo, el pago anticipado consiste en un pago parcial que el contratante realiza al contratista, en tal sentido las sumas percibidas ingresan al patrimonio de éste, mientras que los dineros que recibe como anticipo son en calidad de préstamo, quiere ello significar que el anticipo continua siendo de propiedad de la entidad pública y su inversión sólo procede en aspectos propios del objeto contractual. De conformidad con lo establecido en el artículo 40 del Estatuto de Contratación Pública, es viable pactar anticipo y pago anticipado, de acuerdo con la especificidad del objeto contractual.





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Dado lo anterior y como primera premisa, consideramos que no existe disposición legal que prohíba de manera expresa la entrega de un anticipo o pago anticipado al contratista que ejecuta un objeto bajo la modalidad de prestación de servicios, ya que puede que efectivamente para la ejecución del mismo este puede requerir de la inversión de ciertos recursos no propiamente definidos de su capacidad intelectual. Ahora el artículo 1501 del Código Civil establece los elementos de la esencia, de la naturaleza y los puramente accidentales de un contrato, se señala en la disposición que “son de la esencia aquellos sin los cuales, o no produce efecto alguno, o degenera en otro contrato diferente. Son de la naturaleza de un contrato los que no siendo esenciales en él, se entienden pertenecerle, sin necesidad de una cláusula especial; y son accidentales a un contrato aquellos que ni esencial ni naturalmente le pertenecen, y que se le agregan por medio de cláusulas especiales”. En los contratos uno de los requisitos de la esencia, es el precio, para efectos de definir la naturaleza del mismo. En los contratos estatales, el valor debe ser determinado o determinable, pues teniendo en cuenta la naturaleza de público del contrato ha de establecerse la contraprestación a que tiene derecho el contratista. Así mismo el Estatuto de Contratación Pública establece en el artículo 41 como requisito para perfeccionar el contrato estatal, el acuerdo de voluntades sobre el objeto contractual y la contraprestación. En estas condiciones uno de los requisitos de la esencia del contrato estatal es el precio, cuyo valor debe ser determinado o determinable. La contraprestación en los contratos que celebra la administración pública se pacta de acuerdo con la tipología contractual, así por ejemplo en los contratos de obra la remuneración se pacta a precios global, precios unitarios o administración delegada, en la prestación de servicios profesionales se establece por honorarios de acuerdo a las tarifas fijadas, y los criterios de idoneidad, experiencia, capacidad del profesional entre otros. Desde el punto de vista presupuestal, el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, establece la prohibición a la administración de contraer obligaciones sin la disponibilidad presupuestal previa, ello en concordancia con lo ordenado en el numeral 14 artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que determina que las entidades estatales deben constituir una partida global para cubrir los imprevistos ocasionados en los retardos en los pagos, los originados en la revisión de precios por cambio de las condiciones pactadas en la contratación. Así el precio debe estar definido en el contrato, y si por su naturaleza en el transcurso de su ejecución debe reajustarse, en tal caso se procederá de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la jurisprudencia. Bajo los criterios señalados, en los contratos estatales debe estar definida su cuantía la que puede resultar mayor, caso en el cual la entidad realizará los ajustes correspondientes, como es el caso de los contratos de obra. En estas circunstancias, definido el valor de la contraprestación, el cual es un requisito para perfeccionar el contrato en la administración pública, la ley autoriza a la entidad contratante pactar hasta el 50% de su valor para ser entregado al contratista a título de anticipo, sin importar la tipología contractual, además que como se dijo, si en el acuerdo de voluntades se pactó, la existencia de disponibilidad presupuestal lo respaldaba y este no superaba el 50% del valor del mismo, este puede ser pactado sin ninguna restricción. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor, convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, teniendo en cuenta que los argumentos expuestos por la administración municipal en el oficio de replica y/o controversia del informe





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preliminar No 2191 del 11 de junio de 2014 fueron evaluados y tomados como sustento en desarrollo del trabajo de campo del proceso auditor, para no configurar una observación con incidencia disciplinaria. La administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas, tendientes a que en los estudios y documentos previos de los contratos de prestación de servicios profesionales, donde se pretenda pactar el pago de anticipo, se indique de manera clara detallada las razones y las justificaciones por las cuales se hace necesario el pago de anticipo a favor del contratista seleccionado. OBSERVACION No 02: Inexistencia del pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del contrato de prestación de servicios profesionales No 018 – 2012 y del contrato de apoyo a un programa de interés público No 03-2012 Una vez culminada la revisión del contrato de prestación de servicios profesionales No 018-2012 y del contrato de apoyo a un programa de interés público No 03 - 2012, se observó por parte del grupo auditor: PRIMERO: En relación con el contrato de prestación de servicios profesionales No 003-2012, el grupo auditor solo evidencia el pago de la seguridad social integral del señor Juan Carlos Granados Lozada; sin embargo, no se encontró ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso; copia de las planillas del pago de seguridad social integral y parafiscales que acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje; del personal utilizado para desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto contractual; a pesar de que en el expediente se evidencia:

a. Que en los estudios y documentos previos del contrato de prestación de servicios profesionales No 018 - 2012, se estableció que el personal mínimo requerido para el posible contrato de prestación de servicios sería el siguiente:

ITEM CANTIDAD PROFESION REQUISITOS

1 1 Médico veterinario y/o Zootecnista

Tarjeta profesional, con experiencia y/o especialista en producción animal.

2 2 Técnicos Agropecuarios Tener bases en producción

agrícola y pecuaria y acreditar experiencia

b. En la propuesta técnica económica del 12 de julio de 2012, allegada por el

señor Juan Carlos Granados Lozada se observa que el personal utilizado para la ejecución del contrato seria:

RECURSO HUMANO NOMBRE CANTIDAD TIEMPO/ MESES VALOR TOTAL

Médico Veterinario Juan Carlos Granados Lozada.

1 5,5 $9.900.000

Auxiliar 1 Raúl Torres

Ramírez 1 5,5 $7.700.000

Auxiliar 2 Gildardo Galviz

Cruz 1 5,5 $7.700.000

Logística del Proyecto 1 5,5 $4.700.000

GRAN TOTAL 4 5,5 $30.000.000





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c. En el informe final de supervisión al contrato de prestación de servicios profesionales No 018 – 2012, se estableció de igual forma que el recurso humano que se utilizó para la ejecución del presente contrato es el mismo enunciado en la propuesta.

SEGUNDO: En relación con el contrato de prestación de servicios profesionales No 03-2012, el grupo auditor no encontró ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso; copia de las planillas del pago de seguridad social integral y parafiscales o certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal de la fundación vita orbi que acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje; del personal utilizado para desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto contractual; a pesar de que en el expediente se evidencia: 1) Que en los estudios y documentos previos del contrato de apoyo a un programa de interés público No 03 – 2012, se estableció que para realizar las actividades deportivas, culturales y agropecuarias en el municipio de Gambita en el marco de la trigésima quinta feria cultural y agropecuaria y en el quinto festival de música colombiana en homenaje al maestro Luis A calvo se requería mínimo un licenciado en educación física, veterinario o zootecnista, licenciado en educación rural en desarrollo comunitario y técnico experto en turismo, alimentos o afines. 2) Que la Fundación Vita Orbi en la propuesta presentada a la Alcaldía del Municipio de Gambita, adjunta las hojas de vida de los señores Edgar Fernando Torres Ribero - Zootecnista, Marly Johana Murillo Medina - Licenciada en educación Física, recreación y deportes, María Janeth Duarte Sanabria - Licenciado en educación rural con especialidad en desarrollo comunitario y Yadira Silva Sánchez, como personas encargadas de desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto del presente contrato. Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos es claro, para el grupo auditor, que se configura una observación disciplinaria en cabeza de Jorge Muñoz González – Secretario de Gobierno en calidad de supervisor de los contratos No 018-2012 y No 03-2012: 1) Por haber certificado el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los contratistas; a pesar de no existir evidencia del pago de los aportes al sistema de seguridad social integral del personal que desarrollo las actividades requeridas para ejecutar el objeto contractual. 2) Autorizar que se realizaran pagos a favor de los contratistas sin que este se encontrara al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. De otra parte, se configura una observación disciplinaria en cabeza del señor Cesar Augusto Osorio Osorio, ex jefe de oficina sección financiera del Municipio de Gambita por haber realizado pagos a favor de Juan Carlos Granados Lozada y de la Fundación Vita Orbi, sin verificar que estos como contratistas realizaran el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, vulnerando así el contenido del inciso cuarto del artículo 8.1.16 de la Ley 734 de 2012. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: Clausula decima séptima de la minuta de

contrato No 018-2012, literal f de la cláusula quinta de la minuta del contrato





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de apoyo a un programa de interés público No 03- 2012, Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, el inciso cuarto del Artículo 8.1.16 del Decreto 734 de 2012, numeral del ordinal a), articulo 2 de la Ley 1562 de 2012, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución No 045 del 2009 (Manual de Contratación), Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012 (Manual de funciones), numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera, numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsables: -JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Supervisor

-CESAR AUGUSTO OSORIO OSORIO Ex Jefe de oficina sección financiera

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Aduce la contraloría que solo se evidencio el pago de la Seguridad Social del señor Juan Carlos Granados Lozada, sin embargo no se encontró ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso copia de las planillas de pago de la seguridad social integral del personal utilizado para la ejecución del contrato de Asistencia Técnica Directa Rural esto es de los dos técnicos agropecuarios, para la contraloría este hallazgo lo tipifica con incidencia disciplinaria, el cual entro a desvirtuarlo de la siguiente manera: Respecto a la obligación de cotizar al Sistema general de seguridad social en salud de los contratistas personas naturales, el inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, señala que en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una Persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, la parte contratante este deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. De esta manera, es claro que en los contratos (sin importar su duración) en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o Jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultaría, asesoría, es decir, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad que adopten, el contratista deberá estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes, sea cual fuere la duración o modalidad de contrato que se adopte. En lo relacionado con la clase y porcentaje de cotización que un contratista debe efectuar a los sistemas de salud y pensiones, debe indicarse que los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, mediante Circular 000001 del 6 de diciembre de 2004, en ejercicio de las facultades establecidas en los Decretos 246 de 2004 y 205 de 2003, imparten instrucciones con relación al ingreso base de cotización de los contratistas afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud. En primer término señaló, que el artículo 4° de la Ley 797 de 2003, modificatorio del artículo, 17 de la Ley 100 de 1993, establece que durante la vigencia del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones en forma obligatoria a los





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regímenes del Sistema General de Pensiones, por parte de los contratistas, con base en los ingresos por prestación de servicios que aquellas devenguen. El inciso segundo del artículo 3° del Decreto 510 de 2003, concordante con el mandato legal citado, establece que las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud se deben hacer sobre la misma base que al Sistema General de Pensiones: en consecuencia, el ingreso base de cotización conforme a los artículos 5° y 6° de la Ley 797 de 2003 que modificaron en su orden los artículos 18 y 19 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 204 ibídem en ningún caso puede ser inferior a un (1 salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En segundo término, señaló que al efectuar el examen de nulidad, el honorable Consejo de Estado mantuvo la vigencia del inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por lo que en los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada: razón por la cual, en aplicación del principio de analogía, que halla su justificación en el principio de igualdad, y según el cual, los seres y las situaciones iguales deben recibir un tratamiento igual, dicho porcentaje debe hacerse extensivo a los contratos de vigencia determinada. De esta forma en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, manifiestan que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte que en salud y pensiones debe efectuarse, correspondiente al 12,5% y 16% del ingreso base respectivamente, Ingreso base qué no podrá exceder de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes ni ser inferior a un (1) smlmv.

Sin embargo el Art. 18 de la ley 1122 del 2007, introdujo un nuevo marco o concepto a esta situación al establecer que los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud, el porcentaje obligatorio para salud sobre una cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato.

Así la cosas vemos como cada una de las normas citadas, hacen referencia a que la obligación en el pago de la seguridad social en los porcentaje antes indicados, le corresponde es al CONTRATISTA, quien es en ultimas el que debe ejecutar la obra o el servicio encomendado, y no de las personas que este utiliza para la ejecución de la labor contratada, ya que le compete al contratista verificar el pago de la seguridad social de las personas que utilice para la ejecución del objeto contractual pues este es en ultimas que decide de qué forma los vincula, bien sea a través de un contrato civil de prestación de servicios, un contrato de trabajo o simplemente por labor ejecutada, sin que para la administración sea relevante que tipo de vinculación utilice, pues la entidad solo requiere que sea el Contratista quien nos acredite el pago de la seguridad social.

Sin embargo revisada de nuevo la carpeta contractual notamos que el señor JUAN CARLOS GRANADOS LOZADA, si cumplía con la obligación del pago de la seguridad social de los señores técnicos agropecuarios Raúl Torres Ramírez y Gildardo Galvis Cruz, tal como lo podemos verificar en las planillas No 8629298714 por valor de $ 350.824 , 8619965743 por valor de $ 350.824, 8611259005 por valor de $ 350.824, 8607926970 por valor de $ 352.124, los cuales figuran a nombre del señor JUAN CARLOS GRANADOS ya que a nombre de él se efectuaban los pagos por ser el la persona en responsable del pago de la seguridad social de sus dependientes, pues evidenciamos que sobre los mismos periodos cotizados el señor JUAN CARLOS GRANADOS presentaba junto con las planillas descritas el pago de sus aportes al Sistema General de Seguridad en calidad de independiente.





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Por lo anterior denota que las obligaciones ejercidas por el Supervisor del contrato siempre fueron acordes con las de vigilancia y control de cada una de las obligaciones a cargo del contratista.

Respecto al contrato celebrado con la FUNDACION VITA ORBI, me permito referirme puntualmente a lo expuesto en la respuesta anterior en lo que respecta al pago de la seguridad social del personal que utilizo la fundación para la ejecución de las labores encomendadas y en especial de los señores Edgar Fernando Torres Rivero ( Zootecnista), Marly Jhoana Murillo Medina ( Licenciada en Educación Física) y María Janeth Duarte Sanabria ( Licenciada en Educación Rural), los cuales como se dijo la obligación en el pago de la seguridad social en los porcentaje antes indicados, le corresponde es al CONTRATISTA, quien es en ultimas el que debe ejecutar la obra o el servicio encomendado, y no de las personas que este utiliza para la ejecución de la labor contratada, ya que le compete al contratista verificar el pago de la seguridad social de las personas que utilice para la ejecución del objeto contractual pues este es en ultimas que decide de qué forma los vincula, bien sea a través de un contrato civil de prestación de servicios, un contrato de trabajo o simplemente por labor ejecutada, sin que para la administración sea relevante que tipo de vinculación utilice, pues la entidad solo requiere que sea el Contratista quien nos acredite el pago de la seguridad social.

Por lo anterior denota que las obligaciones ejercidas por el Supervisor del contrato siempre fueron acordes con las de vigilancia y control de cada una de las obligaciones a cargo del contratista, ya que se cumplió con la verificación del pago de la seguridad social de la Representante legal de la Fundación tal como se denota las planillas No 3876376 y No 4049160, las cuales se anexan como prueba.

Como la conducta del servidor público relevante para el derecho disciplinario es aquella

que sustancialmente desconoce el deber, es necesario la valoración del nexo que une a la

conducta objetivamente realizada con el servidor público de quien se predica, es decir, si

puede serle atribuida, y en este punto el ente auditor no desplego ningún esfuerzo ni para

probarlo ni para analizarlo.

Ahora respecto, el artículo 5 de la Ley 734 de 2002 establece que la falta es antijurídica

cuando afecte el deber funcional sin justificación alguna y el artículo 13 ibídem, dispone

que las faltas sólo son sancionables a título de dolo o culpa, lo cual significa que el juicio

disciplinario no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a

derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la

realización de su conducta y la imputación subjetiva, toda vez que se entiende que la

ilicitud sustancial implica que se haya desconocido no solo el ropaje jurídico del deber,

sino también la razón de ser que el mismo tiene en un Estado social y democrático de

derecho, o lo que es mejor, no basta con que se quebrante formalmente un deber, sino

que se requiere que se haya cuestionado la funcionalidad del mismo o su razón de ser.

Para el caso concreto es claro que el Doctor JORGE MUÑOZ GONZALEZ, nunca

quebranto disposición legal alguna ni desconoció el ropaje jurídico del deber de cuidado,

ya que como se dijo, verificó el cumplimiento de la seguridad social del contratista, así

mismo la prestación del servicio no fue afectada, ni se violaron aspectos tales como la

moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad,

imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia, ni mucho

menos se puso en peligro la esencia del servicio público, por lo que habrá de considerar

este aspecto de carácter administrativo para ser tenido en cuenta dentro del Plan de

Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR:





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Después de realizar un análisis conjunto entre los documentos recolectados en el trabajo de campo y los allegados en la réplica al informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014, el grupo auditor desvirtúa la observación de tipo disciplinario, bajo las siguientes consideraciones: PRIMERO: En relación con el contrato No 03-2012, se logra establecer que a pesar de no existir la necesidad de exigirle al contratista el pago de aportes a salud, pensiones y riesgos laborales, en virtud de lo consagrado en el artículo 23 del Decreto 1703 del 02 de agosto de 2002 y en el numeral primero del artículo 13 de la Ley 1562 de 2012, la Fundación Vita Orbi en calidad de contratista realizó dichos aportes, como se evidencia en las planillas de pago adjuntas en el oficio con Registro No 2191 del 11 de junio de 2014. SEGUNDO: En relación con el contrato No 018-2012, es importante indicar que los documentos adjuntos por la administración municipal como réplica al informe preliminar No 000050 de 2014, son evidencia para establecer que el personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del presente contrato, realizó los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales.

10. Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No 025 –

2012

Modalidad de Selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios de apoyo a la

gestión Municipal en desarrollo de actividades de asesoría, asistencia técnica para la recolección, validación diligenciamiento de formularios y cargue de información de los años 2011 y 2012 a la plataforma del sistema único de información SUI del Municipio de Gambita Santander.

Contratista: Elkin Libardo Jiménez Nieto Valor Inicial. $12.000.000 Tiempo de ejecución: 3 meses Suscripción: 19 de septiembre de 2012 Acta de inicio: 20 de septiembre de 2012. Acta de recibo: 20 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 21 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis detallado al contrato No 025 - 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección de la contratista bajo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante verificó que el contratista fuera persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual como se observa en el informe de revisión de la propuesta suscrito el 14 de septiembre de 2012. 3) El contratista adquirió las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realiza la aprobación de las mismas como se observa en acta del 20 de septiembre de 2012. 4) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato, como se observa en los





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informes del señor Elkin Libardo Jiménez Nieto y en el informe del supervisor; documentos estos adjuntos al expediente contractual. 5) La entidad contratante realiza la publicación en SECOP del presente proceso contractual como se observa en el detalle del proceso No 025-2012.

11. Contrato de obra pública No 001 – 2012. Modalidad de selección: Selección Abreviada de menor cuantía. Objeto: Construcción de huellas vehiculares en la

vía de acceso a la Vereda San Miguel y construcción de huellas vehiculares en la vía de acceso a la Vereda San Vicente del Municipio de Gambita - Santander.

Contratista: COOPRESSTA LTDA Representante Legal: Carlos Castillo Rueda Valor Inicial: $111.034.930 Suscripción: 23 de octubre de 2012 Tiempo de ejecución: Hasta el 30 de diciembre de 2012. Acta de inicio: 07 de noviembre de 2012 Acta de comité técnico No 01: 07 de noviembre de 2012 Acta de recibo parcial: 03 de diciembre de 2012 Acta de recibo final: 13 de diciembre de 2012 Acta de liquidación: 26 de diciembre de 2012 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita de obra a la vía de acceso a la Vereda San Miguel, donde se observó que la obra objeto del Contrato No 001 – 2012, ya fue terminada en su totalidad.

Huellas vehiculares en la vía de acceso a la Vereda San Miguel del Municipio






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El contrato de obra pública No 001 – 2012 se relaciona con el Convenio Interadministrativo No 2255 del 14 de diciembre de 2011 suscrito entre la Gobernación de Santander y el Municipio de Gambita. Una vez culminado el análisis del contrato de obra No 001- 2012, el grupo auditor pudo verificar: 1) La entidad contratante realizó los estudios de conveniencia y oportunidad del presente contrato, atendiendo los lineamientos contenidos en el numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el numeral 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante realizó la selección del contratista, atendiendo los parámetros establecidos en la Ley 734 de 2012 para la selección abreviada de menor cuantía. 3) La empresa COOPRESST LTDA, cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, técnico y financieros exigidos en los pliegos de condiciones del presente proceso contractual, como se observa en el acta de evaluación técnica del proceso de selección abreviada SAMC- 001 -2012 suscrito el 03 de octubre de 2012, documento esté que sirvió de base para que se realizara la adjudicación del presente contrato mediante Resolución No 215 del 18 de octubre de 2012. 4) El contratista adquirió las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas, como se observa en el acta de aceptación de póliza suscrita el 01 de noviembre de 2012. 5) La entidad contratante de manera correcta realizó la designación y notificación de la señora Laura Catalina Henao Corredor, como se observa en observa la Resolución No 234 de 2012. 6) El contratista realizó los pagos por concepto de parafiscales (SENA, FIC y caja de compensación) como se observa en los recibos adjuntos al expediente contractual. 7) El supervisor designado realizó de manera adecuada las funciones que el cargo le exigían, como se observa en los informes de supervisión y en las distintas actas suscritas en desarrollo del objeto contractual. 8) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales y fondo de seguridad ciudadana, y verificó el pago de las estampillas departamentales.

12. Contrato de obra No 003 - 2012 Modalidad de selección: Selección Abreviada de menor cuantía. Objeto: Mantenimiento y adecuación de la

infraestructura física de los Centros Educativos rurales (La Carrera, Chinatá San Miguel de Huertas, Gambita Viejo y la Escuela Flórez) del Municipio de Gambita Santander.

Contratista: Alex Edgardo Abril Barajas Valor inicial: $96.671.296 Valor ejecutado: $95.455.667 Saldo a favor del Municipio: $1.215.629 Tiempo de ejecución: 35 días Adición en tiempo: 15 días. Total del término de ejecución: 50 días Suscripción: 21 de noviembre de 2012 Acta de inicio: 26 de noviembre de 2012 Acta de suspensión No 01: 21 de diciembre de 2012 Acta de reinicio: 28 de enero de 2012 Acta parcial No 01: 31 de enero de 2013 Adición al Contrato: 18 de febrero de 2013. Acta de comité técnico No 01: 01 de marzo de 2013.





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Acta de entrega y recibo final: 04 de marzo de 2013. Acta de liquidación: 05 de abril de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO: Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita de obra a la escuela Flórez y escuela San Miguel del Municipio de Gambita, donde se observó: ESCUELA FLOREZ

Fachada de la escuela Flórez y baño habitación de la docente de la institución

Baño de la docente y parte de atrás de la institución educativa





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Supuesto baño construido para los estudiantes niños

ESCUELA SAN MIGUEL

En el anexo del acta de recibo final, se indica que el contratista debía entregar unos vidrios; sin embargo, al momento de la visita dichos vidrios no se encontraron ni instalados, ni al interior de la institución educativa

Mediante oficio No 3701 del 19 de marzo de 2014, el grupo auditor solicita a la Sub contralora Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, el envió de funcionario idóneo (arquitecto o ingeniero) al Municipio de Gambita, con el fin de que realice y evalué la existencia de sobrecostos, calidad de materiales y verificación de cantidades de obra. ANALISIS CONTRACTUAL Una vez culminado el proceso de análisis del contrato de obra No 003 - 2012, el grupo auditor observa: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el título III, capítulo II, sección II y artículos 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante ordenó la apertura del presente proceso de acuerdo a lo consignado en el artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012, como se evidencia en la Resolución No 238 del 01 de noviembre de 2012. 3) El contratista seleccionado cumplió a cabalidad los requisitos técnicos, jurídicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones, como se observa en la evaluación realizada el 01 de noviembre de 2012 por el comité evaluador. 4) La entidad contratante realizó la adjudicación del presente contrato, al señor Alex Edgardo Abril Barajas, en virtud de que el comité evaluador recomendó dar aplicación artículo 8.1.12 del Decreto 734 de 2012. 5) El contratista adquirió las pólizas solicitadas en la minuta del contrato en Aseguradora Solidaria de Colombia y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas mediante acta de aceptación suscrita el 26 de noviembre de 2012.





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6) El presente contrato se suspendió el 21 de diciembre de 2012 bajo consideraciones validas, teniendo en cuenta que por motivos climáticos era difícil el traslado de materiales necesarios para la elaboración de ventanas y puertas en madera. 7) El contratista realizó la modificación de la vigencia de los amparos de las pólizas y la ampliación de las mismas por la suspensión No 01 del 21 de diciembre de 2012 y por la adición al contrato del 18 de febrero de 2013 y, la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas mediante actas de aceptación del 31 de enero y 19 de febrero de 2013. 8) El contratista allegó copia de las planillas de seguridad social integral e informe de actividades antes de la suscripción del acta parcial No 01 del 31 de enero de 2013 y del acta de la liquidación del 05 de abril de 2013. 9) El contratista allegó copia de la consignación a SENA (0.5%) y SENA FIC (0.25%) de la manera establecida en la ley. 10) El presente contrato esta publicado en el SECOP como se observa en el detalle de proceso No SAMC – 005-2012. 11) Mediante acuerdo No 033 del 21 de diciembre de 2012, el Concejo Municipal autorizó al alcalde del Municipio para comprometer vigencias futuras ordinarias donde se incluye el presente contrato. 12) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales y fondo de seguridad ciudadana, y verificó el pago de las estampillas departamentales.

13. Contrato de obra No 006 – 2012 Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía. Objeto: Construcción placa huellas vehiculares vía

Porqueras Sector la Bayona y alcantarilla vía Juanegro-Porqueras del Municipio de Gambita - Santander.

Contratista: Carlos Eduardo García Castillo. Valor Inicial: $62.781.379 Tiempo de ejecución: Un mes Suscripción: 26 de diciembre de 2012 Acta de inicio. 28 de diciembre de 2012 Acta de Comité Técnico No 01: 11 de enero de 2013. Acta de entrega y recibo final. 28 de enero de 2013 Acta de liquidación: 28 de enero de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita a la vía Porqueras, sector la Bayona del Municipio de Gambita, donde se observó que la obra objeto del Contrato No 006 – 2012 está terminada.





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Huellas vehiculares

Alcantarilla

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato de obra No 006 – 2012, el grupo auditor, evidenciar: 1) La entidad contratante realizó los estudios de conveniencia y oportunidad atendiendo los establecido en el numeral 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. 2) La selección del contratista se efectuó atendiendo los parámetros establecidos en el título III, capítulo II, sección II y artículos 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 3) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos habilitantes exigidos en los pliegos de condiciones, como se observa en la evaluación técnica- jurídica y financiera realizada el 06 de diciembre de 2012. 4) La entidad contratante verificó que el contratista adquiriera las pólizas bajos parámetros contenidos en la clausula octava de la minuta del presente contrato, como se evidencia en el acta de aceptación suscrita el 28 de diciembre de 2012. 5) El contratista ejecutó el contrato de la manera establecida en la minuta del contrato y en el informe técnico No 01 donde se realizó la modificación de mayores y menores cantidades, como se observa en el informe de supervisión y en el acta de entrega y recibo final. 6) El contratista al terminar el presente contrato realizó: a) El pago de estampillas departamentales. b) La ampliación de las garantías, en especial la relacionada con el amparo de estabilidad y calidad de la obra. c) El pago del SENA (5%) y SENA FIC (0.25%) y d) La seguridad social en salud integral y parafiscales, como se observa en los documentos existentes en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó la publicación del presente contrato en el SECOP como se observa en el detalle del proceso SAMC – 008 – 2012. 8) Mediante acuerdo No 033 del 21 de diciembre de 2012, el Concejo Municipal autorizó al alcalde para comprometer vigencias futuras ordinarias donde se incluye el presente contrato. 9) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales,





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fondo de seguridad ciudadana, y verificó el pago de las estampillas departamentales.

14. Contrato de obra pública No 009 – 2012 Modalidad de Selección: Licitación Pública Objeto: Adecuación cancha Municipal de

futbol Fase I del Municipio de Gambita - Santander.

Contratista: Consorcio Escenarios Gambita Representante Legal: Pedro Mauricio Beltrán Dulcey Suscripción: 28 de diciembre de 2012 Valor inicial: $403.545.086 Tiempo de ejecución: 3 meses. Interventoria: INCOBCOL SAS Representante Legal: Oscar Andrés Silva Acta de inicio: 25 de enero de 2013 Acta de modificación de cantidades y precios no previstos No 01: 08 de febrero de 2013. Acta de recibo parcial No 01: 11 de marzo de 2013. Acta de suspensión: 15 de abril de 2013. Acta de reinicio. 15 de junio de 2013. Acta de modificación de cantidades No 02: 04 de julio de 2013. Acta de entrega y recibo final: 04 de julio de 2013. Acta de liquidación: 18 de octubre de 2013. REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita la cancha de futbol del Municipio de Gambita, donde se observó que la obra objeto del Contrato de Obra No 009 – 2012 está terminada.





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Mediante oficio No 3701 del 19 de marzo de 2014, el grupo auditor solicita a la Subcontralora Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, el envió de funcionario idóneo (arquitecto o ingeniero) al Municipio de Gambita, con el fin de que realice y evalué la existencia de sobrecostos, calidad de materiales y verificación de cantidades de obra. De otra parte, mediante oficio No 7116 del 08 de abril de 2014, el grupo auditor solicita que además de los puntos esbozados en el oficio anterior, se analice cuidadosamente por parte del grupo técnico de la Contraloría General de Santander, si en el contrato de obra No 009 -. 2012 se evidencia o no la existencia de falta de planeación; teniendo en cuenta que en la ejecución del mencionado contrato se suscribieron dos actas de modificación de cantidades y precios no previstos (08 de febrero y 04 de junio de 2013) las cuales se realizaron entre otras por las siguientes razones: 1) Que las cantidades del contrato han variaron con respeto a las proyectadas inicialmente, en razón al estudios de suelos realizado el 30 de enero de 2013, en el cual se recomienda la construcción de un filtro perimetral en la parte norte de la cancha, construcción de tres filtros en la parte longitudinal con dirección oriente – occidente y filtros transversales con separación de seis metros. 2) Que las cantidades de obra inicialmente estaban contempladas para adecuar un campo deportivo con dimensiones de 73.6 mts X 38, 6 mts, el cual se ajusto a las dimensiones del terreno de la cancha existente con longitud de 90 mts X 45 mts cumpliendo con las medidas mínimas requeridas para una cancha de futbol.






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El contrato de obra pública No 009 – 2012 se relaciona con el Convenio Interadministrativo No 00001333 del 18 de septiembre de 2012 suscrito entre la Gobernación de Santander y el Municipio de Gambita. Después de realizar un análisis al contrato de obra No 009 – 2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los lineamientos contemplados para la licitación pública en el título III, capítulo I y artículos 3.1.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden técnico, jurídico, financieros y de experiencia contemplados en los pliegos de condiciones, como se observa en el acta suscrita por el comité evaluador el 05 de diciembre de 2012. 3) El contratista adquirió las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato como se observa en el acta de aceptación de póliza suscrita el 28 de diciembre de 2012. 4) La entidad contratante aceptó la suspensión del contrato de 15 de abril al 25 de junio de 2013, al evidenciarse la existencia de problemas climáticos, que dificultan e imposibilitan el traslado de materiales y por ende la realización de actividades tendientes al normal desarrollo de las obras de adecuación de la cancha municipal de futbol. 5) El contratista, el interventor y el supervisor del presente contrato adjuntan al expediente contractual informes que evidencian la ejecución del presente contrato. 6) La entidad contratante de manera adecuación realizó la ampliación y actualización de las garantías; en razón al reinicio del contrato y a la terminación del mismo. 7) El contratista realizó los pagos de seguridad social integral, como se observa en las planillas y en las facturas adjuntas al expediente contractual. 8) La entidad contratante realizó la publicación de presente contrato en el SECOP como se observa en el detalle de proceso LP – 001 – 2012. 9) Mediante acuerdo No 033 del 21 de diciembre de 2012, el Concejo Municipal autorizó al alcalde del Municipio para comprometer vigencias futuras ordinarias donde se incluye el presente contrato. OBSERVACION No 03: La entidad contratante realizó el último pago del contrato de obra No 009 – 2012, a favor del contratista sin verificar que este hubiera realizado los aportes al SENA y por concepto de contribución al FIC. En desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar en relación con el contrato de obra No 009 – 2012: 1) Que se autorizó a favor del Consorcio Escenarios Gámbita el último pago por concepto del presente contrato, como se observa en el acta de liquidación firmada el 18 de octubre de 2013 por valor de $251.197.801 2) Que se realizó el pago al contratista mediante el comprobante de egreso No 13-01047 del 27 de diciembre de 2013. 3) Que ni en el expediente contractual, ni en los soportes del comprobante de egreso, se observa y/o evidencia el pago de los aportes al SENA (0.5%) y de la contribución al FIC (0.25%), a pesar de que esta obligación está consignada de manera expresa en el parágrafo 4 de la cláusula cuarta de la minuta del contrato No 009 – 2012 y que es una obligación también plasmada en el Decreto 2375 del 1974, la Resolución No 2370 de 2008 y la Ley 119 de 1994. Teniendo en cuenta lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de: 1) Oscar Andrés Silva en calidad de representante legal de INCOBCOL SAS – Interventor y Vilner Johany Murillo Delgado, en calidad de supervisor. 2) Hazbleidy Cárdenas Galeano en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, por haber realizado el último pago del contrato de obra No 009 – 2012, a favor del contratista sin verificar que este hubiera realizado los aportes al SENA y por concepto de contribución al FIC.





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La administración municipal deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a evitar que situación como las descritas en la presente observación ocurran con posterioridad. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: Parágrafo 4 de la cláusula cuarta de la

minuta del contrato No 009 – 2012, Decreto 2375 del 1974, la Resolución No 2370 de 2008 y la Ley 119 de 1994, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera, Resolución 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manual de contratación), Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012 (Manual de funciones) y el numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsables: -OSCAR ANDRES SILVA RL de INCOBCOL SAS – Interventor -VILNER JOHANY MURILLO DELGADO Supervisor. HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina – sección financiera.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presuntos Responsables: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Aduce la contraloría que pese autorizar el último pago a través del acta de liquidación firmada el 18 de Octubre del 2013, no se encontró en el expediente pago a aportes al SENA ( 0.5%) y de la contribución FIC (0.25%), para el efecto me permito manifestar que contrario a lo manifestado por el equipo auditor, se pudo verificar que si se cumplió con el pago de estas contribuciones parafiscales, para lo cual anexo las planillas identificadas con la referencias No 18168786, 18168762, 18168647, 18168762, 18168647, 18168629,18168629,18168598, 18168573, 18168573, 18168794, los cuales fueron cancelados en la misma fecha que se firmó el acta de liquidación o sea el mismo 18 de Octubre del 2013.

Por lo anterior es de notar que este hallazgo de carácter disciplinario, debe ser fenecido ya que las presuntas faltas disciplinarias no se cometieron, por lo tanto no se encuentra configurado ningún elemento para indilgar tal responsabilidad fiscal, recuérdese que la ley 734 del 2002, exige que la responsabilidad del investigado dentro de una actuación de esta naturaleza, conforme al procedimiento que hoy las orienta esté demostrada plenamente mediante el proceso de encuadramiento jurídico de sus acciones u omisiones las que deben quebrantar (o en el sentir de otros), realizar alguna de las causales contenidas en el dispositivo inicialmente citado y reglamentado y con expresa aplicabilidad del Derecho positivo y vigente que regula esta actuación, solo podrá proferirse una decisión sancionatoria cuando en el proceso obre el caudal probatorio que conduzca a la certeza sobre la existencia o configuración de la causal (i) y de la responsabilidad del implicado de la indisciplina. (ii) incluyendo su comportamiento y modalidad de culpabilidad en que actuó”.





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CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor, después de realizar un análisis a los documentos adjuntos en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, logra evidenciar que el contratista realizó los aportes al SENA y por concepto de contribución FIC, antes de que la entidad contratante efectuara el último pago del contrato de obra No 009-2012; así las cosas, se desvirtúa la observación administrativa con incidencia disciplinaria.

15. Contrato de suministro No 06 – 2012 Modalidad de selección: Selección Abreviada de Menor Cuantía. Objeto: Suministro de combustible (ACPM) para la

maquinaria pesada del Municipio de Gambita - Santander para el mantenimiento periódico y rutinario de la malla vial.

Contratista: La estación de servicios Contreras Representante legal del contratista: Ramiro Contreras. Valor inicial: $41.000.000. Tiempo de ejecución: Desde el acta de inicio hasta el 31 de

diciembre de 2012 y/o hasta agotar presupuesto.

Suscripción: 02 de noviembre de 2012. Acta de inicio: 08 de noviembre de 2012 Acta parcial de pago No 01: 15 de noviembre de 2012. Acta de suspensión: 18 de diciembre de 2012. Acta de recibo parcial No 02: 27 de diciembre de 2012. Acta de reinicio: 08 de marzo de 2013. Acta de entrega y recibo final: 20 de marzo de 2013 Acta de liquidación: 20 de marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez culminado el análisis del contrato de suministro No 06 – 2012, el grupo Auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el artículo 3.5.2 y numeral 2.1.1.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió con los requisitos contemplados en los pliegos de condiciones definitivos, como se observa en el acta de evaluación realizada el 16 de octubre de 2012. 3) El contratista adquirió las garantías únicas de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas mediante acta del 08 de noviembre de 2012. 4) La entidad contratante realizó la publicación del presente contrato en la página SECOP, como se observa en el detalle de proceso SAMC – 002 – 2012. 5) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales y fondo de seguridad ciudadana, y verificó el pago de las estampillas departamentales. OBSERVACION No 04: Deficiencias en la supervisión del contrato de suministro No 006 – 2012, deficiencias en la autorización de entrega del combustible adquirido por concepto de este contrato y, deficiencias en el control del suministro de combustible para la maquinaria pesada del municipio de Gambita.





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En desarrollo del proceso auditor se logró establecer que la señora Laura Catalina Henao en calidad de supervisora del contrato de suministro No 006 – 2012 y jefe de la oficina de la sección operativa – área de planeación debe ser investigada disciplinaria, penal y fiscalmente, por certificar y autorizar en el acta de entrega y de recibo parcial No 02 (27 de diciembre de 2012) el pago de la suma de $1.677.580 correspondiente a 209.96 galones de ACPM, utilizados del 26 al 30 de noviembre de 2012, sin antes verificar y corroborar cual fue el real destino del mencionado combustible, toda vez que no era viable el consumo de ésta cantidad de combustible en el periodo mencionado; ya que en desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar que en las bitácoras que lleva la administración del uso de la maquinaria pesada, no se registra la utilización de la misma en el período comprendido del 26 al 30 de noviembre de 2012; información ésta que es ajustada a la realidad, por cuanto en el período comprendido entre el 22 al 30 de noviembre ésta maquinaria se encontraba en mantenimiento preventivo y correctivo con ocasión al contrato de prestación de servicios No. 031-2012 suscrito con la Importadora CHAMPION S.A.S. De igual forma, también debe ser investigado disciplinaria y fiscalmente el señor Jorge Muñoz González en calidad de secretario de despacho de la secretaria de gobierno del Municipio de Gambita, por haber autorizado al contratista la entrega de 209.96 galones de ACMP, como se observa en la factura de venta No 21084 de la Estación de Servicios Contreras y, por no ejercer un correcto control al combustible adquirido por el Municipio de Gambita. El grupo auditor considera que los argumentos expuestos, son suficientes para configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria, penal y fiscal en cabeza de Laura Catalina Henao en calidad de supervisora y Jorge Muñoz González en calidad de secretario de gobierno. Finalmente se configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera, quien deberá incluir dentro del plan de mejoramiento todas y cada una de las acciones correctivas descritas tendientes a evitar: 1) Deficiencias en la supervisión de los contratos de suministro. 2) Deficiencias en la autorización de entrega de combustible. 3) Deficiencias en el control de suministro de combustible. TIPO DE OBSERVACION: Fiscal Norma Violada: Articulo el artículo 6 de la Ley 610 de 2000 Cuantía: ($1.677.580) Presuntos Responsables: -WILLIAM HERRERA Alcalde

-LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Supervisora y jefe de oficina de la sección operativa – área de planeación -JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Secretario de Gobierno

TIPO DE OBSERVACION: Penal Norma Violada: Articulo 286 y 397 del Código Penal Presuntos Responsables: -LAURA CATALINA HENAO CORREDOR

Supervisora y jefe de oficina de la sección operativa – área de planeación (Articulo 286 y 397 del Código Penal)





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- JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ (Artículo 397 del Código Penal) Secretario de Gobierno

TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: numeral primero del artículo 34, numeral primero

del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución No 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manual de Contratación), Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012 (Manual de Funciones) y el numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsable: -LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Supervisora. -JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Secretario de Gobierno.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presuntos Responsables: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Aduce el equipo auditor que se debe investigar disciplinaria, fiscal y penalmente a los señores WILLIAM HERRERA, LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Y JORGE MUÑOZ GONZALEZ por certificar y autorizar en el acta de entrega y recibo parcial el pago de la suma de $ 1.677.580 correspondientes a 209.96 galones de ACPM utilizados del 26 al 30 de Noviembre del 2012, ya que revisadas las bitácoras se pudo evidenciar que durante esta época no se utilizó la maquinaria, además que durante este periodo la maquinaria estaba en reparación según contrato de prestación de servicios suscrito con la Importadora CHAMPION S.A.S. Por lo anterior entro a controvertir dicho hallazgo de la siguiente manera: El Municipio de Gámbita, posee la siguiente maquinaria de su propiedad:

Tipo de Maquina Propietario

Motoniveladora Komatsu GD-511ª Municipio de Gámbita

Retrocargador CAT 420 E Municipio de Gámbita

Cargador Komatsu WA-200-1 Municipio de Gámbita

Volqueta freightliner. Municipio de Gámbita

Que verificado el contrato de Prestación de Servicios, para el mantenimiento y reparación de la maquinaria pesada, este hace alusión a la maquinaria Motoniveladora Komatsu GD-511A, Retrocargador CAT 420 E, Cargador Komatsu WA-200-1 y no a la Volqueta de placas OSF 159, marca freightliner, la cual según informe del mes de noviembre del 2012, presentado por el conductor de la Volqueta CARLOS AUGUSTO VILLAMIZAR NOGERA, se verificó que esta estuvo ejecutando labores de transporte de material de arrastre, piedra y cascajo, hacia los ramales de las veredas Chinatá y vía que conduce al Corregimiento de la Palma, apoyada por supuesto, con comunidad y con el Cargador, que si bien es cierto, estaba dentro del mantenimiento de la maquinaria, dicho equipo para la época de los hechos no estaba siendo intervenido por los mecánicos, lo que conlleva a que la misma se encontraba prestando sus funciones, para realizar trabajos de mantenimiento rutinario de dichos ramales, tapada de huecos, etc.

Por otro lado, cabe recordarle al equipo auditor, que la empresa que suministra el combustible para el municipio de Gámbita, según proceso de selección abreviada y contrato No. 006 del 2012, es la Estación de Servicios Contreras, la cual se encuentra ubicada en el Municipio de Santana (Boyacá) ubicado aproximadamente a unos 35





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kilómetros del casco urbano, ya que como ustedes lo pudieron verificar, el Municipio de Gámbita no cuenta con una estación de servicios que pueda suplir este suministro, por lo que en ocasiones este combustible debe ser transportado en canecas desde la estación de servicios CONTRERAS E.D.S, hacia el casco urbano con el fin de ahorrar costos y de esta forma, tener una reserva en el garaje del Municipio, lo cual puede parecer un poco exagerado si verificamos el pedido o autorización emitida por la Secretaría de Gobierno Municipal, pero como se dijo, esto obedece al almacenamiento y provisión del ACPM para ser transportado al Municipio de Gámbita.

Para consolidar esta respuesta, me permito anexar las declaraciones extra juicio ante notario de los señores CARLOS AUGUSTO VILLAMIZAR NOGUERA Y LUIS ENRIQUE GRANADOS, quienes ejecutan las labores de operación de la maquinaria pesada y que dan cuenta en cada una de ellas de las actividades realizadas por la maquinaria durante la época del 26 al 30 de Noviembre del 2012.

Recordemos que la falta es antijurídica cuando afecte el deber funcional sin justificación alguna y el artículo 13 ibídem, dispone que las faltas sólo son sancionables a título de dolo o culpa, lo cual significa que el juicio disciplinario no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la realización de su conducta y la imputación subjetiva, toda vez que se entiende que la ilicitud sustancial implica que se haya desconocido no solo el ropaje jurídico del deber, sino también la razón de ser que el mismo tiene en un Estado social y democrático de derecho, o lo que es mejor, no basta con que se quebrante formalmente un deber, sino que se requiere que se haya cuestionado la funcionalidad del mismo o su razón de ser.

Para el caso concreto es claro que los señores WILLIAM HERRERA, LAURA CATALINA

HENAO CORREDOR Y JORGE MUÑOZ GONZALEZ, nunca quebrantaron disposición

legal alguna ni desconoció el ámbito jurídico del deber de cuidado, ya que como se dijo,

se verificó que el suministro de combustible fuese necesario para las labores

encomendadas a la Volqueta de propiedad del Municipio por las razones antes expuestas,

ni se violaron aspectos tales como la moralidad pública, transparencia, objetividad,

legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía,

neutralidad, eficacia y eficiencia, ni mucho menos se puso en peligro la esencia del

servicio público, por lo que habrá de considerar este aspecto de carácter administrativo

para ser tenido en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba.De lo anterior,

se puede concluir sin un mayor esfuerzo, que la administración Municipal a través de sus

funcionarios no actuó con dolo o culpa, jamás existió el interés criminal, doloso o mal

intencionado de vulnerar o poner en peligro el bien jurídico ni tampoco afectar el

Patrimonio Estatal. Actuamos conforme a derecho y dando cumplimiento a las normas

que regulan la contratación estatal, y desde luego no podemos olvidar y tal como se

probó, que el Municipio de Gámbita se encuentra en una situación excepcional, ya que no

existe en su Jurisdicción estación de servicio de combustible.

Son estas las razones, para solicitar de la manera más respetuosa el archivo de estas

diligencias, ya que con nuestro actuar o proceder no se incurrió en falta ni disciplinaria, ni

penal, ni fiscal”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor, después de realizar un análisis a los argumentos expuestos y a los documentos allegados en el oficio No del 11 de junio de 2014 en comparación con la información recolectada en el trabajo de campo, desvirtúa el hallazgo de tipo disciplinario, penal y fiscal; no obstante lo anterior, se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, en los términos contemplados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de





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2014, para lo cual deberá incluir las acciones correctivas que considere pertinentes en el plan de mejoramiento.

16. Contrato de obra pública No 124 – 2011 Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía. Objeto: Construcción de diferentes obras

municipales (Ampliación hogar del adulto mayor y construcción rejas para el coliseo del municipio de Gambita)

Contratista: Consorcio Interobras Gambita Representante Legal: Edward Alberto Reyes Sanabria Valor inicial: $140.000.000 Anticipo: 50% Tiempo de ejecución: 3 meses. Adición en tiempo: 1 mes Total tiempo de ejecución: 4 meses Suscripción: 27 de diciembre de 2011. Acta de inicio: 29 de diciembre de 2011. Acta de suspensión: 15 de marzo de 2012 Acta de reinicio: 30 de abril de 2012 Otrosí No 01: 02 de mayo de 2012 Acta de pactación de precios no previstos: 25 de mayo de 2012. Acta de modificación de cantidades No 01: 12 de junio de 2012. Acta de recibo final: 14 de junio de 2012. Acta de liquidación No 01: 15 de junio de 2012. Acta de liquidación No 02: 18 de julio de 2012 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita de obra al hogar del adulto mayor y al coliseo del Municipio de Gambita, donde se observó que las obras objeto del Contrato No 124 – 2011, ya fue terminada en su totalidad.

Habitación comunitaria e instalación de ducha del Hogar del Adulto Mayor





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Baños y techo construido en el Hogar del Adulto Mayor

Acceso a baños en el Hogar del Adulto Mayor

Rejas instaladas en el Coliseo del Municipio de Gambita

Mediante oficio No 3701 del 19 de marzo de 2014, el grupo auditor solicita a la Subcontralora Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, el envió de funcionario idóneo (arquitecto o ingeniero) al Municipio de Gambita, con el fin de que realice y evalué la existencia de sobrecostos, calidad de materiales y verificación de cantidades de obra.

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato de obra pública No 124 – 2011, se observa por parte del grupo auditor: 1) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, técnico, financiero y de experiencia establecidos en los pliegos de condiciones como se observa en la evaluación de propuesta suscrita el 19 de diciembre de 2011. 2) La entidad contratante autorizó el inicio de la ejecución del objeto contractual después de haber verificado: a) La adquisición de las garantías exigidas en la minuta de contrato. b) La aprobación de las pólizas mediante certificación del 27 de diciembre de 2011 y c) La existencia de registro presupuestal. 3) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los





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pagos a seguridad social y parafiscales incluido el FIC y el SENA al igual efectuó los descuentos de estampillas municipales. OBSERVACION No 05: La entidad contratante no le exigió al contratista el pago de estampillas departamentales en el Contrato de obra pública No 124 – 2011 antes de realizar el último pago. En desarrollo del proceso auditor se pudo establecer que la Alcaldía del Municipio de Gambita; a pesar de que no ser declarante de la retención por concepto de Estampillas Departamentales, si tiene la obligación de exigir a los contratistas (sujetos pasivo de estos gravámenes) que realicen la liquidación y el pago de las Estampillas Departamentales (Pro-Desarrollo, Pro-Electrificación, Pro-UIS y Pro-Hospital) como se encuentra plasmado en las ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006, No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009. Ahora bien, el grupo auditor después de realizar un análisis detallado al contrato de obra pública No 124 – 2011, logra evidenciar que la Alcaldía del Municipio de Gambita, no le exigió al Consorcio Interobras Gámbita en calidad de contratista, el pago de estampillas departamentales; afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que no existe ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso evidencia del pago de dicho gravamen; así las cosas, se procede a realizar el cálculo del daño patrimonial al Estado, causado por la Administración Municipal de la siguiente manera:

No del Contrato Valor del Contrato

Pro – Desarrollo (2%)

Pro – electrificación (1%)

Pro – Uis (2%) Pro – Hospital (2%)

Ordenanza No 12

VALOR PRESUNTO DAÑO FISCAL

Contrato de obra No 124 – 2011

$140.000.000 $2.800.000 -0 $2.800.000 $2.800.000 $84.000 $8.484.000

De conformidad con el análisis realizado, este ente de control, considera que los señores William Herrera en calidad de alcalde, Laura Catalina Henao Corredor en calidad de supervisora y el Cesar Augusto Osorio Osorio en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, deben ser investigados fiscalmente al establecerse la existencia de un presunto daño fiscal por valor de $8.484.000 Por otra parte, se configura una observación con incidencia disciplinaria (numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002) en contra de Laura Catalina Henao Corredor en calidad de supervisora y Cesar Augusto Osorio Osorio en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, quien tenía la obligación de exigir al Consorcio Interobras Gambita en calidad de contratista, la cancelación de estampillas departamentales y no lo hizo. TIPO DE OBSERVACION: Fiscal Norma Violada: Ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006,

No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009, artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 6 de la Ley 610 de 2000

Cuantía: $8.484.000 Presuntos Responsables: -WILLIAM HERRERA Alcalde

-LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Supervisora -CESAR AUGUSTO OSORIO OSORIO





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Ex jefe de oficina – sección financiera

TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: Ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006,

No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009 y numeral primero del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución No 045 del 2009 (Manual de Contratación), numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera (Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012) y el numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsable: -LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Supervisora -CESAR AUGUSTO OSORIO OSORIO Ex jefe de oficina – sección financiera

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Sea de manifestar en el presente hallazgo que la labor verificadora del pago de la estampillas bien sea departamentales o municipales, estaba a cargo de la oficina o Área Financiera, en el presente caso vemos como de manera involuntaria esta verificación paso por alto por parte de dicho funcionario. Sin embargo consientes del presunto daño fiscal nos vimos a la tarea de exigirle al contratista el pago de dichas estampillas, es así que mediante comprobantes de pago No 91489669 el señor EDWARD ALBERTO REYES SANABRIA, presentó ante esta administración el pago de las mismas por valor de $ 4.620.000, los cuales se anexan como prueba, por lo que el presunto hallazgo fiscal debe de ser fenecido para cada uno de los implicados, esto es para los señores WILLIAM HERRERA, LAURA CATALINA HENAO CORREDOR Y CESAR AUGUSTO OSORIO OSORIO. En lo referente al aspecto disciplinario, hay que mencionar que este juicio no se agota en

demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a derecho, sino que es

requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la realización de su conducta

y la imputación subjetiva, para el presente caso es claro que esta obedeció a un simple

olvido por parte del Área Financiera del Municipio de Gámbita a cargo del señor CESAR

AUGUSTO OSORIO OSORIO y de la supervisora del contrato Ing. LAURA CATALINA

HENAO CORREDOR, sin que se violaran aspectos tales como la moralidad pública,

transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad,

publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia, ni mucho menos se puso en

peligro la esencia del servicio público, por lo que habrá de considerar este aspecto de

carácter administrativo para ser tenido en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Después de realizar un análisis a los documentos recolectados en el trabajo de campo y a los allegados en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, el grupo auditor convalida la observación de tipo fiscal y disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo, bajo los argumentos esbozados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014; sin embargo, el hallazgo de tipo fiscal se cuantifica en la suma de $4.620.000 teniendo en cuenta: PRIMERO: El valor total del contrato No 124 de 2011 es de $140.000.000 como se evidencia en la minuta contractual, en el anexo del acta de recibo final suscrita





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el 14 de junio de 2012 y en las actas de liquidación suscritas el 15 de junio y el 18 de julio de 2012; así las cosas, el valor a pagar por concepto de la ordenanza No 012/05 y de las estampillas pro hospital, pro UIS y pro desarrollo corresponde a la suma de $9.240.000. SEGUNDO: En el recibo de recaudo de estampillas No 91489669 del 09 de junio de 2014, solo se observa que el contratista CONSORCIO INTEROBRAS GAMBITA cancelo por concepto de la ordenanza No 012/05 y de las estampillas pro hospital, pro UIS y pro desarrollo la suma de $4.620.000; toda vez que el valor base de liquidación de dichos gravámenes consignado en el recibo de recaudo de estampillas fue de $70.000.000, suma esta que equivale al 50% del valor total del contrato No 126 – 2011.

VIGENCIA 2013

1. Convenio de asociación para desarrollar un programa de interés público No 001 – 2013

Modalidad de Selección: Contratación Directa Objeto: Aunar esfuerzos con el propósito de

desarrollar el proyecto implementación de acciones que permitan la descontaminación de suelos, corrientes y depósitos de agua con un programa de recolección disposición, reciclaje de residuos sólidos en la zona urbana del Municipio de Gambita – Santander.

Contratista. Asociación de trabajadores comunitarios Guardianes del Futuro.

Representante legal: Ana María Leonela Martínez García Valor Inicial: $55.000.000 Aporte del Municipio: $52.000.000 Aporte de la Asociación: $3.000.000 Termino de ejecución: Hasta el 30 de diciembre de 2013. Suscripción: 30 de enero de 2013 Acta de inicio: 02 de febrero de 2013 Acta de recibo final: 26 de diciembre de 2013 Acta de liquidación: 26 de diciembre de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL:

Una vez culminado el análisis del convenio de asociación para desarrollar un programa de interés público No 001 – 2013, se pudo establecer: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los parámetros establecidos en el Decreto 777 de 1992, en el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política de Colombia y el Decreto 1403 de 1992. 2) La entidad contratante verificó la fecha de constitución de la asociación de trabajadores comunitarios Guardianes del Futuro, la vigencia del reconocimiento de la personería jurídica, la capacidad de constituir garantías y la experiencia e idoneidad, como se evidencia en el informe de revisión de la propuesta realizado el 28 de enero de 2013. 3) El contratista adquirió las garantías de la manera establecida en la minuta y la entidad





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contratante realizó la aprobación de las mismas, como se observa en el acta de aceptación de pólizas del 02 de febrero de 2013. 4) La entidad contratante antes de efectuar pagos a favor del contratista verificó la existencia de: a) Informes de actividades realizado por el contratista. b) Certificación de cumplimiento emitida por el supervisor del contrato y, c) Pago de la seguridad social y parafiscales. 5) El presente proceso contractual fue publicado en el SECOP como se observa en el detalle de proceso No 01-2013.

2. Contrato de consultoría No 001 – 2013 Modalidad de selección: Concurso de meritos Objeto: Estudios geológicos y de estabilidad

de taludes, diseño de obras de remediación, de una zona de deslizamiento en el sector urbano del municipio de Gambita, Departamento de Santander.

Contratista: CONSORTEC GROUP Representante legal: Ricardo Andrés Sanz Londoño Valor inicial: $49.999.712 Plazo de ejecución: 02 meses Suscripción: 27 de junio de 2013. Acta de inicio: 09 de julio de 2013 Acta de recibo final: 27 de agosto de 2013 Acta de liquidación: 04 de octubre de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el proceso de análisis del contrato de consultoría No 001 – 2013, el grupo auditor, logró determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en la sección primera, artículos 3.3.1.1 y 3.3.2.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden técnico – jurídico y financiero contemplados en los pliegos de condiciones, como se observa en el acta de evaluación del 07 de junio de 2013. 3) La entidad contratante verificó que las garantías allegadas por el contratista fueran adquiridas de la manera establecida en la minuta contractual, como se observa en el acta de aceptación de pólizas del 09 de julio de 2013. 4) El contratista cumplió con su obligación de realizar aportes a seguridad social integral y parafiscales como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual. 5) El supervisor cumplió con su obligación de realizar seguimiento a las actividades realizadas por el contratista, como se evidencia en el informe por el realizado. Como evidencia de la ejecución del objeto reposa en el expediente contractual: a) Levantamiento topográfico. b) Informe geotécnico, geológico y análisis de estabilidad. c) Diseño estructural – pantalla anclada municipio de Gambita (memorias de cálculo) y, d) Diseño de pavimentos (construcción de obra de remediación y estabilidad de taludes, los cuales evidencian la correcta ejecución de objeto contractual. Es de resaltar que los resultados de los estudios geológicos y de estabilidad de taludes, diseño de obras de remediación, de una zona de deslizamiento en el sector urbano del municipio de Gambita, fueron incluidos en el proyecto





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denominado: “Obras de remediación y estabilidad de taludes en el Municipio de Gambita” radicado el 18 de noviembre de 2013 en la Unidad Nacional para la gestión del riesgo del desastre UNGRD, con el fin de obtener por valor de $3.509.454.494

3. Contrato de prestación de servicios No 0003 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios

profesionales para la asesoría en la revisión, elaboración, presentación y rendición de los informes financieros, contables y presupuestales del Municipio de Gámbita Santander durante la vigencia fiscal 2013.

Contratista: Ramón Gerardo Carvajal Contreras Valor inicial: $50.000.000 Tiempo de ejecución: 30 de diciembre de 2013 Suscripción: 22 de enero de 2013 Acta de inicio: 24 de enero de 2013 Acta de recibo: 30 de diciembre de 2013 Acta de liquidación: 30 de diciembre de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato de prestación de servicios profesionales No 003 – 2013, el grupo auditor pudo establecer: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de idoneidad y experiencia contenidos en la propuesta, como se observa en el informe del 18 de enero de 2013. 3) La entidad contratante autorizó la iniciación de presente contrato previo la verificación de la existencia de registro presupuestal, la aprobación de pólizas allegadas por el contratista las cuales se ajustan a los lineamientos contenidos en la minuta del contrato. 4) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista, verificó que este realizara el pago de los aportes a seguridad social y que allegara informe de las actividades desarrolladas. 5) La entidad contratante realizó en la página del SECOP, la publicación del presente proceso contractual. 6) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas municipales y verificó el pago de las estampillas departamentales.

4. Contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios profesionales para

el fomento y desarrollo deportivo de la niñez y juventud por medio de la Escuela de Formación deportiva de Futbol del Municipio de Gambita Santander 2013.

Contratista: Corporación CEDFAC. Representante legal: Silvia Alejandra Martínez Balaguera. Valor inicial: $49.996.920





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Tiempo de ejecución: Plazo máximo hasta el 30 de diciembre de 2013

Suscripción: 03 de septiembre de 2013 Acta de inicio: 06 de septiembre de 2013 Acta de pago parcial No 01. 13 de noviembre de 2013 Acta de recibo: 30 de diciembre de 2013 Acta de liquidación: 30 de diciembre de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL: Después de realizar el análisis del contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012 para la contratación directa de prestaciones de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 2) el contratista cumplió a cabalidad los requisitos de idoneidad y experiencia, como se observa en el informe de revisión de propuesta del 30 de agosto de 2013. 3) La entidad contratante verificó que el contrato se desarrolló de la manera establecida en la minuta del contrato, como se observa en los informes presentados por el contratista y por el supervisor donde se relacionan las actividades ejecutadas en el curso del proceso. 4) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en el SECOP como se observa en el detalle de proceso No 036-2013. 5) La entidad contratante realizó los descuentos de las estampillas municipales. OBSERVACION No 06: Inexistencia del pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del Contrato de prestación de servicios profesionales No 036-2013. Una vez culminada la revisión del contrato de prestación de servicios profesionales No 036-2013, el grupo auditor no encontró ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso; copia de las planillas del pago de seguridad social integral y parafiscales o certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal de CEDFAC que acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje; del personal utilizado para desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto contractual; a pesar de que en el expediente se evidencia: 1) Que en los estudios y documentos previos del contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013, se estableció que para realizar las actividades de fomento y desarrollo deportivo de la niñez y juventud por medio de la Escuela de Formación deportiva de Futbol del Municipio de Gambita y para el proceso metodológico se requería mínimo un docente especializado, un docente en futbol y un monitor deportivo que se encargaran de organizar, dosificar y valorar la enseñanza de la educación física con orientaciones pedagógicas y técnicas en la disciplina de futbol, que permitan el desarrollo de la dimensión corporal y lúdica de los niños y juventud participante, y 2) Que la Corporación CEDFAC en la propuesta presentada a la Alcaldía del Municipio de Gambita, adjunta las hojas de vida de los señores Elkin Darío Salazar Granadas, Garib Fernando Beltrán Rueda y Hildebrando Tolosa Forero, como personas encargadas de desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto del presente contrato.





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Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos es claro, para el grupo auditor, que se configura una observación disciplinaria en cabeza de Jorge Muñoz González – Secretario de Gobierno en calidad de supervisor: 1) Por haber certificado el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista; a pesar de no existir evidencia del pago de los aportes al sistema de seguridad social integral del personal que desarrollo las actividades requeridas para ejecutar el objeto contractual. 2) Autorizar que se realizaran pagos a favor del contratista sin que este se encontrara al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. De otra parte, se configura una observación disciplinaria en cabeza de Hazbleidy Cárdenas Galeano, Ex jefe de oficina sección financiera del Municipio de Gambita por haber realizado pagos a favor de la Corporación CEDFAC, sin verificar que este como contratista realizara el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, vulnerando así el contenido del inciso cuarto del artículo 8.1.16 de la Ley 734 de 2012. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: Clausula decima séptima de la minuta de

contrato No 036-2013, Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, el inciso cuarto del Artículo 8.1.16 del Decreto 734 de 2012, numeral del ordinal a), articulo 2 de la Ley 1562 de 2012, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manuales de Contratación), numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera (Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012) y numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsables: -JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Supervisor

-HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina sección financiera

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Aduce la contraloría que no se encontró ni en el expediente contractual , ni en los soportes de los comprobantes de egreso copia de las planillas de pago de la seguridad social integral del personal utilizado para la ejecución del contrato esto es del docente especializado, del docente de futbol y el monitor deportivo, para el efecto y con el fin de controvertir el presente Hallazgo de tipo Disciplinario, me permito mencionar lo siguiente tal como lo efectué en la respuesta dada a la Observación No 002 del presente informe preliminar así: En el que se dijo claramente que todas y cada una de las normas relacionadas con el tema, hacen referencia a que la obligación en el pago de la seguridad social en los porcentaje antes indicados, le corresponde es al CONTRATISTA, quien es en ultimas el que debe ejecutar la obra o el servicio encomendado, y no de las personas que este utiliza para la ejecución de la labor contratada





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En relación con el personal a cargo y la forma de vinculación es competencia del contratista verificar que el personal que utilice para la ejecución del objeto contractual, se encuentre afiliados al sistema general de Seguridad social en Salud, pues este es en ultimas quien decide de qué forma los vincula, bien sea a través de un contrato civil de prestación de servicios, un contrato de trabajo o simplemente por labor ejecutada, sin que para la administración sea relevante que tipo de vinculación utilice, pues la entidad solo requiere que sea el Contratista quien nos acredite el pago de la seguridad social, para el presente caso vemos como la Corporación Emprender en Pro del Crecimiento y Desarrollo Familiar, Ambiental y Social ONG CEDFAC, contrato las labores requeridas para la ejecución del contrato a los señores ELKIN DARIO SALAZAR GRANDAS, GARIB FERNANDO BELTRAN RUEDA Y HILDELBRANDO TOLOZA FORERO, mediante contrato civil de prestación de servicios en los cuales en cada uno de ellos manifiesta en la cláusula quinta que el contratista manifiesta estar afiliado al Régimen de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales.

Es claro que la labor de supervisión ejercida por el Doctor JORGE MUÑOZ GONZALEZ, cumplió con todas y cada una de las exigencias requeridas ya que como se dijo este funcionario exigió el cumplimiento del pago a la seguridad social por parte de la Representante Legal de la Corporación CEDFAC que en ultimas era el contratista que ejecutaba la labor o servicio encomendado.

Establece el Equipo Auditor que la falta cometida por los señores JORGE MUÑOZ GONZALEZ Y HAZBLEYDY CARDENAS GALEANO, puede tener incidencia disciplinaria, contrario a ello y tal como se ha dicho la falta es antijurídica cuando afecte el deber funcional sin justificación alguna y el artículo 13 ibídem, dispone que las faltas sólo son sancionables a título de dolo o culpa, lo cual significa que el juicio disciplinario no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la realización de su conducta y la imputación subjetiva, toda vez que se entiende que la ilicitud sustancial implica que se haya desconocido no solo el ropaje jurídico del deber, sino también la razón de ser que el mismo tiene en un Estado social y democrático de derecho, o lo que es mejor, no basta con que se quebrante formalmente un deber, sino que se requiere que se haya cuestionado la funcionalidad del mismo o su razón de ser, requisitos estos que

aquí se adolecen”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo, en los términos contemplados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014, teniendo en cuenta que en el parágrafo 3 del artículo 50 de la Ley 789 del 2002 – CONTROL A LA EVASIÓN DE LOS RECURSOS

PARAFISCALES se indica: “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se

deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato.”

Ahora bien, los documentos (contratos) adjuntos en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, solo permiten determinar en virtud del principio de la buena fe consagrado en la Constitución Política de Colombia, que los señores HILDEBRANDO TOLOSA FORERO, GARID FERNANDO BELTRAN RUEDA y el ELKIN DARIO SALAZAR GRANDAS fueron los personas contratadas por CEDPAC para ejecutar el objeto del contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013, mas no para determinar que se realizó el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales.





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De otra parte, el grupo auditor evidencia que la administración municipal adjunta en la réplica al informe preliminar; una planilla del pago de seguridad social cancelada el 03 de septiembre de 2013, donde se evidencia que CEDFAC realizó aportes al sistema de seguridad social integral a favor de SILVIA ALEJANDRA MARTINEZ BALAGUERA representante legal de dicha entidad y a favor de los señores OSCAR HUGO MADERO ALARCON, JOSE REYNEL MEJIA JIMENEZ, DIEGO ANDRES TAPIAS GARCIA y PEDRO ANTONIO VELASQUEZ GOMEZ, personas estas últimas que no fueron las contratadas para ejecutar el objeto contractual, del contrato objeto de análisis. OBSERVACION No 07: La entidad contratante no le exige al contratista el pago de estampillas departamentales en el contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013 En desarrollo del proceso auditor se pudo establecer que la Alcaldía del Municipio de Gambita; a pesar de que no ser declarante de la retención por concepto de Estampillas Departamentales, si tiene la obligación de exigir a los contratistas (sujetos pasivo de estos gravámenes) que realicen la liquidación y el pago de las Estampillas Departamentales (Pro-Desarrollo, Pro-Electrificación, Pro-UIS y Pro-Hospital) como se encuentra plasmado en las ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006, No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009. Ahora bien, el grupo auditor después de realizar un análisis detallado al Contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013, logra evidenciar que la Alcaldía del Municipio de Gambita, no le exigió a la Corporación CEDFAC en calidad de contratista, el pago de estampillas departamentales; afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que no existe ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso evidencia del pago de dicho gravamen; así las cosas, se procede a realizar el cálculo del daño patrimonial al Estado, causado por la Administración Municipal de la siguiente manera:





Ordenanza No 12


Contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2013

$49.996.920 $999.938 -0 $999.938 $999.938 $29.998 $3.029.813

De conformidad con el análisis realizado, este Ente de Control, considera que los señores William Herrera en calidad de Alcalde, Jorge Muñoz González en calidad de supervisor y Hazbleidy Cárdenas Galeano, en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, deben ser investigados fiscalmente al establecerse la existencia de un presunto daño fiscal por valor de $3.029.813. Por otra parte, se configura una observación con incidencia disciplinaria (numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002) en contra de Jorge Muñoz González en calidad de supervisora y el Hazbleidy Cárdenas Galeano, en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, quienes tenían la obligación de exigir al SERBISAN en calidad de contratista, la cancelación de estampillas departamentales y no lo hizo. TIPO DE OBSERVACION: Fiscal Norma Violada: Ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006,

No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de





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2009, artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 6 de la Ley 610 de 2000

Cuantía: $3.029.813 Presuntos Responsables: -WILLIAM HERRERA Alcalde

-JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Supervisor - HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina – sección financiera


No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009 y numeral primero del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manual de Contratación), numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera (Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012) y el numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsable: -JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ Supervisor - HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina – sección financiera

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Establece el equipo auditor que no se verifico el pago de las estampillas departamentales ya que estas no se encontraron en el expediente contractual ni en los soportes de comprobante de egresos, para el efecto desvirtuó el presente hallazgo de la siguiente manera: Allego con la presente respuesta copia del comprobante de Egreso No 13-00746 del 17 de Septiembre del 2013 con todos sus soportes, por medio del cual se efectúa el pago al contrato de prestación de servicios para el fomento y desarrollo deportivo de la niñez y juventud por medio de le escuela de formación deportiva de Futbol, en dicho egreso se verifica que a dicha cuenta le fueron descontados los valores correspondiente a estampillas departamentales tales como Estampilla Pro – Hospitales por valor de $499.969.oo, Pro- Desarrollo por valor de $499.969.oo y Ordenanza 012 por valor de $149.991. Por lo anterior este hallazgo de tipo fiscal y disciplinario queda totalmente desvirtuado simplemente porque el hecho no se cometió”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Después de realizar un análisis a los documentos recolectados en el trabajo de campo y a los allegados en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, el grupo auditor desvirtúa la observación de tipo fiscal y disciplinaria, al evidenciarse en los comprobantes de egreso No 13-00746 del 17 de septiembre de 2012, No 13-00922 del 22 de noviembre de 2013 y No 13-01060 del 30 de noviembre de 2013, que la entidad contratante realizó los descuentos de la resolución No 12/05 y de





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las estampillas departamentales aplicables a los contratos de prestación de servicios profesionales.

5. Contrato de obra pública No 005 – 2013 Modalidad de selección: Licitación Pública Objeto: Mejoramiento y mantenimiento de la vía

Vado real-Gámbita-Paipa del Municipio de Gámbita Santander.

Contratista: SERBISAN ETA Representante Legal. Nairo Alfonso Martínez Salazar. Valor Inicial: $1.774.778.287. Tiempo de ejecución: Hasta el 31 de diciembre de 2013 Suscripción: 23 de agosto de 2013 Acta de inicio: 05 de septiembre de 2013. Acta de suspensión: 06 de septiembre de 2013. Estado actual: En ejecución

ANALISIS CONTRACTUAL El contrato de obra pública No 005 – 2013 se relaciona con el Convenio Interadministrativo No 2711 - 2012 suscrito entre INVIAS y el Municipio de Gámbita. Antes de iniciar el análisis del presente proceso contractual, es importante indicar que el grupo auditor, solo efectuara un análisis de la etapa precontractual del contrato de obra No 005-2013, teniendo en cuenta que el mismo se encuentra en ejecución. En desarrollo del proceso auditor el grupo auditor, logró evidenciar en el desarrollo del contrato No 005- 2012: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el artículo 3.1.1 del Decreto 734 de 2012 y Decreto No 019 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos técnicos, jurídicos, financieros y de experiencia contenidos en los pliegos de condiciones definitivos como se observa en la evaluación realizada el 17 de julio de 2013. 3) La entidad contratante realizó la publicación del presente contrato en el SECOP como se observa en el detalla del proceso numero LP – 001 – 2013. 4) El contratista adquirió las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato, como se observa en la póliza de seguro de cumplimiento entidad estatal No 96-44-101090603 y póliza de seguro de responsabilidad extracontractual derivada de cumplimiento No 96-40-101028369 expedidas el 05 de septiembre de 2013 por Seguros del Estado S.A. y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas como se observa en acta de aceptación de póliza del 05 de septiembre de 2013. 5) La entidad contratante de manera ajustada realizó la suspensión del presente contrato del 06 de septiembre de 2013 al 13 de enero de 2014, teniendo en cuenta que INVIAS no había realizado la designación de interventoría para el inicio de la obra.

Ahora bien, al estar el contrato de obra No 005-2013, en ejecución el Grupo Auditor considera pertinente remitir un oficio a la Sub contraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2014 que se realice a la Alcaldía del Municipio de Gambita, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto





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y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del presente contrato de obra, con el fin de que estos determinen con certeza: 1)) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 2) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 3) Si existe o no sobrecostos y, 4) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad.

6. Contrato de obra pública No 004- 2013 Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía. Objeto: Construcción placa huellas vehiculares en

los sectores calle 5 entre carreras 10 y 11, carrera 11 entre calles 4a y 5 del Municipio de Gambita – Santander.

Contratista: José Antonio Hernández Rivera Valor inicial: $155.969.671 Anticipo: 20% ($31.193.934) Plazo de ejecución: 3 meses Suscripción: 24 de julio de 2013. Acta de anticipo: 25 de julio de 2013 ($31.193.934) Acta de inicio: 02 de septiembre de 2013 Acta de comité técnico No 01: 16 de septiembre de 2013 Acta de recibo parcial No 01: 24 de septiembre de 2013 ($54.814.789) Acta de comité técnico No 02: 16 de octubre de 2013 Acta de recibo parcial No 02: 22 de octubre de 2013 ($57.012.558) Acta de comité técnico No 03: 15 de noviembre de 2013 Acta de entrega y recibo: 18 de noviembre de 2013 Acta de liquidación: 11 de diciembre de 2013. ($12.948.389) REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita a la calle 5 entre carreras 10 y 11, carrera 11 entre calles 4a y 5 del Municipio de Gámbita – Santander, donde se observó que la obra objeto del Contrato de Obra No 004-2013 está terminada.





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ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato de obra pública No 004 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo los parámetros establecidos para la selección abreviada de menor cuantía de conformidad con los establecido en el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia contemplados en los pliegos de condiciones definitivos, como se observa en el acta del 18 de octubre de 2013. 3) La entidad contratante antes de realizar el pago de cualquier suma de dinero por concepto del presente contrato verifica que el contratista allegue informe de actividades ejecutadas. 4) El contratista realizó pagos de SENA y FIC, estampillas departamentales y municipales, como se evidencia en los documentos adjuntos al expediente contractual. 5) La entidad contratante realizó el descuento del 5% correspondiente al fondo de seguridad ciudadana contemplado en la Ley 418 de 1997 modificada por la Ley 1106 de 2006, como se observa en los comprobantes de egreso del presente proceso contractual. 6) La entidad contratante realizó la publicación del presente contrato en el SECOP, como se observa en el detalle de proceso número. SAMC – 005 – 2013. 7) La entidad contratante realizó los descuentos correspondientes al fondo de seguridad ciudadana como se observa en los comprobantes de egreso. Mediante oficio No 3701 del 19 de marzo de 2014, el grupo auditor solicita a la Sub contralora Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, un profesional idóneo que realice un análisis al informe técnico No 01 del 16 de septiembre de 2013, al acta de comité técnico No 02 del 16 de octubre de 2013 y al informe técnico No 03 del 15 de noviembre de 2013 que hace relación a mayores y menores cantidades de obra, al no tener claridad sobre la manera como estas se realizaron.





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OBSERVACION No 08: El supervisor del contrato de obra No 004 -2013 autorizó el desembolso del anticipo sin haber suscrito el acta de inicio. El grupo auditor realiza un análisis al contrato de obra No 004 – 2013 y logra establecer que en la cláusula cuarta del mencionado contrato se indica que se entregara al contratista la suma de $31.193.934 por concepto de anticipo cuando se realice: a) La aprobación de la póliza respectiva, b) La firma del acta de inició y, c) La presentación y aprobación del plan de inversión del anticipo, aprobado por el supervisor designado; sin embargo, en el expediente contractual se observa: 1) Que se suscribió acta de entrega de anticipo el 25 de julio de 2013 donde la señora Martha Isabel Díaz Solano, en calidad de supervisora autoriza el pago de $31.193.934. a favor del contratista. b) Que el 25 de julio de 2013, el contratista presentó el informe de inversión y buen manejo del anticipo, el cual fue aprobado por la supervisora en debida forma en la misma fecha. c) Que el contratista adquirió las pólizas de seguro de responsabilidad civil extracontractual derivada de cumplimiento No 96-40-101027637 y póliza de cumplimiento número 96-44-101088709 en seguros del estado S.A el 25 de julio de 2013, las cuales fueron aprobadas en la misma fecha. d) Mediante comprobante de egreso No 13-00583 del 26 de julio de 2013 se canceló al contratista el valor neto de $27.634.841 por concepto de anticipo y, e) Se suscribió acta de inicio del presente contrato el día 02 de septiembre de 2013. Teniendo en cuenta lo expuesto, el grupo auditor considera que se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de la señora Martha Isabel Díaz Solano en calidad de supervisora, por autorizar el pago del anticipo del contrato No 004-2013 sin haberse suscrito el acta de inicio; a pesar de que en la minuta del contrato se estableció esta obligación como un requisito indispensable para realizar dicho pago. Es importante indicar que el pago del anticipo está en función del inmediato inicio de la ejecución del contrato y ningún sentido tiene haberlo hecho efectivo si las obras objeto del presente contrato se iniciaron 38 días después de haberse realizado a favor del contratista el giro de los dineros del anticipo. Finalmente se configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas tendientes a que los supervisores de los contratos verifiquen el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contempladas en las minutas de los contratos suscritos por el Municipio. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria Norma Vulnerada: Cláusula cuarta de la minuta del contrato No 004-

2013, articulo 1602 Código Civil Colombiano, articulo 83 de la Ley 1474 de 2011, Resolución 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manuales de Contratación), Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012 (Manual de funciones), numeral primero del artículo 34 y articulo 44 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsable: MARTHA ISABEL DÍAZ SOLANO





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Supervisora contrato de obra No 004-2013 TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presuntos Responsables: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Establece el equipo auditor que se autorizó el pago de anticipo en la suma de $31.193.934, sin que se hubiere pactado acta de inicio ya que esta se firmó el día 2 de Septiembre el 2013. Para el efecto y en aras a desvirtuar el hallazgo de tipo disciplinario a cargo de la funcionaria MARTHA ISABEL DIAZ SOLANO y de tipo administrativo por parte del señor WILLIAM HERRERA, manifiesto lo siguiente: El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, regula lo correspondiente al anticipo y al pago anticipado en los siguientes términos: “PARAGRAFO—En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” En consecuencia en los contratos que celebren las entidades estatales es viable la entrega de anticipo o pago anticipado de acuerdo con la naturaleza de la prestación a desarrollar por el contratista. El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato. La amortización hace referencia al descuento que debe hacer la entidad estatal de la suma entregada al contratista, es decir que tales dineros no entran a formar parte del patrimonio del particular pues su finalidad es financiar el objeto contractual, por tanto poseen el carácter de dineros públicos. Así mismo el Estatuto de Contratación Pública establece en el artículo 41 como requisito para perfeccionar el contrato estatal, el acuerdo de voluntades sobre el objeto contractual y la contraprestación. En estas condiciones uno de los requisitos de la esencia del contrato estatal es el precio, cuyo valor debe ser determinado o determinable. La contraprestación en los contratos que celebra la administración pública se pacta de acuerdo con la tipología contractual, así por ejemplo en los contratos de obra la remuneración se pacta a precios global, precios unitarios o administración delegada, en la prestación de servicios profesionales se establece por honorarios de acuerdo a las tarifas fijadas, y los criterios de idoneidad, experiencia, capacidad del profesional entre otros. Desde el punto de vista presupuestal, el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, establece la prohibición a la administración de contraer obligaciones sin la disponibilidad presupuestal previa, ello en concordancia con lo ordenado en el numeral 14 artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que determina que las entidades estatales deben constituir una partida global para cubrir los imprevistos ocasionados en los retardos en los pagos, los originados en la revisión de precios por cambio de las condiciones pactadas en la contratación.





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Así el precio debe estar definido en el contrato, y si por su naturaleza en el transcurso de su ejecución debe reajustarse, en tal caso se procederá de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la jurisprudencia. Bajo los criterios señalados, en los contratos estatales debe estar definida su cuantía la que puede resultar mayor, caso en el cual la entidad realizará los ajustes correspondientes, como es el caso de los contratos de obra. En estas circunstancias, definido el valor de la contraprestación, el cual es un requisito para perfeccionar el contrato en la administración pública, la ley autoriza a la entidad contratante pactar hasta el 50% de su valor para ser entregado al contratista a título de anticipo. Bajo estas premisas encontramos las siguientes situaciones: (i) el contrato se encuentra debidamente suscrito. (ii) el contratista el día 25 de Julio del 2013 presenta informe de inversión y buen manejo del anticipo el cual fue debidamente aprobado, (iii) el contratista adquirió las pólizas respectivas, las cuales fueron aprobadas en la misma fecha y conforme a lo anterior (iv) el día 26 de Julio del 2013, se autorizó el pago del anticipo respectivo. Dado lo anterior es claro que existía la obligación del municipio de entregar al contratista lo correspondiente al pago del anticipo, ya que este había cumplido la obligación de presentar informe de inversión y buen manejo del anticipo el cual fue debidamente aprobado, y la adquisición de las pólizas respectivas , las cuales fueron aprobadas en la mismas fecha, le recuerdo al equipo auditor que la ley 80 de 1993 reguló el perfeccionamiento y ejecución del contrato de una forma coherente con la significación gramatical y jurídica de este concepto, al disponer en su primer inciso que: “Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.” En tanto que en el inciso segundo reguló, en forma independiente, las condiciones para su ejecución, así: “Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto.” De conformidad con lo dispuesto en la precitada norma, la existencia y el perfeccionamiento del contrato estatal se produce cuando concurren los elementos esenciales del correspondiente negocio jurídico, definidos por el legislador como el: “acuerdo sobre el objeto y la contraprestación” (elementos sustanciales) y también que “éste se eleve a escrito” (elemento formal de la esencia del contrato). El Consejo de Estado en varias providencias al evaluar los cambios introducidos por la ley 80 de 1993 respecto de la existencia y ejecución del contrato estatal, afirmó que este nace a la vida jurídica cuando se cumplen las condiciones previstas en el primer inciso del artículo 41, a pesar de que no se hayan cumplido los requisitos necesarios para su ejecución, tales como el relativo al registro presupuestal. Sin embargo, la anterior posición fue modificada por la Sala en providencias proferidas a partir del auto del 27 de enero de 2000, en el que se afirmó que el registro presupuestal era un requisito de “perfeccionamiento” del contrato estatal, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 de la ley 179 de 1994, compilado en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto, decreto ley 111 de 1996, en sentencia proferida el 28 de septiembre de 2006, expediente 15.307, la Sala retomó la posición asumida antes del precitado auto de 2000 y advirtió que la condición relativa al registro presupuestal, no es una condición de existencia del contrato estatal o de su “perfeccionamiento”, porque es un requisito necesario para su ejecución. Dadas las anteriores connotaciones, es claro que una vez presentada y aprobada la garantía única y se haya expedido el registro presupuestal el contrato ya se entiende listo para su ejecución, por lo que es procedente de manera inmediata proceder a entregar los dineros pactados en calidad de anticipo. Hay que tener en cuenta que para esa fecha se empezaba a ejecutar en el Municipio de Gámbita, el XI Festival Nacional de Música del Maestro Luis A. Calvo y la XXXVI Ferias y Fiestas del Municipio de Gámbita, por lo que el suscrito solicito al contratista JOSE





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ANTONIO HERNANDEZ el no inicio de la obra respectiva ya que se iban a intervenir vías que afectaban el transito normal de vehículos, para el efecto allego oficio respectivo. Como la conducta que se inculca según el equipo auditor trasciende a lo disciplinario a

cargo de la funcionaria MARTHA ISABEL DIAZ SOLANO, entrare a mencionar algunos

aspectos relevantes para que la contraloría los tenga en cuenta así:

Los actuaciones ejercidas por el servidor público relevantes para el derecho disciplinario

es aquella que sustancialmente desconoce el deber, es necesario la valoración del nexo

que une a la conducta objetivamente realizada con el servidor público de quien se

predica, es decir, si puede serle atribuida, y en este punto hay que mencionarle al equipo

auditor que la conducta desplegada por la funcionaria DIAZ SOLANO a pesar de la

existencia del nexo de causalidad no es antijurídica ya que nunca se afectó el deber

funcional sin justificación alguna. El artículo 13 de la ley 734 del 2002, dispone que las

faltas sólo son sancionables a título de dolo o culpa, lo cual significa que el juicio

disciplinario no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a

derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la

realización de su conducta y la imputación subjetiva, toda vez que se entiende que la

ilicitud sustancial implica que se haya desconocido no solo el ropaje jurídico del deber,

sino también la razón de ser que el mismo tiene en un Estado social y democrático de

derecho, o lo que es mejor, no basta con que se quebrante formalmente un deber, sino

que se requiere que se haya cuestionado la funcionalidad del mismo o su razón de ser.

Para el caso concreto la Doctora MARTHA ISABEL DIAZ SOLANO, nunca quebranto

disposición legal alguna ni desconoció el ropaje jurídico del deber de cuidado, ya que

como se dijo, verificó requisitos legales para autorizar el pago del anticipo al contratista,

como lo son: (i) el contrato se encuentra debidamente suscrito. (ii) el contratista el día 25

de Julio del 2013 presenta informe de inversión y buen manejo del anticipo el cual fue

debidamente aprobado, (iii) el contratista adquirió las pólizas respectivas, las cuales

fueron aprobadas en la misma fecha.

El haber otorgado el anticipo sin la firma del acta de inicio, no significa que hayan violado

aspectos tales como la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez,

lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y

eficiencia, ni mucho menos se puso en peligro la esencia del servicio público, por lo que

habrá de considerar este aspecto de carácter administrativo para ser tenido en cuenta

dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR: El grupo auditor desvirtúa la observación disciplinaria, al compartir los argumentos esbozados por la administración municipal en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, mediante el cual realiza la réplica al informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014. La alcaldía del municipio de Gambita, deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes: 1) Para estipular en las minutas contractuales, clausulas que realmente sean ajustadas a derecho y puedan ser cumplidas a cabalidad por las partes intervinientes en la relación contractual y, 2) Para que en los contratos de obra pública solo se realice el pago por concepto de anticipo, una vez se inicie la ejecución real del objeto contractual; ya que, el pago del anticipo está en función del inmediato inicio de la ejecución del contrato, inicio del contrato que en ultimas se materializa con la suscripción de un acta; así las cosas, se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.





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7. Contrato de obra pública No 014- 2013

Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía. Objeto: Ampliación y mejoramiento de la

Institución educativa la Palma, Sede Uno del Municipio de Gambita.

Contratista: SERBISAN ETA Representante Legal: Nairo Alfonso Martínez Salazar Valor Inicial: $122.484.892 Tiempo de ejecución: 2 meses Suscripción: 23 de diciembre de 2013. Acta de inicio: 30 de diciembre de 2013 Acta de comité técnico No 01: 10 de febrero de 2014 ( Acta de recibo parcial: 11 de febrero de 2014. ($65.587.813.) Estado actual: En ejecución

ANALISIS CONTRACTUAL: El contrato de obra pública No 014 – 2013 se relaciona con el Convenio Interadministrativo No 4365 de 2013 suscrito entre la Gobernación de Santander y el Municipio de Gambita. Antes de iniciar el análisis del presente proceso contractual, es importante indicar que el grupo auditor, solo efectuara un análisis de la etapa precontractual y parte de la contractual del contrato No 014-2013, teniendo en cuenta que el mismo se encuentra en ejecución. Después de realizar un análisis al contrato de obra No 014 – 2013, el grupo auditor a la fecha de la presente auditoria (28 de febrero de 2014) puede evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo los parámetros contemplados en el Decreto 734 de 2012 para la selección abreviada de menor cuantía. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, técnico, financiero y de experiencia contemplados en los pliegos de condiciones, como se observa en la evaluación realizada el 27 de noviembre de 2013. 3) La entidad contratante antes del inicio del presente contrato verificó: a) La existencia de registro presupuestal. b) La adquisición de las garantías por parte del contratista y, c) La aprobación de las garantías; afirmaciones estas que se realizan teniendo en cuenta los documentos adjuntos en el expediente contractual. 4) La entidad contratante antes de realizar el pago del acta parcial No 01, verificó la existencia de informe de avance de obra del contratista, el pago de seguridad social integral de la manera consagrada en la minuta del contrato. 5) Mediante acuerdo No 012 del 30 de noviembre de 2013, se incluyo esté contrato como una vigencia futura ordinaria. 6) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en la página del SECOP.

Ahora bien, al estar el contrato de obra No 014-2013, en ejecución el Grupo Auditor considera pertinente remitir un oficio a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2014 que se realice a la Alcaldía del Municipio de Gambita, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del presente contrato de obra, con el fin de que





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estos determinen con certeza: 1) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 2) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 3) Si existe o no sobrecostos y, 4) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad.

8. Contrato de obra pública No 006 – 2013 Modalidad de selección: Licitación pública Objeto: Construcción segunda fase área de

urgencias del Centro de Salud del Municipio de Gambita Santander.

Contratista: INGENIERIA Y SERVICIOS LTDA – INTERSERVICES LTDA

Representante legal: Edward Alberto Reyes Sanabria Valor inicial: $167.438.699 Tiempo de ejecución: 4 meses Interventor: UNION TEMPORAL HOSPITALES DE

SANTANDER. Representante legal: Alirio Blanco Hernández Suscripción: 12 de agosto de 2013. Acta de inicio: 11 de septiembre de 2013 Acta de Modificación y cantidades de precios no previstos No 01: 21 de octubre de 2013. Acta de recibo parcial No 01: 12 de noviembre de 2013 Acta de modificación y cantidades de precios no previstos No 02: 06 de diciembre de 2013 Acta de recibo final: 16 de diciembre de 2013 Estado actual: Sin liquidar REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita al área de urgencias del Centro de Salud del Municipio de Gambita, donde se observó que la obra objeto del Contrato No 006 - 2013 está terminada.

Pasillos del área de urgencias





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Salas en el área de urgencias


El contrato de obra No 006- 2013 se relaciona con el convenio interadministrativo No 2881 del 13 de marzo de 2013 suscrito entre el Municipio de Gambita y la Gobernación de Santander. Después de realizar un análisis al contrato de obra No 006 – 2013, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo parámetros establecidos en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012 para la licitación pública. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia establecidos en los pliegos de condiciones como se observa en el acta de evaluación suscrita el 16 de julio de 2013. 3) La ejecución del contrato se inició después de haberse expedido registro presupuestal, adquirido las garantías por parte del contratista y realizado la aprobado de las pólizas como se observa en los documentos adjuntos al expediente contractual. 4) El supervisor, el interventor y el contratista presentaron a la entidad contratante, informes de las actividades realizadas en desarrollo el presente contrato. 5) La entidad contratante antes de efectuar pagos a favor del contratista verificó que este cumpliera a cabalidad sus obligaciones relacionadas con el pago de la seguridad social integral.

Ahora bien, al estar el contrato de obra No 006-2013, sin liquidar el Grupo Auditor considera pertinente remitir un oficio a la Sub contraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2014 que se realice a la Alcaldía del Municipio de Gambita, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del presente contrato de obra, con el fin de que estos verifiquen y determinen con certeza: 1) El cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el SENA (0.5%) y FIC (0.25%). 2) La realización efectiva de la liquidación del contrato. 3) Si existe o no falta de planeación por haber suspendido el contrato de obra para realizar nuevos diseños de la estructura de contención. 4) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 5) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 6) Si existe o no sobrecostos y, 7) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad.





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9. Contrato de obra pública No 01 – 2013 Modalidad de selección: Selección Abreviada de menor cuantía Objeto: Mejoramiento de baterías sanitarias del

Colegio Luis Calvo sede B del Municipio de Gámbita Santander

Contratista: CONSORCIO GAMBITA Representante Legal: Ricardo Andrés Sáenz Londoño Valor inicial: $60.706.099 Tiempo de ejecución: 02 de meses Suscripción: 27 de junio de 2013 Acta de inicio: 11 de julio de 2013 Otrosí aclaratorio: 27 de agosto de 2013 Acta de suspensión: 12 de julio de 2013. Acta de reinicio: 13 de septiembre de 2013 Acta de comité técnico: 13 de septiembre de 2013. Acta de anticipo: 02 de octubre de 2013 Acta de comité técnico No 02: 06 de noviembre de 2013 Acta de entrega y recibo final: 08 de noviembre de 2013 Acta de liquidación: 12 de diciembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita a la sede B del Colegio Luis A Calvo del Municipio de Gámbita, donde se observó que la obra objeto del Contrato de Obra No 015-2013 está terminada.

Fachada de baterías Sanitarias de la sede B del Colegio Luis A Calvo

Baños damas





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Baño Caballeros


Después de realizar un análisis al contrato de obra No 012 – 2013, se logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos consagrados en el título III, capítulo II, sección II y artículos 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió con los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia establecidos en los pliegos de condiciones, como se observa en el acta de evaluación suscrita el 05 de junio de 2013. 3) La entidad contratante antes de autorizar el pago del anticipo, realizó la aprobación de las garantías exigidas en la minuta de contrato y aprobó el plan de inversión del anticipo, como se observa en los documentos adjuntos al expediente contractual. 4) La entidad contratante realizó la suspensión del presente contrato del 12 de julio al 13 de septiembre de 2013; por motivos justificados, teniendo en cuenta que antes de iniciar la ejecución de las obras para dar cumplimiento al objeto contractual, se debía corregir el error de digitación existente en el objeto del convenio interadministrativo No 2084 del 02 de enero de 2013. 5) El supervisor allegó informe de las actividades realizadas por el CONSORCIO GAMBITA en la ejecución del presente contrato. 6) El supervisor verificó que el contratista cumpliera a cabalidad con el pago de la seguridad social integral y parafiscales como se observa en las planillas y en las facturas adjuntas al expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos correspondientes a estampillas departamentales, municipales y al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en el comprobante de egreso No 13 – 01004 del 17 de diciembre de 2013, por valor de $50.018.986. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP como se evidencia en el detalle de proceso adjunto al expediente contractual.

10. Contrato de obra No 015 – 2013 Modalidad de selección: Selección Abreviada Objeto: Construcción de muro de concreto rígido y

muro en gaviones para prevención de deslizamientos sobre el centro vida Suarez Velandia y la calle 5ª y 6 del casco urbano del Municipio de Gambita.

Contratista: Henry Torres Silva Valor inicial: $157.018.942 Tiempo de ejecución: 2 meses Suscripción: 23 de diciembre de 2013 Acta de inicio: 30 de diciembre de 2013 Acta de suspensión: 08 de enero de 2014.





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Acta de modificación: 21 de febrero de 2014 Acta de reinicio: 21 de febrero de 2014 Estado actual: En ejecución. REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar el desarrollo del objeto contractual, el grupo auditor efectuó visita al Centro Vida Suarez Valendia del Municipio de Gambita, donde se observó que la obra objeto del Contrato de Obra No 015-2013 está en ejecución.

Construcción de muro en concreto


Antes de iniciar el análisis del presente proceso contractual, es importante indicar que el grupo auditor, solo efectuara un análisis de la etapa precontractual del contrato de obra No 015-2013, teniendo en cuenta que el mismo se encuentra en ejecución como se observa en el registro fotográfico. Así las cosas, en desarrollo del proceso auditor se evidencia en relación con el contrato de obra No 015- 2013: 1) El objeto del presente contrato, hace relación al objeto contractual del convenio interadministrativo No 4405-2013 suscrito entre el Municipio de Gambita y la Gobernación de Santander. 2) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el numeral 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012 relacionado con la Selección Abreviada de Menor Cuantía. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, técnico, financiero y de experiencia contenidos en los pliegos de condiciones definitivos, como se observa en el acta de evaluación suscrita el 05 de diciembre de 2013. 3) El contratista allegó las pólizas de la manera contemplada en la minuta del contrato y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas, antes de dar inició a la ejecución del objeto contractual. 4) La entidad contratante ha realizado la publicación en el SECOP de las actuaciones del presente proceso contractual.





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Ahora bien, al estar el contrato de obra No 015-2 013, en ejecución el Grupo Auditor considera pertinente remitir un oficio a la Sub contraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2014 que se realice a la Alcaldía del Municipio de Gambita, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del presente contrato de obra, con el fin de que estos determinen con certeza: 1) Si existe o no falta de planeación por haber suspendido el contrato de obra para realizar nuevos diseños de la estructura de contención. 2) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 3) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 4) Si existe o no sobrecostos y, 5) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad.

11. Contrato de obra pública No 013 – 2013

Modalidad de selección: Selección Abreviada Objeto: Adecuación de la infraestructura física

mediante la construcción de aula y cerramiento del hogar agrupado del municipio de Gambita.

Contratista: Fabio Edilberto López Pacheco Valor Inicial: $86.718.981 Tiempo de ejecución: 02 meses Suscripción: 23 de diciembre de 2013. Acta de inicio: 30 de diciembre de 2013 Acta modificatoria. 12 de febrero de 2013 (Acta de mayores y

menores cantidades de obra) Acta parcial No 01. 12 de febrero de 2012 ($56.578.825) Estado actual: En ejecución

ANALISIS CONTRACTUAL Antes de iniciar el análisis del presente proceso contractual, es importante indicar que el grupo auditor, solo efectuara un análisis de la etapa precontractual del contrato de obra No 013-2013, teniendo en cuenta que el mismo se encuentra en ejecución. Así las cosas, en desarrollo del proceso auditor se evidencia en relación con el contrato de obra No 013- 2013: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el artículo 3.2.2.1 de la sección II, del capítulo II del título III del Decreto 734 e 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia contemplados en los pliegos de condiciones definitivos como se observa en el acta de evaluación del 06 de diciembre de 2013. 3) La entidad contratante verificó que las garantías allegadas por el contratista se ajustaran a los amparos y a las vigencias contenidas en la minuta del contrato, como se observa en el acta de





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aceptación del 27 de diciembre de 2013. 4) La entidad contratante antes de autorizar el pago del valor del acta parcial No 01, verificó que el contratista realizara los pagos de seguridad social integral y la existencia de informe de actividades del contratista.

Ahora bien, al estar el contrato de obra No 013-2013, en ejecución el Grupo Auditor considera pertinente remitir un oficio a la Sub contraloría Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2014 que se realice a la Alcaldía del Municipio de Gambita, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del presente contrato de obra, con el fin de que estos determinen con certeza: 1) Si existe o no falta de planeación. 2) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 3) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 4) Si existe o no sobrecostos y, 5) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad.

12. Orden de compra No 004 – 2013

Modalidad de selección: Mínima cuantía Objeto: Adquisición de una motocicleta cero

kilómetros, modelo 2013 para el servicio administrativo de la alcaldía municipal de Gambita.

Contratista: SERBISAN Representante legal: Nairo Alfonso Martínez Salazar Valor inicial: $16.000.000 Plazo de ejecución: 8 días Suscripción: 23 de julio de 2013 Acta de inicio: 25 de julio de 2013 Acta de recibo final: 06 de agosto de 2013 Acta de liquidación: 06 de agosto de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO

Motocicleta placas BYJ 72D, marca YAMAHA, color rojo negro, modelo 2013





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Después de realizar un análisis a la orden de compra No 004 – 2013, el grupo auditor logra establecer: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el título III, capítulo 5 del Decreto 734 de 2012 relacionado con la modalidad de mínima cuantía. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos establecidos en la invitación pública, como se observa en el informe de evaluación y calificación del 19 de julio de 2013. 3) La entidad contratante autorizó la iniciación de la presente orden, previa la verificación de existencia de registro presupuestal, de las garantías exigidas y de la aprobación de las mismas. 4) El contratista realizó los pagos relacionados con seguridad social integral como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual. 5) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas municipales, como se observa en el comprobante de egreso No 13 – 0636 del 06 de agosto de 2013. 6) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en el SECOP como se observa en el detalle de proceso numero MC-013- 2013. OBSERVACION No 9: La entidad contratante no le exige al contratista el pago de estampillas departamentales en la orden de compra No 004 – 2013. En desarrollo del proceso auditor se pudo establecer que la Alcaldía del Municipio de Gambita; a pesar de que no ser declarante de la retención por concepto de Estampillas Departamentales, si tiene la obligación de exigir a los contratistas (sujetos pasivo de estos gravámenes) que realicen la liquidación y el pago de las Estampillas Departamentales (Pro-Desarrollo, Pro-Electrificación, Pro-UIS y Pro-Hospital) como se encuentra plasmado en las ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006, No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009. Ahora bien, el grupo auditor después de realizar un análisis detallado a la orden de compra No 004 – 2012, logra evidenciar que la Alcaldía del Municipio de Gambita, no le exigió al SERBISAN en calidad de contratista, el pago de estampillas departamentales; afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que no existe ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso evidencia del pago de dicho gravamen; así las cosas, se procede a realizar el cálculo del daño patrimonial al Estado, causado por la Administración Municipal de la siguiente manera:





Ordenanza No 12


Orden de compra No 004- 2012

$16.000.000 $320.000 -0 $320.000 $320.000 $9.600 $969.600

De conformidad con el análisis realizado, este Ente de Control, considera que los señores William Herrera en calidad de Alcalde, Martha Isabel Díaz Solano en calidad de supervisora y el Hazbleidy Cardenas Galeano, en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, deben ser investigados fiscalmente al establecerse la existencia de un presunto daño fiscal por valor de $969.600. Por otra parte, se configura una observación con incidencia disciplinaria (numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002) en contra de Martha Isabel Díaz Solano en calidad de supervisora y el Hazbleidy Cárdenas Galeano, en calidad de ex jefe de oficina – sección financiera, quienes tenían la obligación de exigir al SERBISAN





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en calidad de contratista, la cancelación de estampillas departamentales y no lo hizo. TIPO DE OBSERVACION: Fiscal Norma Violada: Ordenanzas No 014 de 2008, No 023 de 2006,

No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009, artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 6 de la Ley 610 de 2000

Cuantía: $969.600 Presuntos Responsables: -WILLIAM HERRERA Alcalde

- MARTHA ISABEL DIAZ SOLANO Supervisora - HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina – sección financiera


No 020 de 2008, No 013 de 2006 y No 12 de 2009 y numeral primero del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Resolución 0171 del 20 de mayo de 2013 (Manual de Contratación), numeral 9 del numeral 1.4 del Manual de funciones relacionado con el jefe de oficina sección financiera (Resolución No 0156 del 24 de agosto de 2012) y el numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Presuntos Responsable: -MARTHA ISABEL DIAZ SOLANO Supervisora - HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO Ex jefe de oficina – sección financiera

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Aduce el equipo auditor, que revisada la orden de compra no se exigió a SERBISAN el pago de estampillas departamentales, las cuales ascienden a la suma de novecientos sesenta y nueve mil seiscientos pesos ($ 969.600), para el efecto y con áreas a desvirtuar el presunto hallazgo de tipo fiscal y disciplinario manifiesto lo siguiente:

Verificada la carpeta contractual y los comprobantes de egreso que reposan en el Área Financiera, se pudo constatar que el comprobante de egreso y el Recibo de Recaudo de Estampillas Departamentales No 06829482 a nombre de SERBISAN, fueron cancelados en el Banco Agrario el día 6 de agosto del 2013, según recibos que igualmente se anexan.

Por lo tanto este hallazgo queda totalmente desvirtuado tanto en su parte fiscal como disciplinaria, simplemente porque el hecho no existió”.





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CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Después de realizar un análisis a los documentos recolectados en el trabajo de campo y a los allegados en el oficio No 2191 del 11 de junio de 2014, el grupo auditor desvirtua la observación de tipo fiscal y disciplinaria, al evidenciarse que el contratista cancelo lo correspondiente a la resolución No 012/05 y a las estampillas pro hospitales, pro desarrollo y pro UIS, como se evidencia en el recibo de recaudo de estampillas No 06829482 del 06 de agosto de 2013.

OBSERVACIONES GENERALES VIGENCIA 2011 Y 2012

OBSERVACIÓN No 10: Inexistencia de notificación formal a los funcionarios designados como supervisores y/o interventor de los procesos contractuales adelantados por la administración Municipal.

En desarrollo del proceso auditor se evidencia que la entidad contratante realiza la designación de funcionarios de la misma entidad, como supervisores y/o interventores de los contratos; sin embargo, en el expediente contractual de cada uno de estos procesos, no aparece evidencia de la notificación del cargo, como se observa en los contratos No 015- 2012, contrato No 018- 2012, contrato No 010- 2012, contrato No 004- 2012, contrato No 001- 2012, contrato No 025- 2012, contrato interadministrativo No 001 – 2012, contrato interadministrativo No 02- 2012, contrato de apoyo a un programa de interés público No 03 – 2012, contrato de prestación de servicios profesionales No 002 – 2012, contrato de obra No 006- 2012, contrato de suministro No 006- 2012, contrato de obra No 004- 2013, contrato de obra No 014- 2013, contrato de obra No 006- 2013, contrato de obra No 001- 2013, contrato de obra No 013 - 2013, Contrato de prestación de servicios profesionales No 036 – 2012, Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No 006 de 2013,Convenio de asociación para desarrollar un programa de interés público No 001 – 2013, Contrato de consultoría No 001 – 2013, contrato de prestación de servicios profesionales No 003 – 2013 y contrato de obra No 015 – 2013.

Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos; es importante indicar que si bien cierto, en los mencionados procesos contractuales no se efectuó la correspondiente notificación, es claro para el grupo auditor que en desarrollo de los procesos contractuales siempre existió un funcionario de la alcaldía del Municipio de Gambita que realizó el seguimiento técnico, administrativa, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento de cada uno de los objetos contractuales.

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera, alcalde del municipio de Gamita, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a que se realice una correcta designación y notificación de los supervisores y/o interventores, encargados de ejercer la vigilancia y el seguimiento de correcta ejecución de las obligaciones derivadas de cada proceso contractual.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativo





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Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Para el efecto me permito manifestar que si bien no existe acto de notificación formal de la designación de los funcionarios como supervisores de los contratos suscritos y ejecutados, también es cierto que dentro del clausulado contractual existe aquel denominado SUPERVISIÓN DEL CONTRATO, en el que se identifica claramente quien es el encargado de ejercer dicha función, el cual una vez suscrito ejerce sus funciones conforme a las exigencias formales y sustanciales del caso, más aun cuando la ley 1474 del 2011, los hace responsable en materia fiscal, disciplinaria y administrativa, así mismo es claro que una vez se firma el acta de inicio al correspondiente contrato, este funcionario o contratista así designado por la cláusula contractual empieza a ejecutar su labor. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo en los términos plasmados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014, para lo cual la administración municipal debera incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes. OBSERVACION No 11: La entidad contratante autoriza y realiza la cancelación del valor total de los contratos, sin verificar el pago de estampillas departamentales: En desarrollo del proceso auditor quedo plenamente establecido que la entidad contratante omite su obligación de verificar que el contratista realice los pagos por concepto de estampillas departamentales, como se observó en: PRIMERO: El contrato de obra pública No 124 – 2011, suscrito el 27 de diciembre de 2011 con Edward Alberto Reyes Sanabria, por valor de $140.000.000. SEGUNDO: La orden de compra No 004 – 2013, suscrito el 23 de julio de 2013 con SERBISAN, por valor de $16.000.000 TERCERO: Contrato de prestación de servicios profesionales No 036-2013, suscrito el 03 de septiembre de 2013 con la Corporación CEDFAC, por valor de $49.996.920 De acuerdo a lo expuesto, el grupo auditor configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera en calidad de Alcalde del Municipio de Gambita, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a que se exija a los contratistas en los casos en que haya lugar, el pago de estampillas departamentales. TIPO DE OBSERVACION: Administrativo Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA





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Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Para el efecto me permito manifestar que tal como quedó evidenciado en las Observaciones que tratan sobre la materia, los siguientes contratos presentan el pago de las estampillas departamentales así: a.- Contrato de Obra Pública No 124-2011: Se le exigió al contratista el pago de dichas estampillas, es así que mediante comprobantes de pago No 91489669, el señor EDWARD ALBERTO REYES SANABRIA, presento ante esta administración el pago de las mismas por valor de $4.620.000.oo b.- Orden de Compra No 004-2013: Recibo de Recaudo de Estampillas Departamentales No 06829482 a nombre de SERBISAN, cancelados en el Banco Agrario el día 6 de agosto del 2013. c.- Contrato No 036-2013: Allego copia del comprobante No 13-00746 del 17 de Septiembre del 2013 con todos sus soportes, por medio del cual se efectúa el pago al contrato de prestación de servicios para el fomento y desarrollo deportivo de la niñez y juventud por medio de le escuela de formación deportiva de Futbol, en dicho egreso se verifica que a dicha cuenta le fueron descontados los valores correspondiente a estampillas departamentales tales como Estampilla Pro – Hospitales por valor de $ 499.969.oo, Pro- Desarrollo por valor de $ 499.969.oo y Ordenanza 012 por valor de 149.991. En lo referente al contrato de Obra Pública No 124 del 2011, así como se expuso en la respuesta dada al equipo auditor en la observación No 05, agradecemos tener en cuenta este hallazgo como de tipo administrativo para tenerlo en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento”.

CONCLUSIÓN GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, al evidenciarse que el señores Edward Alberto Reyes Sanabria en calidad de representante legal del contratista CONSORCIO INTEROBRAS GAMBITA (contratos 124 – 2011) no canceló las estampillas departamentales de conformidad con lo establecido en la ley; tal y como se expuso en la observación No 5 de este informe definitivo de auditoría; así las cosas, la administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramientos las acciones que considere pertinentes para que situaciones como las descritas en el presente hallazgo no ocurran a futuro en materia contractual. OBSERVACION No 12: La administración municipal realiza pagos a favor de los contratistas sin verificar el pago de seguridad social integral y parafiscal del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución de cada contrato en particular. En desarrollo del proceso auditor quedo plenamente establecido que la entidad contratante omite su obligación de verificar que el contratista realice los pagos de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrolla o ejecuta las actividades necesarias para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cada proceso contractual, como se evidenció en:





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PRIMERO: Contrato de prestación de servicios profesionales No 018 – 2012, suscrito el 18 de julio de 2012 con Juan Carlos Granados Lozada por valor de $30.000.000. SEGUNDO: Contrato de apoyo a un programa de interés público No 03 – 2012 suscrito el 09 de agosto de 2012 con la Fundación Vita Orbi por valor fiscal de $101.900.00. TERCERO: Contrato de prestación de servicios profesionales No 036-2013, suscrito el 03 de septiembre de 2013 con la Corporación CEDFAC, por valor de $49.996.920 De acuerdo a lo expuesto, el grupo auditor configura una observación administrativa, en cabeza del señor William Herrera, Alcalde del Municipio de Gambita, para efecto de que se incluya en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de la acciones correctivas tendientes a que los supervisores y/o interventores, así como el jefe de la oficina – sección financiera antes de autorizar y realizar pagos a favor de los contratista personas naturales o jurídicas verifiquen el pago de la seguridad social y parafiscales bajo los parámetros establecidos en la ley. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Como se dijo revisada de nuevo la carpeta contractual denotamos que el señor JUAN CARLOS GRANADOS LOZADA, si cumplía con la obligación del pago de la seguridad social de los señores técnicos agropecuarios Raúl Torres Ramírez y Gildardo Galvis Cruz , tal como lo podemos verificar en las planillas No 8629298714 por valor de $ 350.824 , 8619965743 por valor de $ 350.824, 8611259005 por valor de $ 350.824, 8607926970 por valor de $ 352.124, los cuales figuran a nombre del señor JUAN CARLOS GRANADOS ya que a nombre de él se efectuaban los pagos, pues evidenciamos que sobre los mismos periodos cotizados el señor JUAN CARLOS GRANADOS presentaba junto con las planillas descritas el pago de sus aportes al Sistema General de Seguridad en calidad de independiente. En lo referente a la FUNDACION VITA ORBI, las obligaciones ejercidas por el Supervisor del contrato siempre fueron acordes con las de vigilancia y control, ya que se cumplió con la verificación del pago de la seguridad social de la Representante legal de la Fundación tal como se denota las planillas No 3876376 y No 4049160, las cuales se anexan como prueba. Es así que queda claro que el Doctor JORGE MUÑOZ GONZALEZ, nunca quebranto disposición legal alguna ni desconoció el ropaje jurídico del deber de cuidado, ya que como se dijo, verificó el cumplimiento de la seguridad social del contratista, así mismo la prestación del servicio no fue afectada, ni se violaron aspectos tales como la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia, ni mucho menos se puso en peligro la esencia del servicio público, por lo que habrá de considerar este aspecto de carácter administrativo para ser tenido en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, al evidenciar que en el contrato No 036 – 2013 como se expuso en la observación No 06 de este informe definitivo, la administración municipal realizo pagos a favor del contratista sin verificar el pago de seguridad





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social integral y parafiscal del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución de cada contrato en particular; así las cosas, la administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramientos las acciones que considere pertinentes para que situaciones como las descritas en el presente hallazgo no ocurran a futuro en materia contractual.

OBSERVACIÓN No 13: La Alcaldía del Municipio de Gámbita durante la vigencia 2012 y 2013 en algunos casos, no realiza de manera oportuna la publicación en el SECOP de los actos realizados con posterioridad a la minuta de los contratos. Después de realizar una evaluación conjunta a los contratos analizados en desarrollo del proceso auditor correspondientes a la vigencia 2012 y 2013, se efectuó una muestra selectiva de los mismos y se pudo observar por parte del grupo auditor que la alcaldía del municipio de Gambita en algunos casos, no registra de manera oportuna en el SECOP los actos realizados con posterioridad a la minuta de los contratos como se observa en los contratos de obra No 001 – 2012, No 014- 2013, No 006 – 2013, No 015 – 2013 y No 013 – 2013 y en el Contrato de consultoría No 001 – 2013

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor William Herrera, alcalde del Municipio de Gambita para efectos de que la entidad incluya en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas tendientes a que publique de manera oportuna en SECOP no solo la etapa precontractual sino todos los actos realizados con posterioridad a la minuta del contrato, a fin de evitar que en el futuro se vulneren los principios de publicidad y transparencia.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Esta administración trata de dar cumplimiento a lo allí expuesto, solo que dada la falla del servicio permanente del internet en nuestro municipio, la cual puede ser verificada con los operadores respectivos, hacía que estos actos (solo unos pocos) no se pudieren publicar en la fecha de su expedición, sin embargo estos eran publicados una vez se restablecía el servicio y dentro de los términos descritos en dicha norma. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, en los términos consignados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014; así las cosas, la administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que considere pertinentes a fin de evitar que situaciones como las descritas ocurran nuevamente en materia contractual.





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OBSERVACION No 14: Inexistencia de evidencia que demuestre que la Alcaldía del Municipio de Gámbita, registra en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP, la hoja de vida de las personas que celebraron contratos de prestación de servicios durante las vigencias 2012 y 2013. En desarrollo de la presente auditoria, el Grupo Auditor, logró observar en los contratos de prestación de servicios tomados como muestra y celebrados en las vigencias 2012 y 2013, la inexistencia de evidencia que demuestre que las hojas de vida de estos contratista fueron registradas en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP; a pesar, de que esta obligación se encuentra consagrada en el Artículo 222 del Decreto 019 de 10 de enero de 2012; sin embargo, es importante resaltar que la administración municipal, ha adelantado algunas gestiones con el fin de obtener las claves de ingreso a dicho sistema. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa, en cabeza del William Herrera en calidad de alcalde, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a dar cumplimiento a la obligación contenida en el Artículo 222 del Decreto 019 de 10 de enero de 2012 TIPO DE OBSERVACION: Administrativo Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Para el efecto me permito manifestar que la administración hasta el momento no ha cumplido con esta obligación, ya que no hemos recibido invitación formal por parte de ninguna entidad estatal, ni muchos menos del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP para recibir la capacitación respectiva. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR: El grupo auditor convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo; así las cosas, la administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que considere pertinentes para dar cumplimiento a la obligación contenida en el Artículo 222 del Decreto 019 de 10 de enero de 2012 1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta OBSERVACION No 15: La alcaldía del Municipio de Gambita registra de manera incompleta en el Sistema Integral de Auditorias – SIA, la información correspondiente a la rendición de la cuenta anual consolidada de las vigencias 2012 y 2013. Después de realizar un análisis a la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia fiscal 2012 y 2013, el grupo auditor considera que la información suministrada por la administración municipal de Gambita a través del SIA, fue registrada de manera incompleta, teniendo en cuenta:





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PRIMERO: En desarrollo del proceso auditor, se realizó un análisis a los formatos 201213_f20_1ª_agr y 201314_f20_1ª_agr, correspondiente a la contratación de las vigencias 2012 y 2013 y a la información allegada por la alcaldía del Municipio de Gambita en el desarrollo de la presente auditoria gubernamental, observándose:

1) Que la contratación registrada en SIA (formato 201213_f20_1ª_agr) correspondiente a la vigencia 2012 por Alcaldía del Municipio de Gámbita, tiene un valor total de $2.630.484.650 representada en 72 contratos; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor se obtuvo el 5 de marzo de 2014, certificación expedida por la Dr. Jorge Muñoz González, Secretario de Gobierno, donde se advierte que la contratación real de la Alcaldía del Municipio para la vigencia 2012, está representada en 73 contratos con un valor real de $2.753.748.652

2) Que la contratación registrada en el SIA (formato 201314_f20_1ª_agr) correspondiente a la vigencia 2013 por Alcaldía del Municipio de Gambita, tiene un valor total de $4.736.793.510 representada en 89 contratos; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor se obtuvo el 5 de marzo de 2014, certificación expedida por la Dr. Jorge Muñoz González, Secretario de Gobierno, donde se advierte que la contratación real de la Alcaldía del Municipio para la vigencia 2013, está representada en 94 contratos con un valor real de $5.156.685.748.

SEGUNDO: Igual sucedió con los formatos F6 y F7, F7a referentes a la parte de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos y la relación de pagos los rubros presupuestales no corresponden, igualmente el valor del presupuesto definitivo de ingresos no es igual al valor registrado en los formatos impresos entregados al grupo auditor. Con base en lo anterior, es evidente que la información que hace relación a la cuenta anual consolidada correspondiente a las vigencias 2012 y 2013 en materia contractual es registrada en el SIA por parte de la alcaldía del municipio de Gámbita, de manera incompleta, pues el contenido de los formatos 201213_f20_1ª_agr y 201314_f20_1ª_agr, no se ajusta a la realidad y no atiende los lineamientos de manera establecidas por la Contraloría General de Santander donde se indica que el representante legal de la Alcaldía tiene la obligación de comunicar al ente de control todas las acciones sobre la gestión realizada con los fondos, bienes y recursos públicos asignados y sus resultados. Teniendo en cuenta los planteamientos descritos, se considera que el Dr. William Herrera en calidad de alcalde del Municipio de Gámbita, con su actuar ha dado lugar a la configuración de una observación administrativa con incidencia Sancionatoria de acuerdo a lo consagrado en el artículo 26 de la Resolución No 000294 del 30 de abril de 2009, artículo 100, 101 y 102 de la ley 42 de 1993 y la Resolución 00291 del 26 de abril de 2004. Finalmente, el alcalde del Municipio de Gambita o quien este delegue, deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas las acciones correctivas tendientes a evitar el reporte de información incompleta o no ajustada a la realidad en el Sistema Integral de Auditorías – SIA.





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TIPO DE OBSERVACION: Administrativo y Sancionatorio Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde Normas Vulneradas: Artículo 26 de la Resolución No 000294 del 30 de

abril de 2009, artículo 100, 101 y 102 de la ley 42 de 1993 y la Resolución 00291 del 26 de abril de 2004.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “La Administración comprende que para la generación de su información financiera contable y presupuestal se soporta en los diferentes reportes que produce el sistema de información financiera pero también reconoce que en la elaboración de su información financiera, contable y presupuestal ha tenido limitaciones y deficiencias de tipo operativo que afectan el normal desarrollo del proceso contable y a su vez en la consistencia y razonabilidad de las cifras; situación que la misma Contaduría General de la Nación contempla en el Libro II del Manual de Procedimientos Capitulo II PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS, Numeral 20. La metodología utilizada para la rendición de los diferentes informes solicitados por los diferentes organismos del orden nacional y departamental obedece al resultado de un proceso previo de homologación entre los diferentes planes de cuentas de cada una de las entidades como lo son el Departamento Nacional de Planeación (FUT), Contraloría General de la República (CGR_ Presupuestal), Contaduría General de la Nación (CGN) así como la rendición de la cuenta consolidada a través de la plataforma SIA. Aunque los procesos de homologación se pueden evidenciar que fueron diligenciados en su totalidad para cada uno de los informes, la administración reconoce que se presentaron dificultades de orden técnico en el sistema de información de la entidad a nivel del plan de cuentas y su funcionalidad con los diferentes amarres presupuestales de acuerdo con las codificaciones de cada uno de los planes de cuentas; lo cual ocasionó que en repetidas oportunidades se presentara dificultades técnicas al momento de generar los diferentes reportes correspondientes a la rendición de la cuenta consolidada para la vigencia 2013; ante esta situación la administración municipal plantea como acción de mejoramiento la suscripción de actas por parte de la jefe de control interno, donde se pueda evidenciar que la información generada en cada una de las diferentes dependencias, cuente con el tiempo necesario para ser revisado por cada jefe de oficina antes de ser subidos y cargados a la plataforma del SIA, para lo cual la administración solicita que el hallazgo se deje como administrativo por parte del equipo

auditor. En lo referente al aspecto sancionatorio, hay que mencionar que este juicio no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la realización de su conducta y la imputación subjetiva, para el presente caso es claro que esta obedeció a una simple falta de coordinación de los funcionarios encargados del reporte de la información por lo que no se puso en peligro la esencia del servicio público, por lo que habrá de considerar este aspecto de carácter administrativo para ser tenido en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento” CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor, convalida la observación administrativa con incidencia sancionatoria, la cual tendrá la connotación de hallazgo en los términos contemplados en el informe preliminar No 000050 del 19 de mayo de 2014; así las cosas, la administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes, con el fin de que la información que se registre en el Sistema Integral de Auditorias o en el nuevo software gestión





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trasparente, se ajuste a lo que realmente ocurre en la Alcaldía del Municipio de Gambita. 1.1.3 Gestión Ambiental Mediante Decreto 020 de marzo 20 de 2013 el municipio de Gámbita creó el Comité Técnico Interinstitucional de educación ambiental para darle cumplimiento a lo establecido en el art. 5 de la ley 115 de 1994 que establece “como uno de los fines de la educación la adquisición de una conciencia para la conservación, protección y mejoramiento del medio ambiente, de la calidad de vida, del uso racional de los recursos naturales, la prevención de desastres, dentro de una cultura ecológica”. Este comité es el encargado de impulsar y fortalecer las estrategias de la política nacional de educación ambiental, particularmente lo que tiene que ver con los proyectos ambientales escolares (PRAE) en el contexto de los proyectos institucionales (PEI) y los proyectos ciudadanos de educación ambiental (PROCEDA). Su objetivo es el de diseñar políticas, asesorar, monitorear y acompañar los programas, proyectos y acciones en educación ambiental que se desarrollen en el municipio. También le corresponde articular la Política Nacional de educación ambiental a través de la educación formal en las instituciones educativas oficiales y privadas. CALIDAD DEL AGUA En cumplimiento de la vigilancia y control, la Secretaría de Salud del Departamento, tal como lo establece el Decreto 475 de 1998 (artículo 41º); es necesario que el municipio realice análisis organolépticos, físico - químicas y microbiológicas, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 19º del Decreto 475 de 1998, y el número mínimo de muestras será la que establecen los artículos 20º, 21º, 22º y 27º de dicho Decreto y el Decreto 1575 de 2007 e igualmente las Resoluciones del Ministerio de Protección 2115 de Junio 22 de 2007 y 811 de marzo 5 de 2008 con el fin de monitorear, prevenir y controlar los riesgos de salud que ocasionan una mala calidad de agua. Según el análisis fisicoquímico realizado por el Laboratorio departamental de salud pública durante la vigencia de 2012 presenta análisis con riesgo alto para el consumo humano durante el 2013 presentó en una calificación en el mes de mayo riesgo bajo y durante el último trimestre presentó una calificación sin riesgo, observándose que se mejoró la calidad del agua durante este periodo. Estos son los vertimientos de donde se toma las muestras de agua para enviar al laboratorio departamental





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Acueducto urbano. La Alcaldía municipal es la entidad encargada de administrar el perímetro de cobertura del servicio de acueducto urbano a través de la unidad de servicios públicos. El casco urbano solo cuenta con un acueducto para su cobertura total pero su servicio le llega al 100% de la población por medio de un sistema de distribución y captación. Este se abastece de la quebrada Picaderas, tiene una capacidad de almacenamiento de 65 metros cúbicos, en tiempo de invierno provee una capacidad de 16 litros por segundo, en verano disminuye a 10 litros por segundo. Cuenta con una planta de tratamiento de agua potable con una capacidad de 8 litros esta planta es de tipo convencional con los procesos de aireación, floculación, sedimentación y cloración. Esta planta tiene más de 20 años de construida, la cual es obsoleta para la eficiente prestación del servicio además de que se halla construida en materiales contaminantes, por lo tanto se requiere la construcción de una nueva planta de tratamiento. El agua tratada es distribuida por gravedad, garantizando un servicio con presiones óptimas las 24 horas del día. Actualmente en las pruebas organolépticas del agua han arrojado un IRCA de 22 es decir con un riesgo medio por lo tanto se deben hacer esfuerzos para llevar agua potable a toda la población urbana. En el corregimiento de la palma se abastece al 100 % de la población pero sin tratamiento ya que se cuenta con una planta de tratamiento que nunca se ha puesto en funcionamiento por lo tanto se requiere gestionar la puesta en marcha de esta planta para dar agua potable a esta población. A nivel rural existen deficiencias en la prestación de este servicio pues no poseen sistemas de tratamiento para agua potable, pero si con sistemas de conducción y captación. A nivel rural, el 59.90% de las viviendas se abastece por gravedad, aunque no existe déficit de agua ya que el municipio de Gámbita posee buenas fuentes de abastecimiento, el problema radica en algunos sectores no se está tratando el agua adecuadamente, el 36.90% toman el agua directamente de las fuentes, el 39.91% de pozos, el 23% bombeando agua de aljibes.





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El casco urbano cuenta con una red de alcantarillado público, su cobertura es del 100%, actualmente se está implementando la red de tratamiento de aguas residuales, que bajan por una tubería de 8-12 pulgadas. El Alcantarillado del corregimiento de la Palma tiene una cobertura del 100%, este sector no cuenta con un sistema de red de aguas lluvias su vertimiento lo hace directamente en el alcantarillado de aguas negras que son conducidas al Río Ubaza.

La infraestructura de la planta de tratamiento de aguas residuales está en buen estado y funcionando, la planta está compuesta por: La unidad de cribado que es la que se encarga de retener los sólidos mayores. Unidad de desarenado trampa de grasas es la encargada de retener las grasas o a la vez sedimentarlas.





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Canaleta Parshall: es lo que sirve para medir el caudal. Reactores Uasb: es allí donde las bacterias realizan el proceso de descomposición y transformación de los sólidos. Filtro Anaeróbico de flujo ascendente: Cumple funciones similares a la de los reactores Uasb por el aire. Lecho de secado de lodos: allí son incluidos todos los producidos en la planta para realizarles el respectivo tratamiento. Las aguas residuales en el casco urbano del municipio de Gámbita son recogidas y conducidas a través del alcantarillado y conducidas hasta la planta de tratamiento, donde después de ser tratadas son vertidas a la quebrada de Gámbita. Con la ejecución del Contrato Interadministrativo celebrado en el 2010, entre el Municipio de Gámbita y la empresa acueducto de San Gil ACUASAN EICE- ESP, “Plan maestro de acueducto y alcantarillado”, se culminará la construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales para el casco urbano de Gámbita. Con una ganancia ambiental alta pues ya se está dando la descontaminación de la quebrada a la cual se vertían las aguas. En el corregimiento de la Palma se continúa el vertimiento de aguas servidas al rio Uvaza, por lo tanto se hace necesario la construcción de un sistema para el tratamiento de aguas residuales para mitigar el impacto ambiental. AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA “AYUEDA”: Fue aprobado por la CAS mediante Resolución No 926 del 20 de agosto de 2010. En lo recorrido de la administración 2012 - 2015 se han venido realizando jornadas de sensibilización y educación en el sector urbano del municipio de Gambita dando cumplimiento al documento denominado ahorro y uso eficiente del agua del municipio., se ha vinculado a la comunidad y se ha obtenido buena respuesta y las diferentes instituciones han colaborado con esta tarea. MATADERO MUNICIPAL

Conforme a lo establecido por el artículo 34º de la Ley 1122 del 9 de enero de 2007, la competencia exclusiva para la inspección, vigilancia y control de la producción y procesamiento de alimentos, en las plantas de beneficio animal, le fue asignada al INVIMA, quienes deben controlar las condiciones de salubridad. El Matadero del municipio cuenta con una infraestructura que consta de un espacio de 500 m2, se adecuo actualmente una planta de tratamiento de aguas sanguinolentas y la instalación de una báscula electrónica. En la visita realizada por el INVIMA a esté matadero dejo plasmadas unas observaciones más que todo con respecto a la planta física del matadero, al lugar destinados al manejo de la carne, cuartos fríos y su posterior despacho, lo cual se solucionó con el contrato que celebró la administración para la adecuación de la planta de beneficio animal por valor de $29.994.951 por lo tanto a la fecha del trabajo de campo ya se habían ejecutado esta obra





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En el corregimiento La Palma el matadero se localiza dentro del perímetro urbano, este en la actualidad se halla cerrado.

DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS Actividades de recolección y manejo de residuos sólidos en el municipio de Gambita: Se realiza barrido de las calles del casco urbano dos veces por semana, a medida que se va realizando esta actividad se van seleccionando los diferentes tipos de residuos encontrados para de esta manera poder separar arenas y tierra de materiales como plástico y papel, la recolección se hace los días martes y jueves, los martes se recoge el material reciclable y el material inerte, la recolección se hace en la volqueta del municipio. La recolección delos residuos orgánicos son llevados al relleno sanitario el Cucharo. La disposición final de los residuos producidos en el casco urbano se realiza como se dijo anteriormente en el Cucharo de propiedad de Acuasan en el municipio de San Gil con en el cual se han venido celebrando convenios periódicos. Lo anterior se presenta debido a que a la fecha el municipio no cuenta con la infraestructura y equipos adecuados para realizar el tratamiento a los residuos orgánicos, sin embargo el municipio ya cuenta con el predio y los recursos para construir la planta de aprovechamiento de residuos sólidos del municipio. Comparendo Ambiental: Mediante decreto 079 de octubre 18 de 2013 la administración municipal establece el procedimiento para la imposición del comparendo ambiental que es un instrumento de cultura ciudadana, sobre el adecuado manejo de residuos sólidos y escombros previniendo la afectación del medio ambiente y la salud pública mediante sanciones pedagógicas y económicas a todas las personas naturales o





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jurídicas que infrinjan la normatividad. Durante el trabajo de campo se solicitó el acto administrativo mediante el cual la CAS aprobó el comparendo ambiental y no se encontró. OBSERVACION No 16: Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos “PGIR”: El municipio de Gámbita elaboró el PGIR y fue aprobado por la CAS mediante Resolución N° 070 del 4 de febrero de 2010. Pero no se encontró el acto administrativo mediante el cual fue aprobado por la alcaldía y no hay evidencia que se haya socializado con la comunidad. Por lo tanto se deja una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAN HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Para el efecto me permito manifestar que el Municipio de Gámbita, conocedor de sus obligaciones legales y constitucionales y en especial, con aquellas relacionadas con el medio ambiente, elaboro los estudios relacionados con el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PIGRS, el cual fue debidamente aprobado por la CAS. A partir de su aprobación fue puesto en marcha y ejecución en esta compresión municipal, a pesar de que el mismo no fue adoptado ya que la Resolución de la CAS era precisamente para ser aplicado en este municipio, cabe advertir que la obligación de su adopción recaía en nombre del ex mandatario municipal, ya que la fecha de aprobación data del mes febrero del 2010, sin embargo los funcionarios adscritos a la dependencia de la Unidad de Servicios verificaron que en el Archivo Municipal se encontró el informe dentro del cual el profesional JESUS E. RODRIGUEZ, realiza actividades de capacitación, sensibilización, y socialización a la comunidad del sector rural y urbano del Municipio de Gámbita sobre el manejo de los residuos sólidos cumpliendo con las metas establecidas en el Plan de Gestión Integral de los Residuos Sólidos “ PGIRS”, el cual sirvió de base para que la comunidad tomara conciencia para preservar y proteger los recursos naturales, el cual al final de su contenido se encuentra la evidencia la asistencia de la socialización del programa en diferentes sitios de la compresión municipal, allego copia de los mismos. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.


El quipo auditor verifico la repuesta enviada por el ente auditado y efectivamente ellos aceptan que el plan integral de residuos sólidos (PGIRS) no ha sido aprobado por la administración municipal, ya que como su elaboración se realizó en la vigencia de 2010 le correspondía al alcalde de esa época realizar su aprobación, por lo tanto la observación de tipo administrativa se deja en firme, para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará el respectivos seguimiento. Plan de saneamiento y Manejo de vertimientos: El Plan de Saneamiento y manejo de vertimientos de Gambita fue aprobado por la CAS mediante Resolución número 646 del 29 de julio de 2013 y tendrá una duración de diez años y el municipio de Gambita como responsable de la prestación de servicio de alcantarillado es por ende responsable de la ejecución de las actividades contempladas en el PSMV.





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1.1.4 Línea de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. TIC El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con los modelos básicos de comunicación sistematizada como son la página Web de la entidad, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, pero adolece de estructuras tecnológicas superiores que garanticen la aplicación de modelos tecnológicos de nueva generación. Mediante Acuerdo municipal 026 del 25 de noviembre de 2008 se creó en el municipio el comité de Gobierno en línea. Actualmente se está en la implementación de la herramienta transicional de gobierno en línea, la administración cuenta con 5 tramites disponibles para su consulta desde la página Institucional. La información coincide con la que aparece en el sitio Web de la entidad (Teléfono, dirección, Representante legal de la entidad, correo electrónico institucional) Igualmente tienen establecida el formato de atención de quejas y denuncias y esta direccionado en forma correcta, también tiene registrada la normatividad en el link de documentos se encuentra organizada y en PDF. También publica lo referente al presupuesto y al plan de Desarrollo del municipio. 1.1.5 Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2012

OBSERVACION No 17: Según la evaluación realizada al plan de mejoramiento suscrito como resultado de la auditoría realizada a la vigencia de 2010 y 2011 y cuyas fechas límite de cumplimiento establecida por la administración fue a 31 de diciembre de 2013, arrojó una calificación del 55.3%. Esta calificación se presentó debido a que los hallazgos números 1,2,11,16,18 tienen una calificación de cero ya que no realizaron ninguna acción correctiva y tenían plazo hasta el 31 de diciembre de 2013; los hallazgos números 5,8,9,10,12,13 y 19 cumplieron parcialmente, por lo tanto a la fecha del trabajo de campo del grupo auditor estos términos ya estaban prescritos, por lo tanto se plasma una observación de tipo administrativo y sancionatorio por incumplimiento al plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo - Sancionatorio Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “La Oficina de Control Interno ha venido adelantando un seguimiento al plan de mejoramiento como resultado de la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular practicada a la entidad y el cual fue aprobado el 03 de mayo del 2013. El primer seguimiento se realizó con corte al 15 de julio de 2013 con cada responsable de área, es decir con los Jefes de Oficina de Planeación, Financiera y el Secretario de Gobierno; dependencias estas donde estaban enfocados los hallazgos, tomando evidencias del cumplimiento de los compromisos adquiridos. De igual manera con corte a 30 de diciembre del 2013 se trabajó con cada responsable de área quienes informaron sobre las acciones realizadas por cada uno de ellos para el





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cumplimiento de los compromisos plasmados en el acta de avance del plan de mejoramiento. A continuación las actividades realizadas en los hallazgos que hacen referencia en el informe preliminar así: Hallazgo No 01 Acción Correctiva: El registro de la información financiera y contable de la Unidad de Servicios Públicos se lleva en un módulo la cual al momento de efectuar la presentación de los diferentes reportes financieros requiere un proceso adicional como lo es la consolidación y validación para su posterior envío. Se revisará de manera conjunta con el Contador del Municipio la homologación del plan de cuentas habilitado en la plataforma SIA y se efectuará el proceso de consolidación por el jefe del área para evitar que se siga enviando la información sin adelantar su proceso de consolidación. Actividad Ejecutada: Revisar y actualizar la homologación de la información financiera, contable y presupuestal del módulo Administración Central y de la Unidad de Servicios Públicos. (ANEXO BALANCE GRAL A 31 DE DIC DE 2013) Hallazgo No 02 Acción Correctiva: llevar un Registro Impreso de todos los actos administrativos (Decretos, Acuerdos, Resoluciones) que hagan modificación al presupuesto General del Municipio, donde se incluya la Administración central y la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarias.

Acción Ejecutada: Se organizó de forma separada, se hizo la conciliación de los diferentes actos administrativos, con la información que reposa en el sistema encontrándose que a la fecha está todo cargado. (ANEXO ACTOS ADMINISTRATIVOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA FINANCIERO) Hallazgo No 05 Acción Correctiva: El registro de la información financiera y contable de la Unidad de Servicios Públicos se lleva en un módulo la cual al momento de efectuar la presentación de los diferentes reportes financieros requiere un proceso adicional como lo es la consolidación y validación para su posterior envío. Se revisará de manera conjunta con el Contador del Municipio la homologación del plan de cuentas habilitado en la plataforma SIA y se efectuará el proceso de consolidación por el jefe del área para evitar que se siga enviando la información sin adelantar su proceso de consolidación. Acción Ejecutada: Se revisó la homologación de la información financiera, contable y presupuestal del módulo Administración Central y de la Unidad de Servicios Públicos. (ANEXO BALANCE GRAL A 31 DE DIC DE 2013) Hallazgo No 8 Acción Correctiva: Adelantar las acciones administrativas necesarias a través de un proceso de sostenibilidad financiera y contable para la realización de todas las conciliaciones bancarias y evaluar su grado de avance en cada uno de los comités de sostenibilidad que se realicen en el municipio. Acción Ejecutada: Se pudo evidenciar a través del comité técnico de sostenibilidad financiera y contable la metodología utilizada y los avances en el proceso de depuración de las partidas conciliatorias en la cuenta BANCOS de vigencias 2008,2009,2010,2011,2012, Se desarrolló una herramienta informática en Access por parte del contratista, la cual contiene el repositorio de las fichas de sostenibilidad elaboradas con la descripción y soporte documental que evidencian los ajustes propuestos para la depuración de las partidas. (ANEXO COPIA DIGITAL DE LAS ACTAS DEL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE, COPIA DIGITAL DE LA BASE DE DATOS DONDE SE SOPORTAN LAS DIFERENTES ACCIONES ADELANTANDAS PARA LA DEPURACION DEL EFECTIVO BANCOS).





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Hallazgo No 9 Acción Correctiva: Este hallazgo se subsanó con el informe presentado a diciembre de 2,013, a la CGN en la cual se pueden ver los saldos ajustados en el CHIP. (El informe se Anexa en CD). Acción Ejecutada: Es de anotar que los soportes que desvirtúan tal observación fueron presentados al equipo auditor durante su visita de campo a la entidad; como lo fue el Balance General a Diciembre 31 de 2013, reportado a la Contaduría General de la Nación (CGN) y el reporte del módulo de cartera predial con fecha de corte correspondiente al cuarto trimestre del 2013; Sin embargo y con el fin de desvirtuar el presente hallazgo anexamos de nuevo la información enunciada. Hallazgo No 10 Acción Correctiva: Iniciar por parte de la Oficina Financiera el proceso de Cobro Coactivo a los deudores de impuesto predial en acompañamiento de un profesional en derecho para llevar a feliz término este proceso. Acción Ejecutada: Se generó la liquidación oficial y se notificó al contribuyente de las obligaciones vencidas y se inició el proceso de notificación. (ANEXO CD QUE CONTIENE, EXPEDIENTES ESCANEADOS DE LOS MANDAMIENTO DE PAGO Y LAS NOTIFICACIONES EFECTUADOS DURANTE LA VIGENCIA). Hallazgo No 11 Acción Correctiva: Realizar la actualización del inventario de la propiedad, planta y equipos. Acción Ejecutada: Por lo complejo y dispendioso en el proceso de identificación y legalización de todos los bienes que conforman la cuenta propiedad planta y equipó la administración central se encuentra adelantando dicha actividad, y sobre el caso particular de los lotes de vivienda (Habitaciones Higiénicas) se pudo corroborar que los lotes de vivienda no hacen parte de la propiedad planta y equipo del Municipio de Gámbita toda vez que estos se encuentran registrados a nombre de particulares desde el año 1998, según verificación efectuada en instrumentos públicos del Municipio del Socorro. La Administración plantea llevar durante esta vigencia la situación en referencia, ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Financiera y Contable para proceder a dar de baja de su Balance General, los valores representados como lotes de vivienda (Habitaciones Higiénicas) Hallazgo No 12 Acción Correctiva: Se plantea como fecha para subsanar este hallazgo el día 31 de Diciembre de 2013 por cuanto dependemos de la actualización de saldos del pasivo pensional que realice el FONPET para el cierre de la Vigencia, fecha en la cual se harán todos los ajustes contables de acuerdo al marco procedimental establecido por la CGN. Acción Ejecutada: A Diciembre de 2013 se cuenta con la certificación por parte del representante del Ministerio de Hacienda a nivel Territorial donde se ha validado correctamente la información actuarial del Municipio de Gámbita con corte a Diciembre 31 de 2013, solo resta esperar a que el Ministerio elabore el cálculo actuarial definitivo sobre el cual se tendrá conocimiento en el mes de Marzo de 2014. Hallazgo No 13 Acción Correctiva: Consignar mensualmente al fondo nacional del ahorro, en los plazos estipulados los aportes por concepto de cesantías de los funcionarios que se encuentren afiliados ha dicho fondo. Acción Ejecutada: En la auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular vigencia 2012 y 2013, se hizo entrega al equipo auditor, de los soportes que evidencian los pagos al FNA donde se observa el no pago de intereses moratorios. Hallazgo No 16 Acción Correctiva: Por Parte de la Oficina Financiera: 1. Darle cumplimiento al procedimiento de trámite y causación de orden de pago. Por parte de la





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Secretaría de Gobierno: 1. Exigir al contratista el previo pago de los Aportes a Salud y Pensión antes de realizar la respectiva certificación para que proceda el pago. Acción Ejecutada: Por parte de la Oficina Financiera se evidencia en la carpeta de egresos los comprobantes de pago al sistema de seguridad social de algunas muestras revisadas // Por parte de la Secretaría de Gobierno se evidenció en los expedientes contractuales que se tomaron como muestras, que con cada informe de actividades se anexan los aportes al sistema de seguridad social. Hallazgo No 18 Acción Correctiva: Darle cumplimiento al procedimiento de trámite y causación de orden de pago. Acción Ejecutada: Se evidencia en la carpeta de egresos los comprobantes de pago al sistema de seguridad social de algunas muestras revisadas. (ANEXO COMPROBANTE DE EGRESO CON SUS SOPORTES). Hallazgo No 19 Acción Correctiva: Realizar el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de los resultados esperados, Con la finalidad de obtener una proyección realista y verificable de los bienes y servicios que la entidad pretende contratar. Acción Ejecutada: Se evidenció en una muestra de los expedientes contractuales la debida planeación en la elaboración de los estudios de oportunidad y conveniencia por cuanto los contratos se están ejecutando dentro de los términos establecidos. Es así que queda claro que el suscrito WILLIAM HERRERA, nunca quebrantó disposición

legal alguna, ni desconoció el ropaje jurídico del deber de cuidado, ya que como se dijo,

se adelantaron las acciones correctivas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento

suscrito, por lo que considero que este hallazgo debe presentarse de tipo administrativo

sin que se involucre aspectos sancionatorios.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento.

HALLAZGO No.

DESCRIPCION CALIFICACION DE CUMPLIMIENTO

CALIFICACION DE

EFECTIVIDAD

1

En la ejecución del presupuesto de la vigencia de 2010 se observó que la administración municipal no está sumando el valor correspondiente a la unidad de Servicios Públicos , a pesar que en el Acuerdo del presupuesto de Ingresos y Gastos que presentan al concejo Municipal si está incorporado; pero cuando se realizó la verificación en la Ejecución de los ingresos y los gastos que registra en el SIA se encontró que presentan esta diferencia,

0 0

2

Durante el trabajo de campo se realizó la verificación de los actos administrativos mediante los cuales realizaron las modificaciones al presupuesto de las vigencias 2010 y 2011 y se encontraron

0 0





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unas diferencias con respecto a los valores de las adiciones, reducciones créditos, contra créditos reportados en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos registrados en el SIA.

3

En la vigencia de 2011 queda un saldo de cuentas por pagar por valor de $ 2,625,178.33 que corresponde a una cuenta de Caprecom ($2,614,145.00) y otra a nombre de Consorcio Gambita por( $11.033.33) . La administración debe tener en cuenta que es procedente para este caso utilizar la figura de vigencias expiradas para así proceder a cancelarlas en las siguiente vigencia. Por lo tanto está incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo.

2 2

4

Durante la vigencia de 2010 y 2011 la administración municipal no está incorporando las Reservas Presupuestales dentro del presupuesto de ingresos gastos en un capítulo aparte, para poderlo identificar, por lo tanto está incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo.

2 2

5

Presunta violación del principio presupuestal de universalidad, por no adicionar al presupuesto 2009 la totalidad de recursos recaudados y no comprometidos a 31 de diciembre 2008, lo que infiere que no lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera.

1 1

6

Durante el trabajo de campo se realizó la verificación presupuestal de ingresos y gastos y en el rubro presupuestal de Agua Potable y Saneamiento básico se observó que en el ingreso registra $447.404.734 y en el gasto solo registro $240.540.554, presentándose una diferencia de $206.864.180, diferencia que debe entrar a sustentar.

2 2

7

En la Ejecución Presupuestal de Gastos se observa que con el rubro PROYECTOS DE INVERSIÓN CON RECUROS PROPIOS está cancelando prestaciones sociales y parafiscales, observándose que estos son gastos de funcionamiento y no corresponde a ningún proyecto de inversión, por lo tanto no le está dando cumplimiento a lo establecido en la ley 617 de 2000,

2 2

8

Se identificó la inexistencia de Conciliaciones Bancarias en algunas cuentas corrientes y de ahorro de la vigencia 2010 y 2011. El hallazgo se fundamenta al revisar que durante la vigencia 2010 y 2011, se encontraron algunas cuentas que no fueron conciliadas, observándose falta de integralidad entre el área administrativa y contable; Hecho que deja entrever que la información no cumple con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual de la Contabilidad Pública,

1 1

9

No coincide la información del Impuesto Predial Unificado reportada en el Balance de Prueba vigencia 2010 y 2011, con el reporte suministrado por el programa de Impuesto Predial. Se fundamenta este hallazgo al analizar esta cuenta, de acuerdo a las cifras reflejadas en el balance general a diciembre 31 de 2010 y 20111 y los valores reportados en el módulo de Impuesto Predial Unificado con corte a la misma fecha, en donde se observa que para la vigencia 2010, en el Balance de Prueba se

1 1





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dejo de contabilizar la suma de $63.630.565 por concepto de Impuesto Predial Vigencia Actual y Vigencia Anterior, Así, mismo para la vigencia 2011, se dejó de contabilizar la suma de $48.973.208

10

Durante la vigencia 2010 y 2011, no se realizó gestión alguna de recuperación de cartera por concepto de impuesto predial, exponiendo al municipio a tener que disminuir de sus activos deudas de los contribuyentes por concepto de impuestos sin haber agotado las instancias de cobro, determinando la incobrabilidad de dichas deudas en razón a la aplicación de las normas de prescripción que operan para estos cobros. El hallazgo se fundamenta al observar que de acuerdo a la información reportada por el Modulo del Impuesto Predial aparecen valores por cobrar por este concepto con una morosidad de varios años que desdice de la gestión de cobro del impuesto predial unificado, dejando un impacto negativo en la generación de la cultura del pago oportuno que fortalecen los ingresos del

municipio por este concepto.

1 1

11

La entidad no cuenta con un inventario actualizado y detallado de la propiedad, planta y equipo en referencia a Lotes de Vivienda. (Habitaciones Higiénicas) El hallazgo se fundamenta al verificar que en el Balance de Comprobación de la vigencia 2011, no se encuentran detallados ni actualizados los valores que conforman la cuenta Lotes de Vivienda, de igual forma no se logró evidenciar la Depreciación Acumulada en forma detallada, lo que demuestra que se realizó en forma global e inadecuada conllevando a que se afecte la razonabilidad de los Estados Financieros con corte esta fecha en una cuantía incierta ($7.500.000.)

0 0

12

Existe incertidumbre en el registro del Calculo Actuarial Pensional presentado en el Balance General a diciembre 31 de 2010 y 2011. Teniendo en cuenta que son los recursos destinados por la entidad empleadora en atención a sus obligaciones pensiónales. El hallazgo se fundamenta al realizar el cruce con la información del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Fonpet a 31 de diciembre de 2010 y2011

1 1

13

INCONSISTENCIA POR PAGO REALIZADO AL FNA POR INTERESES DE MORA EN EL PAGO DE LAS CESANTIAS. Como producto de la Auditoria Regular practicada al Fondo Nacional del Ahorro para la vigencia 2010 por la Contraloría General de la Republica, se evidenció que el Municipio de Gambita pago intereses de mora por el pago no oportuno de las Cesantías de la vigencia 2008 por valor de $729.956, razón por la cual se solicita se sirvan allegar los documentos necesarios que certifiquen que se realizó el pago con recursos diferentes a los del Erario Público, o de lo contrario podría constituir un detrimento al patrimonio en aras de optimizar mejor sus recursos.

1 1

14 No se observa que haya informe detallado alguno por parte de la supervisora sobre la ejecución del objeto contractual.

2 2

15

Hay ausencia de informes por parte del Contratista y del Supervisor. De conformidad con el numeral 5 de la Cláusula Octava, el Supervisor verificara que el Contratista, periódicamente este efectuando el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social; observándose que

2 2





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solo se presentó dos planillas del pago correspondiente a los meses de Enero y Febrero del 2012, y el Contrato tenía una duración de 4 meses, por lo tanto por cada mes de Ejecución se debe presentar sus respectivas Certificación de Pago. Se observa en el expediente contractual, la existencia de dos (2) actas de Inicio cada una con fecha diferente, pero pertenecen al mismo número y objeto contractual cual es el 011/2010.

16

No se realiza la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud.

0 0

17

No se encontró la elaboración de Actas Parciales que sirvan de soporte de los pagos parciales. No se halló informes de supervisión donde se pueda verificar el cumplimiento del objeto contractual.

2 2

18

No se realiza la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud y pensiones.

0 0

19

Cuenta con una ineficiente planeación, evidenciada en el hecho que el Contrato fue liquidado de mutuo acuerdo por las partes, por no haberse podido cumplir con el objeto contractual. En los Estudios Previos y en la Orden de Trabajo, se omitió especificar el lugar con exactitud en el que se instalaría la Trituradora.

1 1

La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios: La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y de cero (0) puntos si no la cumplió. Evaluada la respuesta a la observación, se pudo establecer que efectivamente se están adelantando las gestiones en los hallazgos los cuales tenían calificación cero, los que en su momento del trabajo de campo no se dio la correspondiente aseveración de las acciones de mejora. Ahora bien ante esto, es conveniente que se retomen las observaciones que se encuentran en proceso de cumplimiento y a su vez se integren con las observaciones administrativas producto de este informe. Por lo anterior se confirma la observación administrativa y se desvirtúa el hallazgo con incidencia Sancionatoria. 1.1.6 Control Fiscal Interno

La evaluación del CI es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diferentes fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área; por lo tanto el sistema de control interno debe buscar la efectividad de los resultados establecidos por la Administración para el logro de la misión institucional, también busca asignar responsabilidades, definición de cronogramas, establecimiento de los recursos, capacitación del grupo de trabajo y socialización a directivos de la entidad.





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Durante el trabajo de campo realizado a la administración Municipal de Gámbita en cuanto al MECI se pudo corroborar que mediante actos administrativos se aprobaron y adoptaron los siguientes códigos y manuales.

Código de ética Resolución 352 de 25 de noviembre 2008.

Código del buen Gobierno se implementó mediante resolución 355 del 25 de noviembre de 2008 y se crea el comité de buen gobierno.

En la vigencia 2010 se realizó el proceso de actualización del MECÍ, ejecutando los ajustes respectivos a los códigos de ética y buen gobierno y actualización a cada uno de los 29 elementos.

Con Resolución No. 620 de 21 de diciembre de 2010 se adopta el manual de operaciones, el cual contempla los diferentes manuales adelantados en desarrollo de los 29 elementos sistema de control interno MECÍ 1000:2005 para el Municipio de Gambita. Se concluye la actualización de los manuales de: talento humano, Inducción y Re-inducción, de funciones y competencias laborales, de operaciones y del manual de comunicaciones.

Manual especifico de funciones y competencias laborales de diciembre 28 del 2010.

Mapa de riesgos por procesos si existe pero no se realizó ninguna evaluación en el año 2012-2013.

Además de esto se realizaron reuniones de trabajo y sensibilización de MECI para funcionarios involucrados en el proceso, se socializó el Plan de capacitaciones, el código de ética, programa de bienestar, Plan institucional de formación y capacitación.

Igualmente se verificó durante el trabajo de campo que, la entidad no realizó durante la vigencia 2012 auditorías internas, por lo tanto no existen planes de mejoramiento donde se puedan identificar las observaciones señaladas por la oficina de control interno a la administración para que pueda realizar las acciones correctivas y preventivas y el seguimiento a cada proceso por parte de esta oficina. La entidad si tiene establecido el Mapa de Riesgos, pero no ha realizado ningún seguimiento a este, por lo tanto no hay evidencias donde se pueda verificar que se hayan realizado algún tipo de acciones por parte de la oficina de Control Interno para mitigar estos riesgos. También se debe fortalecer el comité coordinador de control Interno y a la alta gerencia mediante charlas realizadas por el jefe de control interno relacionadas con valores, principio corporativo, administración pública y administración del riesgo.

En cuanto a la Ley General de Archivos, la alcaldía no dio cumplimiento a la Ley 594 de 2000, mediante Resolución 234 del 28 de diciembre de 2010 Se implementaron las tablas de retención documental, el archivo de la entidad no le está dando cumplimiento en forma parcial ya que no se ha terminado de organizar. Durante el trabajo de campo se evidenciaron las siguientes observaciones en cuanto a la oficina de control Interno:

1. Hay que revisar y replantear las políticas institucionales en el control de los

riesgos para cada uno de los procesos.





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2. Fomentar capacitaciones que vinculen a un mayor número de funcionarios y que permita fortalecer las competencias de los funcionarios.

3. La política de operación por procesos de la administración debe ajustarse

debido a los cambios normativos y nuevas exigencias legales.

4. Se deben establecer mecanismos más eficaces de seguimiento a los planes de mejoramiento que permitan una mejor retroalimentación.

5. Fortalecer el sistema de información especialmente en el manejo de los riesgos administrativos y de la información básica para que los procesos sean más ágiles y eficientes.

6. La entidad debe iniciar acciones donde se puedan corregir las deficiencias anteriormente mencionadas, con el fin de que cada funcionario ejerza el autocontrol en desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las cuales deben ser orientadas por el funcionario encardado de la oficina de control interno.

OBSERVACION No 18: La entidad debe mejorar el sistema de Control Interno, con el fin de identificar las debilidades en los diferentes procesos, e iniciar acciones de mejoramiento donde se puedan corregir lo anteriormente mencionado, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación. Esto se debe realizar mediante auditorías internas y seguimiento a los diferentes procesos en las áreas administrativas, financieras y asistenciales con el fin de llevar un mejor control sobre el manejo de cada área, y permitan un mejoramiento continuo el cual debe establecerse en la institución. Por lo anteriormente expuesto, la administración deberá realizar acciones de mejoramiento por procesos en cumplimiento de la función de la entidad que será una herramienta de gestión que busque unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.

Por lo anterior se confirma una observación de tipo administrativo para que sea incluido en un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

“La Oficina de Control Interno adelantó durante la vigencia 2013 las acciones en aras de mejorar la gestión por procesos, trabajando en la documentación de los procedimientos que podríamos decir que nos encontramos en la fase I que fue la recolección de información para posteriormente generar el documento denominado manual de procesos y procedimientos. De igual forma se viene realizando un seguimiento periódico al cumplimiento del plan de acción de acuerdo con las actividades propias de cada dependencia. Así mismo es de tener en cuenta que se carece de personal de apoyo que coadyuve en la realización de las diferentes auditorías internas que permitan mejorar los procesos de la





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entidad. Sin embargo, en aras de atender las observaciones del ente de control se tendrán en cuenta para realizar su respectivo seguimiento en un plan de mejoramiento.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR

Se mantiene la observación administrativa para que la entidad tome las acciones correctivas al hallazgo en el plan de mejoramiento. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS

1.2.1 Planes Programas y Proyectos

OBSERVACION No 19: El control de resultados se basa en los planes programas y proyectos que debe desarrollar la administración municipal en donde se mide la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la coherencia.

Para la vigencia 2012, el concepto de los resultados fue DESFAVORABLE, con un porcentaje del 49.15%, debido a la falta de efectividad y coherencia en los resultados, los cuales no generaron impacto en la comunidad. La estructura del plan de desarrollo “GÁMBITA… EMPRESA QUE CRECE”, se encuentra orientada por la metodología propuesta por el DNP, y se basa en cinco ejes temáticos que incluyen sectores y programas. La forma estructural de cada programa se encuentra sistematizado en metas que a su vez se subdividen en metas de resultado y producto, en donde cada meta presenta un indicador y una estrategia que determinan el cómo se va por medio del eje a cumplir con la meta, cada meta de producto se desarrollara mediante un proyecto que es elaborado en la metodología propuesta por Planeación Nacional (SSEPI) y registrada en el banco de programas y proyectos del Municipio de Gámbita.

EJE 1. CRECIMIENTO SOCIAL. En este eje están contemplados los Sectores Educación, Salud, Agua Potable y Saneamiento básico, Deporte y Recreación, Cultura, Vivienda y atención a la población más vulnerable, Infancia y adolescencia, desplazados, red unidos, para este eje la administración municipal presupuesto recursos para el cuatrienio por valor de $7.431.978.000 de los cuales en la vigencia de 2012 ejecuto recursos por valor de $4.158.374.000 para un porcentaje de cumplimiento del 55.9%. observándose que le está cumpliendo a lo proyectado en el Plan de Desarrollo para este eje.

EJE 2. DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD. En este eje se desarrolló lo referente al Sector: Agropecuario, turístico. Donde proyecto recurso para el cuatrienio por valor de $782.643.000 de los cuales ha ejecutado el 92% es decir $723.050.000

EJE3. CONECTIVIDAD E INFRAESTRUCTURA. Sectores: Transporte, vías, Equipamiento Municipal; para cumplir con este eje se proyectaron recursos por valor de $3.350.616.000 de los cuales se han ejecutado





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recursos por valor de $1.337.997.000 equivalente a un 40% del total presupuestado.

EJE 4. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL. Sectores: Ambiental, Prevención y atención de Desastres para este eje se presupuestaron recursos para la vigencia de 2012 de $71.800.000 y no se ejecutó ningún valor, para el 2013 se proyectaron $107.208.000 de los cuales se ejecutaron $125.121.000, el porcentaje de cumplimiento fue de $36.95, observándose que el nivel de cumplimiento en este sector es bajo ya que a la fecha debe llevar más o menos un 50%.

EJE 5. GESTIÓN PUBLICA CON EFICIENCIA: Fortalecimiento Institucional, finanzas municipales, justicia, seguridad ciudadana. Para la vigencia del 2012 y 2013 proyecto recursos por valor de $66.547.000 y $76.174.000 de los cuales no reportó ningún valor según información suministrada por la entidad lo cual no es cierto, pues se verificaron algunas metas establecidas en este eje temático si se desarrollaron.

En general el grado de cumplimiento del plan de desarrollo fue bajo ya que solo ha ejecutado un 43%, según la información suministrada por la administración municipal, Por lo tanto se convalida una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION : Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD “Como es de su pleno conocimiento el proceso de planificación de la entidad territorial, comprende el hacer un ejercicio en prospectiva para intentar prever las acciones que transformarán la situación actual (línea base) del Municipio de Gámbita en una situación futura deseable y posible, utilizando racionalmente los recursos disponibles. En ese orden de ideas nuestro actuar como servidores públicos en el marco de una gestión pública responsable, ha sido el resultado de un proceso dinámico, integral y “participativo”, para lo cual y durante su construcción se convocó a todos los sectores de la población vinculando a todos los agentes del Municipio, como juntas de acción comunal, niños, jóvenes, adultos mayores, mujeres, agricultores, ganaderos, comerciantes, deportistas, docentes, comunidades religiosas y comunidad en general. Bajo el anterior marco conceptual, se procedió a desarrollar la primera fase del Plan de Desarrollo denominada “Elaboración del Diagnostico Participativo” dando con ello cumplimiento al Artículo 204 de la Ley 1098 de 2006, donde y con participación de la población, se organizaron mesas sectoriales, se debatieron y se recogieron los aportes de los participantes por medio de guías elaboradas especialmente para cada uno de los actores en la construcción del Plan de Desarrollo. La realidad de mi Municipio exige conocer a fondo las necesidades más apremiantes de la población, para lo cual se hizo necesaria la elaboración de su diagnóstico bajo tres momentos esenciales como lo son:

1. El reconocimiento del territorio: Donde se motivó a la población mediante la

importancia de un buen ejercicio de diagnóstico preguntas como el Que tenemos?

y en qué nivel se encuentra?

2. La visión de futuro: Una vez determinadas las necesidades por sectores, se invitó

a la población a la realización de una visión colectiva pensando a Gámbita como

una empresa en crecimiento, para determinar el Gámbita que queremos.





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3. Concreción y priorización de las necesidades del municipio: En este punto se

concretó con cada uno de los actores de la población, los logros que se podrían

obtener frente a estas necesidades con la participación de la misma población y la

administración local para los próximos cuatro años.

Teniendo en cuenta las líneas de acción anteriormente expuestas, solicitó de manera respetuosa al equipo auditor sacar del informe definitivo este hallazgo por cuanto no se puede decir en la evaluación de nuestro Plan de Desarrollo “Gámbita Empresa que Crece 2012-2015”, que adolece en términos de efectividad y coherencia en los resultados, desconociendo que para la construcción de la propuesta metodológica arriba mencionada requiere una inversión considerable de tiempo máxime cuando en la vigencia 2012,se inicia un nuevo periodo de administración; ya que desde la sola formulación del Plan hasta la aprobación final del documento que se adoptó mediante Acuerdo Municipal N° 014 de 2012, abarcó casi la totalidad del primer semestre del 2012, quedando tan solo seis meses para poder ejecutar lo programado en dicha vigencia.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por la administración municipal y si bien es cierto está de acuerdo con lo planteado por la administración en cuanto a la formulación del plan de desarrollo, también lo es que la administración lo plasmo para cumplirlo en un periodo de cuatro años, y a la fecha del trabajo de campo no ha cumplido mínimo con el 50%, por lo tanto la observación se convalida, para que la administración municipal se esfuerce un poco más en este corto tiempo que le queda para que cumpla con lo establecido en el plan de desarrollo. RANKING MUNICIPIO DE GAMBITA

VIGENCIA EFICACIA EFICIENCIA REQUISITOS

LEGALES CAPACI ADMOM

INDICADOR DESEMPELO

FISCAL GESTION DPTAL CALIFICACION

2010 35.5 49.9 95.6 59.1 54.6 56.9 63 BAJO

2011 63.18 42.41 62.93 30.5 62.95 46.73 70

MEDIO

2012 28.8 0 82.5 64.5 53.6 59 82 BAJO

Como se puede observar en la tabla del ranking el municipio de Gambita en la vigencia de 2010 ocupó el puesto número 63 y la calificación de los componentes fue baja; en el 2011 ocupó el puesto número 70 y su nivel de cumplimiento fue de medio, para la vigencia de 2012 observamos que le fue muy mal ya que ocupo el puesto 82 y su nivel de cumplimiento fue bajo, esto se presentó debido a que el componente de eficiencia registro una calificación de cero debido al mal reporte de la información por parte de la administración municipal a la Secretaría de Planeación del Departamento que es la entidad encargada de evaluar los planes de desarrollo de los municipios.

1.2.2 Control Financiero y Presupuestal

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y presupuestal es FAVORABLE de acuerdo al resultado arrojado por la matriz, lo anterior como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables





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1.2.2.1 Estados Contables El informe presenta el desempeño financiero de la Alcaldía Municipal de Gambita, apoyados en la información suministrada por la entidad, y sustentadas en el Sistema Integral de Auditoría –SIA-, permitiendo establecer el impacto de las variaciones obtenidas en los estados financieros.

ALCALDIA MUNICIPAL DE GAMBITA- BALANCE GENERAL COMPARATIVO

A DICIEMBRE 31 DE 2010- 2013

ACTIVO El Municipio de Gambita diciembre 31 del 2012, presenta Activos por $14.852.614, (miles) incrementados en un 5% en relación al año 2011, por aumento en el efectivo generado por los giros del SGP, igualmente por la cuenta otros activos. A diciembre 31 de 2013, presenta activos por $18.782.123 (miles) incrementados en un 33%, por la cuenta de otros activos en la causacion de la reserva financier actuarial.

2010 2011 2012 2013

GRUPO

ACTIVO CORRIENTE 4,707,418 2,586,574 3,141,758 5,893,982

Efectivo 2,210,172 2,489,596 3,053,664 4,013,668

Inversiones 1,100,000 - -

Rentas por Cobrar 455,130 96,978 88,094 478,141

Deudores 942,116 - 742,229 1,319,135

Otros Activos - - - 83,038

ACTIVO NO CORRIENTE 9,213,153 10,627,560 10,968,627 12,888,141

Rentas por Cobrar - 418,435 429,772 -

Deudores - 54,108 369,479 -

Propiedad Planta y Equipo 5,619,889 6,311,776 6,311,779 6,239,441

Bienes de Beneficio y Uso Publico 617,748 602,404 602,410 602,411

Otros Activos 2,975,516 3,240,837 3,255,187 6,046,289

TOTAL ACTIVO 13,920,571 13,214,134 14,110,385 18,782,123

PASIVO CORRIENTE 3,866,122 345,082 527,749 4,140,085

Operaciones de credito público - - - 2,937,910

Deuda Publica 3,498,789 94,744 - -

Cuentas por pagar 360,205 204,436 454,336 1,068,235

Obligaciones Laborales 6,429 39,277 68,226 79,580

Pasivos estimados 53,519

Otros Pasivos 699 6,625 5,187 841

PASIO NO CORRINTE 3,436,901 7,907,550 7,817,461 4,956,221

Deuda Publica - 3,218,265 3,041,884 -

Pasivos estimados 3,436,901 4,689,285 4,775,577 4,956,221

TOTAL PASIVO 7,303,023 8,252,632 8,345,210 9,096,306

PATRIMONIO 6,617,548 5,696,045 5,765,175 9,685,817

Hacienda Púnlica 6,617,548 5,696,045 6,507,404 9,685,817

Fuente: Balance General Comparativo 2010-2013

26%

74%

ACTIVO 2012 MUNICIPIO GAMBITA

ACTIVO CORRIENTE

31% 69%

ACTIVO 2013 MUNICIPIO DE GAMBITA

ACTIVO CORRIENTE





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ACTIVO CORRIENTE

Fuente: Balance General a Dic 31 de 2012. Alcaldía Municipal de Gambita

El 26% de los Activos del Municipio de Gambita a diciembre 31 de 2012, son corrientes y su valor asciende a $3.883.987 (miles), presentando un incremento del 21% respecto a la vigencia anterior, el cual corresponde principalmente al comportamiento del Efectivo por los depósitos en instituciones financieras, los Deudores en un 19% producto de las transferencias por cobrar y los depósitos entregados en administración, seguido de las Rentas por Cobrar con el 2% de los tributos de la vigencia actual.

El 31% de los Activos del Municipio de Gambita a diciembre 31 de 2013, son corrientes y su valor asciende a $5.893.982 (miles), presentando un incremento del 87% respecto a la vigencia anterior, el cual corresponde principalmente al comportamiento del Efectivo por depósitos en instituciones financieras en un 68%, los Deudores 22% por las transferencias por cobrar y los depósitos entregados en administración, seguido de las Rentas por Cobrar con el 8% de los tributos de la vigencia anterior en el impuesto predial e industria y comercio y con el 2%. Otros activos por bienes entregados a terceros e intangibles. ACTIVO NO CORRIENTE

Los activos no corrientes representan el 74% del total activos del Municipio de Gambita a diciembre 31 del 2012 y reflejan un incremento del 3% pasando de $10.627.560 (miles) en el 2011 a $10.958.227 (miles) en el 2012, su variación ascendió a $330.667 (miles); esto se debe principalmente a los Deudores , Tasas. La cuenta más representativa en este grupo corresponde a la Propiedad Planta y

68%

8%

22% 2%

ACTIVO CORRIENTE 2013

Efectivo

Rentas por Cobrar

Deudores

Otros Activos

4% 3%

58%

5%

30%

ACTIVO NO CORRIENTE 2012

Rentas por Cobrar

Deudores

Propiedad Planta y Equipo

0% 0%

48%

5%

47%

ACTIVO NO CORRIENTE 2013

Rentas por Cobrar

Deudores

Propiedad Planta y Equipo

79%

2%

19%

ACTIVO CORRIENTE 2012

Efectivo

Inversiones





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Equipo con el 58%, los Otros activos 30% corresponde a la Reserva financiera actuarial, con el 5% los Bienes de Beneficio y Uso Público. OBSERVACION No 20: EFECTIVO Según el Balance de Comprobación a Diciembre 31 de 2.013, la Alcaldía Municipal de Gambita presenta un total de 117 cuentas, donde la mayoría de estas cuentas no presentan movimiento las cuales durante las últimas dos vigencias presentan saldos mínimos, o que están para ser presentadas en el comité técnico contable de saneamiento contable para lo cual se deben realizar las acciones correctivas con el fin de presentar saldos reales.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativa - Disciplinario Presunto Responsable: WILLIAN HERRERA, alcalde Norma violada. Ley 734 articulo 48 numeral 52 RESPUESTA DE LA ENTIDAD

BAC CTA.6052-000331-4 Hab. Higienicas 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000430-4 Acueducto y Alcant. 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000454-4 Fdo Saneamiento Amb. 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000445-2 Fdo Local de Salud 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000466-8 Fdo Electrificación 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000473-4 Fdo Comisión Nal Reg 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000500-4 Fdo Part.Unif.Vehicu 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000013-8 Fdo Bienestar Anc. 40,000,000.00 0.00

BAC CTA.6052-000014-6 Fdo Seguridad Ciud. 8,119,574.00 0.00

BAC CTA.6052-000032-8 Fdo Proyecto Avicola 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000038-5 Fdo Programa Suma 16,403,453.00 0.00

BAC CTA.6052-000041-9 Fdo Salud Pública 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000042-7 Sist.Gral Nación 51,191,868.00 0.00

BAC CTA.6052-000047-6 Fdo Comunicación Soc 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000049-2 Fdo Maq.equipo 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000050-0 Fomento Cultura 15,000,000.00 0.00

BAC CTA.6052-000051-8 Fdo Prodeportes 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000052-6 Fdo Rec. Areglo Maq. 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000057-5 Fdo Salud Etesa 571,140.80 0.00

BAC CTA.6052-000066-6 Fdo Olimpidas Campes 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000067-4 Agua Potable Y Sanea 33,042,709.00 0.00

BAC CTA.6052-000068-2 Cultura Mpio Gambita 27,636,400.00 0.00

BAC CTA.6052-000070-8 Alimentacion Escolar 22,000,454.00 0.00

BAC CTA.6052-000071-6 FOSYGAREGIMEN SUBSID 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000002-5 Proy. Terc Sema Cult 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000005-8 Fondo Pos 4.01% Mpio 0.00 0.00

BAC CTA.6052-000007-4 INV CON REC PROPIOS 97,131,350.00 0.00

CTA.6052000013-2 Proy-vivienda int.social 0.00 0.00

6052-000015-7 CONVENIO CAS 0.00 0.00

36052-000021-5 INVIAS CONVENIO INTER-0515 0.00 0.00

CONVENIO CAS 005-00657-7 0.00 0.00

6052-000027-2 FESTIVAL MAESTRO LUIS A CALV 0.00 0.00

6052-000028-0 INST. NACIONAL DE VIAS 2008 0.00 0.00

46052-300014-5 SALUD PUBLICA CUENTA MAESTR 0.00 0.00

4-6052-300015-3 PRIMERA INFANCIA 0.00 0.00

4-6052-300029-3 PROGRAMA PAN 0.00 0.00

3-6052-000024-9 ESTRATEGIA JUNTOS. 0.00 0.00

4-6052-300022-6 Alimentacion Escolar. 0.00 0.00

4-6052-300023-4 Proposito General Mpio Gam 0.00 0.00

4-6052-300024-2 Fondo Local ETESA. 0.00 0.00

4-6052-300025-0 Deporte Municipio Gambita 0.00 0.00

4-6052-300026-9 Cultura Municipio Gambita. 4,000,000.00 0.00





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“ La Administración Municipal de Gámbita, conocedora de la importancia que reviste el área financiera como pilar fundamental para el cumplimiento de su plan de desarrollo “Gámbita Empresa que Crece 2012-2015”, desde el inicio de su administración ha sido consciente del estado en que se recibió la oficina financiera y en procura de adelantar las acciones administrativas para obtener una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad que genera el sistema de información logró adelantar con éxito la elaboración, actualización y depuración de las partidas conciliatorias de todas las cuentas que conforman el grupo efectivo disponible y que como resultado del proceso adelantado a través de un proceso de circularización ante las diferentes entidades financieras se logró levantar el inventario actualizado de saldos y estado de cada una de las cuentas; resultado que nos permitió obtener una línea base para adelantar las acciones administrativas necesarias para mejorar la gestión de tesorería sobre las cuentas inactivas; acciones previas que ya se realizaron durante la vigencia 2014, antes del recibo del informe preliminar para lo cual me permito anexar como soporte para desvirtuar la observación planteada por parte del equipo auditor, copia de los diferentes traslados bancarios en los cuales se tomó como criterio administrativo la funcionalidad de las cuentas y no estar aperturando las mismas ante las distintas entidades financieras y que a futuro con el tiempo se vuelvan inmanejables como lo venían haciendo en las vigencias anteriores. Por lo anterior está demostrado que no se ha violado disposición legal alguna, ni se ha quebrantado el deber funcional ( Ilicitud Sustancial Art. 5 del C.D.U) de cada una de ellas, recordemos que a la luz del Art. 43 de la ley 734 del 2002, para determinar la gravedad de la falta y de conformidad con los criterios señalados en la ley, se debe tener en cuenta, además de lo ya señalado el grado de perturbación del servicio, respecto al cual no cabe duda que este en ninguna forma se transformó, mutuo o produjo un perjuicio irremediable , teniendo en cuenta que se logró levantar el inventario actualizado de saldos y estado de cada una de las cuentas.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Evaluada los soportes allegados a la observación, donde se presentan los correspondientes notas contables en la que se realizan los diferentes traslados bancarios, y el inventario actualizado de los saldos y estado de cada una de ellas, se puede evidenciar que se han tomado medidas tendientes al control y manejo de los recursos, por lo cual se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo en aras que la entidad siga en el proceso de mejoramiento. RENTAS POR COBRAR

Representa el valor de los derechos a favor de la entidad, por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos, determinado en las disposiciones legales, por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. Impuesto Predial Unificado El Municipio de Gambita figuran 6.178 predios de los cuales 4.847 se encuentran a paz y Salvo y 1.331 se encuentran en mora; con fecha de corte a diciembre de 2013, a la suma de $ 1.932.038.346, dónde se muestra que se ha venido incrementando el recaudo de la vigencia actual, y por consiguiente se deben realiza las gestiones de cobro para lograr un incremento en el recaudo de la cartera de vigencias anteriores..





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Se presenta el comportamiento de las últimas cinco vigencias, dónde se muestra el presupuesto definitivo por recaudar y el recaudo total con corte a 31 de Diciembre de cada vigencia:

Para la vigencia actual se presupuestó recaudar la suma de $ 124.000.000, de los cuales a 31 de Diciembre de 2013 se ha recaudado la suma de $ 143.584.592 obteniendo un superávit por concepto de recaudo de Impuesto Predial Vigencia actual de $ 19.584.592 OBSERVACION No 21: El municipio presenta una cartera morosa considerable por concepto de impuesto predial unificado de vigencias anteriores, haciéndose cada día más difícil el recaudo, esto debido principalmente a la cantidad de sucesiones ilíquidas y derechos en los predios, con mecanismos como la aplicación de la Ley 1106 de 2006 para así evitar que se soliciten prescripción de la acción tributaria, por lo anterior se está incurriendo en una observación administrativa y disciplinaria. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa - Disciplinario Presunto Responsable: WILLIAN HERRERA- ALCALDE Norma Violada: Ley 1106 de 2006 RESPUESTA DE LA ENTIDAD “Para el efecto me permito manifestar que establece la Contraloría un presunto hallazgo

disciplinario, por haber acaecido el fenómeno de prescripción sobre algunas obligaciones tributarias a favor de la entidad, sin embargo hay que considerar algunas situaciones que por lo menos harán entrever que el fenómeno jurídico no se produjo producto de la negligencia de la administración municipal así:

En primer lugar esta entidad territorial ante el desorden contable y presupuestal de la pasada administración, nos condujo a ejercer acciones de saneamiento de diferentes procedimientos al interior de la misma, entre los que se encuentran la identificación y verificación de deudores morosos, sin embargo el componente financiero contemplado en el Plan de Desarrollo económico, social 2012-2015, que contempló como Estrategia Financiera del Municipio el recaudo y manejo apropiado de los recursos disponibles proyectados por concepto de los ingresos corrientes y no corrientes de las finanzas; lo anterior con el fin de atender los servicios y metas propuestas en el Plan de Desarrollo, al igual que la atención y ejecución de servicios y productos a cargo de la Administración Municipal, y en especial a la atención de prioridades de la población "específicamente aquéllas relacionadas con los crecientes problemas sociales como la pobreza y la exclusión”.

VIGENCIA CONCEPTOPRESUPUESTO

DEFINITIVODEFINITIVO

VALOR

RECAUDADO

TOTAL RECAUDO

IPU

PORCENTAJE

RECAUDO

Predial Vigencia Actual 124.000.000 143.584.592

Predial Vigencia Anterior 61.500.000 57.681.083








Predial Vigencia Anterior 32.000.000 45.066.951 2009 174.500.000 168.861.638 97%

108%

87%

2011 206.803.500 146.894.779 71%

2010 193.925.000 157.589.724 81%

2013 185.500.000 201.265.675

2012 210.484.253 184.121.148





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Dentro de las medidas adoptadas en este componente financiero se estableció el fortalecimiento de programas como Gestión Tributaria, el cual buscaba intensificar las gestiones para incrementar el grado de cumplimiento de las obligaciones tributarias mediante programas encaminados a ejercer: a. Mayor control a la evasión y morosidad, b. Fortalecimiento de la Administración Tributaria, c. Actualización de bases gravables, d. Acuerdo con los gremios y la ciudadanía en un Pacto.

El Fortalecimiento de la Gestión Tributaria mediante la implementación consistió y aun consiste en buscar que los gremios, los empresarios y la ciudadanía en General tengan clara su responsabilidad con el Municipio de Gámbita, mediante programas que inviten a pagar oportunamente impuestos y contribuciones y a hacer partícipes a las comunidades de las diferentes veredas y localidades para que apoyen el proceso y a su vez se transfieran mayores recursos a estas últimas.

Sin embargo hay situaciones imposibles de detener como por ejemplo las obligaciones tributarias en las que desde hace muchos años no se ejercieron acciones contundentes y en las que lastimosamente en la nuestra recibimos las solicitudes de prescripción debiendo obrar de conformidad, toda vez que este fenómeno no había sido interrumpido.

Por lo anterior nos vimos a la tarea de mejorar las condiciones de recaudo, por lo que durante la vigencia 2012, presentamos el proyecto de Acuerdo “POR MEDIO DEL CUAL SE CONTEMPLA UN BENEFICIO TRIBUTARIO PARA LOS CONTRIBUYENTES QUE ADEUDEN OBLIGACIONES CAUSADAS EN LOS AÑOS GRAVABLES 2010 Y ANTERIORES, DE CONFORMIDAD CON LO EXPUESTO EN LA LEY 1607 DEL 2012 ”, esto con el fin de que los contribuyentes del municipio de Gámbita, obtuvieran un beneficio tributario de aquellas obligaciones causadas en los años gravables 2010 y anteriores.

Este beneficio consistió en conceder una condición especial para el pago de impuestos, tasas y contribuciones, hasta el 26 de Septiembre del 2013 para los sujetos pasivos, contribuyentes o responsables de los impuestos, tasas y contribuciones, que se encontraban en mora por obligaciones correspondientes a los períodos gravables 2010, los cuales tendrían derecho a solicitar, únicamente con relación a las obligaciones causadas durante dichos periodos gravables, una condición especial de pago.

Por lo anterior es claro que muchos contribuyentes se acogieron a este beneficio, y cuyos cálculos no fueron de por cierto tenidos en cuenta por el ente de control fiscal, además que dentro de la gestión de cobro, se armaron un total aproximado de 500 carpetas con igual número de notificaciones de liquidaciones oficiales, las cuales se anexan escaneadas en CD, así mismo se produjo Jingles radiales el cual se masifico a través de las diferentes emisoras de escucha regional, así como en la página institucional y de la

cartelera municipal con el fin de incentivar el pronto pago de los tributos municipales, por lo que se concluye que el suscrito no ha sido ajeno a la gestión de cobro. Otra situación que hay que tener en cuenta y que presentan los 83 municipios de sexta categoría de nuestro departamento, es la imposibilidad de efectuar de manera constante las notificaciones requeridas por ley, ya que la mayoría de contribuyentes residen en el área rural, así como las sucesiones ilíquidas, y de las denominadas falsas tradiciones, que impiden de alguna forma la gestión de cobro municipal. Hay que tener en cuenta además como lo comprobó la contraloría, que lo recaudado por impuesto predial de las vigencias 2012 y 2013, fue superior a lo presupuestado, lo que comprueba aún más que la gestión de cobro ha sido eficiente. Por lo anterior es claro que no están dadas las configuraciones normativas para detentar que estos hechos son constitutivos de faltas disciplinarias, ya que como quedo claro la





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administración municipal ha hecho esfuerzos significativos para reducir la cartera morosa de esta entidad territorial. La ley 734 del 2002, exige que la responsabilidad del investigado dentro de una actuación de esta naturaleza, conforme al procedimiento que hoy las orienta esté demostrada plenamente mediante el proceso de encuadramiento jurídico de sus acciones u omisiones las que deben quebrantar, realizar alguna de las causales contenidas en el dispositivo inicialmente citado y reglamentado y con expresa aplicabilidad del Derecho positivo y vigente que regula esta actuación, solo podrá proferirse una decisión sancionatoria cuando en el proceso obre el caudal probatorio que conduzca a la certeza sobre la existencia o configuración de la causal (i) y de la responsabilidad del implicado de la indisciplina. (ii) incluyendo su comportamiento y modalidad de culpabilidad en que actuó, situación está que adolece de todo orden por las razones y motivos antes expuestos más aun cuando la política de recudo de cartera demostró significativamente un mayor recaudo”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Evaluada la respuesta dada por la entidad este hallazgo se mantiene la observación administrativa para que sea incluido en el plan de mejoramiento y se sigan tomando las acciones en la mejora del cobro y recaudo de este impuesto; se observó que la administración proyecto un acuerdo con el fin de contemplar beneficios tributarios para los contribuyentes que adeudan obligaciones en los años gravables 2010 y anteriores, por lo tanto la acción disciplinaria se desvirtúa ya que se iniciaron con anterioridad procesos para recuperar el erario público y ser reinvertidos estos recursos en gasto de funcionamiento. OBSERVACION No 22 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que esta cuenta se encuentra subestimada.

De acuerdo con la inspección física realizada a la propiedad planta y equipo y tomando de manera aleatoria bienes contabilizados así: equipos de comunicación y computo, muebles y enseres y equipos de oficina; se evidencia que el tercero responsable de la custodia de estos elementos no está actualizado, ni existe control de existencias a su cargo, situación que conlleva a riesgos inminentes de sustracción, deterioro, pérdida o hurto. Por lo anterior, se hace necesario que la alta dirección y control interno creen mecanismos para el control y registró real de los bienes propiedad de la entidad, de manera tal que se dé cumplimiento a las directrices emanadas por la Contaduría General de la Nación. Resolución 0357 de 2008. TIPO DE OBSERVACION Administrativa Presunto Responsable WILLIAM HERRERA- Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD “En la actualidad la información que existe respecto a los inventarios de bienes muebles,

enseres, equipo, maquinaria y vehículos de propiedad de la Alcaldía Municipal de





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Gámbita, no está lo suficientemente depurada y actualizada, a pesar de los enormes esfuerzos realizados por los funcionarios encargados de ésta área y de las gestiones de carácter preventivo de la Oficina de Planeación, encaminadas a ejercer un mayor control y responsabilidad en la asignación de los bienes del municipio. Para llevar el registro individual de cada elemento es necesario como primera actividad de ingreso de un elemento a la base de datos (sistematización de los inventarios); la asignación de un número consecutivo como plaqueta de inventario con código de barras, lo que permitirá identificar, diferenciar y ubicar con exactitud dónde y en qué estado se encuentra cada elemento. Así como también a cargo de que funcionario se encuentra asignado el elemento. La identificación mediante el sistema de plaquetas y el avalúo técnico de los Bienes muebles, inmuebles, enseres, equipo, maquinaria y vehículos permitirán que estos sean incorporados a la contabilidad general del municipio y por ende al sistema contable, en forma actualizada como detallada, en armonía con la exigencia de las normas contables y la Contaduría General de la Nación. Por lo anterior y dado el grado de especialidad se requiere de la contratación de estos servicios, pero el municipio no cuenta en el momento con recursos necesarios y suficientes para tal efecto, por lo que habrá de apropiar o de gestionar ante las diferentes entidades del orden departamental o nacional, la consecución de recursos para efectos de cofinanciar el servicio. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se mantiene la observación administrativa para que la entidad tome las acciones correctivas al hallazgo en el plan de mejoramiento. PASIVO

Dentro del total del pasivo se registró un incremento para la vigencia 2011-2012 del 11% ocasionado por obligaciones laborales y las cuentas por pagar que tiene contraída con sus acreedores, en referencia al año 2012-2013 se observó que la tendencia es la misma al crecer en 8%, y causar la cuenta de pasivos estimados por el cálculo actuarial de cuotas partes de pensión.

CUENTA 2010 2011 2012 2013

PASIVO CORRIENTE 3,866,122 345,082 527,749 4,140,085

Operaciones de credito público - - - 2,937,910

Deuda Publica 3,498,789 94,744 - -

Cuentas por pagar 360,205 204,436 454,336 1,068,235

Obligaciones Laborales 6,429 39,277 68,226 79,580

Pasivos estimados 53,519

Otros Pasivos 699 6,625 5,187 841

PASIO NO CORRINTE 3,436,901 7,907,550 7,817,461 4,956,221

Deuda Publica - 3,218,265 3,041,884 -

Pasivos estimados 3,436,901 4,689,285 4,775,577 4,956,221

TOTAL PASIVO 7,303,023 8,252,632 8,345,210 9,096,306

Fuente: Balance General Comparativo 2012-2013





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ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA, FINANCIERA Y SOCIAL

El análisis del estado de actividad financiera económica y social se basa en la información suministrada por el Municipio de Gambita: INGRESOS: Representa el valor de los ingresos causados por el Municipio de Gambita:

Los ingresos del Municipio de Gámbita, para la vigencia 2012 reflejan un aumento del 3% en relación al año anterior y su valor total asciende a $5.303.735 (miles); el 90% corresponde a ingresos por concepto de los recursos de las Transferencias del Sistema General de Participaciones, los recursos del sistema general de regalías y otras transferencias, el 8% corresponde a los ingresos tributarios (Impuestos y contribuciones). En cuanto al análisis del estado de Actividad se puede concluir que la Alcaldía Municipal de Gámbita ha reportado un equilibrio financiero constante, a través del periodo analizado al reflejar un excedente de $3.183.246 (miles) en la vigencia 2013 debido a los otros ingresos causados por Recursos de los fondos de reservas de pensiones.

CUENTAS 2013 2012

INGRESOS OPERACIONALES (1) 6,719,894 5,286,969

Ingresos Fiscales 427,395 427,270

Venta de Servicios 51,349

Transferencias 6,292,499 4,808,350

GASTOS OPERACIONALES

Gastos de Adminis tracion 1731203 1121889

Gastos de Operación 213,499 296,438

Gasto Publ ico Socia l 4141114 2787703

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL 634,078 1,080,939

Otros Ingresos 2,911,159 16,766

Otros Gastos 361,991 225,846

Costos de Ventas y Operación 1,653

EXCEDENTE ( DEFICIT) OPERACIONAL 3,183,246 870,206

Fuente Estado de la Actividas 2012-2013

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL

A 31 DE DICIEMBRE DE 2012-2013

(Cifras en miles de pesos)





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DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Examinados los Estados Financieros de la Alcaldía de GAMBITA para la vigencia 2012-2013, y los estados de Actividad Financiera Económica y Social que le son relativos por los años que terminaron en esas fechas de acuerdo a las verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo para la presente vigencia, nuestra responsabilidad, consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en la auditoría realizada. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes, y de que están preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión al Balance General, con corte al 31 de diciembre del 2012-2013, de la Alcaldía de GAMBITA los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2012-2013, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad SERGIO JIMENEZ LIZCANO, portador de la tarjeta profesional número 132827 – T . OPINION CON SALVEDADES En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos siguientes, los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de GAMBITA, presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012-2013, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a la toma de una muestra representativa y no sobre todo el universo.

La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. La entidad no cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. No hay un procedimiento para hacer un seguimiento a la prescripción de las obligaciones tributarias. No están debidamente valorizados y actualizados los registros de la Propiedad Planta y Equipo. La cuentas por pagar no están debidamente respaldadas con sus documentos soportes.





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No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento. No se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, económica, social y ambiental. No se evidencia autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable. SEGUIMIENTO LAS ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES La Estampillas Departamentales, el Municipio las liquida a través de la plataforma que tiene la empresa Sistemas y Computadores, la cual es liquidada por un funcionario de la Alcaldía, y recaudada por el Banco Agrario. Se verificó de manera selectiva comprobantes anexos a los pagos correspondientes de la muestra de contratación donde se evidencia la liquidación del pago en el Banco. SEGUIMIENTO SERVICIO A LA DEUDA Representa el valor de las obligaciones originadas en la contratación de empréstitos, en la emisión, suscripción de títulos de deuda pública, con un plazo superior a un año para el pago. La entidad presenta operaciones de crédito público a largo plazo, por créditos con la banca comercial, presentando saldos a diciembre 31 de 2013 por valor de $3.339.004.261, para adquisición y compra de terreno para el programa de vivienda urbana del municipio, construcción del plan maestro de alcantarillado y adquisición de maquinaria pesada, presentando un saldo por intereses y capital al finalizar el periodo por valor de $3.035.224.264 dando cumplimiento a la cuotas pactadas.

CRÉDITO

VALOR DESEMBOLSO

CAPITALPAGADO

2013

INTERÉS PAGADO

2013

SALDO

CRÉDITO

CR-08-10-005-01

Adquisición y compra de terreno para programa de vivienda.

$ 160.000.000 $ 24.802.447 $ 7.565.388 $ 72.030.646

CR-08-10-005-02

Adquisición y compra de terreno para programa de vivienda.

$ 10.000.000 $ 1.526.000 $ 483.827 $ 4.714.368

CR-08-10-005-04

Adquisición de maquinaria volqueta y retroexcavadora nueva para el Municipio de Gámbita.

$ 284.515.600 $ 41.532.381 $ 15.016.029 $ 157.413.831

CR-08-10-014-03

Adquisición de maquinaria volqueta y retroexcavadora nueva para el Municipio de Gámbita

$ 161.940.000 $ 24.526.852 $ 7.896.553 $ 78.517.118

Plan Maestro Acueducto y Alcantarillado $ 2.722.548.661 $ 328.330.347 $ 2.722.548.661

T O T A L $ 92.387.680 $ 359.292.144 $ 3.035.224.264





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OBSERVACION No 23

SEGUIMIENTO AL MANEJO O REGISTRO DE LOS PASIVOS PENSIONALES

Las entidad debe realizar el cálculo actuarial de sus pensionados actuales, así como de los que corresponda reconocer a quienes hayan adquirido derechos, de conformidad con las condiciones definidas en las disposiciones legales vigentes por concepto de pensiones, bonos pensionales y cuotas partes de pensiones y bonos pensionales. Cuando los aportes en Fonpet son mayores al 125% del pasivo pensional, las entidades pueden disponer de los Recursos. Para la vigencia 2012-2013 no se causa el valor por concepto del reconocimiento de la provisión y de la obligación de los recursos del FONPET.

TIPO DE OBSERVACION : Administrativa Presunto Responsable: WILLIAN HERRERA- ALCALDE

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

“La entidad territorial atendiendo las disposiciones legales emitidas por la Contaduría General de la Nación efectuó la actualización de las cifras correspondientes al registro contable del reconocimiento de la provisión del pasivo pensional, su amortización así como también la actualización del registro contable de la reserva financiera actuarial para el cierre de la vigencia 2013; prueba de ella lo constituyen los registros contables que afectan las cuentas tal y como lo determina el Libro II Manual de Procedimientos Capítulo VIII “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados”, el cual forma parte integral del Régimen de la Contabilidad Pública emitida por el ente rector de la misma que es la Contaduría General de la Nación. Igualmente se aportan el reporte de la categoría información contable pública –Saldos y Movimientos- con corte a Diciembre 31 de 2013, donde se puede comprobar a nivel del movimiento de saldos contables el cumplimiento de la normatividad vigente; por lo anteriormente expuesto consideró que la observación de tipo administrativa planteada por el equipo auditor, no es procedente para su aceptación por parte de la Administración Municipal de Gámbita (Santander). Así mismo la Administración Municipal de Gámbita viene adelantando periódicamente la actualización de los datos informados para la realización del cálculo actuarial de sus pensionados en cada uno de los formularios exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público que es la entidad que elabora el cálculo actuarial de la entidad, para lo cual anexamos como soporte las comunicaciones de la Dra. Narlys Aneth Rodriguez Martínez, funcionario enlace del Ministerio de Hacienda para Santander, donde se nos informa que la entidad Municipio de Gámbita ha sido autorizada por el Ministerio para la realización del cálculo actuarial con fecha de corte 31/12/2013, así mismo y de acuerdo a los saldos reportados para la vigencia 2013, la entidad cuenta con un 415.02% del valor necesario para cubrir su pasivo pensional por cuanto estamos a la espera de la entrega definitiva del cálculo actuarial por parte del Ministerio de Hacienda para proceder con la solicitud de desahorro ante el FONPET”.


Se mantiene la observación administrativa para que la entidad tome las acciones correctivas al hallazgo en el plan de mejoramiento.





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1.2.2.1.1 Concepto Control Interno Contable

El informe del CIC tiene como finalidad evaluar el desarrollo del control interno contable de la Alcaldía Municipal de GAMBITA, teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en el Instituto para el mejoramiento continuo del proceso contable. Para su evaluación se tomó como base la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual establece el procedimiento de control interno contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control. Criterios de Evaluación

Circular Externa N. 100-001 de 2012, emanada del Departamento de Administración Pública DAFP, referente a la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.

Régimen de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante resoluciones 354, 355 y 356 de 2007.

Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad.

La entidad reporta al SIA, la evaluación al Control Interno Contable, donde se presentan observaciones en cada una de las etapas que componen la Evaluación arrojando la siguiente ponderación:

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CALIFICACION ETAPA

Reconocimiento 4.50

Revelación 4.68

Otros Elementos de Control 4.80

CALIFICACION ETAPAS 4.66

Se presentan dentro del reconocimiento al Control Interno Contable en la Entidad Fortalezas y Debilidades: Fortalezas

La información se salvaguarda diariamente con copia de seguridad. La información contable soportada con documentos es idónea. Los códigos contables utilizados en el sistema se ajustan al régimen de contabilidad pública. Los informes presentados a los diferentes entes de control son presentados oportunamente. Debilidades:

El desarrollador o creador del Software financiero no actualiza oportunamente el sistema cuando se producen cambios en la normatividad en el Modulo de Contabilidad.





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OBSERVACION No 24 Cuestionario Control Interno Contable Se realizó evaluación al Control Interno bajo la modalidad de cuestionario arrojando las siguientes observaciones: La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. No se cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. Los archivos no presentan de manera organizada los documentos del área financiera. La Entidad NO está calculando la depreciación acumulada en forma individual. La Entidad no dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad. Los recursos del medio ambiente no se tienen inventariados y contabilizados. La Entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAN HERRERA- Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD “En cuanto al primer punto donde manifiestan que la Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera al respecto me permito manifestar que esta administración se encuentra adelantado el proceso de elaboración del Instrumento manual de procesos y procedimientos dentro del cual se establecieron para el área financiera 15 procedimientos detallados de la siguiente manera:

1. Procedimiento de liquidación de estampillas departamentales

2. Procedimiento de expedición de paz y salvo municipal

3. Procedimiento de recaudo del impuesto predial

4. Procedimiento de elaboración de conciliaciones bancarias

5. Procedimiento para emitir certificados de disponibilidad presupuestal

6. Procedimientos para emitir certificado de registro presupuestal

7. Procedimiento para la elaboración y revisión de exención de impuesto predial

unificado

8. Procedimiento para el Registro y contabilización de ingresos y egresos

9. Procedimiento para la causación de órdenes de pago de obligaciones por pagar y

anticipos

10. Procedimiento de ajustes presupuestales y contables

11. Procedimiento de registros y ajustes presupuestales y contables

12. Procedimiento de elaboración y presentación de los estados financieros

13. Procedimiento de elaboración del plan anual mensualizado de caja

14. Procedimiento de identificación de partidas contables

15. Procedimiento de elaboración del presupuesto general de rentas y gastos





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Dado lo anterior es claro que la administración municipal, está haciendo el esfuerzo necesario para que el Área Financiera, cuente con un sistema contable organizado y confiable, sin embargo estos aspectos serán tenidos en cuenta para efectos del Plan de mejoramiento”.


Se mantiene la observación administrativa para que la entidad tome las acciones correctivas al hallazgo en el plan de mejoramiento. 1.2.2.2 Gestión Presupuestal LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO: La administración municipal mediante Acuerdo Municipal 015 de 29 de noviembre de 2011 fijó el presupuesto de rentas, gastos para vigencia de 2012 en $3.258.082.706. Igualmente fue liquidado mediante Decreto 0028 del 30 de diciembre de 2011. En la vigencia de 2013 mediante Acuerdo 29 del 30 de noviembre de 2012 fijo el presupuesto de ingresos y gastos en $4.243.598.338 el cual fue liquidado de acuerdo a la norma mediante decreto 070 de 28 de diciembre de 2012. COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS: En la vigencia de 2012 la Alcaldía recibió el 38.4 % ($6.059.523.269), más de lo recaudado en el 2011 y comprometió $5.766.685.504, el 43.65,% más de lo comprometido el año anterior, lo que equivale a una ejecución del 95.16% de los recursos recibidos, de los cuales pagó $4.215.838.127 quedando cuentas por pagar por valor de $1.550.847376, con relación a la vigencia 2011 la cuentas por pagar incrementaron en un 157%. En la vigencia de 2013 la alcaldía recibió 35.3% ($8.200.349.403.68) más de lo recaudado en el 2012 y comprometió $9.179.671.983.39, el 59.18% más de lo comprometido en el 2012, realiza una ejecución del 77.5%, de los cuales pago $5.863.798.082 equivalente a 63.87% y quedaron cuentas por pagar por valor de $3.315.873.901, con relación a la vigencia de 2012 se incrementaron en un113% este incremento se dio debido a los convenios celebrados con recursos del convenios del nivel departamental y por convenios con recursos del nivel nacional que se celebraron en la vigencia y no se terminaron de ejecutar lo cual quedaron constituidos como vigencia futura ordinaria y reservas presupuestales para terminarse de ejecutar en el 2014 .

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Ingresos y gastos Suministrados por la Administración.

RECAUDOS, 2010,

7.863.654.182

RECAUDOS, 2011,

4.377.791.727

RECAUDOS, 2012,

6.059.523.269

RECAUDOS, 2013,

8.200.349.403

COMPROMISOS, 2010,

7.254.338.099 COMPROMISOS, 2011,

4.014.138.047

COMPROMISOS, 2012,

5.766.685.504

COMPROMISOS, 2013,

9.179.671.983

PAGOS, 2010, 5.490.349.707

PAGOS, 2011, 3.412.944.622

PAGOS, 2012, 4.215.838.127

PAGOS, 2013, 5.863.798.082

CTAS POR PAGAR, 2010, 1.763.988.392

601,193,425

CTAS POR PAGAR, 2012, 1.550.847.376

CTAS POR PAGAR, 2013, 3.315.873.901

COMPARATIVO INGRESOS Y GASTOS 2010 - 2013

RECAUDOS COMPROMISOS PAGOS CTAS POR PAGAR





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En la vigencia 2012 se recaudaron $6.059.523.269 observándose que con respecto a la vigencia 2011 sufrió un crecimiento del 38.4%. Se comprometieron recursos por valor de $5.766.685.504 de los cuales canceló el 73.10%% dejando cuentas por pagar por valor de $1.1.550.847376 equivalentes a 25.59%. Igualmente se puedo corroborar que en la vigencia del 2011 la administración municipal obtuvo un superávit por valor de $363.653680. En la vigencia 2012 la administración tuvo un superávit presupuestal por valor de $292.837765. Se dejó de ejecutar recursos por valor de $292.837.765 equivalentes a un 4.83% del total del presupuesto recaudado, observándose la buena gestión realizada por la administración en lo referente a la inversión social. En la vigencia de 2013 se recaudaron recursos por valor de $8.200.349.403 los cuales se incrementaron en un 35.32% con respecto a la vigencia 2012 este incremento se debió a la gestión realizada por el señor alcalde en la consecución de recursos tanto del nivel departamental como del nivel nacional. De estos recursos el municipio comprometió $9.179.671.983, observándose que ejecuto el 12% más de lo recaudado lo que conllevo a que la administración municipal presente un presupuesto desequilibrado, debido a la mala planificación y programación y aunado a esto el sistema de información que se maneja donde se registraron todas las operaciones de adiciones créditos no está debidamente soportado y actualizado, lo que genera informes no ajustados a la realidad, pudiéndose general que se realicen compromisos o apropien recursos sin contar con el debido respaldo presupuestal.

ANALISIS DE LOS INGRESOS: Ingresos definitivos: Los ingresos recaudados del Municipio de Gambita en la vigencia de 2012 se incrementaron en comparación con el año 2011 en 38.41% este incremento se dio debido a que los ingresos tributarios se incrementaron en un70.15%, los impuestos no tributarios se incrementaron en un 58.10%, las transferencias de recursos del SGP se incrementaron en un 12.59%, caso contrario sucedió con los fondos de destinación específica se disminuyeron en 53.42% la disminución en estos fondos se presentó debido a la baja contratación que realizó el municipio en la vigencia de 2012 y los recursos de capital se incrementaron en un 212%. En cuanto a los ingresos de la vigencia de 2013 se incrementaron en comparación con el 2012 en un 35.3% este incremento se dio debido a que los ingresos tributarios se incrementaron en un 46.9%, los no tributarios se incrementaron en un 27%, los recursos por conceptos de fondos de destinación específica se incrementaron un 59.5%, caso contrario sucedió con los recursos de capital que disminuyeron 4.5% y los recursos por sistema general de participaciones que se disminuyó en un 21% debido a que los recursos recibidos por concepto de salud no se tienen en cuenta porque son sin situación de fondos, tal como se observa en el gráfico.





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Ejecuciones de Ingresos y gastos vigencias 2010 -2013 suministrados por la entidad

El crecimiento de los recursos de capital de la vigencia 2012 se explica principalmente porque los recursos del superávit fiscal se incrementó en un 89.13% y los recursos de balance se incrementaron en un 100% en relación a la vigencia 2011. En la vigencia de 2013 los recursos de capital se decrecieron en un 4.5% en relación con la vigencia anterior, esto se presentó porque los recursos del forzosa inversión se disminuyeron en un 11.4% con relación al 2012. El decrecimiento del 53.42 % en los ingresos de los fondos de destinación específica en la vigencia del 2012 con respecto al 2011, obedece al menor valor recaudado por concepto de fondo de seguridad ciudadana que decreció en un 75.5%, fondo pro Adulto mayor decreció en un 49.99%, fondo pro cultura decreció en un 48.9% y el fondo pro deporte decreció en un 66.8% esto se presentó debido a la bajo contratación realizada por la administración municipal durante la vigencia 2012. Los fondos de destinación específica de la vigencia de 2013 se incrementaron en un 72.28% esto se presentó debido a que los recursos por concepto del fondo de seguridad ciudadana se incrementaron en un 154% con respecto a la vigencia anterior, el fondo de Bienestar del anciano se incrementó en un 118% y el fondo pro cultura en un 112% estos incrementos tan significativos se dieron por al alto volumen de contratación que se dio en el municipio en la vigencia de 2013. Ingresos Corrientes tributarios:

Los ingresos corrientes tributarios de la vigencia de 2012 se incrementaron 26% al pasar de $172.762.596 en el 2011, a $217.694.273 en 2012. Este comportamiento se explica por el incremento del 17% en el impuesto de industria y comercio, mientras que el impuesto predial decreció en un 15%, el impuesto de alumbrado público en la vigencia de 2012 no registró ningún recaudo, que si bien es cierto estos recursos son sin situación de fondos ya que los recauda la empresa Electrificadora de Santander, los debe reflejar en el presupuesto de la entidad tanto en el ingreso como en el gasto. Los otros ingresos tasa, tarifas, multas y sanciones con relación a la vigencia de 2011 se incrementaron en un 58% En el periodo del 2013 los ingresos corrientes tributarios se incrementaron en un 98% con respecto al 2012, este comportamiento se dio porque el recaudo de

INGRESOS

TRIBUTARIOS

NO TRIBUTA

RIOS

SGP FONDOS DESTINA

CION

RECURSOS DE

CAPITAL

2010 182.537.8 25.427.41 2.768.347 116.007.8 4.136.112

COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS 2010 - 2013





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impuesto de industria y comercio se aumentó en un 125% con relación a la vigencia de 2012; el impuesto predial se incrementó en un 19%, en cuanto al recaudo por concepto de alumbrad publico igual que en la vigencia anterior no registra ningún valor. Los otros ingresos como son tasas, tarifas, multas y sanciones con relación a la vigencia del 2012 se incrementaron en un 27%. En la Alcaldía de Gambita en la vigencia de 2012 el predial unificado vigencia actual y anterior representan el 3.03% del total recaudado de ingresos corrientes; industria y comercio vigencia actual y anterior representa el 0.45% del total de ingresos, mientras que en la vigencia de 2013 el recaudo por concepto del predial vigencia actual y anterior representa un 2.5% del total de ingresos corrientes y el impuesto de industria y comercio representa el 0.9%, tal como se puede observar en la grafica.

COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS PROPIOS DEL MUNICIPIO

2010-2013

Fuente: EJECUCION DE INGRESOS 2010-2013

Como se puede observar en la gráfica dentro de los recursos propios del municipio los más significativos son: El impuesto predial que para la vigencia de 2012 registró un recaudo de $217.694.273, presentándose un incremento con respecto de la vigencia 2011 en un 26%; le siguen otros impuestos con un recaudo de $76.266.427, presentándose un incremento del 58.10% con respecto a la vigencia 2011; le sigue el impuesto de industria y comercio con $27.455.083, que con respecto al 2011 se incrementó en un 17%. Durante la vigencia 2013 igual que el año anterior el impuesto predial es el rubro más significativo dentro de los ingresos propios del municipio, para esta vigencia registro un recaudo por valor de $201.265.675 que con respecto a la vigencia 2012 se disminuyó en un 7.54%, le siguen los otros impuestos (tasas, tarifas, multas y sanciones) con un $97.604.296 que se incrementaron en un 27% y el impuesto de industria y comercio con un $72.238.425 que con respecto al 2012 se incrementó en un 163%.

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR: La estampilla para el bienestar del adulto mayor fue creada en el Municipio de Gambita mediante Acuerdo municipal, 009 de mayo 31 de 2010 la ejecución de estos recursos en la vigencia de 2012 y 2013 fue la siguiente:

Impto Predial, 2010,

157.589.724


172.762.596


217.694.273


201.265.675

Ind. Y Cio, 2010,

23.590.161

Ind. Y Cio, 2011,

23.460.384

Ind. Y Cio, 2012,

27.455.083

Ind. Y Cio, 2013,

72.238.425 Otros, 2010,

6.572.587

Otros, 2011, 48.238.491

Otros, 2012, 76.266.427

Otros, 2013, 97.604.296

INGRESOS PROPIOS GAMBITA 2010 . 2013

Impto Predial Ind. Y Cio Otros





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VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2013

Ingresos Compromisos Ingresos Compromisos

Estampilla Pro adulto mayor

63.183.191 31.200.000

Pro Adulto mayor Departamento

9.137.398.81 109.137.398.81

Recursos de Capital 171.724.780.92 195.096.978

Total 234.907.971 31.200.000 204.234.376 109.137.398.81

Fuente: Ejecución de Ingresos y gastos suministrados por la entidad.

Como se observa en la tabla el Municipio para la vigencia del 2012 recaudó recursos por valor de $63.183.191, además por recursos de capital registra $171.724.780.92, para un total de $234.907.971, observándose que según la ejecución de gastos compromete recursos por valor de $15.700.000, para el mantenimiento operación y dotación al centro de atención del adulto mayor y $50.000.000 para ampliación del centro del anciano y encerramiento del mismo igualmente no refleja en el presupuesto los porcentajes que le corresponden según lo establecido en la ley 1276 de 2009. Durante la vigencia de 2013 los ingresos por estampilla pro adulto mayor se disminuyeron en un 13% con respecto a la vigencia anterior .En cuanto a la ejecución por parte de la administración se observó que en la vigencia de 2013 se incrementó en un 249% con respecto al 2012, esta situación se presentó porque a partir del año 2013 se creó el centro vida en el Municipio y se firmó un convenio por valor de $100.000.000 (incluidos los 9. 137.398.81 del departamento) de los cuales le cancelaron $40.000.000 y quedaron pendientes de cancelar $60.000.000.

FOTOS CENTRO VIDA Y ANCIANATO





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FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA: El Fondo de Seguridad ciudadana fue creado en el Municipio de Gambita mediante Acuerdo Municipal 011 de mayo 15 de 2009 la ejecución de estos recursos en la vigencia de 2012 Y 2013 fue la siguiente:


Concepto Ingresos Compromisos Ingresos Compromisos

Fondo Seguridad ciudadana

24.137.088 0 61.486.493 9.427.297

Recursos de Capital 98.838.180 70.000.000 28.859.642 0

Total 122.975.268 70.000.000 90.346.135 9.427.297

En la vigencia de 2012 recaudaron recursos por valor de $24.137.088 de los cuales no comprometieron ningún valor, por este mismo concepto en recursos de capital registra un superávit de $98.838.180 de los cuales le gira al departamento $70.000.000 para la compra de una camioneta para la estación de policía que a la fecha del trabajo de campo no ha sido entregada a la policía del municipio. En la vigencia de 2013 el municipio de Gambita recauda $61.486.493 de los cuales le transfiere al departamento el valor de $9.427.297 por recursos correspondientes al fondo de seguridad ciudadana según clausula establecida en el convino celebrado con el departamento según certificación expedida por el secretario de hacienda de la entidad. PRO CULTURA:


Concepto Ingresos Compromisos Ingresos Compromisos

Fondo Pro cultura 16.078.981 12.000.000 34.117.394 10.000.000

Recursos de Capital 3.707.840.73 3.707.840 7.113.714 6.806.303

Total 19.786.821.73 13.707.840 41.231.108 16.806.303

Por concepto de estampilla pro cultura el municipio en la vigencia del 2012 registró recursos por valor de $19.786.821.73 de los cuales comprometió $13.707.840, para la celebración de actividades artístico culturales. En la vigencia de 2013 registro ingresos por valor de $41.231.108 de los cuales comprometió $16.86.303 equivalentes a un 40.7%, observándose que el nivel de inversión de estos recursos en fue baja ya que invirtió menos del 50%. ANÁLISIS DE LOS EGRESOS Egresos Totales

Los egresos totales se incrementaron en un 65.9% en términos reales, al pasar de $5.314.213.928 en 2011 a $ 8.818.044.237 en el 2012.

Este comportamiento se explica por el crecimiento del 45.21% en los gastos de Inversión con recursos del SGP y Recursos Propios, los gastos de funcionamiento se incrementaron en un 19.% y los gastos por concepto de Servicio de la Deuda incrementaron en un 82.34%. En la vigencia de 2013 los egresos totales se incrementaron en un 34.3%con relación a la vigencia de 2012, tal como se observa en el gráfico





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Fuente: Ejecución de ingresos y Gastos Suministrado por la Entidad.

En el 2012, se comprometieron recursos por $5.766.685.501. El rubro más representativo fue la Inversión Pública con el 76.57% de los gastos comprometidos, le siguen los Gastos de Funcionamiento con 13.86% y el servicio de la deuda el 9.59%. En la vigencia 2013 se comprometieron recursos por valor de $9.179.671.983.39, de los cuales el rubro más representativo es la inversión pública con un del total $7.746.757.261 equivalentes a un 84.3% del total de presupuesto comprometido, le siguen los gastos de funcionamiento con un 10% y los gastos por concepto de Servicio de la Deuda con un porcentaje de 5%. Gastos de Funcionamiento Los gastos de funcionamiento se incrementaron en un 19.6%, al pasar de $669.985.957 en el 2011 a $ 797.723.732 en el 2012. Este comportamiento se debió al incremento del 9.28% que se dio en los gastos personales al pasar de $372.395.806 a $409.370.711 en el 2012; los gastos generales también se incrementaron en un 42.27% al pasar de $231.372.807 en el 2011 a $329.175.043 en el 2012; caso contrario sucedió con las transferencias que de disminuyeron en un 10.6%. En la vigencia de 2013 los gastos de funcionamiento se incrementaron con relación a la vigencia anterior en un 40% este comportamiento se presentó debido a que los gastos personales que se incrementaron en un 33.4%, los generales en un 48.25% y las transferencias se incrementaron en un 46%, tal como se puede observar en la siguiente gráfica.

COMPOSICION Y EVOLUCIÓN DE LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

2010 - 2013

Fuente: Ejecuciones de ingresos y gastos suministrados por la entidad

FUNCIONAMIENTO, 2010, 706.094.340




SERVICIO DE LA DEUDA,

2010, 354.365.515


2011, 303.401.704


2012, 553.231.826


2013, 460.458.087

INVERSION , 2010,

6.193.878.244 INVERSION ,

2011, 3.040.750.3

85

INVERSION , 2012,

4.287.101.061

INVERSION , 2013,

7.746.757.261

COMPOSICION GASTOS 2010 - 2013

FUNCIONAMIENTO SERVICIO DE LA DEUDA INVERSION

PERSONALES, 2010,

369.613.463

PERSONALES, 2011,

372.395.806

PERSONALES, 2012,

409.370.711

PERSONALES, 2013,

546.119.276

TRANSFERENCIAS, 2010, 76.263.530




GENERALES, 2010,

260.217.347

GENERALES, 2011,

231.372.807

GENERALES, 2012,

329.175.043

GENERALES, 2013,

488.030.757

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2010 - 2013

PERSONALES TRANSFERENCIAS GENERALES





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GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PERSONERIA Y CONCEJO MUNICIPAL

2010 -2013. OBSERVACIÓN No 25 Los gastos de funcionamiento de la Personería Municipal de Gámbita para la vigencia de 2012 fueron de $82.245.784, el valor máximo permitido por ley era 150 SMMLV que corresponden a $85.005.000, observándose que le están dando cumplimiento a la ley. En la vigencia de 2013 fueron de $78.881.063, el valor máximo para esta vigencia era de $88.425.000 se verificó que le está dando cumplimiento a la norma. Durante el trabajo de campo se solicitó certificación al tesorero de cuanto fueron los gastos de la personería municipal para la vigencia 2013 y se encontró:

Gastos certificados por la administración

Gastos certificados por la CGR. Diferencia

78.881.063 84.877.000 5.995.937

Se observa que se presenta una diferencia de $5.995.937 que debe entrar a sustentar, de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa y sancionatoria por no registrar bien la información. Los gastos del Concejo municipal ejecutados fueron de $102.995.707, y el valor máximo permitido por la ley era de$ 110.804.000 según la certificación expedida por la CGR cumplió con el límite establecido por la ley. En la vigencia de 2013 los gastos de funcionamiento del concejo municipal según certificación solicitada fueron de $97.095.579 y según la información registrada en el SIA fue de $85.950.659, presentándose una diferencia de $11.144.923. Por estas diferencias que se presentan tanto en el Concejo municipal como en la Personería se indilga una observación de tipo administrativa y sancionatoria, ya que no están reportando bien la información.

TIPO OBSERVACION Administrativa – Sancionatoria Presunto Responsable WILLIAN HERRERA, Alcalde Norma Violada Art. 4 Resolución 291 de 2004 y Resolución 294

de 2009 RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Con respecto a la observación planteada por el equipo auditor correspondiente a la presunta diferencia de $ 5.995.937 existente en la sección de la Personería Municipal durante la vigencia 2013, me permito manifestar que “No” es cierto por los siguientes argumentos:

1. El equipo auditor cometió imprecisiones frente al análisis de la información porque si bien es cierto que los gastos certificados por el área financiera del Municipio de Gámbita para la vigencia 2013 son de $ 78.881.063, los mismos NO se pueden comparar con el certificado de Ingresos Corrientes expedido por la Contraloría General de la República ya que este certificado corresponde es a la vigencia 2012; razón por la cual no existe la diferencia que origina la observación de tipo administrativo y sancionatorio por parte del equipo auditor. Anexo soporte del certificado de la CGR 2012, donde se observa que los datos de la personería corresponden a la vigencia 2012.





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2. Con respecto a las presuntas diferencias argumentadas por el equipo auditor no es procedente su aceptación por cuanto el valor certificado por el área financiera del Municipio de Gámbita de $97.095.579 coincide con el formato_201314_f07_agr.csv Ejecución de Gastos y cargado a la plataforma SIA para lo cual me permito anexar copia impresa del mismo formato donde se puede observar que el valor de los gastos del concejo ascienden al mismo valor que aparece como certificado; por lo tanto solicito que con las pruebas aportadas por la administración municipal esta observación sea retirada del informe definitivo de la auditoría.

Es así que queda claro que el suscrito WILLIAM HERRERA, nunca quebrantó disposición legal alguna, ni desconoció el ropaje jurídico del deber de cuidado, ya que como se dijo, las diferencias presentadas no coinciden con la realidad, por lo que considero que este hallazgo no se debe acreditar como de tipo administrativo ni mucho menos sancionatorio”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor acepta la respuesta enviada por la administración municipal y desvirtua el hallazgo de tipo administrativo y sancionatorio. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 La ley 617 de 2000, estableció algunos parámetros para la fijación de los gastos de funcionamiento, con base en lo establecido en el artículo 6º de la ley 617 de 2000, los Gastos de funcionamiento no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del municipio de Gambita, el cual por encontrarse clasificado en categoría 6 sus gastos de funcionamiento no pueden superar el límite del (80%) de los ICLD. Durante la vigencia de 2012, el municipio de Gambita registro un 52.55% en relación de los gastos de funcionamiento y los ICLD es decir por debajo del indicador establecido, según información suministrada por la administración municipal. Se verificó el cumplimiento de la Ley 617 de 2000, para la vigencia 2012 Y 2013, obteniéndose el siguiente resultado:

INDICADOR LEY 617 DE 2000

CONCEPTO

VIGENCIA 2012 ($) VIGENCIA 2013

ICLD 1.160.448.000 1.288.773.578

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 609.851.264 796.479.993

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO 52.55% 61.80%

CATEGORIA 6

La administración presenta un cumplimiento del 52.55% y 61.80% referente a sus Gastos de Funcionamiento con relación a los Ingresos Corrientes de Libre Destinación en la vigencia del 2012 y 2013. Dando cumplimiento a lo establecido en la norma.

ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PÚBLICA





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Distribución de la Inversión Pública con Recursos del SGP Para programas y proyectos de Inversión Pública se comprometieron recursos del sistema General de Participaciones por valor de $1.500.049.360 en la vigencia de 2012 y de$1.973.291.998 en el 2013 distribuidos así: Sistema General de Participaciones vigencia 2012 con $ 1.500.049.360, donde los sectores más representativos fueron: Otros Sectores con el 40%, Salud con el 39.04% Educación con el 11.54 %, sector Recreación y Deporte con el 3.3%, el sector arte y cultura con 3.1%, Agua Potable y Saneamiento Básico con el 1.5%, Alimentación escolar 1.4%. Para la vigencia 2013 los recursos registrados por sistema General de participaciones fueron de $1.973.291.998, que con relación al 2012 se incrementaron en un 31.5% donde los sectores más representativos fueron: Otros sectores con un 45.81%, salud con el 33%, Educación con un 9.2%, Primera infancia con un 1.7%, agua potable con un 2.5%, Deporte con un 1.6%, cultura con un 2.6% y alimentación escolar con un 1.2%. Como se puede observar los recursos para inversión en agua potable y saneamiento básico durante estas dos vigencias es muy bajo debido a que estas rentas fueron pignoradas en el periodo anterior para la construcción del acueducto municipal que a la fecha de la auditoria no ha sido entregado por el contratista.

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y gastos

Otros Sectores: La inversión en el 2012 en este sector se decreció en un 9.5% al pasar de $663.972.500 en el 2011 a $600.453.287 en el 2012, la mayor parte de estos recursos se utilizó para el sector vías y transporte $222.263.835, y Fortalecimiento institucional $135.000.000. En la vigencia de 2013 este sector se incrementó en un 50.5% con relación a la vigencia anterior; igual que en el 2012 la mayor parte de los recursos se utilizaron en el sector transporte con $280.120.697 y en fortalecimiento institucional con un $277.206.882.66. Educación: La inversión en el 2012 este sector se incrementó en 19.23%, al pasar de $145.211.444 en el 2011 a $173.143.568 en 2012, el 65.48% se destinó para la gratuidad educativa, el 17.84% para Infraestructura física de los centros educativos y el 14.55%, se destinó para el transporte escolar. En la vigencia 2013

Series1,

2012, 0, 0%

Series1,

OTROS

SECTORES

, 600…

Series1,

EDUCACIÓN, 173.143.568 …

Series1,

SALUD,

585.707.429 , 40%

Series1,

DEPORTE

, 50.604.440 , …

Series1,

CULTURA, 45.107.979 , 3%

Series1,

ALIMENTACION ESCOLAR, 21.…

Series1,

PRIMERA INFANCIA,

- , 0%

GASTOS DE INVERSION

CON SGP 2012

Series1, OTROS SECTOR

ES, 904.075

.004 , 47%

Series1, EDUCAC

IÓN, 182.564.458 , 9%

Series1, SALUD, 651670

451, 34%

Series1, DEPORT

E, 33.175.000 , 2%

Series1, CULTUR

A, 52.232.461 , 3%

Series1, ALIMENTACION ESCOLA

R, 20.217.360 , 1%

Series1, PRIMER

A INFANCI

A, 86.718.981 , 4%

GASTOS DE INVERSION CON SGP

2013





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este sector creció un 5.4% con relación a la vigencia anterior, el mayor porcentaje de estos recursos la administración los invirtió en el mantenimiento y conservación de la infraestructura física de los planteles educativos (51.3%) y en programas de canasta educativa con un porcentaje del 39%. Fuentes de Financiación: En el 2012 la mayor fuente de financiación son los recursos del Sistema General de Participaciones que en el 2012 fueron de $1.500.049.360, Otras transferencias con $635.664.507, recursos de cofinanciación con $1.097.501.182, Inversión con fondos de Destinación Específica con 100.260.271, Inversión con Recursos de Capital 928.592.097y con el 20% de los ICLD con $ 128.628.882 . En la vigencia de 2013 igual que el año anterior la mayor fuente de financiación de los recursos fue el Sistema General de Participaciones con $1.973.291.998, Otras transferencias con $635.664.507, recursos de cofinanciación con $2.618.910.938 que con relación a la vigencia anterior se incrementó en un 138% esto se presentó debido a la adición de recursos que quedaron pendientes de ejecutar en el 2012 por concepto del convenio realizado con envías para el mantenimiento de la vía Vado Real, Gambita - Paipa, inversión con fondos de Destinación Específica con $121.400.810, que con relación al 2012 se incrementó en un 21%, Inversión con Recursos de Capital $1.715.298.892 que se incrementó en un 84% y con el 20% de los ICLD con $ 206.323.443 que se incrementaron en un 60%. Tal como se puede observar en la gráfica.

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos suministrado por la entidad.

OBSERVACION No 26 SITUACION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2010 – 2013

CONCEPTO VIGENCIA 2010 2011 2012 2013

1. INGRESOS

1.1 RECAUDOS 7.935.163.944 4.597.325.266 6.059.523.269 8.200.349.403.68

2. GASTOS

2.1 COMPROMISOS 7.254.338.099 4.014.138.046 5.766.685.504 9.179.671.983.39

TOTAL (1-2) 680.825.845 583.187.220 292.837.765 (979.322.579.71)

En la vigencia de 2012 la administración municipal registró un superávit presupuestal por valor de $292.837.765.

2012, SGP, 1.500.049.360

2012, RECURSOS DE

COF., 1.097.501.182

2012, RECURSOS DE

C., 928.592.097

2012, OTRAS TRANSF.,

635.664.507

2012, FONDOS DE DESTINACIN

ESPECIFICA, 100.260.271

2012, INVERSION ICLD,

128.628.882

2013, SGP, 1.973.291.998

2013, RECURSOS DE

COF., 2.618.910.938 2013,

RECURSOS DE C.,

1.715.298.892 2013, OTRAS

TRANSF., 636.664.507

2013, FONDOS DE DESTINACIN

ESPECIFICA, 121.400.810

2013, INVERSION ICLD,

206.323.443

FUENTES DE FINANCIACION 2012 2013





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En la vigencia de 2013 la administración municipal de Gambita presentó un déficit presupuestal por valor de $979.322.579.71, observándose que está incumpliendo el art. 71 de decreto 111 de 1996 que establece “Todos los actos administrativos que

afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos

con cargo a los recursos del crédito autorizados...”

“…Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones (L. 38/89, art. 86; L. 179/94, art. 49).”

Por lo tanto está incurriendo en una presunta observación de tipo administrativa y disciplinaria.

TIPO DE OBSERVACION Administrativa y Disciplinaria Presunto Responsable WILLIAM HERRERA, Alcalde Norma Violada Art. 71 Decreto 111 de 1996, Numeral 22 Art. 48

ley 734 de 2002. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “El presupuesto inicial de ingresos del Municipio de Gámbita aprobado para la vigencia 2013 fue de $ 4.242.598 (Miles de pesos) y finalizó la vigencia con un presupuesto definitivo de $11.640.271 (Miles de pesos) y un recaudo efectivo en sus ingresos de $8.416.739 (Miles de pesos); superando en un 274.37% lo inicialmente aprobado. Cifras que evidencian la adecuada gestión del ejecutivo para el cumplimiento de su Plan de Desarrollo ante los diferentes organismos del orden central y departamental a través de la suscripción de convenios interadministrativos, que si bien es cierto dentro de sus requisitos de legalización se exige la incorporación en el presupuesto de la entidad, también es cierto que las adiciones al presupuesto de ingresos se efectúan con el documento legal que soporta la operación; pero en repetidas ocasiones se presenta la situación en la cual la entidad con la cual se celebra el convenio esta no ha girado a la cuenta corriente aperturada, la totalidad de los recursos situación que genera un “aparente” déficit presupuestal que se ve cubierto cuando la entidad del orden departamental o nacional hacen la totalidad de los giros a través del sistema financiero, para de esta forma poder generar en la ejecución presupuestal el respectivo recaudo en efectivo. Por lo anteriormente expuesto solicito de manera respetuosa al equipo auditor que se analice la realidad de estas situaciones de orden presupuestal a las cuales como ejecutivo me veo expuesto, para que se reconsidere la presunta observación de ilegalidad planteada en el informe preliminar entregado para la réplica de la Administración Municipal de Gámbita Santander., para el efecto se anexa como soportes copia de los convenios suscritos ante las organismos de orden departamental o nacional y los movimientos de las cuentas bancarias donde se puede observar que al cierre de la vigencia no han girado la totalidad de los recursos, ya que en los convenios no siempre se pacta el giro del 100% de los recursos al momento de su suscripción, sino que los giros se efectúan de manera periódica tal como se estipula en la minuta del mismo. Por lo anterior es de notar que este hallazgo de carácter disciplinario, debe ser fenecido ya que las presuntas faltas disciplinarias no se cometieron, por lo tanto no se encuentra configurado ningún elemento para indilgar tal responsabilidad fiscal, recuérdese que la ley 734 del 2002, exige que la responsabilidad del investigado dentro de una actuación de





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esta naturaleza, conforme al procedimiento que hoy las orienta esté demostrada plenamente mediante el proceso de encuadramiento jurídico de sus acciones u omisiones las que deben quebrantar (o en el sentir de otros), realizar alguna de las causales contenidas en el dispositivo inicialmente citado y reglamentado y con expresa aplicabilidad del Derecho positivo y vigente que regula esta actuación, solo podrá proferirse una decisión sancionatoria cuando en el proceso obre el caudal probatorio que conduzca a la certeza sobre la existencia o configuración de la causal (i) y de la responsabilidad del implicado de la indisciplina. (ii) incluyendo su comportamiento y modalidad de culpabilidad en que actuó.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: El grupo auditor verifico la réplica enviada por la administración y la acepta, por lo tanto desvirtúa el hallazgo administrativo y disciplinario.

En desarrollo del proceso auditor se encontraron los siguientes observaciones: OBSERVACION No 27: Mantenimiento y adquisición de áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal, para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111º Ley 99 de 1993; artículo 106º Ley 1151 de 2007; y artículo 210º de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales. “INCUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 111 DE LA LEY 99 DE 1993” Mantenimiento y adquisición de áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal, para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111º Ley 99 de 1993; artículo 106º Ley 1151 de 2007; y artículo 210º de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales. Con el fin de constatar el cumplimiento a este precepto legal, se toman los ingresos corrientes certificados por la Contraloría General de la República, se efectúa el cálculo del 1% ordenado por la norma para cada año, y se cruza con los valores ejecutados con esta finalidad por la Administración Municipal, según los formatos Ejecución Presupuestal de Gastos (para cada vigencia), con los siguientes resultados:

AÑO INGRESOS CORRIENTES CALCULO 1% VALOR

COMPROMETIDO

DIFERENCIA

2010 903.784.000 9.037.840 0 9.037.840

2011 966.002.000 9.660.020 0

2012 1160.448.000 11.604.480 0 11.604.480

2013 1.228.773.578 12.287.735

12.287.735





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TOTALES 42.590.075

42.590.975

Fuente: Certificación ingresos corrientes CGR.

Como resultado de este análisis, se infiere que la Administración Municipal durante el período 2010-2013, destinar $42.590.075 para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales, observándose que está incurriendo en una observación de tipo administrativo y disciplinario, por no darle cumplimiento a la normatividad establecida para tal fin. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa - Disciplinaria Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde Norma Violada: Art. 111 de la ley 99 de 1998, Artículo 106,

Ley 1151 de 2007; y Artículo 210 de la Ley 1450 de 2011

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Efectivamente el Municipio de Gámbita, ha venido apropiando los recursos de que trata el articulo artículo 111 Ley 99 de 1993; artículo 106 Ley 1151 de 2007; y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, que establece que los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas para financiar esquemas de pago por servicios ambientales, sin embargo por ser este un municipio pequeño lo recaudado por este concepto es muy poco en comparación con los precios que ofertan las personas interesadas en vender predios que protegen el recurso hídrico, a sabiendas que este aspecto debe ser valorado por un perito adscrito a la lonja de propiedad raíz, sin embargo no es cierto que el Municipio no haya destinado los recursos para la compra de predios para la conservación de recursos hídricos, ya que el 27 de Diciembre del 2011, la administración municipal adquirió el predio “EL PETAQUERO”, al señor Juan de Jesús Bautista por valor de $ 35.985.047, según escritura Publica No 227 del 26 de Diciembre del 2011, la cual se anexa como prueba, así mismo la administración municipal celebro el contrato de Prestación de Servicios Profesionales No 013 del 14 de marzo del 2013 cuyo objeto fue la “Recuperación de la laderas y causes de la quebrada el Centenario en el Municipio de Gámbita – Santander, sector pozo largo hasta la caída de la Cascada Santa Fe”, por valor de $15.000.000.oo millones de pesos, la cual se anexa como prueba, lo que da a entender que hemos invertido mayor valor del reflejado por la contraloría. Sin embargo si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba. En lo que tiene que ver con el aspecto disciplinario, debe ser fenecido ya que las presuntas faltas no se cometieron porque efectivamente los recursos fueron apropiados y ejecutados conforme lo expone artículo 111 Ley 99 de 1993; artículo 106 Ley 1151 de 2007; y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, por lo tanto no se encuentra configurado ningún elemento para indilgar tal responsabilidad disciplinario, recuérdese que la ley 734 del 2002, exige que la responsabilidad del investigado dentro de una actuación de esta naturaleza, conforme al procedimiento que hoy las orienta esté demostrada plenamente mediante el proceso de encuadramiento jurídico de sus acciones u omisiones las que deben quebrantar (o en el sentir de otros), realizar alguna de las causales contenidas en el dispositivo inicialmente citado y reglamentado y con expresa aplicabilidad del Derecho positivo y vigente que regula esta actuación , solo podrá proferirse una decisión sancionatoria cuando en el proceso obre el caudal probatorio que conduzca a la certeza sobre la existencia o configuración de la causal (i) y de la responsabilidad del implicado de la indisciplina. (ii) incluyendo su comportamiento”. CONCLUSIÓN GRUPO AUDITOR:





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El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que “si bien es cierto en la vigencia de 2011 la administración anterior realizó la compra de un predio por valor de $35.985.047, en la vigencia de 2012 y 2013 celebró un contrato de prestación de servicios profesionales para la recuperación de laderas y cauce de la quebrada el centenario por valor de $15.000.000…) por lo anterior el hallazgo de tipo disciplinario se desvirtúa, pero el hallazgo administrativo se convalida para que el municipio realice la apropiación presupuestal para la adquisición de estos bienes de los ingresos corrientes del municipio. OBSERVACIÓN No 28: En la vigencia de 2012 en el mes de diciembre realizó una adición de los recursos de un convenio mediante decreto numero 069 por valor de $1.785.700.000 y no los recaudó, debido a esto debió haber reducido el presupuesto en este valor para que no se presentara una sobrestimación del presupuesto de la vigencia de 2012, por lo tanto se plasma una observación de tipo administrativa TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Lo anterior obedece a una adecuada gestión del ejecutivo para el cumplimiento de su Plan de Desarrollo, ya que esta cifra obedece a la suscripción de un convenio interadministrativo con un organismo del orden Nacional ( INVIAS), que si bien es cierto dentro de sus requisitos de legalización se exige la incorporación en el presupuesto de la entidad, también es cierto que las adiciones al presupuesto de ingresos se efectúan con el documento legal que soporta la operación; pero en repetidas ocasiones se presenta la situación en la cual la entidad que celebra el convenio no ha girado el 100% de los recursos a la cuenta corriente aperturada, y pasa de esta forma a la siguiente vigencia fiscal, sin que se efectué la correspondiente reducción presupuestal, pese a lo anterior el municipio tendrá en cuenta las recomendaciones efectuadas para que se adelanten los correctivos necesarios dentro del Plan de mejoramiento.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION No 29: Durante el trabajo de campo se verificaron los actos administrativos mediante los cuales se realizaron las adiciones al presupuesto y se encontró que tanto en la vigencia de 2012 como en la vigencia de 2013, se presentan diferencias de lo registrado en la ejecución presupuestal de ingresos en la columna de adiciones y los actos administrativos mediante el cual se constituyeron. Por lo tanto plasma una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable WILLIAM HERRERA, Alcalde





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CONTRADICCION POR LA ENTIDAD: “Durante la vigencia 2013, la Administración Municipal de Gámbita reconoce que se vio enfrentada a dificultades de orden técnico en el registro y cargue de la información presupuestal como consecuencia de errores involuntarios en la codificación de las cuentas presupuestales en el sistema de información sobre el cual reposa toda la información financiera, contable y presupuestal; la cual generaba el comprobante de registro como tipo AD (Adición Presupuestal),pero cuando se generaba la respectiva ejecución presupuestal, los saldos financieros soportados en los actos administrativos que se constituyeron, estos no se veían reflejados para la fecha de corte en el informe de ejecución presupuestal. Razón por la cual y atendiendo las observaciones del equipo auditor la administración plantea como acción correctiva la suscripción de un acta de auditoria al cierre de cada vigencia donde se observe la confrontación de saldos tomados del sistema de información contra la suma física de la totalidad de los actos administrativos que impliquen una modificación al presupuesto de la vigencia auditada”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION No 30: Diferencia entre la Ejecución presupuestal de gastos en la columna pagos y el anexo 7ª Relación de Pagos

Vigencia Ejecución Pptal de Gastos Anexo 7ª Relación de Pagos Diferencia

2012 4.215.838.127.94 4.005.932.090 209.906.037

2013 5.863.798.082 5.820.053.795 43.744.287

Explicar y soportar a que corresponden estas diferencias, de lo contrario está incurriendo en una Observación de tipo administrativo, por no registrar bien la información. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Como se dijo anteriormente la Administración comprende que para la generación de su información financiera contable y presupuestal, se soporta en los diferentes reportes que produce el sistema de información financiera pero también reconoce que en la elaboración de su información financiera, contable y presupuestal ha tenido limitaciones y deficiencias de tipo operativo que afectan en el normal desarrollo del proceso contable y a su vez en la consistencia y razonabilidad de las cifras; teniendo en cuenta un sinnúmero de procesos contables que hay que abordar, por ello esta situación será tenida en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento que se tendrá que aplicar”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACIÓN No 31:





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Durante el trabajo de campo se observó que se está cobrando estampilla pro deporte y pro festividades y no están contempladas dentro del Código de Rentas del municipio, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Efectivamente el municipio ha venido cobrando desde hace varios años la denominada estampilla pro deporte y pro- festividades ya que según el Estatuto Tributario en su capítulo III, se autorizaba dicho cobro en su Art. 235 que establecía esta estampilla era necesaria para contribuir y/o subsidiar los diferentes eventos de carácter humanitario y/o participación ciudadana, sin embargo el suscrito advertido por este tributo carece de sustento legal conforme al numeral 12 del Art. 150 de la C.N decidió abstenerse de seguirla cobrando, por lo tanto si la auditoria así lo considera esta administración lo tendrá en cuenta para efectos de determinarlo en el Plan de Mejoramiento que se suscriba”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACIÓN No 32

La tasa de alumbrado público está establecida por el acuerdo 25 de 2006 del 29 de noviembre por medio del cual se establece el código de rentas se fija la tasa de alumbrado público donde establece en el art. 185 la liquidación y el recaudo corresponde a la empresa de energía de Boyacá S.A según el convenio 2005 – 11 suscrito con el municipio que estaría vigente hasta el 1 de junio de 2007 y a la fecha de la auditoria no se encontró que se hubiera suscrito algún otro convenio. Por lo tanto está incurriendo en una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “ Que una vez revisado el convenio No 2005 -11 celebrado entra el Municipio de Gámbita y La Empresa de Energía de Boyacá en su cláusula decima segunda manifiesta que el mismo se prorrogara de forma automática por el término inicialmente pactado. (ANEXO CONVENIO) En razón de lo anterior solicito no se convalide esta observación de tipo administrativa”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y se acepta la réplica, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se desvirtúa.

OBSERVACIÓN No 33: Se observó que en la vigencia de 2012 no registro dentro del presupuesto de ingresos por concepto de regalías a pesar de haber realizado el acto administrativo de adición número 048 de octubre de 2012, lo que está llevando a





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que se presente un presupuesto sub estimado, por lo tanto está incurriendo en una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Efectivamente la administración Municipal, mediante Decreto No 059 del 18 de Octubre del 2012, adiciono unos recursos al Presupuesto General de Rentas y Gastos por concepto de Regalías vigencias 2012-2013, los cuales efectivamente fueron ingresados al sistema presupuestal según se comprueba en los formatos de comprobante de Adición de ingresos que emite el Sistema de información financiera, los cuales se anexan al presente informe”.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se verifico lo respuesta enviada por la administración y no se acepta, ya que en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos no registro esta adicción, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida, para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION No 34: Se observa que en el anexo 7ª relación de pagos los códigos presupuestales no están acordes con los códigos presupuestales que se reflejan en la ejecución presupuestal de gastos, impidiendo que se pueda verificar que los gastos se están cancelando con los rubros correspondientes, por lo tanto están incurriendo en una observación de tipo administrativa ya que están reportando mal la información. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Como se dijo anteriormente la Administración comprende que para la generación de su información financiera contable y presupuestal se soporta en los diferentes reportes que produce el sistema de información financiera pero también reconoce que en la elaboración de su información financiera, contable y presupuestal ha tenido limitaciones y deficiencias de tipo operativo que afectan en el normal desarrollo del proceso contable y a su vez en la consistencia y razonabilidad de las cifras, teniendo en cuenta un sinnúmero de procesos contables que hay que abordar, por ello esta situación será tenida en cuenta dentro del Plan de Mejoramiento que se tendrá que aplicar”. CONCLUSION GRUPO AUDITOR:

Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION No 35: En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2012 registra un saldo por pagar por valor de $1.550.847.376 y las cuentas por pagar según el acto administrativo decreto 071 del 28 de diciembre de 2012 son por valor de





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$150.011.591.96, las reservas presupuestales ascienden a $140.767.961 y las vigencias futuras ordinarias ascienden a $1.145.193.616.90 para un total de $1.435.973.168.96 presentándose una diferencia de $114.874.201.04. En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2013 registra un saldo por pagar por valor de $3.315.873.901 y las cuentas por pagar según Decreto 096 del 27 de diciembre de 2013 son por valor de $893.716.081, las reservas presupuestales ascienden a $2.554.454.492 para un total de $3.448.170.573 presentándose una diferencia de más de $132.296.672, diferencias que debe sustentar de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Una vez revisados los actos administrativos de constitución de Reservas Presupuestales, Cuentas por Pagar y Vigencias Futuras de los años 2012 y 2013, y revisado el Sistema de información Contable y Financiera GD que posee el Municipio de Gambita actualmente se pudo constatar que las cifras plasmadas en dichos actos administrativos coinciden con lo que está plasmado en el Sistema Financiero, por tal razón se le solicita al grupo auditor verifique las cifras que originan dicha diferencia ya que revisados no se encontró ninguna.


El grupo auditor no acepta la respuesta enviada por la administración y convalida el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento.

OBSERVACION No 36: Durante el trabajo de campo se pudo corroborar que la administración municipal no tiene actualizado el código de rentas del municipio, ni el manual de presupuesto, por lo tanto está incurriendo en una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “En atención a lo anterior, el municipio apropiará las partidas necesarias para contratar los servicios profesionales que tengan por objeto la actualización del manual de presupuesto y el código de rentas, por lo anterior esta observación será tenida en cuenta para el suscrición del Plan de mejoramiento.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR: Se mantiene la observación administrativa para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento OBSERVACIÓN No 37:





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Durante el trabajo de campo se verificó que la administración municipal está cancelando un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión número 001 de 2013 a nombre del señor Gerardo Ríos Mantilla por valor de $30.000.000 durante ocho meses, cuyo objeto era Asesoría y Asistencia técnica a la gestión del riesgo de desastres, en cumplimiento del proyecto Mitigación del riesgo de desastres como componente programático en el eje de sostenibilidad ambiental, observándose que con los recursos de la Participación de Propósito General de forzosa inversión otros Sectores no se puede financiar personal administrativo, debido a que estos gastos son de funcionamiento, como lo expresa el parágrafo 4º del artículo 3 de la Ley 617 de 2000. “Parágrafo 4º. Los contratos de prestación de servicios para la realización de actividades administrativas se clasificarán para los efectos de la presente ley como gastos de funcionamiento.” Por lo tanto se infiere una conducta de tipo administrativa y disciplinaria TIPO DE OBSERVACIÓN : Administrativa y Disciplinaria Presunto Responsable: WILLIAM HERRERA, Alcalde Norma Violada Parágrafo 4º del art. 3 de la Ley 617 de

2000. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Considerando que las inquietudes planteadas están relacionadas con la destinación de los recursos del Sistema General de Participaciones – Recursos de propósito general –forzosa inversión. En primera instancia es importante anotar que el Departamento Nacional de Planeación, elaboró la cartilla “Orientaciones para la programación y ejecución del Sistema General de Participaciones”, la que puede consultar en la página web www.dnp.gov.co y en esta se resuelven diversas inquietudes. Sin perjuicio de lo anterior, vale la pena anotar que al tenor de lo previsto en el Acto Legislativo 04 de 2007 y en el artículo 78 de la Ley 715 de 2001, modificado por el artículo 21 de la Ley 1176 de 2007, los municipios clasificados en las categorías 4ª, 5ª y 6ª podrán destinar libremente, para inversión u otros gastos inherentes al funcionamiento de la administración municipal, hasta un 42% de los recursos que reciban del Sistema General de Participaciones - Propósito General. Del 58% restante del SGP – Propósito General, deberá destinarse un 4% para deporte; 3% para cultura y 10% para el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales – FONPET. El 41% restante puede ser orientado a financiar proyectos de inversión en uno o más sectores, tales como salud, educación, agua potable y en los demás sectores definidos en el artículo 76 de la Ley 715 de 2001, de acuerdo con las prioridades definidas en el Plan de Desarrollo de la entidad territorial. Ahora bien, una vez efectuadas las anteriores precisiones, acotamos que El 42% de los recursos de la Participación de Propósito General de forzosa inversión se debe destinar al cumplimiento de las competencias establecidas por la ley a los municipios. Es decir, que se pueden aplicar en uno o más sectores para financiar proyectos en educación, salud, agua potable, deporte, cultura y en los sectores definidos en el artículo 76 de la Ley 715 de 2001, de acuerdo con las prioridades definidas en el plan de desarrollo municipal. Por ello atendiendo las competencias definidas en la ley 715 del 2001, encontramos que es competencia de los municipios de 4,5 y 6 categorías atender las siguientes actividades:

76.5. En materia ambiental

76.5.1. Tomar las medidas necesarias para el control, la preservación y la defensa del medio ambiente en el municipio, en coordinación con las corporaciones autónomas regionales.

http://www.dnp.gov.co/





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76.5.2. Promover, participar y ejecutar programas y políticas para mantener el ambiente sano.

76.5.3. Coordinar y dirigir, con la asesoría de las Corporaciones Autónomas Regionales, las actividades permanentes de control y vigilancia ambientales, que se realicen en el territorio del municipio

6.5.7. Prestar el servicio de asistencia técnica y realizar transferencia de tecnología en lo relacionado con la defensa del medio ambiente y la protección de los recursos naturales.

76.9. En prevención y atención de desastres

Los municipios con la cofinanciación de la Nación y los departamentos podrán:

76.9.1. Prevenir y atender los desastres en su jurisdicción.”


El grupo auditor convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo, teniendo en cuenta que el parágrafo 4 del artículo 3 de la ley 617 de 2002 de manera expresa indica que los contratos de prestación de servicios para la realización de actividades administrativas se clasifican como gastos de funcionamiento; en el presente caso, se pudo corroborar que el señor Gerardo Ríos Mantilla en desarrollo del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión número 001 del 2013 realiza actividades permanentes en la administración municipal.

Bajo los anteriores argumentos, se dará traslado a la Procuraduría General de la Nación para que esta en el ejercicio de sus competencias realice las averiguaciones que considere pertinentes y tome las decisiones a que haya lugar.

La administración municipal deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes para que situaciones como las descritas en el presente hallazgo no incurran nuevamente en materia presupuestal.

1.3 OTRAS ACTUACIONES

1.3.1 Patrimonio Cultural Verificar si la Administración Municipal de GAMBITA en la vigencia de 2012 y 2013 si tiene establecido la lista representativa de patrimonio cultural inmaterial y la lista de candidatos a bienes de interés cultural del municipio, así mismo incluye unas manifestaciones y bienes de interés cultural. Durante la vigencia 2012 no registra que haya recibido recursos por concepto de restauración cultura y telefonía celular. Los únicos recursos que registra son los recibidos por concepto de la estampilla pro cultura municipal que para la vigencia de 2012 ascendieron a $ 16,078,981. de los cuales ejecutó $12.000.000 para organización y apoyo a eventos culturales . Conservación y protección del patrimonio histórico cultural. Al no existir la casa de la cultura, ni la oficina de cultura, no se le ha brindado importancia al Municipio en la parte histórica, aun cuando Gámbita es la cuna del ilustre compositor Luis Antonio Calvo, por lo tanto se requiere de la urgente construcción





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de la casa de la cultura y dar reconocimiento a trabajos como el que se viene adelantando en el corregimiento de la Palma denominado: Histerias de la historia de Gámbita. A la fecha se halla institucionalizado el Festival Nacional de música maestro Luis A. Calvo, el cual se realiza todos los años en el mes de agosto y requiere el apoyo del ministerio de Cultura y la Gobernación de Santander para asegurar su continuidad, además de la difusión del mismo como atractivo para fomentar el turismo. En el mes de enero se celebraban las fiestas del retorno, en donde se congregan los diferentes pobladores de Gámbita y las colonias residentes en la capital del País, Bucaramanga y municipios aledaños, a los cuales se requiere darles continuidad como fuente de esparcimiento, de integración y desarrollo económico de la región, pero teniendo presente que en el mes de enero no existen los recursos disponibles municipales ni departamentales, ni el tiempo suficiente para llevar a feliz término un proceso contractual para cubrir algunos costos, Mediante Acuerdo número 005 de mayo 23 de 2011 se reestructura el Concejo Municipal de cultura del municipio que fue creado mediante acuerdo 022 de 1997, con el fin liderar y asesorar al gobierno municipal en la formulación de las políticas y la planificación de los procesos culturales.

1.3.2 Seguimiento a Controles de Advertencia Se evidencia el cumplimiento a los Controles de advertencia emanados por la Contraloría General de Santander, en lo referente al manejo y destinación de los recursos de la Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, nombramiento y funciones y cumplimiento de los roles de la oficina de Control Interno según Ley 87 de 1993 y la adquisición de las pólizas de cubrimiento de la infraestructura y bienes del Palacio Municipal y los planes de contingencia para prevenir desastres. (Anexo en los papeles de trabajo de auditoria) 1.3.3 Atención de Quejas y Denuncias: La Oficina de Política Institucionales y Control Social de la Contraloría General de Santander, mediante el oficio Consecutivo No 30 (No 1159 del 03 de febrero de 2014) comunica que no existen quejas activas durante la vigencia 2012 y 2013 relacionadas con la Alcaldía del Municipio de Gámbita.

1.4. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS

Contratación:

No TIPO DE

OBSERVACION DESCRIPCION DE LA

OBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG

A D P F S

1 X

Se pactó el pago de anticipo en el contrato de prestación de servicios profesionales No 018-2012; a pesar de que no es recomendable pactar anticipo en esta tipología contractual, habida cuenta la naturaleza del contrato.

WILLIAM HERRERA, Alcalde

14

2

DESVIRTUADO

17





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3

DESVIRTUADO

30

4 X

Deficiencias en la supervisión del contrato de suministro No 006 – 2012, deficiencias en la autorización de entrega del combustible adquirido por concepto de este contrato y, deficiencias en el control del suministro de combustible para la maquinaria pesada del municipio de Gambita.

WILLIAM HERRERA Alcalde

33

5 X X

La entidad contratante no le exigió al contratista el pago de estampillas departamentales en el Contrato de obra pública No 124 – 2011 antes de realizar el último pago

-WILLIAM HERRERA,

Alcalde Hallazgo fiscal -LAURA CATALINA HENAO CORREDOR, Supervisora Hallazgo disciplinaria y fiscal -CESAR AUGUSTO OSORIO OSORIO, Ex jefe de oficina – sección financiera Hallazgo disciplinaria y fiscal

$4.620.000 38

6 X

Inexistencia del pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del Contrato de prestación de servicios profesionales No 036-2013.

-JORGE MUÑOZ GONZÁLEZ, Supervisor -HAZBLEIDY CARDENAS GALEANO, Ex jefe de oficina sección financiera

43

7 DESVIRTUADO

46

8 X

El supervisor del contrato de obra No 004 -2013 autorizó el desembolso del anticipo sin que haber suscrito el acta de inicio.

-WILLIAM HERRERA, Alcalde

51

9 DESVIRTUADO

63

10 X

Inexistencia de notificación formal a los funcionarios designados como supervisores y/o interventor de los procesos contractuales adelantados por la administración Municipal


65

11 X

La entidad contratante autoriza y realiza la cancelación del valor total de los contratos, sin verificar el pago de estampillas departamentales


66

12 X

La administración municipal realiza pagos a favor de los contratistas sin verificar el pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución de cada contrato en particular


67

13 X

La Alcaldía del Municipio de Gambita durante la vigencia 2012 y 2013 en algunos casos, no realiza de manera oportuna la publicación en el SECOP de los actos realizados con posterioridad a la minuta de los contratos.


69

14 X

Inexistencia de evidencia que demuestre que la Alcaldía del Municipio de Gambita, registra en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP, la hoja de vida de las personas que celebraron contratos de prestación de servicios durante las vigencias 2012 y 2013.

-WILLIAM HERRERA, Alcalde Hallazgo administrativo y Sancionatorio.

70





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Ambiental, Contables y otros

No

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL INFORME

A D P F S

15 X X

La alcaldía del Municipio de Gambita registra de manera incompleta en el Sistema Integral de Auditorias – SIA, la información correspondiente a la rendición de la cuenta anual consolidada de las vigencias 2012 y 2013.

-WILLIAM HERRERA, Alcalde Hallazgo administrativo y Sancionatorio.

70

16 X

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos “PEGIR”: El municipio de Gambita elaboró el PGIR y fue aprobado por la CAS mediante Resolución N° 070 del 4 de febrero de 2010. Pero no se encontró el acto administrativo mediante el cual fue aprobado por la alcaldía y no hay evidencia que se haya socializado con la comunidad. Por lo tanto se deja una observación de tipo administrativa.


78

17 X

Según la evaluación realizada al plan de mejoramiento suscrito como resultado de la auditoría realizada a la vigencia de 2010 y 2011 y cuyas fechas límite de cumplimiento establecida por la administración fue a 31 de diciembre de 2013, arrojo una calificación del 55.3%. Esta calificación se presentó debido a que los hallazgos números 1,2,11,16,18 tienen una calificación de cero ya que no realizaron ninguna acción correctiva y tenían plazo hasta el 31 de diciembre de 2013; los hallazgos números 5,8,9,10,12,13 y 19 cumplieron parcialmente, por lo tanto a la fecha del trabajo de campo del grupo auditor estos términos ya estaban prescritos , por lo tanto se plasma una observación de tipo administrativo y sancionatorio por incumplimiento al plan de mejoramiento.


79

18 X

La entidad debe mejorar el sistema de Control Interno, con el fin de identificar las debilidades en los diferentes procesos, e iniciar acciones de mejoramiento donde se puedan corregir lo anteriormente mencionado, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación. Esto se debe realizar mediante auditorías internas y seguimiento a los diferentes procesos en las áreas administrativas, financieras y asistenciales con el fin de llevar un mejor control sobre el manejo de cada área, y permitan un mejoramiento continuo el cual debe establecerse en la institución.


87

19 X

Cumplimiento del plan de desarrollo fue bajo ya que solo ha ejecutado un 43%, según la información suministrada por la administración municipal.

88





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20 X

la Alcaldía Municipal de Gambita presenta un total de 117 cuentas, donde la mayoría de estas cuentas no presentan movimiento las cuales durante las últimas dos vigencias presentan saldos mínimos, o que están para ser presentadas en el comité técnico contable de saneamiento contable para lo cual se deben realizar las acciones correctivas con el fin de presentar saldos reales.


93

21 X

El municipio presenta una cartera morosa considerable por concepto de impuesto predial unificado de vigencias anteriores, haciéndose cada día más difícil el recaudo, esto debido principalmente a la cantidad de sucesiones ilíquidas y derechos en los predios.


95

22 X

La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que esta cuenta se encuentra subestimada.


97

23 X Seguimiento al manejo de los pasivos pensionales


102

24 X Observaciones Oficina de Control Interno


104

Presupuesto

N°

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA

E

A D P F S

25 DESVIRTUADO

112

26 DESVIRTUADO 116

27 X

Como resultado de este análisis, se infiere que la Administración Municipal durante el período 2010-2013, dejó de destinar $42.590.075 para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

117

28 X

En la vigencia de 2012 en el mes de diciembre realiza una adición de los recursos de un convenio mediante decreto numero 069 por valor de $1.785.700.000 y no los recaudo, debido a esto debió haber reducido el presupuesto en este valor para que no se presentara una sobrestimación del mismo, por lo tanto se plasma una observación de tipo administrativo.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

119

29 X

Durante el trabajo de campo se verificaron los actos administrativos mediante los cuales se realizaron las adiciones al presupuesto y se encontró que tanto en la vigencia de 2012 como en la vigencia de 2013, se presentan diferencias de lo registrado en la ejecución presupuestal de ingresos en la columna de adiciones y los actos administrativos mediante el cual se constituyeron. Por lo tanto plasma una observación de tipo administrativa.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

120





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30 X

Diferencia entre la Ejecución presupuestal de gastos en la columna pagos y el anexo 7ª Relación de Pagos Explicar y soportar a que corresponden estas diferencias.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

120

31 X

Durante el trabajo de campo se observó que se está cobrando estampilla pro deporte y pro festividades y no están contempladas dentro del Código de Rentas del municipio, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

121

32

DESVIRTUADO

121

33 X

Se observó que en la vigencia de 2012 no registro dentro del presupuesto de ingresos por concepto de regalías a pesar de haber realizado el acto administrativo de adición número 048 de octubre de 2012, lo que está llevando a que se presente un presupuesto sub estimado, por lo tanto está incurriendo en una observación de tipo administrativa.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

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34 X

Se observa que en el anexo 7ª relación de pagos los códigos presupuestales no están acordes con los códigos presupuestales que se reflejan en la ejecución presupuestal de gastos, impidiendo que se pueda verificar que los gastos se están cancelando con los rubros correspondientes, por lo tanto están incurriendo en una observación de tipo administrativa sancionatoria, ya que están reportando mal la información.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

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35 X

En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2012 registra un saldo por pagar por valor de 1.550.847.376 y las cuentas por pagar según el acto administrativo decreto 071 del 28 de diciembre de 2012 son por valor de $150.011.591.96, las reservas presupuestales ascienden a $140.767.961 y las vigencias futuras ordinarias ascienden a $1.145.193.616.90 para un total de $1.435.973.168.96 presentándose una diferencia de $114.874.201.04. En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2013 registra un saldo por pagar por valor de $3.315.873.901 y las cuentas por pagar según Decreto 096 del 27 de diciembre de 2013 son por valor de $893.716.081, las reservas presupuestales ascienden a $2.554.454.492 para un total de $3.448.170.573 presentándose una diferencia de más de $132.296.672, diferencias que debe sustentar de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

123

36 X

Durante el trabajo de campo se pudo corrobora que la administración municipal no tiene actualizado el código de rentas del municipio, ni el manual de presupuesto, por lo tanto está incurriendo en una observación de tipo administrativa.

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

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37 X X

Durante el trabajo de campo se verifico que la administración municipal está cancelando un contrato de prestación de servicios de apoyo a la agestión número 001 de 2013 a nombre del señor Gerardo Ríos Mantilla por valor de $30.000.000 durante ocho meses, cuyo objeto era Asesoría y Asistencia técnica a la gestión del riesgo de desastres, en cumplimiento del proyecto Mitigación del riesgo de desastres como componente programático en el eje de sostenibilidad ambiental, observándose que con los recursos de la Participación de Propósito General de forzosa inversión no se puede financiar personal administrativo, debido a que estos gastos son de funcionamiento, como lo

-WILLIAM

HERRERA,

Alcalde

124





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expresa el parágrafo 4º del artículo 3 de la Ley 617 de 2000. “Parágrafo 4º. Los contratos de prestación de servicios para la realización de actividades administrativas se clasificarán para los efectos de la presente ley como gastos de funcionamiento.”

1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 28

DISCIPLINARIOS 03

PENALES 00

FISCALES 01 $4.620.000

SANCIONATORIOS 01

TOTAL HALLAZGOS 33

1.6 BENEFICIO DE AUDITORIA En desarrollo del proceso auditor se logro recuperar a favor del erario público la suma de $4.620.000, al lograr que el contratista CONSORCIO INTEROBRAS GAMBITA (contrato No 126 – 2011), cancelara por concepto de la ordenanza No 012/05 y de las estampillas pro hospital, pro UIS y pro desarrollo la suma de $4.620.000, como se evidencia en el desarrollo de la observación No 05 del presente informe definitivo. 1.7 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION GESTION CONTRACTUAL Al realizar un análisis de la contratación de la Alcaldía del Municipio de Gambita - Santander durante las vigencias 2012 y 2013, y una vez culminado el proceso de auditoría, se debe realizar un pronunciamiento sobre los aspectos positivos y negativos de las líneas auditadas con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No 000464 del 27 de mayo de 2011 la cual adiciona la Resolución 617 del 27 de septiembre de 2010. ASPECTOS POSITIVOS: 1) Elección correcta de las modalidades y procedimientos de selección del contratista. 2) No se evidencian falencias de tipo constructivo en las obras públicas visitadas por el Grupo Auditor. 3) Expedientes contractuales organizados en orden cronológico que permitieron un normal desarrollo del proceso auditor. ASPECTOS NEGATIVOS: 1) Deficiencias en la supervisión de los contratos de suministro de combustible. 2) No se realiza la notificación formal a los funcionarios designados como supervisores, donde se establezca de manera clara la designación y sus obligaciones. 3) Deficiencias en la labor de verificación del pago de las estampillas departamentales. 4) Deficiencias al momento de verificar que los contratistas realicen los aportes a seguridad social integral y parafiscales, de acuerdo a lo establecido en la minuta contractual y en la reglamentación existente sobre la materia.





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CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO QUE REGULA LA LINEA AUDITADA Y LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LA FUNCION FISCAL: En materia de contratación las normas utilizadas para realizar el proceso auditor fueron las establecidas en la Ley 80 de 1993, Decreto Ley 734 de 2012, el Decreto 019 de 2012 y demás normas concordantes. En relación con los principios de la gestión fiscal se dio aplicación a lo contenido en la ley 42 de 1993 y la ley 600 de 2000. CONCEPTO EN MATERIA DE CONTRATACION SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN DESARROLLO DE LA AUDITORIA: Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas que el manejo de la contratación en el Municipio de Gambita, durante las vigencias 2012 y 2013 es aceptable, ya que la entidad ha cumplido los procedimientos contractuales y en la mayoría de casos la normatividad existente sobre la materia; los funcionarios encargados de la contratación están comprometidos en que se cumplan los procedimientos de la etapa pre contractual, contractual y post contractual. A pesar de lo anterior, existen algunos aspectos a tener en cuenta por la administración municipal en los procesos contractuales que se adelanten, tales como: 1) Realizar un correcto seguimiento al combustible adquirido por el Municipio, implementado bitácoras de los velocípedos de propiedad del municipio y controles de la entrega del combustible a los mismos. 2) Efectuar el pago de anticipos de acuerdo a los parámetros y requisitos establecidos en la minuta contractual, teniendo en cuenta que el contrato es ley para las partes. 3) Realizar la notificación formal a los funcionarios designados como supervisores informándoles de manera expresa sus obligaciones. 4) Verificar que los contratistas realice el pago de estampillas departamentales antes de autoriza y efectuar la cancelación del valor total de los contratos. 5) Verificar que los contratistas realicen los aportes a seguridad social integral y parafiscales, de acuerdo a lo establecido en la minuta contractual y en la reglamentación existente sobre la materia. 6) Realizar de manera oportuna la publicación en el SECOP de todas las actuaciones derivadas de los procesos contractuales adelantados por la administración municipal. GESTION CONTABLE Y FINANCIERA En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos siguientes, los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de GAMBITA, presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012-2013, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a la toma de una muestra representativa y no sobre todo el universo.





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La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. La entidad no cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. No hay un procedimiento para hacer un seguimiento a la prescripción de las obligaciones tributarias. No están debidamente valorizados y actualizados los registros de la Propiedad Planta y Equipo. La cuentas por pagar no están debidamente respaldadas con sus documentos soportes. No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento. No se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el Balance General y el Estado de Actividad Financiero, económico, social y ambiental. No se evidencia autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable. GESTION PRESUPUESTAL De la gestión presupuestal de la Alcaldía de Gámbita se puede decir que fue favorable dado que la programación, aprobación y ejecución del presupuesto, permitió registrar un superávit presupuestal durante las vigencias 2012 y 2013, explicado principalmente por los siguientes hechos: De la programación presupuestal de 2012 se recaudó $6.059.523.269, equivalente al 68.7%arrojo un superávit presupuestal de los ingresos de $292.837.765; en la vigencia de 2013 el presupuesto arrojo un déficit de $979.322.579.1 razón al bajo comportamiento del recaudo. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ALCALDIA MUNICIPAL GAMBITA no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 y 2013 cuyo responsable es, WILLIAM HERRERA, NO SE FENECE.

La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe Preliminar y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional.





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POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) SERGIO JIMENEZ LIZCANO CLAUDIA PATRICIA VELASCO C. Profesional Especializada Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR WALTER MAYGER DUARTE Coordinadora Auditoria Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Proceso de Control Fiscal

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER ( No. 000130 20 ...

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