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UNIDAD 2
ORGANIZACIÓNDE LAS COMPRAS
1J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
Contenidos
1. La empresa: funciones y estructura interna
2. El personal del compras
3. El plan de compras
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3. El plan de compras
4. Aprovisionamiento y compras
5. Tipos de compras
6. El proceso de compra
7. Petición de ofertasJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA
INTERNA
3J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA INTERNA
EM
OBJ
Gestión InternaFUNCIONES:
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MPRESA
JETIVOS
• Comercial
• Financiera
• Administrativa
• Social
• Técnica
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5J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
6J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
7J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
8J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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Organización por departamentos y funciones asignadas
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DIRECCIÓNGENERAL
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TesoreríaPresupuestosContabilidadFinanciación
FINANCIERO
I+DProducción
Control calidadCompras
TÉCNICO
MarketingVentas
Publicidad
COMERCIAL
Selección personalFormaciónNóminas
Servicios Sociales
REC. HUMANOS
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APROVISIONAMIENTO / COMPRAS
DIRECCIÓN GENERAL
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PERSONAL ADMINISTRACIÓN
Compras Gestión de inventarios Almacenes
APROVISIONAMIENTO PRODUCCIÓN
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Misión general del aprovisionamiento
Materiales, productos y/o servicios
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OBTENERDEL
EXTERIORDE
LA EMPRESA
Materiales, productos y/o servicios
Con niveles de calidad necesarios
Al menor precio
En cantidades y plazos
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CALIDADCANTIDAD
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PUNTOSCLAVE
PLAZOS COSTE
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
GESTIÓN EFICAZ DE COMPRAS
AHORRO DE COSTES
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AHORRO DE COSTES
SATISFACCIÓN CLIENTES
MAYORES BENEFICIOS
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• Organización• funcionamiento
• responsablesdel Deptº. De COMPRAS
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del Deptº. De COMPRAS
• Tamaño• Actividad
– Industrial– Comercial– De servicios
De laEmpresa
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
MEJOR GESTIÓNMÍNIMO COSTE
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COORDINACIÓNY
CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS
IMPLICA
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COORDINACIÓNY
CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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DEP. FINANCIERO
DEP. PRODUCCIÓN
ALMACÉN
DEP. COMERCIAL-VENTASJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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19J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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EL PERSONAL DE COMPRAS
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EL PERSONAL DE COMPRAS
Depende de
Jefe de compras
Administrador
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PERSONALdestinado aCOMPRAS
Necesidades,tamaño
ytipo
de empresa
Administradorde compras
Delegado deCompras
Compradores
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25J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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EL PERSONAL DE COMPRAS
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
RECEPTIVO
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METÓDICO
COMBATIVO
RECEPTIVO
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Características
METÓDICO• MUY ORGANIZADO. APLICA ESCRUPULOSAMENTE SUS TÉCNICAS DE COMPRA
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
EL PERSONAL DE COMPRAS
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METÓDICOSUS TÉCNICAS DE COMPRA
• PREPARA EL PLAN A SEGUIR Y LO LLEVA A CABO EN LA ENTREVISTA DE COMPRAS
RECEPTIVO• ABIERTO AL DIÁLOGO, AMABLE EN SUS OPINIONES
• ESTABLECE UNA RELACIÓN DE RESPETO MUTUO
COMBATIVO• EXPERIMENTADO, LUCHADOR, AMBICIOSO
• REALISTA PARA ALCANZAR OBJETIVOS
• BUEN NEGOCIADOR, FIRME EN PUNTOS CLAVES / TRANSIGENTE EN LOS MENOS IMPORTANTES
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Puntos débiles
METÓDICO• EXCESIVA IMPORTANCIA A LOS DATOS TÉCNICOS
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
EL PERSONAL DE COMPRAS
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METÓDICO • OLVIDO DE LA RELACIÓN HUMANA EN LA NEGOCIACIÓN
RECEPTIVO • PUEDE HACER CONCESIONES NO DESEABLES
COMBATIVO• RIESGO DE AMBICIÓN DESMEDIDA
• RIESGO DE INTOLERENCIA EN CONCESIONES
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EL PLAN DE COMPRAS
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EL PLAN DE COMPRAS
PRODUCTOS QUE REQUIERENGRAN ATENCIÓN
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GRAN ATENCIÓN
PRODUCTOS DE COMPRAMAS AUTOMÁTICA
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EL PLAN DE COMPRAS
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Vc = Ca x Pu
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EL PLANDE
COMPRAS
Clasificación ABCAnálisis de Pareto
80%
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20%de las
COMPRAS
80%de la
INVERSIÓNMONETARIA
Suponen
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EL PLANDE
COMPRAS
Clasificación ABCAnálisis de Pareto
A Productos más gravososen valor para la empresa
20%cantidad
80%valor
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A
B
C
Productos de importanciarelativa
Productos de escasaimportancia
30%cantidad
15%valor
50%cantidad
5%valor
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OBJETIVOS APROVISIONAMIENTO/
COMPRAS
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OBJETIVOSAPROVISIONAMIENTO / COMPRAS
• Realizar previsiones (materiales en el momento adecuado)• Negociación de precios• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento
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• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento• Contratos de aprovisionamiento• Rotación de stocks• “Normalización” de materiales• Fabricar o comprar: subcontratación• Relaciones fluidas con otros departamentos
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TIPOS DE COMPRAS
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COMP
InmediatasAnticipadasEstacionales
NecesidadesCompras inmediatas
Compras anticipadas
Compras estacionales
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PRAS
EstacionalesCíclicas
EspecialesEtc.
Compras cíclicas
Compras oportunidad
Compras especiales
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EL PROCESO DE COMPRA
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EL PROCESODE COMPRA
Solicitud de compras
¿Es una compra nueva?
Archivo de proveedores
Lista proveed. potenciales
Petición de ofertas
SI
¿Existe proveedorHabitual?
¿Cumple de forma
SI
NO
NO
NO
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Petición de ofertas
Recepción de respuestas
Evaluación de ofertas
¿Existe oferta adecuada?
Selección del proveedor
SI
NO
EMISIÓNPEDIDO
¿Cumple de formaSatisfactoria?
¿Se requierennuevas ofertas?
SI
NO
SI
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
Petición de ofertas
Análisis y valoración de ofertas
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Selección del proveedor/es
Negociación y acuerdo
Solicitud del pedido
Recepción y comprobación del pedido
Seguimiento de los acuerdos
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
• Departamento solicitante• Fecha
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• Fecha• Descripción del producto o servicio a adquirir• Especificaciones que debe cumplir el producto o servicio• Cantidad• Garantía y servicio posventa• Plazo entrega• Lugar de recepción• Firma autorizada para emitir la requisición
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EL PROCESO DE COMPRA
• Ficheros de proveedores• Sugerencias del departamento
usuario• Visitas representantes proveedores• Registros públicos:
Fuentesde
Proveedores
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• Registros públicos:�Cámaras de Comercio�Asociaciones de empresarios
• Revistas especializadas• Guía telefónica, Páginas Amarillas• Internet• Ferias y exposiciones• Bases de datos cedidas por
empresas especializadas• Etc.
Archivode
proveedores
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Archivode
proveedores�Código del proveedor�Nombre empresa proveedor�Dirección actualizada
�Central�Sucursales
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�Sucursales�Persona de contacto, nombre, y puesto�Teléfono / Fax / Correo electrónico�Condiciones de entrega�Condiciones de precio
�Formas de pago�Plazos�Descuentos
�Experiencia anterior (Proveedores antiguos)�Referencias�Comentarios
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PETICIÓN DE OFERTAS
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
Petición de ofertas
CONDICIONES OTRAS CONDICIONES
• Personal• Carta• Internet• Etc.
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CONDICIONESECONÓMICAS
• Precios• Descuentos• Rappels• Precios envases /
embalajes• Portes y seguros• Formas de pago• Recargos aplazamientos
OTRAS CONDICIONES
• Plazo de entrega• Devolución de excedentes• Período de validez oferta• Etc.
CONDICIONES TÉCNICAS
• Características
• Calidades
• Embalajes
• Instalación / montaje
• Garantías
• Repuestos
• Mantenimiento
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