Especificaciones Portal de Proveedores

Especificación Funcional

Descripción de la funcionalidad requerida.1) Se requiere que los Proveedores de Grossman puedan accesar a un Portal donde podrán ver el estatus en que se encuentran sus facturas ya sea que estén Pagadas o Pendientes de Pago.

Diagrama Conceptual de la Solución.

2) En la funcionalidad del desarrollo se requiere que al Accesar al Portal se aplique un esquema de seguridad que no permita el acceso a Proveedores que no estén dados de Alta y Activos en la Base de Datos de SAP el Proveedor deberá tener estatus de No bloqueado ni Marcado para Baja.

En el documento Módulo Seg. Se describe el Proceso de Seguridad de Acceso.

3) En base al Esquema de Seguridad que indica que el Proveedor deberá estar dado de Alta en la Base de Datos de Proveedores entonces se requiere que la Tabla de Proveedores siempre este actualizada en las tablas del Portal, para que al darse de Alta un Proveedor en el Portal validar lo siguiente.

a) El Proveedor existeb) El Proveedor esta Activo ( no Bloqueado ni Marcado para Baja)

4) En base a la Definición de Grossman se determinaran las Opciones de Selección para el Proveedor y la Información que será desplegada conforme a la Selección.

DOCUMENTAR

5) La navegación en el Portal de Proveedores será especificada por Grossman o se le debe proporcionar un diagrama de navegación de pantallas en el Portal para que este de acuerdo en la forma que el Portal entregara su información al Proveedor.

DOCUMENTAR

Especificación Técnica

Diagrama Técnico de la Solución.

A continuación se Presenta un Diagrama Técnico de la Solución.

Especificaciones para la Extracción de Tablas de SAP y Carga a Tablas del Portal.

A continuación se detalla el Proceso de Extracción de SAP para la Carga de Tablas en el Portal.

Las tablas de SAP que serán utilizadas son las siguientes:

T001 – Sociedades (Datos de la Sociedad)LFA1 – Maestro de Proveedores (Datos Generales)LFB1 – Maestro de Proveedores (Datos de Sociedad)

BSAK – Facturas PagadasBSIK – Facturas no PagadasT003 – Descripción de las Clases de DocumentosREGUH – Datos de Pago del Programa de PagosREGUP – Posiciones Tratadas del Programa de PagosPAYR – Medios de Pago

1) Proceso de Extracción de la tabla T001 - Sociedades

El programa de Extracción deberá de Trabajar en Base a una Pantalla de Selección que le permita al usuario seleccionar las Sociedades que quiera que se desplieguen en el Portal, se debe considerar que los Proveedores pueden Vender a una Sociedad y ser Pagados por Otra, cuando el Proveedor accese al portal deberá seleccionar la Sociedad a la que Entrego su Factura

El proceso de Extracción deberá ejecutarse en Proceso de Fondo u Opcional por el usuario para que se genere la Tabla ZFI_PRT_SOCIEDADES, es conveniente que se agregue un control en el Programa Extractor para determinar si la Tabla ZFI_PRT_SOCIEDADES tuvo cambios, si no que el Archivo de Sociedades no se genere y por lo mismo no se transfiera para el Portal.

La tabla ZFI_PRT_SOCIEDADES será transferida únicamente si se hubo cambios en la misma, esto lo tiene que controlar el JOB que ejecuta el FTP hacia el Servidor del Portal, esto se hace con el fin de no transferir archivos que tienen poco o nulo cambio por periodos muy largos.

A continuación se muestran los campos que deberá contener la tabla ZFI_PRT_SOCIEDADES.

2) Extracción de Tabla LFB1 – Proveedores por Sociedad

La tabla LFB1 contiene la Relación Sociedad / Proveedor y es de donde se iniciara el Primer Paso para la Extracción de los Datos Maestros del Proveedor.

Desplegado de la Tabla con Nombres Técnicos

La definición de los Campos a Extraer de esta tabla la define Grossman.El Proceso de Extracción funcionara como se describe a Continuación:

En base a la Tabla ZFI_PRT_SOCIEDADES, leer TODOS los registros de la tabla LFB1 en base a la Sociedad y extraer los registros que correspondan con la misma Sociedad de LFB1 y cargarlos en la Tabla ZFI_PRT_PROV_SOC el Proceso debe de presentar una Pantalla de Selección para la ejecución de la Extracción y debe considerar lo siguiente:

¿ Seleccionar Registros Bloqueados para Contabilidad ?

¿ Seleccionar Registros con Petición de Borrado ?

¿ Seleccionar Registros Bloqueados ?

Al final del Proceso de Extracción tendremos la tabla ZFI_PRT_PROV_SOC que contiene todos los Proveedores que le Venden a la Sociedad, un mismo Proveedor puede existir para diferentes Sociedades con el MISMO NUMERO de Proveedor.

3) Extracción de Tabla LFA1 – Datos Generales del Proveedor

La tabla LFA1 contiene los Datos Generales del Proveedor, es de donde serán tomados los datos para Verificar que correspondan a su Documento de Factura, o en el caso de la Factura Electrónica son los que se grabaran en la Cadena para el .XML

Nombres Técnicos

Los datos que se requieren deben ser Confirmados con Grossman, los que se muestran son los que recomienda IBS.DOCUMENTAR.

El Proceso de Extracción de LFA1 funcionara como se describe a Continuación:

En base a la tabla ZFI_PRT_PROV_SOC se debe tomar el campo LIFNR y accesar a la Tabla LFA1 – Datos Generales de Proveedores, extraer los Campos que se hayan definido y cargarlos en la Tabla ZFI_PRT_PROVEEDORES, al final del proceso se tendrán todos los Proveedores pertenecientes a las Sociedades Correspondientes, debido a que un MISMO NUMERO de Proveedor puede existir para Diferentes Sociedades, se debe validar que si el Número de Proveedor YA EXISTE en la Tabla ZFI_PRT_PROVEEDORES, solo se actualizaran los Campos, por si ocurrió algún cambio en los datos de la tabla LFA1, el Proceso debe de presentar una Pantalla de Selección para la ejecución de la Extracción y debe considerar lo siguiente:

MUY IMPORTANTE. Control para el Portal, se requiere un Proceso de Actualización desde el Portal de Proveedores hacia la Tabla ZFI_PRT_PROVEEDORES para actualizar un campo en esta tabla que nos indique que el Proveedor se DIO DE ALTA en el Portal, esto es con el fin de Extraer y Mandar al Portal solo los Registros de Facturas Pagadas y no Pagadas de los Proveedores Activos en el Portal, SE PUEDE CONSIDERAR enviar la Tabla completa desde el Portal hacia SAP para validar que proveedores están activos al momento de la extracción.

Tipo de Acreedor / Proveedor

Grupo de Cuentas

NOTALos Campos Nombre 1, Nombre2, Nombre 3 y Nombre 4 deberán concatenarse para pasarlos a la Tabla correspondiente en la Base de Datos del Portal ya que SAP lo maneja en campos separados.

4) Extracción de Tabla T003 – Clases de Documento

La tabla T003 contiene las Clases de Documento de esta Tabla se deberán seleccionar las Clases de Documento que se podrán Consultar en el Portal, los documentos Estándar de SAP para Proveedores son los que se Muestran en la imagen que esta al final de este párrafo, adicionalmente si la Empresa Cuenta con la Verificación Factura desde la Transacción

MIRO o MIRA y la Anulación con la Transacción MR8M se pueden generar otras Clases de Documentos como los que se muestran a continuación:

Documentos Estándar para ACREEDORES

NOTA

No en todas las Empresas se utilizan los Documentos Estándar de SAP, por lo mismo el Programa Extractor de las Clases de Documentos debe Solicitar que Clases se Utilizan para la Operación con Proveedores.

El Proceso de Extracción de T003 funcionara como se describe a Continuación:

El programa Extractor debe solicitar las Clases de Documentos que se utilizaran en el Portal de Proveedores, en base a la selección de documentos accesar a la Tabla T003 leer las Clases seleccionadas y cargar la Tabla ZFI_PRT_CLASDOC es conveniente que se agregue un control en el Programa Extractor para determinar si la Tabla ZFI_PRT_CLASDOC tuvo cambios, si no que el Archivo de Clases de Documento no se genere y por lo mismo no se transfiera para el Portal.

La tabla ZFI_PRT_CLASDOC será transferida únicamente si se hubo cambios en la misma, esto lo tiene que controlar el JOB que ejecuta el FTP hacia el Servidor del Portal, esto se hace con el fin de no transferir archivos que tienen poco o nulo cambio por periodos muy largos.

5) Extracción de Tabla BSIK – Partidas Abiertas de Proveedores (No Compensadas)

La tabla BSIK contiene las Partidas Abiertas también se les conoce como Partidas no Compensadas, tratándose de los Documentos Facturas (KR, RC) si están en esta Tabla es porque NO se han pagado.

Para los nombres técnicos de los campos se anexara un listado de la Tabla BSIK con las especificaciones de sus campos.

Es muy importante que Grossman especifique que campos serán requeridos en el Portal y las Clases de Documento que deberán desplegarse.

El Proceso de Extracción de BSIK funcionara como se describe a Continuación:

El Programa Extractor deberá tomar como base la tabla ZFI_PRT_PROV_SOC y con los Campos de SOCIEDAD – BUKRS y el de ACREEDOR – LIFNR accesar la Tabla BSIK todos los registros que se lean de la BSIK deberán verificarse con la CLASE DE DOCUMENTO – BLART contra la Tabla de Clases de Documento ZFI_PRT_CLASDOC si la CLASE DE DOCUMENTO si se encuentra en la tabla de Clases de Documento, entonces se deberá grabar un Registro en la Tabla ZFI_PRT_FA_NO_PAGADAS, esta mecánica funcionara siempre y cuando se quieran incluir TODAS las Clases de Documento que se tengan en la Tabla ZFI_PRT_CLASDOC.

Si solo se quieren Incluir Clases de Documento Específicos por ejemplo solo Facturas y Anticipos, entonces lo mejor es que el Programa Extractor solicite las Clases de Documentos que serán extraídos de la Tabla BSIK.

6) Extracción de Tabla BSAK – Partidas Compensadas de Proveedores (Ya Pagadas))

La tabla BSAK contiene las Partidas Compensadas también se les conoce como Partidas ya Pagadas en el caso de Facturas o de Anticipos a Proveedores, (KR, RC) si están en esta Tabla es porque YA se pagaron.

Para los nombres técnicos de los campos se anexara un listado de la Tabla BSAK con las especificaciones de sus campos. Es muy importante que Grossman especifique que campos serán requeridos en el Portal y las Clases de Documento que deberán desplegarse.

El Proceso de Extracción de BSAK funcionara como se describe a Continuación:

El Programa Extractor deberá tomar como base la tabla ZFI_PRT_PROV_SOC y con los Campos de SOCIEDAD – BUKRS y el

de ACREEDOR – LIFNR accesar la Tabla BSAK todos los registros que se lean de la BSAK deberán verificarse con la CLASE DE DOCUMENTO – BLART contra la Tabla de Clases de Documento ZFI_PRT_CLASDOC si la CLASE DE DOCUMENTO si se encuentra en la tabla de Clases de Documento, entonces se deberá grabar un Registro en la Tabla ZFI_PRT_FA_YA_PAGADAS, esta mecánica funcionara siempre y cuando se quieran incluir TODAS las Clases de Documento que se tengan en la Tabla ZFI_PRT_CLASDOC.

Si solo se quieren Incluir Clases de Documento Específicos por ejemplo solo Facturas y Anticipos, entonces lo mejor es que el Programa Extractor solicite las Clases de Documentos que serán extraídos de la Tabla BSAK.

7) Extracción de Tabla REGUH Datos del Programa de Pagos

En esta tabla se encuentra la Cabecera del Documento de Pago que se genera en el proceso de la F110 la Tabla REGUP contiene el detalle de las partidas pagadas.

8) Extracción de Tabla REGUP Datos del Programa de Pagos

En esta tabla se encuentra el Detalle de los Documentos Pagados, la suma de todos los documentos da el total del Pago en la Tabla REGUH

9) Extracción de Tabla PAYR – Medios de Pago

En esta tabla se encuentra el Número de Cheque con el que se ejecuto el Pago correspondiente al Documento de Pago.

Diagrama de Flujo del Portal de Proveedores

A continuación se muestra el Diagrama de Flujo general del Portal, cada elemento en el Diagrama es una acción en la Ejecución y Control de Procesos del Portal mismo (Software).

Detalles Técnicos del Desarrollo.

Relación de Tablas SAP / Programas ABAP / Tablas de Extracción / JOBs para FTPs / Programas de Carga a Base de Datos del Portal / Tablas en Base de Datos del Portal.

Cuando la Relación este completamente terminada y aceptada por Grosman, se insertara como objeto en este documento.

INSERTAR EXCEL

Mapeo de Tablas de SAP Vs. las Tablas de la Base de Datos del Portal.

Cuando la Relación este completamente terminada y aceptada por Grosman, se insertara como objeto en este documento.

INSERTAR EXCEL

****** Fin del Documento ******