ACTIVIDAD PRÁCTICA

DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ RIOS

LUZ STELLA GIRALDO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

ARMENIA

2013

ACTIVIDAD PRÁCTICA

DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ RIOS

DOCENTE

LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

ARMENIA

2013

CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVO GENERAL

GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO

DISEÑO DE SALIDAS

DISEÑO DE ENTRADAS

REGISTRO FOTOGRÁFICO

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo se realiza basado en la visita a la Biblioteca Pública Julio Pérez

Ferrero de la ciudad de Cúcuta, la cual, como cualquier unidad de información debe

manejar un sistema de información eficiente que le permita agilizar y gestionar la

información que en ella se maneja. Estos sistemas han pasado ser manuales a ser

automatizados por lo cual incluyen elementos telemáticos y electrónicos que se adapten

a los requerimientos tanto internos incluyendo los elementos de entrada como el

principal contacto con el entorno y las salidas producidas que son las que finalmente

llegan y satisfacen a los usuarios.

El conocer y saber aplicar esta teoría que se nos ha entregado, y el desarrollo de la

presente actividad práctica beneficia el desarrollo de habilidades como profesional en

formación en CIDBA y como responsables del manejo de cualquier unidad de

información.

OBJETIVO GENERAL

Analizar El sistema de información de la Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero para

crear los Diseños de Salidas y Entradas al sistema, teniendo en cuenta que se trata de

una Unidad de Información que realiza múltiples actividades como procesos técnicos,

atención a usuarios, gestión de archivos y administración de la entidad.

GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO

La Corporación Cultural Biblioteca Pública “Julio Pérez Ferrero” es una asociación

civil, de carácter tecnológico, cultural y de recreación, autónoma e independiente, de

participación mixta, sin ánimo de lucro, con patrimonio propio, la cual se rige por las

Leyes Colombianas, particularmente por las normas previstas en el Código Civil para

las asociaciones civiles de utilidad común y por sus Estatutos.

Misión

La Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero es un centro cultural al servicio de la

comunidad nortesantandereana y fronteriza, concebido como un espacio social, cultural

y educativo abierto, que posibilita el libre acceso de los ciudadanos al conocimiento

permanente y autónomo, a través de diferentes soportes. Protagonista activa en la

construcción de la identidad a través de la conservación del patrimonio arquitectónico,

bibliográfico y documental de la región.

Visión

Para el 2015 seremos líderes del Sistema de Información Cultural y educativo,

conservando y difundiendo la memoria bibliográfica y documental de la región, con

excelente calidad y pertinencia en nuestros servicios, logrando su preferencia y

consolidación, incentivando el trabajo como una red humana, social y tecnológica, que

acompañe la gestión de programas y proyectos, ejecutados de manera conjunta con los

municipios que conforman el Gran Santander y la Zona de Frontera.

OBJETIVOS DE LA CORPORACION

Hacer parte del Sistema Nacional de Archivos, buscando su modernización y

homogeneización metodológica, con sujeción a los parámetros previstos en la

ley 594 de 2000 y acorde con las políticas y planes generales que para el efecto

adopte el Ministerio de Cultura.

Consolidar y desarrollar la Red Departamental de Bibliotecas Públicas de Norte

de Santander y los servicios complementarios que a través de éstos se presten, de

acuerdo con los parámetros que determina el Ministerio de Cultura, a través de

la Biblioteca Nacional, con el fin de promover la creación, el fomento y el

fortalecimiento de las bibliotecas públicas y mixtas.

Servir como depositaria de los bienes y valores culturales que sean expresión de

la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, la costumbre y los hábitos,

así como del conjunto de bienes materiales o inmateriales, muebles e inmuebles

que posean un especial interés histórico, artístico, estético, plástico,

arquitectónico, urbano, arqueológico, musical, audiovisual, documental literario,

bibliográfico, museológico y demás bienes declarados como de interés cultural

por el Gobierno Nacional o por las entidades territoriales, previo concepto del

Ministerio de Cultura, si a ello hubiere lugar.

Administrar el Centro Integral de Servicios Culturales en el antiguo edificio del

Hospital San Juan de Dios de la ciudad de Cúcuta, declarado Patrimonio

Cultural de la Nación, así como realizar todos los actos y contratos tendientes a

este fin, conforme a los criterios de valoración que para tal efecto se determinen.

Fomentar el arte y la cultura, rescatar, defender y promover el talento nacional,

democratizar el acceso de las personas a sus bienes, servicios y manifestaciones,

con énfasis en el público infantil y juvenil, tercera edad, discapacitados físicos,

síquicos y sensoriales y los sectores sociales más necesitados.

Mostrar la utilidad, incidencia e importancia de la ciencia, la investigación, la

cultura, la historia y la tecnología en la vida diaria y en el desarrollo de la ciudad

y del país.

Adquirir, administrar y comercializar los bienes y servicios que preste en

desarrollo de su objeto, con el fin de hacerla auto sostenible en el futuro.

Colaborar en el fomento de la cultura, el turismo y la recreación.

Ofrecer un lugar de esparcimiento y recreación para el uso del tiempo libre.

Impulsar y estimular los procesos, proyectos y actividades culturales, en un

marco de reconocimiento y respeto por la diversidad y variedad cultural de la

Nación Colombiana.

Gestionar recursos ante organismos nacionales e internacionales para el

cumplimiento de su misión y objetivos.

ORGANIGRAMA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO

PÉREZ FERRERO

DISEÑO DE SALIDAS

CORPORACIÓN CULTURAL BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO

PÉREZ FERRERO

Junta Administrativa

Dirección

Asamblea

Revisor Fiscal

Sistemas

Contador Público

Secretaria

Formación Artística

Sala de Sistemas

Programas y Proyectos de Extensión

Coordinador de Biblioteca y Archivos

Coordinador de Sistemas

Coordinador Lúdico

Coordinador de centro de educación no formal

Centro de Idiomas

Sala Tics

Internet

Agencia de Modelaje

Formación archivística

Formación en Pedagogía

USUARIOS DE LA INFORMACIÓN

Los usuarios que atiende la Biblioteca Julio Pérez Ferrero son muy variados,

con características muy distintas y con diferentes necesidades de información y

consulta, tales como niños y niñas, jóvenes, estudiantes universitarios,

docentes investigadores, historiadores, población en general, etc.

TIPOS DE DEMANDAS DE INFORMACIÓN

En primer lugar se realizan preguntas generales sobre información de la

institución, por ejemplo ¿A qué hora cierran? ¿Dónde me inscribo? ¿Me cobran

por consultar un texto o por prestarlo? Estas preguntas se plantean y se

responden de manera oral e inmediata, en el mismo mostrador. También se

reciben preguntas sobre la colección y sobre los catálogos en línea o el

buscador y su uso.

Entre estos usuarios se encuentran niños y niñas en edad escolar quienes

tiene la necesidad de conseguir respuestas rápidas, por esto consultan en su

mayoría diccionarios, enciclopedias biográficas, textos escolares, textos de

ciencias aplicadas, y textos de arte y manualidades, dichos textos son

utilizados en su mayoría para realizar las tareas escolares.

Jóvenes estudiantes de secundaria quienes empiezan a consultar temas más

variados, incluyendo temas para el ocio, por esto realizan menos preguntas de

respuesta rápida y prefieren información bibliográfica en la cual se debe ofrecer

a usuario una relación de documentos a manera de bibliografía para que el

propio usuario decida qué fuentes consulta.

Además de estos usuarios, asisten a la biblioteca estudiantes universitarios,

docentes, investigadores, historiadores cuyas necesidades de información

requieren una atención completa y por lo tanto una mayor formación y

capacidades por parte del personal que presta estos servicios. En ocasiones

estas preguntas requiere que sean registradas, en algunos casos se requiere la

espera de algún tiempo para que el funcionario logre conseguir la información

por tal motivo se pide al usuario que regrese en determinado tiempo para reunir

toda la información.

En algunas bibliotecas este servicio de consulta especializada se presta por

medios de comunicación como correo postal, fax, teléfono, correo electrónico o

formularios web, pero lastimosamente la Biblioteca Julio Pérez Ferrero carece

del personal y de los equipos suficientes para realizar estas labores.

El proceso de interlocución entre el usuario y el personal de atención se llama

recepción de consulta. Una de las maneras más sencillas y eficientes de

recibir una consulta es mediante la realización de una entrevista de

referencia, la cual consiste en una conversación para delimitar y clarificar las

demandas.

En la biblioteca consultada se realizan algunos de los pasos que debe incluir

una consulta de referencia, aunque no se realizan todos:

- Tema principal de la búsqueda y tema relacionados con el mismo. El tema

debe ser delimitado al máximo, excluyendo todos aquellos sobre los que el

usuario no muestre interés. Es muy común que el usuario no tenga una idea

clara acerca de qué es lo que le interesa y qué no, por lo que el personal debe

hacer todas las preguntas necesarias hasta que la consulta esté perfectamente

especificada.

- Información que ya conoce el usuario. Es importante saber qué datos, obras o

autores ha manejado el usuario, ya que de lo contrario la biblioteca podría darle

información redundante.

- Objeto de la demanda. Saber para qué quiere el usuario la información será

útil para determinar el grado de especialización y en qué fuentes se realizará la

búsqueda.

- Profundidad o nivel de la información. Hay que preguntar qué tipo de

información va a ser útil para el usuario, a fin de eliminar aquella que por

defecto o por exceso no se ajuste a las necesidades del usuario, ya sea por su

nivel científico, por la exhaustividad de los datos, el grado de especialización o

por cualquier otro motivo.

- Cantidad de información. En este punto se demandará sobre el número de

respuestas que requiere el usuario. En ocasiones simplemente bastará con un

número limitado de documentos, mientras que otras veces se necesitarán

todas las referencias o datos que se encuentren.

- Idiomas de la información. En las búsquedas que se realicen aparecerán

documentos en varias lenguas, por lo que habrá que preguntar al usuario qué

idiomas quiere y cuáles no, a fin de eliminar directamente aquellas referencias

que no va a emplear.

- Límites cronológicos. Dependiendo del tema de la búsqueda la fecha de la

información será útil o no, por lo que habrá que establecer a partir de qué año

quiere el usuario que se haga la búsqueda.

- Tiempo de repuesta. Urgencia del usuario por recibir la información y

disponibilidad de la biblioteca para entregarla.

Por carecer de personal y suficientes equipos los pasos que no se realizan son:

- Formato de las respuestas y modo de recepción. Preguntar si la respuesta se

entregará en papel o en disquete y si el usuario la recogerá en la biblioteca o

se le enviará por correo postal, fax o correo electrónico.

- Importe económico. Muchas consultas se resuelven únicamente en bases de

datos o en servicios de información de pago, por ello hay que preguntar al

usuario cuánto está dispuesto a gastar para la resolución de su consulta.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Registro en la base de usuarios

Textos disponibles

Se agrega a lista de espera

Se remite al usuario a otra

fuente o entidad

Verificar si aún requiere

el texto

Aplicar sanción de x unidades monetarias por días de

retraso

Textos pendientes por entrega

Usuario y textos habilitados para préstamo

Sanción cumplida

No

Si devolvió

Si lo requiere

No lo requiere

3 Textos solicitados para doctorado

No tiene sanción

Tiene sanción

No tiene carnet

Si tiene carnet

Solicitud de servicio

Los textos están disponibles

No hace parte del acervo

Está prestado

UsuarioUsuario

Verificar disponibilidad

de textos

Servicio de préstamo

Comprobar si tiene

carnet de usuario

Revisar si tiene sanción

No es posible

realizar el préstamo

Préstamo

Revisar ficha de préstamo

Actualizar número de unidades de libros de la biblioteca. Guardar ficha de préstamo

Verifica devolución de textos a la fecha indicada (mes)

Devolver carnet

Actualizar número de unidades de

libros de la biblioteca

FININICIO

FUENTES DE INFORMACIÓN

Para una satisfactoria respuesta la Sala de referencia cuenta con un

computador con acceso a la base de datos SIABUC, donde se pueden registrar

las entradas por título, tema o autor. En su acervo cuenta con:

1) Las obras de conjunto: diccionarios, glosarios, léxicos, terminologías,

vocabularios, enciclopedias, nomencladores, cronologías;

2) Obras de carácter periódico: anuarios, repertorios, bibliografías, almacenes,

índices, guías, resúmenes analíticos (extractos), directorios.

3) Obras particulares: monografías, ensayos, estudios, manuales, tratados,

biografías, actas de congreso.

4) Documentos gráficos: mapas, atlas, planos, dibujos, anuncios, estadísticas,

tablas.

Carece de sistemas de respuesta basados en las telecomunicaciones, y de

equipos computacionales para que los propios usuarios hagan su consulta, así

como de los recursos de internet.

SIABUC

SIABUC es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de

información o biblioteca, El funcionamiento de SIABUC está basado en

módulos, cada módulo corresponde a una tarea específica dentro de la

biblioteca, los módulos

Consultas: Este módulo está orientado hacia el usuario. Generalmente

se coloca una o varias terminales a disposición de los usuarios de la

biblioteca sustituyendo de esta manera al tradicional catálogo físico de

fichas catalográficas.

Inventario: El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con

este módulo que nos permite, además, la identificación exacta del

material faltante y su posterior descarte. Se recomienda utilizar el código

de barras para aprovechar al 100% este módulo.

Préstamos: En este módulo se lleva un estricto control de los préstamos

de material, incluye las siguientes funciones: Catálogo de Usuarios, el

cual puede incluso, importarse desde otro sistema; Préstamo a domicilio

o en sala, Bloqueos de libros y de usuarios conflictivos, Reportes de

usuarios morosos, Reportes de préstamos, Constancias de no adeudo,

etc.

Estadísticas: Esta funcionalidad se encuentra dentro de cada uno de los

diferentes módulos de SIABUC y presenta diversos reportes sobre las

tareas realizadas en cada uno de ellos. Algunas de las estadísticas

incluyen: Préstamos, Consultas, Productividad, Compras, Donaciones,

etc.

Publicaciones en WEB: Permite poner los catálogos de SIABUC

disponibles a través de una página WEB (sólo para servidores basados

en Windows)

Búsqueda por Tema.

Textos encontrados referentes al tema de consulta.

Búsqueda por título.

Resultados de la búsqueda por título

Búsqueda por autor

Resultados de la búsqueda por autor

SALIDAS POR IMPLEMETAR

Algunas de las actividades recomendadas y que podrían realizarse para

mejorar los servicios son:

Folletos informativos: en los cuales se explicará los aspectos generales

de la biblioteca: condiciones de acceso, localización, horarios, servicios,

reglamentos, etc.

Folletos específicos para las distintas secciones o servicios: préstamos,

colección local, información y referencia, fonoteca, etc., donde se

expliquen los principales datos de las secciones o servicios.

Vídeos: donde se expliquen los aspectos más interesantes de la

biblioteca.

Cursos de formación de usuarios: organización de cursos breves en los

que se explique la organización de la biblioteca, las técnicas

bibliotecarias, el uso de la colección, los servicios, etc.

Campañas publicitarias: uso de técnicas de marketing empleando

carteles, anuncios publicitarios, aparición en la prensa y medios de

comunicación, etc.

Guías de la sección o servicio, donde se explique con detalle todo lo

relativo a esa sección o servicio: usuarios, normativa, colección,

horarios, etc.

Guías de uso de determinados documentos: obras de referencia, CD-

ROM, Internet, etc.

Boletines bibliográficos y guías de lectura: selecciones temáticas de

obras extraídas de la colección, ofreciendo su referencia, localización y

breves comentarios.

Boletines de adquisiciones: recoger los fondos que se han incorporado

recientemente para darlos a conocer.

Selecciones de obras: ofrecer críticas de obras recomendadas, sobre

todo de novedades editoriales, a fin de que los usuarios las conozcan y

utilicen.

Cursos especializados de formación de usuarios: aprendizaje de

aspectos concretos: uso de obras de referencia, catálogos, manejo de

herramientas automatizadas, etc.

Animaciones a la lectura: organización de actividades en torno a una

obra concreta.

Extensión bibliotecaria: organización de actividades diversas como

presentaciones de libros, encuentros con el autor, proyecciones,

representaciones teatrales, etc.

OTRAS SALIDAS DE INFORMACIÓN

Página Web de la Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero, donde se ofertan los servicios

y se comunican las deferentes actividades y datos de interés para la comunidad.

www.bibliocucuta.org

Páginas de Facebook, Twitter y demás redes sociales.

Sistema de Control de préstamo de espacios.

Sistema de control de archivos (hoja de salidas)

Documentos impresos

DISEÑO DE ENTRADA

SIABUC

Ayudados por el software SIABUC, también se realizan el control y operaciones

técnicas de entradas como:

Adquisiciones: Nos lleva un control de las compras y las donaciones,

pudiéndose capturar desde la solicitud de compra, imprimir las listas de

pedidos, registrar la recepción de material y llevar un catálogo de los

proveedores. Este módulo genera otros productos impresos como son:

Listas de pedidos por fecha, Lista de donaciones, Lista de material

ingresado, etc.

Análisis: En este módulo se realiza la catalogación o procesos técnicos

al material adquirido. Dicha catalogación está basada en el formato

MARC. Se realiza también el etiquetado del material y, de ser necesario,

la impresión de la ficha o juego de fichas catalográficas. Algunos de los

productos que nos genera este módulo son: Impresiones de etiquetas

con clasificación y/o códigos de barras, impresión de tarjetas de

préstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los

capturistas, etc. La captura de publicaciones periódicas está incluida

dentro de éste módulo, el cual nos permite además manejar un catálogo

de fichas analíticas (artículos o interiores de la revista)

ENTRADA REGISTRO DE USUARIOS:

Cada vez que un usuario realiza uso de los servicios, los servicios se cuentan

como salidas, pero cada usuario representa un entrada para la entidad, ya que

basados en él, en sus datos, se generan unos procesos estadísticos de

medición los cuales se transformarán para entregar informes.

Para este fin se utiliza una herramienta llamada LLAVE DEL SABER.

Este sistema de información asociado al servicio bibliotecario, para la recolección,

almacenamiento y procesamiento de los datos de cada uno de los usuarios bajo una

estrategia de identificación unificada en la que se tienen en cuenta las preferencias de

cada quien.

Este proceso facilita la toma de decisiones para el mejoramiento de la gestión

bibliotecaria y para el es necesario estar incluido en el programa de  "Dotación, uso y

apropiación de TIC en bibliotecas públicas", del que hace parte la Biblioteca Julio Pérez

Ferrero.

Gracias a esto se pueden realizar varias entradas, ya sea registrar a un usuario, registrar

un servicio, buscar un usuario ya sea por un código leído con un láser o ingresando su

número de identificación.

En éste caso, como yo soy usuaria de la biblioteca, mi número ya existe en la base de

datos, por lo tanto realicé la búsqueda

De ésta manera se evita la pérdida de tiempo ingresando solo datos variables y evitando

los constantes.

Encontrando fácilmente mis datos personales y los trámites que he realizado en la

Biblioteca

REGISTRO FOTOGRÁFICO

CONCLUSIONES

A través del diseño de entradas y salidas de la unidad de información logramos afianzar

la conceptualización teórica de las herramientas que podemos emplear para describir y

analizar el movimiento de los datos a través de un sistema, sin importar si este es

manual o automatizado, por esto los SI son una herramienta importante al permitir que

todos los miembros de una organización puedan utilizarlos sin dificultad por su

practicidad, por lo tanto son aplicables a cualquier organización que se maneje como un

sistema.

Con la teoría vista se alcanza a asimilar de forma más práctica por medio de la

elaboración de una propuesta de sistemas para un caso de una biblioteca Pública,

teniendo en claro los conceptos y elementos de un sistema de información y del Diseño

de Entradas y diseño de Salidas.

BIBLIOGRAFÍA

GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de entradas y controles del Sistema; Universidad de Quindío, Armenia: 2013.

GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de salidas del Sistema; Universidad de Quindío, Armenia: 2013.

GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de Sistemas de Información; Universidad de Quindío, Armenia: 2013.

REFERENCIAS WEB

EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y REFERENCIAS EN LAS BIBLIOTECAS PÚBLICAS, BIBLIOTECA NACIONAL. REPÚBLICA DE VENEZUELAhttp://www.bnv.gob.ve/pdf/bp011-2009.pdf

Merlo Vega, José Antonio / EL SERVICIO BIBLIOTECARIO DE REFERENCIA / Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Salamancahttp://digitum.um.es/jspui/bitstream/10201/3690/4/AD3%20(2000)%20p%2093-126.pdf?sequence=1

SIABUC, PÁGINA OFICIALhttp://siabuc.ucol.mx/

LLAVE DEL SABERhttp://www.llavedelsaber.com/