Presentación Fase 1
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Fase I: Requerimientos del cliente
Sistema de información Uffice™
para la empresa Planet Pizza
Servicio nacional de aprendizaje SENA
Centro industrial y de desarrollo empresarial Soacha
Avances del proyecto
Soacha
2013
Programa
Análisis y desarrollo de sistemas de información
Ficha 435119
GAES 2
Geraldine Vargas
Juan Pablo Torres
Junior Ruiz
Alexander López
Alejandro Corredor
Instructor:
Nelson Yesid Reino Calderón
Contenido
Definición de
negocioProblemátic
a
Factibilidad
Recolección
de
información
Requerimiento
sProducto
Definición de negocio
Planet Pizza
Intr
oducció
nEsta presentación dará a conocer algunas soluciones del
sistema de información que se implantará en la empresa
Planet Pizza.
Se mostrará el funcionamiento del negocio y su
definición, los métodos de recolección de información
utilizados para cada área y los requerimientos del sistema
de acuerdo al análisis previo de la información.
También daremos a conocer el producto Uffice que será el
sistema que se implantará en la empresa.
Definic
ión d
e
Negocio
Planet Pizza es una empresa comercializadora y
productora de alimentos, dedicada a la
elaboración y venta de pizzas con ingredientes de
primera calidad, teniendo como compromiso
superar las expectativas del
consumidor, brindándole y garantizándole, la
mejor pizza del sector.
Definic
ión d
e
Negocio
MisiónEn Planet Pizza trabajamos para ofrecer la mejor pizza con los
mejores ingredientes, acompañado de una experiencia de compra
inolvidable con un excelente servicio al cliente.
VisiónSiguiendo los lineamientos de la corporación, Planet Pizza quiere
ser no sólo una nueva opción para comer pizza, quiere que su
excelente servicio al cliente, la calidad de sus productos y la
simplicidad del menú, sean los motores de distinción para ser la
más rica alternativa a la hora de comer pizza en la región.
Justificació
nLos sistemas automatizados son la mejor herramienta a la
hora de procesar y organizar gran cantidad de datos, de
otra forma los datos procesados serían menos confiables.
En este orden, el sistema propuesto es una herramienta
confiable para el manejo y manipulación de información de
la empresa.
El diseño propuesto en esta investigación, que se presenta
de manera digitalizada tiene la finalidad de mejorar el
proceso de control y registro para las operaciones clave de
la empresa, y por ende respaldar de manera eficaz y
confiable los datos que se generan y suministran por parte
de las personas que laboran en Planet Pizza, que permiten
al usuario manejar el sistema, realizar tareas de manera
rápida, evitando así pérdida de tiempo.
Ob
jetivo
Ge
nera
l Implementar una solución de software para la
empresa Planet Pizza que permita la gestión de la
información de sus distintos departamentos
internos y de sus locales comerciales
Obje
tivos
Específic
os
• Identificar los problemas, oportunidades,
objetivos y procesos de la empresa a través de
métodos de recolección de información.
• Analizar la información recolectada y tomar los
datos claves de los procesos para identificar
alcances, limitaciones y presentar un análisis
costo-beneficio de las alternativas, planteando
las recomendaciones para el sistema.
Obje
tivos
Específic
os
• Diseñar el sistema de información basado en
los requerimientos, teniendo en cuenta los
procedimientos precisos y el acceso efectivo.
• Desarrollar el sistema de la manera más
precisa basándonos en el diseño y
documentando su programación.
Obje
tivos
Específic
os
• Realizar pruebas del software con el personal
involucrado para detectar y corregir fallas en el
sistema.
• Implantar el sistema dentro de la
organización, adiestrar a los usuarios y
mantener el software.
Oport
unid
ad
De N
egocio
• Será un sistema de información que se adaptará
fácilmente a los estándares requeridos por las empresas
productoras y comercializadoras de alimentos, mercado
que poca oferta de tecnología tiene.
• Además el sector de Software en Colombia ha reportado
un crecimiento sostenible durante los últimos años en
términos de ingreso, exportaciones, participación de
mercado y calidad de los servicios.
Problemática
Planet Pizza
Pro
ble
mátic
a• Evaluación de necesidades en general:
– Desorientación contable
– Desorganización de nomina
– Sin actualización de inventarios
– Desinformación en producción
– Baja calidad
– Falta de detalles en facturación
Solu
ció
n• Solución:
– Software para registros contables
– Nómina integral y digitalizada
– Inventario al día a través de un sistema oportuno
– Calidad de producción
– Facturación a la altura
Mapa de
Procesos
Proceso Gerencial Proceso de Calidad Proceso de Extensión
Compra
• Insumos
Abastecimiento
• Inventario
Producción
• Producto terminado
Venta
• Facturación
Calidad : Inspección – Control – Producto conforme – Servicio al cliente
Norm
as • Normas para
proveedores
• Selección de personal
• Infraestructura
• Salubridad y bioseguridad
Ele
mento
s • Materias primas
• Orden y normas
• Capacitación
• Documentación Bie
nesta
r
• Satisfacción del cliente
• Gestión social
• Talento humano
• Promoción
Facto
res E
xte
rnos • Comunicaciones
• Gestión legal
• Recursos tecnológicos
• Gestión ambiental
Financiero
• Contabilidad
• Nomina
Logístico
• Mantenimiento
• Distribución
Humano
• Contratación
• Normatividad
Mercadeo
• Precio
• Publicidad
• Promoción
Cli
en
te:
Cu
bri
r n
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es
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Compra
• Insumos
Abastecimiento
• Inventario
Producción
• Producto terminado
Venta
• Facturación
Calidad : Inspección – Control – Producto conforme – Servicio al cliente
Norm
as • Normas para
proveedores
• Selección de personal
• Infraestructura
• Salubridad y bioseguridad
Ele
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s • Materias primas
• Orden y normas
• Capacitación
• Documentación Bie
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• Satisfacción del cliente
• Gestión social
• Talento humano
• Promoción
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rnos • Comunicaciones
• Gestión legal
• Recursos tecnológicos
• Gestión ambiental
Financiero
• Contabilidad
• Nomina
Logístico
• Mantenimiento
• Distribución
Humano
• Contratación
• Normatividad
Mercadeo
• Precio
• Publicidad
• Promoción
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Recolección de información
Planet Pizza
Gerencia
Contabilidad
Nómina
Inventarios
Producción
Facturación
Áre
as
Org
anig
ram
aGerente
Contabilidad
Contador
Auxiliar Contabilidad
Auxiliar Contabilidad
AuxiliarContabilidad
Nomina
Auxiliar de Nómina
Auxiliar de Nómina
Inventarios
Asistente de Inventarios
Asistente de Inventarios
Operador Logístico
OperadorLogístico
Facturación
Aux de Facturación
Aux de Facturación
Aux de Facturación
Caja
Caja
Secretaria Facturación
Secretaria Contabilidad
Producción
Supervisor de Producción
Aux de Producción
Aux de Producción
Aux de Producción
Secretaria
Local 1
Gerente Local
Supervisor Producción
Auxiliar Producción
Auxiliar Producción
Auxiliar Facturación
Caja
Caja
Secretaria Local
Local 2
Gerente Local
Supervisor Producción
Auxiliar Producción
Auxiliar Producción
Auxiliar Facturación
Caja
Caja
Secretaria Local
Gere
ncia
Gerencia: Excel y Correo
Problemática
Muchas veces no sabe lo que gerencia.
No tiene control del negocio.
Solución
Desea que cada departamento le suministre
información integral y oportuna.
Gere
ncia
Humberto Albarracín
Gerente General
Juliana Salazar
Gerente Local Usaquén
María Barbosa
Secretaria
Miller Ramos
Gerente Local Chapinero
Lady Quintero
Secretaria
Juliana Bustos
Secretaria de Gerencia
Gere
ncia
Entrevista.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 7:00 a.m.
Cliente: Humberto Albarracín
Cargo: Gerente general
Duración: Media hora
Gere
ncia
Modelo.
Gere
ncia
Conclusión:
Se identificó las necesidades del gerente y
se logró el visto bueno por parte del staff
gerencial.
Conta
bili
dad
Contabilidad: Excel
Problemática
Quieren organizar el departamento
No llevaban contabilidad desde el principio (Eran
régimen simplificado)
Solución
Quieren actualizarse
Simplificar la contabilidad
Registrar correctamente pagos a proveedores
Registrar correctamente el pago de impuestos
Utilidades y costos exactos
Conta
bili
dad
Juan Díaz
Analista Financiero
Paulo Aranguren
Contador
Manuel Guerrero
Tesorero
Marcia Torres
Auxiliar Contable
Juan Castro
Auxiliar Contable
Andrea Ordoñez
Secretaria
Conta
bili
dad Cuestionario.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 12:00 m.
Cliente: Todos los integrantes del
departamento
Duración: Una hora
Conta
bili
dad
¿Si se cambia la contabilidad de la empresa, en su
manejo, en que área se notara más el cambio?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
En el área de nómina.
En el área de facturación.
En el área de inventario.
En el área de la contabilidad
misma.
Conta
bili
dad
¿Desea digitalizar el historial contable actual?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
Un 70 % Un 50 % Un 100 % Ninguna de las anteriores.
Conta
bili
dad
¿Cada cuanto causan la contabilidad?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
Por cada hecho económico
Al final del día, agrupando los hechos económicos de
la misma clase
Combina las anteriores
Conta
bili
dad
¿Los libros contables son cerrados en la misma fecha
de finalización del periodo?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Si Sí, pero con ajustes posteriores
No
Conta
bili
dad
¿Qué volumen de registros contables se realizan a
diario?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
Alto Medio Bajo
Conta
bili
dad Conclusión:
Se identificaron los procesos que se llevan
en el área, además de plantear soluciones
se busca digitalizar y facilitar el proceso del
área.
Nóm
ina
Nómina: Excel y Word
Problemática
No tienen un estimado real del personal en los
departamentos
Pago complicado
Auxilios no controlados
Comisiones sin control
Solución
Los pagos desean que sean en tiempo real
Organización de pago de porcentajes
Reorganización documental
Automatización de nómina
Nóm
ina
Andrés Pérez
Analista de Nómina
Luis Casas
Contratación
Lucía Gallego
Auxiliar de Nómina
Nóm
ina
Encuesta.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 1:00 p.m.
Cliente: Todos los integrantes del
departamento
Duración: Una hora
Nóm
ina
¿Cómo le gustaría ver la nómina ejecutiva y de
empleados?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. INTEGRADA b. DIVIDIDA
Nóm
ina
¿Qué periodos de pago de nómina usan?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. SEMANAL b. QUINCENAL c. MENSUAL
Nóm
ina
¿Cada cuanto realizan deducciones a la nómina para
pagos extralegales?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. SEMANAL b. QUINCENAL c. MENSUAL
Nóm
ina
¿Cómo se representan los pagos de préstamos en el
desprendible de pago de nómina?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. UN RECIBO APARTE b. DENTRO DEL DESPRENDIBLE DE NOMINA
Nóm
ina
¿Cómo desea mostrar los desprendibles de pago a los
empleados?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. POR CORREO b. EN FISICO c. VIA WEB
Nóm
ina
Conclusión:
Se identificaron las características de
diseño que desea el departamento de
nómina y a su vez se tiene una idea de la
nómina que esperan generar.
Inventa
rios
Inventario: Excel y manual (Kardex)
Problemática
Almacén PEPS
Surtido desactualizado
No hay control de productos
No hay clasificación de productos
No hay un cálculo de abastecimiento
Solución
Conductos regulares
Clasificación de bodegas e información de localización
Codificación de productos
Informe de productos en tiempo real
Aprovisionamiento
Inventa
rios
Patricia Suarez
Ingeniera Logística
Darío Caicedo
Inventario de Materias primas
Rodrigo Páez
Inventario de Producto terminado
Julián Mendoza
Operario Bodega
Martín Suarez
Operario Bodega
Inventa
rios Cuestionario.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 2:00 p.m.
Cliente: Todos los integrantes del
departamento
Duración: Una hora
Inventa
rios
Si el control del inventario es periódico ¿Con que lapso
realizan el inventario manual?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Día fijado Semanal Trimestral
Inventa
rios
¿Qué tipos de stocks maneja?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. Libre uso b. Control de calidad c. Bloqueado
Inventa
rios
¿A través de qué medios realizan el inventario
actualmente?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. Kardex b. libreta c. Excel d. Otros
Inventa
rios
¿Cómo codifican las devoluciones?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
a. Mismo código anulado
b. Código diferente anulado
c. No codifican
Inventa
rios
¿Desea obtener filtros de consulta respecto a precio-
referencia de productos?
0
0.5
1
1.5
2
2.5
A .Si B .no
Inventa
rios
Conclusión:
Se revisaron los procesos del área, desean
más allá de una reorganización.
Pro
ducció
nProducción: Manual, Excel y Word
Problemática
Producción descuadrada
Materiales sin fórmulas
Descontrol de personal productivo
Informes inexistentes
Despachos tardíos
No hay control de calidad registrado
Solución
Alertas en tiempo real de despachos
Sistematización de fórmula
Reportes de empleados
Autorizaciones de producción
Control de calidad sistematizado
Pro
ducció
nPablo
González
Ingeniero de Alimentos
Tomás Osorio
Supervisor de calidad
Diana Salgar
Auxiliar de cocina
Juan Cáceres
Auxiliar de cocina
Edith León
Horno
Emilio Chávez
Supervisor de calidad
Enzo López
Auxiliar de cocina
Andrea Parra
Horno
Ramón Zúñiga
Supervisor de calidad
Helena Silva
Auxiliar de cocina
Juan Ferreira
Horno
Pro
ducció
n Cuestionario.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 3:00 p.m.
Cliente: Todos los integrantes del
departamento
Duración: Una hora
Pro
ducció
n¿Cómo manejan los plazos de entrega?
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1. Diarios 2. Cada 3 días 3. Semanal
Pro
ducció
n¿Cree que el nuevo sistema de información le facilitará
los procesos?
0
1
2
3
4
5
6
A. Si B. No
Pro
ducció
n¿Cree que se le facilitará el uso del sistema de
información?
0
1
2
3
4
5
6
7
A. Si B. no
Pro
ducció
n Conclusión:
Se revisaron los procesos del área y se
definieron nuevos esquemas de
organización de planta para que quede
acorde al sistema de información
Factu
ració
nFacturación: Word, Excel, y vales
Problemática
Ventas:
Descripción incompleta de facturas
Proceso de facturación pobre
No hay un diseño estándar de factura
Poca información de mercadeo y ventas
Compras:
Facturación desorganizada
Desorden en reporte de pagos
No hay órdenes de compra consecutivas
Factu
ració
nFacturación: Word, Excel, y vales
Solución:
Ventas
Factura detallada, estandarizada y en tiempo real
Vista de ventas (CRM)
Información de productos
Canal de ventas online
Compras:
Organización y consecutivo de facturas entrantes
Información y alertas de pagos
Gran alcance
Factu
ració
nPedro Castro
Profesional en Mercadeo
Lucas Gil
Compras
Martha Mejía
Ventas en Concesión
José Lima
Auxiliar de Facturación
Teresa Escobar
Cajera
Laura Parra
Cajera
Gina Salazar
Auxiliar de Facturación
Sara Jaramillo
Cajera
Raquel Gaona
Cajera
Freddy Moreno
Auxiliar de Facturación
Sonia Pinto
Cajera
María Pradera
Cajera
Fanny Quintero
Secretaria
Factu
ració
n Encuesta.
Fecha: 22 de febrero de 2013
Hora: 4:00 p.m.
Cliente: Todos los integrantes del
departamento
Duración: Una hora
Factu
ració
n¿Qué porcentajes de descuentos manejan para los
clientes mayoristas?
0
1
2
3
4
5
6
a. Menos del 10%
b. 15% c. Más del 20% d. Depende de su compra
Factu
ració
n¿Cómo le gustaría seleccionar los artículos para
facturar?
0
1
2
3
4
5
6
a. Búsqueda por palabra b. Búsqueda por código c. Búsqueda por tipo
Factu
ració
n¿Desea utilizar una copia de la factura expedida para el
cliente de manera física?
5.4
5.6
5.8
6
6.2
6.4
6.6
6.8
7
7.2
a. Si b. No
Factu
ració
n¿Le gustaría que en la factura que utilice este visible su
tipo de régimen?
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
a. si b. no
Factu
ració
n¿Le gustaría manejar un diseño distinto al de la factura
actual?
0
2
4
6
8
10
12
a. Si b. No
Factu
ració
n
Conclusión:
La facturación será un proceso crucial
dentro de la sistematización, la
identificación de necesidades resolvió que
debe ser más elaborada.
Requerimientos
Planet Pizza
Re
qu
erim
ien
tos fu
ncio
na
les• Nómina impecable
• Informes de pagos
• Agilización de contratación
• Productos organizados
• Consulta de referencias
• Alertas de productos
• Informes de pedidos
• Generación de informes
• Alertas de pagos y cobros
• Reportes contables
organizados
• Administración de ordenes
de producción
• Control de producto
terminado
• Interconectividad
• Fórmulas de producción
• Procesos de calidad
• Informes de áreas
• Eliminación de retrabajos
• Reportes detallados
• Acceso multiárea
• Facturación óptima
Req
ue
rimie
nto
s n
o
fun
cio
nale
s• Confiabilidad
• Usabilidad
• Seguridad
• Operatividad
• Adaptabilidad
• Rendimiento
Req
ue
rimie
nto
s n
o
fun
cio
nale
sMínimo:
• Windows 7 Enterprise
• Intel Core 2 duo 1.8 Ghz
• RAM: 2 GB
• HDD: 320 GB
• Red: Gigabit 10/100/1000
Ideal:
• Windows 8 Enterprise
• Intel Core i3 2.3 Ghz
• RAM: 4 GB
• HDD: 1 TB
• Red: Gigabit 10/100/1000
Equipos
Req
ue
rimie
nto
s n
o
fun
cio
nale
sHP Proliant ML 350 6 Gen
• Windows server 2012
• Intel Xeon 2 Proc. 6 nucleos
• RAM: 16 GB
• HDD: 4 TB RAID 1 + 0
• Red: 2 controladoras de Red Gigabit
Servidor
Servidor Base de datos Servidor Uffice
Supersistema
Otros servidores
Firewall
Squid – LDAP - Kerberos
Router Cisco
Internet
Conexión WAN y VPNSucursal 1
Router Cisco
Switch Cisco Gigabit
Equipos e Impresoras
Terminales
Sucursal 2
Router Cisco
Switch Cisco Gigabit
Equipos e Impresoras
Terminales
Sede Principal
Switch Cisco Gigabit
Equipos
Impresora en red
Terminales
Req
ue
rimie
nto
s n
o
fun
cio
nale
sRed
Req
ue
rimie
nto
s d
e d
om
inio
• Optimizar los procesos de la empresa
con el sistema de información
• Organizar la producción y el personal de
la empresa
• Reducir papel y costos de la empresa
• Agilizar procesos y flujo de la
información
• Calidad
• Comunicación efectiva
Factibilidad
Planet Pizza
Alc
ances
Este será un sistema de información que
automatizará los procesos de una empresa
dedicada a la producción y comercialización de
alimentos.
Dicho sistema será desarrollado por el grupo
ADSI ficha No. 435119 GAES No. 2.
Alc
ances
El sistema permitirá a los encargados de la
empresa controlar todo lo relativo a la gestión
contable, nómina, inventario, facturación, produc
ción y calidad. Además, también permitirá a los
clientes realizar pedidos a domicilio a través de la
página web y realizar un seguimiento de sus
pedidos.
Lím
ites
• La compañía no cuenta con los medios
tecnológicos para la implantación inmediata
del sistema.
• La expectativa de los usuarios gerenciales es
reacia hacia el cambio
Factib
ilidad
Técnic
a
• La empresa no cuenta con la cantidad de
equipos requeridos para la puesta en marcha
del sistema de información.
• No hay una red estructurada ni servidor.
• Se debe hacer una adquisición de tecnología.
Factib
ilidad
Económ
ica
• La empresa de acuerdo a la información
suministrada por contabilidad cuenta con los
recursos para invertir en el sistema de
información
• La línea de desarrollo se irá hacia el gasto de
la compañía, excepto el módulo de producción
que irá al costo
• Se debe demostrar la ganancia del sistema de
información
Factib
ilidad
Hum
ana
• La mitad de los empleados no ha manejado
sistemas de información empresariales, la otra
mitad está altamente capacitada
• Los jefes de área iniciaron capacitación de
informática
• La parte de producción tomará más acciones
en pro de mejorar el sistema
Factib
ilidad
Socio
polític
a• Se trabajarán con tecnologías libres
• La legalidad vigente se adaptará al sistema
(Factores externos)
• Se empleará encapsulamiento de código
• El impacto al medio ambiente será positivo
• El sistema de información será de propiedad
del GAES no. 2
Producto
Planet Pizza
De
fin
ició
nUffice es un software que cumple con las
funciones tales como:
• Administración Financiera y Contable
• Nómina
• Inventarios
• Facturación
• Producción
So
lució
nERP
Contabilidad
Nómina
Inventarios
POSSucursales
MRPProducción
CRMVentas
ER
PEl sistema permitirá al personal ser más
productivo, también permitirá que se adapten a
medida que la empresa crezca, al tiempo que le
proporcionará perspectivas necesarias para
responder con rapidez a eventualidades.
• Va más allá de la contabilidad básica, a través
de finanzas y operaciones mejoradas.
• Estará en marcha rápidamente gracias a las
funcionalidades estándar.
MR
PEste calculará la necesidad bruta para el nivel
más elevado de la lista de materiales
basándose en los pedidos de ventas y
demandas independientes.
Calculará también la necesidad bruta de los
niveles más bajos de la lista de materiales
bajando las demandas superiores de neto a
través de la estructura de la lista de materiales.
Los niveles dependientes pueden tener sus
propias demandas independientes, como
pedidos de ventas y pronósticos.
CR
MSerá un servicio que le permitirá organizar toda
la información de los clientes y controlar el
trabajo que realizan en ventas, esto en pro de
conseguir:
• Fidelización
• Mayor nivel de ventas
• Concepto de clientes
• Vendedores efectivos
• Servicio al cliente
PO
SSerá el conjunto de Hardware y Software que
interactuará permitiendo la
programación, control y ejecución de las
funciones inherentes al punto de venta, tales
como:
• Emisión de tiquetes
• Facturas
• Comprobantes
• Notas crédito
• Notas débito
• Códigos
GRACIAS
