contraloría general de santander código: recf-16-01 nodo central e ...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306416 Fax (7) 6306420 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 185

NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000210 27 Noviembre 2014 )

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

REPRESENTANTE LEGAL

ALVARO RAMIREZ GARCIA RECTOR

TIEMPO DE EJECUCIÓN: Del 10 de junio al 09 de julio de 2014

VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL

Auditor Fiscal

Equipo Auditor

LUZ MARINA RUEDA DELGADO Profesional Especializada

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS

Profesional Especializada

YANNETH JAIMES HERNANDEZ Profesional Especializada

MIRYAM BELTRAN BECERRA

Profesional Especializada

ULDARI MORENO RAMIREZ Profesional Universitaria

ALVARO GUTIÉRREZ AYALA

Profesional Especializado Coordinador Auditoría




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1 Gestión Contractual 5

3.1.2 Rendición y Revisión De Cuenta 92

3.1.3 Legalidad 92

3.1.4 Gestión Ambiental 92

3.1.5 Plan De Mejoramiento 96

3.1.6 Control Fiscal Interno 103

3.1.7 Tics 107

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 110

3.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos 110

3.2.2 Seguimiento controles de advertencia 115

3.2.3 Seguimiento a Quejas y Denuncias 116

3.3 CONTROL FINANCIERO 124

3.3.1 Gestión Presupuestal 148

3.4 CAPRUIS 169

4. DICTAMEN DE AUDITORIA 173

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 178

6. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS 185




INFORME DEFINITIVO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su plan general de auditoría vigencia 2014, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, quejas y denuncias, y controles de advertencia de la Universidad Industrial de Santander, para el período 2013. El desarrollo del proceso auditor se centró en el análisis financiero, presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, ambiental entre otros, por ser auditoría modalidad regular incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los estados financieros. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad.

1. ANTECEDENTES




INFORME DEFINITIVO


En el año 2013, se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la UIS, por la cuenta de la vigencia 2012, fenecida con el N°. 000018 de febrero 27 de 2014 y dando como resultado la suscripción de un plan de mejoramiento por parte de la entidad con vencimiento de metas en algunos casos a diciembre de 2014. 2. ALCANCE El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, plan de desarrollo, tecnologías de la información y comunicación (TICS), quejas y denuncias, y controles de advertencia, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander, mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida, que allegó la UIS, en el transcurso del proceso auditor, la revisión de los procesos anteriores son la base para el pronunciamiento de la vigencia analizada. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 CONTROL DE GESTION

3.1.1 GESTION CONTRACTUAL El proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular, se practicó a la gestión contractual de la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2013, y en algunos casos vigencias anteriores, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. En la vigencia 2013, la Universidad Industrial de Santander celebró 12.551 contratos por un valor de $78.950.983.618 bajo las siguientes modalidades y clases:

Fuente: SIA

La modalidad de contratación con mayor participación es Contratación Directa con una participación del 98.93% del total de los contratos, y un valor $48.864.585.035

MODALIDAD CANTIDAD %

CANTIDAD VALOR

%

VALOR

CONVOCATORIA PÚBLICA 51 0.41% 4,982,781,645 6.31%

DIRECTA 12,417 98.93% 48,864,585,035 61.89%

LICITACIÓN PÚBLICA 83 0.66% 25,103,616,938 31.80%

TOTAL 12551 100% 78,950,983,618 100%




INFORME DEFINITIVO


Fuente: SIA

La modalidad con mayor participación en la vigencia 2013, fue la Prestación de Servicios con una participación de 46,63%, es decir, 5852 contratos ejecutados; seguido por la modalidad Otros con una participación del 44.37% con 5.569 contratos.

Según la muestra seleccionada, para realizar el trabajo de auditoría, de los 12.551 contratos suscritos por la entidad se tomaron 91 como muestra contractual, por valor de $ 23.245.420.999, que corresponde al 0.7% del total de los contratos y el 30% del valor de la contratación. Los contratos que hicieron parte de la muestra auditada son los que se discriminan en el siguiente cuadro:

MUESTRA CONTRATACION UIS 2013

CLASE DE CONTRATO

CANTIDAD

%

CANTIDAD VALOR %

VALOR

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES 16 0.13% 220,357,833 0.28%

CONSULTORÍA 239 1.90% 6,069,722,874 7.69%CONTRATO DE FIDUCIA O ENCARGO

FIDUCIARIO 1 0.01% 28,296,000 0.04%

CONTRATOS DE OBRA 22 0.18% 11,537,083,979 14.61%

INTERVENTORÍA 18 0.14% 1,153,478,266 1.46%

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 455 3.63% 3,713,403,653 4.70%

OTROS 5,569 44.37% 27,694,126,129 35.08%

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 5,852 46.63% 24,646,703,637 31.22%

PUBLICIDAD 174 1.39% 388,844,502 0.49%

SERVICIOS DE SALUD 2 0.02% 150,000,000 0.19%

SERVICIOS DE TRANSPORTE 32 0.25% 493,874,235 0.63%

SUMINISTROS 171 1.36% 2,855,092,510 3.62%

TOTAL 12,551 100% 78,950,983,618 100%




INFORME DEFINITIVO


Número Del

Contrato Modalidad de

Selección Clase de Contrato Objeto del Contrato Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo Del Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/aaaa)

Nombre Completo Interventor o Supervisor

1

2012000102 / DC-035-2012

LICITACIÓN PÚBLICA OBRA PÚBLICA

CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL: OBRAS CIVILES. ARQUITECTONICAS. HIDROSANITARI 12.577.599.999 CONSORCIO LITO 2012 31/05/2012

ALVARO GARCIA PARRA

2

2013000120 / DC-035-2012 / ADICIONAL 2

LICITACIÓN PÚBLICA CONTRATOS DE OBRA

CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL: OBRAS CIVILES ARQUITECTONICAS HIDROSANITARIAS Y CONTRAINCENDIO - ADICIONAL NO. 01 AL CONTRATO DC-035 DE 2012

4,992,978,112 CONSORCIO LITO 2012 05/08/2013

3

2013000099 / DC-021-2013


SUMINISTRO MONTAJE Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE AIRE ACONDICIONADO Y VENTILACION MECANICA PARA LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 008 DE 2013

1,189,743,563

PROYECTOS Y SERVICIOS LTDA. 26/06/2013

4 2013000004 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL TANTO EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA COMO EN LAS

58,428,488

CESAR AUGUSTO QUIJANO QUIROGA 02/01/2013

ALVARO RAMIREZ GARCIA

5 2013000005 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL TANTO EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA

48,756,000

LAURA CAROLINA HOYOS GRANADOS 02/01/2013

6 2013000020 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES A BRINDAR APOYO EN LAS FUNCIONES PROPIAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

41,958,292

NATALIA DEL PILAR CASTRO ARIZA 02/01/2013

7 2013000003 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DE LA UIS

40,380,000

OCTAVIO ANDRES HERNANDEZ MENDIVELSO 02/01/2013

8 2013000119 DIRECTA


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASESORIA JURIDICA ESPECIALIZADA.

16,162,350

ANGELA PATRICIA TORRES BARRIOS 01/08/2013

9 2013000096 DIRECTA


CONTRATACION ABOGADO PARA LABORAR EN LA OFICINA JURIDICA.

13,542,450

JAVIER ENRIQUE LEON ARIAS 22/05/2013

10

2013000144 / DC-032-2013 DIRECTA OTROS

EQUIPO ANALIZADOR TERMICO INTEGRAL TG DTA DSC INCLYE DILATOMETRIA TMA

332,863,388

VORTEX COMPANY S.A.S. 31/10/2013

ARNALDO ALONSO BAQUERO

11

2013000134 / DC-024-2013 DIRECTA OTROS

SUMINISTRAR LOS BIENES PARA LA REPOTENCIACION DE LA PLATAFORMA DE COMPUTO DE ALTO RENDIMIENTO QUE SOPORTE PROCESAMIENTO EN PARALELO..

796,812,000

HEWLETT PACKARD COLOMBIA LTDA 02/10/2013

CARLOS JAIME BARRIOS

12 2013004972 DIRECTA OTROS

COMPRA DE CALORIMETRO DIFERENCIAL DE BARRIDO ANALIZADOR DINAMICO-MECANICO ANALIZADOR TERMOGRAVIMETRICO.. SEGUN COTIZACION TA 16400/2

654,704,000

LANZETTA RENGIFO & CIA SAS 30/10/2013

DAVID ALEJANDRO MIRANDA MERCADO

13

2013000165 / DC-049-2013

LICITACIÓN PÚBLICA OTROS

ADQUISICION DE EQUIPOS PARA EL LABORATORIO DE CARACTERIZACION DE MATERIALES DE LA ESCUELA DE INGENIERIA CIVIL - ADJUDICA

365,980,000

INGENIERIA Y SOLUCIONES TECNOLOGICAS INSOLTEC LTDA 30/12/2013

EDUARDO ALBERTO CASTAÑEDA

14 2013000135 CONVOCATORIA OTROS ADQUISICION DE UN EQUIPO UNION TEMPORAL 02/10/2013 ENRIQUE




INFORME DEFINITIVO


/ DC-028-2013

PÚBLICA ESPECTROMETRO RAMAN Y MICRO RAMAN PARA EL LABORATORIO CENTRAL DEL EDIFICIO DE INVESTIGACIONES DE LA UIS - ADJUDICACION CONVOCATORIA PUBLICA NO. 030 DE 2013

735,005,000 ADVANCED INSTRUMENTS LTDA S&S INGENIERIA SAS

MEJIA OSPINO

15

2013000154 / DC-040-2013


ADECUACIONES DEL EDIFICIO DE CIENCIAS HUMANAS EN LA UIS - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 018 DE 2013

429,809,840 INDICO S.A.S. 27/11/2013

GTP ASOCIADOS LTDA


IMPORTACION EQUIPO DE LABORATORIO DYNAMIC MECHANICAL ANALYZER

523,800,000 01DB-METRAVIB 09/12/2013

HEBENLY CELIS LEGUIZAMO


SISTEMA DE POSICIONAMIENTO Y ORIENTACION DE REFERENCIA POSLOV 510 MARCA APPLNIX

382,662,944

APPLANIX CORPORATION 20/09/2013


IMPORTACION DE ESCANER LASER VZ400 A LA EMPRESA RIEGL

351,000,000 RIEGL USA 23/09/2013


IMPORTACION TOMOGRAFO CON TODOS SUS ACCESORIOS Y ELEMENTOS NECSARIOS PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO A AGI ADVANCED GEOSCIENCE

151,360,408

AGI ADVANCED GEOSCIENCES INC 09/09/2013


IMPORTACION DE EQUIPO GEORADR MULTIPROPOSITO MARCA GEOPHYSICAL SURVEY

149,378,058

GEOPHYSICAL SURVEY SYSTEMS INC 04/09/2013

21 2013001740 DIRECTA


ELABORACION PLAN DE DESARROLLO ESCUELA DE MEDICINA FACULTAD DE SALUD.

11,001,200

JHINDY NATHALI RIVERA ROBAYO 08/04/2013

HERMES JAIMES CARVAJAL

22 2013005570 DIRECTA


APOYO EN LA FINALIZACION DE LA ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA ESCUELA DE MEDICINA.

2,400,000

DIANA CAROLINA NEIRA VELASCO 23/10/2013

23 2013004076 DIRECTA


APOYO EN LA CORRECCION DEL DOCUMENTO DE AUTOEVALUACION DEL PROGRAMA DE MEDICINA.

1,200,000

JHINDY NATHALI RIVERA ROBAYO 14/08/2013

24 2013006077 DIRECTA


Adicional a la OPS 2013005570 APOYO EN LA FINALIZACION DE LA ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA ESCUELA DE MEDICINA.

1,200,000

DIANA CAROLINA NEIRA VELASCO 15/11/2013

25

2013000158 / DC-044-2013

CONVOCATORIA PÚBLICA CONTRATOS DE OBRA

MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA PARA EL TRABAJO EN ALTURAS EN ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y FACHADAS DE LOS EDIFICIO DEL CAMPUS PRINCIPAL - ADJ. CONVOCATORIA PUBLICA NO. 063 DE 2013

239,424,887 CONSORCIO ALEMAN 18/12/2013

IVAN AUGUSTO ROJAS CAMARGO

26 2013000499 DIRECTA MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN

PINTURA DE ED. CAMILO TORRES NECESARIAS PARA PREPARAR VISITA DE PARES DE ACREDITACION INSTITUCIONAL.

29,323,072

FREDDY NOEL BAUTISTA DIAZ 25/11/2013


PINTURA DE EDIFICIOS DE LA SEDE UIS PRINCIPAL.

27,903,000

VICTOR HUGO GONZALEZ REYES 21/11/2013


PINTURA DE PLACAS PASILLOS Y ALCOBAS EN RESIDENCIAS UNIVERSITARIAS.

26,628,995

ISAIAS ROBLES CARREÑO 05/03/2013


PINTURA DE EDIFICIOS ADM. 1 RESIDENCIAS UNIVERITARIAS ADM. 2 (POSTGRADOS) Y PINTURA DE GRAFITIS.

25,457,949

MILENA BIBIANA REMOLINA VELASQUEZ 10/07/2013


PINTURA EN LA ESCUELA DE MUSICA Y BORRADO DE GRAFITIS EN EL CAMPUS UIS PRINCIPAL.

14,563,700

CARLOS ALBERTO VASQUEZ SANDOVAL 29/07/2013


PINTURA DE MUROS Y MARCOS DE PUERTAS EN AULAS AREAS COMUNES Y BANOS DEL TERCER PISO ED. ING. FISICOMECANICAS.

12,976,800

VICTOR MANUEL CASTILLA CASTRO 12/03/2013


PINTURA EN EL CAMPUS CENTRAL.

11,649,400

HENRY ALBERTO PEÑA PRADA 18/03/2013


PINTURA DE SALONES DEL EDIFICIO DE CIENCIAS HUMANAS.

7,803,000

RUTH AZUCENA LEGUIZAMON OLARTE 02/09/2013

34 2012/716 DIRECTA CONVENION INTERADMINISTRATIVA

ELABORAR ESTUDIOS Y DISEÑOS ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA 10666925000

ALCALDIA BARRANCABERMEJA 28/08/2012

35 2013000087 / DC-005- DIRECTA CONSULTORÍA

REALIZAR EL DISEñO ARQUITECTONICO Y

300,000,000

MAZZANTI & ARQUITECTOS S.A. 03/05/2013

JAVIER SEPULVEDA




INFORME DEFINITIVO


2013 URBANISTICO PARA LA MODERNIZACION DEL INSTITUTO TECNICO SUPERIOR INDUSTRIAL DEL MUNICIPIO DE BA

MANTILLA

36

2013000088 / DC-006-2013 DIRECTA CONSULTORÍA

REALIZAR EL DISEñO ARQUITECTONICO Y URBANISTICO PARA EL CENTRO POLIFUNCIONAL DE EVENTOS Y ESPECTACULOS EN LA VILLA OLIMPICA DE BARR

300,000,000


37


REALIZAR EL DISEÑO ARQUITECTONICO Y URBANISTICO DE DOS EQUIPAMIENTOS COMUNITARIOS SOBRE EL MALECON DEL RIO GRANDE DE LA MAGDALENA

207,060,000


38 2013000147 DIRECTA CONSULTORÍA

COORDINADOR TéCNICO PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS

29,400,000 WILMAN MORALES REY 02/07/2013

JOHANN FARITH PETIT SUAREZ


INGENIERO PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

29,400,000

MARTIN ALONSO ALMONACID DURAN 02/07/2013



29,400,000

FREDIS JOSE VEGA MINDIOLA 02/07/2013



29,400,000

RAMIRO GOMEZ BECERRA 02/07/2013



29,400,000

JAIME ORLANDO SERRANO RANGEL 03/07/2013


INGENIERO AMBIENTAL PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE - UIS.

28,000,000

CARLOS JULIO CONTRERAS MARIN 02/07/2013


INGENIERO AMBIENTAL PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N°051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE - UIS.

28,000,000

VICTORIANO VARGAS MONTANA 02/07/2013


SOCIóLOGO PARA REALIZAR EL ESTUDIO SOCIAL Y DEMOGRáFICO EN LOS DEPARTAMENTOS DE NORTE DE SANTANDER Y ARAUCA PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

28,000,000

MANUEL JOSE ACEVEDO AFANADOR 02/07/2013


PROFESIONAL PARA ELABORAR LOS PROYECTOS EN FASE 1 DE LOS DEPARTAMENTOS DE: META CASANARE ARAUCA GUAJIRA SANTANDER Y NORTE DE SANTANDER SEGúN CONTRATO INTERADMINISTRAVO 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA

28,000,000

DANTE ALEJANDRO CORREDOR MARCIALES 02/07/2013


SOCIóLOGO PARA REALIZAR EL ESTUDIO SOCIAL Y DEMOGRáFICO EN LOS DEPARTAMENTOS DE META Y CASANARE PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

28,000,000

PALOMA BAHAMON SERRANO 03/07/2013


INGENIERO AMBIENTAL PARA REALIZAR LOS ESTUDIOS AMBIENTALES A QUE HUBIERE LUGAR EN LOS DEPARTAMENTOS DE NORTE DE SANTANDER Y ARAUCA PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 IPSE - UIS.

28,000,000

CLAUDIA LORENA SUAREZ DELGADO 05/07/2013


INGENIERO RESIDENTE PARA EL DEPARTAMENTO DE CASANARE SEGúN CONTRATO

26,000,000

NELLY ESMERALDA AVILA SALAMANCA 02/07/2013




INFORME DEFINITIVO


INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.


LEVANTAMIENTO TOPOGRáFICO PARA EL PROYECTO ELéCTRICO DE 120 USUARIOS DE DIFERENTES MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

20,200,800

ROSALBA HERNANDEZ LOPEZ 25/11/2013

51


DISEñOS ARQUITECTONICOS Y URBANISTICOS DEL MALECON DEL RIO GRANDE DE LA MAGDALENA Y DEL ESPACIO PUBLICO DEL SECTOR DE LA VILLA OLIMPICA DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA SEGUN EL CONTRATO DC-022 DE 2013

794,217,200

LORENZO CASTRO JARAMILLO 25/06/2013

JOSE ALEJANDRO GOMEZ

52


REALIZAR EL DISEÑO ARQUITECTONICO Y URBANISTICO DE UN ESCENARIO DEPORTIVO CUBIERTO EN ESPACIO PUBLICO Y SU MANUAL DE IMPLEMENTACI

211,600,000


53

2013000142 / DC-031-2013

LICITACIÓN PÚBLICA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

SUMINISTRO INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN DIFRACTOMETRO DE RAYOS X - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 012 DE 2013

1,215,000,000 ANDITECNICA LTDA 15/10/2013

JOSE ANTONIO HENAO

54 2013002908 DIRECTA OTROS MATERIAL NO DEVOLUTIVO PARA LA VENTA.

326,473,850

PEARSON EDUCACION DE COLOMBIA LTDA 15/07/2013

LEONOR PORTILLA ARCINIEGAS

55

2013000129 / DC-029-2013 DIRECTA


DIAGNOSTICO LINEAMIENTOS REQUERIMIENTOS Y PROYECCION GENERAL PARA EL PLAN URBANO ESPACIAL DEL CAMPUS PRINCIPAL DE LA UIS DENTRO DE UN ENFOQUE INTEGRAL QUE INCLUYA LOS COMPONENTES URBANO AMBIENTAL

96,048,000

FUNDACION CITU EXPERIENCIA LOCAL LABORATORIO DE PROYECTOS UR 10/09/2013

LUIS EDUARDO BECERRA ARDILA

56 2013000038 DIRECTA SERVICIOS DE SALUD

CONTRATO INTERADMINISTRATIVAPARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

100,000,000

E.S.E.HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER H.U.S. 30/01/2013

MARIA CLAUDIA CABALLERO BADILLO

57

2013000001 / DC-038-2010 / OTROSI 2



ARRENDAMIENTO OPERATIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO DE ALTA CAPACIDAD SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO SOLUCIONES DE RESPALDO IMPRESORAS - OTROSI NO. 3 AL CONTRATO DC-038 DE 2010

876,494,022

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA 02/01/2013

MAURICIO TARAZONA ALVAREZ

58 2013000061 DIRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CANAL DEDICADO INTERNET 360 MBPS CANAL SEDES CON TECNOLOGIA MPLS Y CALIDAD DE SERVICIO: BARRANCA Y BARBOSA 50 MBPS SOCORRO 40 MBPS MALAGA 15 MBPS. SEDE GUATIGUARA FIBRA OSCURA.

788,874,240

COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P. 22/03/2013

59

2013000160 / DC-041-2013


SUMINISTRO DE EQUIPOS DE COMPUTO PARA EL CENTIC DE LA UIS - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 015 DE 2015

641,700,000 DELL COLOMBIA INC. 23/12/2013

60

2013000123 / DC-025-2013



CANAL DE ACCESO DEDICADO A INTERNET INTERNACIONAL Y NACIONAL (NAP COLOMBIA)CON ANCHO DE BANDA DE 310 MBPS - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 009 DE 2013

249,852,720

UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. 22/08/2013

61 2013000034 DIRECTA


DESARROLLO DE SOFTWARE.

24,700,000

WILLMAN DARIO REYES BUITRAGO 02/01/2013

62 2013000025 DIRECTA



22,400,000

MONICA LILIANA GARCIA HERRERA 02/01/2013

63 2013000030 DIRECTA PRESTACIÓN DE DESARROLLO DE HUMBERTO RUIZ ROA 02/01/2013




INFORME DEFINITIVO


SERVICIOS PROFESIONALES

SOFTWARE 14,900,000

64 2013000016 DIRECTA



12,000,000

LUZ KARINE FLOREZ DAZA 02/01/2013

65 2013000017 DIRECTA



12,000,000

SILVIA JULIANA BERMUDEZ GALLO 02/01/2013

66 2013000021 DIRECTA


DESARROLLO DE SOFTWARE

12,000,000

CARLOS JAVIER PRIETO ROA 02/01/2013

67 2013000026 DIRECTA



12,000,000

EVELYN CAVIEDES ARCINIEGAS 02/01/2013

68 2013000032 DIRECTA



12,000,000

DIANA CECILIA PLATA TELLEZ 02/01/2013

69 2013000028 DIRECTA



11,400,000

FERNANDO ANDRES ZAMBRANO VILLAR 02/01/2013

70 2013000035 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DESARROLLO DE SOFTWRE.

8,800,000

NELLY ACUNA DE MOJICA 02/01/2013

71 2013000031 DIRECTA



7,200,000

DANNY FELIPE VERGEL PABA 02/01/2013

72 2013000027 DIRECTA



6,450,000

JOHANA PATRICIA BALLESTEROS MARTINEZ 02/01/2013

73 2013000013 DIRECTA



6,300,000

ADRIAN FERNANDO RODRIGUEZ VEGA 02/01/2013

74 2013000019 DIRECTA



6,300,000

CESAR GIOVANNY SUAREZ SUAREZ 02/01/2013

75 2013000022 DIRECTA



6,300,000

CARLOS ANDRES FUENTES MORANTES 02/01/2013

76 2013000012 DIRECTA



6,000,000

JORGE ARMANDO MERCADO CASTILLA 02/01/2013

77 2013000015 DIRECTA



6,000,000

FIDEL DAVID JIMENEZ MARTINEZ 02/01/2013

78 2013000018 DIRECTA



6,000,000

OSCAR DARIO ACOSTA GOMEZ 02/01/2013

79 2013000023 DIRECTA



6,000,000

LUZ VIVIANA JAIMES HERNANDEZ 02/01/2013

80 2013000024 DIRECTA



6,000,000

LINA JOHANNA QUINTERO PRADA 02/01/2013

81 2013000029 DIRECTA



6,000,000

DIEGO FERNANDO SANTANDER HERRERA 02/01/2013

82 2013000014 DIRECTA



5,100,000

GUSTAVO ADOLFO FAJARDO CUARTAS 02/01/2013

83 2013000347 DIRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS


2,466,200

JOSE WILSON CONTRERAS MORA 02/01/2013

84

2013000052 / DC-009-2013

CONVOCATORIA PÚBLICA

SERVICIOS DE TRANSPORTE

SUMINISTRO DE TRANSPORTE PARA LAS SALIDAS DE CAMPO DE LOS ESTUDIANTES DE LA ESCUELA DE GEOLOGIA DE LA UIS - ADJUDICACION CONVOCATORIA PUBLICA NO. 006 DE 2013

209,750,000

CONFORT EXPRESS LTDA 06/03/2013

SAIT KHURAMA VELASQUEZ

85

2013000126 / DC-026-2013




208,100,000

CONFORT EXPRESS LTDA 30/08/2013

86 2013003812 DIRECTA OTROS UNIFORMES DEPORTIVOS PARA SELECCIONES UIS

7,598,000

WILLIAM YOVANY MURILLO Y/O DEPORTIVOS YOVANY 04/09/2013

MILTON ARCINIEGAS AYALA


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA LA SELECCION UIS DE NATACION

896.000

DIANA MARCELA HERNANDEZ BUITRAGO 09/09/2013


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA LAS SELECCIONES UIS DE KARATE TAEKWONDO Y JUDO.

4,550,000

TDK MARTIAL ARTS Y/O VICTOR MANUEL NIÑO ORTEGA 12/09/2013


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA LAS SELECCIONES UIS.

10,962,000




12,035,000


91 2013005576 DIRECTA OTROS UNIFORMES DEPORTIVOS PARA SELECCIONES UIS

3,200,000

EURO DEPORTES Y/O MARIA CONCEPCION MORENO MUÑOZ 26/11/2013




INFORME DEFINITIVO


TOTAL 91 CONTRATOS $23.245.420.999

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 1 Se evidenció que en el formato de rendición de cuenta F20.1ª la UIS registra 5.569 contratos en la casilla de Clase de Contrato como Otros, siendo lo correcto, registrarlos en la casilla de suministro y compra venta. Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “El Formato de rendición de cuenta F20.1ª en su columna CLASE DE CONTRATO permite única y exclusivamente seleccionar una de las siguientes opciones registradas en la lista de chequeo…Los contratos fueron registrados en el SIA como “Otros” por corresponder a órdenes de compra, es decir, contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y “Compraventa (bienes inmuebles)”. No es posible jurídicamente igualar los contratos de compra venta con los de suministro dada la diferencia que existe entre ellos, ya que mientras los Contratos de compraventa son de ejecución instantánea y suponen la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, los Contratos de Suministro son ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir suponen la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica. El Consejo de Estado en sentencia reciente señala que “La diferencia fundamental del contrato de suministro y el de compraventa radica fundamentalmente en que el contrato de suministro de cosas es de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir supone la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica; por su parte el contrato de compraventa al ser de ejecución instantánea, supone la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, no obstante que se permita ésa única prestación se cumpla de forma fraccionada”. De otro lado, la clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles, por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación. En consecuencia, y teniendo clara nuestra obligación de reportar a la Contraloría los contratos que suscribe la universidad, se hizo necesario reportarlos en la opción “Otros” ya que en las clasificaciones permitidas en el Formato no se da la opción de “contratos de compraventa de bienes muebles”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


La respuesta es clara, en la nueva rendición de la cuenta, la dirección de contratación y proyectos de inversión de la Uis, como las Unidades Académico Administrativas deberán informar a este ente de control; si se presentan problemas para la clasificación de los contratos Y/o, deberá registrar la respectiva observación al finalizar el formato; por lo tanto se confirma la observación como hallazgo administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoria TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA

Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

CONTRATO N° DC 022-13

Número del

Contrato

Modalidad de

Selección

Clase de Contrato

Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo del

Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/

aaa)

Fecha Liquidación

Nombre Completo

Interventor o Supervisor

2013000098 / DC-022-

2013 DIRECTA CONSULTORÍA

Diseños arquitectónicos y urbanísticos del malecón del rio grande de la magdalena y del espacio público del sector de la villa olímpica del municipio de Barrancabermeja según el contrato DC-022 de 2013

794,217,200 LORENZO CASTRO

JARAMILLO 25-06-13

SIN LIQUIDAR

JOSE ALEJANDRO

GOMEZ

ACTA DE INICIO Junio 26 de 2.013 PLAZO DE TERMINACION 180 días FECHA DE TERMINACION Diciembre 22 de 2.013 FECHA DE SUSPENSION Diciembre 10 de 2.013 FECHA AMPLIACION SUSP. Enero 23 de 2.014 hasta Marzo 08 de 2.014 FECHA DE AMPLIACION N° 2 Del 08 de marzo de 2.014 hasta el 05 de Julio de 2.014. INTERVENTOR José Alejandro Gómez Suarez SUPERVISOR Hernán Porras Díaz DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN CONTRATO N° DC 022-13 Según contrato interadministrativo número 716 de fecha agosto 28 de 2.012, la Universidad Industrial de Santander, lo firmo comprometiéndose a realizar diseños arquitectónicos, sin embargo, la universidad no está en capacidad de ejecutar dicho objeto contractual tal y como se evidencia en el oficio fechado febrero 28 de 2.013, firmado por el ex director de contratación Sr. MARIO H TORRES MACIAS, donde emitió dictamen favorable de contratación directa de consultoría y estableció: “dada la complejidad técnica de los proyectos, la Universidad

no cuenta dentro de su planta de personal, con personal idóneo que desarrolle el objeto




INFORME DEFINITIVO


contractual requerido para tal fin, razón por la cual se requiere contratar un arquitecto que

acredite amplia y destacada experiencia profesional.” Así las cosas: La Universidad Industrial de Santander, se vio en la obligación de subcontratar el objeto contractual, pues no existe la facultad de arquitectura; es decir la universidad no estaba en capacidad para desarrollar directamente el objeto contractual por lo que se vio obligado a subcontratarlo. Se evidenció que la Universidad Industrial de Santander, suscribió el contrato Interadministrativo N° 716 de 2.012, con el Municipio de Barrancabermeja, el día 28 de agosto de 2.012, y en él la UIS, adquirió unos compromisos como la asesoría y consultoría para el ajuste, la modificación, y/o ejecución de algunos proyectos del plan de desarrollo del municipio de Barrancabermeja “Barrancabermeja ciudad futuro”; y en el alcance del objeto estableció en los números: 5); 6); 7); 8); diseños arquitectónicos y de ingeniería; la contratación se llevo a cabo teniendo en cuenta el articulo 3.4.2.1.1. del Decreto 734 de 2.012, donde establece que las entidades señaladas en el artículo 2 de la ley 80 de 1.993, celebraran contratos entre ellas, siempre que la obligación del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora , además dicho contrato estableció en el literal G) “Que la Universidad Industrial de Santander es una

entidad de derecho público del orden departamental, creada como ente universitario autónomo con personería jurídica, por las ordenanzas N° 41 de 1940 y 83 de 1944 de la Asamblea Departamental de Santander, con reconocida experiencia e idoneidad para

el desarrollo del presente objeto contractual” (negrilla fuera de texto); a la vez estipulo en el literal J) estableció “ Que la UIS, cuenta con recurso humano propio y

con un equipo de profesionales en el grupo de investigación Geomática, gestión y optimización de sistemas con experiencia e idoneidad para el desarrollo del objeto del presente contrato interadministrativo a”. Es de mencionar que la UIS, según sus objetivos registrados en el literal h del artículo 5 del Acuerdo N°166 de diciembre 22 de 1.993, estableció que la UIS, puede suscribir convenios o contratos, en desarrollo de las funciones misionales, de docencia, de investigación y de extensión o de proyección social de la Universidad; así las cosas este objetivo misional no es concordante con el objeto del contrato, además la UIS, no es propiamente una entidad de reconocida experiencia e idoneidad en el campo arquitectónico, puesto que no cuenta con la facultad de arquitectura, por lo tanto no tiene profesionales especializados en dicha área, lo que motivo presisamente a que la UIS, para dar cumplimiento al objeto y alcance del contrato interadministrativo N°716/12, subcontratara con el Sr. LORENZO CASTRO JARAMILLO, mediante la modalidad de contratación directa avalada y justificada mediante oficio fechado Junio 18 de 2.013, por la directora de contratación y proyectos de inversión de la UIS, Dra. OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA, quien emitió dictamen favorable de contratación directa de servicios profesionales especializados; obviando que era una subcontratación para cumplir con el objeto del contrato 716/12; como lo fue el diseño arquitectónico y urbanístico del malecón del rio grande de la Magdalena, tal y como quedo establecido en la clausula primera del contrato DC-022 de 2.013.




INFORME DEFINITIVO


Posiblemente existe vulneración al principio de selección objetiva a través de los convenios interadministrativos, pues como se ha indicado en otros estudios, varias entidades han acudido a la figura de la tercerización o subcontratación para eludir el principio de selección objetiva. La modalidad consiste en que se contrata directamente con otra entidad pública celebrando un convenio interadministrativo y esta entidad contratista a su vez, posteriormente contrata directamente para que ejecute el objeto inicial que se puede someter al principio de convocatoria pública. Según acta de suspensión N°014 del 10 de Diciembre de 2.013; se suspendió el contrato DC-022 de 2.013, por el término de cuarenta y cinco (45) días, a partir del 10 de diciembre de 2.013, hasta el veintitrés (23) de enero de 2.014; argumentando que para definir con detalle los elementos que condicionan los planos generales del proyecto arquitectónico se requiere del levantamiento batimetro de la Ciénaga Miramar el cual será suministrado por la Secretaria del Medio Ambiente del municipio de Barrancabermeja y que hasta el momento la UIS, no ha recibido dicho levantamiento, además porque el Arq. Lorenzo Castro, manifestó que el pavimento ecológico con un acabado en piedra Royal Veta, se debe analizar y aceptar esta propuesta por la UIS, que realizará dos prototipos en laboratorio para ser evaluados mediante ensayos de resistencia y fatiga. Los resultados de estos ensayos condicionaran los planos generales y de detalles del proyecto urbanístico definitivo, implicando ajustes o actualizaciones a los productos entregados por el contratista. Mediante acta de ampliación de suspensión N° 015, del 23 de enero de 2.014, amplia la suspensión del mencionado contrato de consultoría, por el término de 45 días, a partir del 23 de enero de 2.014, hasta el 08 de marzo de 2.014; dado que a la fecha no se han resuelto los motivos por los cuales se suspendió el contrato el día 10 de diciembre de 2.013. Nuevamente, mediante acta de ampliación 2 de la suspensión fechada 08 de Marzo 2.014, se suspende por el término de 120 días, a partir del 08 de marzo de 2.014 hasta el 05 de Julio de 2.014; ya que a la fecha no se han resuelto los motivos por los cuales se suspendió el mencionado contrato. Vale mencionar que a la fecha el contrato DC-022 de 2.013, no se ha liquidado, dada las continuas suspensiones; la UIS, debe tener en cuenta que este contrato no puede prolongarse en el tiempo, mediante la figura de suspensiones y ampliaciones de suspensiones, puesto que se traduce en una falta de planeación; por cuanto el plazo establecido según la clausula quinta – plazo y vigencia del contrato fue de 180 días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio, previa legalización del contrato, es decir hasta diciembre 22 de 2.013. CONTRATO N° DC -007 DE 2.013




INFORME DEFINITIVO


Número del

Contrato

Modalidad de

Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo

Del Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/aa

aa)

Fecha Liquidación

INTERVENTOR

Arq. JOSE ALEJANDRO

GOMEZ SUAREZ

SUPERVISOR

HERNAN PORRAS DIAS.

2013000089 / DC-007-


Realizar el diseño arquitectónico y urbanístico escenario deportivo público y su manual de implementación

211,600,000 MAZZANTI & ARQUITECT

OS S.A. 05-05-13

SIN LIQUIDAR

Plazo 180 días, a partir de la firma del acta de inicio Fecha inicio Mayo 06 de 2.013 Fecha de Terminación Noviembre 06 de 2.013. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION CONTRATO N° DC -007 DE 2.013 Según contrato interadministrativo número 716 de fecha agosto 28 de 2.012, la Universidad Industrial de Santander, lo firmo comprometiéndose a realizar diseños arquitectónicos, sin embargo, la universidad no está en capacidad de ejecutar dicho objeto contractual tal y como se evidencia en el oficio fechado febrero 28 de 2.013, firmado por el ex director de contratación Sr. MARIO H TORRES MACIAS, donde emitió dictamen favorable de contratación directa de Consultoría y estableció: “dada la complejidad técnica de los proyectos, la Universidad

no cuenta dentro de su planta de personal, con personal idóneo que desarrolle el objeto contractual requerido para tal fin, razón por la cual se requiere contratar un arquitecto que

acredite amplia y destacada experiencia profesional.” Así las cosas: La Universidad Industrial de Santander, se vio en la obligación de subcontratar el objeto contractual, pues no existe la facultad de arquitectura; es decir la universidad no estaba en capacidad para desarrollar directamente el objeto contractual por lo que se vio obligado a subcontratarlo. Por lo anterior la UIS, debe tener en cuenta los reiterados pronunciamientos de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, que han diagnosticado que a menudo se acude a la contratación directa para eludir los procedimientos de selección acordes con la naturaleza de los bienes, obras o servicios que se pretenden adquirir. Se ha encontrado también que se entregan importantes recursos del presupuesto estatal a particulares, sociedades de economía mixta, instituciones de educación superior y fundaciones, entre otros, que no resultan idóneos para ejecutar el objeto pactado, lo que impide que se satisfagan las necesidades que suscitaron el correspondiente negocio jurídico, exponiendo los intereses colectivos involucrados. La contratación directa debe garantizar el cumplimiento de los principios de economía, transparencia y, en especial del deber de selección objetiva, establecidos en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007; concordantes con los




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artículos 7, 10 y 11 del Acuerdo 019 de 2.005 y el artículo 19 de la Resolución 809 de 2.005. En este sentido se pronunció la Corte Constitucional en su Sentencia C-949 proferida el 5 de septiembre de 2001, al precisar que la contratación directa no implica la exclusión de las normas y principios que garantizan la escogencia del sujeto que más convenga al Estado, expresó el Tribunal: " .... No es cierto que dicha

clase de contratación implique que la entidad estatal contratante pueda inobservar los principios de economía, transparencia y de selección objetiva. Por el contrario, en ella también rigen, para asegurar que en esta modalidad de contratación también se haga realidad la igualdad de oportunidades”.

Se reitera que la potestad de contratación directa debe ejercerse con estricta sujeción al reglamento de contratación directa, actualmente consignado en el Decreto 855 de 1994, cuyas disposiciones, conforme al parágrafo del artículo 24 de la Ley 80, precisamente, buscan garantizar y desarrollar los principios de economía, transparencia y, en especial, el deber de selección objetiva establecidos en el Estatuto Contractual; además se debe tener en cuenta que en los manuales de procesos de contratación relacionan las normas legales que le son aplicables a la Universidad Industrial de Santander así entre otras Ley 80 de 1.993; Ley 1150 de 2.007; Decreto 2474 de 2.008; Decreto 4828 de 2.008 y Decreto 4881 de 2.008. Posiblemente existe vulneración al principio de selección objetiva a través de los convenios interadministrativos, pues como se ha indicado en otros estudios, varias entidades han acudido a la figura de la tercerización o subcontratación para eludir el principio de selección objetiva. La modalidad consiste en que se contrata directamente con otra entidad pública celebrando un convenio interadministrativo y esta entidad contratista a su vez, posteriormente contrata directamente para que ejecute el objeto inicial que se puede someter al principio de convocatoria pública. Según la minuta del contrato la fecha de suscripción fue el día 27 de febrero de 2.013, sin embargo en el SIA, de este ente de control fue registrada como fecha de suscripción el día 05 de Mayo de 2.013. Es de resaltar que el contrato fue firmado el 27 de febrero de 2.013, y según acta de inicio este solo comenzó en mayo 06 de 2.013, es decir dos meses después; con una fecha de terminación noviembre 06 de 2.013. La universidad firmo otro si, fechado el 19 de Abril de 2.013, en donde establece en la clausula cuarta “…El contratista deberá, presentar las garantías contractuales y el

recibo de pago correspondiente para su debida aprobación, dado que el contrato aun no ha iniciado, la expedición de las pólizas de garantía será a partir de la fecha del presente otro si”. El contratista presentó las pólizas, expedida por seguro del estado así:




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Los amparos de: cumplimiento, en ella registra el cumplimiento del contrato desde Abril 19 de 2.013, hasta Abril 19 de 2.014; la del Buen manejo del anticipo desde el 19 de abril de 2.013 hasta mayo 19 de 2.014; es decir a la fecha dichos amparaos se encuentran vencidos. Según el informe del interventor técnico externo de la UIS, de fecha septiembre 19 de 2.013; el contrato fue suspendido por treinta (30) días, entre otras cosas debido a la necesidad de realizar ajustes al sistema estructural de la cubierta con el fin de disminuir costos y recomienda replantear el pre diseño de geometría vial y en los demás diseños de ingeniería; mediante acta de reinicio del 15 de octubre de 2.013, se reinicio las actividades; mediante acta N°2, del 26 de noviembre de 2.013, se aprobó el acta de recibo final del contrato de consultoría DC- 007/13; sin embargo a la fecha no se ha liquidado. OBSERVACION DE AUDITORIA N°2 La Universidad Industrial de Santander, no tiene la capacidad, ni contaba con el personal idóneo para desarrollar el objeto contractual requerido para tal fin, razón por la cual la UIS, se vio en la obligación de subcontratar el objeto contractual. Posiblemente existe vulneración al principio de selección objetiva a través de los convenios interadministrativos, pues como se ha indicado en otros estudios, varias entidades han acudido a la figura de la tercerización o subcontratación para eludir el principio de selección objetiva. La modalidad consiste en que se contrata directamente con otra entidad pública celebrando un convenio interadministrativo y esta entidad contratista a su vez, posteriormente contrata directamente para que ejecute el objeto inicial que se puede someter al principio de convocatoria pública. . A la fecha del trabajo de campo de la auditoria los contratos DC -007 DE 2.013 y DC-022 de 2.013, no se ha liquidado, dada las continuas suspensiones; la UIS, debe tener en cuenta que este contrato no puede prolongarse en el tiempo, mediante la figura de suspensiones y ampliaciones de suspensiones, puesto que se traduce en una falta de planeación; por cuanto el plazo establecido según la cláusula quinta – plazo y vigencia del contrato fue de 180 días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio, previa legalización del contrato, es decir hasta diciembre 22 de 2.013. Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba y connotación disciplinaria. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Respecto a los Contratos DC-007 de 2013 y DC-022 de 2013 me permito hacer las siguientes precisiones generales: a. Mediante oficio D12-11312 de agosto 22 de 2012, el doctor Álvaro Gómez Torrado, Rector (e) de la Universidad Industrial de Santander envía al alcalde de Barrancabermeja, doctor Elkin Bueno Altahona, propuesta técnica y económica para la “Elaboración de estudios y diseños de algunos de los proyectos estratégicos y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal-Barrancabermeja, Ciudad Futuro 2012-2015” (Anexo 1).




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b. La propuesta técnica económica elaborada por el Grupo de Investigación “GEOMÁTICA, Gestión y optimización de sistemas”, cuyo director es el Ingeniero Hernán Porras Díaz que le fue remitida al Alcalde del Municipio de Barrancabermeja, propone como objeto elaborar los estudios y diseño de algunos proyectos estratégicos para el desarrollo de la ciudad y el acompañamiento del proyecto con la responsabilidad de efectuar los diseños de ingeniería, arquitectónicos y urbanísticos, el trámite de permisos y la elaboración de los pliegos de condiciones para la contratación de las obras emanadas del proyecto. En dicha propuesta igualmente se presenta por el Grupo Geomática una estructura organizacional para el desarrollo de la consultoría en la que participan la Administración municipal, el supervisor del contrato, un comité de seguimiento y un Director General de la UIS del que a su vez dependen asesores y técnicos. La propuesta presentada hace una relación del nombre, estudios y perfil profesional de las personas claves y expertos del equipo de trabajo para su desarrollo (Anexo 2). c. Una vez aceptada la propuesta se suscribe el contrato interadministrativo N° 0716 de 2012 por parte del Dr. Alvaro Gómez Torrado en calidad de Rector encargado de la Universidad Industrial de Santander y el Dr. Elkin Bueno Altahona actuando en calidad de Alcalde de Barrancabermeja. En el contrato se deja constancia expresa en sus considerandos que “la propuesta presentada por la Universidad soporta la suscripción del contrato interadministrativo y en la Cláusula Séptima se consagra como una de las obligaciones de la UIS: “1)Dar cumplimiento al objeto del contrato ejecutando todas y cada una de las actividades relacionadas con el estudio previo, el presupuesto y la propuesta presentada” Así las cosas, dado que la propuesta forma parte del contrato, es obligatorio su cumplimiento. (Anexo 3). d. Para la Consultoría de los proyectos, el Ing. Porras, Director del Contrato Interadministrativo por parte de la UIS, presenta al Comité de Seguimiento Técnico del proyecto celebrado el 18 de diciembre de 2012 según consta en Acta N° 4, las hojas de vida de los arquitectos Giancarlo Mazzanti y Lorenzo Castro como consultores de proyectos, del proyecto que se comprometió a desarrollar, dejándose constancia en el acta que los profesionales presentados son altamente calificados en tema de arquitectura y urbanismo y corresponden a los presentados por la UIS en su propuesta técnico-económica (Anexo 4). e. Siendo la propuesta técnico-económica parte del contrato es obligatorio darle cumplimiento en su totalidad, incluida la contratación de personas altamente capacitadas en materia de diseño y urbanismo, previamente avaladas por el Comité de Seguimiento Técnico. Para la gestión del proyecto de extensión en las modalidades de asesoría y consultoría de la Universidad Industrial de Santander, el Consejo Superior mediante Acuerdo N° 103 de 2010 estableció los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de dichos proyectos, los cuales son adelantados por los responsables del proyecto de extensión, en este caso por el Grupo GEOMATICA de la UIS cuyo director es el Ingeniero Hernán Porras. Del trámite señalado en la norma se destaca: - En toda iniciativa de extensión en las modalidades de asesoría y consultoría se deben valorar entre otros aspectos la capacidad institucional en talento humano, infraestructura y logística, disponibilidad para adquirir compromisos, etc. - La propuesta de extensión debe contar con la aprobación del Consejo de Escuela, el cual deberá dar concepto sobre la coherencia misional y la conveniencia institucional. Igualmente serán objeto de dictamen o aval de la Dirección de Transferencia de Conocimiento de la VIE quien validará el concepto emitido por el




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Consejo de Escuela, evaluará la pertinencia de la Unidad en la ejecución del trabajo y la idoneidad del equipo de trabajo. - La responsabilidad de la Planeación en las actividades de extensión corresponde al “Jefe de la Unidad Académico-Administrativo o del Director del proyecto. - Los contratos que requieren ser suscritos por el Rector deben contar con el V°B° de la Dirección de Transferencia de Conocimiento de la VIE y revisión jurídica. - Señala como responsabilidades del director del proyecto en este caso, el Ing. Porras: vigilar el cumplimento de las obligaciones, asumir las responsabilidades de orden administrativo, controlar y evaluar el desarrollo de la actividad de extensión y presentar informes técnicos, académicos y financieros. - Son responsabilidades del administrador del convenio en este caso el Director de la Escuela de Ingeniería Civil: suscribir actas de iniciación, modificación de plazos, suspensión o reiniciación de plazos, bitácora de ejecución, autorizar pagos y todas las demás gestiones contractuales. - Establece igualmente el Acuerdo “que los equipos de trabajo para el desarrollo de actividades de extensión estarán conformados por personal especializado de planta y personal externo en caso de que sea necesario”. (Anexo 5) Como ustedes pueden observar el Consejo Superior, máximo órgano de Dirección de la Universidad, estableció la responsabilidad de los proyectos de extensión y todo lo que de ellos se deriva en los Administradores que son los Jefes de las Unidades Académico Administrativos y los Directores del Proyecto. Ahora respecto a la capacidad que le asiste a la Universidad Industrial de Santander para la celebración directa de contratos interadministrativos, el Estatuto General de la Universidad acorde con la ley 1150 de 2007 que estableció que los contratos interadministrativos suscritos por la Instituciones de Educación Superior Públicas deben hacerse de acuerdo con las normas específicas que les rigen, consagró como uno de sus objetivos, en el artículo 5°: “suscribir convenios o contratos con otros sectores estratégicos del aparato productivo, en desarrollo de las funciones misionales de docencia, de investigación de extensión no de proyección social de la Universidad”, definiendo en el artículo 6° como función de Extensión “la proyección social de la Universidad, mediante la crítica y la participación activa en la solución de problemas de la comunidad, orientadas al mejoramiento de la calidad de vida.” De acuerdo a lo anterior, el contrato interadministrativo celebrado con el municipio de Barrancabermeja de proyección social corresponde a un proyecto de extensión relacionado directamente con los objetivos y ejes misionales de la Universidad en su Estatuto General (Anexo 6). En lo que se relaciona al Contrato D-022 de 2013 suscrito con Lorenzo Castro es necesario aclarar: a. Mediante oficio de fecha 19 de marzo de 2013 dirigido al entonces director de Contratación, Ing. Mario Torres por la Directora de la Escuela de Ingeniería Civil, Ing. Hebelyn Celis y el Ing. Hernán Porras, Director de Geomática, se solicita autorización para su contratación, teniendo en cuenta entre otras razones, que el profesional forma parte del equipo Consultor de la propuesta técnica presentada por la Universidad al Municipio de Barrancabermeja (Anexo 7). b. Mediante oficio de mayo 10 de 2013 la Directora de Contratación advierte a la Directora de la Escuela de Ingeniería Civil y Director de Geomática que dentro del equipo consultor como profesional experto del equipo de trabajo de la propuesta técnico económica presentada por la Universidad, no se encontraba el arquitecto Lorenzo Castro, por lo que para el cumplimiento de los compromisos asumidos con el municipio de Barrancabermeja, dada la magnitud e importancia del proyecto y su cuantía “deberá




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adelantarse un proceso de selección público y abierto a la participación de los eventuales interesados de acuerdo a lo establecido en la Resolución 809 de 2005”; lo anterior teniendo en cuenta la función de control y seguimiento institucional en materia contractual establecida en el Acuerdo 019 de 2005 y la Resolución N° 809 de 2005 que ejerce la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión (Anexo 8). c. Posteriormente y en respuesta al anterior requerimiento, mediante Memorando Interno de 4 de junio de 2013 la Directora de Escuela de ingeniería Civil y el Director del proyecto, hacen llegar a la Dirección de Contratación los siguientes documentos: - copia del Acta N° 4 del Comité de Seguimiento Técnico en la que el Ing. Porras, Director del Contrato Interadministrativo por parte de la UIS, presenta las hojas de vida de los arquitectos Giancarlo Mazzanti y Lorenzo Castro como consultores de proyectos que se comprometió a desarrollar, dejándose constancia en el acta que los profesionales presentados son altamente calificados en tema de arquitectura y urbanismo y corresponde a los presentados por la UIS en su propuesta técnico y el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para la contratación de los servicios profesionales especializados de alta complejidad (Anexo 9). d. En cumplimiento de la función del Comité de Control de Calidad del contrato interadministrativo suscrito entre la UIS y el Municipio de Barrancabermeja (Ver Anexo 3), de verificar que los profesionales que la Universidad designe para las actividades de estudio y diseño altamente calificada en temas de arquitectura, urbanismo e ingeniería sean los profesionales presentados por la UIS en la propuesta técnico económica o que en caso de reemplazo por fuerza mayor, su experiencia, formación y méritos sea del mismo nivel que inicialmente presentados, avaló la hoja de vida del arquitecto Lorenzo Castro que fue presentada por el Ing. Porras, como consultor de los diseños urbanísticos del Malecón del Rio Grande de la Magdalena y del espacio público de la Villa Olímpica, por lo cual se procede a dar dictamen favorable de contratación directa, teniendo en cuenta que se dan las condiciones fácticas y legales que sustentan la modalidad de contratación directa a saber: - sujeción a la normatividad, -la conveniencia institucional, -el cumplimiento contractual, -la experiencia y competencia del profesional y la autonomía técnica y administrativa. (Anexo 10). En lo que se relaciona al contrato DC-007 de 2013 suscrito con la firma MAZZANTI & Arquitectos SA la contratación del diseño arquitectónico y urbanístico de un escenario deportivo cubierto en espacio público y su manual de implementación a diez escenarios deportivos del municipio de Barrancabermeja me permito señalar: a. En enero 23 de 2013 la Directora de la Escuela de Ingeniería Civil Ing. Hebenly Celis y el Ing. Hernán Porras, Director de Geomática, solicitan autorización para la contratación directa del servicio en la modalidad de consultoría de la firma Mazzanti & Arquitectos SA al Ingeniero Mario Torres, Director de Contratación de la época. (Anexo 11) b. Habiendo sido verificada por la unidad académico gestora responsable del proyecto el cumplimiento de las especificaciones de carácter técnico exigido en cuanto a experiencia, idoneidad, estudios de mercado y la conveniencia institucional, la Dirección de Contratación en cabeza del Ing. Mario Torres, emite dictamen de contratación directa de la consultoría toda vez que ella se adecúa al proceso de selección señalado en el artículo 23 del Acuerdo 019 de 2005, que dispone en la que no se requiere convocatoria pública ni pluralidad de ofertas en caso de la contratación de consultorías y servicios profesionales especializados, artísticos o técnicos de alta complejidad como lo es el desarrollar los diseños arquitectónicos y urbanísticos de los proyectos mencionados anteriormente. (Anexo 12)




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c. Es de aclarar que la firma especializada Mazzanti & Arquitectos SA se encuentra señalada dentro del Ítem “Recurso Humano” de la propuesta técnica económica elaborada por el Grupo de Investigación GEOMATICA, Gestión y optimización de sistemas, documento que hace parte integral del contrato interadministrativo suscrito entre la UIS y el Municipio de Barrancabermeja que es de obligatorio cumplimiento. (Ver Anexo 2) Dentro de las medidas de control adoptadas por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión frente a las actividades de ejecución y seguimiento a los contratos, realizadas por los servidores que intervienen en la gestión contractual en cumplimiento a lo dispuesto en el Art 11 del Acuerdo N° 019 de 2005, se solicitó mediante comunicación de octubre 31 de 2013 al Ing. Hernán Porras, Director del proyecto y quien ejerce como supervisor de los contratos suscritos dentro del marco de la ejecución del Contrato Interadministrativo 0716 de 2012 informe ejecutivo del estado actual de los contratos suscritos con Mazzanti&Arquitectos S.A y Lorenzo Castro. (Anexo 13) Mediante comunicaciones de fechas 5 y 9 de diciembre fueron allegados por el Ing. Porras y por la Directora de la Escuela Ing. Evelyn Celis informes de supervisión de los contratos DC 004 de 2013, DC-007 de 2013, DC-022 de 2013, DC-005 de 2013, DC-006 de 2013 y DC-008 de 2013. (Anexo 14) Adicionalmente mediante comunicación de Julio 2 de 2014 se recibe en la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión informe ejecutivo del estado de los contratos suscritos para desarrollar el Contrato Interadministrativo 786 de 2012. Del Contrato DC 007 de 2013 se informa que se está a la espera del recibió a entera satisfacción por parte del Municipio de Barrancabermeja del proyecto contratado, y del contrato DC 022 de 2013, informa que fue suspendido y se reiniciará el 5 de julio de 2014. (Anexo 15) Por encontrarse vigente el contrato, su liquidación procede una vez finalice. Posteriormente mediante comunicación de 30 de septiembre de 2013 fue enviado a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión por el Ingeniero Hernán Porras Díaz, Director Geomática, gestión y optimización de sistemas, copia del acta de liquidación del contrato DC-007 de 2013 suscrita por el Interventor del contrato, el supervisor, el representante legal del contratista y el Director de la Unidad gestora para el trámite ante esta dirección y aprobación del Ordenador del Gasto delegado que lo suscribió, Ing. Luis Eduardo Becerra, Vicerrector Administrativo. (Anexo 16) En cuento a la normatividad aplicable en la Universidad Industrial de Santander en materia de contratación, contenida en el Acuerdo N° 019 de Mayo 16 de 2005 y la resolución N° 809 de 2005, expedida por el Consejo Superior, máximo órgano de dirección y gobierno de la Universidad y el Rector como representante legal y primera autoridad ejecutiva del ente universitario, se encuentra vigente y por lo tanto es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores de la universidad que intervengan en la actuación contractual. El Reglamento de Contratación de la Universidad señala en relación a la contratación de consultorías y servicios profesionales especializados, artísticos o técnicos de alta complejidad, que ésta procede sin que se requiera convocatoria pública ni pluralidad de ofertas, previa verificación del jefe de la unidad gestora y Ordenador del Gasto de su acreditada experiencia científica, conveniencia institucional que se constaten en el estudio de oportunidad y conveniencia, previo concepto jurídico y dictamen favorable del Director de Contratación y Proyecto de Inversión.




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La información reportada en el SIA es tomada directamente del sistema financiero de la Universidad y considerando que este sistema no permite que la Unidad Académico Administrativa al momento del registro incluya la fecha de los contratos de formalidades plenas, se informa como fecha del contrato, la fecha en la que se realiza el registro presupuestal, es decir, la fecha en que es registrado en el sistema financiero. La falencia del sistema antes mencionada ya había sido detectada por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, la cual se encuentra revisando el sistema de información financiera con el fin de solicitar las mejoras que sean necesarias para contar con la mayor cantidad de información de un contrato en el sistema y para ajustarse al sistema de Gestión Transparente de la Contraloría. Por lo anterior, no se considera que la observación tenga alcance disciplinario toda vez que la actuación de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión al haber dado dictamen favorable para la contratación de las consultorías y de servicios profesionales especializados, obedeció al cumplimiento de la obligación adquirida por la Universidad en la propuesta técnica y económica de “Elaboración de estudios y diseños de algunos de los proyectos estratégicos y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal-Barrancabermeja, Ciudad Futuro 2012-2015” y al contrato interadministrativo celebrado con el municipio de Barrancabermeja; actuación acorde y en cumplimiento a la normatividad que rige la contratación en la Universidad Industrial de Santander y a los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa. De otra parte se dio en cumplimiento a los deberes funcionales establecidas para esta Dirección en el Estatuto Interno en concordancia con el artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en especial se dio aplicación a la normatividad vigente aplicable en materia de contratación de la Universidad y al control y seguimiento realizado a la gestión contractual de los Ordenadores del Gasto. En cuanto a la obligación que impone el artículo 87 del Estatuto Anticorrupción de elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, ésta actividad corresponde en las actividades de extensión al “Jefe de la Unidad Académico-Administrativo o del Director del proyecto de acuerdo a lo ordenado en el Acuerdo N° 103 de 2010.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que en el anexo 16 de la respuesta de la entidad, allegan el acta de liquidación correspondiente al contrato DC 007/13, de fecha septiembre 19 de 2.014, posterior al trabajo de campo de la auditoria en la cual se detecto que no se había liquidado y dado que la Universidad manifiesta que “La falencia del sistema

antes mencionada ya había sido detectada por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, la cual se encuentra revisando el sistema de información financiera con el fin de solicitar las mejoras que sean necesarias para contar con la mayor cantidad de información de un contrato en el sistema y para ajustarse al sistema de Gestión

Transparente de la Contraloría”, se confirma la observación como hallazgo administrativo, en cuanto al hallazgo disciplinario es preciso señalar que si bien es cierto que el contrato DC 007/13, fue liquidado; aun persiste sin liquidar el contrato DC-.022/13, dada las continuas suspensiones; la UIS, debe tener en cuenta que este contrato no puede prolongarse en el tiempo, mediante la figura de suspensiones y ampliaciones de suspensiones, por cuanto el plazo establecido según la cláusula quinta – plazo y vigencia del contrato era de 180 días calendario




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contados a partir de la firma del acta de inicio, previa legalización del contrato, es decir hasta diciembre 22 de 2.013; por lo tanto en la próxima auditoria se le hará seguimiento a este contrato (DC-022/13), con el fin de establecer su liquidación, caso contrario se tipificara una observación con incidencia disciplinaria responsabilidad del supervisor del contrato; así las cosas deberá incluirse en el plan de mejoramiento que presente la Universidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA


CONTRATOS: DC-005, 006, 007 y 008 de 2013 FRACCIONAMIENTO DE CONTRATOS La Procuraduría General de la Nación se ha pronunciado y define el fraccionamiento de contratos de la siguiente forma “La violación consecuente del

principio de transparencia, se presenta cuando quiera que la entidad estatal celebre dos o más contratos que teniendo un mismo objeto suman un valor al cual se asigna por la Ley la obligación de escoger el contratista previo el adelantamiento de dicho trámite. Esa circunstancia configura lo que se denomina el fraccionamiento del contrato, en cuanto, como se observó, comporta una violación del principio de transparencia, pues como ha apuntado la doctrina:… Se prohíbe el fraccionamiento porque este constituye una burla a los sistemas selectivos ordenados por el legislador. Al fraccionar un contrato se esta evadiendo el requisito licitatorio mediante una argucia que permite la contratación directa”

El fraccionamiento de contratos, se encuentra inmerso en el contenido del principio de transparencia establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, norma que es aplicable a todas las entidades que manejan dineros del estado. Consiste, pues, en que la entidad contratante divide el proyecto, sin ninguna justificación, en dos o más contratos, para suscribirlo indebidamente entre dos o más contratistas, o con un solo contratista, evitando así el proceso licitatorio o de concurso; cuando, por ejemplo, sumados los contratos, el monto total registra una cuantía que exigía la convocatoria de la licitación o cuando se adiciona un contrato que sumando los dos, la cifra final también exigía el proceso de licitación o concurso”. Al respecto, el Consejo de Estado, sección tercera, consejera ponente, Dra. Olga Melida Valle de la Hoz, en sentencia de enero 31 de 2011, radicación 17767, expresó lo siguiente: “… esta Corporación en sentencia del 3 de octubre de 2000,

expresó que los principios de la contratación estatal se violan cuando se celebran directamente varios contratos, cada uno de menor cuantía y todos con el mismo objeto, si sumadas sus cuantías resulta ser que se contrató un objeto único, por cuantía superior,

que por lo mismo debió ser materia de licitación o concurso. Y eso es fraccionar lo que,

en realidad, constituye un solo contrato, y eludir el cumplimiento de la ley (…) Pero, ¿cuándo se trata de un mismo objeto? (…) La ley no lo dice, pero un objeto es el mismo cuando es naturalmente uno. Dicho en otros términos, se fracciona un contrato cuando se

quebranta y se divide la unidad natural de su objeto”. Por desconocer los principios que inspiran la contratación estatal, el fraccionamiento de contrato impone al juez




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la obligación de declarar su nulidad absoluta en los términos de los artículos 44 y 45 de la Ley 80 de 1993. Fraccionar un contrato para evadir el principio de transparencia a que se refiere el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, tiene para el servidor público que lo autorizó como los que en él intervienen, implicaciones penales y disciplinarias. En el primer caso se violaría el artículo 410 del Código Penal (contrato sin cumplimiento de requisitos legales), es decir, tramitar un contrato sin la observancia de los requisitos legales esenciales, con el propósito de obtener un provecho ilícito para sí, para el contratista o para un tercero. En cuanto a la responsabilidad disciplinaria, esta conducta está tipificada en el artículo 48 numeral 31 de la Ley 734 de 2002 (participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución o en la ley)

La etapa de planeación es una de las más importantes en la contratación, presentándose la mayoría de dificultades e inconvenientes en la actividad contractual por el incumplimiento del principio de planeación por parte de las entidades estatales, una adecuada planeación se refleja en ahorro de tiempo y recursos.

Como se puede evidenciar, existe similitud en los contratos DC-005, 006, 007 y 008 de 2013, en los cuales la UIS, bajo la modalidad de contratación directa aprobada por la dirección de contratación y proyectos de inversión, subcontrato con el mismo contratista - MAZZANTI & ARQUITECTOS S.A. y el mismo objeto para dar cumplimiento a los compromisos establecidos en el convenio interadministrativo 716/12

Se evidencia el fraccionamiento de contrato, desconociendo los principios que inspiran la contratación pública; dado que la UIS, para ejecutar el objeto del contrato y su alcance establecido en el contrato 716/12, se vio en la obligación y necesidad de subcontratar y/o tercerizar, celebrando varios contratos de diseños arquitectónicos bajo la modalidad de contratación directa, con el mismo el mismo objeto contractual derivado del objeto como ya se dijo del contrato 716/12. Estos fueron:

Número Contrato

Modali-dad

Clase Contrato

Objeto del Contrato Valor Inicial

Contrato

Nombre Completo Contratista

Fecha Suscripción


Fecha Liquidación

Nombre Completo

Interventor O Supervisor

2013000087 / DC-005-


Realizar el diseño arquitectónico y urbanístico para la modernización del Instituto técnico superior industrial del municipio de Barrancabermeja

300,000,000

MAZZANTI & ARQUITECTOS

S.A.

03-05-13

SIN LIQUIDAR

JAVIER SEPULVEDA MANTILLA




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2013000088 / DC-006-


Realizar el diseño arquitectónico y urbanístico para el centro polifuncional de eventos y espectáculos en la villa olímpica de Barrancabermeja

300,000,000 04-05-13


Realizar el diseño arquitectónico y urbanístico escenario deportivo público y su manual de implementación

211,600,000 05-05-13

2013000090 / DC-008-


Realizar el diseño arquitectónico y urbanístico de dos equipamientos comunitarios sobre el malecón del rio grande de la magdalena

207,060,000 06-05-13

ANALISIS CONTRACTUAL

El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contratos de Consultoría 2013000087/ DC-005-2013,2013000088 / DC-006-2013 y 2013000090 / DC-008-2013, logra determinar: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación directa de acuerdo al dictamen favorable emitido por la Dirección de Contratación y proyectos de inversión. Para dar cumplimiento al contrato interadministrativa 716 del 28 de agosto de 2012, el cual tiene por objeto “Elaborar los estudios y diseños de algunos proyectos estratégicos

y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal –

Barrancabermeja Ciudad Futuro 2012-2015” 2) En los expedientes reposan los documentos de las diferentes etapas del proceso contractual, hasta el acta de recibido final. OBSERVACION DE AUDITORIA N°3 En los contratos DC-005,006, 007 y 008, que en total ascendieron a la suma de $1.018.660.000, existe posiblemente fraccionamiento de contrato, pues se suscribió con el mismo contratista y el mismo objeto contractual y la cuantía total de estos, ameritaba que la UIS, hubiera llevado a cabo un proceso de Licitación Publica, máxime cuando estos se suscribieron bajo la modalidad de contratación directa para dar cumplimiento al objeto y alcance contractual del contrato interadministrativo 716 del 28 de agosto de 2012. así las cosas la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, debió haber tenido en cuenta que para dichas contrataciones de consultorías de estudios y diseños, las entidades estatales deben seleccionar sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que tratan las normas legales vigentes y para los proyectos de arquitectura y no de forma directa como los realizaron, configurándose una observación con alcance




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administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba y connotación disciplinaria. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “En la propuesta técnica y económica para la “Elaboración de estudios y diseños de algunos de los proyectos estratégicos y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal-Barrancabermeja, Ciudad Futuro 2012-2015 elaborada por el Grupo de Investigación GEOMATICA, Gestión y optimización de sistemas, cuyo director es el Ingeniero Hernán Porras Díaz; propuesta que como se advirtió, hace parte del contrato Interadministrativo N° 0716 de 2012 suscrito por los Ordenadores del Gasto de las entidades, por parte de la UIS el Dr. Alvaro Gómez Torrado en calidad de Rector encargado y el Dr. Elkin Bueno Altahona actuando en calidad de Alcalde de Barrancabermeja. Acá se retoma nuevamente la respuesta señalada en la Observación N° 2 en cuanto a que el Consejo Superior, mediante Acuerdo N° 103 de 2010 estableció los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de dichos proyectos, la responsabilidad de los proyectos de extensión y todo lo que de ellos se deriva en los Administradores, que son los Jefes de las Unidades Académico Administrativos y los Directores del Proyecto, en este caso el Director de la Escuela de Ingeniería Civil y el Director del Proyecto. En la propuesta técnica económica “Elaboración de estudios y diseños de algunos de los proyectos estratégicos y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal-Barrancabermeja, Ciudad Futuro 2012-2015, realizada por el Grupo de Investigación GEOMATICA, Gestión y optimización de sistemas, documento que hace parte integral del contrato interadministrativo suscrito entre la UIS y el Municipio de Barrancabermeja, en el Ítem “Recurso Humano” se encuentra señalado el arquitecto Giancarlo Mazzanti Sierra, como profesional con amplia experiencia en el diseño arquitectónico y urbanístico. Para la Consultoría de los proyectos, el Ing. Porras, Director del Contrato Interadministrativo por parte de la UIS, presenta al Comité de Seguimiento Técnico del proyecto en reunión celebrada el 18 de diciembre de 2012 según consta en Acta N° 4, las hojas de vida de los arquitectos Giancarlo Mazzanti y Lorenzo Castro como consultores de los proyectos que se comprometió a desarrollar, dejándose constancia expresa en el acta que los profesionales presentados son altamente calificados en temas de arquitectura y urbanismo y corresponden a los presentados por la UIS en su propuesta técnico-económica. Siendo la propuesta técnico-económica parte del contrato, es obligatorio darle cumplimiento en su totalidad, incluida la contratación de personas altamente capacitadas en materia de diseño y urbanismo previamente avaladas por el Comité de Seguimiento Técnico. En relación a la contratación de consultorías y servicios profesionales especializados, artísticos o técnicos de alta complejidad, esta procede sin que se requiera convocatoria pública ni pluralidad de ofertas, previa verificación del Jefe de la Unidad Gestora y Ordenador del Gasto de su acreditada experiencia científica, conveniencia institucional; condiciones que se constatan en el estudio de oportunidad y conveniencia presentado por la unidad gestora del proyecto y previo concepto jurídico y dictamen favorable del Director de Contratación y Proyecto de Inversión de acuerdo a la normatividad aplicable en la Universidad Industrial de Santander en materia de contratación, contenida en el Acuerdo N° 019 de Mayo 16 de 2005 y la resolución N° 809 de 2005; normas que se encuentran




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vigentes y por lo tanto son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores de la universidad que intervengan en la actuación contractual. En el caso de la contratación de la firma Mazzanti & Arquitectos SA el Director de Contratación y Proyectos de Inversión Ing. Mario Torres, con fecha 28 de enero de 2013 emitió dictamen favorable para la contratación directa de la consultoría para desarrollar los diseños arquitectónico y urbanistas de varios proyectos que versaban sobre espacios de conceptos y ubicación diferente. Por lo anterior, se hace necesario aclarar al equipo auditor que la Dra. Olga Cecilia González Noriega se posesionó en el cargo de Directora de Contratación y Proyectos de Inversión el 3 de mayo de 2013 por lo que no tuvo participación en ninguna de las etapas de los contratos, motivo por el cual no es posible se le impute responsabilidad penal ni disciplinaria alguna.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo, para que se aplique normas actualizada a la luz de la nueva normatividad, por cuanto en su respuesta manifiesta que “se está dando cumplimiento a la normatividad aplicable en la Universidad Industrial de Santander en materia de contratación, contenida en el Acuerdo N° 019 de Mayo 16 de 2005 y la resolución N° 809 de 2005”, es así como la universidad debe tener en cuenta que para dichas contrataciones de consultorías de estudios y diseños, las entidades estatales deben seleccionar sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que tratan las normas legales vigentes. Teniendo en cuenta que la Dra. Olga Cecilia González Noriega, se posesionó en el cargo de Directora de Contratación y Proyectos de Inversión el 3 de mayo de 2013, y no tuvo participación en ninguna de las etapas de la contratación, se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo, que deberá incluirse en el plan de mejoramiento que presente la Universidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA


Contrato de obra 2013000158 / DC-044-2013 y contratos de mantenimiento y/o reparación números 2013000499, 2013000495, 2013000090, 2013000268, 2013000298, 2013000104, 2013000113 y 201300033




INFORME DEFINITIVO


Número Del Contrato

Modalidad De

Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/a

aaa)

Fecha Liquidación

Nombre Completo


2013000158 / DC-044-2013

CONVOCATORIA

PÚBLICA

CONTRATOS DE OBRA

Mejoramiento de la infraestructura física para el

trabajo en alturas en actividades de mantenimiento

de techos y fachadas de los edificio del campus principal - adj. Convocatoria pública No.

063 de 2013

239,424,887

CONSORCIO ALEMAN

18-12-13

IVAN AUGUSTO

ROJAS CAMARGO

2013000499

DIRECTA MANTENI-

MIENTO Y/O REPARACI-ÓN

Pintura de ed. Camilo torres necesarias para preparar visita

de pares de acreditación institucional.

29,323,072

FREDDY NOEL BAUTISTA

DIAZ 25-11-13 30-11-13

2013000495 Pintura de edificios de la sede

UIS principal.

27,903,000

VICTOR HUGO GONZALEZ

REYES 21-11-13 27-11-13

2013000090 Pintura de placas pasillos y

alcobas en residencias universitarias.

26,628,995

ISAIAS ROBLES CARREÑO

05-03-13 15-04-13

2013000268

Pintura de edificios adm. 1 residencias universitarias

adm. 2 (postgrados) y pintura de grafitis.

25,457,949

MILENA BIBIANA

REMOLINA VELASQUEZ

10-07-13 23-07-13

2013000298 Pintura en la escuela de

música y borrado de grafitis en el campus UIS principal.

14,563,700

CARLOS ALBERTO VASQUEZ

SANDOVAL

29-07-13 02-08-13

2013000104

Pintura de muros y marcos de puertas en aulas áreas

comunes y baños del tercer piso ed. Ing. Fisicomecanicas.

12,976,800

VICTOR MANUEL CASTILLA CASTRO

12-03-13 22-03-13

2013000113 Pintura en el campus central.

11,649,400

HENRY ALBERTO

PEÑA PRADA 18-03-13 01-04-13

2013000334 PINTURA DE SALONES DEL

EDIFICIO DE CIENCIAS HUMANAS.

7,803,000

RUTH AZUCENA

LEGUIZAMON OLARTE

02-09-13 07-09-13


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de obra 2013000158 / DC-044-2013 y los contrato de mantenimiento y/o reparación números 2013000499, 2013000495, 2013000090, 2013000268, 2013000298, 2013000104, 2013000113 y 201300033: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente




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contractual. 6) La entidad contratante, allega acta de inicio y terminación y recibido del objeto contractual de las ordenes de trabajo. Se evidencian las siguientes observaciones: DESCRIPCION DE LA OBSERVACION Las órdenes de trabajo son registradas en el SIA como mantenimiento y/o reparación. ORDES DE TRABAJO N° 2013000499 Revisado el expediente contractual, se evidenció que en la cotización presentada por el contratista, la cantidad de pintura establecida, no especifica la medida de la pintura suministrada, a manera de ejemplo; galones, cuñetes, es decir la cantidad establecida es muy general no es detallada. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000495 Se evidencio que las pólizas de cumplimiento fueron expedidas después de la firma de la Orden de Trabajo, sin embargo en esta aparece amparando el cumplimiento desde el día 21 de Noviembre/13, fecha en que se firmo dicha orden de trabajo. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000090 Al contratista le fue entregado un anticipo del 50%, del valor de la orden de trabajo es decir $13.314.497,50, sin embargo el expediente adolece de la copia de la consignación de dicho anticipo, con el fin de establecer en donde fueron consignados los recursos financieros, sin embargo dicho documento reposa en la unidad académico ADMINISTRATIVA. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000298 y 2013000104 Faltan registros fotográficos de la ejecución del contrato; estos reposan en el archivo de la UAA. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000113 Faltan los registros fotográficos, documentos que reposan en la U.A.A OBSERVACION DE AUDITORIA N°4 En las órdenes de trabajo relacionadas en la descripción de la observación, se evidencio que el ordenador del gasto es el mismo que firma todo el proceso de la contratación y ejerce la supervisión, de dichas ordenes, si bien es cierto que esta práctica no está prohibida también lo es que por los principios que inspiran la contratación pública, el supervisor debe ser otro funcionario de la división que tenga también el perfil y capacidad de ejercer dichas funciones.




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En algunos expedientes contractuales, adolece de los registros fotográficos, se configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “ 1. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000499 De acuerdo al procedimiento PCO.01 “Contratación de Bienes y Servicios cuantía menor a 50 S.M.M.L.V” del Proceso de Contratación, la orden de trabajo es un tipo de contrato mediante el cual se autoriza la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montaje, mejoras adicionales, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad. Por lo anterior, con la Orden de Trabajo no se adquiere el producto, se contrata la actividad de aplicación de pintura para el caso de la Orden de Trabajo N° 2013000499. En la estimación de presupuestos para éste tipo de actividades, generalmente se controla a través de la Unidad: Metros Cuadrados, ya que no se está comprando insumos. Si se requiriera la compra de pintura, la unidad de medida, generalmente es de acuerdo al volumen del insumo: Galones, cuñetes, litros, y demás, y para su contratación se utilizaría la Orden de Compra, la cual es una modalidad de contrato que se utiliza para la adquisición de bienes o elementos. 2. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000090 De acuerdo al Procedimiento PFI.08 “Procedimiento de Egresos” del Proceso Financiero, cualquier pago, incluido los anticipos autorizados, son realizados por la oficina de Tesorería de la Universidad, a través de transferencia electrónica a la cuenta que el Contratista o Proveedor autoriza una vez se registra como proveedor en el Sistema Financiero de la Universidad. Para el registro del Contratista como proveedor, la Universidad tiene establecido los formatos: FCO.01 “Formato de Registro de Proveedores de Bienes y Servicios” y FFI.05 ”Formato Autorización para pago por Transferencia Electrónica”, con la información registrada por el Contratista en los formatos, la Unidad de Tesorería realiza las transferencias bancarias de pago de anticipos. 3. ORDEN DE TRABAJO N° 2013000298, N° 2013000104, N°2013000113 Las fotografías de las órdenes de trabajo generadas por la División Planta Física se encuentran en archivos digitales de los computadores de la División. Atendiendo la observación, se anexa al informe las fotografías de los servicios contratados a través de las ordenes N° 2013000298 y N° 2013000113 (Anexo 17). De acuerdo al Procedimiento PCO.01 “Contratación de Bienes y Servicios cuantía menor a 50 S.M.M.L.V”, la División de Planta Física es una Unidad que tiene la responsabilidad de asesorar técnicamente todo lo relacionado con los servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura y electricidad. La División Planta Física se encarga de verificar que las obras realizadas correspondan con lo contratado y estén de conformidad con las normas técnicas que apliquen. Es por ello, que la División cuenta con un equipo de trabajo conformado por profesionales en las áreas de arquitectura, Ingeniería Eléctrica e Ingeniería Civil, quienes según sus hojas de vida, cuentan con la experiencia, formación y capacidades para realizar




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actividades de supervisión de los servicios contratados y ejecutados por la División Planta Física y demás Unidades de la Universidad. La Supervisión de los servicios contratados por la División Planta Física, fue realizada por el equipo de trabajo de la División, en cabeza del Jefe de Planta Física – Ordenador de Gasto cuya profesión es Ingeniero Civil. En la actualidad, el Sistema Financiero de la Universidad permite asignar supervisores a cada uno de los servicios contratados y es así como el proceso de supervisión está formalmente asignado a los funcionarios de la División, lo anterior, se evidencia en el Manual de Supervisión e Interventoría MCO.01, numeral 8: Todos los contratos menores a 50 S.M.M.L.V. el supervisor por defecto es el jefe de la Unidad gestora o el ordenador de gasto, sin embargo, ellos podrán delegar a un funcionario de su unidad como supervisor. - En algunos expedientes contractuales, adolece de los registros fotográficos, se configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Los registros fotográficos de los servicios contratados se encuentran en el archivo de los computadores de la División, anexo se envía registros fotográficos de las órdenes de trabajo números 2013000113 y 2013000298 (Anexo 17).”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que en el anexo 17 de la respuesta de la entidad, allegan los registros fotográficos de las órdenes de trabajo, se desvirtúa la observación con alcance administrativo. CONTRATO DC 044 DE 2.013

Número del

Contrato

Modalidad de

Selección

Clase de Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial del Contrato

Nombre Completo del

Contratista

Suscripción Contrato

(dd/mm/aaaa)

Nombre Completo

Interventor o Supervisor

2013000158 / DC-044-

2013

CONVOCATORIA

PÚBLICA

CONTRATOS DE OBRA

Mejoramiento de la infraestructura física para el trabajo en alturas en actividades de mantenimiento de techos y fachadas de los edificio del campus principal - adj. Convocatoria pública No. 063 de 2013

239,424,887 CONSORCIO

ALEMAN 18-12-13

IVAN AUGUSTO ROJAS

CAMARGO

OBSERVACION DE AUDITORIA N°5 La dirección de contratación y proyectos de Inversión de la UIS, le comunica al Jefe de la División de Planta Física, que fue designado como supervisor de dicho contrato; sin embargo dentro del mismo oficio hace alusión a las funciones de interventoría, así las cosas la dirección de contratación, aun confunde el término supervisor con interventor. Configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




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“El contrato DC-044 de 2013 suscrito entre la Universidad Industrial de Santander y el Consorcio Alemán, tuvo por objeto el mejoramiento de la infraestructura física para el trabajo seguro en alturas en actividades de mantenimiento de techos y fachadas de los edificios del campus principal de la Universidad; siendo la División de Planta Física de la Universidad, la dependencia que lidera los procesos de mantenimiento de la planta física, le corresponde a su Director velar porque ellos se ajusten a las necesidades convenidas. La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, a través de la Profesional Marisol Arévalo Martínez, envió al Ing. Iván Rojas Camargo, jefe de la Division de Planta Física los documentos necesarios para que realizara seguimiento y verificara el cumplimiento de las obligaciones del contratista Consorcio Alemán. Si bien en dicha comunicación se utilizan los términos de supervisor e interventor, la labor realizada es la de supervisor. Al actualizar el Manual de Supervisión e Interventoría (DOC MCO.01) se definieron claramente las labores de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de contratos del supervisor y del interventor, y se precisó la función de cada uno de ellos, como se evidencia en el Anexo No. 18. CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “Al actualizar el Manual de Supervisión e Interventoría (DOC MCO.01) se definieron claramente las labores de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de contratos del supervisor y del interventor, y se precisó la función de cada uno de ellos, como se evidencia en el Anexo No. 18.” Así las cosas se desvirtúan la observación administrativa.

CONTRATO N°035/12, ADICIONALES 2013000120 Y 2013000099

Número Del

Contrato

Modalidad de Selección

Clase de Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial del Contrato

Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/aa

aa)

Fecha Liquidación

Nombre Completo


2012000102 / DC-035-2012


OBRA PÚBLICA

CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL: OBRAS CIVILES. ARQUITECTONICAS. HIDROSANITARI

12.577.599.999

CONSORCIO LITO 2012

31/05/2012

NO

ALVARO GARCIA PARRA

2013000120 / DC-035-2012 / ADICIONAL 2


CONTRATOS DE OBRA

CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL: OBRAS CIVILES ARQUITECTONICAS HIDROSANITARIAS Y CONTRAINCENDIO - ADICIONAL NO. 01 AL CONTRATO DC-035 DE 2012

4,992,978,112

CONSORCIO LITO 2012 05-08-13

NO

2013000099 / DC-021-2013


CONTRATOS DE OBRA

SUMINISTRO MONTAJE Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE AIRE ACONDICIONADO Y VENTILACION MECANICA PARA LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA NACIONAL - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 008 DE 2013

1,189,743,563

PROYECTOS Y SERVICIOS LTDA. 26-06-13

NO




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CONTRATO DC 035 DE 2012 MAYO 30 DE 2012

CONTRATISTA CONSORCIO LITO

OBJETO Construcción de la nueva sede de la litoteca nacional: obras civiles, arquitectónicas, hidrosanitarias y contraincendios

VALOR INICIAL DEL CONTRATO $12.577.599.999

FECHA DE INICIACION AGOSTO 1 DE 2012

FECHA DE TERMINACION MARZO 28 DE 2013( 240 DIAS)

ADICIONAL 1 (FEBRERO 1 DE 2013) (FIRMADO POR EL RECTOR ENCARGADO ALVARO GOMEZ TORRADO)

VALOR $ 1.152.361.282

TIEMPO 90 DIAS HASTA JUNIO 27 DE 2013

PRORROGA 1 (JUNIO 21 DE 2013) TIEMPO 30 DIAS HASTA JULIO 27 DE 2013

ADICIONAL 2 (JULIO 25 DE 2013) (FIRMADO POR EL RECTOR ALVARO RAMIREZ GARCIA)

VALOR $ 4.992.978.112

TIEMPO

154 DIAS HASTA DICIEMBRE 28 DE 2013

PRORROGA 2(DICIEMBRE 26 DE 2013) TIEMPO

30 DIAS HASTA ENERO 27 DE 2014

PRORROGA 3 (ENERO 24 DE 2014) TIEMPO

40 DIAS HASTA MARZO 08 DE 2014

VALOR TOTAL DE LAS ADICIONES $ 6.145.339.394 es decir el 49% del contrato inicial

VALOR TOTAL DEL CONTRATO $18.722.939.393

INTERVENTOR ALVARO GARCIA PARRA


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los adicionales del contrato de obra N°035/12 adicionales 2013000120 y 2013000099 : 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual. 6) La entidad contratante, allega acta de inicio y terminación. Se evidencian las siguientes observaciones: DESCRIPCION DE LA OBSERVACION El contrato fue firmado el día 30 de mayo de 2.012, sin embargo solo se inicio dos meses después, es decir el 1 de Agosto de 2.012, dicho contrato fue adicionado




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en la suma de $1.152.361.282 el 01 de febrero de 2.013 por el señor rector (e) ALVARO GOMEZ TORRADO, adicional al contrato revisado por OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA directora de contratación y proyectos de inversión, el sustento de la adición según los considerandos de la misma estableció “Que la construcción de la litoteca conlleva la construcción de las redes eléctricas y de comunicaciones, las cuales no fueron incluidas en la contratación inicial puesto que no había sido aprobado el adicional nr. 1 al convenio específico nr.1 del convenio marco nr. 15 de 2.009”, además fue adicionado el tiempo en noventa (90) días, por la adecuación del sitio para el bodegaje temporal de las muestras que se encontraban almacenadas en la edificación existente que requería ser demolida para el inicio de explanación y terraceo del sitio de construcción, el traslado de las redes eléctricas de alta tensión y transformador por parte de EPM, esta ejecución de esta actividad ocasiono atrasos en la culminación de la cimentación de la bodega y del edificio, las pruebas de los equipos que conforman las redes eléctricas y de comunicaciones a construir requieren un plazo de 30 días, posteriores a la terminación de las obras civiles. Mediante prorroga N°1. Nuevamente fue adicionado en 30 días, aduciendo que el plazo de ejecución del acuerdo especifico N°1, es hasta el 31 de Julio de 2.013, por lo tanto los plazos de ejecución de los contratos de dicho acuerdo deben tener fecha de finalización igual o menor esta fecha”. Mediante adicional N°2 de fecha Julio 25 de 2.013, fue adicionado nuevamente en valor de $4.992.978.112 por el señor rector ALVARO RAMIREZ GARCIA, dicho adicional al contrato fue revisado por OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA directora de contratación y proyectos de inversión, aduciendo mayores cantidades de obras , obras adicionales y complementarias. Es de resaltar, que la adición de los contratos es una figura excepcional, porque lo normal es que el objeto pactado cubra todo lo que la entidad requiere y el precio que corresponda a ese objeto, por ello no deja la menor duda que las adiciones por falta de previsión o adecuados estudios atentan contra el principio de planeación y transparencia de la administración pública. Es necesario recordar al ente auditado que la planeación es un documento de de vital importancia dentro del proceso licitatorio, teniendo en cuenta que tiene la función de enmarcar el desarrollo del respectivo proceso por ser donde se precisan las reglas del juego a seguir por las partes, y se determina el contenido del contrato por adjudicar, deduciéndose con ello la vital importancia de la planeación del contrato por parte de la entidad, en la medida en que debe tratarse de estudios serios y confiables que aseguren el adecuado desarrollo, tanto de la licitación como de la posterior ejecución del contrato y debe garantizar la conveniente y segura inversión de los recursos públicos. Constituye entonces la planeación, la base y el soporte fundamental del contrato y del proceso contractual que le da origen, permitiendo con ello que el contrato se ajuste a las necesidades de la entidad y que éste se convierta en el instrumento para el cumplimiento de su misión.




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Existe el Acta de terminación de Obra de fecha Mayo 08 de 2014, en la cual quedo establecido que existe una relación de observaciones y pendientes, las cuales deben ser ejecutadas en su totalidad a más tardar en Abril 12 de 2.014, asi: Edificio 4: Mejorar detalles de pintura, reparar pintura, reparar muro en concreto inferior en marco de la puerta. Fluidoteca: Reparar muro en concreto, reparar pintura irregular, pintura de mortero, detalle de pintura y reparar pintura de red contraincendios. Primer Piso: Limpieza de potasa y pintura. Primer Piso Baños: Sellar la junta de piso, reparar pintura, mejorar el acabado para junta entre edificios, cambiar enchapes y perfiles que se encuentran golpeados, el WC hombres se presenta filtración de agua; igualmente faltan por terminar detalles en la terraza; en la cafetería y segundo piso, área de recibido; oficina GEO 01 y GEO 02; Edificio 2 y 3; Fachadas; Planta eléctrica; Cubierta bodega y obras adicionales. Se evidencio que en el acta de reunión de fecha mayo 27 de 2.014, quedo establecido: CONSORCIO VIVE: “Ante los problemas del servicio de energía, se manifiesta que independientemente de la responsabilidad del contratista, está pendiente realizar las pruebas finales, conectores etc”. La contratación N°035/12 adicionales 2013000120 y 2013000099, descrita en los párrafos anteriores, es violatoria a las siguientes normas: Acuerdo N° 019 de 2005- Manual de Contratación de la UIS, estableció: ARTÍCULO 8º PLANEACIÓN. “La adquisición de bienes o servicios deberá estar precedida de un proceso de planeación del contrato en los términos que se fijen en el Manual de Contratación aprobado por la Universidad. Conforme a este principio, todo contrato deberá ser coherente con el Plan de Desarrollo y el Plan de Gestión Institucional que haya definido la Universidad y orientarse al cumplimiento de las políticas estratégicas que desarrolla el Proyecto Institucional. El jefe de la unidad gestora del contrato es responsable del proceso de planeación. PARÁGRAFO: Cuando se trate de contratos cuya fuente sean recursos de inversión, deben estar soportados con los respectivos proyectos registrados en el Banco de Programas y Proyectos de la Universidad, conforme al régimen adoptado por el Consejo Superior”. ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES DE LA UNIVERSIDAD. “Todos los servidores de la Universidad que intervengan en la actuación contractual responderán por acción o por omisión por el estricto cumplimiento de la Constitución, de la ley, de este Reglamento y del Manual de Contratación que expida el Rector de la Institución.




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En todo caso, el Director de Contratación y Proyectos de Inversión, el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto son responsables por las decisiones que les corresponda adoptar directamente en los procesos de contratación. También serán solidariamente responsables por la culpa grave en la que incurran los demás servidores que intervengan en la contratación, salvo que acrediten que adoptaron y aplicaron oportunamente las medidas de control necesarias para garantizar el adecuado ejercicio de las responsabilidades funcionales de dichos servidores”. ARTÍCULO 19. CONTROL INSTITUCIONAL. “El Director de Contratación y Proyectos de Inversión es responsable por los procesos de selección y por la debida ejecución de los contratos que corresponda suscribir al Rector y a los Vicerrectores de la Universidad cuando los delegue el Rector; así mismo, ejercerá los controles que se requieran sobre los contratos a cargo de los demás ordenadores de gasto que delegue el Rector, en los términos definidos en este Reglamento y en el Acuerdo Superior 46 de 2004, por el cual se creó la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Los jefes de las unidades gestoras y los jefes de las unidades beneficiarias del contrato son responsables de ejercer el control sobre la ejecución de los contratos. El Director de Evaluación y Control de Gestión de la Universidad y/o la dependencia a cargo del control interno ADMINISTRATIVA no podrán participar en el proceso decisorio de las actuaciones contractuales; ejercerán las funciones de control de su competencia, con la finalidad de identificar oportunamente las debilidades de los procesos de contratación, recomendar las mejoras que estimen pertinentes y promover las actuaciones fiscales, disciplinarias o penales de competencia de otras autoridades cuando así corresponda”; igualmente de los artículos 20, 28,29, 40 . RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005 –Manual de Normas y procedimientos de Contratación de la UIS en su artículo 9º. ARTÍCULO 20°. PLANEACIÓN. “Todo proceso contractual será objeto de planeación rigurosa, con la finalidad de identificar y priorizar las necesidades, establecer las posibles soluciones y sus potenciales proveedores, asignar los recursos y los responsables institucionales de los procesos, valorar los riesgos inherentes a los procesos y adoptar las mejoras prácticas para eliminarlos, reducirlos o contenerlos adecuadamente. Todo ello, dentro de las políticas de Estado consignadas en el Art. 209 de la Constitución, en procura de la calidad, la eficiencia y la eficacia en la gestión contractual de la Universidad. La planeación es una responsabilidad de todos los servidores universitarios que intervengan en el proceso, pero corresponderá al director o jefe de la unidad gestora del contrato coordinar y controlar las acciones requeridas para ella. Las etapas y productos de la planeación se definen en los procedimientos de Contratación, en esta misma Resolución”. En vigencia de la Ley 80 de 1993, se instituyó bajo el principio de economía como parte de la etapa precontractual, la obligación de establecer de manera previa al inicio del proceso de selección del contratista o a la firma del contrato, la




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conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, así como el deber de las entidades públicas de la elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos y de los pliegos de condiciones. Con su posterior reglamentación a través del Decreto 2170 de 2002, se introdujo además de la obligación de realizarlo de manera previa a la apertura de los procesos de selección: a) El requerimiento de una información consistente en la definición de la necesidad; b) La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacerla, que podía corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño; c) La inclusión de las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo; d) El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato y, e) El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista. Con la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008, se incorporó una etapa en los procesos de contratación estatal, conocida como previa o de planeación, que obliga a las entidades públicas, en virtud ya no solamente del principio de economía, sino de los de transparencia y publicidad, la obligación de elaborar dichos estudios previos, bajo los parámetros contemplados en la norma y su publicación junto con los anexos que conforman toda la etapa previa o de planeación. Quiso el legislador al incluir esta nueva etapa como un requisito en los procesos contractuales, rescatar la importancia que comporta una juiciosa, detallada y responsable planificación del futuro proceso de selección y de su producto final que no es otro que el contrato estatal. Atendiendo a la debida importancia que le impone la ley a esta etapa de planeación, podemos señalar que las omisiones o fallas que se presenten durante la misma, se reflejarán directamente en el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del respectivo contrato, identificándose con ello, consecuencias tan complejas como la declaratoria de desierta del proceso de selección o la declaratoria de nulidad absoluta del contrato; podría incluso verse la entidad en la necesidad de replantear algunos aspectos del contrato relacionados con el bien o servicio contratado o la necesidad de realizar obras o servicios no previstos en el contrato, con las consecuentes adiciones en obras, bienes o servicios o, podría además llevar a la entidad al quebrantamiento de la ecuación financiera del contrato. Incluso hoy bajo el esquema de la nueva ley 1474 de 2011, en su artículo 87 (reformatorio del artículo 12 de la ley 80 de 1993), se ratifica una vez más el deber de planeación, el cual preceptúa que “Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su




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impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.” Es importante traer a colación uno de los apartes el informe de control emitido por la Auditoria General de la República de junio de 2011, en el cual manifiesta: “Adiciones de los contratos: la adición de los contratos permite a la administración garantizar uno de los fines de la contratación, como lo es la continua y eficiente prestación del servicio. Sin embrago, la utilización desmedida y tergiversada de esta modalidad degenera en prácticas corruptas” En igual sentido indica “Que los valores de las adiciones sean tan relevantes también debe generar alarma para el ente de control, pues al igual que el número de adiciones, indican que posiblemente hay fallas estructurales en la planeación de los sujetos de vigilancia de esas contralorías y que por ende hacia allá se deben focalizar los ejercicios auditores, haciendo un estudio juicioso que permita establecer responsabilidades fiscales y disciplinarios si a ello hubiera lugar”. Ley 1106 de 2006 Artículo 6°. De la contribución de los contratos de obra pública o concesión de obra pública y otras concesiones. “Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición.” Acuerdo N° 041 de junio 15 de 2012, del Consejo Superior UIS, Articulo 70 RESPONSABILIDAD FISCAL. “Los servidores públicos de la universidad y los

particulares que actúen en calidad de contratistas de la misma, serán responsables por el recaudo, administración, manejo y conservación de los bienes o fondos públicos a su cargo, en los términos previstos en la Ley…c. El ordenador de gasto que autorice o efectué pagos cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en este Estatuto y en las demás normas que regulan la materia…” OBSERVACION DE AUDITORIA N°6 Se puede concluir que el contrato N°035/12 por valor de inicial de $12.577.599.999, fue adicionado por el rector ( e) Alvaro Gómez Torrado en la suma de $ 1.152.361.282 y por el rector Alvaro Ramírez García en la suma de $4.992.978.112 para un toral de adiciones por valor de $6.145.339.394 , (

mediante contratos 2013000099 y 2013000120 dichos adicionales al contrato fueron revisados por OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA directora de contratación y proyectos de inversión) Las adiciones representan un 49% del valor inicial, la obra inicio el 1 de agosto de 2012, la fecha programada de entrega era para marzo 28 de 2013, sin embargo dadas las adicionales y prorrogas en tiempo fue entregada el 8 de marzo de 2014, es decir casi un año de retraso en el tiempo programado, en este orden de ideas se evidencia falta de planeación, toda vez que ha sido necesario adicionar el plazo y valor del contrato inicial,




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situación esta que se originó por negligencia en el cumplimiento de los supuestos facticos en la fase preparatoria, como es la realización de estudios previos. Se evidencia que el director de contratación no planteo durante todo el proceso de contratación el cobro del 5% de la estampilla de seguridad ciudadana al contratista por el valor de los adiciones realizados al contrato principal, suscritas en el año 2013, suma dejada de cobrar que asciende a $ 307.266.969,7, infringiendo la Ley 1106 de 2006 Artículo 6, la responsabilidad del director de contratación según:( Acuerdo N° 019 de 2005- Manual de Contratación de la UIS ARTÍCULO

11. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES DE LA UNIVERSIDAD el Director de Contratación y Proyectos de Inversión, el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto son responsables por las decisiones que les corresponda adoptar directamente en los procesos de contratación; y RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005 –Manual de Normas y procedimientos de Contratación de la UIS ARTÍCULO 9º. CONTROL DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL.” El Director de Contratación y Proyectos de Inversión es responsable de diseñar y aplicar los controles preventivos, concurrentes o correctivos de proceso y verificar el cumplimiento de los

procedimientos de contratación a cargo de los delegados); A la fecha el contrato de la referencia no se ha liquidado, en su defecto existe un acta de terminación de obra fechada marzo 8 de 2.014, en donde se detalla un listado de pendientes y observaciones de la ejecución del objeto del contrato; sin embargo y dado que se estableció como fecha para la liquidación del contrato el día 25 de Julio de 2.014, se tipifica una observación con alcance administrativa, que debe ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Para dar respuesta a la observación del Equipo auditor, a continuación se presenta un recuento de los hechos y actividades pertinentes, realizadas entre la UIS y la ANH en desarrollo del Acuerdo Especifico No. 1 en aplicación de la Cláusula Novena del Convenio Marco de Cooperación N° 15 Suscrito entre la ANH y la UIS. 1. La Universidad Industrial de Santander suscribe el 30 de julio de 2009 con la Agencia Nacional de Hidrocarburos el Convenio de Cooperación Marco N° 15, cuyo objeto es el de aunar esfuerzos administrativos, técnicos, contractuales e institucionales que permitan impulsar acciones necesarias para implementar la infraestructura física destinada a ubicar el proyecto “Nueva sede Litoteca Nacional” como parte del Parque Tecnológico Guatiguará. 2. La Universidad Industrial de Santander suscribe el 19 de noviembre de 2010 con la Agencia Nacional de Hidrocarburos el Acuerdo Especifico No. 1, en aplicación de la Cláusula Novena del Convenio Marco de cooperación N° 15 Suscrito entre la ANH y la UIS. La Universidad Industrial de Santander mediante este Acuerdo Especifico se compromete a prestar el apoyo técnico, humano y logístico y la realización de la gerencia del proyecto de construcción del proyecto “Nueva sede Litoteca Nacional”, la cual está conformada por cuatro (4) etapas: 1. Ejecución de los diseños arquitectónicos y diseños de ingeniería. 2. Ejecución de la gestión de contratación de las obras. 3. Ejecución de la supervisión e interventoría de las obras. 4. Construcción de las obras, que incluye la adquisición e instalación de estanterías metálicas para el almacenamiento de muestras.




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El alcance del Acuerdo Especifico No. 1, es el siguiente: 1. Los diseños arquitectónicos y de ingeniería a nivel definitivo. 2. La tramitación y obtención de los permisos necesarios para el adelantamiento de la construcción de la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional. 3. El impulso de los procesos contractuales para la ejecución de las obras correspondientes a la construcción de la primera etapa de la nueve sede de la Litoteca Nacional, incluyendo los estudios previos que se requieran. 4. La ejecución de la supervisión e interventoría de las obras correspondientes a la construcción de la primera etapa de la nueve sede de la Litoteca Nacional. 5. La ejecución de las obras correspondientes a la construcción de la primera etapa de la nueve sede de la Litoteca Nacional. El valor del Acuerdo Especifico No. 1 alcanza la suma de $16.797.519.028,00, los cuales se destina de la siguiente forma:

Ejecución de los diseños arquitectónicos, urbanísticos, paisajísticos y de ingeniería a nivel de diseños definitivos, por un valor de: $592.500.000,00.

Gestión contractual para las obras de la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional, por un valor de: $119.000.000,00.

Supervisión e interventoría de las obras de la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional, por un valor de: $952.000.000,00.

Trámite y obtención de la licencia de construcción por un valor de: $155.319.028,00.

Construcción del MIL METROS CUADRADOS (1.000 m2) de área administrativa por un valor de $2.200.000.000,00.

Construcción del CINCO MIL QUINIENTOS METROS CUADRADOS (5.500 m2) de área para el almacenamiento de las muestras por un valor de $11.000.000.000,00.

Adquisición e instalación de estanterías metálicas para el almacenamiento de muestras por un valor de $1.778.700.000,00 La forma de desembolso del valor del Acuerdo Especifico No. 1 es de la siguiente forma: Ecopetrol gira a la UIS en un solo desembolso la suma de $13.800.619.028,00 y la ANH aporta la suma de $2.996.900.000,00. La ejecución del Acuerdo Específico No. 1 tendrá una duración de dieciocho (18) meses a partir de la firma del acta de inicio. Antes de la fecha de vencimiento del término de duración, se podrá prorrogar por escrito, previo análisis de los resultados obtenidos. 3. La Universidad Industrial de Santander y la Agencia Nacional de Hidrocarburos, suscriben en noviembre 19 de 2010 el Acta de Inicio del Acuerdo Específico No. 1, fijándose la fecha de terminación del mismo para el día 19 de Mayo de 2012. 4. En reunión de mayo 11 de 2011 la Universidad Industrial de Santander presentó a las directivas de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, el proyecto arquitectónico preliminar el cual estaba conformado por:

Localización general del proyecto.

Localización del proyecto dentro del Parque Tecnológico Guatiguará.

Presentación del anteproyecto arquitectónico en copia digital y dura.

Presentación de los renders (dibujos tridimensionales) de las fachadas principales.




INFORME DEFINITIVO


Como resultado de esta reunión la ANH autorizó a la UIS a continuar la realización de los diseños arquitectónicos y de ingeniería definitivos. En ésta reunión la ANH solicitó tener en cuenta que:

De acuerdo con el tamaño de la Litoteca Nacional, el área del predio y las proyecciones futuras, se debe tener en cuenta la posibilidad de ampliación en el largo plazo en los terrenos aledaños, en especial el colindante al costado occidental del predio.

La ubicación propuesta del área de almacenamiento provisional de muestras es adecuada, se recomienda proyectar esta área con la cantidad de muestras a recibir durante un mes.

En los diseños debe incluirse el tercer piso del área administrativa, así no se construya inmediatamente. 5. En reunión de junio 20 de 2011 la Universidad Industrial de Santander presenta al Supervisor de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, lo siguiente:

El proyecto arquitectónico definitivo en el cual se realizaron las modificaciones teniendo en cuenta las observaciones y solicitudes realizadas en mayo 11 de 2011 por las directivas de la ANH.

El anteproyecto del diseño Estructural.

El anteproyecto del diseño Eléctrico y de Comunicaciones.

El anteproyecto del diseño del sistema de aire acondicionado. El supervisor de la ANH, solicita a la UIS, respecto al proyecto arquitectónico, revisar: la altura final del área administrativa (tres pisos), el espacio que se requiere para garantizar una adecuada iluminación natural, modificar el diseño de las rampas de acceso a la plataforma de recibo y modificar el sistema de acceso al depósito de basuras ubicado en la zona de recibo. 6. En reunión de julio 25 de 2011 la Universidad Industrial de Santander informa a la Agencia Nacional de Hidrocarburos la realización de las modificaciones producto de las observaciones de junio 20 de 2014, al proyecto arquitectónico y la conciliación de los diseños estructurales, aire acondicionado y redes eléctricas y de comunicaciones con los diseños arquitectónicos. Igualmente se establece para finales del mes de agosto de 2011 la entrega de los diseños definitivos a la ANH para su revisión y aprobación. 7. En reunión de agosto 24 de 2011 la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH solicita a la Universidad Industrial de Santander consolidar un presupuesto general de toda la obra para definir el alcance de la primera fase de construcción de la nueva sede de la Litoteca Nacional y preparar una propuesta sobre los estudios adicionales a los ya contratados que se requieren adelantar para la ejecución de las obras de la nueva sede de la Litoteca Nacional. 8. En reunión de noviembre 16 de 2011 se hace por parte de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH un recuento de las actividades realizadas entre las partes entre el 25 de agosto y el 15 de noviembre de 2011, así:

Septiembre 19 y 20 de 2011: Revisión entre las partes de los diseños arquitectónicos y de ingeniería, como resultado de esta reunión la ANH solicita a la UIS revisar en el presupuesto del proyecto los ítems de excavaciones, rellenos compactados con material granular y piso endurecido con sikafllor.

Octubre 25 de 2011: Reunión entre las partes para revisar los avances en el presupuesto para la construcción de la nueva sede de la Litoteca Nacional y el estado del trámite de la licencia de construcción. Como resultado de esta reunión la ANH




INFORME DEFINITIVO


recomienda a la UIS en cuanto al presupuesto realizar los cambios necesarios al proyecto para ajustarlo a las condiciones técnicas y legales definidas en el Acuerdo Especifico No. 1, así mismo la UIS solicita a la ANH la aprobación del alcance del proyecto a construir en la primera etapa para continuar con el proceso de trámite de la licencia de construcción. La UIS entrega a la ANH los diseños de aire acondicionado y los planos de detalles arquitectónicos.

Entre octubre 25 y noviembre 15 de 2011 se acordó el alcance para la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional, se construirán 990,15 m2 del área administrativa y 5.519,60 m2 del área de almacenamiento. Igualmente en esta reunión la UIS informa a la ANH que se requiere suscribir una prórroga del Acuerdo Específico No. 1 y que se requiere realizar los diseños arquitectónicos y de ingeniería de la segunda etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional, la cual tiene un área de 3.997 m2. Finalmente es esta reunión se acuerda, entre otros:

El representante de la ANH aprueba los diseños arquitectónicos para la Primera Etapa de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional desarrollados por la UIS de acuerdo a las características técnicas que se presentan en el anexo titulado: “Resumen Técnico del Proyecto: Construcción de la Primera Etapa de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional”.

Los trámites para la obtención de la Licencia de Construcción, se realizaran sobre la base del proyecto: “Construcción de la Primera Etapa de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional” aprobado por la ANH mediante esta acta.

La UIS debe presentar a la ANH una propuesta de prórroga por cinco (5) meses del Acuerdo Especifico No. 1, que incluya la realización de los diseños arquitectónicos y de ingeniería definitivos para la construcción de la segunda etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional.

La UIS debe presentar para revisión de la ANH la propuesta de prepliegos de la Licitación para la construcción de la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional. En el documento titulado: Resumen Técnico del Proyecto: Construcción de la Primera Etapa de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional” presentado en esta reunión de realiza la Descripción Arquitectónica de la nueva sede de la Litoteca Nacional y se plantea, por parte de la ANH, realizar la construcción en dos etapas, la descripción completa y de la primera etapa son las siguientes:

Descripción completa (Área = 10.507 m2) Primera Etapa (Área = 6.500 m2)

Edificio 1: El primer piso está constituido por la zona de recepción

de muestras y las áreas de trabajo sin catalogar. El segundo piso se tiene destinado para la construcción

a futuro de una cafetería y una terraza.

Edificio 1: Se construirá el primer piso o zona

de recepción de muestras.

Edificio 2: En el primer piso se ubicarán cuartos oscuros y salas

para el trabajo con muestras catalogadas, reempaque y verificación de muestras.

El segundo y tercer piso están destinados para la ampliación a futuro de las salas de trabajo con

muestras catalogadas y la construcción de laboratorios especializados.

Edificio 2: Se construirá el primer piso o zona

de trabajo con muestras catalogadas.




INFORME DEFINITIVO


Descripción completa (Área = 10.507 m2) Primera Etapa (Área = 6.500 m2)

Edificio 3: El edificio está conformado por la zona administrativa,

conformada por la recepción, sala de conferencias, archivo administrativo, oficinas, baños y cafetería

interna.

Edificio 3: Se construirán dos (2) pisos o área administrativa. Este edificio puede

ampliarse hasta un tercer piso.

Edificio 4: Consta de un solo piso y se utilizará para el

almacenamiento de fluidos y para el almacenamiento temporal de insumos y equipos de operación, tales

como estibas, repuestos, etc.

Edificio 4: Se construirá en su totalidad

Bodega: Lugar en donde se almacenará de manera definitiva las

muestras catalogadas y preservadas en estanterías metálicas para trabajo pesado.

Bodega: Se construirá el 50% del área de la

bodega

Entrada externa camiones – entrega de muestras Acondicionada para el descargue de las muestras y la

maniobra de los camiones, área de 708,70 m2

Entrada externa camiones – entrega de muestras:

Se construirá en su totalidad

Entrada externa de visitantes y funcionarios Conformada por un acceso peatonal y una zona de

parqueaderos

Entrada externa de visitantes y funcionarios

Se construirá el acceso peatonal a las instalaciones internas de la

Litoteca

9. En reunión de diciembre 5 de 2011 la Universidad Industrial de Santander hace entrega a la Agencia Nacional de Hidrocarburos, entre otros, de:

Los diseños de seguridad y control para la construcción de la nueva sede de la Litoteca Nacional.

Los planos definitivos para la construcción de la primera etapa de la nueva sede de la Litoteca Nacional. 10. En enero 18 de 2012 la Universidad Industrial de Santander pública los Pliegos de Condiciones Preliminares de la Licitación No. 001 de 2012 para la “Construcción de la primera fase de la nueva sede de la Litoteca Nacional: obras civiles, arquitectónicas, hidrosanitarias, contraincendios, eléctricas y de comunicaciones”. 11. En febrero 8 de 2012 la Universidad Industrial de Santander radica en la Secretaria de Planeación del municipio de Piedecuesta la solicitud de la Licencia de Construcción de la primera fase de la nueva sede de la Litoteca Nacional. 12. En marzo de 2012 la Agencia Nacional de Hidrocarburos elabora el “Estudio de sustentación económica y técnica para la suscripción de una adición y prorroga al Acuerdo Especifico No. 01 en aplicación al convenio Marco de Cooperación No. 15 de 2009 suscrito entre la ANH y la UIS”. En la justificación de la prórroga del Acuerdo Específico No. 1 y adición de los recursos se define: “…el aumento sustancial de muestras para almacenamiento recibidas en la Litoteca Nacional, que hace imprescindible replantear la construcción del proyecto por etapas y realizarlo en su totalidad, ya que la capacidad de la primera etapa fácilmente estaría copada en menos tiempo del inicialmente planteado”: además que “durante la realización de los diseños se presentó un aumento importante en la cantidad de servicios




INFORME DEFINITIVO


de información técnica prestados a las compañías operadoras, a la academia y al público en general”. Igualmente como argumentos de conveniencia de la prórroga y adición se tiene el de “garantizar el adecuado y eficiente funcionamiento de la Litoteca Nacional, conscientes de la dinámica actual del sector petrolero y previendo el comportamiento exploratorio y de producción de mediano plazo, basado en los contratos E&P y TEA’s que se han suscrito por parte de la ANH. Se señala igualmente que la construcción completa de la Litoteca “se traduce en un ahorro de recursos, en dinero y en personal profesional, al no tener que afrontar proyectos de infraestructura futura…”. 13. En mayo 4 de 2012 la Universidad Industrial de Santander pública los Pliegos de Condiciones Definitivos de la Licitación No. 001 de 2012 para la “Construcción de la primera fase de la nueva sede de la Litoteca Nacional: obras civiles, arquitectónicas, hidrosanitarias y contraincendios”. 14. En mayo 11 de 2012 se suscribe el Adicional N° 1 al Acuerdo Específico N° 1 del Convenio marco de Cooperación N° 14 de 2009 por la ANH y la Universidad Industrial de Santander, en él se adicional la cláusula segunda del Acuerdo Específico, incluyendo las siguientes actividades: 1. Ajuste a los diseños arquitectónicos y de ingeniería, de acuerdo con los cambios y modificaciones que deben realizarse para la construcción completa de la Nueva Litoteca. 2. Tramitación y obtención de los permisos necesarios para adelantar la construcción completa de la nueva sede de la Litoteca Nacional. 3. El impulso de los procesos contractuales para adelantar la ejecución de obras correspondiente a la construcción completa de la nueva sede de la Litoteca, incluyendo los estudios previos que se requieran. 4. La ejecución de la supervisión e interventoría de las obras correspondientes a la construcción completa de la nueva sede la Litoteca Nacional, y 5. La ejecución de las obras correspondientes a la construcción completa de la nueva sede la Litoteca Nacional. En este Adicional N° 1 se adicionan recursos por un valor de $13.682.411.168 y se prorroga la ejecución del Acuerdo específico N°1 hasta el 31 de julio de 2013. 15. Atendiendo los compromisos adquiridos por la Universidad con la ANH y como resultado del proceso de selección abierto mediante la Licitación No. 001 de 2012 para la “Construcción de la primera fase de la nueva sede de la Litoteca Nacional: obras civiles, arquitectónicas, hidrosanitarias y contraincendios”, en mayo 30 de 2012 la Universidad Industrial de Santander suscribe el contrato DC 035 de 2012 con el proponente seleccionado Consorcio Lito 2012, igualmente se selecciona y suscribe el contrato de Interventoría DC 047 de 2012 con el Ingeniero Álvaro García Parra. 16. En reunión de octubre 20 de 2012 el Supervisor de la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, hace las siguientes solicitudes, entre otras:

Definir lo más pronto posible lo referente a la contratación de las instalaciones eléctricas, de comunicaciones y seguridad para evitar interferencias con las obras civiles que se vienen ejecutando.




INFORME DEFINITIVO


Analizar la posibilidad de adicionar el contrato actual de obra (DC 035 de 2012) en lo correspondiente a las instalaciones eléctricas de comunicaciones y control que tienen interferencia con las obras civiles (redes, tableros, puntos y otros). Una vez son adicionados nuevos recursos por parte de la ANH, se procede a contratar las instalaciones eléctricas y de comunicaciones para lo cual se adiciona en valor y plazo el contrato DC_035 de 2012 el 1° de febrero de 2012. Mediante comunicación de mayo 20 de 1023, el Interventor del Contrato DC-035 de 2012 Ing. Álvaro García Parra, presenta el balance del contrato en el cual se incluye la cuantificación de mayores cantidades de obra, obras adicionales y obras complementarias requeridas para la terminación de la construcción de la Nueva sede de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional. En reunión realizada en la ANH el día 29 de mayo de 2013 se dispuso por la Agencia Nacional utilizar en la ejecución de estas obras entre otros, los recursos destinados inicialmente a la adquisición e instalación de las estanterías metálicas. De acuerdo a los hechos anteriores se evidencia que el objeto y alcance del Contrato DC 035 de 2012 celebrado entre la Universidad Industrial de Santander y el Consorcio Lito 2012 obedeció al cumplimiento de uno de los compromisos iniciales adquiridos por la Universidad Industrial de Santander y la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH en desarrollo del Acuerdo Especifico No. 1 en aplicación de la Cláusula Novena del Convenio Marco de Cooperación N° 15, el cual era la construcción de la primera etapa de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional en un área aproximada de 6.500 m2; posteriormente la Agencia Nacional de Hidrocarburos definió construir la totalidad de la Litoteca Nacional que corresponde a un área de 10.507 m2

Es claro que la Universidad inicialmente realizó estudios previos que comprendían el diseño total de la edificación de la Nueva Sede de la Litoteca y la construcción de su primera etapa y posteriormente por requerimiento y adición de recursos de la entidad contratante -ANH- se adicionaron los contratos para construir la totalidad de la edificación y así satisfacer las necesidades de los académicos, investigadores y clientes del sector de hidrocarburos; por lo anterior la Universidad Industrial de Santander no incurrió en falta de planeación ni negligencia en la elaboración de estudios previos Es de aclarar que en la etapa de planeación y estudios previos del proyecto “Construcción Nueva Sede Litoteca Nacional” que se realizó en el año 2011, no intervino la Dra. Olga Cecilia González Noriega, toda vez que la funcionaria se posesionó en el cargo de Directora de Contratación y Proyectos de Inversión el 3 de mayo de 2013, fecha en la que ya se encontraba en un porcentaje alto la ejecución de los contratos de construcción de la Litoteca. Respecto al alcance fiscal que se da a la Dra. Olga Cecilia González Noriega por el no cobro del 5% de la estampilla de seguridad ciudadana al contratista, por el valor de las adiciones al contrato principal, nos permitimos aclarar lo siguiente: En el Volumen I-Condiciones Generales. Licitación Pública 001 de 2012: Construcción de la Nueva Sede de la Litoteca Nacional: Obras civiles, arquitectónicas, Hidrosanitarias y Contraincendios, se señala en el Ítem 3.7 IMPUESTOS




INFORME DEFINITIVO


En la propuesta, los proponentes deberán reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en los casos que aplique, en el porcentaje que se indique según la legislación vigente al respecto. Los proponentes deberán tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la celebración y ejecución del contrato, son de cargo exclusivo del contratista, a excepción de aquellos que la ley tributaria asigne específicamente a la UIS. Las exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la ley establezca, deben ser considerados en la propuesta de manera que se reflejen en el valor de la misma. (Subrayado fuera de texto). En el contrato DC-035 de 2012 celebrado entre la Universidad y el Consorcio Lito 2012 cuyo objeto es la “Construcción de la nueva sede de la litoteca nacional: obras civiles, arquitectónicas, hidrosanitarias y contraincendios”, la cláusula Vigésima Segunda textualmente estipula: “IMPUESTOS, DEVOLUCIONES Y EXENCIONES: Al formular la propuesta el CONTRATISTA ha tenido en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de legalización y ejecución del contrato, por lo tanto, los precios que se pactan son fijos y han considerado tales conceptos. La universidad efectuará a las cuentas del contratista, las retenciones que, en materia de impuestos, tenga establecida la ley.” Es de aclarar que la Ley 1106 de 2006 que crea la Contribución especial de los contratos de obra, señala que las entidades públicas contratantes no son sujetos pasivos de la obligación tributaria, pues solamente actúan como agentes de retención de la misma. El descuento de dicho impuesto se hace en el momento del pago, actividad esta que no le corresponde a la Dirección de Contratación, ya que como lo señaló el equipo auditor en el informe de la vigencia 2012 “…en los contratos de obra pagados por la tesorera de la universidad, quien es la funcionaria encargada de realizar los pagos y aplicar los descuentos a que haya lugar en consideración a la clase de contratos”. Como éste hallazgo fue detectado en la auditoria efectuada a la vigencia 2012, la universidad presento dentro del Plan de Mejoramiento una acción correctiva que llevó a subsanar éste hallazgo a partir de la vigencia 2014, fecha en la cual se liquidará el contrato DC-035 de 2012 procediendo a descontar la contribución de seguridad ciudadana que a la fecha la pagadora no ha recaudado. Por lo anterior, no se considera que la observación tenga alcance administrativo ni fiscal, toda vez que a la fecha se encuentra en trámite la liquidación del contrato, acta en la que se descontará la totalidad del impuesto dejado de recaudar en las cuentas adeudas. Es relevante indicar que para la imputación de responsabilidad fiscal a un servidor público se requiere demostrar que en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta se causen por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado, premisas que no se configuran en la actuación de la Directora de Contratación y Proyectos de Inversión de la Universidad, toda vez que como atrás se manifestó, el descuento se hará en el acta de liquidación, etapa en la que se hará un corte de cuentas entre los contratantes.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la ORDEN DE PAGO AUTOMÁTICO y el COMPROBANTE DE PAGO POR TRANSFERENCIA BANCARIA, se evidencia que son autorizados y firmados por la Dra. Olga Cecilia González Rodríguez, Directora de Contratación de la UIS. Vale resaltar que mediante circular informativa de fecha abril 23 de 2014, cuyo asunto fue: Aplicación de la ley 1106 de 2.006, articulo 6.Contribucion especial 5%, sobre todo contrato de Obra Pública, la cual fue dirigida a los directores, jefes y secretarias de unidades académico administrativas y/o proyectos, fue firmada por la Directora de Contratación Dra. Olga Cecilia González Noriega, en su calidad de Directora de Contratación y Proyectos de Inversión, documento este que no va dirigido a la tesorera y en la cual manifiesta “…con el fin de dar inicio a la aplicación del descuento, ya fueron efectuadas las modificaciones en el Sistema de Información Financiero para que a partir de la fecha al grabar cualquier tipo de contrato se identifiquen correctamente los “servicios” … el descuento será aplicado directamente por el sistema de información y se hará evidente en cada uno de los pagos que reciba el contratista…”; así las cosas es claro establecer que para realizar dicho descuento de contribución ciudadana a la contratación de obra pública era necesario habilitar el sistema de información de la UIS, pues como se dijo anteriormente el descuento lo aplica directamente el sistema; función que NO es de competencia de la tesorera de la Uis; además quien tiene la función de identificar en su momento oportuno, cuales son los contratos de obra pública, es precisamente la dirección de contratación y proyectos de Inversión de la Uis, y no la Tesorera; ya que el sistema financiero que maneja la tesorería para realizar los pagos reflejan, para el caso que nos ocupa el contrato ya liquidado y autorizado por la directora de contratación. Igualmente, es preciso señalar, que la dirección de contratación y proyectos de inversión, debe señalar desde el proceso de los pliegos de condiciones los descuentos que le son aplicables (5% de la contribución de seguridad ciudadana), como también en el clausulado de los mismos se debe estipular que descuentos son susceptibles de aplicar, para el caso que nos ocupa no se cumplió con este requisito pues este aspecto se debe considerarse en la propuesta. A la fecha el contrato de la referencia no se ha liquidado, en su defecto existe un acta de terminación de obra fechada marzo 8 de 2.014, en donde se detalla un listado de pendientes estableciendo como fecha para la liquidación del contrato el día 25 de Julio de 2.014. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa el hallazgo con incidencia fiscal, por cuanto la suma de $307.266.969,70, corresponde al valor del porcentaje no pagado en los contratos adicionales la Directora de Contratación, manifiesta que: “…el descuento se hará en el acta de liquidación, etapa en la que se hará un corte de

cuentas entre los contratantes.”, ratificando su responsabilidad en dicho proceso. El hallazgo administrativo deberá incluirse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad resultado de la presente auditoria, para que este ente de




INFORME DEFINITIVO


control realice el respectivo seguimiento de pago por parte del contratista de lo contrario se configurara con daño fiscal. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Directora Contratación UIS.

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE LA SALUD CONTRATO N° DC- 2013000038 DE 2.013


Modalidad De

Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo

Del Contratista

Fecha Suscripc

ión Contrat

o (dd/mm/aaaa)

Fecha Liquidac

ión

Nombre Completo


2013000038 DIRECTA SERVICIOS DE SALUD

CONTRATO INTERADMINISTRATIVAPARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

100,000,000

E.S.E.HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER H.U.S.

30-01-13

NO SE HA

LIQUIDADO SE

ENCUENTRA EN TRAMIT

E

MARIA CLAUDIA

CABALLERO BADILLO

VIGENCIA: Un año a partir de la firma del contrato; es decir hasta Febrero 01 de 2.014. OBSERVACION DE AUDITORIA N°7




INFORME DEFINITIVO


Se evidencio que la minuta del contrato de prestación de servicio de la referencia carece de numero, es decir no está numerado, sin embargo se pudo establecer que el numero es 2013000038, la entidad debe numerar sus contratos, con fin de llevar un eficiente control; además el expediente contractual carece de acta de inicio, de terminación y liquidación, al igual, que los informes del supervisor, pues solamente existe uno por la vigencia 2.013; el único informe presentado por la supervisora es muy general, no es especifico esta diligenciado sobre un formato de interventoria, siendo lo correcto informe del supervisor dado el objeto del contrato; no existe acto administrativo asignando ni notificando la supervisión del contrato. El artículo 7, inciso final de la Ley 1150 de 2.007 establece:

“Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento”; la entidad debe ser más cuidadosa pues, el contrato celebrado con el HUS, fue denominado de Prestación de Servicios y no como Contrato interadministrativo, con el fin de ajustarse al artículo 7 de la ley 1150 de 2.007.

Existe incumplimiento de la resolución 571 de Abril 16 de 2.008 (Manual del Supervisor); así: Numeral 8 Funciones general de los supervisores Numeral 10. Informes del Supervisor Numeral 13. Formatos informe del Supervisor Numeral 15. Acta de Liquidación Configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad con incidencia disciplinaria. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “ 1. El Numero del Contrato es dado automática y consecutivamente por el Sistema Información Financiero de la Universidad (SIF), que para este caso correspondió al 2013000038, y es obtenido una vez se ha suscrito y registrado el contrato.

2. La supervisión del presente contrato fue designada por el señor Rector, como ordenador general del gasto, en la Jefatura de Sección de Salud y Desarrollo Psicosocial de la División de Bienestar Universitario, como puede evidenciarse en clausula octava de

la minuta del contrato. Además en el Sistema de Información Financiero (SIF), se registra el nombre del supervisor.




INFORME DEFINITIVO


3. Igualmente, las funciones de supervisión corresponden a las indicadas en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Universidad Industrial de Santander. La supervisión, en desarrollo de este contrato, teniendo en cuenta los casos de salud atendidos y facturados por el HUS, hace una revisión de la historia clínica y verifica la cuenta presentada, procede a presentar un informe, y posteriormente en la etapa de liquidación, lo cual se refleja el balance financiero del contrato, acorde a lo facturado y cancelado entre las entidades, lo cual se estipula en el acta correspondiente. El artículo 7, inciso final de la Ley 1150 de 2.007 establece: “Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento”; la entidad debe ser más cuidadosa pues, el contrato celebrado con el HUS, fue denominado de Prestación de Servicios y no como Contrato interadministrativo, con el fin de ajustarse al artículo 7 de la ley 1150 de 2.007. En cuanto a las garantías, dado que se trata de un contrato interadministrativo de prestación de servicios de salud, celebrado entre dos instituciones oficiales, esto es Universidad Industrial de Santander (UIS) y el Hospital Universitario de Santander (HUS), conforme a lo que está establecido en el Decreto 1510 de 2013, capitulo IV:

Artículo 76. Convenios o contratos interadministrativos. La modalidad de selección para la contratación entre entidades estatales es la contratación directa; y en consecuencia, le es aplicable lo establecido en el artículo 73 del presente decreto.

Cuando la totalidad del presupuesto de una entidad estatal hace parte del presupuesto de otra con ocasión de un convenio o contrato interadministrativo, el monto del presupuesto de la primera deberá deducirse del presupuesto de la segunda para determinar la capacidad contractual de las entidades estatales.

Artículo 77. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos. Por lo anterior, no es obligatorio constituir garantías. La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión en forma permanente ha brindado acompañamiento y asesoría a los Ordenadores de Gasto y funcionarios que intervienen en la gestión contractual. Igualmente atendiendo el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2011 y 2012 se ha brindado capacitación a todos los ordenadores de gasto, directores de proyecto y funcionarios responsables de la contratación en temas relacionados con: Los principios rectores de la contratación, etapas precontractual, contractual y poscontractual, régimen de responsabilidad de los servidores públicos; Informe de Oportunidad y conveniencia; supervisión e interventoría de los contratos; Garantías, manejo de expedientes y Ley de Garantías.




INFORME DEFINITIVO


Durante la vigencia de 2013 se brindaron 3 capacitaciones los días 18 de julio, 1° de agosto y 30 de octubre. En el año 2014 se brindó capacitación el 4 de junio y el 23 de septiembre. Igualmente con el fin de fortalecer la etapa precontractual se diseñó el formato FCO.21 “Estudio de Oportunidad y Conveniencia” para adquisición de bienes y servicios de cuantía menor de 50 SMMLV. Se conformó una Unidad Técnica asesora de compras directas y operaciones internacionales para brindar soporte al Ordenador del Gasto en el trámite de adquisición de bienes y servicios (hasta 50 SMMLV) o a través de Operaciones Internacionales (importaciones). Se adjunta Terminación y Liquidación Bilateral del Contrato de Prestación de Servicios de Salud celebrado entre la E.S.E. Hospital Universitario de Santander (Anexo 19).”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Dada la respuesta de la entidad, se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el hallazgo administrativo, para que la entidad, precisamente una vez sea numerado automáticamente debe numerarse igualmente el contrato, a la vez debe ser identificado como corresponde, en este caso lo correcto era Convenio Interadministrativo, a la vez los informes de los supervisores deben ser más específicos por lo tanto debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MARIA CLAUDIA CABALLERO BADILLO Supervisora Observación ADMINISTRATIVA

OLGACECILIA GONZALEZ NORIEGA Directora Contratación UIS. ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CONTRATO DC 037 DE 2.013


Modalidad De Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato


Nombre Completo

Del Contratista

Fecha Suscripció

n Contrato

(dd/mm/aaaa)

Fecha Liquidación

Nombre Completo Intervent

or O Superviso

r

55

2013000149 / DC-037-2013


SUMINISTRO INSTALACION IMPLEMENTAC INTEGRACION SISTEMAS DE SEGURIDAD CONTROL Y AUTOMATIZACION B.M.S. PARA LA NUEVA SEDE DE LA LITOTECA - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 010 DE 2013

1,047,503,252 EME LTDA 19-11-13

NO SE HA LIQUIDADO

MANUEL JOSE ORTIZ RANGEL




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PLAZO Cuatro meses, a partir de la suscripción del acta de inicio. Acta de Inicio Noviembre 20 de 2.013 Fecha de Terminación Marzo 20 de 2.014 Interventor Manuel José Ortiz Rangel Supervisor Ing. Luis Eugenio Prada Niño DESCRIPCION DE LA OBSERVACION Mediante Acta de aprobación N°1, de fecha febrero 3 de 2.014, la entidad aprobó la suma de $16.562.500, por concepto de precios no previstos en el contrato principal. Mediante Acta de Suspensión N°1, de fecha Marzo 14 de 2.014, determinó la suspensión del contrato así: 1.- A la fecha se encuentra instalada la infraestructura y el cableado del subsistema de circuito cerrado de TV , para la instalación de las cámaras, dado su alto costo, se requiere que el edifico se encuentre libre del personal de obra de los contratistas o se tenga control de las aéreas de instalación con el fin de evitar pérdidas por robo de estos elementos. 2.- Para la instalación de la tubería EMT, y el cableado en la bodega se requiere la liberación de espacios por parte del contratista que se encuentra instalado la estantería metálica en la bodega. 3.- Para la instalación de botones pulsadores, cerraduras electromagnéticas y detectores de apertura del sistema de control de accesos se requiere la rigidización de las estructuras de soporte de las puertas. 4.- Para la parametrización, configuración y pruebas del sistema de automatización se requiere del servicio de energía permanente en la edificación, a la fecha pendiente el permiso para energizar el edificio por parte empresa Electrificadora de Santander Que por lo anterior es necesario suspender el contrato DC- 037 de 2.013, hasta tanto se superen los aspectos enunciados. OBSERVACION DE AUDITORIA N°8 El contrato se encuentra suspendido hace tres (3) meses, la interventoria y el supervisor del contrato deben realizar seguimiento a las labores pendientes por parte del contratista, en aras de lograr el acta de reinicio del contrato, acta de terminación de la obra y el acta de liquidación del mismo; lo anterior teniendo en cuenta que la fecha de terminación del mencionado contrato fue marzo 20 de 2.014; configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


“La Universidad Industrial de Santander mediante Contrato DC- 037 de 2013, contrató con la Empresa EME Ingeniería el suministro, instalación, implementación e integración de los sistemas de seguridad, control y automatización, BMS, para la nueva sede de la Litoteca Nacional en el Parque Tecnológico Guatiguará, en cumplimiento de los compromisos contraídos con la Agencia Nacional de Hidrocarburos. En reunión celebrada el día 14 de marzo de 2014 con la participación de representantes del contratista, la Dirección de Contratación, el Interventor del Contrato y el Coordinador de la Sede Guatiguará, previo informe técnico del Interventor, se acordó suspender la ejecución del contrato por razones plenamente justificas y verificadas por el Interventor como fueron: la presencia de otros contratistas en la obra que dificultan la instalación y protección de los equipos y cableado en las zonas ocupadas, la liberación de espacio por parte del contratista de la ANH que se encuentra instalando las estanterías, el permiso para la energización del edificio por parte de la Electrificadora de Santander requerido para la parametrización, configuración y pruebas del sistema entre otras razones que impedían la continuación del contrato suscrito con EME toda vez que se requeridas la realización de actividades ajenas al contratista y a la Universidad para continuar instalando e implementando el sistema de Automatización en la Litoteca. (Anexo 20) Una vez superados los inconvenientes previa verificación del Interventor del contrato, se procedió en junio 20 de 2014 a suscribir el acta de reinicio del contrato para la ejecución de las actividades pendientes, el cual tendría como fecha de terminación el 26 de junio de 2014. (Anexo 21) El día 26 de junio de 2014 fecha prevista para la terminación del contrato, se realizó un recorrido a la obra por parte de los funcionarios de la universidad, el contratista y el interventor para verificar el cumplimiento del contrato. De esta visita se levantó acta de terminación de obra con pendientes que consistían en la reposición por garantía de elementos menores del sistema de automatización (dispositivos de campo) que deben ser entregados por el contratista para su recibo final. Se deja constancia en el acta que el proceso de configuración, parametrización, puesta a punto, capacitación y acompañamiento final del sistema, compromisos adquiridos en el contrato, se realizarán en el periodo comprendido entre el 27 de junio de 2014 y el 27 de septiembre de 2014, la entrega de los planos As-Built firmados por el contratista y la Interventoría y de los manuales de operación y mantenimiento de los equipos instalados y demás elementos y documentos necesarios para la operación de las obras. (Anexo 22)”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “Mediante comunicación de septiembre 29 de 2014,

el Ing. Manuel Ortiz, Interventor del contrato informa a la Dirección de Contratación que el sistema de Automatización se encuentra en funcionamiento, estando pendiente el acta de recibo a satisfacción que se hará una vez se repongan los elementos menores que deben ser reemplazados por garantía los que están surtiendo el trámite de importación. Una vez se haya suscrito el acta de recibo a satisfacción del contrato se procederá a suscribir el

acta de liquidación dentro de los términos previstos en el contrato (Anexo 23)”. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativa para que continúen el seguimiento, en aras de lograr, acta de recibido a satisfacción del contrato y el acta de liquidación del mismo; este hallazgo administrativo debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE MANUEL JOSE ORTIZ RANGEL




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Interventor LUIS EUGENIO PARADA NIÑO Supervisor OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Directora de contratación y proyectos de Inversión UIS. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 2013000004, 2013000005, 2013000020,2013000003, 2013000119, 2013000096


Modalidad De

Selección Clase De Contrato Objeto Del Contrato


Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripción


Fecha Liquidación

Nombre Completo

Interventor O

Supervisor

2013000004 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL TANTO EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA COMO EN LAS

58,428,488

CESAR AUGUSTO QUIJANO QUIROGA 02-01-13 22-01-14

ALVARO RAMIREZ GARCIA

2013000005 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL TANTO EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA

48,756,000

LAURA CAROLINA HOYOS GRANADOS 02-01-13 07-01-14

2013000020 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES A BRINDAR APOYO EN LAS FUNCIONES PROPIAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

41,958,292

NATALIA DEL PILAR CASTRO ARIZA 02-01-13 07-01-14

2013000003 DIRECTA


CONTRATACIÓN ABOGADO EXTERNO PARA LA PRESTACIÓN DIRECTA E INDEPENDIENTE DE SUS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DE LA UIS

40,380,000

OCTAVIO ANDRES HERNANDEZ MENDIVELSO 02-01-13 07-01-14

2013000119 DIRECTA


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASESORIA JURIDICA ESPECIALIZADA.

16,162,350

ANGELA PATRICIA TORRES BARRIOS 01-08-13 07-01-14

2013000096 DIRECTA


CONTRATACION ABOGADO PARA LABORAR EN LA OFICINA JURIDICA.

13,542,450

JAVIER ENRIQUE LEON ARIAS 22-05-13 22-01-14


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contrato de prestación de servicios 2013000004, 2013000005, 2013000020,2013000003, 2013000119, 2013000096: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Articulo 23 del Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple a cabalidad todas las obligaciones contendías en las cláusulas contractuales 5) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el




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expediente contractual. 6) La entidad contratante liquida los contratos según lo previsto en las clausulas contractuales de conformidad con lo señalado en el estatuto de contratación de la universidad y los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 OBSERVACION DE AUDITORIA N°9 Los expedientes contractuales de los contratos números: 2013000004, 2013000005, 2013000020,2013000003, 2013000119, 201300009, suministrados carecían de las actividades detalladas de cada contratista de manera cuantificada y calificada mensualmente. En trabajo de campo se solicitó mediante requerimiento los informes de estas actividades donde se verificó el cumplimiento de las mismas, evidenciándose que los informes de actividades del contrato de prestación de servicios 2013000020, es muy generalizado los meses de junio a diciembre, como lo registra la actividad: “… proyectar autos de indagación preliminar e

investigaciones disciplinarias, proyectar autos de pruebas”, donde no informa a quien inician los respectivos procesos. En el SIA, reportan como supervisor de los contratos al ordenador de gasto Dr. ALVARO RAMIREZ GARCIA, desarrollando las funciones de supervisor la Dra. Edy Castro Neyra, tal como lo evidencia en las respectivas actas de liquidación. Así mismo, no se evidenció acto administrativo mediante el cual se delega el supervisor del contrato, y la aceptación del mismo. por lo anterior se tipifica una observación de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “En relación con la actividades y obligaciones de los contratistas, relacionadas con la prestación de la asesoría jurídica en gestiones directas del Despacho del Señor Rector y de los Vicerrectores de la Universidad, la preparación de conceptos y estudios jurídicos que le sean solicitados por el Asesor Jurídico de la Universidad, la orientación en asuntos jurídicos a los usuarios de los servicios de la unidad de Asesoría Jurídica de la Universidad, conforme a las instrucciones y directrices que fije el Asesor Jurídico y la participación en los comités o grupos de trabajo profesional en los eventos en que lo dispongan los órganos de gobierno o el Asesor Jurídico de la Universidad, se controlan y su cumplimiento se verifica a través de instrumentos tales como el Formato de “Control de Correspondencia FJU.01”, y el formato Control de Convenios FJU.06, que hacen parte de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. A través de dichas herramientas, se evidencia, la entrada y salida de documentos, la oportunidad y asertividad en la respuesta, y el control de los contenidos, se efectúa con la firma conjunta del concepto por parte del contratista y la Asesora Jurídica. En lo que concierne a las obligaciones relacionadas con la representación judicial, se precisa que la Oficina de Asesora Jurídica cuenta con un sistema de información, así como un control de los procesos promovidos y adelantados en contra de la Universidad, denominado “Control de Procesos Judiciales FJU.O9” que permite realizar un control diario de las actuaciones bajo la responsabilidad de cada uno de los contratistas y que en igual sentido, hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.




INFORME DEFINITIVO


La Dirección de la Oficina de Control Interno Disciplinario requirió para la vigencia auditada, de la contratación de una abogada especializada para apoyar el desarrollo de algunas actividades específicas, propias de la función disciplinaria, dentro de algunos procesos disciplinarios seguidos contra servidores de la Universidad Industrial de Santander. Internamente, el Despacho y la profesional especializada contratada, conforme a la conveniencia y oportunidad que en su momento se evidenció, establecieron una estrategia de evacuación de aquellos casos que requerían decidirse de plano, dada la premura de los términos procesales, y en tal sentido, por orden estricto de apertura, según el imperativo legal, se proyectó por parte de la contratista la decisión que conforme a los elementos fácticos, probatorios y jurídicos recopilados, debía tomarse en algunos de ellos, correspondiendo al Despacho los demás. Dado que la Oficina de Control Interno Disciplinario implementará en el año 2015 su mapa de procesos y procedimientos dentro del SGI de la Universidad, la evidencia del cumplimiento de la contratista son los vistos buenos que el Director dio a las órdenes de pago parciales que la contratista remitía a la Rectoría de la Universidad, según los plazos que para tal efecto se trazaron en el contrato. El visto bueno evidencia, se reitera, el cumplimiento por parte de la contratista de sus obligaciones contractuales en aquellos casos que, de común acuerdo con el Director, hicieron parte de la estrategia de evacuación de los casos específicos, según los términos procesales indicados. El proyecto de la decisión analizada por la contratista era evaluado por el Director de la Oficina de Control Disciplinario, revisado, corregido o aumentado, según el caso, y dentro de los términos pactados, según la complejidad de los casos. La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión en forma permanente ha brindado acompañamiento y asesoría a los Ordenadores de Gasto y funcionarios que intervienen en la gestión contractual. Igualmente atendiendo el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2011 y 2012 se ha brindado capacitación a todos los ordenadores de gasto, directores de proyecto y funcionarios responsables de la contratación en temas relacionados con: Los principios rectores de la contratación, etapas precontractual, contractual y poscontractual, régimen de responsabilidad de los servidores públicos; Informe de Oportunidad y conveniencia; supervisión e interventoría de los contratos; Garantías, manejo de expedientes y Ley de Garantías. En el SIA, reportan como supervisor de los contratos al ordenador de gasto Dr. ALVARO RAMIREZ GARCIA, desarrollando las funciones de supervisor la Dra. Edy Castro Neira, tal como lo evidencia en las respectivas actas de liquidación. Así mismo, no se evidenció acto administrativo mediante el cual se delega el supervisor del contrato, y la aceptación del mismo por lo anterior se tipifica una observación de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. El registro en el Sistema de Información Financiero de los contratos suscritos con los abogados externos es realizado directamente por Rectoría como Unidad Académico Administrativa responsable del contrato. La información reportada al SIA es tomada directamente del sistema financiero de la Universidad y considerando que en el año 2013 al momento de registrar un contrato, la Unidad Académico Administrativa no tenía la posibilidad de incluir en dicho sistema el supervisor y/o interventor del contrato, para el diligenciamiento del Formato F20.1A se reportaba el Ordenador del Gasto en la columna de supervisor y/o interventor por ser el funcionario responsable de que el contratista cumpliera con las obligaciones del contrato como su supervisor natural.




INFORME DEFINITIVO


Una vez detectada esta falencia del sistema financiero de la Universidad y atendiendo el Plan de Mejoramiento Vigencia 2012 suscrito con la Contraloría General de Santander, la Dirección de Contratación le solicitó a la División de Servicios de Información el desarrollo del software para efectuar el ajuste en el sistema de solicitar el nombre e identificación del supervisor y/o interventor al momento de generar los contratos, actividad que se encuentra totalmente culminada. Para lo anterior, se adjunta certificación de junio 6 de 2014 del Jefe de la División de Servicios de Información, ingeniero Mauricio Tarazona Álvarez, junto con los soportes de cumplimiento de la actividad (Anexo 24). Adicionalmente, para dar respuesta al presente informe se allegó por parte de Rectoría copia de las actas de liquidación de los contratos de los abogados externos suscritas por el Rector, el contratista y la Dra. Edy Castro como Asesora Jurídica de Rectoría y no como supervisora del contrato, como se evidencia en las actas que se adjuntan (Anexo 25). Por lo anterior, se solicita la eliminación del hallazgo administrativo.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Dada la respuesta de la entidad, se ratifica el hallazgo administrativo, ya que los expedientes contractuales de los contratos números: 2013000004, 2013000005, 2013000020,2013000003, 2013000119, 201300009, suministrados carecían de las actividades detalladas de cada contratista de manera cuantificada y calificada mensualmente. En trabajo de campo se solicitó mediante requerimiento los informes de estas actividades donde se verificó el cumplimiento de las mismas, evidenciándose que los informes de actividades del contrato de prestación de servicios 2013000020, es muy generalizado los meses de junio a diciembre, como lo registra la actividad: “… proyectar autos de indagación preliminar e investigaciones

disciplinarias, proyectar autos de pruebas”, donde no informa a quien inician los respectivos procesos; además el acta de liquidación no está firmada por el supervisor del contrato; si bien es cierto que no existe norma que prohíba que el funcionario que adelanta todo el proceso contractual no debe ser el mismo supervisor, si se debe evitar esta práctica por el principio de transparencia, por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA

Dirección De Contratación y Proyectos De Inversión.

CONTRATOS DE COMPRA VENTA 2013000092, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049




INFORME DEFINITIVO



Modalidad De

Selección

Clase De Contrato


Contrato

Nombre Completo

Del Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/aaa

a)

Fecha Liquidación


or O Superviso

r

2013000092 DIRECTA OTROS

IMPORTACION EQUIPO DE LABORATORIO DYNAMIC MECHANICAL ANALYZER

523,800,000

01DB-METRAVIB 09-12-13

EL EQUIPO FUE ENETREGADO EL 24 D EJUNIO DE 2014 , SE ENCUENTRA PENDIENTE LA INSTALACION HEBENLY

CELIS LEGUIZA

MO 2013000052 DIRECTA OTROS

SISTEMA DE POSICIONAMIENTO Y ORIENTACION DE REFERENCIA POSLOV 510 MARCA APPLNIX

382,662,944

APPLANIX CORPORATION 20-09-13 10-02-14

2013000053 DIRECTA OTROS IMPORTACION DE ESCANER LASER VZ400 A LA EMPRESA RIEGL

351,000,000 RIEGL USA 23-09-13 25-03-14


IMPORTACION TOMOGRAFO CON TODOS SUS ACCESORIOS Y ELEMENTOS NECSARIOS PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO A AGI ADVANCED GEOSCIENCE

151,360,408

AGI ADVANCED GEOSCIENCES INC 09-09-13 17-02-14


IMPORTACION DE EQUIPO GEORADR MULTIPROPOSITO MARCA GEOPHYSICAL SURVEY

149,378,058

GEOPHYSICAL SURVEY SYSTEMS INC 04-09-13 21-10-13


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contrato de compra venta 2013000092, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049, logra determinar: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes 2) El ordenador de gasto es quien hace el estudio de mercado y adelanta la etapa previa por eso solicita la contratación directa para que la dirección de contratación y proyectos de inversión autorice la compra directa.3)En el expediente reposan los documentos de importación. 4)En el expediente reposan las actas de recibido a satisfacción.6)El equipo auditor verifico el funcionamiento de los equipos comprados. OBSERVACION DE AUDITORIA N°10 En los expedientes contractuales de los contratos números 2013000092, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049, se evidencio: -Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros. -Los informes de interventoría de estos contratos de compraventa, no registran si los equipos recibidos están funcionando




INFORME DEFINITIVO


-En el expediente no se evidencio entrada a almacén numero del inventario y responsable. -El ordenador de gasto es quien hace el estudio de mercado y adelanta la etapa previa para la adquisición de un bien y/o equipo, solicitando a la dirección de contratación la compra directa, puesto que manifiesta que no hay pluralidad de oferentes. El equipo auditor evidenció que la dirección de contratación y proyectos de inversión autoriza las compras directas, sin que se evidencie en el expediente contractual que se haya hecho realmente la verificación como es que no haya pluralidad de oferentes en el mercado, no obstante otorga la autorización requerida, obviando la RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005 Agosto 17 ARTÍCULO 9º.” CONTROL DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL. El Director de

Contratación y Proyectos de Inversión es responsable de diseñar y aplicar los controles preventivos, concurrentes o correctivos de proceso y verificar el cumplimiento de los procedimientos de contratación a cargo de los delegados, en los términos que establecen

los Acuerdos Superiores 046 de 2004 y 019 de 2005.” Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento en el corto plazo La compra del equipo objeto del contrato número 2013000092 no se ha recibido, evidenciándose que se encuentra en trámite la importación del mismo. Los contratos números, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049 a la fecha de la auditoria no se han liquidado según el Artículo 17. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA LIQUIDACIÓN del Acuerdo 019 de 2005, sin que la dirección de contratación y proyectos de inversión se haya pronunciado al respecto Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “En cuanto a: … En los expedientes contractuales de los contratos No. 2013000092, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049 se evidenció:

- Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros. En cuando al registro en el SIA de los contratos, si bien es claro que se registraron en el sistema de la Contraloría, ello se hizo en el Ítem “otros” por ser contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y Compraventa (bienes inmuebles). No es posible jurídicamente igualar los contratos de compra venta con los de suministro dada la diferencia que existe entre ellos, ya que mientras contratos de Contratos de Compraventa son de ejecución instantánea y suponen la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, los contratos de Suministro son de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir suponen la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica.




INFORME DEFINITIVO


El Consejo de Estado en sentencia reciente señala que “La diferencia fundamental del contrato de suministro y el de compraventa radica fundamentalmente en que el contrato de suministro de cosas es de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir supone la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica; por su parte el contrato de compraventa al ser de ejecución instantánea, supone la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, no obstante que se permita ésa única prestación se cumpla de forma fraccionada”. De otro lado, la clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles, por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación. En consecuencia, y teniendo clara nuestra obligación de reportar a la Contraloría los contratos que suscribe la universidad, se hizo necesario reportarlos en la opción “Otros” ya que en las clasificaciones permitidas en el Formato no se da la opción de “contratos de compraventa de bienes muebles”

- Los informes de interventoría de estos contratos de compraventa, no registran si los equipos recibidos están funcionando. En el expediente no se evidenció entrada a almacén, número de inventario y responsable. El Acuerdo 019 de 2005 que adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, dispone en su artículo 22 las etapas que deben surtirse antes de iniciar un proceso de selección siendo una de ellas la Planeación del contrato que comprende: “la identificación del objeto o servicio a contratar, las especificaciones técnicas, su coherencia con las políticas y proyectos de la universidad, estimar el valor en las condiciones normales del mercado y verificar mediante sondeo de mercado si existe pluralidad de oferentes que puedan satisfacerlo. En su artículo 8 el Acuerdo consagra que “el jefe de la unidad gestora del contrato es responsable del proceso de planeación.” Respecto al proceso de adquisición de los equipos nos permitimos señalar: Contrato Reg. 2013000049 a. Para la adquisición de un sistema Georradar, el Director de Geomática y la Dirección de la Unidad Académica - Escuela de Ingeniería Civil - solicitan a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión autorización para la importación de un radar de penetración multipropósito de la marca Geophysical Survey Systems Inc. b. En la solicitud se indican las consideraciones que se tuvieron en cuenta para adquirir directamente el equipo a la empresa Geophysical Survey Systems Inc, entre otros que: “se desarrolló un estudio técnico y de mercado, donde basado en criterios técnicos se decidió la adquisición del sistema Georadar Multipropósito a la empresa Geophysical Survey Systems Inc, al cumplir con los requisitos técnicos en los escenarios que requiere la Escuela de Ingeniería Civil”. Adjuntan a la solicitud, copia del Informe de Oportunidad y Conveniencia para la adquisición de un Radar Multipropósito, concepto en que se indica que solo la empresa Geophysical Survey Systems Inc. oferta un equipo multipropósito que permite escanear estructuras de edificaciones y concepto técnico favorable de la Division de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad para la adquisición del equipo a la firma Geophysical




INFORME DEFINITIVO


Survey Sistemas Inc., por ser la mejor oferta en relación costo-beneficio y el análisis de selección realizado por el grupo de trabajo. c. Previo concepto jurídico expedido por la Dra. Ana Victoria Gómez, Profesional de la DCPI en el que se verifica en el Informe de Oportunidad y Conveniencia presentado por la Directora de Escuela Ing. Hebenly Celis y el Director de Geomática, Ing. Hernán Porras se constata que luego de hacer estudio de mercado, etapa bajo la responsabilidad de la unidad gestora, la propuesta presentada por la firma Geophysical Survey Systems Inc, fabricante del equipo, es la única que cumple con los requerimientos exigidos por la Universidad para realizar la actividad especializada, al igual que el concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad que certifica que la propuesta es la mejor oferta, se emitió concepto favorable para su adquisición por parte de la Directora de Contratación. d. Para el procedimiento de importación, la Universidad contacta al proveedor extranjero, se confirman los precios y las condiciones de negociación. Se registra en el Sistema de Información Financiero de la Universidad y se procede a realizar el pago mediante los intermediarios financieros bancarios, quienes liquidan a la tasa representativa del mercado en la fecha de negociación. Una vez lleguen los equipos al país se someten al proceso de nacionalización. Una vez son recibidos en la Universidad se cotejan los gastos totales para darle la entrada al almacén y asignarle un número de inventario. Contrato Reg. 2013000050 a. Para la adquisición de un Tomógrafo, referencia SuperSting R8 / IP/ SP con WiFi+56 RESISTIVITY IMAGING SYSTEM marca Agi Advanced Geosciences, el Director de Geomática y la Dirección de la Unidad Académica - Escuela de Ingeniería Civil - solicitan a la Dirección de contratación autorización para la importación del equipo. b. En la solicitud se indican las consideraciones para adquirir directamente el equipo a la empresa Agi Advanced Geosciences, entre otros que: “se desarrolló un estudio técnico y de mercado, donde basado en criterios técnicos se decidió la adquisición del equipo de tomografía SuperSting R8 / IP/ SP con WiFi+56 RESISTIVITY IMAGING SYSTEM a la empresa Agi Advanced Geosciences, al cumplir con los requisitos técnicos en los escenarios que requiere la Escuela de Ingeniería Civil”. Adjuntan a la solicitud, Informe de Oportunidad y Conveniencia en que se indica que solo la empresa Agi Advanced Geosciences oferta un producto que permite tener funcionalidades que más se acomodan a los requerimientos y concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad para la adquisición del equipo a la firma Agi Advanced Geosciences, por ser la mejor oferta en relación costo-beneficio y el análisis de selección realizado por el grupo de trabajo. c. Previo concepto jurídico expedido por la Dra. Ana Victoria Gómez, Profesional de la DCPI en el que se verifica en el Informe de Oportunidad y Conveniencia presentado por la Directora de Escuela Ing. Hebenly Celis, el Director de Geomática, Ing. Hernán Porras y el Director de la Maestría en Geotecnia se constata que luego de hacer estudio de mercado, etapa bajo la responsabilidad de la unidad gestora, la propuesta presentada por la firma Agi Advanced Geosciences, fabricante del equipo y que no tiene representación en Colombia, es la única que cumple con los requerimientos exigidos por la Universidad para realizar la actividad especializada, al igual que el concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad que certifica que la propuesta es la mejor oferta, se emitió concepto favorable para su adquisición por parte de la Directora de Contratación. d. Para el procedimiento de importación, la Universidad contacta al proveedor extranjero, se confirma los precios y las condiciones de negociación. Se registra en el Sistema de Información Financiero de la Universidad y se procede a realizar el pago mediante los intermediarios financieros bancarios, quienes liquidan a la tasa representativa del mercado en la fecha de negociación. Una vez lleguen los equipos al




INFORME DEFINITIVO


país se someten al proceso de nacionalización. Una vez son recibidos en la Universidad se cotejan los gastos totales para darle la entrada al almacén y asignarle un numero de inventario. Contrato Reg. 2013000052 a. Para la adquisición de un Sistema de Posicionamiento y orientación de referencia POSLV 510 de la marca Applanix, la Dirección de la Unidad Académica - Escuela de Ingeniería Civil - solicitan a la Dirección de contratación autorización para la importación del equipo. b. En la solicitud se indican las consideraciones para adquirir directamente el equipo a la empresa Applanix Corporation, entre otros que: “se desarrolló un estudio técnico y de mercado, donde basado en criterios técnicos se decidió la adquisición de un nuevo Sistema de Posicionamiento y orientación de referencia POSLV 510 de la marca Applanix, al cumplir con los requerimientos de integración y sincronización para la construcción del sistema de captura dinámica de datos geoespaciales (Mobile Mapping)”. Adjuntan a la solicitud, Informe de Oportunidad y Conveniencia en que se indica que solo la empresa Applanix por ser la fabricante oferta un producto que permite tener funcionalidades que más se acomodan a los requerimientos, no posee un representante autorizado en Colombia y concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad para la adquisición del equipo, por ser la mejor oferta en relación costo-beneficio y el análisis de selección realizado por el grupo de trabajo. c. Previo concepto jurídico expedido por la Dra. Ana Victoria Gómez, Profesional de la DCPI en el que se verifica en el Informe de Oportunidad y Conveniencia presentado por la Directora de Escuela Ing. Hebenly Celis, y el Director de Geomática, Ing. Hernán Porras se constata que luego de hacer estudio de mercado, etapa bajo la responsabilidad de la unidad gestora, la propuesta presentada por Applanix Corporation, fabricante del equipo y que no tiene representación en Colombia, es la única que cumple con los requerimientos exigidos por la Universidad para realizar la actividad especializada, al igual que el concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad que certifica que la propuesta es la mejor oferta, se emitió concepto favorable para su adquisición por parte de la Directora de Contratación. d. Para el procedimiento de importación, la Universidad contacta al proveedor extranjero, se confirma los precios y las condiciones de negociación. Se registra en el Sistema de Información Financiero de la Universidad y se procede a realizar el pago mediante los intermediarios financieros bancarios, quienes liquidan a la tasa representativa del mercado en la fecha de negociación. Una vez lleguen los equipos al país se someten al proceso de nacionalización. Una vez son recibidos en la Universidad se cotejan los gastos totales para darle la entrada al almacén y asignarle un numero de inventario. Contrato Reg. 2013000053 a. Para la adquisición de un escáner laser terrestre VZ400 de la marca RIEGL, la Dirección de la Unidad Académica - Escuela de Ingeniería Civil - solicita a la Dirección de contratación autorización para la importación del equipo. b. En la solicitud se indican las consideraciones para adquirir directamente el equipo a la empresa RIEGL USA entre otros “que se desarrolló un estudio técnico y de mercado, donde basado en criterios técnicos se decidió la adquisición de un nuevo - escáner laser terrestre VZ400 marca RIEELG, para cumplir con los requerimientos de integración y sincronización necesarios para la construcción del sistema de captura dinámica de datos geoespaciales (Mobile Mapping)”. Adjuntan a la solicitud, Informe de Oportunidad y Conveniencia en que se indican que el equipó ofrecido por RIEGL es el único que cumple con todos los requisitos siendo la mejor elección que solo la empresa RIEGL por ser el fabricante oferta un producto que permite tener funcionalidades que más se acomodan a




INFORME DEFINITIVO


los requerimientos, no posee un representante autorizado en Colombia y concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad para la adquisición del equipo, por ser la mejor oferta en relación costo-beneficio y el análisis de selección realizado por el grupo de trabajo. c. Previo concepto jurídico expedido por la Dra. Ana Victoria Gómez, Profesional de la DCPI en el que se verifica en el Informe de Oportunidad y Conveniencia presentado por la Directora de Escuela Ing. Hebenly Celis, y el Director de Geomática, Ing. Hernán Porras se constata que luego de hacer estudio de mercado, etapa bajo la responsabilidad de la unidad gestora, la propuesta presentada por RIEGL USA, fabricante del equipo y que no tiene representación en Colombia, es la única que cumple con los requerimientos exigidos por la Universidad para realizar la actividad especializada, al igual que el concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad que certifica que la propuesta es la mejor oferta, se emitió concepto favorable para su adquisición por parte de la Directora de Contratación. d. Para el procedimiento de importación, la Universidad contacta al proveedor extranjero, se confirma los precios y las condiciones de negociación. Se registra en el Sistema de Información Financiero de la Universidad y se procede a realizar el pago mediante los intermediarios financieros bancarios, quienes liquidan a la tasa representativa del mercado en la fecha de negociación. Una vez lleguen los equipos al país se someten al proceso de nacionalización. Una vez son recibidos en la Universidad se cotejan los gastos totales para darle la entrada al almacén y asignarle un numero de inventario. Contrato Reg. 2013000092 a. Para la adquisición de un equipo de laboratorio DYNAMIC MECHANICAL ANALYZER (DMA) como parte de los equipos presentados en la fase 1 del Proyecto de Dotación de Laboratorios financiado por la Gobernación de Santander, la Directora de la Escuela de Ingeniería Civil, Ing. Evelyn Celis y el Director de Laboratorios de la Escuela, Ing. Eduardo Castañeda, solicitan a la Dirección de contratación autorización para la importación de un equipo de laboratorio DYNAMIC MECHANICAL ANALYZER (DMA) b. En la solicitud se indican las consideraciones de tipo técnico tenidas en cuenta para solicitar la compra directa a través de importación al fabricante METRAVIB justificada técnicamente en que “En la actualidad no existe un equipo que permita realizar pruebas sobre probetas de pequeñas dimensiones o sobre materiales. El equipo DMA permite realizar éste tipo de pruebas, con ventajas como la posibilidad de preparar probetas en un menor periodo de tiempo y obtener resultados sobre la capacidad de los materiales en una mayor cantidad de muestras y en temperatura controlada”. Adjuntan a la solicitud, copia del Informe de Oportunidad y Conveniencia para la adquisición de un equipo de laboratorio DYNAMIC MECHANICAL ANALYZER (DMA) al fabricante METRAVIB ya que es el único equipo que “permite realizar diferentes tipos de ensayos (flexión, comprensión, tracción, corte)… Adicionalmente la capacidad de carga del equipó DMA es superior, lo que permitirá ensayar probetas más grandes y materiales más rígidos” c. Previo concepto jurídico expedido por la Dra. Ana Victoria Gómez, Profesional de la DCPI en el que se verifica en el Informe de Oportunidad y Conveniencia presentado por la Directora de Escuela Ing. Hebenly Celis y el Director de Laboratorios Ing Eduardo Castañeda Pinzon se constata que luego de hacer estudio de mercado, etapa bajo la responsabilidad de la unidad gestora, la propuesta presentada por la empresa fabricante del equipo, METRAVIB es la única que cumple con los requerimientos exigidos por la Universidad para realizar la actividad especializada, al igual que el concepto técnico favorable de la División de Mantenimiento Tecnológico de la Universidad que certifica que la propuesta es la mejor oferta, se emitió concepto favorable para su adquisición por parte de la Directora de Contratación.




INFORME DEFINITIVO


d. Para el procedimiento de importación, la Universidad contacta al proveedor extranjero, se confirma los precios y las condiciones de negociación. Se registra en el Sistema de Información Financiero de la Universidad y se procede a realizar el pago mediante los intermediarios financieros bancarios, quienes liquidan a la tasa representativa del mercado en la fecha de negociación. Una vez lleguen los equipos al país se someten al proceso de nacionalización. Una vez son recibidos en la Universidad se cotejan los gastos totales para darle la entrada al almacén y asignarle un numero de inventario. De acuerdo a lo anterior, dados los requerimientos específicos de cada investigación, y teniendo en cuenta que en el mercado no existe pluralidad de oferentes que cumplan las especificaciones requeridas para cada proyecto, los equipos deben ser adquiridos directamente al fabricante en el exterior a través de Importación directa, toda vez que en Colombia no tienen distribuidores autorizados. Es de aclarar que el concepto dado por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión para la procedencia de la compra directa de equipos especializados, como se dio para la importación de los equipos especializados de la Escuela de Ingeniería Civil y el Grupo de Geomática, no exime al Ordenador del Gasto para realizar el proceso ajustado a las normas y procedimientos que rigen la contratación de la Universidad. La inclusión de los equipos adquiridos a través de importación en el sistema de Inventarios de la Universidad, se realiza una vez se haya recibido el equipo a satisfacción previa nacionalización y cumplimiento de los compromisos adquiridos con el proveedor. Una vez incluido en el almacén de la universidad, automáticamente el sistema hace la salida del almacén y se lo asigna al funcionario responsable, permitiendo la impresión de éste comprobante en el que se evidencia el número de inventario y el funcionario responsable. Se adjuntan los comprobantes de salida de almacén de las órdenes 2013000049, 2013000050, 2013000052, 2013000053, 2013000092 (Anexo 26). Respecto al equipo de laboratorio adquirido mediante importación a la firma Metravib con registro contractual No. 2013000092, el Director de Escuela de Ingeniería Civil Encargado, Ingeniero Wilfredo del Toro, informa que se “encuentra pendiente la instalación y la capacitación por parte del proveedor (Metravib) quien tiene programado para el 20 de Octubre/14 la visita para tal fin” (Anexo 27). La Resolución N° 809 de 2005 en su artículo 35 señala que el director o jefe de la unidad gestora del contrato y el jefe de la unidad directamente beneficiaria de la actividad contratada junto con el ordenador del gasto, responderán solidariamente por el control de la ejecución del contrato. Señala igualmente el artículo en mención que le corresponde, al Director de Contratación establecer mecanismos y técnicas aleatorias de control y seguimiento para identificar factores de riesgo y prevenirlos y orientar a las unidades para que realicen con calidad, eficiencia y eficacia las actividades contractuales; y en su artículo 9 señala la responsabilidad del Director de Contratación de diseñar, aplicar controles preventivos, concurrentes o correctivos del proceso y verificar el cumplimiento de los procedimientos de contratación a cargo de los delegados; al respecto nos permito señalar: a. En los meses de febrero y julio de cada año se hace selección en el Sistema de Información Financiero, por muestra aleatoria, de los contratos realizados durante el semestre inmediatamente anterior. Tomada la muestra se analiza la información teniendo en cuenta los siguientes criterios: - Número de registros contractuales efectuados por cada unidad. - Cantidad de recursos manejados por la unidad académica administrativa. - Número de inconsistencias encontradas en la revisión.




INFORME DEFINITIVO


b. Si de la revisión surgen observaciones o se requieren aclaraciones se le solicita al ordenador de gasto de respuesta de ellas. Si ellas son satisfactorias se le hacen recomendaciones de mejora y si no son satisfactorias se remiten a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión para que se levante el respectivo Plan de Mejoramiento. De otra parte, en forma permanente la Dirección de Contratación orienta a las Unidades Académico Administrativas sobre en el proceso contractual. Igualmente atendiendo el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2011 y 2012 se ha brindado capacitación a todos los ordenadores de gasto, directores de proyecto y funcionarios responsables de la contratación en temas relacionados con: Los principios rectores de la contratación, etapas precontractual, contractual y poscontractual, régimen de responsabilidad de los servidores públicos; Informe de Oportunidad y conveniencia; supervisión e interventoría de los contratos; Garantías, manejo de expedientes y Ley de Garantías. Durante la vigencia de 2013 se brindaron 3 capacitaciones los días 18 de julio, 1° de agosto y 30 de octubre. En el año 2014 se brindó capacitación el 4 de junio y el 23 de septiembre. Igualmente con el fin de fortalecer la etapa precontractual se diseñó el formato FCO.21 “Estudio de Oportunidad y Conveniencia” para adquisición de bienes y servicios de cuantía menor de 50 SMMLV. Se conformó una Unidad Técnica asesora de compras directas y operaciones internacionales para brindar soporte al Ordenador del Gasto en el trámite de adquisición de bienes y servicios (hasta 50 SMMLV) o a través de Operaciones Internacionales (importaciones). - Los contratos números 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049 a la fecha de la auditoría no se han liquidado según el Artículo 17 del Acuerdo 019 de 2005, sin que la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión se haya pronunciado al respecto. En cuanto a la liquidación de las órdenes de importación nos permitimos aclarar al grupo auditor, que el Acuerdo N° 019 de 2005 Reglamento de Contratación de la Universidad, norma que rige la contratación celebrada por la Universidad Industrial de Santander, en su artículo 16 señala los contratos que deben liquidarse así: 1. Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto; 2. En los contratos de ejecución sucesiva, cuya duración exceda de tres (3) meses; 3. En los contratos de ejecución sucesiva con formalidades plenas; 4. En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la contratación periódica del avance de ejecución; 5. Cuando se haya pactado en el contrato. Dado que la adquisición de los equipos se realizó a través de “Órdenes de Compra por Importación” siendo éstos Contratos de Compraventa cuya ejecución es instantánea con una única prestación que se cumple en un plazo determinado, no es requisito que sean liquidados mediante acta.” CONCLUSION ENTE DE CONTROL La respuesta presentada por la entidad, es válida, por cuanto logran aclarar las observaciones plasmadas en el informe preliminar, por lo tanto se desvirtúa la observación de tipo administrativo.




INFORME DEFINITIVO


ORDENES DE COMPRA DE UNIFORMES N° 2013003812, 2013003900, 2013004011, 2013004602, 2013005241 y 2013005576



Clase De Contrato

Objeto Del Contrato



Fecha Suscripción


Fecha Liquidación

Nombre Completo

Interventor O

Supervisor


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA SELECCIONES UIS

7,598,000

WILLIAM YOVANY MURILLO Y/O DEPORTIVOS YOVANY

4/9/2013 4/9/2013

MILTON ARCINIEGAS

AYALA


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA LA SELECCION UIS DE NATACION

896,000

DIANA MARCELA HERNANDEZ BUITRAGO

9/9/2013 9/9/2013


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA LAS SELECCIONES UIS DE KARATE TAEKWONDO Y JUDO.

4,550,000

TDK MARTIAL ARTS Y/O VICTOR MANUEL NIÑO ORTEGA

12/9/2013 12/9/2013

SUBTOTAL MES DE OCTUBRE 13,044,000



10,962,000


11/10/2013 11/10/2013



12,035,000


14-11-13 14-11-13


UNIFORMES DEPORTIVOS PARA SELECCIONES UIS

3,200,000

EURO DEPORTES Y/O MARIA CONCEPCION MORENO MUÑOZ

26-11-13 26-11-13

SUBTOTAL MES DE NOVIEMBRE 26,197,000

TOTAL COMPRAS OCTUBRE Y NOVIEMBRE 39,241,000


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a las ordenes de compra 2013003812, 2013003900, 2013004011, 2013004602, 2013005241 y 2013005576: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación 2) El contratista cumple a cabalidad con la entrega de los uniformes a la UIS OBSERVACION DE AUDITORIA N°11 - En los expedientes no reposan relación de entrega de los uniformes ni recibido de los mismos por parte de los deportistas.




INFORME DEFINITIVO


-Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros. - Se evidenció que siempre se cotiza con los mismos proveedores, existiendo en el mercado cantidad de oferentes, donde se pueden encontrar variedad de precios, tal y como se demuestra en las cotizaciones realizadas por el equipo auditor (anexo I). La entidad contratante no liquida los contratos de conformidad con lo señalado en el estatuto de contratación de la universidad Teniendo en cuenta las Fechas (dd/mm/aaaa) 04-09-13, 09-09-13, 12-09-13,11-10-13,14-11-13 y 26-11-13 compras realizadas en el mismo mes y siguiente cuantía por valor de $39.241.000 lo que amerita otra modalidad de contratación de acuerdo a la planeación que realice ordenador del gasto. Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “- En los expedientes no reposan relación de entrega de los uniformes ni recibido de los mismos por parte de los deportistas. Se anexan evidencias de las fotografías de algunas entregas de los uniformes deportivos (Anexo 28). - Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros. En cuando al registro en el SIA de los contratos, si bien es claro que se registraron en el sistema de la Contraloría, ello se hizo en el Ítem “otros” por ser contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y Compraventa (bienes inmuebles). No es posible jurídicamente igualar los contratos de compra venta con los de suministro dada la diferencia que existe entre ellos, ya que mientras contratos de Contratos de Compraventa son de ejecución instantánea y suponen la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, los contratos de Suministro son de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir suponen la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica. El Consejo de Estado en sentencia reciente señala que “La diferencia fundamental del contrato de suministro y el de compraventa radica fundamentalmente en que el contrato de suministro de cosas es de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir supone la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica; por su parte el contrato de compraventa al ser de ejecución instantánea, supone la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, no obstante que se permita ésa única prestación se cumpla de forma fraccionada”. De otro lado, la clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles, por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación.




INFORME DEFINITIVO


En consecuencia, y teniendo clara nuestra obligación de reportar a la Contraloría los contratos que suscribe la Universidad, se hizo necesario reportarlos en la opción “Otros” ya que en las clasificaciones permitidas en el Formato no se da la opción de “contratos de compraventa de bienes muebles” - Se evidenció que siempre se cotiza con los mismos proveedores, existiendo en el mercado cantidad de oferentes, donde se pueden encontrar variedad de precios, tal y como se demuestra en las cotizaciones realizadas por el equipo auditor. En el Anexo No. 29 se adjunta un total de trece (13) cotizaciones remitidas por el Departamento de Educación Física y Deportes que permiten evidenciar que la unidad cotizó en el mercado con el fin de encontrar la opción más apropiada para la Universidad, escogiéndose el de menor precio y mejor calidad.

- Teniendo en cuenta las Fechas (dd/mm/aaaa) 04-09-13, 09-09-13, 12-09-13,11-10-13,14-11-13 y 26-11-13 compras realizadas en el mismo mes y siguiente cuantía por valor de $39.241.000 lo que amerita otra modalidad de contratación de acuerdo a la planeación que realice el Ordenador del Gasto. Al respecto, el Director del Departamento de Deportes informa que por no encontrarse en el mercado un proveedor que suministre todos los uniformes de acuerdo a cada disciplina deportiva fue necesario realizar diferentes órdenes de compra teniendo en cuenta las necesidades de las selecciones deportivas. De otra parte, en forma permanente la Dirección de Contratación orienta a las unidades académicos administrativas sobre en el proceso contractual. Igualmente atendiendo el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2011 y 2012 se ha brindado capacitación a todos los ordenadores de gasto, directores de proyecto y funcionarios responsables de la contratación en temas relacionados con: Los principios rectores de la contratación, etapas precontractual, contractual y poscontractual, régimen de responsabilidad de los servidores públicos; Informe de Oportunidad y conveniencia; supervisión e interventoría de los contratos; Garantías, manejo de expedientes y Ley de Garantías. Durante la vigencia de 2013 se brindaron 3 capacitaciones los días 18 de julio, 1° de agosto y 30 de octubre. En el año 2014 se brindó capacitación el 4 de junio y el 23 de septiembre. Igualmente con el fin de fortalecer la etapa precontractual se diseñó el formato FCO.21 “Estudio de Oportunidad y Conveniencia” para adquisición de bienes y servicios de cuantía menor de 50 SMMLV. Se conformó una Unidad Técnica asesora de compras directas y operaciones internacionales para brindar soporte al Ordenador del Gasto en el trámite de adquisición de bienes y servicios (hasta 50 SMMLV) o a través de Operaciones Internacionales (importaciones). En cuanto a la liquidación de las órdenes de compra número 2013003812, 2013003900, 2013004011, 2013004602, 2013005241, 2013005576, nos permitimos aclarar al grupo auditor, que el Acuerdo N° 019 de 2005 Reglamento de Contratación de la Universidad, norma que rige la contratación celebrada por la Universidad Industrial de Santander, en su artículo 16 señala los contratos que deben liquidarse así: 1. Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto; 2. En los contratos de ejecución sucesiva, cuya duración exceda de tres (3) meses;




INFORME DEFINITIVO


3. En los contratos de ejecución sucesiva con formalidades plenas; 4. En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la contratación periódica del avance de ejecución; 5. Cuando se haya pactado en el contrato. Dado que la adquisición de los uniformes se realizó a través de “Órdenes de Compra” siendo éstos Contratos de Compraventa cuya ejecución es instantánea con una única prestación que se cumple en un plazo determinado, no es requisito que sean liquidadas mediante acta.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo dado que se debe hacer la observación en dicho formato; además todos los documentos que soportan la ejecución del contrato deben estar debidamente archivados en el expediente contractual, para el caso que nos ocupa no se evidenciaron las (13) cotizaciones que fueron anexadas en la respuesta al informe preliminar, como también la relación de entrega y recibido a satisfacción por parte de los deportistas. En cuanto a lo manifestado por el Director del Departamento de Deportes “…que por no encontrarse en el mercado un proveedor que suministre todos los uniformes de acuerdo a cada disciplina deportiva fue necesario realizar diferentes órdenes de compra teniendo en cuenta las necesidades de las selecciones deportivas”; es preciso señalar que se debe realizar primero una planeación y evitar suscribir órdenes de compra con el mismo contratista y el mismo objeto , con el fin de evitar la práctica del fraccionamiento de contrato, que encuentra inmersa en los principios rectores de la administración pública, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la Universidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA

Dirección De Contratación y Proyectos De Inversión

MILTON ARCINIEGAS AYALA Supervisor de los contratos

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (SERVICIOS DE INFORMACION Y SUMINISTRO DE EUIPOS – HAWRE) 2013000034, 2013000025, 2013000030, 2013000016, 2013000017, 2013000021, 2013000026, 2013000032, 2013000028, 2013000035, 2013000031, 2013000027, 2013000013, 2013000019, 2013000022, 2013000012, 2013000015, 2013000018, 2013000023, 2013000024, 2013000029, 2013000014 y 2013000347


Modalidad De

Selección

Clase De Contrato


Contrato

Nombre Completo

Del Contratista

Fecha Suscripción Contrato (dd/mm/a

aaa)

Fecha Liquidación

Nombre Completo





INFORME DEFINITIVO


2013000001 / DC-038-2010 / OTROSI 2



ARRENDAMIENTO OPERATIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO DE ALTA CAPACIDAD SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO SOLUCIONES DE RESPALDO IMPRESORAS - OTROSI NO. 3 AL CONTRATO DC-038 DE 2010

876,494,022

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA 02-01-13

NO SE HA LIQUIDADO

S E ENCUENTRA

EN EJECUCION

MAURICIO TARAZONA ALVAREZ

2013000061 DIRECTA


CANAL DEDICADO INTERNET 360 MBPS CANAL SEDES CON TECNOLOGIA MPLS Y CALIDAD DE SERVICIO: BARRANCA Y BARBOSA 50 MBPS SOCORRO 40 MBPS MALAGA 15 MBPS. SEDE GUATIGUARA FIBRA OSCURA.

788,874,240

COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P. 22-03-13

NO SE HA LIQUIDADO S E ENCUENTRA EN EJECUCION

2013000160 / DC-041-2013


SUMINISTRO DE EQUIPOS DE COMPUTO PARA EL CENTIC DE LA UIS - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 015 DE 2015

641,700,000

DELL COLOMBIA INC. 23-12-13 14-05-13

2013000123 / DC-025-2013



CANAL DE ACCESO DEDICADO A INTERNET INTERNACIONAL Y NACIONAL (NAP COLOMBIA)CON ANCHO DE BANDA DE 310 MBPS - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 009 DE 2013

249,852,720

UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. 22-08-13

NO SE HA LIQUIDADO S E ENCUENTRA EN EJECUCION

2013000034 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DESARROLLO DE SOFTWARE.

24,700,000

WILLMAN DARIO REYES BUITRAGO 02-01-13 24-01-14

2013000025 DIRECTA


22,400,000

MONICA LILIANA GARCIA HERRERA 02-01-13 30-12-13

2013000030 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DESARROLLO DE SOFTWARE

14,900,000

HUMBERTO RUIZ ROA 02-01-13 30-07-13

2013000016 DIRECTA


12,000,000

LUZ KARINE FLOREZ DAZA 02-01-13 30-10-13

2013000017 DIRECTA


12,000,000

SILVIA JULIANA BERMUDEZ GALLO 02-01-13 26-07-13

2013000021 DIRECTA


12,000,000

CARLOS JAVIER PRIETO ROA 02-01-13 30-07-13

2013000026 DIRECTA


12,000,000

EVELYN CAVIEDES ARCINIEGAS 02-01-13 24-07-13

2013000032 DIRECTA


12,000,000

DIANA CECILIA PLATA TELLEZ 02-01-13 30-08-13

2013000028 DIRECTA


11,400,000

FERNANDO ANDRES ZAMBRANO VILLAR 02-01-13 26-07-13




INFORME DEFINITIVO


2013000035 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DESARROLLO DE SOFTWRE.

8,800,000

NELLY ACUNA DE MOJICA 02-01-13 20-05-13

2013000031 DIRECTA


7,200,000

DANNY FELIPE VERGEL PABA 02-01-13 11-04-13

2013000027 DIRECTA


6,450,000

JOHANA PATRICIA BALLESTEROS MARTINEZ 02-01-13 12-04-13

2013000013 DIRECTA


6,300,000

ADRIAN FERNANDO RODRIGUEZ VEGA 02-01-13 19-04-13

2013000019 DIRECTA


6,300,000

CESAR GIOVANNY SUAREZ SUAREZ 02-01-13 11-04-13

2013000022 DIRECTA


6,300,000

CARLOS ANDRES FUENTES MORANTES 02-01-13 17-04-13

2013000012 DIRECTA


6,000,000

JORGE ARMANDO MERCADO CASTILLA 02-01-13 23-04-13

2013000015 DIRECTA


6,000,000

FIDEL DAVID JIMENEZ MARTINEZ 02-01-13 18-04-13

2013000018 DIRECTA


6,000,000

OSCAR DARIO ACOSTA GOMEZ 02-01-13 26-04-13

2013000023 DIRECTA


6,000,000

LUZ VIVIANA JAIMES HERNANDEZ 02-01-13 19-04-13

2013000024 DIRECTA


6,000,000

LINA JOHANNA QUINTERO PRADA 02-01-13 11-04-13

2013000029 DIRECTA


6,000,000

DIEGO FERNANDO SANTANDER HERRERA 02-01-13 25-04-13

2013000014 DIRECTA


5,100,000

GUSTAVO ADOLFO FAJARDO CUARTAS 02-01-13 11-04-13

2013000347 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DESARROLLO DE SOFTWARE.

2,466,200

JOSE WILSON CONTRERAS MORA 02-01-13 02-01-13




INFORME DEFINITIVO



El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contratos de prestación de servicios 2013000034, 2013000025, 2013000030, 2013000016, 2013000017, 2013000021, 2013000026, 2013000032, 2013000028, 2013000035 2013000031, 2013000027, 2013000013, 2013000019, 2013000022, 2013000012 2013000015, 2013000018, 2013000023, 2013000024, 2013000029, 2013000014 y 2013000347 : 1) La división de Servicios de Información contratante realiza la selección de los contratistas atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación de acuerdo a la definición de la necesidad inscrita en el banco de programas y proyectos de inversión denominado fortalecimiento de los sistemas de información institucionales 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple a cabalidad todas las obligaciones contendías en las cláusulas contractuales. 5) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual .6) La entidad contratante liquida los contratos según lo previsto en las cláusulas contractuales de conformidad con lo señalado en el estatuto de contratación de la universidad. OBSERVACION DE AUDITORIA N°12 En los contratos de prestación de servicios números 2013000034, 2013000025, 2013000030, 2013000016, 2013000017, 2013000021, 2013000026, 2013000032, 2013000028, 2013000035, 2013000031, 2013000027, 2013000013, 2013000019, 2013000022, 2013000012, 2013000015, 2013000018, 2013000023, 2013000024, 2013000029, 2013000014 y 2013000347 se evidencio : -No se realizan actas de iniciación de los contratos al respecto el jefe de división de servicios de información manifestó que en cada registro contractual del sistema financiero de la Universidad se indica la fecha de inicio y terminación, confirmando la observación. -En los formularios de afiliación a la administradora de riesgos profesionales, establece fecha y horarios de trabajo siendo estos contratos de prestación de servicios los cuales este requisito no es concordante con la naturaleza del mismo. - La minuta del contrato 2013000035, en la cláusula primera objeto del contrato registran servicios profesionales de ingeniero de sistemas y la contratada es una contadora pública -En algunos expedientes no se evidencia el proceso de valoración de la hoja de vida de los profesionales como lo exigen en los estudios previos. -No se está dando cumplimiento al Acuerdo 19 de 2005 Articulo 20 “Director de

Contratación y Proyectos de Inversión: Es el responsable de velar por la adecuada realización de los procesos de selección de contratistas y ejecución de los contratos, en

los términos previstos en el Acuerdo Superior 46 de 2004”.




INFORME DEFINITIVO


Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “No se realizan actas de iniciación de los contratos mencionados. Al respecto, el jefe de

división de servicios de información manifestó que en cada registro contractual del

sistema financiero de la Universidad se indica la fecha de inicio y terminación,

confirmando la observación.

Es de considerar que en cada registro contractual del sistema financiero de la Universidad se indica la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato, así como en los informes de avances de actividades presentados por cada contratista al momento de solicitar cada pago parcial. El procedimiento de Contratación de bienes y servicios cuantías menores a 50 S.M.M.L.V no tiene establecido la elaboración de un acta de inicio ni terminación teniendo en cuenta que las fechas de iniciación y terminación se reportan en el registro contractual y estas son avaladas por el Ordenador del Gasto.

- En los formularios de afiliación a la administradora de riesgos profesionales se

establecen fecha y horarios de trabajo, siendo estos contratos de prestación de servicios,

para los cuales este requisito no es concordante con la naturaleza del mismo.

Si bien la naturaleza de estos contratos de prestación de servicios por desarrollo de software no exigen el cumplimiento de horarios por parte del contratista, al requerirse este dato por parte de la Aseguradora de Riesgos Laborales, se indica el horario de funcionamiento y atención de la División de Servicios de Información de la Universidad, atendiendo a la cláusula tercera de estos contratos, la cual transcribo a continuación: Cláusula tercera: ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO. El contratista prestará los servicios con plena autonomía técnica y administrativa, sin perjuicio de acatar la orientación técnica que imparta el Jefe de la División de Servicios de Información de la Universidad o a quien él designe de acuerdo a una especialidad o área definida, como garantes de la coherencia en las acciones técnicas de la misma. – PARÁGRAFO 1. Teniendo en cuenta que la información que le sea suministrada o que sea de conocimiento del contratista en la ejecución del presente contrato, es confidencial, no podrá ser extraída de la Universidad mediante ninguna modalidad o circunstancia, por tal motivo se le facilitará al contratista un puesto de trabajo modular en las dependencias de la División de Servicios de Información, que contará con un equipo de cómputo que deberá ser utilizado exclusivamente para adelantar las actividades que permitan el cumplimiento del servicio pactado. – PARÁGRAFO 2. El contratista debe acogerse a la metodología y principios de desarrollo establecidos por la División de Servicios de Información de la Universidad. - La minuta del contrato 2013000035, en la cláusula primera: objeto del contrato,

registran servicios profesionales de ingeniero de sistemas y la contratada es una

contadora pública.

Los servicios requeridos por la División de Servicios de Información son de Ingeniería de Sistemas, específicamente: desarrollo de software. Sin embargo, a pesar de que la contratista tiene título profesional de Contadora Pública, este se validó como profesional además la profesional Nelly Acuña en las actividades que desarrolla en su OPS aplica conocimientos contables.




INFORME DEFINITIVO


Esta profesional cuenta con una certificación de Comfenalco Santander que certifica 22 años de experiencia como analista desarrollador en la oficina de informática y tecnología, además de acuerdo a una certificación de la División de Recursos Humanos de la UIS del 23 de mayo de 2012 relaciona los contratos de prestación de servicios que realizó con la División de Servicios de Información de la UIS, en el área de sistemas, hecho de que cuenta con más de 20 años de experiencia en desarrollo de software en Informix – 4GL. En el anexo No.30 se adjunta Certificaciones Laborales de la señor Nelly Acuña de Mujica. - En algunos expedientes no se evidencia el proceso de valoración de la hoja de

vida de los profesionales, como lo exigen los estudios previos.

Para los casos en los cuales no se evidencia el soporte de la valoración de la hoja de vida, se utilizó la valoración obtenida de procesos de contratación anteriores, como base para el cálculo del valor del contrato.

- No se está dando cumplimiento al Acuerdo 19 de 2005 Artículo 20 “Director de

Contratación y Proyectos de Inversión: Es el responsable de velar por la adecuada

realización de los procesos de selección de contratistas y ejecución de los contratos, en

términos previstos en el Acuerdo Superior 46 de 2004”.

En forma permanente la Dirección de Contratación orienta a las unidades académicos administrativas sobre en el proceso contractual. Igualmente atendiendo el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2011 y 2012 se ha brindado capacitación a todos los ordenadores de gasto, directores de proyecto y funcionarios responsables de la contratación en temas relacionados con: Los principios rectores de la contratación, etapas precontractual, contractual y poscontractual, régimen de responsabilidad de los servidores públicos; Informe de Oportunidad y conveniencia; supervisión e interventoría de los contratos; Garantías, manejo de expedientes y Ley de Garantías. Durante la vigencia de 2013 se brindaron 3 capacitaciones los días 18 de julio, 1° de agosto y 30 de octubre. En el año 2014 se brindó capacitación el 4 de junio y el 23 de septiembre.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo, dado que en algunos expedientes no se evidencia el proceso de valoración de la hoja de vida de los profesionales, como lo exigen los estudios previos, además la UIS, debe tener en cuenta el perfil de los profesionales que contrata teniendo en cuenta el objeto del mismo, por lo tanto deberá ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MAURICIO TARAZONA ALVAREZ Supervisor del contrato

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección De Contratación y Proyectos De Inversión




INFORME DEFINITIVO


CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (CONSULTORIA CONVENIO IPSE) 2013000147, 2013000148, 2013000149, 2013000157, 2013000160,2013000153,2013000154, 2013000155, 2013000156, 2013000158, 2013000164, 2013000150 y 2013000249.


Modalidad De

Selección

Clase De Contrato


Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripci

ón Contrato (dd/mm/

aaaa)

Fecha Liquidació

n

Nombre Completo Intervento

r O Supervisor


COORDINADOR Técnico PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS

29,400,000

WILMAN MORALES REY 02-07-13 15-12-13

JOHANN FARITH PETIT

SUAREZ



29,400,000

MARTIN ALONSO ALMONACID DURAN 02-07-13 15-12-13



29,400,000

FREDIS JOSE VEGA MINDIOLA 02-07-13 15-12-13



29,400,000

RAMIRO GOMEZ BECERRA 02-07-13 15-12-13



29,400,000

JAIME ORLANDO SERRANO RANGEL 03-07-13 15-12-13


INGENIERO AMBIENTAL PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE - UIS.

28,000,000

CARLOS JULIO CONTRERAS MARIN 02-07-13 15-12-13


INGENIERO AMBIENTAL PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N°051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE - UIS.

28,000,000

VICTORIANO VARGAS MONTANA 02-07-13 15-12-13


SOCIóLOGO PARA REALIZAR EL ESTUDIO SOCIAL Y DEMOGRáFICO EN LOS DEPARTAMENTOS DE NORTE DE SANTANDER Y ARAUCA PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

28,000,000

MANUEL JOSE ACEVEDO AFANADOR 02-07-13 15-12-13


PROFESIONAL PARA ELABORAR LOS PROYECTOS EN FASE 1 DE LOS DEPARTAMENTOS DE: META CASANARE ARAUCA GUAJIRA SANTANDER Y NORTE DE SANTANDER SEGúN CONTRATO INTERADMINISTRAVO 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA

28,000,000

DANTE ALEJANDRO CORREDOR MARCIALES 02-07-13 15-12-13




INFORME DEFINITIVO



SOCIóLOGO PARA REALIZAR EL ESTUDIO SOCIAL Y DEMOGRáFICO EN LOS DEPARTAMENTOS DE META Y CASANARE PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

28,000,000

PALOMA BAHAMON SERRANO 03-07-13 15-12-13


INGENIERO AMBIENTAL PARA REALIZAR LOS ESTUDIOS AMBIENTALES A QUE HUBIERE LUGAR EN LOS DEPARTAMENTOS DE NORTE DE SANTANDER Y ARAUCA PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 IPSE - UIS.

28,000,000

CLAUDIA LORENA SUAREZ DELGADO 05-07-13 15-12-13


INGENIERO RESIDENTE PARA EL DEPARTAMENTO DE CASANARE SEGúN CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

26,000,000

NELLY ESMERALDA AVILA SALAMANCA 02-07-13 15-12-13


LEVANTAMIENTO TOPOGRáFICO PARA EL PROYECTO ELéCTRICO DE 120 USUARIOS DE DIFERENTES MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER PARA EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVA N° 051 DE 2013 CELEBRADO ENTRE EL IPSE Y LA UIS.

20,200,800

ROSALBA HERNANDEZ LOPEZ 25-11-13 15-12-13


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contratos de prestación de servicios 2013000147, 2013000148, 2013000149, 2013000157, 2013000160,2013000153,2013000154, 2013000155, 2013000156, 2013000158, 2013000164, 2013000150 y 2013000249 se logra determinar: 1) La escuela de ingenierías eléctrica, electrónica y de telecomunicaciones realiza la selección de los contratistas atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación de acuerdo a la definición de la necesidad para la ejecución del contrato interadministrativo N° 051 de 2013 celebrado entre el IPSE y la UIS 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple a cabalidad todas las obligaciones contendías en las cláusulas contractuales. 5) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual .6) La entidad contratante liquida los contratos según lo previsto en el estatuto de contratación de la universidad. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESCUELA DE MEDICINA N° 2013001740, 2013005570, 2013004076 y 2013006077




INFORME DEFINITIVO



Modalidad De

Selección

Clase De Contrato


Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripción Contr

ato (dd/mm/aa

aa)

Fecha Liquida

ción

Nombre Complet

o Interven

tor O Supervis

or

2013001740 DIRECTA


ELABORACION PLAN DE DESARROLLO ESCUELA DE MEDICINA FACULTAD DE SALUD.

11,001,200

JHINDY NATHALI RIVERA ROBAYO

08-04-13

08-10-13

HERMES JAIMES

CARVAJAL

2013005570 DIRECTA


APOYO EN LA FINALIZACION DE LA ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA ESCUELA DE MEDICINA.

2,400,000

DIANA CAROLINA NEIRA VELASCO

23-10-13

08-10-13

2013004076 DIRECTA


APOYO EN LA CORRECCION DEL DOCUMENTO DE AUTOEVALUACION DEL PROGRAMA DE MEDICINA.

1,200,000

JHINDY NATHALI RIVERA ROBAYO

14-08-13

08-10-13

2013006077 DIRECTA


Adicional a la OPS 2013005570 APOYO EN LA FINALIZACION DE LA ELABORACION DEL PLAN DE DESARROLLO DE LA ESCUELA DE MEDICINA.

1,200,000

DIANA CAROLINA NEIRA VELASCO

15-11-13

08-10-13


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado a los contratos de prestación de servicios 2013001740, 2013005570, 2013004076 y 2013006077 se logra determinar: 1) La escuela de medicina realiza la selección de los contratistas atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación de acuerdo a la definición de la necesidad 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple a cabalidad todas las obligaciones contendías en las cláusulas contractuales. 5) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual .6) La entidad contratante liquida los contratos según lo previsto en las cláusulas contractuales de conformidad con lo señalado en el estatuto de contratación de la universidad. OBSERVACION DE AUDITORIA N°13 -No se realizan actas de iniciación y terminación de los contratos de prestación de servicios 2013001740, 2013005570, 2013004076 y 2013006077. Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


“En cada registro contractual correspondiente a Órdenes de Prestación de Servicios en el sistema de información financiero de la Universidad, se indica la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato. A continuación se da la relación de las órdenes con sus respectivos registros de fecha de iniciación y fecha de finalización que reporta el Sistema de Información Financiero.

No. Orden Contratista Fecha de

Iniciación Fecha de

Finalización

2013001740 Jhindy Nathali Rivera 04/082013 10/10/2013

2013005570 Diana Carolina Neira 10/23/2013 11/15/2013

2013004076 Jhindy Nathali Rivera 08/14/2013 09/10/2013

2013006077 Diana Carolina Neira 11/15/2013 12/12/2013

El procedimiento de Contratación de bienes y servicios cuantías menores a 50 S.M.M.L.V no tiene establecido la elaboración de un acta de inicio ni terminación teniendo en cuenta que las fechas de iniciación y terminación se reportan en el registro contractual y estas son avaladas por el Ordenador del Gasto.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Para dar cumplimiento a los principios de la contratación y de los fines estatales, es procedente en los contratos de mínima cuantía, suscribir el Acta de inicio; una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el supervisor elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así mismo remite comunicación al contratista de manera física o electrónica. Para dichos fines el supervisor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso; igualmente el acta de terminación; por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: HERMES JAIMES CARVAJAL Supervisor del contrato CONTRATO SUMINISTRO UTILES ESCOLARES N° 2013002908



Clase De Contrato

Objeto Del Contrato



Fecha Suscripci

ón Contrat

o (dd/mm

/aaaa) Fecha Liquidación

Nombre Completo Interventor O Supervisor


MATERIAL NO DEVOLUTIVO PARA LA VENTA.

326,473,850

PEARSON EDUCACION DE COLOMBIA LTDA

15-07-13 23-04-14

LEONOR PORTILLA ARCINIEGAS




INFORME DEFINITIVO


ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de

suministro de útiles escolares numero 2013002908, logra determinar: 1) La entidad

contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación.2) se evidencia la siguiente observación: La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: Suministro de útiles escolares. A la fecha de la auditoria la directora del instituto de lenguas manifiesta que con relación al actas de liquidación, se encuentra en proceso de trámite de recolección de firmas. CONTRATO DE COMPRA N° 2013004972



Clase De Contrato Objeto Del Contrato



Fecha Suscripció

n Contrato

(dd/mm/aaaa)

Fecha Liquidación



COMPRA DE CALORIMETRO DIFERENCIAL DE BARRIDO ANALIZADOR DINAMICO-MECANICO ANALIZADOR TERMOGRAVIMETRICO.. SEGUN COTIZACION TA 16400/2

654,704,000

LANZETTA RENGIFO & CIA SAS 30-10-13

24-01-14

DAVID ALEJANDRO MIRANDA MERCADO


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de compra 2013004972 , logra determinar: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes 2) El ordenador de gasto es quien hace el estudio de mercado y adelanta la etapa previa por eso solicita la contratación directa para que la dirección de contratación y proyectos de inversión autorice la compra directa.3)En el expediente reposan los documentos del proceso contractual 4) se evidencia la siguiente observación: La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: compra de equipos -En el expediente no se evidencio entrada a almacén; número del inventario ni el responsable. OBSERVACION DE AUDITORIA N°14 La clase del contrato lo registran en el SIA no es la correcta tal y como se registro en el análisis contractual de los contratos 2013002908 y 2013004972, asi mismo las otras observaciones que se describen Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La clase del contrato lo registran en el SIA no es correcta tal y como se registró en el análisis contractual de los contratos 2013002908 y 2013004972, así mismo las otras observaciones que se describen configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas. Contrato 2013002908

- La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: suministro de útiles escolares. Teniendo en cuenta que la relación de contratos a reportar en el SIA es tomada del sistema financiero de la Universidad, y que el contrato 2013002908 fue registrado a través del módulo de orden de compra, se reportó en el SIA en clase de contrato “OTROS”. - A la fecha de la auditoría la Directora del Instituto de Lenguas manifiesta que con relación a las actas de liquidación, se encuentra en proceso de trámite de recolección de firmas. En el anexo No. 31 se adjunta el acta de liquidación del contrato 2013002908 suscrito entre la UIS y Pearson Educación de Colombia Ltda. Contrato 2013004972

- La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: compra de equipos. Los contratos fueron registrados en el SIA como “Otros” por corresponder a órdenes de compra, es decir, contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y “Compraventa (bienes inmuebles)”. La clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación. En consecuencia, y teniendo en cuenta que el contrato en mención no es la adquisición de un bien inmueble no puede clasificarse en esta categoría ni a otro tipo de contrato de la lista de chequeo que ofrece el SIA, por tal motivo fue clasificado en la clase “Otros”. - En el expediente no se evidenció entrada a almacén; número del inventario ni el responsable. Al respecto informamos que el Sistema de Información Financiero al recibir la factura de venta genera de manera automática la entrada al almacén la cual no se imprime, dado que se mantiene en el Sistema de Información. La salida de almacén es el formato que registra el número de inventario y al funcionario responsable del equipo. Como lo establece el formato Lista de Documentos para cuantías mayores FCO.08, no está requerido la impresión de la entrada de almacén.




INFORME DEFINITIVO


Se adjunta en el Anexo No. 32 salida de almacén con número de inventario y firma del responsable del equipo (documento entregado inicialmente) y pantallazo del comprobante de entrada de almacén el cual se genera de manera automática y no se imprime.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo, para que la entidad dentro del texto de los formatos del SIA, hagan la observación correspondiente del porque se registran como otros; además todos los documentos que soportan la ejecución del contrato, deben reposar en el expediente contractual; por lo tanto debe ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: DAVID ALEJANDRO MIRANDA M. Supervisor contrato N° 2013004972 LEONOR PORTILLA ARCINIEGAS Supervisor del contrato N° 2013002908 CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS N°2013000129 / DC-029-2013







ato (dd/mm/aaa

a) Fecha Liquidación


2013000129 / DC-029-2013 DIRECTA


DIAGNOSTICO LINEAMIENTOS REQUERIMIENTOS Y PROYECCION GENERAL PARA EL PLAN URBANO ESPACIAL DEL CAMPUS PRINCIPAL DE LA UIS DENTRO DE UN ENFOQUE INTEGRAL QUE INCLUYA LOS COMPONENTES URBANO AMBIENTAL

96,048,000

FUNDACION CITU EXPERIENCIA LOCAL LABORATORIO DE PROYECTOS UR

10-09-13 31-.0314

LUIS EDUARDO BECERRA ARDILA


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de

prestación de servicios numero 2013000129 / DC-029-2013, logra determinar: 1) La

entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas 4) El contratista cumple a cabalidad todas las




INFORME DEFINITIVO


obligaciones contendías en las cláusulas contractuales. 5) El contratista cumple con su obligación de pagar seguridad social en salud, pensiones y ARL como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual .6) La entidad contratante liquida los contratos según lo previsto en las cláusulas contractuales de conformidad con lo señalado en el estatuto de contratación de la universidad. CONTRATO DE SUMINISTRO 2013000144 / DC-032-2013

Número Del

Contrato


Clase De Contrato


Nombre Completo Del

Contratista

Fecha Suscripción

Contrato (dd/mm/aaa

a)

Fecha liquidacio

n


or O Superviso

r

2013000144 / DC-032-

2013

DIRECTA OTROS EQUIPO ANALIZADOR TERMICO INTEGRAL TG

DTA DSC INCLYE DILATOMETRIA TMA

332,863,388 VORTEX COMPANY

S.A.S.

31-10-13 14-05-14 ARNALDO ALONSO

BAQUERO


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de suministro 2013000144 / DC-032-2013, logra determinar: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes 2) El ordenador de gasto es quien hace el estudio de mercado y adelanta la etapa previa por eso solicita la contratación directa para que la dirección de contratación y proyectos de inversión autorice la compra directa.3)En el expediente reposan los documentos del proceso contractual. OBSERVACION DE AUDITORIA N°15 La clase del contrato lo registran en el SIA como otros; siendo lo correcto registrarlo como compra. Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL ”Los contratos fueron registrados en el SIA como “Otros” por corresponder a órdenes de compra, es decir, contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y “Compraventa (bienes inmuebles)”. La clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación. En consecuencia, y teniendo en cuenta que el contrato en mención no es la adquisición de un bien inmueble no puede clasificarse en esta categoría ni a otro tipo de contrato de




INFORME DEFINITIVO


la lista de chequeo que ofrece el SIA, por tal motivo fue clasificado en la clase “Otros”. Por lo anterior, se solicita que se elimine el hallazgo administrativo.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL En los formatos del SIA, existe al finalizar la opción de realizar las observaciones correspondientes, con el fin de lograr una mayor claridad y conocimiento de la verdadera clasificación los contratos; por lo tanto debe incluirse en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ARNALDO ALONSO BAQUERO Supervisor CONTRATO DE SUMINISTRO 2013000134 / DC-024-2013






Fecha Suscripc

ión Contrat

o (dd/mm

/aaaa)

Fecha Liquidación


2013000134 / DC-024-

2013 DIRECTA OTROS

SUMINISTRAR LOS BIENES PARA LA REPOTENCIACION DE LA PLATAFORMA DE COMPUTO DE ALTO RENDIMIENTO QUE SOPORTE PROCESAMIENTO EN PARALELO..

796,812,000

HEWLETT PACKARD COLOMBIA LTDA

02-10-13 07-03-14

CARLOS JAIME BARRIOS


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de suministro 2013000134 / DC-024-2013, logra determinar: 1) La entidad contratante realiza la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes 2) El ordenador de gasto es quien hace el estudio de mercado y adelanta la etapa previa por eso solicita la contratación directa para que la dirección de contratación y proyectos de inversión autorice la compra directa.3)En el expediente reposan los documentos del proceso contractual 4) el contratista es el distribuidor exclusivo de la marca del equipo comprado OBSERVACION DE AUDITORIA N°16 La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: Suministro. Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “En cuando al registro en el SIA de los contratos, si bien es claro que se registraron en el

sistema de la Contraloría, ello se hizo en el Ítem “otros” por ser contratos de compraventa de bienes muebles, opción que no se encuentra en el Formato de rendición de cuenta, toda vez que en el listado solamente aparecen las opciones “Suministro” y Compraventa (bienes inmuebles). No es posible jurídicamente igualar los contratos de compra venta con los de suministro dada la diferencia que existe entre ellos, ya que mientras contratos de Contratos de Compraventa son de ejecución instantánea y suponen la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, los contratos de Suministro son de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir suponen la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica. El Consejo de Estado en sentencia reciente señala que “La diferencia fundamental del contrato de suministro y el de compraventa radica fundamentalmente en que el contrato de suministro de cosas es de ejecución sucesiva o continuada en el tiempo, es decir supone la existencia de varias prestaciones aisladas que deberán cumplirse de forma sucesiva o periódica; por su parte el contrato de compraventa al ser de ejecución instantánea, supone la existencia de una única prestación que deberá cumplirse en un plazo determinado, no obstante que se permita ésa única prestación se cumpla de forma fraccionada”. De otro lado, la clasificación permitida en el formato F20.1A para compraventa corresponde a compraventa de bienes inmuebles, por lo que no es posible clasificar estos contratos de compraventa en dicha clasificación. En consecuencia, y teniendo clara nuestra obligación de reportar a la Contraloría los contratos que suscribe la Universidad, se hizo necesario reportarlos en la opción “Otros” ya que en las clasificaciones permitidas en el Formato no se da la opción de “contratos de compraventa de bienes muebles” Teniendo en cuenta lo anterior, se solicita que se elimine el hallazgo administrativo.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo dado que el formato del SIA, permite que la entidad haga las respectivas observaciones, con el fin de que este ente de control conozca verdaderamente que clasificación le corresponde a cada contrato, por lo tanto debe incluirse en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: CARLOS JAIME BARRIOS Supervisor CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2013000142 / DC-031-2013



Clase De Contrato

Objeto Del Contrato



Fecha Suscripció

n Contrato (dd/mm/a

aaa) Fecha Liquidación


2013000142 / DC-031-

2013



SUMINISTRO INSTALACION Y PUESTA EN

1,215,000,000

ANDITECNICA LTDA 15-10-13

NO SE HA LIQUIDADO SE ENCUENTRA EN

JOSE ANTONIO HENAO




INFORME DEFINITIVO


FUNCIONAMIENTO DE UN DIFRACTOMETRO DE RAYOS X - ADJUDICACION LICITACION PUBLICA NO. 012 DE 2013

TRAMITE


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado al contrato de prestación de servicios 2013000142 / DC-031-2013 logra determinar: 1) La vicerrectoría de investigación y extensión– escuela de química, realiza la selección de los contratistas atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 019 de 2005 relacionado con la modalidad de contratación de acuerdo a la definición de la necesidad 2) La entidad contratante verifica los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros del proceso licitartorio 3) El contratista allega las pólizas de la manera contenida en la minuta de contrato y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias 4)El contrato fue firmado el 26 de septiembre de 2013, el 15 de octubre de 2013 fue designado como supervisor el profesor José Antonio Henao (Escuela de Quimica); El plazo de entrega (clausula cuarta) 150 dias siguientes a la firma y legalización del contrato. Acta de inicio de fecha 15 de octubre de 2013, fija plazo de terminación marzo 14 de 2014,El desembolso del anticipo se realizo el 26 de noviembre de 2013.El 10 de febrero de 2014 suscriben la prorroga 1 en tiempo de 75 dias es decir hasta el 28 de mayo de 2014.5)El 22 de mayo de 2014 el supervisor del contrato certifica que fue entregado a satisfacción el equipo Difractometro de Rayos X y que la compañía Andina de Tecnologías cumplió a cabalidad los términos contractuales y el nivel de satisfacción es excelente. OBSERVACION DE AUDITORIA N°17 En el SIA, registran como fecha de suscripción el 15 de octubre de 2013, siendo lo correcto septiembre 26 de 2013. El contrato fue registrado en el SIA como prestación de servicios siendo un suministro o compraventa No existe acta de liquidación; Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Contrato 2013000142 DC 031 2013 - En el SIA, registran como fecha de suscripción el 15 de octubre de 2013 siendo correcto septiembre 26 de 2013. La información reportada en el SIA es tomada directamente del Sistema de Información Financiero de la Universidad y considerando que este sistema no permite que la Unidad




INFORME DEFINITIVO


Académico Administrativa al momento del registro incluya la fecha de los contratos de formalidades plenas, toma el sistema de información como fecha del contrato la fecha en la que se realiza el registro presupuestal, es decir, la fecha en que es registrado en el Sistema Financiero. - El contrato fue registrado en el SIA como prestación de servicios siendo un suministro o compraventa. Se presentó un error involuntario al organizar la información en el archivo para reportarla a la Contraloría, por encontrarse el contrato ubicado entre dos contratos de prestación de servicios.

- No existe acta de liquidación. Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas. La fecha de terminación del contrato DC 031 de 2013 tal y como registra en el acta de liquidación adjunta, es 28 de mayo de 2014, y como lo establece el contrato en su CLAÚSULA VIGÉSIMA PRIMERA “LIQUIDACIÓN: La liquidación del Contrato se efectuará de común acuerdo entre las partes dentro de los cuatro (04) meses siguientes a la fecha de acta de recibo final…” en el momento de la auditoría, se encontraba dentro de la oportunidad de tiempo para su liquidación. A la fecha ya se cuenta con el acta de liquidación, por lo cual se solicita la eliminación del hallazgo administrativo. En el anexo No. 33 se adjunta: 1. Página 3 de 4 con el aparte del contrato DC 031 de 2013 que contiene la cláusula. 2. Acta de Liquidación Contrato DC 031 de 2013”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Dada la respuesta de la entidad en el sentido de que la información reportada en el SIA es tomada directamente del Sistema de Información Financiero de la Universidad y considerando que este sistema no permite que la Unidad Académico Administrativa al momento del registro incluya la fecha de los contratos de formalidades plenas, toma el sistema de información como fecha del contrato la fecha en la que se realiza el registro presupuestal; es procedente que la entidad realice los respectivos ajustes al sistema financiero con el fin de que en este se refleje la fecha exacta y verdadera de la fecha de suscripción de los contratos; además se debe tener cuidado al registrar el contrato en el SIA como prestación de servicios siendo un suministro o compraventa; por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JOSE ANTONIO HENAO Supervisor del contrato CONTRATOS SUMINISTRO DE TRANSPORTE N° 2013000052 / DC-009-2013 y 2013000126 / DC-026-2013




INFORME DEFINITIVO






Nombre Completo Contratista


ato (dd/mm/aaa

a)

Fecha Liquidación


2013000052 / DC-009-2013




209,750,000

CONFORT EXPRESS LTDA

06-03-13

12-11-13

SAIT KHURAMA VELASQUEZ

2013000126 / DC-026-2013




208,100,000

CONFORT EXPRESS LTDA

30-08-13

05-04-13


El Grupo Auditor, después de realizar un análisis detallado de los contratos 2013000052 / DC-009-2013 y 2013000126 / DC-026-2013, de servicios de transporte, logra determinar: 1)En todas las órdenes de pago reposan, él contratista aporta las planillas de pagos realizadas por concepto de seguridad social de sus trabajadores y parafiscales; autorizaciones o permisos de tránsito , SOAT vigente, tal y como lo establece la cláusula sexta del contrato 2) se evidencio la siguiente observación: DESCRIPCION DE LA OBSERVACION CONTRATO N° 2013000126 / DC-026-2013 No se evidencio en los soportes del contrato 2013000126 / DC-026-2013 la tarjeta de revisión técnico-mecánica del vehículo de placas XWO545 En las facturas presentadas por el contratista CONFORTS EXPRESS números 3227 y 3221 registran el servicio de transporte prestado del 5 al 12 de septiembre de 2013 y del 7 y 8 de septiembre, presentado este servicio por el bus de placas XWO545, evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos dos servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de mas $1.200.000 (factura 3221) En las facturas presentadas por el contratista CONFORTS EXPRESS números 3222 (del 7 al 8 de septiembre de 2013) y 3228 ( del 7 al 10 de septiembre) registran el servicio de transporte prestado por el bus de placas XVY748, y la factura 3229 (septiembre 8 al 13) transporte prestado por el mismo bus evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos tres servicios en la misma fecha el dia 8 san adres-pangote; sangil-bucaramanga y Bucaramanga –duitama., situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de más $1.200.000 (factura 3222) y un viaje por $ 2.166.666 (factura 3229)




INFORME DEFINITIVO


No se evidencia un formato en el cual se verifique las salidas (día y hora), así

mismo el número de personas que fueron beneficiadas por el servicio prestado por

el contratista.

No se evidencian actas de cumplimiento del contrato para el correspondiente

pago, realizadas por el supervisor de contrato. Clausula Octava: Supervisión “…2

)suscribir actas de cumplimiento del contrato para el correspondiente pago…”

Las facturas presentadas por el contratista CONFORTS EXPRESS números

3656-3657-3658-3659-3660-3661, no registran la fecha en que se realizaron cada

uno de los servicios

OBSERVACION DE AUDITORIA N°18 Se evidencio que no se está llevando un control por parte del supervisor del contrato a los servicios prestados por el contratista ya que un mismo vehículo no pudo realizar tres servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor del contrato, así mismo no existen formatos de controles a los servicios, actas de cumplimientos del servicio Se evidencio que el bus de placas XWO545 no pudo realizar dos servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de mas $1.200.000 (factura 3221) Se evidencio que el bus de placas XVY748, no pudo realizar estos tres servicios en la misma fecha el día 8 san adres-pangote; sangil-bucaramanga y Bucaramanga –duitama., situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de más $1.200.000 (factura 3222) y un viaje por $ 2.166.666 (factura 3229). La tarjeta de revisión técnico-mecánica del vehículo de placas XWO545 no fue solicitada. No se cumplió con el cronograma de actividades al 100% ya que lo programado no fue ejecutado en su totalidad. Configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, con metas de cumplimiento inmediatas, con incidencia disciplinaria por no cumplir con las funciones de supervisión y fiscal en la suma de $4.566.666 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “ 1. No se evidenció en los soportes del contrato 2013000126 / DC 026-2013 la tarjeta de revisión técnico-mecánica del vehículo de placas XWO545. Se adjunta el Certificado Técnico Mecánico del vehículo con placas XVO-545, el cual es tomado del archivo de la Escuela de Geología. (Anexo 34)




INFORME DEFINITIVO


Es necesario hacer mención que la placa del vehículo referenciado es XVO-545 y no XWO-545 como se registra en el informe preliminar. 2. En las facturas presentadas por el contratista CONFORTS EXPRESS números 3227 y 3221 registran el servicio de transporte prestado del 5 al 12 de septiembre de 2013 y del 7 al 8 de septiembre, presentado este servicio por el bus de placas XWO545, evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos dos servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de más $1.200.000 (factura 3221). Los soportes del control que la Escuela de Geología hace sobre la prestación del servicio por parte del contratista, muestran que en relación con este servicio el vehículo de placas XVO-545 atendió el recorrido Bucaramanga-Corrales, Boyacá – Bucaramanga, con fecha de 12 de septiembre (factura 3227). El vehículo de placas XVO-716 cubrió el recorrido Bucaramanga–San Gil–Bucaramanga, con fecha 7 de septiembre de 2014 para el grupo A‐1 (factura 3221). Se presentó un error involuntario por parte del contratista a la hora de generar la factura ya que no registró la placa de vehículo que realizó el servicio. Se adjunta copia del control de las facturas mencionadas. (Anexo No.35) 3. En las facturas presentadas por el contratista CONFORTS EXPRESS números 3222 (del 7 al 8 de septiembre de 2013) y 3228 (del 7 al 10 de septiembre) registran el servicio de transporte prestado por el bus de placas XVY748, y la factura 3229 (septiembre 8 al 13) transporte prestado por el mismo bus evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos tres servicios en la misma fecha el día 8 San Andrés-Pangote; San Gil- Bucaramanga y Bucaramanga-Duitama., situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de más $1.200.000 (factura 3222) y un viaje por $2.166.666 (factura 3229). En relación con esta observación, los archivos de la Escuela de Geología muestran que este servicio lo prestó el vehículo de placas XVY-748 atendiendo el recorrido Bucaramanga- San Andrés-Pangote-Vía San Andrés Molagavita- San Andrés – Bucaramanga con fecha del 7 al 10 de septiembre (factura 3228). El vehículo de placas XVM-735 cubrió el recorrido Bucaramanga –San Gil – Bucaramanga, con fecha 8 de septiembre de 2013 para el grupo A2 (factura 3222). Pese a que en el control aparece con fecha 7 y 8 de septiembre, esta salida es de un solo día y se realizó el día 8 de septiembre, con valor de 1.200.000, sin generar ningún sobrecosto de acuerdo con lo planteado en la propuesta que el proveedor propuso a la Escuela de Geología. Los vehículos de placas XWC-361 y XVP-420 cubrieron el recorrido Bucaramanga- Duitama- Pajarito – Agua Azul – Villanueva – San Luis de Gaceno – Guateque – Santa Rosa de Viterbo – Floresta – Paz del Río – Belén – Susacón – Soata – Málaga – Bucaramanga, con fecha 8 al 13 de septiembre de 2013 (factura 3229). En el anexo No.36 se adjunta copia del control de las facturas mencionadas. 4. Se evidenció que no se está llevando un control por parte del supervisor del contrato a los servicios prestados por el contratista ya que un mismo vehículo no pudo realizar tres servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor




INFORME DEFINITIVO


del contrato, así mismo no existen formatos de controles a los servicios, actas de cumplimientos del servicio Con relación a esta observación se aclara que por diferentes motivos relacionados con la logística de las salidas de campo, tipos de acceso (caminos o carretables) o condiciones topográficas, los profesores responsables de la salida pueden hacer sus recomendaciones para el cambio de buses con el fin de asegurar el bienestar de los alumnos y ocupantes del medio de transporte. Es por esta razón que puede haber ajustes en los vehículos asignados para cada salida de acuerdo con las eventualidades que se presenten. De igual manera, y teniendo en cuenta que por el calendario académico es necesario ajustar las salidas a las dos últimas semanas de clase, deben hacerse los esfuerzos necesarios para que, independientemente del vehículo, se ajuste al cronograma establecido siempre y cuando se cumplan con las normas de seguridad industrial, comodidad, óptimas condiciones técnico mecánicas del vehículo y disponibilidad de los mismos. Por otro lado, y teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 2 de los términos de referencia, Recorridos a cotizar: “Los horarios y recorridos son flexibles y podrán ser modificados en cualquier momento por la UIS, así como fusionarlos. Inicialmente el transporte se desarrollará en los recorridos mencionados anteriormente”. De esta manera se busca que el contratista cumpla con los recorridos pactados incluso cuando por condiciones de orden público, climáticas o logísticas fuese necesario cambiar ligeramente las fechas preestablecidas. 5. No se cumplió con el cronograma de actividades al 100% ya que lo programado no fue ejecutado en su totalidad En cuanto al cumplimiento del 100% del cronograma, algunas salidas están relacionadas con visitas a algunas minas, cuyo permiso está sujeto a condiciones externas a la Escuela. Ejemplo de este caso es una salida del Cerrejón, la cual tuvo que ser cancelada debido a que está se programó pero, finalmente, no se llegó a un acuerdo para poder acceder a la mina de esta empresa. Se canceló la visita pues el objetivo principal de la salida se centraba en los aspectos geológicos que los estudiantes podían conocer en la visita. En el Anexo No. 37 se adjunta copia del control de las situaciones mencionadas. 6. No se evidencia un formato en el cual se verifique las salidas (día y hora), así mismo el número de personas que fueron beneficiadas por el servicio prestado por el contratista. Con respecto a la observación relacionada con la verificación de las salidas y el número de personas que se benefician por el servicio, vale la pena aclarar que éstas hacen parte de los contenidos académicos de cada una de las asignaturas de la carrera de geología. Es por esta razón que los estudiantes inscritos en cada asignatura constituyen el número de beneficiados con las mismas, y cada profesor verifica con el listado de clase la asistencia del grupo, o reporta la inasistencia de alguno de sus alumnos. Generalmente los profesores dan una calificación producto del desempeño de los estudiantes en las salidas de cada asignatura. Los listados de alumnos inscritos en cada una de éstas (los cuales pueden ser observados en el sistema de información de la Universidad) se constituyen en el soporte de beneficiarios del servicio. 7. No se evidencian actas de cumplimiento del contrato para el correspondiente pago, realizadas por el supervisor de contrato. Clausula Octava: Supervisión “…2) suscribir actas de cumplimiento del contrato para el correspondiente pago…”




INFORME DEFINITIVO


En el informe de supervisión debidamente firmado por el supervisor del contrato, se evidencia la relación de facturas referentes al servicio prestado.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Dada la respuesta de la entidad y los soportes allegados, se desvirtúan los hallazgos de tipo disciplinario y fiscal; sin embargo se ratifica el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad, pues como lo manifiesta en la respuesta de la entidad manifiesta que fue un error involuntario por parte del contratista a la hora de generar la factura ya que no registró la placa de vehículo que realizó el servicio; errores que deben ser detectados por el supervisor del contrato con el fin de generar confusiones; además todos los documentos que soportan y/o evidencian el cumplimiento del objeto debe reposar en el expediente contractual; pues no es solamente el informe del supervisor lo que da fe de dicho cumplimiento sino los soportes. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SAIT KHURAMA VELASQUEZ Supervisor 3.1.2 RENDICIÓN Y REVISION DE LA CUENTA

La cuenta de la vigencia 2013 fue rendida dentro de los términos establecidos por la CGS, diligenciando todos los formatos y anexos 3.1.3 LEGALIDAD El control financiero y de gestión evaluado en la auditoría, determinó que la UIS se ajustan a la normatividad legal vigente en las líneas evaluadas a excepción de algunos casos en los cuales se determinaron observaciones tal y como se registra en la evaluación de los respectivos controles. 3.1.4 GESTIÓN AMBIENTAL La gestión ambiental tiene como propósito fundamental la preservación, conservación y mitigación a los problemas ambientales, a través de acciones normativas adoptando planes de control. La adecuada integración de los proyectos ambientales se enmarca en los procesos de planeación para promover la sostenibilidad ambiental, desde el punto de vista del consumo, se requiere a corto plazo la reducción del riesgo y la prevención de la degradación ambiental. En desarrollo del proceso auditor, se verificó el cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 106 de la Ley 1151 de 2007,




INFORME DEFINITIVO


Durante la vigencia 2013 la UIS, asigno y ejecuto recursos propios por la suma de $514.653.741, recursos direccionados a la prevención, mitigación y compensación de posibles impactos ambientales causados por el uso y aprovechamiento de los recursos naturales y del ambiente que pueden generar perjuicio a la calidad de vida de la población universitaria. 3. 1.4.1 Componente Hídrico: En todas las sedes se realizan controles operacionales para disminuir los consumos y mitigar los impactos, los cuales se listan a continuación:

Campañas de sensibilización sobre el uso eficiente del recurso.

Control de fugas, mantenimiento preventivo y correctivo de la red hidráulica.

Monitoreo anual de aguas residuales industriales.

Mantenimiento preventivo de techos y cubiertas de los canales de agua

lluvia y tanques aéreos.

Mantenimiento preventivo del sistema de presión constante de agua.

Igualmente la universidad está gestionando proyectos para aprovechamiento de aguas lluvias, los cuelas se enumeran a continuación: Sede central Proyecto de inversión: Construcción del tanque para aprovechamiento de aguas lluvias, cancha primero de marzo. Sede Guatiguara:

Recuperación del tanque de pozo séptico, para aprovechamiento de aguas

lluvias para riego.

Puesta en funcionamiento del sistema de riego de aguas lluvias para

jardinería.

Mantenimiento planta de tratamiento de aguas residuales de la sede

Guatiguará.

Adquisición de equipo Hidrolavadora, para aprovechar la presión de agua y

ahorrar el recurso.

3.1.4.2 Componente energético: En todas las sedes se realizan controles operacionales para disminuir los consumos y mitigar los impactos, los cuales se listan a continuación:

Campañas de sensibilización sobre el uso racional de la energía.

señalización en los puntos de consumo.

Identificación de conexiones erradas.

Recambios de luminarias convencionales por ahorradoras.

Actualización de subestaciones eléctricas.




INFORME DEFINITIVO


Mantenimiento correctivo y preventivo de la red y equipos de aire

acondicionado.

Igualmente la universidad está gestionando proyectos para medición en los puntos de consumo y repotenciación energética, los cueles se enumeran a continuación: Guatiguará:

Se registró en el programa de gestión 2013, el seguimiento al proyecto de

transformación eléctrica de la sede Guatiguará de 13.2 kwa a 34.5 kwa, para

mejora de la calidad de la energía.

Aplicación del piloto de monitorización del consumo de energía y registro de

datos de termohigrómetros de los laboratorios de supercomputación y cálculo

científico, microscopia de barrido electrónico, espectrometría de masa y

difracción de rayos X.

Adquisición de un equipo analizador de redes que facilita la medición de

parámetros eléctricos, l el control de consumos y análisis de curvas de carga,

para identificar donde se produce la máxima demanda de energía.

Diagnóstico de calidad de energía para equipos conectados a los tableros

eléctricos de los laboratorios: 101,102, 103, 104 y 108, de la sede.

Sede Bucarica:

Estudio técnico de iluminación de áreas comunes en la sede.

Ejecución del proyecto de cambio de luminarias tradicionales, por

iluminación LED, en áreas comunes.

Se aprobaron los recursos para la ejecución del proyecto: “diseño del

sistema de respaldo energético con planta de emergencias, para el edifico de la

sede.”

3.1.4.3 RESIDUOS: -Residuos Ordinarios:

Jornadas de sensibilización y capacitación dirigida a la comunidad

universitaria.

Adecuación y mejora de los puntos de segregación de residuos, en las

áreas externas de la universidad.

Adquisición de recipientes para la segregación de los residuos ordinarios.

Etiquetado y señalización de los recipientes.

Recolección, separación y clasificación de los residuos generados para su

aprovechamiento de los residuos reciclables.

- Residuos especiales: Estos residuos se entregan a Descont, en alineación con el programa de post -consumo de la Andi.




INFORME DEFINITIVO


Los tóner y medicamentos, se entregan a la empresa Edepsa o Descont. -Residuos peligrosos

Capacitaciones sobre clasificación, envasado, etiquetado y

almacenamiento de residuos de residuos peligrosos.

Implementación de un cronograma de evacuación semanal y mensual, de

los residuos peligrosos generados en los laboratorios de la sedes.

Sensibilización sobre separación de residuos ordinarios y entrega mensual

de los mismos, a una empresa gestora para su aprovechamiento.

Compra de garrafas, bolsas, etiquetas, guardianes, para envase de

sustancias peligrosas generadas en los laboratorios.

Presupuesto para las actividades de sensibilización y capacitación: Esta

gestión se realiza con apoyo de proveedores y trabajadores del

Sistema de Gestión Ambiental de la UIS, por lo tanto el presupuesto destinado

para ello está incluido dentro de las actividades del profesional del sistema de

gestión.

Elementos de protección personal: EPPS Con apoyo del sub-proceso de salud ocupacional se dictan capacitaciones al personal sobre el uso adecuado de los EPPS, debido al riesgo al que están expuestos(sustancias químicas y residuos peligrosos) y además se realizan inspecciones a los sitios de trabajo,para verificar el uso adecuadode estos elementos. Algunas actividades de sensibilización y proyectos en las sedes regionales: Sede Málaga: Campaña se sensibilización semanal “Green Day”. Campaña dirigida a los estudiantes de la sede, acerca del uso racional de la energía, el agua y separación adecuada de los residuos. Sede Barbosa:

Proyecto: generación de una cultura para la disposición final de

residuos: adecuación de espacios para disposición final de los residuos,

medición.

Compostaje de residuos orgánicos

Elaboración de senderos ecológicos.

Proyecto: ruta recolección del pgir, diagnostico, caracterización vertimientos

y plan de contingencia.

Proyecto: Construcción de un cuarto de almacenamiento de residuos

especiales y ordinarios.

Sede Barranca:




INFORME DEFINITIVO


Proyecto diagnóstico de residuos peligrosos y no peligrosos, generados en

la sede y plan de gestión.

Proyecto diagnostico consumo en agua y energía.

Sede Socorro:

Campañas de sensibilización sobre el uso racional de la energía, agua y

residuos.

3.1.4.4 Componente atmosférico: Monitoreo de aire anual en la sede principal. 3.1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO El 11 de abril de 2014 se suscribió el plan de mejoramiento resultado del informe definitivo de auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular N° 000030 de febrero 27 de 2014, correspondiente a la vigencia 2012, en el mismo se registran hallazgos de auditorías anteriores que no se habían cumplido las metas en su totalidad, en este plan de mejoramiento se registran 24 hallazgos ADMINISTRATIVA de los cuales a la fecha de esta auditoria se han cumplido en un 100% catorce (14) hallazgo, quedando pendiente por cumplir diez (10) hallazgos en los cuales algunos tienen fecha de cumplimiento de meta diciembre 31 de 2014. El plan de mejoramiento se ha cumplido en 72%, en el siguiente cuadro se registran los hallazgos que están pendientes por cumplir las metas, el número de orden es el control que la UIS lleva teniendo en cuenta que en algunos casos ha agrupado hallazgos.

de orden

Descripción hallazgo Acción

correctiva

Fecha iniciac

ión Metas

Fecha termina

ción Metas

% De Cumplimient

o

Seguimiento Contraloría General

de Santander

4

Hallazgo 4 Vulneración principio de planeación En la página web de la UIS y en la rendición de la cuenta a la Contraloría General de Santander, en el aplicativo SIA, no se evidencia la publicación de los convenios que suscribe la UIS, trasgrediendo así el principio de publicidad. Hallazgo 22 Rendición de la Cuenta De igual manera, se puede evidenciar que la información publicada en el SIA por la UIS no es reportada en su totalidad como ellos mismos lo expresan en el hallazgo No. 04 del presente informe

Crear el mecanismo para recolectar la información de los contratos y convenios de la Universidad

25 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

20%

El avance lo sustenta el acta de Registro reporte bimensual Formatos de Control al Control de la Contratación.




INFORME DEFINITIVO


5

Hallazgo 5 Sobrecosto en el pago de los honorarios en la contratación de un servicio profesional líder de un proyecto de perforación

Adquirir la encuesta nacional de salarios - ACRIP, en caso de no estar el cargo en la encuesta, se acudirá al precio de las empresas líderes del sector.

25 de marzo

de 2014

31 de julio de 2014

15% El avance lo sustenta el CD con la información de la encuesta ACRIP

8

Hallazgo 9 Presunta transgresión al régimen de inhabilidades El equipo auditor pudo verificar que el personal contratado por outsourcing, de la empresa T.I.P, en la vigencia 2012, quienes prestan el servicio de personal profesional y ADMINISTRATIVA a la UIS, igualmente y de manera simultánea celebraron contratos directamente con la UIS en la misma vigencia, es decir eran doblemente contratistas de la Universidad.

Comisión Adhoc que revisará las solicitudes de OPS.

25 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

17.31%

El avance lo sustenta a través de la resolución de rectoría No.2003 de Diciembre 18 de 2013, la cual se adjunta se puede observar el procedimiento para la vinculación de funcionarios en modalidad de empleos temporales

17.31%

El avance lo sustenta el formato de solicitud de autorización de contratos con personas naturales.

9

Hallazgo 10 Inconsistencias contractuales ...los contratos 061, 035 y 177 aún quedan pendientes por liquidar, por lo cual a través de un Plan de Mejoramiento se realizará el seguimiento correspondiente.

Dar cumplimiento a la etapa postcontractual de los contratos dentro de los términos de ley.

25 de marzo

de 2014

30 de noviemb

re de 2014

0%

El avance lo sustenta la adjunta solicitud por parte de control interno sobre el avance de la acción correctiva y se adjunta respuesta de dirección de contratación donde se menciona el estado de cada contrato.

1 de junio de

2014

31 de diciembr

e de 2014

0%

13

Hallazgo 14 Deficiencias en la ejecución, desinterés de la entidad en la conservación y mantenimiento de la obra ejecutada. Nota: El equipo auditor acepta la réplica presentada pero mantiene el hallazgo atendiendo que las actividades de mantenimiento, de mejora y ornamentación son labores que ameritan frecuencia y continuidad.

Plan de mejoramiento para intensificar las labores de mantenimiento, cuidado y limpieza de la cubierta verde.

25 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

25% El avance lo sustenta el cronograma de mantenimiento y

15

Hallazgo 17 Deficiencias en la supervisión del contrato, presunto incumplimiento de los principios de transparencia, libertad de concurrencia, selección objetiva de contratistasPara adelantar la suscripción del presente contrato de consultoría, la UIS realizó un proceso de CONTRATACION DIRECTA Hallazgos 21 Presunta vulneración a los principios de igualdad Art. 209 C.P.C, transparencia, selección objetiva de contratistas en la celebración de contratos de consultoría La Universidad Industrial de Santander UIS celebró en la vigencia 2012 un total de 289 contratos de consultoría por el valor de $3.934.228.843, los cuales fueron contratados de manera directa."

Revisar el Reglamento interno de Contratación

25 de marzo

de 2014

30 de junio de

2014 70%

El avance lo sustenta el Acta del consejo superior, la cual no fue suministrada por encontrarse para revisión de los consejeros pero al verificar el Acta del Orden del día se puede observar que dicho tema no fue contemplado para la reunión del consejo superior.




INFORME DEFINITIVO


19

Hallazgo 25 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas Incumplimiento de los compromisos que se pactaron en los planes de mejoramiento en la realización de las auditorías internas, se debe ampliar los plazos, programando nuevos registros de seguimiento y reestructurar el cronograma de visitas de verificación sobre el avance de los mismos y lograr establecer la ejecución de las acciones a ejecutar y el total cumplimiento de las mismas.

Lograr el cierre de los de los planes de mejoramiento de vigencias anteriores, resultado de Auditorías Internas de Gestión, mediante la elaboración y aplicación de un cronograma de seguimiento a las Unidades Académico Administrativas.

25 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

40%

Se evidencio que de las anteriores vigencias se han cerrado a la fecha 6 planes de mejoramiento de los años 2011 y 2012 y están pendiente cumplimiento de metas

21

Hallazgo 27 Manual de Inversiones Manual de Inversiones: Se verificó que la Universidad no posee un manual para el manejo del portafolio de inversiones, por lo cual se recomienda establecer directrices claras y concretas para la inversión de estos .

Por medio de una alianza con un grupo de investigación de la Escuela de Estudios Industriales y Empresariales formular y ejecutar un proyecto sobre la construcción de un modelo para la calificación de entidades financieras

1 de abril de

2014

31 de diciembr

e de 2014

20% El avance lo sustenta el modelo que se esta construyendo a traves de una tesis de grado de una estudiante de pregrado, adjunta el primer informe denominado " Modelo para soportar la toma de decisiones de inversión y colocación de excedentes de liquidez de la universidad Industrial de santander", segun el cronograma del proyecto está para entregar en el mes de agosto del presente año.

0%

22

Hallazgo 28 Inversiones Inversiones. Se verificó según certificación emitida por FODESEP que el saldo real que poseía la Universidad a diciembre 31 de 2012 era de $315.390.020,53, por lo cual el saldo de Inversiones estaba subestimado en los Estados Financieros en $7.053.283,56. Según comprobante de diario No. 99-2013-000043, la Universidad efectúo el respectivo ajuste en los Estados Financieros. Se hace la observación que la Universidad debe solicitar las respectivas certificaciones de saldos oportunamente, con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones al cierre contable de cada vigencia.

La Universidad gestionará la solicitud de las Certificaciones en el último bimestre el año, a las entidades en las cuales posee inversiones patrimoniales en entidades no controladas, con el fin de incluir los ajustes correspondientes en los Estados Financieros.

15 de enero

de 2014

30 de enero

de 2014 100%

El avance lo sustenta la certificación de FODESEP donde se certifica los aportes sociales de la UIS con corte a 31 de diciembre de 2013.

1 de noviembre de 2014

31 de diciembr

e de 2014

0% No hay avance

23

Hallazgo 29 Cuentas por pagarCuentas por pagar. La Universidad Industrial de Santander debe continuar con el proceso de depuración de las cuentas por pagar de vigencias anteriores que ya han sido identificadas y que no corresponden a deudas ciertas.

Informar a los Ordenadores del Gasto sobre las cuentas por pagar de vigencias anteriores pendientes de pago, para definir su estado en el Sistema de Información Financiero.

15 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

44%

El avance lo sustenta el listado de comunicaciones enviadas de Cuentas por Pagar Vigencias anteriores a todos los Ordenadores de Gasto, de igual manera se anexan algunos Memorandos Internos de dicha solicitud..

15 de marzo

de 2014

31 de diciembr

e de 2014

10%

El avance lo sustenta la Resolución No. 900 del 21 de mayo de 2014, por la cual se autoriza




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION DE AUDITORIA N°19 En la UIS, no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander en las auditorías anteriores y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la entidad y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración. Por lo señalado anteriormente se configura una observación con alcance administrativo con el fin de que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que se suscriba, de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento por parte del Ente de Control. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La Dirección de la Universidad adelanta las acciones correctivas, planteadas en el Plan de Mejoramiento derivado del Informe de Auditoría No. 00030 de 27 de febrero de 2014 correspondiente a la vigencia 2012, dentro de las fechas límites establecidas para cada actividad con el fin de dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados. Con el objetivo de identificar oportunidades de mejora y promover en los servidores públicos una cultura de autocontrol que logre el cumplimiento de los objetivos institucionales bajo los principios de ética y eficacia, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión realiza auditorías internas en los ejes Misional, Financiero, de Gestión y Sistemas e Infraestructura, en las diferentes Unidades Académico y Administrativas de la Universidad, de las cuales se generan planes de mejoramiento que son ejecutados por las Unidades con acompañamiento permanente de esta Oficina. Así mismo, se cuenta con un Sistema de Gestión Integrado, el cual es evaluado por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión mediante la planificación de un programa anual de auditorías internas, con el propósito de hacer seguimiento al desempeño de los procesos estratégicos, misionales, y de apoyo, verificando el cumplimiento requisitos del sistema, y resultados y/o metas alcanzadas a través de la medición de los indicadores del sistema y los establecidos por cada uno de ellos. En el marco del proyecto “Cero hallazgos por parte de los Entes de Control”; que está incluido en el Plan de Gestión Rectoral y es liderado por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, se han realizado capacitaciones dirigidas a Jefes de Unidades Académico Administrativas relacionadas con Contratación, Indicadores de Gestión y Gestión de Riesgos orientadas a fortalecer la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento de las Unidades Académico Administrativas. “ CONCLUSION ENTE DE CONTROL La respuesta no es válida teniendo en cuenta que en la UIS, no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander en las auditorías anteriores y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los

la depuración de unas partidas contables.




INFORME DEFINITIVO


responsables en cada una de las áreas de la entidad y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración. Se ratifica el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector MANUAL DE CONTRATACION “Acuerdo 019 de 2005” OBSERVACION DE AUDITORIA N°20 En los planes de mejoramiento de las vigencias 2006, 2007, 2008, 2009, 2010,2011 y 2012, se ha venido registrando la actualización del Manual de Contratación” Acuerdo 019 de 2005”, el cual debe ser ajustado tal y como lo señala la misma Constitución, la Universidad ha hecho caso omiso al cumplimiento de la meta máxime cuando se encuentra registrada en los planes de mejoramiento resultados de las auditorias de la vigencia 2006 a la fecha, es decir, han transcurrido seis (6) años, sin que hayan ajustado el Manual de Contratación acorde a las leyes vigentes en materia de contratación, es de resaltar que las directivas de la universidad manifiestan que se ha gestionado ante el consejo superior el estudio y aprobación del nuevo manual de contracción, tema que no es tratado en las últimas reuniones del Consejo superior, pues verificadas las actas se puede observar que dicho tema no es contemplado en las reuniones. Por lo tanto se configura nuevamente un hallazgo de tipo administrativo con cumplimiento de meta en el corto plazo de lo contrario es necesario que el señor rector comunique a las autoridades competentes para las acciones disciplinarias o sancionatorias que se deriven ante el incumplimiento de esta acción que atenta contra los principios de la administración pública al no tenerse actualizado el manual de contratación. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“En virtud del Acuerdo No. 046 de 2001, se expide el Reglamento Interno del Consejo Superior de la Universidad; en su artículo No. 13 se designa la Comisión Primera de Asuntos Normativos, Académicos, Disciplinarios y Éticos, que tiene entre sus funciones estudiar y aprobar en primer debate, los Estatutos y Reglamentos de la Universidad.

La Comisión Primera de Asuntos Normativos en reunión del 11 de junio de 2014, analizó las observaciones presentadas por la Contraloría Departamental en relación con el Estatuto de Contratación de la UIS.

En la sesión realizada se hizo entrega del comparativo entre el Estatuto de Contratación vigente y el proyecto de modificación, con el propósito de que fuera revisado por esta Comisión y posteriormente puesto en consideración de la plenaria del Consejo Superior.




INFORME DEFINITIVO


Los integrantes de la Comisión una vez analizada la propuesta, consideran que recomendarán al Consejo Superior en pleno, que no se modifique el Estatuto de Contratación vigente.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL La respuesta no es aceptada, teniendo en cuenta que los planes de mejoramiento de las vigencias 2006, 2007, 2008, 2009, 2010,2011 y 2012, se ha venido registrando la actualización del Manual de Contratación” Acuerdo 019 de 2005”. Por lo tanto se configura nuevamente un hallazgo de tipo administrativo con cumplimiento de meta en un corto plazo de lo contrario es necesario que el señor rector comunique a las autoridades competentes para que inicie las acciones disciplinarias o sancionatorias a que haya lugar, derivadas del incumplimiento de esta acción que atenta contra los principios de la administración pública al no tenerse actualizado el manual de contratación; a la luz de la normatividad vigente, se ratifica el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CONSEJO SUPERIOR UIS COMODATO UIS Y ASEDUIS CAPITULO BUCARAMANGA DESCRIPCION DE LA OBSERVACION

En el informe de auditoría correspondiente a las vigencias 2009 y 2010, que fue realizada por este ente de control en el año 2011, se evidencio: ASEDUIS, funciona en la casona la Perla de propiedad de la UIS, en el Acuerdo del Consejo Superior de la UIS, N° 008 de Marzo 4 de 1.999, ratifica la decisión del 8 de Marzo de 1.975, en la que se destina la Casona la Perla, como sede permanente de ASEDUIS, y se autoriza al Rector para suscribir el respectivo comodato, en consecuencia existe el Contrato de comodato celebrado entre la UIS y ASEDUIS, firmado el 29 de Mayo de 2.009, con un plazo de cinco ( 5 ), años, el cual estableció en la cláusula segunda que el comodatario se obliga a utilizar el espacio única y exclusivamente a las actividades misionales de ASEDUIS, además el literal f) de la cláusula octava, estipuló a no prestar, parcial o totalmente, las instalaciones para actividades diferentes a las misionales de ASEDUIS. Revisados los estatutos de Aseduis, y el Convenio firmado con la UIS, se observa que no le es permitido a ASEDUIS, entidad privada sin ánimo de lucro, alquilar las




INFORME DEFINITIVO


instalaciones (Casona la Perla) para eventos sociales y que sea esta la que se lucre con los dineros de dichos alquileres de instalaciones de inmuebles públicos. Registrando en el informe el “ HALLAZGO 38 La Universidad Industrial de Santander,

debe revisar si es procedente o no que ASEDUIS, alquile sus instalaciones (Casona la

Perla) y lucrarse con el alquiler del inmueble publico de la UIS” Al realizar seguimiento por este ente de control se evidencia que el actual señor Rector ha gestionado solicitud de entrega del inmueble a la terminación del comodato mayo 29 de 2014, pues no será renovado a partir de su vencimiento, esto es del 29 de mayo del año 2.014, entendiéndose terminado el contrato. OBSERVACION DE AUDITORIA N°21 El actual Rector de la UIS, ha gestionado solicitud de entrega del inmueble, mediante oficio fechado Marzo 26 de 2.014, dirigido al Dr. CANDIDO HUMBERTO AGUILAR RENGIFO, como presidente de la Asociación de egresados de la UIS- Casona la Perla, informándole de la terminación del contrato de comodato que se vence, pues no será renovado a partir de su vencimiento, esto es del 29 de mayo del año 2.014, entendiéndose terminado dicho contrato; así las cosas se tipifica una observación con alcance administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad, con el fin de lograr recuperar este inmueble de la UIS; pues un particular no se puede lucrar con bienes públicos. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Debemos aclarar en principio que, la observación del informe preliminar, como consecuencia de la Auditoria de las vigencias 2009 y 2010 en cuanto a que “un particular no puede lucrarse de bienes públicos”, ya fue superada, pues se llevaron a cabo las acciones del plan de mejoramiento para ser ejecutado en el año 2012, y ASEDUIS dio cumplimiento al contrato de comodato, en cuanto a no realizar actividades prohibidas en el texto del contrato. La situación actual se enmarca en los siguientes hechos: 1. La Universidad celebró contrato de comodato con ASEDUIS CAPÍTULO BUCARAMANGA sobre el inmueble denominado LA PERLA, por un término de duración 5 años contados a partir del día 29 de mayo de 2009, es decir la fecha de vencimiento ocurrió el pasado 29 de mayo de 2014. 2. A la fecha, el inmueble objeto del contrato de comodato no ha sido restituido a la Universidad a pesar de los requerimientos efectuados al comodatario y a pesar del vencimiento del plazo. Se adjunta fotocopia de las comunicaciones (Anexo 38). 3. La falta de entrega del inmueble habilitó a la Universidad para iniciar un proceso de RESTITUCIÓN DE INMUEBLE por vencimiento del plazo, cuyas pretensiones se concretaron en la solicitud de declaratoria de terminación del contrato y la consecuente restitución del inmueble. Así las cosas, la recuperación del inmueble será el resultado de un proceso judicial, el cual ya se inició. Se adjunta la Demanda de Restitución del Inmueble (Anexo 39).”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “la recuperación del inmueble será el resultado de un

proceso judicial, el cual ya se inició. Se adjunta la Demanda de Restitución del Inmueble” . Por lo tanto se ratifica el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad para el respectivo seguimiento por parte de este ente de control TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector 3.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO El sistema de Control Interno está definido en la Ley 87 de 1993, como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando” Esta oficina se constituye en el “control de controles” por excelencia, ya que mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a contribuir a la alta dirección en la toma de decisiones que orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los fines estatales. Es claro que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno y la ejecución de los controles establecidos es una responsabilidad de los encargados de los diferentes procesos de la entidad y no solo de la oficina de Control Interno, a la cual le corresponde desarrollar un papel evaluador y asesor independiente en la materia. El MECI resalta la función de la Oficina de Control Interno, de asesoría y evaluación dentro de un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción; en tal sentido esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la alta dirección radica en tomar decisiones asertivas y en el tiempo indicado. CRONOGRAMAS ANUALES DE AUDITORÍAS

PLAN DE AUDITORÍAS DEL PRIMER SEMESTRE DEL 2011




INFORME DEFINITIVO


Para el primer semestre la Universidad aprobó el Plan de Auditorías, mediante la

Resolución No. 087 del 31 de enero de 2013, el cual tenía como meta lograr el

cubrimiento de ventiuno (21) Unidades Académicas Administrativas, dos (2) sedes

regionales, once (11) programas académicos y una (1) coordinación.

UNIDADES Y EJES AUDITADOS FECHA

Unidad Académico Administrativa 1 Escuela de Ingeniería Civil Febrero 25,26 y 27 de 2013

UAA 2 Escuela de Economía y Administración Marzo 8,11 y 12 de 2013

UAA 3 Escuela de Bactereología y Laboratorio Clínico Mayo 27,28 y 29 de 2013

UAA 4 Escuela de Idiomas Junio 11, 12 y 13 de 2013

UAA 5 Escuela de Trabajo Social

PROGRAMA 1 Tecnología Empresarial y Gestión Empresarial Abril 16,17 y 18 de 2013

PROGRAMA 2 Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial Abril 30, 2 y 3 de mayo 2013

PROGRAMA 3 Bellas Artes Mayo 14, 15 y 16 de 2013

Especialización Médico Quirúrgicas: Julio 30-31 y agosto 1-2 de 2013

PROGRAMA 4 Anestesiología y reanimación

Se realiza auditoría solo al proceso de admisión

PROGRAMA 5 Cirugía General

PROGRAMA 6 Ginecología y Obstetricia

PROGRAMA 7 Medicina Interna

PROGRAMA 8 Oftalmología

PROGRAMA 9 Ortopedia y Traumatología

PROGRAMA 10 Patología

PROGRAMA 11 Pediatría

UAA 6 Escuela de Trabajo Social Febrero 25 y 26 de 2013

UAA Escuela de Economía y Administración Marzo 13 y 14 de 2013

UAA 7 Escuela de Derecho y Ciencia Política Junio 4 y 5 de 2013

UAA 8 Teleuis Mayo 14 y 15 de 2013

UAA 9 Dirección Cultural Abril 17, 18 y 23 de 2013

UAA 10 División de Publicaciones Junio 12 y 13 de 2013

UAA 11 Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Agosto 13 de 2013

UAA Teleuis Mayo 14 y 15 de 2013

UAA 12 Dirección de Certificación y Gestión Documental Junio 19-20 de 2013

UAA 13 Instituto de proyección Regional y Educación a Distancia Febrero 25-26 de 2013

UAA 14 Escuela de Filosofía Marzo 7 y 8 de 2013

UAA 15 Escuela de Ingeniería Mecánica Marzo 14 y 15 de 2013

UAA 16 Relaciones Exteriores Abril 15 y 16 de 2013

UAA 17 Instituto de Lenguas Junio 26 y 27 de 2013

UAA 18 Decanato Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas Mayo 14, 15 y 21 de 2013

UAA 19 Escuela de Diseño Industrial Mayo 14, 15 y 21 de 2013

UAA 20 Decanato Facultad de Ciencias Mayo 31, 5 y 6 de Junio de 2013

Sede Rgnal 1 Sede UIS Barbosa Febrero 21 y 22 de 2013

Sede Rgnal 2 Sede UIS Barrancabermeja Abril 16 y 17 de 2013

UAA 21 Departamento de Educación Fisica y Deportes Marzo 4 y 5 de 2013

Coordinación 1 Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica Junio 11, 12 y 13 de 2013




INFORME DEFINITIVO


PLAN DE AUDITORÍAS DEL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2011

Para el segundo semestre la Universidad aprobó el Plan de Auditoría, mediante la

Resolución No. 1128 de Julio 30 de 2013, el cual comprendió la realización de

auditorías a los diferentes procesos por ejes.

UNIDADES Y EJES AUDITADOS FECHA

UAA 1 Escuela de Biología Agosto 30 y septiembre 2 de 2013

UAA 2 Dirección de Investigación y Extensión de la facultad de Ciencias Septiembre 9 y 10 de 2013

UAA 3 CEDEDUIS Septiembre 23 de 2013

UAA 4 Dirección de Investigación y Extensión de la facultad de Fisicoquímicas Octubre 29 y 30 de 2013

UAA Biblioteca Noviembre 13 y 14 de 2013

UAA División de Planta Fisica Agosto 22, 23 y 26 de 2013

UAA División de Servicios de Información Septiembre 24 de 2013

UAA Vicerrectoría de Investigación y Extensión Agosto 22 y 23 de 2013

UAA Escuela de Educación Septiembre 30 y octubre 1 de 2013

UAA División de Planta Fisica Agosto 22, 23 y 26 de 2013

UAA Escuela de Matemáticas Noviembre 7 y 8 de 2013

UAA Escuela de Ingeniería de Petróleos Septiembre 9 y 10 de 2013

UAA Planeación Agosto 29 y septiembre 3 de 2013

UAA Escuela de física Agosto 14 y 15 de 2013

UAA Escuela de Ingeniería de Sistemas Noviembre 26 y 27 de 2013

Contratos y convenios gestionados por las UAA Diciembre de 2013

Verificado cada informe de auditorías se pudo determinar: Que el sistema de control Interno de la Universidad cumple con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables, realizando un control independiente, de las unidades académico administrativas, sedes regionales y programas académicos a través del equipo auditor, generando mejoras en la Universidad para lograr los resultados de auditoría oportunos con el fin de informar a las UAA correspondientes y tomar las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar, al igual se cumple con el seguimiento respectivo de las auditorías realizadas. (Anexo cuadro)

CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Actualización 8 de Julio de 2014 A continuación se presenta el seguimiento realizado a los planes de mejoramiento fruto de las auditorías internas, su porcentaje de avance y las visitas realizadas durante el año 2014. Estos seguimientos se realizaban bimensualmente y en ellos se evidencia el cumplimiento de los planes de acción establecidos por las unidades. Se presenta un total de 4 planes de mejoramiento con traslado a Control Interno Disciplinario por incumplimiento y 4 que han logrado su cierre eficaz




INFORME DEFINITIVO


AÑO PLAN

PM Programados Avance Disciplinarios Visita 1 Visita 2

20

12

Inventarios 89%

Disciplinario 28-06

Visita 19 de Febrero Disciplinario

Escuela de Quimica

68% prórroga Agosto

2014 visita el 13 de Marzo

10 Julio

Division Bienestar Universitario - Eje Infraestructura 94% Prorroga Junio 14 30 de Junio

20

13

Pri

mer

Sem

estr

e

Escuela de Ingeniería Civil 100% Visita 13 de Feb Cerrado

Escuela de Economía y Administración misional 94% Visita 7 de Febrero 16 de Mayo

Tecnología y Gestión Empresarial 82% Visita 20 de Feb 15 de Mayo

Tecnología y Producción Agroindustrial 67% Disciplinario 28-

06(3act) Visita 25 de Feb Disciplinario

Bellas Artes 75% Visita 18 de Feb 7 de Mayo

Especializaciones Médico Quirúrgicas 10% 7 de Abril

Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico 55% Visita 31 de Enero 5 de Junio

Escuela de Idiomas 40% Visita 24 de Feb 16 de Mayo

Escuela de Trabajo Social 95% Disciplinario 28-

06 (2ACT) Visita 13 de Feb

Disciplinario

Escuela de Economía y Administración 65% Disciplinario 28-

06 (2ACT) Visita 7 de Febrero

16 de Mayo

Escuela de derecho y ciencia política 70% Visita 19 de Feb 13 de Mayo

Dirección de Comunicaciones – Teleuis 83% Visita 20 de Feb 12 de Mayo

Dirección Cultural 92% Visita 21 de Feb 15 de Mayo

División de Publicaciones 85% 27 de Febrero 6 de Mayo

Decanato Facultad de Ingenierias FisicoQuímicas 83% Visita 27 de Feb 6 de Mayo

Escuela de Diseño Industrial 75% Visita 15 de Marzo 29 de Mayo

Coordinación UIS – Guatiguará – Bucarica 63% 8 de Mayo

Sede UIS Barbosa 81% 4 de abril de 2014 10 Julio

Sede UIS Barrrancabermeja 67% 2 de mayo

Departamento de Educación Física y Deportes 100% Visita 17 de Feb Cerrado

Decanato Facultad de Ciencias 53% 7 de mayo

División de Mantenimiento Tecnológico 100% Visita 21 de Feb Cerrado

20

13

Seg

un

do

Sem

estr

e

Escuela de Biología 78% 24 de Febrero 30 de Mayo

Dief de Ciencias 19% 28 de Mayo

CEDEDUIS 100% 17 de Feb Cerrado

Dief de Fisicoquímicas 53% 3 de Marzo 29 de Mayo

Escuela de Educación – Financiero 37% 30 de abril

División Planta Física – Financiero 50% 24 de Feb 27 de Mayo

Matemáticas – Financiero 47% 10 de Marzo 19 Agosto

Ingeniería de Petróleos – Financiero 61% 14 de Mayo 14 de Mayo

Planeación – Infraestructura 20% 14 de Mayo 14 de Mayo

Escuela de Física – Infraestructura 18% 8 de Mayo 22 de mayo

Escuela de Ingeniería de Sistemas – Infraestructura 36% 13 de Mayo 13 de Mayo

3.1.7 LINEA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (TICS) SISTEMAS DE INFORMACIÓN OPORTUNIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN Y SUS REGISTROS




INFORME DEFINITIVO


Los sistemas de información de la UIS, han sido completamente desarrollados por la División de Servicios de Información (DSI) de la UIS, todos ellos responden completamente a los procesos y procedimientos seguidos por la Universidad. En este orden de ideas, la oportunidad de la información para todos los usuarios no solo es instantánea sino que es pertinente para los procesos que se siguen dentro de la Universidad y apoya a la toma de las decisiones necesarias en el momento preciso. Por otro lado, la confiabilidad está asegurada, dado que es bajo los requerimientos de información y operación de los propios usuarios, que han desarrollado cada uno de los módulos de los Sistemas de Información. SISTEMAS MODERNOS DE INFORMACIÓN MANEJADOS EN LA UNIVERSIDAD PARA FACILITAR LA GESTIÓN Y EL CONTROL En la actualidad se está implementado un sistema desarrollado por la DSI denominado SGPUIS, que significa Sistema de Gestión de Proyectos de la UIS. Mediante este producto estaremos controlando y gestionando todos los proyectos de la Universidad, tanto del Banco de Programas y Proyectos de Inversión, como del Programa de Gestión anual. Actualmente, se encuentran en funcionamiento los sistemas Banco de Proyectos y Programa de gestión, adicionalmente algunas unidades están utilizando Project Profesional de Microsoft. SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS RELACIONADO CON EL MANEJO DE LOS RECURSOS, BIENES Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN La UIS cuenta con un desarrollo construído por la DSI que permite a la Universidad hacer el seguimiento a los procesos en cuanto al manejo de los recursos y bienes, se trata del Sistema de Información Financiero, que permite el registro y control en línea de todas las transacciones que integran el movimiento de ingresos y gastos, generando los reportes requeridos por la entidades de control, usuarios internos de la institución, proveedores y clientes externos. El seguimiento a los sistemas de información es constante, cada día se realizan mejoras a los aplicativos, basadas en los requerimientos de nuestros usuarios.

AVANCE DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA DE USO DE TIC. El marco normativo aplicado a la política de apoyo a la formación mediante TIC es el Acuerdo 051 de 2009 y el Acuerdo 277 de 2011 Programa de implementación de la política de apoyo a la formación mediante TIC” El propósito general del programa es contribuir con el desarrollo y la adaptación de la política de TIC en los procesos de formación, a través de estrategias diferenciales y teniendo presente las habilidades y capacidades de los profesores.




INFORME DEFINITIVO


El programa de implementación de la política de apoyo a la formación mediante Tecnologías de la Información y la Comunicación se ha venido desarrollando así: Equipo líder: -Estructura de apoyo. -Vicerrectoría Académica. -Profesores de enlace. -CEDEDUIS. -Admisiones y Registro académico. -División de Servicios de Información. -Administrador de plataforma. Metas de Implementación: 2012-2018 Procedimientos: Diseño y desarrollo de experiencias. Adecuación o adquisición infraestructura. Apoyo al profesor. Niveles de Implementación: N1: Creación de la cultura de uso de TIC N2: Generación de experiencias de apoyo al aprendizaje mediante el uso de TIC N3: Innovación pedagógica CONCLUSION: A la fecha la UIS ha avanzado en el diseño y desarrollo del primero y segundo nivel de implementación como es: -Creación de la cultura de uso de TIC en los procesos de formación. -Generación de experiencias de apoyo al aprendizaje mediante TIC. OBSERVACION DE AUDITORIA N°22 En relación al proceso presupuestal, el Sistema de Información/Manejo presupuestal, permite la generación de diversos reportes, sin embargo estos no facilitan la evaluación, seguimiento y control a la ejecución de los recursos, lo que demanda la realización de ajustes pertinentes y efectivos al mismo (sistema) de tal manera que la información sea integra, adecuada, oportuna y facilite la toma de decisiones y la confiabilidad de la información. Asi mismo en el area financiera, la información generada es muy general, a tal punto que dificulta el análisis individual de las cuentas, por lo tanto la institución debe crear campos que permitan visualizar de manera más detallada la información contable. Por lo anterior se configura una observación con alcance administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


“Es importante resaltar que los sistemas de información de la UIS están en constante mejoramiento, debido a los altos índices de solicitudes de cambio que la misma dinámica de la Universidad ofrece y la actualización de Normatividad tanto interna como externa exige, haciendo que se esté re-pensando constantemente los procesos y procedimientos, y debido a que en un alto porcentaje los procesos están soportados desde el Sistema de Información Financiero, de igual forma los módulos que conforman nuestros sistemas, están en modificación y mejoramiento continuo. Ahora bien, al analizar conjuntamente la División Financiera y la División de Servicios de Información, las dificultades presentadas en algunos momentos y con ciertos reportes durante el trabajo de campo del Equipo auditor, se concluye que estos no pudieron entregarse de manera inmediata porque eran informes específicamente para la División Financiera, hasta la fecha no habían sido una necesidad imperiosa para su operación. Sin embargo, esto no implica que dentro del mejoramiento que se ha venido trabajando, no se puedan construir dichos informes para análisis interno y para una próxima visita de auditoría. Muy válida la observación presentada y dentro del Plan de Mejoramiento se propondrá el análisis tanto interno como externo del Sistema de Información Financiero.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “Muy válida la observación presentada y dentro del Plan de Mejoramiento se propondrá el análisis tanto interno como externo del Sistema de Información Financiero”.Por lo tanto se ratifica el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad para el respectivo seguimiento por parte de este ente de control TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector 3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 CUMPLIMINETO DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS PLAN DE DESARROLLO El Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018 consta de 5 dimensiones: Dimensión Académica; Dimensión del Talento Humano; Dimensión de Bienestar Universitario; Dimensión de Relación con la comunidad internacional, nacional y regional; Dimensión Administrativa y Financiera, 13 objetivos estratégicos y sus




INFORME DEFINITIVO


respectivos indicadores. Con el fin de establecer los compromisos para cada uno de los objetivos que componen el Plan se definió una serie de metas que establecen el resultado a ser alcanzado al finalizar el periodo, sirviendo de referencia para la gestión y seguimiento anual y demás planes internos de corto y mediano plazo de la institución. El Plan de Desarrollo Institucional es ejecutado por las unidades académico administrativas (UAA) a través de los proyectos de gestión e inversión incorporados en el Programa de Gestión Anual y el Programa Operativo Anual de Inversiones (POAI) respectivamente, los cuales hacen parte integral del Presupuesto de Gastos e Inversión para cada vigencia, garantizando los recursos para su cumplimiento. El seguimiento y control de programas y proyectos y los respectivos recursos asignados, se realizan siguiendo los procedimientos establecidos institucionalmente. PROGRAMA ANUAL DE GESTIÓN – PAG 2013 El programa anual de gestión es el conjunto de actividades o compromisos que la Universidad establece para la vigencia de un año, con el fin de dar cabal cumplimiento a objetivos Misionales de la Institución y al Plan de Desarrollo Institucional. CRITERIOS PROGRAMA ANUAL DE GESTIÓN – PAG 2013 El PAG 2013, fue aprobado mediante Acuerdo del Consejo Superior N° 092 de Diciembre 14 de 2012, comprende 276 proyectos, formulados por 55 Unidades Académico Administrativas Y 63 Proyectos con Criterios Especiales, formulados por Dieciséis (16) Unidades Académico Administrativas (UAA), enmarcados dentro de las cinco dimensiones establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018, con un porcentaje de cumplimiento del 92.5% a diciembre 31 de 2013, que de acuerdo a la escala de nivel de cumplimiento se clasifica en nivel alto. Los proyectos incluidos en el PAG 2013, fueron seleccionados de acuerdo a criterios establecidos por el Consejo Académico, considerando que cuyo resultado involucre o impacte a más de una facultad, o a una facultad y al IPRED. ESTRUCTURA PROGRAMA ANUAL DE GESTION El PGA se constituye de acuerdo a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional para el período 2008-2018; el cual se estructura en torno a cinco (5) dimensiones del desarrollo Institucional y los proyectos incluidos en el PAG dependiendo de su alcance están clasificados dentro de estas dimensiones:

DIMENSION PARTICIPACION

TOTAL DE PROYECTOS

INCLUIDOS PGA PORCENTAJE




INFORME DEFINITIVO


PROYECTOS 2013 Académica 143 25 40%

Talento Humano 12 3 5%

Bienestar Universitario 13 6 9%

Relación con la Comunidad

36 10 16%

Administrativa y Financiera

72 19 30%

TOTAL 276 63 100%

PROYECTOS RADICADOS EN EL BANCO DE PROYECTOS VIGENCIAS ANTERIORES E INICADOS EN 2013

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO FECHA DE

RADICACIÓN FECHA DE

APROBACIÓN PRESUPUESTO

APROBADO FECHA DE INICIACIÓN

FECHA DE TERMINACIÓN

ESTADO ACTUAL

NOMBRE DEL SUPERVISOR

Y/O INTERVENTOR

1 RENOVACION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO 2011-2015

2010-11-11 2012-12-14 $ 2,349,980,000 2013-01-16 2015-12-30 EN EJECUCIÓN CARLOS MUÑOZ TRIVIÑO

2 FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INSTITUCIONALES

2011-11-01 2012-12-14 $ 737,100,000 2013-01-16 2014-12-30 EN EJECUCIÓN MAURICIO TARAZONA ALVAREZ

3 LICENCIAMIENTO DE CAMPUS AGREEMENT PARA LA UIS 2010-2015

2009-10-19 2012-12-14 $ 296,000,000 2013-01-16 2015-12-30 EN EJECUCIÓN MAURICIO TARAZONA ALVAREZ

4 RENOVACIÓN DE EQUIPOS DEL CENTIC, FASE 2 2011-11-03 2012-12-14 $ 571,384,000 2013-01-16 2014-12-30 EN EJECUCIÓN MAURICIO TARAZONA ALVAREZ

5 DOTACIÓN DEL LABORATORIO DE CARACTERIZACIÓN DE MATERIALES DE LA ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL

2011-04-06 2012-12-14 $ 2,297,000,000 2013-01-16 2015-12-30 EN EJECUCIÓN

HEBENLY CELIS LEGUIZAMO - GERMAN GARCÍA VERA

6 CREACIÓN DE UNA UNIDAD MULTISERVICIOS PARA EL BIENESTAR PROFESORAL (Fase I)

2011-11-03 2012-12-14 $ 5,800,000,000 2013-01-16

Cancelado. Proyecto redefinido en el Plan de Gestión Rectoral

LIQUIDADO

7 DOTACION DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA SEDE UIS BARBOSA.

2010-12-02 2012-12-14 $ 165,000,000 2013-01-16 2013-12-30 EJECUTADO TATIANA MARTÍNEZ CAMACHO

8 ADQUISICIÓN DE EQUIPOS PARA LAS ASIGNATURAS TEÓRICO PRÁCTICAS OFRECIDAS EN LA UIS SEDE BARRANCABERMEJA

2012-09-03 2012-12-14 $ 225,296,000 2013-01-16 2013-12-30 EN EJECUCIÓN

MARCEL ALEXANDER QUINTERO DUARTE

Académica 40%

Talento Humano 5%

Bienestar Universitario

9%

Relación con la Comunidad

16%

Administrativa y Financiera

30%

PROYECTOS INCLUIDOS PGA 2013




INFORME DEFINITIVO


9

RENOVACIÓN Y ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA LA BIBLIOTECA UIS ALEJANDRO GALVIS GALVIS DE LA SEDE BARRANCABERMEJA - FASE 1

2012-09-04 2012-12-14 $ 175,350,000 2013-01-16 2013-12-30 EN EJECUCIÓN

MARCEL ALEXANDER QUINTERO DUARTE

10 REFORMA Y REESTRUCTURACIÓN DE LAS COLECCIONES DE REFERENCIA Y SUS LABORATORIOS ASOCIADOS

2012-09-05 2012-12-14 $ 800,694,000 2013-01-16 2014-12-30 EN EJECUCIÓN MARTHA PATRICIA RAMIREZ

11 REPOTENCIACIÓN DE LA SUPERCOMPUTADORA GUANE-1

2012-11-29 2013-02-15 $ 800,000,000 2013-02-15 2013-12-30 EJECUTADO CARLOS JAIME BARRIOS

12

READECUACIÓN Y COMPLETAMIENTO DE LABORATORIOS COMO SOPORTE A LA ACTIVIDAD DE INVESTIGACIÓN DE LA ESCUELA DE BIOLOGÍA (FASE 1)

2010-11-19 2013-02-15 $ 240,000,000 2013-02-15 2013-12-30 EJECUTADO IVAN AUGUSTO ROJAS CAMARGO

13 ADECUACIONES PARA LA REMODELACIÓN DEL ÁREA QUE OCUPA LA PISCINA EN LA SEDE BUCARICA

2012-11-29 2013-02-15 $ 252,000,000 2013-02-15 2013-12-30 EN EJECUCIÓN LUIS EUGENIO PRADA

14 MODERNIZACION PEDAGÓGICA Y FÍSICA DEL DEPARTAMENTO DE PATOLOGÍA DE LA ESCUELA DE MEDICINA DE LA FACULTAD DE SALUD UIS

2013-02-05 2013-02-15 $ 640,400,000 2013-02-15 2013-12-30 EN ELABORACIÓN DE PLIEGOS

OLGA MERCEDES CHACON

15 ADECUACIÓN, DOTACIÓN Y REPOSICIÓN DEL GIMNASIO UIS (FASE 2)

2011-03-10 2013-02-15 $ 745,000,000 2013-02-15 2013-12-30 EN EJECUCIÓN

RODOLFO ARANGO SOLANO (Externo)

16

ADECUACIÓN Y DOTACIÓN DE EQUIPOS PARA LOS LABORATORIOS DE EXTRACCIÓN Y PROCESAMIENTO DE MATERIALES DE LA PLANTA DE ACEROS DE LA ESCUELA DE INGENIERÍA METALÚRGICA Y CIENCIA DE MATERIALES

2011-04-08 2013-08-30 $ 1,454,209,000 2013-08-30 2013-12-30 EN EJECUCIÓN DARIO YESID PEÑA

17

ADECUACION Y MODERNIZACION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y TECNOLÓGICA DEL LABORATORIO DE OPERACIONES UNITARlAS Y PROCESOS DE LA ESCUELA DE INGENIERÍA QUIMICA. FASE 1: REPOTENCIACION Y COMPRA DE EQUIPOS

2012-10-09 2013-08-30 $ 1,444,791,000 2013-08-30 2013-12-30 EN EJECUCIÓN DIONISIO LAVERDE

18

AMPLIACIÓN DE LA CAPACIDAD INSTALADA DEL LABORATORIO DE PREPARACIÓN DE MUESTRAS PARA ANÁLISIS PETROGRÁFICO DE LA ESCUELA DE GEOLOGÍA

2011-07-19 2013-08-30 $ 950,000,000 2013-08-30 2013-12-30 EN EJECUCIÓN SAIT KHURAMA VELASQUEZ

19 MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA DE LA ESCUELA DE INGENIERÍA MECÁNICA, FASE 2

2010-10-23 2013-08-30 $ 2,818,885,000 2013-08-30 2013-12-30 EN EJECUCIÓN DAVID ALFREDO FUENTES

20 FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA SEDE UIS GUATIGUARÁ: Construcción del Portal de Acceso, Registro y Control

2013-10-30 2013-11-15 $ 5,063,841,000 2013-11-15 2014-12-30 EN ELABORACIÓN DE PLIEGOS

POR DEFINIR

21

FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA SEDE UIS GUATIGUARÁ: Construcción del primer edificio para las unidades empresariales I+D (GTEC 1)

2013-10-30 2013-11-15 $ 11,110,000,000 2013-11-15 2014-12-30 EN ELABORACIÓN DE PLIEGOS

POR DEFINIR

22 FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA SEDE UIS GUATIGUARÁ: Construcción de la Vía Interna

2013-10-30 2013-11-15 $ 2,816,000,000 2013-11-15 2014-12-30 EN EJECUCIÓN LUIS EUGENIO PRADA

TOTAL 22 PROYECTOS

$ 41.752.930.000

Fuente: Dirección de Planeación Durante la vigencia 2013 se inició la ejecución de 22, proyectos que ascendieron a la suma de $41.752.930.000, el proyecto 6 relacionado en la tabla anterior “CREACIÓN DE UNA UNIDAD MULTISERVICIOS PARA EL BIENESTAR PROFESORAL (Fase I) por valor de $ 5.800.000.000” fue cancelado y este Proyecto fue redefinido en el Plan de Gestión Rectoral, de lo anterior se puede evidenciar que la mayoría de proyectos fueron radicados en la vigencias 2010 y 2011 y solo se iniciaron en la vigencia 2013.




INFORME DEFINITIVO


Por lo señalado anterior, se evidencia que la Universidad ha garantizado los recursos financieros requeridos para la ejecución de su Plan de Desarrollo Institucional en las 5 Dimensiones, situación que se corrobora en el nivel de cumplimiento reportado a la fecha, teniendo en cuenta que su plazo límite es el año 2018, sin embargo la ejecución de inversión en la vigencia 2013 solo alcanzó el 32.93%. OBSERVACION DE AUDITORIA N°23 El comportamiento de la ejecución de ingresos definitiva para la vigencia 2013, fue de $424.094.281.833.16 su recaudo fue del 89.69% por la suma de $ 380.386.784.652.38, quedando un saldo por recaudar de $43.707.497, equivalente al 10.31% de lo presupuestado. El presupuesto de gastos definitivo de la vigencia 2013 fue $424.094.281.833.16 y solo se ejecutó un 38.57% por valor de $ 260.539.696.424.84, quedando un saldo por ejecutar de $163.554.585.408.32 equivalente al 61.43%. Es de resaltar que en la inversión se evidenció que el presupuesto definitivo fue de $175.195.191.173.82, ejecutando solo $ 57.697.544.661.94 es decir el 32.93%, dejando de ejecutar la suma de $117.497.646.511.88 equivalente al 67.07%, lo que demuestra una baja ejecución en la misma de parte del ordenador del gasto, traducida en baja gestión. Es así que se debe estudiar la posibilidad de realizar los respectivos ajustes al plan de desarrollo priorizando la inversión . Configurándose una observación con alcance administrativa ya que se debe cumplir con la función social del ente. Por lo cual se debe incluir dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Al realizar la revisión de los porcentajes de ejecución reportados en el Informe Preliminar sobre lo ejecutado en el presupuesto de gastos definitivo de la vigencia 2013, nos permitimos aclarar que el presupuesto ejecutado fue de $424.094.281.833,16 equivalente al 61.43% y no del 38.57% como lo reporta el informe. En cuanto a los recursos destinados para la inversión, es de advertir que ellos están dirigidos al financiamiento de los proyectos de inversión que hacen parte Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018 (PDI). Es de destacar que la institución se encuentra cumpliendo con los objetivos estratégicos como lo demuestran los indicadores del PDI y que se resumen con la reciente obtención de la renovación de la acreditación institucional de alta calidad. Con el compromiso constante del mejoramiento continuo, en los últimos años se han estado revisando y ajustando los procesos asociados y factores internos y externos que afectan la ejecución de los proyectos inversión. A continuación se relacionan las actividades de mejoramiento que se vienen realizando: INTERNAMENTE 1. Revisión de los procesos asociados a la planificación y ejecución.

2. Revisión de los indicadores de gestión institucional.




INFORME DEFINITIVO


3. Se han estado realizando diplomados en gestión de proyectos de inversión para

directivos, con el fin de cualificar a los ejecutores de las partidas asignadas para financiar

proyectos de inversión.

4. Creación e implementación de un procedimiento para el desarrollo de proyectos de

infraestructura, cuyos costos se estiman por debajo de 50 S.M.M.L.V.

5. Realización de compras globales de elementos y equipos a través de procesos

licitatorios.

6. Aprobación de proyectos constructivos únicamente cuando se cuente con las

licencias de construcción respectivos.

EXTERNAMENTE 1. Gestión semanal de las partidas programadas por la Gobernación de Santander

para inversión en la Universidad, con el fin de que los recursos sean asignados con

prontitud para su ejecución.

2. Mejora en los procesos de gestión de las licencias de construcción con las

curadurías urbanas.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL La respuesta no es válida si tenemos en cuenta que en la inversión se evidenció que el presupuesto definitivo fue de $175.195.191.173.82, ejecutando solo $ 57.697.544.661.94 es decir el 32.93%, dejando de ejecutar la suma de $117.497.646.511.88 equivalente al 67.07%, lo que demuestra una baja ejecución en la misma de parte del ordenador del gasto, traducida en baja gestión. Es así que se debe estudiar la posibilidad de realizar los respectivos ajustes al plan de desarrollo priorizando la inversión. Confirmándose como hallazgo administrativo ya que se debe cumplir con la función social del ente. Por lo cual se debe incluir dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector 3.2.2 SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADVERTENCIA

NUMERO CONTROL DE ADVERTENCIA

TEMA CONTROL DE ADVERTENCIA GESTIÓN ADELANTA EN ATENCIÓN A LOS

CONTROLES DE ADVERTENCIA POR PARTE DEL MUNICIPIO

004-2014

Dirigido al Rector de la Universidad Industrial de Santander - UIS, por un posible daño fiscal debido a las deficiencias y mala calidad de los estudios y diseños para la

La Rectoría de la Universidad, mediante comunicación D1400746 dió respuesta al oficio de la Contraloría de la referencia, e informó las acciones y medidas adoptadas por la Universidad sobre el




INFORME DEFINITIVO


Construcción del Nuevo Estadio Daniel Villa Zapata del Municipio de Barrancabermeja, que corresponde al contrato interADMINISTRATIVA No.1059 de 2010, celebrado entre el Departamento de Santander y la UIS.

particular. A la fecha no se ha recibido respuesta o requerimiento adicional por parte de la Contraloría Departamental.

003-2014

Dirigido al Rector de la Universidad Industrial de Santander - UIS, por un posible daño fiscal debido a las deficiencias y mala calidad de los estudios y diseños para la Construcción de la Unidad Materno Infantil del Sur, que corresponde al contrato interADMINISTRATIVA No.1059 de 2010, celebrado entre el Departamento de Santander y la UIS.

La Rectoría de la Universidad, mediante comunicación D14 - 0745 del 31 de enero de 2014 y D-14-02378 del 04 de marzo de 2014, dió respuesta a los oficios de la Contraloría de la referencia. A la fecha no se ha recibido respuesta o requerimiento adicional por parte de la Contraloría Departamental.

003-2013 Establecer lineamientos de la función misional del proyecto Campo Escuela, convenio UIS - ECOPETROL

La Rectoría de la Universidad, mediante la comunicación D13-04180 dió respuesta al oficio de la Contraloría General de Santander, informando las acciones que a la fecha se habían adelantado por parte de la Dirección de la Universidad, sobre el asunto objeto de control de advertencia. A la fecha no se ha recibido respuesta o requerimiento adicional por parte de la Contraloría General de Santander. Se anexa reporte de la Asesora Jurídica de la Universidad acerca de las gestiones realizadas de abril de 2013 a la fecha para contrarrestar el riesgo de perder el Convenio suscrito entre ECOPETROL y la UIS (CAMPO ESCUELA COLORADO)

008-2011 Retención Estampillas Departamentales

EL día 14 de Julio de 2011 se remitió comunicación al Contralor General de Santander anexando Copia de la resolución No. 008145 de mayo 31 de 2011 por la cual se resuelve revocar parcialmente el Artículo primero de la Resolución No. 3447 del 31 de Marzo de 2009, para EXCLUIR de la obligación de realizarse retención y recaudo de las Estampillas Departamentales a la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. Se anexa carta remitida (5 folios)

016-2011 Declaración de Estampillas

EL día 14 de Julio de 2011 se remitió comunicación al Contralor General de Santander anexando Copia de la resolución No. 008145 de mayo 31 de 2011 por la cual se resuelve revocar parcialmente el Artículo primero de la Resolución No. 3447 del 31 de Marzo de 2009, para EXCLUIR de la obligación de realizarse retención y recaudo de las Estampillas Departamentales a la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. Se anexa carta remitida (5 folios)

017-2011 Adiciones mayores al 50% en contratos

- Comunicación del 23 de Noviembre de 2011 a la Doctora Leydy Viviana Mojica donde plasma en materia contractual un régimen especial y propio en virtud del desarrollo del artículo 69 de la Constitución Política, que garantiza la autonomía universitaria y autoriza al legislador para expedir un régimen especial aplicable a las universidades estales, lo que permite que se rijan por disposiciones distintas de las que se consagran en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993. - Respuesta del 14 de Diciembre del 2011 de la Doctora Leydy Viviana Mojica al Rector Jaime Alberto Camacho donde refuta la anterior comunicación y aclara que, si bien es cierto la Universidad a través del consejo superior ha autorizado al sr. Rector para adicionar contratos en más del 50%, los acuerdos del consejo superior no pueden infringir la Constitución Política, la autonomía no implica exonerar a las universidades públicas de todo punto de contacto con el Estado, en cuanto reciben y se nutren de recursos públicos. No obstante por tratarse de servidores públicos la autonomía universitaria no debe entenderse al punto




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de sustituir las funciones propias del legislador, pues esta es una atribución que está limitada por la constitución, por lo tanto se dejan en firme lo expuesto en la función del Control de Advertencia. - Comunicación del Ministerio de Educación Nacional de fecha 22 de mayo de 2012, donde se solicitó a la oficina Asesora Jurídica de ese Ministerio , concepto sobre el control de advertencia y expresan lo siguiente: “que en virtud de las funciones de inspección y vigilancia asignadas a esta subdirección mediante decreto 5012 de 2009, de manera comedida le solicitamos, que dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de esta comunicación, adopte los correctivos necesarios frente al estatuto de contratación universitario y frente a las adicione contractuales mayores al 500 % del valor inicial de los contratos y los informe a esta subdirección”. - Adicionalmente, en el Reporte de Avance al Plan de Mejoramiento -Contratación- a Junio 30 de 2013 suscrito con la Contraloría General de Santander vigencia 2011 enviado el día 16 de Julio de 2013 (D13-08916) el Señor Rector informa: "Dentro de la propuesta a presentar al Consejo Superior se tiene retirar el parágrafo correspondiente a la adición mayor al 50% del valor inicial del contrato. Se advierte que ningún contrato de la presente vigencia se adiciona en más del 50%".

CONCLUSIÓN En la evaluación que se realizó a los Controles de Advertencia, una vez analizada la atención dada por la UIS registrada en el cuadro anterior, se evidenció las gestiones efectuadas por el señor Rector y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, no obstante, es pertinente anotar que este órgano de control, continuará con el respectivo seguimiento a las acciones administrativas que están en ejecución, emprendidas con base en los Controles de Advertencia. 3.2.3 TRAMITE QUEJAS DENUNCIA N° DPD-14-0042 HECHO DENUNCIADO La denuncia fue interpuesta por. Diana Maritza Castillo Serrano, por presuntas “irregularidades al interior del manejo dado por parte de los miembros de la Junta

Principal CAPRUIS, toda vez que podrían haber incurrido en detrimento patrimonial como consecuencia de la multa de $590 millones de pesos que tienen que pagar con ocasión de la violación en la contratación laboral, contraria a la normatividad correspondiente,

entre otras anomalías” VERIFICACION DE LOS HECHOS La Caja de Previsión Social de la UIS “CAPRUIS”, es una entidad de previsión social y prestadora de servicios de salud, sin ánimo de lucro, creada mediante Acuerdos Nos. 017 de 1970 del Consejo Superior Universitario y 150 de 1970 del Consejo Directivo de la Universidad Industrial de Santander, como un Fondo Delegatario de la UIS, con patrimonio y rentas propias, representado judicial y




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extrajudicialmente por su Gerente. CAPRUIS tiene personería Jurídica según Resolución No. 0211 del 26 de noviembre de 1970, de la Gobernación de Santander. El Consejo Superior de la UIS mediante el Acuerdo 024 de 2001, autorizó a CAPRUIS, como entidad delegataria de la Universidad, para administrar su propio Sistema de Seguridad Social en Salud, y dependiente de ella, de conformidad con la Ley 647 de 2001, expedida por el Congreso de la República, que facultó a las Universidades Estatales u Oficiales, para que en uso de la autonomía universitaria organicen un sistema propio de salud para sus funcionarios y pensionados. FONDO DE RESERVA El Fondo de Reserva de CAPRUIS, fue creado mediante Acuerdo No. 70 de noviembre 25 de 1997 y aclarado según el Acuerdo 002 de 1998 del Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Es importante precisar que el Fondo de Reserva, está constituido como un fondo para acumulación de capital, de naturaleza de largo plazo, y cuyo propósito principal es garantizar a futuro, la calidad en la prestación de los servicios de salud a la población usuaria. Origen de los aportes. El Acuerdo No. 002 del 27 de enero de 1998, del Consejo Superior de la UIS, “Por el cual se aclara el artículo 4º del Acuerdo No. 70 del 25 de noviembre de 1997, emanado del Consejo Superior”, estableció que el Fondo de Reserva se financiará con un incremento en los aportes mensuales de salud a cargos de las partes, distribuidos de la siguiente manera: -Dos (2) puntos porcentuales mensuales sobre la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de los empleados y jubilados de la UIS afiliados a CAPRUIS, que asumirá CAPRUIS de sus rentas propias. -Un (1) punto porcentual mensual sobre el valor de la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de los empleados y jubilados de la UIS afiliados a CAPRUIS, a cargo del presupuesto de la UIS, del rubro de Bienestar Universitario, establecido en el artículo 117 de la Ley 30 de 1992. -Medio (0.5) punto porcentual mensual que será asumido por los afiliados a CAPRUIS. De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 070/ 97, el Fondo de Reserva está constituido como un fondo para la acumulación de capital, de naturaleza de largo plazo y cuyo propósito principal es garantizar la calidad en la prestación de los servicios de salud a la población usuaria. Cabe destacar que en ningún momento desde la constitución del Fondo de Reserva, los recursos a éste fondo trasladados: Por la UIS, por los cotizantes a CAPRUIS y por la misma entidad, han sido aplicados al cubrimiento de los gastos




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de funcionamiento de la Caja, en reconocimiento de la naturaleza de este fondo y a lo establecido por el Acuerdo No. 015 de 2005 de la Junta Directiva de CAPRUIS, por el cual se adoptó el Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración de las Inversiones en CAPRUIS. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Se debe tener en cuenta que CAPRUIS, en su condición de entidad dependiente de la Universidad Industrial de Santander, está condicionada por la normatividad que le es aplicable y asume una posición inversionista. Es así que este ente de control realiza el seguimiento a los aportes correspondientes al 1% aportado por la UIS y a la fecha han sido destinados a inversiones en activos financieros de renta fija, a tasa fija o variable, cuyo emisor reconozca calificación de riesgo AAA, así las cosas no existe detrimento al patrimonio, por cuanto todos los gastos que realice CAPRUIS, son recursos propios, pues, la Contraloría General de Santander, solo tiene el control y seguimiento de los gastos realizados con recursos públicos. DPD-13-133 La denuncia fue interpuesta por el señor Fernando Martínez a través de correo electrónico relacionando los siguientes hechos: HECHO DENUNCIADO “Investiguen los derroches de recursos que se están dando en la vicerrectoria administrativa comprando televisores (sic), sofás, neveras y continuos viajes del vicerrector” VERIFICACION DE LOS HECHOS El equipo auditor solicitó relación detallada de los viajes ejecutados por el vicerrector administrativo durante la vigencia 2013, verificando que todas estas comisiones tienen autorización del señor Rector como jefe inmediato del ingeniero Luis Eduardo Becerra Ardila, este ocupa actualmente el cargo de vicerrector administrativo es docente de planta de Ingeniería Industrial, la función administrativa corresponde a una Comisión de Servicios , dentro de las funciones esta hacer docencia, investigación y extensión, además de actividades administrativas, en este sentido es el director de varios proyectos de investigación y extensión a nivel nacional e internacional, proyectos a nivel internacional, como el proyecto SUMA, en el cual participan 22 países de Europa y América Latina, del cual es director a nivel mundial, con este proyecto y como director del mismo debe viajar a cada uno de esos países, el costo de esos viajes es cubierto por la Union Europea, recursos que ya están en la universidad, también es director del proyecto GEFIES, financiados por el MEN, en el cual participan 42 Universidades públicas de Colombia, a las cuales debe visitar frecuentemente para realizar el estado de avance gastos que son cubiertos por el proyecto, estos gastos algunas veces se pagan con recursos de la UIS, pero posteriormente a la liquidación del




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contrato se cubren con los recursos del proyecto, todas las actividades descritas son parte de la función como docente, no como vicerrector administrativo. Como vicerrector administrativo, hace parte de la Comisión Técnica del SUE (sistema universitario estatal) encargada del análisis técnico de financiación de la educación superior, por esa razón la comisión se reúne cada 15 días en Bogotá, esta comisión es la encargada de interactuar con el Ministerio de Educación Nacional. Referente a la compras televisores, sofás, neveras, el equipo auditor verifico que estos se encuentran en las oficinas y sala de juntas de la vicerrectoria y están siendo utilizados no solamente en esta dependencia sino también en la academia. CONCLUSION ENTE DE CONTROL El equipo auditor verifico los informes presentados relacionados con los viajes del señor vicerrector administrativo quien adelanto gestiones como docente y en otros casos como vicerrector tal y como se describió en la verificación de los hechos, así mismo se realizo el seguimiento a las compras de televisores, sofás, neveras que menciona el quejoso, en los cuales no se tipifica ningún daño fiscal competencia de este ente de control. Así mismo esta queja también fue tramitada en la auditoria adelantada por la CGS correspondiente a la vigencia 2012 el cual se encuentra publicado en la página web de CGS HECHO DENUNCIADO “Persona contratada por modalidad de contratación externa está ocupando el cargo de la

jefatura de la sección de comedores, cargo de libre nombramiento y remoción, al parecer el rector esta guardando el cargo y por su naturaleza debió haber sido provista” CONCLUSION ENTE DE CONTROL Lo relacionado con la vinculación de personal en cargos de libre nombramiento y remoción, lo cual no ha generado daño fiscal por lo tanto no es competencia de este ente de control HECHO DENUNCIADO “Personas que son contratadas por contratación externa y también tienen contratos por

OPS ya que si trabajan 8 horas como pueden cumplir con ops de tiempo completo”

VERIFICACION DE LOS HECHOS En el Plan de mejoramiento suscrito con este ente de control se evidenció que en la auditoría adelantada a la vigencia 2012 en "Hallazgo 9 Presunta transgresión al régimen de inhabilidades El equipo auditor pudo verificar que el personal contratado por outsourcing, de la empresa T.I.P, en la vigencia 2012, quienes prestan el servicio de personal profesional y administrativa a la UIS, igualmente y de manera simultánea celebraron contratos directamente con la UIS en la misma vigencia, es decir eran doblemente contratistas de la Universidad. "




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La universidad con el fin de corregir la falencia conformaron la Comisión Ad-Hoc, la cual ha revisado un total de 832 solicitudes de OPS, en cuanto a objeto, período, pagos y entregables, de las cuales ha verificado su viabilidad y que los contratistas no correspondan a funcionarios vinculados con la Universidad, rechazando los casos en que se incumple la reglamentación en materia de contratación estatal. El proceso llevado a cabo para la revisión de OPS consiste en el diligenciamiento de un formato de solicitud remitido a la Comisión, sobre el cual se realiza la revisión correspondiente. Una vez es incluida la OPS en el Sistema de Información Financiero, se genera un bloqueo con el fin de que la Comisión revise nuevamente los términos en que fue incluída la orden y realice el aval o rechazo, según sea el caso. Es importante mencionar que el Sistema de Información Financiero ha estado congelado para las Unidades, desde el 25 de enero de 2014 hasta la finalización de la ley de garantías. CONCLUSION ENTE DE CONTROL A través de la resolución de rectoría N°2003 de Diciembre 18 de 2013, se puede observar el procedimiento para la vinculación de funcionarios en modalidad de empleos temporales, se evidencia formato de solicitud de autorización de contratos con personas naturales. Al igual de los pantallazos del sistema de información financiero donde se evidencia la aprobación o rechazo por la comisión Adhoc de una solicitud de contratación. Igualmente Resolución N° 99 de 2014 por el cual se nombra algunos funcionarios en modalidad de empleos temporales, para tener en cuenta con otra clase de contratación y de esta manera no se incurra en el mismo tiempo de doble contratación como puede ser prestación de servicios y vinculación a la planta temporal. Situaciones que no han generado daño fiscal por lo tanto no es competencia de este ente de control HECHO DENUNCIADO “muchos estudiantes de maestría y doctorado en investigación, los cuales reciben beca de la universidad y debido a ello se les cobra solo dos mínimos ya que deben dedicar tiempo completo al estudio, pero la universidad los contrata por OPS pagándoles beneficios adicionales”

VERIFICACION DE LOS HECHOS La vicerrectora académica mediante oficio de fecha 06 de junio de 2014 suministro a la Jefe de División Financiera de la UIS, una relación detallada de los estudiantes de maestría y doctorado en investigación que se encuentran becados por la universidad y que se encuentran vinculados con OPS, libre nombramiento y/o otra vinculación en la UIS, esta relación corresponde a los estudiante que actualmente poseen crédito condonable consultada en el sistema de información de Recursos Humanos, evidenciándose que los estudiantes becados por la universidad son profesores de cátedra.




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CONCLUSION ENTE DE CONTROL No se ha generado daño fiscal alguna competencia de este ente de control DPQ 13-0014 La denuncia fue interpuesta por el señor Fernando Martínez a través de correo electrónico relacionando los siguientes hechos: HECHO DENUNCIADO “Resolución 1282 de agosto 29 de 2013… Donde se concede comisión de estudios

remunerada al abogado Diego Hernández, quien no cumplía el tiempo necesario para adelantar dicha comisión y adicionalmente dentro de la resolución citan que la capacitación es en alemán es necesaria para el jefe de control interno disciplinario ya que

redundara en el desempeño de sus labores en el cargo” VERIFICACION DE LOS HECHOS Mediante Resolución No. 1282 de agosto 29 de 2013, la Universidad Industrial de Santander concedió comisión de estudios remunerada al abogado Diego Hernando Hernández Velásquez, cursar el programa de formación en el idioma alemán en la UIS a través de la dirección de relaciones exteriores, en convenio con el sistema de intercambio académico alemán _DAAD y el Ministerio de educación nacional, el abogado cursara el programa referido en los horarios semanales de los miércoles de 2 a 4 pm. y viernes de 10 a 12 am. El artículo 64 del Reglamento de Personal Administrativo aprobado por Acuerdo del Consejo Superior No. 074 de 1980, y el artículo 2º.del Acuerdo del Consejo Superior No. 12 de 1982, establecen el requisito de antigüedad mayor a dos años para el funcionario que detenta comisión de estudios remunerada, sin embargo el Acuerdo del Consejo Superior No. 055 del 1º de agosto de 2008 permite la excepción a esta regla, estableciendo la viabilidad de esta comisión para el personal administrativo recién vinculado, como es el caso del abogado Diego Hernández Velásquez, a quien se otorgó la comisión bajo la normativa prevista en este último Acuerdo del Consejo Superior. La Jefe de División de Recursos Humanos manifestó que el fundamento de la comisión concedida al abogado Diego Hernando Hernández Velásquez, para cursar el programa de formación en el idioma alemán corresponde esencialmente al mejoramiento del conocimiento, habilidades y competencias en el desarrollo de su cargo como Director de Control interno Disciplinario, toda vez que atañe a un deber de los servidores públicos, por mandato constitucional, propender por su formación para el mejoramiento y optimización del servicio público, en este caso el ejercicio de la jurisdicción interna disciplinaria de la Universidad Industrial de Santander. La pertinencia del proceso formativo que conlleva la formación en una lengua extranjera como el alemán resulta esencial en tratándose de consultar fuentes bibliográficas en el sistema de responsabilidad disciplinaria cuya fuente corresponde al derecho penal, sistema normativo que se fundamenta en la




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dogmática alemana de responsabilidad, la cual fue incorporada en los ordenamientos de la ley 599 de 2000 y la ley 906 de 2004, que desarrollan el concepto de injusto y de responsabilidad bajo estos preceptos. El derecho disciplinario, si bien corresponde a otro sistema diverso de responsabilidad de los servidores públicos, se nutre en lo esencial del derecho penal, como lo ha establecido la jurisprudencia al tratarse de un sistema sancionatorio. Precisamente bajo esta consideración del mejoramiento de la función pública desde la alta formación de quien la ejerce, el artículo 134 del Reglamento del Personal Administrativo de la Universidad Industrial de Santander prevé: artículo 134 literal a): “Los empleados administrativos de la Universidad tienen derecho a recibir capacitación, para alcanzar los objetivos: a) ampliar los conocimientos, desarrollar habilidades y aptitudes…” CONCLUSION ENTE DE CONTROL El otorgamiento de la comisión al mencionado funcionario, se enmarco dentro de los principios legales, el Acuerdo del Consejo Superior No. 055 del 1º de agosto de 2008, permite la excepción a esta regla, estableciendo la viabilidad de esta comisión para el personal administrativo recién vinculado, como es el caso del abogado Diego Hernández Velásquez, a quien se otorgó la comisión bajo la normativa prevista en este último Acuerdo del Consejo Superior. HECHO DENUNCIADO “Violación a los derechos de autor… presentación de película pirateada” VERIFICACION DE LOS HECHOS El hecho denunciado no es competencia de este ente de control, por cuanto no existe detrimento al patrimonio. CONCLUSION ENTE DE CONTROL No se ha generado daño fiscal alguna competencia de este ente de control HECHO DENUNCIADO “Sería conveniente revisar en sitio las adecuaciones que realizaron a la vicerrectoria administrativa, que parecen mas amoblamiento de un apartamento que de una oficina, ya que está dotada de sillones, televisor de gran tamaño, nevera horno, etc. que ponen entre dicho la austeridad de la universidad”

VERIFICACION DE LOS HECHOS Referente a la compras televisores, sofás, neveras, el equipo auditor verifico que estos se encuentran en las oficinas y sala de juntas de la vicerrectoria y están siendo utilizados no solamente en esta dependencia sino también en la academia. CONCLUSION ENTE DE CONTROL No se ha generado daño fiscal alguna competencia de este ente de control




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HECHO DENUNCIADO “Dado las escogencias a dedo del rector de su personal, solicito se revisen los perfiles de los cargos ocupado por la Jefe de control interno y evaluación de gestión, jefe de control interno disciplinario y de la asistente del rector, para saber si realmente cumplen con los requisitos del cargo “

VERIFICACION DE LOS HECHOS Esta queja también fue tramitada en la auditoria adelantada por la CGS correspondiente a la vigencia 2012, el cual se encuentra publicado en la página web de CGS y se estableció que el Rector es el competente para ejercer la potestad nominataria y no se evidencio daño fiscal. CONCLUSION ENTE DE CONTROL No se ha generado daño fiscal alguna competencia de este ente de control HECHO DENUNCIADO “solicito se revisen las contrataciones realizadas superiores a los 50 salarios mínimos mensuales sin la realización de convocatorias o licitaciones, es decir realizadas de manera directa (a dedo) a partir del agosto de 2013 y se revisen los estudios que se hacen para que se deba contratar con determinada empresa y no con otra”

VERIFICACION DE LOS HECHOS El equipo auditor tomo una muestra selectiva de los contratos ejecutados en la vigencia 2013 mediante las diferentes modalidades de contratación tal y como se registra en la línea de auditoría a la contratación del presente informe, donde se evidencia las observaciones. CONCLUSION ENTE DE CONTROL De la revisión de la contratación se generaron falencias que están registradas en el texto de la línea a la contratación 3.3 CONTROL FINANCIERO 3.3.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 3.3.1.1 Estados Contables SITUACION FISCAL COMPARATIVA 2010 - 2013 En el año 2012 y 2013, la Universidad Industrial de Santander. Presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal,




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debido a que los activos corrientes fueron superiores al pasivo corriente, logrando un superávit fiscal por un valor que asciende a ($233.289.194.000) en el año 2013.


ESTADO DE SITUACION FISCAL

COMPARATIVO

2013 2012 2011 2010

ACTIVO CORRIENTE 312,240,727 300,636,632 264,553,298,299

199,926,199,572

PASIVO CORRIENTE 78,951,533 71,287,595 71,572,766,336

63,813,655,705

SUPERAVIT FISCAL 233,289,194 229,349,037 192,980,531,963 136,112,543,867

Grafica No. 1 Superávit Fiscal

Fuente: SIA y Dpto de Contabilidad

La gráfica muestra un comparativo de la evolución de la situación fiscal de la Universidad Industrial de Santander, donde se observa que desde la vigencia 2010, ha mostrado una tendencia al incremento durante el periodo evaluado, en razón a que los Activos corrientes han sido superiores a las exigibilidades corrientes, permitiendo mostrar superávit fiscal en las vigencias 2010 a 2013 lo que demuestra que la institución no se ha endeudado durante estos cuatro últimos años. Como se observa del análisis de las cifras a la Universidad Industrial de Santander, ha mantenido su situación financiera en los últimos años, debido al crecimiento de los activos a corto plazo, ya que en el periodo 2010-2011 se incrementaron en un 13%, en el periodo entre los años 2012 y 2013 su crecimiento alcanzo 5.6%; mientras que los pasivos corrientes entre las vigencias 2010-2011 aumentaron en 8.3% y entre los años 2012-2013 en un -5.3%. INDICE DE LIQUIDEZ

2010 2011 2012 2013

SUPERAVIT FISCAL, 2013, 233.289.194

SUPERAVIT FISCAL, 2012, 229.349.037 SUPERAVIT

FISCAL, 2011, 192.980.532

SUPERAVIT FISCAL, 2010, 136.112.544

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER SUPERAVIT FISCAL COMPARATIVO

2013 2012 2011 2010




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RAZON CORRIENTE 3.1

3.7

4.0

3.9

Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Contable Grafica No. 2 Razón Corriente


La relación activos corrientes frente a pasivos corrientes refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2013, en $3.9 indicando que la entidad posee $3.9 de activos para suplir cada $1 de pasivo, permitiéndole a la entidad tener un respaldo de liquidez inmediato. La liquidez refleja que los activos corrientes tienen capacidad de hacer frente a sus obligaciones a corto plazo de una manera constante. Se observa que en la vigencia 2009 el índice de liquidez fue un $3.1 pero a partir del 2010 su evolución ha sido positiva mostrando $3.7; en el año 2011 su índice estuvo en $4.0 y finalmente en la vigencia 2013 fue de $3.9, observándose que presenta disminución para esta vigencia comportamiento que la entidad debe tener en cuenta con el fin de evitar un futuro riesgo financiero.

COMPORTAMIENTO HISTORICO NIVEL DE ENDEUDAMIENTO


2010 2011 2012 2013

ACTIVOS 731,625,276,151

841,675,094,917

881,807,769,131

933,888,947,139

RAZON CORRIENTE ,

2010, 3,1

RAZON CORRIENTE ,

2011, 3,7

RAZON CORRIENTE ,

2012, 4,0

RAZON CORRIENTE ,

2013, 3,9


RAZON CORRIENTE COMPORTAMIENTO

2010

2011

2012

2013




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PASIVOS 369,643,360,512 402,886,024,430 417,722,636,317 441,289,020,007

ENDEUDAMIENTO 51 48 47 47 Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero

Grafica No. 3 Endeudamiento

Fuente SIA y Dpto Financiero

El nivel de endeudamiento refleja índices que van desde un 47%, las vigencias 2010 y 2011 y para 2011 subió 1 punto y llego al 48%, en la vigencia 2013 subió al 51%, evidenciando niveles altos de endeudamiento que evidencia promediadamente que está comprometido el 50% de los activos, lo cual le ha permitido efectuar pagos oportunamente en el corto plazo, generando estabilidad financiera, al contar con recursos para operar eficientemente, debido a la buena gestión administrativa de sus ingresos recibidos por el servicio educativo de alta calidad que presta la Universidad. BALANCE GENERAL El Balance General presentado por la Universidad Industrial de Santander, a 31 de Diciembre de 2013, en la rendición de cuenta, se encuentra clasificado y está presentado de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice: “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.”. Descripción y Análisis de los Estados Financieros Con base en los Estados Financieros de la Vigencia 2.013 firmados por el Representante Legal y el Contador Público y reportados en el aplicativo SIA,

51%

48% 47% 47%

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER COMPORTAMIENTO HISTORICO

(Cifras en miles de pesos)

2010 2011 2012 2013




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correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2013 y de acuerdo a información obtenida en trabajo de campo, encontramos la siguiente información financiera.

Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. de Contabilidad

ACTIVOS El Activo de la Universidad Industrial de Santander presenta un aumento del 6% con relación a la vigencia 2012, ocasionado principalmente por los saldos del efectivo, por el aumento de los deudores y los ingresos que presenta la cuenta de Propiedad Planta y Equipo, se encuentra representado en corriente y no corriente especialmente por el comportamiento que presenta los deudores y las inversiones que son manejadas a corto y largo plazo.

Corriente

EFECTIVO 80,339,732,376 49,566,667,584 71,817,301,911 32,486,834,986 62

INVERSIONES 134,269,572,486 138,746,608,918 109,677,412,730 82,576,582,559 -3

DEUDORES 62,567,164,870 75,388,649,599 56,101,730,240 52,813,579,128 -17

INVENTARIOS 589,486,028 568,862,759 538,832,604 470,015,559 4

OTROS ACTIVOS 34,474,770,894 36,365,842,988 26,418,020,814 31,579,187,340 -5

Total 312,240,726,654 300,636,631,848 264,553,298,299 199,926,199,572 4

No Corriente

INVERSIONES 347,401,200 320,557,625 320,557,625 320,557,625 8

DEUDORES 97,784,472,192 76,243,948,831 71,334,935,509 38,526,833,310 28

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 156,183,664,055 134,853,383,262 120,123,533,242 106,864,855,678 16

OTROS ACTIVOS 238,544,274,887 240,964,839,414 256,554,362,091 256,914,833,993 -1

BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES 2,365,044,360 2,365,044,360 2,365,044,360 2,365,044,360 0

VALORIZACIONES 126,423,363,791 126,423,363,791 126,423,363,791 126,706,951,613 0

Total 621,648,220,485 581,171,137,283 577,121,796,618 531,699,076,579 7

TOTAL ACTIVO 933,888,947,139 881,807,769,131 841,675,094,917 731,625,276,151 6

PASIVO

Corriente

CUENTAS POR PAGAR 24,901,788,442 26,270,938,871 21,585,712,351 21,522,389,054 -5

OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL 12,342,220,665 10,506,646,877 8,917,459,039 10,066,554,748 17

OTROS BONOS Y TITULOS EMITIDOS 0 3,271,748,000 0 0 -100

PASIVOS ESTIMADOS 41,704,498,674 31,208,140,407 41,066,556,017 32,169,575,002 34

OTROS PASIVOS 3,025,006 30,121,310 3,038,929 55,136,901 -90

Total 78,951,532,787 71,287,595,465 71,572,766,336 63,813,655,705 11

No Corriente

CUENTAS POR PAGAR 0 260,452,619

OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL 15,285,676,241 15,894,652,097 15,105,583,514 16,118,839,302 -4

PASIVOS ESTIMADOS 347,051,810,979 330,540,388,755 316,207,674,580 289,450,412,886 5

Total 362,337,487,220 346,435,040,852 331,313,258,094 305,829,704,807 5

TOTAL PASIVO 441,289,020,007 417,722,636,317 402,886,024,430 369,643,360,512 6

PATRIMONIO

CAPITAL FISCAL 325,035,888,353 299,962,667,179 222,872,944,509 171,269,953,038 8

RESULTADOS DEL EJERCICIO 28,667,708,007 25,243,896,554 77,089,722,670 51,602,991,471 14

SUPERAVIT POR DONACION 12,432,849,981 12,415,088,290 12,403,039,517 12,402,019,517 0

SUPERAVIT POR VALORIZACIONES 126,423,363,791 126,423,363,791 126,423,363,791 126,706,951,613 0

PATRIMONIO INSTITUCIONAL

INCORPORADO 40,117,000 40,117,000 0 0 0

Total Patrimonio 492,599,927,132 464,085,132,814 438,789,070,487 361,981,915,639 6

Total Pasivo y Patrimonio 933,888,947,139 881,807,769,131 841,675,094,917 731,625,276,151 6

Deudoras 20,778,326,632 17,850,416,140 16,087,155,384 15,121,642,572 16

Acreedoras 34,906,712,822 45,700,526,936 50,794,473,904 31,922,477,747 -24

CUENTAS DE ORDEN 55,685,039,454 63,550,943,076 66,881,629,288 47,044,120,319 -12


BALANCE GENERAL

A 31 DICIEMBRE DE 2013-2012-2011-2010

%

VARIACIÓN

2013-2012ACTIVO 2013 2012 2011 2010

(Valores en pesos)




INFORME DEFINITIVO


PASIVOS Los pasivos de la Universidad Industrial de Santander presentaron un aumento del 6% con relación a la vigencia 2012 y se encuentran conformados por las Cuentas por Pagar, las obligaciones laborales y los pasivos estimados, de igual manera se encuentra representado en corriente y no corriente debido al comportamiento de las obligaciones laborales que se encuentran clasificadas a corto y largo plazo PATRIMONIO El Patrimonio lo incrementa principalmente el Capital Fiscal y el Resultado del Ejercicio de la vigencia 2013 que fue positivo, presenta un aumento del 6% con relación a la vigencia 2012.

BALANCE GENERAL COMPARATIVO


2010 2011 2012 2013

ACTIVOS

731,625,276

841,675,095

881,807,769

933,888,947

PASIVOS

369,643,361 402,886,024 417,722,636 441,289,020

PATRIMONIO

361,981,916 438,789,070 464,085,133 492,599,927


Como se puede evidenciar de manera comparativa desde la vigencia 2010 la Universidad Industrial de Santander presenta unos estados financieros sólidos por cuanto sus activos han venido ascendiendo pero de igual manera en cuanto los pasivos se observan compromisos aproximadamente del 50% del total de sus activos de manera constante, con relación al patrimonio ha venido incrementando debido a las donaciones que recibe del gobierno nacional. EFECTIVO

2010 2011 2012 2013

ACTIVOS 731.625.276 841.675.095 881.807.769 933.888.947

PASIVOS 369.643.361 402.886.024 417.722.636 441.289.020

PATRIMONIO 361.981.916 438.789.070 464.085.133 492.599.927

ACTIVOS , 2010, 731.625.276

ACTIVOS , 2011, 841.675.095

ACTIVOS , 2012, 881.807.769

ACTIVOS , 2013, 933.888.947

PASIVOS , 2010, 369.643.361

PASIVOS , 2011, 402.886.024

PASIVOS , 2012, 417.722.636

PASIVOS , 2013, 441.289.020

PATRIMONIO , 2010,

361.981.916

PATRIMONIO , 2011,

438.789.070

PATRIMONIO , 2012,

464.085.133

PATRIMONIO , 2013,

492.599.927

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER COMPARATIVO DEL BALANCE GENERAL

(Valores en miles de pesos)




INFORME DEFINITIVO


CAJAS PRINCIAL Y MENORES La Universidad Industrial de Santander dentro de su efectivo maneja caja principal, cajas menores y fondos fijos renovables de la siguiente manera: RELACION DE CAJAS MENORES

NOMBRE CENTRO DE COSTO

SALARIOS MINIMOS No. CAJA MENOR VALOR CAJA MENOR

División de Servicios Generales – Sede Guatiguara 5

105

$2.947.500

Dirección Cultural 2 103 $1.179.000

División de Servicios de Información 3 124 $1.768.500

Seccional UIS Barrancabermeja 10 114 $5.895.000

Seccional UIS Socorro 10 115 $5.895.000

División de Mantenimiento Tecnológico 5 116 $2.947.500

Escuela de Nutrición 3 118 $1.768.500

Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico 3

119

$1.768.500

Instituto de Lenguas 2 120 $1.179.000

Sede UIS Málaga 10 123 $5.895.000

Sección Comedores y Cafetería 1 129 $ 589.500

Laboratorio de Inmunología y Biología Molecular 1

130

$ 589.500

RELACION DE FONDOS FIJOS RENOVABLES

NOMBRE DEL FONDO FIJO

RENOVABLE

S.M.L.V

VALOR F.F.R.AÑO 2013 S.M.L.V FONDO EFECTIVO

VALOR FONDO EFECTIVO

F.F.R. DE SERVICIOS (planta física)

61 $ 35.959.500 6

$3.537.000

F.F.R. A.T.C. $ 308.846 $ 0.00

F.F.R. PUBLICACIONES 15 $ 8.842.500 5 $2.947.500

F.F.R. DIVISION FINANCIERA 80 $ 47.160.000 6 $3.537.000

F.F.R. PASAJES 180 $106.110.000 6 $3.537.000

F.F.R. DIRECCION DE COMUNICACIONES

10 $ 5.895.000 3

$1.768.500

Las Cajas Menores son en su totalidad 12 las cuales son legalizadas a diciembre 31 de cada año, mientras que los fondos fijos renovables son creados por el Consejo Superior quien es la máxima autoridad de la UIS, pero de igual manera es para manejar dineros en efectivo, sin legalizarse.

OBSERVACION DE AUDITORIA N°24 Unificación legalidad de Actos Administrativos de Fondos Fijos Renovables

De lo anteriormente expuesto se pudo observar que a pesar que los Fondos Fijos Renovables deben ser aprobados por el Consejo Superior mediante acuerdo No. 157 de diciembre 19 de 1989, se pudo observar que la modificación realizada al Fondo Fijo Renovable de la División Financiera y la creación del Fondo Fijo Renovable para la adquisición de pasajes terrestres y aéreos nacionales e




INFORME DEFINITIVO


internacionales de la Universidad Industrial de Santander son realizados por el Rector de la Universidad, por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para plan de mejoramiento con el fin de que unifique la legalidad de estos actos administrativos RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Si bien es cierto, el documento referenciado en el Informe Preliminar de Auditoría, esto es, el Acuerdo del Consejo Superior No. 157 de 1989, “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 114 de octubre 14 de 1989 de este consejo”, y en particular su documento anexo de “Creación de Fondos Rotatorios - Proyecto” menciona que “todo Fondo Rotatorio debe ser creado mediante Acuerdo del Consejo Superior” es importante aclarar que el Estatuto Presupuestal de la Universidad expedido mediante Acuerdo Superior No. 08 del 2000 y vigente por el Acuerdo Superior No. 67 de 2003 “por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal para la Universidad Industrial de Santander”, en su Artículo 58 referente a Cajas Menores, Fondos Fijos Renovables y Anticipos define que “el Rector expedirá la reglamentación pertinente para la constitución y funcionamiento de las cajas mejores, los fondos fijos renovables, la utilización de anticipos, por parte de las Unidades Académicas o Administrativas que lo requieran”. Por lo anterior, la unificación de legalidad de los actos administrativos de los Fondos Fijos Renovables, ya se encuentra establecida en el Estatuto General.” CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado el grupo auditor no acepta las mismas por cuanto si bien es cierto que se encuentra reglamentado como lo explican en su respuesta estos fondos fueron creados para manejar dineros para eventos que requieren ser agilizados pero de igual manera el Concejo Superior debe ejercer un control a estos y en cuanto a que ya se encuentra unificada la legalidad de los actos administrativos en el Estatuto General durante el trabajo de campo no se evidenció, por tal motivo se confirma el presente hallazgo administrativo para Plan de Mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector SONIA CRISTINA GARCIA RINCON Jefe División Financiera BANCOS:

OBSERVACION DE AUDITORIA N°25

Cuentas Bancarias Inactivas

Revisada la Cuenta de Bancos y según el Auxiliar de Bancos a Diciembre 31 de 2013, relación allegada por parte de la Tesorería de la Universidad Industrial de Santander presenta cuentas sin movimiento desde la vigencia 2008 y que




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corresponden a Convenios ejecutados de vigencias anteriores y otros conceptos algunas están con requerimientos específicos que deben ser analizadas y debidamente depuradas, aplicando los procedimientos establecidos dentro del proceso para la sostenibilidad contable, establecida en Colombia, toda vez que existen cuentas bancarias con saldos que se deben verificar y realizar la gestión para su devolución o ingreso a la Institución. Por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para ser incluida dentro de un Plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Al revisar nuevamente la información con ocasión de la presente observación se encontró que en la información reportada a la Contraloría durante el ejercicio de Auditoría sobre las cuentas bancarias, el sistema de información no estaba actualizando la fecha de registro del último movimiento, razón por la cual se reportaron varias cuentas inactivas que ya no debían aparecer pues se habían cancelado con anterioridad. Verificada la información se detectó que a Diciembre 31 de 2013, solo existían dos cuentas inactivas que son las siguientes: *Corbanca UIS-Invias, cuenta corriente Nro. 104000112, la cual no se ha cancelado por cuanto la Unidad presentaba inconvenientes en la legalización del proyecto y no han reportado mediante comunicación escrita la cancelación de la cuenta creada para tal fin. *Davivienda Conv. Gobernación-UIS Proyecto Fortalecimiento programas de regionalización, cuenta de ahorros Nro. 107521809, no se ha cancelado por cuanto la Unidad no ha informado de la finalización del proyecto. De acuerdo con lo conversado con la Unidad, se procederá de manera inmediato a la revisión de cancelación.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Revisada la contradicción presentada por el ente auditado el grupo auditor no acepta las explicaciones presentadas por cuanto la información revisada se encuentra reportada en el SIA, por tal motivo se Confirma el presente hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente hasta que en la próxima auditoria se pueda verificar las correcciones al respecto. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector MARGY STELLA REY LESMES Tesorera UIS INVERSIONES Las inversiones Administración de Liquidez en Títulos de Deuda están representados principalmente en CDT y Cartera Colectiva; las inversiones Patrimoniales en entidades no controladas están representadas en cuotas partes de interés social en FODESEP y en acciones de la empresa Fertilizantes Colombianos S.A.; y las inversiones Patrimoniales en Entidades en Liquidación está representado por acciones en el Fondo Ganadero de Santander S.A en liquidación-FOGASAN.




INFORME DEFINITIVO


La Universidad Industrial de Santander tiene invertido el 43% del total de Activo Corriente en Certificados de Depósito a Término y en Cartera Colectiva por cada uno de los Fondos de la siguiente manera: FONDO COMÚN 12/30/2013 $2.000.000.000

LEASING CORFICOLOMBIANA 12/30/2013 $2.000.000.000

BOGOTA 12/30/2013 $600.000.000

BANCO GNB SUDAMERIS 12/30/2013 $1.500.000.000

FONDO AJENO


BOGOTA 12/30/2013 $2.500.000.000

CAJA SOCIAL 12/12/2013 $1.500.000.000

HELM BANK $1.000.000.000

COLPATRIA 12/30/2013 $1.300.000.000

BANCO SUDAMERIS 12/12/2013 $3.500.000.000

HSBC COLOMBIA S.A. 12/12/2013 $ 500.000.000

OCCIDENTE 12/10/2013 $3.000.000.000

FONDO PATRIMONIAL

HELM BANK 12/12/2013 $1.081.924.025

FONDOS Y RENTAS ESPECIALES

CAJA SOCIAL 12/05/2013 $3.600.000.000

HELM BANK $7.320.830.812

COLPATRIA 12/30/2013 $13.200.000.000

BANCO SUDAMERIS 12/30/2013 $2.000.000.000

HSBC COLOMBIA S.A. 12/12/2013 $3.500.000.000

BANCO PICHINCHA 12/31/2013 $2.500.000.000

CORBANCA 12/10/2013 $5.500.000.000


COOMULTRASAN 12/09/2013 $6.300.000.000

BOGOTA 12/31/2013 $1.500.000.000

FONDO ESTAMPILLA PROUIS

LEASING CORFICOLOMBIANA 12/31/2013 $ 2.000.000.000

CCA OCCIRENTA 12/30/2013 $ 0.

BOTOTA 12/31/2013 $ 1.500.000.000

CAJA SOCIAL $ 1.500.000.000

HELM BANK 12/31/2013 $ 5.000.000.000

COLPATRIA 12/05/2013 $ 2.000.000.000

BANCO SUDAMERIS 12/30/2013 $ 5.500.000.000

HSBC COLOMBIA S.A. 12/12/2013 $ 3.500.000.000

BANCO PICHINCHA S.A. 12/31/2013 $ 4.000.000.000

CORBANCA 12/31/2013 $10.500.000.000

TOTAL INVERTIDO EN CDTS $103.402.754.837 CARTERA COLECTIVA FONDO FECHA VALOR

Fondo Común A 31/12/2013 $2.914.225.058,45

Fondos Ajenos A 31/12/2013 $6.971.727.153,26

Fondo Patrimonial A 31/12/2013 $ 369.290.754,46

Fondos y Rentas Especiales A 31/12/2013 $7.646.080.433,35

Fondo Estampilla Prouis A 31/12/2013 $12.965.494.249,28

TOTAL CARTERA COLECTIVA $30.866.817.648.80




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OBSERVACION DE AUDITORIA N° 26

Baja gestión de inversión de recursos del Fondo Estampilla ProUIS De esta cuenta se pudo observar que especialmente en cuanto al Fondo de Estampilla ProUIS tiene un total de Inversiones por valor de $35.500.000.000, y en Carteras Colectiva presentó un saldo de $12.965.494.249,28, teniendo en cuenta que estos recursos deben ser invertidos como lo establece el Artículo 2 de la Ley 1216 del 16 de julio de 2008: los recursos se utilizaran el 30% para mantenimiento o ampliaciones de la actual planta física, compra de materiales y equipos de laboratorio dotación, 20% para dotación y adecuación de la planta física de Guatiguará, Piedecuesta la cual se destinara al establecimiento de centros de investigación y programas de pregrado, posgrado y doctorado, 30% para el establecimiento de regionalización de la UIS en la provincia santandereana, 10% para adquisición de textos básicos y publicaciones periódicas de acuerdo con las prioridades establecidas por el Consejo Superior de la UIS y 10% para programas específicos que tiendan a elevar el nivel científico de la Universidad y teniendo en cuenta que es esta una entidad pública debe invertir sus recursos para mostrar una rentabilidad social, por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad toda vez que estos dineros no se reciben para recibir rentabilidad sino para invertirlos como lo establece la Ley. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La Sección de Recaudos de la División Financiera se encarga de manera permanente de realizar el seguimiento a la distribución (UIS-UTS-UNIPAZ) hecha por la Gobernación de Santander de los recursos provenientes del recaudo de Estampilla PRO-UIS, orientada a la financiación de los proyectos de inversión establecidos en la Ley 1216 del 16 de julio de 2008. No obstante, las partidas aprobadas por la Universidad para financiar los proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo Institucional se asignan de acuerdo con los siguientes procedimientos:

Procedimiento para la elaboración del programa operativo anual de inversiones de la Universidad Industrial de Santander (procedimiento PPI.04), el cual tiene como propósito determinar los proyectos a financiar con recursos del presupuesto general de la Universidad que aplica a todos los proyectos de inversión registrados y viabilizados en el Banco de Proyectos de Inversión de la Universidad.

Procedimiento para la formulación y viabilización de proyectos propuestos por las Unidades Académico Administrativas en el BPPI UIS (procedimiento PPI.05).

En la respuesta a la observación No. 23 se explica lo relación con la gestión de los recursos de inversión. En la actualidad, la Universidad se encuentra realizando ajustes en sus procesos con el propósito de elevar los índices de ejecución de los recursos de estampilla e inversión en general.”





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Revisadas las contradicciones allegadas por el ente auditado el grupo auditor puede establecer que el presente hallazgo administrativo es aceptado por tal motivo se Confirma para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector SONIA A. ROMAN CORREDOR Jefe Sección Recaudos DEUDORES Representa el valor de los derechos de cobro a favor de la Universidad, originados en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal y de otras actividades que representan derechos. En la parte corriente los valores más significativos de los deudores corresponde a las Transferencias por Cobrar a la Nación $114.118.109 y al Departamento de Santander $29.201.054.600; los Otros Deudores por concepto de cuotas partes pensionales a las diferentes entidades, las cuotas por concurrencia del pasivo pensional y de cesantías del Departamento de Santander con vencimiento menor a un año, el valor del pagare No. D484-701 a cargo del Departamento de Santander por 3.475.202.954 con vencimiento el 25 de junio de 2014; los Avances y Anticipos entregados sobre compras de bienes $2.290.536.089 y sobre Contratos de obra y de servicios $5.487.760.369; y la Prestación de Servicios por concepto de matrículas y facturación por servicios. En el no corriente el valor de los deudores está representado por la porción de la cuenta de Otros Deudores cuyo valor corresponde a la Nación con $73.862.594.963 y al Departamento de Santander con $23.921.877.229 por concepto de la concurrencia inicial en el cálculo actuarial y sus respectivas actualizaciones. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 27 Gestión de recaudo e inversión de donación del Banco Santander De este grupo se pudo observar que existe el pagaré No. D484-701 a cargo del Departamento de Santander por $3.475.202.954 con vencimiento el 25 de junio de 2014; que corresponde a una donación del Banco de Santander a la Universidad Industrial de Santander la cual debe hacerla efectiva la Gobernación de Santander, a la fecha la deuda se encuentra reconocida por parte de la Gobernación pero no existe una fecha de cuando la UIS recibirá estos dineros, por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para plan de mejoramiento con el fin de que se siga haciendo la gestión necesaria para recuperar estos dineros. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




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“En atención a la observación de la deuda del Departamento, se precisa que la Universidad Industrial de Santander realizó el cobro de las cuentas pendientes de pago durante el año 2013 a través de las comunicaciones D13-02086 de febrero 25 /2013 y D13-9156 de julio 19/2013 las cuales se adjuntan (Anexo 40). Asimismo, teniendo en cuenta el vencimiento del Pagaré # D484-701 endosado por el Banco Antioqueño hoy Banco CORPBANCA a la Universidad Industrial de Santander, el pasado 25 de junio de 2014, se envió comunicación al Departamento de Santander radicado D14-09749 de fecha 22 de julio de 2014, solicitando el pago de dicho pagaré por valor de TRES MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS DOS MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($3.475.202.954) (Anexo 41).”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado el grupo auditor no las acepta por cuanto aunque la Universidad Industrial de Santander ha realizado gestiones para recibir dichos dineros no hay una fecha establecida de cuando sucederá esto, por tal motivo se Confirma el presente hallazgo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá la entidad con metas a corto plazo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector SONIA CRISTINA GARCIA RINCON Jefe División Financiera OBSERVACION DE AUDITORIA N° 28 Baja Gestión de la Cartera de Bienes Inmuebles en arrendamiento De igual manera se pudo evidenciar que dentro del grupo de los deudores existen deudas por arrendamientos de unos bienes inmuebles que son de propiedad de la UIS, los cuales vienen con una cartera morosa que oscila entre los 184 días hasta los 5100 días los cuales la entidad debe hacer gestión con el fin de recuperar estos dineros, por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La Universidad Industrial de Santander ha reglamentado a través del Manual de normas y procedimientos el mecanismo para el recaudo de cartera de la UIS, cuyo objetivo consiste en establecer orientaciones precisas para el cobro persuasivo y jurídico de la cartera de la Universidad que permita documentar, desarrollar y fortalecer las habilidades administrativas del personal de las Unidades Académico Administrativas. De esta manera, los trámites establecidos por la UIS para el recaudo de la cartera están orientados al cobro persuasivo a través de los responsables de las Unidades Académico




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Administrativas generadoras de la obligación y el cobro jurídico que se adelanta mediante la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad. Igualmente, mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 070/2006, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en donde algunas de sus funciones están orientadas la depuración de partidas contables. Respecto a la información señalada por la Contraloría sobre los cánones de arrendamientos de bienes inmuebles que presentan mora, se informa que la Universidad ha adelantado los procedimientos enmarcados en la normatividad. En el caso de la cartera mencionada por arrendamiento, se tiene que del total con corte a 31 de diciembre de 2013 ($17.198.670), se encuentra en proceso de cobro jurídico $15.372.670 y el valor restante de $1.826.000 se presentará para estudio al Comité Técnico de Saneamiento Contable. Cabe resaltar, que de la cartera por arrendamiento que está en proceso de cobro jurídico, la Oficina Asesora Jurídica, está llevando acciones correspondientes al cobro de los cánones de arrendamiento y a la restitución del inmueble para obtener la entrega de las oficinas. Se señala que frente a los procesos ejecutivos adelantados para el pago de los arrendamientos, el juzgado dictó orden de pago y actualmente se adelantan las acciones necesarias para la notificación del demandado. En relación con el proceso de restitución de los bienes, el juzgado admitió la demanda, se notificó al demandado y actualmente, el juzgado está pendiente de resolver una nulidad presentada por la parte demandada.”

CONLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado, el grupo auditor observa que ya se están realizando las gestiones necesarias para el cobro de los cánones de los bienes inmuebles que se encuentran en mora, pero al aun no poder evidenciar la recuperación de estos dineros y que la deuda se tiene que seguir registrando en estados financieros, se Confirma el presente hallazgo administrativo para ser incluido dentro de plan de mejoramiento que suscribirá la entidad con el fin de que este ente de control pueda hacer el respectivo seguimiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector SONIA CRISTINA GARCIA RINCON Jefe División Financiera INVENTARIOS Lo constituyen los bienes adquiridos o producidos por la institución con la intención de comercializarlos o consumirlos en la prestación de los servicios, en desarrollo de su función de cometido estatal, el sistema de inventarios el periódico y el método de valuación utilizado es el promedio ponderado. Actualmente se maneja una tienda universitaria que es la encargada tanto de la producción como de la adquisición y venta de lo producido por la institución.




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OBSERVACION DE AUDITORIA N°29

Debilidades en relación de Inventarios de la Tienda Universitaria En cuanto a los Inventarios que maneja la Universidad Industrial de Santander, se pudo evidenciar que la relación de inventarios que maneja la sección de contabilidad presenta diferencia de la casilla de existencias físicas a lo reflejado por los saldos en libros contables, por cuanto presenta en la casilla de faltantes estos valores en lo correspondiente a publicaciones y artículos varios, por tal motivo se configura como una observación con alcance administrativo para ser incluida dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad hasta tanto se consolide la información y se unifiquen los saldos de existencias. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Actualmente en la Tienda Universitaria se cuenta con dos sistemas de información: SILUIS, donde se registran los inventarios que se reportan anualmente a la Sección de Contabilidad y un nuevo software que fue adquirido con el asentimiento de la División de Servicios de Información: el Programa para Punto de Venta de ASEINCO POS Ltda., en el que se lleva el registro diario de salidas (incluidas las ventas) y entradas (incluidas las compras) de inventario. Actualmente se está llevando a cabo la migración de la información y se están detectando diferencias.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado, el grupo auditor evidencia que es aceptado el presente hallazgo administrativo por tal motivo se Confirma el mismo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente. TIPO DE HALALZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector LUZ MARINA DUARTE GARCIA Jefe Sección Inventarios LIBIA ESPERANZA ORTIZ MENESES Jefe Sección de Contabilidad PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Representa los bienes de propiedad de la Universidad que se adquieren con el propósito de utilizarlos en la prestación de servicios en desarrollo de su función administrativa y que no están destinados a la enajenación en el curso normal de sus actividades. A diciembre 31 de 2013 el valor neto de este grupo ascendió a $156.183.664.055, porcentualmente equivale a un 16% con relación a la vigencia 2012, el valor más significativo se concentra en las edificaciones, seguido por el equipo médico y científico.




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El costo histórico de la propiedad planta y equipo está constituido por el costo de adquisición o construcción más todas las erogaciones necesarias para colocarlo el condiciones de utilización o de cumplir con el objetivo para el cual fue adquirido. Las adiciones mejoras y reparaciones extraordinarias que aumenten significativamente la vida útil de los activos se registran como mayor valor y los desembolsos por mantenimiento y reparaciones que se realicen para la conservación de estos activos se cargan a gastos a medida que se causan. La depreciación se maneja por el método de línea recta y de acuerdo con el número de años de vida útil estimada en los activos y de acuerdo a la Circular No. 11 de noviembre 15 de 1995 de la Contaduría General de la Nación, aprobada mediante Acuerdo No. 38 de junio 23 de 1997 del Consejo Superior. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 30 Bienes Inmuebles sin valorizar y actualizar en los Estados Financieros De este grupo se pudo observar que la Universidad Industrial de Santander en cuanto a las propiedades se encuentran sin valorizar desde 2008, mediante Acta No. 01 de febrero 5 de 2008 el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander, aprueba el estudio correspondiente al avalúo de los bienes inmuebles de la Universidad Industrial de Santander y se da autorización para incluir en los Estados Financieros, así: Valor Total Construcciones $ 93.834.880.674 Valor Total Terrenos $ 82.681.169.000 Total Avalúo Inmuebles UIS $176.516.049.674 En estudio desarrollado comisión por el ingeniero Carlos Alonso Camargo Mantilla, se realizó el avalúo preliminar de los bienes inmuebles de la Universidad Industrial de Santander, cuyo valor estimado a mayo de 2013 es: Valor total Terrenos $369.298.932.850 Valor total Edificaciones $266.894.000.000 Total Avalúo Preliminar $636.192.932.850 Lo anterior se debe tener en cuenta que el Artículo 79 de la Ley 223 de 1995, Parágrafo 1: establece que las actualizaciones se deben realizar cada cinco (5) años, Por tal razón se configura una observación con alcance administrativo para plan de mejoramiento con el fin de ser incluido dentro del comité de saneamiento contable. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Para dar solución a la presente observación, durante los meses de junio y julio de 2014, se solicitaron cotizaciones del avalúo de los predios de la universidad a las empresas Corporación Lonja Inmobiliaria de Santander y Lonja de propiedad Raíz de Santander. El día 4 de septiembre de 2014, la oficina de Contratación de la Universidad, emite concepto favorable de contratación de servicios profesionales especializados para que realicen el estudio de avalúo de los predios de la Universidad.




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Actualmente se encuentra en ejecución el Contrato de Consultoría con la Corporación Lonja inmobiliaria de Santander para el avalúo de los bienes inmuebles de la Universidad ubicados en todo el territorio nacional, según el registro contractual No. 2014000172 de fecha 19 de septiembre de 2014 y acta de inicio de fecha 3 de octubre de 2014.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado, el grupo auditor no las acepta y Confirma por cuanto las gestiones solamente se empezaron a realizar durante la vigencia 2014 por tal motivo debe ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá la entidad con el fin de subsanar este incumplimiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLES: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector LUZ MARINA DUARTE GARCIA Jefe Sección de Inventarios LIBIA ESPERANZA ORTIZ MENESES Jefe Sección de Contabilidad OTROS ACTIVOS Agrupa los demás activos que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la Universidad diferentes a efectivo, inversiones, deudores, inventario y propiedades planta y equipo. En el corriente se clasifican los Bienes y Servicios Pagados por Anticipado cuya causación o amortización debe efectuarse en un tiempo no mayor a un año y la parte de la cuenta Reserva Financiera Actuarial, cuyos recursos están a cargo de la Fiduciaria Popular S. A., Contrato de Encargo Fiduciario suscrito el 18 de marzo de 2011, con una vigencia de cinco años, y cuyo objeto es la administración de pasivos pensionales. El no corriente esta constituido principalmente en la de la cuenta Reserva Financiera Actuarial (recursos entregados en administración al Encargo Fiduciario – Fiduciaria Popular S.A., Serie B), exigibles a largo plazo y otros activos que representan el valor de los desembolsos en los cuales incurre la Universidad, con el fin de obtener beneficios futuros que se amortizaran o extinguiran en un plazo mayor a un año, como los cargos diferidos por capacitación al personal docente, los bienes de arte y cultura representados en los libros y documentos de la biblioteca, las obras de arte y los intangibles representados en los software por amortizar. CALCULO ACTUARIAL La Universidad Industrial de Santander tiene proyectado el Cálculo Actuarial hasta el año 2032 y se encuentra conformado de la siguiente manera:




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Fuente: Dpto Financiero

Actualmente la Universidad cuenta con 443 pensionados de los cuales solo cuenta a la fecha con un solo pensionado que no fue aprobado por el Ministerio de hacienda y corresponde a pagos no ajustados a la ley del 25% de la pensión demandada por cuanto fueron liquidados con el 100% por convención colectiva, los demás los asume el Macrobono que maneja la institución en la Fiduciaria Popular la liquidación anterior corresponde a 31 de diciembre de 2012. PASIVOS CUENTAS POR PAGAR Representa el valor de las obligaciones contraídas por la Universidad, por concepto de adquisición de bienes o servicios, acreedores, gravámenes de carácter general, avances, anticipos y depósitos recibidos. Entre las cuentas más representativas de este grupo esta los recursos recibidos en administración, con un total de $10.268.044.812, conformada por recursos recibidos principalmente de Colciencias en desarrollo de Contratos y/o Convenios de Investigación, y seguido del Proyecto SUMA-Towards Sustainable Financial Management of Universities in Latin América; la cuenta Acreedores con un total de $7.186.995.708 constituida principalmente por Otros Acreedores $2.327.211.434, correspondiente a obligaciones a cargo de la Universidad, en cumplimiento de su cometido estatal que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas en las demás cuentas y por la Estampilla ProUIS $628.388.470; la cuenta Avances y Anticipos Recibidos por $3.346.748.020 correspondiente a saldo de anticipo del Contrato Interadministrativo No. 716-12 “Estudios y diseños de algunos proyectos estratégicos y del componente programático contemplados en el plan de desarrollo municipal Barrancabermeja ciudad futuro 2012-2015. OBLIGACIONES LABORALES Representa las obligaciones a cargo de la institución generadas en la relación laboral en virtud de Normas legales convencionales o pactos colectivos de trabajo y por las cuotas partes de pensiones reconocidas por la Universidad. Dentro de los Salarios y Prestaciones Sociales los valores más representativos corresponde a Cesantías por valor de $19.012.922.371 de los cuales en el corriente figuran $3.727.246.330 de Cesantías Ley 50 y Prima de Antigüedad causada con $3.335.662.283 y en el no corriente por $15.285.676,24 corresponden a Cesantías Ley anterior.

NACION 84.10% DPTO 6.70% UIS 9.20%

RESERVA ACTUARIAL $260.897.725.942 $1.564.896.113 $259.332.829.829 $218.098.909.886 $17.375.299.599 $23.858.620.344

BONOS PENSIONALES $4.079.228.145 $4.079.228.145 $3.430.630.870 $273.308.286 $375.288.989

BONOS PENSIONALES $108.519150.502 $108.519.150.502 $91.264.605.572 $7.270.783.084 $9.983.761.846

RESERVA ACTUARIAL $0 $0 $0 $0 $0

$384.348.019.639 $1.564.896.113 $382.783.123.526 $321.920.606.885 $25.646.469.277 $35.216.047.364TOTAL

CONCURRENCIA

PERSONAL

JUBILADO

PERSONAL

ACTIVO

PERSONAL

RETIRADO BONOS PENSIONALES $10.851.915.050 $10.851.915.050 $9.126.460.557 $727.078.308 $998.376.185

GRUPO CONCEPTO VALOR TOTAL A CARGO UIS SALDO




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Fuente: Dpto Financiero UIS

De lo anterior se observa que el mayor valor corresponde a salarios y prestaciones sociales y a las cuotas partes pensionales con un incremento del 54.4% con relación a la vigencia 2012.

CONTROL DE ADVERTENCIA Resultado de la revisión de obligaciones laborales a favor de funcionarios de la UIS, este ente de control se pronuncia a través de un control de advertencia en el cual advierte al señor Rector Dr. ALVARO RAMIREZ GARCIA, sobre el riesgo de daño al patrimonio público, al continuar reconociendo y pagando a los funcionarios la prima de antigüedad y de servicios, basados en los acuerdos del Consejo Superior los cuales son ilegales, pues no le es permitido legislar en materia de prestaciones sociales, así mismo sobre la Prima Técnica, establecida mediante acuerdos del Consejo Superior de la UIS, la entidad debe tener en cuenta las disposiciones sobre Prima Técnica para los empleados del Nivel Nacional, contenidas en los Decretos 1661, 1624, 1016 y 2164 de 1991, el Decreto 1724 de 1997, el Decreto 1335 de 1999, el Decreto 1336 de 2003, y el Decreto 2177 de 2006; ya que no son aplicables a los empleados públicos del Nivel Territorial

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “El riesgo de daño patrimonial público que advierte el equipo auditor está centrado en que la Universidad continúe reconociendo y pagando a sus funcionarios las primas de antigüedad y de servicios, por cuanto los acuerdo del Consejo Superior que las creó “son ilegales”. Basa el equipo auditor su aserto en que, el Consejo Superior Universitario no está facultado para legislar en materia de prestaciones sociales. Sea lo primero advertir que, los actos administrativos mediante los cuales la Universidad reconoce y paga a sus funcionarios las mencionadas primas, no han sido demandados, se encuentran actualmente vigentes y gozan de presunción de legalidad. Esta presunción de legalidad, presupone que el acto fue emitido conforme a derecho y emitido de conformidad con el ordenamiento jurídico; y tiene relación directa con la presunción de validez del acto administrativo, hasta tanto su posible nulidad no haya sido declarada por la autoridad competente. Esta presunción de legalidad, con la que se avala su validez no puede entenderse como “perfección” del acto, pues un acto administrativo que se presume legal, puede ser demandado ante juez competente y declarado nulo, si dicha autoridad llega al convencimiento de su ilegalidad situación que conlleva a su invalidez.




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Adicionalmente, es importante precisar que, el régimen salarial previsto en el Decreto 1444 de 1992, a pesar de tener una cobertura dirigida al personal docente de las Universidad Públicas del orden nacional, tiene su aplicación en las Universidades del orden departamental, para el caso de la UIS, a partir de la expedición del Decreto 55 de 1994, que dispuso, en desarrollo de la Ley 4 de 1992, y en concordancia con el artículo 77 de la Ley 30 de 1992, que los empleados públicos docentes de las Universidades oficiales del orden departamental que no se acogieran al nuevo régimen (Decreto 1444/92), se les continuaba aplicando el régimen salarial y prestacional que efectivamente se les reconoció y pagó hasta el 31 de diciembre de 1993. Lo anterior siempre se ha destacado como la norma gubernamental que legalizó los actos administrativos emanados del Consejo Superior y que fueron expedidos antes del 31 de diciembre de 1993, en particular el que hace referencia a la Prima de Antigüedad. Igualmente se tiene que, con posterioridad a esta fecha esta reglamentación no ha sido modificada por Acuerdo Superior alguno, de tal manera que pueda ser vista como un pago por fuera de la Ley. Los Decretos expedidos anualmente por el Gobierno Nacional incrementando la asignación básica mensual a los empleados públicos docentes de las Universidades estatales, establecen que “…que no optaron por el régimen salarial y prestacional previsto en el Decreto 1444/92 y aquellos que lo adicionen o modifiquen, continuarán rigiéndose por el régimen salarial y prestacional que efectivamente se les reconoció y pagó hasta…” Respecto a los empleados públicos administrativos se presenta un mecanismo similar al de los docentes, por cuanto en los Decretos anuales que expide el Gobierno Nacional, sobre incrementos salariales, también se menciona que “Los empleados Públicos administrativos vinculados actualmente a las Universidades estatales u oficiales continuarán rigiéndose por el régimen salarial y prestacional que efectivamente se les reconoció y pagó hasta el 31 de diciembre de 1997” (Ver Decreto 74 de 1998, artículo 2.). Adicional a lo anterior, respecto al personal administrativo, el Decreto 1919 de 2002, expedido por el Gobierno Nacional para fijar el régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos, contempla en su artículo 5 lo siguiente: “Los derechos adquiridos, considerados como las situaciones jurídicas consolidadas a favor de los empleados públicos y trabajadores oficiales, que para efectos del presente Decreto se entienden como aquellas prestaciones sociales causadas, así como las que hayan ingresado al patrimonio del servidor, no podrán ser afectados”. Mención aparte merece la Prima de Antigüedad que se les liquida y paga a los Trabajadores Oficiales, la que se encuentra estipulada en la Convención Colectiva de Trabajo, que cobija a los trabajadores oficiales antiguos. La prima de antigüedad en comento fue sustituida por la Bonificación por Servicios Prestados (B.S.P.) tanto para el personal de empleados públicos (profesionales y no profesionales) como para los trabajadores oficiales, con la expedición de los Acuerdos del Consejo Superior Nos.060 de 2007, 018 y 016 de 2004, respectivamente. En relación con la prima técnica, aprobada mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 016 de 2007, es muy importante precisar que, el mencionado Acuerdo no fija régimen salarial, ni prestacional de los servidos de la Universidad, sino que incluye la prima técnica prevista en la ley, en la estructura salarial de los cargos de dirección de la Universidad Industrial de Santander aprobada mediante Acuerdo 058 del año 2000. Es por ello que, el Consejo Superior al expedir el Acuerdo 016 de 2007, no se abrogó facultades propias del Gobierno y del legislativo, pues conforme lo indica la Ley 4 de




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1992, en concordancia lo dispuesto en la Constitución Política, le asiste competencia al Consejo Superior para fijar la estructura salarial de sus empleados. De otra parte el Decreto 372 del año 2006, el cual se expidió en cumplimiento a lo dispuesto en Ley 4 de 1992, aplicable a la Universidad Industrial de Santander por remisión expresa de la Ley 30 de 1992, establece que para quienes ejercen cargos de Rector, Vicerrectores y Secretarios General de Instituciones de Educación Superior, podrán recibir prima técnica en los términos del Decreto 1624 de 1991.”


Si bien es cierto, que dichos actos que reconocen las mencionadas primas, gozan de presunción de legalidad, también es cierto que la Universidad Industrial de Santander, debe revisar sus propios actos administrativos y demandarlos, teniendo en cuenta la Ley 4 de Mayo 18 de 1992, estableció:

“Artículo 10º.- Todo régimen salarial o prestacional que se establezca contraviniendo las disposiciones contenidas en la presente Ley o en los decretos que dicte el Gobierno Nacional en desarrollo de la misma, carecerá de todo efecto y no creará derechos adquiridos”.

“Artículo 12º.- El régimen prestacional de los servidores públicos de las entidades territoriales será fijado por el Gobierno Nacional, con base en las normas, criterios y objetivos contenidos en la presente Ley. En consecuencia, no podrán las corporaciones públicas territoriales arrogarse esta facultad”.

Así las cosas, los acuerdos del Consejo Superior de la UIS, que establecen las primas; jurídicamente no es posible regular las prestaciones sociales de conformidad con los artículos 150, ordinal 19, letras e) y f), de la Constitución y 12 de la ley 4ª de 1992, esta materia es de exclusiva competencia del gobierno nacional, con fundamento en la correspondiente a la ley marco. Con la llegada del decreto 1919 de 2.002, unificó el régimen prestacional de los empleados públicos y el mínimo prestacional de los Trabajadores oficiales, estableció en el artículo 1) el campo de aplicación así:

Artículo 1.- A partir de la vigencia del presente Decreto todos los empleados públicos vinculados o que se vinculen a las entidades del nivel central y descentralizado de la Rama Ejecutiva de los niveles Departamental, Distrital y Municipal, a las Asambleas Departamentales, a los Concejos Distritales y Municipales, a las Contralorías territoriales, a las Personerías Distritales y Municipales, a las Veedurías, así como el personal administrativo de empleados públicos de las Juntas Administradoras Locales, de las Instituciones de Educación Superior, de las Instituciones de Educación Primaria, Secundaria y media vocacional, gozarán del régimen de prestaciones sociales señalado para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional.

En la Circular No 001 de 2002, el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- realizó algunas precisiones sobre el campo de aplicación y las normas vigentes sobre prestaciones sociales que rige en la Rama Ejecutiva del Poder Público en el Orden Nacional.




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Posteriormente el mismo Departamento emitió la circular externa 013 del 2005, con la expedición de la circular 014 del 3 de noviembre de 2005 el Departamento Administrativo de la Función Pública se precisa el alcance de la Circular 0013 de 25 de octubre de 2005 señalando: “La Circular 0013 de 2005, tiene como finalidad precisar que el Decreto 1919 de 2002, que regula el régimen prestacional de los empleados públicos del orden territorial, no hizo extensivo el régimen salarial aplicable en el orden nacional establecido en los Decretos leyes 1042 de 1978; 1661 de 1.991 y en el decreto 916 de 2.005, a los servidores públicos del orden territorial; los elementos salariales allí consagrados serán aplicables cuando el Gobierno Nacional extienda su campo de aplicación, decisión que debe sujetarse a los objetivos y criterios señalados en la ley 4 de 1992, teniendo en cuenta las limitaciones presupuéstales para cada organismo o Entidad. A la vez la UIS, debe tener en cuenta las disposiciones sobre Prima Técnica para los empleados del Nivel Nacional, contenidas en los Decretos 1661, 1624, 1016 y 2164 de 1991, el Decreto 1724 de 1997, el Decreto 1335 de 1999, el Decreto 1336 de 2003, y el Decreto 2177 de 2006; ya que no son aplicables a los empleados públicos del Nivel Territorial. Por lo anterior, se ratifica el Control de Advertencia. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVA

2010 2011 2012 2013

INGRESOS 247,868,000,044 292,740,629,841 291,890,359,263 275,737,279,187

COSTOS Y GASTOS 196,265,008,573 215,650,907,171 266,646,462,709 247,069,571,179

EXCEDENTE O DEFICIT 51,602,991,471 77,089,722,670 25,243,896,554 28,667,708,008 Fuente: SIA y División Financiera

INGRESOS La Universidad Industrial de Santander durante la vigencia 2013 disminuye sus ingresos en un (-6%) con relación a la vigencia 2012, ocasionado principalmente por la disminución de las transferencias que recibe de Ecopetrol que fue de un 74% menos de igual manera es afectado por la disminución de los otros ingresos. Llama la atención que durante la vigencia a auditar, la UIS recibe ingresos del Sistema General de Regalías por valor de $19.000.000.000 y del M.H.C.P. Recursos Impuesto CREE por valor de $4.320.898.381. De igual manera la reducción de los ingresos ordinarios que disminuyen en un 124%. COSTOS Y GASTOS




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En este grupo solamente se manejan los costos y los gastos de personal necesarios para el funcionamiento de la institución su variación es mínima equivalente al 17.3% esto obedece fundamentalmente a las disminuciones en los gastos generales, en las contribuciones imputadas, en los impuestos contribuciones y tasas y en las provisiones, depreciaciones y amortizaciones. RESULTADO DEL EJERCICIO En cuanto al resultado del ejercicio la Universidad Industrial de Santander para la vigencia 2013 aumento en un 14% con relación a la vigencia 2012, resultado que se ha mantenido durante las dos últimas vigencias. COMPORTAMIENTO DEL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

Fuente: SIA y División Financiera

Lo anterior muestra el comportamiento de los ingresos de los costos y gastos y el resultado del ejercicio que ha venido presentando la Universidad Industrial de Santander durante las cuatro últimas vigencias mediante los cuales ha venido mostrando ingresos suficientes para respaldar los costó y gastos y poder presentar un resultado positivo. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Los Derechos Contingentes representan hechos o circunstancias de los cuales existe posibilidad que se generen derechos que podrían afectar la situación financiera de la institución. A diciembre 31 las Cuentas de Orden Deudoras están representadas en derechos Contingentes por concepto de demandas o litigios a favor de la institución, 132

INGRESOS, 2010, 247.868.000

INGRESOS, 2011, 292.740.630

INGRESOS, 2012, 291.890.359 INGRESOS, 2013,

275.737.279

COSTOS Y GASTOS , 2010, 196.265.009

COSTOS Y GASTOS , 2011, 215.650.907

COSTOS Y GASTOS , 2012, 266.646.463 COSTOS Y GASTOS ,

2013, 247.069.571

EXCEDENTE O DEFICIT, 2010,

51.602.991


77.089.723 EXCEDENTE O DEFICIT, 2012,

25.243.897


28.667.708

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

(Cifras en miles de pesos)

INGRESOS COSTOS Y GASTOS EXCEDENTE O DEFICIT




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procesos civiles y cinco laborales y cuotas partes sobre pensiones no reconocidas aún por las entidades respectivas y Deudoras de Control por concepto de responsabilidades por pérdida o hurto de bienes. Durante la vigencia 2013 el gasto es afectado por el grupo 58081201 de Sentencias, para la cancelación de las siguientes demandas por parte de la Universidad Industrial de Santander como complemento del valor que se cancela por Cuentas por Pagar y los pasivos estimados, así:

Durante la vigencia 2013, la UIS fue condenada a cancelar por sentencias y conciliaciones la suma de $2.682.542.374.36, evidenciando que el comité de conciliación analizó la viabilidad de iniciar acción de repetición en cada uno de los casos concluyendo, la no procedencia en los casos registrados en el cuadro anterior. El Comité de Conciliación, en los trece (13), casos que estudiaron en uno de ellos , quedo pendiente la decisión y en doce (12), de ellos determinaron no iniciar las acciones tendientes a lograr recuperar el valor total de $2.682.542.374.36, representado en los dineros pagados por Sentencias y conciliaciones, por actuares negligentes de anteriores administraciones, pues la entidad manifiesta que no es posible en un proceso de acción de repetición demostrar el dolo y la mala intención y el nexo causal entre los dos. OBSERVACION DE AUDITORIA N°31 Omisión de inicio de Acción de Repetición de procesos fallados en contra de la Universidad Industrial de Santander

EJECUCION Y PAGO SENTENCIAS Y CONCILIACIONES 2013

Número Sentencia- Radicado

Fecha de la Sentencia

Descripción breve de la sentencia Valor de la condena Beneficiario del Pago Valor Orden

2013-034 2013-03-22 Protección Fuero de Maternidad/Contratista

2,539,381.06 Mary luz Ríos Correa 2,529,264

2002 - 238 2012-09-13 Nulidad del Acto Administrativo que termina relación laboral en periodo de prueba

14,324,731.64 Nilce Ariza Barbosa 14,267,661

2006- 0746 25/09/2012 y 01/02/2013

Nulidad Acto Administrativo que modifica la estructura organizacional de la UIS y suprime el cargo del demandante

819,032,523.78 Iván Darío Montoya 815,769,446

67,217,808.03 66,950,008

7,292,925.48 7,263,870

2004-1496 2013-03-20 Responsabilidad medica 215,233,147.99 Luis Enrique Díaz Sisa, Carmen Rosa , Nelson, Rodolfo Díaz Benítez

214,375,645

2013-0390 2013-06-21 Protección Fuero de maternidad/ Contratista

3,998,738.23 María Consuelo Marín Rincón

3,982,807

2013-00170 2013-07-12 Conciliación para precaver un conflicto contractual

12,927,504.00 Edgar Manuel Márquez Rodríguez

12,876,000

2006-1438 2013-07-18 Nulidad acto administrativo que ordena reliquidación de pago puntos por antigüedad

3,486,304.66 Severo Santos Núñez 3,472,415


1,972,573.86 Reynaldo Moreno Rey 1,964,715

1998-1228 2013-04-11 Responsabilidad patrimonial por falla en el servicio

659,640,743.85 Manuel Enrique Vásquez y Elkin Augusto Muños y otros

657,012,693

60,240.00 60,000

53,308,548.65 53,096,164

2005 - 082 2013-05-23 Nulidad acto administrativo que sanciona disciplinariamente con la destitución del cargo

587,410,975.77 Fernando Estrada Gallego

585,070,693

73,989,478.80 73,694,700

65,864,508.40 65,602,100

47,540,164.04 47,350,761


3,728,359.02 Javier Rúgeles Pérez 3,713,505

2013 -0237 2013-07-18 Conciliación para precaver una demanda de nulidad y restablecimiento del derecho de carácter laboral /Contrato realizad.

16,818,111.42 José Manuel Álvarez García

16,751,107

1,903,182.40 1,895,600

2,140,528.00 2,132,000

2013-0299 2013-08-29 Conciliación para precaver una demanda de nulidad y restablecimiento del derecho de carácter laboral /Contrato realizad.

17,838,871.28 Emiliano Acosta 17,767,800

2,011,112.40 2,003,100

Nulidad acto administrativo que sanciona disciplinariamente con la destitución del cargo

2,261,911.60 2,252,900

TOTALES 2,682,542,374.36 TOTALES 2,671,854,955




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La Universidad Industrial de Santander, debe hacer uso de la Acción de Repetición, en contra de los Responsables, con el fin de dar cumplimiento a los Artículos 1, 2 y 11 de la Ley 678 de Agosto 3 de 2.001, por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción en garantía con fines de repetición; pues es evidente, que dichos pagos conllevaron a la disminución del patrimonio de la UIS y/o merma en sus arcas. Configurándose una observación con alcance administrativo para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Dentro de las funciones del Comité de Conciliación se encuentra la de determinar la viabilidad de iniciar acción de repetición, la cual se ha cumplido a cabalidad, en cada vigencia, puntualmente los casos de las condenas que fueron canceladas en el año 2013, y al estudiar su elemento subjetivo, esto es, si la conducta de quienes intervinieron, estuvo precedida de dolo o culpa, análisis efectuado tanto a la luz de la ley 638 de 2001 y el artículo 66 del Código Civil, según sea caso, de acuerdo las consideraciones contenidas en las actas de cada sesión del comité, que fueron en su oportunidad remitidas al Equipo auditor.

En los anteriores términos queda expuesto, nuestro criterio sobre el asunto, y solicitamos comedidamente que la observación sea revocada.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizadas las contradicciones presentadas por el ente auditado, el grupo auditor no las acepta y procede a Confirmar el presente hallazgo, teniendo en cuenta que cuando fallan procesos en contra de las instituciones se produce un daño patrimonial por no contar con los requisitos establecidos para la desvinculación de un funcionario o el incumplimiento de un contrato por este motivo no son válidos los criterios establecidos por el comité de conciliación para iniciar o no la acción de repetición contra las personas responsables de estas falencias, por tal razón se debe incluir dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad de tal manera que no se permita la mema a la arcas de la UIS por no iniciar los respectivos procesos ante los responsables . TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: COMITÉ ORDINARIO

DE CONCILIACION UIS.

3.3.1 GESTION PRESUPUESTAL GESTION PRESUPUESTAL Mediante Acuerdo 067 de octubre 21 de 2003, se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, el cual constituye la norma de presupuesto General de la Universidad; Acuerdo que ha sido modificado mediante Acuerdo 009 de 2004; Acuerdo 034 de 2007; Acuerdo 025 de 2008; Acuerdo 041 de 2012; Acuerdo 046 de 2013 y Acuerdo 061 de 2013.




INFORME DEFINITIVO


El presupuesto involucra los recursos que se manejan a través de los diferentes fondos definidos según Acuerdos 048 de 1994 y 069 de 1996; Fondo Común (1); Fondo Ajeno (3); Fondo Patrimonial (5); Fondo de Rentas Especiales (6) y Fondo Estampilla PROUIS (8). La UIS tiene adoptado como herramienta para la correcta ejecución del presupuesto de ingresos y gastos el Manual de cuentas presupuestales, la cual debe ser tenida en cuenta por cada unidad académica o administrativa, en aras de evitar que haya imputaciones que no se ajusten al rubro correspondiente y que se vulnere el principio del sistema presupuestal de Especialización. APROBACION DEL PRESUPUESTO. El Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander mediante Acuerdo No. 093 de diciembre 14 de 2012 aprobó el presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2013 en la suma de $298.777.176.100. El presupuesto fue liquidado mediante Resolución No. 2069 de diciembre 18 de 2012 en igual valor y se distribuye así:

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

APORTES OFICIALES - - - - 133,304,294,340

NACION - - - - 119,608,729,360

DEPARTAMENTO - - - - 13,695,564,980

RENTAS PROPIAS 38,285,872,990 240,000,000 67,524,512,120 15,366,458,380 162,488,945,130

INGRESOS CORRIENTES - - 15,605,461,950 - 42,187,786,250

RECURSOS DE CAPITAL 29,721,717,490 200,000,000 14,217,462,010 100,000,000 58,016,634,560

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 77,078,430 40,000,000 34,166,389,240 - 34,995,789,950

ESTAMPILLA PRO-UIS - - - 15,266,458,380 15,266,458,380

OTRAS RENTAS PROPIAS - - 3,535,198,920 - 3,535,198,920

RECURSOS ADMINISTRADOS 8,487,077,070 - - - 8,487,077,070

T O T A L I N G R E S O S 38,285,872,990 240,000,000 67,524,512,120 15,366,458,380 298,777,176,100

FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

FUNCIONAMIENTO 2,752,737,090 240,000,000 55,314,370,990 - 223,348,588,190

SERVICIOS PERSONALES 458,772,560 45,000,000 31,294,114,950 - 149,667,720,100

TRANSFERENCIAS CORRIENTES - - - - 28,322,590,320

GASTOS GENERALES 2,293,964,530 195,000,000 24,020,256,040 - 45,358,277,770

INVERSION 35,533,135,900 - 12,210,141,130 15,366,458,380 75,428,587,910

INVERSION FISICA 16,760,757,470 - 4,626,082,000 5,960,441,000 33,264,660,470

ADQUISICION DE BIENES 10,787,830 - 7,584,059,130 6,906,017,380 14,930,496,840

FORMACION DE PERSONAL - - - - 430,000,000

REGIONALIZACION - - - - 2,946,840,000

FOMENTO Y DESARROLLO PROGRAMAS DE

INVESTIGACION. 18,761,590,600 - - 2,500,000,000 23,856,590,600

T O T A L E G R E S O S 38,285,872,990 240,000,000 67,524,512,120 15,366,458,380 298,777,176,100

Fuente: Anexo presupuesto aprobado de ingresos y gastos vigencia 2013

DESCRIPCIONAPROPIACION INICIAL

APROPIACION INICIALDESCRIPCION

PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO

PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO


ADICION REDUCCION CREDITOS CONTRACREDITOS

APORTES OFICIALES 133,304,294,340 17,518,072,517 6,927,424,704 86,417,968 86,417,968 143,894,942,153

RENTAS PROPIAS 165,472,881,760 119,588,684,928 4,862,227,008 1,350,471,899 1,350,471,899 280,199,339,680

TOTAL 298,777,176,100 137,106,757,445 11,789,651,712 1,436,889,867 1,436,889,867 424,094,281,833

ADICION REDUCCION CREDITOS CONTRACREDITOS

FUNCIONAMIENTO 223,348,588,190.00 28,676,734,556.34 5,324,073,227.91 22,873,031,462.52 20,675,190,321.61 248,899,090,659.34

INVERSION 75,428,587,910.00 108,430,022,889.07 6,465,578,484.34 15,704,602,867.19 17,902,444,008.10 175,195,191,173.82

TOTAL 298,777,176,100.00 137,106,757,445.41 11,789,651,712.25 38,577,634,329.71 38,577,634,329.71 424,094,281,833.16

Fuente Ejecución presupuestal de ingresos y gastos vigencia 2013

MODIFICACIONES CONCEPTO

MODIFICACIONES EN EL INGRESO

MODIFICACIONES EN EL GASTO

CONCEPTO MODIFICACIONES

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

APROPIACION

INICIAL

APROPIACION

INICIAL




INFORME DEFINITIVO


El presupuesto presenta varias modificaciones al interior de los ingresos y gastos por valor de $125.317.105.733, las cuales incrementaron el presupuesto inicial en el 42% para un presupuesto definitivo de $424.094.281.833

Las adiciones realizadas al presupuesto de ingreso de ingresos y gastos ascienden a $137.106.757.447 que representan el 46% del presupuesto aprobado. Del total adicionado el 39% corresponde a saldos fiscales del 2012 y el 61% a aportes (nación, departamento), a convenios, contratos y proyectos de investigación. Las adiciones se realizaron a través de 13 acuerdos y 144 resoluciones, donde la mayor concentración está en los meses de enero, agosto, noviembre y diciembre; los movimientos más relevantes en el ingreso se dan en las rentas propias, mientras que en el gasto se dan en inversión. Por fondos las adiciones más representativas corresponden a las realizadas en el fondo Común, seguidas de las del fondo Ajeno, fondo Estampilla PROUIS y fondo Especial.

Las reducciones en el ingreso y en el gasto se dieron en $11.789.651.712. En el ingreso se destacan los movimientos realizados en Aportes, y en el gasto los realizados en el sector inversión. Este tipo de modificaciones se soportan en 9 resoluciones y corresponden a menores valores recibidos, reducción saldos fiscales 2012, y reducción recursos de funcionamiento e inversión. Las reducciones más relevantes se dan el fondo Común, seguido de los fondos Ajeno y Especial.

Las modificaciones vía traslados en el ingreso ascienden a $1.436.889.867, soportadas en las resoluciones 004, 1934, 2020 y 2045; se destacan por su representatividad los movimientos en las rentas propias. En el gasto los traslados ascienden a $38.577.634.330, los movimientos más representativos se dan en los gastos de funcionamiento seguido del sector inversión; estos se soportan en los siguientes actos administrativos: 19 Acuerdos y 305 Resoluciones. OBSERVACION DE AUDITORIA N°32

FONDO 1. COMUN FONDO 3. AJENO FONDO 6.

ESPECIAL

FONDO 8

ESTAMPILLA

PRO UIS

TOTAL

43,023,126,689 36,782,409,456 28,627,677,436 28,673,543,866 137,106,757,447

MODIFICACIONES A TRAVÉS DE ADICIONES

FONDO 1. COMUN FONDO 3. AJENO FONDO 6.

ESPECIAL

FONDO 8

ESTAMPILLA

PRO UIS

TOTAL

6,927,424,704 3,677,760,748 1,184,466,260 - 11,789,651,712

MODIFICACIONES A TRAVÉS DE REDUCCIONES

DETALLE FONDO 1. COMUN FONDO 3. AJENO FONDO 6.

ESPECIAL

FONDO 8

ESTAMPILLA

PRO UIS

TOTAL

INGRESOS 618,652,662 818,237,205 - - 1,436,889,867

GASTOS 18,914,813,688 63,881,046 17,007,946,410 2,590,993,186 38,577,634,330

MODIFICACIONES A TRAVÉS DE TRASLADOS




INFORME DEFINITIVO


Se observa que el presupuesto fue modificado de manera reiterativa todos los meses del año, a través de 32 Acuerdos y 462 Resoluciones, conllevando a un incremento en el presupuesto inicial del 42%; situación originada en parte por deficiencias en la planeación y programación del presupuesto, y no por casos fortuitos que obligaran a realizar este volumen de modificaciones, toda vez que en algunos eventos se acreditan y contra acreditan los mismos rubros; en otros aunque se efectúan modificaciones, el presupuesto definitivo no queda ajustado a la realidad. Aunado a lo anterior, se observa que la Universidad traslado en el fondo de Rentas Especiales recurso del sector inversión para financiar gastos de funcionamiento, práctica que debe ser revaluada toda vez que con este destino de los recursos se está colocando en riesgo el cumplimiento de los planes y programas en tiempo real. Por las anteriores deficiencias se constituye una observación administrativa, teniendo en cuenta que es deber de la entidad revisar y ajustar los procedimientos establecidos de tal manera que se eviten desgastes administrativos y se optimicen los resultados de la ejecución presupuestal. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Las modificaciones al Presupuesto de Ingresos y gastos de funcionamiento e inversión aprobado para la vigencia de 2013, se realizan en cumplimiento al Acuerdo del Consejo Superior 067 de 2003 por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, como herramienta y norma para la correcta ejecución del Presupuesto, modificado mediante los Acuerdos 009 de 2004; 034 de 2007; 025 de 2008; 025 de 2008; 041 de 2012; 046 de 2013 y 061 de 2013 del Consejo Superior, así mismo dando cumplimiento a los procedimientos y demás actos administrativos aprobados por la Dirección de la Universidad. Con base en lo anterior, la sección de Presupuesto realiza las modificaciones de adiciones, traslados y reducciones al presupuesto Inicial de Ingresos y gastos, elaborados por cada Ordenador de Gasto, teniendo en cuenta las solicitudes escritas de modificación justificadas, de las Unidades Académico Administrativas y/o Proyectos a través de los diferentes ordenadores de gasto que los tienen a su cargo, acorde con el modelo de descentralización adoptado por la Universidad y atendiendo los cambios que se presentan durante el año, en muchos casos por nuevos ingresos o nuevos aportes y en materia de egresos porque se deben ajustar los presupuestos a las necesidades de ejecución de proyectos de inversión o funcionamiento. Por último se aclara que la Universidad en materia presupuestal si atiende a un proceso de planeación el cual se enmarca dentro del Proceso de Planificación Presupuestal de Ingresos y Gastos de cada vigencia, en donde la Dirección de la Universidad en coordinación con la Dirección de Planeación, solicita a los Ordenadores del gasto de las UAA y/o Proyectos, seguir los lineamientos para la elaboración correcta del presupuesto, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo Institucional, Plan Financiero, Programa Anual de Inversiones y Plan de Gestión con el fin de promover una ejecución presupuestal óptima y ajustada a las necesidades y capacidades de la Universidad. “

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Si bien las modificaciones se realizan conforme a lo señalado en el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, como herramienta y norma para la correcta ejecución del Presupuesto, es deber de la institución fortalecer el proceso de planificación presupuestal, toda vez que se reitera que en




INFORME DEFINITIVO


algunos eventos se acreditan y contra acreditan los mismos rubros; en otros aunque se efectúan modificaciones, el presupuesto definitivo no queda ajustado a la realidad, ni se ejecuta como se proyectó; lo cual demuestra que estos movimientos no se realizan de manera articulada sino por necesidades particulares. Por lo anterior, se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, en aras de que se tomen las acciones correctivas pertinentes con las cuales se evite desgaste administrativo por el número significativo de modificaciones. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

En la vigencia fiscal 2013, la UIS presenta un presupuesto definitivo de $424.094.281.833 y un recaudo efectivo acumulado de $380.386.784.652, en términos porcentuales representa el 90% de lo proyectado. Los ingresos disminuyeron 9.5%, en relación al 2012; explicado por la disminución en rentas propias - venta de bienes y servicios (fotocopias, exámenes laboratorio, arrendamientos, publicidad, consultas y asesorías, convenios, diplomados, material reciclaje, productos de comedores y cafetería, entre otros y recursos administrados (Colciencias, dpto., Min Salud, Ecopetrol, MEN, Otras entidades); así como disminución del giro de recursos de regalías y compensaciones, los cuales son una fuente importante de financiación. El comportamiento de los ingresos por fondos en la vigencia 2013 es el siguiente:

DESCRIPCION 2013 2012 2011 2010

APORTES OFICIALES 146,728,442,201 131,320,040,451 125,434,513,932 118,873,430,599

NACION 124,549,768,964 123,605,166,587 113,066,699,213 107,246,741,667

FUNCIONAMIENTO 96,864,055,420.54 93,030,071,350 89,868,035,333 83,399,132,090

ICFES. 1,976,817,458.46 3691995062 1,835,170,768 1,543,412,411

PASIVO PENSIONAL 21,387,997,704.00 26,534,553,750 21,363,493,112 19,796,197,166

PASIVO VIGENCIAS ANTERIORES - - 2,508,000,000

CESANTIAS - 348,546,425 - -

INVERSION CREE 4,320,898,381.00 - - -

DEPARTAMENTO 22,178,673,237 7,714,873,864 12,367,814,719 11,626,688,932

INVERSION SOCIAL 5,893,680,000 - - -

REGIONALIZACION 2,947,500,000 - 2,678,000,000 2,575,000,000

PASIVO PENSIONAL 1,724,592,048 2,358,873,864 1,964,878,919 2,111,424,972

INGRESOS VIGENCIAS ANTERIORES 11,178,500,000 5,356,000,000 7,724,935,800 6,940,263,960

OTROS INGRESOS 434,401,189 - - -

RENTAS PROPIAS 233,658,342,451 288,856,933,635 248,207,096,361 180,486,635,592

INGRESOS CORRIENTES 42,200,966,460 37,751,096,551 33,902,598,737 30,894,261,262

RECURSOS DE CAPITAL 121,506,296,221 137,372,759,623 85,629,496,436 58,452,918,112

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 21,997,188,098 57,373,166,966 79,408,016,863 42,505,213,945

ESTAMPILLA PRO-UIS 23,222,002,057 18,169,457,014 20,554,328,622 17,576,133,454

OTRAS RENTAS PROPIAS 4,456,095,535 - - -

RECURSOS ADMINISTRADOS 20,275,794,079 38,190,453,481 28,712,655,703 31,058,108,819

T O T A L I N G R E S O S 380,386,784,652 420,176,974,086 373,641,610,293 299,360,066,191

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS





INFORME DEFINITIVO


APORTES OFICIALES Estos recursos son para atender el funcionamiento y desarrollo de la institución, son administrados por el Fondo Común (1). Los aportes oficiales ascienden a $146.728.442.201 y representan el 39% del total de ingresos de la Universidad; los ingresos ejecutados corresponden a: aportes de la Nación, los cuales constituyen el ingreso más importante de esta clasificación, con un recaudo de $124.549.768.964 equivalente al 100% de la proyección definitiva y al 85% del total de aportes, y a aportes del Departamento los cuales presentan un recaudo de $22.178.673.237 equivalentes al 115% de lo programado y al 15% del total de aportes oficiales.

RENTAS PROPIAS Estos recursos son administrados a través de los fondos Común (1), Ajeno (3), Patrimonial (5), Especial (6) y Estampilla PROUIS (8). Las rentas propias contribuyen con el 61% del total de ingresos recaudados al cierre de la vigencia 2013 y ascienden a $233.658.342.450; están conformadas por Ingresos corrientes, recursos de capital, venta de bienes y servicios, estampilla PROUIS, otras rentas propias y recursos administrados

o Ingresos Corrientes: Estos ingresos representan el 18% del total de rentas propias: Por este concepto se recaudó $42.200.996.460 que equivalen al 91% del presupuesto programado y están distribuidos así: $26.137.270.643 recaudados a través del Fondo común, y $16.063.695.817 a través del fondo Especial y corresponden a Inscripciones, matrículas, derechos de salud, derechos de grado, registro de diplomas, expedición de certificaciones, validaciones y habilitaciones y cursos de nivelación.

o Recursos de Capital: Los recursos de capital representan el 52% del total

recaudado por rentas propias; se destacan por su representatividad los recursos del balance, Rendimientos financieros, devoluciones de IVA y cuotas partes pensionales entre otros. En la vigencia se presenta un recaudo efectivo de recursos de capital de $121.506.296.220 equivalente al

FONDO 1 FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

APORTES OFICIALES 143,894,942,153 146,728,442,201 - - - - 146,728,442,201

NACION 124,549,768,964 124,549,768,964 - - - - 124,549,768,964

DEPARTAMENTO 19,345,173,189 22,178,673,237 - - - - 22,178,673,237

RENTAS PROPIAS 280,199,339,680 65,726,582,936 48,982,552,586 307,937,876 66,437,559,956 52,203,709,097 233,658,342,450

INGRESOS CORRIENTES 46,284,846,412 26,137,270,643 16,063,695,817 42,200,966,460

RECURSOS DE CAPITAL 123,450,470,045 37,032,385,198 28,288,099,481 248,862,557 26,955,241,946 28,981,707,040 121,506,296,220

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 45,731,655,881 512,492,623 418,659,026 21,006,961,130 21,938,112,779

ESTAMPILLA PRO-UIS 15,266,458,380 59,075,319 23,222,002,057 23,281,077,376

OTRAS RENTAS PROPIAS 6,519,135,550 2,044,434,472 2,411,661,062 4,456,095,535

RECURSOS ADMINISTRADOS 42,946,773,412 20,275,794,079 20,275,794,079

T O T A L I N G R E S O S 424,094,281,833 212,455,025,137 48,982,552,586 307,937,876 66,437,559,956 52,203,709,097 380,386,784,652


EJECUCION PRESUPUESTO DE INGRESOS

DESCRIPCIONPRESUPUESTO EJECUTADO VIGENCIA 2013

DEFINITIVO




INFORME DEFINITIVO


98% de lo proyectado. Del total de ingresos $37.032.385.198 corresponden al fondo Común; $28.288.099.481 al fondo Ajeno; $248.862.557 al fondo Patrimonial, $26.955.241.946 al fondo Especial y $28.981.707.040 al fondo Estampilla PROUIS.

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 33 Se evidencian deficiencias relacionadas con la ausencia de controles internos, toda vez que en la ejecución de ingresos del rubro recursos de balance- saldos fiscales, en los fondos Común (1) y Fondo Especial (6) se registra un valor recaudado inferior a la apropiación definitiva cuando debe corresponder al 100%, pues se presume que estos recursos están efectivamente disponibles, y con ocasión a ello es que se incorporan al presupuesto para su respectiva ejecución; de igual manera se evidencia, que aunque no se habían estimado ingresos en los rubros Devolución de IVA y Reintegros, se recaudó recursos importantes por estos conceptos, los cuales se considera fueron adicionados de manera parcial, teniendo en cuenta que el recaudo total fue superior a lo adicionado, lo que significa que la institución no se está cumpliendo con el deber de adicionar al presupuesto de manera oportuna y completa, el total de los recursos efectivamente recaudados, lo que impide su ejecución en la vigencia. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “La programación de los Ingresos de Recursos del Balance- Saldos Fiscales con respecto a los Fondos Común (1) y Especial (6), se hace con base en las proyecciones dentro del proceso de programación presupuestal a cargo de cada Ordenador del Gasto a partir de unos supuestos de comportamiento histórico de los ingresos y la proyección de egresos a ejecutar durante el último trimestre del año. No obstante es importante precisar que dicha programación presupuestal se rige por los principios y lineamientos que comunica la Dirección de Planeación, como se mencionó en la respuesta a la Observación de Auditoría 32 y adicionalmente, como se observa en la Figura 1, es un ejercicio que inicia desde el mes de Junio, con cierre de programación presupuestal para las UAA en Septiembre y aprobación definitiva institucional en Diciembre. Lo anterior para dejar ver que las proyecciones se hacen finalizando el tercer trimestre de cada año, cuando aún falta la ejecución real del último trimestre que puede tener comportamientos variados en cada vigencia. “




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Figura 1. Línea de tiempo - Proceso de programación anual

Por otra parte, en cuanto a lo relacionado con los Rubros Devolución del IVA y Reintegros, se acepta la observación y se incorporará en el Plan de Mejoramiento. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Una vez evaluada la respuesta allegada por el sujeto de control, no es procedente desvirtuar la observación por cuanto de una parte no se aclara porque no se registra el 100% del recaudo de los saldos fiscales incorporados al presupuesto y de otra parte porque la institución acepta las deficiencias relacionadas con los registros de ingresos totales de los rubros Devolución de IVA y Reintegros. En consecuencia, se convalida el hallazgo administrativo, para que se adopten las acciones correctivas a que haya lugar, las cuales serán objeto de seguimiento por parte de este ente de control. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto -Venta de bienes y servicios: Estos ingresos tiene una participación del 9% respecto del total de rentas propias; su recaudo asciende a $21.938.112.779 que equivale al 48% de lo proyectado. Estos ingresos se distribuyen así: $512.492.623 corresponden al fondo Común (convenios, consultorías, asesorías, servicios médicos, comedores, arrendamientos y otros); $418.659.026 al fondo Ajeno (seminarios, convenios, eventos académicos, proyectos de investigación y otros) y $21.006.961.130 al fondo Especial (comedores, cafetería, publicaciones,




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diplomados, seminarios, fotocopias, eventos, convenios, consultorías, asesorías, servicios médicos y de laboratorio, publicidad, arrendamientos y otros). OBSERVACION DE AUDITORIA N°34 De acuerdo al seguimiento realizado a los ingresos por concepto de bienes y servicios se evidencia que existen debilidades en la etapa de programación y ejecución de los recursos del Fondo Especial (6), en razón a que en algunos rubros (Diplomados, Seminarios, Consultoría y Asesorías, Análisis e Ingeniería), se programan inicialmente ingresos en valores representativos, los cuales son modificados durante la vigencia mediante adiciones, sin embargo el recaudo efectivo oscila entre el 35% y el 66% de la apropiación definitiva; lo que demanda mayor control toda vez que si el recaudo no ha superado la apropiación definitiva no se debe realizar la adición de recursos en porcentajes altos como en efecto sucedió (29% y el 63%), ya que se sobreestima el presupuesto, práctica que incide en el resultado presupuestal. Por lo anterior se configura una observación administrativa, lo cual conlleva a la universidad al fortalecimiento de los mecanismos de control y a la formulación de una acción correctiva mediante la cual se subsane esta deficiencia. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “En cuanto a la observación 34 relacionada con la estimación de ingresos por concepto de Venta de Bienes y Servicios en el Fondo Especial (6) como, (Diplomados, Seminarios, Consultoría y Asesorías, Análisis de Ingeniería) se reitera la precisión sobre el periodo en el cual se realiza la programación presupuestal de cada vigencia, el cual inicia en el mes de junio con cierre de presupuesto para las UAA en el mes de Septiembre como se vio en la Figura 1 mencionada en la respuesta anterior. Esto, para dejar ver que las proyecciones se hacen finalizando el tercer trimestre de cada año, cuando aún falta la ejecución real del último trimestre que puede mostrar comportamientos variados en cada vigencia e influir sobre la oferta de bienes y servicios en la siguiente vigencia. Por otra parte, en consonancia con el modelo de descentralización y atendiendo a la política de incentivos a la generación de recursos propios para lograr el óptimo funcionamiento teniendo en cuenta que los recursos de la Nación no son suficientes, la proyección de venta de bienes y servicios se hace a partir de comportamientos históricos y de la proyección a futuro, que necesariamente está sujeta a la oferta y demanda del mercado sobre estos bienes ofrecidos, lo que imprime incertidumbre en el momento de la ejecución real. Finalmente, es importante precisar que la programación de ingresos y egresos de los Fondos Especiales corresponde a la consolidación de todos y cada uno de los centros de costo que constituyen la ordenación de gasto dentro de un modelo descentralizado. Asimismo, considerando las características propias de cada unidad, la Dirección de Planeación y la División Financiera no tienen facultades para tomar decisiones sobre dichos fondos, como disminuir presupuestos a quienes no ejecutan o restringir las adiciones a quienes si lo hacen.”




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Con fundamento en la respuesta allegada por la institución es preciso señalar que si bien la programación presupuestal se realiza a partir de comportamientos históricos, estos deben estar ajustados a hechos reales de tal manera que si se requiere de modificaciones, éstas sean por casos excepcionales; además, es de aclarar que esta observación se hace en función de la sobreestimación de ingresos que se da en fondo Especial, producto de la modificaciones realizadas, en las cuales no se tiene en cuenta el valor apropiado inicialmente, lo cual conlleva a que la ejecución sea baja y se creen expectativas de recaudo no reales, comportamiento que demanda mayor cuidado y control, por tanto se convalida el hallazgo con alcance administrativa, para que se adopten los correctivos pertinentes, los cuales serán objeto de seguimiento por parte de este ente de control. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto -Estampilla PROUIS: Por este concepto se proyectó recaudar la suma de $15.266.458.380 de los cuales se recaudó efectivamente según la ejecución la suma de $23.281.077.376, es decir el 153%. Estos recaudos representan el 10% del total de rentas propias y se concentran en el Fondo Estampilla PROUIS y en menor proporción en el fondo Patrimonial. Si bien se observa que en la vigencia se obtuvo unos ingresos superiores a lo proyectados, la universidad debe ejercer estricto control en relación al valor y término previsto para la transferencia de este gravamen por parte del Departamento, ya que estos recursos son importantes para el funcionamiento de la universidad. -Recursos Administrados: Estos ingresos representan el 9% del total de rentas propias; su recaudo se dio en un 47% de lo proyectado y se concentra en el fondo Ajeno y corresponden a convenios con Colciencias, Departamento, MINSALUD, Ecopetrol, MEN, Municipios y otros. -Otras Rentas Propias: Presentan el nivel de participación más bajo dentro de las rentas propias con el 2%; su recaudo asciende al 47% de lo programado es decir $4.456.095.535 de los cuales $2.044.434.472 corresponden al Fondo Común y $2.241.661.062 al fondo Especial. En este rubro se recaudan las contribuciones por venta externa de servicios.




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EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

La Universidad Industrial de Santander, presenta una ejecución a diciembre 31 de 2013, de $260.539.696.425. El nivel de cumplimiento alcanzado frente a lo programado para la vigencia es de 61.4%, que comparado con el año 2012 presenta una variación negativa de 8.14%. Hubo cambios en la gestión del gasto, influenciado por la baja ejecución de inversión. La ejecución presupuestal de gastos involucra el 68.5% de los recaudos. Se observa que la mayor parte de los recursos ejecutados se destina para atender gastos de funcionamiento, especialmente los ocasionados por los trabajos ejecutados por el personal de nómina general, cátedra y servicios prestados. Durante la vigencia se realizaron pagos por valor de $233.957.860.458 equivalente al 90% de lo ejecutado, para un saldo pendiente por cancelar de $26.581.835.967, que corresponde a gastos de funcionamiento y procesos sin culminar a diciembre 31 de 2013. En la vigencia 2013, la ejecución de recursos por fondos se dio de la siguiente manera:

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS EJECUTADO PAGOS EJECUTADO PAGOS EJECUTADO PAGOS

FUNCIONAMIENTO 248,899,090,659 202,842,151,763 191,995,739,119 204,798,292,853 196,669,672,343 181,778,317,788 174,622,080,901 179,827,261,167 170,567,118,738

SERVICIOS PERSONALES 158,021,782,727 138,574,378,238 131,826,138,375 134,066,034,935 128,659,841,026 120,302,622,487 116,023,815,931 117,398,145,370 109,932,246,859

SUELDOS 41,398,484,143 40,260,342,910 40,260,342,910 40,186,600,607 40,186,600,607 37,682,793,682 37,682,793,682 35,596,034,102 35,596,034,102

PRESTACIONES SOCIALES 22,186,459,930 20,027,262,676 20,027,262,676 18,961,059,657 18,960,761,023 18,330,471,819 18,330,471,819 18,180,366,610 18,180,366,610

SERVICIOS PERSONALES TEMPORALES 1,969,754 1,969,754 1,969,754 - - - - - -

SERVICIOS PERSONALES HORAS CATEDRA 24,495,759,491 22,503,667,902 22,500,389,575 21,363,539,456 21,361,732,189 17,561,894,555 17,561,894,555 17,140,663,191 17,140,637,439

HONORARIOS, BONIFIC.EXT.E INCAPACIDADES 52,473,179,101 39,116,097,106 34,396,212,649 37,223,121,997 33,773,227,990 30,565,747,240 28,088,425,920 33,707,772,224 27,547,142,877

CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA 17,465,930,308 16,665,037,889 14,639,960,810 16,331,713,218 14,377,519,217 16,161,715,191 14,360,229,955 12,773,309,243 11,468,065,831

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 28,985,598,909 28,372,293,531 27,876,932,531 35,880,227,927 35,879,711,035 29,525,003,283 29,525,003,283 31,528,436,624 31,528,436,624

GASTOS GENERALES 47,206,036,179 28,127,379,871 24,701,444,314 29,670,633,139 27,506,187,101 26,407,966,527 23,540,191,994 25,539,712,040 23,886,539,694

MATERIALES Y SUMINISTROS 10,066,499,395 6,105,381,451 5,357,324,694 5,962,015,383 5,189,560,048 5,397,312,025 4,472,056,223 5,493,037,887 5,003,848,659

ADQUISICION DE SERVICIOS 30,868,530,879 18,476,528,856 16,116,583,926 19,112,894,408 17,834,490,305 17,338,364,657 15,550,014,456 17,298,506,106 16,171,775,022

REPARACION Y MANTENIMIENTO 6,271,005,905 3,545,469,565 3,227,535,694 4,595,723,348 4,482,136,748 3,672,289,845 3,518,121,315 2,748,168,047 2,710,916,013

OTROS GASTOS 14,685,672,844 7,768,100,123 7,591,223,899 5,181,396,852 4,623,933,181 5,542,725,491 5,533,069,693 5,360,967,133 5,219,895,561

INVERSION 175,195,191,174 57,697,544,662 41,962,121,339 108,523,503,175 80,099,934,178 54,964,054,743 39,975,442,793 39,255,723,799 30,871,344,166

INVERSION FISICA 64,205,116,104 18,318,445,159 12,143,574,390 71,845,510,454 45,915,507,642 19,297,836,748 8,325,455,374 15,051,709,727 11,260,150,209

ADQUISICION DE BIENES 44,714,697,313 19,057,952,498 10,559,126,163 11,663,752,785 9,584,032,105 13,976,829,379 10,446,406,863 13,262,098,568 9,421,954,880

FORMACION DE PERSONAL 511,439,534 281,321,175 271,059,607 379,060,466 379,060,466 333,519,692 332,268,373 329,056,874 329,056,874

REGIONALIZACION 4,334,725,000 - - - - - 3,614,400 3,614,400

FOMENTO Y DESARROLLO PROGRAMAS DE INVESTIGACION.61,429,213,223 20,039,825,831 18,988,361,179 24,635,179,470 24,221,333,965 21,355,868,924 20,871,312,183 10,609,244,230 9,856,567,803

T O T A L E G R E S O S 424,094,281,833 260,539,696,425 233,957,860,458 313,321,796,028 276,769,606,521 236,742,372,531 214,597,523,694 219,082,984,966 201,438,462,904

2013 2012 2011 2010

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS


DESCRIPCION




INFORME DEFINITIVO


FUNCIONAMIENTO Estos gastos impactan en la ejecución, ya que representan el 78% del total de gastos ejecutados en la vigencia 2013; registran una apropiación definitiva de $248,899.090.659, un ejecutado de $202.842.151.763, equivalente al 81% de lo proyectado y pagos por $191.995.739.119, que corresponden al 95% de lo comprometido. En relación a los años anteriores, en esta vigencia, los gastos de funcionamiento cambian la tendencia creciente aunque con una leve disminución del 1%, generada por las bajas ejecuciones en las transferencias y gastos generales. Los gastos de funcionamiento están distribuidos así: $157.092.394.315 corresponden al fondo Común (1), de los cuales el 70% corresponde a gastos de personal, el 18% a transferencias y el 12% a gastos generales; $640.346.049 al fondo Ajeno (3), de los cuales el rubro de mayor representatividad es gastos de generales, seguido de los servicios personales; $30.369.293 al fondo Patrimonial, donde los gastos de personal representan el 52% y los gastos generales el 48% y $45.079.042.105 al fondo Especial (6), de los cuales el 63% corresponde a gastos de personal y el 37% a gastos generales. OBSERVACION DE AUDITORIA N°35 Se evidencia que no se programó en el presupuesto de la vigencia, las apropiaciones suficientes para garantizar el pago de las deudas por sentencias y conciliaciones de vigencias anteriores, por lo cual la institución tuvo que recurrir a modificaciones presupuestales (adición, traslados) para atender pagos por valor de $2.682.542.374, con ocasión a los fallos proferidos en contra de la Universidad, situación que pueden incidir negativamente en la gestión, ya que bien podrían desfinanciarse planes y proyectos, con ocasión a la atención de sentencias judiciales o bien incurrir en el pago de intereses al no contar con recursos

FONDO 1 FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL FONDO 1 FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

FUNCIONAMIENTO 248,899,090,659 157,092,394,315 640,346,049 30,369,293 45,079,042,105 - 202,842,151,763 151,519,678,536 574,738,149 30,369,293 39,870,953,140 - 191,995,739,118

SERVICIOS PERSONALES 158,021,782,727 110,180,151,778 191,639,997 15,875,394 28,186,711,069 - 138,574,378,238 107,417,290,616 133,639,997 15,875,394 24,259,332,368 - 131,826,138,375

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 28,985,598,909 28,372,293,531 - - - - 28,372,293,531 27,876,932,531 - - - - 27,876,932,531

GASTOS GENERALES 61,891,709,023 18,539,949,006 448,706,052 14,493,900 16,892,331,036 - 35,895,479,994 16,225,455,389 441,098,152 14,493,900 15,611,620,772 - 32,292,668,213

INVERSION 175,195,191,174 11,624,733,717 26,301,419,000 - 8,776,783,794 10,994,608,151 57,697,544,662 6,038,660,169 22,448,068,340 - 7,528,385,506 5,947,007,325 41,962,121,340

INVERSION FISICA 64,205,116,104 2,139,425,987 10,629,150,038 - 3,186,510,553 2,363,358,581 18,318,445,159 652,787,240 7,575,905,904 - 3,170,060,539 744,820,708 12,143,574,391

ADQUISICION DE BIENES 44,714,697,313 4,808,429,687 28,000,000 - 5,590,273,241 8,631,249,569 19,057,952,498 970,614,579 27,999,999 - 4,358,324,967 5,202,186,617 10,559,126,162

FORMACION DE PERSONAL 511,439,534 281,321,175 - - - - 281,321,175 271,059,607 - - - - 271,059,607

REGIONALIZACION 4,334,725,000 - - - - - - - - - - - -

FOMENTO Y DESARROLLO

PROGRAMAS DE INVESTIGACION. 61,429,213,223 4,395,556,869 15,644,268,962 - - - 20,039,825,831 4,144,198,743 14,844,162,437 - - - 18,988,361,180

T O T A L E G R E S O S 424,094,281,833 168,717,128,033 26,941,765,049 30,369,293 53,855,825,899 10,994,608,151 260,539,696,425 157,558,338,705 23,022,806,489 30,369,293 47,399,338,646 5,947,007,325 233,957,860,458

PAGOS

EJECUCION PRESUPUESTO DE GASTOS


DESCRIPCION DEFINITIVO PRESUPUESTO EJECUTADO 2013




INFORME DEFINITIVO


suficientes para cumplir las decisiones judiciales. En consecuencia, se configura una observación administrativa a fin de que la Institución implemente las acciones correctivas a que haya lugar a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidad por negligencia en las actuaciones. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Para la programación del Rubro de Sentencias y Conciliaciones se toma como referente la proyección que realiza la Oficina Jurídica de la Universidad sobre la probabilidad de ocurrencia de las eventuales condenas judiciales según los procesos en marcha y a partir de este se estima un monto aproximado, dado que no es posible apropiar la totalidad de los recursos pretendidos por todas las demandas que se encuentran en trámite. Adicionalmente el fallo definitivo depende de la celeridad con que las instancias competentes adelanten toda la etapa procesal a la que tienen derecho demandantes y demandados, tiempos que no son controlados por la universidad y esto conlleva a que en algunas vigencias se concretan más sentencias de las previstas y en otras el proceso toma más tiempo del esperado y la ejecución no se materializa. “ CONCLUSION ENTE DE CONTROL La institución manifiesta que en la etapa de programación se toma como referente la información suministrada por la oficina Jurídica; no obstante, se evidencia que pese a ello no se proyectan las apropiaciones suficientes para garantizar el pago de las demandas que cursan en contra de la Universidad, por cuanto se tuvo que recurrir a traslados presupuestales; por tanto, debe hacerse un estudio minucioso de las posibles demandas en riesgo de perderse y con fundamento en ello apropiar los montos necesarios para garantizar el pago con ocasión a fallos en contra de la UIS, en procura de evitar la presunta comisión de conductas con alcance disciplinario con especial atención a lo preceptuado en el artículo 48 numeral 24. Por lo anterior, se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, por tanto la entidad debe implementar las acciones correctivas pertinentes, las cuales serán objeto de seguimiento. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto




INFORME DEFINITIVO


INVERSION

En lo que respecta a la Inversión la institución en cumplimiento de su objeto social ejecuta los recursos de acuerdo a las dimensiones definidas en el Plan de Desarrollo Institucional 2008 – 2018. Los gastos de inversión representan el 22% del total de gastos ejecutados en la vigencia 2013. Los recursos ejecutados en proyectos de inversión ascienden a $57.697.544.662 los cuales representan el 33% de la apropiación definitiva; por este tipo de gasto se presenta un nivel de giros equivalentes a $41.962.121.340, que equivalen al 73% de los compromisos adquiridos, resultados que demuestran que los recursos no se comprometen de manera pronta y que los bienes y/o servicios de los proyectos de inversión no se reciben en forma oportuna, situaciones que afectan la gestión. Respecto a la vigencia fiscal 2012 la inversión presenta una disminución del 47%. Del total ejecutado en inversión, la mayor dinámica se da en el Fondo Ajeno (3), en el cual ejecutó $26.301.419.000, equivalentes al 39% de la apropiación definitiva; en este fondo se destaca la inversión en fomento y desarrollo de programas de investigación y la inversión Física, entre otros. Le sigue el Fondo Común (1) en el cual se ejecutó el 26 % de la apropiación definitiva, es decir $11.139.425.987, destacándose la inversión en fomento y desarrollo de programas de investigación y la adquisición de bienes; Fondo Estampilla (8) con una ejecución de $10.994.608.151, equivalente al 25% donde la mayor parte de los recursos se destinaron a adquisición de bienes y finalmente Fondo Especial (6) con una ejecución de $8.776.783.794,equivalente al 47% del definitivo, resaltándose la inversión en adquisición de bienes. OBSERVACION DE AUDITORIA N°36 Se evidencia que del 22% asignado para lnverisón, tan sólo se ejecutó el 33%, escenario que exige se de mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de los proyectos de inversión, por cuanto con estos resultados bajos se ve afectado el cumplimiento del Plan de desarrollo Institucional y por ende el fortalecimiento y mejoramiento del servicio educativo. Con fundamento en lo anterior, se configura

FONDO 1 FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL FONDO 1 FONDO 3 FONDO 5 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

INVERSION 175,195,191,174 11,624,733,717 26,301,419,000 - 8,776,783,794 10,994,608,151 57,697,544,662 6,038,660,169 22,448,068,340 - 7,528,385,506 5,947,007,325 41,962,121,340

INVERSION FISICA 64,205,116,104 2,139,425,987 10,629,150,038 - 3,186,510,553 2,363,358,581 18,318,445,159 652,787,240 7,575,905,904 - 3,170,060,539 744,820,708 12,143,574,391

ADQUISICION DE BIENES 44,714,697,313 4,808,429,687 28,000,000 - 5,590,273,241 8,631,249,569 19,057,952,498 970,614,579 27,999,999 - 4,358,324,967 5,202,186,617 10,559,126,162

FORMACION DE PERSONAL 511,439,534 281,321,175 - - - - 281,321,175 271,059,607 - - - - 271,059,607

REGIONALIZACION 4,334,725,000 - - - - - - - - - - - -


PROGRAMAS DE INVESTIGACION. 61,429,213,223 4,395,556,869 15,644,268,962 - - - 20,039,825,831 4,144,198,743 14,844,162,437 - - - 18,988,361,180

PRESUPUESTO EJECUTADO 2013 PAGOS

EJECUCION PRESUPUESTO DE GASTOS


DESCRIPCION DEFINITIVO




INFORME DEFINITIVO


una observación administrativa, para que la Universidad adopte las medidas pertinentes, las cuales serán objeto de seguimiento por parte de este ente de control. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Es de advertir que los recursos destinados para la inversión están dirigidos al financiamiento de los proyectos de inversión que hacen parte Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018 (PDI). Es de destacar que la institución se encuentra cumpliendo con los objetivos estratégicos como lo demuestran los indicadores del PDI y que se resumen con la reciente obtención de la renovación de la acreditación institucional de alta calidad. Con el compromiso constante del mejoramiento continuo, en los últimos años se han estado revisando y ajustando los procesos asociados y factores internos y externos que afectan la ejecución de los proyectos inversión. A continuación se relacionan las actividades de mejoramiento que se vienen realizando: INTERNAMENTE

1. Revisión de los procesos asociados a la planificación y ejecución.

2. Revisión de los indicadores de gestión institucional.

3. Se han estado realizando diplomados en gestión de proyectos de inversión para

directivos, con el fin de cualificar a los ejecutores de las partidas asignadas para

financiar proyectos de inversión.

4. Creación e implementación de un procedimiento para el desarrollo de proyectos de

infraestructura, cuyos costos se estiman por debajo de 50 S.M.M.L.V.

5. Realización de compras globales de elementos y equipos a través de procesos

licitatorios.

6. Aprobación de proyectos constructivos únicamente cuando se cuente con las

licencias de construcción respectivos.

EXTERNAMENTE

1. Gestión semanal de las partidas programadas por la Gobernación de Santander

para inversión en la Universidad, con el fin de que los recursos sean asignados

con prontitud para su ejecución.

2. Mejora en los procesos de gestión de las licencias de construcción con las

curadurías urbanas.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que el sujeto de control manifiesta que se están revisando y ajustando los procesos asociados y factores internos y externos que afectan la ejecución de los proyectos inversión, se convalida la observación la cual tendrá alcance de hallazgo administrativo, con el objeto de ejercer seguimiento a los ajustes que está realizando con el fin de lograr mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de los proyectos de inversión, y evaluar los resultados obtenidos en virtud de ello, toda vez que los resultados obtenidos en la vigencia objeto de estudio son muy bajos y afecta la gestión.




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA-PAC OBSERVACION DE AUDITORIA N°37 Si bien la UIS tiene reglamentada la ejecución de gastos del presupuesto general a través del Programa Anual de Caja, PAC, a través de los artículos 48, 49 y 50 del Estatuto Presupuestal, no hace uso de este instrumento importante, en razón a ello, se configura una observación administrativa en aras de que la institución de cumplimiento a las prescripciones contenidas en la norma del presupuesto de la Universidad. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Los Ordenadores del Gasto de las Unidades Académico Administrativas y/o Proyectos, junto con la Oficina de Planeación participan en la preparación del Programa Anual de Caja de su respectiva Unidad, con lo cual la Dirección de Planeación consolida y presenta el Consejo Superior. Asimismo, la Sección de Presupuesto, trimestralmente presenta al Consejo Superior, las modificaciones al Presupuesto General Aprobado, en el marco de la normatividad aplicable.”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL De acuerdo a los argumentos expuestos por la Universidad es de resaltar que además de preparar y aprobar el PAC, se debe hacer uso eficiente de este instrumento importante, teniendo en cuenta que éste tiene como finalidad alcanzar las metas financieras, y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de compromisos y obligaciones que se adquieren en la vigencia. Por tanto se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo Administrativo, por tanto la instituciones debe implementar las acciones correctivas a que haya lugar. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto RESULTADO PRESUPUESTAL




INFORME DEFINITIVO


Para la vigencia 2013, la UIS arroja como resultado superávit presupuestal, originado por menores valores ejecutados especialmente en inversión, recursos que debieron programarse y ejecutarse en su totalidad atendiendo los principios de eficiencia y efectividad. En relación a las vigencias anteriores se mantiene el resultado positivo. Con este resultado se observa que existen recursos suficientes para apalancar compromisos y obligaciones pendientes de pago a diciembre 31 de 2013, los cuales ascienden a $26.581.835.967. EJECUCION RECURSOS DE REGALIAS

En la vigencia 2013, la institución recibió recursos del Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD) Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación del Sistema General de regalías la suma de $19.500.000.000 para financiar el Proyecto “FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIA TECNOLOGICA EN EL PARQUE TECNOLOGICO DE GUATIGUARÁ”, de los cuales ejecutó y pagó $607.500.000 que representa el 3.12% del total recaudado y corresponde al anticipo del 50% del contrato 270-201300142 de fecha octubre 15 de 2013, cuyo objeto es Suministro, instalación y puesta en funcionamiento de un Difractómetro de Rayos X para muestras monocristalinas Marca Rigaku, Referencia XTALB P200 MM033-DS para el Edificio de Investigaciones de la UIS-Adjudicación Licitación pública No. 012 de 2013, por valor de $1.215.000.000. Los proyectos viabilizados y ejecutados con recursos del Sistema General de Regalías en la vigencia 2013 son:

DESCRIPCION 2013 2012 2011 2010

INGRESOS RECAUDADOS 380,386,784,652 420,176,974,086 373,641,610,293 299,360,066,191

GASTOS COMPROMETIDOS 260,539,696,425 313,321,796,028 236,742,372,531 219,082,984,966

RESULTADO PRESUPUESTAL

(SUPERAVIT) 119,847,088,227 106,855,178,058 136,899,237,762 80,277,081,225

RESULTADO PRESUPUESTAL


DESCRIPCION DEFINITIVO INGRESOS -

GASTOS RECAUDADO EJECUTADO PAGOS

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 19,500,000,000 19,500,000,000 607,500,000 -

fuente: información suministrada por la UIS. Vigencia 2013

EJECUCION RECURSOS SISTEMA GENERAL DE REGALIAS





INFORME DEFINITIVO


Es de resaltar que si bien la ejecución de estos recursos es bienal, la institución debe procurar mejores resultados, toda vez que los recursos fueron adicionados en el mes de febrero y al cierre de la vigencia tan sólo se ha comprometido el 3.12% del total de recursos asignados. EJECUCION DE REZAGO PRESUPUESTAL OBSERVACION DE AUDITORIA N°38 Se observa que existen debilidades relacionadas con la calidad de la información, toda vez que no existe coherencia entre la información rendida a través del aplicativo SIA con la información suministrada en el trabajo de campo en relación a los formatos F.10 Ejecución Reserva presupuestal, en la cual se establece un valor ejecutado inferior al del reporte generado en el trabajo de campo y F.11. Ejecución Presupuestal de Cuentas por pagar, en el cual no se reporta la totalidad de obligaciones pendientes de pago (vigencia actual y anteriores), sólo se registra ejecución de cuentas de la vigencia actual; situación que limita el proceso de evaluación y seguimiento; por lo cual es deber de la institución implementar acciones correctivas efectivas, que garanticen la calidad, confiabilidad e integralidad de la información. Por lo anterior, se configura una observación administrativa. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Al analizar la Observación 38, se encuentra que para efectos de la rendición de los reportes de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales revisados durante el ejercicio de Auditoría, se evidencia que efectivamente se presentaron diferencias por cuanto los criterios de generación del reporte eran diferentes, dado que para el aplicativo SIA se estaba teniendo en cuenta un periodo (vigencia rendida) y para la revisión integral de la auditoría en sitio, se tomó todo lo pendiente al corte de la vigencia auditada, lo que generó las diferencias y las dificultades en la evaluación y seguimiento. Por esta razón, se considera importante y necesario establecer formalmente dentro de los actos administrativos correspondientes, los criterios de presentación de la información con el propósito de mejorar la presentación de la misma, sugerir los ajustes necesarios en el Sistema de Información Financiero de la Universidad (SIF) y facilitar el trabajo de auditoría.”


DESCRIPCION DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

Fortalecimiento de la Infraestructura Física Sede

Guatiguará-Construcción Primer Edificio 11,110,000,000 - -

Fortalecimiento de la Infraestructura Física Sede

Guatiguará-Construcción Vía Interna 2,816,000,000 - -

Fortalecimiento de los Procesos de Transferencia

Tecnológica de Guatiguará 5,574,000,000 607,500,000

TOTAL 19,500,000,000 607,500,000 607,500,000

PROYECTOS VIABILIZADOS Y EJECUTADOS DE RECURSOS DE REGALIAS

Fuente: información suministrada por la UIS con corte a diciembre 31 de 2013




INFORME DEFINITIVO


De acuerdo con los argumentos expuestos por la institución se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, en aras de realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento que implemente la universidad para subsanar la deficiencia detectada. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto

RESERVAS PRESUPUESTALES

Mediante resolución 013 de 18 de enero de 2013, se constituyó las reservas presupuestales de la UIS, por valor de $31.000.668.327, sin embargo el acto administrativo no presenta una verdadera motivación como lo establece el artículo 52 del Estatuto presupuestal. Las reservas presupuestales se discriminan así: $6.520.865.614 correspondiente a compromisos destinados a funcionamiento distribuidos así: Fondo común (1) $3.751.189.679 y Fondo Especial (6) $2.769.675.936; y $24.479.802.713 correspondientes a inversión detallados así: $146.660.133 Fondo Común; $6.143.214.879 Fondo Ajeno; $14.125.097.083 Fondo Especial y $4.064.830.617 Fondo Estampilla PROUIS. De acuerdo a la ejecución de reservas presupuestales, el valor pagado corresponde al 85% es decir a $26.272.889.609, quedando compromisos por ejecutar por valor de $4.727.778.718 de los cuales $1.250.940.308 corresponden a funcionamiento y $3.476.838.410 a Inversión; recursos que de acuerdo a certificación emitida por la institución quedaron libres de afectación y disponibles en tesorería para ser adicionados de acuerdo a necesidades de los ordenadores del gasto, resultado con el cual es evidente que no existe un verdadero control frente a la atención de los compromisos legalmente contraídos.

FONDO 1 FONDO 3 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL FONDO 1 FONDO 3 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

FUNCIONAMIENTO 3,751,189,679 - 2,769,675,936 - 6,520,865,615 3,380,955,615 - 1,888,969,691 - 5,269,925,306 1,250,940,309

SERVICIOS PERSONALES 2,324,242,891 - 2,433,057,184 - 4,757,300,075 2,192,368,943 - 1,666,712,217 3,859,081,160 898,218,915

GASTOS GENERALES 1,426,946,788 - 336,618,751 - 1,763,565,540 1,188,586,672 222,257,474 1,410,844,146 352,721,394

INVERSION 146,660,133 6,143,214,879 14,125,097,083 4,064,830,617 24,479,802,712 140,328,915 6,141,343,221 10,722,244,600 3,999,047,568 21,002,964,303 3,476,838,409

INVERSION FISICA 103,703,140 6,046,191,346 14,013,594,757 2,332,449,700 22,495,938,942 101,070,206 6,046,191,346 10,615,175,508 2,313,810,133 19,076,247,192 3,419,691,750

ADQUISICION DE BIENES - - 111,502,326 1,732,380,917 1,843,883,243 - - 107,069,092 1,685,237,435 1,792,306,527 51,576,716 FOMENTO Y DESARROLLO

PROGRAMAS DE INVESTIGACION. 42,956,993 97,023,533 - - 139,980,526 39,258,709 95,151,875 - - 134,410,584 5,569,942

T O T A L E G R E S O S 3,897,849,812 6,143,214,879 16,894,773,018 4,064,830,617 31,000,668,327 3,521,284,530 6,141,343,221 12,611,214,291 3,999,047,568 26,272,889,609 4,727,778,717

Fuente: Resolución 013 de enero 18 de 2013 e información suministrada por la UIS

DESCRIPCIONRESERVAS CONSTITUIDAS RESERVAS EJECUTADAS Y PAGADAS

EJECUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS EN LA VIGENCIA 2013 CON CORTE DICIEMBRE 31 DE 2012

SALDO





INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION DE AUDITORIA N°39 Se observa que la resolución de la constitución de las reservas con corte a diciembre 31 de 2012 no presenta una verdadera motivación, donde se señalen las causas o eventos imprevisibles que dieron origen a su constitución. Aunado a lo anterior, es claro frente a los resultados de la ejecución de las reservas que la institución presenta deficiencias en los procesos de planeación presupuestal y contractual, toda vez que los compromisos no se ejecutan en su totalidad en la vigencia fiscal en que se contraen, lo cual conlleva al uso de esta figura, que si bien es permitida, debe utilizarse teniendo en cuenta los lineamientos legales existentes; en consecuencia, se deriva una observación administrativa en aras de que la institución implemente acciones correctivas efectivas con las cuales se evite la reiteración de estas deficiencias. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Se acoge la observación del Equipo Auditor y se incluirá lo pertinente en el plan de mejoramiento. Se aclara que en el año 2012, el doctor Álvaro Ramírez García no era el Rector de la Universidad Industrial de Santander” CONCLUSION ENTE DE CONTROL De conformidad con la respuesta allegada por la institución se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, en aras de realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento que implemente la universidad para subsanar la deficiencia detectada. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto

CUENTAS POR PAGAR A diciembre 31 de 2012, quedaron obligaciones por valor de $9.346.674.754, las cuales fueron constituidas mediante Resolución No. 012 de enero 18 de 2013, en la cual no se establece los períodos a que corresponden las obligaciones, dificultando el análisis y control a la ejecución de las mismas. De acuerdo a la información suministrada en el trabajo de campo, del total de cuentas pendientes de pago $5.551.521.208 corresponden a obligaciones pendientes de pago de acuerdo al cierre presupuestal de la vigencia 2012; Órdenes de Pago $3.414.002.360 y $381.151.186 a obligaciones de vigencias anteriores (2003-2011). En relación a las cuentas constituidas en la vigencia 2012 con corte a diciembre 31 de 2011, hubo un incremento del 67%, y en relación a las cuentas constituidas en la vigencia 2014 se mantiene la tendencia creciente, lo que significa que existen deficiencias en la planeación financiera.




INFORME DEFINITIVO


Ejecución de las cuentas por pagar de la vigencia actual

Las obligaciones pendientes de pago resultantes del cierre presupuestal de la vigencia 2012, se discriminan así: $1.596.462.565 correspondientes a funcionamiento distribuidos así: fondo Común (1) $867.040.958; fondo Ajeno (3) $1.316.458 y fondo Especial (6) $739.397.509; y $3.939.311.420 correspondientes a inversión detallados así: $174.731.571 fondo Común; $1.268.999.468 fondo Ajeno; $1.005.279.397 fondo Especial y $1.494.755.948 Fondo Estampilla PROUIS. De conformidad con el seguimiento realizado en la vigencia 2013 al pago de las obligaciones exigibles de este período, se observa que se canceló el 99.7% de las cuentas, comportamiento de pago favorable.

Ejecución de órdenes de Pago De acuerdo a la información suministrada por la UIS, del total de obligaciones correspondientes a órdenes de pago de nómina, recaudadores y devoluciones, equivalentes a $3.414.002.360 en la vigencia 2013 se canceló la suma de $2.349.375.874 quedando un saldo pendiente de $1.064.626.486.

Ejecución de las cuentas por pagar de vigencias anteriores Según el informe presentado por la Universidad, las obligaciones reconocidas de vigencias anteriores las cuales presentan antigüedad superior a 2900 días, tienen el siguiente comportamiento:

FONDO 1 FONDO 3 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL FONDO 1 FONDO 3 FONDO 6 FONDO 8 TOTAL

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 867,040,958 1,316,458 739,397,509 - 1,607,754,925 866,792,653 541,917 729,127,996 - 1,596,462,565

SERVICIOS PERSONALES 293,597,847 - 355,296,017 - 648,893,864 293,485,847 - 345,879,903 - 639,365,750

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 516,892 - - - 516,892 516,892 - - - 516,892

GASTOS GENERALES 99,520,048 541,917 326,085,803 - 426,147,769 99,383,743 541,917 325,232,403 - 425,158,064

OTROS GASTOS 473,406,170 774,541 58,015,689 - 532,196,400 473,406,170 - 58,015,689 - 531,421,859

GASTOS DE INVERSION 174,731,571 1,268,999,468 1,005,279,397 1,494,755,848 3,943,766,283 174,589,428 1,268,999,468 1,000,966,677 1,494,755,848 3,939,311,420

INVERSION FISICA 39,999,384 1,074,330,443 867,685,581 1,452,048,462 3,434,063,868 39,999,384 1,074,330,443 867,685,581 1,452,048,462 3,434,063,868

ADQUISICION DE BIENES 55,536,234 - 137,593,817 42,707,386 235,837,436 55,536,234 - 133,281,096 42,707,386 231,524,716


PROGRAMAS DE INVESTIGACION. 79,195,954 194,669,025 - - 273,864,979 79,053,811 194,669,025 - - 273,722,836

TOTAL 1,041,772,529 1,270,315,926 1,744,676,906 1,494,755,848 5,551,521,208 1,041,382,081 1,269,541,385 1,730,094,673 1,494,755,848 5,535,773,986

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUÍDAS CUENTAS POR PAGAR EJECUTADAS DESCRIPCION

EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS EN EL AÑO 2013 CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012 (VIGENCIA 2012)





INFORME DEFINITIVO


Del total de obligaciones de vigencias anteriores, en la vigencia 2013 se anularon órdenes de pago por valor de $45.641.054 y se cancelaron efectivamente $209.035.672 quedando al cierre del período cuentas por pagar por valor de $126.474.460, donde la mayor concentración se presenta en los períodos 2009 y 2010. Frente a este resultado es claro que la institución está en mora de emprender acciones pertinentes y efectivas para el pago y/o depuración de estas acreencias si es el caso. OBSERVACION DE AUDITORIA N°40 Se observa que la institución no ejerce un verdadero control interno sobre el pago efectivo y oportuno de las obligaciones legalmente contraídas, toda vez que existen cuentas por pagar que superan ocho (8) años; por lo cual se configura una observación administrativa a fin de que la Universidad surta los trámites administrativos tendientes a determinar si estas obligaciones son reales y efectuar su pago de manera inmediata o en su defecto liberar los recursos e incorporarlos al presupuesto para que se puedan efectuar compromisos con cargo a ellos. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL “Institucionalmente se tiene previsto que los ordenadores de gasto, la Sección de Tesorería y el Comité de Saneamiento Contable en función de sus facultades, ejerzan el control permanente sobre las cuentas por pagar de cada uno de los centros de costo y las autoricen bajo su criterio y responsabilidad. Por otra parte, en cuanto a la depuración de las cuentas por pagar de vigencias anteriores al 2013, es un proceso que se viene adelantando desde el año 2013 y a la fecha se ha logrado una disminución en pesos del 88% producto de pagos efectivos, anulaciones y ajustes en los registros del sistema de información financiero. Adicionalmente, de las cuentas pendientes por depurar, algunas están en el trámite correspondiente de saneamiento y otras a la espera del pronunciamiento definitivo dentro de las reclamaciones judiciales adelantadas. “

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Una vez evaluada la respuesta dada por la universidad, es claro que se van a implementar acciones para subsanar la deficiencia presentada y socializada en trabajo de campo, con ocasión a ello se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, con el fin de ejercer estricto seguimiento al cumplimiento de los correctivos y acciones adoptadas por la institución y evaluar el impacto de los resultados obtenidos.

VIGENCIA CUENTAS POR

PAGAR

CUENTAS

ANULADAS PAGOS % EJECUCION

SALDO CUENTAS

POR PAGAR

2003 1,358,096 - - - 1,358,096

2004 18,782,488 - 18,782,488 100 -

2005 6,491,013 356,176 6,134,837 94.51 -

2007 6,972,378 5,314,927 390,515 5.60 1,266,936

2008 16,350,799 14,017,859 239,824 1.47 2,093,116

2009 33,927,962 2,393,972 - - 31,533,990

2010 253,127,712 21,912,000 143,649,017 56.75 87,566,695

2011 44,140,738 1,646,120 39,838,991 90.25 2,655,627

TOTAL 381,151,186 45,641,054 209,035,672 126,474,460

Fuente: información suministrada por la UIS


EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR DE VIGENCIA ANTERIORES CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2013




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE : ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector Margy Stella Rey Lesmes Tesorera. VIGENCIAS FUTURAS La Universidad Industrial de Santander en la vigencia 2013, no tramitó vigencias futuras ordinarias ni excepcionales para su autorización y ejecución, de acuerdo con la certificación expedida en el trabajo de campo. 3.4 CAJA DE PREVISION SOCIAL DE LA UIS “CAPRUIS” GENERALIDADES DE LA ENTIDAD NATURALEZA DEL ENTE. La Caja de Previsión Social de la UIS “CAPRUIS”, es una entidad de previsión social y prestadora de servicios de salud, sin ánimo de lucro, creada mediante Acuerdos Nos. 017 de 1970 del Consejo Superior Universitario y 150 de 1970 del Consejo Directivo de la Universidad Industrial de Santander, como un Fondo Delegatario de la UIS, con patrimonio y rentas propias, representado judicial y extrajudicialmente por su Gerente. CAPRUIS tiene Personería Jurídica según Resolución No. 0211 del 26 de noviembre de 1970 de la Gobernación de Santander. El Consejo Superior de la UIS mediante el Acuerdo 024 de 2001, autorizó a CAPRUIS como entidad delegataria de la Universidad, para administrar su propio Sistema de Seguridad Social en Salud, y dependiente de ella, de conformidad con la Ley 647 de 2001 expedida por el Congreso de la República, que facultó a las Universidades Estatales u Oficiales, para que en uso de la autonomía universitaria organicen un sistema propio de salud para sus funcionarios y pensionados. EVALUCION PRESUPUESTAL FONDO DE RESERVA El Fondo de Reserva, fue creado mediante Acuerdo N° 70 de noviembre 25 de 1997 y aclarado según el Acuerdo 002 de 1998 del Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Es importante precisar que el Fondo de Reserva, está constituido como un fondo para acumulación de capital, de naturaleza de largo plazo, y cuyo propósito principal es garantizar a futuro, la calidad en la prestación de los servicios de salud a la población usuaria. Origen de los aportes.




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El Acuerdo N° 002 del 27 de enero de 1998, del Consejo Superior de la UIS, “Por el cual se aclara el artículo 4º del Acuerdo N° 70 del 25 de noviembre de 1997, emanado del Consejo Superior”, estableció que el Fondo de Reserva se financiará con un incremento en los aportes mensuales de salud a cargos de las partes, distribuidos de la siguiente manera: -Dos (2) puntos porcentuales mensuales sobre la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de los empleados y jubilados de la UIS afiliados a CAPRUIS, que asumirá CAPRUIS de sus rentas propias. -Un (1) punto porcentual mensual sobre el valor de la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de los empleados y jubilados de la UIS afiliados a CAPRUIS, a cargo del presupuesto de la UIS, del rubro de Bienestar Universitario, establecido en el artículo 117 de la Ley 30 de 1992. -Medio (0.5) punto porcentual mensual que será asumido por los afiliados a CAPRUIS. Monto de los aportes efectuados por la UIS, correspondientes al 1% sobre la nómina de la Universidad. Así mismo, lo correspondiente al 7% de aporte-Empleados UIS a Diciembre de 2012 y 2013.

MESES 2012 2013

7% 1% 7% 1%

ENERO 199.423.005 16.836.558,00 254.513.351 14.776.700,00

FEBRERO 245.142.888 51.214.454,00 251.246.450 51.112.749,00

MARZO 242.165.613 85.187.399,00 247.319.538 50.528.850,00

ABRIL 383.762.138 72.600,00 385.088.726 35.331.362,00

MAYO 251.165.163 89.912.374,00 241.908.625 117.936.913,00

JUNIO 258.230.263 35.880.737,00 241.908.625 15.816.538,00

JULIO 259.995.751 51.021.221,00 313.643.663 50.882.075,00

AGOSTO 253.219.138 52.395.649,00 266.602.525 59.404.962,00

SEPTIEMBRE 253.853.687 52.001.463,00 264.082.263 89.425.975,00

OCTUBRE 248.382.138 52.381.213,00 260.971.901 15.753.437,00

NOVIEMBRE 253.247.838 65.426.962,00 259.229.688 51.885.399,00

DICIEMBRE 253.744.575 86.850.887,00 266.261.713 89.673.899,00

TOTAL 3.102.332.197 639.181.517,00 3.252.777.068 642.528.859,00

Fuente: CAPRUIS

Durante la vigencia 2013, el total de los aportes globales recibidos por el Fondo de Reserva correspondiente al 7% girados por la UIS ascendió a la suma de TRES MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOSMIL MILLONES SETCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL SESENTA Y OCHO PESOS ($3.252.777.068), es decir, aumento en un 4.85%, significando $150.444.871 más que el año 2012.




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Del total de los aportes efectuados por la UIS en la vigencia 2013 correspondiente al 1% que sobre el valor de la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de los empleados y jubilados de la UIS afiliados a CAPRUIS, ascendió a la suma de SEISCIENTOS CUARENTA Y DOS MILLONES QUINIENTOS VEINTIOCHOMIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE PESOS ($642.528.859), es decir, aumentó en un 0.5% significando $ 3.347.342 más que la vigencia anterior. Este aporte la Universidad lo realiza con cargo a su presupuesto, rubro Bienestar Universitario, según lo establecido en el Artículo 117 de la Ley 30 de 1992. Este dinero se traslada de manera directa al Fondo de Reserva, donde en la actualidad, y siguiendo sus instrucciones, se administra de manera independiente de los otros recursos que conforman dicho fondo. De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 070/ 97, el Fondo de Reserva está constituido como un fondo para la acumulación de capital, de naturaleza de largo plazo y cuyo propósito principal es garantizar la calidad en la prestación de los servicios de salud a la población usuaria. Cabe destacar que en ningún momento desde la constitución del Fondo de Reserva, los recursos a éste fondo trasladados: Por la UIS, por los cotizantes a CAPRUIS y por la misma entidad, han sido aplicados al cubrimiento de los gastos de funcionamiento de la Caja, en reconocimiento de la naturaleza de este fondo y a lo establecido por el Acuerdo No. 015 de 2005 de la Junta Directiva de CAPRUIS, por el cual se adoptó el Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración de las Inversiones en CAPRUIS. CAPRUIS DESTINO DADO A LOS APORTES CORRESPONDIENTES AL 1% GIRADOS POR LA UIS DURANTE LA VIGENCIA 2011 Se debe tener en cuenta que CAPRUIS, en su condición de entidad dependiente de la Universidad Industrial de Santander, está condicionada por la normatividad que le es aplicable y asume una posición inversionista. Las políticas institucionales para su administración son en extremo conservadoras y se identifican sobre los principios de seguridad y liquidez, antes que sobre rentabilidades crecientes, por ello los aportes correspondientes al 1% aportado por la UIS, sobre el valor de la nómina de sueldos y pensiones ordinarias de sus empleados y jubilados afiliados a CAPRUIS, han sido destinados a inversiones en activos financieros de renta fija, a tasa fija o variable, cuyo emisor reconozca calificación de riesgo AAA, emisores que se encuentran relacionados en el siguiente ítem, con grados de concentración que reconocen lo establecido por el Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración de las Inversiones en CAPRUIS, reconocido en el Acuerdo No. 013 de Noviembre 12 de 2008.




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COMPORTAMIENTO (VALORIZACIÓN Y/O DESVALORIZACIÓN) DEL FONDO DE RESERVA EN EL PERIODO 2013:

CONCEPTO SALDO A DICIEMBRE

2012 ($) DESVALORIZACON ($) VALORIZACION ($)

SALDO A DICIEMBRE 2013

($)

TOTAL 36.039.511.872 33.729.500 1.747.943.557 37.753.725.929

Fuente: CAPRUIS En relación con el cuadro anterior, estos registros corresponden al valor acumulado resultante del proceso de valoración que a Precios de Mercado, realiza la entidad mensualmente, sujetándose a la metodología establecida por la Superintendencia Financiera para la valoración de activos financieros a precios de mercado, con la cual se administran los portafolios de inversión en la Caja. Según lo establecido por el Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración de las Inversiones en CAPRUIS, se anteponen los principios de seguridad antes que de rentabilidad. Por lo anterior, si bien es cierto, se registra desvalorización por la metodología de valoración aplicada y los principios de administración, tales pérdidas no se cristalizan de manera efectiva, pues la Entidad espera hasta el vencimiento de los activos, a fin de lograr los rendimientos establecidos desde el momento de su compra. ENTIDADES FINANCIERAS EN LAS CUALES SE ENCUENTRAN INVERTIDOS LOS APORTES DEL FONDO DE RESERVA (RECURSOS UIS):

EMISOR CLASE DE TITULO

BANCO POPULAR S.A. BONOS ORDINARIOS

BANCOLOMBIA BONOS ORDINARIOS

ECOPETROL BONOS DEUDA PUBLICA

EPM MEDELLIN BONOS DEUDA PUBLICA

FINDETER CDT

GOBIERNO REPUBLICA DE COLOMBIA TITULOS TES TASA FIJA

ISA S.A. BONOS DEUDA PUBLICA

LEASING BANCOLDEX CDT

LEASING BANCOLOMBIA CDT

UNE EPM TELECOMUNICACIONES BONOS ORDINARIOS

4. DICTAMEN DE AUDITORIA




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OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorías practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, para la vigencia 2013, a través del examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha; la información verificada corresponde a la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER; dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la administración de la entidad, en el desarrollo del trabajo de campo de la ejecución de la auditoría, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de auditorías aplicables al sector público en Colombia; por lo tanto certifica que los estados financieros a 31 de Diciembre de 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública ULDARI MORENO RAMIREZ con Tarjeta Profesional No. 144462-T, expresa: La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de Santander. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe.

Se presentaron algunas limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría, por lo cual los análisis y verificaciones de la información suministrada se desarrollaron acorde con el plan de trabajo. La universidad Industrial de Santander maneja su propio programa de contabilidad lo que hace difícil poder acceder directamente a verificar la información por cuanto por lo extensa se maneja de manera independiente y los campos no permiten de manera consolidada mostrarla, de igual manera al manejarse por fondos estos son ordenadores del gasto. Lo que permite emitir una opinión con salvedades sobre los estados contables de la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, por la vigencia fiscal de 2013. Salvedades




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-Se observa demoras por parte de las Unidades Académicas en allegar

documentos para respaldar las transacciones.

-Debilidad por parte de las unidades en la correcta identificación de la causalidad

de los costos y los gastos.

-El sistema contable que maneja la institución debe ser más accequible a la

información mediante la creación de nuevos campos.

CONTROL INTERNO CONTABLE

El Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander, mediante Acuerdo No. 084 de 2003, faculto al señor Rector para realizar la depuración de los valores contables de conformidad con la ley 716 de 2001 sobre saneamiento de la información contable de la Universidad. Mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 070 del 11 de diciembre de 2006, se creó e integró el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, el cual tiene entre sus funciones el recomendar al Rector de la Universidad la depuración de partidas contables por incorporación o descargue en los estados financieros, según sea el caso. En desarrollo del proceso auditor, se constata el cumplimiento de la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, a lo establecido en la Resolución 357 de julio 23 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Lo anterior se pudo evidenciar que la Universidad Industrial de Santander durante la vigencia 2013 emitió cuatro (4) Actas de Comité de Sostenibilidad Contable mediante las cuales se observa que el mayor tema tratado es la debilidad que existe en cuanto al enlace entre el sistema de deudas y la liquidación matriculas del IPRED y el Sistema de Información Financiera. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable Resultados de la Evaluación:

NUMERO

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1. CONTROL INTERNO CONTABLE

4.89 ADECUADO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.82

1.1.1. IDENTIFICACION 4.84

1.1.2 CLASIFICACION 4.87

1.1.3. REGISTRO Y AJUSTES 4.75

1.2. ETAPA DE REVELACION 5.00

1.2.1. ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

5.00

1.2.2. ANALISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

5.00

1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

4.87

1.3.1. ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.87

Fuente: Control interno UIS

Fortalezas




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Se continúa con la Ratificación de la Calificación AA+(Colombia) otorgada a la UIS por el Comité Técnico de Calificación de Fitch Ratings Colombia S.A y con los proyectos Toward Sustainable Financial Mangement of Universities in Latín América – SUMA, y el proyecto “Mejores Prácticas en Gestión financiera en las IES, GEFIES. Puesta en funcionamiento del nuevo módulo de inventarios que permite la rendición de inventarios, con el fin que todos los funcionarios públicos que manejan bajo su custodia elementos mayores, menores e intangibles, procedan a revisar cada elemento y reporten las novedades de los mismos. Durante el año 2013 la Sección de Recaudos de la División Financiera, informa de manera oportuna las fechas en las cuales se habilita el módulo para solicitar reliquidación de matrícula para cada semestre académico. La UIS brinda a los usuarios de los diferentes servicios ofrecidos por sus Unidades Académico –Administrativas dos nuevas alternativas para realizar pagos mediante el uso del formato de recaudo general. Igualmente pago de servicios a través de la herramienta PSE (Proveedor de servicios electrónicos), el cual permite realizar el pago desde cualquier parte del mundo, las 24 horas del día. Impresión del formato de recaudo y pago en las entidades bancarias, lo cual mejora la eficiencia en el proceso y evita desplazamientos innecesarios de los usuarios. Donaciones (siete) realizadas por la Sección de Inventarios a instituciones educativas de bajos recursos, para la vigencia 2013, dando utilidad a los elementos que son dados de baja por la Universidad y beneficiando a la comunidad. La implementación de la ley 1672 del 19 de julio de 2013, donde la Universidad realizó gestiones con una entidad especializada para la disposición final de elementos eléctricos y electrónicos y así contribuir con la preservación del medio ambiente. Debilidad Demora por parte de las Unidades Académico Administrativas en allegar los documentos soportes requeridos para respaldar las transacciones u operaciones realizadas. Se mantiene la dificultad presentada por parte de algunas Unidades Académico Administrativas en la correcta identificación de la causalidad de los costos y los gastos. Se continúa con el número reducido de Unidades académico administrativas, que presentan dificultades para enviar en forma oportuna las cuentas a la Sección de Presupuesto, durante el periodo de cierre de vigencia. El Sistema de información independiente para la generación de liquidaciones y registro de ingresos correspondiente a las matrículas de los estudiantes en la modalidad a distancia. Se continuó con la generación de pago de matrículas de posgrado con Formato de Recaudo General. Disminuir los saldos en cuentas de ahorro a cierre de la vigencia fiscal. Continuar realizando las conciliaciones bancarias, asegurando que los documentos soportes correspondan a extractos bancarios originales, y para el caso de los extractos que sean obtenidos a través de internet, contar con la respectiva certificación de legalidad y originalidad de los mismos por parte de las Entidades Bancarias Recomendaciones Mejorar las actividades relacionadas con la atención oportuna de las solicitudes que se reciben por teléfono y en caja, con el fin de prestar un mejor servicio a usuarios interno y/o externos. Gestionar un espacio físico para la Sección de




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Contabilidad debido al crecimiento de la misma. Realizar seguimientos más cortos a las revisiones de las conciliaciones bancarias, con el fin de tener un control efectivo. Mejorar el sistema de devolución de dineros correspondiente a cursos, matrículas, etc. Mantener el proceso de depuración de las cuentas por pagar de vigencias anteriores que ya han sido identificadas y que no corresponde a deudas ciertas y realizar actividades tendientes a disminuir las cuentas por pagar de las diferentes UAA en el cierre de la vigencia. Continuar con las actividades de capacitación y socialización del proceso Financiero con todos los ordenadores de gasto y equipo colaborador, con el fin de obtener mejores resultados y en consonancia con las políticas de transparencia y comunicación institucional. Trabajar en la solución definitiva para el manejo de los ingresos de los estudiantes modalidad distancia. Culminar el proceso de transformación del Sistema de Información Financiero a ambiente WEB, dado que su aplazamiento está generando retrasos en actualización de procedimientos y en la mejora de la prestación del servicio. Revisar los perfiles aprobados para el personal de la Sección de Contabilidad, los cuales en la actualidad corresponden a auxiliares administrativos. Continuar con la cancelación de las cuentas especiales de proyectos terminados, y certificación por parte de las Unidades Académico Administrativas, de aquellas cuentas especiales que aún no se pueden cancelar debido algún requerimiento específico. CONCEPTO SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS Analizados los Estados Financieros de la Universidad Industrial de Santander de con corte a 31 de diciembre de 2013, y teniendo en cuenta que la entidad maneja su propio sistema contable que consolida presupuesto y recaudos, a pesar de ser un sistema que presenta debilidad en cuanto al acceso a la información por ser esta presentada de manera consolidada por cuanto los campos que maneja no lo permiten, se determinó que estas se ajustan a las normas de Contabilidad y Auditoría generalmente aceptadas, por lo tanto los Estados Financieros merecen un concepto favorable. PRESUPUESTO

Los resultados obtenidos en la evaluación del Área de Presupuesto, permiten determinar que el manejo del presupuesto de ingresos y gastos es basado en los principios enunciados en el Estatuto Presupuestal evidenciándose falencias registradas en el texto del informe CONTRATACIÓN Al revisar los Contratos seleccionados aleatoriamente, el Grupo Auditor pudo verificar que : 1) La entidad contratante realiza los informes de conveniencia y oportunidad, estudios y documentos previos atendiendo los parámetros establecidos en el Acuerdo 019 de 2005, la Ley 80 de 1993 y el Decreto 734 de 2012. 2) La selección del contratista se realiza atendiendo los parámetros contenidos para la modalidad de contratación contemplada en Acuerdo 019 de 2005, Ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de 2012. 3) El contratista allega las pólizas de la manera establecida en el acta de adjudicación, aceptación y comunicación de oferta y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas. 4) El contratista ejecuta el objeto contractual de la




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manera establecida en la minuta del contrato. 5) La entidad contratante realiza el descuento de fondo de seguridad y lo correspondiente a las estampillas municipales y verifica que el contratista cancele las estampillas departamentales en el porcentaje establecido en la Ley. 7) La entidad contratante realiza la publicación de los contratos en la página web De otra parte, es importante establecer que en el presente proceso auditor, solo se realiza un análisis de legalidad del contrato, mas no, una valoración técnica (verificación de ítems, cantidades ejecutadas y demás relacionados), ya que al interior del grupo auditor designado para esta auditoría gubernamental, no se incluyó profesionales idóneos (ingeniero o arquitecto) que pueda verificar que el contratista ejecutó las actividades de acuerdo a lo establecido en la minuta del contrato en el caso de los de obra pública y compra de equipos especializados. Se evidenciaron falencias contractuales las cuales se plasmaron dentro de este informe, arrojando observaciones con alcance administrativo, disciplinario y fiscal con el fin de ser subsanadas a través del Plan de Mejoramiento que presente la entidad. PLAN DE MEJORAMIENTO En el Plan de Mejoramiento suscrito por la vigencia 2012, existen acciones correctivas que no se han cumplido, producto de los diferentes hallazgos; a la vez no se ha cumplido con las fechas de terminación de los mismos, actualmente se están ejecutando; sin embargo son metas que no tienen incidencia de fondo, por lo tanto se pueden incluir dentro del plan de mejoramiento que resulte de la presente auditoría. GESTION AMBIENTAL Durante la vigencia 2013 la UIS asigno y ejecuto recursos propios por la suma de $514.653.741, recursos direccionados a la prevención, mitigación y compensación de posibles impactos ambientales causados por el uso y aprovechamiento de los recursos naturales y del ambiente que pueden generar perjuicio a la calidad de vida de la población universitaria. TICS La UIS ha avanzado en el diseño y desarrollo del primero y segundo nivel de implementación como es la creación de la cultura de uso de TIC en los procesos de formación y generación de experiencias de apoyo al aprendizaje mediante TIC. PLAN DE DESARROLLO La Universidad ha garantizado los recursos financieros requeridos para la ejecución de su Plan de Desarrollo Institucional en las 5 dimensiones, situación que se corrobora en el nivel de cumplimiento reportado a la fecha, teniendo en cuenta que su plazo límite es el año 2018, sin embargo la ejecución de inversión en la vigencia 2013 solo alcanzó el 32.93%.




INFORME DEFINITIVO


CONTROLES DE ADVERTENCIA Se evidenció las gestiones efectuadas por el señor Rector y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER. FENECIMIENTO O NO FENECIMIENTO De conformidad con los conceptos emitidos en el presente Informe preliminar de Auditoria Gubernamental con enfoque Integral Modalidad Regular y en concordancia con la Resolución N° 00042 de Enero 28 de 2010 y lo establecido en la Resolución 0294 de abril 30 de 2009 y la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander, la opinión a los Estados Financieros y a la Gestión Fiscal favorable y teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados cumplen plenamente los principios de la función administrativa, la cuenta rendida por la UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER para la vigencia 2013, SE FENECE. 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE OBSERVACION

DESCRIPCIÓN DEL OBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA

A D P F S

1 X

Se evidenció que en el formato de rendición de cuenta F20.1ª la UIS registra 5.569 contratos en la casilla de Clase de Contrato como Otros, siendo lo correcto, registrarlos en la casilla de suministro y compra venta. Configurándose una observación con alcance administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

12

2 X

Contrato DC-022 de 2.013, no se ha liquidado, dada las continuas suspensiones; la UIS, debe tener en cuenta que este contrato no puede prolongarse en el tiempo, mediante la figura de suspensiones y ampliaciones de suspensiones. CONTRATO N° DC -007 DE 2.013 Posiblemente existe vulneración al principio de selección objetiva el l mencionado contrato no se ha liquidado.

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección de Contratación y Proyectos Sr. MARIO H TORRES MACIAS Ex - Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

18

3 X Contratos DC-005,006, 007 y 008, que en total ascendieron a la suma de $1.018.660.000, existe posiblemente fraccionamiento de contrato

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección de Contratación y Proyectos

26

4

ORDES DE TRABAJO N° 2013000499, 2013000495, 2013000090, 2013000298, 2013000104 y 2013000113 En las órdenes de trabajo relacionadas en la descripción de la observación, se evidencio que el ordenador del gasto es el mismo que firma todo el proceso de la contratación y ejerce la supervisión, de dichas ordenes, si bien es cierto que esta práctica no está prohibida también lo es que por los principios que inspiran la contratación pública, el supervisor debe ser otro funcionario

DESVIRTUADO DESVIRTUADO 30




INFORME DEFINITIVO


5

CONTRATO DC 044 DE 2.013 Confunde el término supervisor con interventor

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

DESVIRTUADO 32

6 X

contrato N°035/12 por valor de inicial de $12.577.599.999, fue adicionado en la suma de $6.145.339.394, mediante contratos 2013000120 y 2013000099, equivalente las adiciones a un 49% del valor inicial, no planteo el cobro del 5% de la estampilla de seguridad ciudadana al contratista la Directora de Contratación, que “el descuento se hará en el acta de liquidación, etapa en la que se hará un corte de cuentas entre los contratantes.”,.

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Directora Contratación UIS ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector

39

7 X

Se evidencio que la minuta del contrato de prestación de servicio de la referencia carece de numero, es decir no está numerado, sin embargo se pudo establecer que el numero es 2013000038,

MARIA CLAUDIA CABALLERO BADILLO Supervisora Observación ADMINISTRATIVA OLGACECILIA GONZALEZ NORIEGADirectora Contratación UIS. ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector

50

8 X

contrato CONTRATO DC 037 DE 2.013 se encuentra suspendido hace tres (3) meses, la interventoria y el supervisor del contrato deben realizar seguimiento a las labores pendientes por parte del contratista, en aras de lograr el acta de reinicio del contrato, acta de terminación de la obra y el acta de liquidación del mismo; lo anterior teniendo en cuenta que la fecha de terminación del mencionado contrato fue marzo 20 de 2.014; configura una observación con alcance administrativa para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad

ADMINISTRATIVA MANUEL JOSE ORTIZ RANGEL Interventor LUIS EUGENIO PARADA NIÑO Supervisor OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Directora de contratación y proyectos de Inversión UIS.

53

9 X

Los expedientes contractuales de los contratos números: 2013000004, 2013000005, 2013000020,2013000003, 2013000119, 201300009, En el SIA, reportan como supervisor de los contratos al ordenador de gasto Dr. ALVARO RAMIREZ GARCIA, desarrollando las funciones de supervisor la Dra. Edy Castro Neyra, tal como lo evidencia en las respectivas actas de liquidación. Así mismo, no se evidenció acto administrativo mediante el cual se delega el supervisor del contrato, y la aceptación del mismo.


56

10

En los expedientes contractuales de los contratos números 2013000092, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049, se evidencio:-Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros.Los contratos números, 2013000052, 2013000053, 2013000050 y 2013000049 a la fecha de la auditoria no se han liquidado según el Artículo 17. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA LIQUIDACIÓN del Acuerdo 019 de 2005, sin que la dirección de contratación y proyectos de inversión se haya pronunciado al respecto


DESVIRTUADOS 59

11 X ordenes de compra 2013003812, 2013003900, 2013004011, 2013004602, 2013005241 y 2013005576 - En los expedientes no reposan relación de entrega de los

OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección De

68




INFORME DEFINITIVO


uniformes ni recibido de los mismos por parte de los deportistas. -Estos contratos de compraventa son registrados en el SIA como otros.

Contratación y Proyectos De Inversión MILTON ARCINIEGAS AYALA Supervisor de los contratos

12 X

En los contratos de prestación de servicios números 2013000034, 2013000025, 2013000030, 2013000016, 2013000017, 2013000021, 2013000026, 2013000032, 2013000028, 2013000035, 2013000031, 2013000027, 2013000013, 2013000019, 2013000022, 2013000012, 2013000015, 2013000018, 2013000023, 2013000024, 2013000029, 2013000014 y 2013000347 se evidencio -No se realizan actas de iniciación de los contratos al respecto el jefe de división de servicios de información manifestó que en cada registro contractual del sistema financiero de la Universidad se indica la fecha de inicio y terminación, confirmando la observación. -En los formularios de afiliación a la administradora de riesgos profesionales, establece fecha y horarios de trabajo siendo estos contratos de prestación de servicios los cuales este requisito no es concordante con la naturaleza del mismo. - La minuta del contrato 2013000035, en la cláusula primera objeto del contrato registran servicios profesionales de ingeniero de sistemas y la contratada es una contadora pública

MAURICIO TARAZONA ALVAREZ Supervisor del contrato OLGA CECILIA GONZALEZ NORIEGA Dirección De Contratación y Proyectos De Inversión

73

13 X No se realizan actas de iniciación y terminación de los contratos de prestación de servicios 2013001740, 2013005570, 2013004076 y 2013006077.

HERMES JAIMES CARVAJAL Supervisor del contrato

79

14 X

contrato de compra 2013004972, La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: compra de equipos -En el expediente no se evidencio entrada a almacén; número del inventario ni el responsable. contrato de suministro de útiles escolares numero 2013002908 La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: Suministro de útiles escolares. A la fecha de la auditoria la directora del instituto de lenguas manifiesta que con relación al actas de liquidación, se encuentra en proceso de trámite de recolección de firmas.

LEONOR PORTILLA ARCINIEGAS Supervisor del contrato DAVID ALEJANDRO MIRANDA M. Supervisor

81

15 X contrato de suministro 2013000144 / DC-032-2013 La clase del contrato lo registran en el SIA como otros; siendo lo correcto registrarlo como compra.

ARNALDO ALONSO BAQUERO Supervisor

83

16 X contrato de suministro 2013000134 / DC-024-2013, La clase del contrato lo registran en el SIA como otros siendo lo correcto: Suministro.

CARLOS JAIME BARRIOS Supervisor

85

17 X

contrato de prestación de servicios 2013000142 / DC-031-2013,En el SIA, registran como fecha de suscripción el 15 de octubre de 2013, siendo lo correcto septiembre 26 de 2013. El contrato fue registrado en el SIA como prestación de servicios siendo un suministro o compraventa No existe acta de liquidación

JOSE ANTONIO HENAO Supervisor del contrato

86

18 X

CONTRATO N° 2013000126 / DC-026-2013 Se evidencio que no se está llevando un control por parte del supervisor del contrato a los servicios prestados por el contratista , El bus de placas XWO545, evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos dos servicios en la misma fecha, situación que no fue analizada por el supervisor

SAIT KHURAMA VELASQUEZ Supervisor

89




INFORME DEFINITIVO


del contrato cobrando de mas $1.200.000 (factura 3221) El bus de placas XVY748, evidenciándose que el mismo vehículo no pudo realizar estos tres servicios en la misma fecha el día 8 san adres-pangote; sangil-bucaramanga y Bucaramanga –duitama., situación que no fue analizada por el supervisor del contrato cobrando de más $1.200.000 (factura 3222) y un viaje por $ 2.166.666 (factura 3229). No se cumplió con el cronograma de actividades al 100% ya que lo programado no fue ejecutado en su totalidad.

19 X

En la UIS, no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander en las auditorías anteriores y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la entidad y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración.

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector

99

20 X

En los planes de mejoramiento de las vigencias 2006, 2007, 2008, 2009, 2010,2011 y 2012, se ha venido registrando la actualización del Manual de Contratación” Acuerdo 019 de 2005”, el cual debe ser ajustado tal y como lo señala la misma Constitución, la Universidad ha hecho caso omiso al cumplimiento de la meta máxime cuando se encuentra registrada en los planes de mejoramiento resultados de las auditorias de la vigencia 2006 a la fecha, es decir, han transcurrido seis (6) años, sin que hayan ajustado el Manual de Contratación acorde a las leyes vigentes en materia de contratación, es de resaltar que las directivas de la universidad manifiestan que se ha gestionado ante el consejo superior el estudio y aprobación del nuevo manual de contracción, tema que no es tratado en las últimas reuniones del Consejo superior ya que verificada las actas se puede observar que dicho tema no es contemplado en las reuniones. Por lo tanto se configura nuevamente un hallazgo de tipo administrativo con cumplimiento de meta en el corto plazo de lo contrario es necesario que el señor rector comunique a las autoridades competentes para las acciones disciplinarias o sancionatorias que se deriven ante el incumplimiento de esta acción que atenta contra los principios de la administración pública al no tenerse actualizado el manual de contratación

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CONSEJO SUPERIOR UIS

100

21 X

El actual Rector de la UIS, ha gestionado solicitud de entrega del inmueble, mediante oficio fechado Marzo 26 de 2.014, dirigido al Dr. CANDIDO HUMBERTO AGUILAR RENGIFO, como presidente de la Asociación de egresados de la UIS- Casona la Perla, informándole de la terminación del contrato de comodato que se vence, pues no será renovado a partir de su vencimiento, esto es del 29 de mayo del año 2.014, entendiéndose terminado dicho contrato; así las cosas se tipifica una observación con alcance administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad, con el fin de lograr recuperar este inmueble de la UIS; pues un particular no se puede lucrar con bienes públicos.


102

22 X

En relación al proceso presupuestal, el Sistema de Información/Manejo presupuestal, permite la generación de diversos reportes, sin embargo estos no facilitan la evaluación, seguimiento y control a la ejecución de los recursos, lo que demanda la realización de ajustes pertinentes y efectivos al mismo (sistema) de tal manera que la información sea integra, adecuada, oportuna y facilite la toma de decisiones y la confiabilidad de la información. Asi mismo en el area financiera, la información generada es muy general, a tal punto que dificulta el análisis individual de las cuentas, por lo tanto la institución debe crear campos que permitan visualizar de manera más detallada la información contable.


108

23 X

El comportamiento de la ejecución de ingresos definitiva para la vigencia 2013, fue de $424.094.281.833.16 su recaudo fue del 89.69% por la suma de $ 380.386.784.652.38, quedando un saldo por recaudar de $43.707.497, equivalente al 10.31% de lo presupuestado.


113




INFORME DEFINITIVO


El presupuesto de gastos definitivo de la vigencia 2013 fue $424.094.281.833.16 y solo se ejecutó un 38.57% por valor de $ 260.539.696.424.84, quedando un saldo por ejecutar de $163.554.585.408.32 equivalente al 61.43%. Es de resaltar que en la inversión se evidenció que el presupuesto definitivo fue de $175.195.191.173.82, ejecutando solo $ 57.697.544.661.94 es decir el 32.93%, dejando de ejecutar la suma de $117.497.646.511.88 equivalente al 67.07%, lo que demuestra una baja ejecución en la misma de parte del ordenador del gasto, traducida en baja gestión. Es así que se debe estudiar la posibilidad de realizar los respectivos ajustes al plan de desarrollo priorizando la inversión .

24 X

Unificación legalidad de Actos Administrativos de Fondos Fijos Renovables


SONIA CRISTINA GARCIA RINCON

Jefe División Financiera

130

25 X Cuentas Bancarias inactivas


MARGY STELLA REY LESMES Tesorera

131

26 X Baja gestión de inversión de recursos del Fondo Estampilla ProUIS.


SONIA AMPARO ROMAN CORREDOR

Jefe Sección Recaudos.

133

27

X

Gestión de recaudo e inversión de donación del Banco Santander


SONIA CRISTINA GARCIA RINCON Jefe División Financiera

134

28 X

Baja Gestión de la Cartera de Bienes Inmuebles en arrendamiento


SONIA CRISTINA GARCIA RINCON

Jefe División Financiera

135

29

X

Debilidades en relación de Inventarios de la Tienda Universitaria


LUZ MARINA DUARTE GARCIA

Jefe Sección Inventarios

LIBIA ESPERANZA ORTIZ MENESES

Jefe Sección Contabilidad

137

30 X

Bienes Inmuebles sin valorizar y actualizar en los Estados Financieros

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector LUZ MARINA DUARTE GARCIA Jefe Sección Inventarios LIBIA ESPERANZA ORTIZ MENESES Jefe Sección

138




INFORME DEFINITIVO


Contabilidad

31 X

Omisión de inicio de Acción de Repetición de procesos fallados en contra de la Universidad Industrial de Santander

COMITÉ ORDINARIO DE CONCILIACION UIS

147

32 x

Se observa que el presupuesto fue modificado de manera reiterativa todos los meses del año, a través de 32 Acuerdos y 462 Resoluciones, conllevando a un incremento en el presupuesto inicial del 42%; situación originada en parte por deficiencias en la planeación y programación del presupuesto, y no por casos fortuitos que obligaran a realizar este volumen de modificaciones, toda vez que en algunos eventos se acreditan y contracreditan los mismos rubros; en otros aunque se efectúan modificaciones, el presupuesto definitivo no queda ajustado a la realidad. Aunado a lo anterior, se observa que la Universidad traslado en el fondo de Rentas Especiales recurso del sector inversión para financiar gastos de funcionamiento, práctica que debe ser revaluada toda vez que con este destino de los recursos se está colocando en riesgo el cumplimiento de los planes y programas en tiempo real

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector CELINA JEREZ PARADA Jefe Sección Presupuesto

150

33 x

Se evidencian deficiencias relacionadas con la ausencia de controles internos, toda vez que en la ejecución de ingresos del rubro recursos de balance- saldos fiscales, en los fondos Común (1) y Fondo Especial (6) se registra un valor recaudado inferior a la apropiación definitiva cuando debe corresponder al 100%, pues se presume que estos recursos están efectivamente disponibles, y con ocasión a ello es que se incorporan al presupuesto para su respectiva ejecución; de igual manera se evidencia, que aunque no se habían estimado ingresos en los rubros Devolución de IVA y Reintegros, se recaudó recursos importantes por estos conceptos, los cuales se considera fueron adicionados de manera parcial, teniendo en cuenta que el recaudo total fue superior a lo adicionado, lo que significa que la institución no se está cumpliendo con el deber de adicionar al presupuesto de manera oportuna y completa, el total de los recursos efectivamente recaudados, lo que impide su ejecución en la vigencia.


153

34 x

De acuerdo al seguimiento realizado a los ingresos por concepto de bienes y servicios se evidencia que existen debilidades en la etapa de programación y ejecución de los recursos del Fondo Especial (6), en razón a que en algunos rubros (Diplomados, Seminarios, Consultoría y Asesorías, Análisis e Ingeniería), se programan inicialmente ingresos en valores representativos, los cuales son modificados durante la vigencia mediante adiciones, sin embargo el recaudo efectivo oscila entre el 35% y el 66% de la apropiación definitiva; lo que demanda mayor control toda vez que si el recaudo no ha superado la apropiación definitiva no se debe realizar la adición de recursos en porcentajes altos como en efecto sucedió (29% y el 63%), ya que se sobreestima el presupuesto, práctica que incide en el resultado presupuestal


155

35 x

Se evidencia que no se programó en el presupuesto de la vigencia, las apropiaciones suficientes para garantizar el pago de las deudas por sentencias y conciliaciones de vigencias anteriores, por lo cual la institución tuvo que recurrir a modificaciones presupuestales (adición, traslados) para atender pagos por valor de $2.682.542.374, con ocasión a los fallos proferidos en contra de la Universidad, situación que pueden incidir negativamente en la gestión, ya que bien podrían desfinanciarse planes y proyectos, con ocasión a la atención de sentencias judiciales o bien incurrir en el pago de intereses al no contar con recursos suficientes para cumplir las decisiones judiciales. En consecuencia, se configura una observación administrativa a fin de que la Institución implemente las acciones correctivas a que haya lugar a fin de evitar la configuración de otro tipo de responsabilidad por


158




INFORME DEFINITIVO


negligencia en las actuaciones.

36 x

Se evidencia que del 22% asignado para lnverisón, tan sólo se ejecutó el 33%, escenario que exige se de mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de los proyectos de inversión, por cuanto con estos resultados bajos se ve afectado el cumplimiento del Plan de desarrollo Institucional y por ende el fortalecimiento y mejoramiento del servicio educativo. Con fundamento en lo anterior, se configura una observación administrativa, para que la Universidad adopte las medidas pertinentes, las cuales serán objeto de seguimiento por parte de este ente de control.


160

37 X

Si bien la UIS tiene reglamentada la ejecución de gastos del presupuesto general a través del Programa Anual de Caja, PAC, a través de los artículos 48, 49 y 50 del Estatuto Presupuestal, no hace uso de este instrumento importante, en razón a ello, se configura una observación administrativa en aras de que la institución de cumplimiento a las prescripciones contenidas en la norma del presupuesto de la Universidad.


162

38 x

Se observa que existen debilidades relacionadas con la calidad de la información, toda vez que no existe coherencia entre la información rendida a través del aplicativo SIA con la información suministrada en el trabajo de campo en relación a los formatos F.10 Ejecución Reserva presupuestal, en la cual se establece un valor ejecutado inferior al del reporte generado en el trabajo de campo y F.11. Ejecución Presupuestal de Cuentas por pagar, en el cual no se reporta la totalidad de obligaciones pendientes de pago (vigencia actual y anteriores), sólo se registra ejecución de cuentas de la vigencia actual; situación que limita el proceso de evaluación y seguimiento; por lo cual es deber de la institución implementar acciones correctivas efectivas, que garanticen la calidad, confiabilidad e integralidad de la información.


164

39 X

Se observa que la resolución de la constitución de las reservas con corte a diciembre 31 de 2012 no presenta una verdadera motivación, donde se señalen las causas o eventos imprevisibles que dieron origen a su constitución. Aunado a lo anterior, es claro frente a los resultados de la ejecución de las reservas que la institución presenta deficiencias en los procesos de planeación presupuestal y contractual, toda vez que los compromisos no se ejecutan en su totalidad en la vigencia fiscal en que se contraen, lo cual conlleva al uso de esta figura, que si bien es permitida, debe utilizarse teniendo en cuenta los lineamientos legales existentes; en consecuencia, se deriva una observación administrativa en aras de que la institución implemente acciones correctivas efectivas con las cuales se evite la reiteración de estas deficiencias.


166

40 X

Se observa que la institución no ejerce un verdadero control interno sobre el pago efectivo y oportuno de las obligaciones legalmente contraídas, toda vez que existen cuentas por pagar que superan ocho (8) años; por lo cual se configura una observación administrativa a fin de que la Universidad surta los trámites administrativos tendientes a determinar si estas obligaciones son reales y efectuar su pago de manera inmediata o en su defecto liberar los recursos e incorporarlos al presupuesto para que se puedan efectuar compromisos con cargo a ellos.

ALVARO RAMIREZ GARCIA Rector Margy Stella Rey Lesmes Tesorera.

168

A= ADMINISTRATIVA; D= Disciplinaria; P= Penal; F= Fiscal; S= Solicitud de Apertura Proceso ADMINISTRATIVA Sancionatorio

6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 37

DISCIPLINARIOS 0

PENALES 0

FISCALES 0

SANCIONATORIOS

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

LUZ MARINA RUEDA DELGADO ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) YANNETH JAIMES HERNANDEZ MIRYAM BELTRAN BECERRA Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ULDARI MORENO RAMIREZ ALVARO GUTIÉRREZ AYALA Profesional Universitaria Profesional Especializado Coordinador Auditoría

(ORIGINAL FIRMADO)

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL

Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para El Control Fisca

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