4 Modulo Contabilidad Computarizada

SERVICIO ECUATORIANO DE CAPACITACION PROFESIONAL “SECAP”CENTRO MULTIPLE DE MANTA

CURSO DE ASISTENTE CONTABLEMODULO: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

1. EXCEL CONTABLEIniciamos este tema dándole la bienvenida en calidad de Contador a nuestra Empresa MENDOZA S.A. ya que nuestro Contador anterior presento su renuncia.

Luego de presentarle al personal procedemos a darle una breve descripción de la empresa, de su actividad, sus estados contables y las instrucciones.Usted brevemente se percata que la contabilidad se está llevando en su totalidad manualmente y propone y sustenta el llevar la contabilidad en una computadora con la ayuda del programa Excel.

Reseña HistóricaMENDOZA S.A. es una sociedad anónima con domicilio en Manta, en los archivos reposa la escritura de constitución de la empresa en 2006, las respectivas licencias y autorización de la Superintendencia de Compañías.Se dedica a la compra y venta de SUMINISTROS DE COMPUTACION.

Trabajo y FuncionesSus funciones como Contador serán de procesar la contabilidad de la empresa en el segundo semestre del 2010, para lo que usted necesita diseñar en Excel los diferentes registros, libros, rol de pagos, liquidar y contabilizar impuestos, balances, etc.

EJERCICIO PRÁCTICOCuando el proceso de registración contable se realiza a través del computador, no deberá perderse de vista el aspecto legal citado, y aunque la forma de edición fuera diferente, evidentemente al final se debe obtener libros que se ajusten los formularios y sus prescritos por la ley.Para la elaboración de los registros y formularios contables debemos personalizar Excel de acuerdo a las estructuras requeridas.1.- Estructura- Elaboramos el formato general que solicita la contabilidad y en el orden que corresponde a cada cuenta ya que posteriormente será de extrema importancia ese tipo de presentación.- Ingresamos los diferentes rótulos de códigos y cuentas.2.- Desaparecer las líneas- Diseño de página- Líneas de la cuadricula- Ver

PLAN DE CUENTAS

Es un listado ordenado, lógico de las cuentas de mayor general, obedece a las necesidades propias de la empresa.Las cuentas se registran dependiendo del grado de liquidez, de acuerdo al movimiento de rotación en efectivo, tanto en el Activo y Pasivo.La cuenta de Patrimonio de acuerdo al grado de inmovilidad de las cuentas.

Econ. A. Danny Mendoza C. 1



Quienes deben preparar el Plan de Cuentas?Deben realizar el plan de cuentas el Contador de la empresa, ya que él es la persona responsable de realizar el inventario físico de todo lo existente.

Existe igualdad entre los planes de cuentas?No se debe de hablar de uniformidad en los planes de cuentas, cada plan de cuenta esta elaborado dependiendo de las necesidades de la empresa.

ESTADO DE SITUACION INICIAL

Es un informe que ordena las cuentas de activo, pasivo y patrimonio determinando la posición financiera de la empresa en un momento dado.

LIBRO DIARIO

Al ingresar el nombre de la empresa y el nombre del libro nos encontramos diseñando un rotulo, para ello utilizaremos el botón combinar y centrar, marque el espacio que necesite para sus rótulos y presione ese botón.En nuestro caso empezaremos realizando un diseño fácil del tradicional Libro Diario que se utiliza en la Contabilidad.Asiento contable de una transacción mercantil, registro de entradas y salidas.

LIBRO MAYOR

Operación contable de trasladar los valores de las cuentas del Libro Diario a las cuentas del Libro Mayor.Registro en el que se escriben en forma separada e independiente todas y cada una de las cuentas del Libro Diario.




BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS

Documento contable que se lo utiliza para comprobar la exactitud entre el Debe y el Haber de los registros efectuados en el Diario y Mayor.

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Ordena las cuentas de Ingreso y Egreso. Determina las pérdidas y ganancias de la empresa. Refleja entradas y salidas en efectivos.

ESTADO DE SITUACION FINAL

Ordena sistemáticamente las cuentas de Activo, Pasivos, Patrimonio, se realiza el cierre del ejercicio.

FACTURAS




La factura es un documento comercial que describe los artículos de compra y venta.Son los documentos que generan el mayor movimiento de todo el sistema, es importante que en cualquier programa o sistema de contabilidad se tenga una herramienta rápida y eficaz de facturación, de esta manera usted puede obtener los datos en resumen de su factura para asentarlos en su libro diario y su cliente será atendido con la mayor prontitud posible.Todos sabemos que las facturas deben ser impresas en imprentas autorizadas, sin

embargo nosotros podemos diseñar en Excel el diseño de la factura realizada en la imprenta y simplemente llenar los datos los cuales serán los únicos en imprimirse y no estar perdiendo el tiempo llenándolas a mano o en una máquina de escribir, de esta manera el proceso es rápido y puede ser llenado por cualquier persona con la ayuda de los comentarios de ayuda de los diferentes objetos de nuestra plantilla y en este caso de la Factura, pero tiene una infinidad de aplicaciones como para formularios del IESS, Impuesto a la Renta o Aduanas, etc.

1.- Logotipo- Insertar- Imágenes prediseñadas

2.- Formato numérico- Inicio- General- Numero- Disminuir decimales

3.- Función fechaEl estar ingresando constantemente la fecha de nuestra factura puede ser objeto de falla y para asegurarnos que de una manera automática actualice la fecha de acuerdo al día exacto de la fecha que estamos, utilizaremos la función HOY.- Formulas- Fecha y hora- Hoy

4.- AutoformasSon figuras que podemos utilizarlas en la contabilidad para agrupar y ordenar la información de nuestros recibos, facturas, etc.- Insertar- Formas- Escoja cual de las autoformas le conviene para su diseño y marque el tamaño de la autoforma,

luego ubíquela en el sitio que usted necesite.

2. DIMM FORMULARIOS




DECLARACIONES POR INTERNETPara facilitar el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, desde enero del 2003 se encuentra a su disposición una herramienta que le permite presentar declaraciones POR INTERNET, los 365 días del año, durante las 24 horas del día.REQUISITOS Firmar unFirmar un acuerdo de responsabilidadacuerdo de responsabilidad : disponible en las oficinas del SRI a nivel nacional o en

www.sri.gov.ec Obtener una clave de seguridadObtener una clave de seguridad: que será entregada en las oficinas del SRI con la presentación

de lo siguiente: Para sociedades: copia de cédula y nombramiento del Representante Legal, y de ser el caso,

adjuntar una autorización para que una tercera persona retire la clave de seguridad. Para personas naturales: solicitar el sobre de seguridad personalmente con una copia de su

cédula. Solicitar el programa DIMMSolicitar el programa DIMM , para la elaboración de Declaraciones en Medio Magnético, el

mismo que le será entregado de forma gratuita. Disponible también en la página web del SRI, www.sri.gov.ec.

Finalmente, si sus declaraciones registran valores a pagar, debe llenar una Autorización deAutorización de Débito AutomáticoDébito Automático, o utilizar los medios de pago que las instituciones financieras pongan a su disposición, como Banca en Internet, Call Center, Cajeros Automáticos, Tarjetas deBanca en Internet, Call Center, Cajeros Automáticos, Tarjetas de CréditoCrédito, etc.

PROCEDIMIENTO DE DECLARACIONES POR INTERNET1.- Obtención de Clave de acceso1.- Obtención de Clave de accesoPara garantizar la confidencialidad de la identidad del contribuyente, éste deberá contar con una clave de acceso, la misma que será entregada en un sobre de seguridad en las oficinas del SRI.

- Las sociedades que se acerquen a solicitar la clave deberán presentar copia de la cédula del Representante Legal y copia de su nombramiento, adicionalmente, de ser el caso, adjuntar una Autorización para que un tercero retire la clave de seguridad.

- En caso de personas naturales, el contribuyente debe solicitar el sobre de seguridad personalmente (presentando una copia de su cédula), en la unidad de Servicios Tributarios de cualquier oficina del SRI.

- Para el caso de Sociedades y Personas Naturales Obligadas a llevar contabilidad, su contador deberá obtener la clave de seguridad.

El manejo apropiado de la clave de seguridad, es responsabilidad exclusiva del contribuyente o del representante legal.

Si el contribuyente ingresa erróneamente la clave por cinco ocasiones, el sistema inhabilitará su acceso por el lapso de una hora.

Si un contribuyente pierde u olvida su clave, podrá solicitar la generación de una nueva en el área de declaraciones de cualquier oficina del SRI, solo con la presentación de su cédula.

2.- Elaboración de la declaraciónElaboración de la declaración


http://www.sri.gov.ec/

https://declaraciones.sri.gov.ec/rec-declaraciones-internet/login/indexAction.jspa?m=5


https://declaraciones.sri.gov.ec/rec-declaraciones-internet/login/indexAction.jspa?m=4



El SRI pone a su disposición un software sencillo y fácil de utilizar denominado DIMM Formularios (Declaración de Información en Medio Magnético), el mismo que lo obtiene gratuitamente en las

oficinas del SRI o en la página Web: www.sri.gov.ec.

Una vez que ingrese al programa DIMM se mostrará en su pantalla el siguiente menú:

Antes de elaborar una declaración, debe crear el contribuyente, ingresando la información básica, de acuerdo al siguiente cuadro:

*Esta información debe ingresarla por una sola ocasión por cada contribuyente.

Una vez creado e ingresado los datos del RUC, debe seleccionar el contribuyente del cual va a realizar la declaración.





Posteriormente debe escoger el impuesto a declarar:

A continuación seleccione el período fiscal y la periodicidad de la declaración:

Una vez seleccionada toda la información anterior y el tipo de declaración (Original o Sustitutiva), ingrese la información en los campos del formulario correspondiente:




Si se detectan inconsistencias al grabar la declaración, aparecerá un mensaje de error indicando los campos que se han llenado incorrectamente para que proceda con la rectificación.

Una vez corregidos los errores el sistema le permitirá grabar el archivo.

Usted, puede seleccionar la carpeta del computador donde desea guardar la declaración magnética, caso contrario la misma se almacenará en una carpeta predeterminada que es “C:\XML_DECLARACIONES”.

Grabación exitosa.

3.- Presentación (envío) de la declaración3.- Presentación (envío) de la declaración.




Una vez que el contribuyente ha elaborado su declaración a través del DIMM, debe conectarse a internet e ingresar al sistema “Tu Portal” que se encuentra en la página Web del SRI www.sri.gov.ec

Al escoger la opción “Ingreso al Sistema”, éste le solicitará que ingrese el número de RUC y su clave de seguridad. Para sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, adicionalmente deberá ingresar la clave del contador cada vez que intente enviar una declaración.

De ser el caso que bajo su responsabilidad asigne a un usuario “Adicional” el permiso para que ingrese al sistema y presente declaraciones en su lugar, además de su número de RUC deberá consignar la cédula y clave que por su parte generó para la persona autorizada como Adicional.

Ingreso al Sistema por primera vezPara seguridad del contribuyente, la clave contenida en el sobre de seguridad se encuentra expirada, por lo tanto al ingresar por primera vez, el sistema Tu Portal solicitará su cambio. La nueva clave deberá contener al menos 4 letras y 4 números, y puede cambiarla ingresando al sistema, cuantas veces lo crea necesario. Esta pantalla se desplegará luego de ingresar al sistema y de registrar el RUC y la clave de seguridad asignada por el SRI.

Una vez que el contribuyente cuenta con la nueva clave, debe llenar obligatoriamente todos los campos que el sistema le solicita al ingresar por primera vez. Para el caso de Sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, este procedimiento también deberá realizarlo el contador.Como control de seguridad, si usted permanece por más de 10 minutos en una opción sin realizar actividad, el sistema cerrará automáticamente la sesión. En este caso para poder realizar cualquier consulta o envío de declaraciones, el contribuyente deberá volver a ingresar su clave.





Cuando el sistema haya verificado la identidad y la clave del contribuyente, le permitirá ingresar a la opción deseada, en este caso Declaraciones, que se encuentra en el grupo “General” (botón color azul), sin embargo se lo puede ubicar en el grupo “Favoritos” (botón color rojo) para acceder de forma más rápida.

Para realizar su declaración debe ingresar a la opción “Declaración de Impuestos” y escoger el tipo de formulario e impuesto a declarar:

Una vez seleccionado el impuesto a pagar, debe escoger el período fiscal y la forma de pago (Convenio de Débito, Otras formas de Pago o Declaración sin valor a pagar)

Al presionar el botón “Examinar”, el sistema le permitirá seleccionar y cargar el archivo de su declaración.




Realizará las verificaciones correspondientes y de encontrar inconsistencias en la información, desplegará un mensaje de error y la declaración será rechazada, en este caso, la misma deberá ser elaborada nuevamente.

Si la declaración se encuentra correcta, el sistema le mostrará en pantalla el “Informe de Transacción”, el mismo que le permite corroborar la información, previo a continuar el proceso.

Si la declaración es aceptada, es almacenada en la base de datos del SRI y para su constancia, el sistema generará el (CEP) “Comprobante Electrónico para Pago”, el mismo que puede reimprimirlo desde la opción “Consulta y Reimpresión del Comprobante Electrónico para Pago (CEP)” del menú principal.

Al continuar nos arroja el resumen de la declaración, en la cual podemos encontrar el valor a cancelar y la fecha máxima de pago.




Al seleccionar imprimir, nos desplegará el CEP (Comprobante Electrónico para Pago), el cual es la constancia de la presentación de la declaración.

Usted puede verificar la presentación de su declaración ingresando a la opción “Consulta General de Declaraciones efectuadas por Internet”, dentro del Menú Principal de Declaraciones.




4.- Pago de impuestos4.- Pago de impuestos

Los valores a pagar registrados en sus declaraciones, pueden cancelarse utilizando las siguientes formas de pago:

- Convenio de débito automáticoConvenio de débito automático.- a través del cual el contribuyente autoriza para que se le debite de su cuenta el valor indicado en su CEP, en la fecha de vencimiento de acuerdo a su noveno dígito del RUC, sin necesidad de que se acerque a las Instituciones del Sistema Financiero a realizar el pago. Para esto, el contribuyente deberá firmar (por una sola vez) previamente un Convenio de Débito Automático, el mismo que debe ser entregado en las oficinas del SRI a nivel nacional.

- Otras Formas de PagoOtras Formas de Pago.- que cada institución financiera ponga a disposición de los contribuyentes, tales como: banca en internet, Call center, cajero automático, tarjetas de crédito, pagos en ventanilla, etc.

- Notas de Crédito o Compensaciones.- Notas de Crédito o Compensaciones.- En caso de que el contribuyente cancele sus declaraciones con Notas de Crédito, deberá entregar estos documentos en cualquiera de las oficinas del SRI a nivel nacional, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha máxima de pago que conste en el CEP.


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