UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADEMICO

AREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

TRABAJO DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

AUTOR: ALVARO ARTURO SALAZAR

CEDULA DE IDENTIDAD: 8.894.964

CENTRO LOCAL: UNA-BOLIVAR

CARRERA: CONTADURIA PUPLICA

NUMERO DE ORIGINALES: 1

ASIGNATURA: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

CODIGO: 618

FIRMA DEL ESTUDIANTE

CIUDAD BOLIVAR, JUNIO 2007.

INDICE

Página

Introducción 03

1.- Importancia de los Sistemas Computarizados 07

2.- Ventajas y desventajas de los Sistemas Computarizados 08

3.- Consideraciones Generales 10

4.- Metodología 11

5.- Asientos Contables 12

6.- Elaboración de Informes 18

7.- Anexos 24

8.- Conclusión 25

9.- Bibliografía 32

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INTRODUCCIÓN

El mundo globalizado que se esta viviendo en los últimos años,

requieren contar con organizaciones flexibles que se puedan adaptar a los

diferentes cambios que se presentan día a día.

Uno de las variables que ha impactado más a las organizaciones

son los avances que se han visto a nivel tecnológico que ha acelerado la

velocidad en la toma de las diferentes decisiones.

El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las

últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo

que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.

La aparición de las computadoras, la generalización de las

corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la

globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la

orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear

Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de

la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean

efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia

la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

Modalidades.

Existe una amplia gama de Software o Paquetes de Contabilidad

que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas

empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día

son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido

a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la

forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las

que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones

que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas

3

Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que

ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos

posibilidad de errores.

En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la

materia han diseñado diversidad de programas que tratan de suplir la

necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades que

realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son:

-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.

-. PeachTree. -. Quickbook.

-. Macola. -. SBT.

-. 20-20.

Existen paquetes que son creados para determinada área de una

empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de

determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado al

área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de los

costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para

el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes y

determinar el costo de venta de los alimentos.

Al igual que este, existen software ideados para determinada

empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de

ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los software comerciales el más usado y reconocido por

todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es

conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad más

completos.

Desde los inicios, las organizaciones han considerado la

información contable como una herramienta importante para definir

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estrategias que los lleven a alcanzar las metas fijadas. Los gerentes

utilizan la información contable al fijar las metas generales de la

compañía, al evaluar el desempeño de los distintos departamentos e

individuos, al decidir que acción tomar o la hora de cualquiera decisión.

Los gerentes y empleados de una compañía necesitan

constantemente esa información, con el fin de manejar y controlar las

operaciones diarias del negocio. Gran parte de la información contable es

financiera por naturaleza pero ha sido organizada de tal forma que se

relaciona directamente decisión a la mano.

Como bien se menciono antes, el mundo de los negocios de hoy

necesita una rápida capacidad de respuesta, de manera de aprovechar

las oportunidades que ofrece el mercado. Es aquí donde entra en juego la

tecnología, ya que con la introducción de estos avances tecnológicos, han

facilitado la toma de acciones que orientan al logro de los objetivos

organizacionales.

La aparición de las computadoras, la generación de grandes

empresas, el surgimiento de trasnacionales, la globalización de los

comercios internacionales, dio origen a la necesidad de crear los

Sistemas de Contabilidad Computarizados que fueren más útiles en el

desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, para que las

informaciones fuesen efectivas, confiables y oportunas. A través de estos

sistemas de contabilidad computarizada, se pueden registrar sistemas

contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones

finales.

Con el presente trabajo evaluar los objetivos 1, 2, 3 y 4 de la

materia Contabilidad Computarizada, en el mismo se pretende poner en

práctica los conocimientos sobre los procedimientos contables adquiridos

5

a través de la carrera y aplicarlos al programa a evaluar en el presente

curso adaptándolo al sistema propuesto.

Como se menciono anteriormente existen diversos sistemas

contables, en esta oportunidad aplicaremos el sistema contable facilitado

por la UNA y la empresa DATAPRO/PROANSYS denominado Sistema de

Gestión Tributaria, el cual fue diseñado para obtener de manera

automatizada todos los resultados contables, presupuestarios, fiscales y

financieros necesarios en nuestro actual sistema económico y fiscal, lo

que ayudará a la toma de decisiones de las organizaciones.

Se evaluara la efectividad del sistema, la rapidez en la generación

de la información. Igualmente es importante cuan amigable es el sistema

para el trabajo del día a día, manteniendo en mente que lo importante es

la veracidad de los reportes que se generen, como la rapidez de la misma

además de los procedimientos aplicados.

La empresa seleccionada es “La educativa, C.A”, en el periodo 01-

01-2007 al 31-12-2007. Acá tenemos el primer comentario, aunque se

sabe que es una empresa ficticia y un periodo económico ficticio, esto

viola los principios contables aceptados, ya que el periodo real no ha

terminado. Por otro lado, aunque la empresa tiene denominación de

Compañía anónima, el ejercicio se desarrolla como una firma personal,

por lo tanto los registros se realizan como una empresa personal.

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1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS

La importancia de la contabilidad computarizada es que es más

veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados

en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los

contadores.

Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno

manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que

consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; se puede

manejar un volumen de operaciones mayor; se reduce mucho el número

de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud

que un ser humano. El uso de la computadora asegura cada asiento con

exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta

equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una

cantidad equivocada.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se

pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados

Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a

tomar decisiones.

Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es

prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de

que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el

sistema hará el resto.

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2.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS.

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los

sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual,

por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que

consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un

sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace

los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas

con la característica de minimizar los errores.

Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema

computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de

pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede

ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la

computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores,

como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito

como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden

producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados

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Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a

tomar decisiones.

Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos

que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por

Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los

Empleados, entre otros.

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones,

pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en

comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.

El costo de mantenimiento es alto y complejo.

El alto costo en el entrenamiento del personal.

Los programas deben ser confiables.

La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un

sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo

cual para muchos no es preocupante.

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3.- CONSIDERACIONES GENERALES

El presente trabajo esta constituido por toda la información

solicitada por ente evaluador. La misma se generó a través del programa

tutorial de la empresa DataPro/Proandsys, basado en la información de la

empresa “Educativa, C.A.”; durante el ejercicio fiscal 01-01-2007 al 31-01-

2007. Como se menciono en la introducción, este ejercicio viola con los

preceptos contables acepatdos, ya que el ejercicio fiscal, aún no ha

terminado, por lo tanto no se podría cerrar, sin embargo se asume como

parte de la dinámica de evaluación de la materia.

Dentro de los informes que se mostrarán, están:

Comprobantes Contables

Plan de Cuentas

Cuentas por Cobrar Documentos Pendientes

Listado de Clientes

Cuentas por Pagar Documentos Pendientes

Listado de Proveedores

IVA Libro de Compras

IVA Libro de Ventas

Libro Mayor Contable (Analítico)

Balance de Comprobación

Balance General

Estado de Ganancias y Perdidas

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4.- METODOLOGIA

Siguiendo las instrucciones generales del trabajo, se procedió en

primera instancia a realizar una revisión del todo material entregado.

Como bien lo menciona la guía de evaluación, el programa esta

compuesto por partes:

Módulo de Gestión Tributaria

Módulo de Contabilidad.

Como primer paso se actualizó la fecha del programa y se selecciono

la empresa sugerida en el ejercicio. Luego, para cada una de las

transacciones realizadas, se elaboró su respectivo comprobante contable,

en la opción actualizada, tomando como fechas las sugeridas por el

trabajo.

Se tomo como base el plan de cuentas del programa adaptándolo a las

necesidades de la empresa. Las compras y ventas de mercancías, los

ingresos y egresos de dinero producto de la compra y venta de

mercancía, fueron procesados por el modulo de Gestión Tributaria.

Los Egresos y los Ingresos de dinero producto de la compra y

venta de mercancía deben ser procesados por el módulo de gestión

tributaria. Los activos fueron incorporados de acuerdo a la información

suministrada por el trabajo práctico.

El resto de los asientos contables de las operaciones realizadas por la

empresa “La Educativa”, en el periodo indicado, se realizaron utilizando

el modulo de contabilidad y el Plan de Cuentas Sugerido en el CD.

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Tutorial. Las depreciaciones y amortizaciones, se procesaron conforme a

los fundamentos y principios de contabilidad generalmente aceptados.

El cierre del ejercicio fiscal se realizó el día 31-12-2007.

5.- ASIENTOS CONTABLES

Los servicios profesionales cancelados al abogado, para la

realización de la inscripción del negocio y la legalización de la contabilidad

ante el registro mercantil, se consideraron como Gastos de Organización

y/o de Constitución, amortizados en cuatro (4) años y se contabilizaron en

la cuenta “Gastos de Organización” contra “Banco”. Los Gastos de

Amortización, de los Activos Intangibles, como el pago de honorarios de

Abogado, para la constitución y organización de la empresa “la

Educativa”, fueron contabilizados automáticamente por el sistema,

aplicando el método directo, para que los Estados Financieros muestren

su costo y la amortización acumulada realizada hasta esa fecha, el

asiento para registrar las amortizaciones de este activo intangible, se

realizó de la siguiente manera. “Gastos Amortizaciones” contra

“Amortizaciones Acumuladas”, señalando las cuentas amortizadas.

Los gastos de alquileres pagados por anticipado a Inmobiliaria

Mina, se consideraron como cargos diferidos los cuales son cuentas de

activo circulante que se refieren a los desembolsos que en forma

anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el

futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. Por

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lo tanto estos son desembolsos por servicios ya recibidos, que

beneficiaran a la empresa “La Educativa” por varios ejercicios económicos

y por otra parte, porque son realizados ocasionalmente. Estos gastos,

fueron amortizados mensualmente, como gastos de alquileres, a razón de

Bs. 1.000.000,00 por mes.

Los gastos de seguro pagados por anticipado a “Seguros

Maracay”, se consideraron como Gastos Pagados por Anticipado, debido

a que son cuentas de Activo Circulante que se refieren a los desembolsos

que de manera anticipada realizó la empresa “La Educativa” por servicios

que se irán consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio

de doce meses y fueron amortizados mensualmente, como gastos de

seguro, a razón de Bs. 708.333,33 por mes.

Los prestamos concedidos al Sr. Carlos Gonzalez, se

contabilizaron como “Cuentas por Cobrar a Socios”, contra “Banco o Caja

Principal” según el caso, ya que estas no provienen de las operaciones de

la empresa. Los aportes realizados por el Sr. Carlos Gonzalez, fueron

contabilizados en la cuenta “Banco”, contra “Aportes de Capital Socios”.

Asimismo, la cancelación del Impuesto Al Valor Agregado IVA, se

contabilizo tomando en cuenta las siguientes cuentas “IVA Ventas-débitos

fiscales” contra el “IVA Compras-créditos fiscales” y “Retención IVA

Pagado/Anticipado por Aplicar”.

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En aquellos casos, donde no aplicó el Crédito Fiscal, debido a que

no hubo operaciones de compra de mercancía, como en los meses de

Marzo y Julio, se contabilizó el pago del IVA, de la siguiente manera: “IVA

Ventas-débitos fiscales”, contra la cuenta “Retenciones IVA

Pagado/Anticipado/Aplicar”, para lo cual se tomó en cuenta el criterio

siguiente: Para la cancelación del Impuesto al Valor Agregado IVA, se

realizara de acuerdo a los débitos y créditos fiscales, los cuales se

determinaran por periodos de imposición de un mes calendario, de la

siguiente forma: al monto de los débitos fiscales, se les deducirá o restara

el monto de los créditos fiscales, a cuya deducción, tenga derecho el

contribuyente y el resultado será la alícuota del impuesto a pagar

correspondiente al periodo de imposición, es decir, se cancelara el IVA, si

los Débitos Fiscales producto de las operaciones de ventas, menos la

alícuota retenida por los contribuyentes especiales o terceros, son

mayores que los Créditos Fiscales provenientes de las compras de

mercancía, es decir, si (Db Fs – Ret. Iva ≥ Cr Fs).

En los casos, cuando el monto de los créditos fiscales deducibles

de conformidad con la Ley, fuere superior al total de los débitos fiscales

debidamente ajustados; la diferencia resultante será un crédito fiscal a

favor del contribuyente, el cual se traspasará al periodo de imposición

siguiente o a los sucesivos y se añadirá a los créditos fiscales de esos

nuevos periodos de imposición, hasta su deducción total.

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Los ingresos extraordinarios por concepto de alquiler de camión, pagados

por anticipado, se contabilizaron como Créditos Diferidos en la cuenta

“Ingresos Cobrados/Anticipado”, ya que fueron ingresos recibidos antes

de recibir el valor total o parcial del servicio, por el cual se recibió el

ingreso, los mismos fueron amortizados al final del periodo o cierre del

ejercicio.

Todas las compras de mercancía fueron contabilizadas utilizando

una cuenta de Costos (5.1.2.10), denominada “Compras Brutas”.

Igualmente, los ingresos por concepto de ventas de mercancía, fueron

contabilizados en una cuenta de Ingresos (4.1.1.10), denominada

“Ventas Nacionales Sector Privado”. Las compras de artículos de oficina

se contabilizaron en una cuenta de Activo (1.1.2.4.20.20), denominada

“Artículos de Oficina”

La compra de equipos de computación, se contabilizo en una

cuenta de Activos (1.2.6.22), denominada “Equipos de Computación”.

Igualmente, la compra de artículos de papelería, se contabilizó en una

cuenta de Activos (1.1.2.4.20.20), denominada “Artículos de Papelería”

El pago de sueldos, se contabilizó en una cuenta de Gastos

(6.1.01.11), denominada “Sueldos Empleados”, contra “Banco”. Sin

embargo, este concepto, también se pudo contabilizar en una cuenta de

costos, si las condiciones el ejercicio especificaran el área de desempeño

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del personal dentro de la empresa, y por otra parte, porque la empresa se

dedica a la compra y venta de mercancía, por lo que se considero realizar

el asiento en una cuenta de gastos.

Los servicios de luz, teléfono y agua, se contabilizaron en una

cuenta de gastos (6.1.20.49); (6.1.20.48) y (6.1.20.49), denominadas

“Consumo de Electricidad”; “Consumo de Teléfono” y “Servicio de Agua“

respectivamente, contra “Banco”. Asimismo, los anuncios de publicidad,

se contabilizaron en la cuenta de Gastos (6.1.20.95), denominada

“Publicidad y Avisos Comerciales”, contra “Banco”.

Los aportes correspondientes al Seguro Social Obligatorio, Ley de

Política Habitacional, se contabilizaron en las cuentas de gastos

(6.1.01.61); (6.1.01.64), denominadas “Aporte S.S.O” y “Aporte L.P.H”

respectivamente, contra “Bancos”, sin embargo, las mismas, también se

pudieron contabilizar utilizando las cuentas “Aportes de los Trabajadores”

y “Aportes del Patrono”, contra “Banco”, conociendo los respectivos

porcentajes de aplicación de cada alícuota, sin embargo, la

contabilización se realizo, tal como se indica inicialmente. Es de hacer

notar que no se pide que se efectúen retenciones de S.S.O ni de política

habitacional, pero se cancela.

Los impuestos Municipales se contabilizaron en una cuenta de

gastos, (6.1.20.68), denominada “Impuestos Municipales” contra “Banco”,

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debido a que la empresa “La Educativa” realiza actividades de compra y

venta de mercancía, sin embargo, el pago de los impuestos, también

pudieron contabilizarse utilizando una cuenta de Costos.

El pago del estacionamiento de los vehículos, se contabilizaron en

una cuenta de Gastos (6.1.20.10), denominada “Varios”, contra luna

cuenta de activo (1.1.1.1.10), denominada “Caja Principal”.

La reparación de los vehículos de carga, se contabilizó en una cuenta de

gastos (6.1.20.12), denominada “Reparaciones y Mantenimiento de

Vehículos”, contra una cuenta de activos (1.1.1.2.20), denominada

“Bancos”

La compra del transformador, se contabilizó en una cuenta de

activos (1.2.3.12), denominada “Maquinaria y Equipos de Operación”,

contra el “Banco”. Asimismo, la compra del Edificio, se contabilizó en una

cuenta de activos (1.2.1.10), denominadas “Edificios”, contra el “Banco”.

Los prestamos a realizados al empleado Cesar Martínez, se

contabilizó en la cuenta (1.1.2.2.20.10), denominada “Cuenta/Cobrar

Empleados”, contra la cuenta (1.1.1.2.10) “Banco”

Los Impuestos Estadales, se contabilizaron en la cuenta (7.3.10),

denominada “Impuesto Sobre la Renta”, contra “Banco”. Por otra parte,

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los aguinaldos de los empleados, se contabilizaron en la cuenta

(6.1.01.19), denominada “Utilidades”, contra la cuenta “Banco”.

Para cerrar la cuenta de inventario se realizó el siguiente asiento:

se traslado el inventario al costo utilizando las cuentas: (5.1.1) Inventario

Inicial de mercancía, (1.1.2.3.10) Inventario de Mercancía y la cuenta

(5.1.9) Inventario final de mercancías.

Por último, los Gastos de Depreciaciones Acumuladas de

Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y de Reparto,

Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones, fueron contabilizadas de

manera automática por el sistema, contra las cuentas de Depreciaciones

Acumuladas de Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y

de Reparto, Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones.

6.- ELABORACIÓN DE INFORMES

Una vez concluida la data suministrada, se procedió a elaborar los

diferentes reportes solicitados como parte de la evaluación. En primer

lugar generé los diferentes comprobantes contables de las transacciones

realizadas en el mismo se pueden apreciar los datos de el número de

comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta, la descripción de la

transacción, las fechas en orden creciente y el cierre de los mismos.

Luego realiza un resumen de las ventas a Clientes Nacionales en el

periodo fiscal, donde discrimina las ventas, tipo de transacción, es decir si

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fue a crédito, de contado; luego el IVA retenido, luego las ventas al sector

Privado. Seguidamente genera un reporte resumen de las compras con

la información de la cuenta contable, número de comprobante, cuenta

contable, nombre de la cuenta, las diferentes retenciones, las cuentas por

pagar, las compras brutas. Se genero también un resumen de las

diferentes depreciaciones de los activos, la información contenida fue

número de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta. También

se generó información de los egresos e ingresos durante el año fiscal

dando la información sobre la retención en el caso de los ingresos. Por

último la información del cierre del ejercicio fiscal.

Por otro lado se generó el respectivo plan de cuenta. En el mismo

se aprecia el número de cuenta, la descripción. Además se aprecia la

actualización generadas para efectos del ejercicio.

Luego se procedió a la generación de los documentos pendientes en

ventas y las cuentas por cobrar. En la misma se aprecia la siguiente

información: Cliente, Tipo de documento, fecha de la transacción, monto

neto, monto pagado, monto de saldo, fecha de pago y número de recibo.

Seguidamente se generó la información de los clientes, la misma aparece

bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede apreciar la

información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona, domiciliado o

no, y el teléfono.

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Se generó la información de los documentos pendientes por cobrar

donde se aprecia la siguiente información: Proveedor, tipo de documento,

número de documento, fecha, monto neto, monto pagado, monto de

saldo, fecha de pago, número de recibo y se cierra con el saldo de las

cuentas por pagar.

Seguidamente se generó la información de los proveedores, la

misma aparece bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede

apreciar la información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona,

domiciliado o no, y el teléfono.

Luego se generó el libro de IVA para las compras, en el mismo se

detalla el mes a que corresponde, el día, tipo de documento, Rif, razón

social, compra más IVA, cuales son exentas, importaciones la base, el %,

y el impuesto a pagar. Considero que este punto es el menos amigable

del programa, ya que hay que generarlo mes a mes, lo que implica una

inversión de tiempo adicional. Lo ideal sería que se pudiera generar con

un solo comando. En cuanto al libro de IVA para las ventas, contiene la

siguiente información mes a que corresponde, el día, tipo de documento,

Rif, razón social, ventas más IVA, cuales son exentas, importaciones la

base, el %, impuesto e IVA retenido. Al igual que las compras debería ser

más automático el sistema en este punto.

Se genero el mayor contable y se puede apreciar la información de

todas las de acuerdo al orden en que aparecen en el plan de cuentas.

Cada cuenta contiene la descripción de las transacciones y al final se

realiza el respectivo cierre general del mayor.

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El Balance de comprobación presenta los resultados y una relación

de todas las cuentas reales y nominales que se abrieron en el Mayor

General, indicando en la fecha determinada el total de cargos y abonos y

registrando en cada una de las cuentas, los movimientos de las mismas.

Luego se generó el Balance General, presenta la información de la

empresa, la fecha hasta donde llega el ejercicio fiscal. Recordando que la

composición básica de un balance general es los bienes, derechos y

deudas que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y

derechos integran el activo del balance general. Las deudas forman parte

del pasivo de dicho balance. La diferencia entre el activo y las deudas, se

denomina patrimonio neto. El pasivo está compuesto por deudas

(proveedores y préstamos bancarios) y por el patrimonio neto.

Las principales cuentas o rubros del activo son las siguientes:

Activo Fijo : Lo forman aquellos elementos del activo que

permanecerán en la empresa más de un año e inmovilizado

financiero (participaciones en Otras empresas...).

Activo Circulante: En contraste con el inmovilizado, el activo

circulante lo forman aquellos elementos del activo que

permanecerán en la empresa un año como máximo.

Existencias: Son las materias primas, productos en curso y

productos acabados que están en proceso de fabricación o en el

almacén.

Deudas a Largo Plazo: También denominadas exigible a largo

plazo; están compuestas por las deudas cuyo plazo de

vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a

largo plazo, préstamos de accionistas a largo plazo.

Capitales Permanentes: También denominados recursos

permanentes o pasivos fijo. Es la suma del patrimonio neto y las

deudas a largo plazo.

21

Deudas a Corto Plazo: También denominadas pasivo circulante o

exigible a corto plazo. Están compuestas por las deudas cuyo

plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses

(proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con la

hacienda y la Seguridad Social a corto plazo...). En cambio, las

deudas con proveedores suelen ser exigibles a muy corto plazo.

También pueden diferenciarse dentro de las cuentas del activo las

que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la

empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias

para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser

funcional. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos

cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante.

En cambio, si se produce la situación contraria y el valor de mercado

de un activo cae por debajo de su valor de adquisición, se utilizará el valor

de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa. Las

deudas figurarán en el balance por su valor de reembolso.

Como se puede apreciar en los anexos, los reportes del balance

general, se describen las cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonios.

Describe los diferentes impuestos, depreciaciones, refleja los principios

aceptados de valuación y amortización, sin embargo, como no se

menciona el método de valuación usado.

En cuanto al informe de Pérdidas y Ganancias, tenemos que e l

funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y

realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del

período:

Resultado= Ingresos-Gastos

Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los

ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son

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los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y

los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que

puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si

ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una

fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De

forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de

tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en

función de dos tipos de actividades:

Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias,

ya que se derivan como consecuencia de la realización de sus

actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de

explotación.

Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que

sólo se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el

resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un

terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles

es un ejemplo de resultado extraordinario.

Este informe refleja las cuentas que debe mencionar el informe el

estado de Pérdidas y Ganancias.

23

ANEXOS

24

CONCLUSIONES

Al elaborar las conclusiones tengo que realizarlas desde dos

aspectos. El primer aspecto es mi opinión sobre el sistema en el cual

trabajamos. Por otro evaluaré los diferentes estados financieros de la

empresa la Educativa, C.A, de manera de suministrar la información

necesaria a la Gerencia de manera de que pueda tomar las decisiones

que sean pertinentes.

En cuanto al programa DataPro/Proandsys, cumple con los

requerimientos de las empresas de hoy en día. Como lo manifesté al

inicio, las exigencias del este mundo globalizado, requiere que las

organizaciones procesen una gran cantidad de información de manera

rápida y eficaz, de forma tal que puedan tomar las decisiones que

consideren conveniente para la organización.

El programa contable utilizado para este ejercicio, demostró

que cumple con las exigencias de las empresas de hoy. Deben ser

rápidos y oportunos en el procesamiento de la información, tener la

capacidad de manejar grandes volúmenes de información, que realizarlo

de manera manual consumiría muchas horas hombres. Hay menor

probabilidad de cometer errores a la hora de realizar los cálculos, ya que

al estar automatizado, solo queda dar el imput de manera de que se

procesen los datos.

Los pases automáticos al mayor se realizan en forma automática

en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea

repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que

puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso

de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita

errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un

débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

25

La preparación automática de los informes, los informes se pueden

producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados

Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a

tomar decisiones.

La impresión automática de los datos, permite imprimir de manera

automática una serie de datos necesarios en el día a día de la empresa

tales como: comprobantes contables, informe de cuentas por cobrar y

cuentas por pagar, listado de proveedores, listado de clientes, entre otros

informes.

A través de este ejercicio, pudimos poner práctica los

conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y comprobar lo práctico

que es trabajar con estos sistemas computarizados contables y la

generación de información. Pudimos generar: El Balance General,

Balance de Comprobación, el Estado de Ganancias y Perdidas, el Estado

del Flujo de Efectivo y el Estado de Movimiento del Patrimonio, asimismo,

permite obtener los reportes contables auxiliares de control y verificación,

entre los cuales se encuentran; el Balance de Comprobación,

Comprobantes Contables Detallados, Comprobantes Contables

Resumidos, Mayor Analítico, entre otros.

En cuanto a la situación financiera de la empresa empezaremos

por analizar su Balance General. La distribución de la cuenta de Activos

es la siguiente:

Activos Circulantes:Bs. 155.025.322,28 que representa un 44,76%

de los activos totales. De este circulante el 79,19% es disponible y el

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20,82% es realizable. Esto le permite a la empresa contar con la liquidez

necesaria para aumentar sus inventarios o hacer frente a sus obligaciones

a corto plazo.

Activos Fijos: Bs. 178.638.333,10, lo cual representa un 51,58% del

total de activos.

Otros Activos: Bs. 47.938.803,36, lo cual representa un 13,84%.

Total activos: Bs. 346.290.792,04.

En cuanto a los pasivos, es de Bs. 222.821.191,44. Siendo el

circulante de Bs. 92.650.000,00.

En cuanto al capital suscrito es de Bs. 308.200.000,00.

Como se puede observar la empresa “La Educativa, C.A” cuenta

con la liquidez necesaria para hacer frente a sus obligaciones y esto lo

podemos apreciar al calcular la razón de liquidez lo cual consiste en

dividir los activos circulantes entre los pasivos circulantes:

155.025.322,28/92.650.000= 1,67. Esto indica que la empresa

tiene activos circulantes 1,67 veces más que pasivos circulantes, lo que le

permite hacer frente a sus obligaciones. Si queremos ser más específicos

podemos aplicar la prueba acida, que consiste en dividir los activos

circulantes disponibles entre los pasivos, así tenemos:

122.747.752,43/92.650.000,00= 1,32. Esto quiere decir que la

empresa tiene suficiente liquidez para atender los compromisos con sus

acreedores.

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Al calcular su capital de trabajo tenemos que=

155.025.322,28-92.650.000= 62.375.322,28. Esto significa que la

empresa tiene la posibilidad de tener mayor liquidez a corto plazo

mostrando mayor solvencia.

Índice de endeudamiento: 222.821.191,44/346.290.792,04=

64,34%. Esto quiere decir que la empresa tiene suficiente solidez para

hacer frente a sus deudas. Además, le da credibilidad con los bancos a la

hora de la búsqueda de créditos a largo plazo.

En cuanto al capital, presenta un sólido capital suscrito de Bs.

308.200.000,00.

La empresa tiene utilidades de 15.808.600,00.

En cuanto a sus estado de Perdidas y Ganancias tenemos que esta

conformado por las cuentas de acuerdo a los principios contables. Para

eso tenemos que El funcionamiento de la empresa genera la percepción

de unos ingresos y realización de unos gastos de cuya diferencia surge el

resultado del período:

Resultado= Ingresos-Gastos

Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los

ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son

los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y

los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que

puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si

ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una

fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De

forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de

tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en

función de dos tipos de actividades:

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Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias, ya

que se derivan como consecuencia de la realización de sus

actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de

explotación.

Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que sólo

se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el

resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un

terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles es

un ejemplo de resultado extraordinario.

Diferencias Entre Gastos, Pago E Inversión

Gasto: El gasto es un concepto de la contabilidad, que se refiere él

mismo, básicamente, a aquellos conceptos relacionados con la

adquisición de bienes y servicios para su consumo, sea en el

proceso de producción o para terceros, y relacionados con la

actividad que la empresa realiza.

Pago: El pago es una salida de tesorería. En cambio, hay pagos

que no corresponden a gastos ni costos, como la devolución del

principal de un préstamo, por ejemplo.

La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre

ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es consecuencia,

principalmente, de las ventas que realiza la empresa.

Inversión: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora

al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella

para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la

maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso

de producción.

Ordenación De La Cuenta De Resultados

Para analizar la cuenta de resultados, también denominada cuenta de

pérdidas y ganancias, es recomendable dividir todos sus gastos e

ingresos tal y como sigue:

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Ventas Netas: Incluye los ingresos por la actividad propia de la

explotación de la empresa, de la que se deducen los descuentos y

bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas.

Costo De Ventas o Costo De Los Productos Vendidos: Suma

de los gastos variables de fabricación y de comercialización.

Provisiones: Reflejan la perdida de valor no definitiva de

determinados activos, tales como el inmovilizado, las existencias

o los clientes,

Gastos de Estructura: Son todos aquellos gastos provocados por

la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los

gastos de estructura se les llama a menudo gastos fijos, en

contraposición a los gastos proporcionales, que son variables en

relación a las ventas. Los sueldos de los departamentos de

contabilidad, personal o gerencia son ejemplos de gastos de

estructura (llamados gastos de administración y ventas). Estos

gastos de estructura pueden desagregarse en las distintas

funciones de la empresa (aprovisionamiento, fabricación,

administración, comercialización, dirección, etc.).Por ejemplo,

subvenciones de explotación, ingresos del economato de la

empresa, etc.

Gastos e Ingresos Financieros: Este grupo incluye todos los

gastos e ingresos financieros de la empresa. Así, no sólo se han de

agrupar los gastos bancarios (intereses y comisiones), sino

también los intereses financieros cobrados por la empresa, los

descuentos por pronto pago a favor o en contra, el costo de los

timbres de los efectos comerciales, etc. De hecho, sólo coincidirían

en aquella empresa que cobrase y pagase al contado todos sus

ingresos y gastos de explotación.

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Al evaluar la tasa de utilidad bruta tenemos que=

Ventas/Utilidad Bruta

109.159.600,83/169.459.600,83= 64,41%, esto nos indica que ha

obtenido muy buena utilidad con las ventas realizadas.

Se puede concluir que la empresa “ La educativa, C.A.”,

presenta una situación financiera buena, que le permitirá hacer

frente a los compromisos adquiridos.

Para concluir este trabajo podemos decir que el contar con

sistemas computarizados de contabilidad, facilitan la generaciones

de reportes y estados financieros, que en condiciones normales

implicaría una gran inversión de tiempo. Esta ganancia en la toma

de decisiones ayuda las empresas de hoy a ser más competitivas.

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BIBLIOGRFÍA

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-. UNA. Contabilidad Superior I

-. UNA. Contabilidad Superior II

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