Universidad Estatal Amazónica

Unidad 1: Cálculo y Formatos condicionales

Ing. Viviana Fernanda Quevedo Tumailli, Ms.C.vquevedo@uea.edu.ec

Conocer las herramientas de formato condicional, que permiten resaltar información de celdas según se cumplan o no determinados criterios.

Objetivo

05 | Cálculo y Formatos condicionalesRegla de celdas, Reglas superiores e inferiores, Nueva regla de formato, Formato condicional con fórmulas, Conjunto de íconos, Barras de datos y Escalas de color, Administración de reglas.

Ing. Viviana Quevedo MsC.vquevedo@uea.edu.ec 15/04/2023

Permite resaltar de manera automática los datos de que disponemos en una planilla cuando se cumplen ciertas condiciones. Inicio -> Estilos -> Formato condicional.

Formatos Condicionales

Resaltar reglas de celdas / Reglas superiores e inferiores

Se trabaja por comparaciones

Celda Valor de referencia

Se trabaja por comparaciones

Valores del mismo rango de celdas

Barra de datos / Escalas de colorPermiten analizar datos creando un gráfico dentro de la misma celda. Son herramientas muy interesantes para presentar datos.

Permiten representar la tendencia o la evolución de los valores.

Cada celda presenta una barra de color cuya longitud indica la relación de cada dato con el resto de los valores seleccionados.

Permiten representar una variación de datos con gradaciones de dos o tres colores, que se asocian automáticamente a los valores mayores, medios e inferiores.

Conjuntos de íconos / Nueva regla / Borrar reglas / Administrar reglas

Cuando las reglas no se ajustan a las necesidades. (Crear otras o modificar las disponibles)

Modificar las reglas disponibles

Permiten realizar un análisis intuitivo de los datos.Permite obtener información relevante con un solo golpe de vista y sin necesidadde recurrir a la creación de un gráfico específico.

Nueva regla

Ejercicio: Una empresa se asignó una cantidad de dinero para los gastos de cada área, vamos a enfatizar las celdas con valores superiores para comprobar cuáles son las áreas que se han excedido.

Conclusiones

1. Es muy sencilla e intuitiva.2. Permite resaltar rápidamente los datos más significativos.3. Son de gran utilidad para resaltar los datos de la plantilla

(extensos listados)4. Ahorran tiempo de trabajo (no es necesario realizar las

operaciones de cálculo para sacar conclusiones sobre los valores)

5. Gran variedad de opciones de edición.6. Es posible aplicar más de una regla a la vez a un mismo

rango de celdas; entonces, tendremos dos condiciones y dos tipos de formato para aplicar. En caso de que las reglas se superpongan, siempre prevalecerá la última.

Desventajas

El formato condicional es una de las características de Excel 2013 que mayores problemas puede ocasionar cuando se quiere guardar el libro en una versión anterior del programa. Algunos formatos condicionales –como Conjuntos de iconos, presente desde la versión 2007, entre otros– no existen en Excel 97-2003, por lo que no se puede ver al abrir el archivo en esa versión.

Preguntas ?

1. Mencione tres de las siete Reglas de celdas y explique en qué casos se aplica cada una.

2. ¿En qué casos es conveniente aplicar la herramienta Conjuntos de iconos?

3. ¿Para qué casos es ideal el formato condicional Barras de datos?

4. ¿Cuándo es conveniente aplicar el formato condicional Escalas de color?

5. ¿Para qué se usa la opción Administrar reglas?

Ejercicios

1. Cree una planilla con un listado de facturas a cobrar que contenga: cliente, número de factura, importe y fechas de emisión y vencimiento. Mediante formato condicional, resalte con un color las facturas vencidas y, con otro color, las que vencen una semana después de la fecha actual.

2. A partir del uso del formato condicional Barras de datos, intente reproducir la planilla que aparece en la siguiente figura:

Ejercicios

3. Aplique en la planilla anterior alguna de las opciones que ofrece el formato condicional Conjunto de iconos.4. Mediante el formato condicional Escalas de color intente reproducir una planilla similar a la que aparece en la siguiente figura:

5. Desarrolle un diagrama de Gantt similar al que presentamos en la siguiente figura:

Para ordenar los datos en celdas o de una tabla se utilizan los botones:

Datos -> Ordenar y filtrar -> OrdenarLa única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.

Ordenar datos

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

2 formas:

Filtrar el contenido

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Autofiltro

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Filtros Avanzados

Ejercicios

Crear una tabla de los estudiantes del segundo semestre de Ingeniería Agroindustrial con los siguientes datos: Nombre, Apellido, ciudad, sexo, edad, nota1 y nota2.

1. Filtrar todos los estudiantes que vivan en la ciudad del Puyo.

2. Usar barra de datos para la columna Edad.

3. Resaltar todos los estudiantes que tengan el apellido Regalado.

4. Resaltar todos los estudiantes que tengan un valor superior al promedio total de calificaciones.

Funciones Fecha y Hora

Permiten hacer cálculos y manipular este tipo de datos como lo haríamos con cualquier valor numérico.Fórmulas -> Biblioteca de Funciones -> Fecha y Hora.

=hoy() fecha actual=Ahora() fecha y hora actual

Otras funciones Fecha y Hora

=dia(c1)=mes(c1)=año(c1)=fecha(año;mes;dia)=dias.lab(fecha_inicial;fecha_final;vacaciones)=dia.lab(fecha_inicial;dias;vacaciones)=SIFECHA(A1,HOY(),“y")=SIFECHA(A1,HOY(),“ym")=SIFECHA(A1,HOY(),"md")=DIASEM(celda)

Nota: Excel identifica las fechas como números enteros y las horas como números decimales.

Funciones de texto

Permiten realizar operaciones con datos de tipo texto.Fórmulas -> Biblioteca de funciones -> Texto=concatenar=encontrar=largo

Bibliografía

Anónimo. Excel 2013 Avanzado. Coordinado por Gustavo Carballeiro. Primera Edición. Buenos Aires. Fox andina. Dalaga. 2013. Rico Alfredo. Curso de Microsoft Excel 2010. RicoSoft. 2011. AulaClic.

1 ¿Qué es y para qué sirve la función SIFECHA?2 ¿Cuándo es útil aplicar funciones como DERECHA o IZQUIERDA?3 ¿Con qué función podemos corregir espacios entre caracteres?4 ¿Cuáles son las diferencias entre las tres funciones CONTAR?5 ¿Para qué usamos los caracteres comodín?

Preguntas ???

1 Hacer un listado de 20 vendedores que pertenezcan a 3 sucursales. En la primera columna, ingresar los nombres; en la segunda columna, la sucursal a la que pertenecen; en la tercera columna, el turno de trabajo (mañana o tarde), y en la cuarta columna indicar las ventas de un mes por cada vendedor.

2 Averigüe la cantidad de vendedores por cada sucursal.3 Averigüe la cantidad de vendedores por cada turno en cada sucursal.4 Averigüe el total vendido por cada sucursal.5 Averigüe el total vendido por cada turno en cada sucursal.

Ejercicios prácticos