UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ...€¦ · saber reconocer entre las cosas...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO, EN LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA, EN LA EMPRESA

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A,

UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO EN EL PERÍODO 2015 -2016.

AUTOR:

VÍCTOR HUGO JURADO PUCHI

[email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR

PÚBLICO AUTORIZADO.

DIRECTOR:

DR. JAIME RAMIRO FREIRE HIDALGO

[email protected]

QUITO, DM. MARZO 2016

ii

Jurado Puchi, Víctor Hugo (2016). Propuesta para el Mejoramiento, en la

Gestión Administrativa Financiera, en la Empresa Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A, ubicada en la ciudad de Quito en el período 2015-

2016, Trabajo de Investigación para optar al título de Ingeniero en

Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado Carrera

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE 120 p.

iii

DEDICATORIA.

Quiero dedicar este presente trabajo a mi Familia, a mis Padres Mariana y Gonzalo

a mis herman@s Soraya y Christian ya que han sido el pilar fundamental

en mi vida quienes han sabido inculcarme valores que han hecho de

mí una persona responsable y decidida en mis tareas diarias,

ayudándome con la culminación de mi carrera Universitaria.

A mis hermosas hijas Victoria y Camila que son el regalo más grande

que me ha podido dar mi Mujer Carolina que con su amor, su apoyo y

por ser el motor en mi vida que con su comprensión y dulzura en estos años

han logrado forjar mi camino, les doy gracias; este esfuerzo más que mío es suyo.

Todos han sido mi principal motivación para luchar cada día, agradezco por

haber nacido en esta familia que sin lugar a duda si me tocaría

volver a nacer, pidiera tener otra vida junto a ustedes.

Gracias por sus Bendiciones.

Víctor Hugo Jurado P.

iv

AGRADECIMIENTO.

A ti Papito Dios y a ti mi Virgen Santísima del Quinche, por darme sabiduría,

salud y guiarme siempre por el buen camino, por llenarme de bendiciones para

saber reconocer entre las cosas buenas y malas.

Agradezco a toda mi familia, por su apoyo incondicional y estar presente en cada

paso que doy día a día.

Un agradecimiento al Dr. Jaime Freire por ser la guía en el desarrollo de mi tesis e

impartir sus conocimientos que se ven reflejados en este trabajo.

A la Universidad Central del Ecuador por haberme dado la oportunidad de

formarme en esta prestigiosa Facultad y Carrera, permitiéndome ser un excelente

profesional.

Víctor Hugo Jurado P.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Yo, VÍCTOR HUGO JURADO PUCHI en calidad de Autor del Trabajo de Investigación

realizado sobre la “PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO, EN LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA, EN LA EMPRESA INVERSIONES Y NEGOCIOS

TURÍSTICOS AMARANTA S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO EN EL

PERÍODO 2015-2016” por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen, o de pate de los que contiene

esta obra con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán videntes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 30 de Marzo de 2016

Víctor Hugo Jurado Puchi

C.C. 172060792-6

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA. .............................................................................................................................. iii

AGRADECIMIENTO. ...................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv

ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1. LA EMPRESA ...................................................................................................................... 2

1.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 2

1.2. Aspectos generales de la empresa ......................................................................................... 3

1.2.1. Reseña Histórica de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A ................................ 3

1.2.2. Misión .................................................................................................................................... 5

1.2.3. Visión .................................................................................................................................... 5

1.2.4. Políticas ................................................................................................................................. 6

1.2.4.1. Política empresarial ............................................................................................................... 6

1.2.4.2. Política no discriminación ..................................................................................................... 6

1.2.4.3. Política de Responsabilidad Social ........................................................................................ 7

1.2.4.4. Política de precios de Inversiones y Negocios Turísticos Amarant S.A ............................... 8

1.2.4.5. Política de no aceptación de trabajo infantil de inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A ........................................................................................................................ 8

1.2.5. Objetivos de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A ........................................... 9

1.2.5.1. Objetivo General ................................................................................................................... 9

1.2.5.2. Objetivos Específicos ............................................................................................................ 9

1.2.6. Organigrama .......................................................................................................................... 9

1.2.6.1. Organigrama Estructural ....................................................................................................... 9

1.2.7. Base legal ............................................................................................................................ 10

1.2.7.1. Compañía anónima .............................................................................................................. 10

1.2.8. Organismos de control ......................................................................................................... 12

1.2.8.1. Servicios de Rentas Internas ................................................................................................ 12

1.2.8.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .......................................................................... 13

1.2.8.3. Superintendencia de Compañías y Valores ......................................................................... 13

1.2.8.4. Ministerio del Trabajo ......................................................................................................... 14

ix

1.2.8.5. Ministerio de Salud Pública. ............................................................................................... 14

1.2.8.6. Instituto Nacional de Higiene y Medicina Tropical ‘‘Leopoldo Izquieta Pérez’’ ............. 15

1.2.8.7. Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico - Quito Turismo. ........... 15

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 16

2. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................................... 16

2.1. Análisis Externo .................................................................................................................. 16

2.1.1. Producto Interno Bruto ........................................................................................................ 16

2.1.2. Tasa de Interés ..................................................................................................................... 17

2.1.3. Tasa Pasiva .......................................................................................................................... 18

2.1.4. Inflación .............................................................................................................................. 18

2.1.5. Riesgo País .......................................................................................................................... 19

2.1.6. Factor Político ..................................................................................................................... 20

2.2. Factor Social ........................................................................................................................ 21

2.2.1. Población Económicamente Activa (PEA) ......................................................................... 21

2.2.2. Tasa de Desempleo .............................................................................................................. 21

2.2.3. Índices de Pobreza ............................................................................................................... 22

2.3. Factor Tecnológico .............................................................................................................. 23

2.4. Micro Ambiente .................................................................................................................. 23

2.4.1. Clientes ................................................................................................................................ 23

2.4.2. Proveedores ......................................................................................................................... 26

2.4.3. Competencia ........................................................................................................................ 27

2.5. Análisis Interno ................................................................................................................... 28

2.5.1. Planificación ........................................................................................................................ 29

2.5.2. Organización ....................................................................................................................... 31

2.5.3. Dirección ............................................................................................................................. 34

2.5.4. Control ................................................................................................................................. 36

2.6. Hoja de Trabajo FODA ....................................................................................................... 38

2.7. Matriz FODA ...................................................................................................................... 38

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 40

3. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA ADMINISTRACIÓN ......................................... 40

3.1. Definiciones de Administración .......................................................................................... 40

3.2. Importancia .......................................................................................................................... 40

3.3. Objetivos de la Administración ........................................................................................... 41

3.4. Proceso Administrativo ....................................................................................................... 41

3.4.1. Planificación ........................................................................................................................ 42

3.4.2. Organización ....................................................................................................................... 43

3.4.3. Dirección ............................................................................................................................. 44

x

3.4.4. Control ................................................................................................................................. 45

3.5. Conceptos Básicos ............................................................................................................... 46

3.5.1. COSO II (ERM) Evalúa el Riesgo ...................................................................................... 46

3.5.2. Definición del COSO II – ERM .......................................................................................... 46

3.6. Organigramas ...................................................................................................................... 47

3.6.1. Definiciones......................................................................................................................... 47

3.6.2. Características de los Organigramas ................................................................................... 47

3.6.3. Clasificación de los Organigramas ...................................................................................... 47

3.7. Proceso Financiero .............................................................................................................. 49

3.8. Diseño de procedimientos ................................................................................................... 49

3.8.1. Definición ............................................................................................................................ 49

3.8.2. Importancia .......................................................................................................................... 50

3.8.3. Contenido de los Procedimientos ........................................................................................ 50

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 52

4. PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO, EN LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA EN LA EMPRESA INVERSIONES Y

NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE

QUITO EN EL PERÍODO 2015-2016 ................................................................................ 52

4.1. Propuesta administrativa financiera para la empresa Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A ..................................................................................................... 52

4.2. Objetivos ............................................................................................................................. 52

4.2.1. Objetivo general .................................................................................................................. 52

4.2.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 52

4.3. Propuesta en la Organización Financiera ............................................................................ 54

Requerimiento del Personal .......................................................................................................... 58

Selección .......................................................................................................................................... 59

4.3.1. Servicios Administrativos. .................................................................................................. 69

4.3.2. Sistema Contable ............................................................................................................... 114

4.3.3. Bodega ............................................................................................................................... 116

CAPITULO V ................................................................................................................................ 117

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 117

5.1. Conclusiones. .................................................................................................................... 117

5.2. Recomendaciones .............................................................................................................. 118

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 119

xi

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Fachada ............................................................................................................................. 2

Figura 1.2 Pent-house ......................................................................................................................... 3

Figura 1.3 Letrero .............................................................................................................................. 4

Figura 1.4 Misión ............................................................................................................................... 5

Figura 1.5 Visión ................................................................................................................................ 5

Figura 1.6 Políticas ............................................................................................................................. 6

Figura 1.7 Política no Discriminación ................................................................................................ 6

Figura 1.8 Política de Responsabilidad Social ................................................................................... 7

Figura 1.9 Política de Precios. ............................................................................................................ 8

Figura 1.10 Políticas ........................................................................................................................... 8

Figura 1.11 Organigrama Estructural ............................................................................................... 10

Figura 1.12 Superintendencia de Compañías .................................................................................. 11

Figura 1.13 Servicios de Rentas Internas ......................................................................................... 12

Figura 1.14 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .................................................................... 13

Figura 1.15 Superintendencia de Compañías y Valores. ................................................................. 13

Figura 1.16 Ministerio del Trabajo. ................................................................................................. 14

Figura 1.17 Ministerio de Salud Pública .......................................................................................... 14

Figura 1.18 Ministerio de Salud Pública .......................................................................................... 15

Figura 1.19 Empresa Pública Metropolitana De Gestión de Destino Turístico - Quito

Turismo ............................................................................................................................... 15

Figura 2.1 Producto Interno Bruto ................................................................................................... 17

Figura 2.2 Inflación .......................................................................................................................... 19

Figura 2.3 Índice de Pobreza. ........................................................................................................... 22

Figura 2.4 ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una empresa con la que es

fácil hacer negocios? ........................................................................................................... 24

Figura 2.5 ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A A cumple con sus expectativas

al momento de adquirir los servicios? ................................................................................ 24

Figura 2.6 ¿Los bienes o servicios adquiridos a Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta

S.A fueron entregados en los tiempos previstos? .............................................................. 25

Figura 2.7 ¿Los clientes son atendidos de forma oportuna y ágil? .................................................. 25

Figura 2.8 ¿Una cotización de venta es compromiso de compra? ................................................... 26

Figura 2.9 ¿Realiza cotizaciones previas a la venta de servicios a Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A? ................................................................................................... 27

Figura 2.10 ¿Qué tiempo se encuentran en el mercado Hotelero? ................................................... 28

Figura 2.11 ¿Qué tipo de publicidad utiliza para promocionar sus servicios? ................................. 28

xii

Figura 2.12 ¿Inversiones Y Negocios Turísticos Amaranta S.A cuenta con un sistema de

control de los inventarios? ................................................................................................... 29

Figura 2.13 ¿Qué grado de importancia tienen los servicios dentro de la empresa? ........................ 30

Figura 2.14 ¿La adquisición de bienes/servicios son autorizados por el gerente general con

una orden? ........................................................................................................................... 30

Figura 2.15 ¿Cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios? ............................... 31

Figura 2.16 ¿Existen estrategias de abastecimientos de inventarios? .............................................. 31

Figura 2.17 ¿Existen procedimientos para la adquisición de inventarios? ....................................... 32

Figura 2.18 ¿Sus empleados conocen misión y visión de su empresa? ............................................ 32

Figura 2.19 ¿Las políticas de facturación, como los lineamientos y demás ordenanzas

impuestas por el fisco están en pleno conocimiento del departamento de Ventas? ............ 33

Figura 2.20 ¿Existen informes actualizados de la Facturación diaria para efecto de

analizar las ventas y manejo de los mismos? ..................................................................... 33

Figura 2.21 ¿La Dirección procura el mantenimiento de un clima organizacional

adecuado? ............................................................................................................................ 34

Figura 2.22 ¿Existe exigencia de la Dirección para que se identifiquen y evalúen los riesgos

que puedan perjudicar el logro de objetivos? ...................................................................... 35

Figura 2.23 ¿Se exige el cumplimiento de plazos para la presentación de la información

financiera? ........................................................................................................................... 35

Figura 2.24 ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados? ................................. 36

Figura 2.25 ¿Existe un control adecuado a las entradas y salidas de sus inventarios? ..................... 36

Figura 2.26 ¿Existe un control adecuado en los Comprobantes de Abono para el momento de

Facturar se pueda cruzar dichos Abonos con los Saldos? ................................................... 37

Figura 4.1 Nuevo Organigrama Estructural. .................................................................................... 55

Figura 4.2 Funciones Colaborador Recursos Humanos .................................................................. 57

Figura 4.3 Contratación del Personal ............................................................................................... 58

Figura 4.4 Contrato de trabajo .......................................................................................................... 62

Figura 4.5 Legalización Contrato de trabajo .................................................................................... 63

Figura 4.6 Aviso de entrada ............................................................................................................. 64

Figura 4.7 Reglamento interno de inversiones ................................................................................. 66

Figura 4.8 Nómina ........................................................................................................................... 67

Figura 4.9 Nómina 2 ........................................................................................................................ 67

Figura 4.10 Rol de pagos.................................................................................................................. 68

Figura 4.11 Tarjeta de control del personal ...................................................................................... 68

Figura 4.12 Políticas Generales Apart Hotela Amaranta S.A .......................................................... 71

Figura 4.13 Procedimiento para el registro de creación de la cuenta caja chica .............................. 91

Figura 4.14 Procedimiento para el registro de reposición de caja chica .......................................... 93

xiii

Figura 4.15 Reposición de Caja Chica ............................................................................................. 94

Figura 4.16 Tarjeta de registro cliente ............................................................................................. 96

Figura 4.17 Gestión de cobro cartera vencida .................................................................................. 98

Figura 4.18 Abono de clientes.......................................................................................................... 99

Figura 4.19 Comprobante de venta o factura ................................................................................. 100

Figura 4.20 Reporte diario de ventas ............................................................................................. 101

Figura 4.21 Carta de presentación .................................................................................................. 103

Figura 4.22 Cotización. .................................................................................................................. 104

Figura 4.23 Verificación de datos en Facturas ............................................................................... 105

Figura 4.24 Verificación de valores en Facturas ............................................................................ 106

Figura 4.25 Comprobante de Retención ......................................................................................... 107

Figura 4.26 Políticas Proveedores .................................................................................................. 112

Figura 4.27 Comprobante de egreso .............................................................................................. 113

Figura 4.28 Factura de gastos ......................................................................................................... 115

Figura 4.29 Archivo General .......................................................................................................... 115

Figura 4.30 Reporte de Inventarios ................................................................................................ 116

xiv

RESUMEN EJECUTIVO

TEMA: “PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO, EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA, EN LA EMPRESA INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA

S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO EN EL PERÍODO 2015-2016”

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A. es una empresa ecuatoriana dedicada a la

prestación de servicios de hospedaje-estadía, restaurante y servicio de catering a personas

nacionales y extranjeras, está ubicada en la ciudad de Quito, se encuentra en el mercado nacional

desde el año 1975.

Se plantea realizar el mejoramiento a la gestión administrativa puesto que durante todo este tiempo

se han mantenido unas políticas internas tradicionales tanto administrativas como financieras, e

incluso no existen políticas vigentes para ciertas áreas, lo que ha dado como resultado no cumplir

con los objetivos generales de la entidad.

El principal objetivo es realizar, implantar y ejecutar políticas y procedimientos para todo el

personal involucrado en las áreas de trabajo, donde cada integrante conozca las actividades a

desarrollar en su puesto de trabajo, así como obtener información real, oportuna y confiable para la

toma de decisiones.

Se espera que estos cambios aumenten la productividad, eficiencia y eficacia a corto plazo y a largo

plazo, mejorar la rentabilidad de la entidad, la de sus socios y accionistas y posicionarse en el

mercado turístico nacional.

PALABRAS CLAVE:

PROPUESTA

MEJORAMIENTO

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

xv

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

La empresa Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A , se dedica a prestar servicios de

hospedaje-estadía, restaurante y servicio de catering, se encuentra ubicada en la ciudad de Quito, la

misma que está en funcionamiento desde el año de 1975 por lo que a medida que ha pasado el

tiempo se ha encontrado una deficiencia en cada proceso que se ha venido trabajando por lo que se

propone implementar mejores herramientas con las cuales se tenga una ayuda al momento de

ejecutar cada proceso determinado, en cual intervengan varios análisis.

La herramienta indispensable para establecer una mejor supervisión, control y análisis es

implementar políticas en las cuales se detalle las funciones de cada servidor encargado de la

función designada.

Primer Capítulo: Se trataron temas referentes a los aspectos generales de la organización, con el fin

de tener una visión amplia de la empresa y conocer su actividad económica y los organismos de

control que tiene a fin la empresa.

Segundo Capítulo: En este capítulo los temas referentes tratados es el análisis situacional de la

empresa tanto factores internos como externos, dando como resultado una Matriz FODA esto para

obtener las amenazas, debilidades y vulnerabilidades.

Tercer Capítulo: Se trataron temas como los aspectos conceptuales de la administración, definición

de procesos, la organización, organigramas, definición de control interno, en general los objetivos y

procedimientos de las áreas vulnerables tanto administrativas como financieras.

Cuarto Capítulo: Se logra conocer la situación en la que la empresa está actualmente y a la

situación que quiera llegar, proponiendo las medidas necesarias con herramientas útiles que nos

pueda entregar información oportuna y creando un ambiente organizacional óptimo para la toma de

decisiones de la alta gerencia como es en cada una de las áreas analizadas, como son las siguientes:

Área de Recursos Humanos, Servicios Administrativos, Sistema Contable, Tesorería, Bodega.

Quinto Capítulo: Conclusiones y Recomendaciones.

2

CAPÍTULO I

1. LA EMPRESA

1.1. Antecedentes

Figura 1.1 Fachada

En: (aparthotelamaranta, 2016)

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una empresa ecuatoriana constituida en el año

de 1975, dedicada a la prestación de servicios de hospedaje-estadía-restaurante, servicio de

catering.

Cuenta con personal altamente calificado y con mucha experiencia en el medio, a fin de ofrecer los

servicios para el turista nacional y extranjero, se ofrecen servicios que superan las expectativas de

los clientes, a través de una atención personalizada con los más altos estándares de calidad.

Maneja una amplia cartera de empresas de guías de turismo para que sus clientes puedan disfrutar

de los paisajes más relevantes de la ciudad de Quito.

El giro del negocio de la empresa Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A se centra en la

prestación de servicios como:

Estadía - Hospedaje

Restaurante

3

Bar

Servicio a la Habitación

Salón de Eventos

Centro Informático

Los beneficios de la empresa Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A son:

Brindar al huésped la mayor tranquilidad en su estadía.

Personal capacitado para ofrecer servicios personalizados a cada cliente.

Hotel de Primera Categoría.

Figura 1.2 Pent-house


Para abarcar una mayor participación del mercado Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta

S.A, se mantiene como un Hotel de Primera Categoría, certificado por la Cámara de Quito

Turismo del Distrito Metropolitano.

1.2. Aspectos generales de la empresa

1.2.1. Reseña Histórica de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A

“Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una compañía ecuatoriana constituida en la

ciudad de Quito el doce de marzo de mil novecientos setenta y cinco bajo la nominación de

Compañía Anónima, ante el Dr. Gualberto Pánchez Jerez Notario Vigésimo Noveno el veinticinco

de noviembre del mismo año. Teniendo como objeto social la prestación de servicios que sean

lícitos y permitidos por la ley ecuatoriana siendo estos:

4

Figura 1.3 Letrero


a) Brindar hospedaje a Turistas locales y extranjeros.

b) Brindar servicios en la sala de eventos en temas dirigidos al ámbito de la actividad

mercantil Por intermedio de terceros, a prestar servicios de alojamiento en sus múltiples

habitaciones alojando a 5 personas por cada una de ellas contando con un espacio físico de

25 habitaciones y 3 pent-house.

Para el cumplimiento de su objeto social la compañía podrá ejecutar toda clases de actos y

contratos permitidos por la ley, con personas jurídicos o naturales, nacionales o extranjeras; además

la compañías no se dedicara a actividades que tengan que ver con el sistema financiero y la ley de

mercado de valores ni actividades relacionadas con la ley de Vigilancia y Seguridad Privada.

El capital social es de veinte mil dólares de los Estados Unidos de América (US$20,000.00),

dividido en cien (100) acciones, con un valor nominal de doscientos dólares (US $200.00) De los

Estados Unidos de América.”

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A lleva en el mercado ecuatoriano cuarenta años,

sus objetivos principales se basan en la rentabilidad del negocio crecimiento de su participación en

el mercado del turismo.

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A está conformada con servicios de alta calidad en

el “Sector Hotelero”, asegurando la satisfacción del cliente, sus principales clientes se basan en la

buena atención y hospedaje brindado por el personal calificado en cada una de las áreas.

5

1.2.2. Misión

Figura 1.4 Misión


Brinda una hospitalidad destacada en el país y del mundo entero: la opción preferida tanto de los

huéspedes como de los miembros del equipo y los propietarios.

1.2.3. Visión

Figura 1.5 Visión


Hacer que sus clientes nacionales y extranjeros sientan la luz y la calidez de la hospitalidad.

6

1.2.4. Políticas

1.2.4.1. Política empresarial

Figura 1.6 Políticas


Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A. es una empresa ecuatoriana que inició sus

actividades en el año 1975 para brindar servicios a la industria hotelera con los más altos estándares

de calidad, para ello cumple con las normas establecidas en la legislación ecuatoriana vigente.

Buscar siempre de la excelencia y la satisfacción del cliente tanto nacional como extranjero.

La estrategia empresarial de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A no solo se enfoca la

competitividad, satisfacción del cliente y rentabilidad sino también en el ámbito social y desarrollo

sostenible

1.2.4.2. Política no discriminación

Figura 1.7 Política no Discriminación


7

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una empresa que promueve un ambiente

responsable y respetuoso de trabajo, que busca continuamente la igualdad en la condiciones,

comprometida con las personas a eliminar todo acto de discriminación y de violencia, fomentar el

respeto a la individualidad, diversidad y a la igualdad de oportunidades.

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A se compromete a trabajar constantemente en

promover un buen ambiente de trabajo.

1.2.4.3. Política de Responsabilidad Social

Figura 1.8 Política de Responsabilidad Social


Nuestro compromiso.

“Buscar el desarrollo sostenible que garantice el bienestar de la sociedad presente y futura, es por

esto que trabajamos arduamente y se ve reflejado como un valor agregado en las actividades

diarias que desempañamos. Nos hemos enfocado en tres pilares fundamentales para alcanzar un

equilibrio responsable:

8

1.2.4.4. Política de precios de Inversiones y Negocios Turísticos Amarant S.A

Figura 1.9 Política de Precios.


“Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S. aplicará su política por un periodo de 1 año y la

forma de establecer esta será previo acuerdo con el cliente y basado en:

Fijación de un solo precio.

Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A ofrecerá a todos los clientes el mismo precio por

el mismo servicio en circunstancias similares.

1.2.4.5. Política de no aceptación de trabajo infantil de inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A

Figura 1.10 Políticas


9

“El trabajo infantil es una violación de los derechos humanos fundamentales, habiéndose

comprobado que entorpece el desarrollo de los niños, y que potencialmente les produce daños

físicos y psicológicos para toda la vida. Basados en nuestros principios éticos y morales prohibimos

y rechazamos el trabajo infantil.

Es una obligación para todos los que hacemos Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A

denunciar el trabajo infantil de cualquier clase.

Es importante considerar que el desacato de esta declaratoria esta considera como una falta grave y

puede llegar no solo a ser causal de despido sino ser remitidos a las autoridades pertinentes para el

procedimiento que la ley dictamine.”

1.2.5. Objetivos de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A

1.2.5.1. Objetivo General

Proveer los servicios de alta calidad para el sector turístico hotelero ofreciendo una atención

personaliza a nuestros clientes logrando la captación del mercado nacional cumpliendo los

estándares de calidad y responsabilidad social.

1.2.5.2. Objetivos Específicos

Obtener una alta rentabilidad mediante la prestación de servicios que cumplan las

exigencias de nuestros clientes.

Lograr un crecimiento sostenido mediante la captación y expansión del mercado nacional

a través de la implementación de estrategias que permita al cliente tener una mejor visión

de cómo trabaja la empresa y que servicios ofrece.

1.2.6. Organigrama

1.2.6.1. Organigrama Estructural

La segregación de funciones de la empresa y los niveles jerárquicos se encuentran descritos en el

siguiente organigrama estructural:

10

Figura 1.11 Organigrama Estructural

1.2.7. Base legal

1.2.7.1. Compañía anónima

La Ley de Compañías en su Artículo 143 manifiesta: " La sociedad anónima es una compañía cuyo

capital, dividido en acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que

responden únicamente hasta el monto de sus acciones. La denominación de esta compañía deberá

contener la indicación de compañía anónima o “sociedad anónima“, o las correspondientes siglas.

(Superintendencia de Compañias., 1999)

Junta General de Accionistas

Gerencia General

Departamento Financiero

Departamento de Facturación

Recursos Humanos

11

Figura 1.12 Superintendencia de Compañías

En: (Superintendencia de Compañias., 1999)

12

1.2.8. Organismos de control

Entre los principales organismos de control, se encuentran los siguientes:

1.2.8.1. Servicios de Rentas Internas

Figura 1.13 Servicios de Rentas Internas

En: (Servicios de Rentas Internas, 2015)

“Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos

establecidos por la Ley, mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de

consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento

voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes”

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A. tiene como principales

obligaciones con el servicio de rentas internas, presentar mensualmente declaraciones del IVA en el

formulario 104; retenciones en la fuente en el formulario 103 y presentación de Anexos

Transaccionales; además Declaración del Impuesto a la Renta, Nomina de accionistas. De esta

13

manera cumple con lo establecido en el Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno y su

respectivo Reglamento de Aplicación.

1.2.8.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Figura 1.14 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

En: (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)

“Tiene como principal misión proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia

laboral o sin ella, contra las contingencia de enfermedad, maternidad, riesgos de trabajo,

discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte; en los términos que consagre la Ley de Seguridad

Social.”

1.2.8.3. Superintendencia de Compañías y Valores

Figura 1.15 Superintendencia de Compañías y Valores.

En: (Superintendencia de Compañias., 1999)

“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y

económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y

liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por

la Ley.”

14

1.2.8.4. Ministerio del Trabajo

Figura 1.16 Ministerio del Trabajo.

En: (Ministerio del Trabajo, 2016)

“Ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda

laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector de la

administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las

remuneraciones del Sector Público.”

1.2.8.5. Ministerio de Salud Pública.

Figura 1.17 Ministerio de Salud Pública

En: (Ministerio de Salud Pública, 2016)

‘Tiene como misión el ejercer la Rectoría del Sistema Nacional de Salud a fin de garantizar el

derecho a la salud del pueblo ecuatoriano, por medio de la promoción y protección de la salud, de

la seguridad alimentaria, de la salud ambiental y de acceso permanente e interrumpida a servicios

de salud, conforme a los principios de equidad, universalidad, solidaridad, calidad y eficiencia.

15

1.2.8.6. Instituto Nacional de Higiene y Medicina Tropical ‘‘Leopoldo Izquieta Pérez’’

Figura 1.18 Ministerio de Salud Pública

En: (Instituto Nacional de Higiene y Medicina Tropical “Leopoldo Izquieta Perez”, 2016)

El objetivo general de este organismo es desarrollar acciones con enfoque epidemiológico de

prevención y control, procurando la innovación tecnológica que privilegie el mejoramiento de la

salud, la garantía al consumidor, el fortalecimiento de la ciencia y el desarrollo institucional.

1.2.8.7. Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico - Quito Turismo.

Figura 1.19 Empresa Pública Metropolitana De Gestión de Destino Turístico - Quito

Turismo

En: (Municipio de Quito, 2016)

La empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico – Quito Turismo, tiene como

objetivo, desarrollar y promocionar turísticamente el Distrito Metropolitano de Quito, en beneficio

del visitante local, nacional y extranjero, dando un trato de calidad y hospitalidad, con el fin de

representar y promocionar a la ciudad a nivel nacional e internacional.

16

CAPÍTULO II

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

El diagnóstico situacional es la identificación, descripción y análisis evaluativo del escenario actual

de la organización, en función de los resultados que se esperan y que fueron planteados en la

misión.

La empresa Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A. actualmente se especializa en la

prestación de servicios como es el de hospedaje- restaurante.

Además ofrece un servicio personalizado, siendo esta un táctica, para que su relación con el cliente

se fortalezca al tener una buena comunicación, ofreciendo servicios de calidad y enfatizando el

costo-beneficio de los mismos.

En el presente capítulo se presenta aspectos en los cuales Inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A se desenvuelve y es necesario conocer, a través del análisis de factores tanto

internos como externos que influyen en la empresa.

2.1. Análisis Externo

Permite ubicar a la entidad desde un punto de vista macro en un ambiente cambiante y volátil a

partir del cual podremos analizar posibles Oportunidades y Amenazas que se encuentran en el

contexto de la organización y que ejercen cierta influyen sobre la misma, conocer este entorno

facilitara la capacidad de respuesta de la institución a posibles retos o sucesos presentes y futuras.

(La Planificación Estratégica, 2013)

Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la

empresa. Estas fuerzas incluyen las demográficas, las económicas, las naturales, las tecnológicas,

las políticas y las culturales. Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no

puede ejercer ningún control.

2.1.1. Producto Interno Bruto

“El Producto Interno Bruto es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una

economía en un período determinado. EL PIB es un indicador representativo que ayuda a medir el

crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y servicios de las empresas de cada país,

17

únicamente dentro de su territorio. Este indicador es un reflejo de la competitividad de las

empresas.”

El Banco Central del Ecuador (BCE) pone a disposición de la ciudanía el cálculo del PIB por el

enfoque del ingreso. Esta información es esencial para el análisis económico, pues permite conocer

cómo se reparte entre la población la riqueza generada en el país cada año: esto es el reparto de la

riqueza nacional en salarios, ingreso del capital, entre otros.

El PIB es usado como una medida del bienestar material de una sociedad. Su cálculo se encuadra

dentro de la contabilidad nacional. Para estimarlo, se emplean varios métodos complementarios; tras

el pertinente ajuste de los resultados obtenidos en los mismos, al menos parcialmente resulta

incluida en su cálculo la economía sumergida, que se compone de la actividad económica ilegal y de

la llamada economía informal o irregular. (Banco Central del Ecuador, 2015)

Figura 2.1 Producto Interno Bruto

En: (Banco Central de Ecuador, 2015)

2.1.2. Tasa de Interés

Precio que se paga por el uso del dinero durante determinado período. Es el porcentaje de

rendimiento o costo, respecto al capital comprometido por un instrumento de deuda, de la misma

forma el precio de cualquier producto cuando hay más dinero en el mercado la tasa baja y cuando

existe escasez de dinero la tasa tiende a subir, esta tasa en el Ecuador es fijada exclusivamente por el

Banco Central del Ecuador. (Banco Central del Ecuador, 2015)

18

2.1.3. Tasa Pasiva

“La tasa pasiva o de captación, es la que pagan los intermediarios financieros a los oferentes de

recursos por el dinero captado.”

Análisis:

Durante los últimos meses la tasa de interés pasiva se ha mantenido entre un 4% y 5% de acuerdo a

las políticas implementadas por el gobierno para estabilizarlas después de la dolarización, con el fin

de que se vuelva a incentivar el ahorro en las personas y superar la crisis del 2000, con esto las

instituciones financieras generarían préstamos para impulsar el desarrollo de las empresas y

personas.

2.1.4. Inflación

“La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del Área

Urbana (IPC), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los consumidores de

estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de hogares.

Es posible calcular las tasas de variación mensual, acumuladas y anuales; estas últimas pueden ser

promedio o en deslizamiento.

Desde la perspectiva teórica, el origen del fenómeno inflacionario ha dado lugar a polémicas

inconclusas entre las diferentes escuelas de pensamiento económico. La existencia de teorías

monetarias-fiscales, en sus diversas variantes; la inflación de costos, que explica la formación de

precios de los bienes a partir del costo de los factores; los esquemas de pugna distributiva, en los

que los precios se establecen como resultado de un conflicto social (capital-trabajo); el enfoque

estructural, según el cual la inflación depende de las características específicas de la economía, de

su composición social y del modo en que se determina la política económica; la introducción de

elementos analíticos relacionados con las modalidades con que los agentes forman sus expectativas

(adaptativas, racionales, etc), constituyen el marco de la reflexión y debate sobre los determinantes

del proceso inflacionario.

Es entendido que la inflación se define como un aumento sostenido del nivel general de los precios

a través del tiempo

19

Análisis:

La inflación en el mes de abril de 2015 se ubicó en el 0,84% según el reporte del Índice de Precios

al Consumidor (IPC). Para el cuarto mes de este año, el país registra una inflación acumulada de

2,48% en comparación al 1,83% que alcanzó en abril de 2014. En ese mismo año la inflación de

abril se ubicó en el 0,30%. Asimismo, la inflación anual trepó al 4,67%.

Figura 2.2 Inflación

En: (Instituto Nacional Estadísticas y Censos., 2015)

2.1.5. Riesgo País

El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y empíricamente mediante

la aplicación de metodologías de la más variada índole: desde la utilización de índices de mercado

como el índice EMBI (Emerging Markets Bonds Index o Indicador de Bonos de Mercados

Emergentes).

El EMBI se define como un índice de bonos de mercados emergentes, el cual refleja el movimiento

en los precios de sus títulos negociados en moneda extranjera. Se la expresa como un índice o como

un margen de rentabilidad sobre aquella implícita en bonos del tesoro de los Estados Unidos”. (Club

Planeta, 2015)

Análisis:

Los últimos meses el indicador de riesgo país ha fluctuado en una media de 800 a 700 puntos

superando así el promedio de la región que está en 300 puntos los únicas países que superan a

20

Ecuador son Venezuela y Argentina, esto nos indica el riesgo para atraer inversionistas pues está en

juego la seguridad de la inversión.

En el caso de Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A. no repercute mucho este índice

porque no trabajan con un alto número de inversionistas de los pocos que invierten encuentra un

espacio con una seguridad en el mercado ya que tienen garantizada el dinero y su capacidad de

pago.

2.1.6. Factor Político

Los factores políticos que debemos considerar al estado como el ente regulador de las políticas, el

país ha pasado en su historia un sin número de sucesos que han enriquecido la actual situación

política de este país. Su gobierno es de origen democrático y como presidente actual se encuentra el

Eco. Rafael Correa Delgado quien impulso la última asamblea constituyente en donde por consulta

popular el pueblo acepto lo que la asamblea propuso, la moneda oficial es el dólar y el idioma

oficial es el español.

El presidente actual ha dado acceso a préstamos hipotecarios para vivienda de hasta quince años

plazo, es decir entres sus políticas principales están el que los ciudadanos tengan acceso a una casa

aunque es claro comprender que solo la población económicamente activa puede acceder a estos.

Con las políticas sobre impuestos de este gobierno encarece la materia prima y obliga a elevar los

precios a fin de compensar el alto costo para su producción.

Con la aprobación de la Ley Orgánica de Incentivos a la Producción y Prevención del Fraude Fiscal

publicada en el Registro Oficial el día miércoles 31 de diciembre del 2014, en la cual se establecen

reformas al Reglamento para la Aplicación de la Ley De Régimen Tributario Interno; reformas al

Reglamento para la Aplicación del Impuesto a la Salida de Divisas; reformas al Reglamento de

Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. (Servicio de Rentas

Internas, 2014)

Análisis:

Si bien el gobierno ha implementado un modelo de apoyo a las empresas pero también ha

implementado un modela de crecimiento rápido ocupando los fondos de ahorro que se habían

previsto para cuando bajara el precio del petróleo, debemos decir que el estado debe garantizar las

mejores condiciones sanas y responsables para sus ciudadanos; con la ley de los aranceles favorece

al mercado nacional y así aumentaría el consumo y la contratación de personal ecuatoriano para

21

servir a la industria local. Pero estos aranceles no afectarían a las empresas como Inversiones y

Negocios Turísticos Amaranta S.A. que trabajan con producto nacional.

2.2. Factor Social

Para definir una connotación se analizara ciertos parámetros que afectan e inciden de forma directa

e indirecta en el desarrollo social de país entre estas las más importantes son índice de empleo y

desempleo; población económicamente activa (PEA); índices de pobreza. Índices separados por

etnias poblacionales como indígenas, blancos, mestizos, afro descendientes, y en los cuales ya se

toma en cuenta a la población montubia lo que nos permitirá tener un enfoque particularizado y

global.

Una empresa no solo depende de sí misma, esta se debe a una sociedad donde están todos quienes

interactúan directa o indirectamente con esta, por lo tanto resulta importante conocer cómo se

encuentra actualmente la sociedad ya que aquí es donde se encuentran sus actuales y futuros

potenciales clientes, colaboradores, proveedores, etc. (Monografías, 2014)

2.2.1. Población Económicamente Activa (PEA)

Comprende a las personas de 10 años y más que trabajaron al menos 1 hora en la semana de

referencia o aunque no trabajaron, tuvieron trabajo (ocupados); o bien aquellas personas que no

tenían empleo pero estaban disponibles para trabajar y buscan empleo (desocupados). (Instituto

Nacional Estadísticas y Censos., 2015)

Análisis:

En el país la población económicamente activa está tomada o comprendida a partir de los 10 años

siendo esta una falta a los derechos infantiles, considerándoles como una explotación infantil ya

que los hacen trabajar en la calle en malas condiciones y a veces sin remuneración, sabiendo que

los niños a esta edad deben estar estudiando.

Como otro dato observado en grafico vemos que la desocupación ha disminuido ya que las

empresas nacionales han visto la necesidad de contratar más personal.

2.2.2. Tasa de Desempleo

Comprende a personas de 10 años y más que, en el período de referencia, presentan

simultáneamente las siguientes características:

22

Sin empleo, no estuvo ocupado la semana pasada y están disponibles para trabajar.

Buscaron trabajo o realizaron gestiones concretas para conseguir empleo o para establecer

algún negocio en las cuatro semanas anteriores.

La tasa de desempleo de una economía mide el porcentaje de personas, entre aquellas que se

encuentran en edad, capacidad y disposición de trabajar (Población Económicamente Activa o PEA)

que no pueden encontrar una ocupación. Cuando el indicador disminuye su valor, se están creando

puestos de trabajo, lo que muestra usualmente que hay una mejoría en la economía del país, mientras

que un aumento del desempleo evidencia lo contrario. (Instituto Nacional de Estadística y Censos,

2015)

Análisis:

Ecuador tiene la tasa de desempleo más baja de América Latina con un 4% a 6%, produciendo este

un indicador muy importante para combatir la reducción de la pobreza y mejorar la condición de

vida a los habitantes.

Con la vinculación de nuevos empleados Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A ha

contribuido con el país y a la reducción de la pobreza haciendo que un hogar mejore su condición

de vida.

2.2.3. Índices de Pobreza

Es el cociente entre el total de la población pobre y la población total. La pobreza por ingresos es

sinónimo de carencia y privación, que limita a una persona para alcanzar un mínimo nivel de vida.

(Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)

Figura 2.3 Índice de Pobreza.

23

Análisis:

Analizando el gráfico podemos decir que la pobreza global en el Ecuador se ha reducido

notablemente, debemos considerar que todo esto gracias al crecimiento económico y productivo

que se genera en el país, creando más plazas de empleo así se incrementa la producción de las

empresas y a su vez sus ventas.

2.3. Factor Tecnológico

El Gobierno de la Revolución Ciudadana apoya una inversión en ciencia y tecnología que bordea los

70 millones de dólares en el período 2010–2014 la investigación se concentrará en áreas específicas

como salud, energía y territorio, sin descuidar las demás áreas prioritarias para el desarrollo

regional, con la articulación entre los diferentes actores mediante redes que permitan integrar

distintas universidades, proyectos y profesionales de la investigación científica y tecnológica.

(Harrington, 2012)

Análisis:

En el grafico se observa como el uso de la tecnología ha crecido en los hogares esto nos da una

amplia visión de cuan necesario es el uso de la tecnología no solo en los hogares sino también en el

sistema educativo, empresas ya que con el acceso al internet se puede conector con todo el mundo

y hacer que en educación los niños y jóvenes estén al día con el uso de este factor, es así como el

gobierno está creando las escuelas del milenio, universidades de última tecnología e innovación

como lo es Yachay.

2.4. Micro Ambiente

“Conjunto de factores en el entorno inmediato de una empresa que influyen en la capacidad de esta

para servir a sus clientes, es decir a la propia compañía, sus intermediarios, sus mercados meta, los

competidores y los públicos que atiende”. (Monografías, 2014)

2.4.1. Clientes

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A. tiene como objeto principal

brindar servicios de alta calidad en el sector Hotelero. La empresa cuenta únicamente con los

siguientes clientes que son entidades privadas como: TRIBOILGAS - G4S – EMBAJADA

FEDERAL DE RUSIA, entre otros.

24

Y como clientes públicos tenesmos los siguientes;

ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL

CASA DE CULTURA ECUATORIANA

FISCALÍA GENERAL DEL ESTADO

SENPLADES ZONA SIERRA, COSTA AMAZONIA E INSULAR.

BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

Los resultados arrojados de las encuestas aplicadas son los siguientes:

1. ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una empresa con la que es fácil hacer

negocios?

Alternativas Porcentaje

SI 90%

NO 10%

Figura 2.4 ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A es una empresa con la que es

fácil hacer negocios?

Análisis: Como podemos apreciar existe un 90% que dicen que es fácil hacer negocios con la

empresa mientras que un 10% dice lo contrario, por lo cual habría que analizar mecanismos de

evaluación respecto a las negociaciones; por lo tanto tiene una connotación de: Oportunidad

2. ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A A cumple con sus expectativas al

momento de adquirir los servicios?


SI 80%

NO 20%

Figura 2.5 ¿Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A A cumple con sus

expectativas al momento de adquirir los servicios?

25

Análisis: en el grafico podemos apreciar que la aceptación de los bienes/servicios es favorable

mientras que no podemos olvidar el 20% lo cual empuja a la empresa a mejorar su calidad de

servicio; por lo tanto tiene una connotación de: Oportunidad

3. ¿Los bienes o servicios adquiridos a INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS

AMARANTA S.A fueron entregados en los tiempos previstos?


SI 90%

NO 10%

Figura 2.6 ¿Los bienes o servicios adquiridos a Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta

S.A fueron entregados en los tiempos previstos?

Análisis: El tiempo es un factor determinante y que muchas veces puede llegar a limitar las

posibilidades de entrega inmediata, independiente o lo que la empresa lo oferte; existe un alto

grado de satisfacción del cliente respecto al tiempo por lo tanto existe un grado de connotación de:

Oportunidad

1. ¿Los clientes son atendidos de forma oportuna y ágil?


SI 90%

NO 10%

Figura 2.7 ¿Los clientes son atendidos de forma oportuna y ágil?

Análisis: El 90% de nuestros proveedores tienen una atención oportuna y ágil lo cual es bueno para

la empresa para las negociaciones correspondientes sin imprevistos; por lo cual esto se considera

como una Oportunidad

90%

10%

Porcentaje

SI

NO

90%

10%

Porcentaje

SI

NO

26

2. ¿Una cotización de venta es compromiso de compra?


SI 20%

NO 80%

Figura 2.8 ¿Una cotización de venta es compromiso de compra?

Análisis: Como se puede observar en el grafico el 80% de nuestros proveedores realizan

cotizaciones sin compromiso a venta, lo cual es favorable ya que nos permite realizar un análisis y

escoger entre varia cotizaciones por lo cual esta significa una Oportunidad.

2.4.2. Proveedores

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A cuenta con proveedores

nacionales, siendo estos los más importantes:

COMPAÑÍA PRONACNOR

CERVECERÍA NACIONAL

DINADEC

THE TESALIA SPRING COMPANY

TEXTILES SAN PEDRO

PULPY ECUADOR

COMPAÑÍA DE PRODUCTOS QUÍMICOS ECUADOR

CORPORACIÓN LA FAVORITA


20%

80%

Porcentaje

SI

NO

27

1. ¿Realiza cotizaciones previas a la venta de servicios a INVERSIONES Y NEGOCIOS

TURÍSTICOS AMARANTA S.A?

2. Alternativas Porcentaje

SI 90%

NO 10%

Figura 2.9 ¿Realiza cotizaciones previas a la venta de servicios a Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A?

Análisis: Se observa que nuestros proveedores en un 90% nos realizan las cotizaciones respectivas

sobre bienes y servicios con lo empresa puede hacer un respectivo análisis antes de la adquisición

del mismo; por lo cual esto se considera una Oportunidad

2.4.3. Competencia

Las principales competencias de INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A

consideradas en la actualidad son:

APART HOTEL GALAXY SUITES

HOTEL SHERATON

HOTEL HILTON COLON

HOTEL 6 DE DICIEMBRE

HOTEL TAMBO REAL

HOTEL PORTAL DE CANTUNA

HOTEL PLAZA DE LAS AMERICAS


90%

10%

Porcentaje

SI

NO

28

1. ¿Qué tiempo se encuentran en el mercado Hotelero?


1 a 5 años 20%

5 a 10 años 10%

10 o más años 70%

Figura 2.10 ¿Qué tiempo se encuentran en el mercado Hotelero?

Análisis: El tiempo de funcionamiento de una empresa es esencial por la experiencia que posee en

la rama lo cual 70% de antigüedad de nuestra competencia representa una Oportunidad

2. ¿Qué tipo de publicidad utiliza para promocionar sus servicios?


Internet 6

Vía Telefónica 1

Anuncios en Periódicos 3

Figura 2.11 ¿Qué tipo de publicidad utiliza para promocionar sus servicios?

Análisis: La competencia utilizada un 60% el internet como medio de publicidad de sus productos

mientras que la vía telefónica y los anuncios en periódicos no son muy ocupados para fines

publicitarios lo cual como empresa nos permite realizar un estudio de cómo realizar publicidad en

otros tipo de redes de comunicación y lo que significa una Oportunidad.

2.5. Análisis Interno

Es el estudio de todas los factores que influyen de manera directa en una organización, factores que

la organización puede controlar y mediante los cuales se pretende alcanzar un fin deseado, están

determinados desde una perspectiva interna por lo tanto representan y determinan las Fortalezas y

Debilidades, para establecer una connotación se ha realizado una encuesta a los directivos de

20%

10%

70%

Porcentaje

1 a 5 años

5 a 10 años

10 o más años

60% 10%

30%

Porcentaje

Internet

Vía Telefónica

Anuncios enPeriódicos

29

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A, que incluye el personal de

apoyo técnico y coordinadores, quienes medirán las capacidades internas de la institución para el

mejor funcionamiento de las instalaciones.

2.5.1. Planificación

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para

alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a

hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La

planeación trata de crear un futuro deseado. (Chiavenato I. , 1989)

En la empresa INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A encontramos las

siguientes fortalezas y debilidades en relación a la planificación como proceso administrativo las

que se describen a continuación previa el análisis de las encuestas realizadas:


1. ¿INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A cuenta con un sistema

de control de los inventarios?


SI 0%

NO 100%

Figura 2.12 ¿Inversiones Y Negocios Turísticos Amaranta S.A cuenta con un sistema de

control de los inventarios?

Análisis: La empresa no cuenta con un sistema de control de inventarios por lo cual es necesario

realizar un estudio de cómo se podría implementar dicho sistema por lo cual esto representa una

Debilidad

0%

100%

Porcentaje

SI

NO

30

2. ¿Qué grado de importancia tienen los servicios dentro de la empresa?


Alto 80%

Medio 20%

Bajo 0%

Figura 2.13 ¿Qué grado de importancia tienen los servicios dentro de la empresa?

Análisis: Los Bienes-servicios tienen un 80% de importancia en la ejecución de procedimientos ya

que son el factor fundamental dentro del movimiento de la empresa por lo cual esto significa una

Fortaleza

3. ¿La adquisición de bienes/servicios son autorizados por el gerente general con una orden?


SI 90%

NO 10%

Figura 2.14 ¿La adquisición de bienes/servicios son autorizados por el gerente general con

una orden?

Análisis: Como se observa en el grafico el 90% en la adquisición de bienes y servicios son

autorizados con su respectiva orden lo cual esto es de gran importancia para tener el conocimiento

de que no mas se está comprando en un determinado tiempo; y esto significa para la empresa una

Fortaleza.

80%

20% 0%

Porcentaje

Alto

Medio

Bajo

90%

10%

Porcentaje

SI

NO

31

5. ¿Cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios?


SI 10%

NO 90%

Figura 2.15 ¿Cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios?

Análisis: El porcentaje muestra que el personal con el que cuenta la empresa no son los adecuados

para este tipo de actividad; por lo cual esto resulta para la empresa una Debilidad.

6. ¿Existen estrategias de abastecimientos de inventarios?


SI 30%

NO 70%

Figura 2.16 ¿Existen estrategias de abastecimientos de inventarios?

Análisis: Como se observa que no cuentan estrategias suficientes al momento de abastecer los

inventarios el 70% nos indica que se debería implementar estrategias específicas hacia los

inventarios para tener una buena planificación al momento de solicitarlos tanto entrantes como

salientes y existencias esto para conocer en si lo que se dispone lo cual significa una Debilidad

2.5.2. Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es

establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se

20%

80%

Porcentaje

SI

NO

30%

70%

Porcentaje

SI

NO

32

determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y

coordinando las actividades y suministrando los recursos. (Reyes, 2011)


siguientes fortalezas y debilidades en relación a la Organización como proceso administrativo las

que se describen a continuación previa el análisis de las encuestas realizadas:

1. ¿Existen procedimientos para la adquisición de inventarios?


SI 20%

NO 80%

Figura 2.17 ¿Existen procedimientos para la adquisición de inventarios?

Análisis: El 80% nos refleja que no existen procedimientos para la adquisición de inventarios y

esto implica que debe haber una buena organización referente al tema antes mencionado dentro de

la empresa; lo cual significa una Debilidad

1. ¿Sus empleados conocen misión y visión de su empresa?


SI 90%

NO 10%

Figura 2.18 ¿Sus empleados conocen misión y visión de su empresa?

20%

80%

Porcentaje

SI

NO

90%

10%

Porcentaje

SI

NO

33

Análisis: Como podemos apreciar entre el 90% de los miembros que conocen la misión y visión de

su empresa, es necesario establecer una medida específica sobre las personas que desconocen del

tema por lo tanto este factor tiene una connotación de: Fortaleza

2. ¿Las políticas de facturación, como los lineamientos y demás ordenanzas impuestas por el

fisco están en pleno conocimiento del departamento de Ventas?

Figura 2.19 ¿Las políticas de facturación, como los lineamientos y demás ordenanzas

impuestas por el fisco están en pleno conocimiento del departamento de Ventas?

Análisis: Las políticas no se encuentran definidas para el manejo de facturación como se observa

con el 10%, por lo cual se debe realizar análisis y saber en lo que se está fallando y ya que esto

significa una Fortaleza

3. ¿Existen informes actualizados de la Facturación diaria para efecto de analizar las ventas

y manejo de los mismos?


SI 80%

NO 20%

Figura 2.20 ¿Existen informes actualizados de la Facturación diaria para efecto de analizar

las ventas y manejo de los mismos?


SI 90%

NO 10% 30%

70%

Porcentaje

SI

NO

40%

60%

Porcentaje

SI

NO

34

Análisis: Si existen informes actualizados llamados REPORTES DIARIOS DE VENTAS en los

cuales se detalla las ventas a CRÉDITO y CONTADO y por lo cual significa una Fortaleza.

2.5.3. Dirección

La dirección es el cargo que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los

involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres

funciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación. (González A. A., 2013)


siguientes fortalezas y debilidades en relación a la Dirección como proceso administrativo las que

se describen a continuación previa el análisis de las encuestas realizadas:

1. ¿La Dirección procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado?


SI 80%

NO 20%

Figura 2.21 ¿La Dirección procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado?

Análisis: El clima organizacional es muy importante para que el personal se sienta a gusta y

cumpla con sus funciones en una forma eficiente, lo cual esto representa para la empresa una

Fortaleza.

80%

20%

Porcentaje

SI

NO

35

2. ¿Existe exigencia de la Dirección para que se identifiquen y evalúen los riesgos que puedan

perjudicar el logro de objetivos?


SI 70%

NO 30%

Figura 2.22 ¿Existe exigencia de la Dirección para que se identifiquen y evalúen los riesgos

que puedan perjudicar el logro de objetivos?

Análisis: Como podemos apreciar entre el 70% y 30% no existe mucha diferencia en la exigencia

por parte de la dirección para la identificación y evaluación de riesgos por lo cual esto está

considerado como una Fortaleza.

3. ¿Se exige el cumplimiento de plazos para la presentación de la información financiera?


SI 90%

NO 10%

Figura 2.23 ¿Se exige el cumplimiento de plazos para la presentación de la información

financiera?

Análisis: La puntualidad es un factor que influye en la consecución de metas por lo que con

información oportuna se cumple los sobre las expectativas al momento de presentar información

financiera y el 90% nos refleja que se cumplen con los plazos de entrega y significa una

Fortaleza.

60%

40%

Porcentaje

SI

NO

70%

30%

Pocentaje

SI

NO

36

2.5.4. Control

El control es la plaza que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los

esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

En la empresa INVERSIONES Y NEGOCIOS AMARANTA S.A encontramos las siguientes

fortalezas y debilidades en relación al Control como proceso administrativo las que se describen a

continuación previa el análisis de las encuestas realizadas: (González M. E., 2012)

1. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados?


SI 40%

NO 60%

Figura 2.24 ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados?

Análisis: Es muy importante tener registros valorizados de inventarios que en un futuro ayuden a la

toma de decisiones y por lo cual el 40% nos indica que en la empresa existe una Debilidad.

1. ¿Existe un control adecuado a las entradas y salidas de sus inventarios?


SI 40%

NO 60%

Figura 2.25 ¿Existe un control adecuado a las entradas y salidas de sus inventarios?

Análisis: Como se puede observar en el grafico el 60% nos indica que debería mayor control en la

entradas y salidas de los inventarios para evitar problemas y esta significa para la empresa una

Debilidad.

70%

30%

Porcentaje

SI

NO

40%

60%

Porcentaje

SI

NO

37

2. ¿Existe un control adecuado en los Comprobantes de Abono para el momento de Facturar

se pueda cruzar dichos Abonos con los Saldos?


SI 80%

NO 20%

Figura 2.26 ¿Existe un control adecuado en los Comprobantes de Abono para el momento de

Facturar se pueda cruzar dichos Abonos con los Saldos?

Análisis: Como se puede observar en el grafico el 80% nos indica que tenemos un buen control

peor también con una deficiencia del 20% que es a nivel del Departamento de Ventas por lo que

eso significa una Fortaleza.

40%

60%

Porcentaje

SI

NO

38

2.6. Hoja de Trabajo FODA

Hoja de trabajo FODA

Análisis Externo

Oportunidades Amenazas

1. Expectativas al momento de

adquirir los bienes o servicios.

2. Entregada de productos en los

tiempos previstos.

3. Calificación de bienes/servicios.

4. Solicitar los bienes/servicios.

5. Cotizaciones previas a la venta de

bienes/servicios.

6. Atención oportuna y ágil.

7. Cotización de venta es compromiso

de compra.

8. Productos garantizados.

9. Capacidad de oferta en un tiempo

determinado.

10. Publicidad

1. Realizar negocios.

2. Posibilidad de negociación en montos

elevados.

3. Cotizaciones similares puede

considerarse la disminución en el

costo.

4. Productos ofertados con normas de

calidad

Análisis Interno

Fortalezas Debilidades

1. Importancia de bienes/servicios.

2. Autorización de adquisición de

bienes y servicios.

3. Misión, Visión de la empresa

4. Clima organizacional

5. Identificación y evaluación delos

riesgos

6. Presentación de información

financiera.

7. Políticas formales

8. Participación de los responsables

jerárquicos.

9. Análisis entre Abonos- facturación

y Saldos

1.- Sistema de control de inventarios.

2.-Personal adecuado para el control de

inventarios.

3.-Verificación de existencias físicas.

Almacenamiento en bodega.

4.-Reporte de Ventas

2.7. Matriz FODA

“La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación,

individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de estudio en un momento

determinado del tiempo.

39

Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté

estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese

momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una

posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades

que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben

descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la

competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se

desarrollan positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar

incluso contra la permanencia de la organización.” (Orlich, 2010)

40

CAPÍTULO III

3. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA ADMINISTRACIÓN

El desarrollo de este capítulo tiene como finalidad dar a conocer conceptos básicos acerca de

diferentes temas, lo que facilitará el desarrollo de este trabajo investigativo.

Todas las herramientas y técnicas que se pueda aplicar, proporcionarán resultados positivos; lo que

ayudará a tener un conocimiento claro de las definiciones funcionales del Concejo Municipal.

3.1. Definiciones de Administración

Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma

eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado.

Es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la

realización de un propósito.

Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con eficiencia objetivos

organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos limitados en un ambiente variable.

El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables,

con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el

logro del fin de la empresa u organización.

Analizando las diferentes definiciones de autores expertos en la materia, el concepto de

administración que guiará mi propuesta será:

La Administración es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación,

organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras

personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual cada una de las personas se puedan

desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y

eficiencia y lograr así fines determinados. (Chiavenato I. , 1989)

3.2. Importancia

No sería suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización tendrá éxito;

por lo cual se detalla a continuación algunos hechos para mencionar su importancia:

41

Un hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la

productividad en una empresa y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo.

La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos, ayuda a obtener mejor

personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

Concluiré diciendo que la administración es importante porque se aplica en cualquier tipo de

organización con deseos de aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto algunos

recursos como el elemento humano, material, económico y tecnológico. (Reyes, 2011)

3.3. Objetivos de la Administración

Para que exista un sentido de satisfacción debe existir un objetivo, lo que da un propósito al

esfuerzo que se realiza, el objetivo debe tener un significado y valor.

Dentro de un organismo o institución la falta de objetivos hace que la tarea administrativa se

dificulte.

Los objetivos básicos en la administración son un prerrequisito para determinar cualquier acción,

los mismos que deben ser:

Definidos con claridad, de preferencia cuantificada y susceptible de ser medidos.

Entendidos, por ser específicos y conocidos de todos los miembros de la empresa afectada

por ellos. (Chiavenato I. , 1989)

3.4. Proceso Administrativo

En su concepción más sencilla se puede definir al Proceso Administrativo como el conjunto de

etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se

interrelacionan y forman un proceso integral.

“Es por ello que se denominó Proceso Administrativo, ya que lo que busca es la correlación de las

personas dentro de la institución, sean estos administradores u operadores con el único fin de lograr

las metas planeadas.”

Proceso Administrativo es la secuencia sistemática de funciones para ejecutar ciertas actividades de

un organismo seccional o de una empresa.

42

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

Planificación

Organización

Dirección

Control

Dirección

Organización

Control

Planificación

Decisión sobre los objetivos

Definición de planes para alcanzarlos

Programa de actividades

Recurso y actividades para alcanzar los objetivos

Atribución de autoridades y responsabilidad

Designación de cargos

Comunicación, liderazgo y motivación de personal

Dirección para los objetivos

Definición de estándares para medir el desempeño del personal

Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación

(Laris, 2012)

3.4.1. Planificación

Es un proceso racional de toma de decisiones, que incluye la selección de los cursos de acción que

debe seguir una empresa y cada unidad de la misma, para conseguir determinados objetivos del

modo más eficiente.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los

objetivos que se van a alcanzar, teniendo muy en cuenta que el siguiente paso es alcanzarlos; esto

origina algunas interrogantes como:

¿Cuál es la situación actual?

¿Qué trabajo necesita hacerse? y ¿Cómo y cuándo se hará?

¿Cuáles serán los componentes necesarios del trabajo, las contribuciones y como

lograrlos?

43

¿Cómo se va a plantear la mejora de las falencias encontradas?

La planificación abarca la definición de estrategias y objetivos que coordinen el propósito de una

Organización.

Se debe tomar en cuenta algunas actividades importantes dentro de la planificación, cómo:

a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b) Pronosticar.

c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e) Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar medios

nuevos y mejores en el desempeño del trabajo.

f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g) Anticipar los posibles problemas futuros.

Existen dos clases de planificación:

1) Planificación Estratégica

2) Planificación Operativa

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Es la planificación a largo plazo, la misma que se enfoca en la organización como un todo.

PLANIFICACIÓN OPERATIVA

En cambio este tipo de planificación consiste en formular planes a corto plazo, lo que

permite describir las diversas partes de la organización; es decir: ¿Qué debe hacer la

empresa para tener éxito a corto plazo? (Stoner, 2009)

3.4.2. Organización

“La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos.

Además crea unidades administrativas, asignando funciones y estableciendo además las relaciones

de coordinación.”

44

Después de que las acciones han sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo,

será distribuir las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la

participación de cada miembro del mismo.

Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas, tales como; la naturaleza de

las actividades, los componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles, por

ello es recomendable el cumplimiento de algunas tareas importantes que facilitarán el trabajo en la

institución y éstas son:

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos

c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.

e. Seleccionar y colocar a los individuos en la unidad adecuada.

f. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

3.4.3. Dirección

“Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, es una función de tal

trascendencia, por cuanto pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la

planificación y la organización.”

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura

organizacional.

Para llevar esta etapa del proceso administrativo es necesario tomar medidas que inicien y

continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea.

Entre las acciones más utilizadas para poner el grupo en acción están:

a. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

b. Comunicar con efectividad.

c. Motivar a los grupos para que demuestren todo su potencial.

d. Recompensar con reconocimiento y buena remuneración por un trabajo bien hecho.

e. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

f. Revisar esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

45

3.4.4. Control

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en

que se aplique.

Por todas las relaciones que tiene esta palabra es que se define a la etapa de control como el

proceso de vigilar y asegurarse de que las actividades que fueron planeadas estén cumpliéndose y

corrigiendo cualquier desviación significativa.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para

asegurar que el trabajo de otros esté progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo

predeterminado.

El tomar en cuenta importantes actividades, ayudará a la revisión exitosa del trabajo realizado, y

éstas son:

a) Comparar los resultados con los planes generales.

b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

d) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las

variaciones.

e) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

f) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Es importante identificar que tanto la planificación como el control son etapas que deben estar en

continua aplicación o modificación, por esto es importante mencionar que existen tipos de control

que se pueden aplicar, entre estos tenemos:

1) Control preliminar

Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos, el personal necesario

para iniciar las actividades.

b) Control coincidente

Vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos.

c) Control por retroalimentación.

46

Acción a posteriori (re-planificación), concentra la atención sobre los resultados pasados para

controlar las actividades futuras. (González M. E., 2012)

3.5. Conceptos Básicos

3.5.1. COSO II (ERM) Evalúa el Riesgo

El informe COSO II (ERM – Administración de Riesgos Empresariales), nace en el 2004 y es una

ampliación de informe COSO I, que tiene como finalidad proporcionar al control interno un mayor

enfoque a la gestión de riesgos, ya que la mayoría de las organizaciones necesitan mejorar sus

capacidad de aprovechar oportunidades, evitar riesgos y manejar la incertidumbre, permite que los

empleados creen conciencia de los riegos que se pueden presentar.

3.5.2. Definición del COSO II – ERM

”La administración de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el directorio,

administración y las personas de la organización, es aplicado desde la definición estratégica hasta

las actividades del día a día, diseñado para identificar eventos potenciales que pueden afectar a la

organización y administrar los riesgos de su apetito, a objeto de proveer una seguridad razonable

respecto del logro de los objetivos de la organización.

A diferencia del COSO I la administración de riesgos corporativos provee una certeza razonable en

el logro de los objetivos en las siguientes categorías:

a) Estratégico.

b) Eficiencia y efectividad de las operaciones (OPERACIONES).

c) Confiabilidad de la información (REPORTES).

d) Cumplimiento (CUMPLIMIENTO).

La evaluación del control interno por medio del COSO II (ERM), permitirá a la empresa

determinar aquellos eventos (riesgos) que pueden impedir la consecución de los objetivos;

considera las actividades en todos los niveles de la empresa y permite detectar riesgos por errores o

irregularidades, identificar sus causas y promover acciones correctivas que permitan manejar y

controlar los riesgos y sus efectos.

El COSO II contiene tres elementos adicionales al COSO I, el establecimiento de objetivos, la

evaluación de riesgos y la respuesta a los riesgos, siendo estos importantes para definir las metas de

la empresa, como se puede observar en la siguiente ilustración. (Aguilar, 2013)

47

3.6. Organigramas

3.6.1. Definiciones

“Organigrama es el cuadro de organización que muestra ordinariamente los agrupamientos

de las actividades básicas en departamentos y otras unidades y también las principales

líneas de autoridad y responsabilidad entre estos departamentos y unidades.”

Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los

llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o

de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que

guardan entre sí los órganos que la componen.

Tomando en cuenta las diferentes concepciones, un ORGANIGRAMA no es más que una gráfica

que muestra la estructura orgánica interna de una organización formal dentro de la empresa, de igual

forma nos indica sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que se

desarrollan. (Benjamín, 2014)

3.6.2. Características de los Organigramas

a) Exactitud

Refleja la estructura real de la organización.

b) Claridad y sencillez

Un organigrama es un instrumento informativo para todas las personas que visitan y

laboran en la institución, por tal motivo su información debe garantizar exactitud y ser lo

más sencillo posible.

c) Uniformidad

Se debe utilizar la misma figura geométrica para realizar la estructura organizativa.

3.6.3. Clasificación de los Organigramas

Al momento de buscar un organigrama que represente exactamente la organización de una

institución, es cuando el criterio del Analista Administrativo juega el papel más importante, ya que,

existe una infinidad de organigramas, los cuales serían factibles de realizarse.

Su clasificación es:

48

1. POR EL FIN

Informativo

Analítico

Formal

Informal

2. POR EL CONTENIDO

Estructurales

Funcionales

Posición de Personal

3. POR LA FORMA

Vertical

Horizontal

Mixto

Circular

OTROS CONCEPTOS

POLÍTICA CONTABLE:

“Se refieren a los principios, bases, reglas y practicas específicas para la preparación y presentación

de los Estados Financieros las cuales deben tener Uniformidad, Importancia y Compensación en los

criterios emitidos así como también el tratamiento contable” (Zapata, 2002)

PROCESO ADMINISTRATIVO:

Se conoce como procedimiento administrativo a uno de los ejes fundamentales del derecho

administrativo

“Es considerado una serie de pasos que permite implicarse en el desarrollo formal de las acciones

que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un

determinado objetivo” (Chiavenato I. , 2012)

49

3.7. Proceso Financiero

El Proceso Financiero determina los recursos que se dispone, considerando factores como el

tiempo, la actividad que se realiza, le riesgo y factores de crecimiento e inversión para la toma de

decisiones sobre un amplio conjunto de metas corporativas y pronósticos para cada área de la

Organización.

Es una parte importante de las operaciones de la empresa, porque proporciona esquemas para guiar,

coordinar y controlar las actividades de ésta con el propósito de lograr sus objetivos, mediante

proyecciones económicas.

En el Proceso Financiero se debe tomar como base estrategias alternativas de producción y de

mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los requerimientos

financieros, identificando los cambios potenciales en las operaciones que producirán resultados

satisfactorios.

En conclusión lo más importante dentro de las organizaciones, es que estas fijen sus objetivos

primordiales en el incremento de sus utilidades y la subsistencia en el sector de la economía en el

cual se desarrollan.

La totalidad de este proceso implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas corporativas, y

la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos para cada área significativa de

las actividades de la empresa.

“En conclusión lo más importante dentro de las organizaciones, es que estas fijen sus objetivos

primordiales en el incremento de sus utilidades y la subsistencia en el sector de la economía en el

cual se desarrollan” (Bravo Valdivieso, 2007).

3.8. Diseño de procedimientos

3.8.1. Definición

El Procedimiento es el cauce formal de la serie de actos en el cual se concreta la actuación tanto

administrativa como financiera, para la realización de un fin.

Es decir como la palabra procedimiento se relaciona con el verbo proceder, que significa actuar,

desarrollar o realizar.

50

El procedimiento es así el acto de realizar una actividad determinada por ciertos pasos, que busca

basarse en la seguridad de que los resultados buscados se obtendrán si se procede de la manera

indicada.

Para ello se puede diseñar procedimientos de funciones, los cuales deberán mantener un contenido

cronológico, racional, lógico y legal. (Chiavenato I. , 2012)

3.8.2. Importancia

Una vez definido un procedimiento se lo considera como una guía flexible y útil que puede ser

objeto de modificaciones de acuerdo a las necesidades de la organización.

A continuación se muestra algunas de las utilidades de tener procedimientos en la institución:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Apoya en la inducción de personal en los puestos de trabajo, ya que describen en forma

detallada las actividades que desarrolla cada unidad.

Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben

hacerlo.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.

3.8.3. Contenido de los Procedimientos

1) CONCEPTO

Describe el contenido del proceso que va a desarrollarse, dando una proyección de los aspectos que

se tomarán en consideración.

2) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Es el propósito que debe perseguir el procedimiento, para ejecutar las actividades planificadas.

51

3) . ALCANCE

Específica el área de estudio o el trabajo investigativo que se pondrá en marcha.

4) . RESPONSABLES

Son las unidades o las personas responsables de dichas áreas de trabajo que intervienen en la

ejecución de los procedimientos.

5) . POLÍTICAS

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en

forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que

participan en los procedimientos.

6) . DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Es la narración detallada de las actividades a desarrollarse; además en él se puntualizan las

personas responsables o participantes del proceso.

7) FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Esta parte muestra en forma gráfica todas las actividades que se deben llevar a cabo dentro del

procedimiento.

52

CAPÍTULO IV

4. PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO, EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA, EN LA EMPRESA INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS

AMARANTA S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO EN EL PERÍODO 2015-

2016

En este capítulo se desarrollará una propuesta de gestión Administrativa y Financiera, en donde

según los requerimientos, se preparará una Estructura Administrativa - Financiera con

procedimientos necesarios para hacer de esta institución una líder en su desempeño.

Se marca como camino, conseguir la Capacitación y mejor de la coordinación de diferentes

direcciones; la cual permitirá definir la organización de la institución, de igual forma contribuir al

control financiero para que de esta manera se logre resultados positivos en la Preparación de los

Estados Financieros.

4.1. Propuesta administrativa financiera para la empresa Inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A con personería jurídica de

derecho privado, administrativa y financiera; dedicada a la prestación de servicios como es el de

hospedaje – estadía, restaurante además ofrece un servicio personalizado, siendo esta un táctica,

para que su relación con el cliente se fortalezca al tener una buena comunicación, ofreciendo

servicios de calidad y enfatizando el costo-beneficio de los mismos.

4.2. Objetivos

4.2.1. Objetivo general

Proveer los servicios de alta calidad para el sector turístico hotelero ofreciendo una atención

personalizada a nuestros clientes logrando la captación del mercado nacional cumpliendo los

estándares de responsabilidad social.

4.2.2. Objetivos Específicos

Obtener una alta rentabilidad mediante la prestación de servicios especializados que

cumplan la exigencia de nuestros clientes.

53

Lograr un crecimiento sostenido mediante la captación y expansión del mercado nacional

a través de la implementación de estrategias que permita al cliente tener una mejor visión

de cómo trabaja la empresa.

Situación Actual de la Empresa.

GERENCIA GENERAL

a) No existente funciones y responsabilidades definidas para este cargo.

b) No se tiene información detallada de las personas que están a cargo de cada departamento

y sus funciones.

c) La Gerencia recibe facturas sin verificar los documentos y fechas establecidas.

d) No orienta ni ejecuta las políticas de la empresa

FINANCIERO:

a) No se tiene una buena Contabilización de las Facturas de Compra

b) No se tienen los Documentos ordenados para su Contabilización.

c) No se tiene información Oportuna para la entrega de los Informes Financieros.

d) Carece de un encargado, falta de seguridad.

e) No se tiene un buen Control en el Inventario entre Entradas Salidas y Existencias.

No se tiene un Inventario Valorizado periódico.

No tiene un Plan de Cuentas acorde al giro del negocio, y entendible.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Recursos Humanos.

a) No se tiene políticas y procedimientos definidos para este departamento

b) No se tiene detalladas las funciones del responsable de Recursos Humanos.

c) No se tiene establecido un plan de contratación a medida que la empresa solicite o

disponga de una vacante para personal.

d) No se legaliza la contratación del personal en el tiempo adecuado determinada por la ley.

e) No se dispone del reglamento interno de la empresa.

f) No se mantiene una nómina sistematizada.

54

Servicios Administrativos

a) No se tiene una política para la revisión de una cotización para adquirir un Bien o Servicio.

b) No se tiene una Política con los proveedores para la realización de los pagos.

c) La correspondencia a los huéspedes no es entregada oportunamente

d) No se agenda debidamente las citas para la Gerencia General

e) Las Amas de Llave – Camareras no cumplen el horario establecido para la limpieza de las

Suites.

f) Los Botones no manejan las maletas y otros artículos con cuidado.

g) El restaurante tiene como horario las 24 Horas el servicio de bar, no se cumple con los

horarios

h) No se tiene etiquetado los productos que son perecibles

i) La persona encargada en el Mantenimiento del Hotel no realiza el cuidado de las

instalaciones (ascensor, suites, lobby del Hotel, pasillos, fachada)

4.3. Propuesta en la Organización Financiera

La Propuesta Financiera se realizará con el objetivo de conformar y aplicar procedimientos de

análisis basado en técnicas seleccionadas que permitirán a la empresa Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A a tomar decisiones respecto al ámbito financiero.

Contar con adecuadas técnicas de análisis y revisión permitirán a la Dirección Financiera, tener un

correcto flujo informativo, así como el control de los recursos que se disponen para llevar a cabo

actividades de aspectos fundamentales a considerar por quienes toman decisiones.

Por ello considero necesario apoyarse en métodos y procedimientos que permitirán registrar,

clasificar y resumir la información de manera que pueda ser analizada e interpretada de la forma

más veraz posible, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles de forma productiva para el

servicio de cada uno de nuestros distinguidos clientes.

55

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Figura 4.1 Nuevo Organigrama Estructural.

GERENCIA GENERAL

Actuar como Representante Legal de la Empresa, es elegido por la Junta General de Accionistas

por un período de dos años y podrá ser reelegido las veces que la Junta así lo decidiera.

La política más importante que tiene un Gerente General es la estructuración de cada departamento

y la toma de decisiones administrativas con las cuales se podrá alcanzar los objetivos trazados.

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO FINANCIERO

TESORERIA

TALENTO HUMANO SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

RECEPCIÓN

RESTAURANTE

MANTENIMIENTO

AMA DE LLAVES -CAMARERA

BOTONES

BODEGA

56

OBJETIVO GENERAL

Definir, interpretar, aplicar y mejorar las políticas establecidas por la dirección requiriendo

conocimientos en todos los ámbitos del Hotel para posteriormente actuar a medida que las

exigencias se soliciten.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Liderar la gestión estratégica

Ser el representante de la empresa

Celebrar, firmar y liquidar contratos a nombre de la empresa.

Mantenimiento de vínculos con los representantes hoteleros

Asistir a conferencias, banquetes y convenciones donde se requiera la participación del

Hotel como institución

Firma de cheques emitidos.

Realización de nuevas metodologías de prestación de servicios y atención de clientes.

Autorización de Horas Extras para el personal solicitado.

Toma de decisiones

Realiza memorandos para el personal de la empresa.

Autorizar las órdenes de compra del producto.

TALENTO HUMANO

FUNCIONES DE TALENTO HUMANO

Organización y planificación del personal.

Se detalla las funciones que necesita el departamento.

Reclutamiento selección y contratación del personal

Procedimiento

Mantener un Clima y satisfacción laboral

Reglamento interno de trabajo, reglamento de salud ocupacional

Formación evaluación y control del personal

Control de asistencia

Y control de nómina de empleados

57

Objetivo General del Departamento de Talento Humano

Como función primordial es prestar atención a las necesidades de los colaboradores de la empresa

esto para poder dar un clima organización óptimo para la consecución de resultados y tener una

buena relación con cada uno de las personas que son parte de Inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE

Figura 4.2 Funciones Colaborador Recursos Humanos

Funciones Colaborador

Recursos Humanos

Buena Comunicación con los demas Colaboradores

Planificación

Reclutar y selecicionar al

personal

Evaluación Rendimiento

Incorporación equipo de

trabajo

58

a) Procedimiento de Contratación de Personal de Inversiones y Negocios Turísticos

Amaranta S.A.

Figura 4.3 Contratación del Personal

En: (google.com/imágenes)

“El procedimiento de contratación de personal está basado en el Reglamento Interno de

Trabajo aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales y por la ley vigente pertinente.

El proceso de contratación tiene las siguientes fases:

a) Requerimiento del Personal

b) Reclutamiento

c) Selección

d) Contratación

Requerimiento del Personal

Cada área procederá a realizar una solicitud al departamento de Talento Humano,

quién se encargará de reemplazar el puesto vacante o de ser necesario realizará el

estudio para crear un nuevo puesto.

59

El Reclutamiento del personal para Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A

b) Reclutamiento

El Departamento de Talento Humano procederá a identificar el tipo de reclutamiento a efectuarse,

estos pueden ser:

Interno

Se realiza un estudio de los posibles candidatos a ocupar el puesto de trabajo, y se les

notificará para que procedan a postularse de estar interesados.

Externo

Si en el proceso interno nadie aplica o los que aplicaron no cumplen los requisitos se

procede a publicar en la página Web, La Red Socio Empleo, Multitrabajos, Bolsa de

Trabajos o por otros medios de comunicación autorizados la existencia de dicha oferta

de empleo.

Presentación de muestras de interés

Los candidatos deberán presentar su Hoja de vida y otros documentos que se determinen de

acuerdo a la plaza ofertada.

Selección

Verificación preliminar de cumplimiento de requisitos mínimos, solo se incorporarán

al proceso de selección aquellos candidatos que cumplan con los perfiles, en términos

de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlos de manera adecuada.

d) Realización de pruebas de selección

La selección de los candidatos se hará utilizando diversas técnicas como entrevistas,

pruebas de conocimiento, pruebas psicométricas, pruebas de personalidad, y técnicas

de simulación entre otras. En cualquier caso, para la evaluación de los candidatos se

deberá considerar como factores a evaluar: Preparación académica, evaluación de

competencias, prueba de conocimientos, evaluación de la experiencia laboral y

evaluación del desempeño, test de personalidad entre otras. Para los candidatos de

fuente externa, se investigarán las referencias laborales.

60

b) Legalización de los Contratos de los empleados.

e) Contratación

Con la decisión en firme de la autoridad correspondiente, el responsable de Talento Humano,

convoca al candidato seleccionado para la entrevista final y acordar las condiciones de la

contratación.

Al ser seleccionado para cubrir una plaza deberá entregar los siguientes documentos:

Curriculum Vitae

Fotocopias de títulos

Referencias Laborales

Partida de nacimiento original

Fotocopia de documentos personales: Cédula de Identidad

El responsable de Talento Humano podrá agregar o eliminar documentos de acuerdo a la

naturaleza del puesto y que permitan determinar el cumplimiento de los requisitos del mismo.

Los empleados de nuevo ingreso estarán en período de prueba de acuerdo a lo establecido en el

Reglamento de Trabajo.”

Serán considerados candidato para cubrir determinado puesto, los postulantes que

obtengan resultados satisfactorios en todas las pruebas de selección que se determinen.

El responsable de Talento Humano, prepararan el informe respectivo con la

recomendación de la selección respectiva, para ser sometido a consideración de la

autoridad competente para su aprobación.

En caso de estar de acuerdo con la recomendación se procederá a emitir la resolución

respectiva para proceder con los trámites de la contratación, de lo contrario se finaliza

el proceso o se genera uno nuevo, de acuerdo a la indicación de la autoridad

correspondiente.

61

EJEMPLO DE CONTRATO DE TRABAJO.

62

(Continua)Figura 4.4. Contrato de trabajo

Figura 4.4 Contrato de trabajo

63

LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO.

Figura 4.5 Legalización Contrato de trabajo

64

AVISO DE ENTRADA INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

I.E.S.S.

Figura 4.6 Aviso de entrada

65

REGLAMENTO INTERNO PARA INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS

AMARANTA S.A.

(Continua) Figura 4.7. Reglamento interno de inversiones

66

Figura 4.7 Reglamento interno de inversiones

En: Inversiones y Negocios Turísticos Amaranta S.A . Reglamento Interno

67

Registro adecuado del Rol de Pagos-Nómina.

NÓMINA

Figura 4.8 Nómina

NÓMINA 2

Figura 4.9 Nómina 2

68

ROL DE PAGOS

Figura 4.10 Rol de pagos

TARJETA DE CONTROL DEL PERSONAL

HORARIO DE ENTRADA Y SALIDA.

Figura 4.11 Tarjeta de control del personal

69

4.3.1. Servicios Administrativos.

a) OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO

Satisfacción del cliente

b) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CAMARERA:

La función principal es la limpieza del número de habitaciones asignadas por el superior y

esto debería realizarse a primera hora, ordenar, cuidar y mantener en perfecto estado las

habitaciones como también los pasillos y el lobby del Hotel.

Responsabilidad de la camarera es la llave maestra la cual puede abrir todas habitaciones y

quedan expuestas las pertenencias de valor del cliente, se necesita discreción y

esencialmente el respeto al huésped.

MANTENIMIENTO:

La función principal del personal a cargo del mantenimiento de Inversiones y Negocios

Turísticos Amaranta S.A, es brindar atención a las instalaciones a su cargo y proporcionar

el servicio a las partes que necesiten mantenimiento.

Mantener a las instalaciones en óptimas condiciones para que los usuarios se sientan

cómodos y disfruten de su estadía.

RESTAURANTE

Las funciones del personal del restaurante el verificar los productos que llegan para

después ordenar en las perchas y empaquetarlos.

Verificar las fechas de caducidad y registro sanitario.

Verificar que el surtido de la bodega para cuando ordenen los platos a la carta tener todos

los ingredientes.

70

El personal encargado de la cocina debe tener en cuenta que el tiempo de los clientes es

importante, así que su responsabilidad es brindar el servicio en un tiempo considerable

La persona encargada en recibir al cliente debe ser cordial y estar atenta a lo que va a

ordenar y notificar al chef para que realice el pedido, posteriormente servir los alimentos

ordenadamente y retirarse atentamente.

BOTONES

Se debería tener un protocolo de bienvenida a las personas que van a usar las instalaciones

del hotel esto para dar una presentación agradable.

La apariencia debe ser impecable no solo de su vestimenta o uniforme sino en su aseo

personal, es la carta de presentación del Hotel.

Su buena aptitud, amabilidad, cortesía al momento del trato con el cliente representa su

buena preparación para desempeñas las funciones.

Sus principales funciones dentro del Hotel son:

Conocer cada área del hotel, ubicaciones de las oficinas y los servicios que se ofrece y cada

uno de sus horarios de atención.

RECEPCIÓN

Su principal función es promover los servicios que brinda el hotel.

Gestionar el check in y el check out de los huéspedes

Llenar la tarjeta de registro con la información requerida.

Emitir los soportes de los consumos del cliente para posteriormente realizar la factura con

datos entregados al personal de Recepción.

Verificar la disponibilidad de Habitaciones

Verificar las reservas tanto en el web-site como en el libro de novedades

Aportar con información oportuna de lo que necesiten los clientes.

Mantener limpia la recepción

Atender el teléfono

Revisar la tarjeta de Registro para saber cuándo tiene su Check out el cliente.

Los Abonos de los Clientes realizados en el tiempo de su Estadía o alimentación

71

Entregar la Factura al Cliente

Verificar la Suit como deja las instalaciones esto con el Reglamento para los Clientes.

Hacerle conocer las políticas Generales del Hotel.

POLÍTICAS GENERALES APART HOTELA AMARANTA S.A

Figura 4.12 Políticas Generales Apart Hotela Amaranta S.A

CONTABILIDAD

CONTADOR GENERAL:

FUNCIONES DE CONTADOR

Generar la información contable y tributaria, cumpliendo con todas las disposiciones legales

vigentes.

72

La persona que esté a cargo deberá tener una buena calidad moral, profesional y ética en las labores

encomendadas en este puesto.

La función del Contador General es aquella que se encarga de administrar las claves electrónicas

proporcionadas por los entes de control.

Brindar asesoría en aspectos contables y tributarios al asistente contable.

Elaboración de los Estados Financieros.

Como su principal función es verificar el proceso, y contabilización de los comprobantes

entregados al auxiliar contable, se debería encargar de toda la parte legal de la empresa, en las

declaraciones mensuales que se realizan al Servicio de Rentas Internas S.R.I, como también al

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social I.E.S.S y demás entes que regulan a Inversiones y

Negocios Turísticos Amaranta S.A como es la Superintendencia de Compañías, Ministerio de

Trabajo, Quito Turismo, esto con el fin de entregar los Estados Financieros oportunamente para la

toma de decisiones acertadas.

Realizar las demás actividades que sean encomendadas por su superior jerárquico afines a las

funciones que estén de acuerdo a su cargo.

ASISTENTE CONTABLE

Su principal función es colaborar con el departamento de contabilidad para ejecutar el proceso

contable de forma eficiente y oportuna, brindar apoyo al Contador General en todo el ámbito

financiero y en las operaciones diarias.

Revisión adecuada de los documentos contables recibidos por la empresa.

Elaboración y registro de operaciones contables, inclusive los ajustes necesarios previa

autorización de su superior jerárquico.

Manejo del Aplicativo de Pagos dentro del sistema contable de la empresa, y todas sus actividades

(recepción de documento, contabilización, emisión de cheques), previa autorización de Gerencia

General.

73

Emisión de comprobantes de Retención de IVA y Retención en la Fuente de todas las

transacciones.

Manejo del Aplicativo de Cartera de clientes (recepción y registro de cobranzas de clientes y

retención de impuestos de clientes).

Reporte mensual de cobranzas clientes y saldo de clientes al cierre de cada mes al Jefe superior

Jerárquico.

Coordinación de la entrega de información contable a tiempo.

Custodia de las chequeras, clave patronal del I.E.S.S y clave del Ministerio de Relaciones

Laborales en coordinación con El Contador General.

Encargada del manejo, generación y presentación de información al Ministerio de Relaciones

Laborales (MRL) y al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

Manejo de Estados de cuenta de la empresa

Mantener el archivo de documentos contables a su cargo

Realizará cualquier actividad designada de su cargo por su jefe inmediato superior.

Verificar la validez de los documentos y que estén autorizados por el Servicio de rentas Internas

S.R.I

Verificar la información que proporcione el personal de Recepción en su Reportes de Ventas y

justificar con la papeleta de depósito emitido por el Banco.

PROPUESTA PARA EL PROCESO CONTABLE APLICABLE PARA

INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A

PLAN DE CUENTAS

Debemos empezar por un Plan de Cuenta que sea razonable y de fácil entendimiento para cualquier

persona que desee interpretar mediante la lectura de las cuentas.

74

1. DEFINICIÓN

El Plan de Cuentas constituye un listado de cuentas y subcuentas de Mayor General ordenadas de

manera lógica y sistemática con su respectiva denominación y codificación, cuya aplicación es

específica para una entidad, siendo una guía que facilita la elaboración y presentación de Informes

o Estados Financieros.

2. CARACTERÍSTICAS

El plan de cuentas se elaboró con las siguientes características:

Preciso.- Cada elemento de nuestro plan de cuentas acepta únicamente una codificación para cada

elemento.

Flexible.- Acepta más elementos en caso de ser necesario.

Conciso.- Cada elemento del código es identificado claramente sin prestar confusión para quien lo

maneje.

Significativo.- Cada código muestra características diferenciales para cada grupo.

Operable.- Los códigos del plan de cuentas están muy bien definidos para ser manejados por un

sistema de cómputo.

3. MÉTODO:

MÉTODO DECIMAL PUNTUADO

Se utilizará este método pues jerarquiza los datos, es práctico, fácil de entender y descifrar, es el

método más utilizado en la práctica contable:

1. GRUPO

1.1 SUBGRUPO

1.1.01 CUENTA

1.1.01.01 CUENTA DE MAYOR

1.1.01.01.01. CUENTA DE AUXILIAR

75

4. ESTRUCTURA

El Plan de Cuentas es necesario agrupar y clasificar las cuentas de acuerdo a niveles específicos

detallados a continuación:

- CUENTAS DE ACTIVO

Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se

entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los

vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

CARACTERÍSTICAS:

• Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

• Estar bajo el control de la empresa.

• Generar un derecho de reclamación.

- CUENTAS DE PASIVO

Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son

las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

CARACTERÍSTICAS:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el

Haber; disminuyen y se cancelan en él Debe, por lo general su saldo es crédito.

- CUENTAS DE PATRIMONIO

Matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el pasivo. Representa

los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y

reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se

maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

76

Características:

Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio

Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del

Pasivo.

- CUENTAS DE INGRESOS

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de

obtener una ganancia. Su movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y

aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

- CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen

funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables.

Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. Movimiento de las

cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el

Haber. Su saldo es débito.

5. CODIFICACIÓN

Codificar el plan de cuentas, significa reemplazar el nombre de cada cuenta por símbolos, ya sean

números, letras o la combinación de ambos

1.- ACTIVO

2.- PASIVO

3.- PATRIMONIO

4.- INGRESOS

5.- GASTOS

6.- COSTOS

77

CONCEPTO DE LA CUENTA RECONOCIMIENTO

ACTIVO CORRIENTE

CAJA

Representa dinero en efectivo o cheques

ingresados a la empresa por cobro de cartera de

clientes.

Se debita por lo ingresos de dinero en efectivo o

cheque por cobros realizados a clientes.

Se acredita cuando se deposita en la cuenta

corriente de la empresa

Su saldo es deudor

ACTIVO CORRIENTE

BANCOS

Representa todos los valores que la

organización posee en Instituciones

Financieras.

Se debita cada vez que ingresa dinero a la

cuenta corriente del banco.

Se acredita cada vez que sale dinero del banco.

Su saldo es deudor,

ACTIVO CORRIENTE

CUENTAS POR COBRAR

Para controlar los créditos a favor de la empresa

por medio de facturas aceptadas y firmadas por

el cliente.

Se debita cada vez que un cliente contrae una

deuda con la empresa, se acredita cuando un

cliente paga la deuda que tiene con la empresa

ACTIVO CORRIENTE

INVENTARIOS

La cuenta Inventarios de mercaderías o

simplemente Inventarios, se la emplea para

reflejar la Materia Prima adquirida, son

propiedad de la empresa disponible para la

venta.

Se debita cuando la empresa compra

mercaderías(Materia Prima)

Se acredita cuando se vende.

Su saldo es deudor.

ACTIVO FIJO

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Esta cuenta la emplearemos para controlar los

Activos Fijos: Muebles y enseres, menaje,

equipos de oficina y computo.

Se debita cuando se adquiere un bien, con un

valor superior de $500.00.

Se acredita cuando se dan de baja o se venden

los activos fijos

Su saldo es Deudor.

ACTIVO DIFERIDO

GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO

La cuenta gastos pagados por anticipado,

controlará los gastos de licencias y seguros de

la empresa.

Se debita cuando se adquiere o paga los seguros

de la empresa.

Se acredita cuando se amortiza en forma

mensual el gasto generado.

Su saldo es deudor.

78

PASIVO CORRIENTE

PROVEEDORES

Esta cuenta controlará las deudas contraídas

con empresas las cuales nos entreguen un

documento autorizado y tener como deuda

firme.

Se acredita cuando la empresa contrae una

deuda.

Se debita cuando la empresa paga una deuda

que tiene con terceros.

Su saldo es acreedor

PASIVO CORRIENTE

CUENTAS POR PAGAR

Esta cuenta controlará las deudas contraídas por

la empresa con los proveedores de bienes y

servicios necesarios para el giro del negocio

Se acredita cuando la empresa contrae una

deuda.

Se debita cuando la empresa paga una deuda.

Su saldo es acreedor.

PASIVO CORRIENTE

IMPUESTOS RETENIDOS POR PAGAR

Son impuestos que se retienen en transacciones

efectuadas durante el ejercicio de las

actividades económicas a los proveedores de

acuerdo a la ley: Retención en la Fuente por

Pagar, Iva retenido por pagar, Iva en Ventas,

Impuesto a la Renta del Personal.

Se acredita cada vez que se retiene los

impuestos y se emite el respectivo comprobante

Se debita cuando se paga los impuesto al fisco.


PASIVO CORRIENTE

PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR

Las prestaciones sociales son un beneficio

adicional que la ley o la empresa conceden a

sus colaboradores.

Se acredita cada vez que se contabiliza el rol de

pagos o estudio actuarial.

Se debita cuando se pagan las prestaciones

sociales.


79

INGRESOS OPERACIONALES

VENTAS

Se registra todo lo que la empresa vende

durante un ejercicio fiscal.

Se acredita para registrar las ventas de

mercadería a clientes.

Se debita para cerrarla al final del ejercicio

fiscal.


COSTO DE VENTAS

Incluye los costos de los servicios prestados.

Se acredita para cerrarla al final del ejercicio

fiscal.

Se debita para registra el costo de los servicio

vendidos.

Su saldo es deudor.

GASTOS OPERACIONALES

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Todos los gastos por parte de la administración

necesarios para la ejecución y marcha de la

empresa: sueldos administrativos, suministros

de la oficina y servicios básicos.

Se debita cada vez que se contabiliza gastos

administrativos.

Se acredita para cerrarla al final del ejercicio

fiscal.

Su saldo es deudor.

GASTOS OPERACIONALES

GASTOS DE VENTA

Todos aquellos gastos en los que incurre o

derivados de la transacción u operación de

vender: Sueldos, Comisiones de Ventas,

Publicidad, Transporte.

Se debita cada vez que se contabiliza gastos de

venta.

Se acredita para cerrarla al final del ejercicio.

Su saldo es deudor.

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS FINANCIEROS

Todos los gastos generados por operaciones

financieras: costo transferencias bancarias,

interés.

Se debita cada vez que se contabiliza gasto en

operaciones financieras.

Se acredita para cerrarla al final del ejercicicio.

Su saldo es deudor.

80

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

Es la parte de los bienes aportada por lo

accionistas.

Se acredita cada vez que la empresa vende

acciones.

Se debita cuando la empresa compra acciones

de otra empresa.


PATRIMONIO

RESERVAS

Fondo asignado de las utilidades liquidas de

cada ejercicio de acuerdo a la Ley de

Compañías.

Se acredita cada vez que se aumente las

reservas legales.

Se debita cuando capitaliza las reservas según

la ley de Compañías.

Su saldo es acreedor

PATRIMONIO

RESULTADO DE EJERCICIOS

ANTERIORES

En esta cuenta se registran los resultados

acumulados generados en ejercicios anteriores

que no han sido distribuidos ni aplicados a otros

fines

Se acredita cuando existe utilidad en el ejerciio

en cusro contra cuenta de utilidad o pérdida del

ejercicio.

Su saldo puede ser tanto deudor como acreedor.

PATRIMONIO

UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO

En esta cuenta se registran los resultados del

ejercicio en curso

Se debita cuando hay pérdidas del ejercicio

Se acredita cuando hay utilidades del ejercicio

Se cierra al final del periodo contable


91

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CREACIÓN DE LA CUENTA

CAJA CHICA

GERENCIA GENERAL CONTADOR ASISTENTE CONTABLE

No Unidad Solicitante

SI

Figura 4.13 Procedimiento para el registro de creación de la cuenta caja chica

A

INICIO

Establece la

necesidad de

crear la

cuenta

Solicitud

1

B

A B

Solicitud

1

1

11

Recibe y revisa

la solicitud

Está

en

orden

? Crea la

cuenta

B C

Ingresa diario de

apertura de fondo de

caja chica

Emite el cheque y hace

firmar a personas

autorizadas

FIN

C

Informa a personas

interesadas

Entrega cheque al

responsable del fondo.

92

FORMULARIO PARA LA AUTORIZACIÓN DE EMISIÓN DE CHEQUE

APART HOTEL AMARANTA S.A

Dirección: Leonidas Plaza N20-32 y

Jorge Washigton

ORDEN DE EMISIÓN DE CHEQUE

FECHA: …………………………………………………………….

BENEFICIARIO: ……………………………………………………………..

VALOR: ……………………………………………………………… $........................

POR CONCEPTO DE : ……………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………

…………………………………………………….

FIRMA AUTORIZADA

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE CHEQUE

1. Fecha en el que se solicita el cheque

2. Nombre de la persona beneficiaria del cheque

3. cantidad solicitada en letras y números

4. Motivo por el cual se solicita el desembolso del dinero

5. Firma de la persona que autoriza en desembolso.

93

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

RESPONSABLE CONTADOR ASISTENTE CONTABLE

No devuelve Solicitante

Sí

Figura 4.14 Procedimiento para el registro de reposición de caja chica

A

INICIO

Ordena recibos y documentos

de soporte

Solicitud

B

A B

Solicitud

11

Recibe la solicitud y verifica si

todos los gastos se encuentran

correctos

Está

correcto

Elabora

liquidación de

compras

C

B C

Recibe copia

liquidación de

compras

Recibe solicitud

Emite cheque de

reembolso

FIN

C

Efectúa la solicitud de

reposición equivalente al

monto gastado

archiva

Entrega cheque a

responsable

Registra asiento

de diario

94

REPOSICIÓN DE CAJA CHICA


No. Autorización 1111070261 Dirección: Leonidas Plaza N20-

32 y Jorge Washigton

Teléfono 2543-619 / 2543912

REPOSICIÓN CAJA CHICA HAFCC N.-000

Señor (es)

C.I.

Domicilio:

Lugar de Transacción

Fecha de Emisión:

CANTIDAD CONCEPTO P.UNITARIO TOTAL

SUBTOTAL

IVA %

IVA 0 %

VALOR TOTAL

--------------------------------------- ---------------------------------------

ELABORADO POR RECIBÍ CONFORME

Figura 4.15 Reposición de Caja Chica

95

INSTRUCTIVO PARA LLENAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

1. Datos del responsable del fondo

2. Número de Cédula

3. Fecha de emisión del documento

4. Detalle de los gastos efectuados indicando:

5. Nombre de la cuenta del gasto incurrido

6. Valor del gasto unitario

7. Valor del gasto total

8. Firma del responsable del fondo

9. Firma de la persona que elabora el documento

10. La original se adjuntará con los recibos de gasto, la copia celeste para archivo y la copia

verde se entrega al auxiliar contable para que emita el cheque.

96

TARJETA DE REGISTRO CLIENTE

Figura 4.16 Tarjeta de registro cliente

97

INSTRUCTIVO PARA LLENAR LA TARJETA DE REGISTRO – CLIENTE

1. Ingresar los datos que corresponden a la fecha de ingreso del cliente

2. Solicitar la información que pide Migración del Ecuador como son los nombres, el

último lugar donde estuvo, la dirección de su domicilio, profesión, país de origen

cédula de identidad o el I.D, si es extranjero llenar la parte donde pregunta el porqué de

su visita a este lugar del país.

3. La forma de pago (efectivo, tarjeta de crédito)

4. Llenar correctamente si viene con un acompañante

5. La tarifa con la que se llegó un acuerdo con el cliente.

6. Y la Suite que va a ocupar durante su estadía.

98

GESTIÓN DE COBRO CARTERA VENCIDA


GESTIÓN DE COBRO CARTERA VENCIDA

FECHA: …………………………………………………………….

CLIENTE: ……………………………………………………………..

RECEPCIONISTA ……………………………………………….

MONTO DE CARTERA VENCIDA $.................. DIAS VENCIDOS……………….

VISITA EMAIL:

LLAMADA

RESPUESTA:

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

OBSERVACIONES ( espacio reservado para la persona de recepcion)

…………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………..

………………………… ………………………

REALIZADO POR: REVISADO POR:

Figura 4.17 Gestión de cobro cartera vencida

99

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMULARIO GESTIÓN DE COBRO DE

CARTERA VENCIDA

Este formulario deberá ser llenado por el ejecutivo de ventas y el director Comercial en el espacio

que corresponda

1. Fecha en la que se elabora

2. Nombre del cliente que se encuentra con cartera vencida.

3. Recepcionista encargado de la cobranza del cliente:

4. Monto de cartera vencida en números, y días vencidos, (esta información se obtiene del

módulo de clientes).

5. Marque con una X, las actividades que realizó para gestionar el cobro de la cartera vencida.

Se pueden marcar todas las opciones si las ha utilizado., o una de ellas.

6. En el campo de respuesta, quien elabora el formulario detallará los resultados obtenidos de

la gestión realizada

7. Observaciones (espacio reservado para el recepcionista), se detallará las decisiones que se

tomen al respecto del cliente de acuerdo a su actual situación crediticia.

8. Firma del responsable encargado una vez que lo haya realizado

9. Firma del Contador después de revisarlo

ABONO DE CLIENTES

Figura 4.18 Abono de clientes

100

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL ABONO DE CLIENTES.


2. Nombre del cliente que realiza el abono.

3. Cantidad recibida en efectivo o mediante tarjeta de crédito

4. Forma de pago

5. Registrar la Suite en la que se hospeda el cliente.

6. Firma del responsable de recepción

COMPROBANTE DE VENTA - FACTURA

Figura 4.19 Comprobante de venta o factura

En: (Servicio de Rentas Internas, 2010)

101

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL COMPROBANTE DE VENTA – FACTURA


2. Nombre del cliente

3. Solicitar el número de cédula o R.U.C

4. Solicitar la dirección que va a ir en la factura

5. Detallar cuantos PAX y en que Suite estuvo el cliente

6. Fecha de Check In y fecha del Check Out

7. Registrar la cantidad de la Tasa Turística (Impuesto para los Hoteles)

8. Calcular los impuestos de ley en este caso el Cantidad recibida en efectivo

o mediante tarjeta de crédito% I.V.A y el 10% del Servicio.

9. Forma de pago

10. Entregar firmada la Factura (original cliente, copia archivo)

REPORTE DIARIO DE VENTAS

Figura 4.20 Reporte diario de ventas

102

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL REPORTE DIARIO DE VENTAS.

1. Escribir el nombre del responsable a cargo del turno.

2. Escribir la fecha del Reporte

3. Detallar el número de factura

4. Detallar los valores totales que se registraron en la venta del día

5. Especificar la forma de pago si es en efectivo o con la tarjeta de crédito que ha sido

cancelada la factura.

6. Detallar el nombre del huésped y el número de Suite para tener como referencia en el

módulo de cuentas por cobrar.

7. Llenar las observaciones .

8. Y firmar del responsable.

MÓDULO DE PROVEEDORES

Para poder tener una buena relación con los proveedores debemos empezar solicitando la Carta de

Presentación y una cotización de los productos que generalmente se utilizan en las actividades

diarias de Apart Hotel Amaranta S.A

Carta de solicitud de información o recopilar varias cotizaciones esto para escoger la que mejor

oferta tenga y convenga a la empresa con la que podemos llegar a cerrar un vínculo de negocios y a

la larga se pueda trabajar y tenerle como nuestro proveedor.

Tener en cuenta que la manera en cómo se van a manejar las políticas para el pago de proveedores.

Solicitar si en el caso de llegar a ser nuestros proveedores la forma de pago seria, al contado o a

crédito.

Analizar el perfil general del proveedor(si es reconocido por su actividad)

Consultar por las referencias obtenidas de sus otros clientes.

Evaluación y selección.

Selección del proveedor.

103

CARTA DE PRESENTACIÓN

Figura 4.21 Carta de presentación

104

COTIZACIÓN.

Figura 4.22 Cotización.

El procedimiento a realizarse en la recepción de Facturas de Gasto seria:

1. La persona encarga de recibir las Facturas se limite a revisar la caducidad

2. Validez de la factura

3. Revisar el detalle de la factura.

4. Revisar los valores en el subtotal, I.V.A y Valor total.

105

VERIFICAR:

Razón Social:

Número de R.U.C. correcto

Fecha actual

Que sea un comprobante autorizado por el Servicio De Rentas Internas.

Figura 4.23 Verificación de datos en Facturas

106

VERIFICAR:

Subtotales

Impuesto 12% I.V.A

Y el valor total de la factura.

Figura 4.24 Verificación de valores en Facturas

107

ENTREGA DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

El Procedimiento para la Entrega de Comprobantes de Retención según el Reglamente de

Comprobantes de Ventas y Retención nos dice que debemos entregar como plazo máximo los 5

días después de haber realizado la compra y su obligación es emitirlo en el plazo estipulado.

COMPROBANTE DE RETENCIÓN

Figura 4.25 Comprobante de Retención

En: (Servicio de Rentas Internas., 2012)

108

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA

FUENTE.

1. Llenar los datos de la Razón Social correctamente

2. Escribir el R.U.C del Proveedor correctamente

3. El concepto de la compra

4. El tipo de Comprobante (Factura, Liquidación de Compra)

5. El número de Comprobante de Venta correctamente

6. Llenar la Dirección correctamente

7. Llenar la fecha en un plazo máximo de 5 días posterior a la compra.

8. Llenar correctamente la Base Imponible de lo retenido

9. Especificar el Impuesto ( I.V.A,Renta)

10. Llenar correctamente el Código del impuesto.

11. Llenar el % que se va a retener.

12. Completar el Valor retenido(Renta, I.V.A)

13. Firmas Agente de Retención y del Contribuyente.

109

POLÍTICAS PROVEEDORES

(Continua) Figura 4.26 Políticas Proveedores

110


111


112

Figura 4.26 Políticas Proveedores

113

CANCELACIÓN FACTURA DE PROVEEDOR.

EMISIÓN COMPROBANTE DE EGRESO

Figura 4.27 Comprobante de egreso

El procedimiento seria el siguiente para obtener las firmas como evidencia de que el pago se realizo

debe contar con la Firma de Gerencia, con la Firma de Contabilidad y la persona Beneficiaria, es

importante tener en cuenta que debemos cumplir con este procedimiento ya que en el EJEMPLO

que se presenta a continuación es un respaldo de la transacción que se ha realizado manteniendo un

archivo de fácil comprensión, con el fin de evitar problemas futuros y realizando el pago el tiempo

pactado anteriormente.

114

4.3.2. Sistema Contable

El procedimiento que se debería cumplir la organización es la documentación, tener la

información de una manera donde la evidencia y sustento que llamamos a los archivos tenga un

Registro Contable óptimo para evitar eventuales problemas con los entes de control como es en

este caso el Servicio Retas Internas.

Esto con la responsabilidad del Contador que debe ser estricto y exigente en el momento de

recopilar la información para su posterior organización, como por ejemplo las Facturas de Ventas,

Comprobantes de Retención, Liquidaciones de Compras , Comprobantes de Ingreso, Comprobantes

de Egreso, toda la información deberá contener los soportes correspondientes para su posterior

revisión, contabilización y archivo.

El Encargado de Contabilidad debe ingresar las Cuentas Correspondientes a medida que la empresa

necesite ,tener un plan de cuentas que este adaptado, codificado y donde este tiene como objetivo

facilitar la lectura de las características de cada cuenta contable que se identificaran como Cuentas

de Grupo y las Cuentas de Movimiento para que este claro y permita que otros usuarios

comprendan lo que se quiere plasmar en el Balance, que es preferible la entregar dicha información

de forma mensual, trimestral, semestral y anual.

Los documentos se debe archivar mes por mes en orden cronológico como se muestra a

continuación.

115

CONTABILIZACIÓN SISTEMA CONTABLE – FACTURA DE GASTO

Figura 4.28 Factura de gastos

ARCHIVO GENERAL

Figura 4.29 Archivo General

116

4.3.3. Bodega

La función principal es custodiar, mantener y ordenar las instalaciones donde se encuentran los

productos disponibles para la venta.

Como primer punto se propone tener un encargado, responsable de bodega el cual verifique las

existencias, entradas y salidas que se tenga de inventario ya que así se podrá controlar para que se

están utilizando y no tener pérdidas o robo de las existencias, además como procedimiento sería un

registro diario detallado como se presenta en el ANEXO 1 a continuación.

El inventario valorizado es indispensable para tener valor razonables e inmediatos para la cierre de

balances o para información interna que se maneje en la alta gerencia, se recomienda realizarlo por

lo menos mensualmente.

REPORTE DE INVENTARIO

Figura 4.30 Reporte de Inventarios

117

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones.

Tras la culminación de este trabajo de titulación se puede determinar las siguientes conclusiones.

La falta de procedimientos tanto financieros como administrativos ha sido la causa principal de

que las actividades de INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A se

desarrollen sin una adecuada distribución de responsabilidades y falta de control en cada uno de los

departamentos, generando como consecuencias: la pérdida de tiempo, inconformidad del servicio

por parte de los clientes, y falta de recursos financieros.

La ausencia de políticas y procedimientos para el reclutamiento, selección, admisión y

capacitación del talento humano, ha provocado que las personas seleccionadas no se ajusten a las

necesidades que la empresa requiere.

La falta de un manual de procesos y procedimientos contables en el área financiera ha generado

que la información de la situación económica de la empresa no sea confiable y oportuna, lo que

impide tomar decisiones gerenciales en el momento oportuno.

En cuanto a la distribución y manejo de los recursos financieros, al no mantener políticas internas

de control para ingresos y salidas de efectivo han generado un inadecuado control de flujos que

percibe el negocio.

El manejo de la cartera de clientes no mantiene un proceso de control de la información, lo que

resulta una debilidad organizacional, pues el cliente es un factor importante para el desarrollo de las

actividades de empresa.

118

5.2. Recomendaciones

Con la finalidad de corregir las irregularidades y deficiencias en algunos de los procedimientos que

utiliza INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A, se plantean las

siguientes recomendaciones a seguir.

Aplicar los procedimientos y políticas financieras y administrativas definidas para las áreas más

vulnerables de la empresa, ya que permitirá que se realice de una mejor manera las actividades,

bajo un control adecuado y óptimo.

Se recomienda delegar funciones entre el nivel jerárquico y los diferentes departamentos de

acuerdo a su actividad, para que cada persona conozca sus funciones y responsabilidades a

desempeñar, evitando la acumulación y duplicidad de tareas.

Los procedimientos y políticas establecidas para el área de Talento Humano mejorarán los procesos

reclutamiento, administración y control del personal, esto permitirá que INVERSIONES Y

NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A cuente con un personal adecuado y confiable y que

se sienta a gusto con el trabajo que desempeña, lo que ayudará con el crecimiento del negocio.

La adecuada aplicación de los procedimientos y políticas contables para el manejo del área

financiera, generará una mejor información contable, oportuna y confiable, disponible para la toma

de decisiones y llegar al punto de tener una mayor liquidez que beneficie al negocio.

La alta Gerencia de INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA S.A debe

instruir a todo el personal sin importar su nivel jerárquico, sobre la misión, visión y objetivos de la

organización, para garantizar su cumplimiento.

Tomando en cuenta que la actividad principal de la empresa está relacionada directamente con los

clientes, es necesario que el personal encargado del área de atención al cliente debe conocer y

ejercer con destreza los servicios que presta INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS

AMARANTA S.A.

Este manual de mejoramiento de INVERSIONES Y NEGOCIOS TURÍSTICOS AMARANTA

S.A, debería ser implantado para mejorar el control interno, toma de decisiones gerenciales,

mantener información financiera en forma periódica , cumplir de la ley vigente en el país y generar

rentabilidad en el negocio.

119

BIBLIOGRAFÍA

Aguilar, M. (27 de Diciembre de 2013). Marco Integrado de Control Interno COSO 2013 .

Recuperado el 10 de Marzo de 2016, de www.slideshare.com:

http://es.slideshare.net/MiguelAguilar32/curso-coso-2013-nuevo-marco-integrado-de-

control-interno-dic2013-dr-miguel-aguilar-serrano

Banco Central del Ecuador. (30 de Junio de 2015). Producto Interno Bruto. Recuperado el 22 de

Junio de 2016, de www.bce.fin.ec:

https://www.bce.fin.ec/index.php/component/k2/item/310-producto-interno-bruto

Banco Central del Ecuador. (10 de Julio de 2015). Tasa de Interés. Recuperado el 11 de Febrero de

2016, de www.contenido.bce.fin.ec:

http://www.contenido.bce.fin.ec/docs.php?path=/documentos/Estadisticas/SectorMonFin/T

asasInteres/Indice.htm

Benjamín, E. F. (2014). Organización de Empresas (3a ed.). México: Mc Graw Hill.

Bravo Valdivieso, M. (2007). Contabilidad General (7a ed.). Quito - Ecuador: Editora Nuevo Día.

Chiavenato, I. (1989). Introducción a la Teoría General de la Administración (4 a ed.). México:

MC Graw Hill.

Chiavenato, I. (2012). Administración Proceso Administrativo (3a ed.). México: Mc Graw Hill.

Club Planeta. (20 de Febrero de 2015). Riesgo País. Recuperado el 15 de Febrero de 2016, de

www.economia.com.mx: http://www.economia.com.mx/riesgo_pais_y_el_embi.htm

González, A. A. (17 de Septiembre de 2013). La Importancia del Control Interno en la Empresa.

Recuperado el 10 de 01 de 2016, de www.soyconta.mx: http://www.soyconta.mx/la-

importancia-del-control-interno-en-la-empresa/

González, M. E. (01 de Enero de 2012). El Control Interno. Recuperado el 20 de Febrero de 2016,

de www.gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/el-control-interno/

Harrington, J. (2012). Mejoramiento Contínuo Teoria y Casos (2a ed.). México: MC Graw Hill.

Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos. (20 de Marzo de 2015). Índice de Pobreza.

Recuperado el 10 de Febrero de 2016, de www.ecuadorencifras.gob.ec:

http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-

inec/POBREZA/2016/Marzo_2016/Informe%20pobreza-mar16.pdf

Instituto Nacional de Estadística y Censos. (20 de Junio de 2015). Tasa de Desempleo. Recuperado

el 15 de Marzo de 2016, de www.ecuadorencifras.gob.ec:

http://www.ecuadorencifras.gob.ec/empleo-encuesta-nacional-de-empleo-desempleo-y-

subempleo-enemdu/

Instituto Nacional Estadísticas y Censos. (30 de Junio de 2015). Inflación. Recuperado el 20 de

Enero de 2016, de www.ecuadorencifras.gob.ec: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/wp-

content/uploads/downloads/2015/02/Reporte_inflacion_01_2015.pdf

120

La Planificación Estratégica. (29 de Julio de 2013). MATRIZ FODA. Recuperado el 20 de Enero de

2016, de www.robertoespinosa.es: http://www.robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-

analisis-dafo-foda/

Laris, C. F. (29 de Octubre de 2012). Buenas Tareas.com. Recuperado el 28 de Febrero de 2016, de

www.buenastareas.com: http://www.buenastareas.com/materias/el-proceso-administrativo-

segun-francisco-laris-casillas/0

Monografías. (14 de Noviembre de 2014). Factores Sociales y Economía en el Ecuador.

Recuperado el 20 de Enero de 2016, de www.monografias.com:

http://www.monografias.com/trabajos84/factores-sociales-economía-ecuador/factores-

sociales-economía-ecuador3.shtml

Orlich, J. (18 de Junio de 2010). El análisis FODA. Recuperado el 21 de Febrero de 2016, de

www.bligoo.com: http://manuelgross.bligoo.com/guia-para-el-analisis-foda

Reyes, P. A. (2011). Adiministración de Empresas. México: G. N,.Editores , Ed.

Servicio de Rentas Internas. (30 de Julio de 2010). Registro Oficial N.-247. Recuperado el 15 de

Marzo de 2016, de www.sri.gob.ec: http://www.sri.gob.ec/web/guest/resultados-de-la-

busqueda?_48_INSTANCE_Gp6m_iframe_query=registro%2520oficial%2520247&query

_texto=registro+oficial+247&p_p_id=48_INSTANCE_Gp6m&_48_INSTANCE_Gp6m_i

frame_index=Default&_48_INSTANCE_Gp6m_iframe_queryTimeout=300

Servicio de Rentas Internas. (31 de Diciembre de 2014). La Ley Orgánica de Incentivos a la

Producción y Prevención del Fraude Fiscal. Recuperado el 10 de Febrero de 2016, de

www.sri.gob.ec: http://www.sri.gob.ec/web/guest/resultados-de-la-

busqueda?_48_INSTANCE_Gp6m_iframe_query=la%2520Ley%2520Org%25C3%25A1n

ica%2520de%2520Incentivos%2520a%2520la%2520Producci%25C3%25B3n%2520y%2

520Prevenci%25C3%25B3n%2520del%2520Fraude%2520Fiscal%2520&query_tex

Servicio de Rentas Internas. (09 de Marzo de 2012). Resolución NAC-DGERCG12-00105.

Recuperado el 15 de Abril de 2016, de www.sri.gob.ec:

http://www.sri.gob.ec/BibliotecaPortlet/descargar/ce5e80da-a9bf-4932-9d1a-

4eec1c29e148/Resoluci%F3n+No.+NAC-DGERCGC13-

00236,+publicada+en+R.O.+956+de+17-05-2013.pdf.

Stoner, J. (16 de Abril de 2009). Buenas Tareas.com. Recuperado el 01 de Marzo de 2016, de

www.buenastareas.com: http://www.buenastareas.com/materias/definicion-de-

administracion-segun-james-stoner/0

Superintendencia de Compañias. (5 de Noviembre de 1999). Registro Oficial 312. Recuperado el

01 de Enero de 2016, de www.supercias.gob.ec:

https://www.supercias.gov.ec/web/privado/marco%20legal/CODIFIC%20%20LEY%20D

E%20COMPANIAS.pdf

Zapata, S. P. (2002). Contabilidad General (4a ed.). Santa Fé Colombia: Mc Graw Hill.

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ...€¦ · saber reconocer entre las cosas...

Documents

Transcript of UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ...€¦ · saber reconocer entre las cosas...