Post on 09-Jul-2020
Contabilidad Básica Cdor. Oscar Lorenzo Morán Rodríguez
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CONTABILIDAD BÁSICA
Autor: Oscar Lorenzo Morán Rodríguez
olmoran@gmail.com.
Contabilidad Básica Cdor. Oscar Lorenzo Morán Rodríguez
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CONCEPTOS BÁSICOS INTRODUCTORIOS:
Nunca he tenido contabilidad ¿Qué debería aprender para nivelar
mis conocimientos?
Creo que deberíamos ir incorporando una serie de conceptos contables básicos que
son necesarios para la comprensión de la contabilidad y del proceso que se lleva a
cabo para lograr informes contables. ¿Comenzamos?
CONTABILIDAD COMO PARTE DEL AMPLIO SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Si debo tomar una decisión ¿Qué me ayudaría para elegir entre
varias opciones?
Sabemos que una de las principales características de la actualidad es la
incertidumbre, en todos los órdenes de la vida, donde la información aparece como
un elemento fundamental para la toma de decisiones y la gestión de negocios.
Todos necesitamos información para decidir. Por ejemplo: Sobre qué opciones
elegir entre varias películas para ver. ¿Te ayudaría obtener algún tipo de
información de las mismas? Como: actores, género de la película (terror, comedia),
director, premios que ha recibido, etc.
¿Toda esa información no te ayudaría a elegir entre varias posibilidades?
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Debemos considerar información a todo elemento tangible (informes técnicos) o
intangible (el conocimiento) que permite disminuir la incertidumbre
mencionada.
En el mundo de las distintas organizaciones la toma de decisiones es permanente y
de variada índole, debiendo seleccionar cientos de alternativas posibles. Para
decidir se valen de los sistemas de información con los que cuentan y manejan,
siendo uno de ellos la contabilidad.
La contabilidad les brinda información sobre las distintas actividades
económicas (entre otras), que conjuntamente con el resto del Sistema de
Información permiten tomar decisiones mas acertadas.
Las organizaciones en general, toman decisiones en base a un amplio sistema de
información, mientras más amplio sea dicho sistema logran reducir la incertidumbre
y mejorar sus decisiones.
En el gráfico siguiente veremos que el sistema de información puede ser muy
amplio y que la información contable es una parte de él:
TODOS OFRECEN SU INFORMACIÓN PARA REDUCIR LA INCERTIDUMBRE
Estos sistemas (contable, estadístico, jurídico, técnico, etc.) hacen sus aportes de
información necesaria, logrando que mejoremos nuestras decisiones ya que
reducen nuestra incertidumbre.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
CONTABLE ESTADÍSTICO JURÍDICO TÉCNICO
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Cuanto mayor sea la cantidad de información con la que se cuenta, mejor será la
posibilidad de lograr decisiones adecuadas.
El sistema de información contable siempre estará presente en toda
organización, mejor o peor procesado, y será una herramienta fundamental para los
distintos usuarios de dicha información.
Los administradores, dentro de las organizaciones, toman permanentes decisiones
respecto de las de las situaciones internas de la empresa y del entorno que la pueda
afectar; pero hay también otras personas y entidades (externas) que se valdrán de
la información contable para distintos fines:
Los posibles usuarios mencionados en el cuadro anterior, a modo de ejemplo,
pueden ser muchos más y sus intereses muy variados, dependiendo de la situación
que deban decidir.
OTROS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN PROVISTA POR LA
CONTABILIDAD
BANCOS Y FINACIERAS QUE PODRIÁN PROVEER DE RECURSOS
PROVEEDORES DE MERCADERÍAS O MATERIAS PRIMAS
INTERESADOS EN COBRAR SUS VENTAS
ORGANISMOS IMPOSITIVOS, PREVISIONALES Y DE CONTROL
ACREEDORES PARA CONOCER SU POSIBILIDAD DE COBRO
CLIENTES QUE TENGAN ALGÚN GRADO DE DEPENDENCIA CON
LA EMPRESA,
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¿Para que sirve la contabilidad a los usuarios?
La contabilidad obtiene los datos de los comprobantes (facturas, tickets, recibos,
contratos, etc), los procesa para transformarlos en información que permitirá, a
todos sus usuarios, tomar decisiones de diversa índole.
Actualmente la CONTABILIDAD se centra en constituir una base de información sólida que permita una mejor conducción y evaluación de las actividades de las organizaciones de cualquier tipo. Por lo tanto, si vas a relacionarte con el mundo empresarial, necesitaras interpretar la información contable.
Las personas que tienen algún negocio en el cual prestan servicios, las que tienen
una empresa de producción o realizan cualquier actividad de comercio deberán
llevar un registro continuo de su actividad económica, que le permita tener la
información necesaria para evaluar su actividad.
LAS PERSONAS Y LAS EMPRESAS:
Todos nosotros interactuamos con personas en forma permanente, como seres
sociales que somos. Contactamos con seres humanos (personas físicas) pero
también nos relacionamos con organizaciones muy variadas (personas jurídicas).
¿A quiénes consideramos personas?
En derecho: Se considera PERSONA a todo ente capaz de adquirir derechos y
contraer obligaciones.
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Se las puede clasificar en personas de existencia visible o físicas (seres humanos)
y personas de existencia ideal o jurídica (como las Universidades, Empresas,
Fundaciones, Estado , etc.).
En el siguiente gráfico presentamos las distintas personas:
TIPOS
DE
PERSONAS
Todas las personas interactúan permanentemente para lograr sus diversos
objetivos, la mayoría de ellos no se podrían alcanzar si no fueran producto de dicha
interacción.
EMPRESAS, DENTRO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS:
Como ya mencionamos las empresas son personas jurídicas (de existencia ideal)
con las que todos tenemos relación de alguna manera (como propietarios,
empleados, clientes, proveedores, prestadores de servicios etc.)
Las empresas son unidades económicas básicas que persiguen sus propios
objetivos y para ello deben desarrollar actividades de índole económica utilizando
sus recursos: materiales, inmateriales y humanos con finalidades de lucro
PERSONAS JURÍDICAS (de existencia ideal) No tienen aspecto humano (por ejemplo: una empresa)
PERSONAS HUMANA (de existencia visible) Tienen el aspecto humano (como cada uno de nosotros)
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Sabemos que las empresas desempeñan un papel predominante en la actividad
económica: participando en el desenvolvimiento del mercado (en la fijación de
oferta, demanda y precios).
¿Qué tipo de empresas existen?
Existen distintos tipos de empresas, que se pueden clasificar atendiendo diversas
variables, como podemos ver en el gráfico siguiente:
SEGÚN SU ACTIVIDAD
COMERCIALES - INDUSTRIALES - DE SERVICIOS
SEGÚN SU TAMAÑO
PEQUEÑAS - MEDIANAS - GRANDES
SEGÚN SU
NATURALEZA JURÍDICA
UNIPERSONALES (individuales) - SOCIETARIAS
SEGÚN LA TITULARIDAD
DEL CAPITAL
PRIVADAS - PÚBLICAS - MIXTAS
SEGÚN SU UBICACIÓN
EXTRANJERAS - NACIONALES
El tipo de empresa a seleccionar, al iniciar su propia empresa, es la que resulte
idónea para a sus finalidades considerando: el tamaño adecuado, su naturaleza, su
complejidad, los propietarios, grados de control que desee asumir, la
responsabilidad, etc.
¿Quieres saber más de empresas??... http://es.wikipedia.org/wiki/Empresas
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Para su desempeño las empresas deben tener sus propios objetivos, valerse de
los factores de la producción y someterse a la dirección, como vemos en la
gráfica siguiente:
Toda empresa tiene los siguientes elementos:
OBJETIVOS FACTORES DE LA PRODUCCIÓN DIRECCIÓN NATURALEZA
TRABAJO
CAPITAL
En la actualidad se incorpora como cuarto factor a la INFORMACIÓN
Como vemos, la información pasa a formar parte preponderante de los factores
productivos.
La empresa es una persona jurídica (con la que todos nos relacionamos) y que se
encarga de coordinar y combinar los factores de la producción para la consecución
de sus objetivos.
CICLO OPERATIVO DE LAS EMPRESAS:
Todas las empresas tratan de lograr sus objetivos llevando a cabo lo que se
denomina ciclo operativo. Este ciclo está compuesto por actividades operativas
(compra, venta, cobro, pago) que realizan, dichos ciclos pueden variar
dependiendo el tipo de empresas de las que se trate.
¿Qué abarca un ciclo operativo?
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Un ciclo operativo abarca las siguientes actividades operativas:
EMPRESA COMERCIAL
EMPRESA INDUSTRIAL
Estos ciclos operativos se repiten sucesivamente y son de distinta duración según la
empresa de la que se trate. En general, podemos decir que los ciclos operativos de
las empresas industriales (que deben realizar un proceso productivo para obtener el
producto final) son mayores que los de las empresa comerciales (que compran un
producto y lo venden en el mismo estado); pero puede suceder que una empresa
industrial (por ejemplo una heladería) tenga un ciclo operativo más corto que el de
una empresa comercial (por ejemplo una concesionaria de autos).
Dentro de las empresas, los sistemas contables se ocupan del procesamiento de
datos (para transformarlos en información contable) surgidos de las actividades
operativas mencionadas.
COMENZAR LA
PRODUCCIÓN
PAGAR LAS
COMPRAS
COMPRAR MATERIAS
PRIMAS
OBTENER EL PRODUCTO
TERMINADO
VENDER EL
PRODUCCTO COBRAR
LAS VENTAS
VENDER
MERCADERÍAS
PAGAR
LAS COMPRAS
COMPRAR
MERCADERÍAS
COBRAR LAS
VENTAS
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EJERCICIOS CONTABLES DE LAS EMPRESAS: Las empresas, una vez que se ponen en marcha, desarrollan sus actividades en
forma continua, pero necesitan, periódicamente, hacer un corte virtual y obtener
información. Por ello, la vida de las entidades se divide en períodos virtuales
denominados ejercicios contables, que son períodos iguales de tiempo.
Por ejemplo: Fija su inicio de ejercicio contable el 1/7 y lo finaliza el 30/6 de cada año. (no es necesario que coincida con el año calendario)
Estos cierres de ejercicios contables proveen información contable al ente,
fundamental par su desarrollo y para tomar decisiones. La necesidad de los entes
de tomar decisiones constantemente, los obliga a obtener información contable lo
más frecuentemente posible, lo ideal sería obtenerla en períodos inferiores a los
12 meses (mensualmente, si es posible) pero por razones económicas en la
mayoría de las empresas se obtienen anualmente.
Un ciclo operativo (compra, venta, cobro y pago) no tiene por qué coincidir con un
ejercicio contable, en la mayoría de las empresas se producen varios ciclos
operativos durante un ejercicio económico, pero en algunas los ciclos superan a los
ejercicios
Ejemplo: Caso de los vinos añejados en nuestra provincia, cuyo ciclo operativo
(comprar materia prima, producir el vino, añejarlo, venderlo y cobrarlo) supera el
ejercicio contable anual).
VIDA DEL
ENTE
1º EJERCICIO CONTABLE 2º EJERCICIO CONTABLE 3º EJERCICIO CONTABLE
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BIENES ECONÓMICOS:
¿A qué consideramos un bien?
Los bienes satisfacen nuestras necesidades y deseos y por ello son
considerados bienes. Todas las personas tenemos necesidades que deben ser
satisfechas.
Por ejemplo:
El aire, que todos respiramos, es considerado un bien porque satisface una
necesidad vital.
Un libro, satisface nuestra necesidad de aprender.
Una película, satisface una necesidad de entretenimiento.
Pero no todos los bienes que nos rodean son considerados bienes económicos.
Podemos hablar de dos tipos de bienes que explicamos el gráfico siguiente:
BIENES
NO ECONÓMICOS: Son superabundantes o están en
cantidades ilimitadas (como el aire que respiramos), llamados también bienes libres. No debemos realizar ninguna actividad económica para obtenerlos.
ECONÓMICOS: Son fundamentalmente escasos, debemos realizar una actividad económica para lograrlos (como el libro que mencionamos en el ejemplo anterior)
Podemos observar que las características que resaltamos son la superabundacia o
la escasez.
Los bienes y servicios producidos por las empresas para ser considerados bienes
económicos deben cumplir con las siguientes características:
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UTILES
Posibilidad de satisfacer necesidades
ESCASOS
Insuficientes en cantidad
PERMUTABLES
Sustituibles por otros Intercambiables
ACCESIBLES
Posibilidad de acceder a ellos
La contabilidad se ocupa de obtener información de los BIENES ECONÓMICOS.
Las personas (tanto físicas como jurídicas) deben realizar una ACTIVIDAD
ECONÓMICA para obtener estos bienes, por ser fundamentalmente escasos. Si
todos los bienes fueran superabundantes, nadie realizaría actividades económicas
para obtenerlos.
Nosotros realizamos o estamos en contacto con actividades económicas
permanentemente. Por ejemplo: al pagar la cuota de la universidad, cuando
trabajamos con la finalidad de obtener un sueldo, cuando desarrollamos actividades
recreativas dentro de un club, etc.
¿Quieres saber más de bienes??... http://es.wikipedia.org/wiki/Bien_economico
PROCESO CONTABLE:
¿Qué es un proceso contable?
Un proceso está formado por un conjunto de actividades sucesivas para obtener un
fin.
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Todo proceso tiene tres etapas, por ejemplo: pensemos en preparar un trabajo
práctico; debemos en primer lugar obtener los datos (entrada), seguidamente
comenzaríamos el procesamiento de dichos datos resolviendo el trabajo
(procesamiento) y en una tercera etapa buscaríamos la forma de informarlo o
presentarlo a quién nos lo solicitó (salida).
El proceso contable es la sucesión de actividades que tienen por finalidad producir
información y exponerla, para la toma de decisiones de todo tipo; también debe
pasar fundamentalmente por tres etapas que exponemos en el gráfico siguiente:
ENTRADA
PROCESAMIENTO
SALIDA
Captación de datos provenientes de operaciones o transacciones o por hechos contables internos o externos.
La fuente de datos son los documentos comerciales o comprobantes que captan hechos económicos.
Analiza y clasifica dichos datos
Registra la información
en los Libros Contables:
Libro Inventario y
Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Preparación del Balance de Sumas y Saldos (al momento de cierre de ejercicio)
Preparación de los Informes Contables, entre los que se encuentran los Estados Contables (al momento de cierre de ejercicio) que van a ser usados para tomar decisiones por diversos usuarios.
Las tres etapas del proceso deben ser cumplidas para que el proceso no se invalide y lograr presentar la información contable.
DOCUMENTOS COMERCIALES:
Como vimos en el punto anterior, la primera etapa del proceso contable es la
captación de datos que se realiza de los comprobantes o documentos
comerciales: que constituyen el conjunto de comprobantes que respaldan los
hechos económicos y dan lugar al registro de las operaciones en los Libros.
En los comprobantes quedan constancias de todas las operaciones del ente y de
los comprobantes captamos los datos de las operaciones que realiza la empresa.
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En el siguiente gráfico vemos una clasificación de los comprobantes:
Los comprobantes internos: Son los que emite la empresa
Pueden ser de uso interno: Los emite la empresa para su propio uso, no salen
de la empresa (circulan dentro de ella). Por ejemplo: Nota de pedido, hojas de
costos.
Pueden ser de uso interno y externo: Los emite la empresa para su propio uso y
el de terceros (salen de la empresa). Por ejemplo: Facturas de ventas, recibos
por cobranzas, presupuestos.
Los comprobantes externos: Son los que se emiten fuera de la empresa y luego
son recibidos y conservados en la empresa. Ejemplos: Facturas de compras,
recibos de pagos.
También se registran instrumentos públicos (como escrituras e hipotecas) e
instrumentos privados (como contratos) ya que son fuentes de datos.
Los documentos comerciales deben ser conservados (como elementos de prueba)
por 10 años contados desde la fecha de emisión del documento.
Todo comprobante se confecciona, por lo menos, en dos ejemplares, donde el
original se lo queda el que lo recibe, y el duplicado lo guarda el que lo emite.
COMPROBANTES
INTERNO (PREPARADO POR LA EMPRESA)
EXTERNO
(PREPARADO POR OTRAS EMPRESAS)
INTERNO DE USO INTERNO
INTERNO DE USO EXTERNO
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¿Cuál es la importancia de los Documentos comerciales?
Certifican la realización de una transacción comercial.
Son la fuente principal de información exacta para el registro contable.
Especifica las personas que intervinieron y de cómo y qué se vendió, compró,
pagó o cobró.
Simplifican las tareas de control y fiscalización.
Sirven como prueba jurídica frente a terceros.
Algunos de los más usados son los siguientes:
Podemos ampliar este tema en la siguiente página, donde se hace una breve descripción de los documentos comerciales.
¿Quieres saber más de facturas?... https://www.ensambledeideas.com/documentoscomerciales-facturas/
FACTURA
REMITO RECIBO
TICKET
NOTA DE DÉBITO
NOTA DE
CRÉDITO
CHEQUE
PAGARÉ
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PATRIMONIO DE UN ENTE Y SUS ELEMENTOS:
¿A que se le llama patrimonio?
Todas las personas poseemos nuestro patrimonio. El patrimonio de un ente está
compuesto por múltiples elementos, que pueden ser clasificados en dos grupos:
ELEMENTOS PASIVOS (elementos negativos)
OBLIGACIONES A PAGAR DINERO (autos, locales)
OBLIGACIONES DE ENTREGAR BIENES (anticipos de clientes)
OBLIGACIONES DE ENTREGAR SERVICIOS (servicios cobrados
por anticipado)
ELEMENTOS ACTIVOS
(elementos positivos)
BIENES TANGIBLES (autos, locales)
BIENES INTANGIBLES (marcas, patentes)
DERECHOS A COBRAR DINERO (créditos a cobrar a clientes )
DERECHOS A RECIBIR BIENES (anticipos a proveedores)
DERECHOS A RECIBIR SERVICIOS (alquileres pagados por anticipado)
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Estos elementos constituyen dos parte opuestas del patrimonio:
Los ELEMENTOS ACTIVOS representan bienes y derechos a recibir de terceros.
Los ELEMENTOS PASIVOS representan obligaciones a favor de terceros.
La diferencia: ACTIVO - PASIVO se denomina PATRIMONIO NETO
Parte del activo se lo va a utilizar para cancelar las deudas (pasivo), lo que queda
es la participación del propietario o socios de la empresa (Patrimonio Neto).
Patrimonio neto es la parte del ACTIVO que pertenece al dueño o socios del ente,
una vez deducidos los compromisos a favor de terceros representados en el
PASIVO.
RECURSOS DEL ENTE:
Los recursos son medios que contribuyen al logro de los distintos fines de las
personas físicas y jurídicas.
Los entes necesitan elementos que le permitan efectuar las actividades necesarias
para cumplir sus objetivos (representados en el 1º de los cuadros siguientes) y
elementos que le brinden una estructura permanente para realizar dichas
actividades (representados en el 2º de los cuadros siguientes):
ESTOS TRES GRUPOS COMPONEN LA
ESTRUCTURA PATRIMONIAL DE
CUALQUIER PERSONA FÍSICA O
JURIDICA
ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO NETO
SE PUEDE EXPRESAR GRAFICAMENTE COMO
LO REPRESENTAMOS A LA DERECHA.
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
NETO
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RECURSOS DE RÁPIDA
MOVILIDAD (líquidos)
Recursos que ya son dinero o que los puedo convertir en dinero fácilmente y podemos citar entre
otros a:
El dinero
Materias primas y materiales para producir bienes a vender
Bienes en proceso de producción
Bienes terminados y listos para su comercialización
Importes a cobrar de ventas
Inversiones temporarias
RECURSOS DE LENTA MOVILIDAD
(no líquidos) Recursos que están
destinados a ser usados para operar
y podemos citar entre otros a:
Inmuebles (terrenos, locales, galpones)
Maquinarias
Muebles y útiles
Bienes intangibles (marcas, patentes)
Inversiones permanentes (Inmuebles para alquilar)
Los recursos son fundamentalmente escasos frente a la diversidad de necesidades de las personas, que para obtenerlos desarrollan actividades económicas.
FUENTES DE LOS RECURSOS:
¿Cuáles son las fuentes de financiación?
Los recursos empleados por un ente pueden tener distintos tipos de financiación u
origen, como por ejemplo:
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Aporte de los propietarios: Por ejemplo: cuando un socio aporta dinero o bienes
a la sociedad que el constituye.
Créditos otorgados por un proveedor: Por ejemplo: cuando la empresa compra
mercaderías a crédito a sus proveedores.
Créditos otorgados por terceros: Por ejemplo: cuando la empresa obtiene un
préstamo bancario o financiero
El resultado de las propias operaciones del ente: Por ejemplo: cuando la
empresa utiliza las ganancias obtenidas para adquirir recursos.
Esta financiación puede ser transitoria en el caso que se cancele en un período
reducido, o estable como créditos a largo plazo o reinversión de parte de las
ganancias obtenidas.
La financiación puede ser requerida por estricta necesidad del ente o por
conveniencia del mismo, en el caso que la tasa de interés sea inferior a la que
obtenga de invertir su capital propio.
Luego de este análisis podemos representar una estructura de financiación de los
entes como la siguiente:
BIENES Y DERECHOS financiados por CAPITAL DE TERCEROS
ACTIVOS BIENES Y DERECHOS financiados por CAPITAL PROPIO
ACTIVOS
Si la financiación es con capital de terceros (se la llama AJENA) y consiste en contraer
una deuda con un proveedor, con un banco o financiera, con el estado, etc.
Si la financiación es con capital propio (se la llama PROPIA) y consiste en utilizar el
aporte de los propietarios o con ganancias acumuladas.
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MOVILIDAD PATRIMONIAL:
Los Elementos patrimoniales: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO NETO, varían
permanentemente a medida que el ente va realizando sus operaciones o se ven
afectados por acontecimientos internos o externos, se las denomina:
VARIACIONES PATRIMONIALES
PERMUTATIVAS MODIFICATIVAS
PERMUTATIVA: También llamada
cualitativa, provoca variaciones en el activo y/o pasivo sin modificar el patrimonio neto
MODIFICATIVA: También llamada cuantitativa, provoca variaciones en el activo y/o pasivo modificando también el patrimonio neto
Una persona física (Sr. MONTI) inicia su actividad comercial con un aporte en dinero efectivo de $ 50.000. La situación patrimonial inicial de su empresa es la siguiente:
ACTIVO PASIVO 0
Dinero efectivo $ 50.000
PATRIMONIO NETO
Capital $ 50.000
Se produjo un aumento de ACTIVO en $ 50.000 en efectivo Ningún aumento de PASIVO Se produjo un aumento de PATRIMONIO NETO de $ 50.000 en Capital.
Se produjo una VARIACIÓN
PATRIMONIAL MODIFICATIVA DE
ORIGEN
Con el objeto de comprender las variaciones patrimoniales
enunciadas supongamos los siguientes ejemplos:
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Con $ 40.000 de los aportados decide abrir una cuenta corriente en el Banco XX
Se compran mercaderías por valor de $ 20.000, el proveedor de las mismas concede un crédito a 30 días por dicho valor
Posteriormente se producirán variaciones patrimoniales modificativas siempre que se produzcan resultados (positivos o negativos), o sea cuando se utilicen cuentas de resultado.
Al transcurrir los 30 días de plazo concedidos por el proveedor de las mercaderías se le abona $ 21.000 con un cheque de la cuenta corriente del banco XX, los $ 1.000 de diferencia obedecen a intereses perdidos por el lapso de los 30 días de financiación.
ACTIVO PASIVO 0
Dinero efectivo $ 10.000
Banco XX c/c $ 40.000
PATRIMONIO NETO
Capital $ 50.000
Se produjo un aumento de ACTIVO en la cuenta corriente bancaria de $ 40.000 y una
disminución en el dinero en efectivo de $ 40.000 (el activo aumentó y disminuyó en la misma proporción) Ningún aumento de PASIVO No se produjo variación del PATRIMONIO NETO, por lo que concluimos en que resultó
una VARIACIÓN PATRIMONIAL
PERMUTATIVA.
ACTIVO PASIVO
Dinero efectivo $ 10.000 Proveedores $ 20.000
Banco XX c/c $ 40.000
Mercaderías $ 20.000
PATRIMONIO NETO
Capital $ 50.000
Se produjo un aumento de ACTIVO en la cuenta Mercaderías de $ 20.000 Y un aumento en el PASIVO de $ 20.000 en la cuenta Proveedores (el activo aumentó y también aumentó el pasivo en la misma proporción)
No se produjo variación del PATRIMONIO NETO, por lo que concluimos en que resultó una VARIACIÓN PATRIMONIAL
PERMUTATIVA.
ACTIVO PASIVO 0
Dinero efectivo $ 10.000
Banco XX c/c $ 19.000
Mercaderías $ 20.000
PATRIMONIO NETO
Capital $ 50.000
Pérdida ( $ 1.000)
Se produjo una disminución de ACTIVO en la cuenta Banco XX c/c de $ 21.000 (por la emisión del cheque con el que se paga) Y una disminución en el PASIVO de $ 20.000 en la cuenta Proveedores (el activo disminuyó y también disminuyo el pasivo pero no en la misma proporción)
Se produjo una variación del PATRIMONIO NETO (se redujo a $ 49.000), por lo que concluimos en que resultó una VARIACIÓN PATRIMONIAL
MODIFICATIVA.
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.
LA ECUACIÓN PATRIMONIAL:
¿Cuál es la ecuación patrimonial?
Del patrimonio se desprende la ecuación patrimonial contable (o igualdad contable)
que lo representa y de ella la base para la registración contable.
Esta mal llamada ecuación, que en realidad es una igualdad, parte de la siguiente
expresión:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Al comienzo de la vida de un ente el PATRIMONIO NETO estará formado por el
capital aportado por el dueño o socios:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Como pudimos observar el los ejemplos proporcionados, el patrimonio de los entes varía permanentemente con cada una de las operaciones que se registren contablemente y de la información de estas variaciones y de la nueva situación patrimonial que se presente, estarán interesados tanto la propia entidad como los terceros usuarios de esa información. Aquí aparece la contabilidad como proveedora de informes contables que serán útiles para que distintos usuarios puedan tomar sus decisiones
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A medida que dicho ente comienza a desarrollar sus actividades se irán
produciendo las variaciones patrimoniales analizadas en el punto anterior; al operar
se producirán ganancias (o resultados positivos) y pérdidas (o resultados negativos)
que se incorporan a la igualdad:
GANANCIAS: Son los aumentos en los beneficios económicos a lo largo de
ejercicio contable. Es decir, son las causas que originan aumentos en el Patrimonio
Neto. Los principales ganancias son las Ventas de mercaderías o de servicios.
PERDIDAS: Son las disminuciones en los beneficios económicos a lo largo de
ejercicio contable. Es decir, son las causas que originan disminuciones en el
Patrimonio Neto. Las principales pérdidas son los costos de lo vendido: Costo de
ventas de mercaderías o de servicios.
La igualdad quedaría de la siguiente manera:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS Para que no me quede en la igualdad ningún elemento restando paso, por medio de
una operación matemática, las pérdidas al primer miembro sumando:
ACTIVO + PÉRDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS
De esta última igualdad se desprende la base para registrar contablemente en los
distintos tipos de cuentas, en el siguiente gráfico vemos como se ubican las
cuentas:
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ACTIVO + PERDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS
Debe Cuentas de Activo Haber Debe Cuentas de Pasivo Haber
Debe Cuentas de P.N. Haber
Debe Cuentas de pérdida Haber Debe Cuentas de ganancia Haber
CUENTAS:
La segunda etapa del proceso contable es la del procesamiento de datos captados
de los comprobantes y su registro en los libros contables
El procesamiento de datos por medio del registro contable, se vale de una técnica
que necesita emplear medios especiales.
La técnica se denomina PARTIDA DOBLE
Los medios que utiliza son las CUENTAS
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Del gráfico anterior desprendemos dos conceptos fundamentales para sentar las
bases del conocimiento contable:
La partida doble es un sistema de registro (o técnica) que indica que en cada
operación realizada por la empresa se produce una doble modificación de sus
elementos patrimoniales (si un elemento aumenta es porque otro disminuye) y se
debe registrar contablemente anotando el importe en el debe de una cuenta y en el
haber de otra (registro simple que involucra sólo dos cuentas).
Las cuentas son instrumentos que la contabilidad utiliza para representar y medir
(en unidades monetarias) los elementos patrimoniales y los resultados. Constituyen
una forma de representar elementos semejantes. Por ejemplo: se utiliza la cuenta
“RODADOS” para agrupar todos los bienes con características de vehículos
(rodados)
En las cuentas se anotan aumentos y disminuciones, como ya representamos en el
gráfico de la página anterior.
Veremos, en el siguiente gráfico, la forma en que representamos simplemente una
cuenta y cada una de las partes que la componen:
GRÁFICO EN EL QUE REPRESENTAMOS LAS PARTES DE UNA CUENTA
Debe Nombre de la cuenta Haber
Anotaciones que Anotaciones que corresponden a los corresponden a los
débitos créditos
Necesariamente debe tener dos
partes, una para registrar aumentos y otra para registrar disminuciones.
La parte izquierda se la llama Debe y la parte derecha Haber.
Registrar un movimiento en el debe (expresado en unidades monetarias) se llama Débito y registrar un movimiento en el haber (expresado
en unidades monetarias) se llama Crédito
El total del debe y el haber se
denomina Sumas La diferencia entre el total del debe
y del total del haber se denomina Saldo que puede ser Deudor ( si es del lado del debe) o Acreedor ( si es del lado del haber)
Total del debe Total del haber
SALDO
DEUDOR Si el total del debe es mayor
que el haber
SALDO
ACREEDOR Si el total del
haber es mayor que el debe
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La anterior es la forma más simple de representar una cuenta, en forma de T. Como
podemos observar tiene dos lados: el de la izquierda que se llama DEBE y el de la
derecha que se llama HABER. Todas las cifras que anotemos en el debe se llaman
DÉBITOS y todas las cifras que anotemos en el haber se llaman CRÉDITOS.
Cuando lo necesitamos, podemos sumar las columnas del debe y las del haber y
sacar el SALDO. Si la suma de la columna del debe da mayor que la suma de la
columna del haber, obtenemos por diferencia un SALDO DEUDOR. Si la suma de
la columna del haber da mayor que la suma de la columna del debe, obtenemos por
diferencia un SALDO ACREEDOR
AUMENTOS Y DISMINUCIONES EN LAS CUENTAS:
Del concepto incorporado en el punto anterior, se desprende que la forma en que la
técnica contable utiliza las cuentas es el método de la partida doble, que se basa
en la ecuación patrimonial expuesta:
ACTIVO + PÉRDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS
Las cuentas que representan elementos patrimoniales son:
CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS DE PASIVO
CUENTAS DE PATRIMONIO NETO
Las cuentas que representan elementos de resultado son:
CUENTAS DE PÉRDIDA
CUENTAS DE GANANCIA
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En cada una de las cuentas anteriores vamos a anotar aumentos y disminuciones
que se realizarán en distinto sentido de acuerdo al lado dónde se hallan ubicadas
las cuentas en la igualdad contable.
Repetimos el gráfico de la ubicación de las distintas cuentas, para analizar
claramente el lugar dónde se anotan los aumentos y disminuciones de las cuentas,
dependiendo de su clasificación:
ACTIVO + PERDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS
Debe Cuentas de Activo Haber Debe Cuentas de Pasivo Haber
Aumentos Disminuciones Disminuciones Aumentos
Debe Cuentas de P.N. Haber
Disminuciones Aumentos
Debe Cuentas de pérdida Haber Debe Cuentas de ganancia Haber
Aumentos Disminuciones Disminuciones Aumentos
Las cuentas de ACTIVO representan bienes o derechos a recibir que podemos
ejemplificar en el gráfico siguiente:
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BIENES DERECHOS
A RECIBIR
DINERO
A RECIBIR
OTROS BIENES
A RECIBIR
SERVICIOS
Caja
Mercaderías
Muebles y útiles Rodados
Marcas Comerciales
Deudores por venta
Documentos a cobrar
Anticipo a
proveedores
(Nos da derecho a
recibir la
mercadería)
Alquileres pagados
por anticipado
(Nos da derecho usar
el local por los meses
pagados por
anticipado)
Las cuentas de PASIVO representan obligaciones de dar (dinero, otros bienes o servicios) que ejemplificamos en el gráfico que sigue:
OBLIGACIONES
DE ENTREGAR DINERO DE ENTREGAR OTROS
BIENES
DE ENTREGAR
SERVICIOS
Proveedores
Documentos a pagar
Anticipo de clientes
(Nos obliga a entregar la
mercadería)
Alquileres cobrados por
anticipado
(Nos obliga a ceder el uso del
local por los meses cobrados
por anticipado)
Toda empresa debe tener un orden metódico de todas las cuentas que utiliza para
el procesamiento de los datos; dicho ordenamiento es realizado - por medio de una
codificación que puede ser: numérica, alfabética, etc. – por un plan de cuentas
Este plan de cuentas debidamente codificado y acompañado de su
correspondiente Manual de Cuentas, ofrece grandes ventajas:
Flexibilidad para la modificación e incorporación de nuevas cuentas.
Obtener la información que brindan las cuentas.
Permite preparar la información contable.
El Manual de cuentas que dijimos acompaña el plan de cuentas sirve como
instrumento explicativo para el manejo de las cuentas que incluye el plan. Realiza
una descripción del significado de cada cuenta, donde se anotan sus aumentos y
disminuciones, y el significado del saldo que le corresponde.
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El siguiente cuadro presenta los distintos tipos de elementos y las clases de cuentas
que los representan con sus respectivas anotaciones en el debe y en el haber:
ELEMENTOS CLASES DE CUENTAS Anotamos en el
DEBE
Anotamos en el
HABER
ELEMENTOS ACTIVO
Saldo inicial Los aumentos
Las
disminuciones
PASIVO
Las
disminuciones
Saldo Inicial Los aumentos
PATRIMONIALES PATRIMONIO
NETO
Las
disminuciones
Saldo Inicial Los aumentos
ELEMENTOS
DE
PÉRDIDAS
Los aumentos
Las
disminuciones
RESULTADO
GANANCIAS
Las
disminuciones
Los aumentos
REGISTROS CONTABLES:
Los entes necesitan registrar sus operaciones, para
realizar el procesamiento de datos, en libros de
contabilidad. Los registros contables son libros dónde se
asientan las operaciones, que se extraen de los
comprobantes que las respaldan.
Los registros que puede utilizar una empresa son tantos
como considere necesarios para desarrollar su actividad y
para sus necesidades de información, pero hay tres cuya
existencia es necesaria y fundamental para el
procesamiento de datos y que graficamos a continuación:
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LIBROS
LIBRO DIARIO
CONTABLES
LIBRO INVENTARIO
Y BALANCES
OBLIGATORIOS (según el Código de
Comercio)
PRINCIPALES
LIBRO MAYOR
OPTATIVO
Estos libros obligatorios deben cumplir con los requisitos legales establecidos para
su uso (de acuerdo al Código de Comercio y las leyes que lo modifican y
complementan) y que presentamos a continuación.
La Ley de Sociedades Comerciales (19.550 y su modificatoria 22.903), ante el
avance en el uso de medios mecánicos y electrónicos, establece en su Art. 61:
“Podrá prescindirse de las formalidades impuestas por el art. 53 del Código
de Comercio para llevar los libros, en la medida que la autoridad de control o
el Registro Público de Comercio autoricen la sustitución de los mismos por
(soportes distintos al papel) ordenadores, medios mecánicos o magnéticos,
salvo el de Inventarios y Balances.”
REQUISITOS (Art. 53 del Código de Comercio)
ENCUADERNADOS: Libros sin hojas sueltas FOLIADOS: Páginas numeradas correlativamente RUBRICADOS: Autorizados por los organismos correspondientes
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El organismo que autoriza su aplicación es la Inspección General de justicia de la
Ciudad de Buenos Aires y las Direcciones de Personas Jurídicas de cada Provincia.
REGISTROS CONTABLES EN EL LIBRO DIARIO:
Uno de los libros en el que se asientan las operaciones del ente es el Libro Diario.
El Libro Diario es un registro obligatorio (según el Código de Comercio) en el que
todo comerciante debe registrar en forma sistemática y cronológica los actos
económicos que realiza. Este registro cronológico, que puede efectuarse
diariamente o por registro global de las operaciones por períodos de tiempo que no
superen el mes, se denomina asiento.
Cada asiento se realiza a través de débitos (anotaciones en el debe) y créditos
(anotaciones en el haber) en una o varias cuentas, de acuerdo a las reglas de
registro del gráfico de aumentos y disminuciones de cuentas.
Cada registro puede ser un asiento simple (interviene sólo una cuenta debitada y
una sola cuenta acreditada) o bien un asiento compuesto (con una o varias cuentas
debitadas y una o varias cuentas acreditadas)
El siguiente es el modelo de registro en un Libro Diario de dos columnas (debe y
haber): Podemos observar que tiene una columna para asentar la fecha de registro,
una columna intermedia dónde se colocan las cuentas (como mínimo dos) y las
columnas del debe y del haber para asentar los importes correspondientes:
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MODELO DE LIBRO DIARIO:
REGISTROS CONTABLES EN EL LIBRO MAYOR:
Ya hemos asentado la operación en el libro Diario (considerando el punto anterior)
ahora debemos registrar los movimientos en las cuentas afectadas en el libro
Mayor.
El Libro Mayor no es un registro obligatorio (según el Código de Comercio) pero
es, en la práctica, de aplicación tan necesaria como el Diario. Es un registro auxiliar
pero se lo considera fundamental por la información que brinda.
En el Mayor se reúnen todos los débitos y créditos de cada cuenta en particular que
se haya asentado en el Diario.
Permite obtener información de cada cuenta sobre: sus aumentos y disminuciones y
el saldo que resulta de la diferencia entre las sumas del debe y del haber. Al cerrar
un ejercicio contable permite la preparación del Balance de Sumas y Saldos.
Los siguientes son los modelos de Libros mayores que corresponden al asiento
realizado en el libro Diario del punto anterior:
ENERO
01/01
Mercaderías
Proveedores
Según factura Nº…. de compra de mercaderías al proveedor LL
DEBE
10.000
HABER
10.000
Registramos en el libro Diario la
siguiente operación:
01/01- Se adquieren mercaderías
por $ 10.000, quedan pendientes de
pago con el proveedor
Registramos un aumento de activo
en Mercaderías (cuenta de activo) y
un aumento de pasivo en
Proveedores (cuenta de pasivo)
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MODELO DE LIBRO MAYOR: (Siguiendo el ejemplo anterior)
Cuenta: Mercaderías FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
DEUDOR SALDO
ACREEDOR
01/01 Compra según factura Nº … 10.000 10.000
Cuenta: Proveedores FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
DEUDOR SALDO
ACREEDOR
01/01 Compra según factura Nº … en cuenta corriente con el
proveedor
10.000 10.000
Una vez registradas todas las operaciones que realiza la empresa durante un
período, que denominamos ejercicio contable, en los Libros contables DIARIO y
MAYOR, se procede a tomar cada una de las cuentas utilizadas y sumar el DEBE y
el HABER y sacar el saldo de las mismas.
Los siguientes gráficos muestran los mismos registros en los libros mayores de las
cuentas en forma simplificada, representados por una T que muestran las dos
columnas (debe y haber) con algunos aumentos o disminuciones (a modo de
ejemplo). En las mismas vemos como se obtiene las sumas y los saldos.
Los siguientes gráficos muestran los mismos registros en los libros mayores de las cuentas en forma simplificada, representados por una T que muestran las dos columnas (debe y haber) con algunos aumentos o disminuciones (a modo de ejemplo). En las mismas vemos como se obtiene las sumas y los saldos.
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Ejemplos: En las dos cuentas siguientes representamos supuestos aumentos y disminuciones para poder determinar sumas y saldos. SUMAS
SALDOS
Esta forma de presentar los mayores es una síntesis (de los libros mayores mostrados anteriormente) de sus dos columnas principales: Debe y Haber, determinando las Sumas y el Saldo debajo de las mismas trazando una raya.
En el ejemplo anterior vemos dos cuentas en las que se realizan aumentos y
disminuciones: Mercaderías (cuenta de activo) y Proveedores (cuenta de pasivo).
La utilidad que brindan, como elemento de información, es que si alguien
preguntara en la empresa ¿Cuánto tengo de mercaderías? Y ¿cuánto le debo al
proveedor?… Las respuestas me la brindan el saldo de esos mayores: Tengo de
mercaderías $ 9.000 y debo al proveedor $ 11.000.
REGISTROS CONTABLES EN EL LIBRO INVENTARIO Y BALANCES:
Se inicia este libro con una descripción detallada del patrimonio del comerciante al
iniciar su actividad (Inventario inicial), informando luego anualmente el balance de
su giro con todos sus rubros y cuentas.
OTROS LIBROS: Existen otros libros específicos que no forman parte del proceso contable,
pero son obligatorios en virtud de normas impositivas u otros organismos: Ej: Libros IVA,
Registros Laborales, Libros de Actas de Asambleas.
D MERCADERÍAS H
10.000 5.000
3.000 1.000 2.000
15.000 6.000
9.000
D PROVEDORES H
5.000 2.000
10.000 8.000
7.000 18.000
11.000