Presentaciones eficaces Imprimir

Presentaciones

Eficaces

Enero 2015

INDICE:

1. Presentacin

2. Cmo son las presentaciones actuales?

3. Propsito y audiencia

4. Planificar una presentacin

5. Estructura e historia

6. El comienzo, el desarrollo y el final

7. Diseo Visual

8. Nuestros recursos: voz, cuerpo y mirada

9. Prepararse

10. Para saber ms

Mdulo 1: Presentacin

Presentaciones Eficaces

Bibliografa recomendada

Este documento recoge una revisin bibliogrfica de varias fuentes interesantes para saber ms sobre presentaciones.

Libros

Libro El arte de presentar, Gonzalo lvarez, Gestin 2000, 2012 Un libro magnfico que cubre todos los aspectos de un presentacin, est lleno de consejos bien fundamentados y ejemplos, recogiendo y resumiendo eficazmente las enseanzas de una multitud de autores y expertos en el mundo de las presentaciones. El autor mantiene un blog muy dinmico y completo: www.elartedepresentar.com

Recientemente este mismo autor ha recopilado una interesante lista bibliogrfica de los 35 mejores libros sobre presentaciones, comentados y puntuados por los propios expertos

Libro Presentacin Perfecta, Javier Reyero, Pearson Educacin, 2013. Abarca todos los aspectos de una presentacin con numerosos ejemplos y ancdotas del autor. Directo y al grano.

Libro Hablar para conVencer, Javier Reyero, Pearson Educacin, 2006. Este libro trata la comunicacin oral en todos sus aspectos, y usa un lenguaje muy claro y directo. En su captulo 1, habla de los efectos del miedo y cmo evitarlos, la importancia del ensayo y algunas tcnicas de relajacin. El captulo 4 se centra de forma clara en el lenguaje no verbal y cmo modificarlo y, finalmente, el 5 ofrece una gua prctica con problemas tpicos y cmo solventarlos.

Libro Hablar en pblico para Dummies, Jose Mara Palomares, Planeta, 2013. El experto en comunicacin Jose Mara Palomares destila en este libro multitud de consejos prcticos que cubren todos los aspectos de una presentacin. Identifica a numerosos buenos comunicadores en Espaol.

Materia l del curso Presentaciones Eficaces publ icado con Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercia l 3.0 Unported 1


Libro Hablar en pblico en una semana 2 ed., Jose Mara Palomares, Gestin 2000, 2011. Muy prctico y al grano, nos ayuda con todos los pasos para mejorar una presentacin cuando el tiempo apremia.

Libro Hablar en pblico para torpes, Manu Maran, Ed. Anaya, 2013. Trata todos los aspectos de una presentacin de una forma prctica y simptica, terminando cada captulo con una escueta pero eficaz lista de consejos. Incluye dos anexos interesantes sobre la asertividad y escucha activa y consejos especficos para algunos tipos de presentaciones.

Libro tcnicas para hablar en pblico, Mara del Mar Castro Mestre y Luis Lpez Garca, Ed. Protocolo, 2013. Un libro muy completo y prctico con numerosos consejos y citas. Destaca su tratamiento del miedo escnico, el lenguaje no verbal y la voz, con ejercicios de diccin y respiracin.

Libro El poder de la palabra, Adolfo Lucas, Ed. Ariel, 2008. Trata numerosos aspectos de forma prctica, como el miedo a hablar en pblico, con numerosos consejos para superarlo, o interesantes estructuras para el discurso. Destaca un captulo completo dedicado a preparar una entrevista de trabajo, con una lista de las preguntas ms habituales.

Libro Advanced Presentations by Design, Andrew Abela, Pfeiffer, 2008 Describe un mtodo completo tipo receta para planificar y disear una presentacin efectiva. Web: www.extremepresentations.com

Libro Presentacin Zen, Garr Reynolds, Pearson Educacin, 2009. Este libro habla principalmente del diseo visual de las presentaciones, pero en los captulo 3 (Planning Analog) y 4 (Crafting the Story) incide en la necesidad de planificar y de convertir la presentacin en una historia. En los captulos 8 y 9 aborda el momento de la presentacin y ofrece consejos para superar el miedo y estar presente Web del autor: http://www.presentationzen.com



Libro Beyond Bullet Points: Using Microsoft Office PowerPoint 2007 to Create Presentations that Inform, Motivate, and Inspire, Cliff Atkinson, Microsoft Press, 2007. No trata del manejo del programa Powerpoint, sino que propone una forma de hacer presentaciones muy efectivas, sobre todo para el mundo empresarial cuando el objetivo es persuadir. Propone una tcnica basada en una plantilla y usar el storyboarding para planificar la presentacin. Web: http://www.beyondbulletpoints.com

Libro Peak Performance Presentations, Richard Olivier y Nicholas Janni, Spiro Press, 2004. Debido a su inspiracin en el mundo del arte dramtico, este libro trata muy bien el control y mejora de la voz en su captulo 2 proponiendo ejercicios fsicos y tcnicas para mejorarla. El captulo 1 se centra en la importancia de estar presente para tener xito y en la Introduccin se describe la buscada sensacin de entrar en flujo con la audiencia. Finalmente, en el captulo 11 da pautas claras sobre cmo prepararse externa e internamente para el da de la presentacin.

Libro Presentation Zen Design, Garr Reynolds, New Riders, 2010 Se centra en el diseo visual de la presentacin, y aborda el uso del texto, del color, los principios de diseo, o el uso de los grficos tcnicos. Incluye numerosos ejemplos que pueden servir de inspiracin.

Libro Slide:ology, Nancy Duarte, Orreily, 2008 (edicin en espaol de Conecta, 2011) Es un magnfico libro que aborda muchos aspectos de las presentaciones, pero sobre todo el de la composicin visual, en la lnea del libro de Garr Reynolds. Incluye numerosos ejemplos que abordan temas tan variados como el uso del color, la tipografa, la estructura, etc. El documental Una verdad incmoda de Al Gore est basado casi totalmente en una presentacin diseada por la autora de este libro, y gan el Oscar al mejor documental en 2006. Blog de la autora: http://blog.duarte.com/

Libro Resonancia (resonate): Cmo presentar historias visuales que transformen a tu audiencia, Nancy Duarte, Willey, 2010 (Edicin es espaol de Gestin 2000, 2012). Otro magnfico libro de Nancy Duarte que se centra en cmo conseguir que nuestro mensaje cale en la audiencia, incluye numerosos ejemplos e ideas para mejorar las presentaciones en este aspecto: el papel de las historias, las diferentes estructuras, qu hace memorable una presentacin, las emociones Blog de la autora: http://blog.duarte.com/



Libro The non-designers presentation book, Robin Williams, Peachpit Press, 2010. Muy bueno para el diseo visual de las transparencias. Presenta los principios de diseo bsicos y los aplica a presentaciones, con numerosos ejemplos. El captulo 14 Ignore the rules analiza los tpicos consejos, que a veces no tienen sentido.

Libro Confessions of a public speaker, Scott Berkun, OReilly Media, 2009. Cuenta la historia personal de un conferenciante profesional, est lleno de ancdotas, con ejemplos de buenas y malas presentaciones, desastres, y consejos prcticos. En la pg. 145 habla de herramientas que ayudan a mejorar la presentacin.

Libro The presentation secrets of Steve Jobs, Carmine Gallo, McGraw Hill, 2010 El libro se desarrolla en torno a 18 consejos sobre presentaciones y un anlisis de cmo Steve Jobs los lleva a cabo (siempre bien, claro). Muchos de ellos son repetitivos respecto a los libros de Alley, Reynolds o Duarte, pero es interesante por ser un ejemplo concreto y efectivo de implementacin.

Libro Universal Principles of Design, W. Lidwell, K. Holden, J. Butler, Rockport Publishers, 2010. Analiza 125 principios de un buen diseo, muchos con aplicacin en presentaciones, como el uso del color (p. 48) o la relacin seal a ruido (p. 224).

Libro White space is not your enemy, Kim Golombisky y Rebecca Hagan, Focal Press, 2010. Dedicado al diseo grfico, muy til para el diseo de las diapositivas. El propio diseo del libro es muy visual y lleno de ejemplos muy inspiradores.

Libro La isla de los 5 faros, Ferran Ramon-Corts, Una fbula sobre los cinco elementos claves de la comunicacin.



Libro Saber Hablar, Antonio Briz (coordinador), Instituto Cervantes, 2008 Libro sobre la expresin oral en Espaol. Incluye pautas (recordando reglas y destacando errores comunes) sobre el discurso y la expresin de las ideas, la claridad de las expresiones, modelos de presentaciones, el delivery Los ltimos captulos analizan diversos gneros discursivos: una presentacin cientfica, la defensa de un proyecto, los debates, entrevistas de trabajo, inauguraciones, agradecimientos

Libros especficos sobre presentaciones tcnicas o cientficas

Libro Trees, Maps and Theorems, Jean-Luc Doumont, Principiae, 2009 Este libro resume muchas enseanzas de este gran experto en presentaciones cientficas. Dos charlas del autor que merece la pena ver: Una general http://youtu.be/IFu3jaLmse0 y una especfica sobre el diseo de las diapositivas: http://youtu.be/meBXuTIPJQk

Libro When The Scientist Presents, Jean-Luc Lebrun, World Scientific Publishing Company, 2009. Dedicado a las presentaciones cientficas. Tienen un captulo extenso (cap. 10) centrado en el turno de preguntas con multitud de consejos. Web del autor: http://www.writing.eng.vt.edu

Libro The craft of scientific presentations (segunda edicin), Michael Alley, Springer, 2013. Proporciona numerosos consejos para todos los mbitos de una presentacin tcnica: apoyo visual, discurso, estructura (captulo 3) y destaca los errores que no se deben cometer. Web del autor: http://www.writing.eng.vt.edu

Libro Now you see it, Stephen Few, Analytics Press, 2009. Los grficos tcnicos son imprescindibles en muchas presentaciones, pero no siempre se disean de la forma correcta. Adems, son una importante herramienta de anlisis cuantitativo que no se suele aprovechar. Este libro analiza el uso de grficos tcnicos en multitud de aplicaciones y campos, y proporciona una gua para su correcto diseo.



Blogs

Blog El arte de presentar, de Gonzalo lvarez Maran, dedicado a las presentaciones y muy activo. http://www.elartedepresentar.com

Blog Presentstico, de Carles Cao Valls. http://www.presentastico.com

Blog Presentable, de Roger Prat. http://www.presentable.es

Blog Declamaratoria de Sebastin Lora de Mondesert, sobre oratoria. http://declamatoria.com/

Blog The Speakers Lab, de Ivn Carnicero. http://thespeakerslab.com

Blog Presentation Zen, de Garr Reynolds (en Ingls).

Blog Six Minutes de Andrew Dlugan, dedicado a las presentaciones (en Ingls). http://sixminutes.dlugan.com/

Blog Manner of Speaking de John Zimmer. Muy interesantes sus anlisis de multitud de charlas, conferencias, discursos en pelculas (en Ingls). http://mannerofspeaking.org

Algunos expertos para seguir en Twitter

Gonzalo lvarez @ArtePresentar Roger Prat @presentablees Carlos Cao Valls @presentastico



Sebastin Lora @seblora Garr Reynolds @presentationzen Nancy Duarte @nancyduarte John Zimmer @ZimmerJohn Andrew Dlugan @6minutes

Dnde encontrar presentaciones de ejemplo

Web SlideShare http://www.slideshare.net Permite visualizar presentaciones de Powerpoint subidas por los usuarios. Se pueden buscar presentaciones de temas concretos por palabras clave, as como las ms valoradas para ver ejemplos de presentaciones bien hechas. Hay un concurso todos los aos a la mejor y a la peor presentacin.

Web TED http://www.ted.com TED es una organizacin que celebra conferencias anuales en las que invitan a ponentes con ideas interesantes, y disponen de 18 minutos como mucho para exponerlas. Las conferencias se graban y estn disponibles en la web (pueden descargarse e incluyen subttulos en espaol).

Dnde encontrar imgenes de calidad

http://images.google.com es el buscador de imgenes de Google. Conviene usar las opciones de la izquierda para restringir la bsqueda a imgenes medianas o, mejor, grandes, porque las dems no tendrn calidad suficiente. En opciones avanzadas se pueden buscar solo imgenes con derechos Creative Commons que podemos usar libremente en nuestras presentaciones (atribuyendo siempre la autora).

http://www.flickr.com tiene millones de fotografas subidas por los usuarios, algunas de gran calidad. Tambin hay videos. El buscador permite restringirse a las imgenes con derechos Creative Commons.

http://www.flickrcc.net busca automtica las imgenes de Flickr con licencia Creative Commons.

http://morguefile.com contiene imgenes gratuitas. Las bsquedas se pueden realizar por palabras (keywords), categoras de temas, tamao de la imagen, y por color predominante. Es interesante porque las imgenes son en general ms abstractas, ms parecidas a las de stock.

http://www.imageafter.com

http://www.everystockphoto.com es un buscador similar a Google pero slo para imgenes (busca en Flickr, morguefile)

http://search.creativecommons.org es el meta-buscador de Creative Commons, busca a su vez en sitios de imgenes con licencia CC.

http://www.istockphoto.com es el repositorio de imgenes profesionales ms completo, con precios a partir de 1$ por imagen. Las bsquedas se hacen por palabras, pero se pueden restringir (en bsqueda avanzada) por categora (temas), por el color predominante (elegimos un color y slo nos devuelve imgenes en las que predomina ese color), y tambin por la distribucin de las personas y objetivos en la imagen (elegimos una zona



que deba estar libre y slo nos devuelve imgenes en las que las personas u objetos estn fuera de esa zona). Esta ltima opcin (que la llaman CopySpace) es muy til cuando la imagen va a ocupar toda la pantalla y queremos poner texto encima. Se pueden descargar gratuitamente todas las imgenes pero son de baja resolucin y con una marca al agua, pero para pruebas est muy bien. Tambin ofrece vdeos y animaciones.

http://www.fotolia.com es otro repositorio de imgenes profesionales de bajo coste (a partir de 1$)

http://www.dreamstime.com es otro repositorio de imgenes profesionales de bajo coste (a partir de 1$)

http://quest.eb.com es la base de datos de imgenes de la enciclopedia britnica (unos tres millones) y estn libres de royalties para uso acadmico. Se accede con subscripcin.

Algunos recursos especficos para presentaciones cientficas o tcnicas

Recopilacin de libros y consejos para presentaciones cientficas y tcnicas: http://www.presentationzen.com/presentationzen/2013/05/no_excuse_for_t.html

Porqu fallan y son tan aburridas las presentaciones tcnicas: http://www.oneminutepresenter.com/blog/2013/05/why-are-technical-presentations-so-boring/

Tres mitos sobre las presentaciones cientficas: http://www.presentable.es/consejos-practicos/3-mitos-que-debes-romper-cuando-hagas-presentaciones-cientificas/

5 errores que cometen los abogados al presentar: http://www.presentable.es/consejos-practicos/5-errores-de-los-abogados-al-hablar-en-publico-sobre-leyes/

Post muy interesante de Garr Reynolds sobre la educacin en el siglo 21 y el papel de las presentaciones de los estudiantes: http://www.presentationzen.com/presentationzen/2013/03/education-and-21st-century-presentation.html

Charla de Garr Reynolds sobre la clase magistral: http://youtu.be/YdtLELVhEQg

4 consejos especficos para presentar un proyecto de investigacin: http://goo.gl/GbR3l4

Cmo presentar cifras y datos sin matar de aburrimiento: http://www.presentable.es/consejos-practicos/3-consejos-para-presentar-cifras-y-datos-eficazmente/

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Fin del documento Actualizado: 23-julio-2014


Mdulo 2: Cmo son las presentaciones actuales?


Cmo son habitualmente las presentaciones? Contestamos antes a una pregunta fundamental: qu entendemos por una presentacin? En este curso vamos a trabajar con la idea de que casi cualquier acto de comunicacin humana puede ser considerado una presentacin, una persona que habla a una audiencia sobre un tema concreto y con un propsito concreto es una presentacin. Puede ser una audiencia de 3 o 3.000 personas, pueden estar delante o a miles de kilmetros al otro lado del Skype, puede estar planteada para entretener, ensear, echar la bronca, informar Podemos pensar en:

- Una clase en la universidad. - Una ponencia en un congreso cientfico. - La presentacin de un trabajo en clase ante el profesor y los compaeros. - Una conferencia. - Una reunin en la empresa en la que uno de los asistentes explica algo a los dems. - Una charla de ventas. - Una rueda de prensa. - Etc. etc.

Y hay una impresin general de que la mayora de las presentaciones son aburridas, intiles, se extienden ms all del tiempo permitido, no se entienden

El experto en presentaciones Dave Paradi realiza todos los aos en su blog www.thinkoutsidetheslide.com la encuesta Annoying PowerPoint survey, preguntando cmo han sido las presentaciones las que sus lectores han asistido. El ltimo estudio refleja que, en el mundo laboral, el 20% de las personas asiste a una presentacin formal con Powerpoint al menos una vez al da, y parece claro que las presentaciones se estn convirtiendo en la forma habitual de comunicacin en las empresas, y en particular, el Powerpoint como documento de trabajo. Sin embargo, algo falla en la capacidad de los que presentan en transmitir su mensaje, porque la percepcin mayoritaria es que las presentaciones presentan defectos importantes, siendo los peores (por votacin):

1. Se ponen frases completas en las diapositivas, que simplemente se leen en voz alta. 2. El tamao del texto era tan pequeo que no se poda leer. 3. Las diapositivas eran difciles de ver por la eleccin de colores (falta de contraste). 4. Los grficos eran demasiado complejos y no se entendan.

Segn el experto en presentaciones Andrew Abela, autor de Advanced Presentations by Design, el mayor problema es que muchos consejos sobre presentaciones, las herramientas (como el Powerpoint) o incluso el lugar donde tiene lugar, estn pensados para beneficio del que presenta, no de la audiencia. Se disea y muestra por ejemplo un impresionante grfico en 3D, que hace parecer al ponente ms profesional, aunque se haga ms difcil para la audiencia entender lo que significa o valorar las magnitudes. O bien se pone en la pantalla exactamente las palabras que se van a decir, para no tener que memorizar nada, aunque eso haga que la audiencia pierda el inters en lo que contamos.



Esta tendencia a no pensar realmente en la audiencia nos lleva, segn Andrew Abela, a los siete errores mortales de una presentacin:

1. Suponer que la audiencia tiene la misma personalidad que nosotros. Por ejemplo, una persona orientada al detalle preparara cientos de diapositivas llenas de informacin, pero aquellos de la audiencia ms conceptuales estarn dormidos a partir de la tercera. Una persona resolutiva y orientada a la accin presentara su mensaje o propuesta nada ms empezar, sin considerar opciones alternativas, pros y contras ..., pero una audiencia ms cautelosa (pensemos en el tribunal del Trabajo Fin de Grado, por ejemplo) dudara de nuestro trabajo.

2. Plantear la presentacin en trminos de lo que el que presenta quiere hacer. Toda presentacin debe aspirar un cambio en lo que la audiencia piensa o hace. Puede parecer extrao o ambicioso, pero si nada va a cambiar en los que escuchan, de qu sirve?. Hay que focalizarse en ese cambio que queremos para los que escuchan.

3. Focalizarse en lo que esperamos de la audiencia. Normalmente queremos que acepten nuestra idea, compren nuestro producto, aprendan algo pero es lo que nosotros queremos. qu quieren ellos? por qu estn all? Hay que suponer que estn all escuchando porque vas a resolverles algn problema, aunque sea nicamente su ignorancia sobre un tema. Hay que focalizarse en resolverles esos problemas.

4. Incluir nicamente evidencias que apoyen nuestra propuesta o nuestro mensaje. Incluyendo argumentos, problemas, hechos o datos en contra, que luego rebatiremos o explicaremos, nos hace ms crebles y convincentes.

5. Presentar la informacin en un orden lgico para nosotros. Normalmente se nos ocurre un nico orden para contar las cosas, y cualquier otro nos parece ilgico o incorrecto. Sin embargo, debemos pensar en el orden ms adecuado para el conjunto de la audiencia, por ejemplo, empezando por hacer explcito qu problema les vamos a resolver.

6. Usar demasiado color, sonidos, animaciones, videos para parecer ms profesionales. Estos artificios si pueden conseguir ese objetivo, pero estropean la comunicacin. Slo deben aadirse adornos que refuercen nuestro mensaje.

7. Usar la pantalla como unas notas para el orador, leyendo el texto literalmente. Es en el fondo una chuleta (o como se dice en otros pases: machete, plaje, torpedo, acorden, chivo, copia, ). Este es el peor error de todos. La ciencia ha demostrado claramente que el uso simultneo de dos canales (voz y texto ledo) para transmitir la misma informacin es tremendamente perjudicial para nuestra capacidad de entender y recordar el mensaje. Adems, las personas leemos ms rpido que hablamos. La pantalla debe ser un apoyo a nuestro discurso, no competir con l.

En este curso buscaremos ideas no caer en ninguno de estos errores, y mejorar visiblemente nuestras prximas presentaciones.

Para saber ms La competencia de hablar en pblico es muy demandada en los titulados universitarios. Los profesores Aurelio Villa y Manuel Poblete en su libro Aprendizaje basado en competencias analizan esta competencia, desgranando los aspectos importantes en varios indicadores y determinando en qu grado se puede desarrollar cada uno de ellos.

En la web http://www.slideshare.netpueden verse presentaciones subidas por los usuarios (fundamentalmente los archivos de Powerpoint o Keynote), pero tambin hay videos. En el men Browse pueden verse las ms vistas y ms votadas, o seleccionar por temas. Es un buen sitio para ver buenas y malas presentaciones, y una fuente de inspiracin para las nuestras.



En el episodio Time Warp (n 15 de la temporada 6) de la serie Anatoma de Grey, tres de los protagonistas tienen que dar una presentacin en pblico a sus compaeros. Es muy interesante comparar tres posibles formas de enfocar una presentacin similar, y analizar los resultados que se obtienen. El experto en presentaciones Dave Paradi ha extrado varias lecciones que podemos aprender viendo estas presentaciones (en su blog, en ingls).

Carles Cao analiza en su blog "Presentstico" lo que caracteriza a muchas de las presentaciones actuales, que l denomina sin alma.

Interesante artculo Garr Reynolds en su blog Presentation Zen sobre la educacin en el siglo 21 y el papel de las presentaciones de los estudiantes: http://www.presentationzen.com/presentationzen/2013/03/education-and-21st-century-presentation.html

Connor Neill ha recopilado las 10 charlas TED ms vistas: http://conorneill.com/2012/11/11/the-top-10-ted-talks-of-all-time/

PODCAST del programa Escuela de Padres en Vaughan Radio, con Javier Reyero , sobre la importancia de la comunicacin en nuestras vidas: http://www.ivoox.com/escuela-padres-14-enero-2013-tecnicas-audios-mp3_rf_1709197_1.html#

Por qu las presentaciones de Steve Jobs son tan eficaces, por Carmine Gallo: http://www.youtube.com/watch?v=zqcQ_MVv9m0

Y alguien cmo Warwick John Fahy tambin se ha preguntado por qu las presentaciones tcnicas son tan aburridas: http://www.oneminutepresenter.com/blog/2013/05/why-are-technical-presentations-so-boring/

Tres mitos que debemos romper al hacer una presentacin cientfica (en el Blog presentable.es de Roger Prat) http://www.presentable.es/consejos-practicos/3-mitos-que-debes-romper-cuando-hagas-presentaciones-cientificas/

Gonzalo lvarez Maran explica en este vdeo cmo conseguir una presentacin memorable: http://campusyempresa.com/2013/consigue-que-tu-presentacion-sea-memorable-entrevista-a-gonzalo-alvarez/

El experto en comunicacin Jos Mara Palomares recopila en su libro Hablar en Pblico para Dummies una lista de buenos comunicadores en los que fijarse (en espaol), por ejemplo:

Jorge Valdano, ex jugador y ex director general del Real Madrid. http://www.youtube.com/watch?v=i5xsLBBCG2w

Marcos de Quinto, Presidente de Coca Cola Iberia, http://www.marcosdequinto.com/videos/2011/03/15/conferencias-charlas-mesas-redondas

Nria Vilanova, Presidenta de Inforpress, http://www.youtube.com/watch?v=8Y1mVN-mAZM Mario Alonso Puig, mdico y experto en liderazgo, http://www.youtube.com/watch?v=i1yFvznt4LQ Felipe Gonzlez, ex presidente del gobierno de Espaa,

http://www.youtube.com/watch?v=JQiqJW5IDA8 Sebastin lvaro, Periodista creador del programa Al filo de lo Imposible,

http://www.youtube.com/watch?v=rkQ-7BU008Q Julio Anguita, ex secretario general del Partido Comunista de Espaa,

http://www.youtube.com/watch?v=OVvsbVibMvQ Pilar Jeric, experta en gestin del talento y liderazgo, http://www.pilarjerico.com/youtube Emilio Dur, Ex directivo y experto en optimismo, http://www.emilioduro.org/



Otra recopilacin de buenas y malas presentaciones, en este caso, de discursos de graduacin en EE.UU. http://goo.gl/5dKotN analizadas en el blog thespeakerslab.com.

El ltimo concurso de monlogos cientficos en Espaa demuestra que una presentacin cientfica puede ser divertida: http://goo.gl/0i7e7O (en el blog Xataka Ciencia).

Cmo evaluar el discurso de una presentacin? http://www.declamatoria.com/feedback-2-como-evaluar-un-discurso/ en el blog Declamatoria.com de Sebastin Lora.


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Qunoshacepensarsiunapresentacinesbuenaomala?

Nosdebemosfijarenlaestructura

Qusecuenciaypartestiene?Nosenganchaconelcomienzo?Nosmantienelaatencinconpausas,preguntas,ancdotas?Finalizarecordandoelmensajeprincipal?

Nosdebemosfijarenqusedice

Qulenguajeutiliza?Elnivelycantidaddeinformacin?Informacinrelevante?Elenfoqueesadecuadoparaelpropsito?

Nosdebemosfijarenlapersona

Elritmoesadecuado?Hablaconfluidez,sinmuletillas?Seoyecorrectamente?Dndedirigelamirada?Controlaadecuadamentelosmedios?

Nosdebemosfijarenlapantalla

Esunaayudavisual?Sepuedeleereltexto?Hayunaconsistenciaenlasdiapositivas?Esfundamentalmentevisualconimgenesdecalidad?

Mdulo 3: Propsito y audiencia


La importancia de tener claro el propsito de la presentacin

Si hay algo realmente importante a la hora de plantear una presentacin es tener claro cul es su propsito y cul es el mensaje (o mensajes) que queremos transmitir a la audiencia. Slo si tenemos claro estos aspectos podemos disearla de la forma ms efectiva posible. Podemos preguntarnos: qu es una presentacin realmente efectiva?, pues aquella que cumple su propsito, y que transmite a la audiencia un mensaje claro, que comprende y recuerda. Pensemos en las presentaciones que haca Steve Jobs de Apple. Su estilo puede gustarnos ms o menos, pero nadie puede negar que eran efectivas: su mensaje era El nuevo iPad/iPod/IPhone/MacBook es el mejor dispositivo del mundo y no puedes vivir sin l, y su propsito, que salgamos todos corriendo a la tienda de Apple ms cercana a comprarlo. Lo consegua?

(Imagen: Acaben, http://www.flickr.com/photos/acaben/541420967/)

Cada uno de los diferentes propsitos que puede tener una presentacin nos obligar a fijarnos en diferentes aspectos, a tunear nuestro discurso y lenguaje, la estructura, la duracin de la presentacin, o incluso el diseo de las diapositivas. Observa las dos diapositivas siguientes:

(Fuente: Andrew Abela Advanced Presentations by Design)

No tienen un aspecto muy parecido? Ambas parecen hechas a partir de una plantilla similar de Powerpoint, y tienen la misma estructura: una lista de datos o hechos en vietas. Sin embargo, sus propsitos son muy diferentes: la primera



est hecha por un estudiante de segundo curso de universidad para exponer un trabajo a sus compaeros de clase y al profesor; la segunda es del Dpto. de la Energa de Estados Unidos, para convencer a una seleccin de lderes mundiales de que Irn est desarrollando armas nucleares. En el primer caso, est en juego la nota de un trabajo, en el segundo, una guerra nuclear. Tiene sentido disear ambas presentaciones de la misma forma?

Algunos propsitos de una presentacin

Hay muchas opiniones en cuanto a cmo clasificar y desmenuzar los posibles propsitos de una presentacin. Segn el periodista Javier Reyero, en su libro Hablar para convencer, se puede hablar de 8 propsitos:

1. Informar: Disponemos de datos y pretendemos ponerlos a disposicin del pblico. Si ste es el objetivo, el estilo debe ser divulgativo. El mayor riesgo es el exceso de informacin, que puede convertir una charla en algo insufrible. La informacin debe dosificarse. Ejemplo: Contar al jefe y otros compaeros cmo va un proyecto, presentar los resultados de la empresa.

2. Entretener: Este objetivo se da poco en entornos profesionales. Lo habitual es aproximarnos a nuestra personalidad ms llana (evitar las formalidades). Tenemos que actuar como cuando entrenemos a nuestros amigos o familiares. S que es habitual que la necesidad de entretener aparezca ANTES de las reuniones de empresa o en tomas de contacto previas a las reuniones. Expertos en dinmicas de grupo como Alicia Kauffman hablan de pre-tarea (cuando se prepara de forma distendida la reunin para entrar en materia) y tarea (la reunin o presentacin en s). El mayor problema es que algunas personas se refugian en el entretenimiento y no pasan de la pre-tarea, que es un territorio menos comprometido. Ejemplo: un monlogo del Club de la Comedia.

3. Educar: Se necesita un estilo didctico. El orador tiene que realizar un gran esfuerzo para que el mensaje sea comprendido. Puede ser interesante reservar un tiempo extra para aclarar conceptos o trminos. Un problema importante ocurre cuando se detecta que la distancia entre el contenido previsto de la presentacin y el conocimiento de la audiencia es demasiado grande; el orador debe estar preparado para modificarlo. Un error habitual es intentar explicarlo todo, de forma reiterada, incluso lo que no necesita puntualizacin. Ejemplo: Una clase.

4. Emocionar: Si el objetivo es provocar algn tipo de emocin, hay que conmover el nimo de los asistentes. La capacidad del orador para emocionar se suele relacionar con la pasin que ponga en su discurso, pero esto es peligroso hablando en pblico. Las pasiones son para sentirlas y controlarlas, no para exponerlas pblicamente. El discurso tiene que ser emotivo, el contenido y el mensaje, pero no el orador. No se trata de parecer excitado, irritado o triste para provocar excitacin, irritabilidad o tristeza. Ejemplo: presentacin de un premiado o en una celebracin de una jubilacin, hecha por un amigo.

5. Motivar: Es habitual en el mundo empresarial que un jefe de equipo o directivo tenga que hablar a un grupo de trabajadores desmotivados, que para empezar son poco propensos a escuchar la charla. Un discurso en tono motivador tiene que poner mucho cuidado en el fondo y en la forma. El fondo es el del mensaje que se quiere hacer llegar, y la forma la pasarela estrecha por la que llegan esos conceptos a la mente del pblico. Se requiere mucho tacto y sobre todo que lo que se diga sea motivador y real. Ejemplo: El jefe rene a sus empleados en momentos de crisis e incertidumbre sobre el futuro de la empresa.

6. Amonestar: Cualquiera que tenga hijos podr decir que tiene experiencia a la hora de abroncar a un subordinado. Pero este estilo no es reproducible en el mundo laboral. No nos debemos dejar llevar por la ira. Una intervencin de este tipo tiene un objetivo, y nunca ser la satisfaccin personal del que echa la bronca,



sino otro. Ejemplo: Alguien ha metido la pata y se ha producido una prdida econmica, se intenta que no vuelva a pasar.

7. Inspirar: Queremos que los que nos escuchan, que tpicamente son ms jvenes que nosotros, tomen la decisin de realizar un cambio profundo en sus vidas, por ejemplo, eligiendo unos estudios o una profesin, haciendo algo por el medio ambiente, ayudando a una ONG Es necesario apelar a sus emociones y relacionar lo que contemos con sus vivencias personales. Tienen que salir decididos a hacer algo diferente. Ejemplo: Documental Una verdad incmoda.

8. Persuadir: En este caso, nuestra audiencia tiene unas ideas o intenciones preconcebidas o que no estn claras, y que tenemos que convencerles de que cambien: que compren nuestro producto que no pensaban comprar, que piensen que sabemos mucho o hemos trabajado mucho Ejemplo: Una charla de ventas, presentacin de un producto, la presentacin de un trabajo fin de grado

Un estilo para cada propsito.

Una vez que tenemos claro cul es el propsito de nuestra presentacin, podemos ser capaces de adoptar un estilo adecuado a ese propsito, que haga la presentacin ms eficaz para cumplirlo. Javier Reyero propone diferentes estilos de una presentacin:

1. Formal o informal 2. Serio o desenfadado 3. Sobrio o entusiasta 4. Cercano o distante 5. Detallado o generalista 6. Participativo o no participativo 7. Dilogo o monlogo 8. Lgico o emotivo

En funcin del propsito, podemos decantarnos por una opcin u otra. En caso de duda, es mejor ser conservador: formal, serio, sobrio, lgico



La consultora estadounidense 24point0 ha propuesto 10 estilos de presentaciones, tomando como referencia a oradores conocidos por utilizar ese estilo en particular, y centrndose en el uso del Powerpoint. Seran:

1. Estilo Microsoft. Se refiere a presentaciones profesionales utilizando las plantillas de Powerpoint, y representa quiz el estilo ms extendido. No tiene por qu ser necesariamente malo, ayuda al ponente a presentar mucha informacin sin prepararse y las diapositivas pueden valer como documento con informacin para repartir. Un ejemplo claro son las presentaciones de Bill Gates cuando estaba al frente de Microsoft.

(Imgenes: http://www.24point0.com/top-PowerPoint/10-presentation-styles.php)

2. Estilo Texto puro, usando diapositivas sin imgenes. Pueden contener frases completas o palabras clave

sueltas, aunque algo intermedio es lo preferible. Algunos piensan que las imgenes y sobre todo las animaciones distraen a la audiencia, y este enfoque es efectivo. En cualquier caso, hay que complementarlo con un discurso elocuente, y nunca leer directamente de la pantalla.

(Imgenes: http://www.24point0.com/top-PowerPoint/10-presentation-styles.php)

3. Estilo A mano, usando dibujos a trazos, puede ser una opcin interesante para darle un toque personal y enmarcar toda la presentacin como una historia.



(Imagen: http://www.24point0.com/top-PowerPoint/10-presentation-styles.php)

4. Estilo Steve Jobs. Sus presentaciones tan caractersticas transmitan una lnea clara de pensamiento, con mensajes efectivos y un lenguaje llano. Las ensayaba minuciosamente, consiguiendo el ritmo y las pausas perfectas para lograr el mayor impacto posible. Este estilo se complementa con diapositivas muy visuales y simples, pero efectivas a la hora de reforzar su mensaje.

(Fuente: http://www.youtube.com/watch?v=OBhYxj2SvRI)

5. Estilo Kawasaki. Se refiere a Guy Kawasaki, un gur de Silicon Valley conocido por sus amenas presentaciones

sobre la creacin de empresas tecnolgicas. Enunci la ley 10/20/30: 10 diapositivas como mucho, 20 minutos como mucho, texto con un tamao de al menos 30 puntos. Sus charlas estn llenas de ancdotas, humor y reflejan su personalidad cercana y prctica.

(Fuente: http://www.youtube.com/watch?v=jSlwuafyUUo)



6. Estilo Lessig, en referencia al profesor de Derecho de la Universidad de Stanford, que dirige la organizacin Creative Commons y lucha contra las leyes del copyright tradicionales. En sus presentaciones, muestra en la pantalla flashes de palabras que acompaan su discurso, normalmente con tipos de letra no habituales y sobre fondo negro. Aunque habla de temas serios, mantiene a la audiencia en vilo con sus imgenes y referencias histricas. La perfecta sincrona entre la narracin y la pantalla le exige una preparacin exquisita.

(Fuente: http://www.ted.com/talks/larry_lessig_says_the_law_is_strangling_creativity.html)

7. Estilo Takahasi. Se trata de un estilo minimalista surgido en Japn y muy usado all en el mundo de los

negocios. Utiliza diapositivas muy simples con letras oscuras enormes sobre fondo blanco. De esta forma la atencin se concentra en la persona y no tanto en la pantalla, aunque exige al orador ms habilidades de comunicacin

(Fuente: http://www.youtube.com/watch?v=Vor6Yul7CMg)

8. Estilo desnudo o a pelo, es decir, sin Powerpoint. Cada vez es menos habitual, pero algunos conocidos

oradores proponen hacerlo de esta forma si la pantalla no ayuda a la audiencia a entender el mensaje. De hecho, es habitual utilizar la pantalla como una chuleta para ayudarse durante la presentacin, no para ayudar a la audiencia. Una presentacin a pelo aporta mucha credibilidad al ponente, pero tambin exige mucha preparacin.



(Fuente: http://www.youtube.com/watch?v=4H8RB24ZfRo)

9. Estilo Al Gore. El exvicepresidente norteamericano ha viajado por todo el mundo hablando del cambio

climtico, con una presentacin realizada ms de mil veces, y que sirvi de base para el documental una verdad incmoda, ganador de un Oscar en 2007. Su estilo de comunicacin en estas charlas es muy diferente del de su etapa como poltico, ahora se muestra ms cercano, conectando con la audiencia y mostrando con una gran pasin en su mensaje. Utiliza diapositivas muy visuales, destacando unos grficos sencillos pero efectivos.

(Fuente: http://www.youtube.com/watch?v=rUO8bdrXghs)

10. Estilo Ze Frank, que es conocido en Estados Unidos por su doble faceta de experto en Internet y cmico, por

lo que sus presentaciones son a la vez divertidas e instructivas. Si tenemos una vena cmica, es mejor aprovecharla.

(Fuente: http://www.ted.com/talks/ze_frank_s_web_playroom.html)

Algunas ideas para plantear una presentacin en funcin del propsito

A continuacin se ofrecen algunas ideas de cmo plantear una presentacin para adaptarse a los diferentes propsitos:



1. Informar: hay que preguntarse qu es lo que ya sabe la audiencia? Un temor habitual es que sepan ms que nosotros, y aunque sea verdad, seguro que les podemos aportar algo. No se debe incluir mucha ms informacin de la que el tiempo disponible aconseje, lo nico que conseguiremos es tardar ms de lo previsto y crear confusin. La estructura clsica de introduccin-desarrollo-conclusiones puede ser vlida. Hay que dosificar la informacin a lo largo de la exposicin, y resumir al final lo ms importante para facilitar que lo recuerden. Puede ser tambin buena idea poner en un documento toda la informacin secundaria que no nos da tiempo a comentar en detalle, y repartirlo o mandarlo despus. En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que el cerebro no est preparado para absorber y memorizar datos sin ms, aunque parezca contrario al propsito, envolver los fros datos en historias con carga emocional ayudar mucho a su recuerdo.

2. Entretener: hay que recurrir al humor, historias personales, ancdotas La estructura debe asegurar el mantener y recuperar la atencin constantemente.

3. Educar: El propsito es similar al de informar, pero implica no solo el transmitir informacin, sino asegurarse de que el mensaje sea comprendido, y el transmitir tambin habilidades y actitudes. Es fundamental conocer a nuestra audiencia para adaptar el mensaje y recibir un feedback constante de la audiencia para comprobar si nos siguen, con pausas, preguntas (aunque sean retricas), encuestas, Debe resumirse el contenido y reservar un tiempo para preguntas al final. El mensaje debe hacerse concreto y relacionarlo con la vida y necesidades diarias de la audiencia. Las diapositivas pueden jugar un papel importante para ayudar a la comprensin del mensaje, utilizando imgenes, grficos, o analogas.

4. Emocionar: Provocar emociones en los dems no es fcil. Hay que demostrar pasin en lo que se cuenta, pero sin caer en una teatralidad excesiva. Importa ms lo que se dice (que sea emotivo) que la forma de decirlo. Adems, es difcil ponerse en una papel emocionado si es distante de nuestra personalidad habitual. Es evidente que una historia con carga emotiva puede ser un buen recurso.

5. Motivar: Un recurso fcil e inadecuado es exagerar o mentir, prometer algo que no se puede conseguir. Es importante centrarse en la audiencia: son ellos los que pueden y deben cambiar en su forma de pensar o sentir tras la presentacin, por lo que hay que hacer explcitos los posibles beneficios para ellos. Utilizar ejemplos de casos exitosos similares puede ayudar al objetivo.

6. Amonestar: el objetivo es analizar lo que se ha hecho mal e intentar que no vuelva a suceder. Por supuesto, es fundamental no perder las formas y ser objetivo en las acusaciones, ofrecer datos imparciales sobre el problema y visualizar las ventajas en el futuro si se soluciona el problema. Se aconseja usar la tcnica sandwich: empezar resaltando lo que se ha hecho bien (positivo), luego lo que se ha hecho mal y debe corregirse (negativo), y por ltimo las ventajas de hacerlo bien (positivo).

7. Inspirar: muy difcil porque se espera que la audiencia haga un cambio profundo en sus vidas. Se suele recurrir a narrar la vida de grandes personas, o incluso algn momento inspirador de la vida del ponente. En cualquier caso, es muy importante conectar esas historias con la audiencia, que se sientan parte de ellas, y transmitir las emociones, los pensamientos, la lucha interna tras esas personas. Hay que dirigirse a cada persona de la audiencia en particular y no a todos en general, con un lenguaje cercano y contacto visual.

8. Persuadir: una gran variedad de presentaciones tienen este propsito, que implica cambiar algo en la forma de pensar o en lo que hacen los que escuchan. Puede ser til tanto utilizar una historia que ilustre el impacto de la decisin en sus vidas, como apelar a hechos y datos objetivos que hagan nuestro mensaje ms creble.



Para saber ms

Segn el Profesor de Psicologa Stephen M. Kossly, toda presentacin de cumplir tres propsitos: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atencin; y 3) fomentar la comprensin y el recuerdo. Gonzalo lvarez, experto en presentaciones, analiza estos propsitos en su blog El arte de presentar.

Cuando el propsito es comunicar malas noticias, no parece fcil plantear la presentacin. Roger Prat, en su blog Presentable.es, explica una forma de estructurar una presentacin de este tipo basndose en el protocolo SPIKE creado por el onclogo Robert Buckman: http://www.presentable.es/consejos-practicos/6-pasos-para-comunicar-malas-noticias-en-nuestras-presentaciones/

El propsito de las presentaciones de las presentaciones cientficas nos hace apartarnos realmente de la audiencia: 3 mitos sobre esta presentaciones http://www.presentable.es/consejos-practicos/3-mitos-que-debes-romper-cuando-hagas-presentaciones-cientificas/ y cuatro consejos para presentar un proyecto de investigacin: http://www.presentable.es/general/4-consejos-para-hacer-presentaciones-de-proyectos-de-investigacion/



La importancia de pensar en la audiencia Es fundamental tener una idea a priori de cmo es nuestra audiencia y cules sern las circunstancias de la presentacin, solo de esta forma se puede plantear de forma efectiva. Esto se puede abordar de una forma muy sencilla, contestar a una serie de preguntas sobre la audiencia y las circunstancias, y luego, en funcin de las respuestas, tomar decisiones adecuadas a la hora de disear y exponer nuestra presentacin. Tomando las decisiones correctas, ser ms fcil cumplir el propsito previsto.

Preguntas que nos debemos hacer sobre la audiencia y las circunstancias

Muchos autores inciden en la importancia de hacerse estas preguntas previas y disear nuestra presentacin acorde con las respuestas. A continuacin se proponen preguntas y consejos extrados de diversos autores.

La pregunta Por qu es importante saberlo? Algunos consejos Quin son? No es lo mismo dirigirse a un nio que a

un adulto, a estudiantes que a profesionales jubilados Un error muy comn es contar lo mismo de la misma forma a diferentes tipos de audiencia.

Simplemente averiguarlo y tenerlo en mente, esta consideracin de quin nos escucha tiene un impacto en todos los aspectos de una presentacin. Su procedencia es importante, en este mundo moderno inter-cultural es importante tenerlo en cuenta para no recurrir a bromas, refranes, costumbres o estereotipos que no sean compartidos por otras culturas.

Qu es lo que saben? Hay que partir de lo que saben, para no reiterar lo obvio o por el contrario suponer unos conocimientos de partida que no tienen.

Se pude hacer una consulta previa o incluso al principio de la exposicin, como forma de romper el hielo. Tambin pueden saltarse aspectos ya conocidos durante la exposicin o resolver lagunas sobre la marcha. Si hay ideas preconcebidas errneas sobre lo que vamos a contar, es fundamental tenerlo en cuenta desde el principio, buscando argumentos y datos que avalen nuestra opinin.

Por qu estn all? La actitud de partida es muy diferente. Nuestro propsito debe estar alineado con el suyo. Segn Scott Berkun, hay 8 posibles razones por las que estn all escuchando:

1. Quieren aprender algo. 2. Esperan ser inspirados. 3. Para ser entretenidos. 4. Tienen una necesidad que t

puedes satisfacer. 5. Buscan ms gente interesada en

el mismo tema. 6. Buscan una experiencia positiva

que compartir.

Segn Javier Reyero, un pblico que asiste forzado est desinteresado, en contra de todo lo que digamos de partida, y es casi una guerra perdida. Pero es posible despertar su inters si conseguimos conectar con sus experiencias y necesidades. Si buscan satisfacer una necesidad o aprender algo concreto, hay que saberlo de antemano (incluso con encuestas previas). Esto es fundamental en las presentaciones en el entorno acadmico: tener claro qu espera de nosotros el profesor o el tribunal.



La pregunta Por qu es importante saberlo? Algunos consejos 7. Forzados por el jefe, los padres,

el profesor o sus esposas. 8. Han sido esposados a la silla y

llevan das sin salir de la sala.

Si quieren aprender o ser informados, hay que pensar que cuando somos nosotros los que escuchamos, somos muy poco exigentes. No hay que ser muy ambicioso, no se puede contentar a todos y siempre queda la posibilidad de ampliarlo en el turno de preguntas o a posteriori. Es curioso que muchos oradores se angustian pensando que el pblico sabe ms que ellos y no le van a satisfacer. Si desean contactar con ms gente interesante o compartir una experiencia, debe fomentarse la participacin de la audiencia, y convertirlo ms en un dilogo que en un monlogo.

Qu lenguaje hablan? No es lo mismo hablar a un adolescente que al consejo de administracin de una empresa, a nuestros compaeros o al profesor. Si no nos adaptamos a su lenguaje, es muy difcil conectar y transmitir nuestro mensaje. En el peor de los casos, es posible que no nos comprendan en absoluto. Cuanta mayor es la diferencia de edad, mayor ser tambin la diferencia en el lenguaje.

Es fcil estimar el lenguaje que una persona domina a partir de su formacin: son directamente proporcionales. Hay que cuidar vocabulario: si hay duda sobre si conocern el significado de una palabra, mejor usar un sinnimo sencillo, sin llegar a una simplicidad extrema. Hay que intentar en cualquier no usar frases demasiado largas y evitar la jerga tcnica, a menos que la audiencia la domine.

Cuntos son? El miedo escnico suele ser proporcional al nmero de personas que nos escuchan, saber el nmero de antemano puede ser un alivio o al menos nos mentaliza y prepara sobre lo que nos vamos a encontrar. Adems, con auditorios grandes, hay que asegurarse de que las ltimas filas nos escuchan y ven la pantalla correctamente.

Si el nmero es elevado, el diseo del Powerpoint debe ser adecuado para que lo vean las ltimas filas, nuestra voz tiene que llegar (puede ser necesario un microfno), y se pueden esperar mayor nmero de preguntas.

Cules son sus fuentes de informacin?

Todos tenemos una forma preferida de informarnos (peridicos, revistas, blogs, webs) y referentes a los que respetamos o admiramos. Si alguna de estas fuentes o expertos han apoyado de alguna forma nuestros datos o nuestras propuesta, podemos citarlos y recurrir al argumento de autoridad: nos ganaremos ms fcilmente a la audiencia.

Citar las fuentes de nuestra informacin de forma ms explcita si es que son reconocidas por nuestra audiencia. Si hay un experto escuchando, reconocrselo.

Dnde es? La sala condiciona algunos aspectos, saberlo de antemano nos ayuda a preparar una presentacin ms adecuada

Si la sala es grande pero hay pocos asistentes, es buena idea invitarlos a que se acerquen a nosotros. Hay que asegurarse de que todos puede vernos correctamente, y tambin a la pantalla.



La pregunta Por qu es importante saberlo? Algunos consejos Si la sala est poco iluminada, las diapositivas con fondo blanco o claro pueden resultar demasiado brillantes. Tenemos preparado un Powerpoint, pero tiene la sala ordenador/proyector/pantalla? No sera la primera vez que alguien tiene que prescindir de su chuleta

A qu hora es? El momento del da y el la actividad previa de los asistentes condiciona su capacidad de atencin e inters.

Despus de comer o a ltima hora del da habr que esforzarse ms en captar la atencin, y recurrir en mayor medida a ancdotas, historias, pausas, interaccionar con la audiencia Justo antes de comer o del final del da la audiencia tendr ganas de acabar, hay que ajustarse estrictamente al tiempo disponible o incluso acabar antes.

Cunto tiempo tengo? Hay que ajustarse al tiempo disponible, en caso contrario se pierde el inters, se perjudica a los que puedan hablar despus, incluso la audiencia se puede volver hostil. La capacidad de sintetizar y de valorar el tiempo de los dems es muy apreciada en el mundo laboral.

Salvo que nos paguen (y mucho) por dar la charla, todo el mundo se alegrar si acabamos antes de tiempo. La nica forma de ajustarse al tiempo es planificar la presentacin y ensayarla al menos una vez. Estar pendiente del reloj a lo largo de toda la presentacin, no solo al final, o se corre el riesgo de tener que saltarse la ltima parte, que puede ser la ms importante para el propsito.



Qu hacer ante una audiencia diversa

Un problema habitual es encontrarnos con una audiencia diversa. Ejemplos: exposicin de un trabajo en clase al profesor y a los compaeros; la presentacin de un trabajo fin de grado ante el tribunal, nuestros compaeros, y la familia (ha venido incluso la abuela). Qu hacemos en este caso? A quin nos dirigimos?

Michael Alley, profesor de la Universidad de Pennsylvania (EE.UU.) y autor del clsico The craft of scientific presentations sugiere saltar varias veces a lo largo de la presentacin de lo general a lo especfico, de esta forma enganchamos a un tipo de audiencia cada vez: los que saben menos entendern la parte generalista, los expertos vern satisfechas sus necesidades con la parte especfica. Cada parte en la que se divide la presentacin puede comenzar con la informacin ms generalista, y adentrarse poco a poco en las profundidades de la materia, como puede verse en el siguiente grfico:

Andrew Abela propone sin embargo algo interesante: identificar en la audiencia quin manda realmente. Por ejemplo, en un trabajo fin de grado, es el tribunal; en una presentacin de un trabajo en clase, es el profesor; en una discusin sobre la marcha de un proyecto en la empresa, puede ser el jefe, etc. Nuestra presentacin debe dirigirse fundamentalmente a esas personas. Debemos analizar cul es la posicin actual de cada uno respecto a lo que vamos a contar (qu piensan de nosotros, que conocen de lo que vamos a contar, qu esperan) y enfocar la presentacin en consecuencia.

Cmo hacer ms efectiva una presentacin considerando la forma de aprender y comunicarse preferida de la audiencia.

Todos tenemos una forma preferida de comunicarnos, de aprender, de asimilar informacin considerar este aspecto de nuestra audiencia nos puede ayudar tambin a plantear mejor la presentacin.

Se han propuesto numerosos modelos de los llamados estilos de aprendizaje, como el de Felder-Silverman (ndice de Estilos de Aprendizaje, ILS), el Indicador de Myers-Briggs (Myers-Briggs Type Indicator, MBTI), los Estilos de aprendizaje de Honey y Alonso (cuestionario CHAEA), o los de Kolb.

La idea detrs de esta propuesta es averiguar de alguna forma el estilo de nuestra audiencia (normalmente con tests), y utilizar la informacin para disearla de forma ms efectiva. Con audiencias numerosas, variadas o desconocidas, esto



puede ser un problema por la dificultad de realizar tests a priori, procesarlos toda la informacin, y descubrir con casi total seguridad que tenemos una audiencia muy variada y es difcil tomas decisiones que lleguen a todos. La solucin es pasar entonces por todos los estilos, formateando o diseando el material de forma variada para cubrir las necesidades de toda la audiencia. Sin embargo, para audiencias pequeas o conocidas (como los estudiantes de una clase o los compaeros de trabajo), es ms fcil aplicar esta propuesta. Siempre nos queda la posibilidad de centrarnos en las personas de la audiencia ms importantes: el profesor, el tribunal, el jefe, el inversor y disear la presentacin con ellos en mente.

Cmo averiguar los estilos de aprendizaje de la audiencia?

La forma habitual es administrar un test a cada uno, que nos dar informacin de sus preferencias de acuerdo a cada modelo. Estas herramientas de diagnstico constan habitualmente de una lista de preguntas (pueden ser muchas, ms de 100) con diferentes opciones, y tras el procesado de las respuestas se obtiene una clasificacin o preferencia en las diferentes dimensiones del modelo. As, el modelo Myers-Briggs nos clasifica en cuatro dimensiones con dos posiciones contrapuestas extremas: introvertido/extravertido, sensorial/intuitivo, racional/emotivo o calificador/perceptivo.

El administrar un test no siempre es una opcin prctica, e incluso algunos de ellos estn registrados y slo se pueden utilizar previo pago. Si conocemos a la audiencia, podemos simplemente reflexionar sobre lo que sabemos de ella y estimar nosotros mismos su estilo preferido. Andrew Abela propone utilizar el modelo Myers-Briggs, y estimar el estilo preferido de la audiencia contestando a estas preguntas:

1) Le gusta a esta persona estar sola (entonces es introvertido) o disfruta estando con otros (extrovertido)? 2) Prefiere los conceptos (intuitivo) o los hechos (sensorial)? 3) Est ms preocupado por los principios y las cosas (racional) o por la gente (emotivo)? 4) Busca cerrar los temas (calificador) o abrir nuevas posibilidades (perceptivo)?

Otro modelo, el de Kolb, considera una clasificacin en cuatro tipos: divergentes, asimiladores, convergentes y acomodadores. Podramos plantear preguntas como:

1) Le gusta observar las cosas desde varios puntos de vista antes de actuar, y generan muchas ideas, son creativos? (divergente)

2) Se siente cmodo con la teora y las ideas, con capacidad para asimilar y organizar mucha informacin? (asimilador)

3) se le da bien solucionar problemas y tomar decisiones, pasar fcilmente de la teora a la prctica? (convergente)

4) tiende a la accin, a involucrarse en nuevos proyectos y aceptar riesgos, ms que a la reflexin y planificacin? (acomodador)

Ya conozco el estilo preferido, y ahora qu hago?

Adaptar la presentacin a ese estilo en particular. Si tenemos una variedad de estilos, se pueden recorrer todos para asegurarnos de que hay un enfoque adecuado para todas y cada una de las personas en la audiencia. En la siguientes tablas se ofrecen consejos para adaptar una presentacin a diferentes estilos de aprendizaje, segn los modelos Myers-Briggs y de Kolb.



Modelo Myers-Briggs Tipo Necesidades Cmo adaptar la presentacin

Introvertido Tiempo para reflexionar sobre la informacin

Suministrar la informacin de antemano, anticiparla

Extrovertido Discusin, interaccin Plantear preguntas, dilogo, dejar tiempo para preguntas al final

Sensorial Los hechos y (todos) los detalles Incluir hechos y datos relevantes y detalles. Intuitivo Una imagen global Empezar con una panormica de lo que se va

a contar Calificador Conclusiones Presentar las conclusiones de antemano Perceptivo Alternativas Hacer explcitas otras alternativas y por qu

no se consideran, mostrar ejemplos Extrado del libro Advanced Presentations by Design de Andrew Abela

Modelo de David Kolb Tipo Necesidades Cmo adaptar la presentacin

Divergente Alternativas Mencionar alternativas y ms de un ejemplo Asimilador Estructura ordenada Hacer explcita la estructura, el argumento,

las partes desde el principio Convergente Aplicacin prctica Explicar la utilidad de lo que se va a contar Acomodador Experiencia prctica Plantear alguna actividad interactiva o hablar

de experiencias prcticas de otros Extra do de http://www.presentable.es/presentologia/habla-para-todos-tus-oyentes-el-circulo-de-kolb/ (Blog Presentable.es de Roger Prat)

En estas dos entradas de blog se analiza en ms profundidad esta propuesta:

No todos se representan el mundo como t ni comparten tus preferencias personales de aprendizaje, del blog El arte de presentar de Gonzalo lvarez, y Habla para todos tus oyentes: el crculo de Kolb, del blog Presentable.es de Roger Prat.

Lista de preguntas sobre la audiencia

La siguiente tabla recoge algunas de las preguntas que nos podemos hacer sobre la audiencia y que luego debemos tener a mano cuando planifiquemos la presentacin.



Instrucciones: Contesta a las siguientes preguntas que te permitirn conocer mejor a la audiencia y adaptar la presentacin a sus necesidades.

Ttulo de la presentacin

Nombre del que presenta

Pregunta Respuesta

Quin son?

Qu es lo que saben?

Por qu estn all?

Qu lenguaje hablan?

Cuntos son?


Qu es lo que esperan de m?

Qu es lo que yo quiero que piensen/hagan?

Dnde es? Cmo es la sala?

A qu hora es?

Cunto tiempo tengo?

Aade preguntas

Aade preguntas

Aade preguntas

Aade preguntas



Para saber ms

En el captulo 3 de Advanced Presentations by Design (Andrew Abela) se incide en la importancia de plantear la presentacin como la solucin a un problema que tiene la audiencia, y contiene ideas muy interesantes para encontrar y definir el problema, y para articular una solucin.

Gonzalo lvarez propone conocer a la audiencia realizando un mapa de empata, que permite conocer mejor su entorno, preocupaciones o aspiraciones. Tambin incide en la necesidad de producir un cambio en la audiencia, sino, es una prdida de tiempo para todos, en esta entrada de su blog El Arte de Presentar.

Roger Prat, en su blog Presentable.es analiza cmo se puede clasificar a la audiencia que te puedes encontrar en tus presentaciones.

7 barreras que nos apartan del pblico: http://www.declamatoria.com/7-barreras-que-nos-distancian-del-publico-y-como-destruirlas/ (en el blog Declamatoria.com de Sebastin Lora).


Mdulo 4: Planificar una presentacinn


1

La importancia de planificar Planificar una presentacin consiste simplemente en pararse a pensar antes de lanzarse al ordenador. Tenemos que plantearnos y tener claro cul es el propsito y nuestro mensaje, preguntarnos cul ser nuestra audiencia, etc. con toda esta informacin, ya podemos empezar a pensar en cmo ser el diseo de las diapositivas ms adecuado, en cuntas partes dividirla, cuanto debe extenderse la presentacin para al final, Los expertos ofrecen diversas ideas para planificar una presentacin, desde simplemente plantear una lista de preguntas y contestarlas, o plasmar nuestras ideas en unos post-its, hasta mtodos ms complejos que veremos a continuacin.

Andrew Abela ha propuesto un marco general para planificar una presentacin, que considera todos los aspectos que la mejoran y cmo tenerlos en cuenta a la hora de su diseo. Est recogido en su libro Advanced Presentation by Design, y aunque es difcil de resumir, plantea 10 aspectos concretos que tenemos que pensar para planificar adecuadamente una presentacin. En la siguiente tabla estn recogidos estos aspectos, explicando por qu son importantes y cmo podemos tenerlos en cuenta.

Qu hay que hacer Por qu es importante Cmo lo hago

1 Adaptar la presentacin a las necesidades, personalidad y preferencias de la audiencia

Las necesidades comunicativas son diferentes en cada persona

Conociendo a la audiencia y adaptando el discurso y las diapositivas

2 Tener claro cul es el propsito y que cambio queremos que se produzca en la audiencia

Si no est claro, se gasta tiempo innecesario y puede que no se consiga

Teniendo claro y haciendo explcitos los cambios que buscamos, p.e., con la matriz Pensar-Hacer

3 Posicionar la presentacin como una solucin a un problema que la audiencia tiene

Si no es as, por qu estn ah escuchando?

Identificando el posible problema y asegurndose que la solucin es adecuada

4 Apoyar nuestra solucin con muchas pruebas o evidencias que nos apoyen

Apoyarse en mltiples fuentes da credibilidad a nuestra solucin

Buscando el mayor nmero posible de evidencias, en informes, estadsticas, prensa, expertos

5 Ilustrar los puntos ms importantes con ancdotas Los datos son aburridos, pero las historias interesantes

Buscando ancdotas pertinentes, no chistes

6 Secuenciar la presentacin en forma de historia

Hay que mantener la atencin toda la presentacin

Seleccionando informacin, decidiendo una secuencia tipo historia, poniendo ejemplos

7

Aportar grficos y diagramas con datos y detalles concretos

Los detalles hacen la presentacin ms interesante, facilita la discusin y da ms credibilidad

Eligiendo los grficos del tipo correcto; seleccionando el nivel de detalle

8

La distribucin (layout) de cada diapositiva debe reforzar el mensaje que se quiere transmitir

Se facilita lograr el propsito Eligiendo un layout adecuado a cada mensaje, no siempre una lista de vietas, p.e., los SmartArt de Powerpoint

9

Identificar aquellos de la audiencia (o ausentes) que mandan, que deciden sobre el futuro de nuestra propuesta

La presentacin ms efectiva puede fallar por alguien que ni siquiera est presente

Identificando las necesidades de esas personas y tomando acciones

10 Medir/Evaluar si la presentacin cumple su propsito o no

Es imposible mejorar si no se sabe qu se hace mal

Pidiendo realimentacin sobre los diferentes aspectos de la presentacin a la audiencia

Material del curso Presentaciones Eficaces publicado con Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial 3.0 Unported


2

Se recomienda consultar este libro donde se ofrecen numerosos consejos para abordar cada uno de estos aspectos, algunos complicados, como la idea de secuenciar una presentacin en forma de historia. Hay ms informacin en su web www.extremepresentations.com.

Planificar mediante una lista de preguntas

Este mtodo es muy simple, y consiste en plantearse y contestar a una serie de preguntas sobre la presentacin. Contestar explcitamente a estas preguntas nos hace conscientes de necesidades concretas y planteamientos que harn la presentacin ms adecuada. Muchas de estas preguntas ya las conocemos: se refieren a cul es el propsito, nuestro mensaje, as como las circunstancias y la audiencia esperada.

Al final de este documento hay una lista de estas posibles preguntas que podemos utilizar para planificar nuestra presentacin. Vers que son bsicamente las mismas preguntas sobre la audiencia y las circunstancias.

Matriz pensar-hacer

Andrew Abela propone hacer un ejercicio sencillo pero que ayuda a orientar correctamente nuestra presentacin. Se basa en la idea de que toda presentacin debe provocar un cambio en la audiencia. Puede parecer pretencioso, pero si no cambia nada en los que escuchan, de qu sirve nuestra presentacin? Lo mnimo a lo que podemos aspirar es a que la audiencia recuerde algo de lo que hemos dicho, o mejor, nuestro mensaje principal. Pero puede ser un cambio ms poderoso: revolver sus convicciones, o moverles a la accin y que pasen a hacer algo que antes no se haban planteado. Ejemplos de estos cambios pueden ser:

- Despus de una clase en la Universidad, pasamos a comprender algo que antes no conocamos o era confuso para nosotros: un teorema matemtico, el funcionamiento de un dispositivo, las intenciones de un autor

- Asistimos a una presentacin sobre el cambio climtico y al conocer todos los datos cientficos que nos cuentan, llegamos a pensar de que puede ser una realidad y todos (nosotros tambin) debemos hacer algo para mitigarlo.

- Entramos a un centro comercial con la intencin de dar un paseo, sin comprar nada, y un amable vendedor nos convence para tener una Visa Oro.

- Asistimos a una presentacin de una ONG y el verano siguiente viajamos a frica como cooperantes.

Podemos hablar por lo tanto de cambiar lo que piensa nuestra audiencia, o incluso lo que hacen. Una forma de reflexionar y hacer explcito el cambio que deseamos es rellenar una matriz pensar-hacer, como propone Andrew Abela. Esta matriz recoge lo que creemos que piensa y hace (o no hace) la audiencia antes de nuestra presentacin, y lo que va a pensar o hacer despus.



3

Antes Despus

Pensar Qu tiene la audiencia en la cabeza antes de la presentacin? Qu queremos que piensen

despus?

Hacer Qu hace o no hace la audiencia antes de la presentacin? Qu queremos que haga

despus?

(fuente: Andrew Abela Advanced Presentations by Design)

La fila pensar va a incluir verbos como recordar, comprender, saber, discernir, creer La fila hacer sin embargo debe centrarse en acciones fsicas, que impliquen actuar, movimiento, cambios que los dems pueden apreciar. Para muchos tipos de presentaciones va a ser difcil hacer explcito el cambio en el hacer, pero debemos intentarlo. De esta forma tendremos ms claro an cul es el propsito y como debemos orientarla.

Un ejemplo puede ser en la presentacin de un Trabajo Fin de Carrera. Qu cambio queremos para nuestra audiencia (el tribunal) en lo que piensan? Quiz que perciban que realmente hemos trabajado mucho, hemos aprendido y somos capaces de explicarlo, que crean en nuestras capacidades, que sean capaces de discernir nuestro magnfico trabajo frente a otros mediocres. Y qu cambio queremos en lo que hacen? Que escriban una buena nota en el acta.

Otro ejemplo puede ser una clase de la asignatura Presentaciones Eficaces en la que el profesor explica a los alumnos la importancia de planificar adecuadamente una presentacin. La audiencia es por lo tanto el conjunto de sus estudiantes que asisten a clase. Si el profesor hubiera preparado esa clase utilizando la matriz pensar-hacer, podra quedar algo as:

Presentacin: clase sobre cmo planificar una presentacin Audiencia: 30 estudiantes de 1er curso

Antes Despus

Pensar Tengo que hacer una presentacin, pero no voy a esforzarme mucho, adems, no s cmo hacerlo

Creo que merece la pena hacerlo mejor y s cmo hacerlo

Hacer No voy a planificar la presentacin Voy a planificar la presentacin con alguna tcnica que ayude a hacerlo mejor



4

(Ojo! que debe redactarse en trminos de lo que la audiencia, no nosotros, piensa o hace). Si el profesor, antes de la clase, elabora una matriz pensar-hacer como la mostrada, se dar cuenta de que lo que realmente quiere conseguir con su clase es convencer a sus estudiantes de que mejoren sus presentaciones y que realmente apliquen las tcnicas que explica. Por lo tanto, podra plantear su clase de forma prctica, como un taller, haciendo que sus estudiantes practiquen las tcnicas con una presentacin de ejemplo.

Planificacin con post-its

El proceso de planificacin implica pensar en las ideas que vamos a transmitir, la estructura y partes de la presentacin, que imgenes vamos a mostrar, donde haremos pausas o interactuaremos con la audiencia, etc. Es previsible que barajemos diversas opciones, demos vueltas a las posibilidades en fin, un poco catico. Varios autores proponen una forma de plasmar este proceso hasta llegar a nuestro planteamiento definitivo, usando pequeas hojas de papel (por ejemplo, Post-its), en las que apuntaremos ideas, dibujos, recordatorios, textos, citas, esquemas, listas, Pueden pegarse sobre la pared, una pizarra, la mesa Utilizando post-its o similares podemos fcilmente aadir elementos, quitarlos o re-ordenarlo todo hasta llegar a algo definitivo. Es importante no pensar en el papel simplemente como un hueco para dibujar una diapositiva, ya que entonces nos restringir nuestra creatividad a la hora de plantear la presentacin, que es precisamente lo que tratamos de evitar al no usar el ordenador. Cada Post-it puede contener un concepto, idea a transmitir, un borrador de imagen para apoyar visualmente nuestro discurso que luego sustituiremos por una fotografa de calidad, los diferentes puntos de la estructura de la presentacin, las conclusiones principales, etc. No tiene por qu haber una correspondencia directa entre cada post-it y una diapositiva del Powerpoint.

Abdulla Al Muha http://www.flickr.com/photos/serdal/3081802701/sizes/z/in/photostream/ licencia CC BY 2.0 Xmacex http://www.flickr.com/photos/xmacex/3998118477/sizes/z/in/photostream/ licencia CC BY-SA 2.0 Alex Osterwalder http://www.flickr.com/photos/osterwalder/177179799/in/photostream/ licencia CC BY 2.0



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Instrucciones: Piensa en una presentacin que conozcas, que hayas hecho o tengas que hacer en el futuro, y contesta a las siguientes preguntas que nos ayudarn a planificarla mejor

Ttulo de la presentacin

Nombre del que presenta

Pregunta Respuesta

Prop

sito

Cul es el propsito?

Cul es nuestro mensaje?

Audi

encia

Quin es mi audiencia?

Qu es lo que saben?

Por qu estn all?

Qu lenguaje hablan?

Cuntos son?


Qu es lo que esperan de m?

Qu es lo que yo quiero que piensen/hagan?

Circ

unst

ancia

s Dnde es? Cmo es la sala?

A qu hora es?

Cunto tiempo tengo?

Aade preguntas



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Para saber ms

Gonzalo lvarez hace un anlisis exhaustivo de diferentes aspectos en los que pensar para planificar una presentacin, incluyendo ideas como consultar previamente a la audiencia, usar un mapa mental, anticiparse a las posibles preguntas, o medir la eficacia a travs de las redes sociales. En esta entrada de su blog El Arte de Presentar. Este post concluye con una frase rotunda: El xito de una presentacin no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificacin y del trabajo duro.

El captulo 2 del libro The non-designers presentation book de Robin Williams, ofrece algunos consejos para planificar las presentaciones (en ingls).

El captulo 3 del libro Presentacin Zen de Garr Reynolds, hacindose las preguntas correctas, incluye una lista de preguntas relevantes, una forma de saber si est bien planificada (pasa la presentacin el test del ascensor?), comenta la liberacin que representa el poder repartir otra informacin que no sea el Powerpoint, e incide finalmente en los beneficios de planificar.

Otra lista de preguntas para planificar, y la famosa si toda mi presentacin se redujera a una sola frase, cul sera? del blog El Arte de Presentar de Gonzalo lvarez Maran en esta entrada. Incluye video con entrevista. El mismo autor plantea 16 preguntas que ayudan a clarificar cul es el propsito de la presentacin, ayudando a su planificacin en esta entrada del mismo blog.

Un mtodo de planificacin del tiempo personal es GTD (Getting Things Done), creado por David Allen. Gonzalo lvarez analiza en esta entrada Presentaciones Productivas con GTD de su blog cmo aplicarlo a la planificacin de presentaciones.

Jon Thomas, en su blog Six Minutes, insiste en la necesidad de preparar la presentacin antes de abrir el Powerpoint, en la entrada Stop, Prepare, then Powerpoint (en ingls).

Amazon Studios ha lanzado la aplicacin online gratuita Storyteller para crear fcilmente un guin grfico o storyboard de nuestra presentacin: http://studios.amazon.com/storyteller




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El mtodo de planificacin Beyond Bullet Points (BBP) En el ao 2004, el medicamento Vioxx de la farmacutica Merck fue retirado del mercado porque se sospech de importantes efectos secundarios que podan causar la muerte. Numerosos familiares de pacientes que haban fallecido tras tomar el medicamento demandaron a la farmacutica. El primer juicio se resolvi en Texas en 2005, y el jurado popular conden a Merck a pagar una compensacin a la viuda de Robert Ernst de 253 millones de dlares. Qu tiene que ver esta historia con la asignatura? Se dice que el abogado de la demandante, Mark Lanier, realiz una presentacin en la apertura del juicio nada habitual, ayudado con un Powerpoint, que fue muy efectiva y decisiva para ganar el juicio. La prensa dijo:

Mark Lanier habl durante casi 3 horas, con slo un pequeo descanso, sin notas, en un lenguaje gloriosamente simple, apoyando cada argumento con una diapositivas muy imaginativas, pero a la vez sencillas y fciles de entender Por el contrario, el abogado de la farmacutica ley toda su presentacin, usando unas diapositivas corporativas con extractos de documentos llenos de jerga mdica El jurado tuvo que elegir entre una historia simple, fcil de creer, cautivadora y llena de carga emocional o bien unos oscuros y soporferos datos.

Imagen: http://www.triallawyertips.com/2010/09/mark-laniers-quote-about-importance-of.html

La presentacin de Mark Lanier fue diseada por Cliff Atkinson, un consultor estadounidense especializado en el uso de Powerpoint en el mundo empresarial. Sus propuestas para conseguir presentaciones ms efectivas estn plasmadas en su libro Beyond Bullets Points (ms all de la lista de vietas), actualizado en su tercera edicin para trabajar con la versin 2010 de Powerpoint. Este libro recoge bsicamente un mtodo de planificacin de presentaciones, pensando sobre todo en el mundo empresarial, pero aplicable a casi cualquier tipo. Est expuesto como una receta, en varios pasos fciles de seguir, que nos asegura una presentacin eficaz. La estructura y planteamiento de la presentacin se plasma en primer lugar en una plantilla prediseada, proporcionada por el autor, que nos obliga a pensar en la audiencia y enmarcar nuestra presentacin en una historia que los involucre, consiguiendo de esta forma una presentacin ms eficaz y entretenida. Mediante un guion grfico (storyboard) se planifica tambin el aspecto de las diapositivas.



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El punto de partida para planificar una presentacin segn Cliff Atkinson es plantearla como una historia en la que la audiencia sea la protagonista, una forma muy efectiva de engancharlos desde el principio. Despus de todo, la humanidad ha usado principalmente las historias como forma de transmitir el conocimiento (no slo de entretener), mucho antes de inventarse la escritura. Adems, una historia puede aportar una carga emocional que ayuda a la comprensin y el recuerdo del mensaje.

Imagen: Renu Parkhi http://www.flickr.com/photos/focus2capture/639187177/

Pero no es fcil encontrar la historia en toda presentacin. Cliff Atkinson nos lo facilita recurriendo a formatos bsicos de historias que ilustran situaciones o planteamientos tpicos que nos podemos encontrar en una presentacin. Un formato sencillo y til para muchos tipos de presentaciones puede ser el siguiente, que implica pensar en cinco aspectos concretos:

1. El contexto: Un posicionamiento general de cmo es la situacin actual en relacin con el tema del que vamos a hablar, pero siempre pensando desde el punto de vista de la audiencia. No es por tanto un estado del arte cientfico-tcnico de un tema concreto, sino la situacin de los que escuchan respecto a ese tema. Este punto puede asimilarse al planteamiento de la historia en una estructura argumental.

2. Papel de la audiencia: es fundamental involucrar a la audiencia en la historia, por lo tanto debe aclararse qu pintan ellos en todo esto. Si no somos capaces de hacer explcito este papel, no van a sentirse involucrados.

3. Punto A: Concretamos el contexto de partida anterior como una situacin para la audiencia que no es ideal y quisiramos mejorar (ayudados con nuestra presentacin, por supuesto). Es la idea de conflicto o nudo en la historia. Si no existe un problema que la presentacin ayude a resolver, cul puede ser su inters en escucharnos?

4. Punto B: Es la situacin ideal a la que queremos llegar, que mejora la situacin de partida. Se corresponde con el desenlace de la historia.

5. Llamada a la accin: responde a la pregunta Cmo llegamos del punto A al punto B?. Es el conjunto de acciones o pasos que nos llevarn al desenlace deseado.

La idea es que cada uno de estos aspectos va a ser nombrado (posiblemente con ayuda de alguna diapositiva que lo ilustre) al principio de la presentacin, ayudando a captar y mantener el inters de la audiencia. No es fcil encontrar y verbalizar ideas para ello, y depender del tipo de presentacin. Si el objetivo es persuadir (de que compren algo, realicen una accin, tomen una decisin ) es fcil encontrar estos aspectos: el punto A de partida destaca los



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aspectos negativos de no tener ese producto o realizar esa accin; el punto B (desenlace) es la situacin ideal que se encontrarn cuando tengan el producto o hayan tomado la decisin; mientras que la llamada a la accin suele estar tambin clara, tal como compren mi producto, o colaboren con esta ONG. En las presentaciones con el objetivo de educar o simplemente informar no es tan fcil involucrar a la audiencia, pero siempre nos queda un ltimo recurso: el punto A de partida es el de ignorancia sobre ese tema concreto tan importante para ellos, el punto B se centrara en las ventajas de conocer o estar informados sobre ese tema, mientras que la llamada a la accin sera algo como estad atentos los prximos 50 minutos para llegar a entender los aspectos bsicos de .

Pero lo mejor es mostrar algn ejemplo. La presentacin del juicio comentado al comienzo de este punto podra plantearse de la siguiente forma:

Contexto: Robert Ernst est muerto.

Papel de la audiencia: Ustedes, el jurado, deben analizar las pruebas y llegar a un veredicto.

Punto A: No est claro quin ha sido el culpable.

Punto B: Hacer justicia.

Llamada a la accin: Acten como los detectives de CSI, sigan las pistas y analicen las pruebas que apuntan a la culpabilidad de la farmacutica Merck.

Otro ejemplo: Imaginemos que trabajamos en una consultora que ayuda a las empresas (concretamente a bancos y cajas) a reducir sus costes de operacin. Tenemos una reunin con directivos de, digamos, el Banco de Santander, y les queremos convencer (persuadir) de que nos contraten. Un planteamiento de como iniciar la presentacin podra ser:

Contexto: Los beneficios estn bajando en todo el sector.

Papel de la audiencia: El Banco de Santander no es ajeno a estos problemas y est preocupado por sus costes.

Punto A: Hay muchos costes y no est claro cmo mejorarlos.

Punto B: Queremos reducir los costes un 5%.

Llamada a la accin: Contrata nuestros servicios de auditora para reduccin de costes y lo conseguiremos.

Otra situacin puede ser una reunin interna en una empresa con el grupo de trabajo en un proyecto para determinar cmo seguir con su ejecucin. El planteamiento en este caso podra ser:

Contexto: Tenemos en marcha el proyecto Aplicacin Office para Android para nuestro cliente Microsoft que est ejecutado aproximadamente a la mitad.

Papel de la audiencia: Estamos trabajando duro pero tenemos algn problema que nos impide llegar al final.

Punto A: Hay varios obstculos en el camino.

Punto B: Conseguiremos superarlos y completarlo con xito en plazo.



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Llamada a la accin: Discutamos estos problemas y sus posibles soluciones.

Finalmente, un ejemplo para una presentacin en la que el propsito es educar o informar. Imaginemos una clase de universidad sobre presentaciones. Podra ser algo as:

Contexto: Los profesionales del siglo XXI se enfrentan a importantes retos de comunicacin en las empresas, con compaeros, clientes, jefes

Papel de la audiencia: Cuando te grades y empieces a trabajar, te enfrentars a esta dura realidad, y no sabrs como afrontar una presentacin importante.

Punto A: Antes me muero que tener que hablar en pblico.

Punto B: Es posible afrontar una presentacin con seguridad y confianza.

Llamada a la accin: Presta atencin los prximo minutos y descubrirs tcnicas bsicas para afrontar una presentacin.

Con este planteamiento, ya tenemos hecho el comienzo de la presentacin e incluso podemos imaginarnos las primeras cinco diapositivas: sern una copia o resumen del texto que hemos pensado, completadas con una imagen o fotografa que ilustren cada aspecto: el contexto, la audiencia, el punto de partida

El siguiente paso que propone Cliff Atkinson para planificar la presentacin es pensar en su desarrollo. Segn este autor, un problema importante es no saber diferenciar lo importante de lo accesorio, y una adecuada planificacin debe clarificarlo. Nos propone pensar en los puntos realment

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