SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA Dirección Administrativa y Financiera...

Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Dirección General Dirección Calle 57 No. 8 – 69, Bogotá - PBX (57 1) 5461500

www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270 GD-F-011 V04 Pag 1

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA Dirección Administrativa y Financiera

REFERENCIA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA CONSOLIDAR ESTUDIOS DE MERCADO

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se encuentra interesado en contratar la: “REINGENIERÍA, MODELAMIENTO y AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SENA – FASE 1”, para lo cual me permito solicitar información para consolidar los estudios de mercado sobre los servicios que se relacionan a continuación:

OBJETO

“REINGENIERÍA, MODELAMIENTO y AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SENA – FASE 1”.

CLASIFICACIÓN UNSPSC

CLASIFICACIÓN UNSPSC

DESCRIPCIÓN

80101500 Servicios de consultoría de negocios y administración corporativa.

Nota: Si considera que el bien o servicio está clasificado en otro UNSPSC, favor indicarlo

DESCRIPCIÓN Y/O ALCANCE

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

COTIZACIÓN ALTERNATIVA

Las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el ANEXO No. 1_CARACTERISTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS DEL PROYECTO; documento adjunto. Así mismo se anexa como referencia la documentación de los procesos y procedimientos objetivo, en el Anexo 2.

No aplica

PLAZO PARA EJECUCIÓN-

El término de ejecución del contrato será de seis (06) meses.

MESES AÑO

6

2020

LUGAR DE EJECUCIÓN El contrato se ejecutará en la Sede de la Dirección General en la ciudad e Bogotá, garantizando su aplicación, funcionalidad y usabilidad a nivel nacional.




FORMA DE PAGO

El valor del contrato será cancelado en pagos, parciales, los cuales se definirán en el pliego de condiciones. Para efectos del presente estudio de mercado los interesados podrán sugerir la respectiva forma de pago. Sin perjuicio de lo anterior, el trámite administrativo dará inicio previa presentación y aprobación de la facturación acompañada de:

a) Certificación expedida por el Supervisor, soportada en el recibo a satisfacción. Para tal efecto, se tendrá en cuenta el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los requerimientos hechos por la Entidad.

b) Certificación de pago de los aportes parafiscales, seguridad social (Esto en cumplimiento de las leyes 789 de 2002 y 828 de 2003).

c) Planilla de pago de aportes de seguridad social del periodo anterior al facturado El SENA efectuará las retenciones que en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación. Deberán ser tramitadas por el CONTRATISTA, las devoluciones o exenciones a que crea tener derecho ante la respectiva Administración de Impuestos, sin responsabilidad alguna por parte del SENA o costo para ella. Todos los impuestos, retenciones y gastos que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato, incluidas la constitución de la garantía única de cumplimiento en caso de que se le requiera, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos. PARÁGRAFO: La Entidad solamente reconocerá y pagará al contratista, los valores que resulten de los servicios efectivamente prestados y recibidos a satisfacción por la Entidad. Si las facturas no han sido bien elaboradas o no se acompañan de los documentos que las respalden, los términos anteriores sólo empezarán a contarse desde la fecha en que quede corregida la factura o documento equivalente, o desde aquella en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

VALIDEZ DE LA COTIZACIÓN

(90) días calendario

SEÑOR COTIZANTE, PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO QUE RESULTE DEL PROCESO DE SELECCIÓN, LA ENTIDAD REQUERIRÁ LA CONSTITUCIÓN DE UNA GARANTÍA, CON LOS SIGUIENTES AMPAROS:

TIPIFICACIÓN

% DEL VALOR TOTAL DEL

CONTRATO VIGENCIA

CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIONES DEL CONTRATO

X 20 % DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN, POR EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y DOS (2) AÑOS MÁS.

CALIDAD DEL SERVICIO X 20 % DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN, POR EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y SEIS (6) MESES MÁS.

CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS

X 30 % DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN, POR EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y DOS (2) AÑOS MÁS.

PAGO SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES

X 5% DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN, POR EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y TRES (3) AÑOS MÁS.




RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

X 5% DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN, POR EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Agradecemos se sirva remitir la información respectiva a más tardar el día 18 de marzo de 2020 a las 2:00 p.m., a

través de correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected]

Wilson Javier Rojas Moreno

Director Administrativo y Financiero

mailto:[email protected]




ANEXO No. 1.

“CARACTERISTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS DEL PROYECTO”.

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

1.1 Contexto General El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio del Trabajo, encargado de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país, y en aras de alcanzar su visión estratégica de posicionarse como una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. Es un hecho que el mundo está inmerso en lo que se ha llamado la “Cuarta Revolución Industrial o Industria 4.0, esto es debido fundamentalmente a los impactos generados por los avances en el mundo digital que están cambiando la vida de los ciudadanos en cuanto a temas relacionados con la educación, el acceso a la información, la empleabilidad y su relacionamiento interpersonal.

Tanto la velocidad que ha adquirido este proceso, como la diversidad tecnológica del mismo, hacen que esta Cuarta Revolución Industrial se vea de forma diferente a anteriores procesos, y es por eso que dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 el Gobierno ha incluido el “Pacto por la transformación digital de Colombia: Gobierno, empresas y hogares conectados con la era del conocimiento” como eje fundamental para gestionar esa evolución en el país.

La ley 1955 El Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, expedido con el objetivo sentar las bases de legalidad, emprendimiento y equidad que permitan lograr la igualdad de oportunidades para todos los colombianos, en concordancia con un proyecto de largo plazo con el que Colombia alcance los Objetivos de Desarrollo Sostenible al 2030, está compuesto por objetivos de política pública denominados pactos, concepto que refleja la importancia del aporte de todas las facetas de la sociedad en la construcción de una Colombia equitativa. El Plan se basa en los siguientes tres pactos estructurales:

1. Legalidad. El Plan establece las bases para la protección de las libertades individuales y de los bienes públicos, para el imperio de la Ley y la garantía de los derechos humanos, y para una lucha certera contra la corrupción.

2. Emprendimiento. Sobre el sustento de la legalidad, el Plan plantea expandir las oportunidades de los colombianos a través del estímulo al emprendimiento, la formalización del trabajo y las actividades económicas, y el fortalecimiento del tejido empresarial en las ciudades y en el campo.

3. Equidad. Como resultado final, el Plan busca la igualdad de oportunidades para todos, por medio de una política social moderna orientada a lograr la inclusión social y la inclusión productiva de los colombianos, y que se centra en las familias como los principales vehículos para la construcción de lazos de solidaridad y de tejido social.




El logro de estos objetivos requiere de algunas condiciones habilitantes que permitan acelerar el cambio social. Por lo tanto, el Plan contempla los siguientes pactos que contienen estrategias transversales:

1. Pacto por la sostenibilidad: producir conservando y conservar produciendo.

2. Pacto por la ciencia, la tecnología y la innovación: un sistema para construir el conocimiento de la Colombia del futuro.

3. Pacto por el transporte y la logística para la competitividad y la integración regional.

4. Pacto por la transformación digital de Colombia: Gobierno, empresas y hogares conectados con la era del conocimiento.

5. Pacto por la calidad y eficiencia de los servicios públicos: agua y energía para promover la competitividad y el bienestar de todos.

6. Pacto por los recursos minero-energéticos para el crecimiento sostenible y la expansión de oportunidades.

7. Pacto por la protección y promoción de nuestra cultura y desarrollo de la economía naranja.

8. Pacto por la construcción de paz: cultura de la legalidad, convivencia, estabilización y víctimas.

9. Pacto por la equidad de oportunidades para grupos indígenas, negros, afros, raizales, palenqueros y Rrom.

10. Pacto por la inclusión de todas las personas con discapacidad.

11. Pacto por la equidad de las mujeres.

12. Pacto por una gestión pública efectiva.

En desarrollo de lo anterior, La Ley 1955 del 25 de mayo de 2019, Plan Nacional de Desarrollo 2018-2020 (PND), “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, establece:

(…) ARTÍCULO 92°. TRANSFORMACIÓN DIGITAL PÚBLICA. Las entidades estatales del orden nacional deberán incorporar en sus respectivos planes el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. En todos los escenarios la transformación digital deberá incorporarse los componentes asociados a tecnologías emergentes, definidos como aquellos de la Cuarta Revolución Industrial, entre otros (…)

La importancia del sector de tecnología y conectividad dentro del PND, demuestra que la modernización y digitalización del Estado se convertirá en un factor indispensable para el desarrollo de la educación, la salud, el transporte, y la infraestructura, entre otros. El proceso de transformación digital en Colombia está basado en la generación de un entorno que facilite el desarrollo digital; que comprende facilitar la vida de los ciudadanos y su interacción con el Estado mediante el uso de tecnologías digitales logrando que más colombianos estén conectados; mejorar aspectos como interacción entre entidades públicas y ciudadanos, economía, y educación, y generar habilidades gerenciales de emprendimiento.

Dentro de este pacto, uno de los objetivos principales es el de “Impulsar la transformación digital de la administración Pública”, para lo cual, y con el fin de facilitar la interacción entre los ciudadanos y el Estado se debe promover la digitalización y automatización masiva de trámites.




El SENA es la institución con mayor impacto socioeconómico en términos de formación, empleo y emprendimiento en Colombia. En este sentido, se generan importantes retos enmarcados en la sostenibilidad en el mercado y la continuidad de la misión y la visión de la entidad.

Es por ello que el SENA encuentra como estratégica la implementación de un BPM (Business Process Management) y encuentra en la revisión y automatización de sus procesos una iniciativa clave para convertirse en una entidad eficiente y efectiva que preste servicios de calidad y oportunos a sus grupos de interés (aprendices, instructores y empresarios).

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SENA

Es una herramienta de gestión que contribuye a aumentar el desempeño institucional a través de sus procesos, lo cual se ve reflejado en el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios de la Entidad, en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia y efectividad, y en la satisfacción de las necesidades, intereses y expectativas de los clientes - usuarios, partes interesadas y grupos de interés.

Enfoque

• Centrado en las Personas.

• Enfoque en Resultados (servicios - productos).

• Integralidad en la gestión.

• Simplificación.

Alcance:

El SENA determinó el alcance de su Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA considerando los límites físicos y organizacionales y la aplicabilidad de los requisitos de las Normas Técnicas y Legales bajo las cuales se implementan los Subsistemas que lo conforman: NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, DECRETO 1072 DE 2015, ISO 27001:20013 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2014.

El alcance cubre: los servicios de Asesoría para la Creación de Empresas, Asesoramiento para el Crecimiento y Escalabilidad Empresarial, Evaluación y Certificación de Competencias Laborales, Formación Profesional Integral, Gestión para el Empleo, Normalización de Competencias Laborales y Programas de Investigación Aplicada, Innovación y Desarrollo Tecnológico y Formación Continua especializada; los Trabajadores de Planta, Contratistas, Aprendices o Estudiantes con contrato de aprendizaje o en pasantía y Trabajadores en Misión; las Actividades que hacen parte de la Red de Procesos del SIGA que se llevan a cabo en la Dirección General, Despachos Regionales y Centros de Formación que se encuentran en las sedes propias de la Entidad y los Activos de Información asociados a los procesos misionales.

Servicios del SENA dentro del alcance del SIGA

• Asesoría para la creación de empresas.

• Evaluación y certificación de competencias laborales.

• Asesoría para el crecimiento y escalabilidad empresarial.

• Formación Profesional Integral.

• Gestión para el empleo.




• Normalización de competencias laborales.

• Programas de investigación aplicada, innovación, desarrollo tecnológico y Formación Continua Especializada.

Red de procesos del SIGA

Ilustración 1 - Red de procesos del SIGA

Procesos Estratégicos (3).

Son aquellos que presentan las directrices y orientan el cumplimiento de las estrategias y las políticas de la Entidad.

1. Gestión del Talento Humano.

2. Gestión de Tecnologías de Información.

3. Direccionamiento Estratégico.

Procesos Misionales (6).

Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser del SENA.

1. Gestión de Formación Profesional Integral.

2. Gestión Certificación de Competencias Laborales.




3. Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales

4. Gestión de la Innovación y la Competitividad.

5. Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad.

6. Gestión de Emprendimiento y Empresarismo.

Procesos de Soporte (8).

Son aquellos encargados de dar apoyo a los procesos estratégicos y misionales del SENA, para que éstos puedan realizar sus actividades.

1. Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente.

2. Gestión de Infraestructura y Logística

3. Gestión de Contractual

4. Gestión de Comunicaciones.

5. Gestión Documental.

6. Gestión para la Evaluación y el Control.

7. Gestión Jurídica.

8. Gestión de Recursos Financieros.

Política de Calidad

Aprobada por el Consejo Directivo Nacional mediante Acuerdo 0007 de 2016.

El SENA desde su Subsistema de Gestión de la Calidad en el enfoque de prestación de sus servicios con alta calidad formaliza herramientas para mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de sus procesos.

En articulación con la Promesa de Valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA, se compromete con:

• El fomento de la cultura de la mejora.

• La implementación articulada de buenas prácticas de gestión a nivel nacional.

• El fortalecimiento de la imagen institucional por sus aportes a la productividad del País.

Política Ambiental

El SENA desde su Subsistema de Gestión Ambiental maneja de manera sostenible sus aspectos e impactos significativos. En articulación con la Promesa de Valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA, se compromete a:

• La implementación de diferentes estrategias que contribuyan a la mitigación y adaptación al cambio climático.

• El uso racional y eficiente de los recursos naturales, primando el agua y la energía.




• La optimización del uso de los materiales de formación, empleando en lo posible bienes y servicios amigables con el medio ambiente.

• El control de las emisiones, los vertimientos y residuos generados al interior de la Entidad.

• El fomento de la toma de conciencia por el respeto y protección del medio ambiente entre los aprendices, servidores públicos y contratistas que presten servicios a nombre de la entidad.

Política Seguridad y Salud en el Trabajo – Empresa Laboralmente Saludable

El SENA asume la implementación del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para la gestión de los riesgos laborales que promuevan ambientes de trabajo saludables que contribuyan al desarrollo de la misión de la entidad.

En cumplimiento de lo anterior, el SENA realiza acciones para generar una cultura de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose a:

• La promoción de la seguridad y la salud en el trabajo como una responsabilidad de todos sin excepción.

• El fomento de la prevención de accidentes y enfermedades laborales en los ambientes de trabajo.

• La identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos de manera permanente con la participación de todos los interesados con el fin de establecer los respectivos controles.

Política del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información

Aprobada por el Consejo Directivo Nacional mediante Acuerdo 0007 de 2016.

El SENA asume el compromiso de implementar el Subsistema de Gestión de Seguridad de la información para proteger los activos de información de los procesos misionales de la entidad, comprometiéndose a:

• La gestión de los riesgos de los activos de información teniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo de la Entidad.

• La implementación de políticas de seguridad de la información de alto nivel y de políticas complementarias por cada dominio, para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información institucional.

• El fomento de la cultura y toma de conciencia entre el personal (funcionarios, contratistas, proveedores y terceros) sobre la importancia de la seguridad de la información.

Política del MECI

El SENA asume el compromiso de fortalecer la cultura de autocontrol en todos los servidores de la entidad a través de acciones que la encaminen hacia el mejoramiento continuo en pro del cumplimiento de los objetivos institucionales y aseguren los fines esenciales del Estado.

Objetivos de Calidad

• Incrementar el nivel de satisfacción de las partes interesadas, en atención de sus intereses, necesidades y expectativas pertinentes, articuladas con el contexto de la Entidad.




• Incrementar el nivel de eficacia de los planes de mejoramiento implementados por diferentes fuentes.

• Mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos.

Objetivos de Ambientales

• Implementar programas y estrategias que contribuyan a la mitigación y adaptación al cambio climático y al uso eficiente de los recursos que impactan el desempeño ambiental.

• Disminuir la significancia de los aspectos e impactos en las actividades y servicios de la entidad.

• Incrementar la generación de prácticas amigables con el medio ambiente en las partes interesadas pertinentes bajo el control del Subsistema de Gestión Ambiental.

Objetivos Seguridad y Salud en el Trabajo - Empresa Laboralmente Saludable

• Disminuir la accidentalidad, las enfermedades laborales y el ausentismo.

• Promover la participación de los trabajadores en su cuidado individual y colectivo.

• Fomentar el cumplimiento de las exigencias legales mediante el mejoramiento continuo del subsistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

Objetivos del Subsistema Gestión de Seguridad de la Información

• Proteger los activos de información del SENA desde la perspectiva de la confidencialidad, integridad y disponibilidad.

• Salvaguardar la tecnología utilizada para el procesamiento de la información frente a amenazas internas o externas, deliberadas o accidentales.

• Mantener un sistema de políticas, procedimientos y estándares que permitan minimizar el nivel de exposición al riesgo de los activos de información.

Objetivos del MECI

• Incrementar las actividades de divulgación del MECI para asegurar la apropiación del modelo en de todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades.

• Fomentar la implementación de planes de mejoramiento como actividades propias de autogestión y autocontrol institucional para dar tratamiento a las debilidades que puedan presentarse en el desarrollo del quehacer de la entidad.

• Fortalecer el Sistema de Control Interno tomando como insumo el avance y resultados de la evaluación del Modelo.

Subsistema de Gestión Ambiental

Busca un mayor compromiso con la protección del medio ambiente, y la disminución de impactos que puedan generar contaminación ambiental, con base en la norma NTC ISO 14001.




Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Busca un mayor compromiso con el tratamiento de peligros y riesgos que pueden afectar a los colaboradores que desarrollan, sus actividades en la Entidad, así mismo, a los Clientes – Usuario y demás partes interesadas que puedan estar expuestas a peligros asociados.

El estándar que complementa la legislación nacional en materia laboral (Decreto 1443 de 2014), es OHSAS: 18001.

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información

Busca incrementar los mecanismos y controles para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de la información institucional, con base en la norma NTC ISO 27001.

Modelo Estándar de Control Interno - MECI

Es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo.

En el SENA Se ha implementado de manera articulada con el Subsistema de Gestión de la Calidad.

Normograma

El SENA cuenta con una herramienta que contiene las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación, denominada Normograma. Allí podrá consultar el marco legal aplicable a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol.

Beneficios del SIGA

• Fortalece la imagen institucional

• Promueve la transparencia

• Dinamiza la gestión de la Entidad

• Promueve la prestación de servicios con calidad y pertinencia

• Mejora la productividad de la Entidad y del País: Más Eficiencia, Eficacia y Efectividad.

• Facilita el cumplimiento de los requisitos del Cliente y Partes Interesadas, los legales y los lineamientos y políticas de la Entidad.

• Contribuye a la disminución del porcentaje de quejas y reclamos.

• Minimiza el porcentaje de reprocesos

• Fortalece la cultura del mejoramiento continuo.

Para administrar, mantener, controlar y mejorar el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, el SENA adquirió la Plataforma CompromISO, con la cual se asegura el fácil acceso a información confiable, oportuna y controlada para apoyar la gestión institucional, contribuyendo a que las tareas se realicen en forma más eficiente, a tiempo y de




acuerdo con una secuencia planeada y estandarizada; apoya la mejora continua de los procesos a través del ciclo PHVA y contribuye a la creación de conciencia y cultura de la calidad.

1.2 Contexto Particular:

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), ha venido definiendo en los últimos meses, la estrategia institucional de transformación digital, en un contexto de transformación organizacional, que permita el cumplimiento de las tareas encomendadas por el gobierno nacional, a través de una oferta de servicios moderna, que responda a la demanda de los aprendices, empresarios, instructores y ciudadanos en general.

Para el SENA la transformación digital es el proceso de cambiar una organización desde un enfoque heredado a nuevas formas de trabajar, utilizando tecnologías digitales, social media, móviles y tecnologías emergentes y disruptivas, entre muchos otros aspectos. Este enfoque, implica un cambio en el liderazgo organizacional, un pensamiento diferente, el fomento de la innovación y nuevos modelos de negocio, que incorporan la digitalización de activos y un mayor uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los colaboradores, clientes, proveedores, socios y en general a todas las partes interesadas de la organización.

En este sentido, la transformación digital toca todos los aspectos del SENA, desde procesos misionales, hasta procesos administrativos y de apoyo que resultan comunes en la operación del día a día.

Las prácticas y soluciones de gestión de procesos empresariales (BPM), juegan un rol definitivo para lograr la eficiencia operativa y la excelencia en el desempeño de la Entidad, facilitando la oferta de operaciones digitales, incluso haciendo parte del conjunto de herramientas de uso permanente en los procesos de mejoramiento continuo que plantea el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), considerando que constantemente surgen nuevos desarrollos de TI, lo que agrega un nivel adicional de complejidad y obliga a las organizaciones a evaluar y actualizar sus flujos de trabajo con frecuencia, desarrollando capacidades de agilidad y adaptación ante nuevos requerimientos o requisitos. Contexto de la Automatización: Parte de la exploración de posible soluciones han llevado al SENA a considerar la implementación de BPM como tecnología de automatización de procesos. No obstante, la ruta general de automatización ofrece múltiples alternativas que deben ser consideradas, analizadas y ponderadas antes de tomar una decisión. En este sentido, el enfoque del proyecto incluye definir la metodología para realizar la implementación de diferentes procesos en BPM, con la finalidad de aumentar la eficiencia de sus operaciones en los procesos priorizados. De acuerdo con el marco de referencia asociado a la automación de procesos, es evidente que son diversas tecnologías y herramientas, que no necesariamente son excluyentes, sino complementarias en función de la estrategia definida. En este sentido, la ruta de la automatización inteligente, (IPA, por sus siglas en Ingles IPA – Intelligent Process Automation), contempla un proceso progresivo que involucra complementariamente diferentes tecnologías. En este sentido, el alcance de esta iniciativa, se enfoca en la identificación de oportunidades de reingeniería sobre los procesos objetivo y su automatización con herramientas BPM, sin excluir herramientas de automatización mucho más complejas. Por lo anterior el fundamento de la presente iniciativa, se enfoca en la revisión, optimización, reingeniería de procesos, incluyendo su automatización, orquestando sistemas de información, vinculando aplicaciones, personas, actividades con los flujos de trabajo estandarizados.




1.1 ALCANCE

El alcance de la presente iniciativa, corresponde a la “REINGENIERÍA, MODELAMIENTO y AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SENA – FASE 1”. Lo cual incluye, entre otros aspectos, los siguientes paquetes de trabajo:

• Definir la hoja de ruta de automatización de procesos del Servicio Nacional de Aprendizaje.

• Intervenir los procesos en los componentes de Reingeniería, Modelamiento y automatización

• Aumentar los niveles de eficiencia de la organización a través de implementación de tecnología

BPM en el conjunto de procesos y procedimientos objetivo.

• Realizar un ”Software Selection”, con el fin de definir los componentes de software a utilizar

institucionalmente, en este propósito.

• Gestión De cambio: diseñar e implementar la estrategia de gestión del cambio, para la adopción

de la nueva operación.

Dentro de las condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad que requiere el SENA, se encuentran:

• Oferta técnica de los bienes que respondan a las especificaciones y uso que se identifican.

• Los servicios deben responder a las especificaciones técnicas indicadas por la Entidad y su oferta en el mercado debe tener respaldo y servicio post venta en el país, en los casos que aplique.

• La oferta debe dar cumplimiento de las normas técnicas legales vigentes, de seguridad y políticas asociadas

• La propuesta económica debe incluir como parte del costo, todos los costos directos o indirectos derivados de la ejecución que se prevé.

Objetivos Asociados: En el contexto de una iniciativa de transformación digital del SENA, la presente iniciativa de automatización de procesos, tiene asociadas los siguientes objetivos:

• Abordar la creciente complejidad en las operaciones administrativas desde la revisión, modificación,

optimización y automatización de procesos, bajo un enfoque de mejora continua.

• Ampliar colaboración, flexibilidad y movilidad entre procesos y sus actividades, reduciendo la

complejidad operativa y aumentando la colaboración entre los diversos actores desde un enfoque de

procesos y no de áreas ó dependencias.

• Aumentar la eficiencia de la interacción de los procesos con los diversos usuarios, buscando una

comunicación efectiva entre actores, y el intercambio ágil de información.

Beneficios Esperados: La automatización de procesos desde el uso de BPM, puede derivar importantes beneficios desde la perspectiva del SENA, tales como:

• Mejora en la eficiencia: La orientación a procesos del BPM posibilitan una colaboración más fluida y

eficaz de los equipos de trabajo, así como el monitoreo del uso de los recursos internos.




• Incremento de la productividad: Si el recurso humano dispone de una hoja de ruta clara sobre cuáles

son las funciones, tareas y pasos a realizar, la ejecución debe ser sencilla y rápida.

• Identificación de cuellos de botella. La estandarización de los procesos y su medida permite identificar

actividades que estén generando cuellos de botella.

• Incremento de la agilidad: La capacidad de respuesta por parte de la Entidad, frente a los cambios en

el mercado y las nuevas exigencias de los usuarios, es un factor crítico que requiere de herramientas

flexibles que permitan diseñar, desplegar y modificar los procesos rápidamente, y sin que ello genere

interrupciones en el funcionamiento diario.

• Monitoreo, visibilidad y transparencia: Los sistemas BPM posibilitan una monitorización global de toda

la actividad para llevar a cabo una supervisión constante y garantizar la máxima visibilidad y

transparencia sobre los procesos de la Entidad.

• Aceleración de la toma de decisiones: Los Directivos pueden disponer de información en tiempo real

para tomar decisiones rápidamente.

• Impacta directamente los esfuerzos de la experiencia del cliente al agilizar los procesos al automatizar

algunas tareas que se pueden realizar sin la interacción del cliente reduciendo a su vez, la fricción y el

tiempo que los usuarios necesitan para la ejecución y operación del proceso.

• Aumenta transparencia y trazabilidad de los procesos.

• Articula aplicaciones, personas e información.

• Monitorear el rendimiento de los procesos con el fin de identificar actividades o áreas problemáticas y

las respectivas oportunidades de mejora. Lo anterior considerándo que la modelación de los procesos

soporta los parámetros de calidad y tiempo, se incluyen indicadores pertinentes en función del proceso,

y facilita el monitoreo paso a paso.

• Visión completa y general de los procesos interconectados.

• Sistemas de información compatibles con los procesos de principio a fin, incluso integrando varias

plataformas tecnológicas y varias aplicaciones.

El alcance del objeto contractual incluye procesos y procedimientos de la Fase 1, enfocados en procesos de apoyo y estratégicos, incluyendo algunos misionales, no contemplados en el cambio de modelos de negocio de acuerdo con la

estrategia de transformación digital, los cuales se relacionan a continuación:

Procesos SENA Procedimientos Reingeniería Modelamiento Automatización

Gestión Documental 6 Sí Sí Sí

Gestión de Recursos Financieros 13 Sí Sí No

Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente

13 Sí Sí Sí

Gestión del Talento Humano 23 Sí Sí No

Gestión de Tecnologías de la información

16 No Sí Sí

Direccionamiento Estratégico 9 Sí Sí Sí

El detalle del alcance a nivel de procesos y procedimientos, se relaciona a continuación:




PROCESO MANUAL / PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DOCUMENTAL

Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales recibidas y producidas por la Entidad

Procedimiento Documentos Normativos y Contractuales

Procedimiento Organización de Archivos de Gestión Central e Histórico

Procedimiento Servicio de Información - Consulta y préstamo de documentos

Transferencias Documentales

Disposición Final

GESTIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

Procedimiento Devolución de IVA

Procedimiento Gestión Otras Carteras

Procedimiento Cartera Cuotas Partes Pensionales

Procedimiento Gestión Presupuestal

Procedimiento Conciliaciones Bancarias

Procedimiento contable saldos anticipos de contratos

Procedimiento para Emitir Estados Contables

Procedimiento Registro de Obligaciones

Procedimiento Devolución Mayor Valor Pagado al SENA

Procedimiento Fiscalización Aportes

Procedimiento Fiscalización FIC

Procedimiento Fiscalización Sanción y cobro incumplimiento Contrato Aprendizaje

Procedimiento Solicitar Correcciones Registros en SIREC

RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y

GESTIÓN DEL CLIENTE

Procedimiento Atención Solicitud de Aprendices por parte de Empresarios

Procedimiento Gestión empresarial

Procedimiento Relacionamiento Empresarial Estratégico

Procedimiento Relacionamiento Empresarial

Procedimiento Relacionamiento Empresarial Pymes

Procedimiento Gestión de Solicitudes al Contact Center

Procedimiento Regulación Cuota Contrato de Aprendizaje

Procedimiento Invitados Especiales

Procedimiento Desplazamiento al Exterior

Procedimiento Medición de la Satisfacción del Cliente

Procedimiento Peticiones,Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS)

Procedimiento Alianzas Internacionales

Procedimiento Comisiones al Exterior

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Procedimiento Vinculación del Talento Humano

Procedimiento Retiro del Talento Humano

Procedimiento Nómina, Seguridad Social y Cesantías

Procedimiento Identificación de Peligros y determinación de controles en actividades no Rutinarias

Procedimiento Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo

Procedimiento Contratación de servicios personales diferente a instructor Procedimiento Presentar Denuncia Presunto Acoso Sexual

Procedimiento Evaluación del Desempeño




Procedimiento EVALUACION ANUAL U ORDINARIA - SISTEMA TIPO

Procedimiento Capacitación Servidores Públicos al Servicio del SENA

Procedimiento Administración Fondo Nacional de Vivienda SENA

Procedimiento Bienestar Funcionarios

Procedimiento Administración de Pensiones

Procedimiento evaluación del desempeño para funcionarios en período de prueba - sistema tipo de evaluación del desempeño laboral

Servicio Médico Asistencial

Autorización de órdenes médicas y odontológicas

Atención a través de prestadores

Atención de servicios requeridos por el paciente y ordenados por el prestador

Legalizar un servicio Hospitalario

Pago de facturas a prestadores de salud contratados

Liquidación y cobro de excedentes

Trámite y pago de reembolsos

Portafolio de prestadores en salud

Habilitación servicio médico asistencial

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

GTI-P-XX- Procedimiento de Gestión de Proyectos

GTI-P-XX- Procedimiento de Gestión de Portafolio de Proyectos

GTI-P-005 Procedimiento para la Gestión del Portafolio de Servicios TIC

GTI-P-006 Procedimiento para la Gestión del Catálogo de Servicios TIC

GTI-P-004 Procedimiento Emisión Conceptos Técnicos

GTI-P-003 Procedimiento gestión del ciclo de vida de los activos de software y licencias de software

GC-P-XX- procedimiento de liquidación

GC-P-XX- procedimiento de gestión de adquisiciones

GC-P-XX- procedimiento de supervisión

GTI-P-030 procedimiento de evaluación, medición y mejora continua en los servicios tecnológicos

GTI-P-XXX- procedimiento de gestión financiera para los servicios TIC

GTI-P-0XX 01 procedimiento análisis para el desarrollo de sistemas de información

GTI-P-0XX 02 procedimiento diseño y construcción de sistemas de información

GTI-P-0XX 02 procedimiento pruebas de sistemas de información

GTI-P-0XX 03 procedimiento implementación de sistemas de información

GTI-P-0XX 04 procedimiento soporte de los sistemas de información

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Procedimiento Formulación del Plan Estratégico Institucional (PEI)

Procedimiento Seguimiento al Plan Estratégico Institucional (PEI)

Procedimiento Elaboración y Control de Documentos

Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

Procedimiento Auditorías Internas

Procedimiento Seguimiento y Evaluación de Resultados

Procedimiento Elaborar Plan de Acción

Procedimiento Elaborar Anteproyecto Presupuesto Sustentado en Proyectos de inversión para registrar en el BPIN

DE-P-010 Gestión de la Información Estadística




(Ver anexo 2. Documentación Procesos y procedimientos) Fases / Metodología: El SENA, plantea como posible estructura metodológica para abordar el desarrollo de la iniciativa, las siguientes:

Componente 1: Modelo Operativo

• Estado actual de los procesos

o Entendimiento de los procesos a través de entrevistas, pruebas de recorrido y estudio de la

documentación del SENA.

• Tendencias y buenas prácticas de los procesos

o Investigación de buenas prácticas de los procesos analizados.

o Identificación de tendencias en re diseño de procesos de compañías con procesos comparables.

• Oportunidades de mejoramiento

o Realizar talleres de evaluación de procesos con líderes de procesos

o Identificación de oportunidades de mejoramiento de los procesos.

o Identificación de potencial captura de beneficios con las mejoras identificadas a los procesos.

o Categorización y priorización de las mejoras.

• Reingeniería de procesos

o Realizar talleres para aplicación de la metodología Lean Six Sigma para definir el estado futuro

de los procesos teniendo como elementos “guía” a las oportunidades de mejora identificadas.

o Diseñar los procesos en un alto nivel y en un nivel operativo: basado en la documentación de

procesos del sistema de gestión de calidad.

• Definición del Alcance de la Automatización

o Definir el alcance de la automatización para cada tramo de los procesos diseñados, incluyendo

las iniciativas de automatización que aplique: por ejemplo BPM para el primer tramo del proceso

y otras tecnologías para actividades o tramos diferentes.

Diseño del Modelo Operativa

Modelamiento de los procesos

Automatización de los procesos

Selección de Software




Componente No. 2. Modelamiento de los Procesos:

• Definición de flujos asociados al proceso a automatizar.

• Construcción de Historias de Usuario especificando el Qué del requerimiento.

• Sesiones de trabajo donde se realice levantamiento detallado de los requerimientos para los flujos

identificados: campos necesarios, integraciones necesarias con otras aplicaciones, actividades automáticas

y actividades manuales, entre otros.

• Construcción del diseño detallado del flujo del proceso automatizable.

• Construcción de Prototipos de pantallas asociadas a las actividades de los flujos del proceso; alineados

con las capacidades de la herramienta de automatización.

• Diseño de los servicios de integración con otras aplicaciones en caso de ser necesarios.

• Construcción liderada por Arquitectos BPM y de Integración.

• Especificación de Servicios en Swagger.

• Definición de características necesarias para los procesos como KPI’s, Reportes, entre otros.

• Detalle técnico de los procesos

• Diseño Técnico del proceso: Diseño Modelo de Datos, Diseño Técnico de los servicios.

Componente No. 3. Automatización de los Procesos:

• Implementación de los servicios

o Construcción de los servicios que soportan las actividades del proceso.

o Construcción de las pruebas unitarias asociadas a los servicios.

o Construcción de las orquestaciones de los servicios.

o Construcción de los pipelines para la integración y despliegue continuo de los servicios y

orquestaciones.

• Implementación de los procesos

o Cargar los flujos de proceso implementables.

o Construir los formularios reutilizables entre actividades y flujos automatizables.

o Construir los formularios particulares de cada actividad del flujo automatizable.

o Construir los conectores para utilizar los servicios.

o Construir la lógica de negocio asociada al formulario y flujo automatizable.

o Construir las reglas de negocio.

o Construir los reportes asociados al flujo implementable.

o Configurar usuarios y roles de los flujos de proceso implementados.

o Realizar las pruebas de integración.

o Pruebas funcionales.

o Despliegue.

Componente No. 4. Software Selectión

• Inventario Requerimientos Generales (SW Selection)

• Identificar los requerimientos críticos que deben ser cubiertos por el BPM Software.




• Elaborar el inventario de requerimientos funcionales y técnicos a ser evaluados a las diferentes alternativas

(Incluye herramientas ya existentes en el SENA, y otras opciones del mercado), previa definición del marco

metodológico.

• Anexo técnico (SW Selection)

• Elaboración del Anexo Técnico de la solución.

• Elaboración de la matriz de valoración funcional, técnica y atributos complementarios definidas en la fase

anterior para ser diligenciada por parte de los vendors.

• Informe de recomendación (SW Selection) sesiones de trabajo con los potenciales vendors para le revisión

y aclaración conjunta de los requerimientos (incluyendo representantes de la Oficina de Sistemas y

Tecnología del SENA).

• Validación de enfoques de los vendor s(tiempos, metodología, partners, soporte, referencias,

licenciamiento, infraestructura, costos de adquisición y costos de mantenimiento operativo, etc…)

• Realizar informe de recomendación del vendor de acuerdo a criterios de: • Cobertura Funcional, Alienación

técnica, Vendor, Aproximación Proyecto, Identificación de Ejes de Change Management, Capex/Opex.

Perfiles (mínimos) Equipos de Trabajo: Se solicita especificar los perfiles mínimos, sugeridos para los equipos de trabajo que el oferente sugiera para la realización del proyecto. En este sentido, a continuación se mencionan como referencia, algunos de los perfiles que podrían ser requeridos en el desarrollo de un objeto como el propuesto:

• Líder de Proyecto

• Analistas de proceso

• Arquitecto líder Modelamiento

• Modelador

• Diseñador de Servicios

• Desarrollador BPMN

• QA

• Desarrollador Servicios

• Scrum master

• Arquitecto Integración

• Arquitecto Procesos

Implementación de los servicios

• Se firmará un acuerdo de manejo de la información en la cual esta será exclusiva del SENA, su copia y/o distribución por un tercero sin previa autorización del SENA estará prohibida; aunque esta esté almacenada, codificada o se encuentre guardada y tratada en el algún medio digital no propia del SENA.

• El contratista será responsable de la gestión de todos los trámites y permisos que apliquen y sean requeridos para la ejecución de las labores que hacen parte del alcance establecido en este documento.




ADVERTENCIA

La información remitida servirá de base para la elaboración de un estudio de mercado y por tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obliga a las partes.

Wilson Javier Rojas Moreno

Director Administrativo y Financiero

Se adjunta en formato Excel para facilitar su diligenciamiento. Por favor no elimine, adicione, suprima o modifique la información contenido en el anexo.

ASUNTO NOMBRE CARGO FIRMA

Proyectó Álvaro Martínez Sanabria Contratista Dirección Administrativa y

Financiera

Revisó Elizabeth Blandón Bermúdez Líder de transformación digital y arquitectura de TI, Oficina de

Sistemas

Revisó Alberto Serrano Suarez

Coordinador Grupo de Planeación Estratégica y Mejoramiento

Organizacional Dirección de Planeación y

Direccionamiento Corporativo

Asesoró Jurídicamente Angélica Sierra Beltrán Contratista Dirección Administrativa y

Financiera

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