santander.gestiontransparente.comsantander.gestiontransparente.com/institucional/... ·...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO MODALIDAD REGULAR

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

Página 1 de 82

NODO VELEZ CARARE OPON

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000147 28 Agosto 2014 )

ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE

JORGE YESID VARGAS ARIZA

GERENTE

VIGENCIA AUDITADA 2012 Y 2013

TRABAJO DE CAMPO DEL 24 DE FEBRERO AL 5 DE MARZO DE 2014






Página 2 de 82

NODO VELEZ CARARE OPON

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Profesional especializado

ELVENY PABON VILLABONA Profesional especializado

ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor fiscal

Coordinadora Auditoría






Página 3 de 82

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 4

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 5

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1 Gestión Contractual 5

3.1.1.1 Beneficio de Auditoria 41

3.1.2 Cubrimiento del Servicio 44

3.1.3 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta 46

3.1.4 Legalidad 47

3.1.5 Gestión Ambiental 48

3. 1.6 Seguimiento Plan de Mejoramiento 50

3.1.7 Control Fiscal Interno 52

3.1.8 Tecnologías de la información y las comunicaciones Tics. 54

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 55

3.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 55

3.2.2 Controles de Advertencia 55

3.2.3 Seguimiento a quejas, denuncias 55

3.3 CONTROL FINANCIERO 55

3.3.1 Estados Contables 55

3.3.1.1 Dictamen a los Estados Financieros vigencia 2012 y 2013 65

3.3.2 Control Interno Contable 66

3.3.3 Gestión Financiero 67

3.3.4 Gestión Presupuestal 68

3.3.4.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos 71

3.3.4.2 Ejecución Presupuestal de Gastos 73

3.3.4.3 Mantenimiento Hospitalario 74

4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES 76

4.1 CUADRO NUMÉRICO DE OBSERVACIONES 80

5. CALIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN. 80

5.1 Control de Gestión. 80

5.1.2 Control de Resultados 81

5.1.3 Control Financiero 81

5.1.4 Concepto de la Gestión Fiscal. 81






Página 4 de 82

INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1.993, dando cumplimiento a su Plan General de Auditorias de la vigencia 2014, procedió a practicar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, durante el período comprendido del 24 de febrero al 5 de marzo de 2014, a la ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados , por el periodo comprendido entre el 1º. De Enero y el 31 de Diciembre de 2012 y entre el 1° de Enero y el 31 de Diciembre de 2013. Para el efecto la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por la ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE, cubriendo los componentes de Gestión, Resultados y Financiero.

Los componentes de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la ESE, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad.






Página 5 de 82

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Evaluar la efectividad de la Gestión a la Ese Hospital Local De Sucre, conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación del control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y la eficacia del manejo de los recursos de la entidad auditada, para la vigencias 2012 y 2013. 2. ALCANCE DE LA AUDITORIA Esta auditoría es un proceso sistemático que mide y evalúa, la gestión o actividades de una organización estatal, es así que la auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular línea financiera y de gestión es una de las modalidades que se aplica a los sujetos de control con el propósito de evaluar actividades, programas, áreas o procesos puntuales y especializados de manera integral a uno o más temas de importancia significativa en una entidad, proyecto o recurso de destinación especial, con el propósito de producir un informe que contenga los resultados de la gestión, siendo ello producto del trabajo auditor. Se requiere determinar que los proyectos desarrollados por la Ese, hayan logrado los objetivos propuestos con el fin proyectar que hayan sido equitativos para toda la población objeto, constatando la integralidad de los mismos, su continuidad y aprovechamiento de los recursos físicos y económicos, para garantizar acciones que mejoren la formación comunitaria y ciudadana y como resultado se cumpla su objetivo misional. La evaluación realizada por parte del equipo auditor se llevó a cabo de acuerdo a normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República, compatibles con la de general aceptación; para lograr este propósito fue necesaria la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar conceptos y opiniones expresadas en el informe. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA En el Plan General de Auditorias de la Contraloría General de Santander PGA 2014, se programó Auditoria Integral Modalidad Regular a la Ese Hospital Local Sucre, vigencia 2012-2013, en cumplimiento de las políticas, planes y programas; examen a los recursos disponibles, involucrados en las diferentes actividades y procesos verificando que fueron asignados, distribuidos y utilizados de acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia, economía, efectividad, equidad y oportunidad, para establecer la coherencia entre lo planeado y lo ejecutado, en cumplimiento de su misión constitucional y de la normatividad vigente. 3.1 CONTROL DE GESTION 3.1.1 Gestión Contractual Atendiendo la naturaleza jurídica del Hospital Local de Sucre que corresponde a una Empresa Social del Estado del orden Municipal, se hace necesario antes de realizar un análisis a la gestión precisar la normatividad aplicable en materia contractual a estas entidades.






Página 6 de 82

Al respecto, el numeral 6 del artículo 95 de la Ley 100 de 1993, estableció, en relación con el régimen jurídico de las ESE, lo siguiente: "En materia contractual se

regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública".

De otro lado, el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, realiza una enumeración de las que denomina Entidades Estatales, entre las cuales se encuentran las entidades descentralizadas como lo es la Ese. Como consecuencia, estas entidades se regirán, al celebrar sus contratos y según el artículo 13, "por las disposiciones

comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la ley".

Dado que la naturaleza y la finalidad así como el servicio que prestan las Empresas Sociales del Estado es de interés general, deberán ajustar su actividad contractual a los principios rectores de la función pública, así como les aplica la responsabilidad objetiva según las previsiones del artículo 90 de la Constitución, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 50 de la ley 80 de 1993

Es así que una vez instalada la Auditoría Regular por la Contraloría General de Santander, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación de conformidad con lo establecido en el Acuerdo de la Junta Directiva n° 006 del 23 de noviembre de 2011, expedido por la Junta Directiva, el artículo 209 de la constitución política y demás normatividad aplicable. En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la administración en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

RESUMEN CONTRATACION AÑO 2012

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

OBRA 1 $24.726.658

PRESTACIÓN DE SERVICIO 126 $356.538.418

SUMINISTRO 34 $24.9545.236

TOTAL 172 $630.810.312

Fuente: SIA Elaboró: Equipo Auditor.

De acuerdo a los lineamientos establecidos en el procedimiento interno de auditoría, para auditar la vigencia 2012 se seleccionó muestra contractual de 20 contratos cuyo monto asciende a la suma de $238.852.468, correspondiente al 38% del valor total contratado durante la vigencia 2.012.

Muestra contratación 2012

No. CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO

FECHA CONTRAT

O

VALOR DEL CONTRATO

($)

(NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA

RUBRO PRESUPUESTAL

SUPERVISOR MODALIDAD

PLAZO DE

EJECUCIÓN






Página 7 de 82

1

SUMINISTRO PAPELERIA UTILES DE

OFICINA Y ASEO DESTINO ESE

12/03/05 13.000.000

FUNDACION GESTION Y

SOLUCIONES PROFESIONALE

S /MAIRA HERRERA

24030101 MATERIALES, 230101 CONVENIOS PIC ALCALDÍA, 2202020106 VIGILANCIA Y ASEO,2202010107 MATERIALES Y SUMINISTROS,22010102 MATERIALES ADMINISTRATIVOS

JULIAN MAURICIO PEDRAZA

SANTAMARIA

DIRECTA 15 DIAS

2 COMPRAVENTA

PAPELERIA IMPRESA PARA LA ESE

12/03/15 9.000.000 POG PRINTING OFICCE GRAPH

S.A.S


SANTAMARIA

DIRECTA 9 MESES

3 SUMIMNISTRO PAPELERIA ESE

12/03/20 736.000 OLIVIA

SAAVEDRA GOMEZ

22010102 MATERIALES, 2202010107

MATERIALES Y SUMINISTRO


SANTAMARIA

DIRECTA 4 DIAS

4

SUMINISTRO DE PAPELERIA Y

FOTOCOPAIS PARA LA ESE HOPSITAL LOCALD E SUCRE

SANTANDER

12/07/03 1.118.000 NELLY MARIN

MARIN

2202010107 MATERIALES Y SUMINISTRO


DIRECTA 9 DIAS

5 SUMINISTRO

COMBUSTIBLE AMBULANCIAS ESE

12/02/10 6.000.000 HELIODORO

VARGAS GONZALEZ

2202010104 SUMINISTRO

COMBUSTIBLE AMBULANCIA


SANTAMARIA

DIRECTA 4 MESES

6

SUMINISTRO COMBUSTIBLE

DIFERENTES VEHICULOS QUE CONFORMAN EL

PARQUE AUTOMOTOR DE LA

ESE

12/07/03 9.000.000 HELIODORO

VARGAS GONZALEZ

2202010104 COMBUSTIBLE AMBULANCIA


DIRECTA 6 MESES

7

PROCE Y SUB PROCESOS ACTIV

AREA ADMINISTRATIVA

12/01/05 10.538.000

COOP TRABAJO ASOCIASDO

VIVIR SALUD Y BIENESTAR

21020301 PERSONAL

SUPERNUMERARIO


SANTAMARIA

DIRECTA 2 MESES

8

PRESTAR SERVICIOS MANTENIMIENTO

EQUIPOS DE COMPUTO

12/02/07 6.000.000 JEISSON ANDRES

VARGAS FLORES

22010104 ADQUISICION Y

MANTENIMIENTO DEL SOFWARE Y

HARWARE


SANTAMARIA

DIRECTA 1 MES

9 MANTENIMIENTO

PLANTA FISICA AREA FARMACIA

12/02/16 24.726.658 3 C INGENIERIA

LTDA

2202010103 MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTUR

A Y EQUIPO HOSPITALARIO


SANTAMARIA

DIRECTA 15 DIAS

10

SERVICIOS ASISTENCIA APOYO

RENDICION INFORMES

12/02/02 20.400.000 FUNDACION GESTION Y

SOLUCIONES

21010302 HONORARIOS

ADMINISTRATIVOS


SANTAMARIA

DIRECTA 12

MESES

11

SERVICIOS PROFESIONALES

AUDITORIAS CONCILIACION ESE

12/03/01 15.000.000

FUNDACION GESTION Y

SOLUCIONES PROFESIONALE

S /MAIRA HERERA

21010302 HONORARIOS

ADMINISTRATIVOS


SANTAMARIA

DIRECTA 10

MESES

12

PRESTACION SERVICIOS

CAPCAITACION FUNCIONARIOS ESE

12/03/01 2.656.000

FUNDACION GESTION Y

SOLUCIONES PROFRESIONAL

ES OMAIRA

22010207 BIENESTAR SOCIAL Y

CAPACITACION


SANTAMARIA

DIRECTA 9 DIAS






Página 8 de 82

HERRERA

13

PRESTAR SERVICIOS MANTENIMIENTO

EQUIPOS DE COMPUTO

12/02/07 6.000.000 JEISSON ANDRES

VARGAS FLORES

22010104 ADQUISICION Y

MANTENIMIENTO DEL SOFWARE Y

HARWARE


SANTAMARIA

DIRECTA 1 MES

14 PRESTACION

SERVICIOS ASESOR JURIDICO

12/01/05 6.000.000 COPERATIVA VIVIR MEJOR

LTDA

21010302 HONORARIOS

ADMINISTRATIVOS


SANTAMARIA

DIRECTA 2 MESES

15

PRESTACION ASESORIA JURIDICA

ACTUACIONES ADMINISTRATIVOS

12/03/01 3.400.000 FREDY

ROLANDO JAIMES JAIMES

21010302 HONORARIOS

ADMINISTRATIVOS


SANTAMARIA

DIRECTA 1 MES

16

SERVICIOS PROFESIONALE

EJECUCION PROYECTOS PIC

12/05/10 20.000. 000 ORLANDO

ARIZA PEÑA 23101 CONVENIO

PIC ALCALDIA JORGE YESID

VARGAS ARIZA DIRECTA 8 MESE

17 SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

12/01/16 1.868.000 DROGUERIA

EOMAR

24010101 PRODUCTOS

FARMACEUTICOS


SANTAMARIA

DIRECTA 1 MES

18 SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

12/02/07 65.000.000

REPRESENTACIONES DE EQUIPOS MEDICOS

HOSPITALARIOS LTDA

24010101 PRODUCTOS

FARMACEUTICOS

ANGEL ARMANDO

ARIZA ARIZA DIRECTA 9 MESES

19

SUMINISTRO MEDICAMENTOS Y

MATERIAL MEDICOQUIRURGICO

12/02/01 4.409.810

REPRESENTACIONES DE EQUIPOS MEDICOS

HOSPITALARIOS LTDA

24020101 MATERIAL MEDICO

QUIRURGICO,


SANTAMARIA

DIRECTA 7 DIAS

20

SUMINISTRO DE MEDICAMENTSO Y

MATERIAL DE LABORATORIO PARA

LA ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE

12/07/04 14.000.000 JULIO CESAR FLORES DIAZ

24020103 MATERIAL DE

LABORATORIO, 24010101

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS


DIRECTA 6 MESES

TOTAL

$238.852.468

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la ejecución contractual, es Desfavorable, resultante de ponderar los aspectos cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento de deducciones de ley, cumplimiento del objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento y liquidación de contratos como consecuencia de los siguientes hechos: Observaciones generales a la gestion contractual Observación de auditoría No. 01 La entidad no tiene plan de compras como instrumento de planeación contractual para adquisición de bienes y servicios En la ESE NO existe un plan de compras que permita una programación adecuada para la adquisición de bienes y servicios, el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto, es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar, conforme a lo anterior






Página 9 de 82

se estable deficiencias en la planeación como principio rector de eficiencia administrativa. La Procuraduría General de la Nación, respecto al alcance del principio de planeación, se ha referido en los siguientes términos “La planeación, por tanto, sin importar el régimen contractual al cual esté sometida una entidad pública, tiene dos expresiones normativas claras: la elaboración del plan de compras y el desarrollo de los estudios previos. El plan de compras fue definido por el artículo 1° del Acuerdo N° 04 de 2005 del Comité para la Operación del SICE, como “el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión”. Resulta, entonces, que el Plan de Compras es el reflejo de las necesidades de las entidades públicas que se priorizan de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia y que se traducen en la contratación de bienes y servicios. En este sentido, es el mapa de navegación de la actividad contractual. Una vez elaborado dicho plan de compras se debe iniciar la preparación de los estudios previos de las contrataciones a realizar. Esta etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales del contratante, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad, las necesidades establecidas. Por lo anterior y atendiendo la importancia de que las entidades cuenten con este instrumento de planeación, se plasma observación administrativa a fin de se incluya acción correctiva en el plan de mejoramiento resultante del proceso auditor y se elabore a inicios de cada vigencia el plan de adquisiciones de acuerdo a las necesidades existentes y al presupuesto asignado a la Entidad.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria tomara las acciones correctivas en el Plan de Mejoramiento, donde se establecerán los mecanismos para realizar el Plan Anual de Adquisiciones bajo los lineamientos contenidos en el artículo 7 de la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de salud y protección social y demás normas concordantes. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Atendiendo que la observación realizada por el equipo auditor fue aceptada por el ente hospitalario, se CONFIRMA el hallazgo Administrativo a fin de que sea incluida acción correctiva en plan de mejoramiento, el cual será objeto de seguimiento por esta contraloría.






Página 10 de 82

Observación de auditoría No. 02 Manual de Contratación desactualizado Mediante Acuerdo de la Junta Directiva N° 006 del 23 de noviembre de 2011 adoptó el estatuto de contratación de la Empresa Social del Estado Hospital Local de Sucre Santander, encontrándose a la fecha desactualizado. Conforme a lo anterior la entidad deberá adoptar acción correctiva en plan de mejoramiento que será objeto de seguimiento por parte de esta contraloría.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Nuestro manual de contratación fue adoptado mediante Acuerdo No 006 del 23 de noviembre de 2011, razón por la cual la entidad hospitalaria incluirá en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas, para realizar la actualización del manual de contratación atendiendo los parámetros establecidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de salud y protección social, por medio de la cual se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el Estatuto de Contratación que regirá su actividad económica. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Atendiendo que la observación realizada por el equipo auditor fue acepta por el ente hospitalario, se CONFIRMA el hallazgo Administrativo a fin de que sea incluida acción correctiva en plan de mejoramiento, el cual será objeto de seguimiento por esta contraloría. Observación de auditoría No. 03 La entidad no realiza publicaciones en el Secop Durante la vigencia auditadas (2012 Y 2013) el ente hospitalario inobservó lo establecido en las normas contractuales en lo referente a la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, tal como lo establecen los artículos 209 de la Constitución Nacional, el Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, ley 1474 de 2011, decreto 019 de 2012; al constatar que ninguno de los contratos revisados fue publicado en el SECOP. Por lo anterior, se establece observación con alcance ADMINISTRATIVO para que la entidad adopte acción correctiva inmediata en aras de garantizar el principio de publicidad y trasparencia, el cual será objeto de seguimiento por este Ente de Control.








Página 11 de 82

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El artículo 8 del Acuerdo No 0006 del 23 de noviembre de 2011 (Manual de Contratación) indica que el sitio oficial de publicaciones de las actuaciones relacionadas con la etapa pre contractual, contractual y post contractual es la cartelera oficial del E.S.E; sin embargo, la entidad hospitalaria como lo indica la Contraloría General de Santander, tomara las acciones correctivas tendientes a realizar la publicación de los procesos contractuales adelantados por la E.S.E Local de Sucre en el SECOP. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo presente que en desarrollo de su actividad contractual, las Empresas Sociales del Estado aplicarán los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política, los contenidos en la Ley 489 de 1998, los propios del Sistema General de Seguridad Social en Salud contenidos en el artículo 3o de la Ley 1438 de 2011. Por consiguiente y en virtud del principio de publicidad, se darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, las actuaciones en el proceso de contratación, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información. Por lo anterior, y en aras del cumplimiento inexcusable a la aplicación del presente principio, se estableció en la Resolución 5185 DE 2013 la obligatoriedad de dar publicación en el Secop a los actos contractuales a saber: “artículo 14. Publicación Las Empresas Sociales del Estado están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el Secop”. Conforme a lo expuesto, se CONFIRMA el hallazgo administrativo a fin de que sea incluida como acción de mejora, la cual será objeto de seguimiento por parte de este de control, so pena de incurrir en presunta vulneración al principio de publicidad. Observación de auditoría No. 04 Deficiencias en la fase previa y de ejecución del contrato.

OBJETO FECHA CTO VALOR CONTRATISTA RUBRO CONTRATANTE MODALIDAD PLAZO

Servicios profesionales

ejecución proyectos PIC

12/05/10 20,000,000 ORLANDO ARIZA

PEÑA

23101 convenio PIC

alcaldía


DIRECTA 8 meses

El ente Hospitalario a través de su gerente JORGE YESID VARGAS ARIZA para la ejecución del plan de salud básica de intervenciones colectivas subcontrató con ASPROV EU representada legalmente por ORLANDO ARIZA PEÑA la ejecución de los proyectos de capacitación del PIC denominados salud sexual y reproductiva, salud mental, nutrición y enfermedades no transmisibles, por valor de $20.000.000. Revisado el expediente contractual se observaron las siguientes deficiencias, las cuales deberán ser corregidas por la entidad:






Página 12 de 82

La entidad no elabora el acto de justificación que determina la forma de selección de contratista conforme al parágrafo artículo 15 del manual de contratación que establece MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA:

“en los procedimientos de contratación directa de los numerales 1,2 y3 se deberá dejar constancia escrita de la justificación que determinó la selección de contratista entendiéndose que son factores de selección los siguientes: en los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la entidad: nivel de estudios o conocimiento especializado o experiencia”.

En la propuesta como en los estudios de necesidad y conveniencia se establece un precio global y un presupuesto estimado general para la actividad a contratar, circunstancia que no permite definir claramente las obligaciones del contratista y la ejecución de las actividades así como el monto a cancelar por cada una de las mismas sin establecerse valores per cápita máxime cuando el objeto corresponde a proyectos de capacitación.

Respecto de la ejecución se observó que la entidad canceló al contratista la suma de $11.820.000 sin puntualizar previamente valor a cancelar por cada actividad y programa, así como el alcance de metas previstas respecto al cumplimiento de POAS.

Así mismo, respecto del impacto de las acciones de promoción y prevención, el equipo auditor concluye que el mismo ha sido ineficiente y negativo por cuanto al cruzar información se obtiene que ha aumentado progresivamente el número de menores gestantes en el municipio de Sucre.


VIGENCIA EDADES

13 14 15 16 17 TOTAL/VIGENCIA

AÑO 2011 1

3

2 6

AÑO 2012

1 8 5 3 17

AÑO 2013 1 2 4 4 6 17

TOTAL/ EDAD 2 3 15 9 11 40

En la tabla anterior se observa que el proyecto de educación sexual y reproductiva no ha cumplido los objetivos propuestos sino que por el contrario el embarazo en menores ha ido en crecimiento constante; por ende se deberá evaluar por el ente hospitalario como por las autoridades locales de salud el impacto logrado con los proyectos adelantados. Por lo expuesto se plasma observación con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que la entidad realice estudios previos claros, completos que reflejen la necesidad y que permitan evidenciar el cumplimiento de la misma mediante indicadores de seguimiento, así mismo para que el componentes capacitación, prevención y promoción establecidas en el PIC sean desarrollados adecuadamente por consiguiente deberán identificar con claridad la población objetivo, según su grupo etario número de agentes a capacitar por cada sesión y para efectos del pago se deberá realizar un balance de costos per cápita de cada capacitación según los beneficiarios, con la finalidad de aprovechar al máximo los recursos de los contratos. Lo anterior en aras de cumplir con los principios de eficacia, eficiencia y efectividad que rigen la gestión fiscal.






Página 13 de 82



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria incluirá en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas en esta observación ocurran con posterioridad en materia contractual. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Atendiendo que la observación realizada por el equipo auditor fue acepta por el ente hospitalario, se CONFIRMA el hallazgo Administrativo a fin de que sea incluida acción correctiva en plan de mejoramiento, el cual será objeto de seguimiento por esta contraloría. Observación de auditoría No. 05 Gestión fiscal antieconómica e ineficaz con detrimento patrimonial.

CONTRATO OBJETO VALOR CONTRATIS

TA PLAZO DE

EJECUCION FECHA

TERMINACION ORDENADOR

GASTO

5-01-2012

REPRESENTACION JUDICAL; ASESORIA

JURIDICA EN LOS PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVOS RELACINADOS

DERERECHOS DE PETICION , REGIMEN

CONTRACTUAL Y LABORAL DEL

SECTOR PUBLICO

$6.000.000 RICARDO GARCIA MARIÑO

80 DIAS MARZO 26 DE 2012


SANTANMARIA

1-03-2012

PRESTAR ASESORIA JURIDICA EN LOS PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVOS Y CONTRACTUAL QUE

REALICE EL DESPACHO DEL

SEÑOR GERENTE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE Y LAS DEMAS

DEPENDENCIAS

$3.400.000

FREDY ROLANDPO

JAIMES JAIME

1 MES MARZO 30 DE 2012


SANTANMARIA

1-03-2012

CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DE

LA ESE CONTRACTAION LOCAL DE SUCRE

$2.656.000

FUNDACION GESTION Y

SOLUCIONES PROFESION

ALES

20 DIAS MARZO 20 DE 2012


SANTANMARIA

CONTRATO DE CAPACITACION VALOR $2.656.000

El Señor JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA actuando en calidad de Gerente, suscribió estudio de conveniencia el día 24 de febrero de 2012, el día 01 de marzo de 2012 suscribió directamente contrato de prestación de servicios cuyo objeto fue: “CAPACITAR PUBLICA DURANTE 20 DIAS, PARA LO CUAL SE DICTARA CUATRO CAPACITACIONES CON TALLERES PRACTIVOS EN EL MANEJOO DE LA PARTE CONTRACTUAL CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES” por valor de $2.656.000. con la FUNDACION GESTION Y






Página 14 de 82

SOLUCIONES PROFESIONALES; fecha para la cual estaba vigente contrato de prestación de servicios con RICARDO GARCIA MARIÑO cuyo objeto contemplaba la realización de acciones contractuales a saber: “REPRESENTACION JUDICAL;

ASESORIA JURIDICA EN LOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS DERERECHOS DE PETICION , REGIMEN CONTRACTUAL Y LABORAL DEL SECTOR

PUBLICO” por valor de $ 6.000.000 con plazo de ejecución del 5 de enero al 25 de marzo (80 días) . De lo anterior el equipo auditor establece las siguientes conclusiones:

1. la gestión realizada por el gerente para la época de los hechos JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTANMARIA fue antieconómica por cuanto esta actividad debió haberla desarrollado dentro del contrato suscrito con el jurídico RICARDO GARCIA MARIÑO, por cuanto se había contemplado la asesoría contractual; gestión que le hubiese evitado a la entidad cancelar a favor de un tercero $2.656.000, por consiguiente atendiendo que la actividad desarrollada está profundamente relacionada con el objeto contractual de la prestación de servicios de asesoría celebrado e iniciado en el mes de ENERO el cual se encontraba vigente para la época de la celebración del contrato de capacitación.

2. El número de personal vinculado al proceso de contratación es muy mínimo ya que solo están relacionados con esta área los siguientes funcionarios: la auxiliar administrativa (1), gerente (1) y el tesorero (1); por consiguiente no hay justificación razonable que ameritara la suscripción de un nuevo contrato para capacitar 3 funcionarios en talleres contractuales.

3. No existen dentro del expediente contractual soportes que acreditara la ejecución y cumplimiento del objeto contractual, por el contrario existe acta de entrega final de actividades e informe de las mismas donde se relaciona únicamente afirmación del cumplimiento del objeto del contrato por valor de $2.656.000.

Por lo anterior, se concluye que la gestión desarrollada por el gerente JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTANMARIA causó detrimento al patrimonio de la entidad por considerarse antieconómica e ineficaz por cuanto innecesariamente se erogaron DOS MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL PESOS $2.656.000. En consecuencia se plasma OBSERVACIÓN con alcance FISCAL y ADMINISTRATIVO para el Señor JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA por el total cancelado a la Fundación, por la presunta vulneración al artículo 6 ley 610 de 2000.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Y FISCAL

NORMA VIOLADA Art. 6 Ley 610 de 2000

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVA JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente FISCAL JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA Ex Gerente ESE

CUANTIA $2.656.000






Página 15 de 82

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De manera respetuosa, me permito manifestar que actuó en calidad de gerente de la E.S.E Hospital Local de Sucre desde el 01 de abril de 2012 y que los contratos objeto de reproche en la presente observación fueron liquidados y cancelados antes de que tomara posesión del cargo; así las cosas, en aras de no vulnerar el derecho de contradicción del Dr. JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA, como presunto responsable, le comunique mediante oficio del 04 de julio de 2014 enviado a través de PRONTO ENVIOS – GUIA No. 13830191966, la existencia de la observación No 05 descrita en el informe preliminar No 000072 del 13 de junio de 2014 emitido por la Contraloría General de Santander, esta comunicación fue devuelta a la entidad al establecerse que el Dr. PEDRAZA SANTAMARIA no residía en la dirección registrada en la hoja de vida; así las cosas, a través de correo electrónico obtuve la nueva dirección para correspondencia y fue así como finalmente se pudo hacer entrega efectiva de una copia integral del informe preliminar el día 11 de julio de 2014, según consta en la certificación expedida por la empresa PRONTO ENVIOS – GUÍA No. 138320191989. A la fecha el doctor PEDRAZA SANTAMARIA, no ha llegado ningún tipo de documento para ser adjunto a la réplica del informe preliminar de auditoría. Como evidencia de lo manifestado adjunto:

-Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 5 de 2014 en 2 folios. -Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 11 de 2014 en 2 folios. -Acta de posesión del señor JORGE YESID VARGAS ARIZA

De otra parte, la entidad hospitalaria en el Plan de Mejoramiento que suscriba, tomara las acciones correctivas que considere pertinentes a fin de que situaciones como las descritas en la presente observación, no ocurran nuevamente en materia contractual.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Atendiendo que el presunto responsable no ejerció derecho de contradicción pese haber sido notificado del informe preliminar por el actual Gerente, al no existir controversia se procede a CONFIRMAR el hallazgo fiscal en los términos del informe preliminar. Observación de auditoría No. 06 No se realizan sondeos de mercado dentro de la fase de planeación, así mismo la selección de contratistas debe atender criterios objetivos.

CLASE FECHA

CTO VALOR CONTRATISTA RUBRO CONTRATANTE MODALIDAD PLAZO

suministro de medicamentos

12/01/16 1.868.00

0 drogueria eomar

24010101 Productos

Farmacéuticos

julian mauricio pedraza

santamaria DIRECTA 1 mes

suministro de medicamentos

12/02/07 65.000.0

00

Repr esentaciones de equipos medicos

hospitalarios LTDA

24010101 Productos

Farmaceuticos

angel armando ariza ariza

DIRECTA 9 meses

suministro medicamentos y

material medicoquirurgico

12/02/01 4.409.81

0

representaciones de equipos medicos

hospitalarios LTDA

24020101 Material Medico

Quirurgico,


santamaria DIRECTA 7 Días






Página 16 de 82

suministro de medicamentso y

material de laboratorio para la ese hospital local de sucre

12/07/04 14.000.0

00 julio cesar flores

diaz

24020103 Material de Laboratorio,

24010101 Productos

Farmacéuticos

jorge yesid vargas ariza

DIRECTA 6 meses

De la revisión efectuada a los contratos relacionados, se observa que el ente hospitalario no realizó sondeo de marcado ni cotización que permita adquirir medicamentos con excelentes calidades pero con precios más bajos en el mercado. Así mismo no se establecen las variables de precios que sirvieron para calcular los bienes adquiridos. Por consiguiente en aras del principio de economía y planeación debe realizar sondeos de mercado que garanticen la escogencia del mejor precio con estándares de calidad, garantizando siempre la escogencia de contratistas objetivamente. Definiendo la necesidad de la ESE frente a medicamentos y al material médico se establece formas que permiten garantizar una relación costo vs beneficio.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En el plan de mejoramiento se incluirán las acciones correctivas, tendientes a que en la etapa previa de la celebración de los contratos de suministro de medicamentos y de material médico, se realicen cotizaciones y estudios de mercado que permitan adquirir insumos de buena calidad con los precios bajos. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Atendiendo que la observación realizada por el equipo auditor fue acepta por el ente hospitalario, se CONFIRMA el hallazgo Administrativo a fin de que sea incluida acción correctiva en plan de mejoramiento, el cual será objeto de seguimiento por esta contraloría.

Objeto Del

Contrato

Fecha Del

Contrato

Valor Del

Contrato

Completo Del

Contratista Rubro Presupuestal Supervisor Modalidad

Plazo De

Ejecución

suministro

papelería

utiles de

oficina y aseo

destino ese

12/03/01

1.499.000

EOCARDO

MATEUS DIAZ 22010102 Materiales,

Julian

Mauricio

Pedraza

Santamaria

DIRECTA 15 Días






Página 17 de 82

suministro

papelería

utiles de

oficina y aseo

destino ese

12/03/05 13.000.000

FUNDACION

GESTION Y

SOLUCIONES

PROFESIONALES

/OMAIRA

HERRERA

24030101 Materiales,

230101 Convenios PIC

Alcaldía, 2202020106

Vigilancia y

aseo,2202010107

Materiales y

suministros,22010102

Materiales

administrativos

Julian

Mauricio

Pedraza

Santamaria

DIRECTA 15 Días

suministro de

papelería y

fotocopias

para la ese

hospital loca

sucre

Santander

12/07/03 1.118000 NELLY MARIN

MARIN

2202010107

materiales y

suministro

Jorge Yesid

Vargas Ariza DIRECTA 9 Días

suministro de

papelería y

fotocopias

para la ese

hospital loca

sucre

Santander

12/07/03 1.165.000 NELLY MARIN

MARIN

2202010107

materiales y

suministro

Jorge Yesid

Vargas Ariza DIRECTA 9 Días

compraventa

papeleria

impresa para

la ese

12/03/15 9.000.000

POG PRINTING

OFICCE GRAPH

S.A.S

Suministro de

papeleria impresa

Julian

Mauricio

Pedraza S

antamaria

DIRECTA 9 meses

suministro

papeleria ese 12/03/20 736.000

OLIVIA

SAAVEDRA

GOMEZ

22010102 Materiales,

2202010107

Materiales y

Suministro

Julian

Mauricio

Pedraza

Santamaria

DIRECTA 4 Días

Observación de auditoría No. 07 La entidad realiza giros de anticipo sin pólizas que amparen la cobertura. En el CONTRATO suscrito con FUNDACION GESTION Y SOLUCIONES PROFESIONALES /MAIRA HERRERA por valor de $13.000.000 se giró ANTICIPO por el 40% del valor total del contrato, sin la existencia de póliza que ampara el valor entregado a título del mismo, resultando además injustificada la forma de pago del mismo por cuanto siendo un contrato de compraventa cuya naturaleza es de ejecución instantánea la forma de pago procedente seria contra entrega; máxime cuando de antemano se establece que el contratista tiene capacidad financiera para dar cumplimiento del contrato. Por consiguiente se plasma OBSERVACIÓN con alcance ADMINSITRATIVO a fin de que se exija a los contratistas la constitución de pólizas a favor del ente contratante en aras de proteger los recursos entregados en calidad de anticipo.






Página 18 de 82

ALCALCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLE JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria no comparte los planteamientos expuestos por la Contraloría General de Santander, teniendo en cuenta que nuestro manual de contratación (Acuerdo No 006 del 23 de noviembre de 2011) es claro en su artículo 20 en establecer que solo los contratos que superen los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes deberán constituir garantía única por los riesgos derivados del incumplimiento de sus ofrecimientos o de la obligaciones contractuales o legales; así las cosas, es importante indicar que en el contrato objeto de esta observación el valor del contrato no es superior a los 50 SMLMV, razón por la cual solicito se desvirtué la observación administrativa.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se aceptan parcialmente los argumentos expuestos por el ente Hospitalario respecto de la exigencia de la cobertura o póliza de garantías cuando se pacten anticipos. No obstante, la entidad deberá evaluar en cada caso la procedencia de esta forma de pago atendiendo la naturaleza y objeto del contrato, pues no es admisible que en contratos de ejecución instantánea se establezca esta forma de pago (anticipo) máxime cuando para contratar se debe acreditar la capacidad financiera. Por lo anterior se confirma hallazgo administrativo para que se adopte acción correctiva en plan de mejoramiento, el cual será objeto de seguimiento por parte de esta territorial. Observación de auditoría No. 08 Presunta ocurrencia de hechos cumplidos. El día 1 de octubre el señor JORGE YESID VARGAS elabora y firma los estudios de conveniencia y oportunidad que justificaran la suscripción del contrato para suministrar 9962 fotocopias requeridas dentro de la cual estimó como valor del mismo la suma de UN MILLON CIENTO SESENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($1.165.000). El día 24 de octubre suscribió contrato de suministro con NELLY MARIN MARIN para ejecutar el objeto propuesto por valor de $1.165.000, el CDP es del mismo día del contrato, se estableció con plazo de ejecución de 7 días, mediante acta de inició se fijó como fecha de iniciación el día 24 de octubre y fecha de terminación el día 31 de octubre. Revisada la fase de ejecución se observaron las siguientes irregularidades:

1. El CDP expedido tiene el como objeto de gasto el siguiente: “suministro de 9962 fotocopiado de los meses de julio, agosto, septiembre del año 2012…”

2. Cuenta de cobro suscrita por la sra NELLY MARIN MARIN de fecha 23 de octubre de 2012; es decir un día antes de que se suscribiera el contrato mencionado.

3. la sra NELLY MARIN MARIN presentó factura de cobro con fecha del 24 de octubre 2012 (día de suscripción del contrato) por concepto de SERVICIOS DE






Página 19 de 82

FOTOCOPIADO DE LOS MESES DE JULIO, AGOSTO, SEPTIEMBRE DEL AÑO 2012, la suma de UN MILLON CIENTO SESENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($1.165.000).

4. El día 31 de diciembre se recibe y se liquida el referido contrato ordenándose el pago de las 9962 fotocopias requeridas por la entidad.

Conforme a la descripción anterior, reconoció mediante al presente contrato hechos que habían sido cumplidos con anterioridad sin que se agotaran los procedimientos presupuestales ni contractuales. Por lo expuesto se plasma observación con alcance DISCIPLINARIO para el Gerente Omitir el cumplimiento a los deberes asignados al Gerente del Hospital, de cumplir como Ordenador del Gasto con la Ley, en lo relacionado con las normas y los procedimientos de carácter presupuestal aplicables por la E.S.E., como quiera que en su condición de Gerente, solicitó expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal – CDP y suscribió contrato cuando ya se había ejecutado el objeto contractual con el fin de legalizar la cuenta de cobro presentada por el suministro de fotocopiado de los tres meses anteriores correspondientes a JULIO, AGOSTO Y SEPTIEMBRE. Con el hecho descrito se legalizaron hechos cumplidos, por cuanto se ordena el gasto para asumir compromisos de carácter contractual que ya fueron adquiridos sin contar con el previo CDP que garantizara la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos, obligatorio para iniciar procesos de selección. Adicionalmente haber infringido el numeral 6º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que obliga a esta entidad estatal en cabeza del ordenador del gasto a iniciar procesos de suscripción de contratos cuando existan las respectivas Disponibilidades Presupuestales, disposición relacionada con el principio general de Economía, señalándosele en consecuencia el incumplimiento del deber contenido en el numeral 3 del artículo 40 de la Ley 200 de 1995 y observación con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que la conducta observada no se repita.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA


NORMA VULNERADA Numeral 6º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 numeral 3 del artículo 40 de la Ley 200 de 1995, Ley 734 de 2002

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De manera respetuosa me permito que su despacho desvirtué la observación con incidencia disciplinaria, de acuerdo a las siguientes consideraciones: PRIMERO: En desarrollo de la etapa precontractual del contrato objeto de cuestionamiento, en calidad de gerente realice la convocatoria a veedores, el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato y, los estudios y documentos previos; documentos estos que fueron suscritos el primero de octubre de 2012 y donde se establece de manera clara y concreta que el objeto a contratar es el “suministro de 9962 fotocopias requeridas por la E.S.E Hospital Local de Sucre” es decir, en ninguno de estos documentos se establece o se indica que el suministro de fotocopias corresponda a los meses de julio, agosto y septiembre de 2012.






Página 20 de 82

SEGUNDO: El certificado de disponibilidad presupuestal No 12-00451 relacionado con el presente contrato fue expedido el 01 de octubre de 2012 … TERCERO: En el certificado de disponibilidad presupuestal del proceso contractual objeto de reproche, se cometió un error de digitalización al momento de su elaboración, pues se tomó como base al momento de su realización un formato preestablecido para los contratos de suministro y de manera involuntaria se dejó información del CP utilizado para otro contrato, en el del contrato objeto de reproche.

CUARTO: En relación con la cuenta de cobro es importante que tenga conocimiento, que la entidad hospitalaria recibió este documento el día 24 de octubre de 2012 junto con la factura expedida por el contratista y no en la fecha plasmada en el mencionado documento. Adicionalmente en esta cuenta de cobro se establece que por parte del contratista como detalle el suministro de 9962 fotocopias por valor de $1.165.554. QUINTO: En cuanto a la factura es importante que tenga conocimiento, que esta fue realizada por el contratista atendiendo el error involuntario cometido al momento de la realización de CP, ya que en el acta de entrega final y de liquidación se estableció de manera clara y concreta que la entidad hospitalaria recibe a entera satisfacción el suministro de 9962 fotocopias, tal y como quedo plasmado, en el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, en los estudios y documentos previos, en la minuta contractual y en acta de inicio. Ahora bien, dentro de mis funciones como gerente no existe la obligación de generar certificados de disponibilidad presupuestal o registros presupuestales, ya que esta obligación es única y exclusiva del funcionario técnico operativo de presupuesto de rentas y gastos. Bajo los anteriores argumentos, considero que si bien es cierto se presentó un error de digitación al momento de general el CP del presente contrato, no se omitió el cumplimiento de las normas y los procedimientos de carácter presupuestal aplicables por la E.S.E, ya que antes de adquirir el compromiso de carácter contractual, se contaba con el CDP No 12-00451 suscrito el 01 de octubre de 2012, el cual garantizo la existencia de la apropiación para atender este gasto y como requisito obligatorio para iniciar el proceso de selección del contratista. Finalmente la entidad hospitalaria plasmara en plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a que el funcionario encargado de realizar los certificados de disponibilidad presupuestal, tenga mayor cuidado al momento de general los mismos, con el fin de que no se vuelvan a presentar circunstancias que pongan en tela de juicio las actuaciones administrativas realizadas por la E.S.E Hospital Local de Sucre.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Revisada la respuesta allegada por el sujeto auditado, el equipo auditor considera pertinente hacer saber que los argumentos esbozados en la réplica presentada están desprovistos y son carentes de confiabilidad por cuanto son los hechos relacionados en el informe preliminar los que reflejan las conductas objeto de reproche, ejemplo de ello, lo son las inconsistencias del CDP de fecha 1 de octubre y la cuenta de cobro presentada por la contratista, aunado a ello la fecha en






Página 21 de 82

la que se suscribió el contrato, se suscribió acta de inicio y se presentó la cuenta de cobro que corresponde al mismo día. No obstante, el equipo auditor hace un análisis sistemático y en aplicación del principio general de la buena Fe, el cual establece que en todas las actuaciones que se adelanten están amparadas por la presunción de la buena fe, definido por la jurisprudencia “como aquel que exige a los particulares y a las autoridades públicas ajustar sus comportamientos a una conducta honesta, leal y conforme con las actuaciones que podrían esperarse de una “persona correcta (vir bonus)”. Así la buena fe presupone la existencia de relaciones reciprocas con trascendencia jurídica, y se refiere a la “confianza, seguridad y credibilidad que otorga la palabra dada”. Por consiguiente se DESVIRTUA la observación disciplinaria endilgada y se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que la entidad de estricto cumplimiento a la normatividad legal en materia contractual, en aras de evitar que se repitan los hechos observados por el equipo auditor. Observación de auditoría No. 09 Incumplimiento al manual de contratación interno.

Prestar servicios mantenimiento

equipos de computo 12/02/07 6.000.000

jeisson andres

vargas flores

22010104 Adquisicion y

mantenimiento del

sofware y harware

julian mauricio

pedraza santamaria DIRECTA

1

mes

Revisado el expediente contractual se observa incumplimiento al manual de contratación de la entidad conforme a las siguientes inconsistencias: 1. No se elaboró ACTO ADMINISTRATIVO QUE JUSTIFICARA LA CONTRATACION

tampoco los ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD que evidenciaran la necesidad a satisfacer mediante el proceso contractual incurriendo en la presunta

2. vulneración del principio de planeación. Al respecto, el Consejo de Estado, Sala de lo

Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente:

“…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato .ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc . v) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto .v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”.






Página 22 de 82

Por su parte la Procuraduría General de la Nación respecto de los estudios previos ha reiterado: Esta definición debe interpretarse de forma integral, frente a las

disposiciones ya enunciadas de la Ley 80 de 1993 y a los principios constitucionales que rigen la función pública, por lo cual debe entenderse como estudios previos aquellos análisis, documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o el manual interno que se aplique, en el caso de las entidades no gobernadas por el Estatuto”. 3. No existen soportes de ejecución que acrediten el cumplimiento del objeto contractual.

Por lo anterior, se establece OBSERVACIÓN con alcance DISCIPLINARIO para el señor JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA por desatender los procedimientos y normatividades de contratación interna sin justificación alguna, así mismo por el presunto incumplimiento al artículo 83 de la ley 1474 de 2011. Y observación con alcance ADMINISTRATIVO en aras de que se adopten correctivos.


PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVA JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente DISCIPLINARIA JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA Ex Gerente ESE.

NORMA VULNERADA Manual de Contratación Interno Principio de Planeación

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De manera respetuosa, me permito manifestar que actuó en calidad de gerente de la E.S.E Hospital Local de Sucre desde el 01 de abril de 2012 y que el contrato objeto de reproche en la presente observación fue iniciado, liquidado y cancelado antes de que tomara posesión del cargo; así las cosas, así las cosas, a través de correo electrónico obtuve la nueva dirección para correspondencia y fue así como finalmente se pudo hacer entrega efectiva de una copia integral del informe preliminar el día 11 de julio de 2014, según consta en la certificación expedida por la empresa PRONTO ENVIOS – GUÍA No. 138320191989. A la fecha el doctor PEDRAZA SANTAMARIA, no ha allegado documento para ser adjuntado a la réplica del informe preliminar de auditoría. Como evidencia de lo manifestado adjunto:

-Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 5 de 2014 en 2 folios. -Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 11 de 2014 en 2 folios. -Acta de posesión del señor JORGE YESID VARGAS ARIZA

De otra parte, la entidad hospitalaria, incluirá en el Plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a atender los procedimientos y los parámetros






Página 23 de 82

consagrados en el manual de la contratación de la E.S.E y las demás normas concordantes y relacionadas con la materia, con el fin de que situaciones como las descritas en la presente observación no ocurran con posterioridad en materia contractual.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el presunto responsable no ejerció su derecho de contradicción, pese haber sido notificado del presente hallazgo según lo manifestado y soportado por el actual gerente de la ESE JORGE YESID VARGAS ARIZA, el equipo auditor procede a CONFIRMAR hallazgo disciplinario, del cual se dará traslado a la autoridad competente, para los fines pertinentes.

Suministro combustible

ESE 12/02/16 6.000.000

Heliodoro Vargas

González

2202010104 suministro

combustible ambulancia

Julian Mauricio Pedraza

Santamaría

Directa 4 meses

Suministro combustibles

diferentes vehículos que conforman la

ESE

12/07/03 9.000.000 Heliodoro

Vargas González

2202010104 suministro

combustible ambulancia

Jorge Yesid Vargas Ariza

Directa 6 meses

Observación de auditoría No. 10 Deficiente seguimiento al objeto contractual Respecto a la ejecución del contrato se desconoce qué cantidad de combustible se suministró por parte del contratista a la entidad, pues no se evidencia ningún seguimiento ni control realizado por la supervisión a la ejecución del contrato denotando deficiencias en el cumplimiento de sus funciones, así mismo tampoco el número de vehículos a los que les fue suministrado. En este sentido, es deficiente la función que ejerce la supervisión, la deficiencia aludida se refleja no realizarse informes detallados, indicativo, estadístico: fecha, cantidad suministrada, valor, vehículo, etc. En aras de un correcto seguimiento y control al combustible se deberá realizar seguimiento mediante bitácoras de consumo de combustible garantizando la transparencia en la ejecución de recursos y la eficiencia de los mismos. Por lo anterior, se deja una observación administrativa para que se corrijan las deficiencias descritas respecto del ingreso y salida de combustible o gasto.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria en los contratos de suministro de combustible, designara a un funcionario en calidad de supervisor, quien será el encargado de llevar un control real del combustible entregado por el contratista a los conductores de los vehículos de propiedad de la E.S.E. De igual forma, el supervisor como evidencia






Página 24 de 82

de la correcta ejecución del objeto contractual realizara informes detallados, indicativo, estadístico: fecha, cantidad suministrada, valor, vehículo, etc. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el ente hospitalario acepta la observación realizada por el equipo auditor, se CONFIRMA el hallazgo para que sea incluida acción correctiva en plan de mejoramiento la cual será objeto de seguimiento por parte de esta territorial.

Asesoria Capacitacion Meci

12/07/14 4.000.000 Rober José

Arenas Usuaga

21010302 Jorge Yesid

Vargas Ariza

Directa 4 meses

Observando la ejecución del contrato se establece que el contratista realizo las actividades contratadas, se observa correcta ejecución mediante las evidencias y soportes de la misma anexados en el expediente contractual Observación de auditoría No. 11 Presunto daño patrimonial por sobrecosto en los items contratados .

MANTENIMIENT

O PLANTA FISICA

AREA FARMACIA

12/02/16 24.726.658 3C INGENIERIA

LTDA

2202010103

mantenimiento

infraestructura y

equipo hospitalario

JULIAN

MAURICIO

PEDRAZA

SANTAMARIA

DIRECTA 15

Dias

Analizada la documentación existente en la carpeta del contrato , el equipo auditor realiza las siguientes observaciones: 1. La entidad no realizo cotizaciones con el fin de establecer el presupuesto real de

obra.

2. No se observan dentro de la fase de planeación tampoco en los estudios previos, cuáles fueron las variables utilizadas para calcular el valor del contrato.

3. Del presupuesto presentado, se establece la existencia de presuntos sobrecostos en los siguientes ítem, los cuales superan en algunos casos el 40% del valor en los precios de mercado:

ITEM DESCRIPCION CANT

VALOR DEL CONTRATO/UNIDAD DE MEDIDA

VALOR CANCELADO

VALOR REAL DE MERCADO

VALOR PRECIO DE MERCADO

2.1 MAMPOSTERIA LADRILLO H-10 10.55

39,524

416,974

32,000

337,000

4.1 PINTURA KORAZA

A DOS MANOS 10.00

20,974

209,737

17,000

170,000

5.1 PUERTA VENTANA

EN ALUMINIO 1

1,100,000

1,100,000

780,000

780,000

7.1

PISO CERAMICA ANTIDESLIZANTE

0.30x0.30 16.42

49,979

782,413

32,000

545,440

7.2

ENCHAPE CERAMICO PARED

0.20X0.20 7.31

47,650

365,346

29,000

211,990






Página 25 de 82

10.1

ACOMETIDA GENERAL 3X4B

THW AWG 30.00

113,000

3,409,322

80,000

2,400,000

10.2 APAGADOR TRIPLE 1

206,927

206,927

110,000

110,000

10.6

TABLERO DISTRIBUIDOR

TRIFASICO 1

441,040

441,040

350,000

350,000

10.7 LAMPARAS 4X17W 6

191,063

1,146,375

105,000

630,000

TOTAL

8,078,134

5,534,430

De la relación anterior se observa una diferencia en precios por el orden de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y TRES MIL SETECIENTOS CUATRO PESOS ($2.543.704), suma que corresponde a presuntos sobre costos de precios en los ítem ejecutados.

4. En el acta de liquidación y conforme al presupuesto presentado por el contratista, le fueron pagados UN MILLON SEISCIENTOS DIECISIETE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS por concepto de INTEVNTORIA TECNICA; es decir el contratista cobro adicionalmente a la obra un porcentaje del 7% por interventoría al mismo contrato ejecutado por él.

5. Así mismo le fue cancelado p0or concepto de imprevistos la suma de UN MILLON VEINTISIETE MIL SESENTA Y OCHO PESOS ($1027.068) imprevistos que no fueron acreditados al momento de liquidación tal como se observa en acta de fecha 02 de marzo de 2012.

Conforme a la revisión documental efectuada y al análisis de precios de mercado de la región se establece la ocurrencia de presunto daño patrimonial , con ocasión al detrimento causado a la entidad hospitalaria por la gestión antieconómica, ineficaz e ineficiente Como resultado de los presuntos sobrecostos por valor de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y TRES MIL SETECIENTOS CUATRO PESOS ($2.543.704), así mismo el pago indebido efectuado por concepto de interventoría técnica al mismo contratista de la obra por valor de UN MILLON SEISCIENTOS DIECISIETE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS ($ 1.617.032) y reconocimiento de imprevistos sin el lleno de requisitos legales; en cuantía total de CINCO MILLONES CIENTO OCHENTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS CUATRO PESOS ($5.187.804). Para el Señor JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA ordenador del gasto y LILIANA CECILIA RODRIGUEZ BARRAGAN en calidad de contratista.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, DISCIPLINARIO Y FISCAL

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVA JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente DISCIPLINARIO Y FISCAL JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA Ex Gerente ESE FISCAL LILIANA CECILIA RODRIGUEZ BARRAGAN






Página 26 de 82

Contratista

CUANTIA $5.187.804

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De manera respetuosa, me permito manifestar que actuó en calidad de gerente de la E.S.E Hospital Local de Sucre desde el 01 de abril de 2012 y que el contrato objeto de reproche en la presente observación fue iniciado, liquidado y cancelado antes de que tomara posesión del cargo; así las cosas, en aras de no vulnerar el derecho de contradicción del Dr. JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA, como presunto responsable, le comunique mediante oficio del 04 de julio de 2014 enviado a través de PRONTO ENVIOS – GUIA No. 13830191966, la existencia de la observación No 05 descrita en el informe preliminar No 000072 del 13 de junio de 2014 emitido por la Contraloría General de Santander, esta comunicación fue devuelta a la entidad al establecerse que el Dr. PEDRAZA SANTAMARIA no residía en la dirección registrada en su hoja de vida; así las cosas, a través de correo electrónico obtuve la nueva dirección para correspondencia y fue así como finalmente se pudo hacer entrega efectiva de una copia integral del informe preliminar el día 11 de julio de 2014, según consta en la certificación expedida por la empresa PRONTO ENVIOS – GUÍA No. 138320191989. De igual forma, le notifique a la Dra. LILIANA CECILIA RODRIGUEZ BARRANGÀN, mediante oficio entregado el día 07 de julio de 2014 enviado a través de PRONTO ENVIOS – GUIA No. 13830191966, la existencia de la observación No 11 descrita en el informe preliminar No 000072 del 13 de junio de 2014 emitido por la Contraloría General de Santander. La correspondencia fue allegada de manera satisfactoria. A la fecha ni el doctor PEDRAZA SANTAMARIA, ni la señora RODRIGUEZ BARRAGAN, han allegado documento para ser adjuntado a la réplica del informe preliminar de auditoría. Adjunto:

-Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 5 de 2014 en 2 folios al Dr. Julián Pedraza. -Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 11 de 2014 en 2 folios al Dr. Julián Pedraza. -Oficio y certificación de no entrega a satisfacción del correspondiente envió de julio 07 de 2014 en 2 folios a la Dra. Liliana Rodríguez Pedraza. -Acta de posesión del señor JORGE YESID VARGAS ARIZA

De otra parte, la entidad hospitalaria, incluirá en el Plan de mejoramiento las acciones correctivas, tendientes a que en los contratos de obra pública, se realice un análisis minucioso y detallado de los precios de mercado, con el fin evitar la ocurrencia de un detrimento patrimonial por una gestión antieconómica, ineficaz e ineficiente.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el presunto responsable no ejerció su derecho de contradicción, pese haber sido notificado del presente hallazgo según lo manifestado y soportado por el actual gerente de la ESE JORGE YESID VARGAS ARIZA, el equipo auditor procede a CONFIRMAR los hallazgos disciplinario y fiscal, del cual se dará traslado a la autoridad competente, para los fines pertinentes. Contratación efectuada en la vigencia 2013 En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la HOSPITAL LOCAL DE SUCRE en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la






Página 27 de 82

Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad para la vigencia 2013 celebró la siguiente contratación:

RESUMEN CONTRATACION AÑO 2013

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

OBRA 3 $ 8.580.561

CONSULTORIA Y OTROS 1 $ 1.500.000

PRESTACIÓN DE SERVICIO 106 $333.873.033

SUMINISTRO 19 $ 105.823 033

Total 129 $449.777.474

Fuente: SIA Elaboró: Equipo Auditor

Muestra contractual vigencia 2013

Para la vigencia 2013 según reporte efectuado en el SIA , el Hospital Local de Sucre suscribió 129 contratos por valor total de $ 449.777.474, de los cuales se revisaron 27 contratos por valor de 198.777.474 que equivale al 44% del valor total contratado. A continuación se relaciona la muestra seleccionada que corresponden a Modalidad Directa, de los cuales se hará la respectiva observación solo de aquellos que presentaron deficiencias N° cto

(C) OBJETO DEL CONTRATO

(F) Fecha De Cto

(D) Valor Inicial

CONTRATISTA Rubro

Presupuestal SUPERVISO

R (C) Plazo

10 ASESORIA

CAPACITACION MECI

13/02/05 7,250,000 ANA YOLANDA ORTIZ

RAMIREZ

0320080101 Honorarios

Administrativos

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 5 meses

2 ELABORACION

PROYECTO APOYO DOTACION EQUIPOS

13/01/11 1,100,000 FUNDACION

PROCEDERES LTDA

0320080101 HONORARIOS

ADMINISTRATIVOS

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 20 dias

3

MANTENIMINETO PREVEDNTIVO

EQUIPOS BIOMEDICOS

13/01/25 8,000,000 ORLANDO ARIZA PEÑA

03210702 Mantenimiento

Hospitalario Bienes Operativo

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 11 meses

9

SUMINISTRO DE EQUIPO

AMNALIZADOR QUIMICA 50

MICROCUVETAS

13/02/04 6,107,856 JULIO CESAR SUARES

DIAZ

03210302 Compra de Equipo operativo

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 15 Dias

12 MANTENIMINETO

13 EQUIPOS DE COMPUTO ES

13/02/01 511,111 EDWAR FERNEY

MATEUS GALEANOL

03210704 hospitalario

servicios operativo

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 7 dias

13

SUMINISTRO Y RECARGA TONNER MANTENIMIENTO FOTOCOPIADORA

13/02/04 3,000,000 MANUEL FELIPE

MAYORGA MONSALVE

03210702 Adquisición y

Mantenimiento del Software y Haware

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 6 meses

29 REMODELACION CENTRO SALUD

SABANA 13/02/11 6,750,000 EFRAIN QUIROGA


Hospitalario operativo

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 3 meses

32 SUMINISTRO

PAPELRIA IMPRESA ESE

13/02/20 5,000,000 HUGO CASTAÑEDA

PINZON

03210904 impresos y

publicaciones servicios

operativos y 03210903 impresos y

publicaciones servicios

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 6 meses






Página 28 de 82

administrativos

38 SUMINISTRO UTILES

DE OFICINA Y PAPELERIA

13/02/25 719,000 NELLY MARIN MARIN 03210601 Materiales

Administrativos

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 2 dias

41

SUM MEDICAMENTOS

MATERIAL MEDICOQUIRURGIC

O


DIAZ

032500101 Bienes productos

farmacéuticos, 03250102 servicios

para material médico Quirúrgico, 03250104 servicio

material de laboratorio

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 6 meses

47

RECOGER RESIDUOS PELIGROSOS

HOSPITALARIOS ENTRAGDOS POR LA

ESE PARA SU RESPECTIVO

TRATAMIENTO DE SANDESOL

13/03/08 4,000,000 SANDESOL S.A E.S.P. 03219101 Residuos

Hospitalarios Sólidos y Similares

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

8 meses

50

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA

LOD DIFERENTES BEHICULOS QUE CONFORMAN EL

PARQUE AUTOMOTOR DE LA

ESE

13/03/18 12,000,000 HELIODORO VARGAS

GONZALEZ

03210602 Materiales operativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

5 meses

87

SUMINISTRO DE PAPELERIA

NECESARIA PARA EL BUEN

FUNCIONAMIENTO DE LA ESE

13/05/24 1,414,000 NELLY MARIN MARIN

03210601 denominado Materiales

administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

1 mes

127

MANTENIMINETO Y ACCESORIS EQUIPO

MEDICO CENTRIFUGA

ENCUBADORA ESE

13/08/20 2,234,000 JUAN CARLOS NIÑO

CAMARGO

03210701 mantenimiento

hospitalario bienes administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

1 mes

120

MANTENIMINETO CORRECTIVO IMPRESORA RECARGA DE

TONNER

13/07/25 285,963 FERMAC

TELECOMUNICACIONES S.A.S


Hospitalario Bienes Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

26 dias

132 SUMINISTR54O COMBUSTILBE

AMBULANCIAS ESE 13/09/04 14,000,000

HELIODORO VARGAS GONZALEZ

03210702 denominado Mant Hospitalario Bienes

operativos

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 4 mese

155


REQUERIA PARA EL BUEN




administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

1 dia






Página 29 de 82

164

SUMINISTRO DE PAPELERIA,

ARTICULOS DE OFICINA Y

DOTACION A FUNCIONARIOS QUE DEVENGAN MENOS DE DOS SALARIOS

MINIMOS

13/11/18 5,140,900 FUNDACION LUZ

ADMIRABLE

0320030110 Otros Gatos en Servicios

Personales, 0320030210 otros

gastos servicios personales, 03210601 Materiales

Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

12 dias

170

SUMINISTRO DE VIVERES PARA

REFRIGERIOS DE BRGADA DE SALUD

EN UNION NARANJITO Y ARALES DEL

MUNICIPIO DE SUCRE

13/12/01 295,400 OSCAR JAVIER

GONZALEZ FRANCO

0850020102 Materiales y Suministro

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

26 dias

172

SUMINISTRO DE TONER, FUENTE DE

PODER Y MEMORIAS PARA EL BUEN

FUNCIONAMIENTO LOS EQUIPOS DE

COMPUTO

13/12/15 510,044 FERMAC


03210302 denominado

Compra de Equipo Operativo

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

5 dias

174





administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

15 dias

42 SUMINISTRO MATE

CONSTRUCCION 13/02/08 5,000,000

AGUSTIN ARIZA MARIN

03210602 Materiales operativos

JORGE YSID VARGAS

ARIZA 4 mese

87

PRESTAR LOS SERVICIOS DE

MANTENIMINENTO Y ADECUACION

SALA DE PARTOS AREA TOMA DE

CITOLOGIAS ARREGLO FUGA DE AGUAS Y PINTADA

DE PUERTAS

13/05/12 1,230,561 EFRAIN QUIROGA


Hospitalario Bienes operativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

2 mese y 18 dias

90

PRESTACION SERVICIOS APOYO

ACTIVIDADES REGISTRO Y

ELABORACION ARCHIVOS PLANOS

,SISTEMA DE INFORMACION DE

PRECIOS DE MEDICAMENTOS (SISMED) ANTE LA PAGINA VIRTUAL MINISTERIO DE

PROTECCION SOCIAL

13/05/27 4,000,000 FUNDACION PARA EL

DESARROLLO DE COLOMBIA

0320080101 Honorarios

Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

7 mese

106

MANTENIMIENTO Y ADECUACION INSTALACION LAVAMANO

ODONTOLOGIA Y PINTURA

13/07/02 1,538,212 EFRAIN QUIROGA


Hospitalario bienes Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

2 mese

98

SUMINISTRO EQUIOS DE OFICINA NECESARIOS PARA

EL BUEN FUNCIONAMIENTO

ESE

13/07/01 1,350,000 FERMAC



Hospitalario Bienes Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

1 mes






Página 30 de 82

167

APOYO PARA LA DOTACION DE

EQUIPOS DESTINADOS A OPTIMIZAR LA CALIDAD EN LA PRESTACION DE

SERVICIOS

13/12/05 90,000,000 DIAGNOSTIMEDICOS Y

DROGAS LIMITADA

05320701 adquisicion y / o produccion de

equipos, materiales,

suministros, y servicios propios

del sector

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

15 dias

TOTAL

$198.789.24

7

Conforme al procedimiento interno de revisión, el equipo auditor reviso todos los contratos contenidos en la presente muestra correspondiente a la vigencia 2013; a continuación se relacionan los contratos que presentaron deficiencias a fin de que el ente auditado se pronuncie y ejerza su derecho de contradicción, así mismo para que se adopten los correctivos necesarios: Observación de auditoría No. 12 La entidad no elaboró estudios previos adecuadamente, toda vez que se aplican formato preestablecido para todas las contrataciones.

47

RECOGER RESIDUOS PELIGROSOS

HOSPITALARIOS ENTRAGDOS POR LA ESE

PARA SU RESPECTIVO TRATAMIENTO DE

SANDESOL

13/03/08 4,000,000 SANDESOL S.A E.S.P.

03219101 Residuos

Hospitalarios Sólidos y Similares

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 8

meses

Los estudios previos de la contratación realizada por la entidad durante la vigencia 2013 corresponden en su mayoría a la existencia de formatos preestablecidos, los cuales no reflejan la existencia de un estudio real de necesidad y conveniencia sino el cumplimiento de un formalismo que no le está aportando beneficio alguno al deber de planeación contractual que debe cumplir el ente hospitalario. Como consecuencia de lo anterior, se observó en el presente contrato que el alcance del objeto contractual y las obligaciones del contratista detalladas en el referido documento, en nada tiene que ver con el objeto contractual descrito, toda vez que son idénticos a los establecidos en el contrato del MECI, del Asesor Jurídico entre otros. La importancia de los estudios previos en la fase de planeación va más allá de un simple formalismo documental y no corresponde a un capricho del legislador sino que cumple una función específica de organizar y orientar el proceso contractual a la misión institucional y los fines esenciales del estado, como fin último de la contratación estatal. Por ello los diferentes estamentos han reiterado la esencia de los mismo; El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente:“…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades

oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de

selección…” Asi mismo, la Procuraduría General de la Nación al respecto ha sostenido: “El principio de planeación busca garantizar que la escogencia de los

contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…).






Página 31 de 82

(…) La finalidad de las exigencias contenidas en los numerales 7 y 12 citados es que las entidades estatales, con antelación a la apertura del proceso de selección, o a la celebración del contrato, según el caso, tengan previamente definida la conveniencia del objeto a contratar, la cual la reflejan los respectivos estudios (técnicos, jurídicos o financieros) que les permitan racionalizar el gasto público y evitar la improvisación, de modo que, a partir de ellos, sea posible elaborar procedimientos claros y seguros que en el futuro no sean cuestionados. Su observancia resulta de suma importancia, en la medida que el desarrollo de una adecuada planeación permite proteger los recursos del patrimonio público, que se ejecutarán por medio de la celebración de los diferentes contratos”.

Conforme a lo anterior se plasma OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO, no sin antes advertir que la reincidencia en la conducta descrita dará lugar a sanciones, lo anterior a fin de que la entidad asuma con responsabilidad la fase de planeación contractual y proceda a elaborar adecuada y técnicamente los estudios previos, de manera tal que se dé cumplimiento allí a la voluntad del legislador, que no es otra que la de buscar la correcta utilización de los recursos públicos a través de la contratación que efectúan las entidades dirigida a satisfacer necesidades reales en cumplimiento de la misión institucional la cual ha sido plasmada previamente en los estudios de necesidad y conveniencia.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria incluirá en el Plan de Mejoramiento acciones correctivas, tendientes a que se realicen estudios de necesidad y conveniencia adecuados y coherentes a las necesidades que se pretenden satisfacer y bajo los lineamientos contenidos en el artículo 7 del Acuerdo No 006 del 23 de noviembre de 2011 o en el nuevo manual de contratación que adopte la E.S.E Hospital Local de Sucre. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el ente auditado acepta la observación realizada por el equipo auditor, se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que se objeto de acción correctiva inmediata y se incluya en plan de mejoramiento para el respectivo seguimiento por esta territorial. Observación de auditoría No. 13 No existe recibo a satisfacción del responsable del área de equipos biomédicos a los cuales le fue efectuado el mantenimiento.

3 MANTENIMINETO

PREVEDNTIVO EQUIPOS BIOMEDICOS

13/01/25 8,000,000 ORLANDO

ARIZA PEÑA


Hospitalario Bienes Operativo

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

11 meses

127


MEDICO CENTRIFUGA ENCUBADORA ESE

13/08/20 2,234,000 Juan Carlos

Niño Camargo


hospitalario bienes

administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

1 mes

Salvo la observación anteriormente realizada, la fase precontractual se encuentra ajustada al manual de contratación.






Página 32 de 82

Revisada la fase de ejecución no se observa que la prestación del servicio de

mantenimiento de equipos biomédicos haya sido recibida a satisfacción por el profesional responsable del equipo médico, quien es la persona idónea para acreditar que el servicio fue requerido por su área y que el mismo fue prestado por el contratista. Conforme a lo anterior se establece observación con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que el mantenimiento de equipos biomédicos sea recibido por el profesional responsable del equipo médico en las hojas de vida de los equipos y en la respectiva orden de mantenimiento. Se observa presunto incumplimiento de ley 1562 de 2012, por cuanto en la planilla de aportes al sistema de seguridad social, el contratista no cumplió con sus aportes al sistema de riesgos laborales conforme lo estableció la referida ley en su artículo 2 que reza: “Modifíquese el artículo 13 del Decreto-ley 1295 de 1994, el cual

quedará así: Artículo 13. Afiliados. Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales: a) En forma obligatoria: 1. Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante ! contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de

tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación”. De lo anterior se observa un eventual incumplimiento a lo normado por el articulo 50 ley 789 de 2002 que establece: “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán

verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.”

Por lo expuesto se establece observación con alcance DISCIPLINARIO para el ordenador del gasto por el incumplimiento a la normatividad referida anteriormente.



NORMA VULNERADA Art 50 Ley 789 de 2002, Art. 2 Ley 1562 de 2012

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La entidad hospitalaria será más cuidadosa al momento de realizar el seguimiento de los contratos que tienen por objeto la prestación del servicio de mantenimiento de equipos biomédicos y, exigirá que los supervisores verifiquen directamente con los responsables del equipo médico, que el servicio contratado se haya ejecutado en debida forma. Por otra parte, es importante indicar que en el contrato No 127 suscrito el 13 de agosto de 2013, en virtud del artículo 23 del Decreto 1703/2002 y el No 01 del artículo 13 de la Ley 1562 de 2012, el contratista no tenía la obligación de realizar aportes al sistema de seguridad social integral; no obstante lo anterior, realizó pagos por dicho concepto como se observa en la planilla de pago que adjunto. (01 folio).






Página 33 de 82

Ahora bien, en relación con el contrato No 03 suscrito el 25 de enero de 2013, por valor de $8.000.000 suscrito con Orlando Ariza Peña, después de realizar un análisis a las planillas adjuntas al expediente contractual, se observa que por falta de experiencia y de manejo en los temas de la seguridad social integral, se cometió un error involuntario al no verificar en las planillas allegadas por el contratista y que reposan en el expediente contractual, que esté (el contratista) efectuara los aportes del sistema de riesgos profesionales. En lo referente al presunto incumplimiento de la ley 1562 de 2012, con relación a la planilla de aportes al sistema de seguridad social, en la cual su entidad precisa el contratista no cumplió con los aportes al sistema de riesgos laborales conforme lo establecido en la ley, me permito precisar que si el contratista no es ORLANDO ARIZA PEÑA, sino la firma ASPROV S.A.S. representada legalmente por el señor ORLANDO ARIZA PEÑA, quien fue la firma ejecutora de los contratos auditados. En razón a ello, a quien le competía acreditar el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, era a dicha firmacontratista, a quien se le exigieron dichos documentos desde el momento de la suscripción del contrato y quien a través de su Representante Legal manifestó que no tenía nómina directa a cargo de la entidad porque las personas que contrataban para ejecutar su objeto social, no eran vinculados por nómina, sino por contrato de prestación de servicios profesionales cada vez que se requería, lo cual demostró con su declaración de renta y estados financieros. En razón a ello, y con el ánimo de formalizar la documentación exigida, se le solicitó que aportara la seguridad social del Representante Legal de la firma, quien ejerce tal condición, pero quien no tiene suscrito ningún tipo de contrato con la firma APROV S.A.S., porque él mismo no presta ningún servicio de manera directa, para la ejecución de su objeto social y dentro de los estudios previos, no se le exigió que aportara el pago de seguridad social integral de las personas que ellos vinculan directamente para prestar sus servicios. En consecuencia, considero que no hubo falta de cuidado y diligencia, toda vez que la entidad contratista durante la vigencia del contrato, no tenía personal vinculado a nomina que le obligara a hacer dichas afiliaciones y dichos pagos. Finalmente de manera respetuosa, solicito que su despacho tenga en consideración que el artículo 5 de la Ley 734 de 2002 establece que la falta es antijurídica cuando afecte el deber funcional sin justificación alguna y el artículo 13 ibídem, dispone que las faltas sólo son sancionables a título de dolo o culpa, lo cual significa que el juicio disciplinario no se agota en demostrar la realización objetiva de una conducta contraria a derecho, sino que es requisito necesario establecer la ausencia de justificación en la realización de su conducta y la imputación subjetiva, toda vez que se entiende que la ilicitud sustancial implica que se haya desconocido no solo el ropaje jurídico del deber, sino también la razón de ser que el mismo tiene en un Estado social y democrático de derecho, o lo que es mejor, no basta con que se quebrante formalmente un deber, sino que se requiere que se haya cuestionado la funcionalidad del mismo o su razón de ser. De acuerdo a lo expuesto, solicito que se desvirtué la observación de índole disciplinaria. La entidad contratante incluirá en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que se hagan necesarias para que situaciones como las plasmadas en la presente observación no ocurran a futuro en materia contractual.






Página 34 de 82

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se acepta los argumentos expuestos por el ente auditado, por ende se DESVIRTUA la observación disciplinaria endilgada, no obstante se confirma hallazgo administrativo a fin de que la entidad adopte correctivos inmediatos en aras de evitar la ocurrencia de conductas disciplinables. Observación de auditoría No. 14 Contrato sin liquidación

90

prestacion servicios apoyo actividades

registro y elaboracion archivos planos

,sistema de informacion de precios de

medicamentos (sismed) ante la pagina virtual

ministerio de proteccion social

13/05/27 4,000,000 fundacion para el

desarrollo de colombia

0320080101 honorarios

administrativos

jorge yesid vargas ariza

7 meses

En contrato fue suscrito e iniciado el día 27 de mayo de 2013, en al acta de inicio se fijó como fecha de terminación el día 27 de diciembre de 2013 , revisado el expediente contractual, el equipo auditor observo que a febrero de 2014 solo se ha efectuado un pago según comprobante de egreso del 16 de julio de 2013. En la fase de ejecución que reposa en la carpeta del contrato salvo el comprobante de egreso mencionado no hay soportes de ejecución desde mayo, se desconoce si el contratista está cumpliendo o no con el objeto contractual y las actividades contratadas. Por lo anterior, se plasma observación administrativo a fin de que la entidad realice un proceso de verificación y evaluación de cumplimiento del objeto contractual y proceda a efectuar la liquidación dejando constancia de las salvedades a que haya lugar y declaratorias a paz y salvo. Esto con el fin de evitar futuras reclamaciones en contra de la entidad.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

Se realizara la liquidación de los contratos suscritos por la entidad hospitalaria, atendiendo los parámetros contenidos en el artículo 22 del Acuerdo No 006 del 23 de noviembre de 2011 o en el nuevo Manual de contratación que la Junta directiva de la E.S.E Hospital Local de Sucre adopte.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se acepta los argumentos expuestos por el ente auditado, por ende se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que la entidad adopte correctivos inmediatos en aras de evitar la futuras reclamaciones.






Página 35 de 82

Observación de auditoría No. 15 Indebida planeación y afectación al principio de economía en la adquisición de productos, equipos y materiales varios (quirúrgicos, papelería, aseo, medicamentos etc…)

13

SUMINISTRO Y RECARGA TONNER MANTENIMIENTO FOTOCOPIADORA

13/02/04 3,000,000 MANUEL FELIPE

MAYORGA MONSALVE

03210702 Adquisición y

Mantenimiento del Software y

Haware

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 6 meses

120

MANTENIMINETO CORRECTIVO IMPRESORA RECARGA DE

TONNER

13/07/25 285,963 FERMAC



Hospitalario Bienes

Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 26 dias

172

SUMINISTRO DE TONER, FUENTE DE

PODER Y MEMORIAS PARA EL BUEN

FUNCIONAMIENTO LOS EQUIPOS DE

COMPUTO

13/12/15 510,044 FERMAC


03210302 denominado Compra de

Equipo Operativo

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 5 dias

127


MEDICO CENTRIFUGA

ENCUBADORA ESE

13/08/20 2,234,000 JUAN CARLOS NIÑO

CAMARGO


hospitalario bienes

administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 1 mes

41

SUM MEDICAMENTOS



DIAZ

032500101 Bienes

productos farmacéuticos,

03250102 servicios para

material médico

Quirúrgico, 03250104

servicio material de laboratorio

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 6 meses

9

SUMINISTRO DE EQUIPO

AMNALIZADOR QUIMICA 50

MICROCUVETAS


DIAZ

03210302 Compra de

Equipo operativo

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 15 Dias

3

MANTENIMINETO PREVEDNTIVO

EQUIPOS BIOMEDICOS

13/01/25 8,000,000 ORLANDO ARIZA PEÑA


Hospitalario Bienes

Operativo

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa

41

SUM MEDICAMENTOS


13/01/10 18.177,000 JULIO CESAR SUARES

DIAZ

032500101 Bienes

productos farmacéuticos,

03250102 servicios para

material médico

Quirúrgico, 03250104

servicio material de laboratorio

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 6 meses






Página 36 de 82

155






administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 1 dia

164

SUMINISTRO DE PAPELERIA,

ARTICULOS DE OFICINA Y DOTACION

A FUNCIONARIOS QUE DEVENGAN MENOS DE DOS

SALARIOS MINIMOS

13/11/18 5,140,900 FUNDACION LUZ

ADMIRABLE

0320030110 Otros Gatos en

Servicios Personales, 0320030210 otros gastos

servicios personales, 03210601 Materiales

Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 12 dias

174





administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 15 dias

87


NECESARIA PARA EL BUEN




administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 1 mes

38 SUMINISTRO UTILES

DE OFICINA Y PAPELERIA


Administrativos

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 2 dias

Se evidenció proliferación de contratos con mismo objeto contractual; por consiguiente y en virtud del principio de planeación el ente Hospitalario deberá al inicio de la vigencia previa elaboración del plan de compras proceder a efectuar la contratación para la adquisición de bienes y servicios que cubran las necesidades de la vigencia, evitando al máximo caer en improvisación que afecten la gestión administrativa. En conclusión, la falta de planeación afecta la eficiencia y eficacia de la entidad toda vez que al realizar un sin número de contratos a diario además de evidenciar deficiencias en la gestión de la entidad implica un desgaste administrativo que conllevan a una eventual gestión anti-eficaz y antieconómica. Por lo anterior y en aras de dar cumplimiento a los principios de planeación y economía, la ESE Hospital Local de Sucre deberá elaborar un plan de adquisiciones serio, preciso de manera que refleje las necesidades reales y aminore las improvisaciones en materia contractual en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 1510 de 2013; así mismo se requiere de un esfuerzo administrativo coordinado entre las áreas de contratación, misional y presupuestal para que planifiquen la adquisición de medicamentos, equipos de laboratorio, material médico quirúrgico, productos farmacéuticos, suministro de oxígeno, homeopáticos, papelería, y combustible entre otros, de manera tal que en un solo contrato se logre contratar la adquisición de los bienes y servicios requeridos para la toda la vigencia, sin perjuicio y salvo los imprevistos a que haya lugar (excepcionalmente). Por lo expuesto se le da a la presente observación un alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se dé cumplimiento al plan de adquisiciones anual y correcta planificación para la adquisición de bienes y servicios , por consiguiente se deberán






Página 37 de 82

adoptar las medidas correctivas en plan de mejoramiento a suscribir el cual será objeto de seguimiento en la próxima auditoria.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

La entidad hospitalaria realizara el plan de compras o plan anual de adquisiciones, de acuerdo a lo contemplado en la norma vigente y, tomara las medidas necesarias

para realizar la adquisición de bienes y servicios que cubra las necesidades de toda la vigencia fiscal de la E.S.E, en un número reducido de procesos contractuales.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se acepta los argumentos expuestos por el ente auditado, por ende se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que la entidad adopte correctivos inmediatos y se incluya en plan de mejoramiento para el respectivo seguimiento por parte de esta territorial. Observación de auditoría No. 16 Incumplimiento al artículo 6 ley 1106 de 2006

106

MANTENIMIENTO Y ADECUACION INSTALACION LAVAMANO

ODONTOLOGIA Y PINTURA

13/07/02 1,538,212 Efrain

Quiroga


Hospitalario bienes

Administrativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 2

mese

87

PRESTAR LOS SERVICIOS DE

MANTENIMINENTO Y ADECUACION SALA DE PARTOS AREA TOMA

DE CITOLOGIAS ARREGLO FUGA DE

AGUAS Y PINTADA DE PUERTAS

13/05/12 1,230,561 EFRAIN

QUIROGA


Hospitalario Bienes operativos

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

Directa 2

mese y 18 dias

29 REMODELACION CENTRO SALUD

SABANA 13/02/11 6,750,000

EFRAIN QUIROGA


Hospitalario operativo

JORGE YSID

VARGAS ARIZA

Directa 3

meses

0 mantenimiento planta

fisica area farmacia 12/02/16 24726658

3 c ingenieria

LTDA

2202010103 mantenimiento infraestructura y

equipo hospitalario


santamaria

DIRECTA 15

Dias

La ESE durante la vigencia 2012 celebró 1 contratos de obra por un valor de $24,726.658 y en la vigencia 2013 celebró 3 contratos por valor de 9,518,773. en el proceso de revisión se evidencia que la Entidad no efectuó la retención del 5% correspondiente a la contribución especial en contratos de obra, gravamen establecido en la ley 1106 de 2006 así: “ Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición” .






Página 38 de 82

Conforme a la normatividad citada, la Entidad Pública contratante que para este caso es la ESE debía descontar al momento del pago el cinco por ciento (5%) del valor en cada una de las cuenta, toda vez que la Ley 1106 de 2006 impone un gravamen de carácter general que no realiza distinciones y tampoco excepciones expresas al cumplimiento de la misma, precisando que estarán sometidas al pago de la citada contribución todas aquellas personas que contraten con entidades estatales, teniendo como objeto el contrato de obra pública. Por su parte la Dirección de Impuestos y Aduanas mediante concepto DIAN 062812 de fecha 30-08-2010 mediante consulta radicada bajo el número 49117 de 17/06/2010 conceptuó lo siguiente:

“Respecto a la pregunta, si los contratos de mantenimiento celebrados por las Empresas sociales del estado con personas naturales o jurídicas se encuentran sometidos a la contribución especial consagrada en el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. Estima el Despacho. El artículo 6 de la Ley 1106 de 2006 establece:"El artículo 37 de la Ley 782 de 2002, quedará así: Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición…". El hecho generador de la contribución lo constituye la suscripción o la adición de contratos de obra pública con entidades de Derecho Público; el sujeto activo corresponde a la Nación, Departamento o Municipio según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante y el sujeto pasivo la persona natural o jurídica que suscribe el contrato de obra pública con la entidad de derecho público. Si bien el texto de la norma no incluyó una definición especial de obra pública, esta circunstancia no viola los principios de legalidad y certeza del tributo por cuanto es determinable a partir de ella. Al respecto la H Corte Constitucional mediante Sentencia C-1153 de noviembre 26 de 2008, Magistrado Ponente: Marco Gerardo Monroy Cabra, al examinar si la norma define o no en forma precisa el hecho gravado manifestó: “… 4.5. . . ."/ Ahora bien, ciertamente la disposición no precisa en su mismo texto qué cosa es una obra pública, de donde la demanda echa mano para afirmar que el legislador desconoció los principios de legalidad y certeza del tributo. La Corte admite que existe cierto grado de impresión en la definición del hecho gravado, pero estima que esta circunstancia no llega a configurar un vicio de inconstitucionalidad, pues esta imprecisión no deriva en una falta de claridad y certeza insuperable. Lo anterior, puesto que a pesar de que uno de los elementos del hecho gravado -la noción de obra pública- no aparece definido o determinado expresamente en la norma, es determinable a partir de ella, según pasa a verse: El estatuto general de contratación administrativa -Ley 80 de 1993- tiene el siguiente objeto, definido en su primer artículo: "La presente ley tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales". ( . . . ) Como puede verse, el estatuto de contratación administrativa define el contrato de obra a partir de elementos subjetivos, es decir de criterios que atienden a la calidad de los sujetos contratantes y no al objeto del contrato, pues claramente indica que






Página 39 de 82

"son contratos de obra los que celebren las entidades estatales…". Es decir, el elemento esencial que define la presencia de un contrato de esta naturaleza es que sea celebrado por una entidad estatal. De otro lado, la norma ahora acusada impone un gravamen tributario a las personas que suscriban contratos de obra pública con "entidades de derecho público", o celebren adiciones a los mismos. ( . . . ) Así pues, el Estatuto de contratación dice que "son contratos de obra los que celebren las entidades estatales"; y la norma acusada afirma que "todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público" deberán pagar la contribución en ella regulada. De lo que se infiere que los contratos de obra pública a que alude la disposición acusada no pueden ser sino los mismos contratos de obra (simplemente de obra) a que se refiere el artículo 32 del Estatuto de contratación administrativa, toda vez que por el sólo hecho de ser suscritos "con entidades de derecho público", caen dentro de esa categoría jurídica por expresa disposición legal…" (Negrillas y subrayas fuera del original.) En ese orden de ideas, el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 tiene como única finalidad precisar la definición de contrato de obra pública frente al hecho gravable de la contribución, lo que bajo ningún supuesto implica que se limite la aplicación de la contribución exclusivamente a las entidades de derecho público sujetas al estatuto general de contratación. En conclusión, para efectos de la contribución especial se entenderá como contrato de obra pública la definición dada por el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. “…1o. Contrato de Obra. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago…" Ahora bien, la Ley 489 de 1998 en el artículo 68 dispone: "Son entidades descentralizadas del orden nacional, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades públicas y las sociedades de economía mixta, las superintendencias y las unidades administrativas especiales con personería jurídica, las empresas sociales del Estado, las empresas oficiales de servicios públicos y las demás entidades creadas por la ley o con su autorización, cuyo objeto principal sea el ejercicio de funciones administrativas, la prestación de servicios públicos o la realización de actividades industriales o comerciales con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Como órganos del Estado aun cuando gozan de autonomía administrativa están sujetas al control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual están adscritas. (Negrillas fuera de texto) El artículo 194 de la Ley 100 de 1993 dispuso: "La prestación de servicios de salud en forma directa por la nación o por las entidades territoriales, se hará principalmente a través de las Empresas Sociales del Estado, que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la Ley o por las asambleas o concejos, según el caso, sometidas al régimen jurídico previsto en este capítulo”. (negrillas fuera de texto) Adicionalmente, el artículo 195 de la Ley 100 de 1993 determinó el régimen jurídico de las Empresas Sociales de Salud y en su numeral 9 expreso:“ …Para efectos de






Página 40 de 82

tributos nacionales se someterán al régimen previsto para los establecimientos públicos." De las normas trascritas se puede concluir que las empresas sociales del estado son entidades de derecho público descentralizadas que conservan dicha naturaleza jurídica con independencia del régimen contractual que las rige y que para efectos de tributos de carácter nacional se asimilan a los establecimientos públicos.

En consecuencia, los contratos de mantenimiento catalogados como de obra pública en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 que celebren las empresas sociales del estado con personas naturales o jurídicas se encuentran sometidos a la contribución especial consagrada en el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006, que modificó el artículo 37 de la Ley 882 de 2002, y para esos efectos, la entidad pública contratante debe descontar el 5% del valor del anticipo, si lo hubiere, y de cada cuenta que cancele al contratista.

En consecuencia la entidad no realizó la retención de los contratos de los referidos contratos de obra correspondiente a la suma de UN MILLÓN SETECIENTOS DOCE MIL DOSCIENTOS SETENTA PESOS ($1.712.270), dineros dejados de ingresar al tesoro municipal para el fomento de la seguridad y convivencia ciudadana. De acuerdo a la contratación de obra reportada se establece un presunto daño patrimonial en cuantía de UN MILLÓN SETECIENTOS DOCE MIL DOSCIENTOS SETENTA PESOS ($1.712.270), dineros dejados de percibir por el tesoro Municipal con ocasión a al deber que tiene el funcionario pagador de actuar como agente retenedor. En consecuencia y de conformidad con lo previsto en el artículo 370 del E.T que prescribe responsabilidad solidaria entre el agente retenedor y el contribuyente, se le da a la presente observación un alcance administrativo, disciplinario y fiscal por el presunto detrimento patrimonial ocasionado en cuantía de UN MILLÓN SETECIENTOS DOCE MIL DOSCIENTOS SETENTA PESOS ($1.712.270) para los Señores JORGE YESID VARGAS ARIZA POR VALOR DE $ 475,938 y para JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA por valor de $1.236.000.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, FISCAL Y DISCIPLINARIO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVA , FISCAL Y DISCIPLINARIO JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente FISCAL Y DISCIPLINARIO JULIAN M. PEDRAZA SANTAMARIA Ex Gerente

NORMA VULNERADA Art. 6 Ley 1106 de 2006, Ley 734 de 2002, Art 6 de la Ley 610 de 2000

CUANTIA $1.712.270

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De manera respetuosa, me permito manifestar que actuó en calidad de gerente de la E.S.E Hospital Local de Sucre desde el 01 de abril de 2012 y que el contrato






Página 41 de 82

objeto de reproche en la presente observación fue iniciado, liquidado y cancelado antes de que tomara posesión del cargo; así las cosas, así las cosas, en aras de no vulnerar el derecho de contradicción del Dr. JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA, como presunto responsable, le comunique mediante oficio del 04 de julio de 2014 enviado a través de PRONTO ENVIOS – GUIA No. 13830191966, la existencia de la observación No 05 descrita en el informe preliminar No 000072 del 13 de junio de 2014 emitido por la Contraloría General de Santander, esta comunicación fue devuelta a la entidad al establecerse que el Dr. PEDRAZA SANTAMARIA no residía en la dirección registrada en la hoja de vida; así las cosas, a través de correo electrónico obtuve la nueva dirección para correspondencia y fue así como finalmente se pudo hacer entrega efectiva de una copia integral del informe preliminar el día 11 de julio de 2014, según consta en la certificación expedida por la empresa PRONTO ENVIOS – GUÍA No. 138320191989. A la fecha el doctor PEDRAZA SANTAMARIA, no ha allegado ningún tipo de documento para ser adjunto a la réplica del informe preliminar de auditoría. Por otra parte, de manera respetuosa solicito que se desvirtúen los hallazgos de tipo disciplinario y fiscal, que me han sido imputados en el informe preliminar No 000072 del 2014, bajo las siguientes consideraciones: Una vez concluido el análisis de los anteriores contratos, debo manifestar: 1) En la entidad hospitalaria no existe un acto administrativo por medio del cual se establezca que la E.S.E Hospital Local de Sucre, se acoge a la obligación de realizar los descuentos por concepto del fondo de seguridad ciudadana en los contratos de obra pública. 2) La labor de verificar los descuentos a realizar a las personas naturales y jurídicas que contratan con la entidad hospitalaria, no es función del gerente de la entidad hospitalaria sino del funcionario encargado de generar los comprobantes de egreso de cada uno de los procesos contractuales suscritos por la E.S.E Hospital Local de Sucre.

A pesar de lo anterior y, en aras de subsanar cualquier tipo de falla administrativa adjunto constancia del pago por valor de cuatrocientos setenta y cinco mil novecientos treinta y ocho pesos m/cte ($475.938) realizado en el Banco Agrario de Colombia, recibido por la alcaldía de sucre (oficina de tesorería y recaudación), con el comprobante de ingreso No. mi 14-00599, se canceló los valores dejados de descontar por los contratos suscritos en mi vigencia los cuales son; 1) de mantenimiento y adecuación, instalación lavamanos, odontología y pintura, 2) Prestar los servicios de mantenimiento y adecuación sala de partos, área de citologías arreglo fuga de agua y pintada de puertas, y por último la remodelación centro de salud sabana, a la cuenta del fondo de seguridad ciudadana del municipio, documentos estos que evidencian que se realizó a la tesorería del municipio de Sucre, el pago correspondiente al fondo de seguridad ciudadana por concepto de los tres contratos relacionados en la presente observación, los cuales fueron suscritos por mí, durante la vigencia 2013. Finalmente, la entidad hospitalaria en el plan de mejoramiento incluirá las acciones correctivas tendientes a que en todos los contratos de obra pública, se realice el descuento correspondiente al fondo de seguridad ciudadana.






Página 42 de 82

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Revisada la respuesta presentada, se confirma el hallazgo DISCIPLINARIO y FISCAL para el Ex Gerente JULIAN MAURICIO PEDRAZA SANTAMARIA por cuanto no presentó contradicción al informe preliminar. Conforme a los soportes documentales allegados con la réplica presentada, el equipo auditor establece la existencia de UN BENEFICIO DE AUDITORIA, por cuanto se logró la recuperación de cuatrocientos setenta y cinco mil novecientos treinta y ocho pesos m/ cte ($475.938), recursos que fueron integrados por el señor JORGE YESID VARGAS ARIZA según comprobante de ingreso No. mi 14-00599; por consiguiente se plasma el presente beneficio de auditoria y se desvirtúa la responsabilidad endilgada a JORGE YESID VARGAS ARIZA. Observación de auditoría No. 17 Contrato celebrado sin requisitos legales con presunta vulneración de los principios de transparencia, legalidad, e incumplimiento del manual de contratación.

167

APOYO PARA LA DOTACION DE

EQUIPOS DESTINADOS A OPTIMIZAR LA CALIDAD EN LA PRESTACION DE

SERVICIOS

13/12/05 90,000,000 DIAGNOSTIMEDICO

S Y DROGAS LIMITADA

05320701 adquisicion

y / o produccion

de equipos,

materiales, suministros, y servicios propios del

sector

JORGE YESID

VARGAS ARIZA

INVITACION PUBLICA

15 dias

El procedimiento realizado para la suscripción del presente contrato no dio cumplimiento al manual de contratación existente en la entidad, toda vez que atendiendo la cuantía el procedimiento a realizarse corresponde al descrito en el artículo 14 del manual interno denominado CONVOCATORIA PUBLICA. Para el efecto; el artículo 14 establece: “CONVOCATORIA PUBLICA la selección ‘por convocatoria pública esta prevista para aquello casos en que la cuantía de la contratación supere los 50 SMLMV de conformidad de conformidad con el proceso que se describe a continuación:

a) Se publicara aviso de convocatoria en sitio oficial de la entidad el cual

contendrá como mínimo la siguiente información, objeto a contratar con sus

especificaciones, la modalidad de selección, los requisitos mínimos para

participar, el presupuesto oficial, el cronograma de procedimiento, causales

para declarar desierto el procedimiento de contratación, los factores de

selección, las garantías a exigir, el plazo para presentar las propuestas así

como el lugar de presentación de las mismas…”.

Realizado el proceso de revisión se observa que no se dio cumplimiento al procedimiento antes previsto, por cuanto la entidad no elaboró aviso de convocatoria con los requisitos establecidos ni el mismo fue publicado, en su defecto solo contiene la carpeta contractual convocatoria a veedores; por consiguiente al no existir publicación en medio o sitio oficial, se colige que le proceso adelantado pro la entidad corresponde al de contratación directa, puesto que la finalidad de la convocatoria pública es la pluralidad de ofertas y oferentes así






Página 43 de 82

como la participación abierta para interesados en el proceso contractual con el ánimo de mejorar la competencia. Conforme a lo descrito, se evidencia flagrante incumplimiento del procedimiento establecido en el manual de contratación, porque la entidad se limita a publicar las convocatorias veedoras, de lo cual el equipo auditor solicito explicación a la entidad al respecto la Asesora jurídica manifiesta al equipo auditor que la convocatoria pública equivale a la convocatoria de veedores. Sin embargo, para el equipo auditor es claro que los requisitos mínimos que debe contener distan mucho uno del otro. Así mismo se establece en certificación emitida por la entidad de fecha 4 de marzo de 2014. Por el incumplimiento al manual de contratación, al efectuar procedimiento de selección y escogencia de contratistas conforme al manual de contratación ni al proceso de convocatorio publica prevista en el mismo; el equipo auditor establece OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO A fin de que la entidad realice las explicaciones con sus soportes jurídicos del procedimiento adelantado de su actuación realizada concerniente al presente contrato; por consiguiente se ADVIERTE al ente auditado que los fundamentos deberán estar soportados por cuanto de no hallarse justificado y razonable la incidencia de la presente observación será de índole DISCIPLINARIO Para el informe definitivo.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La etapa precontractual del contrato No 167 de 2013, se realizó atendiendo los lineamientos contenidos en el Capítulo II - Artículo 12º.- Numeral 2 – Convocatoria Pública – y Artículo 14º. – Convocatoria Pública del Manual de contratación de la entidad. Después de realizar una búsqueda en los archivos de la entidad, se encontró el documento que demuestra que la entidad hospitalaria realizó y público en la cartera oficial de la E.S.E Hospital Local de Sucre y a través de la EMISORA RITMOS STEREO DE JESUS MARIA, el aviso de convocatoria pública necesario para la selección del contratista que pudiera llegar a realizar “la dotación de equipos destinados a optimizar la calidad en la prestación de los servicios en la ESE Hospital Local del Municipio de Sucre – Departamento de Santander. Se adjunta: Convocatoria pública en Diecisiete (17) folios, y el registro fotográfico de la constancia de la publicación en cartelera oficial en Siete (07) folios. Así mismo se adjunta certificación expedida por la Emisora RITMOS STEREO DE JESUS MARIA, en un (01) folio, en la cual el Gerente, Dr., Emilio Metodio Sierra, certifica que este documento fue allegado por nosotros y publicado por radio para conocimiento de toda la provincia de velez, junto con la convocatoria a veedores, el día 7 de noviembre de 2013. De otra parte, me permito manifestar de manera cordial y respetuosa que en el oficio del 05 de marzo de 2014, se realizo una descripción de lo que se encontraba en ese momento en el expediente contractual del contrato No 167 - 2013; sin embargo, desafortunadamente el grupo auditor, no nos ofició sobre el tema de la






Página 44 de 82

convocatoria pública y del aviso de publicación de la misma; no obstante, no se tuvo la posibilidad de absolver este asunto en el trabajo de campo de la auditoria por ustedes realizada. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Antes de pronunciarse este Ente de Control respecto al presente hallazgo, es importante recordarle al ente auditado y los presuntos responsables que el grupo auditor tuvo acceso a todo el expediente contractual, el cual se encontraba foliado y organizado cronológicamente. Ahora bien, tal como fue consignado en el informe preliminar el contrato aludido en el presente hallazgo NO CONTENIAN los documentos mencionados, razón por la cual una vez es revisada la carpeta del referido contrato y haberse solicitado en el trabajo de campo explicación verbal a la entidad sin obtener respuesta satisfactoria se procedió a establecer el respectivo hallazgo . Sin embargo, revisada la respuesta y documentos anexados en la réplica del informe preliminar presentado por el sujeto auditado se evidencia que se allegan los documentos requeridos para desvirtuar el hallazgo endilgado, documentos que como se mencionó en el informe preliminar NO EXISTIAN en el expediente contractual para la fecha en la cual se realizó la auditoria. En este orden de ideas, al aportarse los documentos faltantes y con fundamento en el principio constitucional de presunción de la Buena fe establecido en el artículo 83 que para el efecto reza: “Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas”, este ente de control declara dar por aceptadas las explicaciones dadas por la entidad, por consiguiente se DESVIRTUAR hallazgo ADMINISTRATIVO; no obstante se requiere al ente hospitalario para que mantenga los expedientes contractuales actualizados y completos 3. 1.2 Cubrimiento del Servicio

Es una Empresa Prestadora de Servicios de Salud, con Nit. 804.008.746-9, creada mediante Acuerdo Municipal No. 007 del 26 de mayo de 2007; Los servicios habilitados y prestados en la ESE Hospital Local de Sucre son: Consulta (General Adultos, Pediátrica, Obstétrica, enfermería, medicina general, odontología) (Vacunación, atención preventiva en salud oral, planificación familiar, promoción en salud, servicio de urgencias, transporte asistencial básico, laboratorio clínico, toma de muestras de laboratorio clínico, servicio farmacéutico, toma de muestras citologías cervico-uterinas) La ESE Hospital Local de Sucre cuenta con instalaciones en buenas condiciones y

personal calificado para la prestación del servicio de la salud. Los servicios

habilitados se encuentran todos funcionando conforme a su propósito. Haciendo la

salvedad que el hospital se encuentra en un proceso de remodelación y adecuación

de la planta física gracias a un proyecto adelantado por la Alcaldía Municipal.

Talento humano para la prestación del servicio:

Con relación al talento humano la ESE Hospital Local de Sucre cuenta con personal profesional y técnico calificado y certificado a través de la secretaria de salud departamental; suficiente para la prestación de servicios de salud hasta la presente.






Página 45 de 82

En este caso la ESE Hospital Local de sucre, cuenta con personal suficiente para cubrir la demanda de los servicios habilitados. (3 médicos, 2 odontólogos, 1 bacteriólogo, 1 enfermera jefe, 14 auxiliares de enfermería de las cuales 7 laboran en el casco urbano y 8 en área rural que garantizan la prestación del servicio extra-mural en los diferentes corregimientos del municipio, 1 regente de farmacia, 1 auxiliar de farmacia) en la parte administrativa se cuenta con personal suficiente para la presentación de los diferentes informes para los diferentes entes de control. (1 técnico operativo, 1 secretaria, 1 auxiliar de facturación, 2 auxiliar de archivo) El recurso humano es la parte más importante dentro del funcionamiento de la entidad sin lugar a dudas, pero también debemos considerarlo en el contexto de la administración de la ESE Hospital Local de Sucre que es lo que genera la mayor cantidad de gastos fijos. La nómina siendo liquidada y haciendo el aprovisionamiento de ley implica un gasto al que no se puede evadir teniéndose que responder puntualmente. Esta ha sido una constante problemática a la que se ha querido hacer frente por parte de la administración de la entidad, ya que los mismos servicios del personal de planta pueden ser contratados como Orden de prestación de servicios permitiendo el adecuado funcionamiento del hospital sin desmejorar la calidad pero a menores costos, la realidad es que si se hace retiro de personal de planta o disminución del personal de nómina se podría incurrir en gastos adicionales por posibles demandas a las que debe hacer frente la institución. Contratación de servicios personales indirectos: Se ha procurado reducir el número de personas que prestan sus servicios como indirectos en la ESE, a pesar de esto el pago de promotoras de salud ubicadas especialmente en los diferentes corregimientos del municipio es un gasto constante por la necesidad de prestar el servicio de salud también en estos lugares haciendo la cobertura a la mayor parte del municipio y que de no hacerse generaría inconformismos y dificultades con la población usuaria. Algunos otros contratos necesarios para el funcionamiento de la entidad son los correspondientes a la asesoría jurídica y contable especialmente ante el panorama que manifiesta el hospital financieramente y por los casos en los que ha sido requerida por la ley a través de demandas. Equipos: Los equipos con los que cuenta la institución se encuentran en buenas condiciones, prestando un servicio bueno de acuerdo a la demanda. A través de gestiones propias de gerencia se han logrado presentar proyectos que han sido aprobados y que se espera se ejecuten en pocos días, dicho proyecto consta del suministro de equipos médicos para la entidad por un valor cercano a los cien millones de pesos. La ESE contrata personal para el mantenimiento y reparación de los equipos médicos garantizando su función plena y adecuada.

Análisis de los diferentes servicios

SERVICIO 2010 2011 2012 2013

CONSULTAS EXTERNAS 5.296 7.685 6.947 6.693

URGENCIAS 608 7.685 360 1.240

LABORATORIO CLINICO 5.182 3.954 6.092 3.855

HOSPITALIZACION PARTOS 25 19 15 4






Página 46 de 82

La consulta externa presentó un incremento en la vigencia 2011 a comparación del 2010 en un cuarenta y cinco por ciento (45%) del 2011 a 2012 disminuyó en un diez por ciento (10%) y del 2012 al 2013 disminuyó en un cuatro por ciento (4%). Esta disminución obedece a que se realizó un estudio exhaustivo de la contratación capitada que nos llevó a efectuar una reestructuración en la asignación de citas por EPS. Además se realizó una campaña de concientización a los usuarios para el uso racional de los servicios. En las urgencias se observa un aumento considerativo en el 2011, obedeciendo principalmente a la implementación del triage servicio que ha permitido realizar una clasificación oportuna y acertada de las citas. Los servicios de Laboratorio clínico, tuvieron una disminución en el 2013 en comparación con el 2010 del veinte seis por ciento (26%), en el 2011 del tres por ciento (3%) y en el 2012 se incremento en un treinta y siete por ciento (37%) respectivamente. Esto debido también a la disminución de las Consultas externas y de urgencias dentro de los mismos periodos. De acuerdo a las encuestas realizadas a los usuarios la prestación del servicio es buena, se han recibido recomendaciones y quejas que se han procurado solucionar especialmente en lo que respecta a la atención al usuario pronta y adecuada. Las citas médicas se rigen por un orden y se busca atender a satisfacción a los usuarios especialmente aquellos que pertenecen a las zonas rurales aledañas y lejanas de la cabecera municipal donde se encuentra la ESE Hospital Local de Sucre. 3.1.3 Resultado Evaluación de la Rendición de la Cuenta Con relación al resultado de la Redición de la Cuenta de la ESE y su evaluación por parte de este ente de control a través del Sistema Integral de Auditoría SIA, se concluye que el resultado fue DEFICIENTE, dado a que no se presentó con oportunidad, suficiencia y calidad, se evidenciaron varios formatos que no fueron registrados al SIA, razón por la cual se convalida la siguiente anómalia. Observación de auditoría No. 18 Inconsistencias en la Rendición de la cuenta al SIA

Revisada la documentación enviada a este de control a través de la rendición electrónica de la cuenta correspondiente a la vigencia 2012 y 2013 y confrontada ésta con los listados presentados por la entidad al momento de realizar el trabajo de campo de la auditoría, se constató que no dió cumplimiento a la Resolución 294 de 2009 de rendición de cuentas de la Contraloría General de Santander. Lo anterior teniendo en cuenta la Oportunidad en la rendición de la cuenta, el Cumplimiento en la Rendición (diligenciamiento total de formatos y anexos y la Exactitud en la información rendida (calidad), que se puede evidenciar en las siguientes situaciones presentadas: Los Estados Financieros (Balance General y Estado de Actividad Financiera) rendido a diciembre 31 de 2012 no fueron presentados en forma comparativa, para la vigencia 2013 estos estados financieros no fueron reportados al sistema integral de auditoría SIA.

En la vigencia 2013, los formatos F01 Anexo 1, 2, 3, 4, 5, F15 la información rendida no corresponde a lo requerido en los formatos.






Página 47 de 82

Se rindieron formatos incompletos con información inexacta como el F14A que corresponde a la relación de cartera, Formato F15A informe de glosas que no fue diligenciado.

Para lo cual se observa una presentación inadecuada de los formatos obligados a rendir por la ESE al Sistema Integral de Auditorias SIA para la vigencia 2012 y 2013 de conformidad con lo establecido en la Resolución 294 de 2009, lo cual entorpeció el ejercicio del control fiscal por las inconsistencias detectadas en el desarrollo del proceso auditor.

OBSERVACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SANCIONATORIO

PRESUNTO RESPONSABLES JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente

NORMA VIOLADA Artículo 4 Resolución 291 de 2004, Resolución 294 de 2009

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La información fue entregada oportunamente aunque en el vencimiento del reporte no se alcanzó a realizar el cierre y para cumplir con el vencimiento se reportó como se tenía la información, dando así cumplimiento a la entrega oportuna, como es de conocimiento del Contador, la información financiera hasta que no se realicen los correspondientes notas de ajuste y cierre presupuestal – financiero, se consolidad y preparan estados certificados, dadas las circunstancias de obligatoriedad por parte de los entes de control para su presentación, se entrega en estas condiciones, ruego a esta entidad se me permita tomar acciones de mejora al respecto, dada las circunstancias de conectividad y consolidación de la información. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR La explicación aportada por el ente auditado, no es compartida por el equipo auditor, en razón a que al reportar la información al SIA se debe tener en cuenta las variables como Oportunidad en la rendición de la cuenta, el Cumplimiento en la Rendición (diligenciamiento total de formatos y anexos y la Exactitud en la información rendida (calidad), toda vez que sí hicieron falta documentos para la respectiva revisión y no se trata de cumplir con el vencimiento, si no de aportar la información que sirva de soporte para adelantar el desarrollo del proceso auditor a esta entidad. Es de aclarar que la situación fue reiterativa en la vigencia 2012 y 2013, por lo que se considera pertinente CONFIRMAR la observación de tipo administrativo y sancionatorio. 3.1.4 Legalidad En cuanto a la legalidad financiera, se logró evidenciar que la ESE para la vigencia 2012 y 2013 dio cumplimiento a las normas contables y presupuestales. Respecto a la gestión contractual se verificó en la Gestión Contractual, que en el

desarrollo del contrato se cumpliera con: la disponibilidad presupuestal, registro

presupuestal, estudios previos y de conveniencia, póliza de seriedad propuesta,

acta de inicio, póliza de garantía, supervisión, interventoría y/o coordinación

aprobación garantía única, cumplimiento deducciones ley: seguridad entre otros, el






Página 48 de 82

cumplimiento de los procedimientos legales, verificar el registro y la aplicación

correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación. Además del

cumplimiento a las normas tanto internas como externas aplicables a la entidad.

De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor se evalúa con deficiencias, por cuanto no se dio cumplimiento total a la legalidad en la gestión contractual. 3.1.5 Gestión Ambiental De acuerdo con la Constitución Política, la ley 99 de 1993, ley 9 de 1979, Decreto 2676 de 2000, Decreto 02 de 1982, Resolución 8321 de 1983, Resolución 1164 de 2002 y demás normas legales vigentes en relación con las obligaciones que tienen los hospitales de prevenir y minimizar eficientemente los impactos y riesgos al ambiente, garantizando la protección ambiental, el crecimiento económico, el bienestar social y la competitividad del hospital, a partir de introducir la dimensión ambiental en las prácticas corporativas, como un desafío de mejoramiento continuo a corto, mediano y largo plazo. Con la expedición el decreto 2676 de 2000, con la finalidad de reglamentar la gestión de los residuos sólidos hospitalarios y similares, desde la generación hasta la disposición final de los mismos, los generadores de este tipo de residuos deberán dar cumplimiento a los parámetros de identificación, caracterización, segregación, utilización del código de colores, pretratamiento, transporte interno, almacenamiento, transporte externo, tratamiento y disposición final de los residuos, garantizando la protección en salud de sus trabajadores, la calidad ambiental y la salud pública de la comunidad en contacto con ellos como institución generadora de residuos hospitalarios.

Para la prestación de estos servicios, la ESE hospital Local de Sucre cuenta con una instalación en la carrera 4 cll 7 en el municipio de Sucre Santander, también con puestos de Salud ubicados en los corregimientos y veredas de la Granja, Sabana Grande, La Pradera, el Líbano, el Porvenir y Arales, donde también se generan residuos hospitalarios.

Instalaciones 1. Asistencial

A- consulta médica B- consulta odontológica C- consulta enfermería D- laboratorio clínico E- residuos hospitalización F- farmacia G- traslado ambulancia H- vacunación

Administrativa A gerencia b- secretaria c- tesorería y contabilidad d- facturación






Página 49 de 82

TIPOS DE RESIDUOS SEGÚN AREA

AREAS ANATOMOPATO

LOGICOS BIOMEDICOS CORTOPUNZANTES

TOXICOS ESPECIALES

COMUNES

CONSULTORIO MEDICO X X X X

ENFERMERIA X X X X

URGENCIAS X X X X

ODONTOLOGIA X X X X

CITOLOGIAS X X X X

VACUNACION X X X X

AMBULANCIA X X X X

FARMACIA X X

LABORATORIO X X X X X

AREAS PUBLICAS X

OFINAS ADMINISTRATIVAS

X

La ESE Hospital Local de Sucre genera residuos hospitalarios que deben ser manejados respetando los parámetros en materia ambiental y sanitaria, para tal efecto cuentan con un plan de gestión integral de residuos hospitalarios el cual fue aprobado 30 de Mayo del 2013, dando cumplimiento a la Resolución 1164 de 2002 y el Decreto 4741 de 2005, donde determina la obligatoriedad de formular, adoptar, colocar en marcha y mantener actualizado el plan de gestión Integral de residuos hospitalarios y similares de acuerdo con la metodología establecida por el ministerio del medio ambiente y el ministerio de salud. En la institución se cuenta con almacenamiento primario (consultorios, laboratorio, habitaciones, urgencias y farmacia), los cuales tienen una distribución de recipientes con código de colores de acuerdo a la clasificación de residuo generado VERDE --- NO PELIGROSO BIODEGRADABLES, INERTES Y COMUNES GRIS -- NO PELIGROSOS, RECICLABLE, PAPEL PLASTICO VIDRIO Y CARTON ROJO --- RIESGO BIOLOGICO – SANGRE Y DERIVADOS. Dentro de la institución se puede observar una señalización de las rutas de recolección de residuos, pero estas no se realizan, toda vez que esta labor es realizada por la persona que cumple las labores de oficios varios sin la adecuada dotación, y la recolección de los residuos se realiza cuando se crea conveniente, generando así distinto horarios y rutas de recolección. Recolección y transporte Los residuos No peligrosos

La recolección de estos residuos es realizada por parte de la Empresa de Servicios Públicos del municipio y son llevados al relleno sanitario en San Gil Residuos No peligrosos Residuos Biosanitarios, Cortopunzantes y Anatomopatológicos Son recogidos por la empresa Contratada y especializada.






Página 50 de 82

El hospital Local de Sucre, ha firmado contrato interadministrativo con la empresa, SANDESOL, ubicada en la zona industrial de Bucaramanga, carrera 51ª N 31- 106, quien realiza la recolección, transporte, de los residuos peligrosos generados en la Institución hasta su destino final. Observación de auditoría No 19

Deficiencias en la prestación del servicio de recolección y la disposición de los residuos hospitalarios. La entidad debe iniciar acciones de mejora en la prestación y la recolección y la disposición de los residuos hospitalarios, con el inicio y funcionamiento de la nueva infraestructura de atención hospitalaria para evitar infecciones contagiosas y brotes de enfermedades al interior de esta, como es crear el comité de gestión integral de residuos sólidos, se debe capacitar al personal sobre los tipos de residuos y su clasificación en las canecas de acuerdo a su tipo, también se debe proceder a la identificación de las rutas para la recolección y evacuación de los residuos y el lugar destinado para el almacenamiento temporal de los residuos en la institución el cual debe estar en óptimas condiciones, bien equipado e identificados los recipientes contenedores. Por tal razón este ente de control establece una observación de carácter administrativa para plan de mejoramiento



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se recibió respuesta por parte del ente auditado. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En virtud de que no se recibió respuesta a esta observación, el equipo auditor procede a CONFIRMAR LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará seguimiento. 3.1.6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento La ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE, dentro de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular para la vigencia 2011, reportó 13 observaciones administrativos. En consecuencia, se verificó el nivel de cumplimiento alcanzado por las acciones correctivas descritas al seguimiento efectuado por la administración y la calidad de los procedimientos aplicados. A continuación se evalúan cada uno de los observaciones determinados con el fin de establecer no solo las medidas correctivas a las desviaciones detectadas si no también el porcentaje de cumplimiento y efectividad frente a los logros alcanzados a la Auditoría realizada en la vigencia 2011.






Página 51 de 82

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo, Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología utilizada se enfoca de acuerdo a la Guía de Auditoria Territorial GAT; para establecer estos criterios se tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y de cero (0) puntos si no la cumplió. Los observaciones a evaluar del plan de mejoramiento fueron los siguientes:


SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA 2011

No. DEL OBSERVAC

IÓN DESCRIPCION DEL OBSERVACIÓN

FECHA TERMINACION

CALIFICACION DE CUMPLIMIENTO

1

La entidad hospitalaria deberá iniciar las acciones pertinentes establecidas, dentro del marco legal; a fin de recuperar la cartera vencida en cumplimiento a la Ley 1066 de 2006.

2014-06-30

1

2 Se deberá implementar acciones inmediatas a fin de evitar que las EPS glosen la facturación, el cual pueda generar un detrimento a la entidad

2014-09-16

1

3 Se presentan deficiencias en los procedimientos establecidos en el Control Interno Contable

2014-04-30

1

4 Falla en la Planeación y en el manejo de los recursos presupuestales establecidos para la vigencia 2011, contraviniendo de esta manera lo señalado en el Decreto 111 de 1996 y Decreto 115 de 1996.

2014-04-30

1

5

Se puede observar que los movimientos Presupuestales de Créditos ($188.600.120) son mayores que los Contra Créditos (33.864.448) no existiendo equilibrio entre ellos, no da cumplimiento al Decreto 111 de 1996 y al Decreto 115 de 1196.

2014-04-30

1

6

En el contrato suministro de medicamentos, con Bertha Monsalve de García firmado el día 04 de noviembre de 2011por valor: $2.691.769; Solo anexa dos facturas No 4745 por $720.000 y No 4675 por $246.344 para un total de $966,344); la diferencia del Contrato queda a responsabilidad del Ordenador del Gasto por el valor de $1.725.425

2014-04-30

1

7 Contrato de Consultoría cooperativa de trabajo asociado vivir y bienestar firmado el día 02 de noviembre de 2011 valor: $10.056.000, se incumplen con los procedimientos contractuales.

2014-04-30

1

8

Contrato de suministros con la cooperativa vivir mejor ltda, firmado el día 24 de noviembre de 2011 valor de $32.000.000 cuyo objeto el suministro de doscientas cincuenta (250) prótesis dentales. En este contrato no efectúa el proceso contractual de forma correcta ya que no existen estudios de conveniencia ni oportunidad, dentro de la minuta del contrato no se especifica que asume las funciones de Supervisor ni se encontró el Acto Administrativo por medio del cual se designa el mismo, no existen Informes de Cumplimiento del Objeto del Contrato

2014-04-30

1

11

Contrato de suministros firmado con Norma Constanza García, de fecha 09 de noviembre de 2011 por valor: $18.200.000 cuyo objeto el suministro de equipos a la parte administrativa y operativa de la ese hospital local de sucre. No existe Estudio de conveniencia y Oportunidad No existen propuestas de otros oferentes. No se designa Supervisor ni se allegan Informes donde se especifique el cumplimiento a satisfacción del Objeto del Contrato. No existe Acta Final ni de Liquidación del Contrato .

2014-04-30

1






Página 52 de 82

12

Contrato suministro de medicamentos celebrado con Bertha Monsalve García, de fecha 01 febrero de 2011 por .valor de $3.768.038 cuyo objeto suministrar medicamentos requeridos para la E.S.E. hospital local de sucre. El Contrato no se encuentra debidamente numerado. No tiene Acta de Inicio. No se presenta documento del recibido de los medicamentos a satisfacción.

2014-04-30

1

13

Orden de prestación de servicios celebrado con Rosendo Marín de fecha 02 de febrero de 2011 por valor: $7.000.000 cuyo objeto es el mantenimiento de las ambulancias de la E.S.E. hospital local de sucre. En el Contrato en mención no se presenta el recibido a satisfacción del mantenimiento realizado a las ambulancias de la ESE, ni la Cuenta de Cobro por lo anterior se configura un Observación Administrativo.

2014-04-30

1

15

Contrato de Prestación de servicios con la COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO VIVIR Y BIENESTAR COOVISALUD con fecha de suscripción 02 de Mayo de 2011 Valor: $49.941.000, para Desarrollar procesos, subprocesos y actividades correspondientes al área asistencial o misional de la institución. No se adjuntan documentos que evidencien un proceso contractual correcto como Estudio de conveniencia y Oportunidad, Propuestas de otros Proponentes, informes de cumplimiento del Contrato, Acta Final y Liquidación del Contrato, Certificación de cumplimento del Contrato.

2014-04-30

1

16

Contrato de Mantenimiento celebrado con ROSENDO MARIN Firmado el día 16 de septiembre de 2011 valor $4.200.000 cuyo objeto es el mantenimiento de la infraestructura física y pintura, cabecera y centros de salud de la E.S.E. Hospital Local de Sucre. No se realiza el debido proceso contractual, no se designa Supervisor del Contrato, no se adjunta el Acta de Inicio, Informes que certifiquen la entrega y el cumplimiento a satisfacción del Objeto acordado, las facturas que se anexan no tienen numeración, membrete ni firma del contratista; tampoco se anexa el Acta Final y la Liquidación del contrato, Se relaciona en el formato de contratación del SIA como contrato de Mantenimiento y se celebra como Orden de Prestación de Servicios.

2014-04-30

1

De la anterior tabla, se deduce que en cuanto a los trece (13) observacións incluidos dentro del Plan de Mejoramiento suscrito ante este de control, a la fecha de la auditoria se ha cumplido en forma parcial, para lo cual se considera pertinente que se dé cumplimiento a las falencias encontradas para no incurrir en procesos sancionatorios. Conclusión: De acuerdo a la evaluación arrojó una calificación del cincuenta por ciento (50%), indicando que la entidad cumple parcialmente con las acciones correctivas señaladas en el plan de mejoramiento, cuyas metas se encuentran próximas a vencer (abril 30 y sept. de 2014), razón por la cual se requiere que se dé cumplimiento al 100% de las metas propuestas en el plan de mejoramiento ya que el plazo de cumplimiento de las mismas está próximo a vencer y podría incurrir en la apertura de un proceso sancionatorio. 3.1.7 Control Fiscal interno

Control Interno debe dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 22 del Decreto Nacional 1737 de 1998, donde expone, “… Que las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...” Durante el trabajo de campo realizado a la administración de la ESE Hospital Local de Sucre se pudo corroborar que esta entidad mediante resolución No 69 de 13 de






Página 53 de 82

julio de 2012, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005 y cuenta con manual de procedimientos, manuales de inducción y re inducción, mapa de procesos, manual operativo, código de ética y buen gobierno. Por otra parte se evidenció que la ESE de este municipio, actualmente cuenta con un funcionario el cual tiene asignada esta función de control interno en cumplimiento

Dentro de las labores realizadas por la oficina de control Interno se encuentran:

Mediante resolución Número 43 de junio 6 del 2013 el Hospital Local de Sucre Santander, adopta el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano el cual será publicado y socializado según lo establecido en el art. 85 de la Ley 1474 de 2011.

Se presentó electrónicamente la encuesta de MECI, así como el Informe ejecutivo anual de control interno, vigencia 2013 a través del aplicativo MECI de acuerdo a la Circular No 100-009 de 2013 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno.

Presentación de informe al Departamento Administrativo de la Función Pública, elaboración y publicación de informes cuatrimestrales en la página web de la institución a solicitud del DAFP.

Evaluar y verificar el funcionamiento de la oficina SIAU donde funciona el Sistema de Información y Atención al Usuario.

Verificación a la implementación de las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento

Se elaboró y socializo el Manual de procedimientos de gestión documental y el plan estratégico anticorrupción y de atención al ciudadano y se realizaron actividades de acompañamiento en la clasificación, foliación y organización física del archivo de la ESE.

Durante el trabajo de campo se evidenciaron las siguientes observaciones en cuanto a la oficina de control Interno:

Crear y fortalecer los diferentes comités institucionales, como es de salud ocupacional, comité de compras, el de PGIRH y de historias clínicas entre otros.

Fortalecer el comité de control Interno y comité de archivo

Hacer seguimiento en las áreas de consulta externa y atención al usuario, y dar trámite a las quejas de los usuarios en forma oportuna.

Utilizar todos los mecanismos disponibles para cobro de cartera, con el fin de mejorar el recaudo.

Se debe hacer seguimiento a los procesos de facturación y glosas recaudo.






Página 54 de 82

Auditorías y/o evaluación al estado de los Inventarios de medicamentos y dispositivos médicos en Ambulancias, área de urgencias, odontología, laboratorio y farmacia

Mantener actualizado el sistema de gestión de control interno en medio magnético a través de la red interna de la institución y físico en cada área de la institución

Seguimiento al cumplimiento de los indicadores de gestión existentes en las diferentes áreas y procesos de la institución así como ajuste de algunos de ellos.

Implementar plan de capacitaciones a los funcionarios de acuerdo con las funciones realizadas.

Observación de auditoría No 20 Deficiencias en el sistema de control interno Estado general del sistema de control interno

La Institución debe programar, planificar y ejecutar auditorías internas a los diferentes procesos en las áreas administrativas, financieras y asistenciales como parte de la evaluación y seguimiento al mismo, con el fin de llevar un mejor control sobre el manejo de cada área que permita un mejoramiento continuo, por medio de las acciones correctivas y preventivas que se generan para subsanar las observaciones de incumplimiento o no conformidades, el cual debe establecerse en la institución.

Por lo anteriormente expuesto, se recomienda a la administración, consolidar acciones de mejoramiento por procesos en cumplimiento de la función de la entidad que será una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se recibió respuesta a esta observación. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En virtud de que no se recibió respuesta a esta observación, el equipo auditor procede a CONFIRMAR LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará seguimiento. 3.1.8 Tecnología de la información y las comunicaciones Tics. “Las TIC son una actividad social que consiste en la aplicación y la optimización de procesos de información y comunicación dentro de la Administración de la entidad,






Página 55 de 82

para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y buscar mejorar los procesos de la entidad. El hospital de Sucre las TIC han evolucionado permitiendo ser una herramienta de apoyo a la gestión, logrando fortalecer la plataforma tecnológica y los sistemas de información, mejorando significativamente la toma de decisiones de la entidad y así brindar a los funcionarios herramientas de tecnología de punta que les permitan estar actualizados y cumplir con sus funciones de la mano de las herramientas tecnológicas, con el fin brindar un servicio eficiente aportando al cumplimiento de la misión institucional. Se busca gestionar mayor acompañamiento en este tema, igualmente se ha participado activamente en las fases de implementación de las estrategias de Gobierno en línea, buscando mejorar los indicadores. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos Mediante el trabajo de campo practicado a la ESE Hospital de Sucre para las vigencias 2012 -2013, se analizó el desempeño realizado por la gerente en este periodo observándose una gestión aceptable, toda vez que la entidad debe mejorar el recaudo, utilizar todos los mecanismos disponibles para el cobro de cartera, buscar estrategias para lograr que la ESE sea auto sostenible y seguir brindando oportunidad y calidad en el reporte de la información. 3.2.2 Controles de Advertencia Se evidencia el cumplimiento a los Controles de advertencia emitidos por la Contraloría General de Santander, en lo referente al manejo y destinación de los recursos de la Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, y la adquisición de las pólizas de cubrimiento de los bienes de la entidad hospitalaria. 3.2.3 Seguimiento a quejas y denuncias De acuerdo a lo enunciado por la oficina de políticas institucionales la ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE no registra quejas. 3.3 CONTROL FINANCIERO 3.3.1 Estados Contables Los componentes considerados en la evaluación del proceso correspondieron a valorar si se cuenta con una estructura del área contable que responda a la complejidad del ente público; Igualmente establecer la debida implementación de manuales de proceso y procedimientos para el área contable y financiera, así como verificar la existencia de adecuados sistemas de información. De otra parte se determinó la debida aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y las normas técnicas contables para el registro de las operaciones. En relación con los libros se verificó si se ajustan los libros oficiales de contabilidad a los exigidos por el Plan General de Contabilidad Pública; en cuanto a los archivos confirmar si se encuentran debidamente organizados y relacionados con la documentación contable; Establecer la realización de conciliaciones en las






Página 56 de 82

operaciones recíprocas y verificar que exista integración de las dependencias que conforman el área contable y financiera, así como el cumplimiento de normas técnicas en la elaboración de las notas a los estados financieros. Los resultados de la evaluación muestran que la ESE cuenta con un área responsable del proceso contable, apoyado por las diferentes dependencias proveedoras del sistema de información denominado GD, para el manejo del modulo de contabilidad y presupuesto para el 2012 y 2013 respectivamente. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra de la información que soporta la gestión de la ESE utilizando las técnicas y normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y acogidas por la Contraloría General de Santander, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto sobre la viabilidad financiera de la Entidad. Simultáneamente, en el trabajo de campo se utilizó como herramienta, los formatos utilizados de Rendición de Cuenta a través del Sistema Integral de Auditoria SIA para la vigencia 2012y 2013 y la documentación aportada por la Ese . La información contable de la ESE para la vigencia 2012 y 2013 se reflejó así:


BALANCE GENERAL COMPARATIVO

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

BALANCE GENERAL 2012 2013

ACTIVO 218.569 369.018

PASIVO 166.839 259.185

PATRIMONIO 51.730 109.833 Fuente: Información suministrada por la Entidad

Fuente: Información suministrada por la Entidad

ACTIVO Los Activos de la ESE para la vigencia 2012 se encuentran valorados en $218.569.000 frente a $369.018.000 para la vigencia 2013, que al hacer una comparación se refleja una variación positiva del sesenta y nueve por ciento (69%) que se refleja en la propiedad planta y equipo al pasar en el 2012 en $76,254.000 a $166.363.000.






Página 57 de 82

CUENTAS DEL PASIVO Dado a que los pasivos en el 2013 se incrementaron en un cincuenta y cinco por ciento (55%) con respecto al año 2012, al pasar de $166.839.000 en el 2012 a $259.185.000 en el 2013, motivado específicamente por el aumento en las cuentas por pagar y las obligaciones laborales y de seguridad social para esta ultima vigencia. CUENTAS DEL PATRIMONIO Para la vigencia 2013, el patrimonio estuvo en $109.833.000 con respecto al 2012 por valor de $51.730.000, observándose un incremento del ciento doce por ciento por ciento (112%), producto de la contabilización de las utilidades del ejercicio. ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL

Fuente: Información suministrada por la Entidad

Como resultado del ejercicio de la Actividad Financiera Económica y Social para el periodo del 1 de Enero a 31 de diciembre de 2012, arroja un déficit de $13.361.000 y para el 2013 un superávit de $17.643.000, según se muestra en la siguiente tabla:


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA COMPARATIVO


ESTADO DE RESULTADOS 2012 2013

INGRESOS OPERACIONALES

902.720 1,184,626

COSTO DE VENTAS 568.145 651,629

GASTOS OPERACIONALES 296.389 288,515

OTROS INGRESOS 1.131 64,889

OTROS GASTOS 52.678 291,728

RESULTADO DEL EJERCICIO (13.361) 17,643

Fuente: Información suministrada en medio físico por la ESE.

INGRESOS OPERACIONALES Los ingresos operacionales de la ESE para la vigencia de 2013 reportaron un valor de $1.184.626.000, frente a $902.720.000 en el 2012 registrados en la vigencia anterior, lo cual representó una variación positiva del veintinueve (29%) debido específicamente a que se incrementaron las ventas de servicios al pasar de $1.094.626.000 en el 2013 a $890.267.000 en el 2012.






Página 58 de 82

COSTO DE VENTAS Los gastos operacionales para la vigencia 2013 fueron de $651,629.000, reflejando un incremento del trece por ciento (13%), con respecto al año anterior que ascendió a $576.761.000, basado específicamente en que se incrementó el ingreso por venta de servicios. GASTOS OPERACIONALES Los gastos operacionales para la vigencia 2013 ascendió a $288.515.000, reflejando una disminución del catorce por ciento (14%), con respecto al año anterior que fue de $335.168.000, basado específicamente en que se disminuyeron los gastos de administración al pasar $287.550.000 en el 2013 a $335.127.000 en el 2012. Balance general comparativo años 2010 a 2013

El Balance General de la ESE, que se presenta para este análisis es a Diciembre 31 de 2012 y 2013, comparativo con los años 2011 y 2010.


BALANCE COMPARATIVOS AÑOS 2010 A 2013


2010 2011 2012 2013

ACTIVO 574,207 256,628 218.569 369,018

PASIVO 298,242 105,307 166.839 259,185

PATRIMONIO 275,965 151,321 51.730 109,833

Fuente: Información suministrada rendición cuenta SIA


En la gráfica comparativa se observa que la ESE, el reporte de los Activos presenta variaciones al presentar en el año 2010 Activos por valor $574.207.000, para el año 2011 $256.628.000, para el 2012 $218.569.000 y para el 2013 de $369.018.000, reflejando una disminución entre el 2010-2011 del cincuenta y cinco por ciento (55%), para el 2012-2013 la variación reflejada muestra un incremento del sesenta nueve por ciento (69%) reflejados en la cuenta propiedad planta y equipo por la






Página 59 de 82

adquisición del equipo de hospitalización para la mejor prestación del servicio de la ESE. En lo que respecta al Pasivo para las vigencias comparadas 2010-2011, se observa una disminución del sesenta y cinco (65%), motivada por la disminución de las obligaciones de bienes y servicios, en el 2013 se incrementaron en un cincuenta y cinco por ciento (55%) con respecto al año 2012, al pasar de $259.185.000 en el 2013 a $155.299.000 en el 2012, motivado específicamente por el aumento en las cuentas por pagar y las obligaciones laborales y de seguridad social para esta ultima vigencia. El patrimonio para la vigencia 2010-2011 se disminuyó en un cuarenta y cinco por ciento (45%) al pasar de $151.321.000 en el 2011 a $275.965.000 en el 2010, para la vigencia 2013 el patrimonio estuvo en $109.833.000 y en el 2012 en $51.730.000, observándose un incremento del ciento doce por ciento (112%), producto de la contabilización de las utilidades del ejercicio. Análisis del superávit o déficit años 2010 a 2013


INGRESOS GASTOS Y EXCEDENTES

VIGENCIA 2010-2011-2012-2013


INGRESOS GASTOS EXCEDENTES

2010 1,068,414 1,039,004 29,410

2011 1,043,099 1,167,743 (124,644)

2012 903.851 917.212 (13.361)

2013 1,249,515 1,231,872 17,643



Se evidencia que la situación fiscal de la ESE para las vigencias analizadas no es la mejor ya que ha presentado variaciones ascendentes y descendentes que reflejan inestabilidad en el buen desarrollo de la entidad, sin embargo la gráfica muestra una leve recuperación en el 2012 al reducirse la perdida reflejada en el 2011, situación que puede apreciarse en la vigencia 2013 al obtener una utilidad de $17.643.000, producto de la disminución de los gastos y aumento de los ingresos por prestación de servicios






Página 60 de 82

Riesgo financiero De acuerdo a la Resolución 1877 de 2013 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social la ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCRE, se encuentra catalogada con riesgo financiero alto, debido a que presentaron la información al Ministerio de Salud en forma extemporánea y a la variación de las utilidades presentadas en los últimos años, de lo cual se conceptúa que la entidad podría lograr su equilibrio incrementando sus ingresos por la prestación de servicios y realizando gestiones de cobro, así mismo reduciendo sus gastos. De la revisión y análisis de los estados financieros se obtuvieron los siguientes resultados: Revisión y análisis de algunas cuentas: Caja A diciembre 31 de 2012, se reportó un saldo de $962.050 y a diciembre de 2012 un saldo de $346.050

Bancos En el desarrollo del proceso auditor se evidenció que la cuenta bancos y corporaciones en la vigencia 2012 presentó un saldo negativo de ($24.336.518) indicando que no existían recursos disponibles para cubrir las obligaciones del cometido estatal, incidiendo a su vez en una mala presentación de los estados financieros de la vigencia 2012. Para la vigencia 2013 se reflejan unos recursos de $41.461.384, que incluye los recursos de liquidez inmediata en 2 cuentas corrientes y 1 de ahorros necesarios para el cumplimiento de sus compromisos de manera inmediata. Sin embargo durante el desarrollo del proceso auditor, se evidenció la siguiente inconsistencia Observación de auditoría No. 21 Inconsistencia en el saldo que refleja el extracto comparado con el valor en libros

La observación se fundamenta al verificar la cuenta No. 0-6076-000528-4 del banco Agrario en el que se constata diferencia e incoherencia en el valor reflejado en el balance de comprobación a 31 de diciembre de 2013 por valor de $41.374.837 y al confrontarlo con el extracto bancario con corte a la misma fecha por valor de $13.698.942, se establece una diferencia en cuantía de $27.675.894, para lo cual se presume un presunto detrimento fiscal en esta cuantía, cifra que la administración deberá sustentar ya que si la diferencia detectada corresponde a cheques pendientes de cobro, en la entidad bancaria deben estar estos recursos disponibles para su pago.

ALCANCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Y FISCAL







Página 61 de 82

NORMA VULNERADA Art. 6 Ley 610 de 2000

CUANTIA $27.675.894

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Cuando la contraloría realizó la auditoria no se había terminado de realizar las conciliaciones bancarias de la cuenta 0-6076-000528-4 las cuales reposan en el archivo de la institución y de las misma no permitimos allegar copia íntegra para ratificar lo expresado y aclarar las diferencias, anexo balance general detallado, libro auxiliar de bancos estados financieros y extracto banco agrario folios (20). CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Verificados los soportes allegados se hace pertinente DESVIRTUAR LA OBSERVACIÓN DE ÍNDOLE FISCAL y CONFIRMAR LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, en razón a que las conciliaciones bancarias deben prepararse en forma oportuna, que permitan reflejar la confiabilidad y veracidad de las cifras que se reportan en el balance de comprobación. Se aclara que al rendir la cuenta al SIA, esta debe ser consolidada con el cierre de la vigencia, de modo que sirva de soporte para una análisis acertado de la información, situación que debe ser contemplada en el plan de mejoramiento a presentarse a este ente de control. Inversiones En esta denominación se incluyen las cuentas de los recursos representados en valores con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la Percepción de rendimientos, dividendos y participaciones, variaciones de mercado y otros conceptos; también para cumplir disposiciones legales, fines de política, así como para adquirir o mantener el control de las entidades receptoras de la inversión. Además, incluye los instrumentos derivados con fines de cobertura de Activos. Revisados los Estados Financieros de la vigencia 2012 y 2013 esta entidad no presenta ningún tipo de inversiones que permitiera ser analizada. Inventarios de medicamentos Observación de auditoría No. 22 Inexistencia de los inventarios de los materiales utilizados para la prestación del servicio Durante el trabajo de campo se evidenció, que la ESE no cuenta con un adecuado control sobre el manejo de los medicamentos, se realizó un inventario a una muestra selectiva observándose que el físico no coincide con lo reportado en la

tarjeta de Kardex que es el elemento de control de la entradas, salidas y saldo de medicamentos, se evidenció que se lleva en forma, manual y en excell, a tal punto que para realizar una prueba aleatoria a un medicamento el dato aportado no fue confiable. Así mismo se observó que en la vigencia 2012 y 2013 no se está incluyendo el inventario físico de los medicamentos en los estados financieros, situación que debe corregirse realizando por parte de la farmacia los inventarios físicos de los medicamentos los cuales deber ser cotejados por el área contable para su respectiva inclusión.






Página 62 de 82



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Se va tener un mejor control en los inventarios realizando periódicamente inventario físico para que lo que se lleva en kardex coincida y que la información sea confiable CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta la respuesta del ente auditado, el equipo auditor considera pertinente CONFIRMAR LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, para que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. Deudores

EDAD DE LA CARTERA VIGENCIA 2013

VALOR CARTERA (CIFRAS EN PESOS)

% PARTICIPACION

0 a 30 días 2.558.550 2

31 a 60 días 11.361.349 8

61 a 90 días 2.548.986 2

91 a 180 días 32.756.128 23

Mayor de 360 días 90.249.920 65

Total Cartera 139.474.933 100

Fuente: Informacion Suministrada Por La Entidad

La entidad presenta una cartera en la que el mayor valor que se registra corresponde a la comprendida entre el periodo mayor de 360 días en una cuantía que asciende a $90.249.920, conformada por la EPS Solsalud, con una participación del sesenta y cinco por ciento (65%), sobre esta cartera por lo cual es uno de los activos que se deben controlar eficientemente, razón por lo cual es uno de los activos que se debe controlar eficientemente. Sin embargo en el proceso auditor se pudo evidenciar que la ESE, ha generado estrategias de recaudo persuasivo, enviando comunicaciones de cobros administrativos por el monto total de la cartera radicada, así como la persistencia en llamadas telefónicas y visitas permanentes a las diferentes entidades deudoras solicitando el pago; y tratando de conciliar con las EPSs, en especial con Solsalud que es con quien presenta una cartera alta con el fin de garantizar el funcionamiento asistencial y administrativo para el cumplimiento del objeto social. Facturación, Recaudo y Glosas En lo que respecta a la facturación, se cuenta con un software actualizado y

completo denominado Medysoft que permite el registro adecuado de las atenciones

y servicios a los usuarios. La generación de los RIPS y la impresión de informes y

facturas para el oportuno cobro. Como problemática se ha presentado la falta de

capacitación en el personal y la deserción motivada principalmente por asuntos

ajenos a la institución.






Página 63 de 82

Terminado el mes se le hace llegar a la oficina de tesorería la Facturación e informe de contabilidad correspondiente a los servicios prestados y facturados a las diferentes entidades que se le prestan los servicios; todos los servicios realizados son facturados, las facturas se emiten cada mes y se envían para su radicación los primeros 5 días de cada mes Para la vigencia 2012, manejaron facturación por valor de $814.432.105, de los cuales se glosaron $13.028.634 equivalente al 1.5% del total de la facturación y de lo cual se recuperó $3.071.804. Para la vigencia 2013, manejaron facturación por valor de $859.947.570, de los cuales se glosaron $35.934.567 equivalente al 4.17% del total de la facturación y de lo cual se recuperó $35.934.567 Recaudos

Este aspecto ha sido grandemente beneficiado a través de la disposición del Ministerio de girar directamente el recurso que corresponde a cada ESE. Ha permitido un mejor control al valor facturado con relación al valor recaudado y de esta diferencia partir para hacer las conciliaciones o liquidaciones con las EPS. Desafortunadamente como se mencionaba anteriormente la dificultad radica en la atención por parte de las EPS y la celeridad con las que tratan estos asuntos Para la vigencia 2012 del total facturado $814.432.105 recaudaron $884.878.406 que corresponden a Régimen contributivo y Régimen Subsidiado. Para la vigencia 2013 del total facturado $859.947.570, recaudaron $943.702.249 que corresponden a Régimen Contributivo y Régimen Subsidiado Glosas

Las glosas son objeciones hechas por las EPS a los valores facturados, manifestando con ello su inconformismo en los cobros en el caso de esta entidad los motivos que más se relacionaron en la formulación de glosas para la vigencia 2012 y 2013 son los siguientes:

Incumplimiento de actividades

Mayor valor cobrado

Servicios ya facturados

Usuarios no se encuentran en la base de datos de EPS

Servicios sin autorización por parte de la EPS Contributivo. Propiedad planta y equipo Observación de auditoría No. 23 No se encuentran registros detallados de los Activos Fijos y depreciaciones en el Balance de Comprobación de la ESE. El observación se fundamenta al revisar la información reflejada en el balance de comprobación por la ESE de la vigencia 2012 y 2013 se corroboró que los valores que reflejan esta cuenta podrían estar sobreestimados con el precio real de cada uno de los bienes, para lo cual se hace necesario un inventario pormenorizado de los mismos para su identificación, valor y estado de cada uno de ellos.






Página 64 de 82

Así mismo, se observó que no evidencia la depreciación realizada mes a mes ni anual, lo que demuestra que la depreciación de Propiedad Planta y Equipo se realizó en forma global e inadecuada afectando la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2012 y 2013 en una cuantía incierta. Es de anotar que los bienes de Propiedad Planta y Equipo deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación de su valor de adquisición en libros y avalúos técnicos que se realicen para actualizar su valor real. De igual forma la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

ALCALCE DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLE JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Realizar un inventario pormenorizado para su identificación, valor y estado de cada uno de ellos. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta la respuesta del ente auditado, se considera pertinente CONFIRMAR la observación administrativa, para que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. Retención en la fuente Durante el desarrollo del proceso auditor se requirieron y revisaron las Declaraciones de Retención en la Fuente de la vigencia 2012 y 2013, las cuales fueron presentadas y pagadas oportunamente. Estampillas departamentales Observación de auditoría No. 24 Pagos Pendientes De Estampillas Departamentales Pendientes Por Realizar La ESE, no está transfiriendo en las fechas indicadas los recaudos por concepto de Estampillas Departamentales. Durante el desarrollo del proceso auditor, al verificar el balance de comprobación de la vigencia 2012 y 2013, se evidencia que se está dejando de cancelar lo recaudado por concepto de Estampillas Departamentales, en lo que refiere a descuentos directos realizados directamente por la ESE; si bien es cierto no se había realizado un seguimiento a estos recursos que pertenecen al Departamento,






Página 65 de 82

estos deben ser coordinados y conciliados antes de efectuar los pagos, para lo cual se observa que los valores que se reportan al finalizar diciembre 31 de 2012, inicializan el balance de comprobación del 2012, para lo cual se observa que el valor pendiente por cancelar a diciembre 31 de 2013 es de $47.484.864, el cual se registra así:

ESE HOSPITAL LOCAL DE SUCREA

ESTAMPILLAS PENDIENTES POR CANCELAR

VIGENCIA 2012 Y 2013

CODIGO CUENTA SALDO BALANCE A

DIC 31 DE 2013

29059001 Estampilla Pro-Uis $2.530.314

29059002 Estampilla Pro- Hospitales

$ 7.692

29059003 Estampilla Pro Desarrollo

$ 833.833

29059005 Estampilla pro- Cultura $11.750.817

29059006 Ordenanza 012 $ 56.326

29059007 Estampilla Pro-Anciano $32.305.882

Total $47.484.864

En razón, a que corresponden a dineros del estado, la Contraloría General se encuentra al tanto de verificar que se dé cumplimiento a estos giros, por lo que se configura en un observación de tipo Administrativo, el cual deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento, con el fin de evidenciar que estos recursos fueron consignados conforme a lo establece la normatividad vigente.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S)

ADMINISTRATIVO JORGE YESID VARGAS ARIZA Gerente

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Las Estampillas Departamentales vienen con saldo a 31 de Diciembre de 2011 se cancelaran con las cuentas maestras en el momento en que el ministerio autorice girar esos recursos del municipio al Hospital. porque al ser descontados no desembolsaron los recursos al departamento, y no hay recursos disponibles para cancelar ya que la E.S.E. se encuentra en alto riesgo fiscal y financiero CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta la respuesta presentada, se considera pertinente CONFIRMAR LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizará seguimiento. 3.3.1.1 Dictamen a los Estados Financieros vigencia 2012 y 2013.

La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000463 de mayo 28 de 2013, y el Plan General de Auditorías, practicó Auditoría Regular a la a la vigencia 2012 y 2013, a través del examen del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social con corte a diciembre 31 de






Página 66 de 82

2012 y 2013. La información verificada corresponde a la suministrada por la entidad en medio físico, magnético y la información rendida al SIA. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con el Balance de Comprobación, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la administración reflejando su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados; la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración de la ESE en el desarrollo del trabajo de campo en la ejecución de la auditoría, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorías Aplicables al sector publico en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2012 y 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública Nubia Esther León Villalba, con tarjeta profesional No. 50083-T, expresa: Opinión con salvedades Excepto las salvedades expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ESE, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por la vigencia 2012 y 2013, y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, conforme con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría, se presentó limitación en cuanto a que los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012 y 2013, presentaron incertidumbre en algunas cuentas que afectan su razonabilidad, lo que conlleva a expresar una opinión con las siguientes salvedades: Salvedades

Debilidades presentadas en el Control Interno Contable.

Diferencias en los saldos bancarios entre lo reportado en el balance de comprobación y el extracto bancario.

No se encuentran registros detallados de los Activos Fijos y Depreciaciones en el Balance de Comprobación.

Atendiendo lo expresado, los Estados Financieros de la ESE presentan razonablemente con salvedades la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y 2013 y el resultado del Ejercicio Económico, con corte a la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. 3.3.2 Control Interno Contable La evaluación del control interno contable se hace con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la la prevención y monitoreo del riesgo. Los resultados de dicha evaluación indican un nivel de riesgo, en donde se advierten situaciones necesarias para intensificar su aplicación en forma dinámica y






Página 67 de 82

constante de manera que garantice el mejoramiento continuo de las auditorías que sobre el particular deben realizarse a todas las dependencias de la ESE Observación de auditoría No. 25 Debilidades presentadas en el Control Interno Contable El sistema de Control Interno Contable fue evaluado por la entidad para la vigencia 2012 y 2013, para esta última vigencia arrojó un puntaje de 4.97 Y 4.92 ubicándose en un rango satisfactorio de acuerdo a la calificación dada por la guía territorial GAT, sin embargo en la revisión de la información enviada a la CGN, se evidenció que no se dio cumplimiento a las actividades mínimas de control interno, contempladas en la Resolución 357 de julio de 2008, evidenciándose irregularidades en lo referente a:

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes derechos y obligaciones para confrontarlos con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes, solo existe la dependencia de tesorería que se encarga de manejar la información financiera y contable.

No se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se hayan efectuado en forma adecuada y con los valores correctos.

El proceso de depreciación, provisión, amortización, valorización y agotamiento no son adecuadamente calculados, en el balance se registra en forma global.

Se recomienda tomar atenta nota en especial al proceso contable para que se eviten amenazas que puedan afectar la confiabilidad de la información contable, así como tomar los correctivos requeridos para lograr su prevención o neutralización. Durante el desarrollo de la auditoría no se evidenció la realización de auditorías al área contable para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se recibió respuesta a esta observación. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En virtud de que no se recibió respuesta a esta observación, el equipo auditor procede a CONFIRMAR la observación administrativa, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará seguimiento. 3.3.3 Gestión Financiera Evaluación de la Información Contable.






Página 68 de 82

Los estados financieros del municipio a diciembre 31 de 2012 y 2013, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera a 31 de diciembre de 2012 y 2013 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en estas fechas, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, sin embargo el análisis de la información financiera auditada conllevó a expresar una Opinión con Salvedades. Control interno Contable Se realizó una evaluación al sistema de control interno contable de la ESE, evidenciándose que se aplicó con deficiencias en las dos vigencias auditadas; se observó un débil ejercicio de control y seguimiento por parte de los encargados de evaluar el cumplimiento del sistema de control interno contable. 3.3.4 Gestión Presupuestal La Junta Directiva mediante el Acuerdo No. 008 del 28 de diciembre 2011, fijó el Presupuesto General de Ingresos y Gastos para la vigencia comprendida del 1° de enero al 31 de diciembre de 2012, en la suma de $ 1.100.284.257 (MIL CIEN MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y SIETE PESOS). Igualmente para el periodo 2013 mediante acuerdo No 008 de octubre 23 del 2012 se fijó el presupuesto en un valor de $ 1.139.775.466 ( MIL CIENTO TREINTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS MCTE.) El movimiento del Presupuesto General de Ingresos y Gastos, vigencia 2010 al 2013, se resume a continuación:

DETALLE

AÑO 2010

AÑO 2011

AÑO 2012

AÑO 2013

Presupuesto Inicial 727.857.951 884.437.951 1.100.284.257 1.139.775.466

Adiciones 378.013.785 357.564.785 134.559.202 272.989.613

Reducciones 34.414.719 0 752.204 67.467.966

Créditos 48.629.431 48.100.120 113.528.137 52.570.100

Contra Créditos 48.629.431 48.100.120 113.528.137 52.570.100

Presupuesto Definitivo 1.071.457.017 1.242.002.736 1.234.091.255 1.345.297.113

Recaudos 1.015.854.720 1.086.344.968 884.878.406 943.702.249

Por Recaudar 55.602.297 155.657.768 349.212.849 401.594.864

Comprometido 961.283.246 1.098.058.280 950.253.411 1.090.620.443

Saldo por Comprometer 110.173.771 143.944.456 283.837.844 254.676.670

Pagos 949.048.769 1.040.932.479 843.324.349 904.506.808

SALDO POR PAGAR 12.234.477 57.125.801 106.929.062 186.113.635

FUENTE: Formatos F6 y F7 Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos.






Página 69 de 82

Es pertinente señalar, que el valor de los recaudos durante los dos últimos periodos 2012 y 2013 fue menor en comparación con los periodos anteriores 2010 y 2011, entre el 2011 con respecto a los años 2012 y 2013 se redujo en $201.466.562 representado en el 22.77%, $142.642.719 15.11 % respectivamente, no obstante, para la vigencia 2013 estos recaudos aumentaron un valor de $58.823.843 equivalente al 6.23%, en relación al 2012. Observacion de auditoria No 26 Inconsistencia en la elaboración de los Actos Administrativos Efectuada la revisión a los actos administrativos de los movimientos presupuestales se constatan actos administrativos, de los cuales se observa lo siguiente:

Los actos administrativos modificatorios al presupuesto como es créditos y contra créditos y adiciones no están debidamente motivados, desconociéndose los motivos de los mismos, razón por la cual se debe establecer en los considerandos los porqués que dan origen a los movimientos presupuestales.

Mediante actos administrativos se contra crédito unos valores y no se hace la correspondiente acreditación, así mismo dentro de este mismo se refiere adicionar al presupuesto de ingresos y gastos, sin especificar a cuales numerales se adiciona en el ingreso solo habla de los numerales del gasto.



Observación de auditoría No. 27 Valores pendientes por incorporar al presupuesto

Mediante resolución No 86 del 28 de agosto del 2012, se menciona la incorporación de saldos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y adicionar el

-

500.000.000

1.000.000.000

1.500.000.000

Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO 1.071.457.017 1.242.002.736 1.234.091.255 1.345.297.113

RECAUDOS 1.015.854.720 1.086.344.968 884.878.406 943.702.249

COMPROMETIDO 961.283.246 1.098.058.280 950.253.411 1.090.620.443

PAGOS 949.048.769 1.040.932.479 843.324.349 904.506.808

1.071.457.017

1.242.002.736 1.234.091.255 1.345.297.113

1.015.854.720

1.086.344.968

884.878.406 943.702.249

961.283.246

1.098.058.280 950.253.411

1.090.620.443

949.048.769 1.040.932.479 843.324.349 904.506.808

PRESUPUESTO DEFINITIVO - RECAUDOS VS COMPROMETIDO Y PAGOS HOSPITAL LOCAL DE SUCRE AÑOS 2010 A 2013






Página 70 de 82

efectivo de bancos, de acuerdo al resultado de la vigencia fiscal de 2011, que deben ser incorporados a la vigencia 2012, observando lo siguiente: Artículo primero: “Adiciónese e incorpórese en el presupuesto de ingresos de la ESE Hospital

de Sucre vigencia 2011 la suma de $187.614.610.25 según el siguiente detalle:

RUBRO DENOMINACION ADICION

0213 DISPONIBILIDAD INICIAL 4.836.870.03

021301 Disponibilidad Inicial 4.836.870.03

0207

RECURSO DE CAPITAL APROBADO 182.777.740.22

020737 Recuperación de Cartera 182.777.740.22

TOTAL 187.614.610,25

Articulo Segundo:” Adiciónese e incorpórese en el presupuesto de gastos de

la ESE Hospital de Sucre vigencia 2011 la suma de $187.614.610.25 según el siguiente detalle:

RUBRO DENOMINACION ADICION

0532 INVERSION 4.836.870.03

22010205 Viáticos y gastos de viaje 4.836.870.03

0850 CUENTAS POR PAGAR 23.584.380

085001 GASTOS DE PERSONAL 23.584.380

085001-01 Administrativo 16.836.517

085001-02 Operativo 6.747.863

0399 DISPONIBILIDAD FINAL 159.193.360

TOTAL

187.614.610

No obstante a lo anterior se evidencia que dentro del presupuesto de ingresos de la vigencia 2012, se registran adiciones por concepto de recursos de capital- recuperación de cartera por $ 122.676.263 y por la disponibilidad Inicial $ 4.836.870, para un total de $127.513.133, presentando una diferencia de $60.101.477

Y para el presupuesto de gastos de la misma manera, se registraron adiciones por gastos de personal $23.584.380, viáticos y gastos de viaje $ 4.836.870 y disponibilidad final por $ 99.091.883 Por lo señalado anteriormente se configura una observación de tipo administrativo advirtiéndose que de no tomarse los correctivos necesarios y suficientes, puede derivar en la comisión de una conducta disciplinaria, con especial atención art 48 numeral 26 Ley 734 del 2002



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se recibió respuesta a esta observación.






Página 71 de 82

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En virtud de que no se recibió respuesta a esta observación, el equipo auditor procede a CONFIRMAR LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará seguimiento. 3.3.4.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos Del total presupuestado, que asciende a $ 1.234.091.255 ( MIL DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MILLONES NOVENTA Y UN MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS) para la vigencia 2012 y $ 1.345.297.113 ( MIL TRESCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL CIENTO TRECE PESOS) para el 2013, analizado el comportamiento de la Ejecución Presupuestal de Ingresos, permite determinar que la Entidad recaudó en el año 2012 el 71.70 % de lo presupuestado y el 91.63 % del total reconocido que fue de $ 965.720.476, y para el año 2013 se recaudó el 70.15% del valor Total del Presupuesto de Ingresos y el 94.31% del valor de los reconocimientos que para este periodo oscilaron en $ 1.000.644.576 El mayor saldo por recaudar durante la vigencia 2012 es decir $ 349.212.849 se presentó en los numerales de venta de servicios de salud régimen subsidiado por $173.200.039, régimen contributivo 32.030.919 otros PIC por $ 18.762.300, y por recursos de capital $112.161.383 en lo que tiene que ver con la recuperación de cartera donde se presupuestó $ 182.777.740 y se reconoció y recaudo solo $ 70.616.357 En el periodo 2013 el mayor saldo por recaudar correspondió también a venta de servicios de salud régimen subsidiado por $143.988.366, régimen contributivo $17.986.621 otros PIC por $ 27.604.729, y por recursos de capital $176.824.632 en lo que tiene que ver también con la recuperación de cartera régimen contributivo, régimen subsidiado y otras entidades donde se presupuestó $ 182.989.613 y se recaudó solo $ 6.164.981

-

500.000.000

1.000.000.000

1.500.000.000

Año 2010 Año 2011

Año 2012 Año 2013

1.015.854.720 1.086.344.968

884.878.406 943.702.249

NIVEL DE RECAUDOS AÑOS 2010- 2013 HOSPITAL DE SUCRE






Página 72 de 82

Comportamiento de los recaudos en los años 2012 a 2013.

DETALLE

VALOR VIG 2012

VALOR VIG 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO

1.234.091.255

1.345.297.113

RECONOCIDO

965.720.476

1.000.641.576

PRESUPUESTO RECAUDADO

884.878.406

943.702.249

PRESUPUESTO POR RECAUDAR

349.212.849

401.594.864

En cuanto al comportamiento del recaudo entre los periodos 2012 y 2013, como se puede observar en el cuadro anterior, este presento un pequeño incremento para la vigencia 2013 de solo 6.23%, igualmente ocurre con el valor de los reconocimientos solo aumentaron en un 3.49%, con relación a la vigencia anterior 2012. No obstante se evidencia que entre el valor reconocido y lo presupuestado para el año 2012 se refleja una diferencia por un valor de $268.370.779, y en lo que se refiere al 2013 esta diferencia fue mayor en $344.655.537 frente a lo presupuestado. Por otra parte se observa que esta entidad para los años 2012 y 2013 recaudo el 91.63% y 94.30% respectivamente del valor reconocido quedando por recaudar de este valor $ 80.842.070 y $56.939.327 respectivamente. Efectividad en el recaudo Total Ingresos Recaudados año 2012 884.878.406 71.70 % Total Ingresos Presupuestados 2012 1.234.091.255 Total Ingresos Recaudados año 2013 943.702.249 70.14 % Total Ingresos Presupuestados 2013 1.345.297.113 COMPARATIVO DE INGRESOS DEL 2.012 AL 2.013

DETALLE DE PRESUPUETO

DEFINITIVO RECONOCIDO RECAUDOS

2.012 2.013 2.012 2.013 2.012 2.013

VENTA DE SERVICIOS DE SALUD 1.046.346.645 1.069.797.500 890.267.249 904.439.595 809.425.179 847.497.268

Régimen contributivo 38.000.000 25.200.000 28.944.314 28.344.899 5.969.081 10.957.693

Régimen subsidiado 890.000.000 915.000.000 774.666.798 777.961.216 716.799.961 771.011.634

Cuotas de recuperación 1.000.000 1.166.150 1.166.150

Particulares 4.000.000 1.200.500 350.000 2.399.940 350.000 0

Otras Entidades 15.000.000 2.687.427 0

Plan de Intervenciones Colectivas-PIC 61.046.069 54.000.000 42.283.769 47.308.913 42.283.769 26.395.271

Atención a la población pobre no cubierta con sub a la demanda oferta atención vinculados 12.500.000 15.000.000 4.655.642 6.604.530 4.655.642 0






Página 73 de 82

Atención a la población pobre no cubierta con subsidios a la demanda oferta atención vinculados – aportes patronales 38.200.576 39.347.000 38.200.576 39.132.670 38.200.576 39.132.670

Comercialización de mercancías 5.000.000 0 0

OTROS INGRESOS DE EXPLOTACIÓN 1.600.000 2.500.000 0.00 40.000 0.00 40.000

OTROS INGRESOS

80.000 0,00 0,00

TRANSFERENCIA Y APORTES- RECIBIDOS GOBIERNO NACIONAL 90.000.000 90.000.000 90.000.000

RECURSOS DE CAPITAL 187.664.610 182.989.613 75.453.227 6.164.981 75.453.227 6.164.981

Rendimientos Operaciones financieras 50.000 10.000 0 0 0 0

Recuperación de cartera 182.777.740 182.989.613 70.616.357 6.164.981 70.616.357 6.164.981

Disponibilidad inicial 4.836.870 4.836.870 4.836.870

TOTAL INGRESOS 1.234.091.255 1.345.297.113 965.720.476 1.000.644.576 884.878.406 943.702.249

De acuerdo a lo señalado anteriormente y como se observa en este cuadro en lo que corresponde al régimen contributivo se reconoce un valor de $ 28.944.314 para el año 2012 y $ 28.344.899 para el 2013, observado que solo se presentó un valor recaudado de $ 5.969.081 y $10.957.693 respectivamente representado en solo 20.62% y 38.66 %, con relación al valor de los reconocimientos, quedando por recaudar $22.975.233 para el 2012 y $17.387.206 para el 2013. Por lo que se evidencia un bajo porcentaje de recaudo en relación con el valor de los reconocimientos. En cuanto al régimen subsidiado su comportamiento fue, para año 2012 de un valor reconocido de $774.666.798, se recaudó $716.799.961 equivalente al 92.53 % quedando por recaudar de este valor $57.866.837. Para el 2013 de un reconocido de $777.961.216, se recaudó $ 771.011.634, equivalente al 99.10 %, quedando un valor por recaudar de $6.949.582, observando que para esta vigencia mejoró el recaudo por este concepto en relación al periodo anterior 2012. 3.3.4.2 Ejecución Presupuestal de Gastos Analizada la información presupuestal de la ESE Hospital Local de Sucre, se evidencia que de un presupuesto definitivo para el año 2012 de $ 1.234.091.255, se recaudó la suma de $ 884.878.406 y comprometió $ 950.253.411, así mismo efectuaron pagos por la suma de $ 843.324.349, con un porcentaje de pagos del 88.74%, del total del presupuesto comprometido y el 95.30% de lo recaudado. Para el año 2013 de un presupuesto definitivo de $ 1.345.297.113 se recaudó $943.702.249, se comprometió $1.090.620.443, y efectuaron pagos por $904.506.808 con un porcentaje de pagos del 82.93%, respecto al valor de los compromisos y con el 95.85% en relación al recaudo. Cabe señalar que para estos dos periodos hubo un cumplimiento en los pagos respecto al valor de los compromisos.






Página 74 de 82

COMPARATIVO DE LOS GASTOS VIGENCIAS 2012 Y 2013

DETALLE DE PRESUPUESTO

DEFINITIVO OBLIGACIONES PAGOS

2.012 2.013 2.012 2.013 2.012 2.013

GASTOS DE PERSONAL 776.863.975 893.727.113 638.621.698 761.276.624 604.352.936 625.189.242

GASTOS GENERALES 206.101.083 237.782.600 174.252.167 157.904.941 158.600.070 130.339.859

TRANSFERENCIAS 28.000.000 6.000.000 26.980.000 2.064.178 17.899.000 2.064.178

GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN 223.126.197 117.787.400 110.399.546 79.374.700 62.472.343 56.913.529

INVERSION Compra e equipo medico 90.000.000 90.000.000 90.000.000

TOTAL GASTOS 1.234.091.255 1.345.297.113 950.253.411 1.090.620.443 843.324.349 904.506.808

Como se puede observar en la tabla y la gráfica anterior, los gastos de personal fueron mayores a los demás gastos durante los dos periodos, y para el año 2013 estos aumentaron en un 16.11% en relación al periodo 2012, no obstante para el periodo 2013, los gastos generales y los de comercialización y producción disminuyeron en un valor de $16.347.226 y $31.024.846 que representan el 9.38% y 28.10% 3.3.4.3 Mantenimiento Hospitalario. Dentro de la ejecución presupuestal de gastos a diciembre 31 del 2012 y 2013, se pudo evidenciar que dio cumplimiento al art. 1 del decreto 1769 de 1994 por lo que se apropió el 5% del presupuesto para lo correspondiente a mantenimiento hospitalario por valor de $58.014.213 del cual se comprometió $49.545.223 y pago $48.086.121, así mismo para el año 2013 se presupuestó $70.500.000 y se adquirieron compromisos $64.566.708 y pagos por $53.345.708.

SITUACION PRESUPUESTAL AÑOS 2010 -2013

DETALLE

AÑO 2010

AÑO 2011

AÑO 2012

AÑO 2013

INGRESOS RECAUDADOS

1.015.854.720

1.086.344.968

884.878.406

943.702.249

MENOS GASTOS COMPROMETIDOS

961.283.246

1.098.058.280

950.253.411

1.090.620.443

SUPERAVIT –DEFICIT PRESUPUESTAL

54.571.474

-11.713.312

-65.375.005

-146.918.194






Página 75 de 82

Analizada la Ejecución de Ingresos y Gastos de la E.S.E Hospital Local de Sucre, durante los periodos 2010 a 2013, se evidencia que para el periodo 2010 esta entidad mostró un superávit presupuestal por valor de $ 54.471.474, sin embargo para los demás periodos 2011 al 2013 se presentó déficit presupuestal, tal como se observa en la gráfica anterior, el cual se ha ido incrementando entre un periodo a otro, además se observa que esta entidad de un superávit de $54.471.474 para el año 2010 paso a un déficit de $11.713.312 para el 2011 y el año 2012 de $65.375.005 y en este último periodo 2013 aumento a $146.918.194, lo cual indica que el gasto es significativamente superior al ingreso, estableciendo un desequilibrio presupuestal. Observacion de auditoria No 28 Deficiencias en el resultado presupuestal Teniendo en cuenta lo anterior, y dado que esta entidad en estos últimos periodos ha mostrado déficit presupuestal, por lo que se evidencia falta de planeación presupuestal de conformidad con los principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera. Por lo tanto este ente de control conmina a la administración a que tome las medidas que permitan mejorar su estructura financiera en apego a las normas legales y doctrina presupuestal, con el fin de que a futuro se vea en una buena gestión en el cobro de cartera y un manejo eficiente de los escasos recursos, y por consiguiente en una mejor planeación, por tal razón, se establece una observación de carácter administrativa.



RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se recibió respuesta a esta observación.






Página 76 de 82

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En virtud de que no se recibió respuesta a esta observación, el equipo auditor procede a CONFIRMAR LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA, para que se incluya en el plan de mejoramiento, al cual se le realizará seguimiento. 4. CUADRO DE CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES Observaciones a la Contratación

No

OBSERVACION DE AUDITORIA DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA

INFORME

A D P F S

1 X

La entidad no tiene plan de compras como instrumento de planeación contractual para adquisición de bienes y servicios.

ADMINISTRATIVA JORGE YESID

VARGAS ARIZA Gerente

8

2 X Manual de contratación desactualizado



10

3 X La entidad no realiza publicaciones en el secop



10

4 X

A fin de que la entidad realice estudios previos claros, completos que reflejen la necesidad y que permitan evidenciar el cumplimiento de la misma mediante indicadores de seguimiento, así mismo para que el componentes capacitación, prevención y promoción establecidas en el pic sean desarrollados adecuadamente por consiguiente deberán identificar con claridad la población objetivo, según su grupo etario número de agentes a capacitar por cada sesión y para efectos del pago se deberá realizar un balance de costos per cápita de cada capacitación según los beneficiarios, con la finalidad de aprovechar al máximo los recursos de los contratos. Lo anterior en aras de cumplir con los principios de eficacia, eficiencia y efectividad que rigen la gestión fiscal.



11

5 X X

Por lo anterior, se concluye que la gestión desarrollada por el gerente Julián Mauricio Pedraza Santamaría causó detrimento al patrimonio de la entidad por considerarse antieconómica e ineficaz por cuanto innecesariamente se erogaron dos millones seiscientos cincuenta y seis mil pesos $2.656.000, por duplicidad de objetos contractuales.


VARGAS ARIZA Gerente FISCAL


SANTANMARIA Ex Gerente

$2.656.000 13

6 X No se realizan sondeos de mercado dentro de la fase de planeacion, asi mismo la selección de contratistas debe atender criterios objetivos.



15

7 X La entidad realiza giros de anticipo sin polizas que amparen la cobertura.



17

8 X

Presunta ocurrencia de hechos cumplidos Se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que la entidad de estricto cumplimiento a la normatividad legal en materia contractual, en aras de evitar que se repitan los hechos observados por el equipo auditor.

ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA


Gerente

18






Página 77 de 82

9 X X

Incumplimiento al manual de contratacion interno. 1. No se elaboró acto administrativo que justificara la contratacion tampoco los estudios de conveniencia y oportunidad



DISCIPLINARIA JULIAN MAURICIO

PEDRAZA SANTAMARIA

Ex Gerente ESE

21

10 X

La entidad no controla adedcuadamente el ingreso, salida y gasto de combustible. Fortalecer el seguimiento mediante bitacoras de consumo de combustible .



23

11 X X X Daño fiscal por sobrecostos y cobro ilegales



DISCIPLINARIO Y FISCAL


Ex Gerente ESE FISCAL

LILIANA CECILIA RODRIGUEZ BARRAGAN Contratista

$5.187.804 24

12 X

La entidad no elabora estudios previos adecuadamente, toda vez que se aplican formato preestablecido para todas las contrataciones.



30

13 X

H.D: presunto incumplimiento de ley 1562 de 2012 artículo 2 por no pago riesgos laborales. H.A: no existen recibo a satisfacción del responsable del área de equipos biomédicos a los cuales le fue efectuado el mantenimiento.



31

14 X

Contrato sin liquidar



34

15 X

Indebida planeación y afectación al principio de economía en la adquisición de productos, equipos y materiales varios (quirurgicos, papelería, aseo, medicamentos etc…)



35

16 X X X

Incumplimiento articulo 6 ley 1106 de 2006 y demás normas concordantes

ADMINISTRATIVA, JORGE YESID


FISCAL Y DISCIPLINARIO


SANTAMARIA Ex Gerente

$1.236.000

37

17 D E S V I R T U A D O 42

Observaciones al Control Financiero, Presupuestal, Control Interno General Contable y Ambiental

No

OBSERVACION DE AUDITORIA

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA INFORME

A D P F S

18

X X

Inconsistencias en la Rendición de la cuenta al SIA Revisada la documentación enviada a este de Control a través de la rendición electrónica de la cuenta correspondiente a la vigencia 2012

ADMINISTRATIVA Y

SANCIONATORIA JORGE YESID

VARGAS ARIZA

46






Página 78 de 82

y 2013 y confrontada ésta con los listados presentados por la Entidad al momento de realizar el trabajo de campo de la auditoría, se constató que no dió cumplimiento a la Resolución 294 de 2009 de rendición de cuentas de la Contraloría General de Santander. Lo anterior teniendo en cuenta la Oportunidad en la rendición de la cuenta, el Cumplimiento en la Rendición (diligenciamiento total de formatos y anexos y la Exactitud en la información rendida (calidad), que se puede evidenciar al revisar la información.

Gerente

19 X

Deficiencias en la prestación del servicio de recolección y la disposición de los residuos hospitalarios La entidad debe iniciar acciones de mejora en la prestación y la recolección y la disposición de los residuos hospitalarios, con el inicio y funcionamiento de la nueva infraestructura de atención hospitalaria para evitar infecciones contagiosas y brotes de enfermedades al interior de esta, como es crear el comité de gestión integral de residuos sólidos, se debe capacitar al personal sobre los tipos de residuos y su clasificación en las canecas de acuerdo a su tipo, también se debe proceder a la identificación de las rutas para la recolección y evacuación de los residuos y el lugar destinado para el almacenamiento temporal de los residuos en la institución el cual debe estar en óptimas condiciones, bien equipado e identificados los recipientes contenedores. Por tal razón este ente de control establece una observación de carácter administrativa para plan de mejoramiento



50

20 X

Deficiencias en el sistema de Control Interno La Institución debe programar, planificar y ejecutar auditorías internas a los diferentes procesos en las áreas administrativas, financieras y asistenciales como parte de la evaluación y seguimiento al mismo, con el fin de llevar un mejor control sobre el manejo de cada área que permita un mejoramiento continuo, por medio de las acciones correctivas y preventivas que se generan para subsanar los observacións de incumplimiento o no conformidades, el cual debe establecerse en la institución. Por lo anteriormente expuesto, se recomienda a la administración, consolidar acciones de mejoramiento por procesos en cumplimiento de la función de la entidad que será una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.



54

21

X

Inconsistencia en el saldo que refleja el extracto comparado con el valor en libros La observación se fundamenta al verificar la cuenta No. 0-6076-000528-4 del banco Agrario en el que se constata diferencia e incoherencia en el valor reflejado en el balance de comprobación a 31 de diciembre de 2013 por valor de $41.374.837 y al confrontarlo con el extracto bancario con corte a la misma fecha por valor de $13.698.942, se establece una diferencia en cuantía de $27.675.894, para lo cual se presume un presunto detrimento fiscal en esta cuantía

ADMINISTRATIVA Y FISCAL


Gerente

60

22 X

Inexistencia de los inventarios de los materiales utilizados para la prestación del servicio Durante el trabajo de campo se evidencio, que la ESE no cuenta con un adecuado control sobre el manejo de los medicamentos, se realizó un inventario a una muestra selectiva observándose que el físico no coincide con lo reportado en la tarjeta de



61






Página 79 de 82

Kardex, así mismo se observó que no aparece el registro de los inventarios en los estados financieros.

23 X

No se encuentran registros detallados de los Activos Fijos y depreciaciones en el Balance de Comprobación de la ESE. El observación se fundamenta al revisar la información reflejada en el balance de comprobación por la ESE de la vigencia 2012 y 2013 se corroboró que los valores que reflejan esta cuenta podrían estar sobreestimados con el precio real de cada uno de los bienes, para lo cual se hace necesario un inventario pormenorizado de los mismos para su identificación, valor y estado de cada uno de ellos. De igual forma la depreciación se esta realizando en forma global



63

24 X

Pagos pendientes de Estampillas Departamentales Pendientes Por Realizar La ESE, no está transfiriendo en las fechas indicadas los recaudos por concepto de Estampillas Departamentales, para lo cual se observa que el valor pendiente por cancelar a diciembre 31 de 2013 es de $47.484.864



64

25 X

Debilidades presentadas en el control interno contable Durante el desarrollo de la auditoría no se evidenció la realización de auditorías al área contable para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las

actividades del proceso contable.



67

26 X

Inconsistencia en la elaboración de los Actos Administrativos Efectuada la revisión a los actos administrativos de los movimientos presupuestales se constatan actos administrativos, de los cuales se observa lo siguiente: Los actos administrativos modificatorios al presupuesto como es créditos y contra creditos y adiciones no están debidamente motivados, desconociéndose los motivos de los mismos, razón por la cual se debe establecer en los considerandos los porqués que dan origen a los movimientos presupuestales. Mediante actos administrativos se contracredita unos valores y no se hace la

correspondiente acreditación, así mismo dentro de este mismo se refiere adicionar al presupuesto de ingresos y gastos, sin especificar a cuales numerales se adiciona en el ingreso solo habla de los numerales del gasto



69

27 X

Valores pendientes por incorporar al presupuesto 2012 No obstante a lo anterior se evidencia que dentro del presupuesto de ingresos de la vigencia 2012, se registran adiciones por concepto de recursos de capital- recuperación de cartera por $ 122.676.263 y por la disponibilidad Inicial $ 4.836.870, para un total de $127.513.133, presentando una diferencia de $60.101.477 y para el presupuesto de gastos de la misma manera, se registraron adiciones por gastos de personal $23.584.380, viáticos y gastos de viaje $ 4.836.870 y disponibilidad final por $ 99.091.883 Por lo señalado anteriormente se configura una observación de tipo administrativo advirtiéndose que de no tomarse los correctivos necesarios y suficientes, puede derivar en la comisión de una conducta disciplinaria, con especial atención art 48 numeral 26 Ley 734 del 2002



69

28 X

Deficiencias en el resultado presupuestal Falta de planeacion en la elaboracion del presupuesto ya que en los ultimos periodos ha mostrado deficit presupuestal.



75






Página 80 de 82

Teniendo en cuenta que esta entidad en estos últimos periodos ha mostrado déficit presupuestal, por lo que se evidencia falta de planeación presupuestal de conformidad con los principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera. Por lo tanto este ente de control conmina a la administración a que tome las medidas que permitan mejorar su estructura financiera en apego a las normas legales y doctrina presupuestal, con el fin de que a futuro se vea en una buena gestión en el cobro de cartera y un manejo eficiente de los escasos recursos, y por consiguiente en una mejor planeación, por tal razón, se establece una observación de carácter administrativa.

4.1 CUADRO NÚMERICO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS

TIPO DE OBSERVACION CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 27

DISCIPLINARIOS 03

PENALES 00

FISCALES 03 $9.079.804

SANCIONATORIOS 01

TOTAL OBSERVACIONES O HALLAZGOS 34

5. CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION 5.1 Control Gestión. Gestión contractual Del análisis efectuado a la contratación de las vigencias 2012 y 2013 efectuada por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESE LOCAL SUCRE , la evaluación a la gestión contractual fue CON DEFICIENCIAS por el incumplimiento e inobservancia de los principios rectores de la contratación pública, transgresión a los principios de gestión fiscal e incumplimiento a los principios de la función pública previstos en la constitución política de Colombia, la ley y decretos reglamentarios. Gestión financiera El ejercicio de auditoría fue realizado con base en pruebas selectivas, de acuerdo con las normas políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, de manera que el examen y resultado de las pruebas proporcionaron una base razonable para fundamentar la opinión y conceptos expresados en el informe para las vigencias auditadas 2012 y 2013. Gestión Presupuestal Al verificar la línea presupuestal, se observó gestión desfavorable por parte de la administración al incidir en un déficit presupuestal para la vigencia 2012 y 2013, estableciéndose que la entidad ejecuto gastos por encima de los ingresos percibidos, observándose que puede estar comprometiendo recursos en exceso del saldo disponible. La gestión de la ESE Hospital Local de Sucre en la vigencia 2011 y 2012 representa para el sujeto de control un concepto Desfavorable en su gestión para las vigencias analizadas.






Página 81 de 82

5.1.2 Control de Resultados Mediante el trabajo de campo practicado a la ESE Hospital de Sucre para las vigencias 2012 y 2013, se analizó el desempeño realizado por la gerente en este periodo observándose una gestión aceptable, toda vez que la entidad debe mejorar el recaudo, utilizar todos los mecanismos disponibles para el cobro de cartera, buscar estrategias para lograr que la ESE sea auto sostenible y seguir brindando oportunidad y calidad en el reporte de la información. 5.1.3 Control Financiero El control financiero de la Ese, fue desfavorable en lo que refiere a la gestión presupuestal y financiera, de acuerdo a lo expresado en los párrafos anteriores, el control interno contable se aplicó con deficiencias en las dos vigencias auditadas observándose un débil ejercicio de control y seguimiento por parte de los encargados de evaluar el sistema de control interno contable. 5.1.4 Concepto de la Gestión Fiscal

Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ESE LOCAL DE SUCRE fue desfavorable y no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 y 2013 cuyo responsable es, JORGE YESID VARGAS ARIZA. Gerente, NO SE FENECE. La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente informe y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional dentro de un marco de transparencia que les permita a los ciudadanos recobrar la confianza en el orden jurídico político. Con el fin de orientar el ejercicio del análisis de la cuenta del fortalecimiento de la Entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el Informe señaladas como Hallazgos Administrativos deberá elaborar un PLAN DE MEJORAMIENTO y presentarlo a esta Contraloría en el término de 15 días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación. El Plan de Mejoramiento debe detallar acciones que se implementen por parte de LA ESE, sobre cada una de las debilidades detectadas y plasmadas en el presente Informe a través de los Hallazgos relacionados

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) NUBIA ESTHER LEON VILLALBA ELVENY PABON VILLABONA Profesional Especializada Profesional Especializado






Página 82 de 82

Continuación informe definitivo Ese Hospital Local de Sucre. (ORIGINAL FIRMADO) ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor Fiscal

Coordinador de Auditoria

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub-contralora Delegada para el Control Fiscal

santander.gestiontransparente.comsantander.gestiontransparente.com/institucional/... ·...

Documents

Transcript of santander.gestiontransparente.comsantander.gestiontransparente.com/institucional/... ·...