TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO.

ARCHIVO

Concepto, Objetivo, Finalidad, Clases.

PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO

Principio, Usos generales del sistema alfabético, numérico, cronológico, Procedimiento general para archivar. Procedimiento general para consultar.

SISTEMA ALFABÉTICO

Nombre de personas naturales, Nombres de razones o firmas sociales

NOMINATIVO

Reglas para ordenar nombres de personas naturales. Reglas para ordenar nombres de razones o firmas sociales. Pasos para el archivo de documentos.

SISTEMA NUMERICO Normas para consultar el archivo, referencia cruzada. Concepto, usos, ventajas, desventajas, aplicaciones.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL Redacción de la comunicación comercial

Redacción de Mensajes sociales

DESARROLLO DE LOS TEMAS.

1. ARCHIVO

ConceptoObjetivoFinalidadClases

2. PRINCIPIO DE ORDENAMIEINTO PRINCIPIO: Es la base, el fundamento, origen, razón fundamental

sobre la cual se procede, discurriendo en cualquier materia.Principio de ordenamiento Es la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas tarjetas etc. Utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico.

USOS GENERALESa. USOS DEL SISTEMA ALFABETICO:

1. En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida2. En los departamentos de investigaciones científicas, donde la

documentación es solicitada por áreas o temas.3. Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para

sus asuntos profesionales, sociales o personales.4. Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan

sus operaciones por medio geográficos, sucursales, regionales etc.

5. En las empresas en general, para la correspondencia de sus clientes.

b. USOS DEL SISTEMA NUMERICO1. En las instituciones bancarias y de seguros2. En las instituciones docentes, parra las hojas de vida3. En las oficinas de abogados, para los expedientes4. En las clínicas, hospitales, para las historias clínicas5. Y en general, para la facturación, contratos, pedidos, etc.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVARPara archivar los documentos debemos seguir el siguiente procedimiento:a. INSPECCIONAR: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable

revisar todos los documentos. Puesto que se encuentran documentos que equivocadamente se han colocado para archivar

b. CLASIFICAR: Después de una minuciosa inspección de documentos se determina el nombre, número o fecha, bajo la cual se organizaran los documentos que se van a archivar y se hacen grupos homogéneos

c. MARCAR. Una vez definida la forma de clasificación de la documentación, se subraya el nombre, número o fecha por la cual se organizará el documento

d. DISTRIBUIR. La documentación que se ha marcado se separa por grupos de acuerdo a lo subrayado. Luego se ordenan dentro de cada grupo los documentos siguiendo un orden cronológico ascendente

e. ARCHIVAR. Finalmente se colocan los documentos en el legajo de la carpeta correspondiente

SUGERENCIAS.

Quite los ganchos y clips de todos los documentos que van a archivar Alinee y cuadre bien los documentos Perfore los papeles adecuadamente. Haga un patrón como guía para

toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla Archive siempre en orden cronológico(sistema indirecto) Ubíquese siempre cerca dl archivador Al archivar saque legajo por legajo, no todos al tiempo

Establezca la disciplina de archivar diariamente El archivo debe permanecer al día No abra más de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo

gabinete. No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta,

especialmente de las inferiores; esto podría causar un accidente.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONSULTAR

Los documentos se guardan y se conservan en determinado orden, principalmente para localizarlos rápidamente. Para que la búsqueda sea rápida tenga en cuenta:

a. Determine el nombre, número o fecha correspondiente al documento a buscarb. Imagine el nombre, número o fecha escritoc. Determine la primera unidadd. Localice la guía principal (Letra, número o fecha)e. Localice la subguía si la hayf. Busque la carpetag. Saque el legajo de la carpetah. Localice el legajo dentro de la carpetai. Coloque una señal en este sitio y entregue al interesadoj. Haga firmar la guía de Afuera o de seguimientok. Coloque la guía de afuera de donde retiro el documentol. haga firmar la guía de afuera o de seguimientom. coloque la guía de afuera en el archivador correspondiente

CLASES DE ARCHIVOS

Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico.

ARCHIVO ALFABÉTICO.   

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

Se basa en secuencia alfabéticaEs directo 

Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes. 

Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte

tiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.

GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después   de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados   alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar.

EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.

REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS(ARCHIVO ALFABÉTICO)

1. REGLAEl nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

EJEMPLOS:NOMBRE DE PILA:                 APELLIDOS:

    Ernesto Humberto                       Amaya Cabrera                   María Elena                                 Gómez Deras

    SE ARCHIVA:    Amaya Cabrera, Ernesto Humberto    Gómez Deras, María Elena                                 

2. REGLASi antes del apellido aparece una inicial se toma...

Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.Reglas a seguir:1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espínola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

ARCHIVO CRONOLÓGICO.   

Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas indican, año, mes y día.

ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.

ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

 A R C H I V O G E O G R Á F I C OINTRODUCCION

No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos; también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la correspondencia de su clientela; y es así como por medio de mapas, rutas, etc., la empresa se vuelve cada día más eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y proveedores.Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudiante de archivo conocer el sistema alfabético geográfico por cuanto se basa en el alfabético nominativo que ya domina.

CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.2) En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.3) En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.4) En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma:

a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero:

Puede ser:

a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.b)Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3) Un mapa, una guía, un viso control, etc.:

Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

La guía alfabética

(1) La guía del país(3) la subguia de ciudad(4) la carpeta individual del cliente(5) la carpeta de varios

F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.

2) organización del tarjetero auxiliar

Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.

Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:

Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal, que puede ser en Colombia el departamento de

BOLIVAR

enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es

CARTAGENA

luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo

UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA

finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.

c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque solo consta de:

GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principalCARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.

d. Distribuir

Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.

e. Archivar

Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.LegajoAmericana de eventos

NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO

La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:

a. Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:

b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:

c. Localice la guía del país al cual pertenece:

d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:

e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:

f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL

1. REDACCION COMERCIAL Y DE OTROS DOCUMENTOS. En el siguiente link encuentra información para leer y tener en cuenta en este tema.

http://www.slideshare.net/carmenqr/redaccion-comercial

2. REDACCION DE MENSAJES SOCIALES:

MENSAJE SOCIAL:

 Mensaje utilizado para estrechar en amistad y buena voluntad a grupos laborales. Características: Todos estos mensajes están orientados a crear buena voluntad, por eso deben distinguirse por su:

Sinceridad Cordialidad Oportunidad Empatía

Por la función que desempeñan, estos mensajes se suelen enviar en tarjetas o esquelas, con estilo bloque. El sobre español o sobre social es el más indicado. Al aumentar el grado de amistad y confianza, el mensaje electrónico es buena alternativa. Planeamiento de la carta social: Como el objetivo fundamental de estas cartas es promoverla amistad y ganar voluntad, su planeamiento debe realizarse en ese sentido. Para mejorar disposición de las ideas se pueden emplear dos enfoques: el directo o el indirecto, según el que más convenga.Enfoque Directo Enfoque Indirecto

 1. bosquejo2. secuencia de Planeamiento:3. b o r r a d o r4. c o n t r o l d e c a l i d a d5. borrador mejorado

consulte1. Memorándum 2. Curriculum3. La resolución.

TALLER DE FINALIZACION: PARA NOTA FINAL NOVENO

I. DEFINA 1. Que es archivo y cuales es su finalidad?2. Cuáles son las clases de archivo

II. EJERCICIO PRACTICO 1 Elabore por el sistema alfabético nominativo(organice el siguiente archivo en una gaveta teniendo en cuenta instrucciones) http://html.rincondelvago.com/organizacion-de-archivos-de-oficina-tecnica.htmlLe copio modelo de una gaveta, no tenga en cuenta la numeración que tiene la imagen

La editorial Centromericana S:A desea organizar las hojas de vida de su personal, entre los que se encuentran vinculados:Ana Elvira Cantillo Restrepo c.c. NO. 20.580.788Ana María Cantillo Restrepo c.c. NO. 22.258.980Ana María Cantillo Restrepo C.C.NO. 37.210.800Genaro Díaz Granados Jiménez C.C.NO. 3.569.000 Rosmira Mc Allister de Pérez c.c.No. 32.980.710Juan Victor Mata Ballesteros c.c.No. 5.700.917Roberto Ricardo Alfonso c.c.No. 3.790.210Dr, Jaime Posada Rovira c.c.No. 7.456.980Arq. Raimundo Sojo Mira c.c.No. 6.431.976

Instrucciones para la elaboración del ejercicio.1. marque la palabra de orden2. determine las guías3. Establezca el orden prioritario de los nombres4. Elabore el ejercicio (determine el índice

(Determine carpetas (Determine guías

Por ejemplo al marcar la palabra de orden, queda el nombre organizadoCANTILLO Restrepo, Ana Elvira (20.580.788) CCANTILLO Restrepo, Ana María (22.258.980) CCANTILLO Restrepo Ana María (37.2110.800 CDIAZ-GRANADOS Jiménez, Genaro (3.569000) DETC…….. M

MRPS

III. EJERCICIOPRACTICO 2 La Empresa Distribuidora Americana S:A desea organizar su archivo de clientes, entre los que se encuentran los que se citan a continuación:Urbanización El Estoril,Comité de arroceros del HuilaAsociación de Juventudes católicasInstituto Nacional de Recreación y DeporteAlmacén el Labriego & Cía.Restaurante los 3 AmigosHospital la MisericordiaBoutique 5ª AvenidaNotaria 8ªNotaria 32Banco Nacional de cafeterosFloristería de Andrés CuervoTextiles A.B.C.

NOTA ELABORE LA ACTIVIDAD Y PRESENTELA EN SU CARPETA DEBIDAMENTE MARCADA Y CION CARATULA Y LOS DEMAS ARCHIVOS AL DIA. JUEVES 14 DE JUNIO.