AUDITOR LÍDER INTERNO EN SISTEMAS DE CALIDAD

ISO-19011:2002 ISO-19011:2002

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Objetivo

Al terminar el curso, los participantes conocerán el papel que juega el auditor líder dentro de la administración y la realización de auditorías a Sistemas de Gestión de la Calidad, así como la competencia que requieren.

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Contenido Introducción Definiciones Repaso de la norma ISO 9001:2000 con

enfoque de auditoría Competencia del auditor líder Gestión de un programa de auditoría Actividades de la auditoría

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Introducción Un sistema de calidad necesita de

verificaciones periódicas para asegurar su buen funcionamiento y efectividad.

Los auditores de calidad juegan un papel importante en dichas verificaciones y en el logro del cumplimiento con requisitos.

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Objetivos de la Auditoría

Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del S.G.C. con requisitos especificados, incluyendo los regulatorios.

Determinar la efectividad del S.G.C. Encontrar oportunidades para mejorar el

S.G.C.

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Beneficios de las auditorías

Ayudan a implementar, mantener y mejorar el S.G.C.

Se incrementa la auto confianza del personal.

Se conoce el estado que guarda el sistema de calidad.

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Principios de la Auditoría

A) PRINCIPIOS DE LOS AUDITORES.

Conducta ética .- El fundamento de la profesionalidad.

Presentación ecuánime.- La obligación de informar con veracidad y exactitud.

Debido cuidado profesional.- La aplicación de diligencia y juicio al auditar.

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Principios de la Auditoría

B) PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA

Independencia.- La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

Enfoque basado en la evidencia.- El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

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Definiciones

CALIDAD.- Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

AUDITORÍA.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de la auditoría.

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Definiciones

Nota.- Las auditorías se pueden clasificar en: Internas

de primera parte, se realizan por ,o en nombre de la propia organización para la revisión de la dirección y con otros fines internos como auto declaración de conformidad.

Externas de segunda parte por cliente u otras partes interesadas en

la organización de tercera parte , por organizaciones auditoras

independientes y externas, tales como las certificadoras.

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Definiciones

Alcance de la auditoría.- Extensión y límites de una auditoría.

Evidencia de la auditoría.- Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Criterios de auditoría.- Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

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Definiciones

Hallazgos de la auditoría.- Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría.

Conclusiones de la auditoría.- Resultado de una auditoría proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Auditor.- Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

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La norma ISO 9001:2000

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Requisitos de ISO 9001:2000

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales

Identificar secuencia e interacción entre procesos

4.2 Requisitos de la documentación Procedimientos documentados de control de

documentos, control de registros y un manual de calidad

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5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la dirección

registros de las revisiones

Requisitos de ISO 9001:2000

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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos humanos

Registros de competencia del personal, incluyendo de experiencia, capacitación, escolaridad y habilidades

6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

Requisitos de ISO 9001:2000

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7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto

Pueden usarse planes de calidad

7.2 Procesos relacionados con el cliente Registros de los resultados de la revisión de requisitos

y de acciones tomadas

7.3 Diseño y desarrollo Registros de elementos de entrada, revisiones,

verificación, validación y cambios

Requisitos de ISO 9001:2000

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7.4 Compras Registros de evaluación de proveedores y acciones

7.5 Producción y prestación del servicio Registros de validación de procesos, de identificación

única del producto y de productos propiedad del cliente inadecuados

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición

Registros de resultados de calibración y verificación

Requisitos de ISO 9001:2000

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8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medición

Procedimiento documentado de auditorías Registro de resultados de auditorías internas Registros de conformidad de los productos

8.3 Control del producto no conforme Procedimiento documentado Registros del producto no conforme

Requisitos de ISO 9001:2000

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8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

Procedimiento documentado de acción correctiva Registro de acciones correctivas tomadas Procedimiento documentado de acción preventiva Registro de acciones preventivas tomadas

Requisitos de ISO 9001:2000

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Ejercicio.-Evidencias de la auditoría Para el requisito de la norma ISO 9001:2000 que

indique el instructor, elabore una lista de las evidencias de cumplimiento que un auditor podría encontrar.

Ejemplo, para el requisito 4.2.3 se podría encontrar entre otras evidencias: Una lista maestra de documentos del SGC Un sello de “documento obsoleto” Un procedimiento para el control de documentos Procedimientos firmados por quienes los aprueban Documentos disponibles a los usuarios Etc.

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Competencia del auditor líder

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Clasificación del Auditor

Auditor.- Persona con la competencia para realizar una auditoría.

Experto técnico.- Persona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor.

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Clasificación del Auditor

Equipo auditor.- Uno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario.

Un auditor del equipo auditor se designa como jefe o auditor líder.

El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

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Concepto de competencia

CalidadConocimientos y habilidadesespecíficos decalidad.

Medio AmbienteConocimientos y habilidadesespecíficos demedio ambiente.

Conocimientos y habilidades

genéricos

Educación Experiencia enauditorías

Formación como auditor

Experiencialaboral

Cualidades personales

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COMPETENCIA DEL AUDITOR LIDER

Cualidades personales Conocimientos y habilidades Educación (formación académica) Experiencia laboral Formación de auditor Experiencia en auditorías

Competencia.- Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

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Cualidades Personales

Tener cualidades que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoría tales como:

Ético De mentalidad abierta Diplomático Observador Perceptivo Versátil Tenaz Decidido Seguro de sí mismo Liderazgo

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Liderazgo

Algunas características de los líderes son: Empático Visionario Perseverante Íntegro Espíritu de servicio Otras

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Conocimientos y habilidades

A) Tanto para auditores como para auditor líder Aplicar principios, procedimientos y técnicas

de auditoría. Conocer los documentos de referencia y del

sistema de gestión. Entender las situaciones de la organización. Conocer legislación y reglamentos aplicables.

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Conocimientos y habilidades

Métodos y técnicas relativos a la calidad (terminología, fundamentos, técnicas estadísticas y otros)

Productos, servicios y procesos operativos

Además para el auditor líder : Liderazgo para administrar el proceso de

auditoría.

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Educación, Formación y Experiencia

Tanto para el auditor como para el líder,a) Completar formación académica suficienteb) Tener experiencia laboral (técnica, de gestión o

profesional)c) Formación como auditor ( conocimientos y habilidades en

auditoría )d) Experiencia en auditorías

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Educación, Formación y Experiencia

Para el líder del equipo auditor, experiencia adicional en auditorías

Se sugieren 20 días de auditoría como auditor bajo la supervisión de un auditor líder, en los dos últimos años.

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Ejemplo de nivel de competencia

Una empresa podría requerir para contratar a un Auditor líder lo siguiente: Educación.- Preparatoria terminada. Experiencia laboral general.- Cinco años ( puede ser menos si el nivel de educación es mayor). Experiencia laboral en gestión de calidad.- Al menos dos de los cinco años. Formación como auditor.- 40 horas de capacitación en auditoría y temas relacionados. Experiencia en auditoría.- Cuatro auditorías completas con un total de 20 días o más como auditor bajo la supervisión de un auditor líder o jefe dentro de los últimos tres años.

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Ejercicio

Determine el nivel de competencia que solicitarían en su organización para un auditor líder.

Indique cuáles son las evidencias que podrían demostrar dicha competencia.

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Mantenimiento y Mejora de la Competencia

Desarrollo profesional continuo Ejemplo, cursos de capacitación, asistencia a reuniones y congresos

Mantenimiento de la capacidad Continua participación en auditorías

La evaluación de los auditores debería ser al inicio, durante la selección de auditores y en la actuación continua

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Evaluación del auditor y del auditor líder

1) Identificar conocimientos y habilidades requeridos para el programa de la auditoría.

2) Establecer los criterios de evaluación.

3) Seleccionar el método de evaluación adecuado.

4) Realizar la evaluación.Algunos métodos de evaluación son: revisión de

registros, entrevistas, observación y examen.

5) Reevaluar la competencia en forma periódica

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Gestión de un programa de auditorías

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Gestión de un Programa de Auditorías

GENERALIDADES. Un programa de auditoría es el conjunto de una o

más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.

Con frecuencia el auditor líder es la autoridad para el programa de auditorías.

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preparación del calendario de auditorías evaluación de auditores selección de equipos auditores conducción de actividades de auditoría conservación de registros

objetivos y amplitud responsabilidades recursos procedimientos

seguimiento y revisión identificación de la necesidad de acciones correctivas y preventivas identificación de oportunidades de mejora

Establecimiento del programa de auditoría

Implementación del programa de auditoría

Seguimiento y revisión del programa

Competencia y evaluación de los auditores

Actividades deauditoría

Mejora del programade auditoría

Actuar

Planificar

Hacer

Verificar

GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Autoridad para el programa de auditoría

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Objetivos y amplitud de un Programa de Auditoría

Objetivos. Tomar en cuenta prioridades, intenciones comerciales,

requisitos del sistema y otros requisitos.

Amplitud. La extensión puede variar y estará influenciada por el

tamaño, la naturaleza, la complejidad de la organización y otros factores.

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Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa

Responsabilidades.- Asignar la responsabilidad de la gestión de un programa a un auditor líder.

Recursos.- identificar los recursos financieros necesarios para el programa de la auditoría.

Procedimientos.- los procedimientos del programa de auditorías deberán incluir entre otros, planificación de auditorías, selección de auditores y sus funciones, el proceso de la auditoría, el registro y el seguimiento

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Implementación del Programa de Auditoría

La responsabilidad del auditor líder incluye : Comunicación del programa Coordinación y calendarización Evaluación de auditores Selección de auditores Asegurar recursos necesarios Asegurar realización, según programa Control de los registros de la auditoría Revisión , aprobación y distribución de los informes Asegurarse del seguimiento de la auditoría

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“Formato Prograna de la Auditoria Interna”

Observaciones: Pág. 2 de 3

c.c. para Director General

Empresa : Servicios Especiales S.A.

Objetivo :

Alcance :Periodo : Ene-Dic 2006

No. 01-06

Tipo de auditoria

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov

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Registros del Programa de Auditoría

Se deberían mantener los siguientes registros como evidencias, Registros de auditoría individuales (planes,

informes de no conformidades y otros). Resultados de la revisión del programa. Registros del personal auditor (evaluaciones,

formación, mantenimiento de la competencia y otros ).

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Seguimiento y revisión del Programa de Auditoría

Seguimiento y revisión del programa de auditoría para asegurar si se han cumplido los objetivos y para oportunidades de mejora. Reportar a la dirección.

Usar indicadores como,conformidad con los programas y calendarios, retroalimentación de clientes.

Tomar acciones para mejorar el programa de auditoría.

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Actividades de la auditoría

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Actividades de la auditoría

Inicio de la auditoría Revisión de la documentación Preparación de la auditoría in situ Ejecución de la auditoría Informe de la auditoría Terminación de la auditoría Seguimiento de la auditoría

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El inicio de la Auditoría EL AUDITOR LIDER DEBERÁ : Designar el equipo auditor Definir objetivo, alcance y

criterios de la auditoría Determinar viabilidad Seleccionar equipo auditor Establecer contactos iniciales

con el auditado

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Revisión de la Documentación

Revisión de los documentos pertinentes del

sistema de gestión de calidad incluyendo

registros y determinación de su adecuación con

respecto a los criterios de auditoría.

Las fallas en la documentación deberían

arreglarse antes de la auditoría en sitio.

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Preparación de las actividades de Auditoría en sitio

El auditor líder prepara el plan de auditoría: Objetivos, criterios, alcance, fechas, lugares, tiempo estimado responsabilidades y distribución

El auditor líder asigna las tareas al equipo auditor

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Ejercicio de preparación para la auditoría

En equipos de 4 personas, elaboren un plan de auditoría para auditar la empresa de alguno de ustedes considerando dos día de auditoría bajo ISO 9001:2000,que incluya todos los requisitos, áreas y niveles de jerarquía. Deberán participar de 3 a 4 auditores, incluyendo el auditor líder.

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Preparación de las actividades de Auditoría en sitio Preparación de los documentos de trabajo

con el uso de herramientas de apoyo, ejemplos : Listas de verificación Diagramas de árbol (6 M´s) Diagramas de tortuga (PEPSU) Diagramas de sol Ciclo PHVA Diagramas de flujo

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Ejemplo de Lista de Comprobación

Requisito Pregunta o tema Cumple

Si- No

Hallazgo

4.2.3 Solicitar el procedimiento documentado para el control de los documentos

¿ Se realizan revisiones y actualizaciones a los documentos cuando es necesario?

¿ Se revisa que los documentos sean adecuados y se aprueban antes de su emisión ?

¿ Los documentos están disponibles en los puntos de uso ? ( verificar en varias áreas )

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Ejercicio, herramientas para la auditoría

Equipo 1 .- Elaborar una lista de verificación para auditar un requisito de la norma por equipo (del requisito 4 al 8)

Si es preciso utilice algún diagrama como herramienta auxiliar.

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Realización de la Auditoría en sitio (1)

Reunión de apertura Comunicación durante la auditoría

( entre auditores y con el auditado) Funciones y responsabilidades

de guías y observadores

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Ejercicio reunión de apertura

En equipos, preparar una agenda para la reunión de apertura. Algunos temas para la reunión de apertura son: Presentación del equipo auditor Agradecimiento Preguntar limitaciones de acceso Revisión del plan de auditoría Aclaración de dudas Confirmar junta de cierre

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Realización de la Auditoría en sitio (2)

Recopilación y verificación de la información Reunir información verificable, por muestreo

(diversos métodos) Evaluar la evidencia contra los criterios de la

auditoría. Generación de hallazgos de la auditoría Pueden indicar conformidad o no

conformidad. Registrar Las no conformidades pueden clasificarse

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Técnicas de auditoría

Revisión documental Entrevista personal Rastreo Punto profundo o microcosmos Por procesos

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Ejercicio, identificación de no conformidades

Resuelve los casos que te de el instructor identificando para cada uno de ellos, si se trata de una no conformidad o no, indicando además cual es el requisito de la norma que se está incumpliendo.

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Realización de la Auditoría en sitio (3)

Preparación de las conclusiones El equipo auditor se reúne para

revisar hallazgos y conclusiones Se pueden clasificar las no

conformidades En caso de duda, el auditor líder

toma la decisión final Reunión de cierre

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Reunión de cierre

El auditor líder comunica los hallazgos y conclusiones de la auditoría

Guía para la junta de cierre: Hablar con autoridad Escuchar cuidadosamente Vigilar el lenguaje corporal Controlar la junta

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Redacción de la no conformidad

Las no conformidades se deben redactar de manera clara y concisa.

La redacción debería incluir: Descripción de lo que solicita el criterio Incumplimiento encontrado Detalles tales como número de lote, área, fecha,

número de folio, cliente u otros aplicables.

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Informe de la Auditoría

El auditor líder prepara el informe final. Contenido : alcance, objetivos, miembros del

equipo auditor, representantes del auditado, fechas de auditoría, organización auditada, criterios de la auditoría, hallazgos, conclusiones, lista de distribución.

Aprobación y distribución del informe de auditoría.

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Ejercicio, el informe final

Redactar al menos dos de las no conformidades identificadas en el ejercicio de “casos”

En equipos de 3 a 5 personas, preparar el informe final de la auditoría, considerando las no conformidades identificadas.

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Cierre

La auditoría se considera cerrada cuando se concluyó con el plan y cuando se ha entregado el informe correspondiente.

El responsable del área auditada deberá proponer y asegurar que se tomen acciones correctivas.

En auditorías internas, el auditor puede dar sugerencias pero no asumir responsabilidad sobre las acciones a tomar.

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Seguimiento

Es común que después de un tiempo razonable, loas auditores verifiquen si se tomaron las acciones propuestas y si fueron eficaces.

Esto se hace a través de una auditoría de seguimiento.

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Terminación de la Auditoría

Conservación de los registros ( definir ) Información confidencial Finalización

Cuando se realizan todas

las actividades del plan

auditoría.

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Seguimiento de la Auditoría

El personal directivo responsable del área, debe proponer y llevar a cabo acciones correctivas, preventivas y de mejora oportunamente sobre las conclusiones de la auditoría. Estas acciones no son parte de la auditoría pero

pueden formar parte de una auditoría posterior. El auditor líder debería verificar que se hayan

cerrado todas las no conformidades.

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Bibliografía NMX-CC-9000-IMNC-2000 / ISO 9000:2000

sistemas de gestión de la calidad – fundamentos y vocabulario

NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 sistemas de gestión de la calidad – requisitos

ISO 19011:2002 directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental

Página web www.iso.ch The Process Auditing Techniques Guide – J.P.

Rusell. USA 2003- ASQ Quality Press

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AGRADECEMOS SU ASISTENCIA AL CURSO