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SISTEMAS EMPRESARIALESTEMA 01: LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMASDOCENTE: Ing. Richard J. Barrios QuispeE-MAIL: barriosquispe_richardj@hotmail.comSEMANA (S): 1 y 2CICLO: IVESCUELA: Ingeniera de SistemasSEDE: Pisco

ContenidoQu es un Sistema?El papel de los sistemas organizacionalesFunciones del sistemaEstructura administrativaConstitucin de sistemas organizacionalesObjetivos de los sistemasEstructura del sistema Caracterstica de los sistemasLos sistemas en la empresaEl medio ambienteSistemas que forman la empresaLa InformacinEl sistema de informacinEl sistema de informacin y el uso del ordenador2

Componentes del sistema de informacin.Informacin operacionalInformacin integradaCiclo general de la informacinEl sistema de controlEl control en la empresaEl control como sistemaEsquema del proceso de controlComponentes del sistema de controlEl proceso de controlLos sistemas operativosOrientacin de los sistemas operativos3

Qu es un sistema?4

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El papel de los sistemas organizacionalesWaterfield & Ramsing (1998)

La informacin es la base del funcionamiento de toda la organizacin.Mientras mejor sea la informacin en una organizacin, sta podr administrar mejor sus recursos.La informacin es ventaja competitiva.Permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organizacin.El sistema de informacin revoluciona el trabajo del personal de campo.Permite a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad.El SIG permite el establecimiento de los indicadores de gestin.6

Funciones del SistemaLos sistemas poseen una funcionalidad muy variada y que dependen de los procesos que hayan sido sistematizados.Algunas funciones convergentes de la mayora de sistemas son:Reducir los errores.Aumentar la eficiencia.Ahorro de recursos.Llevar un registro de incidencias.Establecer los resultados esperados.7

Estructura AdministrativaLa estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organizacin/empresa para que sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y econmicos"[1].Una organizacin es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en funcin de la obtencin de metas especficas. Para poder alcanzar los propsitos propuestos, partiendo, en la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construccin de un esquema o modelo, que permita la interrelacin e interaccin de sus elementos.8

Constitucin de sistemas organizacionalesLo formal. Se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el uso de diversas tcnicas, que se vern ms adelante, como organigramas, manuales, procedimientos, documentacin de sistemas, etc.Lo informal. Se puede identificar con lo que no se ve, lo no escrito, lo que no est representado en los modelos formales; entran aqu las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imgenes, el lenguaje, los smbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los atributos conectados con la cultura de la organizacin.9

Objetivos de los sistemas10

Estructura del sistema11

Caractersticas de los sistemas12

Los sistemas en la empresa13

El Medio Ambiente14

Sistemas que forman la empresa15

La InformacinLa informacin es un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organizacin. Determina la consecucin de los objetivos de la empresa repercutiendo en el xito o fracaso del negocio. Para que la informacin cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas caractersticas:

Relevante: Importante.Actualizada: Utilizarse en el momento de ser generada.Econmica: No debe generar un costo elevado.Rpida: Acceder debe realizarse de forma rpida y sencilla.De calidad: Carezca de errores y sea completa.Objetiva: No cabe opcin a subjetividades.Completa: Porque incompleta es peor que no tener nada.Aplicable: Debe ser adecuada para la toma de una decisin, adems de ser importante y pertinente.16

El sistema de Informacin (SI)Es un conjunto de elementos que, partiendo de datos externos o internos, genera informacin til para la organizacin.

Las empresas utilizan fundamentalmente los sistemas de informacin automatizados. Sin embargo, cualquier sistema que no funcione correctamente de forma manual, tampoco lo va a hacer por el hecho de estar automatizado.

Un SI posee:

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El sistema de informacin y el uso del ordenadorSistema de informacin automatizado: conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-computadora que, operando sobre unos datos, recopilan, procesan y distribuyen la informacin necesaria para facilitar la actividad habitual de la organizacin, la direccin y control de la misma, la toma de decisiones, la coordinacin y el anlisis.18

Componentes del sistema de informacinRecurso Humano: personas que participan en los sistemas de informacin.Especialista en informtica: Usuarios finales:

Software: Comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica.Programas: Procedimientos:

Hardware:, Son los componentes fsicos del sistema; est constituido por computadoras y el equipo perifrico que pueda conectarse a ellas.

Bases de datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso.

Telecomunicaciones: los medios de comunicacin, los recursos humanos, hardware, software y datos que respaldan la operacin y el uso de redes de comunicaciones.19

Informacin OperacionalLa misin de esta es facilitar el conocimiento real sobre la forma en que acta el sistema empresarial.Esta dirigido a la toma de decisiones, por consecuente tiene una forma de comunicacin definida y ordenada.

Sus objetivos son:Elaborar la informacin primariaConocer los resultados de la actividad de la empresa.Disponer de los canales de recoleccin de informacin.Conservar, el registro de todas las operaciones

Los Niveles de la informacin operacional son la funcional (gestin, supervisin y ejecucin) y la operativa (Conduccin, Supervisin y ejecucin)20

Informacin IntegradaRene la informacin relevante acerca de la estrategia de una organizacin, la gestin, los resultados y las perspectivas de una manera que refleje el contexto social, comercial y medioambiental en el que opera. Proporciona una representacin clara y concisa de cmo una organizacin evidencia su administracin y cmo se crea y sostiene el valor.Por qu necesitamos la Informacin Integrada?La globalizacin,El crecimiento de la actividad poltica en todo el mundo en respuesta a la crisis financiera, de gobierno y otras crisis,Las expectativas de una mayor transparencia de las empresas y la rendicin de cuentas,La actual y futura escasez de recursos,El crecimiento de la poblacin, yLas preocupaciones medioambientales.21

Ciclo General de la InformacinNORMATIVA: En ella se realizan las decisiones de la direccin, se formula la planificacin, el planteamiento de la actividad y la manera en que se va a realizar la informacin primariaACTIVIDAD: Que trata de realizar lo establecido por la normativa y por lo planificado. Realiza actos para producir resultados. Se origina la informacin primariaMENSAJES: Contiene la informacin primaria y son las seales que ponen en marcha el mecanismo de elaboracin y comparacin. Se trasforma en informacin elaboradaBANCO DE DATOS: Es el depsito y reserva de informacin.INFORMACIN OPERACIONAL: La informacin elaborada pasa a ser informacin operacional que es la expresin de los resultados de la actividad en forma coherente.22

COMPARACIN: Se comparan los resultados de la actividad con la informacin normativa y de planificacin y as aparece la informacin de control y gestinINTEGRACIN: Donde el proceso de la decisin recibe informacin operacional y de control y gestin y se comunica al nivel directivo de la compaa. DECISIONES: Se incorpora la informacin con decisiones determinativas y ordenes. Las primeras realimentan la informacin normativa y las segundas originan rdenes que se dirigen a la actividadRELACIN: Se comunica todo el sistema con su entorno y la relacin entre los componentes entre si.23

El Sistema de ControlLossistemas de controlestn formados por un conjunto de dispositivos de diversa naturaleza (mecnicos, elctricos, electrnicos, neumticos, hidrulicos) cuya finalidad es controlar el funcionamiento de una mquina o de un proceso.En todo sistema de control podemos considerar una seal de entrada que acta sobre el mismo y una seal de salida proporcionada por el sistema, segn el siguiente esquema:24

Existen dos tipos de sistemas de control: enlazo abiertoy enlazo cerrado.

El Control en la EmpresaConstituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados.

Medicin de resultados: Es la comparacin del desempeo real con lo esperado. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin.

Correccin: Es corregir inmediatamente las desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo.25

El Control como SistemaEs el establecimiento de actividades o procedimientos que aseguren el correcto desarrollo de una tarea, y que se realicen en forma sistemtica (de acuerdo a una programacin); y que se presenten posibles causas de los errores adems de posibles soluciones.26

Esquema del proceso de control27

Componentes del sistema de controlMandos de entrada. Permite fijar el valor deseado de una variable.Captadores. Miden el valor real alcanzado por una variable.Comparadores. Calculan la diferencia entre dichos valores.Amplificadores y actuadores. Multiplican la seal de salida del comparador de modo suficiente para actuar con potencia elevada sobre el sistema o proceso a controlar.La seal de control puede ser de tantos tipos como fuentes de energa conocemos (lumnica, sonora, elctrica, neumtica, etc.). Las variantes de tensin o intensidad y las neumticas, se adaptan mejor a los entornos industriales para transportar la informacin.

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El proceso de control29

Los sistemas operativosDEFINICIN:Los procesos operativos son aquellos mediante los cuales la empresa elabora un producto o un servicio ya concebido, los cuales son recibidos directamente por el cliente externo de la organizacin, dan respuesta directa al cliente por lo tanto su efectividad depende de la satisfaccin de los clientes. FUNCIONES FUNDAMENTALES: Facilitan el logro de los objetivos de la empresa

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Orientacin de los sistemas operativosLos sistemas de operaciones se orientan apoyar los procesos operacionales de la empresa; tales as como los de produccin, los de transaccin, u otros afines.Se utilizan sobre todo en los procesos industrializados, donde la exactitud de stos asegura resultados ptimos a la empresa.

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