Manual Prove Ed Ores BAVARIA

Manual para proveedores

ContenidoCAPTULO I 1. Introduccin 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 Sobre Bavaria S.A. Breve resea historica de Bavaria Qu es Bavaria S.A. Nuestra visin Nuestra misin Nuestros valores Sobre SABMiller PLC Vicepresidencia Cadena de Abastecimiento Divisin de Compras Divisin Gestin de Proveedores Divisin Planeacin Materiales Divisin Planeacin Demanda y Capacidad Divisin Planeacin Operaciones Divisin Desarrollo Cadena de Abastecimiento

CAPTULO II 2. Orientacin sobre el presente manual 2.1 Objetivo

2.2 2.3 2.4

Alcance Cmo y cundo emplearlo Control de las versiones

CAPTULO III 3. Trminos y definiciones

CAPTULO IV 4. Pautas ticas para proveedores

CAPTULO V 5. Posicin de SABMiller frente al desarrollo sostenible 5.1 5.2 Compromisos de SABMiller con las compras responsables. Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en nuestra cadena de abastecimiento

5.2.1 El desarrollo Sostenible como un todo en nuestra cadena de abastecimiento 5.2.2 Derechos humanos fundamentales

CAPTULO VI 6. Lineamientos bsicos para proveedores en Bavaria 6.1 Inscripcin, clasificacin y segmentacin de proveedores

6.1.1 Inscripcin 6.1.2 Clasificacin 6.1.3 Segmentacin de proveedores 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.4 Comit estratgico de proveedores Proceso de compra Solicitud de pedido Peticin y precentacin de ofertas Adjudicacin y rdenes de compra pedidos Entrega de materiales Verificacin de facturas Pago a proveedor Evaluaciones a los proveedores

6.4.1 Evaluacin de procesos a proveedores 6.4.2 Evaluacin de desempeo de proveedores 6.5 6.6 6.7 Anlisis de la capacidad de proveedores Programas de mejora PMP Programa de productividad CIPRES

6.8 6.9 6.10

tica y desarrollo sostenible Certificacin de proveedores Premiacin de proveedores

CAPTULO VII 7. Reuniones y convencin de proveedores CAPTULO VIII 8. Portal de proveedores 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Mdulo adquisiciones Mdulo estado de cuenta Mdulo informacin general Mdulo evaluacin de desempeo Mdulo aprovisionamiento

CAPTULO IX 9. Anexos 9.1 9.2 9.3 Anexo 1: Manual de contratistas Anexo 2: Formulario de inscripcin para pago electrnico Anexo 3: Poder especial para autorizacin de pagos a terceros


CAPTULO I

1. INTRODUCCINn Bavaria S. A., los proveedores son socios de negocios y parte integrante de nuestros procesos de trabajo; por esta razn, con el propsito de fortalecer la comunicacin y el entendimiento mutuo, se elabor este Manual de Proveedores. De igual forma, este documento tiene como propsito poner en conocimiento de todos los proveedores, las mejoras que Bavaria S. A., viene implementando en todos sus procesos, para operar con estndares de clase mundial que tiendan a la satisfaccin de sus clientes y a la integracin de sus proveedores como socios de negocios. En consecuencia, del cumplimiento de estos objetivos que persigue nuestro modelo de gestin de cadena de suministro, agradeceremos tomar la debida nota de los lineamientos bsicos y recomendaciones presentados en este Manual de Proveedores, los cuales buscan alcanzar objetivos comunes, fortalecer nuestras relaciones comerciales, mantener comunicaciones claras, giles, frecuentes, y as lograr beneficios para las partes, para lo cual es imprescindible su colaboracin.

E

10

1.1 Sobre Bavaria S.A.1.1.1 Breve resea histrica de Bavaria

La sociedad Kopp y Castello adquiri, el 4 de abril de 1889, un inmueble en donde se construira Kopps Deutshe Brawerei. Por esta razn, algunos investigadores y la compaa, sealaban esta fecha como el da de la fundacin de Bavaria. El 4 de noviembre de 1930, se cre el Consorcio de Cerveceras Bavaria. El 12 de octubre de 2005, Bavaria se fusion con SABMiller plc.

1.1.2 Qu es Bavaria S.A.De conformidad con lo previsto en la ley colombiana, y teniendo en cuenta la participacin directa e indirecta en el capital social, Bavaria S.A., es la sociedad matriz de compaas con domicilio en Colombia, Bolivia, Ecuador y Panam. No obstante, como se mencion anteriormente, desde octubre del 2005, Bavaria es una sociedad subordinada de SABMiller plc. Manual para proveedoresINTRODUCCIN

11

Por tal razn, en lnea con las directrices corporativas de SABMiller, actualmente Bavaria determina las polticas de sus subordinadas en Colombia: Cervecera Unin, con fbrica en Itag (Antioquia) Cervecera del Valle, con fbrica en Yumbo (Valle) Maltera Tropical, en Cartagena (Bolvar) Impresora del Sur (Valle) Sociedad Portuaria Bavaria Inversiones Maltera Tropical

Bavaria, por su parte, tiene las plantas de: Cervecera de Barranquilla Cervecera de Bucaramanga Cervecera de Bogot Cervecera de Boyac Cervecera de Tocancip Maltera de Tibit

Manual para proveedoresINTRODUCCIN

12

1.1 Sobre Bavaria !!!1.1.3 Nuestra visin

Ser la compaa ms admirada en Colombia y un gran contribuyente a la reputacin global de SABMiller. Por la efectividad de nuestro mercadeo Por la calidad de nuestros productos Como la mejor fuente de empleo Como el mejor socio Por nuestra responsabilidad social

1.1.4 Nuestra misinCrecer en el mercado a un consumo per cpita anual de 60 litros, asegurando el liderazgo de nuestro portafolio de marcas nacionales e internacionales, en cada una de las categoras de bebidas y en todos los segmentos del mercado.


13

1.1 Sobre Bavaria !!!1.1.5 Nuestros valores

Nuestra gente es nuestra ventaja ms duradera. La responsabilidad es clara e individual. Trabajamos y ganamos en equipo. Entendemos y respetamos a nuestros clientes y consumidores. Nuestra reputacin es indivisible.


14

1.2 Sobre SABMiller PLC


15


16

1.3 Vicepresidencia Cadena de Abastecimiento (Supply Chain)

Vicepresidente Cadena de Abastecimiento Asistente personal

Planeacin de Operaciones

Planeacin de Materiales

Planeacin de Demanda y Capacidad

Gestin de Proveedores


17

Desarrollo Cadena de Abastecimiento

Compras

1.3 VP Cadena de Abastecimiento1.3.1 Divisin de Compras

Realiza las compras generales de materias primas, material de empaque, CAPEX, servicios, compras en plantas y desarrollo de nuevos productos.

1.3.2 Divisin Gestin Proveedores

Realiza todas las actividades relacionadas con gestin de proveedores tales como: Inscripcin, clasificacin y segmentacin de proveedores Evaluacin de procesos Evaluacin de desempeo Gestin de la capacidad instalada Programas mejoramiento PMP Programa de mejoramiento CIPRES tica y desarrollo sostenible Administracin maestro de proveedores Premiacin de proveedores


18

1.3 VP Cadena de Abastecimiento1.3.3 Divisin Planeacin MaterialesRealiza la planificacin de materiales, de CAPEX, de los repuestos, de multipacks, e igualmente desarrolla toda la logstica de importacin y exportacin.

1.3.4 Divisin Planeacin Demanda y CapacidadEsta divisin desarrolla toda la planificacin relacionada con la demanda y la capacidad de las plantas: Desarrollo del presupuesto estratgico de1-5 aos. Planificacin operativa de la demanda (diario a PF Horizonte) Creacin de los pronsticos para los nuevos productos Procesos S & OP Diseo y optimizacin de la rejilla o cuadricula Optimizacin de la capacidad a mediano y largo plazo Identificacin de necesidades de crecimiento de la capacidad Infraestructura CAPEX Panoramas de optimizacin Manual para proveedoresINTRODUCCIN

19

1.3 VP Cadena de Abastecimiento1.3.5 Divisin Planeacin Operaciones Plan operativo diario y semanal, de la produccin y movimientos de inventario de productos acabados y los ajustes en tiempo real. Definicin y gestin de las polticas de inventario. Control de los niveles de inventario, en funcin de la demanda y polticas establecidas Control de disponibilidad de botellas vacas, y planeacin, control de sus movimientos Maximizar la utilizacin de la capacidad en Cerveceras Verificar la disponibilidad de materiales en Planta Supervisar la exactitud del inventario de FG y RM Controlar el plan de produccin.

1.3.6 Divisin Desarrollo Cadena de Abastecimiento Procesos, sistemas y desarrollo de las herramientas. Gerencia de proyectos estratgicos. Controles internos y documentacin de proceso Gerencia de la tarjeta de puntuacin y de KPI Gerencia de calidad principal de los datos y de informacin. Informes de gestin de la cadena de suministro Controla el presupuesto de OPEX y de CAPEX Coordina las actividades de entrenamiento.


CAPTULO II

2. ORIENTACIN SOBRE ESTE MANUAL

2.1 ObjetivoEl presente Manual de Proveedores tiene por objeto describir las polticas y procesos generales que rigen la relacin comercial con nuestros proveedores, todas las actividades y etapas que se desarrollan dentro de Bavaria, S. A.: inscripcin, compra, entrega de materiales y evaluacin de los proveedores; as mismo, pretende mostrar todas las estrategias que se encuentran en desarrollo, con el fin de integrar a los proveedores a la cadena de abastecimiento de la compaa, garantizando que sus productos y servicios cumplan con la calidad esperada, al mejor costo y en los plazos establecidos.

24

2.2 Alcance

Este manual es de conocimiento general y aplica a los proveedores ubicados en el territorio colombiano y/o Proveedores Internacionales con operaciones en Colombia, a los cuales Bavaria S.A., les realiza compras.

2.3 Cmo y cuando emplearloEste manual es de uso y consulta permanente, ya que en l se encuentra el ciclo que desarrolla Bavaria S. A., durante toda la relacin comercial con sus proveedores; por lo tanto, le permitir saber qu requisitos debe cumplir, cul es el procedimiento interno, qu polticas rigen la operacin, y a qu rea dentro de la compaa puede dirigirse, entre otra informacin de inters.

Manual para proveedoresORIENTACIN SOBRE ESTE MANUAL

25

2.4 Control de las versiones

Este manual se distribuir directamente a todos los proveedores de Bavaria y se encontrar disponible en la pgina web de Bavaria www.bavaria.com.co, Portal Proveedores. http://www.bavaria.com.co Men desplegable, Portales, Link Proveedores

Manual para proveedoresORIENTACIN SOBRE ESTE MANUAL

26


CAPTULO III

3. TRMINOS Y DEFINICIONES Abastecimiento El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todos los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro.

Clasificacin de proveedores ABCEs la actividad mediante la cual se agrupan a los proveedores con base en la complejidad de abastecimiento y en el monto de compra total. CIPRES Construir Valor Integrando Proveedores Estratgicos. Programa de productividad con proveedores. Desarrollo sostenible1 Satisfacer las necesidades de las generaciones presentes, sin comprometer las posibilidades futuras, para atender sus propias necesidades, manteniendo un balance con el medio ambiente y aportando a las necesidades sociales de los lugares de operacin.

30


CAPTULO III

3. TRMINOS Y DEFINICIONES Homologacin de materiales Es la validacin tcnica que se realiza a los materiales directos con el fin de asegurar su funcionamiento dentro de la lnea de produccin. Maestro de proveedores Bse de datos que contiene la informacin de los proveedores registrados en el sistema SAP de Bavaria, disponibles para compras. Materiales directos Son aquellos materiales y/o suministros que participan en la produccin de nuestros productos; estn directamente asociados a nuestra lnea de produccin, un ejemplo son las materias primas, materiales de empaque y materiales indirectos de fabricacin. Portal de proveedores Es un sitio web dentro de la pgina www.bavaria.com. co, cuyo objetivo es ofrecer al proveedor informacin en lnea de las operaciones de Bavaria con sus proveedores.

31


CAPTULO I V

4. PAUTAS TICAS PARA PROVEEDORESPara Bavaria S. A., es fundamental que los proveedores conozcan y estn familiarizados con las pautas ticas que reflejen nuestros valores y se comprometan con el desarrollo sostenible y con los Principios de Abastecimiento Responsable: 1. a) Conducta empresarial tica b) Condiciones laborales seguras de acuerdo a ley c) No trabajo forzoso d) No trabajo infantil e) Salarios justos f) Respeto a la diversidad g) Libertad de asociacin h) Respeto al medio ambiente (Minimizar impacto ambiental) Por esta razn, Bavaria S.A., ha definido un documento que establece las Pautas ticas que debe cumplir el proveedor. Esta poltica de tica ha sido desarrollada para ayudarles a entender claramente los estndares de tica e integridad que pueden esperar de la compaa, al igual que para invitarlos a que reporten a la alta gerencia, los problemas que identifiquen. Queremos alentarlos para que sigan estas polticas con el fin de que podamos gozar muchos aos, de una cooperacin mutuamente gratificante 2.

33


CAPTULO I V1 2

4. PAUTAS TICAS PARA PROVEEDORESEl documento de Pautas tica para Proveedores debe ser suministrado por los usuarios o compradores de Bavaria S. A., para conocimiento y aceptacin formal que debern allegar a travs de una carta en el momento de la inscripcin por parte del representante legal del proveedor. Este documento se encuentra disponible para consulta en la pgina web www.bavaria.com.co Portales, Proveedores.

Informe de la Comisin Mundial sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo, 1987. Carta del Presidente de Bavaria a todos los proveedores. Documento Pautas ticas para Proveedores. Aprobado el 22 de Agosto del 2006.

34


CAPTULO V

5. POSICIN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3Como compaa reconocemos que nuestro impacto y responsabilidad se extienden ms all de nuestras propias operaciones inmediatas, como lo es incluir aquellas de nuestros socios en la cadena de abastecimiento. No slo generamos un impacto econmico al invertir ms de $5,700 millones con los proveedores en todo el mundo, sino que tambin generamos un impacto social y ambiental que resulta de nuestras decisiones de compra. Por ejemplo, mediante una evaluacin del efecto multiplicador del empleo, estimamos que se crearon aproximadamente 1.6 millones de empleos en nuestra cadena de abastecimiento. Dichos empleos fueron producto del suministro de nuestra materia prima agrcola, como cebada, lpulo y sorgo, as como a travs de las compras de productos y servicios manufacturados. Durante los ltimos 20 aos hemos visto la creciente tendencia hacia la concientizacin de la no sostenibilidad de nuestras tasas de consumo. La sociedad, como un todo, actualmente utiliza los recursos naturales a una tasa ms rpida de la que la naturaleza los produce. En otras palabras, estamos viviendo ms all de la capacidad que soporta el planeta. Esto acarrea consecuencias significativas en trminos de la programacin del desarrollo sostenible, 37


CAPTULO V

5. POSICIN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE 3particularmente en reas como el alivio de la pobreza. SABMiller reconoce que nuestro compromiso con el desarrollo sostenible se debe ampliar ms all de nuestras propias operaciones y cubrir la cadena de abastecimiento en toda su extensin. Esto implica iniciar un dilogo y una asociacin a ms largo plazo con los proveedores, en todos los asuntos de desarrollo sostenible. Reconocemos que operar de manera responsable, en materia social y ambiental, es clave para asegurar que el crecimiento de la compaa sea comprometido y sostenible. Estos retos no slo implican monitoreo de estndares, sino tambin la realizacin de un trabajo que invite al mejoramiento, al entendimiento y a la propiedad en toda la cadena de valor. Muchas compaas que lideran este debate reconocen el vnculo entre las polticas internas como los procedimientos operacionales y de compras, y los problemas de la cadena de abastecimiento como la polucin del sitio y las prcticas agrcolas insostenibles.3 Declaracin sobre la Posicin de SABMiller con Respecto a la Cadena de Suministro: La necesidad de contar con cadenas de abastecimiento que reflejen nuestros propios valores y el compromiso con el desarrollo sostenible

38

5.1 Compromisos de SABMiller con las compras responsablesSABMiller est comprometida con la creacin de una cadena de abastecimiento sostenible, con la identificacin de prcticas que no sean compatibles con nuestro marco de desarrollo sostenible y con el trabajo conjunto con los proveedores, para mejorar cualquiera de dichas prcticas. Reconocemos la importancia de entender los impactos que causan nuestras actividades operacionales y de compras en los individuos y en las comunidades que participan en la cadena de valor y estamos comprometidos con la toma de las acciones apropiadas. Nuestras actividades de compra influyen en las condiciones que van ms all de la cadena de abastecimiento. Nos esforzamos por entender y abordar cualquier impacto negativo que tengamos y por propiciar mejoras cuando sea necesario. Reconocemos que la cadena de abastecimiento, que a su vez es responsable y eficiente, debe propiciar menores costos y una mejor calidad, al tiempo que genere una ventaja competitiva y sostenible.

Manual para proveedoresPOSICIN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE

39

Adicionalmente, nos hemos tornado transparentes y abiertos con respecto a los problemas que afrontamos y a la forma cmo los abordamos. Aceptamos que muchos de estos problemas requieren tiempo para resolverlos; sin embargo, estamos comprometidos en la bsqueda de soluciones realistas y apropiadas.


40

5.2 Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en la cadena de abastecimientoSABMiller maneja su cadena de valor teniendo en cuenta los siguientes enfoques:

5.2.1 El desarrollo Sostenible como un todo en nuestra cadena de abastecimientoDesde el 2006, SABMiller introdujo 10 prioridades de desarrollo sostenible, con base en los asuntos que resultan ms relevantes, tanto para los diferentes grupos de inters, como para el negocio. Adems de aplicarlas a nuestras operaciones, creemos que es necesario transmitirlas a nuestros proveedores; as mismo, involucrarlos con el fin de minimizar los impactos negativos que caen dentro de su esfera de influencia. Nuestro compromiso es recproco y esperamos ayudar a nuestros proveedores en la consecucin de sus propias metas de desarrollo sostenible a travs de nuestro marco, con el objetivo de lograr relaciones sostenibles de mutuo beneficio.


41

Las diez prioridades ms importantes de SABMiller son: Desincentivar el consumo irresponsable de alcohol Producir ms cerveza utilizando menos agua Reducir nuestra huella energtica y de carbono Fomentar la reutilizacin de empaques y el reciclaje Trabajar para que las operaciones tengan cero desperdicios Tener cadenas de suministros que reflejen nuestros valores y nuestro compromiso con el desarrollo sostenible Traer beneficios a las comunidades en las que operamos Contribuir a la reduccin del VIH/Sida dentro de nuestra rea de influencia Respetar los derechos humanos Ser transparentes al informar sobre nuestro progreso con estas prioridades de desarrollo sostenible

Prioridades SABMiller


42

5.2 Nuestro enfoque del desarrollo sostenible en la cadena de abastecimiento5.2.2 Derechos humanos fundamentalesLos principios de suministro responsable de SABMiller se desarrollaron pararon el fin de asegurar que nuestras actividades de compras y las de nuestros proveedores, respeten y reconozcan los derechos humanos fundamentales. Los principios de abastecimiento responsable de SABMiller: Las compaas del grupo SABMiller se comprometern con sus proveedores de bienes y servicios a promover los siguientes principios y a trabajar por la implementacin de los mismos, a travs de sus cadenas de suministro.


43

Conducta empresarial En la conduccin de nuestro negocio, SABMiller tratar con sus proveedores de manera justa y abierta, adhirindose a los trminos del contrato. Condiciones laborales Las polticas y procedimientos de salud y seguridad que se deben cumplir, como mnimo, con los requisitos legales; y cuando stos no existen, se deben garantizar las suficientes condiciones laborales para proteger el bienestar de los empleados. Empleo Se prohbe el trabajo obligado o forzado. No se debe forzar a los empleados a realizar un trabajo contra su voluntad. La coercin en el trabajo es inaceptable. Empleados de menores de edad De acuerdo con las convenciones relevantes de la OIT, los nios slo pueden trabajar en circunstancias que los protejan totalmente de su posible explotacin; que los protejan de peligros morales o fsicos y de un dao a su salud en el largo plazo; y que, adicionalmente, no interrumpan su educacin.


44

Salarios y horarios El pago no ser inferior al requerido por la ley local o, en ausencia de la misma, el nivel que generalmente se paga dentro de la industria. Las horas laborales estarn en lnea con la legislacin local o, en ausencia de la misma, con la norma de la industria y sin que sta se exceda. Diversidad Aunque somos conscientes de las diferencias culturales, esperamos desarrollar igualdad de oportunidades en materia de empleo, sin discriminacin de raza, religin y gnero, u otras maneras arbitrarias. Libertad de asociacin Debe haber dilogo constructivo entre los empleados y la gerencia. Los empleados sern libres de unirse a asociaciones legtimamente constituidas. Medio ambiente Los proveedores estarn al tanto y cumplirn con la legislacin ambiental local, y demostrarn sensibilidad hacia otros asuntos ambientales que pueden impactar en las comunidades locales o en SABMiller. Manual para proveedoresPOSICIN DE SABMILLER FRENTE AL DESARROLLO SOSTENIBLE

45


CAPTULO VI

6. LINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedoresEste proceso tiene como propsito seleccionar, clasificar, segmentar e inscribir proveedores nuevos y existentes, en la Maestro de Proveedores de Bavaria, S. A. Esta actividad se les aplica a todos proveedores de bienes y servicios ubicados en el territorio colombiano y/o Proveedores Internacionales con operaciones en Colombia, a los cuales se les realice compras. De igual manera aplica en plantas.

50

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedores6.1.1 Inscripcin Quin realiza la inscripcin Los responsables de efectuar la inscripcin al Maestro de Proveedores, a travs del Portal Corporativo, son los compradores de la Divisin de Compras y funcionarios autorizados de las Divisiones y plantas. Qu requisitos debe cumplir el proveedor * Aceptar las pautas ticas para proveedores, de manera formal, por escrito. * Tener una antigedad no menor a un ao, contado a partir de la fecha de constitucin de la sociedad. Los proveedores de bienes o servicios en su segmento, deben acreditar y demostrar experiencia de por lo menos 1 ao en su campo. En el caso que no se cumplan los tiempos de antigedad, el usuario debe solicitar la autorizacin del Comit Estratgico de Proveedores para continuar con la inscripcin.

Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

51

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedores

* Se recomienda que los proveedores de Bavaria S.A. tengan un sistema informtico que asegure el envo de la informacin a travs de la red; no esta permitido el uso de cafs Internet para tal fin. * Los proveedores de sustancias restringidas deben presentar, antes de la adjudicacin del negocio, el certificado vigente otorgado por la Direccin Nacional de Estupefacientes. * En los casos en que la Divisin Gestin de Proveedores lo considere conveniente, se realizar una evaluacin a los procesos internos de los proveedores, con el objetivo de evidenciar si cumple los requisitos exigidos por Bavaria, para ingresar en el segmento especfico. Estos requisitos son verificados por los compradores o negociadores de Bavaria, S. A. y usuarios autorizados, antes de la inscripcin.


52

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedores Qu es el Maestro de Proveedores El propsito del Maestro de Proveedores es tener una base confiable de proveedores, con datos actualizados y listos para negociacin, que evidencie las notas de la evaluacin del desempeo que permita a los compradores tomar la mejor seleccin. Por esta razn, los Proveedores debern actualizar los datos generales de su empresa y de sus principales funcionarios, cuando ocurra algn cambio; y/o cuando Bavaria los solicite.

6.1.2 Clasificacin

Bavaria S. A., clasifica a los proveedores en tres tipos A, B o C; esta clasificacin est relacionada con la complejidad de abastecimiento y el monto de compra total.


53

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedoresEn el proceso de inscripcin y de acuerdo con esta clasificacin, el proveedor deber suministrar los documentos que se relacionan en la siguiente tabla, para fines de contratacin, que demuestran la existencia de la razn social, la capacidad financiera y legal. El persona autorizada de Bavaria, que est realizando la negociacin con el proveedor, deber solicitar los documentos respectivos:


54



55



56

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedoresLos proveedores que se encuentren fuera del pas, deben presentar la siguiente documentacin o su homloga del pas de origen: Carta de presentacin de la empresa Registro Fed ID# y DNB# Certificaciones de sistemas de calidad de organismos acreditados (si las tiene). Si es representante en Colombia de fabricante extranjero, deber adjuntar la informacin solicitada para un proveedor nacional y adicionalmente, una carta Consularizada de la casa matriz certificando la representacin.

6.1.3 Segmentacin de ProveedoresLa segmentacin es procedimiento interno de Bavaria,


57

6.1 Inscripcin, clasifucacin y segmentacin de proveedoresy tiene como objeto ordenar la base de proveedores, de tal forma que permita tomar decisiones de abastecimiento en funcin de tipos de productos, cifras de negocios y complejidad del abastecimiento. Los proveedores de Bavaria S. A., se encuentran interactuando en los siguientes segmentos, los cuales se pueden modificar de acuerdo con las necesidades de la compaa y de comn acuerdo por parte de las divisiones de Compras, Gestin Proveedores y Planeacin de Materiales: Segmento materias primas Segmento materiales de produccin Segmento material de empaque Segmento maquinaria y repuestos Segmento materiales de mercadeo y ventas Segmento de servicios de publicidad y mercadeo Segmento de servicios operacionales Segmento de materiales consumibles


58

6.2 Comit estratgico de proveedores

Instancia de Bavaria S.A., en donde se definen las polticas de seguimiento, permanencia, ingreso y salida de los proveedores de Bavaria.

Las principales actividades del comit son: Seguimiento de proveedores de bajo desempeo (A, B) y reclamaciones Verificar el cumplimiento de los requerimientos para ingreso y salida de proveedores Validar proveedores nicos segn criterios del procedimiento Generar actividades de mejoramiento interno para el tratamiento de proveedores Los integrantes que participan en las decisiones y anlisis del comit son: Vicepresidencia Cadena de Abastecimientos Divisin de Compras y gerentes. Divisin de Gestin de calidad. Divisin de Planeacin de Materiales. Gerencia de Contabilidad Financiera. Divisin Gestin Proveedores Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

46

6.3 Proceso de compra

El proceso de compras cuenta con diferentes actividades que comprenden todo un ciclo. (Ver grfico). Es importante mencionar que para los proveedores que suministran materiales directos, la VP. Tcnica y la Divisin de Compras en conjunto, realizarn la homologacin de materiales. Para la realizacin de esta actividad, el proveedor deber suministrar la informacin y muestras necesarias para realizar dicho procedimiento.

Principales operacionesSolicitud de pedidos (SOLP): transaccin: ME51N Creacin de pedidos: transaccin: ME21N Ingreso del bien o servicio: transaccin: ML81N


61


Pago al proveedor

Solicitud de pedido

ma es tr

Verificacin de la factura

o

ateriales em dde ser vici stro os ae m

Se inicia proceso de capacitacin

Entrada de los materiales/ servicios

Segimiento y control del pedido

t maes ro de pr ov

res do ee

Ciclo de compras

Ofertas por parte del proveedor

Determinacion de la fuente de compras

Creacin de pedido con bse en el proveedor elegido


62

6.3 Proceso de compra6.3.1 Solicitud de pedido

Los requerimientos son realizados por los usuarios o la planeacin determinada por el programa de produccin o mantenimiento, dependiendo del tipo de material que se va a comprar que, bsicamente, es un estimado de las cantidades que se deben solicitar. Este es un proceso interno de Bavaria. Es responsabilidad del rea usuaria (planeacin de materiales y otras) definir las cantidades y tiempos de entrega, los cuales quedaran registradas en la solicitud de pedidos.

6.3.2 Peticin y presentacin de ofertasEste proceso es realizado por los compradores de la compaa, quienes invitan a los proveedores a que presenten sus ofertas, para que demuestren el mejor desempeo, previa identificacin como proveedores validados. Las cantidades, para las cuales se solicita el envo de la oferta, son estimadas, y Bavaria no est obligada a Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

63


comprarlas; para el caso de los materiales directos, el rea de planeacin de materiales confirmar las entregas que deben ser realizadas semanalmente, a travs de un reparto. (Ver anexo 1) Es necesario que las ofertas sean enviadas en el plazo establecido detallado en nuestra peticin de oferta indicando la fecha real de entrega del bien o servicio, dentro de la cual debern considerar sus tiempos de abastecimiento, de tal manera que se garantice la entrega oportuna, con la calidad adecuada y con los costos esperados. Las ofertas deben cumplir con las especificaciones que el rea solicita o si el material tiene ficha tcnica las registradas en este documento. Las ofertas se deben presentar por el medio que solicite el comprador: Portal de Proveedores y/o correo electrnico. Cuando se presentan las ofertas por el portal de proveedores, se deben seguir los siguientes pasos: Ingresar al Portal Proveedores, debe ingresar a la pgina web de Bavaria www.bavaria.com.co, luego debe hacer clic en portales y proveedores. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

64

6.3 Proceso de compra6.3.2 Peticin y presentacin de ofertas

Pasos para el envo de ofertas 1. Paso: Ingreso mdulo compras El ingreso se realiza por Compras, peticiones de oferta, en ella encontramos tres opciones que son Actualizar - Cotizadas - Vencidas

Actualizar: son las peticiones de oferta que estn pendientes en diligenciar por parte del proveedor. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

65


Cotizadas: son las peticiones de oferta en las que los proveedores han participado ya sea que diligenciaron su peticin de oferta por portal o por mail. Vencidas: son las peticiones de oferta que no se cotizaron ni por mail ni por portal. 2. Paso: Peticin de oferta Despus de realizar el ingreso por peticiones de oferta actualizar, nos aparece el siguiente cuadro con la informacin de las peticiones de oferta pendientes. Se le debe dar clic al cuadro que aparece en el lado izquierdo.


66


3. Paso: Diligenciamiento peticin Al darle clic a la peticin de oferta que esta activa, se despliega el siguiente formato y se diligencia as: Condiciones Generales Se debe colocar la fecha en que se va a mantener la propuesta a Bavaria.

Condiciones de pago Se debe colocar el tiempo en que se cancela las facturas, ya sea 30, 60, 90 das y el porcentaje se debe colocar en 0.


67


En condiciones adicionales se debe colocar lo que el proveedor desee agregar, como por ejemplo si se va a realizar un descuento antes de la fecha.

Condiciones de entrega En este caso se debe seleccionar la forma de entrega entre las opciones, y el cuadro que aparece al lado, se debe colocar la planta a la que va dirigido el producto.


68


Moneda cotizada Se debe escoger la opcin de la moneda en la que se va a cotizar.

Observaciones generales En estos tems los proveedores pueden agregar y ver informacin cargada para la peticin de oferta.

tems: En este cuadro se encontrara la informacin de los productos a cotizar, se debe mover la informacin con la barra para que aparezca los campos para ingresar valores.


69


Cuando no se va a cotizar algn producto se marca el campo al lado derecho que dice no cotizado.


70


Despus de hacer cotizado ya los productos, aparecen los cuadros con la siguiente informacin. En donde se debe diligenciar la estructura de costos.

Si se decide diligenciar el valor en la estructura de costos, se debe colocar los valores en las columnas y al lado darle clic al siguiente cuadro que en este caso seria % precio de venta. Si se decide completar la informacin de % precio de venta, se debe dar clic al cuadro que dice calcular valor.


71


En agregar comentario por tem, el proveedor puede ingresar la informaron que necesita para aclarar temas sobre la peticin de oferta. Ver trminos de referencia para tem, en la informacin que se anexa a la peticin de oferta en donde aparecen los trminos o condiciones para cada producto.


72


Luego de haber terminado de completar la informacin se debe dar primero activar no cotizado y luego calcular total, el valor aparecer en el cuadro que dice total. Luego se le da enviar.


73

6.3 Proceso de compra6.3.3 Adjudicacin y Ordenes de Compra pedidos

La adjudicacin se encuentra determinada por el proceso de aprobacin el cual permite la trazabilidad y transparencia durante todo el proceso, los niveles de aprobacin se organizan por montos de negociacin o compra. Toda compra debe seguir el proceso de aprobacin establecido sin importar si fue negociada de manera local, regional o global. Escoger mejor oferta El comprador y/o el responsable de la compra de acuerdo con el cuadro comparativo y la negociacin final a la que se llegue con los proveedores, escoge la oferta que ms se ajuste a las necesidades de la compaa en criterios como calidad y/o costo y/o plazo. Solicitar aprobacin El comprador y/o el responsable de la compra, enva la informacin soporte del negocio al nivel jerrquico correspondiente de acuerdo con el cuadro de aprobaciones (Matriz de Aprobacin). El procedimiento para la Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

75


aprobacin depende de la instancia a la que se deba presentar el negocio. Aprobacin El Nivel Jerrquico Autorizado da el visto bueno o el rechazo a la adjudicacin del negocio en un correo electrnico o portal, anexando sus comentarios o recomendaciones. Si el negocio es rechazado se debe indicar el motivo. Despus de la aprobacin, por parte de la instancia correspondiente, el comprador notificar al proveedor seleccionado, mediante la orden de compra o el pedido (ver anexo 2); el cual ser enviado va correo electrnico; y para los que tienen acceso al Portal Proveedores, quedar registrado en el mdulo de compras. Para los proveedores que no fueron seleccionados se enviar correo de notificacin. Es necesario que el proveedor confirme la recepcin y aceptacin de todas las rdenes de compra, teniendo en cuenta que estn asumiendo el compromiso con nuestra empresa, de cumplir con la fecha de entrega, condiciones tcnicas y comerciales pactadas. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

76


Los planes de entrega son un tipo de pedido abierto, que relaciona ciertas cantidades que se deben entregar en transcurso de periodo determinado; la divisin de compras enva al proveedor ganador de la licitacin el plan de entregas (ver anexo 3) posteriormente la Divisin de planeacin de materiales enviar la orden de entrega plan de entrega o reparto (ver anexo 4).

6.3.4 Entrega de materiales

1) En las rdenes de compra se consignan instrucciones respecto a la calidad de los materiales, precio, condiciones de pago, lugar de entrega, horarios de atencin y documentos que se van a presentar, los cuales agradeceremos leer y cumplir adecuadamente. Los proveedores deben recordar que la aceptacin de


77

6.3 Proceso de compra6.3.4 Entrega de materiales

una orden de compra es compromiso; y su cumplimiento es fundamental para los procesos productivos e internos de Bavaria S. A. Si por alguna circunstancia el proveedor no puede cumplir con la fecha acordada para la entrega del pedido, debe contactar al comprador respectivo o al planeador de materiales (en caso de los materiales directos) e informar la novedad. 2) Con el fin de reducir el tiempo de atencin en nuestros almacenes, agradecemos cumplir los siguientes lineamientos: Los materiales para elaboracin, envasado y qumicos industriales, debern venir acompaados del respectivo certificado de calidad por lote, especificaciones tcnicas vigentes, autorizacin de uso y/o comercializacin otorgada por el ente regulador correspondiente No se reciben entregas parciales no acordadas; entregar el material debidamente embalado, especialmente el que va a ser destinado para nuestras plantas.


78


Enviar personal calificado y suficiente para la descarga y contar con sus equipos de proteccin personal y de seguridad respectivos; adicionalmente, se debe cumplir con la documentacin requerida por ley (ARP, seguridad social, licencia de conduccin vigente, revisin tcnico mecnica y dems que se requieran para transitar por Colombia) El proveedor debe confirmar con su contacto en Bavaria S. A., el lugar (planta, oficinas de direccin y ventas), la hora y la fecha en las cuales va a hacer entrega de la mercanca El proveedor deber asegurar el cumplimento del Decreto 1609, en la entrega de sustancias peligrosas y diligenciar del Formato de Recepcin de Materiales Peligrosas que se encuentra en el Portal Proveedores y en la porteras de las plantas de Bavaria S. A. Los documentos para entregar el material mnimo son: * Original y copia de la factura de venta


79


* Remisin de la empresa transportadora * Certificado de calidad * Tiquete de bscula (en los casos de mercanca agranel) * Los camiones deben asegurar el cumplimiento para transporte del decreto 3075, de buenas prcticas de manufactura cuando se requiera El certificado de calidad debe contener los resultados de todas las variables especificadas en el numeral 3 de la respectiva ficha tcnica de Bavaria La recepcin normal de materiales en nuestras plantas es de lunes a viernes, de las 8.00 a las 17.00 horas (las ventanas de recepcin dependen de la planta), en estricto orden de llegada. Los casos de emergencia sern previamente coordinados por el usuario responsable. Cuando el pedido es con plan de entregas, la divisin de planeacin de material coordinara y enviara la orden de entrega plan de entrega o reparto la cual relaciona las cantidades y las fechas en que se deben entregar los materiales (Ver Anexo 4).


80


Devolucin de Materiales En cualquier caso en el que Bavaria realice la devolucin de materiales debido a inconsistencias o incumplimientos de los requerimiento pactados, es deber del proveedor recoger el material y gestionar la pronta reposicin del mismo, con las divisiones de planeacin de materiales y compras.

6.3.5 Verificacin de facturas

La recepcin de las facturas se debe hacer en el momento en el que se entrega el bien o servicio, preferiblemente; en caso contrario, se debe asegurar la entrega de las facturas antes de los das 25 de cada mes, que es generalmente la fecha de los cierres financieros de cada perodo en Bavaria. . Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

81

6.3 Proceso de compra6.3.5 Verificacin de facturas

Se recomienda tener en cuenta los tiempos de verificacin, ingreso de mercanca en el sistema y contabilizacin (4 a 5 das aproximadamente); lo anterior, para evitar acumulacin de facturas. La fecha de la factura debe coincidir con la fecha de prestacin y/o entrega del bien. Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley y deben ser radicadas en las dependencias designadas. Todas las facturas que se presenten con fechas de perodos anteriores, no sern recibidas y debern ser cambiadas por el proveedor.

.


82

6.3 Proceso de compra6.3.6 Pago a proveedor

Los pagos a proveedores a nivel nacional se efectan en la Gerencia de Recaudos y Pagos los das mircoles de cada semana; si ese da es festivo, los pagos se realizarn al siguiente da hbil. Forma de pago a proveedores: 1. Mediante transferencia electrnica a la cuenta bancaria 2. Mediante cheque de gerencia en sucursal bancaria Transferencia electrnica La inscripcin en el sistema SAP de un proveedor para el pago electrnico, debe hacerse mediante el diligenciamiento del Formulario de inscripcin a pago electrnico (ver anexo 6), el cual autoriza a la compaa para efectuar pagos mediante transferencia electrnica, a una cuenta bancaria de una entidad financiera, inscrita a la red ACH. Para tal fin, el proveedor debe presentar la siguiente documentacin:


83


Personas naturales: * Formulario diligenciado y firmado por el solicitante * Fotocopia de la cdula * Certificacin bancaria donde se especifique la entidad y el nmero de cuenta Personas jurdicas: * Formulario de inscripcin diligenciado y firmado por el Representante Legal * Fotocopia del NIT * Certificado de existencia y representacin legal, con vigencia no mayor a dos meses * Certificacin bancaria, donde se especifique el tipo y nmero de cuenta El formulario de inscripcin para pago electrnico debe enviarse a la Gerencia de Recaudos y Pagos en la direccin general de Bavaria, en la calle 94 7A-47, piso 1.


84


La informacin de la cuenta bancaria, nicamente se podr registrar en la Gerencia de Recaudos y Pagos, mientras que la otra informacin s podr ser cargada localmente, siempre y cuando se tenga autorizada la respectiva transaccin. Cheque en sucursal bancaria Los proveedores creados en el portal, tendrn la va de pagos (cheque en sucursal bancaria) y la oficina de Bancolombia de la ciudad de domicilio; cuando se requiera transferencia, debern solicitar y seguir el procedimiento descrito anteriormente. El beneficiario del pago debe acercarse a la oficina del banco que le haya sido asignada, previo al pago. El funcionario del banco deber identificar al beneficiario al momento del pago, exigindole la presentacin de los siguientes documentos: Si es persona natural * Original de la cdula de ciudadana o documento de identidad * RUT si aparece registrado en Bavaria con ese nmero Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

85


Si es persona jurdica * Certificado de existencia y representacin legal, con vigencia no mayor a 30 das * Original del documento de identidad del representante legal Cuando el beneficiario de un pago requiera reclamar el pago por intermedio de terceras personas, el banco debe exigir la presentacin de un poder especial (ver anexo 7), en el cual debe indicar claramente la siguiente informacin: Razn social de la empresa o nombre de la persona beneficiaria del pago Calidad en la que acta Nmero del NIT o documento de identidad del beneficiario Nombre completo del apoderado o del tercero autorizado Nmero de cdula de ciudadana del apoderado o del tercero autorizado Valor del cheque en letras y nmeros Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

86


El poder especial debe estar suscrito por quien otorga el poder y por el apoderado y debe contar con la diligencia notarial de reconocimiento de firma y contenido de quien apodera, con vigencia no mayor a treinta 30 das. Posteriormente, el cajero del banco debe proceder a realizar la impresin del cheque por el valor establecido por Bavaria; debe tomar la firma del beneficiario en el desprendible del cheque, el nmero del documento de identidad y la huella dactilar. Dado que todos los cheques poseen dos sellos restrictivos: el de cruce sencillo y el de pguese al primer beneficiario, el banco slo podr levantar uno de los dos sellos restrictivos del cheque, previa solicitud escrita por parte del beneficiario. Excepciones Para la generacin de los cheques correspondientes a proveedores, con pagos especiales que requieren prioridad y que no se pueden tercerizar por requerir diferentes vas de pago, dependiendo del concepto del


87


mismo (embargos, liquidaciones definitivas, pago de servicios pblicos a entidades no inscritas en el servicio de mis pagos al da, cajas de compensacin familiar, entre otros), el rea solicitante debe enviar, mediante correo electrnico dirigido al gerente de Recaudos y Pagos, el requerimiento del pago especificando: ciudad, beneficiario del pago, tipo y nmero de identificacin, valor, persona autorizada para retirar el cheque, nmero de identificacin del autorizado y nmero del documento contable del pago. El correo electrnico enviado a la Gerencia de Recaudos y Pagos, debe ser copiado al gerente o director del rea solicitante. Help Desk para pagos a proveedores Los proveedores que requieran informacin sobre pagos o estados de factura pueden comunicarse al Help Desk de pagos a proveedoresHorario: Lunes a Viernes 7:30 AM a 5:30 PM Comunicacin: Lnea 1 8000 510029 opcin 2 Telefnica : Bogot 6290888 6470350 Correo : [email protected]


88

6.4 Evaluaciones a los proveedores6.4.1 Evaluacin de procesos a proveedores

Actualmente Bavaria, a travs de la Divisin de Gestin de Proveedores, realiza dos tipos de evaluacin a sus proveedores: Evaluacin de procesos a proveedores Evaluacin de desempeo de proveedores Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores en once dimensiones: Direccionamiento estratgico, dimensin financiera, enfoque al cliente, aspectos organizacionales, capacidad operacional y de produccin, investigacin, desarrollo e innovacin, gestin de calidad, seguridad alimentaria, desarrollo sostenible y dimensin cultural; y administracin del cambio, de acuerdo con el segmento del mercado al que pertenecen, con el fin de identificar en ellos las fortalezas y debilidades y transformar los resultados en planes de accin, para el mejoramiento de los procesos del proveedor. En general, la meta es de 85 puntos.


89

6.4 Evaluaciones a los proveedores6.4.1 Evaluacin de procesos a proveedoresInicio

1. Seleccin de proveedores a evaluar.

6. Se requiere visita de campo?

2. Se requiere adecuar preguntas? si 3. Ajuste de herramienta de autoevaluacin.

7. Realizar visita de campo a proveedores seleccionados

8. Anlisis de resultados y consolidacin de info.

4. Envo autoevaluacin a proveedores seleccionados

5. Anlisis de informacin y entrega de resultados de autoevaluacin.

10. Desarrollo de los planes de mejora con los proveedores segn resultados y para los casos que se requiera.

Fin


90

6.4 Evaluaciones a los proveedores6.4.2 Evaluacin de desempeo de proveedores

Este proceso tiene por objeto evaluar a los proveedores de bienes y servicios en los criterios de calidad, competitividad, entrega y servicio asociado, con el fin de optimizar el aprovisionamiento de la compaa. El desempeo de los criterios de calidad, competitividad y de entrega, son obtenidos a travs de nuestro sistema SAP; el criterio de servicio asociado es calificado por las reas usuarias. La evaluacin mensual del desempeo de bienes aplica para los proveedores tipo A, B+, B- y en el caso de los proveedores clasificados en C, slo aplican aquellos que impacten el sistema de gestin de calidad. Con el fin de implementar acciones de mejoramiento continuo, se establecen los siguientes rangos del desempeo (dependiendo del segmento): Proveedores en rango de excelente; calificacin de desempeo entre 86% a 100% Proveedores en rango de aceptable: calificacin de desempeo entre 65 % a 85 %. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

91


Proveedores en rango deficiente: calificacin de desempeo entre 1% a 64%. Los proveedores con baja calificacin debern implementar planes de mejora e informar peridicamente los avances en las reuniones de seguimiento programadas por la Divisin de Gestin de Proveedores. Criterios tenidos en cuenta para la evaluacin de desempeo de bienes.Evaluacin de desempeoServicio asociado* Atencin, informacin y agilidad * Servicio postventa * Admon de inventarios * Iniciativas CIPRES * Ingreso al portal

Entrega* Cumplimiento de cantidad * Cumplimiento en fecha de entrega

Calidad

Competitividad

* Inspeccin entrada de mercanca * Reclamaciones

* Comportamiento de precio. * Nivel de precio


92


Criterios tenidos en cuenta para la evaluacin del desempeo a proveedores de servicios. Tiene en cuenta los criterios de calidad (inocuidad), competitividad, entrega, servicio asociado, ambiental; y salud y seguridad ocupacional (S&SO). El esquema detallado a continuacin muestra el flujo de acciones desarrolladas al interior del rea, para la calificacin de servicios.


93

6.4 Evaluaciones a los proveedores6.4.2 Evaluacin de desempeo de proveedoresInicio

1. Recoleccin de la info

5. Anlisis de la info

2. Seleccin de proveedores

7. Presentacin de los resultados al comiteestratgico de proveedores

3. Envo del formato de evaluacin de desempeo de proveedores a los usuarios de planta

y retroalimentacin a los usuarios evaluadores

8. proveedor con bajo desempeo? 4. Diligensamiento del formato por parte de los usuarios de planta.

9. Retoalimentacin al proveedor para que elavore los planes de accin.

10. Elaboracin de la lista nica de pendientes (LUP)

Fin


94

6.5 Anlisis de la capacidad de proveedoresEsta actividad tiene como objetivo garantizar el servicio en las lneas de produccin mediante el diagnostico, anlisis, planeacin, implementacin y monitoreo de la capacidad instalada de los proveedores, con relacin a las proyecciones de Bavaria. A quines les aplica el anlisis de la capacidad instalada Esta actividad se aplica a los proveedores segmentados en la categora de Materia Prima, Material de Empaque y Material de Produccin. No cubre a los proveedores nacionales y del exterior, cuyas compras son de a nivel de Latinoamrica; estos proveedores se deben regir por las polticas y procedimientos establecidos por el Hub. Cmo se realiza el anlisis de la capacidad instalada


95

6.5 Anlisis de la capacidad de proveedoresInicio

6. Validacin de la info

2. Seleccin de los proveedores

7. Visita de planta

3. Diagnstico general de los proveedores

8. Comunicacin interna de los resultados a los involucrados en Bavaria S.A

9. Generacin de planes de accin

5. Diagnstico detallado de los proveedores

Fin


96

6.6 Programas de mejora PMP

Los programas de mejoramiento de proveedores (PMP), tienen por objeto acompaar a los proveedores en la implementacin de proyectos a corto, mediano y largo plazo, para lograr el estndar requerido por Bavaria, incrementando su competitividad y productividad, resultado reflejado en la calificacin de evaluacin del desempeo. Estos programas estn enfocados al fortalecimiento empresarial de los proveedores de Bavaria, en las siguientes oportunidades de mejora: Alineacin para el cumplimiento de los planes estratgicos, de mercadeo y comerciales de Bavaria Incrementar los niveles de calidad requeridos Buscar el cumplimiento de los requisitos legales Acompaar al proveedor en el desarrollo productivo, administrativo y financiero Bavaria selecciona los proveedores que participan en cada programa, con base en un diagnstico donde se Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

97

6.6 Programas de mejora PMP

identifican las fortalezas y debilidades; posteriormente, define cules son las oportunidades de mejora que se van a desarrollar con el proveedor. Algunos programas que han implementado con los proveedores son: Sistema de Gestin de Calidad, Programa 5S, Justo a Tiempo, Sistema de Gestin Ambiental, BASC, Responsabilidad Social Empresarial, Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional, Programa a la Medida de sus Necesidades y Programa de Fortalecimiento Empresarial.

6.7 Programa de productividad CipresEl objetivo de CIPRES (Construir valor Integrando Proveedores Estratgicos) es desarrollar actividades en estrecha cooperacin con los proveedores estratgicos


98

6.7 Programa de productividad Cipresde Bavaria, para identificar e implementar mejoras en productividad cuantificables en QCP (Calidad, Costo, Plazo), para beneficio mutuo en una relacin gagagana. Se selecciona al proveedor para trabajar conjuntamente en el programa CIPRES, en funcin de su impacto econmico en la cadena de abastecimiento. CIPRES ES: Un enfoque de mejora continua en trminos de QCP (Calidad, Costo, Plazo). Desarrollado para proveedores estratgicos de Bavaria. Aplicado para eliminar desperdicios en todos los aspectos (procesos, producto, logstica) y en la cadena de suministro, incluyendo las plantas propias de produccin de los proveedores. Basado en la efectividad de un equipo de trabajo multidisciplinario. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

99

6.7 Programa de productividad Cipres Seguido por un plan de acciones acordado. CIPRES NO ES: Una auditora para verificar * Certificacin / homologacin * Proceso * Logstica * Finanzas * Calidad Un proyecto para reducir los mrgenes de utilidad del proveedor. La eliminacin de desperdicios permite reducir los costos de fabricacin y suministro de los bienes y servicios, ms no la utilidad. Una sesin para negociar precios o volmenes. Una manera de recolectar informacin, para ser usada fuera del marco de trabajo del proyecto. Manual para proveedoresLINEAMIENTOS BSICOS PARA PROVEEDORES EN BAVARIA

100

6.8 tica y desarrollo sostenible

La Divisin de Gestin Proveedores tiene, entre sus funciones, promover y comunicar las polticas corporativas de Bavaria que corresponden al mbito de la cadena de abastecimiento. TICA: Tiene como objetivo desplegar las pautas ticas que todo proveedor debe conocer, aceptar y practicar en los negocios. (Ver numeral 4 de este manual). DESARROLLO SOSTENIBLE: El objetivo es promover y alentar el cumplimiento de los principios de abastecimiento responsable y las prioridades de sostenibilidad, asegurando el respeto a los derechos humanos bsicos, en la cadena de abastecimiento. (Ver numeral 5 de este manual). Es pertinente resaltar que desde el ao 2008, se viene realizando la autoevaluacin en desarrollo sostenible a los proveedores de Bavaria, la cual busca identificar


101

6.9 Certificacin de proveedores

oportunidades de mejora que generen planes de accin que reflejen nuestros valores y compromiso con la sostenibilidad. La Divisin de Gestin de Proveedores de Bavaria tiene definido, dentro de sus funciones, garantizar la calidad y el cumplimiento de los proveedores. Para asegurar la efectividad de esta labor, se ha creado un proceso de certificacin de proveedores que permitir contar con un alto grado de confiabilidad en los productos y servicios entregados. La certificacin se otorga a aquellos proveedores que cumplen con nuestras expectativas de calidad, costo y oportunidad, con alto grado de participacin en los procesos de Gestin de Proveedores, en busca de la mejora continua, mayor productividad y beneficios comunes, estrechando lazos comerciales y generando una relacin estratgica. Para garantizar la validez de este modelo, el proceso ser avalado, en el ao 2010, por un ente certificador externo.


102

6.10 Premiacin a proveedores

Bavaria, como reconocimiento a la labor y al compromiso de sus proveedores, lleva a cabo en la convencin de proveedores que se realiza anualmente, la premiacin a las empresas que se destacan en los distintos segmentos de la cadena de abastecimiento: materias primas y material de produccin, material de empaque, maquinaria y repuestos, mercadeo y publicidad, servicios operacionales. Los premios a proveedores Bavaria tienen como objetivo motivar a los proveedores y a sus empleados a trabajar para lograr el mejoramiento continuo en todos sus sistemas de gestin, procesos y productos, lo cual se transforma en beneficios para toda la cadena de abastecimiento; asimismo, permite construir relaciones equitativas y mutuamente beneficiosas entre las partes y grupos de inters. De igual manera, lo premios promueven la participacin e integracin de ms empresas en la cadena de abastecimiento de Bavaria, para el beneficio de los consumidores, la sociedad y el desarrollo econmico y sostenible del pas.


103


El modelo de premiacin, actualizado y revisado recientemente, contiene una serie de principios filosficos y ticos que garantizan la claridad y la transparencia del proceso. Las principales etapas o actividades del proceso de premiacin se pueden resumir as: Postulacin, por parte de los proveedores interesados en participar, en la cual se mencionan los principales logros y compromisos desarrollados en temas de inversin y crecimiento, innovacin y desarrollo, mejoramiento en calidad, desempeo, productividad y desarrollo sostenible. Verificacin de requisitos que deben cumplir los proveedores para continuar en el proceso. Evaluacin interna realizada por funcionarios de Bavaria, usuarios directos e indirectos de los productos y servicios suministrados por los proveedores. Evaluacin externa, en la cual participan docentes de


104


las principales universidades del pas, expertos en los criterios de calificacin (inversin, innovacin, calidad, productividad, desarrollo sostenible, entre otros). Definicin de los nominados y los ganadores por parte del Comit Estratgico de Proveedores, que acta como jurado final. El Comit Estratgico de Proveedores est conformado por el vicepresidente de la Cadena de Abastecimiento, directores y gerentes de la cadena de abastecimiento y de la Divisin de Calidad de la compaa. Publicacin de nominados Entrega de premios en la Convencin Anual de Proveedores De esta forma, Bavaria reconoce la importante labor que sus socios estratgicos realizan en su cadena de abastecimiento y fomenta las relaciones de mutuo beneficio, en cada una de sus actividades.


105


CAPTULO VII

7. REUNIONES Y CONVENCIN DE PROVEEDORES

El propsito de las reuniones con proveedores, es tener un contacto ms cercano y personal con los colaboradores de nuestras reas y las de los mismos proveedores; siempre buscando generar confianza y estrechar nuestras relaciones comerciales. Las reuniones pueden tratar diferentes temas, tales como las vistas en este manual y/o desplegar y comunicar polticas corporativas de Bavaria S.A. La convencin anual de proveedores es un espacio generado por Bavaria S.A. para compartir con nuestros proveedores estratgicos, los resultados, tendencias, e informacin de carcter general que se han producido en el ejercicio del periodo anterior. Adems, en la convencin se realiza la ceremonia de premiacin de proveedores. Es deber de el proveedor asistir a las reuniones y/o convencin que sea invitado, es deber del proveedor avisar con tiempo cualquier cambio o aplazamiento de las mismas. 108


CAPTULO VIII

8. PORTAL DE PROVEEDORESEs un servicio que la compaa dispone para los proveedores, con el objetivo de integrarnos, en lnea, con toda la cadena de abastecimiento desde el proveedor, sus procesos y logstica interna, garantizando la armona, oportunidad y transparencia en el manejo de la informacin. Para ingresar al Portal Proveedores, debe ingresar a la pgina web de Bavaria www.bavaria.com.co, luego debe hacer clic en portales y proveedores. En caso de tener alguna inquietud, se pueden comunicar a travs de la lnea de atencin al usuario, 01 8000 510 029.

7.1 Mdulo adquisicionesIntercambio automtico de los negocios a travs de los trminos de referencia establecidos que contienen aspectos del negocio tales como Especificaciones tcnicas Especificaciones de calidad Especificaciones de logstica Condiciones comerciales Otras condiciones generales 112

7.2 Mdulo estado de cuenta

Nos permite Visualizar pagos realizados Relacin de facturas pagadas Visualizar gravmenes pagados

7.3 Mdulo informacin generalNos permite Informacin propia Autoregistro Documentos del proveedor Manuales de usuario

Manual para proveedoresPORTAL PROVEEDORES

113

7.4 Mdulo evaluacin de desempeo

Nos permite Visualizar el resultado de la evaluacin de desempeo en cuanto a Calidad Competitividad Oportunidad Servicio Asociado

7.5 Mdulo AprovisionamientoNos permite Envo del plan de entregas Visualizar inventarios y pedidos en curso Repartos e informacin de planificacin

Manual para proveedoresPORTAL PROVEEDORES

114

CAPITULO IX

89


Manual de contratistas

El manual de contratistas tiene como objetivo establecer las principales normas de seguridad, de salud ocupacional, ambientales y de buenas prcticas de manufactura, con el fin de eliminar, reducir o controlar riesgos que puedan afectar a las personas, al medio ambiente, producto, equipos o instalaciones de la empresa. El manual aplica para todos los contratistas y proveedores que ingresan o realizan alguna actividad dentro de las instalaciones de las plantas de Bavaria y debe ser suministrado, cuando se requiera, por el funcionario contacto en Bavaria. El manual se encuentra disponible en el sistema de gestin documental del portal corporativo de Bavaria.

Manual para proveedoresANEXOS

124

Formulario de inscripcin para pago electrnicoFORMULARIO DE INSCRIPCIN PARA PAGO ELECTRNICO

Ciudad : Seores :BAVARIA S. A.

Fecha :

CERVUNIN S . A.

CERVECERA DEL VALLE S. A.

Seleccione las compaas en las cuales quiere inscribirse para el pago electrnico (ver nota) Autorizamos a ustedes para abonar, en la cuenta bancaria que reporto a continuacin, los valores que se generen en nuestras relaciones comerciales.

Nombre : Nit o Cdula : Direccin :(para el envo de los avisos de pago)

Telfono : Ciudad : Fax :

Correo electrnico:

Informacin sobre la cuenta corriente o de ahorros Tipo de cuenta: Corriente Ahorros Nro de cuenta

Declaramos a ustedes que la anterior informacin, para el registro del pago electrnico, es correcta.

Atentamente Firma representante legal : Nombre representante legal :

Manual para proveedoresANEXOS

96

Poder especial para autorizacin de pagos a tercerosPoder especial para autorizacin de pagos a terceros PODER ESPECIAL

Firma (Nombre y cdula del representante legal) (Razn social completa)Acepto el poder:

Manual para proveedoresFirma (Nombre y cdula del tercero autorizado)

Adrian De Wilde Vicepresidente Cadena de Abastecimiento Luz Mary Rodrguez Jimnez Directora, Gestin Proveedores

Idea y Direccin General

Carlos Gonzlez Marca

Textos

Juliana Arias Pez

Diseo Grfico

Xpress Estudio Grfico y Digital

Impresin Libro Fotografa

Archivo Bavaria Luis Fernando Daz Castiblanco Jos Bernardo Gmez Useche Carlos Gonzlez Marca Juliana Arias Pez

Fuentes de ConsultaArchivo Bavaria

Manual Prove Ed Ores BAVARIA

Documents

Transcript of Manual Prove Ed Ores BAVARIA