Aliados Estratégicos para alcanzar nuestras metas

Noviembre 17 de 2011

Corporativo

Negocios

Centro de Servicios

Compartidos

Prestación

Servicios

Demanda de

Servicios

Prestación

Servicios

Políticas

Corporativas

Directrices

Estratégicas

Resultados

Unidad organizativa

independiente.

Servicios claramente

definidos.

Responsable en costos,

calidad y oportunidad de los

servicios.

Con recursos propios

Acuerdos de nivel de

servicio con sus clientes

Flexibilidad y escalabilidad

para operar nuevos clientes.

Qué es un Centro de Servicios Compartidos

Gobierno

Dimensión

Responsabilidad

Enfoque al Cliente

Orientación del Servicio

Flexibilidad

Monitoreo del Desempeño

Gestión de costos y gastos

Enfoque basado en Servicios Compartidos

• Existen áreas de Gobierno que crean políticas y directrices.

• En el Centro de Servicios Compartidos.

• Las áreas definen prioridades, cantidad y calidad requerida.

• Servicios ajustados y estandarizados.

• Flexibilidad para especializar servicios a la medida del cliente.

• Frente a buenas prácticas externas.

• Máxima eficiencia a menor costo y distribución transparente y acordada.

Qué estamos construyendo?

Creación e implementación de

Servicios Compartidos

t

Madurez

Fortalecimiento de la presencia

de Servicios Compartidos al

interior de la empresa

Servicios Compartidos como

prestador de servicios de

proyección mundial

Implementación Temprana Maximización del Valor y

Crecimiento

Optimización, Consolidación

y Fidelización

HOY

2014 - 2015 2011 2012 - 2013

Etapas de un Centro de Servicios Compartidos

5

Innovación, Competitividad y Excelencia en el Servicio a nuestros Clientes Nos apalancamos en Estandarización para mayor agilidad y eficiencia

Especialización de funciones para facilitar el crecimiento

Eficiencia que genera reducción de costos

Aseguramiento de prácticas de gestión para minimizar riesgos

Satisfacción del cliente basada en la mejora continua e innovación de servicios

Nuestro compromiso

Gestión de viajes y Transporte al

personal

Administración y mantenimiento de las

instalaciones no industriales

Gestión de derechos inmobiliarios

Gestión de eventos

SERVICIOS COMPARTIDOS INMOBILIARIOS Y ADMINISTRATIVOS

Alimentación

5 Se

rvic

ios

Informes especiales y análisis de valor

Data maestra de acreedores y deudores

Cuentas por pagar

Otra facturación

Gestión contable

Gestión de activos fijos

Tesorería compartida

SERVICIOS COMPARTIDOS DE OPERACIONES FINANCIERAS

Tributario compartido 8 Se

rvic

ios

Datos maestros de proveedores

Datos maestros de bienes y servicios

Gestoría de compras y contratación

Gestión administrativa de contratos

Logística y comercio exterior de

materiales

Asesorías

SERVICIOS COMPARTIDOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

6 Se

rvic

ios

Selección de talento humano

Gestión de novedades

Gestión de nómina

Gestión de pensiones

Gestión de beneficios

SERVICIOS COMPARTIDOS DE PERSONAL

5 Ser

vic

ios

Provisión locativa

Asesoría al grupo empresarial

Asesoría especializada en habilitadores de

procesos de negocio

Servicios de información

Evaluación e implementación de nuevas

soluciones de información

Soluciones de infraestructura de TIC

Gestión del Contact center

SERVICIOS COMPARTIDOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Mejoras sobre las soluciones de

información

Provisión al usuario final

Servicios de colaboración

Servicios por demanda (adicionales)

Habilitar soluciones tecnológicas de

procesos negocio

14

Se

rvic

ios

Gestión documental

38 Servicios

111 Subservicios

Geomática

Nuestro Portafolio de Servicios

Centros de Atención

Local y diferentes

canales para acceder a

los servicios

Línea única 2345000 Bogotá 018000-918418 Nacional

Pozos Colorados Barranquilla Cartagena

Cartagena - Mamonal

Coveñas

Autogestión Intranet

Tibú Cúcuta

Medellín

Cali Villavicencio

Apiay

Castilla

Yopal Cupiagua

Bogotá

Orito

Neiva Dina

Bucaramanga Piedecuesta

Provincia Casabe Barrancabermeja

El Centro

Puerto Salgar

Cantagallo

Múltiples formas de acceder a los servicios

Recepción de Facturas

Compras y Contratación

Tendencias globales y su impacto en abastecimiento

Redes de abastecimiento global

Mas regulación y gobierno corporativo

Foco en sostenibilidad

Problemas económicos

Interrupción en el abastecimiento de bienes y servicios

Incremento en las preocupaciones de calidad

Desempeño bajo del proveedor

Riesgo del proveedor

Información del gasto disperso

Información de proveedores limitada

Taxonomías y categorías del gasto inconsistentes

Capacidades de análisis bajas

Visibilidad del gasto

Volatilidad en el precio

Vínculo contractual pobre y relación muy transaccional

Gasto no gestionado por abastecimiento

Uso de procesos de manera ineficiente

No aprovechamiento de sinergias ni economías de escala

Control del costo

Asegurar operaciones livianas, esbeltas y cumpliendo normas

Habilitar el liderazgo en la gestión del gasto y gestión de proveedores

Rol de abastecimiento cobrando una importancia estratégica.

Procesos integrados de compras y abastecimiento.

Mejora de la ejecución estratégica y operativa de contratos.

Alineación con las megas y focos estrategicos del negocio

Presión esta llevando a maximizar los ahorros en los costos y minimizar el riesgo de los proveedores

Las presiones y prioridades se están moviendo con foco en abastecimiento

10

Abastecimiento

Una Cadena de Abastecimiento

Confiable y Sostenible, apalancada en

proveedores competitivos que permita

generar valor y contribuir al

aseguramiento del plan de negocio.

Mega de Ecopetrol Capacidades Distintivas Abastecimiento

11

Calidad

Optimización

de Costos

Agilidad /

Oportunidad

Control Principios de la

Contratación

►Transparencia

►Economía

►Responsabilidad

Transformación

Simplificación del servicio. Centralización de la administración de contratos y convenios. Anticipación de la demanda. Nuevo proceso de evaluación de Proveedores.

En busca de:

Transparencia y Trazabilidad. Reducción de costos. Reducción de capital de trabajo. Mejora el control sobre el inventario. Mejora en la confiabilidad. Mejora en el nivel de servicio.

12

Principales Cambios del Proceso de Abastecimiento

Necesarios • Política de inventario • Puntos de repedido • Impacto alto en la

operación

Habilitadores • Nuevos bienes y servicios • Innovación • Contratación

Críticos • Impacto alto en la

operación • Estrecha relación con

los proveedores • Inventario manejado

por el proveedor

Consumibles • CERO inventario • Abastecimiento no

interviene en compra y recepción

• Autoservicio (Carrito de compras)

CONTRATACIÓN ANTICIPADA

CONTRATACIÓN

13

Consumible

Necesario Critico

Habilitador

Matriz de Ejecución – Bienes y Servicios.

El Proceso de Abastecimiento punta a punta

14

Gestión del Abastecimiento Planificación del

Servicio

Proyección de Egresos y Anticipación de la Demanda Verificación de la Estrategia

de Abastecimiento

Planeación estratégica

Proyección de egresos

Planeación de ejecución de

egresos operativos

Gestión de Abastecimiento

Verificación y Análisis

Empresarial

P P P H V y A

Formulación / revisión de la estrategia

Despliegue de la

estrategia

Planeación de compras y contratación

Anticipación de la

demanda Contratación

Incorporación de materiales

y servicios

Desincorporación de

materiales y servicios

Procesos de soporte de abastecimiento

Verificación de la Gestión

Organizacional

Nivel 0

Nivel 1

Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios

Planear

Monitoreo de variables

Pla

n p

luri

anu

al d

e C

om

pra

s y

Co

ntr

ato

s

Análisis del gasto

Análisis de mercado

Consolidar planes

Análisis de riesgo

Estructura estrategia ABA

Validación Estrategia COMITÉ Definición

Estándares Contractuales

• El Modelo de Abastecimiento corporativo.

• Estrategias para la generación de Beneficios y Optimización de Costos

• Esquemas de Control y Transparencia

• Modelo Logístico

• Fuentes de Aprovisionamiento

• Modelo de Gerencia de Proveedores

• Estándares para la catalogación de bienes y servicios

De la Planeación del Abastecimiento se obtiene..

15

VTH

DHS

ICP

VIF

SEG

VIJ

Lin

ea

mie

nto

s C

orp

ora

tivo

s

DHS

VIF

SEG

Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos

Hacer

Cat

alo

gar

bie

nes

y s

ervi

cio

s

Solicitar Compras y contratación

Crear contrato

Recibir ofertas

Evaluar ofertas

Publicar Proceso

Liquidación y cierre

Administración Contratos

Gestoría Técnica

Gestión Administrativa

• Defina el modelo de atención regional y local.

• Cumpla la estrategia de fuentes de abastecimiento definidas por el

Corporativo.

• Dirija la ejecución del modelo de gestión y administración de contratos.

• Implemente la estrategia de gestión de proveedores.

• Opere la logística de distribución en inventarios y bodegas.

• Administre la data maestra de información de proveedores y de bienes y

servicios.

Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos

16

Definición Proceso de Selección*

* definición del proceso de selección específico para cada

contratación en particular

Logística

de Materiales

Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios

Verificar y Asegurar

Gestión de Riesgos

Planes de Mejoramiento

Segregación de Funciones

Definición de Controles

Evaluación del Proceso

Control, visibilidad y transparencia a través de..

• Encuestas de satisfacción de clientes

• Seguimiento al desempeño de los proveedores

• Formulación planes de mejoramiento

• Métricas para evaluar el desempeño de los procesos

• Aseguramiento del cumplimiento de las regulaciones internas y externas

17

Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos

Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios

12

.70

3

1.0

39

1.5

34

4.1

84

3.8

26

8.0

73

10

.27

7

11

.72

4

9.4

40

23

6 1

.33

2

83

8 1

.96

5

4.1

71

1.2

23

1.2

40

15.490

13.367

10.783

12.544 13.408

16.259

14.707 13.474

2897 2452 2201 2205

473 388 249

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Plan Monto DSC Monto Propósito Específico Procesos DSC Procesos Propósito Específico

Nú

mero

de P

roc

es

os

Mil

lard

os

de P

es

os

Fuente: SAP

Fecha de corte: OCTUBRE de 2011 18

Estadísticos de contratación Ecopetrol Histórico 2004 - 2011

Algunos de nuestros socios:

19

Desde 2006 hemos invertido $22,073 millones en el Programa Desarrollo de Proveedores Locales

En 2011 estamos desarrollando 10

convenios con mas de 930 beneficiarios

Hemos impactado a 1.998 empresarios locales con acciones de

desarrollo de proveedores desde 2006.

Cámara de comercio

Villavicencio

Cámara de comercio

Cartagena

Convenios de Desarrollo de Proveedores 2011 Aportes Ecopetrol Beneficiarios Apoyo de proveedores para implementación y certificación con OHSAS 18000 y RUC

$ 2.052.368.274 115

Apoyo para implementación de Norma ISO 26000. $ 1.036.762.093 124 Desarrollar y fortalecer procesos de operaciones logísticas de bienes $ 1.511.378.852 108 Convenios con Cámaras de Comercio $ 1.308.903.244 400 Convenio Cámara de Comercio de Cúcuta $ 48.406.970 25 Convenio Cámara de Comercio de Barranquilla-Confecámaras $ 196.383.831 0 Expogestión $ 80.000.000 58 Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Barrancabermeja (en perfeccionamiento)

$ 104.000.000 30

Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Cartagena (en perfeccionamiento)

$ 97.858.250 30

Proceso de desarrollo territorial con grandes empresas contratistas de Magdalena Medio y Meta (en perfeccionamiento)

$ 53.760.000 40

Total Convenios $ 6.489.821.514 930

Convenios desarrollo de proveedores 2011

Nuestro reto VALOR DE LA EMPRESA EN EL 2020

125 BILLONES USD

ACCIDENTES

ARMONÍA CON LOS GRUPOS DE

INTERÉS

INCIDENTES AMBIENTALES

NORMALIDAD LABORAL

TRES DIMENSIONES: ECONÓMICA, AMBIENTAL Y SOCIAL

y Sostenible

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