Contabilidad Para Una Empresa Automotriz

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

“Manual de contabilidad para una empresa

automotriz”

M O N O G R A F Í A

Qué para obtener el Título de:

Licenciado en Contaduría

Presenta:

Norma Angélica Hernández Villanueva

Asesor:

Dr. Jerónimo D. Ricardez Jiménez

Xalapa-Enríquez, Veracruz Octubre 2007

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DEDICATORIAS T W|Éá T W|Éá T W|Éá T W|Éá

A ti por haberme acompañado en este recorrido, por no abandonarme, por haberme me permitió la dicha de llegar hasta aquí dándome la fortaleza, por bendecirme con todo lo que tengo y por haberme ayudado a levantarme durante mis caídas y darme la oportunidad de aprender de ellas; pero principalmente por darme la dicha de vivir los sueños más importantes de mi vida.

T Å|T Å|T Å|T Å| `tÅö `tÅö `tÅö `tÅö

Todo mi amor y agradecimiento a la única persona que sacrifico su vida para que este paso se hiciera una realidad mi madre que ha sido el motor que generó la fuerza y el orgullo, para que pudiera alcanzar esta meta. Por brindarme la oportunidad de estudiar, gracias por no haber perdido la fé en mí y demostrarme a través de los años tu infinito amor, me diste la mejor herencia una educación, te agradezco estar a mi lado. Gracias Trony, por cuidarme siempre, por ser mi guía, mi horizonte, mi límite ante los excesos, mi amiga y mi mejor consejera, y sobretodo, por darme la oportunidad de ser tu hija.

Este triunfo es de las dos, gracias por estar siempre para mí.

T Å| TuâxÄ|àt T Å| TuâxÄ|àt T Å| TuâxÄ|àt T Å| TuâxÄ|àt

Bichy tú que fuiste como mi madre. Todo me lo diste y muchas cosas me enseñaste, pero lo que mejor aprendí, fue a querer a las personas, a no guardar rencor y saber perdonar todos los fallos y errores de los demás. Agradezco tu cuidado, el inmenso amor que siempre me diste, tu apoyo y tu fé infinita en mí, gracias por ser mi amiga.

T Å| g•t `|Çx T Å| g•t `|Çx T Å| g•t `|Çx T Å| g•t `|Çx

Gracias por esos tiempos que vivimos juntas por confiar en mi capacidad, por su tolerancia, consejos paciencia, por ayudarme a iniciar y terminar mi licenciatura, agradezco el apoyo y afecto incondicional que me ha brindado.

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T Å| YtT Å| YtT Å| YtT Å| YtÅ|Å|Å|Å|Ä|tÄ|tÄ|tÄ|t Por el cariño y la confianza que me brindan en todo momento, pero sobre todo por estar cada uno a su manera respaldándome en mis decisiones. Gracias por estar ahí en mis triunfos y en mis derrotas, les agradezco su preocupación por mí.

T Å|á áxÜxT Å|á áxÜxT Å|á áxÜxT Å|á áxÜxá ÖâxÜ|wÉá Öâx çt ÇÉ xáàöÇ vÉÇÅ|zÉá ÖâxÜ|wÉá Öâx çt ÇÉ xáàöÇ vÉÇÅ|zÉá ÖâxÜ|wÉá Öâx çt ÇÉ xáàöÇ vÉÇÅ|zÉá ÖâxÜ|wÉá Öâx çt ÇÉ xáàöÇ vÉÇÅ|zÉ

Mi abuelito Edmundo, mi bisabuela Francisca, mi tío Ramón, mi primita chepita, Ellos no partieron para dejarnos, ellos no están ausentes, están lejos y cerca de nosotros viven con nosotros, nos aman y nos protegen del cielo.

T Å| TÅ|zt ç {xÜÅtÇtT Å| TÅ|zt ç {xÜÅtÇtT Å| TÅ|zt ç {xÜÅtÇtT Å| TÅ|zt ç {xÜÅtÇt

Lisset tras un recorrido juntas de 11 años de amistad gracias por estar junto a mi, tú me enseñaste la fuerza para afrontar difíciles situaciones, me diste tu cariño, tus consejos, me aguantas en mis peores momentos y me demuestras el valor de la verdadera amistad.

T Å|á TT Å|á TT Å|á TT Å|á TÅ|zÉá Å|zÉá Å|zÉá Å|zÉá

A mis amigas: Janet, Tere, Jessica, July, Angélica, Laura, Adriana, Ingrid, Emiliano, porque gracias a ellos disfruté de una amistad sincera, valor importante en mi vida, gracias por estar conmigo estos años, por aconsejarme, regañarme, compartir risas y llantos en todo este tiempo.

T Å|á TT Å|á TT Å|á TT Å|á TÅ|zÉá wx Ät âÇ|äxÜá|wtwM Å|zÉá wx Ät âÇ|äxÜá|wtwM Å|zÉá wx Ät âÇ|äxÜá|wtwM Å|zÉá wx Ät âÇ|äxÜá|wtwM

Dana, Paty, Laura, Zay por permitirme conocerlas y ser parte de su vida. Por ayudarme y estar conmigo a lo largo de la carrera, y aún después.

T Å| TT Å| TT Å| TT Å| TÅÉÜ ÅÉÜ ÅÉÜ ÅÉÜ

Largo es el camino recorrido y lo caminaste junto a mí durante tanto tiempo; me impulsaste a conquistar mis metas, me demostraste que existe el amor verdadero ese que puede superar los obstáculos y perdonar de corazón.

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Por haber aparecido y cambiado mi vida, por enseñarme y haber aprendido junto a mí. Gracias por todo lo vivido, por todo lo que fuiste una vez. Que dios te guarde siempre con bien y te acompañe en tu camino.

AGRADECIMIENTOS Es importante para mí señalar que la elaboración de este Manual, ha sido posible gracias al esfuerzo coordinado de los responsables, quienes se encargaron de supervisar cada detalle integrante de este proyecto.

T Å| TáxáÉÜ T Å| TáxáÉÜ T Å| TáxáÉÜ T Å| TáxáÉÜ El Dr. Jerónimo Ricardez Jiménez, director de esta monografía, mi más sincera gratitud por su confianza, paciencia y disposición en todo momento. Maestro mi mayor agradecimiento por aceptar dirigir este trabajo recepcional. Por formar parte de mi formación académica, Gracias maestro, por brindarme sus consejos y comentarios, por escuchar con atención mis observaciones y preguntas.

TTTT Å| f| Å| f| Å| f| Å| f|ÇÉwtÄÇÉwtÄÇÉwtÄÇÉwtÄ

C.P. Ernesto Cobos Escudero quiero dar gracias al apoyo que me brindó durante la realización de este trabajo, por sus consejos y anécdotas compartidas por permitirme conocer un poco mas de él. Gracias por su tiempo compartido por las pláticas tan amenas por sus consejos que me servirán de guía y sobre todo por facilitarme la realización de este trabajo.

T Å| T Å| T Å| T Å| ffff|ÇÉwtÄ|ÇÉwtÄ|ÇÉwtÄ|ÇÉwtÄ

C.P. Francisco Rodríguez Sánchez por haberme acompañado desde el inicio de mi licenciatura, por ser mi maestro y ahora mi sinodal, por los consejos, vivencias y cariño que me demostró y como usted lo dijo me recibió en mi primer año y ahora me despide en el último. Y para todos recuerden que:

f| xáàÉç xá áâ ÅxÅÉÜ|t çt yÉÜÅÉ ÑtÜàxf| xáàÉç xá áâ ÅxÅÉÜ|t çt yÉÜÅÉ ÑtÜàxf| xáàÉç xá áâ ÅxÅÉÜ|t çt yÉÜÅÉ ÑtÜàxf| xáàÉç xá áâ ÅxÅÉÜ|t çt yÉÜÅÉ ÑtÜàx wx áâ {|áàÉÜ|t wx áâ {|áàÉÜ|t wx áâ {|áàÉÜ|t wx áâ {|áàÉÜ|t ZÜtv|tá ZÜtv|tá ZÜtv|tá ZÜtv|tá

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ÍNDICE

Introducción ....................................................................................................…1

Capítulo I ……………………………………………………………………………….5

1.1 Estructura organizacional…………………………................................7

1.2 Áreas de la organización………………………………………………..10

1.2.1 Área administrativa…………………………………………….11

1.2.2 Área de ventas………………............…………………...……11

1.2.3 Área de postventa................................................................12

1.3 Organigrama…………………………………….………………………..13

1.4 Descripción de puestos………………………….………………………15

1.4.1 Director general…................................................................16

1.4.2 Gerente general………………………….…………….……....19

1.5 Gerentes de los diferentes departamentos de la entidad……………21

1.5.1 Gerente administrativo…………………………….…………..21

1.5.2 Gerente de ventas...........................................……………..26

1.5.3 Gerente de postventa……………………………….…………25

1.6 Flujos de operación………………………………….……………….….34

Capítulo II ..........................................................................................................36

2.1 Importancia del manual de contabilidad……………………………….39

2.1.1 Objetivo del manual contable…………………………………40

2.1.2 Uso del manual de contabilidad...........................................41

2.1.3 Establecimiento en formas y registros.……………..............42

2.2 Concepto de manual contable….……..……………………………….42

2.2.1Objetivos de la organización contable…….………………….43

2.3 Guía contabilizadora………………....................................................48

2.4 Catálogo de cuentas……………………….........................................51

2.5 Instructivo del catálogo de cuentas…….………………………………54

2.6 Documentos fuente……….………………………………….................56

7

2.7 Documentos contabilizadores…….…………………………………….57

2.8 Diagramas de flujo……………….………………………………………58

2.9 Políticas………………………….………………………………………..60

2.10 Control interno………………………………..…………………………62

Capítulo III …………..………………………………………………………………..65

3.1 Generalidades………….......................…………………….……….....68

3.2 Organigrama……..…....................................................................….73

3.3 Catálogo de cuentas…………………………………………………….74

3.4 Guía contabilizadora..................................................………………..86

3.5 Instructivo del catálogo de cuentas……………………….……………88

3.6 Flujos de operación implementados……………………….…………103

3.7 Establecimiento de políticas............................................................110

3.8 Implementación del control interno………………….….…………….114

Conclusiones ………………………………………………………………………119

Bibliografía …………………………………………………………………………123

Anexo I ………………………………………………………………………………125

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Organigrama vertical………………………………………………………14 Figura 2 Flujos de operación…………….………………………………………….35 Figura 3 Guía contabilizadora………………………………………………………50 Figura 4 Ejemplo de guía contabilizadora…………………………………………87 Figura 5 Cuadro comparativo entre el control interno contable y el control

interno administrativo…………………………………………………...118

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INTRODUCCIÓN

10

INTRODUCCIÓN

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino

hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su organización y los procedimientos

que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad

eficiente.

En este trabajo, se ha buscado dar a conocer un manual de contabilidad, que tiene

como finalidad dar un enfoque de la organización de una empresa

comercializadora de automóviles y conocer de manera general cómo se integra la

organización contable dentro de la misma.

Esta recopilación es resultado de mi experiencia del servicio social que realice

dentro de una empresa que comercializa automóviles. La empresa contaba con

una organización flexible que propiciaba la duplicidad de funciones, confusión en

sus registros, políticas no bien definidas y un débil control interno.

Con este manual busco presentar de forma práctica y comprensible los principales

aspectos que las organizaciones automotrices necesitan conocer y desarrollar

para poder acceder, en las mejores condiciones posibles, al mercado en el que se

desenvuelven. El manual ha sido previamente analizado con temas que van desde

el conocimiento del medio ambiente, en el que se desenvuelve la empresa, hasta

la visión integral que se debe tener para su correcto funcionamiento.

El manual debe ser una herramienta que ayude a la toma de decisiones, aborda

temas que van desde el estudio del medio donde se aplicará, hasta las funciones

básicas de la administración (planeación, organización, dirección y control).

Con este trabajo se busca que los integrantes de la organización conozcan el uso

y el manejo adecuado de los procesos contables que se aplicarán para hacer el

trabajo de manera sincronizada. En este estudio la organización contable

11

representa uno de los aspectos más importantes de la organización para su

correcto funcionamiento.

Dentro de esta monografía se hace mención a la importancia del conocimiento de

las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones

rápidas y acertadas. Este manual es un instrumento de trabajo que el personal

integrante de la entidad deberá conocer para posteriormente aplicar de manera

ordenada y consistente, con esta acción las funciones serán más sencillas y

prácticas. Es importante mencionar que la empresa objeto de este estudio, es una

agencia de venta de automóviles nuevos, auto partes y refacciones originales, así

como la prestación de servicio de mantenimiento y reparación a unidades.

El primer capítulo da a conocer la estructura orgánica de la empresa y las

funciones de cada una de sus unidades organizacionales, debido a que son de

suma importancia para su adecuado crecimiento y desarrollo, así como para servir

como un instrumento de apoyo que facilite al personal la realización de sus

actividades. Asimismo, es conveniente señalar que para la elaboración de este

capítulo se llevó a cabo el estudio de las diferentes áreas que conforman la

empresa tomando en cuenta la información de los puestos integrantes por áreas

de trabajo.

En este primer capítulo me propongo dar una perspectiva del ambiente de estudio

en el cual se realizó mi trabajo, con el fin de ir de lo general a lo particular.

Para el segundo capítulo muestro una referencia generalizada de los conceptos

que integrarán el manual, si bien es cierto que es teoría he tratado de darle mi

enfoque personal para ir adecuando los conceptos a mi objeto de estudio. Se hace

mención de los conceptos del manual, la importancia así como del objetivo del

mismo; en esta parte del trabajo se encuentra la organización contable que se

llevo a cabo.

12

Se presenta desde el establecimiento de la guía contabilizadora, el catálogo de

cuentas, el instructivo, es decir, las partes que integran este manual. Las cuentas

estudiadas son las que intervienen en las operaciones realizadas durante el

periodo contable.

El capítulo tercero es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que

contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,

funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades

que se realizan en una organización.

Se presentan los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar

para poder desarrollar adecuadamente las actividades, estableciendo

responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información

útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, políticas y control interno

que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye

como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para

modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

El presente manual además de contener información ordenada y sistematizada,

explica datos muy interesantes que sirven de base en la estructura de una

empresa para una correcta toma de decisiones. El manual de organización está

sujeto a ser actualizado o, en su caso, modificado según las necesidades de cada

organización automotriz.

13

CAPÍTULO I

ORGANZACIÓN Y OPERACIÓN DE UNA EMPRESA AUTOMOTRIZ

14

CAPÍTULO 1. ORGANZACIÓN Y OPERACIÓN DE UNA EMPRESA

AUTOMOTRIZ

La organización y operación de la empresa implica la determinación, coordinación

y control de todos los elementos necesarios para llevar a cabo el registro de las

operaciones o hechos de la empresa.

La entidad es la que regula las acciones con el fin de obtener eficiencia en el

proceso, y cuando de establece la contabilidad, da lugar a la organización y

operación de la empresa.

Los elementos de la organización contable en términos generales, como lo cita

Maximino Anzures, son:

a) Catálogo de cuentas, a través del cual se establece la “ordenación” de los

hechos.

b) Documentos que sirven para captar y comprobar las operaciones sirviendo

de fuente de datos para los siguientes.

c) Documentos contabilizadores, o sea los medios para el registro en libros,

por los cuales se establece la coordinación de tales hechos. En algunos

casos, los documentos comprobantes pueden servir asimismo como

documentos contabilizadores.

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso

de su organización es definir la estructura organizacional sobre la cual estará

basada su operación; la descripción de las áreas de la organización, la descripción

de los puestos de trabajo, así como la asignación de responsabilidades.

Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y

coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de

autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque

los puestos están colocados de arriba a bajo o de izquierda a derecha desde el

nivel más alto al más bajo respectivamente.

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Koontz y O´Donnell mencionan en su obra: “Organización es agrupar las

actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordina, tanto en sentido

horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa”.

Organización según Reyes Ponce “Es la estructura técnica de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales

y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia

dentro de los objetivos y planes señalados”.1

1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Una organización es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a

tareas comunes y en función de la obtención de objetivos específicos.

Para poder alcanzar los objetivos propuestos resulta necesaria la construcción de

un esquema o modelo, que permita la interrelación e interacción de sus

elementos.

La estructura será entonces, la herramienta que le permita a la organización

alcanzar sus objetivos.

• Permite lograr una determinada disposición de sus recursos,

• Facilita la realización de las actividades y

• Coordinación de su funcionamiento

Según Henry Mintzberg: “La estructura organizacional puede definirse como el

conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo

en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas”.2

1 Reyes Ponce Agustín. Administración moderna. Editorial Limusa. México. 2000. 2 Gómez Ceja Guillermo. Planeación y Organización de empresas. Editorial Mc Graw Hill. Octava edición. 2002. p.229.

16

De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención

de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la

organización.

En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal

forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera

cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la

conducta de toda la organización.

A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un

adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.

La estructura de la empresa es uno de los elementos clave de la organización por

tanto es importante conocer la actividad que realiza cada individuo integrante que

hay para saber cuales son los cargos que componen la estructura organizacional

de la empresa.

Y esto se muestra con representaciones graficas que muestren las jerarquías del

personal que labora en la organización.

Por lo tanto, la estructura puede ser modificada toda vez que las necesidades de

la organización así lo requieran; debiendo guiarse por una lógica que permita el

logro de la eficacia y eficiencia organizacional.

La organización, en función de sus objetivos y de acuerdo a determinados

factores, como el contexto, la tecnología que emplea en sus actividades, su

tamaño, etc., decidirá la forma particular de su estructura.

La elección de una u otra forma definirá la filosofía que guiará el accionar

organizacional, que se materializará a través de su diseño institucional, dentro del

cual los participantes verán condicionados sus comportamientos, en función de las

relaciones que se verifican.

Para la determinación de los niveles o escalas jerárquicas, podemos utilizar el

modelo de los autores clásicos, que representa la estructura de las organizaciones

como un triángulo, habitualmente llamado “pirámide administrativa”, en el que se

determinan tres niveles jerárquicos:

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a. nivel superior

b. nivel intermedio

c. nivel inferior

En cada uno de estos niveles se presenta una división administrativa en la cual los

superiores tienen autoridad sobre los subordinados que se encuentran en los

niveles inferiores, aumentando la autoridad y la responsabilidad a medida que se

asciende en la escala jerárquica.

La estructura de la organización a nivel gerencial sobre la cual estará basado el

presente trabajo es la siguiente:

1.1 Dirección general

1.2 Gerencia general

1.3 Gerencia administrativa

1.4 Gerencia de ventas

1.5 Gerencia de postventa

Para conocer mejor las características de la estructura presentada anteriormente a

continuación se describe cada nivel de manera simplificada ya que más adelante

se hará la descripción de cada puesto a nivel superior e intermedio.

Dirección general

1. Conducir la operación de la agencia automotriz.

2. Encaminar al logro de los objetivos.

3. Coordinar las acciones de programación, procedimiento y seguimiento.

Gerencia general

1. Cumplir los acuerdos de la junta administrativa.

2. Vigilar el cumplimiento de los problemas.

3. Coordinar a las direcciones.

4. Formular el proyecto del programa general.

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Gerencia administrativa

1. Elaborar y ejecutar el programa de la dirección y someterlo a consideración

de la misma.

2. Vigilar la correcta aplicación de los lineamientos de contabilidad.

3. Establecer las normas que regulen y controlen el presupuesto.

4. Verificar la correcta aplicación de los procedimientos contables.

Gerencia de ventas

1. Estructurar la función de las ventas.

2. Fomentar la competitividad

3. Elaboración de planes de ventas, fijación de objetivos y control.

Gerencia de postventa

1. Estructurar la función de las ventas.

2. Planificar el servicio de postventa.

3. Gestionar la atención al cliente.

1.2. ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad,

departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas

que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden

actividades, funciones y labores homogéneas.

La efectividad de la empresa no depende del éxito de un área funcional específica;

sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre los integrantes de la

organización y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas

funcionales, mismas que son las siguientes:

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1.2.1 Área administrativa

De vital importancia es esta función, ya que la empresa trabaja con base en

constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de

fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la

empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada

uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

Este departamento tiene el objetivo del máximo aprovechamiento y administración

de los recursos financieros, es responsable de las políticas, planes, movilización y

administración de los recursos financieros.

Debe abarcar las funciones contables y administrativas, es decir, el área de

contabilidad se encarga de realizar las operaciones, los registros diarios que se

originan con motivo de ventas o compras y operaciones relacionadas con las

mismas.

El área administrativa deberá llevar el control del fondo fijo de caja chica. Deberá

existir una fluidez de información con los demás departamentos.

La información que se genere en este departamento se convertirá en datos que

tendrán una interpretación financiera para cumplir con obligaciones, así mismo,

recibir beneficios.

1.2.2 Área de ventas

El departamento de ventas tiene como principal función planear, ejecutar y

controlar las actividades generales del proceso, por lo que se debe dar

seguimiento y control continuo a sus actividades.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir al mercado, es decir,

debe hacer notar la existencia del producto, en este caso los vehículos

automotrices valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las

técnicas y políticas de ventas acordes con las políticas establecidas.

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La distribución física es una responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas.

El gerente de ventas coordina las entradas y salidas del almacén de vehículos,

problemas relativos al manejo del vehículo desde la fábrica hasta la entrega a el

consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización,

los costos de manejo, los inventarios de recepción y entrega de unidades.

La administración del departamento de ventas es responsabilidad del gerente de

la misma, el cual debe determinar los procedimientos, dirigir el personal de ventas,

coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las

ventas y asignar tareas a los integrantes de las diversas secciones de este

departamento.

1.2.3 Área de postventa

El objetivo que se persigue al implementar este espacio es lograr la combinación

perfecta entre la obtención de ingresos, la eficiencia en el servicio y la fidelidad del

cliente, así como, aumentar el nivel de satisfacción del mismo. Se ocupará de que

la relación empresa-cliente sea plenamente satisfactoria.

Un servicio postventa que funcione correctamente puede ahorrar a la empresa un

porcentaje elevado de los gastos de promoción y ventas. Si por el contrario no

funciona el producto, por muy bueno que sea, tendrá dificultades en su

comercialización.

Debe contar con manuales que contengan sugerencias ó soluciones a incidencias,

y realizar encuestas de satisfacción postventa para observar los resultados del

servicio ofrecido por este departamento.

El éxito de esta aplicación se basa en la eficaz base de datos de clientes

generada, en la constante renovación, donde se registrarán todas las actividades

que cualquier miembro de la compañía mantenga con los clientes. Las ventajas

más palpables de esta solución se manifiestan con prontitud; Aumentar el grado

21

de atracción hacia clientes nuevos y rentables, al tiempo que se estrechan los

lazos con los ya existentes para optimizar estas relaciones en todo su ciclo de

vida.

1.3 ORGANIGRAMA

Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que

representa la organización de una empresa.

Es la representativa estadística, esto es, corresponde a la radiografía de la

empresa y muestra su esqueleto y su constitución interna, pero no su

funcionamiento ni su dinámica. También son herramientas necesarias para llevar a

cabo una organización racional.

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de

una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política,

etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas

que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités

permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.

Es la representación grafica de los diferentes niveles de autoridad, que van de

mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa por un rectángulo que

encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa: la

unión de los cuadros mediante líneas representa los canales de autorización y

responsabilidad.

Como he mencionado en los párrafos anteriores el organigrama constituye la base

para la delegación de las funciones llevadas a cabo, es vital que la empresa

cuente con esta representación.

Para llevar a cabo una departamentalización adecuada como primer paso es

necesario organizar a la empresa, establecer claramente las funciones que se

realizan.

22

Para este tipo de organización la implantación de un organigrama vertical es lo

más adecuado ya que cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros

en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de

responsabilidad y autoridad de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que

indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que

dependen de él y así sucesivamente.

Este organigrama permitirá que todos los integrantes del mismo conozcan su lugar

dentro de la organización. (Figura 1)

Figura 1: Organigrama Vertical

23

1.4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

El objetivo de la descripción de puestos de trabajo no es otro que el de definir de

una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado

puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito.

La Descripción de Puestos tiene como su principal objetivo el conocer cada una de

las funciones y responsabilidades de los puestos, así como establecer las

características que deben de tener las personas que ocupen dichos puestos.

Este análisis se establece como una fuente esencial para llevar a cabo el

reclutamiento y selección del personal, la capacitación, evaluación de desempeño

y la valuación de puestos.

El conocimiento y documentación de las funciones que desempeñan los

ocupantes de los puestos en la Organización, permite establecer con mayor

claridad los procesos que involucran la operación, evitando duplicidad de

funciones y buscando la eficiencia en la misma.

Esta descripción que integran a la organización son un complemento escrito del

organigrama y junto con él forma parte del manual cada puesto de trabajo incluido

dentro de este manual tiene los siguientes elementos:

Puesto: Nombre que se le asignará al cargo, a quien reporta, a que gerencia y

departamento pertenece;

Función general: Finalidad del puesto dentro de la organización;

Relaciones internas: Quienes dependen de él dentro de la empresa

Relaciones externas: Con quien se relaciona fuera de la organización

Funciones específicas: La descripción de las tareas por las cuales responde

La información de los puestos se deriva del estudio de las partes que integran a la

institución, a continuación se hace la descripción de los puestos a nivel gerencial

que se implantarán dentro de la empresa automotriz.

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1.4.1 DIRECTOR GENERAL

NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL

REPORTA A: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Debemos tomar en cuenta que cada Director tiene su propia personalidad,

formación, experiencia y capacidades que le hacen siempre diferente a los demás.

Pero, pese a esto, existen factores que, por lo general, favorecen una buena tarea

directiva en una empresa. Y siempre considerando la globalidad del perfil del

Director y no el caso particular.

Por este motivo, a continuación, se exponen algunos factores que considero que

favorecen, en sentido positivo, una buena labor direccional. Dan un perfil con más

probabilidades de éxito que el contrario.

Hecha esa breve introducción aclaratoria, a continuación se reflexionan algunos

rasgos del perfil de un Director de una empresa, que favorecen generalmente un

buen desarrollo en ese puesto. Sin que supongan prioridades de unas sobre otras,

ni un orden preestablecido de preferencias.

En este tipo de empresas automotrices, el director general, casi siempre es el

dueño del negocio por el riesgo que representa la inversión es por ello que dentro

de las funciones específicas también se considerarán algunos de los rasgos que

deberá asumir el director general ya que él no será el que ejecute propiamente las

acciones sino el que lleve a cabo la revisión del trabajo de los integrantes de la

organización.

Los rasgos del perfil tienen mucha importancia ya que sirven para definir la

actuación del director frente a los miembros integrantes de la agencia automotriz.

FUNCIÓN GENERAL

Realizar acciones que se encaminan a modificar el medio, o las relaciones entre la

empresa y su entorno, ver las cosas tal como son y no como deberían ser. Ajustar

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la estructura y la estrategia de modo que exista congruencia entre las dos y que se

valoricen mutuamente.

PUESTOS QUE LE REPORTAN

• Gerente General: Informes de los resultados obtenidos.

RELACIONES INTERNAS:

• Accionistas: Presentar resultados finales.

• Gerente General. Informa los resultados obtenidos por cada área.

• Gerente de Ventas. Dar a conocer la situación del departamento.

• Gerente de Postventa. Presentar el seguimiento de postventa.

• Gerente Administrativo. Indica los resultados financieros.

RELACIONES EXTERNAS:

• Instituciones de crédito.

• Compañías Aseguradoras.

• Proveedores.

• Clientes.

• Acreedores.

• Gobierno local.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

• Supervisar los resultados finales obtenidos por la estructura organizacional.

• Vigilar el cumplimiento de los procedimientos aplicados en la organización.

• Convocar a reuniones periódicas con los gerentes de las áreas integrantes

de la organización para analizar los trabajos que se han desarrollado así

como aquellos que están por llevarse a cabo.

• Tomar decisiones con base en los resultados de las diferentes áreas.

• Autorizar la contratación del personal.

• Administrar los recursos económicos, humanos y materiales, buscando el

mejor aprovechamiento y desarrollo de los mismos.

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• Firmar la documentación correspondiente.

• Supervisar la implantación de los manuales que se aplicarán en cada área

de la organización.

• Ser el representante de la empresa automotriz.

• Autorizar cualquier cambio dentro de la organización.

RASGOS DEL PERFIL

• Buscar la motivación para dirigir dentro de la empresa, es tratar de obtener

los objetivos planteados, llevando el destino de la empresa en las manos,

por medio de un equipo de personas y con los medios materiales de que se

dispone; “gestionar” los recursos para alcanzar los fines.

• Tener capacidad de análisis y de síntesis se trata de esa condición mental

de la persona humana de poder desarrollar una idea o un problema,

llevándolo hasta sus últimas consecuencias.

• Obtener capacidad de comunicación, es la capacidad de llegar a los demás,

de saber hablar y saber escuchar. Es la posibilidad de entender y hacerse

entender. Un buen director sabe comunicar a su gente. Les transmite sus

órdenes, sus entusiasmos, sus objetivos, les motiva y les tiene informados.

Se dirige a ellos, recibe sus opiniones.

• Poseer dotes de psicología Esto se traduce como que debe saber conocer

a la gente. Entenderla en sus extractos psíquicos, lógicamente hasta donde

esto es posible y conveniente.

• Establecer capacidad de escucha es importante saber oír y escuchar al

personal.

• Lograr una capacidad de trabajo entre los miembros de la organización.

• Asumir un espíritu de lucha Este espíritu de lucha no ha de entenderse

como un espíritu agresivo, capaz de llevarse por delante y “triturar” al que

se ponga por delante, ha de entenderse, más bien, como espíritu de lucha

por el triunfo de manera limpia.

• Conservar una actitud de perseverancia y constancia.

27

• Ser una persona que ha de estar dotado de la mayor parte de las

capacidades y aptitudes mencionadas antes, es aquel que toma las

decisiones y los demás, creen en él, en sus posibilidades y le siguen.

• Tener y actuar con integridad moral y ética su vida profesional o al frente de

sus negocios, busca el beneficio de su empresa y el alcanzar sus objetivos.

• Lograr un espíritu crítico Sólo con espíritu crítico es posible una toma

acertada y fundamentada de decisiones.

1.4.2 GERENTE GENERAL

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE GENERAL

REPORTA A: CONSEJO ADMINISTRATIVO

GERENCIA: GENERAL

DEPARTAMENTO: GENERAL

FUNCIÓN GENERAL:

Dirigir, planear, organizar y controlar las operaciones de la concesionaria, así

como también mantener y ampliar su penetración de mercado en su zona. Tomar

todas las decisiones de inversión, estrategia y objetivos en todas las áreas de la

concesionaria.

PUESTOS QUE LE REPORTAN:

• Gerente de Ventas. Informa las ventas efectuadas y prospecto.

• Gerente Administrativo. Informa el estado financiero de la concesionaria.

• Gerente de Postventa. Informa los ingresos del área de servicio y

refacciones.


• Secretaria. Informa los avances de las tareas asignadas.

• Gerente de Ventas. Informa las ventas efectuadas y prospecto.

28

• Gerente de Postventa. Informa los ingresos del área de servicio y

refacciones.

• Gerente Administrativo. Informa el estado financiero de la concesionaria.


• Instituciones de crédito.

• Compañías Aseguradoras.

• Proveedores.

• Clientes.

• Gobierno local.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Establecer una organización adecuada a las necesidades de la

concesionaria, con personal capacitado y adecuado; garantizando el buen

desempeño de labores y de acuerdo a las políticas, normas y objetivos de

la empresa.

• Desarrollar, implantar y controlar los planes, políticas y normas de

operación que garanticen un desempeño satisfactorio y rentable de la

concesionaria para vehículos nuevos, usados, servicio, refacciones,

accesorios y departamento administrativo.

• Consultar periódicamente con todos los gerentes lo relacionado al

establecimiento de objetivos de ventas, gastos, utilidades e inversión.

• Establecer el desarrollo de cada gerente de departamento de manera que

estén capacitados para manejar todas las responsabilidades que se les

asignen.

• Promover la coordinación y cooperación entre los departamentos de

Ventas, Postventa y Administrativo de la concesionaria.

• Seleccionar al personal gerencial requerido y dar su visto bueno para la

contratación de personal de otros niveles.

• Preparar, junto con los gerentes de departamento, las evaluaciones

periódicas de trabajo, basándose en los estándares de ejecución.

29

• Supervisar planes de acción para el personal de toda la concesionaria y

aprueba los salarios y planes de compensación.

• Establecer y controlar los objetivos de ventas y de operación para cada

departamento con base a resultados mensuales y /o anuales.

• Controlar y evaluar los resultados de los departamentos mediante el Control

de Operación Diaria y los Análisis Financieros Mensuales de cada uno de

los departamentos, y establecer planes para mejorar y corregir la acción

cuando sea necesario.

• Capacitar al personal a su cargo.

• Analizar las necesidades presentadas por las gerencias departamentales

en cuanto a instalaciones, equipo y ampliaciones de la concesionaria y

aprueba los requerimientos de inversión.

• Proporcionar los medios y supervisar las actividades necesarias que

permitan la implementación del sistema de calidad.

1.5 GERENTES DE LOS DIFERENTES

DEPARTAMENTOS DE LA ENTIDAD

1.5.1 GERENTE ADMINISTRATIVO

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO

REPORTA A: GERENTE GENERAL

GERENCIA: GENERAL

DEPARTAMENTO : ADMINISTRACION

FUNCIÓN GENERAL:

Proporcionar a la Gerencia General información financiera correcta y oportuna, así

como optimizar los recursos humanos, financieros y materiales de la

concesionaria.

30


• Auxiliar Contable. Reporta el avance de contabilidad y reportes.

• Cajera. Reporta los saldos a bancos e ingresos a caja.

• Limpieza. Reporta el estado de limpieza y necesidades en las áreas.

• Mantenimiento. Reporta el estado en general de la concesionaria y los

arreglos a realizar.

• Chofer. Reporta las salidas de la concesionaria y realiza encargos del área

de Administración.

• Veladores. Reporta las novedades en la concesionaria durante la noche.


• Gerente General. Información financiera de toda la concesionaria.

• Gerente de Ventas. Información financiera del área de Ventas.

• Gerente de Postventa. Información financiera del área de Postventa.

• Auxiliar Contable. Reporta el avance de contabilidad y reportes.

• Reporta los vencimientos de los pagares y factura a crédito, clientes

morosos y pagos.

• Cajera. Reporta los saldos a bancos e ingresos a caja.

• Mantenimiento. Reporta el estado en general de la concesionaria y los

arreglos a realizar.

• Chofer. Reporta las salidas de la concesionaria.

• Limpieza. Reporta el estado de limpieza y necesidades en las áreas.

• Veladores. Reporta las novedades en la concesionaria durante la noche.


• Auditores Externos. Proporcionar los documentos necesarios para la

realización de la auditoria.

• Instituciones de crédito. Pagos, depósitos y créditos.

• Hacienda y Crédito Público. Pago de impuestos.

31

• Dependencias Gubernamentales. Proporcionar los documentos que se

solicitan en cada dependencia.

• Proveedores. Solicitudes de materiales y pagos.


• Autoriza todos los pagos a proveedores y gastos menores para cubrir las

áreas de la concesionaria.

• Supervisar que se registren contablemente y en forma correcta y oportuna

todas las operaciones de la empresa así como la elaboración de los

estados financieros de la misma.

• Manejo oportuno y al mejor costo de los recursos monetarios para cubrir las

necesidades y gastos propios de la concesionaria.

• Controlar adecuadamente las operaciones relacionadas con bancos,

cobranza, proveedores, financieras, clientes, etc.

• Obtener para la empresa los mejores rendimientos de sus excedentes

monetarios.

• Vigilar el cumplimiento correcto y oportuno de todas las obligaciones de

carácter fiscal, laboral y administrativo a que está sujeta la empresa.

• Supervisar que la elaboración de las nóminas semanales y quincenales de

la empresa, así como el pago de las mismas, se haga en forma correcta y

oportuna.

• Vigilar y supervisar la elaboración, control y archivo de todos los

documentos, tanto fiscales como administrativos, que se generan por las

diferentes operaciones de la empresa.

• Evaluar la posición financiera del resultado de las operaciones de la

concesionaria en base al análisis de los estados financieros de la misma,

conjuntamente con la dirección general y los gerentes departamentales.

• Atender a los auditores internos y externos.

• Llevar a cabo otras actividades que la empresa considere necesarias para

alcanzar los objetivos de la misma.

32

1.5.2 GERENTE DE VENTAS

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE DE VENTAS

REPORTA A: GERENTE DE VENTAS

GERENCIA: GENERAL

DEPARTAMENTO: VENTAS

FUNCIÓN GENERAL:

El jefe de grupo es responsable de coordinar y supervisar a los asesores de

ventas para alcanzar los objetivos de comercialización establecidos por la

gerencia de ventas.


• Secretaria. Reporta del total de las operaciones realizadas.

• Supervisor de unidades nuevas. Reporta la entrada de unidades nuevas,

así como, los accesorios que traen.

• Asesores profesionales de venta. Reportan la venta de unidades

vehiculares.


• Gerente de Ventas. Reporta los movimientos de vehículos nuevos, reporte

de los Ejecutivos de Ventas y temas en general del área.

• Asesores Profesionales de Ventas. Nuevos prospectos y consultas en

general.

• Jefe de Taller. Consulta del estado de los vehículos en inspección de

entrega y acondicionamiento.

• Auxiliar Contable. Entrega de documentación contable.


• Clientes. Da respuesta a consultas e información de los vehículos.

33


• Se mantiene al día de los cambios de precios, técnicas, políticas de la

compañía y de la situación del mercado.

• Apoya al Gerente de Ventas en la determinación de políticas internas y

planes de comercialización.

• Supervisa los programas de venta de cada asesor orientándolos para hacer

una prospección más efectiva.

• Verifica que el asesor le dé seguimiento a la venta satisfaciendo las

necesidades de los clientes.

• Supervisa y asesora a los asesores respecto a los planes de crédito para

ofertar al cliente.

• Supervisa el estado en que se encuentran las unidades que se reciben,

elaborando un reporte al Gerente de Ventas.

• Tiene a cargo el Departamento de Servicios Financieros.

• Supervisa que todas las unidades del inventario propio estén en

condiciones óptimas, así como que tengan realizada la inspección de

entrega por parte de área de Servicio.

• Responsable de la Sala de Ventas, así como también el cuidado y

presentación de las mismas.

• Solicitar al área de Servicio las unidades que va a entregar cada Ejecutivo

de Ventas a sus clientes, y a la vez las revisa antes de la entrega.

• Es responsable de las placas de demostración que se colocan en las

unidades para su prueba de manejo.

• Lleva un control de las carpetas que llegan en cada unidad, y a su vez ver

que no tengan ningún faltante.

• Es responsable de verificar el estado de las unidades usadas que se

podrían llegar a tomar a cambio por una nueva, y a su vez fijar un precio

por la misma.

• Entregar al Gerente de Postventa la relación de los vehículos nuevos.

• Apoya a la Gerencia de Ventas en la administración del departamento.

34

1.5.3 GERENTE DE POSTVENTA

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE DE POSTVENTA

REPORTA A: GERENTE GENERAL

GERENCIA: GENERAL

DEPARTAMENTO: POSTVENTA

FUNCIÓN GENERAL:

Administrar el departamento de Postventa de forma tal que puedan alcanzarse los

objetivos de calidad en las reparaciones y en la atención a los clientes, así como

lograr el grado máximo de participación en el mercado de servicio, buscando con

ello las utilidades convenientes para el desarrollo del negocio.


• Asesor de Servicio. Informa los vehículos que entran a servicio, solicitudes

de autorización de garantías y avances de los trabajos en taller.

Movimientos diarios del área de Garantías y entrega el Reporte de Ventas

diarias y la nomina del área de taller.

• Encargado de Refacciones. Informa las actividades diarias de recepción y

ventas de refacciones.

• Jefe de Taller. Movimientos diarios del área de taller y del área de

Hojalatería y Pintura, y las necesidades y requerimientos de herramientas y

equipo.


• Gerente General. Estado financiero, negocios y estado general del área de

Postventa.

• Gerente Administrativo. Descuentos, facturas y créditos.

• Gerente de Ventas. Estado de los vehículos nuevos en servicio.

• Jefe de Taller. Movimientos diarios del área de taller y del área de

Hojalatería y Pintura.

35

• Asesor de Servicio. Informa los vehículos que entran a servicio, solicitudes

de autorización de garantías y avances de los trabajos en taller.

• Encargado de Refacciones. Informa las actividades diarias de recepción y

ventas de refacciones.

• Técnico Mecánico. Solución a problemas especiales de mecánica y

consultas en general.

• Auxiliares de Técnicos. Informes del avance del trabajo que se les asigno.


• Clientes. Satisfacción del cliente con los servicios.

• Proveedores. Pagos, créditos y calidad de los servicios solicitados.

• Compañías de Seguros. Negocios nuevos, reparaciones en servicio.

• Otras Concesionarias. Consultas en general.


• Promover un estrecho contacto y una buena relación de confianza entre el

cliente y el área de servicio, a través del trato cortés y asesoramiento

adecuado.

• Salvaguardar los intereses del cliente en lo referente a calidad de atención

y de reparación, cumplimiento de plazos y facturación.

• Garantizar los intereses del cliente en lo referente a un aprovisionamiento

de refacciones y accesorios originales rápido y acorde a las necesidades.

• Observar y analizar la satisfacción del cliente, mediante el análisis de la

imagen y contactos telefónicos posteriores.

• Tramitar los problemas mayores de reclamaciones, casos relevantes de

garantía y de deferencia.

• Mantener contacto con líderes de opinión y personas influyentes, como

presidentes de asociaciones, representantes de las autoridades y políticos

locales.

36

• Observar y analizar el comportamiento de clientes y competidores en las

áreas de taller y refacciones, a fin de detectar rápidamente las

oportunidades de mercado que se presenten.

• Desarrollar estrategias para incrementar la participación en el mercado de

Servicio en su zona de responsabilidad comercial, así como la participación

en horas de mantenimiento y de reparación, como también en los ingresos

por ventas de mostrador

• Estructurar planes agresivos de venta de servicios, para determinados

grupos de vehículo, de tipo o de modelo, y flotilleros, ofreciendo

promociones constantes y atractivas que sean la entrada para anexarlos a

nuestra cartera.

• Controlar la efectividad de estrategias y medidas realizadas respecto a su

relación costo / utilidad en el área de Servicio y de su eficacia promotora de

ventas en la venta de automóviles.

• Dirigir, orientar, informar y motivar a los colaboradores bajo su mando,

convertirse en el mejor en el área de Postventa, de satisfacer al cliente y de

aprovechar el potencial de mercado, mediante unos colaboradores

comprometidos, motivados y calificados.

• Realizar e implantar modos de trabajo y de actuación orientados hacia el

cliente, sobre todo para los colaboradores que estén en contacto con él.

• Planificar la formación de perfeccionamiento de los colaboradores en

función del nivel de calificación y de rendimiento y asegurar una óptima

formación interna.

• Llevar a cabo reuniones con los colaboradores como base para el

desarrollo de estándares de calidad uniformes, así como la implantación de

los modos de trabajo y de comportamiento acordados.

• Aprovechar el contacto con los clientes de servicio para la venta de

automóviles, refacciones y accesorios.

• Proporcionar adecuadas condiciones de trabajo en el Taller, así como

garantizar el mantenimiento, orden y la limpieza constante de las

instalaciones.

37

• Controlar la disposición de funcionamiento de todas las instalaciones

técnicas, aparatos y medios auxiliares.

• Controlar el cumplimiento de todas las normativas, disposiciones y

obligaciones legales, de las autoridades y de Planta, que hagan referencia

al área de Postventa.

• Realizar las medidas de promoción de ventas.

• Observar y analizar los resultados económico-empresariales en el área de

Servicio y Refacciones.

• Tener una gestión empresarial rentable.

• Responsable del nivel de formación del área de Postventa y de la

calificación e información técnica de cada colaborador. Debe procurar que

mediante:

�� Una transmisión óptima de toda la información técnica;

�� Medidas de formación internas y externas apropiadas y

�� Una planificación específica de la formación inicial y de

perfeccionamiento, el nivel técnico de los conocimientos de

todos los colaboradores de servicio siempre cumpla los

requisitos exigidos.

• Mantener los historiales de formación actualizados.

• Observación y registro de las dificultades que surgen al subsanar

reclamaciones de los clientes y cuyas causas provienen de una información

insuficiente de los colaboradores.

• Aclarar dificultades de comprensión que surgen al utilizar la literatura

didáctica y de consulta.

• Determinar objetivos y contenidos de las entrevistas profesionales y

técnicas.

• Desarrollar y aplicar el análisis del Programa 02 Reparaciones Generales.

• Determinar fechas y las medidas de preparación.

• Observar los resultados del aprendizaje.

• Determinación de objetivos y contenidos para la formación planificada en el

área de Postventa.

38

• Selección de los participantes del área de Postventa, según su nivel de

formación y la necesidad actual.

• Observar los resultados del aprendizaje.

• Hacer un resumen del nivel actual de formación de todos los colaboradores

del área de Postventa.

• Planificar, a largo plazo, futuras actividades de formación para todos los

colaboradores.

• Responsable de las acciones de servicio.

• Responsable de la protección del medio ambiente:

�� Supervisar el buen manejo de todos los residuos y sustancias toxicas

que se generan en el área de taller.

�� Desarrollar e implantar procedimientos para la reducción de las

sustancias de deshecho.

�� Informar a la dirección de la empresa en caso de detectarse peligros,

deficiencias e irregularidades.

�� Supervisar que los materiales peligrosos cuenten con las hojas de

seguridad correspondiente, las instrucciones de manejo y que se

almacenen adecuadamente.

�� Examinar y escoger bajo los aspectos medioambientales a los

proveedores de servicios.

�� Participar en la decisión sobre la adquisición de combustibles y

materiales de impacto medioambiental.

�� Control permanente de los gastos de evacuación.

�� Revisar cada 6 meses las medidas económicas alternativas de

protección medioambiental.

�� Informar a la dirección sobre medidas de evacuación alternativas

más económicas.

�� Vigilar que la evacuación de residuos peligrosos se lleve a cabo por

empresas autorizadas y que se documente en la bitácora

correspondiente.

39

�� Informar a todo el personal sobre los peligros y las obligaciones en el

tratamiento de materias peligrosas, sustancias de deshecho y

residuos.

�� Controlar el cumplimiento por parte de todo el personal de las

normas para la protección del medio ambiente.

• Informar a la dirección sobre las medidas de formación e información

necesarias.

• Preparar y llevar a cabo medidas de formación e información.

• Acopio de todas las leyes y decretos sobre la protección del medio

ambiente que debe cumplir la empresa.

• Intervenir en las decisiones sobre las inversiones en las medidas de

protección medioambiental y de evacuación planificadas.

• Actualizar, cada vez que sea necesario, con el Gerente General la política a

seguir respecto a sueldos.

• Elaborar oportunamente el presupuesto y el plan de objetivos

departamental para el año siguiente, consultándolo con el Gerente General.

• Revisar el cumplimiento mensual del presupuesto y el plan de objetivos.

• Revisar e interpretar diariamente el movimiento del Taller y el análisis de

horas trabajadas.

• Elaborar el Reporte Mensual de Servicio, intervenir, si se presentan

complicaciones en su envío e informar al Gerente General del desarrollo del

departamento de Servicio.

• Tomar decisiones.

• Capacitar a los mecánicos y personal clave, informándoles sobre los

cambios y boletines técnicos y tratar asuntos de interés mutuo.

• Elaborar un programa de capacitación interna y llevar registro de las

sesiones conteniendo tema, objetivo, fecha, participantes con nombre y

firma, así como la firma del instructor.

• Analizar y decidir sobre las reparaciones a efectuar en los vehículos,

siempre y cuando se tenga la conformidad del cliente.

40

• Vigilar que la labor y trato de los Asesor de Servicio hacia los clientes sea

siempre correcta, y modelar para ellos la conducta deseada todas las veces

que sea necesario.

• Vigilar que la presentación de la concesionaria se mantenga en buen

estado.

• Vigilar que el personal del departamento a su cargo realice sus funciones y

responsabilidades correctamente.

• Auxiliar en la realización de la programación para que el personal participe

en los programas para mejorar la calidad del trabajo.

• Asegurar que se mantengan actualizados los historiales de formación del

personal del departamento.

• Asegurar que se realicen los reportes técnicos.

• Mantener el control de la seguridad e higiene, junto con el Jefe de Taller.

• Asegurar que se mantenga atención telefónica permanente en el

departamento.

• Vigilar que se oferten paquetes de servicio.

• Asegurar que las ordenes de reparación se encuentren firmadas por el

cliente.

• Supervisar que se documente en la factura los trabajos necesarios pero que

fueron rechazados por el cliente.

• Asegurar que el personal del departamento de continuo trato con el cliente

use la ropa y calzado adecuado, que se encuentre limpia, que porte tarjetas

de presentación y utilice su gafete distintivo, así como el personal de taller.

• Vigilar que se lleve correctamente el procedimiento de citas.

• Vigilar que el vehículo sea entregado personalmente al cliente explicando el

contenido de su factura.

• Supervisar que se haga uso de los medios de protección para los vehículos

de los clientes.

• Vigilar y planear las medidas correctivas según los resultados de la

productividad del personal de taller de servicio.

41

• Supervisar que la herramienta especial se mantenga clasificada y ordenada

conforme al catalogo y verificar la realización del inventario semestral por

parte del Jefe de Taller.

• Supervisar que se lleven a cabo las calibraciones de los equipos y medios

de comprobación, así como su documentación en la bitácora

correspondiente.

• Asegurar que se lleve acabo el mantenimiento de las herramientas y demás

equipo técnico.

• Supervisar que sea utilizado el equipo de protección personal.

• Informar a la dirección general en el caso de encontrar peligros, deficiencias

o irregularidades.

• Responsable de Promoción y Publicidad de Postventa.

• Garantizar que se cumplan las Políticas de Trabajo del departamento.

• Asegurar que la imagen externa del Taller contribuya a destacar la empresa

como mejor opción de Postventa.

• Observación del comportamiento de los clientes y de los competidores en el

mercado asistencial:

�� Observación de la satisfacción del cliente (comportamiento de

reclamaciones, informaciones de los colaboradores).

�� Observación de particularidades del mercado (estructura de la

clientela, estructura de vehículos).

�� Observación de las ofertas de la competencia en las diferentes

prestaciones asistenciales (mantenimiento, reparación).

• Desarrollar propuestas para medidas del departamento de Servicio para

reaccionar rápidamente a las evoluciones del comportamiento de clientes y

competidores.

• Analizar y desarrollar medidas correctivas del seguimiento telefónico y los

recorridos de prueba.

• Revisar y enviar reportes de servicio y de refacciones.

42

1.6 FLUJOS DE OPERACIÓN

Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara

vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso

de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe,

materiales, personas o recursos.

La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las

gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es

fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio

inadecuado, cambia el sentido del flujograma.

Esta Organización realiza varias operaciones que para ser entendidas necesitan

ser explicadas de manera separada, es por ello que, los Flujogramas son de gran

importancia para la realización de las operaciones en la empresa y en los

elementos que la componen ya que brinda elementos de juicio idóneos para la

representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su

manejo.

A continuación describo en un pequeño flujograma un ejemplo de cómo se

desarrollan las operaciones diarias dentro de la empresa automotriz. (Figura 2).

43

Agencia Automotriz

Contabilidad

Crédito y

Cobranza

Almacén

P A G O S

Proveedores

Compras Ventas

Figura 2: Flujos de operación

44

CAPÍTULO II

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

45

CAPÍTULO 2. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

El área de contabilidad representa la estructura fundamental dentro de las

organizaciones, independientemente de su tamaño. Los objetivos de la

organización contable están representados por la fluidez que debe existir en la

información hacia el centro del registro, lo cual se logra por medio de la captación

de las operaciones, su clasificación homogénea y el registro de la misma en forma

cuantitativa y concentrada.

La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y

verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar

el fin planeado. Para tener una buena organización hay que lograr la coordinación

e interpretación de las actividades para que mediante una adecuada ejecución y

supervisión obtengamos el objetivo deseado que nos permita ejercer el control.

El logro de una buena organización contable no está fundada en los sistemas y

métodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso,

antes de iniciar los proyectos para la organización contable de una empresa, se

debe dejar clara la información necesaria para su registro contable.

Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza la empresa a

través de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las

operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de

registro.

La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir

la información necesaria mediante el establecimiento de métodos a seguir para el

registro de la información recibida.

46

Los hechos económicos se registran estableciéndose las relaciones de causa

efecto por medio de la contabilización de las operaciones, que consta en

determinar cuantitativamente cuales cuantas resultaron afectadas.

A través de documentos internos y externos son captadas las operaciones que

realiza la organización, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos

sirve para comprobar, justificar e informar sobre el movimiento de valores

realizado.

Según el sistema de registro contable que sea implantado será la documentación

comprobatoria que se emplee, procurando usar la documentación comprobatoria o

de soporte para controlar y registrar las operaciones.

Sirve para guiar al personal administrativo en la importante función de elaborar

una contabilidad completa y fiable. Con el manual, evitamos errores,

descoordinaciones y arbitrariedades, resolvemos las dudas y consultas, y

definimos el trabajo del personal administrativo o contable. Todo ello contribuye a

la seguridad, eficacia y eficiencia del departamento contable.

Como un libro que contiene lo más elemental del tema, se sugiere como la

definición de la palabra "manual" y en este sentido, los manuales son vitales para

incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas

y organizaciones.

Los manuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir

conocimientos y experiencias, porque ellos documentan los procesos acumulados

hasta un cierto momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la

organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento, un manual en desuso es

como si no existiese.

47

2.1 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE

CONTABILIDAD

Un manual de organización complementa con más detalle la información que

bosqueja un organigrama. Los manuales exponen la estructura de la empresa;

señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la

estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de

comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa.

El manual debe describir a fondo la estructura de los diferentes departamentos o

áreas que existen, hacer una delineación del sistema contable, operaciones

realizadas tanto internas como externas, manejo de registros y tener un control

sobre la elaboración y manejo de la información contable.

Este manual representa una guía práctica que se utiliza como herramienta de

soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y

sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas,

procedimientos contables, diagramas, la organización general de la empresa, lo

que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo,

hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los

manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de

estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales

funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y

las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales

de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa.

La importancia del manual radica en revisar a detalle los siguientes aspectos:

48

• Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura

refleje los objetivos que se pretenden alcanzar y

• Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades

principales de la empresa.

2.1.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

El propósito fundamental para el cual el Manual de Contabilidad está hecho es el

de proporcionar una herramienta en la cual puedas conseguir que en un solo

documento se encuentre la información más importante acerca del como esta

organizada la empresa, de acorde al personal que labora en los diversos

departamentos, así como sus funciones de desempeño respetando los mismos

lineamentos y objetivos de la empresa.

Este manual describirá las operaciones diarias de la organización, así como sus

funciones, puestos, políticas, control interno, así mismo, persigue los siguientes

objetivos de manera general:

1. Proporcionar un documento que contenga los procedimientos existentes en

el departamento de contabilidad a fin de normar la organización y el

funcionamiento interno de la misma, en busca de un óptimo desempeño,

contribuyendo a un desarrollo general.

2. Presentar una visión de las operaciones realizadas por la organización.

3. Precisar las funciones asignadas a cada puesto integrante de la unidad

administrativa.

4. Uniformar el registro contable de las operaciones que realizan la empresa

automotriz.

5. Definir la estructura y los puestos que conforman las diferentes unidades de

organización, sus funciones, niveles jerárquicos y descripciones.

49

6. Establecer los principales procedimientos que se realizan, su propósito, su

alcance y políticas con las que operan.

7. Funcionar como medio de inducción y adiestramiento para los empleados

de nuevo ingreso.

8. Servir como un mecanismo que comprometa a todos los miembros de la

entidad a su cumplimiento y actualización constante en la búsqueda de la

mejora continua.

9. Permite que la información financiera constituya un instrumento útil para el

análisis; así como para la toma de decisiones por parte de la

administración, dirección y para las demás partes interesadas.

10. Aportar una base de datos que facilite el funcionamiento fluido de un

sistema de alerta oportuna, que permita el control del sistema financiero.

2.1.2 USO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y

señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus

objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las

funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene

gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad,

etc.

Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada

de las relaciones de organización. Se elaborar ordinariamente con base en los

cuadros de organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los

diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los

encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las

obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

50

2.1.3 ESTABLECIMIENTO EN FORMAS O REGISTROS

La documentación de una empresa puede ser de carácter interno, externo y mixto,

Por tanto, al diseñar las formas de control, registro e información, deberá de

tenerse en cuenta la clase de información a procesar.

La documentación es de suma importancia dentro de la empresa, ya que a través

de ella se coordinan los hechos y operaciones que se dan dentro de la misma o

por otros entes económicos.

Sus fines principales son los siguientes:

a). Captación y control de las operaciones.

b). Comprobación de las operaciones.

c). Justificación de las operaciones, y

d). Contabilización y registro de las operaciones una vez visto lo anterior.

2.2 CONCEPTO DE MANUAL DE CONTABILIDAD

Es el documento de respaldo que colabora con la interpretación de la estructura

contable, a través de enunciados y postulados de registro. Así mismo, describe

aspectos conceptuales y normativos. Documento que integra el conjunto de

instrucciones para la operación del sistema de contabilidad en una empresa o en

un grupo de empresas similares.

“Organización contable es la determinación, coordinación y control de los

elementos necesarios para el registro de los hechos u operaciones de las

51

economías privadas, empresas y entidades, con la finalidad de establecer su

método de investigación”.1

“El manual Contable es un libro por separado, donde además de los números y

títulos de cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada

una de ellas, los documentos que dan soporte a la transacción así como lo que

representa su saldo”.2

“Trata acerca de los principios y técnicas de contabilidad, se elabora como fuente

de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual

puede contener aspectos tales como: estructura orgánica de departamento,

descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de

registros, control de la elaboración de la información financiera, entre otros”3

De acuerdo con las definiciones antes presentadas a continuación daré mi

definición de manual de contabilidad: Es un documento que tiene la finalidad de

ayudar a servir como una referencia para planear, organizar, coordinar y controlar

mediante un lenguaje claro y directo registrar, transmitir en forma ordenada y

sistemática la información de una organización, con el fin se regular los procesos

contables.

2.2.1 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE

Los objetivos de la organización contable están representados por la fluidez que

debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por

medio de la captura de las operaciones, su clasificación uniforme y el registro de la

misma en forma cuantitativa y concentrada.

1 Anzures, Maximino, Contabilidad General, México, D.F., Editorial Porrúa, 1990 2ª. Edición, Pág. 382. 2 Guajardo Cantú Gerardo, Contabilidad Financiera, Editorial Mc Graw-Hill, México, 1995, Pág. 112. 3 Rodríguez Valencia J, Como elaborar y usar manuales administrativos, Editorial ECAFSA, México 1998, Pág. 64.

52

La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y

verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar

el fin proyectado.

Para organizar hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades

para que mediante una adecuada ejecución y supervisión obtengamos el objetivo

deseado que nos permita ejercer el control.

El logro de una buena organización contable no es fundado en los sistemas y

métodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, la

persona encargada de organizar antes de iniciar sus proyectos para la

organización contable de una empresa, debe ocuparse de la información

necesaria para su registro contable.

Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza la empresa

automotriz a través de sus departamentos, dejándose establecida la base de que

todas las operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para

fines de registro.

La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir

la información necesaria mediante el establecimiento de métodos a seguir para el

registro de la información recibida.

A través de documentos internos externos son captadas las operaciones que

realiza la organización, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos

sirve para comprobar, justificar e informar sobre los movimientos de valores

realizados.

53

Lo anterior se sustenta con base en las NIF´S (Normas de Información Financiera)

los párrafos 3, 4 y 5 que a continuación expongo:

NIF A-1 Estructura de las Normas de Información Fin anciera:

Contabilidad

La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las transacciones,

transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una

entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.

Información financiera

La información financiera que emana de la contabilidad, integrada por información

cuantitativa expresada en unidades monetarias y descriptiva (información

cualitativa), que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad,

siendo su objetivo esencial ser de utilidad al usuario general en la toma de sus

decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados

financieros. Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el

desenvolvimiento de la entidad, así como, en proporcionar elementos de juicio

para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros

aspectos.

La multiplicidad de participantes en la vida económica y su diversidad de

intereses, determinan que la información financiera sea de uso y aplicación

general y, por lo tanto, debe ser útil para los diferentes interesados. Desde este

punto de vista, el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas

de Información Financiera (CINIF) emite las NIF que sirven de base para que las

entidades elaboren información financiera que satisfaga las necesidades comunes

de una gran variedad de usuarios.

54

NIF A-3 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros

Sustituye a los Boletines B-1, Objetivos de los estados financieros y B-2, Objetivos

de los estados financieros de entidades con propósitos no lucrativos.

Su finalidad es identificar las necesidades de los usuarios y establecer, con base

en las mismas, los objetivos de los estados financieros de las entidades; así como,

las características y limitaciones de los estados financieros, tanto de las entidades

lucrativas, como de las no lucrativas.

Necesidades de los usuarios

La actividad económica es el punto de partida para la identificación de las

necesidades de los usuarios, dado que ésta se materializa a través del

intercambio de objetos económicos entre los distintos sujetos que participan en

ella. Dichos objetos se identifican con los diferentes bienes, servicios y

obligaciones susceptibles de intercambio.

El usuario general destina sus recursos, comúnmente en efectivo, a consumos,

ahorros y decisiones de inversión donación o de préstamo, para lo cual requieren

de herramientas para su toma de decisiones. La información financiera es en sí,

una herramienta esencial para la toma de decisiones de los sujetos económicos

(usuario general).

Al respecto el usuario general de la información financiera puede clasificarse de

manera significativa en los siguientes grupos:

a) accionistas o dueños – incluye a socios, asociados y miembros, que

proporcionan recursos a la entidad que son directa y proporcionalmente

compensados de acuerdo a sus aportaciones (entidades lucrativas);

55

b) patrocinadores que proporcionan recursos que no son directamente

compensados (entidades no lucrativas);

c) órganos de supervisión y vigilancia corporativos, internos o externos son los

responsables de supervisar y evaluar la administración de las entidades;

d) administradores son los responsables de cumplir con el mandato de los cuerpos

de gobierno y de dirigir las actividades operativas;

e) proveedores – son los que proporcionan bienes y servicios para la operación de

la entidad;

f) acreedores - incluye a instituciones financieras y otro tipo de acreedores;

g) empleados - son los que laboran para la entidad;

h) clientes y beneficiarios – son los que reciben beneficios de las entidades;

i) unidades gubernamentales – son los responsables de establecer políticas

económicas, monetarias y fiscales, así como, participar en la actividad económica

al conseguir financiamientos y asignar presupuesto gubernamental;

j) contribuyentes de impuestos – son aquellos que fundamentalmente aportan al

fisco y están interesados en la actuación y rendición de cuentas de las unidades

gubernamentales;

k) organismos reguladores – son los encargados de regular, promover y vigilar los

mercados financieros y

l) otros usuarios – incluye a otros interesados no comprendidos en los apartados

anteriores, tales como público inversionista, analistas financieros y consultores.

56

2.3 GUÍA CONTABILIZADORA

Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro de las

operaciones más importantes realizadas por una empresa. Su propósito

fundamental consiste en facilitar lo más que sea posible el registro de

operaciones, evitando al máximo las consultas constantes con el contador.

De la guía de contabilización pueden tomarse datos para formar el catálogo de

cuentas, en vista de que éstas han quedado indicadas en cada renglón y lo que

resta es clasificarlas para su exposición sistemática, así como , también se

pueden conocer mediante una investigación preeliminar.

Esta guía resulta ser el documento más importante, es por ello que se debe poner

mucha atención para aplicar el criterio que normará la guía, dado que en esta se

centran casi todos los elementos de la organización contable, y por lo tanto,

también se derivan de ella las normas para establecer los diferentes elementos

con su debida separación.

Al programar dentro de la guía la forma de llevar a cabo la forma que se utilizará

para contabilizar cada operación que sea llevada acabo, deberá tomarse en

cuenta que ésta se apoye sobre principios aceptados que rigen el control interno.

Con la finalidad de estandarizar el registro contable de las operaciones realizadas

se crea esta guía y se busca que ésta sea consistente, de tal forma que muestra

las operaciones más frecuentes que son realizadas. Para lograr la correcta

clasificación y codificación de las operaciones hay que utilizar la guía

contabilizadora.

La guía de contabilización sirve para metodizar los asientos en los libros de diario

y hacer su operación a accesible para las personas que se encargarán de las

tareas contables, a continuación presento una guía en forma tabular que ha sido

57

tomada del libro de Maximino Anzures, consideré que esta guía muestra de

manera detallada y fácil la forma en la que deberá aplicarse, es una guía tabular

que contiene las siguientes columnas:

a) Número consecutivo de la operación, agrupando éstas clasificadamente.

b) Clase de la operación.

c) Periodicidad (diaria, mensual, ocasional).

d) Documento fuente de datos.

e) Documento contabilizador que es su caso deberá expedirse (póliza de

diario, póliza de ingreso, póliza de egreso, etc.).

f) Cuentas y subcuentas que según el catálogo establecido deben cargarse.

g) Cuentas y subcuentas que según el catálogo establecido deben abonarse.

58

Número ．．．．．．

consecu．．．．．．．

-．tivo．．．．

Operaciones．．．．．．．．．．．

Peri．．．．

o．-．

dici．．．．

-．

dad．．．

Docu．．．．

-．

mento ．．．．．

fuente ．．．．．．

de ．．

datos, ．．．．．．

o ．

compr．．．．．

o．-．bante．．．．．

Documento ．．．．．．．．．

contabilizador．．．．．．．．．．．．．．

Diario．．．．．．

Cuentas ．．．．．．．

de ．．

cargo．．．．．

Cuenta．．．．．．

s de ．．．

abono．．．．．

Figura 3: Guía Contabilizadora

59

2.4 CATÁLOGO DE CUENTAS

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente

indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así

errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que

se trata de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que

forman los mayores auxiliares.

El catálogo de cuentas consiste en una lista ordenada y pormenorizada de las

cuentas que se han utilizar en el registro de las operaciones de una empresa.

El diseño de este catálogo debe efectuarse con todo cuidado, debiendo contener

las cuentas necesarias para controlar todos los valores y operaciones requeridas.

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de

éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a

cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La cuenta es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a

una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un

encabezamiento o título que los identifica.

El listado de cuentas que se determine utilizar para la organización dependerá del

desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la entorno de las

actividades económicas que realice.

Al recibirse la documentación será necesario que sea clasificada por grupos

homogéneos como: ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc., con el fin de

dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es

decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo.

60

Conviene establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando

al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que

pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique, por

supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean

características de cierto tipo de negocios como una agencia automotriz.

El catálogo de cuentas que se aplicará deberá tener las siguientes características:

1) Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.

2) Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.

3) Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico

de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.

Este catálogo tiene como fin:

a) Ser una norma escrita de carácter permanente.

b) Sirve para unificar criterios de quienes lo manejan.

c) Facilita la consolidación de las cifras utilizadas de sucursales hacia la

matriz.

d) Establece una guía, ya que puede ser manejado sin tener por personal

sin una especialización contable previa.

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de

éste, se recomienda que se acompañe de una guía que detalle los movimientos

que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo, esta guía lleva

el nombre de instructivo del catálogo de cuentas.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal,

alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de

61

las necesidades de la empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen,

se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

Como lo menciono anteriormente existen diversas maneras de organizar este

sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo más práctico sea

optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según

sea necesario.

Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de

aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal.

Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su

número, lo cual en muchos casos es más práctico.

La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, en este caso la empresa

automotriz, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de

vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una

excepción; por lo tanto también son materia de clasificación.

Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las

cuentas se subclasifican en:

• Cuentas de Balance

Cuentas de activo

Cuentas de pasivo

Cuentas de capital

• Cuentas de Resultados

Ingresos

Gastos

Egresos

62

Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance

General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos

por pagar, capital, etcétera.

Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas,

otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etc.

Subcuentas

Para una plena identificación de las cuentas no es suficiente con asignarle un

nombre, sino que es necesario complementarlas con una codificación que sirva de

distintivo entre una clase de cuenta y otra, a esta codificación se le denomina

subcuenta.

Cuentas Auxiliares

Debido a la gran diversidad de conceptos que están contenidos en los subgrupos

de las cuentas o resultados, este grupo tiene cuentas auxiliares, una por cada

concepto de ingresos o egresos.

2.5 INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

En este tipo de empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en los

diferentes departamentos, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas

foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio como las

necesidades de la agencia lo requieran y redactar, además, un instructivo para el

manejo de las propias cuentas.

Es un documento en el que se detallan los movimientos y saldos de cada una de

las cuentas contenidas en el catalogo. Se puede elaborar de diversas formas,

63

siendo las más comunes la descripción continua y a través de esquemas de

mayor. El instructivo es un documento en el que se detallan los movimientos y

saldos de cada una de las cuentas contenidas en el catálogo.

Sirve para describir en forma detallada lo que debe registrarse en cada cuenta, los

documentos que dan soporte a la transacción, así como lo que representa su

saldo, se puede lograr, mediante este documento, una visión general del sistema

contable.

Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas

las cuentas aplicables en la contabilidad de la empresa, proporcionando los

nombres y números de las cuentas.

Podrá parecer vago dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las

cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte

de la preparación técnica que recibimos; sin embargo, debe recordarse que en la

práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada

compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista

de su experiencia particular.

En esta parte debemos tomar en cuenta la Norma de Información Financiera A.1

que habla acerca del Juicio Profesional en la aplicación de las mismas.

El juicio profesional se refiere al empleo de los conocimientos técnicos y

experiencia necesarios para seleccionar posibles cursos de acción en la aplicación

de las NIF, dentro del contexto de la sustancia económica de la operación o

evento a ser reconocido.

El juicio profesional debe ejercerse con un criterio o enfoque prudencial, el cual

consiste, en seleccionar la opción más conservadora, procurando en todo

momento que la decisión que se tome sea sobre bases equitativas para los

64

usuarios de la información financiera. Con objeto de preservar la utilidad de la

información financiera, ésta debe contener explicaciones sobre la forma en que se

ha aplicado el criterio prudencial, con el propósito de permitir al usuario general

formarse un juicio adecuado sobre los hechos y circunstancias que envuelven a la

operación o evento sujeto de reconocimiento.

El juicio profesional se emplea comúnmente para:

a) La elaboración de estimaciones y provisiones contables que sean confiables;

b) La determinación de grados de incertidumbre respecto a la eventual ocurrencia

de sucesos futuros;

c) La selección de tratamientos contables;

d) La elección de normas contables supletorias a las NIF cuando sea procedente;

e) El establecimiento de tratamientos contables particulares; y

f) Lograr el equilibrio entre las características cualitativas de la información

financiera.

En estos casos no sólo es indispensable el catálogo de cuentas sino que se hace

necesario también complementado con un instructivo para su manejo, instructivo

tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.

2.6 DOCUMENTOS FUENTE

Es el comprobante propio o ajeno que da origen a un asiento contable, un

documento escrito con que se prueba o hace constar una cosa, el uso de los

documentos en la ejecución de las operaciones comerciales, tiene como finalidad

comprobar y justificar las mismas. Contiene la información necesaria para el

registro contable de una operación y tiene la función de comprobar

razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:

65

a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos

legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad

para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos

aplicables.

b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y

amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a

la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento

conductor a la información para efectos de registro.

La documentación de la organización puede ser interna, externa o mixta, teniendo

su origen la primera dentro de ella, la segunda en las entidades que se relacionan

con ella y la tercera con la empresa, con ejemplares que se expiden fuera de ella.

En algunas ocasiones resulta conveniente que los documentos cumplan con la

función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez, por ejemplo: algunos

documentos llamados fuente son estándar como los recibos, facturas,

requisiciones, contratos, presupuestos, cédulas, etc., en los cuales sólo habrá

necesidad de hacer adaptaciones. Otros requerirán de un diseño especial.

2.7 DOCUMENTOS CONTABILIZADORES

Se puede decir que los documentos son fuente de información y soporte de los

registros, es decir son aquellos de los cuales se toman datos para llevar a cabo los

asientos contables correspondientes.

Para concluir se puede expresar que los documentos contabilizadores son los

papeles de trabajo que contienen los requisitos formales y fiscales, que indican la

66

operación realizada y que sirven de base para la elaboración de los registros

contables. A continuación presento algunos ejemplos de nombres de documentos

clasificados de acuerdo a su uso:

Internos

• Factura de venta (documento fuente)

• Pólizas de diario, ingresos y egresos (documento contabilizador)

• Recibos de caja (documento fuente)

Externos

• Factura de compra (documento fuente)

• Recibos (documento fuente)

• Facturas de servicio (documento fuente)

Mixtos

• Contratos (documento fuente)

• Cheques (documento contabilizador)

2.8 DIAGRAMAS DE FLUJO

Como ya se mencionó en el capítulo I el diagrama de flujo es un esquema para

representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos

símbolos para representar operaciones específicas.

Según Gómez Cejas, Guillermo: “El Flujograma, es un diagrama que expresa

gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de

este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito,

puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las

67

operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el

tiempo empleado, etc”.1

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por

medio de flechas para indicar la secuencia de operación.

Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se

someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya

que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para

representar sus procesos en forma de diagrama de flujo.

Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía

interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es

variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente.

Según Chiavenato, Adalberto, existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de

Flujo2:

Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso.

Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es

extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la

capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.

Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia

que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los

mismos símbolos y convenciones que el vertical.

1 Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas administrativos, análisis y diseños. Editorial Mc Graw Hill. México. 2001 2 Chiavenato, Adalberto. Iniciación a la organización y control. Editorial Mc Graw Hill. México. 2001

68

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que

participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una

rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte

que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una

posible racionalización o redistribución del trabajo.

Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a

través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados

entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas

anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un

departamento y de toda la organización, si se requiere se irá elaborando uno para

cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las

interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y

personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de

sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier

de métodos y sistemas.

Es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se

evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje; con el objeto de

adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el flujograma o

diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras.

2.9 POLÍTICAS

Entendemos como políticas los lineamientos o normas que se establecen con el

objetivo de tener un marco de referencia claro en el desarrollo y la dirección de las

actividades. Las políticas de contabilidad abarcan los principios, bases,

69

convenciones, reglas y procedimientos adoptados por los directores al preparar y

presentar estados financieros.

Aún para el mismo objeto, existen muchas políticas contables en uso es necesario

aplicar criterio para seleccionar y utilizar las que, en las circunstancias de la

empresa, se adapten mejor para presentar en forma adecuada su situación

financiera y los resultados de sus operaciones.

Si bien en la descripción y dinámica de cada grupo, cuenta y subcuenta, cuando

es necesario, se indican las normas particulares aplicables a cada tipo de

operación, se considera conveniente establecer normas generales que deben

observarse al registrar las operaciones de una entidad financiera.

La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa con el

fin que los informes cumplan con las normas aplicables. A la organización le

conviene que la información proporcionada por los estados financieros tenga las

siguientes características:

a.- Relevante para la toma de decisiones de los usuarios y

b.- Confiable en que estos:

I) Presenta resultados y posición financiera confiable de la empresa.

II) Refleja la sustancia económica de las transacciones y actos.

III) Son neutrales, esto es libre de perjuicios.

IV) Son prudentes, y

V) Están completos en todos los aspectos importantes.

Es necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que

deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como

las normas a seguir en el caso de ventas, anticipos, pagos y demás problemas,

que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el criterio de

quien trate de resolverlos.

70

2.10 CONTROL INTERNO

Controlar es el acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente

del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados. Por lo tanto el

control interno es el proceso de monitorear las actividades de la organización para

comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones.

El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin

en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se

trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede

aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la

conducción o consecución de los objetivos.

Consiste en un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal

de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están

lográndose los objetivos siguientes:

• Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la

calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pública;

• Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

• Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,

• Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con

oportunidad.

El control es un plan en donde se preverán todas las medidas administrativas

dentro de la entidad para el logro de los objetivos; de ahí que el control interno sea

un plan de organización donde se establecen las políticas y procedimientos que

persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta,

verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia en

la operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y

objetivos programados.

71

La efectividad del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los

valores éticos del personal que diseña, administra y vigila el control interno de la

entidad.

No se debe perder de vista que los factores externos, afectan de manera

considerable el comportamiento interno de la empresa. Esto lo digo porque se

tiene que tomar en consideración el tamaño la entidad para ver cuales son sus

debilidades y fortalezas en el exterior y las medidas de control que se tomaran

para obtener un buen resultado, el tipo de actividad que tiene y como esta

incursionando en el mercado.

También se debe tomar en cuenta como está estructurada la entidad y el sistema

de contabilidad que fue implementado, verificando la oportunidad de la información

en su emisión para la toma de decisiones. Se deberá observar también los

problemas que pudiese tener el negocio en el exterior e interior con los recursos

con que cuenta, abarcando diversos aspectos desde los económicos hasta lo

humanos.

El objetivo es definir los elementos de la estructura del control interno y establecer

los procedimientos normativos aplicables a su estudio y evaluación, como un

aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoria así como señalar los

lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al

control interno.

Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los

procedimientos que deben considerarse de la entidad son los siguientes:

• Tamaño de la entidad.

• Características de la industria en la que opera.

• Organización de la entidad.

72

• Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control

establecidas.

• Problemas específicos del negocio.

• Requisitos legales aplicables.

Los procedimientos de control pueden ser:

1. De carácter preventivo.

2. De carácter detectivo.

Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores

durante el desarrollo de las transacciones.

Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar

los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no

hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder

lograr los objetivos específicos de la entidad. Los elementos de la estructura del

control interno son: el ambiente del control interno, el sistema contable y los

procedimientos del control interno.

El ambiente de control interno representa la combinación de factores que afectan

las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus

controles.

Como se observa el control interno es de vital importancia para la optimización de

la operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo administrativo como en la

operación; beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente ya que

tendrá este un grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo

generando utilidades y crecimiento interno en la entidad.

73

CAPÍTULO III

ORGANIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

CONTABLE DE LA EMPRESA

74

CAPÍTULO 3. ORGANIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA

Tradicionalmente, la contabilidad ha sido un sistema de información necesario

para que las organizaciones conozcan los resultados de su operación y su

posición financiera a una fecha determinada.

La información generada por un sistema de contabilidad puede ser útil tanto para

usuarios internos en la organización, es decir la administración de la misma, como

para usuarios externos.

La utilidad de la información ha dependido de varios factores, entre los que se

puede contar el sector al que corresponda la organización de que se trata, ya que

si se hablamos del sector privado, como es en este caso, la información contable

es un elemento fundamental para la evaluación del desempeño de la organización

y para la toma de decisiones que influirán de manera determinante en su

supervivencia y en su eventual crecimiento.

La NIF A-1, estructura de las Normas de Información Financiera, constituye la

primera fase en el establecimiento de dicho soporte teórico, en la cual se presenta

un marco integral de conceptos básicos estructurado en forma lógica y deductiva,

el cual tiene como objetivo esencial dotar de sustento racional a la emisión de

Normas de Información Financiera (NIF); el CID (Centro de Investigación y

Desarrollo) del CINIF (Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de

Información Financiera) es el organismo responsable de emitir las NIF.

Las NIF comprenden un conjunto de conceptos generales y normas particulares

que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los

estados financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a

una fecha determinada. Su aceptación surge de un proceso formal de auscultación

realizado por el CID, abierto a la observación y participación activa de todos los

interesados en la información financiera.

75

La importancia de las NIF radica en que estructuran la teoría contable,

estableciendo los límites y condiciones de operación del sistema de información

contable. Sirven de marco regulador para la emisión de los estados financieros,

haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información

financiera sobre las entidades económicas, evitando o reduciendo con ello, en lo

posible, la discrepancia de criterios que pueden resultar en diferencias

sustanciales en los datos que muestran los estados financieros.

Las NIF evolucionan continuamente por cambios en el entorno. Surgen como

respuesta a las necesidades de los usuarios de la información financiera y a las

condiciones existentes. La globalización en el mundo de los negocios y de los

mercados de capital está propiciando que la normatividad alrededor del mundo se

armonice, teniendo como principal objetivo la generación de información financiera

comparable, transparente y de alta calidad, sobre el desempeño de las entidades

económicas, que sirva a los objetivos de los usuarios generales de la información

financiera.

En el presente manual estudiaremos cada cuenta en particular, para ello,

mostraremos inicialmente el catálogo de cuentas con el que actualmente cuenta la

empresa, así como también un esquema que representa al activo, al pasivo y al

capital con sus cargos y abonos, aumentos y disminuciones, la naturaleza de su

saldo y su presentación en los estados financieros.

Las cuentas estudiadas son las que intervienen en las operaciones realizadas

durante el periodo contable. Por último se da a conocer con el catalogo de cuentas

que la empresa utiliza para la elaboración de sus registros contables, así como

una guía contable de las transacciones mas complejas que puedan necesitar de

su apoyo.

76

3.1 GENERALIDADES

El objetivo perseguido en la realización de este manual es el de proporcionar a los

entes encargados de prestar el servicio de venta de automóviles, un procedimiento

general que de manera sistemática, sencilla y completa facilite un modelo contable

adecuado a las necesidades de las diferentes áreas que integran a éste

organismo.

Dada la diversidad de factores externos y propios de cada área integrante de la

entidad se pretende, dentro de lo posible, que los métodos y procedimientos aquí

expuestos sean de aplicación fácil y detallada.

Los procedimientos contables cuentan siempre con los siguientes elementos: guía

contabilizadora, catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas,

diagramas de flujo, políticas y control interno.

SISTEMA DE PÓLIZAS

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se

anexan los comprobantes de dichas operaciones. La póliza es una evolución de

los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un

documento individual para registrar cada operación teniendo como característica

que permite una mayor división del trabajo:

1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las

necesidades de la empresa.

2. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que

intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar

responsabilidades.

77

3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar

en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor

facilidad.

El sistema de contabilidad propuesto se basa en el uso de Pólizas para el registro

de todas las operaciones que lleve a cabo el organismo operador. Las pólizas se

clasificarán en tres clases:

- Pólizas de diario.

- Pólizas de ingresos.

- Pólizas de egresos.

De acuerdo a la NIF A-2 que lleva por nombre Postulados básicos. Define los

postulados básicos como los fundamentos que rigen el ambiente en que opera el

sistema de información contable. Los postulados sustituyen a los nueve principios

de contabilidad señalados por el Boletín A-1, Esquema de la teoría básica de la

contabilidad financiera.

El objetivo de la NIF A-2 es describir un eslabón más en la jerarquía de conceptos

plasmada en la NIF A-1, estableciendo para este fin nueve postulados básicos.

El postulado de sustancia económica obliga a la captación de la esencia

económica en la delimitación y operación del sistema de información contable; el

de entidad económica se incorpora para delimitar e identificar al ente económico y

el de negocio en marcha para asumir su continuidad.

Por su parte, los postulados de devengación contable, asociación de costos y

gastos con ingresos, valuación, dualidad económica, consistencia e integridad,

constituyen los fundamentos básicos para reconocer los efectos derivados de las

transacciones y transformaciones internas que lleva a cabo una entidad, así como

de otros eventos que la afectan económicamente.

78

La NIF A-1 define el término de “Normas de Información Financiera”, nombre

genérico que el CID (Centro de Investigación y Desarrollo) ha establecido para

denominar al conjunto de normas conceptuales y normas particulares emitidas y

adoptadas por el CID, que han sido aceptadas en forma generalizada mediante

procesos de auscultación abiertos a la participación de todos los involucrados en

la información financiera.

El término de “Normas de Información Financiera” se utiliza en sustitución del de

“Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)” dado que esta

nueva denominación busca enfatizar el carácter normativo y por ende obligatorio,

de una norma de información financiera.

Además, el vocablo de “principios” sugiere grados de rigidez, permanencia y

universalidad que no denotan la naturaleza dinámica de una NIF, las cuales se

van adaptando a los cambios experimentados en el entorno bajo el cual operan las

entidades.

Esto significa que las NIF se van modificando, otras se eliminan, o bien, se van

emitiendo nuevas disposiciones; por lo tanto, no debe considerarse lo afirmado en

ellas como fundamento inamovible.

Finalmente, cabe resaltar que en las últimas décadas los organismos líderes

emisores de normas contables removieron el término “principio” de sus

pronunciamientos y lo sustituyeron por el de “norma”, para reafirmar la adopción

de un planteamiento lógico y normativo en el desarrollo

de sus normas contables.

79

Pólizas de diario

Puesto que se está recomendando que el sistema de contabilidad opera con base

en Normas de Información Financiera, es decir registrando activos y pasivos al

devengarse y no al cobrarse o pagarse, afectando el flujo de efectivo, será

necesario prever el uso de pólizas de diario, para registrar todas las operaciones

que en principio no impliquen flujo de efectivo, sino hasta que sean cobradas o

pagadas, pero que deben ser registradas para afectar apropiadamente los

resultados o la situación financiera del organismo a una fecha determinada.

Se recomienda prestar especial atención al aspecto de los anexos de estas

pólizas, ya que la naturaleza y las operaciones a registrar mediante este tipo de

pólizas propicia el registro de ajustes y otros tipos de asientos que probablemente

no hubieran sido autorizados por la administración.

Pólizas de ingreso

Estos documentos contabilizadores se utilizarán para registrar la totalidad de los

ingresos que perciba el organismo operador por su operación normal. Los

conceptos de ingreso están contenidos en el catálogo de cuentas, por lo que en

este apartado se hará mención más bien de algunas medidas de control interno

que deben implantarse a fin de que se pueda asegurar el control de los procesos.

Estas pólizas podrán formularse todos los días, teniendo como respaldo el reporte

diario de movimiento en caja y bancos, el cual también será formulado

diariamente, conteniendo todos los movimientos que se deban registrar en la o las

cuentas de caja y bancos.

Cada póliza de ingreso deberá archivarse con sus correspondientes anexos,

consistentes en las fichas de depósito, así como en cualquier otro documento,

80

como volantes de aviso bancarios y otros similares, que permitan respaldar

apropiadamente las operaciones registradas en la póliza.

Pólizas de egreso

Estas pólizas tomarán la forma de pólizas-cheque, por ser la modalidad más

práctica para el registro de las operaciones de egresos del organismo operador.

Se recomienda el uso de formatos de pólizas cheques convencionales, que

constan de original y copia y en cuanto al formulario, contiene básicamente dos

partes:

• La superior, en la que se asienta una copia al carbón del cheque expedido y

• La parte inferior, en la que se puede asentar la firma de quien recibe el

cheque y la aplicación contable.

Las pólizas cheque también deben reflejar los egresos contenidos en el reporte

diario de movimiento en caja y bancos y deben archivarse con la documentación

comprobatoria del egreso anexa.

81

3.2 ORGANIGRAMA

GERENTE

GENERAL

GERENTE

ADMINISTRA-TIVO

GERENTE

DE VENTAS

GERENTE

DE POSTVENTA

JEFE DE

TALLER

SECRETARIA

AUXILIAR

CONTABLE

ASESOR

DE SERVICIO

ENCARGADO

DE REFACCIONES

CAJERA

VELADOR

CHOFER

TÉCNICOS

MECÁNICOS

AUXILIARES

DE TÉCNICOS

SUPERVISOR DE

UNIDADES NUEVAS

ASESOR PROFESIONAL

DE VENTAS

Figura 4: Organigrama vertical

DIRECTOR

GENERAL

82

3.3 CATÁLOGO DE CUENTAS

CUENTA SUBCUENTA DESCRIPCION

1110 EFECTIVO 1111 CAJA 1112 BANCOS

1120 DOCUMENTOS POR COBRAR 1121 DOCUMENTOS POR COBRAR UNIDADES

1122 DOCUMENTOS POR COBRAR REFACCIONES Y ACCESORIOS

1123 DOCUMENTOS POR COBRAR SERVICIO 1124 OTROS DOCUMENTOS POR COBRAR

1130 CUENTAS POR COBRAR 1131 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

1132 CUENTAS POR COBRAR REFACCIONES Y ACCESORIOS

1133 CUENTAS POR COBRAR SERVICIO 1134 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1140 IVA PAGADO PENDIENTE DE ACREEDITAR

1150 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 1151 DEUDORES DIVEROS 1152 OTRAS CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS

1160 IVA ACREDITABLE

1161 POR COMPRAS 1162 POR GASTOS 1163 POR INVERSIONES

1170 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS 1171 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 1. 1172 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 2. 1173 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 3. 1174 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 4. 1175 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 5. 1176 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 6. 1177 INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 7.

1180 INVENTARIO DE UNIDADES USADAS 1181 INVENTARIO DE UNIDADES USADAS PARA LA

83

EMPRESA

1182 INVENTARIO DE UNIDADES USADAS COMERCIALES

1190 INVENTARIO DE REFACCIONES, ACCESORIOS Y DIVERSOS

1191 INVENTARIO DE REFACCIONES 1192 INVENTARIO ACCESORIOS 1193 INVENTARIO LUBRICANTES 1194 INVENTARIO DE GARANTÍAS 1195 INVENTARIO ASEGURADORAS

1220 GASTOS ANTICIPADOS DIVERSOS 1221 SEGUROS Y FIANZAS ANTICIPADOS 1222 RENTAS ANTICIPADAS 1223 INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO 1224 PAPELERIA PAGADA POR ANTICIPADO 1225 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1226 OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS

1310 INMUEBLES 1311 EDIFICIO 1312 TERRENOS

1320 MUEBLES 1322 MÁQUINARIA Y EQUIPO 1323 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1324 EQUIPO DE TRANSPORTE 1325 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 1326 OTROS ACTIVOS

1330 OTRAS INVERSIONES

1331 INVERSIONES OTROS NEGOCIOS

1332 INVERSIONES EN VALORES PLAZO MAYOR A 1 AÑO

1333 DEPÓSITOS EN GARANTÍA

1410 INVERSIONES AMORTIZABLES 1411 GASTOS DE INSTALACIÓN 1412 GASTOS DE ORGANIZACIÓN 1413 MEJORAS A INMUEBLES ARRENDADOS 1414 ARRENDAMIENTO DE EQUIPO 1415 OTRAS INVERSIONES AMORTIZABLES

1510 COMPLEMENTARIA ACTIVO CIRCULANTE 1511 PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

84

1520 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO UNIDADES NUEVAS

1540 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO UNIDADES USADAS

1550 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO REFACCIONES ACCESORIOS Y DIVERSOS

1551 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE REFACCIONES

1552 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE ACCESORIOS

1553 ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE LUBRICANTES

1560 ACTUALIZACIÓN DE INMUEBLES

1561 ACTUALIZACIÓN DE EDIFICIOS 1562 ACTUALIZACIÓN DE TERRENOS

1563 ACTUALIZACIÓN CONSTRUCCIONES EN TERRENOS

1570 ACTUALIZACIÓN DE MUEBLES

1572 ACTUALIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO

1573 ACTUALIZACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

1574 ACTUALIZACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE 1575 ACTUALIZACIÓN DE COMPUTACION 1576 ACTUALIZACIÓN DE OTROS ACTIVOS

1580 ACTUALIZACIÓN DE OTRAS INVERSIONES

1581 ACTUALIZACIÓN INVERSIONES EN VALORES PLAZO MAYOR A 1 AÑO

1582 ACTUALIZACIÓN DE DEPOSITOS EN GARANTÍA 1583 ACTUALIZACIÓN OBRAS EN PROCESO

1610 DEPRECIACIÓN DE EDIFICIOS 1611 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EDIFICIO

1620 DEPRECIACIÓN OTROS ACTIVOS FIJOS

1622 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO

1623 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

85

1624 DEPRECIACIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE

1625 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE COMPUTACIÓN

1626 DEPRECIACIACIÓN ACUMULADA DE OTROS ACTIVOS

1630 ACTUALIZACIÓN DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE INMUEBLES

1631 ACT. D/DEP. ACUM. DE EDIFICIO

1640 ACTUALIZACIÓN DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES

1642 ACT. D/DEP. ACUM. DE MAQUINARIA Y EQUIPO

1643 ACT. D/DEP. ACUM. DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFCNA

1644 ACT. D/DEP. ACUM. DE TRANSPORTE 1645 ACT. D/DEP. ACUM. DE COMPUTACION 1646 ACT. D/DEP. ACUM. OTROS ACTIVOS

1650 AMORTIZACIÓN 1651 AMORT. ACUM. DE GTOS. DE INSTALACIÓN 1652 AMORT. ACUM. DE GTOS. DE ORGANIZACIÓN

1653 AMORT. ACUM. MEJORAS INMUEBLES ARRENDADOS

1654 AMORT. ACUM. EQUIPO ARRENDADO 1655 AMORT. ACUM. OTRAS INVERSIONES

2110 DOCUMENTOS POR PAGAR 2111 DOCUMENTOS POR PAGAR

2120 CUENTAS POR PAGAR 2121 CTAS. POR PAGAR UDS. NUEVAS 2122 CTAS. POR PAGAR REFACC. Y ACCES 2123 CTAS. POR PAGAR A PROVEEDORES

2130 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS 2131 ACREEDORES DIVERSOS 2133 DEPÓSITOS 2134 SUELDOS Y COMISIONES POR PAGAR 2135 INTERESES POR PAGAR 2139 ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS

2140 IMPUESTOS, CUOTAS Y APORTACIONES POR PAGAR

86

2141 I.V.A. POR PAGAR 2142 I.S.P.T. POR PAGAR 2143 RETENCIÓN ARRENDAMIENTO 2144 REMUNERACIONES POR PAGAR 2145 RETENCIÓN HONORARIOS 2146 CUOTAS I.M.S.S. POR PAGAR 2147 APORTAC. Y RET. INFONAVIT POR PAGAR 2148 SAR 2149 I.S.A.N. 2150 RETENCIÓN I.V.A. PENDIENTE PAGO 2151 OTRAS DEDUCCIONES 2152 APORTAC. INFONAVIT TRABAJADORES 2153 RETENCIÓN I.V.A. POR PAGAR 2156 RETENCIÓN HONORARIOS PENDIENTE PAGO

2150 OTROS IMPUESTOS, CUOTAS Y APORTAC. POR PAGAR

2151 IMPAC (IMPUESTO AL ACTIVO) 2152 IMPUESTO SOBRE NOMINAS 2159 OTROS IMPUESTOS POR PAGAR

2160 PROVISIONES 2161 PROVISIONES PARA I.S.R. 2162 PROVISIONES PARA P.T.U. 2163 PROVISIONES PARA GRATIFICACIÓN 2164 PROVISIONES PARA I.M.S.S. 2169 OTRAS PROVISIONES

2170 DIVIDENDOS 2171 DIVIDENDOS POR PAGAR

2210 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR 2211 DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO 2212 CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO 2213 HIPOTECA POR PAGAR 2214 PROVISIONES DE PASIVO A LARGO PLAZO 2219 OTRAS CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO

2310 VARIOS PASIVOS DIFERIDOS 2311 INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO 2312 RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO

3110 CAPITAL SOCIAL 3111 CAPITAL SOCIAL FIJO 3112 CAPITAL SOCIAL VARIABLE

87

3120 OTRAS CUENTAS DE CAPITAL

3121 APORTACIONES SUPLEMENTARIAS DE ACCIONISTAS

3122 RESERVA LEGAL 3123 RESULTADO DEL EJERCICIO ANTERIOR 3124 PERDIDAS Y GANANCIAS DEL EJERCICIO

3124 RESULTADO DEL EJERCICIO

3130 ACTUALIZACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE 3131 ACTUALIZACIÓN CAPITAL SOCIAL FIJO 3132 ACTUALIZACIÓN CAPITAL SOCIAL VARIABLE

3133 ACTUALIZACIÓN APORTACIONES SUPLEMENTARIAS DE ACCIONISTAS

3134 ACTUALIZACIÓN RESERVA LEGAL

3135 ACTUALIZACIÓN RESULTADO DEL EJERCICIO ANTERIOR

3136 ACTUALIZACIÓN PERDIDAS Y GANANCIAS DEL EJERCICIO

4110 VENTA DE UNIDADES NUEVAS

4111 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 1 4112 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 2 4113 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 3 4114 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 4 4115 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 5 4116 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 6 4117 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 7

4140 VENTA DE UNIDADES USADAS 4141 VENTA DE UNIDADES USADAS

4150 VENTA DE REFACCIONES 4151 VENTA DE REFACCIONES MOSTRADOR 4152 VENTA DE REFACCIONES MAYOREO 4153 VENTA DE REFACCIONES POR TALLER 4154 VENTA DE REFACCIONES INSTALADAS

4160 VENTA DE ACCESORIOS 4161 VENTA DE ACCESORIOS MOSTRADOR 4162 VENTA DE ACCESORIOS MAYOREO 4163 VENTA DE ACCESORIOS TALLER 4164 VENTA DE ACCESORIOS INSTALADOS

4170 VENTA DE MANO DE OBRA 4171 VENTA DE MANO DE OBRA MECANICA

88

4172 VENTA DE MANO DE OBRA LAVADO 4173 VENTA DE MANO DE OBRA LUBRICACION 4174 VENTA DE MANO DE OBRA HOJALATERIA 4175 VENTA DE MANO DE OBRA PINTURA

4210 ACTUALIZACIÓN 4211 ACTUALIZACIÓN DE VENTAS

4610 DEVOLUCIÓN Y DESCUENTOS UNIDADES NUEVAS

4611 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 1. 4612 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 2. 4613 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 3. 4614 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 4. 4615 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 5. 4616 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 6. 4617 DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 7.

4640 DEVOLUC. Y DESC. UNIDADES USADAS 4641 DEVOLUC. Y DESC. UNIDADES USADAS

4650 DEVOLUCIÓN Y DESCUENTO DE REFACCIONES

4651 DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. MOSTRADOR

4652 DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. MAYOREO 4653 DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. TALLER 4654 DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. INSTALADAS

4660 DEVOLUC. Y DESC. OTRAS REFACC. Y ACCESORIOS

4661 DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS MOSTRADOR

4662 DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS MAYOREO

4663 DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS TALLER

4664 DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS INSTALADOS

4670 DESC. DE MANO DE OBRA

4671 DESC. DE MANO DE OBRA MECANICA 4672 DESC. DE MANO DE OBRA LAVADO 4673 DESC. DE MANO DE OBRA LUBRICACION 4674 DESC. DE MANO DE OBRA HOJALATERIA 4675 DESC. DE MANO DE OBRA PINTURA

89

4680 DEVOLUCIÓN Y DESCUENTO LUBRICANTES

4681 DEVOLUC. Y DESC. VTA. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

4689 DEVOLUC. Y DESC. VTA. OTRAS MERCANCIAS

4710 ACTUALIZACIÓN DESC. Y DEVOLUC. S/ VENTAS

4711 ACTUALIZAC. DESC. Y DEVOLUC. S/ VENTAS UNIDADES

5110 COSTO DE UNIDADES NUEVAS

5111 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 1. 5112 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 2. 5113 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 3. 5114 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 4. 5115 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 5. 5116 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 6. 5117 COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 7.

5140 COSTO DE UNIDADES USADAS 5141 COSTO DE UNIDADES USADAS

5150 COSTO DE REFACCIONES 5151 COSTO REFACC. MOSTRADOR 5152 COSTO REFACC. MAYOREO 5153 COSTO REFACC. TALLER 5154 COSTO REFACC. GARANTÍA 5155 COSTO REFACC. INSTALADAS 5156 COSTO OTRAS REFACC. MOSTRADOR 5157 COSTO OTRAS REFACC. MAYOREO 5158 COSTO OTRAS REFACC. TALLER 5159 COSTO OTRAS REFACC. GARANTÍAS

5160 COSTO DE ACCESORIOS 5161 COSTO ACCESORIOS MOSTRADOR 5162 COSTO ACCESORIOS MAYOREO 5163 COSTO ACCESORIOS TALLER 5164 COSTO ACCESORIOS INSTALADO 5165 COSTO OTROS ACCESORIOS MOSTRADOR 5166 COSTO OTROS ACCESORIOS MAYOREO 5167 COSTO OTROS ACCESORIOS TALLER 5168 COSTO OTROS ACCESORIOS INSTALADOS

5170 COSTO DE MANO DE OBRA 5171 COSTO DE MANO DE OBRA MECANICA 5172 COSTO DE MANO DE OBRA LAVADO 5173 COSTO DE MANO DE OBRA LUBRICACION

90

5174 COSTO DE MANO DE OBRA HOJALATERIA 5175 COSTO DE MANO DE OBRA PINTURA

5180 COSTO DE LUBRICANTES 5181 COSTO DE LUBRICANTES 5182 GARANTÍAS EXTENDIDAS 5183 LAVADOS DE AUTOS 5184 COSTO DE LUBRICANTES TALLER

5210 ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES NUEVAS

5211 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 1. 5212 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 2. 5213 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 3. 5214 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 4. 5215 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 5. 5216 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 6. 5217 ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 7.

5240 ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES USADAS 5241 ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES USADAS

5250 ACTUALIZAC. COSTO REFACCIONES 5251 ACTUALIZAC. COSTO REFACC. MOSTRADOR 5252 ACTUALIZAC. COSTO REFACC. MAYOREO 5253 ACTUALIZAC. COSTO REFACC. TALLER 5254 ACTUALIZAC. COSTO REFACC. GARANTÍA 5255 ACTUALIZAC. COSTO REFACC. INTALADAS

5256 ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. MOSTRADOR

5257 ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. MAYOREO

5258 ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. TALLER

5259 ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. GARANTÍA

5260 ACTUALIZACIÓN COSTOS ACCESORIOS

5261 ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS MOSTRADOR

5262 ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS MAYOREO 5263 ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS TALLER

5264 ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS INSTALADOS

5265 ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS MOSTRADOR

5266 ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS MAYOREO

91

5267 ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS TALLER

5268 ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS INSTALADOS

6110 GASTOS DE VENTA

6111 GASTOS DE VENTA FIJOS

6120 GASTOS DE VENTA 6121 GASTOS DE VENTAVARIABLES

6130 GASTOS DE ADMÓN. 6131 GASTOS DE ADMÓN. FIJOS 6132 GASTOS DE ADMÓN. VARIABLES

6140 DEPRECIACIONES 6141 DEPRECIAC. DEPTOS. NUEVOS 6142 DEPRECIAC. DEPTOS. USADOS 6143 DEPRECIAC. DEPTOS. REFACC. Y ACCESOR. 6144 DEPRECIAC. DEPTOS. SERVICIO

6150 ACTUALIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN 6151 DEPRECIAC. DEPTOS. NUEVOS 6152 DEPRECIAC. DEPTOS. USADOS 6153 DEPRECIAC. DEPTOS. REFACC. Y ACCESOR. 6154 DEPRECIAC. DEPTOS. SERVICIO

6160 ACTUALIZACIÓN GASTOS OPERACIÓN 6161 ACTUALIZAC. GASTOS VENTA 6163 ACTUALIZAC. GASTOS ADMÓN

6210 PRODUCTOS FINANCIEROS 6211 DESCUENTOS OBTENIDOS 6212 INTERESES UNIDADES NUEVAS 6213 INTERESES UNIDADES USADAS 6214 INTERESES MORATORIOS 6215 OTROS INTERESES GANADOS 6216 INTERESES INSTITUCIONES DE CRÉDITO

6220 GASTOS FINANCIEROS 6221 COMISIONES Y SITUACIONES 6222 DESCUENTOS OTORGADOS 6223 INTERESES CRÉDITO 6224 INTERESES MORATORIOS

6230 ACTUALIZACIÓN PRODUCTOS FINANCIEROS

92

6231 ACTUALIZACIÓN PRODUCTOS FINANCIEROS

6240 ACTUALIZACIÓN GASTOS FINANCIEROS

6241 ACTUALIZACIÓN GASTOS FINANCIEROS 6310 OTROS PRODUCTOS

6311 APERTURA DE CRÉDITO 6312 FLETES 6313 COBRANZA 6314 INVESTIGACIONES 6315 REGISTRO DE CONTRATO 6316 SEGURO DE TALLER 6317 TRÁMITES 6318 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVO FIJO 6319 BONIFICACIONES FZA DE VENTAS 6320 TRASLADO DE UNIDADES 6321 RECUPERACIÓN PUBLICITARIA 6322 DIVERSOS

6320 OTROS GASTOS 6321 COBRANZA 6322 INVESTIGACIONES DE CRÉDITO 6323 PERDIDA EN VTA. DE ACTIVO FIJO 6324 REGISTROS DE CONTRATO 6325 SEGURO DE TRASLADO UNIDADES NUEVAS 6326 CUOTAS EXTRAORDINARIAS 6327 TRASLADO UNIDADES NUEVAS 6328 ACONDICIONAMIENTO PREVIA 6329 DIVERSOS 6330 PÉRDIDAS POR CUENTAS INCOBRALES

6330 ACTUALIZACIÓN OTROS PRODUCTOS 6331 ACTUALIZACIÓN OTROS PRODUCTOS

6340 ACTUALIZACIÓN OTROS GASTOS 6341 ACTUALIZACIÓN OTROS GASTOS

6510 UTILIDAD EN CAMBIOS 6511 UTILIDAD CAMBIARIA FINANCIERA 6512 UTILIDAD CAMBIARIA OPERATIVA

6520 PERDIDA EN CAMBIOS 6521 PÉRDIDA CAMBIARIA FINANCIERA PÉRDIDA CAMBIARIA OPERATIVA

6530 ACTUALIZACIÓN UTILIDAD EN CAMBIOS 6531 ACTUALIZACIÓN UTILIDAD CAMBIARIA

93

FINANCIERA

6540 ACTUALIZACIÓN PÉRDIDA CAMBIARIA

6541 ACTUALIZACIÓN UTILIDAD CAMBIARIA FINANCIERA

6810 I.S.R., I.A. Y P.T.U. 6811 I.S.R. 6812 IMPUESTO AL ACTIVO 6813 P.T.U.

7110 CUENTAS PUENTE DEUDORAS 7111 NÓMINAS Y RAYAS ACUMULADAS

7120 CUENTAS PUENTES ACREEDORAS 7121 VENTAS CONTADO

7210 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 7211 DOCUMENTOS EN GARANTIA 7212 PUBLICIDAD AMORTIZABLE

7213 PRESUPUESTO DE COOPERACION PUBLICITARIA

7214 BIENES EMBARGADOS 7215 SEGUROS AMORTIZABLES 7216 ACTIVI FIJO VENDIDO 7217 PAPELERIA AMORTIZABLE 7218 I.S.R. POR INGRESOS UNIDADES USADAS 7220 I.S.R. POR COSTO UNIDADES USADAS 7221 I.V.A. POR INGRESOS UNIDADES USADAS 7222 VENTA ACTIVO FIJO UTILIDAD FISCAL 7224 DEPRECIACIÓN FISCAL 7225 PÉRDIDA INFLACIONARIA 7226 INTERES DEDUCIBLE 7227 INFLACIONARIA GANANCIA 7228 ACUMULABLE INTERES 7229 PERDIDA FISCAL 7230 COMPRAS NETAS FISCALES 7231 VENTAS PARTES RELACIONADAS

7220 CUENTAS DE ORDEN ACREDORA 7221 GARANTÍAS COLATERALES OTORGADA 7222 PUBLICIDAD POR AMORTIZAR FISCALMENTE 7223 COOPERACIÓN PUBLICITARIA POR EJECUTAR 7224 BIENES EMBARGADOS POR ADJUDICAR 7225 SEGUROS POR AMORTIZAR FISCALMENTE 7226 INGRESOS POR VENTA ACTIVO FIJO 7227 PAPELERÍA POR AMORTIZAR FISCALMENTE

94

7228 INGRESOS POR UNIDADES USADAS I.S.R. 7230 COSTO POR UNIDADES USADAS I.S.R. 7231 INGRESOS POR UNIDADES USADAS I.V.A. 7232 VENTA ACTIVO FIJO PERDIDA FISCAL 7233 UTILIDAD FISCAL VENTA ACTIVO FIJO 7234 DEPRECIACIÓN FISCAL 7235 PERDIDA INFLACIONARIA 7236 INTERÉS DEDUCIBLE 7237 GANANCIA INFLACIONARIA 7238 INTERÉS ACUMULABLE 7239 PÉRDIDA FISCAL

3.4 GUÍA CONTABILIZADORA

Una guía contabilizadora establece la posibilidad de obtener indicadores de ello se

basan los estados financieros que reflejan en resumen las operaciones realizadas

por una institución.

La guía contabilizadora es creada y utilizada por personas que toman decisiones

en el manejo de las cuentas, no es una labor mecánica que puede ser realizada

en su totalidad por un personal de oficina bien entrenado.

La guía contabilizadora muestra detalladamente cada una de las cuentas de

acuerdo a su estructura y manejo en la institución, además, es necesario conocer

las partes de que se compone el formato de una guía contabilizadora: por ejemplo

la cuenta, nombre de la cuenta entre otros.

Cuenta: es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que

producen las operaciones realizada en los diferentes conceptos de activo pasivo y

capital.

Nombre de la cuenta: es el nombre que se le asigna a cada cuenta de acuerdo al

valor del concepto que la controla, dando una idea clara y precisa de esto.

95

Número

consecutiv

o

Operaciones Perio

dicida

d

Documen

to fuente

de datos,

o

comprob

ante

Documento

contabilizador

Cuentas de

cargo

Cuentas

de abono

1 Pagos Diaria Ficha de

depósito

Póliza de ingreso Bancos Acreedore

s

2 Por el consumo

de los gastos

Mens

ual

Recibo

telefónic

o

Póliza de cheque Gastos

(dependien

do de que

departame

nto sea

ventas o

administrac

ión)

Bancos

3 Pago de la

nómina

Quinc

enal

Contrato Nómina Nóminas Bancos

4 Por la entrega de

dinero al área de

contabilidad

Ocasi

onal

Oficio de

solicitud

Póliza de cheque Deudores

diversos

Bancos

5 Pago a

proveedores

Quinc

enal

Copia de

la factura

Póliza de cheque Proveedor

es

Bancos

96

3.5 INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

3.5.1 CUENTAS DE BALANCE

El balance general comprende el análisis de las propiedades de una empresa y la

proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal

propiedad, expresados en términos monetarios. Por lo tanto, muestra la situación

financiera y la denominación más adecuada es estado de la situación financiera.

1110 1111 0000 CAJA La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en

efectivo propiedad de la entidad, el cuál esta representado por la moneda de curso

legal o sus equivalentes, tales como giros bancarios, moneda extranjera y los

metales preciosos amonedados.

DURANTE EL EJERCICIO

SE CARGA:

ENTRADAS DE EFECTIVO.- Del importe del valor nominal del efectivo recibido

por la entidad.

SE ABONA:

SALIDAS DE EFECTIVO.- Del importe del valor nominal del efectivo entregado

por la entidad.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la

entidad.

97

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general como la primera partida del activo circulante,

cuando no tenga restricciones. En caso de existir restricciones formales en cuanto

a su disponibilidad o fin, estas partidas de efectivo se muestran en renglón

separado en el activo circulante o no circulante si su disponibilidad es mayor a un

año o al ciclo financiero a corto plazo, o si su destino esta relacionado con la

adquisición de activos no circulantes, o con la amortización de pasivos a largo

plazo, en cuyo caso se demostrará como activo no circulante.

1110 1112 0000 BANCOS

La cuenta de bancos registra los aumentos y disminuciones que experimenta el

efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de

instituciones del sistema financiero (bancos).

DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA:

• Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de

cheques.

• Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en

cuentas de cheques, según avisos de abono del banco.

SE ABONA:

• Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la

empresa.

• Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etc.

Que el banco cobra por servicios y cargados en cuenta de cheques, según

avisos de cargo del banco.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la

entidad depositado en instituciones financieras (bancos).

98

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del activo circulante, excepto cuando

existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad y fin, en cuyo caso se

mostrarán por separado.

En caso de que contablemente existan sobregiro en alguna de las cuenta de

cheques, debe compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y

disponibilidad inmediata; si después de esa compensación el sobregiro prevalece,

el saldo debe de presentarse como un pasivo a corto plazo.

1130 1131 0000 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

La cuenta de cuentas por cobrar clientes registra los aumentos y disminuciones

derivados de mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a

crédito, ya sea documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) o no.

Se dice que esta cuenta representa el derecho que tiene la entidad de exigir a sus

clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de

servicios a crédito; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente

esperado.


SE CARGA:

• Del importe originalmente pactado con los clientes por las ventas de

mercancías y la prestación de servicios a crédito.

• Del importe de los intereses normales y moratorios (mora: retardo de pago).

SE ABONA:

• Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidación de

su adeudo efectúen los clientes.

99

• Del importe de las devoluciones de mercancías (devoluciones sobre venta).

• Del importe de las rebajas, bonificaciones y descuentos sobre venta

concedidas a los clientes.

• Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el importe de ventas mercancías y la prestación

de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir,

representa un beneficio futuro fundadamente esperado.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante,

inmediatamente después del efectivo (caja, bancos, fondos, inversiones

temporales).

1170 1171 0000 INVENTARIOS La cuenta de inventarios registra los aumentos y disminuciones que sufren las

mercancías propiedad de la entidad, las cuales son adquiridas para ser vendidas,

como actividad principal y normal de toda entidad comercial.


• Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas

fuera de plaza, libre a bordo proveedor, las cuales se encuentran viajando por

cuenta y riesgo de la empresa, es decir, en transito.

• Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgos y accidentes.

• Del importe de los fletes y acarreos.

• En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra, tales como

permisos, derechos de importación, impuestos, etc.

100

SE ABONA:

• Del importe de las transferencias a las cuentas de compra, al tener

conocimientos de que las mercancías llegaron a las bodegas de la empresa.

• Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la

cancelación de pedidos.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad

de la entidad las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza, libre a bordo

proveedor y que se encuentran viajando (transitando) bajo cuenta y riesgo de la

empresa.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante,

inmediatamente después de las cuentas por cobrar.

1320 0000 0000 MUEBLES La cuenta de muebles registra los aumentos y disminuciones se realizan en los

muebles propiedad de la empresa, valuados a precios de costo.


• Del precio de costo de los muebles adquiridos, el precio de adquisición

incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados en la

compra.

• Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.

• Del precio de costo de los muebles recibidos como donación.

• Del precio de costo de los muebles recibidos como pago de algún deudor.

• Del precio de costo de los muebles recibidos como pago (exhibición) de

capital social, por parte de socios.

101

SE ABONA:

Del importe del precio de costo de los muebles vendido o dados de baja por

terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los muebles propiedad de la

entidad.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo fijo tangible.

2120 2123 0000 PROVEEDORES

La cuenta de proveedores registra los aumentos y disminuciones derivados de la

mercancía única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado títulos de

crédito o no.

Se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de pagar a

sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de mercancías a crédito.


• Del importe de los gastos parciales o totales a cuenta o liquidación del adeudo

con los proveedores.

• Del importe de las devoluciones sobre compra de mercancías a crédito.

• Del importe de las rebajas sobre compras de mercancías a crédito.

SE ABONA:

• Del importe de compras de mercancías a crédito, documentadas o no.

• Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora

en el pago.

102

SALDO

Su saldo es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a

crédito, por las cuales se adquiere la obligación de pagar.

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto

plazo como la primera partida, formando parte de las cuentas por pagar.

2110 2111 0000 DOCUMENTOS POR PAGAR La cuenta de documentos por pagar registra los aumentos y disminuciones

derivados de la compra de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de

servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras

de cambio y pagarés) a cargo de la empresa.

Se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la empresa de liquidar

(pagar) el valor nominal de los títulos de crédito expedidos a cargo de la entidad,

por la compra de bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito.


• Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen.

• Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen.

SE ABONA:

• Del importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o

pagarés) firmados a cargo de la empresa.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe del valor nominal de los títulos de

crédito (letras de cambio, pagarés), suscritos a cargo de la empresa, por la

103

compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por los cuales se

adquiere la obligación de pagarlos.

PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto

plazo, inmediatamente después de los proveedores, cuando su vencimiento sea

un plazo de un año o del ciclo financiero a corto plazo; en caso de que su

vencimiento exceda el año o el ciclo financiero a corto plazo, se mostrará dentro

del pasivo a corto plazo (fijo).

3110 3111 0000 CAPITAL Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se efectúan en el capital

del propietario de una empresa. Esta cuenta se empleará en los casos de

empresa de propiedad individual.


• Del importe del importe de las disminuciones de capital, por retiros del

propietario.

SE ABONA:

• Del importe de los aumentos de capital, por las nuevas aportaciones del

propietario a su negocio.

SALDO

Su saldo es acreedor y representa el capital invertido por el propietario en su

empresa.

PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del capital contable, formando parte del capital contribuido.

104

3110 0000 0000 CAPITAL SOCIAL Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las aportaciones

que efectúan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Esta cuenta solo

se utilizará en el caso de empresas constituidas como sociedades mercantiles.

DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA

• Del importe de las disminuciones de capital social, ya sea en el caso de

reeintrego a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o

para amortización de pérdidas.

SE ABONA

• Del importe de los aumentos de capital, representados por la suscripción de

acciones por los socios.

• Por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalización de

utilidades, etc.

• Por las reevaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos de

carácter legal, como a las prácticas contables vigentes.

SALDO

Su saldo es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa,

totalmente suscrito, aun y cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado).

PRESENTACIÓN

Se presenta en el balance general dentro del capital contable, formando parte del

capital contribuido.

105

3.5.2 CUENTAS DE RESULTADOS A las cuentas que componen el cuadro de resultados para un período dado se las

llama cuentas de resultados.

4110 4111 0000 VENTAS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a la operación de

ventas de mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro

principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos. Registradas a precio de

venta.

DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA

• No es aplicable en ningún registro.

SE ABONA

• Del importe de las ventas de mercancías realizadas al contado, a crédito o

con garantía documental, a precio de venta.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancías

realizadas en el periodo contable, al contado, a crédito o con garantía documental.

PRESENTACIÓN

Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

4610 4611 0000 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS SOBRE VENTA Esta cuenta registra los aumentos disminuciones realizados por concepto de la

mercancía que los clientes devuelven a la empresa, estas devoluciones pueden

ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas, registradas a precio de

venta.

106


• Del importe de las mercancías que los clientes devuelvan físicamente, por

no estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamaño,

precio, etc., registradas a precio de venta.

SE ABONA:

• No es aplicable en ningún registro. SALDO

Su saldo es deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes

devolvieron durante el periodo contable, por no satisfacer sus necesidades,

registradas a precio de venta.

PRESENTACIÓN Se presenta en la primera parte del estado de resultados. 5110 5111 0000 COSTO DE UNIDADES NUEVAS Esta Cuenta registra los aumentos y disminuciones que representa el precio del costo de las mercancías vendidas. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA:

• Del importe de las ventas de la mercancías a precio de costo. SE ABONA

• Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancías, a precio de

costo.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el costo de ventas.

107

PRESENTACIÓN

Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

6110 6111 0000 GASTOS DE VENTA Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que

la empresa realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o

derivadas del departamento de ventas.


• Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, destinados a

incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como propaganda

y publicidad, renta de bodegas, teléfonos del departamento de ventas,

empleados, comisiones, empaques y envase, luz, papelería y útiles,

seguros de bodegas y mercancías, gratificaciones, prima vacacional, IMSS,

INFONAVIT, aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e

instalaciones del departamento de ventas, estimación para cuentas de

cobro dudoso de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas

por el departamento de ventas.

SE ABONA:

• Solo al finalizar el ejercicio.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas

por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el

volumen de ventas.

PRESENTACIÓN

Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los

gastos de operación.

108

6130 0000 0000 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que

la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue

establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas

encargadas de la dirección o administración del negocio.


SE CARGA:

• Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a

lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos

efectuados por el departamento de administración, incluyendo todas

aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como los

directores, gerentes, administradores, contadores, etc., y, por lo tanto,

incluye: renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios,

gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS,

INFONAVIT, papelería y útiles, seguros, depreciaciones y amortizaciones

del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administración,

combustibles y lubricantes, gastos de representación, y en general, todos

aquellos gastos efectuados por el departamento administrativo.

SE ABONA:


SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por

el departamento de administración, el cual es el encargado de tomar las

decisiones, con miras de lograr los objetivos para los cuales fue creada la

sociedad o empresa.

PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los


109

6210 0000 0000 PRODUCTOS FINANCIEROS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de los ingresos o las

ganancias que obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero.



SE ABONA:

• Del importe de los interese cobrados.

• Del importe de los descuentos obtenidos o ganados.

• Del importe de las utilidades o ganancias en valuación de moneda

extranjera, en cambios de la misma o en valuación de metales preciosos

amonedados.

SALDO

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por

la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades

de una manera normal y estimular su crecimiento.

PRESENTACIÓN

Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los


6220 0000 0000 GASTOS FINANCIEROS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que

la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, préstamos,

servicios bancarios, etc.), es decir, derivadas del manejo de dinero.

110


• Del importe de los interese pagados.

• Del importe de los descuentos concedidos.

• Del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco.

• Del importe de las pérdidas obtenidas en valuación de metales preciosos

amonedados.

SE ABONA:


SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por

la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades

de una manera normal y estimular su crecimiento.

PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los


111

3.5 FLUJOS DE OPERACIÓN IMPLEMENTADOS

LLEGADA DEL CLIENTE A LA AGENCIA AUTOMOTRIZ

Recibir al Cliente

Tipo de Recepción

Recepción

sin

cita

Recepción

de

Citas

112

RECEPCIÓN DE UNIDADES

Solicitar al chofer órdenes de embarque

Revisar: • Orden de embarque. • Exteriores. • Interiores. • Accesorios y

herramienta

Identificar llaves

Guardar material susceptible a pérdida

Dar aviso a la gerencia de ventas de las unidades que llegaron

Llenar el formato de recepción de vehículos

113

PROCESO DE VENTA

No Si

Prospección

Calificación Hoja de prospecto

Presentación � Características que pueden interesarle al prospecto � Ventajas de nuestro producto � Mejor desempeño � Beneficios que el auto o sus partes ofrece al usuario

¿Presentación

directamente

Orden de Presentación: 1. Por el frente 2. Costado del acompañante 3. Asiento trasero e interiores del auto desde la parte trasera 4. Parte trasera o maletero 5. Costado izquierdo o del conductor 6. Interior del auto desde el asiento del conductor

Demostración Auto Demo Requisitos: � Prospecto Calificado (Opcional) � Probabilidades de compra � Ruta autorizada � Placas Demo para el auto � Seguro de cobertura amplia � Duración

Negociación

� Ofrecer garantía extendida

Cierre

Presentación a través de Folletos

114

PROGRAMACIÓN DE ENTREGA

Acordar: � Fecha de entrega � Hora de entrega � Lugar para la entrega � Disponibilidad del área de entrega del auto nuevo

Llenar “Orden de acondiciona-miento del vehículo ”

Llenar “Bitácora de reservación del área de entrega del auto nuevo”

Verificar que el auto estará listo para la hora y fecha prometida, por parte del ejecutivo de ventas

Redactar “Invitación para asistir a la entrega del auto nuevo”

Acondicionamiento del auto

Llenar “Lista de verificación para acondicionamiento del auto nuevo” por parte del acondicionador

Acondicionador

Entrega el auto al

asesor profesional

de ventas.

El asesor profesional de ventas verifica el estado del vehículo

Llenar “Lista de entrega”

115

REPARACIÓN NORMAL

No

Si Sí

Engrapar formatos a la

orden de reparación

Levantamiento físico del vehículo

Colocar orden de reparación en el vehículo

Solicita Firma del Cliente

Colocar protecciones y

torre al vehículo

Llevar el vehículo al

estacionamiento

Entregar orden de reparación (Original) al

Cliente

Ofrecer al cliente servicio

de llevarlo

¿Productos

Suministrados por

el Cliente?

Llenar formato determinación de responsabilidades y productos suministrados por el cliente

Solicitar Firma del Cliente

Programar los trabajos en el

sistema

116

REPARACIÓN POR GARANTÍA



Levantamiento físico del vehículo

Colocar orden de reparación en el vehículo

Solicitar firma

del cliente

Colocar protecciones y

torre al vehículo

Llevar el vehículo

al estacionamiento

Entregar orden de reparación

(original) al Cliente

Ofrecer al cliente el

servicio de llevarlo

Sacar Calca del Chasis

Sacar copia

del carné

Programa trabajos

en el sistema

117

RETRABAJO



Levantamiento

físico del vehículo

Colocar Orden de reparación en el vehículo

Solicitar la firma del Cliente

Colocar

protecciones y torre al vehículo

Llevar el

vehículo al estaciona-

miento

Entregar orden de reparación

(original) al cliente

Ofrecer al cliente el

servicio de llevarlo

Programar

trabajos en el sistema

118

3.6 ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS

CAJA Y BANCOS

La empresa requiere del establecimiento de políticas de efectivo que les permitan

contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus

obligaciones de corto plazo, por lo que deben tener fondos suficientes para hacer

frente a los desfases que se producen entre los ingresos y los pagos dentro de las

operaciones normales de la empresa, ya que en algunas ocasiones éstos no

concurren conforme a lo programado y, en otras, se requiere la creación de fondos

durante un cierto tiempo para poder cumplir con pagos no constantes, como

pueden ser: el pago de dividendos o de impuesto sobre la renta.

Las políticas pueden establecerse con el fin de mantener un nivel de efectivo

superior al normal como una previsión de oportunidad, para aprovechar en un

momento dado el beneficio de emplear o invertir en condiciones favorables, como

la compra a precio reducido de un lote importante de materia prima, la compra o la

obtención de un descuento importante por pago anticipado.

Si la empresa no cuenta con una política definida sobre el nivel de efectivo que

debe mantener, sus saldos reflejarán el resultado de las operaciones derivadas de

las áreas de producción, ventas, distribución, entre otras.

COBROS A CLIENTES

La cobranza a clientes debe determinarse con base en las ventas y condiciones

de pago que han sido establecidas con ellos, para lo cual es importante conocer el

comportamiento y actitud de los clientes de la empresa respecto a las condiciones

de venta pactadas.

119

SALARIOS

Es recomendable que se haga sobre la base de un cálculo individual en el que se

listen todos y cada uno de los puestos autorizados con su valor correspondiente,

de preferencia por área o departamento, para determinar una cifra que cubra las

necesidades futuras. De este cálculo se desprenden otros como son: las

gratificaciones del seguro social y todos los beneficios a que el personal tiene

derecho.

PROVEEDORES

Este concepto está ligado con los niveles de inventario que deben mantenerse y

los ciclos de producción que se hayan establecido, así como las condiciones de

compra que se hayan negociado con los proveedores.

INVERSIONES EN MAQUINARIA Y EQUIPO

Se deben prever las futuras inversiones en maquinaria y equipo, con base en una

serie de estudios, requisitos y aprobaciones para ser consideradas.

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Representa uno de los pagos importantes que debe realizar la empresa y su

cálculo se determina con base en lo que señala la ley.

DIVIDENDOS

La cantidad prevista para este caso debe ser de conformidad a lo dispuesto por el

propietario o por la asamblea ordinaria de accionistas.

120

OTROS

Deben reunirse todos los pagos pequeños a que esté obligada la empresa en el

corto plazo y destacar las partidas significativas que requieran de una vigilancia

estrecha. En última instancia, se determinan los resultados de las operaciones

anteriores y se dicta la política sobre el nivel de efectivo que debe existir.

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

Las cuentas por cobrar, son los créditos que la empresa concede a sus clientes.

La política de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve para

fomentar las ventas. La administración de cuentas por cobrar a clientes implica

generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen

muchas facilidades para la venta de los productos, se incrementarán las ventas y

también las utilidades; pero por otra parte, se comprometen fondos en cuentas por

cobrar, que disminuyen la liquidez de la empresa.

Las políticas relativas al otorgamiento de crédito y los esfuerzos de cobro

determinan el monto de esta inversión en relación con las ventas realizadas o por

realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidación

de las facturas, así como las políticas que la empresa fije respecto a la estrategia

de venta mediante promociones o períodos extras de crédito, que de alguna forma

desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor lo haya

adquirido. Esto origina una disminución en el flujo de fondos de los clientes, lo que

perjudica su liquidez y falta oportuna de pago de las facturas de la empresa.

Para determinar la política más conveniente, es necesario considerar los costos de

financiamiento, los de cobranza y los de las posibles demoras e incumplimientos.

De esta manera, la empresa evaluará cada una de las políticas posibles con

respecto al tiempo y descuentos para el pago de la mercancía, y determinará la

más conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y

cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados

121

con la morosidad en el pago como son los gastos que implica el empleo de

diferentes métodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la

empresa tendrá que cancelar en su totalidad el importe por gasto de las cuentas

malas.

Hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de

cobranza funcionan como es debido, que no existe deterioro en la contabilidad de

los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para

determinar el riesgo que se corre al otorgarle el crédito.

INVENTARIOS

La determinación de las políticas de inventarios tienen como objetivo fijar el nivel

óptimo de inversión que debe tener una empresa. Normalmente las empresas de

este giro tienen cuatro diferentes categorías de inventarios que son:

• Materias primas

• Productos en proceso

• Artículos o productos terminados

• Refacciones y herramientas

Cada uno de los inventarios tiene una problemática diferente, por lo que deben

analizarse con cuidado para así poder delimitar sus implicaciones financieras, así

como estar pendiente de un problema común y básico que es el de mantener un

nivel adecuado en función de las ventas futuras. Mientras más reducido sea el

inventario, mayor será la rentabilidad de la inversión; pero si el nivel de inventario

es muy reducido, acarrea problemas de falta de existencia y, por lo tanto, de

producción y más adelante de ventas; que puedan afectar el volumen de éstas y

generar una baja en la rentabilidad.

122

3.8 IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en

distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones.

Entre otros se tienen los siguientes objetivos:

• Debida autorización de transacciones y actividades.

• Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.

• Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el

correcto registro de las operaciones.

• Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.

• Verificación independiente de la actuación de otros y adecuada evaluación

de las operaciones registradas.

El establecimiento y mantenimiento de toda una estructura de control interno

representa una gran responsabilidad de la administración, para proporcionar una

seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad.

Por lo tanto la gerencia debe vigilar en forma constante la estructura de control

interno, con la finalidad de ver si opera en forma eficaz o si se debe modificar de

acuerdo a las condiciones existente dentro de la empresa.

Toda estructura de control interno se puede ver afectada en su efectividad por

varias causas, tales como errores de juicio, descuido, malos entendidos en las

instrucciones, descuidos fatigas del personal, el caso omiso por parte de la

gerencia, entre otras.

En una auditoria, el auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de

la estructura del control interno, como parte del proceso de plantación. La forma y

alcance de la documentación sé vera afectada por el tamaño y complejidad de la

entidad y la naturaleza de la estructura del control interno.

123

CONTROL INTERNO FINANCIERO

Comprende el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que

tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud,

confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera,

principalmente, los estados financieros de la entidad. Asimismo, incluye controles

sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre

las operaciones de registro e información contable.

CONTROL INTERNO GERENCIAL

Comprende en un sentido amplio, el plan de organización, política, procedimientos

y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en la organización para

asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye también las

actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones

de la empresa, así como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el

desarrollo de las actividades.

Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las

operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud y

complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo

comprende los siguientes pasos:

• Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas;

• Monitoreo del progreso y avance de las actividades;

• Evaluación de los resultados logrados;

• Acción correctiva, en los casos que sean requeridos.

En el ámbito público, el control interno gerencial se extiende más allá de las

operaciones de las entidades. Esto se refiere en su integridad a todos los

controles ejecutados para determinar en qué forma se desarrollan las actividades

públicas, es decir, comprende desde la Constitución Política (asignación de

124

mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de

fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política

presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento y

aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos (presupuesto,

tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles

gerenciales)

CONTROL PRESUPUESTARIO

Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos así como

de las metas presupuestarias establecidas para el año fiscal, respecto al

presupuesto institucional, según sea el caso, con la finalidad de asegurar su

cumplimiento y mantener actualizada la información relativa a los niveles de la

ejecución, tanto en términos financieros como físicos.

El control presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para

efectuar los trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la

fase de evaluación presupuestaria.

CONTROL PREVIO

Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y

gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos

financieros, materiales, físicos y humanos.

CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES

Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan

los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta

administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.

125

Algunos procedimientos de control interno que la empresa automotriz puede

emplear son los siguientes:

1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las

correctas.

2. Control de asistencia de los trabajadores.

3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por

personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.

4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y

cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es

el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.

7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma

consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener

información de estos.

8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos

de la empresa.

9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias,

fiscales y civiles.

10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los

resultados esperados

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le

pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se

acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio. Al

terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un

análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y

controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,

126

verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,

promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas

prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Pasos generales Pasos generales Planeación Planeación Valoración Control Ejecución Supervisión Monitoreo Promoción Ejemplo de área Ejemplo de área 1. Plan de organización 1. Plan de organización 1. Método y procedimientos relacionales

1. Método y procedimientos relacionales

1.1. Protección de activos 1.1. Con eficiencia de operación 1.2. Confiabilidad de los registros contables

1.2. Adhesión a políticas

2. Controles 2. Controles 2.1. Sistemas de autorización 2.1. Análisis estadísticos

2.2. Sistemas de aprobación 2.2. Estudio de tiempos y movimientos

2.3. Segregación de tareas 2.3. Informes de actuación 2.4. Controles físicos 2.4. Programas de selección 2.5. Programas de adiestramiento 2.6. Programas de capacitación 2.7. Control de calidad 3. Aseguran 3. Aseguran 3.1. Todas las transacciones de acuerdo a la autorización específica

3.1. Eficiencia, Eficacia y efectividad de operaciones

3.2. Registro de transacciones 3.3. Estados financieros 3.4. Acceso activos con autorización

Figura 5: Cuadro comparativo entre el control interno contable y el control interno

administrativo

127

CONCLUSIONES

128

CONCLUSIONES

El presente trabajo lo he realizado, como ya lo he señalado, con la finalidad de dar

una herramienta práctica y sencilla para organizar las actividades que son

desarrolladas en todas las áreas integrantes de la organización, en este caso en

particular aplicadas al ramo automotriz.

En la actualidad existe una necesidad en las empresas, no sólo de las que

integran el ramo de la comercialización automotriz sino también de empresas de

otros ramos, de contar con una herramienta que les proporcione ayuda y apoyo en

la planeación, el manejo, control, organización y, sobre todo, para la toma de

decisiones. Hay que considerar que en este tipo de empresas ya existe una

diversidad de recursos que nos permiten crear la información precisa, detectar los

problemas, darles solución y, finalmente orientarlos hacia una buena organización.

Considero que el manual propuesto en el presente trabajo puede brindar un

instrumento de consulta que sirva para auxiliar a la organización y facilitar el

desarrollo de sus funciones administrativas, contables, funcionales y operativas.

En la medida en que los manuales de contabilidad son un instrumento de

comunicación entre los diferentes niveles organizacionales. Si bien existen

distintos tipos de manuales podemos definirlos en general como un cuerpo

sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser

desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos contables

o administrativos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Éste manual tiene la finalidad de ser un documento de consulta y apoyo

permanente de los integrantes de la organización, por lo que es conveniente que

cuente con claridad, objetividad, sencillez pues orienta y regula la operación así

como el funcionamiento de la empresa automotriz.

129

El manual se estableció con la finalidad de propiciar la coordinación de funciones y

actividades de las diversas áreas al igual que del personal que en cada una de

ellas labora, para facilitar su cumplimiento y desarrollo racional.

Los procesos que en éste manual se han determinado para cada uno de los

espacios de la entidad económica (contables, administrativos, de procedimientos,

de organización) pueden contribuir en conjunto al cumplimiento de las acciones,

políticas y estrategias que dan dirección a las tareas sustantivas y de apoyos tanto

contables como administrativos, para hacer posible la prestación de los servicios

que ofrece la organización.

Es conveniente señalar que con el apoyo de este manual las distintas fases que

integran a la empresa podrían crear mayores beneficios; en la medida en que el

manual se vaya aplicando se podrá ir mejorándolo para contribuir, más

adecuadamente, a la consecución del objetivo de autosuficiencia institucional, de

eficacia y calidad en los servicios que ofrece. El propósito final es que su

funcionamiento garantice una buena organización que conduzca a una

maximización de tiempos. Esto no quiere decir que tenga que ser un documento

rígido que mecanice las funciones, operaciones y registros sino una guía de

orientación general para todos los niveles integrantes de la entidad.

Se tiene la idea, desde mi punto de vista errónea, de que los manuales de

contabilidad vuelven mecanizado el trabajo de las personas; personalmente, no lo

considero así, ya que los manuales representan la forma de unificar criterios; de

esta manera, el proceso será el mismo y cualquier integrante del organismo que

los lea, podrá llevar a cabo la tarea asignada aún cuando no tengan conocimiento

de todas las áreas.

El valor del manual contable, como herramienta de trabajo, radica en la

información contenida en él, por lo tanto el mantenerlo actualizado permitirá que

cumpla con su objetivo, que es el de proporcionar la información necesaria para el

130

desarrollo de actividades y funciones; es recomendable la revisión y actualización

del manual, por lo menos en forma anual, aunque sería conveniente hacer una

revisión cada seis meses.

Esta propuesta esta basada en la idea de planear sus revisiones y

actualizaciones, es decir, que la entidad económica automotriz las efectué sobre la

base de sus necesidades, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos

puestos. Sin embargo es conveniente planear las actualizaciones para obtener

una mejor aplicación del manual para que no pierda vigencia y así evitar la

mecanización de las actividades.

Con el diseño de este manual pretendí elaborar de forma documental una

orientación de los procedimientos que se realizan dentro de la empresa estos

procedimientos podrán acompañarse de un sistema de control interno. Si el

proceso de análisis, planeación, establecimiento e implementación para diseñar el

manual se realizan de forma estructurada y coherente, se podrá lograr la

implementación de una guía regida por lineamientos de control interno.

Resta a la entidad que los procesos contables de trabajo y las funciones aquí

mencionadas se lleven a cabo en la práctica de acuerdo a lo establecido en el

manual, y que se revisen de manera sistemática los procedimientos para realizar

las adecuaciones necesarias derivadas de la implementación de nuevos procesos

contables, administrativos, operacionales o de control.

131

BIBLIOGRAFÍA Y OBRAS CONSULTADAS

ANZURES, Maximino. CONTABILIDAD GENERAL . México. Editorial Porrúa,

2005.

BIEGLER, Jon. MANUAL MODERNO DE CONTABILIDAD . México. Editorial Mc-

Graw Hill,

CATÁCORA CARPIO, Fernando. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES . Caracas, Venezuela. Editorial Interamericana, 1998.

ELIZONDO LÓPEZ, Arturo. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

CONTABLE . México. Internacional Thomson Editores, S.A., 2002.

REYES PONCE, Agustín. Administración de Personal. Relaciones Humanas. Editorial Limusa. México 2000.

RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. COMO ELABORAR Y USAR MANUALES

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ROMERO LÓPEZ, Álvaro. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD , México. Editorial

Mc-Graw Hill, 2004.

SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón. Cómo HACER Y REHACER UNA

CONTABILIDAD: EL CONTROL INTERNO CONTABLE . México. Thompson

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Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. CONTROL INTERNO POR

OBJETIVOS Y CICLOS DE TRANSACCIONES Y EL MUESTREO

ESTADÍSTICO EN AUDITORIA . México D.F. Reséndiz Editores, 1990.

132

MONOGRAFÍAS

GUERRERO HEREDIA, Carlos. MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

PARA UNA EMPRESA FARMACÉUTICA . Xalapa, 2004.

SÁNCHEZ SERNA, Alejandro. Organización CONTABLE Y ADMINISTRATIVA

DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA COMPRA Y VENTA DE LLAN TAS,

REFACCIONES Y SERVICIO MECÁNICO AUTOMOTRIZ . Xalapa. 2002.

133

ANEXO I

134

DOCUMENTOS FUENTE QUE PUEDEN UTILIZARSE

Contrato de trabajo

135

Factura

136

Recibo

137

DOCUMENTOS CONTABILIZADORES QUE PUEDEN UTILIZARSE

Póliza de diario

138

Póliza de ingresos

139

Póliza de egresos

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