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Trabajo individual
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD
Escuela de Ciencias Bsicas Tecnolo!"a e In!enier"a
#UNDA$ENTOS DE AD$INISTRACION
Rosa $elina $urillo Cocunubo
%ru&o' ())*))-(+
C,di!o' ()*(+(+(.
/ro!ra0a' In!enier"a de Teleco0unicaciones
Tu1or'
ISRAEL DAVID DO$IN%UE2
Dicie0bre de 3)(4
El Es&ino
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INTRODUCCION
Este trabajo es realizado con el fin de responder a los objetivos establecidos por la
guía de actividades de la unidad 2, en la cual contiene un tema de gran
trascendencia como son cada una de las funciones gerenciales. La importancia de
la realización de este trabajo nace en la disposición de adquirir las nociones,
conceptos y características de las etapas de las funciones gerenciales.
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OB5ETIVOS
Realizar una sintonización de los conceptos y temas ms importantes de la
unidad 2 Reconocer las características y contenido de las funciones gerenciales en la
administración. !dentificar y conocer la capitulación de la administración por contenidos
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(6 De acuerdo con el 0a1erial e7&ues1o &ara es1a ac1ividad8 deben reali9ar unaS"n1esis de las :unciones !erenciales'
La administración es vista conceptualmente como el encausamiento del trabajo y
esfuerzo de un grupo de individuos que tienen en com"n una meta trazada. #ara la
realización y cumplimiento de las metas y objetivos del grupo el o los gerentes
involucran las siguientes funciones gerenciales$
/LANEACI;N'
%e puede definir como la determinación de objetivos, fijación de políticas y la
instauración de programas, campa&as y procedimientos específicos y planes. %eg"n
principales autores teóricos u organizaciones definen la planeación de la siguiente
manera$
#AYOL' 'firma que la (oma de )ecisiones tambi*n +ace parte de las
funciones de la organización. %e&aló cómo las funciones del administrador la
prevención, organización, coordinación y control, que epresado en t*rminos
ms actuales no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y
control.
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CARACTER>STICAS
La planeación debe contemplar objetivos específicos, es decir, no objetivos
generales sino objetivos que puedan medidos igualmente, contempla
estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dic+os objetivos. La planeación, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la
verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o
estrategias que est*n fuera del alcance de las posibilidades de la empresa. La planeación debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean de
largo, mediano o corto plazo debe ser co+erente con todos los dems
planes y, de ese modo, lograr eficiencia en su ejecución. La planeación debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y
evaluar permanentemente su desarrollo y sus resultados. La planeación no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente
fleible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios,
por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del
mercado. La planeación debe comprometer la participación de todos los miembros de
la empresa, todos deben aportan en su elaboración y desarrollo. La planeación debe identificar y comprometer a todos los miembros de la
empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su
consecución.
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OR%ANI2ACI;N
%e puede definir brevemente como el agrupamiento de las actividades necesarias
para llevar a cabo los planes y definir las relaciones del personal. La organización es
la parte de la administración que supone es establecimiento de una estructura
intencionada de los papeles que los individuos debern desempe&ar en una
empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la
asignación de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas,
asignación que debe +acerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa
tarea. %ignifica integrar y coordinar los recursos +umanos, materiales y financieros
de que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mima
eficiencia, considerando como sus elementos esenciales$
@$BITO$ %e refiere al modelo estructural de coordinación para +acer gestión sobrelas tareas y niveles de comportamientos del mbito laboral.
ESTABILIDAD' %e refiere al tiempo establecido de los patrones que llevan a unbuen equilibrio de la estabilidad y niveles de tiempo para el buen funcionamiento
organizacional.
CAR@CTER #OR$AL E IN#OR$AL DE LA ESTRUCTURA' recoge todas lasrelaciones eistentes entre los miembros de la organización establecidas por la
dirección de forma consciente /relaciones de carcter oficial0 y la estructura
organizativa informal recoge las relaciones espontneas o no previstas por la
dirección. La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr
los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,responsabilidad y jerarquías estableciendo adems las relaciones de coordinación
que entre dic+as unidades debe eistir para +acer optima la cooperación +umana,
en esta etapa se establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la
responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.
DIRECCI;N' Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección
contiene$ ordenes, relaciones personales jerrquicas y toma de decisiones. %u
importancia cabe en las siguientes funciones gerenciales$
#one en marc+a todos los lineamientos establecidos durante la planeación y
la organización. ' trav*s de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los
miembros de la estructura organizacional. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
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%u calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de
m*todos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
' trav*s de ella se establece la comunicación necesaria para que laorganización funcione.
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CONTROL'
Es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovec+an los
recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación,
dirección, organización y control. -omo observamos el control es la "ltima etapa del
proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempe&o de los
subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
(iene las siguientes variantes$ !. 1unción restrictiva y coercitiva$ se utiliza evitar los
desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. %e usa para delimitar las
funciones y así pro+ibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus
actividades, dentro de la empresa. !!. %istema automtico de regulación$ cuando se
detecta que las actividades o funciones de los subordinados se +an desviado o
presentan irregularidades, esta regulación +ar volver a los subordinados a las
actividades ya planeadas. !!!. 1unción administrativa$ como ya lo dijimos, el controlforma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la
dirección.
-aracterísticas )e Los %istemas )e -ontrol En El #roceso )e estión
Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deber
ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor
manera de reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de
control consiste en +acer la cantidad mínima que se requiere para garantizar
que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.
3rganizacionalmente realista. El sistema de control +a de ser compatible con
las realidades de la organización. #or ejemplo, las personas +an de ser
capaces de advertir una relación entre los niveles de desempe&o que les
pide alcanzar y los premios que obtendrn con ellos. 4s a"n, todos los
estndares del desempe&o deben ser realistas. La diferencia del estatus
entre los individuos +a de ser reconocida tambi*n. 'quellos que tienen la
obligación de comunicar las desviaciones a alguien que juzgan como un
trabajador de nivel ms bajo quiz dejen de tomar en serio el sistema de
control.
-oordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información
relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en
toda la organización por dos razones$ En primer lugar, es posible que cada
paso en el proceso del trabajo afecte al *ito o fracaso de toda la operación.
En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
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1leible. 'ctualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente
tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En
casi todas las organizaciones, los controles +an de ser fleibles a fin de quelas organizaciones puedan reaccionar rpidamente para superar los cambios
adversos o bien para aprovec+ar las oportunidades que se le presenten. #rescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciarse
despu*s de detectar una desviación respecto a los estndares, cuales son
las medidas correctivas que convienen aplicar. La información se
concentrar en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las
medidas que correspondan.
'ceptable para los miembros de la organización. #ara que los miembros de
la organización acepten a un sistema de control los controles debern
relacionarse con metas significativas y aceptadas. (ales metas deben dereflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que estn directamente
interesados en el control.
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36 E71raer las ven1ajas de cada una de las :unciones !erenciales
5entajas )e La #laneación
'yuda a los administradores a estar orientados +acia el futuro, se ven esforzados a
mirar ms all de sus problemas cotidianos para proyectar lo que podría suceder en
el futuro. Los administradores que miran solo el presente y descuidan el futuro
parecen dirigirse a un fracaso seguro.
-oordinación de las decisiones$ 6na decisión no debería tomarse el día de +oy sin
tener alguna idea de la forma en la que afectar a una decisión que tenga que
tomarse del día de ma&ana. La función de planeación ayuda a los administradores
en sus esfuerzos por coordinar sus decisiones.
#one de relieve los objetivos de las organizaciones con el punto de partida 7La
planeación8 quiere decir que los administradores se ven constantemente forzados a
recordar con eactitud lo que su organización est tratando de lograr.
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y
agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se
diluyan o se anulen sus esfuerzos.
#or medio de la planeación, se determinan las fec+as críticas desde el principio y se
fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempe&o, estas sirven de
base de control.
5entajas )e La 3rganización
'lto nivel de eficiencia dado lo rutinario, repetitivo y estandarizado de las tareas.
#uede funcionar con personal no ecesivamente formado, ya que no es necesaria la
iniciativa sino altos niveles de eperiencia y formación en el pice y en la tecno
estructura.
1acilita la supervisión
3frece fcil comprensión y seguimiento de su operación
Refleja la forma general de trabajar en la empresa
enera líneas de comunicación simple y claras
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%implifica la toma de decisiones
Los procesos de capacitación y desarrollo son ms sencillos debido a la
especialización del trabajo 5entajas )e La )irección
-ontar con un equipo de trabajadores integrados y motivados.
Establecer un medio de comunicación y coordinación efectiva.
-onjugar eperiencias, conocimientos y +abilidades para la ejecución de planes y
programas.
Estilo de dirección en la solución de problemas basado en +ec+os.
Resaltar m*ritos de las personas que mejorar los procesos y sus funciones, y tratar
de que el resto de trabajadores las emule.
)elegar funciones para que el personal ejerza decisiones.
Establecer los círculos de calidad por reas funcionales y entre reas.
5entajas )el -ontrol En La 'dministración
El control siempre eiste para verificar el logro de los objetivos que se establecen en
la planeación. -omo se dejó entrever, muc+as de las t*cnicas de planeación, lo son
tambi*n de control.
4edición. #ara controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
)etectar desviaciones. 6na de las funciones in+erentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes eitosamente.
)etermina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
#roporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
Reduce costos y a+orra tiempo al evitar errores.
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%u aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
+6 Reali9ar un 0a&a conce&1ual de la ad0inis1raci,n &or obje1ivos
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46 E7&licar el ciclo /?VA
El ciclo #95' significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de
la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de #95' en
cualquier nivel de la 3rganización, y en cualquier tipo de proceso, ya que est
íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora del
desempe&o de los procesos. Es aplicable tanto en los procesos estrat*gicos de 'lta
)irección como en actividades operacionales simples
Los t*rminos usados en el ciclo #95', tienen el siguiente significado$
#lanear /#0$ -onsiste en$ Establecer metas para los indicadores de resultado y
establecer la manera /el camino, el m*todo0 para alcanzar las metas propuestas.
9acer /90$ Ejecución de las tareas eactamente de la forma prevista en el plan y en
la recolección de datos para la verificación del proceso. En esta etapa es esencial el
entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento.
5erificar /50$ (omando como base los datos recolectados durante la ejecución, se
compara el resultado obtenido con la meta planificada.
'ctuar /'0$ Esta es la etapa en la cual el usuario detectó desvíos y actuar de modo
que el #roblema no se repita nunca ms.
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CONCLUSIONES
Entendimos y comprendimos las fases de las funciones gerenciales
Estudiamos la importancia de cada una de las etapas que estn involucradas en lasfunciones gerenciales
4ediante un mapa conceptual estudiamos en síntesis los procesos de la
administración por objetivos-onocimos la importancia del m*todo de )eming en la administración
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BIBLIO%RA#>A
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