PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosCONTENIDO34555556661RECURSOS HUMANOS1.1REQUERIMIENTO DE PERSONAL1.1.1COMPETENCIAS1.1.2RECLUTAMIENTO1.1.3EVALUACIN CURRICULAR1.1.4ENTREVISTA PERSONAL1.2CONTRATACIN DE PERSONAL1.2.1REQUISITOS POST CONTRATACIN1.2.2TRASLADO1.2.3ROTACIN DE PERSONAL1.2.4INDUCCIN (PREPARACIN PARA EL DESEMPEO DE SUSFUNCIONES)1.2.5JERARQUA, SALARIO, ORGANIGRAMA Y FUNCIONES1.2.6COMPENSACIONES1.2.7DESCANSOS1.3CAPACITACIN1.3.1APROVECHAMIENTO1.4EVALUACIN DEL DESEMPEO (EDD)1.4.1CRITERIOS DE CALIFICACIN PARA DESARROLLO DE COMPETENCIAS1.5QUINQUENIOS1.6DESVINCULACIN DE PERSONAL1.6.1RETIRO FORZOSO Y PREAVISO1.6.2RENUNCIA1.6.3FINIQUITOS1.6.4FORMALIDADES DE LA DESVINCULACIN1.7REGISTROSPgina 1 de 12Versin 6.00777888999101010111112PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosPgina 2 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizados1 RECURSOS HUMANOSConceptos fundamentales para la gestin de los recursos humanos en la organizacin:a)El Vicepresidente Ejecutivo es la nica autoridad con potestad para autorizar la creacin de un nuevo cargo o vacancia en la empresa.b)No est permitido ningn pago al personal, que no haya sido autorizado por la Vicepresidencia Ejecutiva, incluyendo pasantes.c)No pueden existir pasantes por ms de tres meses en la empresa, ni ms de uno a la vez en cada recinto. Los pasantes solo podrn ser aceptados con la solicitud de pasanta proveniente de su universidad, centro de estudio o personal,que debe ser enviada al Departamento de Recursos Humanos.d)Encasodeexistircualquierpersonareclutadaporrecomendacinoparentescoconotro funcionario de la empresa, las responsabilidades y consecuencias son para ambos.e)Noseautorizabajoningunacircunstanciaelreemplazoexternoparapersonalenusodesus vacaciones.f)Los costos y multas resultantes de la impuntualidad en la presentacin de partes de Alta o Ingreso, Baja o Retiro en la Caja Petrolera de Salud, o contratos y fniquitos para visado en el Ministerio de Trabajo son descontados del responsable de su presentacin. Lo mismo sucede en los casos en que sea necesario hacer visar nuevamente un contrato o fniquito por mala elaboracin.g)Los formularios de vacaciones y salidas deben ser cargados de manera informtica en el formato establecido por la empresa (formato nico ubicado en la Unidad de Red SGC\RRHH\VACACIONES delaintranet)ydebenserenviadosvacorreoelectrnicoalaSubgerenciadeRecursos Humanos, en el mes siguiente a su presentacin.h)LaelaboracindesellospersonalesydeVo.Bo.paraelpersonaldelaempresaserealiza demaneraregional,salvoaquellosrecintosdefronteraqueporsuubicacin,notengan laposibilidaddehacerlo.Enestoscasoslasolicituddesellosserealizadirectamenteala Subgerencia de Recursos Humanos en La Paz. i)ParalaelaboracindesellospersonalesydeVo.Bo.debemantenersedemaneraexactael formatoactualdelosmismos.Estterminantementeprohibidalaelaboracinyusodesellos porcargosmodifcados,interinosonoofciales,quenoestnaprobadosycomunicadosala Subgerencia de Recursos Humanos. En caso de incumplimiento, la sancin alcanza al Gerente del Recinto infractor. Pgina 3 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosj)Todoslosrecintosqueelaborensellosparasupersonalnuevooporreposicin,debenenviar regularmente al Departamento de Recursos Humanos, los cuadros de recepcin de dichos sellos debidamente frmados. k)Los responsables de la elaboracin de sellos en cada recinto, tambin deben encargarse de su destruccin cuando por cualquier motivo, estos queden inutilizados.l)Laelaboracindetarjetaspersonalesycredencialesparaelpersonal,debesersolicitada exclusivamentealaSubgerenciadeRecursosHumanosenlaOfcinaLaPaz,quedando terminantemente prohibida la elaboracin y uso de tarjetas o credenciales no ofciales. En caso de incumplimiento, la sancin alcanza al Gerente del Recinto infractor.m)Toda contratacin de personal en recintos, debe ser comunicada por correo electrnico en el da a la Subgerencia de RR.HH. (con copia a VPE), incluyendo mnimamente los siguientes archivos para su registro: Registro de Personal debidamente llenado y califcado en todos sus espacios, digitalizacin de Curriculum Vitae y Cdula de Identidad vigente. La VPE solo responder estas comunicaciones en caso de observacin. n)Toda modifcacin salarial (aprobada por VPE), descuentos, anticipos, sanciones y otros, deben ser comunicadas a RR. HH. hasta el 25 de cada mes y antes si la fecha cae en feriado o fn de semana.o)Toda modifcacin de cargos producida, debe ser comunicada a RR.HH. hasta el 25 de cada mes y antes si la fecha cae en feriado o fn de semana, para su registro en el Sistema de Personal y debe estar acompaada del envo electrnico del Registro de Personal del funcionario, con su cargo actualizado y califcado en todos sus espacios.p)La exoneracin de personal en la empresa, debe ser comunicada al Departamento de Recursos Humanos de forma inmediata.q)Paradarcumplimientoaesteprocedimiento,debencumplirseadicionalmentetodaslas obligacionesqueestndeterminadasenelregistroListadodeObligaciones,ubicadoenla Unidad de Red SGC\REGISTROS de la intranet.1.1Requerimiento de personalExisten dos tipos de requerimiento de personal:a)Por vacancia: Cuando por renuncia, rotacin o destitucin de algn funcionario, quede vacante un cargo defnido en la estructura orgnica de la empresa. b)Por creacin de un nuevo cargo: La aprobacin de nuevos cargos, solo es efectiva cuando en los ltimos seis (6) meses, con relacin al semestre anterior, se presenten incrementos sostenidos en los volmenes de operaciones o incremento de ingresos del recinto solicitante.Pgina 4 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosLa prioridad de ALBO S.A. es la promocin interna y por lo tanto, antes de realizar una reposicin con personalseleccionadoexternamente,debeofertarseelcargoalinteriordelaempresa,paraquelos interesados puedan postular para cubrir dicha vacancia o ser designados por cada Gerencia de Recinto o por el Departamento de Recursos Humanos.1.1.1CompetenciasLas competencias bsicas para la contratacin de personal dependiendo del cargo al que opten, estn determinadasenelRegistrodePersonal,ubicadoenlaUnidaddeRedSGC\REGISTROSdela intranet.Ningunacontratacinpuedeserefectuadaapersonasquenocumplanlosrequisitosmnimosde competencias y conocimientos para un cargo.1.1.2ReclutamientoBajo responsabilidad exclusiva de los Gerentes de Recinto, el reclutamiento del personal para cubrir vacanciasonuevoscargosdebidamenteaprobadosporlaVicepresidenciaEjecutiva,eslibre,dentro delmarcoestablecidoenelRegistrodePersonalqueestablecelosrequisitosmnimosparala contratacin.1.1.3Evaluacin curricular Consiste en la evaluacin del Currculum Vtae del postulante, en comparacin con el perfl del cargo requerido.Pararespaldarunacontratacin,losGerentesdeRecintopuedencoordinarconlaSubgerenciade Recursos Humanos la aplicacin de exmenes de conocimientos o psicotcnicos que tiene establecidos la organizacin.1.1.4Entrevista personalEsobligatorialaentrevistapersonalalospostulantesauncargo,enloposibleconpresenciadel inmediato superior, llenando en el Registro de Personal la fecha de entrevista correspondiente.LasentrevistasparacargosdeGerenciasNacionalesodeRecinto,lasefectaelVicepresidente Ejecutivo.1.2Contratacin de PersonalAntes de iniciar su trabajo, un funcionario contratado debe presentar los siguientes documentos:a)Fotocopia de su cdula de identidad.b)Certifcado de antecedentes policiales.Pgina 5 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosc)Fotocopia del certifcado de nacimiento.d)Fotocopia del certifcado de nacimiento de sus dependientes, si corresponde.e)Dos fotografas tamao carnet fondo azul.f)Fotocopia de certifcado de matrimonio, si corresponde.g)Fotocopia de licencia de conducir (si corresponde).h)Fotocopias de otros certifcados que respalden lo descrito en el Currculum Vtae.1.2.1Requisitos post contratacinLuego de realizar una contratacin, se debe enviar por correo electrnico a la Subgerencia de Recursos Humanos, lo siguiente:a)ElRegistrodePersonalcorrectamentellenadoycalifcadoentodossusespacios,parasu habilitacin en la planilla de sueldos.b)El registro Contrato de Trabajo en formato nico por tiempo indefnido y a plazo fjo, ubicados en la Unidad de Red SGC\REGISTROS de la intranet, obligatoriamente visado por el Ministerio de Trabajo.c)Los formularios de Parte de Alta o Parte de Ingreso debidamente llenados y sellados en la Caja Petrolera de Salud. d)LosformulariosderegistroalSeguroSocialObligatorio(sicorresponde),Declaracinde DerechohabientesyExamenPreocupacionaldelasAFPsentodassuscopias,debidamente llenados y sellados.e)El visado de contratos, afliacin en CPS y la entrega de formularios de las AFPs, previamente llenadosysellados.(Paralosrecintosdefronteraqueporsuubicacin,nopuedanacceder aserviciosregionales,elcumplimientodeesterequisitodebesersolicitadoalDepartamento deRecursosHumanosparaLaPazoalpersonaladministrativodelrecintomscercanoal domicilio del nuevo funcionario).1.2.2TrasladoLas personas contratadas para recintos de Tambo Quemado, Pisiga o Avaroa, sern benefciadas con el costo del traslado por cada ingreso y salida de y hacia su lugar de trabajo.1.2.3Rotacin de personalEl personal de ALBO S.A., podr ser sujeto a rotacin eventual o permanente entre cualquiera de las ofcinas a nivel nacional, situacin que est prevista en su contrato de trabajo.Pgina 6 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosLa rotacin interna en un mismo recinto es libre a cargo del Gerente del Recinto.1.2.4Induccin (Preparacin para el desempeo de sus funciones)La responsabilidad y supervisin de la induccin de un nuevo funcionario, es del Gerente de Recinto, bajo las siguientes pautas:a)Presentar o delegar la presentacin del nuevo funcionario a todo el personal.b)Socializarloconlaempresa(sulugardetrabajo,espacioscomunes,reasdecirculacin, comedor, baos y todo factor que forma parte de la cultura organizacional de ALBO S.A.).c)Efectuar un entrenamiento en sus funciones especfcas, introducirlo al equipo de trabajo que le corresponde y hacerle conocer el acceso a todos los manuales, instructivos, estatutos y normas propios de la organizacin.d)Seguimiento y retroalimentacin constante de la evolucin del funcionario, absolver sus dudas, hacerloparticiparenreuniones,aplicandoencasonecesariolasmedidascorrectivaspara facilitar el xito de la persona admitida.e)Efectuar una evaluacin previa al vencimiento del perodo de prueba, que permita determinar si el funcionario ha logrado ajustarse al perfl requerido para el cargo.1.2.5Jerarqua, salario, organigrama y funciones En el contrato de trabajo est determinada la caracterstica del cargo ofertado y sus accesorios. Sin embargo, todo funcionario contratado por ALBO S.A. est en la obligacin de conocer el Manual deOrganizacindelaempresaubicadoenlabibliotecadelasofcinasyenlaUnidaddeRed SGC\BIBLIOTECA de la intranet, en cuyo contenido se encuentra la creacin y funcionamiento de la estructurajerrquica,orgnica(organigramas)yfuncionesqueidentifcanalcargoenelquedebe desempearse.La estructura salarial para personal no ejecutivo de la empresa, se comunica regularmente a todas las gerencias y personal responsable de la administracin de personal en cada recinto, para su aplicacin en la contratacin y posibles ajustes salariales en cada gestin.LosnivelessalarialesparapersonalejecutivodelaempresasondesignadosporlaVPEycuando corresponde, en coordinacin con cada gerencia. 1.2.6CompensacionesLas compensaciones que ofrece la empresa se enmarcan en los derechos de los trabajadores establecidos en la Ley.Pgina 7 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizados1.2.7DescansosPara compensar los trabajos continuos del personal o turnos especiales, la empresa otorga descansos adicionales a la vacacin anual establecida por Ley, de la siguiente forma:Recintos de Tambo Quemado y Pisiga.En turnos de ocho (8) das de trabajo por seis (6) de descansoRecinto Avaroa.En turnos de quince (15) das de trabajo por trece (13) de descanso.RecintosYacuibayAeropuertosElAltoy Viru-Viru.Un(1)dadedescansoparaelpersonalenhorario normal, que cubra turnos nocturnos o efecte trabajos los sbados o domingos.Recintos y ofcinas con horario normal. Vacacin de ley.Reemplazos en recintos de frontera.Un da y medio (1 y ) por reemplazo de sbado en la tarde y domingo.Personalderecintosuofcinasconhorario normal, que efecte trabajos en domingo.Un (1) da.1.3CapacitacinEl Departamento de Recursos Humanos debe programar cuando sea necesario, en coordinacin con los responsables administrativos de cada recinto, la celebracin de cursos de capacitacin para cerrar las brechas de conocimiento y competencias del personal, asegurndose de la asignacin de recursos a travs del Plan Anual de Accin. Cuandoserealicencursosdecapacitacinalpersonal,estosdebenserregistradosenelformato Word establecido por la empresa y adicionalmente en los Registros de Personal de los funcionarios benefciados y deben ser enviados va correo electrnico a la Subgerencia de Recursos Humanos, en el mes siguiente a su realizacin.1.3.1AprovechamientoElaprovechamientodeloscursosdecapacitacin,esdeterminadomediantelacomprobacindelos resultados de exmenes, certifcados, ttulos, diplomas u otros, que emita el ente capacitador. La evaluacin de las capacitaciones est a cargo del superior inmediato, quin anotar en el Registro de Personal la aplicacin de lo aprendido en sus funciones diarias.Pgina 8 de 12Versin 6.00PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosPgina 9 de 12Versin 6.00Todofuncionarioquenoacrediteelaprovechamientodeuncursodecapacitacinpagadoporla empresa a travs de la presentacin de certifcados o califcaciones segn sea el caso, deber devolver el importe invertido en dicho curso.1.4Evaluacin del desempeo (EDD)LaevaluacindeldesempeodelosfuncionariosdeAlmaceneraBolivianaS.A.esanual,entrelos meses de agosto y septiembre de cada gestin.La modalidad de evaluacin puede ser:a)Grupal, cuando todo el grupo de un recinto se rena para efectuar comentarios, sugerencias y oportunidades de mejora del funcionario evaluado.b)Individual, entre el evaluador y el evaluado.c)Toda evaluacin debe culminar con una califcacin cualitativa y cuantitativa, establecida en el Registro de Personal donde debe llenarse la evaluacin de competencias, y posteriormente la parte conceptual del evaluador y el evaluado.d)Las evaluaciones deben hacerse a todo el personal independientemente de su fecha de ingreso.e)EnelcasoparticulardelaevaluacindeldesempeodelaVicepresidenciaEjecutivaalas gerencias, la misma se realiza de manera informtica, telefnica, escrita o personal, segn se den las posibilidades.1.4.1Criterios de califcacin para desarrollo de competenciasLoscriteriosparalaevaluacindeldesempeodebenserestablecidosmedianteInstructivoo Comunicacin Interna emitido por la Subgerencia de Recursos Humanos.1.5QuinqueniosEl pago de quinquenios a nivel nacional se realiza de acuerdo a lo establecido por Ley y su pago es autorizado por la Vicepresidencia Ejecutiva. Para este fn los funcionarios, que cumplan cinco (5) aos de trabajo en la empresa y que se encontraren interesados en el cobro de este benefcio, deben dirigir con un mes de anticipacin, una nota de solicitud de dicho pago a la Vicepresidencia Ejecutiva y una vezautorizadoelpagoporeste,eldepartamentodeRR.HH.eselresponsablederealizarelclculo correspondiente para enviarlo a los recintos solicitantes, a fn de que estos procedan a la elaboracin de los formulariosy pago correspondientes. Asimismo,losrecintosdefronterasinaccesoregionalesdelMinisteriodeTrabajodebenrecibirel apoyo en el pago de este benefcio, de los recintos ms cercanos a la residencia del solicitante.PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosPgina 10 de 12Versin 6.001.6Desvinculacin de PersonalTodabajadepersonalpordespidoorenuncia,debesercomunicadaenunplazodetres(3)dasal Departamento de Recursos Humanos para que ste elabore el Parte de Retiro y lo presente a la Caja de Salud a la que se encuentre afliada la empresa.LosrecintosAeropuertoElAlto,AeropuertoViru-Viru,Cochabamba,SantaCruz,Sucre,Bermejoy Yacuiba, deben elaborar los partes de retiro y presentarlos a las ofcinas regionales de la CPS. De la misma manera, deben apoyar a los recintos de frontera que no tienen acceso a regionales de CPS, en la elaboracin de estos partes de retiro para ex funcionarios que tengan residencia en esas ciudades. Para este fn, las gerencias de Tambo Quemado, Pisiga, Avaroa y Villazn debern comunicar a RR.HH. labajadesufuncionarioysolicitaralosfuncionariosadministrativosdelrecintomscercanoasu domicilio, la elaboracin de los partes de retiro correspondientes, a fn de evitar multas por atrasos en su elaboracin. Las multas por incumplimiento en el plazo de presentacin de dicho formulario a la CPS (5 das hbiles), son descontadas del personal responsable de su elaboracin en los recintos sealados; del personal que hubiese incumplido la comunicacin al Departamento de Recursos Humanos y los recintos de apoyo, de las personas responsables de este Departamento o recintos de apoyo de ser el caso.1.6.1Retiro forzoso y preavisoEl retiro forzoso de un funcionario puede producirse por las siguientes circunstancias:a)Por malos resultados en su evaluacin de desempeo. b)Incumplimiento de contrato de trabajo.c)Por incumplimiento a las disposiciones del Art. 16 de la Ley General del Trabajo, Art. 9 de su Decreto Reglamentario, el Reglamento Interno o normas ticas dispuestas por la empresa en el Cdigo de tica. La decisin de desvincular al funcionario tambin puede ser comunicada por el empleador por lo menos con noventa (90) das de anticipacin a la fecha en que deja sus funciones mediante un preaviso, caso contrario se procede de acuerdo a lo establecido por Ley. Sielretiroesprogramado,losresponsablesdelreadondeseproduceladesvinculacindeben comunicar con una anticipacin de tres (3) semanas, a los responsables de contratacin de personal paraquepuedanrealizarlaslaboresdereclutamientoyseleccindemaneraanticipada.Siporel contrario, el retiro es intempestivo, las reas donde se produce la baja deben esperar no menos de tres (3) semanas para la reposicin del funcionario retirado.PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosPgina 11 de 12Versin 6.001.6.2RenunciaElretirovoluntario,debesercomunicadoporelfuncionariorenuncianteporlomenoscontreinta (30) das de anticipacin a la fecha en que deja sus funciones, caso contrario se procede a realizar los descuentos establecidos por Ley.La Gerencia de cada recinto, es quien dispone de un probable adelanto en dicha fecha anunciada.TodanotaderenunciadebeserrespondidaporlaGerenciadeRecintoolosresponsablesde administracindelpersonal,conlacorrespondientecomunicacinde AceptacindeRenuncia,cuyo formato posee cada recinto.Aligualqueenelanteriorpunto,silarenunciaserealizademaneraprogramada,losresponsables del rea donde se produce la renuncia deben comunicar con una anticipacin de tres (3) semanas, a los responsables de contratacin de personal para que puedan realizar las labores de reclutamiento y seleccin de manera anticipada. Si por el contrario, la renuncia se acepta de forma inmediata, las reas donde se produce la baja deben esperar no menos de tres (3) semanas para la reposicin del funcionario retirado. En caso de renuncia, la Subgerencia de RR.HH. debe realizar una Entrevista de Salida al funcionario yregistrarlosresultadosdelamismaenelespaciocorrespondientedelRegistrodePersonaldel mismo.1.6.3FiniquitosLosfniquitosdepersonalexonerado,debenserelaboradosporcadarecinto,bajoresponsabilidad delaGerenciadeRecinto.Paraasegurarlaveracidaddelosdatosconsignadosenunfniquito,los responsablesdecadarecintopuedenconfrmarlaelaboracindelfniquitoconlaSubgerenciade Recursos Humanos, antes de proceder al pago y registro en el Ministerio de Trabajo correspondiente.El plazo para el pago de fniquitos es de 15 das calendario, posteriores a su retiro. Para el caso de pago de fniquitos a herederos de funcionarios fallecidos, el plazo corre a partir del momento en que estos presentan en nuestras ofcinas, la Declaratoria de Herederos correspondiente.El Gerente de Recinto, asume el costo por fallas en el clculo de fniquitos o multas que representen un mayor costo a la empresa.En los casos de ex funcionarios que no pueden ser contactados para realizar el pago de fniquito, se debe proceder segn lo seala la Resolucin Ministerial 148/10, comunicada a todos los recintos.1.6.4Formalidades de la desvinculacinProducidaladesvinculacin,sedebeenviaralaSubgerenciadeRecursosHumanoslasiguiente documentacin de respaldo:PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS28/02/2013Documento de consulta Versin ofcial en lugares autorizadosPgina 12 de 12Versin 6.00a)Certifcado de trabajo, carta de preaviso, o carta de renuncia, cualquiera sea el caso en original.b)Comunicacin de Aceptacin de Renuncia frmada por el funcionario, en caso de renuncia.c)Pre-clculo de fniquito en formato Excel, en los casos que requieran apoyo en la revisin. Formularios de pago de fniquitos debidamente sellados y frmados por el Ministerio de Trabajo en cada regional.1.7RegistrosListado de ObligacionesRegistro de PersonalContrato de TrabajoFebrero 2013