UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN...

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION

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Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • [email protected] @migracioncol •

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En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en el literal h) del numeral 4 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa, tendiente a la suscripción de un contrato por Prestación de servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión. 1. ANALISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la Soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. Para los efectos de la contratación directa que se requiere adelantar, una vez revisada la planta de personal de la Entidad, se pudo establecer que en la actualidad no existe el personal suficiente que tenga el conocimiento y la experiencia requerida en materia de archivo, gestión y conservación documental, que pueda dedicar la totalidad de su tiempo a los temas y actividades citados, en áreas de desplegar un mejor desempeño y asumiendo con mayor fundamento y agilidad las metas propuestas. Que por ello, surge la necesidad de contar con un profesional que tenga las bases académicas necesarias, la experiencia en materia de archivo, gestión y conservación documental, que sea idóneo y reúna las calidades y condiciones que permitan atender diligente y satisfactoriamente las exigencias antes mencionadas. En este sentido, el señor José Alfredo Guerrero Monroy ha demostrado tener la idoneidad y la experiencia directamente relacionada con el objeto contractual, certificando que es graduado de la Universidad de la Salle donde obtuvo el título de “Bibliotecólogo y Archivista”. Así mismo, participó como docente en la Academia Superior de Inteligencia y Seguridad Pública del DAS, en asignaturas tales como “Gestión Documental”, “Procesos y Procedimientos en archivos del Departamento Administrativo de Seguridad”, y cuenta con experiencia de más de 10 años en gestión y conservación documental.

SITUACIÓN ACTUAL Actualmente la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con un archivo de gestión de tres (3) años y medio de funcionamiento. Adicionalmente el Departamento Administrativo de Seguridad DAS en proceso de supresión, hizo entrega a Migración Colombia de los archivos relacionado las funciones de extranjería que le fueron transferidas a Migración Colombia, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 23 del Decreto 4057 de 2011. Para adelantar los procesos archivísticos y de gestión documental contemplados en la normatividad vigente, la Subdirección Administrativa y Financiera requiere la contratación de los servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de un Bibliotecólogo y Archivista con experiencia en archivo, gestión y conservación documental, para que con autonomía técnica y administrativa, preste apoyo y acompañamiento a Migración Colombia en la ejecución del proyecto de inversión "implementación del programa de gestión y conservación documental a nivel nacional".”.

VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN

El apoyo del señor Guerrero Monroy, su conocimiento y trayectoria serán de suma importancia para el desarrollo de los objetivos trazados por la Subdirección Administrativa y Financiera en materia archivística y de gestión documental, garantizando la correcta ejecución del Proyecto de Inversión “Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental a nivel nacional”, el desarrollo a la aplicación interna de la normatividad recientemente expedida en materia archivística, tales como el Decreto 1515 de 2013 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico, el Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan disposiciones en materia de gestión documental y los Acuerdos 4 de 2013 por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental, el Acuerdo 5 de 2013 por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos y el Acuerdo 2 de 2014 por el cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de funcionamiento a saber:

Plan Anual de Adquisiciones No Plan de Adquisiciones 39333

Consecutivo 3

Tipo de presupuesto asignado Funcionamiento Nombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones

Gestión Documental

Código BPIN No. N/A

Igualmente con la contratación que se solicita, la Subdirección Administrativa busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber: Denominación Plan de Acción 2015 de la Subdirección Administrativa y Financiera

Meta Implementación del programa de Gestión y Conservación Documental

Actividad principal Elaborar y ejecutar Plan de Gestión Documental previsto para la vigencia

Actividad desagregada

Custodia y administración de los archivos entregados por el DAS

Desarrollo e implementación del documento y expediente electrónico

Organización de archivos.

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2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.

2.1. Objeto.

El CONTRATISTA, en virtud de sus condiciones intelectuales, se obliga para con MIGRACIÓN COLOMBIA a prestar los servicios profesionales con autonomía técnica y administrativa, específicamente para apoyar y acompañar la ejecución del Proyecto de Inversión “Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental a nivel nacional”. Estas actividades están relacionadas con su formación profesional, de acuerdo con las condiciones señaladas en los estudios previos Estudios Previos y en la propuesta presentada por el CONTRATISTA.

2.2 Clasificación UNSPSC.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES

UNIDAS La clasificación de los bienes y servicios, objeto del proceso de contratación, son los siguientes:

Segmento

Código 80

Nombre Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos

Familia Código

8010

Nombre Servicios de Asesoría de Gestión

Clase Código 801000

Nombre N/A

2.3. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual.

No aplica de conformidad al tipo de contratación

Social: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

2.4. Especificaciones y condiciones técnicas del objeto contractual.

CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL SERVICIO: PERFIL PROFESIONAL DEL CONTRATISTA: PERFIL: Persona Natural con estudios profesionales en Bibliotecología y Archivística. El contrato deberá ser ejecutado por una persona natural que reúna las siguientes condiciones:

Contar con título de formación en Bibliotecología y Archivística

Acreditar mínimo cinco (5) años de experiencia en la asesoría, participación y apoyo en procesos relacionados con la gestión documental y la organización de archivos.

ACREDITACIÓN ACADÉMICA: Diploma de Bachillerato; Diploma de Bibliotecología y Archivística. EXPERIENCIA: Mínimo 5 años de experiencia como abogado en oficinas financieras, administrativas o jurídicas. DESPLAZAMIENTO: Si en la ejecución del presente contrato EL CONTRATISTA debe desplazarse fuera de Bogotá D.C., para atender aspectos relativos al contrato, MIGRACIÓN COLOMBIA suministrará el pasaje y reconocerá los valores correspondientes a gastos de viaje y permanencia, acorde con los valores establecidos por la Entidad, previa autorización del Supervisor y el certificado de disponibilidad presupuestal expedido por MIGRACIÓN COLOMBIA. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL EL CONTRATISTA tendrá la calidad de independiente y en consecuencia ni él ni sus dependientes adquieren vínculo laboral alguno con MIGRACIÓN COLOMBIA. Los salarios, prestaciones, honorarios, indemnizaciones y demás emolumentos de sus dependientes para el desarrollo del presente contrato, serán de entera y exclusiva responsabilidad de EL CONTRATISTA, el cual se compromete a mantener indemne a MIGRACIÓN COLOMBIA por cualquier reclamación que contra ella y por estos motivos, efectúen dichas personas.

2.5. Obligaciones del contratista.

2.5.1. Generales.

1. Cumplir con el objeto del contrato. 2. Presentar los informes (productos), de conformidad con lo establecido en el contrato.




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3. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

4. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato.

5. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACIÓN y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.

6. Utilizar los formatos del Sistema de Gestión de Calidad y demás, aprobados por la Entidad. 7. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACIÓN, a través del

supervisor del contrato. 8. Desarrollar las actividades y productos materia del contrato, bajo los principios, lineamientos y directrices

trazadas en el Sistema de Gestión de Calidad y en el Modelo Estándar de Control Interno de MIGRACIÓN. 9. El contratista deberá estar atento y dispuesto a cualquier requerimiento que haga el Supervisor de acuerdo

con lo estipulado en el contrato.

2.5.2. Específicas.

1. Conocer a cabalidad el estudio previo, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con

eficiencia y eficacia. 2. Formular lineamientos y verificar la planeación, ejecución y evaluación del proceso de organización técnica

de los archivos documentales entregado por el DAS en Supresión y los generados por Migración Colombia, aplicando los proceso técnicos de valoración, clasificación, ordenación y descripción; de conformidad con las normas sobre la materia.

3. Apoyar los procesos de conservación y preservación de los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión y los generados por Migración Colombia, mediante su apropiada administración y custodia, de conformidad con lo establecido en las normas sobre la materia.

4. Apoyar y acompañar la implementación de documentos y expedientes electrónicos en los procesos institucionales.

5. Apoyar la etapa precontractual, contractual y la supervisión de los contratos relacionados con la gestión documental de Migración Colombia.

6. Apoyar y efectuar la supervisión para el ejecución de los contratos que suscriba Migración Colombia en materia de gestión documental verificando el cumplimiento de la normatividad vigente y las especificaciones técnicas, que garanticen la calidad de los productos contratados relacionados con la contratación de las actividades contenidas en el Proyecto de Inversión “Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental a nivel nacional”

7. Desplazarse mediante comisión de servicios a las regionales en que se requieran su presencia, para desarrollar el objeto del contrato, previa autorización del supervisor.

8. Presentar mensualmente como requisito para el pago un informe de las actividades realizadas en ejecución del contrato.

9. Proyectar los actos administrativos que requiera MIGRACIÓN COLOMBIA. 10. Presentar previo a la firma del acta de inicio, los documentos necesarios para su ejecución. 11. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran. 12. Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por la Entidad. 13. Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y

oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993.

14. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del contrato.

15. Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo.

16. Presentar oportunamente las facturas o cuentas de cobro, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago.

17. Serán de propiedad de MIGRACIÓN COLOMBIA los resultados de los estudios, investigaciones y en general los informes y trabajos realizados para cumplir el objeto de este contrato. El Contratista no podrá hacer uso de los mismos para fines diferentes a los del trabajo mismo, sin autorización previa, expresa y escrita de MIGRACIÓN COLOMBIA.

18. El Contratista puede hacer uso y difusión de los resultados, informes y documentos, y en general de los productos que se generen en desarrollo y ejecución del presente contrato, siempre y cuando con ello no se afecte la confidencialidad de que trata el presente contrato y se haya obtenido previamente autorización de MIGRACIÓN COLOMBIA.

19. En el desarrollo del objeto y las actividades el CONTRATISTA deberá presentar un informe de avance mensual en los que se especifique las actividades desarrolladas y realizadas en cada uno de los meses de ejecución contractual.

20. Todas las demás actividades relacionadas directa o indirectamente con el objeto contractual y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

2.6. Obligaciones de Migración Colombia.

1. Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato.

2. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor. 3. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que

hubiere lugar. 4. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y

oportuna. 5. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento




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del objeto del contrato. 6. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del

Contrato en las condiciones pactadas. 7. Poner a disposición del CONTRATISTA la información necesaria para el cabal desempeño del presente

contrato. 8. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus obligaciones. 9. Reconocer con cargo a los recursos destinados del presupuesto nacional los gastos de viaje y desplazamiento a

que haya lugar, durante la ejecución del objeto del contrato, conforme al procedimiento establecido para tal fin. 10. Las demás inherentes a este tipo de contrato.

2.7. Informes y/o productos. El contratista presentará al supervisor del contrato o quien haga sus veces, informe mensual de las actividades desarrolladas en el contrato.

2.8. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

No aplica

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA

CONTRATACIÓN. Régimen Jurídico aplicable: El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato. Modalidad de Selección: La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal h), numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, artículo 221º del Decreto Ley 019 de 2012 y el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa. Lo anterior por tratarse de un servicio que por sus características corresponde a aquellos que requieren contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión), para el cumplimiento de las funciones misionales señaladas en la Constitución y la Ley, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley como es la Contratación Directa 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

4.1. Valor del contrato.

El valor del contrato es por la suma de: CIEN MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($100.000.000,00), incluidos los impuestos a que haya lugar. El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de los servicios efectivamente prestados.

4.2. Variables utilizadas para calcular el valor del contrato.

Las variables que se consideraron para calcular el presupuesto oficial de esta contratación, se basaron en los contratos de prestación de servicios que ha venido suscribiendo la entidad y la negociación adelantada con el contratista, para lo cual se ha establecido como honorarios del presente proceso la suma de CIEN MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($100.000.000) incluidos los impuestos a que haya lugar. CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo señalado en el estudio de mercado y de acuerdo a las necesidades de la entidad, el valor de este proceso de selección es por valor de: CIEN MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($100.000.000) incluidos los impuestos a que haya lugar.

4.3 Justificación.

Que una vez revisada la planta de personal de la Entidad, se pudo establecer que en la actualidad no existe el personal suficiente que tenga el conocimiento y la experiencia requerida en materia de asesoría y apoyo a la entidad en asuntos de Gestión Documental y organización de archivos que pueda dedicar la totalidad de su tiempo a los temas y actividades citadas, en aras de desplegar un mejor desempeño y asumiendo con mayor fundamento y agilidad las metas propuestas.

Que por ello, surge la necesidad de contar con un profesional que tenga las bases académicas necesarias, la experiencia en materia de Gestión Documental y Organización de Archivos que sea idóneo y reúna las calidades y condiciones que permitan atender diligente y satisfactoriamente las exigencias antes mencionadas.

En este sentido, el señor JOSÉ ALFREDO GUERRERO MONROY ha demostrado tener la idoneidad y la experiencia directamente relacionada con el objeto contractual, certificando que es graduado de la Universidad de la Salle donde obtuvo el título de “Bibliotecólogo y Archivista“, y una experiencia de más de cinco (5) años como asesor en Gestión Documental de varias entidades públicas y privadas. El apoyo del Señor JOSÉ ALFREDO GUERRERO MONROY, su conocimiento y trayectoria, serán de suma importancia para alcanzar los objetivos estratégicos trazados por el Grupo de Archivo y Correspondencia de la Subdirección Administrativa y Financiera de Migración Colombia. Por ello surge la necesidad de contratar los servicios de un abogado con autonomía técnica y administrativa, para apoyar la gestión del área así como en las demás labores que requiera.




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4.4 Análisis del sector.

Con el propósito de observar lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, cumplir con la Guía para la elaboración de Estudios de Sector publicada por Colombia Compra Eficiente, y materializar los principios de planeación, responsabilidad, y transparencia, esta entidad identificó que el sector relativo al objeto del presente proceso de contratación está integrado por un conjunto de profesionales que prestan sus servicios a las entidades y organismos del Estado. La contratación de estos profesionales no está sujeta a requisitos particulares de índole legal, salvo las propias del ejercicio mismo de la profesión, y es diversa en cada entidad estatal de acuerdo con sus necesidades. La determinación del perfil del posible contratista y de quien lo cumple, está relacionada con el conocimiento previo de las condiciones académicas, profesionales y de experiencia, así como de contratos anteriores ejecutados por el posible contratista.

La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia ha requerido (y seguirá requiriendo) servicios profesionales especializados, más allá de los propios de los que corresponden a los cargos de su planta de personal, y, en este caso en particular, requiere de una persona natural (BIBLIOTECÓLOGO Y ARCHIVISTA), con estudios de educación superior, y experiencia no inferior a 60meses, en temas de: Gestión Documental y Organización de Archivos. La experiencia no tiene que ser concurrente, y se pueden aplicar criterios de equivalencia entre estudio y experiencia, al hacer el análisis del perfil del respectivo contratista. No es necesario contratar una persona jurídica, toda vez que el conocimiento, experiencia y pericia de la persona es suficiente y no requiere de una estructura administrativa especifica. En consecuencia las aptitudes que debe tener el sujeto objeto de la contratación se corroborarán verificando el título de idoneidad y los soportes laborales respectivos. Esto permitirá establecer que el sujeto cuenta con las condiciones necesarias para asumir la responsabilidad que implica la ejecución del contrato. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, analizó procesos de contratación similares a los del presente documento y en la siguiente tabla se resumen los contratos identificados:

AÑO ENTIDAD OBJETO PLAZO DE

EJECUCIÓN VALOR

203

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DEL SISTEMA DE PARQUES NACIONALES NATURALES

Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para la actualización de las tablas de retención documental, asesoría, capacitación en la organización de los archivos de la Sede Central, Dirección Territoriales y Áreas Protegidas del SPNNC. Actualización de los procesos y procedimientos de archivo y control de registros y correspondencia, seguimiento para el cumplimiento de los procesos de identificación, organización y depuración de los archivos de la entidad

Trescientos cuarenta y cinco (345) días

$37.490.000

2013 Armada Nacional de la República de Colombia

Servicio de organización documental de fondos acumulados, archivo central y gestión (oficinas de la Escuela Naval de cadetes Almirante Padilla) acuerdo ley de archivo 594 del 2000 y reglamento de FFMM 3-25.

Doscientos (200) días

$40.000.000

2015

BOYACÁ - ALCALDÍA MUNICIPIO DE TUTA

Servicios profesionales para la aplicación de tablas de retención, preparación física de la documentación y realización de la microfilmación n del archivo de la alcaldía municipal de tuta

Diez (10) meses

$50.000.000

2014 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

EI Contratista se compromete bajo su autonomía e independencia a prestar sus servicios Profesionales Especializados para brindar los lineamientos técnicos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el AGN mediante los diferentes contratos y/o convenios suscritos/por venta de servicios.

Once (11) meses

$72.600.000

4.5. Certificado de disponibilidad presupuestal.

La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:

Número: 7715 del 8 de enero de 2015.




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El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: 1.0.2.14 REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS, Fuente: Nación; Recurso: 10; Situación: CFS, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC.

4.6. Forma de pago

Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor del contrato en mensualidades a razón de: DIEZ MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($10.000.000,00) cada mensualidad. Los pagos se realizarán dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la fecha de presentación de las facturas o cuentas de cobro correspondientes, acompañadas de los informes de actividades, de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, o del soporte del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales (Persona Natural). PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

4.7. Requisitos para el pago.

Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos:

Informe de actividades suscrito por EL CONTRATISTA sobre las actividades y gestión realizada durante el periodo respectivo (y/o entrega de productos).

Certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción de los informes (y/o entrega de productos) pactados, suscrito por el supervisor del contrato.

Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente exigido.

Factura o cuenta de cobro respectiva.

Informe periódico de supervisión expedido por el supervisor del contrato por cada pago que autoriza. Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes y/o productos pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas. Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. El pago queda sujeto igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soporte para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

4.8. Plazo.

El término de ejecución del presente contrato será de DIEZ (10) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal correspondiente.

5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

5.1 Ofrecimiento más favorable.

Considerando que el presente proceso de contratación se enmarca dentro de las causales de contratación directa por Contratación de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la Gestión y por lo tanto no hay lugar a la aplicación de factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, técnica y financiera, las condiciones de experiencia del oferente para la ejecución del objeto y de las obligaciones contractuales no dará derecho a la asignación de puntaje, sólo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada. Por tratarse de una contratación directa, no se aplicaran factores de evaluación ni de ponderación, siendo en éste caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, la base para




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la aprobación de la oferta presentada.

5.2 Documentación.

5.2.1 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA: a) Carta de presentación de la propuesta: Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento

anexo, debidamente firmada por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Personas Jurídicas): En caso de

Certificado de Existencia y Representación Legal, este debe tener fecha de expedición inferior a treinta (30) días con relación a la fecha de la invitación.

c) Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y

Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”.

Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente.

d) Certificación de Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social (Personas Jurídicas). Los

proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con éste, o por el Representante Legal.

e) Constancia de afiliación del pago de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales (Personas Naturales). f) Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente,

con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. g) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría

General de la República vigente, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. h) Certificación de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional vigente, con fecha de expedición

no mayor a tres (3) meses. i) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal o de la Persona Natural. 5.2.2 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA: a) Certificación expedida por Entidad Bancaria: en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación,

número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de 2006. (Fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha presentación de propuesta).

b) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales. c) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF (se adjunta formato). d) Oferta Económica. El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor del

servicio (mensual, Anual, Semestral, etc.), sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que aplique.

El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto. La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso. Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto.




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5.2.3 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA: El proponente deberá presentar una oferta técnica para contratar la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, anexando los siguientes documentos: a) Oferta técnica para contratar la prestación del servicio, atendiendo como mínimo la totalidad de las

especificaciones técnicas, condiciones y demás requerimientos establecidos en las Especificaciones Técnicas. b) Hoja de vida diligenciada en el SIGEP (Persona Natural), en la que consten estudios realizados y experiencia de

conformidad con las especificaciones solicitadas. c) Hoja de Vida de la Función Pública. d) Fotocopia del título académico, Diplomas o Actas de grado (Persona Natural). e) Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley (Persona Natural). f) Libreta Militar (Hombres). g) Fotocopia de las certificaciones de los cursos o programas de educación para el trabajo y el desarrollo Humano.

(Persona Natural). h) Fotocopia de certificaciones de experiencia expedidas por autoridad competente de la respectiva institución

pública o privada. (Persona Natural).

6. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 159º del Decreto 1510 de 2013, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación.

CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION

PROBABILIDAD IMPACTO

VALORACIÓN IMPACTO

General Interno Planeación Económicos Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 Insignificante 1

Específico Externo Selección Sociales o Políticos

Improbable (Puede ocurrir

excepcionalmente) 2 Menor 2

Contratación Operacionales Posible (Puede ocurrir en cualquier momento

futuro) 3 Moderado 3

Ejecución Financieros Probable

(Probablemente va a ocurrir)

4 Mayor 4

Regulatorios Casi Cierto (Ocurre

en la mayoría de circunstancias

5 Catastrófico 5

De la Naturaleza

Ambientales

Tecnológicos

Categoría Valoración Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 2 3 4 5 6

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente)

2 3 4 5 6 7

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro)

3 4 5 6 7 8

Probable (Probablemente va a ocurrir)

4 5 6 7 8 9

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias

5 6 7 8 9 10

Categoría Valoración

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5


http://www.colombiacompra.gov.co/



AGCF.XX. VX



Categoría Valoración Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente)

2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro)

3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo

Probable (Probablemente va a ocurrir)

4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias

5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo

MECANISMOS DE COBERTURA: De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica. DEFINICIONES: Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público. Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos. Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla:

No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia de la evento

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ilid

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n

To

tal

Pri

ori

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1

Gen

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Inte

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Pla

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Ope

raci

onal

Se presenta cuando la definición de la necesidad y el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable.

Retrasos en la revisión y ajuste del estudio previo por parte del abogado a cargo del tema y aprobación del mismo por parte del Comité de Contratación. P

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ble

Men

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Alto

Alta

2

Gen

eral

Ext

erno

Sel

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ón

Ope

raci

onal

Se presenta cuando en el mercado no existe suficiente oferta de profesionales que cumplan con el perfil requerido para la ejecución del contrato.

Retraso en el proceso de selección del contratista, que afecta la satisfacción de la necesidad.

Rar

o

Men

or

Baj

o

Baj

a

3

Gen

eral

Ext

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trat

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raci

onal

Se presenta cuando el profesional seleccionado no firma el contrato en el plazo establecido y/o se retrasa en la constitución y presentación de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato.

Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y afectación en el logro de los objetivos y satisfacción de la necesidad propuesta. Im

prob

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Men

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4

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Tec

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Ocurre cuando se presentan fallas en la disponibilidad del Sistema de Contratación Pública – SECOP (www.colombiacompra.gov.co)

Retraso o incumplimiento de los plazos legales para la publicación de los actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales

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5

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Eje

cuci

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onal

Ocurre cuando se presentan retrasos o incumplimientos en la entrega de los informes y/o productos a cargo del contratista, con ocasión de la ejecución del contrato.

Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de la necesidad y posible incumplimiento de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato.

Pos

ible

May

or

Alto

Alta

6

Gen

eral

Inte

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Eje

cuci

ón

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raci

onal

Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de los productos y/o informes desarrollados por el contratista.

Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o informes, y genera retraso en el trámite de pago a favor del contratista.

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.

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DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia de la evento

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7

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Fin

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Se presenta cuando la entidad no cuenta con los recursos para pagar el valor del contrato en los plazos establecidos.

Genera mora de la entidad en el pago que puede afectar al contratista, hasta el punto de romper la ecuación económica del contrato.

Rar

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Men

or

Baj

o

Baj

a

8

Gen

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Ext

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Eje

cuci

ón

Reg

ulat

orio

Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato.

Impr

obab

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Baj

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Baj

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Forma de Mitigarlo:

No

.

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Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

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Monitoreo y revisión

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1

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Revisión y apoyo jurídico a las dependencias que solicitan la contratación, aclarando los requisitos y la aplicabilidad de cada una de las modalidades de selección.

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obab

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Insi

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cant

e

Baj

a

No Grupo de

Contratación

Asesoría a las dependencias, revisión y ajuste del Estudio Previo. Constante actualización normativa.

Cada vez que se presenta una solicitud de contratación.

2

CO

NT

RA

TIS

TA

Se establecen plazos perentorios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Rar

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Insi

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cant

e

Baj

a

No Grupo de

Contratación y Contratista

Verificando el cumplimiento de los plazos establecidos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Cada vez que se elabora un contrato.

3

CO

NT

RA

TIS

TA

Seguimiento y verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No Supervisor del

contrato

A través de la verificación de cumplimiento de las obligaciones del contratista, en los plazos establecidos en el contrato.

Permanente y previo a la expedición del recibo a satisfacción.

4

UA

E

MIG

RA

CIÓ

N

CO

LOM

BIA

Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato.

Rar

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Insi

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cant

e

Baj

a

No Supervisor del

contrato

Se establecen comités de seguimiento y supervisión, para la revisión previa de los productos e informes.

Conforme a los plazos contractuales.

5

UA

E M

IGR

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MB

IA Verificación del valor total del

contrato y/o sus adiciones en valor, de manera previa a la expedición del registro presupuestal.

Rar

o

Men

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Baj

a

No Subdirección

Financiera – Grupo de Presupuesto

En el momento de expedir el registro presupuestal al contrato y/o sus adiciones en valor, verificar que los

valores correspondan a los del registro presupuestal.

Cada vez que se expide registro presupuestal a un contrato y/o adición.

6

UA

E M

IGR

AC

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CO

LOM

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CO

NT

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TA

Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad.

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Baj

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No

UAE MIGRACIÓN COLOMBIA -

CONTRATISTA

Permanente consulta y actualización normativa.

Permanente

Fuente: www.colombiacompra.gov.co/manuales 7. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

7.1. Exigibilidad Sí ______ No _X____

7.2. Justificación

N/A. Lo anterior en razón a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013 Artículo 77º el cual reza:

“…Artículo 77. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o


http://www.colombiacompra.gov.co/manuales



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no debe estar en los estudios y documentos previos …” NOTA: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias o hechos previsibles por el contratista, que afecten el equilibrio económico, y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en la propuesta respectiva.

8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL.

8.1 Sometimiento a un acuerdo comercial vigente.

Sí ______ No _X____

8.2 Acuerdos comerciales vigentes.

No aplican acuerdos comerciales toda vez que se trata de una contratación directa, esto teniendo en cuenta que es una de las exclusiones de las contrataciones no previstas, de acuerdo con las pautas establecidas para determinar si la entidad pública está cubierta por un acuerdo comercial vigente, expedidas por el Ministerio de Comercio exterior. Por otra parte, y pese a que Migración Colombia es una entidad del estado que aplica Acuerdos Comerciales, en el literal C del manual establece: (…) “Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa y de mínima cuantía” (…). Lo anterior de acuerdo a los parámetros establecidos en la guía que para el efecto publicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf, Por lo tanto para la presente contratación, no se establece este análisis.

9. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO.

9.1. Lugar de ejecución

La ejecución del contrato se llevará a cabo en la ciudad de Bogotá, D.C. y en las ciudades donde por razones del cumplimiento de las obligaciones contractuales, se requiera el desplazamiento respectivo.

9.2. Seguimiento

La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de:

Cargo Jefe Oficina Asesora Jurídica. Dependencia Oficina Asesora Jurídica.

Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes: Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza

del contrato le sean propias. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido

por MIGRACION COLOMBIA. Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del

CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma.

De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación.

Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado.

Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada.

Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION

COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago


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correspondiente. Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin perjuicio de los

que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten. Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta

se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011).

Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA.

El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado.

Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior

firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente

documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los

términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se

adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y

pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA.

Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato.

Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas

de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato.

En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual.

Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo.

10. FIRMAS DEL DOCUMENTO.

COMITÉ ESTRUCTURADOR. Parte técnica:

ÁREA RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera FUNCIONARIO RESPONSABLE: Jairo Alexander Casallas Machete CARGO: Subdirector Administrativo y Financiero FIRMA: Original Firmado

Parte Financiera:

ÁREA RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Doris Alieth Martínez Aguilar CARGO: Profesional – Grupo Soporte a la Gestión Regional. FIRMA: Original Firmado

Parte Jurídica:

ÁREA RESPONSABLE: Oficina Asesora Jurídica. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Gemma Angel Vargas. CARGO: Abogada. FIRMA: Original Firmado

LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACIÓN FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN DEL 02 DE ENERO DE 2015. LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: NUEVE (9) DÍAS DEL MES DE ENERO DE 2015


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