MANUAL DE TÉCNICAS DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA PÙBLICA

METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO PARA LA

GERENCIA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

INTEGRANTES:

MÓNICA CHANGOLUISAROXANA NEGRETEGLORIA GUERRAMÓNICA VELÁSQUEZMÓNICA NARVÀEZ

INTRODUCCIÓNSe considera archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos. Los archivos de las instituciones Públicas y Privadas representan la gestión y la memoria de las actividades cumplidas en la administración.Es necesario sobreguardar los documentos que son parte de la historia y es patrimonio del Estado.

La Gerencia de Gestión del Talento Humano de la “EPMAPS”, es la encargada de manejar el archivo del personal que labora en esta institución, en la cual existen aproximadamente 2.500 folders. Debido al exceso de información entrante, el personal ha tenido que ser capacitado en esta función, al no tener éxito se han presentado las siguientes falencias:

PERSONALDesconocimiento archivístico, el personal constantemente sufre cambios administrativos por lo tanto no asume responsabilidad expresa sobre los archivos.

TÉCNICONo se mantiene inventarios sobre la documentación existente, misma que es archivada con el criterio de la persona que los maneja.

FÍSICO Los documentos activos se encuentran en espacios físicos mal distribuidos, esta información se encuentra organizada con criterio personal.La documentación se halla en sitios inapropiados (bodegas), y sin la técnica adecuada.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

OBJETIVO GENERAL

Dotar a la empresa un modelo centrado

(manual de aplicaciones), en el proceso archivístico que garantice una adecuada búsqueda y ubicación de la información del personal de la empresa .

CARACTERÍSTICAS Los documentos se clasificarán

respetando la procedencia del documento y el orden cronológico, numérico y alfabético.

Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describe el archivo para ser dispuesto a su inmediata consulta.

Las carpetas o folders se codifican y etiquetan tomando de base la procedencia del archivo:

◦ Nombre y apellido (servidor o trabajador).

◦ Código Realizado el sistema de clasificación

de archivos nos permite la localización inmediata de la información requerida por la empresa o el usuario.

FUNCIONES Planificar, organizar, controlar, y supervisar el

archivo de talento humano. Asignar funciones al personal que integra el

Área de Archivo de talento humano.  Elaborar La Tabla de Plazos de Conservación

Documental, en coordinación con el archivo central

Recibir, clasificar y archivar los documentos personales que ingresa a la gerencia de Talento Humano de cada servidor.

Mantener actualizados los registros de control de las carpetas personales.

Informar sobre el estado de las carpetas por préstamos al personal de Talento Humano.

Receptar la documentación del personal para su correcto almacenaje en folders.

Participar técnicamente en las Evaluaciones de Documentos.

Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institución y llevar registro de los préstamos de documentos.

Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según establece la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública; pero con previa autorización del encargado del archivo.

Capacitar en programas de adiestramiento archivístico a todo el personal que tenga bajo su responsabilidad el manejo de documentos y archivos.

Presentar informes mensuales sobre novedades presentadas en el manejo del archivo al jefe inmediato.

Aplicar la digitalización como medio informático, de acuerdo a las necesidades de la Gerencia.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTACIÓN PASIVA: Son documentos que por su contenido,

importancia y seguridad son trasladados al Archivo Central de la EPMAPS, para el custodio del mismo.

DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR: Es la destrucción física de unidades o

series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos.

Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que no garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos”.

El método de destrucción a utilizar por el archivo central será el rasgado del documento, principalmente aquellas áreas que contienen sellos, firmas o información importante.

Las políticas para la destrucción de documentos son las siguientes:

Eliminar toda la documentación (carpetas personales) en forma física siguiendo las normativas establecidas por la empresa; adicionalmente se procede a guardar en un CD con la información destruida en caso de que se lo requiera y esta se ubicará en el archivo central.

NOTA: El traslado documental pasivo se lo

realiza mediante archiprácticos (cajas de cartón blanco), los mismos que son revisados por el personal del archivo central y se adjuntará al formulario de descargo.

DOCUMENTACIÓN ACTIVA: Los documentos permanecerán en el archivo de la

gerencia de talento humano, organizada en forma alfabética y de acuerdo a la división por grupos, descrita anteriormente.

Ningún documento original puede ser eliminado aunque haya sido reproducido por cualquier medio excepto aquellos documentos que consten en la tabla de plazos de conservación elaborados por cada institución.

Toda información cuenta con respaldos a través de soportes de calidad de acuerdo a las normas implantadas en la Empresa.

MODELOS DE FORMATOS

ANEXO 4 INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DE SOLICITUD:

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA: P LAZO DEL P RESTAM O:

DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADODESCRIPCION DEL DOCUMENTO No. FOJAS

Caja Estante Bandeja

f. f.AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME

(Nombre, cargo y f irma de la autoridad que solicita el préstamo) (Nombre, cargo y f irma del funcionario que recibe los documentos)

CONTROL DE DEVOLUCION

FEC HA DE DEVOLUC ION: ENTREGADO POR: VISTO BUENO

OBERVACIONES:

FORM ATO DSINAR-C P ID-01-2005

UBICACIÓN FISICA

ÁREAS FÍSICAS DIMENSIONES DE SEGURIDAD: El archivo central (pasivo), se ubicará en lo posible en

la planta baja del edificio, ya que soportará un gran peso por la acumulación de documentos. El peso por metro lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en un máximo de 2,20 mts., la superficie de un depósito de archivo puede ser de máximo 200 metros cuadrados.

Se debe contar con un sistema de detección y extinción de incendios. 

Las entidades públicas que carezcan de espacio físico y necesiten conservar los archivos, podrán arrendar depósitos de archivos a empresas especializadas a través de contratos, estableciendo en una de las cláusulas que el arrendador se responsabiliza de su custodia y la administración de la información a través de un coordinador nombrado por el arrendatario.

 

PROTECCIÓN Existen varias causas de deterioro de los documentos, planos,

fotografías, etcétera, entre las que se cuenta el fuego, inundaciones y robos por lo que debe dotarse de extintores de incendios y detectores de humo, evitar que la ubicación del archivo esté cerca del nivel de las aguas lluvias que puedan producir inundaciones y finalmente debe darse las seguridades a las puertas y ventanas de acceso al archivo a fin de evitar el robo de documentos.

ILUMINACIÓN

  Si el Archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares, debe colocarse cortinas metálicas semi-abiertas y fijas para que la luz solar que incida sea siempre indirecta, tenue y siempre la misma (hay que tomar en cuenta que el beneficio de esta iluminación es para los documentos), si no se cuenta con este tipo de cortinas, se puede comprar los adhesivos plásticos de vidrio. Se recomienda la utilización de lámparas fluorescentes.

TEMPERATURA

La temperatura óptima debe oscilar de 18 a 22 grados centígrados,

en ningún momento deberá sobrepasar esta temperatura, de

producirse esto, debe utilizarse un sistema de aire acondicionado,

encendido las 24 horas del día.

HUMEDAD

Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como por

defecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55

por ciento.

POLVO

Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con

aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero, además será

preferible condicionar filtros por donde ingresa el aire.

 VENTILACIÓN

Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse

de aire acondicionado o corrientes provocadas.

EQUIPOS PARA ARCHIVOSSe recomienda utilizar archivadores, armarios o

estanterías metálicas. Los documentos del Archivo Pasivo

deben ser protegidos en cajas especiales de retención.

EQUIPOS PARA PLANOS, MAPAS U OTROS SIMILARES

Existen equipos llamados Planotecas o Mapotecas

metálicos que sirven para guardarlos en forma horizontal

o vertical, aquellos documentos considerados de alta

importancia o históricos cubrirlos en su totalidad con

papel pelón de aproximadamente 60 gramos.

CONCLUSIONESLas actividades y funciones del archivo central y de los archivos

descentralizados tienen que enmarcarse dentro del régimen

jurídico general del reglamento de gestión documental y gestión

de administración de archivos de la EPMAPS , (Resolución 070);

las dependencias tienen autonomía para gestionar archivos y

documentos dentro de los limites establecidos en el Reglamento

antes citado el cual permitirá agilitar la información requerida por

el cliente externo e interno

RECOMENDACIONES Implementar sistemas archivísticos en las

diferentes dependencias de la empresa y capacitar al personal por medio de talleres.

Utilizar distintivos de colores en las carpetas para la mejor ubicación de la información la misma que nos permitirá encontrar de forma más rápida la información requerida.

Realizar una rotulación adecuada por perchas donde indique la ubicación exacta de los documentos a buscar.

Implementar una sala de lectura y consulta para la revisión de la documentación requerida.

Crear un archivo digital en donde conste toda la documentación física (folders personales) que se encuentran en el archivo de Talento Humano a fin de que tenga una conservación indefinida.

Crear una memoria digital que facilite la difusión de las copias digitales en sistemas personalizados plataforma o website.

BIBLIOGRAFÍA

Resolución N° 070 para el manejo del archivo de la EPMAPS

Registro oficial #67 (25 de julio del 2005) Concejo Nacional de Archivos Dirección del Sistema

Nacional de Archivos, Instructivo de organización básica y gestión de archivos administrativos.

El Instructivo de la documentación y archivos del Banco del Estado de acuerdo a la decisión N° 2007-GGE-141.

GRACIAS