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Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Dirección General – Dirección Administrativa y Financiera Calle 57 No. 8-69 – PBX (57 1) 5461500

www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270

SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del proceso con las siguientes condiciones

ANTECEDENTE

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), es un establecimiento público que cumple la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la incorporación de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, económico y tecnológico del país. Además de la formación profesional integral, brinda servicios de Formación continua del recurso humano vinculado a las empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad. Dentro de los objetivos del SENA para la ejecución de la formación en las modalidades presencial y por mediación virtual se encuentra el apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral, así como actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. De acuerdo con lo anterior el SENA ha incorporado en los procesos de formación que desarrolla, el uso cada vez más intensivo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, como respuesta a los retos que demanda la sociedad y el entorno empresarial nacional e internacional. En este sentido, se ha estimulado el uso de nuevas tecnologías para fomentar en los aprendices competencias enmarcadas en el liderazgo, la competitividad y la conciencia crítica, dado que dichas tecnologías son los elementos facilitadores del acceso a las fuentes de información y juegan un papel clave como medio dinamizador de la interacción entre los aprendices SENA, los actores de los procesos de formación y el entorno. El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar de la entidad teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Lo anterior en el marco de las siguientes estrategias institucionales: Más Cobertura, Más Pertinencia, Más Calidad e Internacionalización. Adicionalmente, el SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, desarrolla orientaciones fundamentales, a partir de los Objetivos Misionales y el plan operativo institucional 2013 “SENA, amor y disciplina”, que contempla las cinco (5) tareas esenciales para la excelencia entre las cuales se enuncia el “Aprendiz siglo XXI” una cuya característica es, la formación permanente para el desarrollo de competencias en una segunda lengua por parte de los aprendices SENA. Es por ello, que en Formación Titulada se ha venido trabajando en torno al afianzamiento de una segunda lengua apuntando al carácter técnico y específico de cada programa de formación de escogencia del aprendiz, teniendo como base fundamental los conocimientos y habilidades del idioma en general,




logrando la integralidad del aprendizaje y aportando a los beneficiados las competencias necesarias para su titulación. Dado lo anterior, el SENA busca mediante la contratación de una solución integral para la enseñanza de idiomas en línea, poner a disposición de la comunidad educativa, todas las herramientas tecnológicas y de interacción necesaria para garantizar el éxito del programa de Idiomas, aumentando la cobertura y generando políticas de retención de aprendices bajando los índices de deserción.

OBJETO Contratar el servicio de uso de una solución tecnológica integrada para los procesos de enseñanza y aprendizaje de Idiomas dirigida a los aprendices del SENA en todas sus modalidades de formación.

VALIDEZ DE PRECOTIZACIÓN 60 días hábiles

FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES 26 de febrero de 2013

LUGAR PARA PRESENTAR LA PRECOTIZACIÓN

Correo: [email protected] Asunto: Pre cotización Bilingüismo Dirección de Formación Profesional SENA Dirección General Radicación correspondencia: Calle 57 No. 8 – 69 Bogotá Torre norte Piso 6 Dirección de Formación Profesional

ANEXOS

Anexo 001 Relación y componentes

Anexo 002 Especificación integración SOFIA PLUS

Anexo 003 Propuesta económica

mailto:[email protected]




1. ALCANCE

Esta solución integrada debe incluir los componentes de carácter tecnológico y de servicio necesarios, para desarrollar los procesos formativos en idiomas de acuerdo con las estrategias pedagógicas de la Entidad; Estos componentes deben incluir como mínimo una plataforma para la formación virtual en idiomas, ambiente para pruebas de nivel, ambiente para entrenamiento de instructores y personal administrativo, contenidos, soporte técnico y pedagógico, mantenimiento, administración integral del software, copias de respaldo y seguridad de la información, interfaces que garanticen la interoperabilidad con otras plataformas dedicadas a la gestión de la formación, y los demás elementos que el proveedor requiera para garantizar la operación del servicio dirigido a los aprendices del SENA en todas sus modalidades de formación descritos y que comprende:

1. Una oferta de servicio para apoyar los procesos de aprendizaje de idiomas mediante una aplicación en línea, que contenga de manera obligatoria: inglés y francés. La oferta podrá contener otros idiomas adicionales como portugués, chino, mandarín y alemán.

2. Un total de 247.000 cuentas reutilizables el número de veces que sea necesario durante la vigencia del contrato, para uso en los idiomas ofertados.

3. Un ambiente de Producción para la operación de los cursos, disponible para las 247.000 cuentas reutilizables.

4. Un total de 247.000 cuentas reutilizables para uso en Pruebas de Nivel. 5. Un ambiente para Pruebas de Nivel en línea, disponible para las cuentas solicitadas de

Pruebas de Nivel. 6. Un ambiente de entrenamiento en el uso de la plataforma. 7. Pruebas de Autoevaluación en línea para los aprendices que tomen los cursos en el ambiente

de producción. 8. Los contenidos y los recursos didácticos en línea dirigidos a apoyar los procesos de la

Formación. 9. Los recursos y medios didácticos para el trabajo en idiomas fuera de línea 10. La provisión de los componentes tecnológicos necesarios para soportar la operación del

SENA, y garantizar la calidad el servicio prestado al usuario final. 11. La transferencia tecnológica para instructores y personal de apoyo. 12. La integración con otros sistemas de información. 13. El soporte tecnológico y Pedagógico. 14. La aplicación para el reporte de tickets y soporte técnico. 15. Los manuales de usuario, tutoriales, demo de la aplicación, entregados al SENA.

2. COBERTURA

El SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, en su objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, detecta la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos1 de

1 La definición del término CUPO, se puede observar en el Glosario al final del documento




formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación. Donde además, en respuesta al PND2 se apunte a promulgar y utilizar las TIC en los procesos de formación que permita a un mayor número de colombianos acceder a formación. Centrándose en las cifras de formación ejecutada en el periodo comprendido entre los años 2008 a 2011, se encuentran unos niveles en cupos en formación complementaria virtual en idiomas así: 407.659 en el año 2008, 981.508 en el 2009, 1.339.318 en el 2010, 844.260 en el 2011 y 1.460.879 en el 2012. En vista de la acogida de los sectores social y productivo frente a este proyecto, y el alto nivel de operación que ha alcanzado, se ha hecho necesario tomar acciones que garanticen la vigencia del proyecto. Las principales consisten en desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes en el mercado de tecnología aplicada a los procesos de formación en idiomas, que permitan el acompañamiento institucional en la misión de ofrecer formación de calidad en idiomas para todos los colombianos. Debe tenerse en cuenta que el SENA ofrece este servicio también hacia las Empresas aportantes. Estas cifras, representan la cantidad de cupos ejecutados en formación complementaria virtual en idiomas y muestran la aceptación de la estrategia de formación apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, entre los colombianos, incluyendo los residentes en el exterior. Los datos se pueden visualizar gráficamente así:

Figura 1. Número de cupos Formación Complementaria Virtual de Idiomas por año. Fuente: Años: 2008 a 2010:

SIGOB www.sigob.gov.co e Informe de Gestión 2011 Dirección de Formación Profesional Integral

SENA. Año 2011: Informe de Gestión D.F.P. Año 2012: SISMEG (Sistema de Seguimiento a Metas

de Gobierno).

2 Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014” Los cambios demográficos que se vienen presentando en Colombia,

implican atender mayores necesidades en calidad y ampliación de las coberturas en los diferentes programas de

educación técnica, tecnológica y superior (…)”

http://www.sigob.gov.co/




3. ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL SERVICIO

3.1. Aplicación en línea para soportar los procesos Formativos en Idiomas.

Un elemento fundamental de la necesidad de la entidad es el acceso y uso de una aplicación en línea

que apoye los procesos de aprendizaje en los idiomas Inglés y Francés, teniendo como opciones

igualmente los idiomas Portugués, Chino Mandarín y Alemán. Esta aplicación debe suministrar tanto

los contenidos de los idiomas ofertados como las funcionalidades necesarias para su administración,

por parte de los usuarios de acuerdo con privilegios establecidos para cada rol. De acuerdo con esto

es importante tener en cuenta tanto las características técnicas y pedagógicas de los contenidos,

como las de la aplicación en línea, así:

3.1.1. Caracterización de los contenidos y actividades

La solución integral suministrada debe incluir en su aplicación en línea, como mínimo 20 tipos

de actividades diferentes en los idiomas ofertados. Cada uno de los 20 tipos de actividades

debe corresponder con una de las siguientes clasificaciones:

a. Actividades de vocabulario (Ejemplo: asociación, identificación, fonética, crucigramas, otros).

b. Actividades de diálogo (Ejemplo: Comprensión, pronunciación, de escucha, otros).

c. Actividades de escritura (Ejemplo: párrafos, organización de frases, clasificación de palabras,

transformación de textos, otros)

d. Actividades de lectura (Ejemplo: Comprensión, completar textos, otros).

e. Actividades de fundamentación gramatical (Ejemplo: explicaciones gramaticales, normas,

construcción de frases, otros).

f. Actividades de desarrollo de destrezas orales (ASR – Automatic Speech Recognition)

3.1.2. Caracterización de la aplicación

3.1.2.1. Requerimientos no funcionales

a. Se debe poder contar con la instalación, configuración y uso de las actualizaciones de versión

de la aplicación que se encuentren disponibles siempre y cuando cumplan con las

especificaciones y se haya aprobado por parte de la supervisión ó la Interventoría y el SENA,

a quienes se le deberá informar por parte del proveedor sobre el plan de actualizaciones

previsto durante el periodo de ejecución del contrato.

b. La aplicación en sus componentes de administración, debe estar habilitada para su uso en

Idioma Español.




c. La aplicación de idiomas se adquiere para el apoyo a todas las modalidades de formación del

SENA, y por ende para la formación de los usuarios que estén matriculados en dichas

modalidades.

d. La plataforma debe ser compatible con los siguientes navegadores y versiones superiores:

o Para PC

Internet Explorer 8.0 o superior

Firefox 6.0 o superior

Google Chrome 10 o superior

o Para Mac

Safari 5.0 o superior

Google Chrome 10 o superior

Firefox 6.0 o superior

e. La aplicación y su configuración debe permitir el uso de artefactos de software como:

extensiones, módulos, bloques, webservices, APIs y/o plugins que permitan fortalecer la

funcionalidad actual de la plataforma y cumplir con las necesidades del SENA, sin que esto

afecte la operación normal de la solución ni se derive en costos adicionales.

f. La interfaz debe ser totalmente gráfica con todos los utilitarios habilitados para tal fin,

organizada por tipos de contenidos y funcionalidades, disponibles de acuerdo con los

permisos definidos para cada rol.

g. La aplicación debe guardar la trazabilidad de todas las transacciones ejecutadas sobre ella,

incluso sobre la base de datos de manera directa. Se debe registrar como mínimo: el usuario,

la fecha y la dirección IP, operación realizada, campo o estructuras de información afectadas.

h. La aplicación debe permitir la configuración de la presentación al usuario final, según la

imagen institucional del SENA.

i. La oferta hecha a la entidad debe tener en cuenta que los usuarios de la plataforma

(aprendices, tutores/instructores, integradores, administradores, directivos, coordinadores

académicos, supervisores de contrato, personal de seguimiento), deben poder ingresar y

trabajar en la plataforma, desde múltiples tecnologías de acceso a internet, incluyendo la red

WAN del Sena.

j. Para todo efecto, la zona horaria de la aplicación y sistemas relacionados con el servicio,

debe ser la correspondiente a Bogotá Colombia, para la totalidad de los usuarios del servicio




(Aprendiz, tutor, integrador, coordinador académico, personal de seguimiento y administrador

del sistema).

k. El concepto de curso y tutor debe supeditarse a lo estipulado en el glosario de éste

documento de manera obligatoria y no debe existir limitante en el número de aprendices por

curso por parte de la aplicación suministrada.

l. Para el desarrollo de su formación en idiomas, los Aprendices deben disponer de los siguientes modos de acceso:

Desde la infraestructura tecnológica de la entidad en cada uno de los centros de formación conectándose desde la red de área local.

Desde sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA, desde cualquier lugar del

mundo, con disponibilidad las 24 horas del día, utilizando conexiones de internet e infraestructura tecnológica propia.

3.1.2.2. Requerimientos funcionales

Todas las funcionalidades listadas a continuación son requeridas y deben poder ser habilitadas y/o deshabilitadas, de acuerdo con la estructura de permisos establecidos para el rol que esté interactuando con la plataforma, así como contemplar las validaciones a nivel de aplicación que garanticen la integridad de los datos que son: unicidad, dominio, referencial, y de datos.

a. Gestión de Cursos

Las acciones realizadas para la Gestión de Cursos son una de las labores más importantes en la administración de una Plataforma de Idiomas del SENA. De manera que, la solución ofertada debe incluir como mínimo las funcionalidades que se describen a continuación, necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica. Es propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener una idea más cercana de la solución que se debe suministrar.

Las funcionalidades solicitadas en los requerimientos funcionales deben estar disponibles de manera directa por la interfaz del aplicativo, y de manera adicional a las interfaces y webservices solicitados en el Anexo Técnico 002. Es decir, deben funcionar sin que la entidad tenga que realizar desarrollos o interfaces adicionales, y de manera directa sin la intermediación de aplicaciones diferentes a la ofertada.

Para la comprensión de este punto y de los subsiguientes, que involucren el concepto de curso, es necesario que el proveedor asuma la definición de curso contenida en el glosario, dado que es obligatorio que se asimilen estos conceptos tal y como se entienden en el contexto SENA, y que contractualmente no cabe una definición diferente.

b. Gestión de Información de Cursos

La Plataforma de Idiomas, debe permitir gestionar la información de los cursos, permitiendo crear,




ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos del curso son: código del curso (llave principal) y nombre del curso. Las operaciones de consulta relacionadas para cursos no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Código del Curso, Nombre del Curso, por usuario instructor/tutor (ingresando el dato de usuario), por fecha de creación en el sistema. Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, la Plataforma de Idiomas debe permitir acceder al espacio del curso y realizar las acciones que le sean permitidas sobre él. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica.

c. Gestión de Usuarios

Las acciones realizadas para la Gestión de Usuarios son igualmente una labor frecuente y constante en la administración de la Plataforma de Idiomas del SENA, de manera que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo, las funcionalidades que se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica de los usuarios de la entidad. Es también propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener la información concreta de la solución que se debe suministrar. A continuación se explica cada una de ellas.

o Gestión de información de usuarios

La Plataforma de Idiomas, debe permitir gestionar la información de usuarios, permitiendo crear, ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos de un usuario son: Número de Documento de Identificación, nombre, apellidos, correo electrónico, rol y contraseña. Esta gestión debe estar disponible por interfaz gráfica de la Plataforma de Idiomas. La política para el establecimiento de contraseñas debe ser acordada conjuntamente con el SENA y la Interventoría del contrato. Las operaciones de consulta relacionadas con datos de usuarios, no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Número de Identificación, Nombre, Apellidos, correo electrónico y rol. Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, la Plataforma de Idiomas debe permitir acceder y editar los datos del usuario con posibilidad de actualizarlos. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica. Es importante en este punto, tener en cuenta que la contraseña es un dato privado del usuario, de manera que no debe ser visible por medio de interfaz gráfica. El proveedor debe ofrecer la opción de cambiar la contraseña a los roles con permiso para tal acción, sin que éstos deban conocer la anterior. Lo anteriormente descrito en relación con gestión de usuarios aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica. La gestión de usuarios por medio de los sistemas administrativos del SENA, como Sofía Plus, se detallan en el ANEXO 002.




o Enrolamiento de usuarios

La Plataforma de Idiomas, debe ofrecer la funcionalidad de poder realizar el enrolamiento de usuarios. Permitiendo que dicho proceso se pueda realizar uno a uno en el espacio o curso definido y por lotes (mediante la estructura de un archivo plano) dentro de un curso. El oferente, debe definir la estructura del archivo que debe ser usado para el enrolamiento por lotes, permitiendo que cada usuario sea subido como mínimo con los siguientes datos: Número de Identificación Nombre Apellidos Correo Electrónico Rol del Usuario en el Curso (por ejemplo: aprendiz o tutor) Contraseña (desde el archivo plano se debe poder establecer sin ningún tipo de codificación). La Plataforma de Idiomas deberá informar por interfaz gráfica cuáles usuarios fueron enrolados satisfactoriamente y cuáles tuvieron problema, estableciendo la causa. Lo anteriormente descrito en relación con enrolamiento de usuarios, aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica. Las operaciones de enrolamiento de usuarios por medio de la integración con los sistemas administrativos del SENA, debe obedecer completamente a lo detallado en el ANEXO 002.

o Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades

La definición de roles es un punto muy importante en la implementación de una plataforma de idiomas y para el SENA, siendo necesario que su estructuración se realice acorde con las características de la entidad. La Plataforma de Idiomas debe permitir adicionar, modificar y eliminar roles de usuario. Se deben poder crear nuevos roles en la plataforma, asignarles un nombre y los permisos sobre cada una de las funcionalidades del sistema. Para la creación de un rol en el sistema, es necesario tener como mínimo los siguientes datos: Nombre del rol Descripción del rol Identificación del rol o código Posteriormente se debe establecer para cada uno de los roles creados, la estructuración de permisos que puede tener sobre las herramientas de la Plataforma. Esto debe ser posible por medio de interfaz gráfica. El proveedor se debe comprometer a entregar durante los dos (2) primeros meses de ejecución del contrato, a crear y configurar como mínimo los siguientes roles:




Administrador del sistema Subdirector de Centro de Formación Tutor/Instructor Principal Aprendiz o Estudiante Coordinador académico Seguimiento Este producto debe ser entregado, mostrando un archivo por cada rol, en el cual se encuentre la descripción del rol, y por cada una de las herramientas el nivel de permiso establecido.

d. Estadísticas de la Plataforma de Idiomas

El proveedor debe suministrar informes por interfaz gráfica, de acuerdo con los siguientes requisitos: Accesibles en línea de manera permanente 24 horas. Detallados por usuario único (por persona). La información de dichos informes debe haber sido generado de manera consolidada, como

mínimo el día calendario anterior a la fecha de generación del reporte. Con acceso para el SENA y la Interventoría. Los informes deben poder ser visibles directamente en web y descargables en como mínimo

en formato de Excel o .CSV (archivo separado por comas). A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de informes estadísticos que el proveedor debe tener en cuenta: Total de usuarios únicos activos. Total de usuarios almacenados en la Base de Datos (activos e inactivos o deshabilitados por

aplicación o por sincronización con Sofia Plus Total de cursos activos en el sistema. Total de cursos inactivos en el sistema. Total de “enrolamientos” o asociaciones de aprendices a cursos. Total de Logins diarios (estos logins corresponden a usuarios únicos por día que ingresan a la

aplicación). Total de exámenes, pruebas o sondeos, tomados. Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día calendario

anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que la generación de

estos informes no afectará el rendimiento de la Plataforma.

Para todos los efectos relacionados con estadísticas la hora que debe tomarse para los cálculos y

calendario es la de Bogotá Colombia.

e. Reportes de Seguimiento

A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de reportes exigidos, así como otros informes útiles y en línea, visibles para los roles que el SENA defina, según los siguientes




parámetros:

Reporte de tutores sin ingreso a la plataforma durante tres días a todos o alguno de los cursos que tenga activos.

Reporte de aprendices que cumplen 8 días continuos sin ingreso al curso. Reporte de tiempo (horas y minutos) empleadas por un usuario sobre la Plataforma de

Idiomas.

f. Single Sign On desde el LMS Institucional.

El acceso inicial de los aprendices al entorno de los cursos se hará a través del LMS Institucional

en donde se publicarán elementos tales como: cronograma del curso, foros de discusión,

anuncios, actividades adicionales, entre otras. Dado este escenario es indispensable que existe

un componente de Single Sign On, que permita al usuario acceder a la aplicación desde su curso

en el LMS, sin realizar doble login o volver a suministrar credenciales, de manera que al hacerlo

ingrese a la aplicación de idiomas en al entorno de contenidos que tiene permitido visualizar.

Este desarrollo no debe limitar a la entidad de la posibilidad de acceder directamente a la

aplicación directamente por parte de los roles que se consideren.

Para proveer el acceso Single Sign On, el oferente de la aplicación es responsable del diseño,

programación y publicación del Building Block que permita a los aprendices, tutores y usuarios de

idiomas ingresar a la plataforma de idiomas a través del LMS sin hacer doble autenticación.

3.1.2.3. Reconocimiento de voz

El software para el reconocimiento de voz es un componente clave del servicio que se prestará a la

Entidad por parte del proveedor. Su compatibilidad, adecuada configuración, usabilidad, eficiencia y

efectividad marcan la diferencia en la experiencia del usuario con la plataforma que prestará el

servicio En relación con este componente.

El proveedor debe garantizar:

a. El software de reconocimiento de voz debe ser compatible con los navegadores disponibles

del mercado (Mozilla, Chrome, Safari, Internet Explorer), durante la vigencia del contrato

atendiendo las generalidades de actualización.

b. En caso de utilizarse plugins que deban ser instalados en cada rol, el proponente deberá

suministrar los archivos ejecutables por sistema operativo, junto con los manuales necesarios

para su instalación. La información debe estar dispuesta totalmente en la plataforma para los

usuarios sin que esto genere costos adicionales.

c. Informar de manera explícita lo referente a los puertos que se usen a nivel de red, así como

el tipo de tráfico que se utiliza al fin de ser incorporados en las políticas de red del SENA. La

información referente a este punto debe estar dispuesta en la aplicación con el fin de que los

usuarios puedan hacer uso de ella.




d. En caso de que el software de reconocimiento de voz no use plugins o instaladores, el

proveedor debe suministrar el manual de usuario específico para que los usuarios puedan

hacer uso del sistema de reconocimiento de voz sin dificultades. Así mismo, se debe

garantizar la compatibilidad con los navegadores del mercado y las actualizaciones

necesarias de acuerdo con las últimas versiones de dichos navegadores.

e. El proceso de reconocimiento de voz debe tener ofrecer el resultado al usuario vía web, en

máximo de 2 segundos por frase (sin importar el número de palabras) y la calificación del

resultado obtenido por parte de un aprendiz se debe mostrar en tiempo real en el momento de

hacer la actividad y ser almacenado en el panel de actividades y calificaciones de la

herramienta.

f. Garantizar que la herramienta de reconocimiento de voz permita determinar diferentes

niveles de dificultad para evaluar la pronunciación del usuario. reconocimiento de voz. El

proveedor debe especificar si esta funcionalidad se encuentra disponible de manera

independiente por cada usuario o si esta se configura por la solución en general.

3.1.2.4. Funcionalidades al Interior del Curso

a. Acceso al curso por parte del Aprendiz: El acceso a cada curso por parte del aprendiz se

realiza a través de la Plataforma LMS, y una vez ahí, utilizando el componente de Single Sign

On suministrado. El aprendiz debe poder contar con las herramientas propias del LMS y

también las que provee la Plataforma de Idiomas en su totalidad, incluyendo pero no limitando

a la visualización de contenidos, poder realizar actividades, visualizar notas o resultados de

las actividades y ver el progreso realizado tanto en cada actividad como de manera global en

el curso.

b. Acceso al curso por parte del Tutor

El acceso a cada curso por parte del tutor se realiza a través del LMS, y una vez ahí utilizando

el componente de Single Sign On suministrado. Esto le debe permitir al tutor ingresar a cada

uno de los cursos que tiene asignados, sin necesidad de realizar doble autenticación sobre el

sistema. El tutor debe tener acceso a las herramientas propias que provee la plataforma de

idiomas en su totalidad para dicho rol, incluyendo pero no limitando a la visualización de un

panel de notas, en donde se vea la lista de los aprendices que conforman el curso, junto con

una serie de columnas que constituyen las actividades del curso y en las cuales se detallen:

El nombre de la actividad, el porcentaje de avance, la nota final (de cada actividad), y la fecha

del último acceso por cada aprendiz. El tutor también debe contar con un acceso para

visualización de los contenidos del curso en toda su magnitud y sin excluir ninguna actividad.

c. Por parte de los roles de Administrador de la Plataforma

El administrador de la Plataforma definido por parte del SENA debe poder ingresar a la

plataforma de idiomas tanto por medio de Single Sign On, como de manera independiente por




medio web, con una url suministrada por el proveedor y donde, a partir de un usuario y

contraseña, se tenga acceso total y sin restricciones a las funcionalidades administrativas de

la plataforma.

d. Panel de Actividades y Calificaciones El Panel de Actividades y calificaciones es la herramienta que una plataforma de Idiomas debe disponer para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. Esta herramienta debe estar constituida de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes del curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades, objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad de aprendizaje. El libro de calificaciones debe ser flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso. El panel de actividades y calificaciones debe además tener las siguientes características:

permitir a los usuarios con rol tutor, hacer filtros de información, por criterios de nota,

columna, y usuarios como mínimo. el panel de calificaciones debe ser descargable, en formato de texto o archivo .CSV, trayendo la información completa de filas y columnas e información de notas.

Permitir al tutor identificar qué actividades de aprendizaje se encuentran pendientes por ser evaluadas (y por ende cursadas por el aprendiz).

Mostrar los resultados o notas de todas las actividades a cada tutor y aprendiz en tiempo real, ya sea que tengan nota o no hayan recibido calificación.

Todas las notas registradas en el panel de actividades y calificaciones, basadas en pruebas o exámenes que contengan preguntas cerradas en su totalidad, deben ser de calificaciones automáticas, registradas y mostradas en el libro de calificaciones en tiempo real.

La estructura de notas entregada a los sistemas administrativos del SENA, debe obedecer y corresponder con la estructura del Diseño Curricular (de Sofia Plus), disponible para cada nivel de cada idioma. Específicamente, los resultados se deben ofrecer en términos de los resultados de aprendizaje de cada Programa de Formación en Idiomas de Sofia Plus.

e. Estadísticas del curso Las estadísticas del curso constituyen un componente importante para tutores, integradores,

coordinadores académicos y directivos de la entidad. Deben estar disponibles de manera

permanente y ofrecer la información con oportunidad, calidad y fiabilidad. Las estadísticas

deben cumplir con los siguientes requisitos:

Deben ser visibles por web y descargables en formato de Excel o PDF.

Deben aceptar como parámetro:

o La fecha desde la cual se deben realizar los conteos o cálculos estadísticos




o Fecha hasta la cual se requiere el informe.

Se debe seleccionar si se requiere el informe por uno o todos los usuarios del curso.

Se deben generar en el momento en que el usuario realice la petición por la interfaz

gráfica.

Además deben contener como mínimo la siguiente información, en reportes separados:

Informe de actividad de usuarios por actividad en el curso: Este informe se debe

ofrecer teniendo en cuenta como parámetros: La fecha desde la cual se quiere obtener

el reporte estadístico, la fecha hasta la cual se requiere el reporte y el usuario o los

usuarios de los cuales se requiere el reporte.

Informe general de uso de la Plataforma de Idiomas, para usuarios de un curso,

incluyendo reporte por Actividad.

Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día

calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que la

generación de estos informes no afectará el rendimiento de la Plataforma en general.

3.2. Cantidad de cuentas solicitadas, Ambientes, Pruebas de Nivel y Autoevaluación

3.2.1. Cuentas para uso de cursos

Se hace necesario contar con un mínimo de 247.000 cuentas de acceso en la plataforma de idiomas, pruebas de nivel y de autoevaluación reutilizables durante el periodo de prestación del servicio. Cada cuenta de acceso una vez que sea liberada por un usuario, podrá ser utilizada por otro diferente, a criterio de la institución y durante la vigencia del contrato. Cada cuenta de acceso debe poder tener derecho como mínimo a:

Acceso a Cursos

Acceso a Pruebas de Autoevaluación El proveedor debe garantizar que la información manejada con respecto a cuentas de usuarios, avances de ejecución, resultados y consolidados sea almacenada, gestionada y entregada a la institución de manera unificada.

3.2.2. Cuentas para uso en Pruebas de Nivel

Adicionalmente, se requiere como mínimo de 247.000 cuentas de Acceso a Pruebas Nivel, reutilizables durante el periodo de prestación del servicio, lo cual implica que una vez que un usuario realice la prueba de nivel, dicha cuenta pueda ser utilizada por otro usuario.

3.2.3. Parámetros para el conteo de cuentas activas

Es necesario tener en cuenta para la prestación del servicio, que la entidad requiere los siguientes




parámetros para el conteo de las cuentas activas: El conteo de los usuarios que hacen uso del servicio, debe realizarse por número de identificación

únicamente, independiente de la cantidad de asociaciones a cursos, idiomas y roles que tenga ese número de identificación.

El usuario debe ser contabilizado desde el momento que haga uso del servicio en un curso activo, si el usuario no ingresa por cualquier motivo, éste no debe aparecer como un consumidor de servicio ni ser contabilizado.

Cada usuario podrá estar en varios cursos de idiomas diferentes de manera simultánea, sin que esto implique que sea contabilizado varias veces, sino una única vez, dado que el registro se hará por número de identificación.

Cuando un usuario es reportado como retirado, desertado, cancelado en un curso, éste debe dejar de ser contado como usuario activo de servicio, pero la cuenta debe estar disponible para su reutilización.

Cuando un curso es culminado, todos los usuarios de dicho curso deben dejar de ser contabilizados entre el número de usuarios que están activos en el servicio.

El proveedor debe sustentar en el momento en que lo solicite el SENA, la supervisión, interventoría y/ó los entes de control, el número de usuarios que está reportando como activos de servicio.

3.2.4. Ambientes

Los ambientes constituyen el conjunto de infraestructura tecnológica de hardware, software

operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, dispuestos y destinados por el

proveedor para la atención de las necesidades de la entidad. De acuerdo con las características del

servicio requerido, el proveedor debe configurar y disponer para servicio tres (3) ambientes, a saber:

a. Ambiente de Producción: Se llama ambiente al destinado para apoyar la operación de los usuarios SENA en sus diferentes perfiles y para todas sus modalidades de formación. En este ambiente los usuarios ingresan para tomar sus cursos y desarrollar las actividades propias de la ejecución de la formación en Idiomas, igualmente realizar pruebas de autoevaluación. El acceso se realiza a través del LMS, de acuerdo con los requerimientos de integración y Single Sign On.

b. Ambiente de Pruebas de Nivel: El ambiente de Pruebas de Nivel debe estar dispuesto para soportar la operación de pruebas de nivel requeridas por parte de los usuarios.

c. Ambiente de Entrenamiento: El ambiente de entrenamiento tiene como propósito la capacitación y/o transferencia tecnológica para los usuarios tutores y administrativos del SENA. Debe contar como mínimo con disponibilidad para 5.000 usuarios activos.

3.2.5. Prueba de Nivel

La solución tecnológica deber proveer una herramienta de clasificación o de test de nivel en línea

para los idiomas ofertados. Este test de nivel debe ser adaptativo al nivel de dominio del idioma que

tiene el usuario y sus resultados deben estar alineados con el Marco Común Europeo de Referencia

para los idiomas.




La solución tecnológica que se ofrezca requiere de la integración con el aplicativo SOFIA Plus del

SENA (especificación detallada en el Anexo 002), para el registro y la gestión de las inscripciones a

idiomas. Esto teniendo en cuenta que cuando los usuarios se inscriben a un idioma por medio de la

página del SENA, tienen la opción de hacer o no una prueba de nivel, lo cual implica, de acuerdo a la

opción seleccionada por el usuario, que la información tenga el tratamiento definido en la

especificación técnica de SOFIA Plus.

El test de nivel debe estar basado en un banco de preguntas, que permita, entre otras características

funcionales las de aleatoriedad en el número de preguntas y en el orden de las mismas, de tal

manera que no se realice la misma prueba dos veces, lo que garantiza seguridad en la aplicación del

mismo. El proveedor debe suministrar en su oferta la siguiente información:

a. Banco de Preguntas que conforman las pruebas de nivel. b. Número de preguntas que se aplican en la prueba de nivel. c. Mecanismo metodológico utilizado para determinar el nivel de cada persona que presente el

test. d. Reportes y estadísticas de ejecución de aplicación de pruebas, destinados para el SENA.

Al finalizar la prueba de nivel, el usuario debe ser informado de inmediato y por la interfaz web

de la herramienta directamente, sobre el puntaje obtenido en cada una de las habilidades

requeridas (listening, writing, Reading, speaking), y el nivel de clasificación en el que quedó

ubicado. El resultado debe ser registrado en SOFIA Plus (especificación detallada en el

Anexo 002).

El proveedor debe garantizar los desarrollos necesarios para que la solución tecnológica

integrada cumpla con las especificaciones técnicas detalladas en el ANEXO 002, dentro de

los dos primeros meses de la ejecución contractual.

3.2.6. Pruebas de Autoevaluación

La solución tecnológica debe contar con un test de autoevaluación, disponible para cada uno

de los niveles ofertados. Los resultados de este test deben estar alineados con el Marco

Común Europeo de Referencia para cada una de las habilidades descritas en este

documento. El documento de equivalencias debe integrar la oferta.

Tanto el test de nivel como el test de autoevaluación, deben contener preguntas de

comprensión oral y escrita, estructura del idioma, gramática y vocabulario. El test no debe

permitir correcciones por parte del usuario. El test debe contener mecanismos de

temporización. Debe garantizarse la disponibilidad de reportes de la ejecución de los test de

nivel y de autoevaluación.

3.3. Contenidos y Recursos Didácticos

3.3.1. Contenidos en línea




En lo relacionado con contenidos en línea, la solución de software para el programa de

idiomas, debe suministrarlos en ambiente web, por niveles de complejidad, que incluya los

contenidos, actividades de aprendizaje, recursos didácticos, herramientas complementarias y

evaluaciones cuyo desarrollo completo tenga una duración mínima, para inglés de 450 horas

en sus niveles estándar ofrecidos y 150 horas adicionales en temas específicos/profesionales.

Para el segundo idioma requerido (FRANCES) y otros idiomas ofrecidos, 200 horas de

contenido estándar y 100 horas adicionales en temas específicos/profesionales.

Se debe incluir en la propuesta, por cada idioma ofertado, la relación desagregada de niveles,

actividades, contenidos, recursos didácticos y evaluaciones, con el fin de evidenciar tanto los

tiempos como los tipos de actividades incluidas en la herramienta. Ver Anexo 001 (formato

para la relación de actividades).

El oferente deberá garantizar que los contenidos cumplen con el estándar SCORM y estar

disponibles HTML para uso ilimitado por parte del SENA durante la vigencia del servicio

ofertado.

El proveedor debe suministrar para cada uno de los niveles, y cada uno de los módulos que

los compongan, un documento en formato HTML, con la lista de actividades y su descripción,

para ser utilizado a nivel informativo por tutores y aprendices en el LMS. Cada documento

debe estar elaborado en su versión en Español Latinoamericano y en el lenguaje

correspondiente según cada idioma ofertado.

3.3.2. Recursos y Medios Didácticos OffLine

Con recursos y medios didácticos que puedan ser utilizados fuera de línea (OFFLINE) que permitan acceso a los mismos contenidos de los programas de los idiomas que oferten, a través de herramientas alternativas aplicables en casos, sitios o situaciones en las que no se disponga de acceso a Internet o a las redes de datos de los centros de formación (CD, discos externos, memorias, software que permita desarrollo del curso y conexión y sincronización posterior a la plataforma).Los recursos y medios serán entregados por el contratista a la entidad y ésta los distribuirá según la prioridad interna en los Centros de Formación.

3.3.3. Semillas o Plantillas

Las semillas de Idiomas, que se deben ubicar en el LMS institucional, constituyen las plantillas a

partir de las cuales se crean los cursos. De esta manera cada uno de los niveles tendrá una semilla a

partir de la cual se crean todos los cursos que sean de dicho nivel, quienes tendrán una estructura

definida en el LMS y un conjunto de contenidos en la solución tecnológica.

El proveedor debe suministrar un curso semilla por cada uno de los niveles de cada idioma suministrado, el cual debe contener como mínimo la ambientación gráfica de:

a. Banner del curso b. Introducción, objetivos, contenidos a tratar, forma de evaluación, estrategia metodológica,

recomendaciones técnicas. Esto en formato Html y con mínimo una imagen que ambiente




dicha introducción. c. Plantilla en HTML para incluir el perfil del Tutor (Nombres, apellidos, número telefónico,

horario de atención, Regional, Centro de Formación, Fotografía y currículo con mínimo 4000 caracteres.

d. Plantilla en HTML para incluir foros de discusión, mínimo 4 plantillas con una imagen genérica y posibilidad de incluir texto.

e. Material en HTML adicional al contenido de las unidades: Por ejemplo manual de usuario, manual con orientaciones gramaticales, de vocabulario, etc.

f. Cada semilla debe contener el componente requerido de Single Sign On, descrito en este documento.

3.3.4. Contenidos Virtuales para Manejo de Plataforma

El oferente debe suministrar contenidos virtuales para el manejo de la Plataforma de Idiomas ofertada, de manera que abarque todos sus componentes tecnológicos. El material no debe estar sujeto a la presentación del mismo o de la Plataforma de Idiomas, sino que deben ser contenidos HTML que puedan ser publicados en Internet sin la intermediación de la Plataforma ofertada. El curso virtual debe estar en formato HTML, debe comprender todos los componentes de la plataforma y un nivel de interactividad de manera que permita al usuario navegar en el material, escuchar narraciones de audio, videos y recomendaciones para mejores prácticas.

3.3.5. Contenidos virtuales para Manejo de Plataforma Rol: tutores

El oferente debe suministrar un curso virtual para el manejo de la Plataforma de Idiomas ofertada, dirigido a tutores SENA. Este curso debe ofrecer toda la información necesaria para que un tutor pueda utilizar adecuadamente la plataforma. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual:

a. Administración de Actividades b. Tipos de actividades disponibles en la Plataforma c. Organización del tiempo para la impartición de las actividades d. Manejo de la herramienta de Panel de Actividades y Calificaciones e. Manejo de herramientas administrativas, Estadísticas y reportes f. Instalación, configuración y uso del reconocimiento de voz

Para este propósito el proveedor debe tener en cuenta la integración con la Plataforma de LMS.

3.3.6. Contenidos virtuales para aprendices

El oferente debe suministrar un curso virtual para el manejo de la Plataforma de Idiomas ofertada dirigido a aprendices. Este curso virtual debe ofrecer toda la información necesaria para que un aprendiz pueda utilizar adecuadamente la plataforma de idiomas. Este curso debe estar disponible permanentemente para todos los aprendices que estén activos. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual:

a. Componentes técnicos necesarios para realizar el curso




b. Instalación, Configuración y uso del sistema de reconocimiento de voz c. Actividades de aprendizaje d. Herramientas administrativas e. Repositorio de Contenidos f. Organización y ponderación de las notas o resultados de las actividades de aprendizaje.

Para este propósito el proveedor debe tener en cuenta la integración con la Plataforma de LMS.

3.3.7. Manuales y Material de Apoyo

El oferente deberá suministrar el manual de usuario por cada rol y producto suministrado, en idioma español latinoamericano y con la descripción de uso de cada una de las funcionalidades incluidas. Estos manuales deben ser entregados una (1) semana antes al inicio de las transferencias de conocimiento y podrán ser facilitados en formato digital. El contratista actualizará los cursos virtuales y el material de apoyo cada vez que la plataforma o alguno de sus componentes sean actualizados a una nueva versión. Igualmente debe proporcionar los instructivos de instalación y configuración del software requerido y plugins, para que funcionen dentro de la red SENA, y que contenga también la información genérica para que los administradores de redes empresariales estén en capacidad de configurar los puertos que se utilizan, tipos de tráfico, parámetros para conexiones con proxy, y demás consideraciones técnicas que permitan que la aplicación funcione de manera óptima.

3.4. Integraciones Técnicas Requeridas

3.4.1. Sistema de Sofia Plus

El acceso de los usuarios aprendices y tutores a la solución ofrecida, se debe realizar a través de la

integración solicitada con el aplicativo SOFIA PLUS, por lo cual el proveedor debe garantizar los

desarrollos y disponibilidad de las interfaces necesarias para la integración con el aplicativo

institucional SOFIA PLUS, de acuerdo con las especificaciones del Anexo 002, de manera que los

usuarios de la plataforma suministrada puedan ingresar sin necesidad de realizar doble

autenticación. Estos desarrollos deben ser incluidos en el plan de trabajo como una actividad

prioritaria para la puesta en marcha de la solución tecnológica ofrecida, sin que supere el mes para

su implementación.

La gestión administrativa de programación de cursos, asociación de tutores a cursos, enrolamiento y

retiro de aprendices, gestión y programación de pruebas de nivel, y todo lo relacionado con datos de

producción y programación de pruebas de nivel, que se manejan en la ejecución de la formación en

idiomas, es realizada por medio de la aplicación SOFIA PLUS, la cual se enmarca en un conjunto de

reglas técnicas o especificación que el proveedor debe tener en cuenta para la oferta de su

plataforma.

Dado que lo anterior implica actividades de entendimiento de los procesos y programación de




software, la valoración económica debe estar contenida en los costos del contrato y asumida por el

proveedor en su totalidad.

Antes de la entrega de la integración y la aceptación por medio de las pruebas técnicas, el proveedor

se debe comprometer asumiendo la operación correcta y, utilizando los mecanismos técnicos que le

garanticen al SENA la ejecución de la formación en idiomas sin interrupción alguna.

3.4.2. Otras Integraciones

El proveedor debe proveer las herramientas técnicas necesarias, que permitan la integración de la

plataforma ofertada con otras plataformas, ya sean construidas por el SENA o de terceros que

necesiten integrarse como parte de las acciones que realicen conjuntamente con la entidad. Para

éste propósito deberá ofrecer los elementos técnicos necesarios y pertinentes para lograr que otros

proveedores puedan establecer comunicación con los componentes, módulos o información de la

plataforma de idiomas; estos elementos como WebServices y APIs (Application Programming

Interface).

El proveedor debe tener en cuenta que en el desarrollo del contrato puede haber necesidad de programar integraciones con otras plataformas o sistemas de información de terceros, por lo cual, debe incluir en su personal de soporte, perfiles conocedores de la infraestructura y del software usado, así como de programación en los lenguajes y tecnologías, en los que funcionan los componentes de integración. En cada caso se deberá acordar conjuntamente con el SENA, el cronograma de actividades y tiempos previsto para los desarrollos necesarios.

3.5. Aspectos tecnológicos generales

La solución ofertada debe contar con las dimensiones tecnológicas para garantizar un servicio de

óptima calidad, incluyendo el desempeño de todas las funcionalidades propias de las aplicaciones

provistas y de la interoperabilidad entre ellas. Esto requiere que el proveedor tenga en cuenta que en

su oferta debe incluir todos los elementos técnicos necesarios, incluyendo pero no limitando los

siguientes:

3.5.1. Hardware, Infraestructura de red y servicios de Centro de Datos

a. La provisión de la totalidad de los equipos, la infraestructura y el software, requeridos para la prestación del servicio garantizando el soporte técnico, garantía de mantenimiento y recurso humano.

b. Garantizar el dimensionamiento del ancho de banda requerido para la prestación del servicio con calidad Espacio en almacenamiento suficiente para los cursos como para los archivos de los usuarios.

c. Documentación de la infraestructura tecnológica y de servicio, (software-hardware y/o demás componentes que formen parte de la solución) utilizada para el cumplimiento del objeto contractual.

d. El proveedor debe garantizar la existencia y aplicación de políticas de Backup ó copias de seguridad de la información de manera permanente, estas serán dadas a conocer a la Entidad al momento de ejecución contractual y estarán sujetas a cambios concertados de




acuerdo con las necesidades. La copia de seguridad de la (s) base (s) de datos, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación, debe presentarse trimestralmente y entregarla al SENA en medio físico, dentro de los 8 días calendarios siguientes al corte del trimestre de ejecución. La copia de seguridad debe ser entregada con un documento descriptivo del contenido, intervalo de tiempo correspondiente al backup, e instrucciones, relación de software e infraestructura necesaria para su restauración. El costo de envío y entrega del material del Backup debe ser asumido por el proveedor.

e. El proveedor debe garantizar el espacio de almacenamiento que sea necesario para que cada usuario cuente con el servicio en los niveles acordados contractualmente. No debe haber cobros adicionales durante la ejecución del contrato por concepto de adiciones o ajustes en los sistemas de almacenamiento. Estos deben ser estimados y calculados por el proveedor en la elaboración de su propuesta.

f. Se debe garantizar a la Entidad por parte del proveedor las políticas consideradas en caso de

desastre natural, orden público, actos mal intencionados de terceros, terrorismo, incendio

entre otros y los planes de continuidad del servicio respectivos, informando el tiempo que

tomará el restablecimiento el servicio, sin que este exceda las 24 horas continuas. El

proveedor deberá garantizar la recuperación de la totalidad de la información y la completa

continuidad en la operación.

3.5.2. Pruebas de Carga

El proveedor deberá realizar y documentar las pruebas de carga necesarias que demuestren

el óptimo comportamiento de la solución tecnológica integrada antes de salir a producción

para garantizar la calidad del servicio por parte del SENA. Además será responsable de

suministrar y administrar los equipos necesarios para realizar las pruebas.

Además se debe cumplir con las siguientes características:

a. Deben ser realizadas sobre el sistema de producción dispuesto para la Entidad.

b. Deben contemplar actividades que incluyan reconocimiento de voz.

c. El proveedor debe reportar y explicar al SENA y a la supervisión del contrato, los resultados

de las pruebas realizadas, basados en los siguientes puntos:

o Identificación del entorno de pruebas, incluyendo la descripción de los elementos de hardware, software y configuraciones de red.

o Identificación de los criterios de rendimiento: Determinando el tiempo objetivo de respuesta y la utilización de recursos del sistema.

o Planificación y diseño de las pruebas: Identificando los principales escenarios en los cuales se realizarán.

o Configuración del entorno de la prueba, preparar herramientas y recursos necesarios para ejecutar dichas pruebas y verificar la preparación de la monitorización de los recursos objeto de cada prueba.

o Aplicar y ejecutar el diseño de la prueba: Desarrollar la prueba de acuerdo a los parámetros definidos en los anteriores ítems.

o Analizar los resultados y realizar las predicciones de comportamiento, de acuerdo con




los datos obtenidos. El informe debe ser entregado durante los 3 días hábiles siguientes al desarrollo de cada prueba.

3.5.3. Mantenimiento

El proveedor deberá garantizar la realización del mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica que se requiera, para cumplir con la debida prestación del servicio, de acuerdo con las exigencias establecidas en el presente documento. Para el caso de Mantenimiento de Software, el proveedor deberá:

a. Habilitar un ambiente emergente con la misma configuración del ambiente de producción, para validar que los cambios a realizar por mantenimiento funcionen correctamente.

b. Comunicar a la interventoría ó supervisión y al SENA, la necesidad de ejecución del mantenimiento con el impacto sobre el servicio, los tiempos que se requieran y la documentación de las pruebas realizadas en el ambiente emergente.

c. Acordar con el SENA y la interventoría ó supervisión los tiempos y fechas para la ejecución de las labores de mantenimiento sobre el ambiente de producción. Bajo ninguna circunstancia el proveedor deberá ejecutar estas labores sin previa autorización del SENA, supervisión ó la Interventoría.

d. Enviar un mensaje de notificación al iniciar y terminar cada una de las actividades de mantenimiento, al buzón de correo electrónico previamente definido con el SENA.

e. Garantizar el mantenimiento aplicado, en los tiempos acordados, con base en los planes acordados de forma conjunta.

f. Enviar la documentación al SENA y a la Interventoría las pruebas funcionales en el ambiente de producción, que permitan evidenciar el correcto funcionamiento de los cambios aplicados durante el mantenimiento.

g. El proveedor se obliga a garantizar la no afectación de la calidad, integridad y unicidad de la información, por efecto de labores de mantenimiento.

Cada acción de mantenimiento debe ser acordada con el SENA y supervisión ó la Interventoría, por lo cual no deben existir jornadas de mantenimiento sin acuerdo mutuo.

3.5.4. Software

a. El proveedor debe garantizar que la totalidad del software utilizado para prestar el servicio debe estar debidamente licenciado y vigente durante el tiempo de ejecución del contrato. Esto con el fin de mantener la indemnidad para con la Entidad.

b. Todas las actualizaciones y mejoras en software tanto de aplicación como de apoyo para la operación, deben hacer parte integral del servicio ofrecido y no deben generar costos adicionales.

c. El proveedor debe permitir a la Entidad, el acceso a las herramientas de seguimiento y control necesarias para monitorear la disponibilidad del servicio, además permitir el acceso a los sistemas objeto de monitoreo.

d. Así mismo debe permitir el acceso al SENA con el fin de garantizar, la información requerida por los entes de control que intervengan con ocasión de la prestación del servicio

e. Las pruebas deben ser realizadas, una vez se tenga el alistamiento inicial del sistema que se utilizará para ofrecer los servicios requeridos por el SENA.




f. La plataforma ofrecida por el oferente debe garantizar la integridad, unicidad, seguridad, disponibilidad, confiabilidad de los datos evitando pérdida, duplicidad y dispersión de la información.

3.5.5. Integridad de la información

a. El proveedor deberá garantizar mecanismos de integridad de información, que permitan que

cada usuario mantenga su avance y los resultados de las actividades, sin importar los

cambios que haya realizado en el tipo y número de identificación.

b. El proveedor debe garantizar que su oferta acoja y cumpla con las políticas y estrategias

metodológicas institucionales de la Entidad, que aplican a los procesos de formación, que

puedan impactar la prestación del servicio a través de la solución tecnológica ofertada.

c. La información de la ejecución contractual debe estar disponible de manera permanente para

la Entidad, y a su vez será almacenada por el proveedor garantizando los principios de

unicidad, integridad, seguridad, disponibilidad y confiabilidad de los datos.

3.6. Aplicación Web para Soporte Técnico

El proveedor debe ofrecer un servicio de soporte técnico, durante la vigencia del contrato, dirigido a

los usuarios con rol de Administrador del Sistema y Usuarios Integradores, que comprenda como

mínimo un sistema de reporte de fallas o problemas técnicos en la Plataforma. Este servicio de

soporte técnico debe contar con un sistema de información específico de mesa de servicios, que

registre los casos de acuerdo con las siguientes condiciones:

a. Cada usuario de la aplicación web de soporte técnico debe poder ingresar con un nombre de

usuario asignado de manera única para él, y contraseña; Esto mediante una página web.

b. Debe proveerse el acceso tanto al SENA como a la Interventoría, para verificar el estado de

los casos reportados y atendidos. Para los casos atendidos debe suministrarse información

suficiente que permita verificar la calidad del servicio.

c. Los costos relacionados con la instalación, mantenimiento y uso de la herramienta, deben ser

asumidos por el proveedor.

d. A cada caso reportado se le debe asignar un número único de caso desde el sistema, y éste

número debe ser informado al usuario de manera inmediata.

e. A cada caso se le debe asignar: un título y descripción de la falla (sin límite de caracteres).

tipología de la falla.

f. Cada falla debe ser tipificada con un nivel de prioridad de acuerdo con las condiciones

estipuladas en este documento.

g. Cada caso cerrado debe contar con la aprobación de la solución por parte del SENA.




h. Para cada caso se debe documentar por parte del proveedor, tanto las causas como el

procedimiento usado para llegar a la solución, y esta documentación deberá quedar publicada

en el historial del caso respectivo utilizando la aplicación de soporte técnico, dentro de los 5

días calendario posterior al cierre del caso.

i. Cada caso debe contar con la siguiente información: fecha y hora de apertura, fecha y hora de

la última actualización, fecha y hora de cierre, nombre completo de la persona responsable y

de aquellas que estén atendiendo el caso, estado del caso.

j. Para todo efecto, la zona horaria que se use para abrir, reportar, modificar y cerrar casos será

la de Bogotá Colombia.

k. El SENA y la supervisión y/o la Interventoría, deben poder descargar un informe en línea que

contenga como mínimo los siguientes ítems: Número del Caso, Titulo, Descripción, Fecha

Apertura y Estado Actual.

l. Los casos reportados telefónicamente, deben contar con las mismas exigencias de registro en

el sistema de soporte técnico, que las registradas vía web.

m. Para cada caso reportado, se debe poder adjuntar como mínimo un archivo de 1 MB. en

formato de Word o Imágenes .JPG o .PNG.

n. El proponente deberá integrar a la propuesta los diferentes tipos de estados que podrá tener

un caso en el sistema a suministrar y sus respectivas descripciones.

No. DESCRIPCIÓN DEL ESTADO AMBIENTE TIEMPO

MAXIMO DE RESPUESTA

1

Cuando la Plataforma no está funcionando, o por lo menos una de las aplicaciones que la componen no es accesible, desde la URL principal de login y desde el componente de Single Sign On. Cuando los contenidos, herramientas o funcionalidades de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login y Single Sign On. Cuando el proceso de sincronización de la información, no se realiza de manera correcta, ni en los tiempos y frecuencias acordados en este documento.

PRODUCCIÓN PRUEBAS DE

NIVEL

10 Minutos

2

Cuando el Sistema está dando ingreso a sus

PRODUCCIÓN

30 Minutos




usuarios, pero por lo menos una de las herramientas de la aplicación, no está funcionando correctamente, no está disponible o presentan errores de desempeño. Esto incluyendo el sistema de Reconocimiento de Voz.

PRUEBAS DE NIVEL

3

Cuando la Plataforma no está funcionando, o no está disponible, desde la URL principal de login. Cuando los contenidos de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login.

ENTRENAMIENTO 30 Minutos

4

Consultas de carácter general sobre

Plataforma, uso de funcionalidades y

aclaración de dudas respecto del alcance de

las herramientas disponibles.

NO APLICA 48 HORAS

Es importante tener en cuenta que la aplicación para el reporte de casos debe registrar la información

necesaria para validar la fecha y hora de generación y la fecha y hora de respuesta. Estos tiempos

de respuesta no deben afectar los acuerdos de nivel de servicio establecidos.

3.7. Transferencia de conocimiento y material de apoyo

El objetivo de la transferencia de conocimiento consiste en ofrecer a los usuarios de la aplicación, los conocimientos necesarios para manejar las herramientas tecnológicas que de acuerdo con su rol, tenga que utilizar para el debido desenvolvimiento en el entorno de la Plataforma ofertada. La transferencia de conocimiento a la cual se hace referencia en este documento, será impartida por el proveedor y se realizará (según el caso) de forma presencial y de forma virtual. Presencial se refiere a todas aquellas transferencias en las que se requiere reunir a las personas a entrenar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo de las habilidades y conocimientos específicos. El proveedor deberá suministrar para el inicio el contrato, el plan de transferencia de conocimiento el cual será revisado y aprobado por el SENA. Se debe tener en cuenta que las transferencias de conocimiento deben ser iniciadas una vez el SENA revise y apruebe el plan de transferencia de conocimiento. Todo el material incluido debe corresponder a la última versión de configuración del sistema y estar en idioma español – Latinoamericano e Inglés.

3.7.1. Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas mínimos a




tener en cuenta

Los roles dentro del SENA, a los que se les debe realizar transferencia de conocimiento, son los siguientes:

Administrador

Es la persona encargada de la supervisión y control general de la plataforma. Los temas que debe

incluir como mínimo la transferencia son:

a. Los relacionados con Herramientas generales y conocimiento de las características relacionadas con la administración general, gestión de recursos, estadísticas y reportes de seguimiento de la Plataforma.

b. Configuración y administración de roles y permisos sobre la Plataforma. c. Herramientas para la Administración de Contenidos. d. Configuración y administración del “look and feel” de la Plataforma. e. Configuración de herramientas de carácter técnico de configuración del sistema. f. Configuración y entendimiento de la herramienta de Panel de Actividades y

Calificaciones. g. Administración de la sincronización entre la plataforma y los sistemas administrativos

del SENA. h. Se deben incluir los contenidos correspondientes a la transferencia de conocimiento

definidos en el curso virtual para tutores, detallado en el presente documento. i. Administración y consulta de los reportes estadísticos solicitados j. Cualquier otro tema relacionado con las funciones propias de este rol.

Para este rol, la transferencia de conocimiento debe estar orientada a garantizar la administración de todos los componentes de la plataforma requerida.

Instructor/Tutor

Es la persona encargada impartir la formación en idiomas y hacer seguimiento a las actividades de

aprendizaje de los aprendices. La transferencia para este rol debe incluir como mínimo los temas

relacionados al curso virtual para tutores, y todos aquellos conexos a las funciones propias de su rol.

Técnico de mesa de ayuda

Es la persona que apoya los procesos frente a personal administrativo del SENA. La transferencia de

conocimiento para este rol debe incluir los temas relacionados al curso virtual para aprendices,

descritos en el presente documento, así como también:

a. Solución a problemas frecuentes de orden técnico. b. Configuración recomendada de navegadores, herramientas de sistema operativo,

plugins, testeo y detección de problemas frecuentes causados por configuración de red.

c. Establecimiento de un protocolo para el diagnóstico, solución y escalamiento de inconvenientes técnicos.




d. Instalación, configuración y descripción del funcionamiento del software para el reconocimiento de voz.

Técnico de Centro de Contacto

Es la persona que apoya los procesos frente al usuario final. Para este rol se deben incluir los

mismos temas de la transferencia de conocimiento aplicada a los Técnicos de Mesa de Ayuda.

3.7.2. Lugar de la transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimiento a realizar de manera presencial a los distintos roles, deberá ejecutarse en las ciudades capitales requeridas por el SENA. Es importante tener presente que las transferencias de conocimiento a los administradores y técnicos de Centro de Contacto se realizarán en la ciudad de Bogotá. Para las transferencias de conocimiento a realizar de forma virtual, se deberá tener presente que es para personal que se encuentra en las diferentes regionales del SENA a nivel nacional, por lo que las conexiones a Internet pueden variar entre cada regional, y el contratista deberá adaptar sus recursos y estrategia para cada condición de acceso existente.

3.7.3. Características de la transferencia de conocimiento

Para la transferencia de conocimiento, el SENA deberá contar con una bolsa de quinientas (500) horas, que deberán ser planeadas y acordadas con el SENA y la interventoría o supervisión para su ejecución. Los roles que harán uso de estas horas son:

ROL CANTIDAD USUARIOS MODALIDAD

Administradores 10 Presencial

Instructores 300 Presencial

Técnicos de mesa de ayuda 100 Virtual

Técnicos de centro de contacto 50 Presencial Tabla 4. Características de la transferencia de conocimiento

Para el caso de las transferencias de conocimiento virtual, el SENA brinda la opción de que el contratista pueda apoyarse en herramientas tecnológicas como webconference y el sistema de videoconferencia de la entidad. El SENA velará por el correcto funcionamiento del sistema de videoconferencia de la entidad. Para todos los roles se debe realizar por lo menos una (1) transferencia de conocimiento durante el tiempo de ejecución del contrato.

Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la transferencia de conocimiento, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Para las trasferencias de conocimiento de manera presencial, se manejaran grupos de máximo 25 personas por sesión.

b. Para las transferencias de conocimiento de manera virtual, se manejaran grupos de máximo




50 personas por sesión.

Es responsabilidad del proveedor:

a. El traslado del personal técnico y pedagógico requerido para la realización de las transferencias de conocimiento presenciales y virtuales.

b. Facilitar las instalaciones en la cual se realizarán las transferencias de conocimiento.

c. Suministrar, instalar, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica (hardware, software y comunicaciones) requeridas para ejecutar las transferencias de conocimiento.

d. Conexión a Internet y toda la infraestructura necesaria para realizar las prácticas durante la transferencia de conocimiento.

e. Proporcionar los equipos de cómputo con las características técnicas adecuados a los requerimientos exigidos para la transferencia de conocimiento.

f. Disponer de la logística necesaria frente a los asistentes en cada sesión de transferencia de conocimiento (lugar, material didáctico impreso y digital, refrigerio)

g. Suministrar al SENA la lista de asistencia para cada transferencia de conocimiento que se realice.

h. Entregar las certificaciones de asistencia a los participantes de las transferencias de conocimiento (para sesiones presenciales).

i. Entregar, el temario a desarrollar en las transferencias de conocimiento para cada uno de los roles con el suficiente tiempo de anticipación.

j. Indicar la metodología a utilizar para las transferencias de conocimiento presencial y virtual.

k. Las transferencias de conocimiento se desarrollaran en un horario intensivo, previamente acordado con el SENA.

3.7.4. Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento

De cada sesión, el contratista deberá dejar registro documental de los temas tratados, de los asistentes, quienes se registrarán con nombre, documento de identidad, centro de formación y regional al cual pertenecen, email y su rol; y de la calificación dada por cada uno(a) de ellos al curso o sesión. Una sesión o curso se dará por aceptado cuando al menos el 80% de los participantes le dé una calificación mayor o igual a 3.75 / 5.0. En el evento de que estos criterios no se cumplan la sesión de transferencia de conocimiento o curso deberá desarrollarse nuevamente.

4. DOCUMENTACIÓN

Todos los informes, comunicaciones, manuales de usuario, documentos de transferencias de conocimiento, videos, tutoriales, ayudas en línea, actas, ayudas de memoria, deben ser presentados a la Entidad en idioma Español Latinoamericano. Previo acuerdo con la Interventoría y/o supervisión




y el SENA, algunos manuales técnicos pueden ser entregados en idioma Inglés.

5. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

El proveedor deberá garantizar, durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo, el siguiente personal mínimo requerido para la ejecución del objeto contractual. Además de lo anterior, deberá contar con una oficina central que, entre otros aspectos, le preste soporte en asuntos de orden técnico, legal, administrativo, financiero y contable. Los recursos técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades del personal requerido serán suministrados por el contratista. En consecuencia, el SENA no proveerá al contratista equipos, bienes o servicios que se requieran para este efecto. El personal requerido, será de carácter obligatorio en el proyecto, por lo cual los proponentes lo deberán tener en cuenta en su totalidad al momento de presentar su oferta.

PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO CON SUS PERFILES Y EXPERIENCIA

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Formación Académica

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Pregrado

Postgrado y/o

Certificaciones Tiempo

Como/En

Número de

Proyectos Requerimiento particular:

1 Director de Proyecto

Titulo en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial

Titulo de Gerencia de Proyectos

Ocho (8) años

Cinco (5) años de experiencia profesional, como: Coordinador o Director o Gerente en proyectos de tecnología.

Tres (3) proyectos

- Como Coordinador o Director o Gerente en proyectos. - Los proyectos asociados con la implementación de soluciones de tecnologías de la información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.

100

1

Gerente de

Servicio y Tecnología

Titulo Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial

Título de postgrado en áreas relacionadas con tecnología o Gerencia de Proyectos y Certificación en ITIL Fundation – Versión 3.0

Cinco (5)

Años

Cinco (5) años de experiencia profesional en operación de sistemas de información.

Dos (2) proyectos

- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la gestión en la prestación de servicios de TI. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.

100




1 Apoyo

Técnico

Titulo Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica

Titulo de Especialización en temas relacionados con Programación y Bases de Datos.

Tres (3)

Años

Tres (3) años de experiencia profesional en la implantación de sistemas de información

Dos (2) proyectos

- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la implantación de sistemas de información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año. Disposición de apoyo en sitio para el SENA.

100

1 Apoyo

Técnico y Programación

Titulo de Ingeniería de Sistemas o Titulo de Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Título de Tecnología o Titulo Ingeniería de Sistemas

Dos (2) Años

Dos (2) años de experiencia en análisis y desarrollo de sistemas de información, programación y desarrollo de sistemas web, soportados en bases de datos.

Dos (2) proyectos

Experiencia específica en programación web de aplicaciones soportadas en bases de datos. Disposición para apoyo inmediato en sitio para el SENA.

100

1 Apoyo

pedagógico y metodológico

Titulo Licenciatura en pedagogía de enseñanza de lenguas

Titulo de Especialización en educación o Especialización en TIC. Certificaciones internacionales en enseñanza de idiomas.

Dos (2) Años

Dos (2) años en enseñanza de idiomas a través de estrategias TIC

Dos (2) proyectos

Experiencia específica apoyando estrategias de formación en idiomas a través de plataformas apoyadas en TIC.

100

5.1. Funciones y responsabilidades del equipo mínimo requerido

Además de otras que se requieran para la correcta ejecución del contrato, a continuación se describen algunas de las responsabilidades de los integrantes del equipo mínimo requerido, las cuales deberán realizarse para garantizar el cumplimiento total del objeto y del alcance de este proyecto.

5.1.1. Director de Proyecto

Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter técnico, administrativo, legal y financiero que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.




Gestionar el plan de dirección del proyecto.

Gestionar el cronograma general del proyecto.

Gestionar de manera óptima los recursos técnicos, humanos, financieros, físicos y logísticos necesarios para cumplir con el cumplimiento de los objetivos del proyecto de acuerdo con el alcance estipulado, tiempo y presupuesto asignado.

Gestionar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA y la Interventoría.

Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto se establezcan.

5.1.2. Gerente de Servicio y Tecnología

Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter técnico que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.

Velar por que lo consignado en plan de dirección del proyecto en lo que respecto con el tema técnico sea lo pertinente para cumplir con el tiempo, presupuesto y alcance del proyecto.

Elaborar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA y la interventoría en relación con los temas a cargo.

Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto en aspectos de carácter técnico se establezcan.

Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades asociadas con la integración de la solución con los sistemas del SENA a que se hace mención en el presente documento.

Responder las quejas de orden tecnológico, funcional y de interoperabilidad que sean escaladas o que lleguen directamente por parte de los usuarios.

5.1.3. Apoyos Técnicos y de Programación

Planear y ejecutar las actividades de Análisis, desarrollo e implementación de los componentes de software necesario para el cumplimiento de los requisitos definidos contractualmente.




Ejecutar las actividades de análisis, desarrollo, implementación y mantenimiento de los componentes de integración con los sistemas administrativos del SENA.

Responder las quejas de orden tecnológico, funcional y de interoperabilidad que sean escaladas o que lleguen directamente por parte de los usuarios.

Atender los requerimientos técnicos generados por el SENA para la optimización del servicio a los usuarios.

Documentar todas las actividades técnicas ejecutadas en el marco de la ejecución del contrato.

Participar en las reuniones o jornadas de trabajo, de carácter técnico planeadas conjuntamente con el SENA y/o proveedores de servicio de LMS.

Atender directamente las comunicaciones, requerimientos, quejas y observaciones generadas por los integradores y tutores.

5.1.4. Apoyos pedagógico y metodológico

Planear y ejecutar las actividades de apoyo pedagógico (metodología, transferencia, logística) necesarios para el cumplimiento de los requisitos definidos contractualmente.

Transferir la pedagogía de la solución propuesta e integración con el Modelo SENA

Diseñar actividades didácticas que apoyen la transferencia e implementación de la solución contratada.

Acompañar al equipo pedagógico SENA en los ajustes y caracterización de los cursos.

Documentar de las actividades de apoyo pedagógico que serán entregadas al SENA e incluidas dentro de las transferencias al equipo técnico del SENA.

Parametrizar las herramientas incluidas en la solución propuesta, frente a los requerimientos de uso por parte de la comunidad SENA.

Acompañar el uso adecuado de las herramientas incluidas en la solución propuesta, relacionadas con el seguimiento al desarrollo de los cursos.

Responder las quejas de orden pedagógico y metodológico, funcional y de interoperabilidad que sean escaladas o que lleguen directamente por parte de los usuarios.

Participar en las reuniones o jornadas de trabajo, de carácter técnico-pedagógico planeadas conjuntamente con el SENA y/o proveedores de servicio de LMS.

Atender directamente las comunicaciones, requerimientos, quejas y observaciones generadas por los integradores y tutores, relacionadas con temas pedagógicos, frente a la solución propuesta.

6. ESTRUCTURA BÁSICA DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO




A continuación se presentan las áreas básicas aplicables para niveles de servicio. Los detalles

específicos de métricas, periodicidad e implicaciones contractuales, en relación con el cumplimiento

de los niveles de servicio se especificarán con la interventoría o supervisión. El proveedor debe

permitir a la supervisión o interventoría, el acceso necesario para la verificación y medición de los

Acuerdos de Nivel de Servicio. La periodicidad en la medición de estos acuerdos será mensual.

Los ANS (acuerdos de niveles de servicio), están relacionados sin limitarse con las siguientes áreas y

productos:

Infraestructura: Disponibilidad de 99.982% sobre toda la infraestructura de hardware y red suministrada para el servicio.

Disponibilidad de la plataforma

Disponibilidad de la Aplicación 99.741% o Aplicación para la gestión de idiomas ofrecidos o Pruebas de Nivel o Prueba de Salida o Ambiente de Entrenamiento o Ambiente Pruebas o Sistema de Reconocimiento de Voz – Durante el 99.741 del tiempo se debe cumplir

que el tiempo de respuesta al usuario sea de máximo 2 segundos.

Soporte técnico (7X24) o Oportunidad o Calidad o Documentación (base del conocimiento) o Tiempo de respuesta

Soporte en Sitio – Dirección General SENA

Integración por medio de Single Sign On con el LMS – Disponibilidad 99.741%

Integración con Sofia Plus – Disponibilidad 99.741% o Disponibilidad de todos los componentes descritos en la especificación. o Desempeño o Integridad de los datos (calidad de la datos)

Transferencia conocimiento - 90% de Satisfacción por transferencia a los usuarios. o Enfoque metodológico o Recurso humano o Logística o Material

7. GLOSARIO

Actividad de aprendizaje: Acciones integradoras e integradas entre sí, realizadas por los aprendices con la orientación del instructor/tutor a lo largo del proceso formativo. Son objeto directo de aprendizaje, y en este documento integra acciones como actividad, foro, prueba/examen, sondeo/encuesta. Administrador: El administrador es el rol que tiene acceso a todas las funcionalidades del aplicativo para la formación en idiomas, entendiendo que se trata del que el proveedor ofrece en su totalidad.




Es deber del oferente garantizar que el administrador tendrá acceso a todas las funcionalidades. Ambiente Emergente: Ambiente sobre el cual el proveedor realiza tareas de mantenimiento de software, y pruebas de correcto funcionamiento antes de ser realizadas sobre el ambiente de producción.

Ambiente de Entrenamiento: Se define ambiente de entrenamiento a la infraestructura tecnológica

de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios destinado para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y público demás público que la entidad designe para el aprendizaje para el uso de la Plataforma adquirida. Ambiente de Producción: Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios, destinado para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada, Titulada Virtual y Complementaria. El ambiente de producción está conformado por dos instancias, una para formación Titulada y Titulada Virtual y otro para formación Complementaria. Siempre que se haga referencia a Ambiente de Producción, se debe tener en cuenta que se trata de lo definido en este punto.

Ambiente de Pruebas: Se define ambiente de pruebas a las infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo y servicios, destinado para apoyar labores técnicas de pruebas y dispuestos en sitio en el datacenter definido y propiedad del SENA.

Aplicación: Se llama aplicación a cada una de los componentes de software que integran la Plataforma de Idiomas.

Aprendiz: es toda persona que reciba formación. En el SENA se reconoce con el perfil de libre pensador, con capacidad crítica, solidario, emprendedor, creativo y líder. Coordinador Académico: Es el funcionario SENA quien tiene a cargo la coordinación y supervisión de la actividad de los instructores/tutores de un Centro de Formación. Cuenta: Se entiende por cuenta al espacio en la plataforma que puede ser usado y ocupado por un usuario al tiempo, durante la formación en un curso de idiomas o durante la aplicación de la prueba de nivel. La cuenta se deja de ocupar, una vez el usuario termina o es deshabilitado del curso, y ésta puede ser ocupada por otro usuario. Cupo: Un cupo es la asociación de un aprendiz a un curso de formación de cualquier modalidad de formación. Es decir, si una persona es asociada o matriculada a un curso, esta persona representa un cupo, pero si la persona esta matriculada en varios cursos, ésta representa tantos cupos como cursos esté tomando. La cantidad de cupos difiere por lo tanto de la cantidad de personas. Para el propósito de este proceso, el SENA ofrece la información histórica de cupos con el objetivo de ilustrar a los posibles oferentes, pero la necesidad de usuarios para servicio está representada en términos de personas. Curso: Un curso es la conformación de un grupo de aprendices que se inscribieron en un programa de formación, con el acompañamiento de un tutor/instructor y siguiendo una serie de actividades de aprendizaje, que buscan el cumplimiento de objetivos específicos de formación. El curso de acuerdo




a la modalidad puede tener diferentes duraciones, si es de formación complementaria puede durar al entre 5 y 10 semanas, pero si es de Formación Titulada, esta duración puede extenderse a un año o año y medio. El curso es el eje fundamental en el cual se desarrollan las estrategias administrativas y pedagógicas de la entidad, constituye el núcleo del proceso formativo, por lo cual cualquier herramienta tecnológica utilizada para trabajar un curso, debe acoplarse totalmente al concepto SENA. Es decir, un curso siempre tiene por lo menos un tutor, un curso tiene una cantidad determinada y limitada de aprendices, un curso tiene fecha de inicio y terminación, y esto debe ser interpretado totalmente en los ámbitos tecnológicos. Para los propósitos de este documento, un curso no debe tener límite de participantes o aprendices, y es potestad del SENA definir cuantos incluirá en cada curso, así como también cuantos tutores lo administrarán. Plugin: Es una aplicación instalada en un equipo cliente, que está relacionada y aporta en el funcionamiento de otra aplicación principal. Para efectos de de este documento la aplicación principal es el aplicativo que apoya la formación en idiomas de manera web y virtual. El proveedor debe especificar si hay diferentes plugins de acuerdo al tipo de navegador que se use y la versión. Curso Semilla: El curso semilla es la plantilla bajo la cual se deben crear todos los cursos relacionado con un nivel de un idioma.

Enrolamiento: Enrolamiento se refiere a la asociación de un usuario en un curso con un

determinado rol. Por ejemplo: el enrolamiento de un aprendiz en un curso, algo que puede ser asimilado con el término de matrícula, pero técnicamente visto. Otro ejemplo de enrolamiento es el de asociación de un tutor a un curso, el cuál técnicamente es parecido al primer ejemplo. Ficha: En SOFIA Plus se llama Ficha a un Curso como tal de cualquier modalidad de formación. File System: Para los propósitos del presente documento se llama File System, al conjunto de archivos correspondientes a los contenidos de todos los cursos que haya en cada uno de los ambientes. En resumen, se puede llamar File System a todos los archivos de un curso que no están almacenados en el Repositorio de Contenido. Formación Complementaria Virtual: la formación Complementaria Virtual, en el SENA, consiste en toda la oferta de cursos que se desarrollan totalmente sobre una plataforma de LMS, integrada con la Plataforma de idiomas. Los usuarios se inscriben desde cualquier lugar de Colombia, incluso del mundo, y luego de que la Oficina Virtual les asigna el tutor y un curso, pasan a la Plataforma LMS y allí realizan todo su proceso formativo. Generalmente son cursos de 5 a 10 semanas de trabajo, sobre el cual se recomienda a los aprendices trabajar semanalmente 10 horas, distribuidas en todos los días (incluso fines de semana y festivos). Formación Titulada Presencial: Se llama Formación Titulada a los programas de formación del SENA, de larga duración y que corresponden a los niveles de Técnico y Tecnólogo. Los aprendices de formación titulada, permanecen la mayor parte del tiempo en las instalaciones de los Centros de Formación del SENA, y utilizan los ambientes informáticos para conectarse a la plataforma LMS. Igualmente, se conectan desde sitios externos a la red SENA. Un usuario de formación titulada, puede estar en el SENA, un promedio de año y medio, tiempo durante el cual debe estar en posibilidad de ingresar al LMS, conservando el histórico de actividades y evidencias de aprendizaje. Nota: cuando se hable en términos de Formación Titulada, debe entenderse que se hace referencia a




“Formación Titulada Presencial”. Formación Titulada Virtual: La modalidad de Formación Titulada Virtual, es la formación orientada a los niveles Técnico y Tecnólogo, que se oferta y se ejecuta totalmente en ambientes virtuales de aprendizaje. Es decir, la ejecución se lleva totalmente sobre el LMS, por lo cual los aprendices no están físicamente en ningún Centro de Formación del SENA, estos programas de formación también son de larga duración, al igual que Formación Titulada. Este tipo de Formación se tiene previsto implementarla a partir del segundo semestre de 2012, por eso la ausencia de cifras históricas. FTP: Es el protocolo de internet destinado para la Transferencia de Archivos (File Transfer Protocol).

Funcionalidad: Se llama funcionalidad a cada una de las herramientas, junto con su utilidad, que

hacen parte de las aplicaciones de la Plataforma. Gestionar cursos: Gestionar los cursos se refiere al conjunto de acciones de: Crear, Consultar (buscar), eliminar y actualizar información de cursos. Es necesario que en el contexto del documento, la palabra gestionar se interprete siempre asociada a dichas tareas. Grupo: Se denomina grupo, al creado por un tutor al interior de un curso, y conformado por varios aprendices de un curso. Es decir, dentro de un curso, puede haber varios grupos creados por un tutor. Es importante diferenciar los conceptos de Curso y Grupo, para el entendimiento de algunos ítems dentro del presente documento. IMS (Instruction Management Systems): es un consorcio que agrupa a vendedores, productores, implementadores y consumidores de e -learning, y que se enfoca completamente a desarrollar especificaciones en formato XML. Estas especificaciones, garantizan la compatibilidad de los objetos de aprendizaje y datos, con el fin de garantizar la exportación o migración de datos entre sistemas. Integrador: El integrador es la persona designada por el SENA, para ofrecer soporte de primer nivel para la formación mediada virtualmente en los Centros de Formación de la entidad, y que está a cargo de la atención de los instructores/tutores pertenecientes a dicho Centro, de la inscripción de los aprendices en los cursos, y la administración general de la programación de activación y cierre de cursos. Panel de Actividades y Calificaciones: Es la herramienta que una Plataforma de idiomas dispone para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. El Panel de Actividades y Calificaciones, por lo tanto se constituye de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes en el curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad. El libro de calificaciones es flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso. MetaDatos: Los metadatos constituyen la información que permite clasificar un objeto de aprendizaje o archivo dentro del repositorio de contenido. Esta información es almacenada en una base de datos y relacionada con un archivo, con el fin de poder facilitar la organización general de la información en el sistema, o también de disponer parámetros de búsqueda.




Micrositios: Para efectos del presente documento, se define micrositio como un conjunto de páginas web, el cual está organizado de manera tal que una página principal, permite la navegación entre ellas. A esa página inicial, generalmente se le conoce como “index”, y se encuentra en formato HTML. Un micrositio, puede ser un elemento de contenido de un curso, sin embargo, la página que se dispone directamente para el usuario es la de index y a partir de esta, se ofrece el acceso a las otras páginas. Nivel: Un nivel en el contexto del presente documento es el conjunto de contenidos, actividades y resultados de aprendizaje que comprenden la clasificación de cada escala de destreza en el manejo de un idioma, según los estándares internaciones que rigen dicho idioma. Objeto de Aprendizaje: Se llama así a un elemento de software que aplicado en un entorno formativo, ayuda a cumplir los objetivos del proceso de formación, dándole valor agregado. Un objeto de aprendizaje se caracteriza más que por su origen tecnológico, por ser autocontenible y reutilizable, con un claro propósito educativo, constituido por al menos tres componentes editables: contenidos, actividades de aprendizaje y elementos de contextualización.

Plan de continuidad del negocio: Continuidad del Negocio es un concepto que abarca tanto la Planeación para Recuperación de Desastres (DRP) como la Planeación para el Restablecimiento del Negocio. Recuperación de Desastres es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización. Ambos se diferencian de la Planeación de Prevención de Pérdidas, la cual implica la calendarización de actividades como respaldo de sistemas, autenticación y autorización (seguridad), revisión de virus y monitoreo de la utilización de sistemas (principalmente para verificaciones de capacidad). En esta ocasión hablaremos sobre la importancia de contar con la capacidad para restablecer la infraestructura tecnológica de la organización en caso de una disrupción severa.

Plataforma: Se llama Plataforma al conjunto de infraestructura tecnológica y aplicaciones que conforman la solución solicitada por el SENA dirigida a apoyar tecnológicamente la ejecución de los programas de formación de idiomas. Pregunta Cerrada: Se entiende por pregunta cerrada aquella cuya respuesta ha sido programada previamente en el LMS y que es fija, sin depender de un concepto o revisión adicional por parte del tutor. Protocolo: conjunto de reglas definidas con base en parámetros de nota de un elemento del libro de calificaciones. Prueba de Nivel: Conjunto de preguntas que responde un usuario para ubicarse en un nivel de un idioma determinado. Pruebas de Autoevaluación: Conjunto de preguntas que responde un usuario para medir su nivel de aprendizaje en un idioma determinado. Recuperación de Desastres: es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización.




Road Map: Puede considerarse la hoja de ruta del Software, en donde el fabricante determina en el tiempo, cual es el cronograma de producción de actualizaciones, nuevas funcionalidades o versiones de una aplicación. Ruta de Aprendizaje: Es un proyecto o conjunto de proyectos que desarrollados por el mismo aprendiz en distintos tiempos, ambientes y con diversos recursos o materiales de formación, permiten cumplir con los resultados de aprendizaje definidos para el programa de formación y por tanto el desarrollo integral de las competencias asociadas a dicho programa. Nota: en relación con la forma como se gestionan los proyectos, se puede obtener más información en http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=162&Itemid=1 . SCORM: del inglés Sharable Content Object Reference Model, es un conjunto de estándares y especificaciones que permite crear objetos de aprendizaje estructurados. Los sistemas de LMS originalmente usaban formatos propietarios para los contenidos que distribuían. Con SCORM se hace posible crear contenidos que puedan importarse dentro de sistemas de gestión de aprendizaje diferentes, siempre que estos soporten las especificaciones SCORM. SMTP: De su significado en inglés: Protocolo Simple de Transferencia de Correo, es un protocolo de la capa de aplicación. Protocolo de red basado en textos utilizados para el intercambio de mensajes de correo electrónico entre equipos de cómputo u otros dispositivos (PDA's, teléfonos móviles, etc.). Está definido en el RFC 2821 y es un estándar oficial de Internet. Tutor/Instructor: Se denomina Instructor o Tutor al funcionario responsable de la formación en un curso, y quien implementa las acciones necesarias para plasmar la metodología SENA en los cursos que tiene a cargo. Un tutor-instructor, puede tener vinculación de planta o también puede ser contratista, pero en todo caso, ambos utilizan los ambientes tecnológicos de la Plataforma de Idiomas para realizar la atención y seguimiento a sus cursos. Usuario: Cualquier persona creada en el sistema. Gestionar: En el contexto de este documento, se debe entender como la creación, modificación / edición, eliminación, consulta / búsqueda, que un usuario con un rol autorizado para todas o parte de estas tareas, puede ejecutar sobre una herramienta. Inactivo: Componente que no tiene disponibilidad en el Sistema, pero que puede reactivarse a pedido del SENA y el Administrador del Sistema.

8. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato será de un ocho (8) meses contados a partir del perfeccionamiento del contrato, y en todo caso sin que supere el 31 de diciembre de 2013.

9. LUGAR DE EJECUCIÓN

http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=162&Itemid=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_electr%C3%B3nico

http://es.wikipedia.org/wiki/Nivel_de_aplicaci%C3%B3n#Capa_de_aplicaci.C3.B3n_.28Capa_7.29

http://es.wikipedia.org/wiki/Protocolos_de_red

http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_electr%C3%B3nico

http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora

http://es.wikipedia.org/wiki/PDA

http://es.wikipedia.org/wiki/Tel%C3%A9fono_m%C3%B3vil

http://tools.ietf.org/html/rfc2821




Su ejecución será con operación nacional SENA y para efectos legales, el domicilio del contrato será la ciudad de Bogotá.

10. FORMA DE PAGO

Un primer desembolso del 20%, previo informe y certificación de la interventoría y/o supervisión, dentro del primer mes de ejecución, sobre el cumplimiento de recibo a satisfacción de la implementación de la infraestructura tecnológica utilizada en los ambientes requeridos para el servicio del SENA, esto es topología de red, inventario de software, hardware, relación de centro (s) de datos, plan de atención ante desastres, plan de copias de respaldo, aprobación del personal mínimo requerido, certificación de disponibilidad de cuentas a utilizar para los ambientes requeridos, aprobación de los contenidos y niveles de los idiomas, aprobación de la estructura de la prueba de nivel, aprobación de las funcionalidades requeridas y disponibles para los roles de tutor, integrador, aprendiz y administrador, documentación y aprobación de las pruebas de carga, plan de mantenimiento, cronograma de actividades para la integración con SOFIA PLUS y el LMS plan y contenidos de transferencia tecnológica utilizados en la solución. Un segundo desembolso del 20%, previo informe y certificación de la interventoría y/o supervisión, dentro de los dos primeros meses de ejecución, sobre el cumplimiento de recibo a satisfacción de la entrega de la integración con SOFIA PLUS y el LMS junto con su documentación técnica y funcional, entrega de aplicación para el registro de casos, la capacitación (transferencia tecnológica) y del cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio establecidos. Cinco desembolsos mensuales correspondientes al 10% cada uno, previa certificación de la interventoría y/o supervisión, respecto de la ejecución y cumplimiento de niveles de servicio establecidos. Y un último desembolso del 10% previa certificación de la interventoría y/o supervisión de recibo a satisfacción de niveles de servicio establecidos, recibo de copias de seguridad finales junto con la documentación respectiva y la entrega del acta de liquidación.

11. PROPUESTA ECONÓMICA

La precotización deberá incluir los valores económicos en pesos colombianos únicamente, incluyendo impuestos y gastos en los cuales el oferente deba incurrir para cumplir con el servicio en los términos descritos. La propuesta y valor económico debe ser detallada tal como se requiere en el Anexo 003.

ADVERTENCIA

La información remitida servirá de base para la elaboración de un estudio de mercado y, por tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO genera obligación de la apertura de un proceso de selección.

En la cotización debe constar el NIT, dirección, teléfono, Fax y Correo Electrónico

Cordial saludo, SENA DIRECCION GENERAL

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