UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCOAsignatura: Contabilidad GeneralContabilidad computarizada

Contabilidad tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados; los gerentes a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, corriente de cobros y pagos, tendencias de ventas, costos y gastos generales. El objetivo de la contabilidad proporcionar informacin a los dueos y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar informacin a los administradores para que planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar informacin de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado. La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de los trabajos son realizados de forma manual. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de informacin.

INTRODUCCINUn sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prcticamente intelectual. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona informacin con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el nmero de errores por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.La contabilidad privada segn la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios La contabilidad pblica se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas las operaciones de las entidades de derecho pblico y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, econmica y financiera.

INTRODUCCINLa contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin.

DEFINICINLa aparicin de las computadoras, la generalizacin de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalizacin de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientacin de la informacin financiera.

Surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean tiles en el desenvolvimiento de la gestin contable y administrativa, dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad impuls hacia la creacin de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

ANTECEDENTES

La importancia de la contabilidad computarizada es ms veloz; ya que por medio de la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual. Se reduce el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano.En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Rapidez y oportunidad: Proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual,

Volumen de produccin: Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Proteccin contra errores: Se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano.

Pases automticos al mayor: Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo.

Preparacin automtica de informes: En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.

Impresin automtica de documentos: Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

VENTAJAS

Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones, estas limitaciones son correctivas y leves en comparacin con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversin al instalar un sistema computarizadoEl costo de mantenimiento es alto y complejoEl alto costo en el entrenamiento del personalLos programas deben ser confiablesLa lgica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.Disminucin en la confiabilidad de la informacin contableComplicado Proceso de AuditoriaCostos Elevados de Software y HardwareRecurso Humano indispensable para el anlisis de la informacinEn conclusin, las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de ndole econmica, lo cual para muchos no es preocupante.

DESVENTAJAS

Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos, hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero ms eficientes y con menos posibilidad de errores. . Dentro de estos Software, los ms conocidos son:Dac Easy Accounting System. -. Monica.PeachTree. -. Quickbook.Macola. -. SBT.20-20.

MODALIDADES.

Existen softwares que son creados para determinada rea de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos.

Por ejemplo, un software aplicado al rea de los costos en un Restaurante.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los softwares comerciales el ms usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los aos 70 es conocido en el mercado como uno del Software de Contabilidad ms completo.

MODALIDADES.

Combinacin del personal, registros y procedimientos que se usan en una organizacin, con el propsito de cubrir con las necesidades de informacin financiera que permita el cumplimiento de los objetivos de dicha organizacin.

SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

A MANUALES O COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma:

Recopilacin de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organizacin.Organizacin y procesamiento que implica el anlisis de las operaciones registradas,Generacin del resultado por medio de los estados financieros, incluyen la informacin que debe ser comunicada para la toma de decisiones.

MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

B SISTEMA MANUAL

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin.

Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronolgico.

Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo

Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor

Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre.

Se prepara el balance de comprobacin posterior al cierre

MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

C SISTEMA COMPUTARIZADO

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin.

Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automticamente.

Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta

Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automticamente.

La preparacin del balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre, es automtico.

El software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al cierre.

MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

A EN UNA EMPRESA QUE SE INICIA

El asiento de apertura se registra en el diario principal

Se crea la organizacin con caractersticas en el sistema utilizado

Se incluyen todas las cuentas de acuerdo con el catalogo de cuentas y con sus montos de apertura, clasificndolas de acuerdo a los PCGA.

Se comienzan a procesar las operaciones de la organizacin tomando en cuenta el cdigo correspondiente a cada cuenta.

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

B EN UNA EMPRESA EN MARCHA

Se prepara un Balance de Comprobacin con todas las cuentas incluidas en el libro mayor y sus respectivos montos.

Se crea de igual forma la organizacin dentro del sistema contable seleccionado.

Se transcribe el Balance de Comprobacin en el Software con sus respectivos montos y clasificado de acuerdo al catalogo de cuentas.

Se procesan las operaciones normales de la organizacin

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

A LA CONTABILIDAD FINANCIERA

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la afectan.

B LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los costos, para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

C LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVAEs la manera ms directa a una informacin preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, da a da, deben tomar decisiones respecto a la administracin de sta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.).

D LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes pblico con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el anlisis de la mismas y la obtencin de indicadores que permitan una racional evaluacin de ingresos y gastos, as como la Situacin Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

EQUIDAD: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad.

ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.

BIENES ECONMICOS: Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico.

EMPRESA EN MARCHA: Se refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin futura.

VALUACIN AL COSTO: El valor de costo adquisicin constituye el criterio principal y bsico de la valuacin, que condiciona la formulacin de los estados financieros.

EJERCICIO: En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

DEVENGADO: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto.

REALIZACIN: Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables.

PRUDENCIA: Consiste en contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado.

UNIFORMIDAD: Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro.

EXPOSICIN: Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADAGRACIAS