REPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS...

DIVISION DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

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REPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS DENTRO DEL LA INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG 002 DE 2013 “NEGOCIACION GLOBAL DE PRECIOS PARA CONTRATAR LA “PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PROTECCIÓN, SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES, PREDIOS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y PERSONAL OCUPANTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ”

OBSERVACIONES COBASEC OBSERVACION 1.: Con referencia al numeral 1.8.4.1 PERFIL DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, damos por entendido que los perfiles relacionados en la invitación serán solicitados para la empresa CONTRATANTE, más para efectos de la invitación publica todos los citados (Gerente del contrato, Coordinador operativo, supervisores y vigilantes ) se deberán acreditar a través de un manifiesto de interés emitido por el representante legal, donde se exprese que en caso de ser adjudicada la invitación el personal suministrado contara con los perfiles solicitados por la entidad. RESPUESTA UNIVERSIDAD El numeral cuarto del formato Carta de Presentación de la propuesta contiene lo siguiente: “…Que me comprometo a prestar el servicio de conformidad con lo solicitado en el pliego de condiciones por el término de (xxxx plazo ofertado), contados a partir de la fecha de legalización de la respectiva orden contractual o contrato”. Lo anterior indica que con la suscripción por el representante legal de la respectiva comunicación existe la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo establecido en el pliego de condiciones objeto de la invitación y presentación de la propuesta. OBSERVACION 2.: Con referencia al numeral 1.8.4.1 Gerente del contrato “Persona Idónea, profesional universitario y con capacidad de resolución frente al manejo de la prestación del servicio de vigilancia; Deberá acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones. Será el primer conducto regular en la ejecución del contrato” y coordinador operativo “Profesional universitario y/u oficial retirado, con mínimo cinco (5) años de experiencia en seguridad a bienes e instalaciones” damos por entendido que para acreditar dicha experiencia serán válidos los cargos como: Director de operaciones, director de seguridad, directores de contratos en empresas de vigilancia, etc.

RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG-002-2013

NEGOCIACION GLOBAL DE PRECIOS PARA CONTRATAR LA “PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PROTECCIÓN, SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES, PREDIOS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y

PERSONAL OCUPANTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE BOGOTÁ”.



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RESPUESTA UNIVERSIDAD La experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones del gerente del contrato se entiende como acreditada siempre y cuando responda a las obligaciones que expresa el pliego de condiciones en el numeral 1.8.4.1 independientemente de la denominación del cargo que así le haya dado el contratante. OBSERVACION 3.: Con referencia al numeral 1.8.4.2.3 SUPERVISORES OPERATIVOS MOVILES “Atender directamente los problemas de hurto y la incursión de personas no autorizadas a las dependencias, cuando el vigilante así lo requiera”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que No es procedente por parte de las compañías de vigilancia atender directamente los problemas de hurto que se presente, dado que estos eventos son solucionados e investigados directamente por la Policía Nacional, se propone modificar el termino adicionando que en caso de hurtos estos deberán ser informados al ente pertinente. RESPUESTA UNIVERSIDAD

El inciso segundo del numeral 1.8.4.2.3 expresa que el Supervisor Operativo Móvil, debe ejecutar actividades tendientes a prevenir, detectar, disminuir amenazas que afecten la integridad de los ocupantes de la Universidad, sin que esto signifique desarrollar funciones propias de la Fuerza Pública. Así mismo la responsabilidad enunciada en la observación se

encuentra debidamente aclarada dentro del pliego, la cual define: “Atender directamente los

problemas de hurto y la incursión de personas no autorizadas a las dependencias,

cuando el vigilante así lo requiera. Se aclara que la obligación debe ser interpretada a

la luz de la responsabilidad general descrita en el numeral enunciado, en donde el

Supervisor Operativo Móvil, debe ejecutar actividades tendientes a prevenir, detectar,

disminuir amenazas que afecten la integridad de los ocupantes de la Universidad, sin

que esto signifique desarrollar funciones propias de la Fuerza Pública.”( Subrayado

fuera de texto). OBSERVACION 4.: Con referencia al numeral 1.8.4.2.3 SUPERVISORES OPERATIVOS MOVILES “Implementar medidas preventivas y de seguridad para evitar el consumo de alucinógenos y alcohol, así como la proliferación de las ventas ambulantes al interior de la






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Universidad”, nos permitimos aclarar que el control y prevención del consumo de alucinógenos y alcohol es competencia del fondo rotatorio adscrito al Consejo nacional de Estupefacientes y está regulado por la ley 30 de 1986, reforma de 2009 y ley 1453 (ley de seguridad ciudadana), motivo por el cual consideramos que no es procedente que las empresas de vigilancia implementen medidas preventivas y de seguridad para este tipo de eventos. RESPUESTA UNIVERSIDAD

En el numeral 1.8.4.2.3 responsabilidades de los supervisores se indica “…Implementar medidas

preventivas y de seguridad para evitar el consumo de alucinógenos y alcohol, así como la

proliferación de las ventas ambulantes al interior de la Universidad, dentro del marco de

su gestión y sin sobrepasar las funciones o responsabilidades institucionales y/o de la

firma Contratista. con lo cual es claro y prevé la observación planteada. (Subrayado fuera

de texto). OBSERVACION 5.: Con referencia al numeral 1.8.4.2.4. VIGILANTES SIN O CON MEDO ARMADO, CON EQUINOS Y CON CANINOS “Los vigilantes tendrán como mínimo las siguientes responsabilidades:…”solicitamos a la entidad que estas funciones sean establecidos a la empresa Adjudicataria en el momento de establecer las consignas específicas de cada uno de los puestos de vigilancia, dado que muchas de las responsabilidad establecidas en la invitación son establecidas sin contemplar la situación social y cultural real que vive la universidad. RESPUESTA UNIVERSIDAD La observación del oferente no detalla la mejora especifica al pliego, ni solicita puntualmente el numeral a modificar o la sugerencia de complementación y la Universidad no entiende la solicitud; sin embargo se aclara que en términos de obligaciones en el perfil de los vigilantes, estas constituyen las responsabilidades generales, en el marco de la ejecución de servicios, que por ser del pliego de condiciones hacen parte integral del contrato a suscribir. OBSERVACION 6.: Con referencia al numeral 1.8.5 OPERACIÓN SERVICIO DE RADIOCOMUNICACIONES: Respetuosamente solicitamos aclarar los siguientes Ítem:






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OBSERVACION 6.1: Dos Radio base para el centro de Control de la División de Vigilancia y Seguridad, enlazados con la red de apoyo de Bogotá, incluye instalación en el centro de control con materiales y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad.

Solicitamos a la entidad nos aclaren los materiales y especificaciones técnicas a que hace referencia.

RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad se permite aclarar que el pliego estipula que las especificaciones técnicas son las exigidas por la institución, esto con el fin de garantizar compatibilidad tecnológica con los sistemas propios, sin embargo para claridad de los participantes se aclara: Lo radios requeridos en el Literal b) deben contar con una estación en las bandas de VHF o UHF, de acuerdo con las autorizaciones o permisos vigentes del Ministerio de Comunicaciones. Su ubicación se hará en la terraza del Centro de Control de Vigilancia y Seguridad, si se requiere instalar alguna unidad repetidora, se debe ubicar en la terraza del edificio 101. La instalación debe Incluir accesorios como; mástil, conectores, acoples y cableado, de acuerdo con las especificaciones técnicas recomendadas por el fabricante del equipo, evitando perdidas de potencia, El tamaño y el tipo de cable usado deben corresponder al rango de frecuencia y a la longitud requerida del cable. La ductería para la disposición interna del cableado en el Centro de Control está dispuesta. La fuente de poder estará ubicada en el datacenter del centro de control y su instalación y cableado deberá cumplir con los estándares y normas de cableado eléctrico como el RETIE y/o la NTC2050 evitando pérdidas. Se requiere hacer pruebas para verificar el correcto funcionamiento y cobertura de la comunicación con todos los puestos de la Universidad Nacional de Colombia, en la Ciudad de Bogotá; dentro de las pruebas se debe realizar la medición con equipos especializados para evitar pérdidas mayores previstas en los manuales técnicos del equipo emitido por el fabricante del mismo. OBSERVACION 6.2: El contratista debe tener enlace con la red de apoyo de seguridad de Bogotá y demás ciudades donde se prestara el servicio. (Mosquera, Villavicencio), no es obligatorio presentarlo en la oferta sin embargo deberá contar con el dentro de los primeros 5 días hábiles posteriores a la suscripción del contrato.






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Con referencia a este numeral solicitamos a la entidad aceptar la red de apoyo de Bogotá, Cundinamarca y Villavicencio (Meta), dado que la red de apoyo de Mosquera está incluida en la red de apoyo de Cundinamarca. RESPUESTA UNIVERSIDAD En consideración a que la Red de apoyo de la Policía Metropolitana de Bogotá es independiente de la Red de apoyo del Departamento de Policía de Cundinamarca que incluye Mosquera y la del Meta incluye Villavicencio, por lo cual se ratifica el Pliego de Condiciones. OBSERVACION 6.3: El contratista deberá implementar un sistema de decodificadores y de grabación digital de audio para todos los radio bases del centro de control con una capacidad mínima de grabación de seis (6) meses.

Respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que el sistema de Decoficación ya incluye y garantiza la comunicación efectiva y previene sabotaje interno de cada uno de los operadores, por tanto consideramos que solicitar adicional la grabación digital generaría un valor adicional y consideramos que es inoficiosos. En caso de sostener este criterio y de acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia En la Circular Externa 014 de 2008 se manifestó: “(…) De conformidad con lo establecido en el Decreto 4950 de 2007, cuando los usuarios contratantes requieran de servicios o bienes adicionales, éstos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezca a precios o valores reales y de mercado, y, por ende, deben ser contratados de esa manera por quienes estén interesados en ellos. (…)”, solicitamos a la entidad establecer dentro de la propuesta económica el numeral para cotizar este elemento. RESPUESTA UNIVERSIDAD Los medios de comunicación y sistemas de identificación de tráfico son herramientas tecnológicas operativas del contratista para la prestación del servicio que permiten optimizar la operación de seguridad en la Universidad y con la complementación de estos sistemas con tecnologías de soporte se consolida una herramienta más eficiente para la reducción de los riesgos y se pueden con éstos tener evidencias y/o pruebas para el desarrollo y sustento de investigaciones de incidentes al interior de la universidad y/o el prestador de servicios.






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Por lo anterior este valor deberá ser cotizado dentro del ítem “Demás elementos y equipos requeridos para la normal ejecución del contrato” OBSERVACION 7: Con referencia al numeral 1.8.7. MEDIOS DE TRANSPORTE PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO “ El contratista debe poner a disposición de la Universidad un (1) vehículo automotor tipo camioneta doble cabina de color BLANCO, sin restricción de horario (pico y placa) y con un servicio permanente de 7 X 24 en las instalaciones de la Universidad, modelo 2009 en adelante dotada con reflectores móviles (4) para iluminación en rondas nocturnas, seis (6) motocicletas tipo sport superior a 125 CC con servicio permanente de 7X24 modelo 2009 en adelante, 2 equinos completamente equipados para supervisión de Campus Universitarios disponibilidad 7x24 para áreas de difícil acceso vehicular, y 1 equino completamente equipado para Centro Agropecuario Marengo disponibilidad 7x24”,(…) Al respecto solicitamos a la entidad aclarar cuál es el presupuesto para este vehículo dado que: De acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia: Por su parte, la Circular Externa 01 de 2008, hizo referencia en los siguientes términos: “(…) los servicios adicionales a la prestación de un servicio de vigilancia con armas y medio humano, sin armas con medio humano y/o sin armas con medio humano y canino, prestados por parte de empresas y/o cooperativas de vigilancia y seguridad privada, deberán ser cobrados de manera adicional a dicho servicio (…)”. En la Circular Externa 014 de 2008 se manifestó: “(…) De conformidad con lo establecido en el Decreto 4950 de 2007, cuando los usuarios contratantes requieran deservicios o bienes adicionales, éstos deberán ser cotizados o propuestos por las empresas o cooperativas de vigilancia y seguridad privada que los ofrezca a precios o valores reales y de mercado, y, por ende, deben ser contratados de esa manera por quienes estén interesados en ellos. (…)”.De acuerdo a lo anterior solicitamos a la entidad dentro de la oferta económica agregarlos espacios para poder cotizar y colocar los valores ajustados a la realidad del mercado de acuerdo a lo establecido por la superintendencia de vigilancia. Es importante aclarar que las empresas de vigilancia deben hacer el cobro de lo solicitado por la entidad y no se puede prestar el servicio de estos elementos si estos no son cobrados. RESPUESTA UNIVERSIDAD El ítem para cotizar este servicio adicional se encuentra estipulado en el pliego de condiciones anexo “propuesta económica” - Vehículo automotor con conductor modalidad 24 horas.






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OBSERVACION 8.: Con referencia al numeralo 1.8.10 PERDIDAS O DAÑOS “El contratista será responsable por los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos presentados en cualquiera de las áreas de la Universidad en donde la Interventoría identifique que el Contratista no cumplió con las estrategias, medidas u obligaciones de seguridad, vigilancia control y/o del tratamiento de los riesgos…La reparación por daños o la reposición de los bienes perdidos, se hará dentro de los 15 días hábiles siguientes al análisis y comunicación de la supervisión del contrato sobre la responsabilidad del contratista en el hecho”, respetuosamente solicitamos a la entidad adicional a lo establecido en este numeral que la empresa de vigilancia responderá frente a daños y perjuicios, presentados previa investigación donde se evidencie que los sucesos fueron causados por fallas en la prestación del servicio.

También es importante resaltar frente al termino “pérdidas o hurtos “ que las empresas de vigilancia no cumplen la misma función de las empresas aseguradoras que respaldan los bienes de las personas, las empresas de vigilancia son disuacivas y no esta dentro de su objeto el aseguramiento de vienes o respaldo de hurtos. RESPUESTA UNIVERSIDAD Como se observa en el pliego de condiciones se indicó claramente que previamente a declarar los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos se adelantará el debido proceso, en tal virtud no se acepta la observación. OBSERVACION 9.: Con referencia al numeral 1.8.11 Nivel del servicio “Todos los servicios, incluidas las porterías peatonales y vehiculares, se prestarán con personal que posea jornadas de trabajo de ocho (8) horas como máximo”, respetuosamente solicitamos a la entidad tener presente que las empresas de vigilancia cuentan con una autorización por el ministerio de protección laboral para que los vigilantes puedan laborar hasta un término de 12 horas diarias sin que este supere el número de horas establecidas semanalmente. En aras de minimizar la rotación de personal y garantizar una mejor calidad de vida de los vigilantes, respetuosamente solicitamos acepten que los turnos laborales sean prestados con jornadas de 12 horas. RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad exigirá para la prestación del servicio el estricto cumplimiento de la legislación y normativa vigente con relación a las jornadas permitidas autorizado por el ministerio de trabajo.






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Es importante mencionar que respecto a la jornada de trabajo el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 20 de la Ley 50 de 1990, dispone: “La duración máxima legal de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) horas

semanales,…”.

En consecuencia, al tenor de la norma enunciada la jornada máxima legal es de 8 horas diarias, 48 semanales, y los trabajadores no puede trabajar más de dos horas extras diarias doce a la semana, como lo establece el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, que señala: "En ningún caso las

horas extras de trabajo., diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12)

semanales". Lo que exceda esta jornada está por fuera del contexto legal. Adicionalmente se aclara que las especificaciones técnicas del anexo refieren las horas de prestación del servicio que no necesariamente corresponden al horario laboral de un solo vigilante. OBSERVACION 10.: Con referencia al numeral 1.8.13.1 Uniformes: “En un anexo dentro de la cotización, debe incluirse en forma detallada la descripción del uniforme que se va a emplear en el día, en la noche y en tiempo de invierno”, Solicitamos a la entidad tener presente que la licencia de uniformes autorizados para la prestación de cada uno de los servicios de vigilancia RESPUESTA UNIVERSIDAD

La observación no detalla ninguna solicitud expresa de modificación o aclaración del pliego, sin embargo se aclara que la Universidad contempló en el Capítulo V documentos a presentar con la propuesta en el numeral 5.1.2 el aporte de la Resolución expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada que autoriza y registra el uso de Uniformes. En tal virtud el anexo debe ser conforme a lo autorizado en el documento.

OBSERVACION 11.: Con referencia al numeral 5.3.6 “Certificado en el sistema de gestión en control de seguridad”, 5.3.7 “Certificación de políticas de salud ocupacional”, 5.3.8 “Certificado del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional”, los cuales expresan: “En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar el certificado”, solicitamos a la entidad tener presente que: (Art. 7 de la Ley 80 de 1993) La unión temporal es un acuerdo en virtud del cual dos o más personas conjuntamente presentan una propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del contrato. Las sanciones en caso de incumplimiento se imponen de acuerdo a la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal… Las principales características comunes a los consorcios y las uniones temporales son: Agrupaciones de personas naturales o jurídicas que ejercen una actividad económica similar,






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conexa o complementaria, que unen esfuerzos con ánimo de colaboración para la gestión de un interés común, como puede ser la participación en contratos, principalmente con el estado.

De acuerdo a lo anterior solicitamos a la entidad que los requisitos establecidos en la invitación en el caso de uniones temporales sean suministrados por al menos uno de los integrantes de la unión temporal y no que cada uno de estos deba ser suministrado por cada uno de los integrantes de la unión temporal, dado que esto limita la participación de Uniones temporales y por tanto de oferentes. No se encuentra sentido en hacer uniones temporales si cada uno de los integrantes cumple con la totalidad de los requisitos.

RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, establece los requisitos de evaluación teniendo en cuenta las características y condiciones concluidas en los estudios de seguridad desarrollados en la Universidad sede Bogotá, con los cuales pretende dentro de la ejecución del contrato, mitigar los riesgos identificados, con el apoyo de un proveedor con el más alto nivel de calidad, lo cual es verificable con el certificado exigido; ahora bien, en el caso de Uniones Temporales o Consorcios, es importante para la Universidad que sus integrantes cuenten (cada uno) con dichos requisitos, y como bien lo expresa la doctrina los consorcios y las uniones temporales son contratos de colaboración económica, por virtud de los cuales dos o más personas naturales y/o jurídicas, unen sus esfuerzos encaminados a un objetivo común, por lo tanto deben cumplir con los criterios exigidos en el Pliego de Condiciones, que por demás son adecuados y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir, adicionalmente corresponden a requisitos estructurales que mitigan riegos en la operación del servicio los cuales deben por sí ser garantizados por todos los integrantes de consorcios o uniones temporales y/ o contratistas. Por lo anterior la Universidad NO ACEPTA la observación planteada. OBSERVACION 12.: Con referencia al numeral 5.3 EXPERIENCIA TÉCNICA “Cada certificación deberá tener calificación del servicio excelente”, respetuosamente solicitamos a la entidad aceptar certificaciones con calificación Excelente o bueno, u otros termino como a satisfacción o a cumplimiento a cabalidad. Lo anterior teniendo en cuenta que los criterios de calificación de las empresas son diferentes y no esta estandarizado. Por otro lado permite mayor pluralidad de participación de oferentes en la invitación pública.






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RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad estableció éste criterio como un requisito en el cual convalida la calificación del servicio ejecutado, dado que le interesa contratar una empresa que demuestren la excelencia en la prestación de sus servicios. Adicionalmente, la Universidad considera que la calificación de “excelente” se distancia de la calificación de “bueno” o de “regular”; de otra parte otros términos como “ …a satisfacción o a cumplimiento a cabalidad” no califican el servicio sino el cumplimento de las obligaciones contractuales, y el ánimo de la calificación en la experiencia es el de contar con factores que indique un alto grado de seguridad y confianza en el servicio a contratar. Por lo anterior no hay lugar a la solicitud planteada. OBSERVACION 13.: Con referencia al numeral literal C RESPONSABILIDAD SOCIAL, SALUD OCUPACIONAL, CALIDAD, TELECOMUNICACIONES ADICIONALES (300 PUNTOS) “Obtendrá el máximo puntaje el oferente que certifique en por lo menos una certificación de las allegadas como experiencia, demuestren que vinculó a personas en situación de discapacidad” solicitamos a la entidad tener presente que el tema de responsabilidad social abarca las siguientes perspectivas: comunidades, empleados, proveedores, competencia, clientes. Lo que implica que las compañías que desarrollan programas de responsabilidad social deben contemplar cada una de estas perspectivas, cada uno de estos aspectos son evaluados por un ente certificador en responsabilidad social, de acuerdo con lo anterior las compañías certificadas en responsabilidad social obligatoriamente involucran cada uno de estos aspectos. De conformidad con lo antes establecido, solicitamos a la entidad que para adquirir los 200 puntos establecidos en este numeral sea aceptado un certificado de responsabilidad social emitido por una entidad autorizada. RESPUESTA UNIVERSIDAD El numeral 1 del literal C del pliego de condiciones exige que se certifique en por lo menos una certificación de las allegadas como experiencia que vinculó a personas en situación de discapacidad, entiéndase como personas con limitación física que hayan prestado el servicio de seguridad y vigilancia en el contrato acreditado, como parte de los múltiples elementos considerados en la responsabilidad social de la empresa.






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La Universidad claramente ha determinado dentro del ítem de “Responsabilidad Social”, la vinculación específica de personas en situación de discapacidad física dado a que actualmente la Universidad dentro de su esquema de seguridad cuenta con servicios de vigilancia prestados por personal en dicha situación, por lo tanto se considera que el requisito es coherente con el numeral descrito y en consecuencia NO HAY LUGAR a la observación planteada.

OBSERVACIONES STARCOOP OBSERVACION 1.: 1.8.1.2. Personal Idóneo Para la ejecución el contratista deberá contratar, asumiendo los costos, a todos sus trabajadores mediante CONTRATOS INDIVIDUALES DE TRABAJO, bajo el régimen establecido en el código sustantivo del trabajo (decreto 2663 y decreto 3743 de 1950 adoptados por la ley 141 de 1961). Todos los trabajadores del contratista deben ser contratados bajo este régimen, La Universidad Nacional de Colombia no acepta ninguna otra modalidad de vinculación de los trabajadores del contratista, para la prestación del servicio. Ningún trabajador podrá ser incluido dentro de la ejecución del contrato sin antes haber sido contratado y afiliado al sistema integral de seguridad social. El personal deberá reunir todas las condiciones de experiencia, normatividad y formación idónea, que garantice la calidad y oportunidad del servicio. OBSERVACIÓN Solicitamos respetuosamente a la entidad tener en cuenta que la cooperativa de vigilancia está soportadas legalmente por estatutos y régimen de trabajo asociado avalados por la superintendencia de vigilancia Resolución Nro. 01441 del 24 de Junio de 2002 y aprobados por el Ministerio de Protección Social fiel copia que reposa en la entidad del 23 de febrero de 2011; el cual establece de acuerdo a la solicitud por parte de la entidad en el artículo 99 del capítulo VI Régimen de trabajo Asociado, régimen de compensaciones, y Convenio de Trabajo Asociado, régimen de previsiones, seguridad social y aportes parafiscales:






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Por lo mencionado y soportado anteriormente solicitamos a la entidad no equiparar a las cooperativas de trabajo asociado permitiendo su modalidad de contratación como convenio de trabajo; por consiguiente y en aras de ampliar la posibilidad de participación, y en concordancia con los principios de igualdad y buena fe consagrados en la Carta Política, de manera respetuosa solicitamos validar la modalidad de contratación. RESPUESTA UNIVERSIDAD De conformidad con los numerales 24 y 26 del artículo 74 del Decreto 356 de 1994 “Por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada”, en concordancia con el artículo 92 ibídem, Circular Externa 015 de 2013 y demás normas complementarias en el cobro de las tarifas se deberá garantizar como mínimo, la posibilidad de reconocer al trabajador el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, las horas extras, los recargos nocturnos, prestaciones sociales, los costos operativos inherentes al servicio y demás prestaciones de ley. De lo anterior se colige que sobre el salario y prestaciones sociales de los vigilantes, no existe un régimen especial, razón por la cual, tienen los mismos derechos laborales de cualquier otro trabajador con contrato de trabajo y se rigen bajo las condiciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo.






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Ahora bien, de conformidad con el artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen, cuando se reúnen estos tres elementos esenciales: “a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y c. Un salario como retribución del servicio”. Teniendo en cuenta que los elementos antes mencionados concurren en el vínculo existente entre la empresa contratista y el personal vinculado, llámese vigilante, director de proyecto, ingenieros o coordinadores, se configura el contrato realidad. En conclusión la Universidad no viola el debido proceso a ningún oferente por exigir el cumplimiento de la ley en materia laboral y ratifica en este sentido las exigencias del pliego. OBSERVACION 2.: 1.8.4. Perfil del Personal Administrativo 1.8.4.1. Gerente del Contrato Persona Idónea, profesional universitario y con capacidad de resolución frente al manejo de la prestación del servicio de vigilancia; Deberá acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia en la administración de seguridad a bienes e instalaciones. Será el primer conducto regular en la ejecución del contrato. OBSERVACIÓN/ Entendemos que la experiencia solicitada por la entidad hace alusión a seguridad privada en contratos en general? RESPUESTA UNIVERSIDAD El numeral hace alusión a que acredite que como mínimo haya ejercido la administración de seguridad a bienes e instalaciones en uno o varios contratos y en conjunto sean iguales o superiores al tiempo exigido por la Universidad.






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OBSERVACION 3.: 1.8.4.2.4. VIGILANTES SIN O CON MEDIO ARMADO, CON EQUINOS Y CON CANINOS Personal con credencial de acuerdo a lo reglamentado por la Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada de conformidad con el artículo 87 del decreto 356 de 1994; Acreditar estudios en niveles de seguridad dados por introducción, básicos y avanzados, certificados por academias de seguridad autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada o sus equivalentes según Resolución No. 2596 de 2003 de la citada Superintendencia y contar con una experiencia mínima de un (1) año en vigilancia. Todos los guardas de seguridad que le presten servicio a la Universidad deberán ser bachilleres. En la presentación de hojas de vida de cada uno de los guardas, el Contratista deberá garantizar que se acrediten las vinculaciones laborales que obtuvo en los últimos 2 años y los contratantes para los cuales prestó los servicios. Con entrenamiento específico de acuerdo al nivel ordenado por la Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada y con conocimiento de los procedimientos de control de acceso, atención al público y servicio al cliente. Nota: El personal a cargo de interactuar con el personal ocupante de la UNIVERSIDAD deberá ser respetuoso y conocer las áreas de la UNIVERSIDAD con el fin de brindar una información u orientación precisa; en éste caso el CONTRATISTA, deberá garantizar capacitaciones periódicas al personal de seguridad Los guardas que utilicen perros en la prestación del servicio deben acreditar ser manejadores caninos con el carnet vigente de según la reglamentación de la Superintendencia de Vigilancia. Serán responsables de realizar la ejecución de las actividades de seguridad y vigilancia privada tendientes a prevenir, detectar, disminuir y evitar las amenazas que afecten o puedan afectar la integridad de los ocupantes de la Universidad, de la comunidad Universitaria o de las instalaciones de la misma, bajo la protección del servicio de vigilancia y seguridad privada. Lo anterior de acuerdo con los planes establecidos para el Coordinador de seguridad o Supervisor con el apoyo de los medios entregados para su función; para ello debe reunir los requisitos establecidos por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. OBSERVACIÓN/ Entendemos que la entidad solicita la entrega de las hojas de vida al contratista; por lo tanto no se deben entregar en la presente oferta.






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RESPUESTA UNIVERSIDAD En el pliego de condiciones en el numeral 1.8.1.2. “PERSONAL IDÓNEO” y numeral 1.9. “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA”, se encuentran las condiciones de entrega de las hojas de vida. Es importante mencionar que el pliego de condiciones hace mención a Contratista y no al oferente así: …”El Contratista deberá presentar al Interventor del contrato designado por la Universidad, en

medio digital, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, las hojas de vida y copia del contrato individual de trabajo de todo el personal asignado para la ejecución del contrato y afiliación al sistema de seguridad social. En caso de prorrogarse el contrato con la Universidad o de cambio de personal, el Contratista allegará nuevamente esta información al interventor del contrato para su aprobación.”

Sin embargo se recuerda a los participantes lo enunciado en el numeral 2.6 “RESPONSABILIDAD DEL OFERENTE”. OBSERVACION 4.- Los vigilantes tendrán como mínimo las siguientes responsabilidades:

Ejecutar las actividades de seguridad y vigilancia privada tendientes a prevenir, detectar, disminuir y evitar las amenazas que afecten o puedan afectar la integridad de la comunidad universitaria o de las instalaciones de la Universidad, bajo la protección del servicio de vigilancia y seguridad privada, en espacial en las zonas verdes del sector occidental de la Universidad rondando la barrera perimetral de la universidad previniendo que se alojen habitantes de calle y que se presenten intrusiones al campus universitario.

No permitir el ingreso o posicionamiento irregular de ventas ambulantes dentro de las instalaciones de la Universidad e informar cualquier situación que represente un riesgo o un incumplimiento de las normas internas que en materia de seguridad se establezcan. Atender las recomendaciones que en materia de seguridad estipule la Vicerrectoría de Sede.

Estar atento a reconocer cualquier situación anómala o que llame la atención que atente contra la seguridad.

Registrar y mantener el control en el ingreso y salida de vehículos, personas y elementos de la zona asignada para su custodia, impidiendo el acceso o salida de todo aquello que no esté debidamente autorizado por la Universidad de acuerdo con los protocolos establecidos.






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Deberá solicitarse la identificación de todas las personas y evitar el ingreso de armas, sustancias psicotrópicas, materiales explosivos, vendedores ambulantes, entre otros.

Realizar inspecciones permanentes por medio de recorridos por toda el área asignada, constatando el estado de ventanas, puertas, vidrios, chapas, cerraduras, mallas, iluminación e informar sobre cualquier novedad observada al interventor o funcionario de la Universidad responsable del área y a su superior inmediato.

Tomar las precauciones y medidas necesarias, según sea el caso, para evitar hurtos, incendios, inundaciones y demás. Atender, informar, guiar y orientar con cortesía y respeto todos los aspectos relacionados con la ubicación de dependencias, edificios, áreas, horarios de atención al público y demás información solicitada por la comunidad universitaria a las personas que al ingresar a las instalaciones de la Universidad lo soliciten. Apoyar en situaciones de emergencia y al comité de emergencias de la Universidad. Controlar y revisar de manera permanente el perímetro de las que protege las edificaciones y terrenos objeto de la presente invitación. Asumir la custodia de las instalaciones asignadas durante el tiempo asignado para el servicio.

El personal que presta el servicio debe estar motivado, teniendo responsabilidad y sentido de pertenencia con la Universidad. En todo momento el vigilante debe utilizar debidamente el uniforme de la empresa y en excelente estado de pulcritud y presentación personal, de acuerdo a lo dispuesto por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El vigilante es el responsable por la seguridad en toda el área a su cargo, para el caso de los edificios, su ubicación no es exclusiva en la portería. Efectuar la revisión minuciosa constatando el estado de instalaciones, vehículos o demás bienes de la Universidad que queden bajo su responsabilidad e informar de inmediato a su superior de la novedad que detecte al iniciar el turno. No permitir el ingreso de particulares, trabajadores de otras áreas después de cumplida la jornada laboral, salvo previa autorización escrita del Jefe de la División de Vigilancia y Seguridad de la Universidad. Mantener especial vigilancia sobre las personas autorizadas para ingresar a áreas en horarios extras y exigir las autorizaciones de salida para cualquier elemento que pretenda retirar. Cumplir con las consignas o instrucciones dadas por el Coordinador o Supervisor. No permitir la permanencia de particulares o personal ajeno a las instalaciones dentro o en los alrededores del área asignada.






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Informar a su superior inmediato, cualquier situación anormal o actitud sospechosa que observe o detecte. Recibir y entregar con inventario todos los elementos entregados en razón al cumplimiento de las actividades. Consignar en el libro de minuta todas las novedades observadas en el turno y elaborar el informe respectivo para su jefe inmediato. No abandonar el sitio de trabajo por ningún motivo hasta tanto no sea relevado, informando a quien le recibe las novedades encontradas y consignas pendientes reportadas en el libro de minuta. Respetar y acatar las normas y controles, reglamentos establecidos por su empresa y por la Universidad. Restringir el ingreso de particulares, en situaciones de anormalidad y orden público que afecte a la Universidad. Informar a su superior inmediato, sobre hechos violentos o ultrajes que pretendan o se cometan dentro de la Universidad por personal particular o trabajadores del mismo. Elaborar el informe sobre la retención o decomiso de elementos propiedad de la Universidad que sin autorización pretendan retirarse, enviando los elementos junto con el informe a su superior inmediato. Asistir a los cursos y charlas programadas por su empresa. Exigir el porte del carné a toda la comunidad universitaria y las fichas de visitante (si aplica) a las personas ajenas a la Universidad. Efectuar entrega de puesto al finalizar el turno al responsable siguiente; el registro de esta entrega debe quedar consignada en el libro minuta del puesto. Cumplir con todas las demás funciones inherentes a las labores de vigilancia y seguridad de las instalaciones y personas de la zona asignada bajo su responsabilidad además las indicadas en los planes de protección de cada instalación. OBSERVACIÓN/Es importante clarificar con la entidad y en común acuerdo las responsabilidades y consignas del personal vigilantes ya que existen consignas establecidas por la entidad las cuales no se están cumpliendo en el momento, y adicionalmente por los momentos de seguridad que vive la universidad no se les exige por parte de la misma como el atender el hurto directamente o medidas para la reducción de consumo e alucinógenos y alcohol los cuales deben ser implementadas como campaña desde el mandato y manual de la universidad por lo tanto solicito a la entidad respetuosamente revisar las consignas propuestas en el pliego de condiciones. RESPUESTA UNIVERSIDAD En la observación del participante no se eleva ninguna propuesta de modificación del pliego de condiciones por lo tanto se ratifican las responsabilidades descritas máxime cuando éstas






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responden al cumplimiento de la normatividad vigente y a la satisfacción de las necesidades Institucionales. Por lo anterior la Universidad considera que no aplica modificación al Pliego de condiciones.

OBSERVACION 5.- 1.8.5. OPERACIÓN SERVICIO DE RADIOCOMUNICACIONES El contratista deberá garantizar comunicación confiable y oportuna con todos los puestos de vigilancia, concentrando la información en el Centro de Control de la Universidad. Los requerimientos mínimos del servicio en materia de comunicaciones son: a) Canal o grupo exclusivo para la Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá, con más de un canal, o comunicación de tipo digital para lograr una comunicación precisa con los guardas de seguridad. b) Dos Radio base para el centro de Control de la División de Vigilancia y Seguridad, enlazados con la red de apoyo de Bogotá, incluye instalación en el centro de control con materiales y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad OBSERVACIÓN/ Solicito a la entidad nos aclare cuales son las especificaciones técnicas exigidas y materiales para el requerimiento del presente numeral. RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad considera que dentro del pliego de condiciones en el numeral 1.8.5 OPERACIÓN DEL SERVICIO DE RADIOCOMUNICACIONES se encuentran detalladas claramente las especificaciones Técnicas requeridas por la Universidad. OBSERVACION 6.- m) El contratista podrá usar alternativas de medios de comunicación para las instalaciones internas y externas previa autorización del interventor del contrato.






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n) El contratista deberá programar en la misma frecuencia de seguridad pero en diferente canal sin costo alguno, veinte y seis 26 radios correspondientes al comité de prevención y atención de emergencias de la Universidad por un periodo de la vigencia del contrato y un mes más. o) El contratista deberá implementar un sistema de decodificadores y de grabación digital de audio para todos los radio bases del centro de control con una capacidad mínima de grabación de seis (6) meses. p) EL CONTRATISTA deberá implementar en todas las porterías peatonales y vehiculares un dispositivo de comunicaciones de tipo SMARTPHONE capaz de leer códigos QR, estos códigos serán administrados y generados en un stiker por el CONTRATISTA para el control de bicicletas, vehículos y motos en la sede Bogotá. OBSERVACIÓN/ Al respecto me permito aclarar que La Resolución No. 2595 de 2003 en su Artículo 32.Clasificación de las conductas y sanciones. Menciona “Las faltas en que incurran los vigilados en cumplimiento de la prestación de este servicio, se clasificarán de la siguiente manera: c) Ofrecer servicios complementarios o valores agregados gratuitos.” Adicional a esto la circular 01 de 2010 la Superintendencia de vigilancia en su item 5 menciona

En ese orden de ideas es claro las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos en el numeral m,n,o,p. De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios adicionales sería un requisito de imposible cumplimiento. Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los radios descritos en el numeral sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado.






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RESPUESTA UNIVERSIDAD Dentro del numeral 1.8.5 Operación del servicio de Radiocomunicaciones, frente al literal m, se aclara que es una posibilidad del oferente usar alternativas de medios de comunicación y no constituye obligación toda vez que se expresa el término “podrá”, ahora bien si el oferente contempla la posibilidad de ofertarlos dentro del anexo de propuesta económica en el numeral de demás elementos y equipos requeridos puede observarlo. Respecto al literal n, indica que el contratista deberá programar en la misma frecuencia de seguridad pero en diferente canal sin costo alguno, veinte y seis 26 radios correspondientes al comité de prevención y atención de emergencias de la Universidad por un periodo de la vigencia del contrato y un mes más. La entidad aclara que no se trata de suministrar los 26 Radios sino de programarlos en la frecuencia del contratista, en canal diferente, se aclara que los radios son propiedad de la Brigada de emergencia de la Universidad. Actividad que no exige ninguna imputación presupuestal. En lo que respecta al literal o y p, el oferente debe remitirse a la oferta Económica El ítem para cotizar este servicio adicional se encuentra estipulado en el anexo “propuesta económica –Demás Elementos y equipos requeridos para la normal ejecución del contrato” Se aclara la observación en el sentido de que el pliego de condiciones no insta ni induce a ningún incumplimiento normativo y son requisito de cabal cumplimiento. OBSERVACION 7.- 1.8.7. Medios de Transporte para la supervisión del contrato El contratista debe poner a disposición de la Universidad un (1) vehículo automotor tipo camioneta doble cabina de color BLANCO, sin restricción de horario (pico y placa)y con un servicio permanente de 7 X 24 en las instalaciones de la Universidad, modelo2009 en adelante dotada con reflectores móviles (4) para iluminación en rondas nocturnas, seis (6) motocicletas tipo sport superior a 125 CC con servicio permanente de 7X24 modelo 2009 en adelante, 2 equinos completamente equipados para supervisión de Campus Universitarios disponibilidad 7x24 para






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áreas de difícil acceso vehicular, y 1 equino completamente equipado para Centro Agropecuario Marengo disponibilidad 7x24. El mantenimiento de cualquiera de las anteriores modalidades de transporte, deberá ser cubierto por el contratista, así como su reposición inmediata en caso de cambio o retiro. Este servicio no tiene costo adicional para la Universidad y su valor se entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado. OBSERVACIÓN/Solicitamos a la entidad respetuosamente verificar el presupuesto asignado en el proceso ya que el requerimiento del presente numeral no está contemplado en el mismo y habría un desfase en el presupuesto por lo tanto no sedaría cumplimiento al tiempo estimado de ejecución del contrato y adicionalmente las empresas de vigilancia estamos obligados a cobrar todos los servicios y equipos adicionales entiéndase esto como los requeridos den el numeral 1.8.7. De todo esto podemos concluir que no cobrar los servicios equipos sería un requisito de imposible cumplimiento. Es por esta razón que solicito con todo respeto a la Entidad que los medios de transporte descritos en los numerales sean contemplados en el presupuesto total destinado en el proceso y así dar cumplimiento a la normatividad y prestar un servicio adecuado. RESPUESTA UNIVERSIDAD La estimación presupuestal contempló todos los aspectos facturables para la prestación del servicio y consecuentes con ello el anexo de oferta económica contempla este ítem dentro de los servicios adicionales, en el cual podrá detallarlo. OBSERVACION 8.- 1.8.7. Medios de Transporte para la supervisión del contrato EL CONTRATISTA asumirá la responsabilidad por daños y pérdidas en la propiedad del(los) vehículo (s) y moto (s) por las lesiones o muerte de personas, o cualquier otra responsabilidad extracontractual, incluyendo su propio personal, que se derive del uso de los vehículos o motocicletas. EL CONTRATISTA responderá por los daños que se ocasionen por razón de su actividad o la de sus trabajadores, por imprudencia, negligencia, impericia o descuido, dentro o fuera de las zonas donde se han de ejecutar los servicios.






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OBSERVACIÓN/Solicitamos a la entidad respetuosamente que se agregue al párrafo mencionado que se debe realizar una investigación y previo resultado que se dé la misma se procederá a responder o evidenciar la responsabilidad a la universidad por faltas de cumplimiento en los protocolos de seguridad señalados por la compañía de seguridad. RESPUESTA UNIVERSIDAD Es importante precisar que el procedimiento para hacer efectiva cualquier reclamación ante el evento que relaciona en su observación están claramente estipulados por la aseguradora con la cual se suscriben los diferentes amparos y demás normatividad vigente en la materia con la cual se llevará a cabo el debido proceso. En tal razón no se acepta la observación. OBSERVACION 9.- 1.8.11. Nivel de Seguridad Todos los servicios, incluidas las porterías peatonales y vehiculares, se prestarán con personal que posea jornadas de trabajo de ocho (8) horas como máximo, según el Código Sustantivo del Trabajo, al cual se le efectuará el relevo respectivo, buscando rendimiento y optimización del recurso humano, durante las 24 horas. OBSERVACIÓN/ Solicitamos a la entidad verificar el requerimiento del numeral teniendo en cuenta que si la totalidad de servicios se prestara en la modalidad de 8 Horas como máximo se estaría contrariando al requerir servicios 12 Horas en el anexo 1 Propuesta Económica. Es importante resaltar que la jornada laboral de 8 Horas diarias es decir 48 horas a la semana, se puede extender hasta 12 horas extras adicionales, por lo tanto serian 60 horas por hombre y tendríamos la viabilidad de prestar los servicios en modalidad de12 horas, brindándole al personal operativo un salario acorde y mayor seguridad en cambios de turno. Por lo anteriormente expresado agradezco a la entidad revisar el numeral. RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad exigirá para la prestación del servicio el estricto cumplimiento de la legislación y normativa vigente con relación a las jornadas permitidas autorizado por el Ministerio de Trabajo.






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Es importante mencionar que respecto a la jornada de trabajo el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 20 de la Ley 50 de 1990, dispone:

“La duración máxima legal de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) horas semanales,…”.

En consecuencia, al tenor do la norma enunciada la jornada máxima legal es de 8 horas diarias, 48 semanales, y los trabajadores no puede trabajar más de dos horas extras diarias doce a la semana, como lo establece el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, que señala: "En ningún caso las horas extras de trabajo., diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales". Lo que exceda esta jornada está por fuera del contexto legal.

Adicionalmente se aclara que las especificaciones técnicas del anexo refieren las horas de

prestación del servicio que no necesariamente corresponden al horario laboral de un solo vigilante. OBSERVACION 10.- 1.8.11. Obligaciones del Contratista

Presentar los Protocolos mínimos de seguridad necesarios para garantizar la adecuada prestación del servicio, los cuales deberán estar debidamente codificados y detallados y aprobados por LA UNIVERSIDAD, y deberá contener como mínimo:

Protocolo control de acceso y registro de vehículos. Protocolo control de acceso de personal de la Universidad. Protocolo control de acceso de visitantes en la Universidad. Protocolo control retiro o ingreso de bienes de terceros a la Universidad. Protocolo control retiro de bienes de la Universidad. Protocolo para emergencias naturales. (Hace parte del sistema interno de riesgos, ésta información solo podrá ser entregada al Contratista seleccionado). Protocolo en caso de atentado de bomba. Protocolo en caso de incendio. Protocolo de revisión de luces, verificación de filtraciones de agua, llaves abiertas, ventanas abiertas e inspección de rejas, Lo anterior sin perjuicio de nuevos protocolos de seguridad según necesidades requeridas. OBSERVACIÓN/ Entendemos que la información solicitada anteriormente es para el Contratista seleccionado por lo tanto no se debe entregar en la oferta?






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RESPUESTA UNIVERSIDAD El pliego de condiciones en el numeral hace alusión a las obligaciones del contratista y no del oferente, lo que indica que una vez seleccionada la oferta y adjudicado el contrato es deber hacer entrega de los mismos y proceder a su verificación de los documentos allí requeridos. Se recuerda a los participantes que deben observar las indicaciones contempladas en el pliego de condiciones numeral 2.6. OBSERVACION 11.- 5.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal Cuando el OFERENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, CADA UNO deberá comprobar su existencia y representación legal mediante Certificado expedido por la Cámara de Comercio, donde conste su razón social y representación legal, además de lo siguiente: En el certificado se verificará la siguiente información: Que su objeto social esté relacionado directamente con el objeto de la presente invitación, en actividades de seguridad y vigilancia de manera que le permita la ejecución del objeto. b) Que estén contempladas las facultades del representante legal. c) Que esté contemplado el nombramiento del revisor fiscal, si está obligado a tenerlo. d) La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5)años antes, contados desde la fecha de publicación de la presente invitación. e) La duración de la sociedad no será inferior al plazo del contrato y cinco (5) años más contados a partir de la fecha de apertura de la presente invitación. f) Fecha de expedición con una antelación máxima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de publicación de la presente invitación. Solamente en el caso de no ser posible acreditar en el Certificado de Cámara de Comercio, a la fecha de cierre del presente proceso, la información requerida en el literal b) del presente numeral, el OFERENTE deberá presentar el documento idóneo, legalmente permitido, que contenga dicha información. Dicho documento podrá ser: 1) Escrituras públicas de la sociedad 2) Actas de Asambleas de Accionistas 3) Estatutos de la sociedad Los miembros de los consorcios o uniones temporales, deberán presentar cada uno el documento que acredite su existencia y representación legal en los términos de este numeral.






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Tratándose de OFERENTES que en calidad de personas naturales participen dentro del proceso, deberán aportar de acuerdo con el inciso anterior, su correspondiente certificado de matrícula mercantil de persona natural. Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral:

La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de la presentación de los documentos expresamente exigidos en el presente numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado.

El contenido del documento exigido en este numeral será subsanable a solicitud de LA UNIVERSIDAD, a excepción de la información solicitada en las literales a),c) y d) de este numeral.

OBSERVACION/ Entendemos que solo hacen referencia a las empresas que se constituyen mediante la inscripción en la Cámara de Comercio, por lo tanto solicitamos que con fundamento en el artículo 10 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 24 y 9 del Decreto 356 de 1994, se señale dentro del pliego que las Cooperativas acreditan su existencia con la certificación de la Representación Legal expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada.






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En este orden de ideas, para el caso de las cooperativas sería aceptable la presentación del documento idóneo que es el certificado expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que tiene una vigencia de 90 días hábiles, toda vez que las mismas no están obligadas a tener certificado de Cámara de Comercio por su naturaleza. RESPUESTA UNIVERSIDAD Como bien lo ratifica en la observación el pliego de condiciones en el numeral 5.1.3 contempla que: (…) Solamente en el caso de no ser posible acreditar en el Certificado de Cámara de Comercio, a la fecha de cierre del presente proceso, la información requerida en el literal b) del presente numeral, el OFERENTE deberá presentar el documento idóneo, legalmente permitido, que contenga dicha información. Dicho documento podrá ser:

1) Escrituras públicas de la sociedad 2) Actas de Asambleas de Accionistas 3) Estatutos de la sociedad

En tal razón no se acepta la observación. OBSERVACION 12.- 5.3. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TECNICA 5.3.1. Experiencia Técnica Con el objeto de evaluar la experiencia El OFERENTE deberá allegar con su propuesta, hasta cinco (5) certificaciones de entidades que hayan celebrado contratos ejecutados al 100% con el OFERENTE como contratista, cuyo objeto sea la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con medio armado y/o sin medio armado, y/o canino que hayan sido ejecutados dentro de los cinco (5) últimos años en Colombia contados a partir de la fecha de publicación de esta invitación. Además deben cumplir con los siguientes requisitos:

La sumatoria de las certificaciones con las que acredite la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada debe ser por un valor mínimo de 10836 SMMLV.

La ejecución total final de las certificaciones presentadas no deberán ser inferiores a doce meses (12) o el equivalente a treinta (30) días por mes o fracción.

Cada una de las certificaciones deberá tener calificación del servicio Excelente.






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No se tendrán en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones por el RUP, contratante y la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.

En caso de uniones temporales y/o consorcios, cada uno de sus miembros deberá aportar como mínimo una certificación.

OBSERVACION/ Solicitamos a la entidad modificar respetuosamente el numeral tenido en cuenta que la calificación Excelente en el servicio resulta subjetivo y no mide en realidad la calidad del servicio por lo tanto solicitamos que las certificaciones aportadas tengan calificación de un buen servicio ya que no existiría objetividad en la postura actual del requerimiento. RESPUESTA UNIVERSIDAD La Universidad estableció éste criterio como un requisito en el cual convalida la calificación del servicio ejecutado, dado que le interesa contratar una empresa que demuestren la excelencia en la prestación de sus servicios. Adicionalmente, la Universidad considera que la calificación de “excelente” se distancia de la calificación de “bueno” o de “regular”; de otra parte otros términos como “ …a satisfacción o a cumplimiento a cabalidad” no califican el servicio sino el cumplimento de las obligaciones contractuales, y el ánimo de la calificación en la experiencia es el de contar con factores que indique un alto grado de seguridad y confianza en el servicio a contratar. Por lo anterior no hay lugar a la solicitud planteada. OBSERVACION 13.- Responsabilidad Social Obtendrá el máximo puntaje el oferente que certifique en por lo menos una certificación de las que trata el numeral 5.3, que vinculó a personas en situación de discapacidad. En caso de consorcios y/o uniones temporales, el integrante de mayor participación porcentual en esta invitación será quien deba aportarla. OBSERVACION/ Agradecemos a la entidad que frente al requerimiento pueda precisar en qué dependencia o ubicación dentro de la universidad se requiere o prestara servicio el personal discapacitado; esto teniendo en cuenta que en el anexo No 1 no está plasmado el requerimiento por lo tanto la entidad estaría limitado la participación de empresas idóneas que tienen trayectoria y capacidad de servicio; y a su vez se estaría favoreciendo a unas pocas empresas creándose así






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una desigualdad participativa; respetuosamente solicitamos a la verificar el numeral ya que si estamos hablando de responsabilidad social existen diversos factores que pueden ser medidos en este ámbito y no se segmentaria solo en el tema de discapacidad, más aun cuando no está en la solicitud de personal del anexo No 1 Propuesta económica. RESPUESTA UNIVERSIDAD Se aclara que el criterio observado no constituye requisito habilitante sino de puntaje, por lo tanto el pliego de condiciones no promueve la desigualdad o el favorecimiento. Se recomienda a los participantes observar que en la línea 7 del anexo de propuesta económica se encuentra plasmado el requerimiento de puestos con discapacitados con turnos, horarios y cantidad d días. Se aclara que las dependencias o ubicaciones no se exponen en el presente pliego con el propósito de mantener la reserva del esquema de seguridad y se considera que la ubicación no es un elemento determinante ni tampoco a la participación de empresas idóneas Por lo anterior no hay lugar a la solicitud planteada

GUARDIANES ESPECIALISTAS EN SEGURIDAD OBSERVACION No 1.: NUMERAL 1.8.10 PERDIDAS O DAÑOS El contratista será responsable por los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos presentados en cualquiera de las áreas de la Universidad en donde la Interventoría identifique que el Contratista no cumplió con las estrategias, medidas u obligaciones de seguridad, vigilancia control y/o del tratamiento de los riesgos. Cada incidente será comunicado por escrito al contratista por el interventor Contrato dentro de los cinco (5) días calendario siguiente al hecho, y será responsabilidad del contratista dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación allegar las pruebas y/o testimonios que demuestre que no es responsable de los daños o perjuicios causados. En caso de no recibir respuesta oportuna, se configurara causal de incumplimiento del contrato.






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La reparación por daños o la reposición de los bienes perdidos, se hará dentro de los 15días hábiles siguientes al análisis y comunicación de la supervisión del contrato sobre la responsabilidad del contratista en el hecho. Una vez determinada la responsabilidad o la carencia de medidas preventivas que ocasionaron las pérdidas o hurtos, el Interventor del contrato elaborará un acta en la cual se fija la fecha de reposición de los bienes. De no obtenerse el pago o la reposición en la fecha establecida, se afectará la póliza respectiva. Respetuosamente solicito a la entidad que se aclare que esta responsabilidad de la que se habla para el contratista será determinada luego de una investigación que adelantaran las partes afectadas y que se compruebe que la empresa contratista no cumplió con las estrategias, medidas u obligaciones de seguridad, vigilancia, control y/o del tratamiento de los riesgos tendrá la obligación de responder ante los hechos ocurridos. RESPUESTA UNIVERSIDAD Como se observa en el pliego de condiciones se indicó claramente que previamente a declarar los daños y perjuicios, pérdidas o hurtos se adelantará el debido proceso, en tal virtud no se acepta la observación.

OBSERVACION No 2.: NUMERAL 1.8.11 NIVEL DEL SERVICIO Indica la entidad que la Universidad exigirá para la prestación del servicio el estricto cumplimiento de la legislación y normativa vigente con relación a las jornadas permitidas autorizado por el ministerio de trabajo. Se trae a colación que según lo dispuesto por el Ministerio de Trabajo, ésta entidad conceptúo al respecto que: “La Jornada Ordinaria Máxima de Trabajo, corresponde a 8horas diarias, 48 horas semanales, independientemente de sector de la producción. Anteriormente la duración máxima de la jornada de trabajo para los vigilantes y trabajadores de actividades discontinuas o intermitentes, era de 12 horas, jornada que fue reducida a 8 horas, de conformidad con lo establecido en la Ley 6ª de 1981,equiparándola a la jornada de trabajo de que trata el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo. Al respecto solicitamos a la entidad que para los turnos 24 horas se permita manejar turnos de 12 horas para un máximo de 60 horas a la semana teniendo en cuenta que para las empresas de vigilancia y seguridad privada el Ministerio de Trabajo autoriza mediante una resolución a cada compañía hasta dos horas diarias y doce semanales, a laborar horas extras, dando cumplimiento al artículo 161 del Código Sustantivo de Trabajo, modificado por el artículo 50 de la Ley de 1990.






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RESPUESTA UNIVERSIDAD La firma peticionaria hace alusión al artículo 50 de la Ley 1990 que modifica el Artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo lo cual no corresponde con el tema tratado ni se relaciona con la norma en cuestión. La Universidad exigirá para la prestación del servicio el estricto cumplimiento de la legislación y normativa vigente con relación a las jornadas permitidas autorizado por el Ministerio de Trabajo.

Es importante mencionar que respecto a la jornada de trabajo el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 20 de la Ley 50 de 1990, dispone:

“La duración máxima legal de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) horas semanales,…”.

En consecuencia, al tenor de la norma enunciada la jornada máxima legal es de 8 horas diarias, 48 semanales, y los trabajadores no puede trabajar más de dos horas extras diarias doce a la semana, como lo establece el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, que señala: "En ningún caso las horas extras de trabajo., diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales". Lo que exceda esta jornada está por fuera del contexto legal. Ahora bien la intensidad horaria de los puestos de seguridad responden a las necesidades institucionales y al estudio de seguridad aprobado por la División de Vigilancia y Seguridad de la Universidad. Por lo anterior no se acepta la observación planteada. OBSERVACION No 3.: NUMERAL 1.8.13.1 UNIFORMES En un anexo dentro de la cotización, debe incluirse en forma detallada la descripción del uniforme que se va a emplear en el día, en la noche y en tiempo de invierno. Cordialmente solicito a la entidad que solo con la resolución de Uniformes y distintivos que se encuentra en el numeral 5.1.15 del presente pliego de condiciones que otorga la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada por la cual se autoriza y registra los diseños, colores, distintivos y demás especificaciones de los uniformes a las empresas de seguridad con las especificaciones que autoriza el ente regulador, consideramos que este documentos el más apropiado y suficiente






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para que la entidad tenga claridad de a cada uno de los uniformes con los que cuentan los diferentes proponentes. RESPUESTA UNIVERSIDAD Se acepta la observación y mediante ADENDA se modifica el pliego de condiciones. OBSERVACION No 4.: NUMERAL 5.3.3 CAPACIDAD DE ANALISIS Y ESTUDIO DE SEGURIDAD, AMENAZAS Y PREVENCION DEL RIESGO El oferente deberá acreditar que cuenta con consultores expertos en seguridad dentro de su planta, para tal efecto se deberán allegar cinco credenciales de consultores en seguridad expedidas por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada. La omisión de estos documentos será subsanable a solicitud la Universidad. Si el oferente no responde a la solicitud oportunamente, la oferta será rechazada. Teniendo en cuenta la CIRCULAR 003 DE 2012, Numeral 2. CONDICIONES MÍNIMAS CREDENCIALES PERSONAL OPERATIVO, Ítem 2.1. ESPECIFICACIONESTÉCNICAS: “Los servicios de vigilancia y seguridad privada titulares de una licencia de funcionamiento otorgada por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, deberán expedir una credencial para el personal operativo de su empresa o departamento de seguridad, con las siguientes especificaciones técnicas…” e Ítem 3.4.: “Una vez acreditado el personal operativo, el servicio de vigilancia y seguridad privada titular de la licencia de funcionamiento podrá consultar su personal vigente, y proceder a expedir las credenciales al personal operativo que se hubiere acreditado por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada”; así, la credencial debe ser expedida por la empresa titular de la licencia, respetuosamente solicito a la entidad se modifique este numeral por lo anteriormente mencionado. RESPUESTA UNIVERSIDAD Es preciso indicar que no se encuentra dentro de la observación un requerimiento formal y específico de modificación del pliego de condiciones. Se aclara que las credenciales solicitadas son de consultores (asesores) las cuales son expedidas en forma directa y personalizada a solicitud de cada profesional.






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Por lo anterior no hay lugar a la Observación. OBSERVACION No 5.: MEDIOS TELEMATICOS La sede Bogotá cuenta actualmente con un campus en el que se prestan la mayoría deservicios relacionados en la presente invitación y diversas edificaciones externas dentro y fuera de la ciudad de Bogotá, con el fin de ampliar y mejorar sus telecomunicaciones es importante contar con un proveedor de servicios debidamente autorizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, para la posible implementación de dichos sistemas a razón de que la Universidad dentro de sus planes de mitigación de riesgos está implementando medidas preventivas que usan del espectro radioeléctrico para enviar comunicaciones a la central de monitoreo. Por lo anterior obtendrá el máximo puntaje el oferente que allegue una autorización de medios telemáticos expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. En caso de consorcios y/o uniones temporales, basta con que uno de los participantes la aporte Respetuosamente solicito a la entidad que este numeral se modifique en el sentido que esta autorización no es acreditada por Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada si no por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones RESPUESTA UNIVERSIDAD Se acepta la observación y en consecuencia se modifica el pliego de condiciones mediante ADENDA.

SERVISION DE COLOMBIA & CIA LTDA OBSERVACION No 1.: El numeral 5.3.1 Experiencia técnica, señala los parámetros que deberán tener en cuenta los proponentes para la presentación de la experiencia solicitada. De igual forma señala la primera viñeta que la certificación deberá ser expedida y suscrita por el Representante Legal del contratante y que no serán aceptadas certificaciones emitidas por interventores u otros funcionarios.






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Al respecto, solicitamos amablemente a la entidad reconsiderar la anterior solicitud, toda vez que si bien es cierto, este sería un requisito que bien podría aplicarse a las certificaciones expedidas por clientes de tipo privado, para los clientes del sector estatal resulta mucho más complejo, toda vez que por la magnitud de las entidades oficiales, el manejo e interventoría de los contratos justamente es delegada a otros funcionarios y no propiamente al representante legal de la entidad estatal, razón por la cual obtener una certificación de una entidad estatal expedida directamente por el representante legal, resulta un requisito bastante exigente y de difícil cumplimiento. Por ello, solicitamos amablemente a la entidad, que en el caso de la experiencia que acredite el proponente en el sector estatal, se acepte la expedición de la certificación por el interventor del contrato por parte de la entidad estatal o cualquier otro funcionario de la entidad estatal y que para los clientes del sector privado si se solicite la certificación expedida por el Representante Legal. Lo anterior sumado, a que este tipo de certificaciones tienen otra ventaja, dado quela información que reposa en las mismas puede ser comparada con contratos públicos, pliegos de condiciones, entre otros documentos; los cuales pueden ser revisados por la universidad en la visitas de inspección. RESPUESTA UNIVERSIDAD Se acepta parcialmente la observación y en consecuencia se modifica el pliego de condiciones mediante ADENDA. OBSERVACION No 2.: Con respecto a este mismo numeral, el mismo contiene una nota en la que indica “se aclara que se aceptara un solo contrato por certificación allegada”. Al respecto, solicitamos a la entidad aclarar el significado de dicha nota: ¿Quiere esto decir que por cliente solo se aceptara la acreditación de un contrato y por tanto las cinco certificaciones deben corresponder a distintos clientes, o puede aportarse varias certificaciones de un mismo cliente siempre y cuando correspondan a contratos distintos? RESPUESTA UNIVERSIDAD Se aclara que si el oferente allega una certificación (documento) en su contenido podrá acreditarse máximo un solo número de contrato.






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Si el participante, por ejemplo a prestado sus servicios a un cliente X en los últimos tres años, mediante dos contratos o acuerdos de voluntades diferentes (No.001 y No. 015), y desea acreditar dicha experiencia, deberá entonces presentar dos certificaciones, cada una correspondiente a cada contrato, es decir, una certificación por el contrato No. 001 y otra certificación por el contrato No. 015. Ahora bien, las certificaciones allegadas por el participante podrán corresponder al mismo o a distintos clientes.

FIN DEL DOCUMENTO DE RESPUESTA A OBSERVACIONES

REPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS...

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