MBA Procesos de Dirección yGestión en la Empresa

Oratoria, influencia y persuasión

INDICE

PRESENTACIÓN

1. Introducción curso

2. El miedo a hablar en público

3. La comunicación persuasiva. Características

Diferencia entre influencia y manipulación

4. El primer paso: claridad de objetivo

5. Etapas de nuestra comunicación

ANTES DE LA COMUNICACIÓN

1. Comunicación a un auditorio: quienes son,necesidades, conocimientos…

2. Nuestro objetivo: informar, formar, convencer

3. Análisis de la comunicación

3.1. ¿Qué voy a contar y a quién? 3.2. ¿Durante cuánto tiempo? 3.3. ¿Cuándo? ¿dónde? 3.4. ¿Cómo puedo motivar a la escucha y aceptación? 3.5. ¿Qué herramientas poseo para influir? 3.6. ¿Cómo lo voy a estructurar? Metodología del Mind Mapping para estructurar la información La necesidad de puentes o transiciones 3.7. Herramientas de motivación Citas, anécdotas, preguntas retóricas, metáforas… ¿Cuándo y cómo utilizar videos? ¿Cuándo y cómo fomentar la participación? Realizar preguntas y preparar respuestas

4. Diseño de nuestra presentación

5. Diseño de diapositivas

6. ¿Qué es el visual thinking? y ¿para qué nos sirve?

DURANTE LA COMUNICACIÓN

1. Desarrollo de la presentación

2. Reglas de oro

3. Elementos relacionados con la puesta en escena: imagen, posición.

4. Nuestra comunicación no verbal

4.1. Evitar barreras y potenciar 4.2. Cómo potenciar nuestra comunicación no verbal Posturas, gestos y movimientos El contacto ocular para la implicación personal La sonrisa Las manos para enfatizar, matizar y complementar Las piernas

5. Nuestra comunicación verbal

5.1. La dicción, vocalización, tono, ritmo, pausas, muletillas, utilización del lenguaje5.2. Cómo crear visualización de contenidos 5.3. La información a través de la pasión 5.4. Las emociones en nuestra comunicación 5.5. El lenguaje en activo y positivo nos ayuda a la aceptación

6. Escuchar, reformular y contestar

7. El grupo: ¿aliado o enemigo?

Las tareas permanentes

DESPUÉS DE LA COMUNICACIÓN

1. Evaluar nuestra intervención: grado de satisfacción

2. Identificación de áreas de mejora

3. Plan de aplicación

MESA: aspectos a modificar, empezar a hacer,seguir haciendo, abandonar

4. Anexos

4.1. Anexo I Ejercicios articulación, vocalización Trabalenguas 4.2. Anexo II Guía breve de presentaciones excelentes Guía breve de estructura de una presentación Guía breve consideraciones personales Guía breve comunicación verbal Guía breve comunicación gestual Guía breve de utilización de medios

Objetivos

El ebook que presentamos a continuación tiene como objetivo dotar a los asistentes de herramientas específicas que les ayuden a comunicar de manera afectiva y efectiva, así como ser capaces de vender sus ideas, pensamientos, opiniones de forma que obtengan la aprobación e implicación tanto de las personas como auditorios a los que se dirigen

Objetivos específicos• Identificar a nuestro auditorio o persona clave (a quien/es me dirijo)• Comprender los elementos necesarios para motivar a la escucha y

recepción del mensaje a través de un estilo de influencia persuasivo.• Saber cómo estructurar la información, comunicación de forma

creativa, coherente, concisa y con un hilo conductor claro.• Incrementar la atención, escucha y actuación a través de ejemplos,

técnicas, participación y reflexión.• Utilizar la comunicación verbal y no verbal de forma que asegure la

recepción del mensaje de forma positiva.• Tener presente los medios a utilizar según auditorio, persona y lugar.

Existen tres clases de comunicadores:

“aquellos a los que se les escucha” “aquellos a los que no se les puede escuchar”

“aquellos a los que no se les puede dejar de escuchar”

¿A qué grupo le gustaría pertenecer?

¿Crees que es posible aprenderlo o es innato?

Este ebook dotará de las herramientas necesarias para desarrollar comunicaciones con un alto grado de satisfacción, tanto para el emisor como para el receptor.

¿Cómo lo vamos a desarrollar? ¿Cuál va a ser la estructura?

Siguiendo el método más eficaz, es decir el método del sentido común, hemos estructurado el tema siguiendo los pasos lógicos para realizar cualquier tipo de presentación o comunicación. La estructura responde a las preguntas:

¿Que voy a decir? Tema, importancia, pertinencia.

¿A quien se lo voy a decir? Quien/es me van a escuchar.

¿Durante cuanto tiempo? Duración de la intervención. ¿Qué puede ocurrir?

¿Dónde? El lugar donde se realizará.

¿Cuándo? De cuanto tiempo dispongo para prepararlo.

¿Con que medios? Cuales son los adecuados

1. Introducción

“Un hombre de fuerza e inteligencia extraordinaria puede no ser más que un cero en la sociedad si no sabe hablar”(William Channing)

La comunicación es la habilidad más importante en la vida, la competitiva sociedad moderna exige personas que se comuniquen con mayor precisión y claridad, solo aquellos que son capaces de hacerlo tienen todo el éxito a su favor.

Hablar con orden, con claridad, con entusiasmo, con persuasión; en resumidas cuentas, con eficacia, no es un lujo sino una necesidad. La forma en que hablemos, en que nos comuniquemos, será el patrón por el cual se nos juzgará, se nos aceptará o rechazará.

Investigaciones dicen que el 85% de nuestro éxito depende de nuestras habilidades de relación y comunicación; de lo bien que conocemos a la gente e interactuamos con ella.

Entre los grandes jefes que condujeron pueblos o dejaron su impronta en la historia de la humanidad, ha habido algunos ciegos y algunos sordos; pero nunca un mudo. Saber algo no es idéntico a saber decirlo. Esta es la importancia de la comunicación oral. Otro aspecto importante de la oratoria es que también hay que saber hablar para ser escuchado.

Un buen orador ¿nace o se hace?

Cada uno nace con unas potencialidades, pero sin ningún tipo de duda, un buen orador no nace, se hace. Con técnica y la práctica lograremos aprender y mejorar nuestra capacidad de hablar en público. Mucho o poco, depende de nosotros.

Si queremos mejorar en nuestra vida personal y profesional, debemos aprender a comunicarnos con mayor claridad para hacernos entender.

1. Presentación

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¿Cuáles son los beneficios de hablar en público?

• Desarrollar y potenciar tu memoria• Enriquecer tu vocabulario• Perfeccionar tu pronunciación• Incrementar tus conocimientos• Persuadir y convencer a otros con más facilidad• Explicar claramente lo que piensas y sientes• Expresarte con mayor asertividad• Aumentar tu autoestima• Mejorar tus relaciones con otras personas• Desarrollar tu carrera profesional

Por todo ello, en las siguientes páginas, te proponemos un recorrido por los pasos de una presentación, comentando las diferentes herramientas y técnicas que nos pueden permitir optimizar nuestras presentaciones y la consecución de nuestros objetivos.

Comenzamos por una, que es clave:

Regla de las 4 P:

1. Prepararse2. Prepararse +3. Practicar….4. Y Perseverancia

La clave de todo buen orador está en la preparación, como dice Dale Carnegie “Todo discurso bien preparado está ya pronunciado en sus nueve décimas partes”.

La buena preparación también aumenta la claridad de nuestro pensamiento y de nuestra expresión. Recordemos el viejo aforismo que dice: “Si la fuente nace turbia, no irán claros los arroyos”.

Un deportista de élite no se entrena un par de días antes de una competición y ya está preparado. Es un trabajo de fondo, con constancia. Necesita entrenamiento continuo. Igual debe hacer un buen orador. Tienes que practicar, practicar y practicar:

• Delante de un espejo• Con un familiar o un amigo• Grábate y repasa los puntos a mejorar• Vuélvete a grabar.

Aún así y todo, hay un tema común, y que no queremos dejar de tratar al principio para que no contamine todo lo demás.

2. El miedo a hablar en público

¿Eres de los que deben hacer una presentación en el trabajo o en su lugar de estudio, y lo pasa mal sólo con pensarlo? ¿Sientes que preferirías dejar tu trabajo o actividad antes de enfrentarte a un público? ¿Cuándo estás frente a un grupo de personas te paralizas, te sudan las manos y olvidas lo que iba a decir?

En una encuesta realizada en los Estados Unidos, investigando las diez cosas que más temor le producía a la gente, el primero de la lista, era hablar en público.

Admitámoslo, el miedo a hablar en público ha hecho grandes estragos en muchas personas y, a lo mejor, en ti también. Hace que algunos profesionales prefieran quedar relegados a un segundo o tercer plano antes que enfrentarse a él, y no tiene por qué ser así para ti.

En diversas áreas de nuestras vidas nos vemos en la necesidad de hablar en público para expresar nuestras ideas. Pero, seguramente, en el entorno profesional y empresarial es que se hace más necesario y vital el comunicarnos en público de forma efectiva.

¿Quién no ha sentido miedo al enfrentarse a hablar en público?

Hasta los oradores más experimentados reconocen sentir nervios antes de comenzar un discurso. Un poco de nervios es normal, y hasta beneficioso, ya que nos proporciona un cierto grado de activación y nos ayuda a tomarnos el asunto en serio. Pero dejará de sernos útil si no desaparece al poco de comenzar a hablar.

¿Qué provoca esta ansiedad, tensión, bloqueo?

Los temores más comunes son: a quedarse en blanco, a olvidar parte de la presentación.. Miedo al fracaso, a hacer el ridículo, ser examinados por otros, no captar la atención del público, sensación de inferioridad…

Una de las fuentes más comunes es el perfeccionismo. Ninguna presentación es perfecta. El perfeccionismo sólo incrementa el miedo a hablar en público, nunca nos parece suficientemente buena. Lo perfecto es enemigo de lo bueno.

Estos temores se manifiestan con los siguientes síntomas: malestar en el estómago, manos sudorosas, temblor de rodillas, sudoración excesiva, que se te ponga roja la cara, temblores, palpitaciones, tartamudez, tensión muscular, etc. Recuerda que estos síntomas únicamente señalan que eres responsable y que respetas al público.

Hay personas que lo superan rápidamente, otras en cambio no logran dominar la situación e incluso ni siquiera pueden comenzar a hablar.

Vamos a ver los medios para controlar esos síntomas, incluso para disminuir ese miedo, evitando que se interponga en tu crecimiento profesional:

• Prepárate bien la presentación. Saber muy bien de que se está hablando. Muchas veces el miedo que experimentamos es consecuencia de una falta de conocimiento del tema o una preparación precipitada e insuficiente. Pero acuérdate del perfeccionismo…

• Ensaya y practica. Te ayuda a ganar confianza al dominar el tema. No intentar memorizarlo todo, es una mala táctica. No memorices la presentación entera, esto incrementará tu ansiedad y el estrés. Ten claro lo que quieres decir y su estructura.

• Estar interesado en comunicar el tema al público. A mayor interés, mayor facilidad para afrontar el miedo.

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• Ten un enfoque positivo. Muchos nos dejamos invadir por pensamientos negativos como ¿me equivocaré?, ¿se reirán de mi?, “Voy a hacer el ridículo”, “Pensarán que sólo digo tonterías”. Si piensas que algo malo va a ocurrir, seguro que ocurrirá. Piensa que tienes algo que decir y que el público está interesado en ello. Si no, no estarían allí.

• Respira profundamente varias veces antes de la presentación, es una de las técnicas más eficaces para calmar los nervios. Una respiración lenta, regular y diafragmática o abdominal.

• Practica alguna técnica de relajación, algunas ideas:• Alivia la tensión mediante movimientos corporales: estiramientos, movimientos de extremidades,

inclinación y giros del torso o de la cabeza, etc.• Concéntrate en el proceso de relajación, procura no pensar en otra cosa. Si te distraes, vuelve a llevar

la atención a los pasos para relajarte.• Realiza una o varias respiraciones profundas. Inspira lenta y profundamente por la nariz durante al

menos 5 segundos, reten el aire en los pulmones durante 5-7 segundos y exhala lentamente durante 10 segundos al tiempo que observas el alivio de tensión que se produce. Tras las respiraciones profundas, sigue respirando lenta, regular y diafragmáticamente sin retener el aire.

• Revisa las distintas partes del cuerpo para detectar una tensión excesiva. Si esto ocurre, continuar este proceso hasta que ya no se encuentren puntos de tensión.

• Imagina una escena agradable, como por ejemplo estar tumbado sobre la hierba o en la playa o dar una charla con éxito.

• Técnicas de distracción como:• Centrarse en un objeto. Prestamos atención únicamente a un objeto, describiendo con el mayor detalle

posible sus características: color, forma, textura, tamaño, …• Ejercicios mentales. Realizamos cualquier actividad mental que pueda absorber nuestra atención,

como por ejemplo contar de 0 a 1000, de 7 en 7.• Buen humor, ayuda a relajarte y a conectar, atraer la atención con el público• Utiliza ayudas audiovisuales. Te servirán de guía y recordatorio, a la vez que desvían parte de la atención del

público desde el orador hacía ellas.• Ten confianza en ti mismo. No te preocupes si cometes algún error, todos los cometemos. Además, el público

posiblemente ni se dará cuenta. Busca caras amistosas entre el público, y mantenlas en mente cuando comiences. Esto te ayudará a aumentar la confianza en ti mismo.

• Se tu mismo. No intenses ser o imitar a otra persona.• Adopta una orientación hacia la tarea en vez de estar pendiente de ti mismo o de lo que piensa el público de ti.

Céntrate en dar la charla.• Familiarízate con el público. Saluda y conversa con algunos antes de la presentación. Te dará confianza hablar

a personas que no son totalmente desconocidas.• Comienza a hablar poco a poco. Te ayudará a controlar los nervios y la respiración• Actúa como si estuvieras conversando con el público, en lo que lo importante es que el público comprenda el

mensaje. No pienses que estás pronunciando un discurso.• Si durante la presentación notas que empiezas a perder el control, deja de hablar y haz una pausa de unos pocos

segundos para tranquilizarte. Y beber un poco de agua si te falla la voz. Puedes emplear técnicas de relajación o respiración. No esperes mucho, hazla cuando comiences a perder el control, si no puede ser demasiado tarde para recuperar la calma.

• Exponte gradualmente: Aprovecha las oportunidades que se te presenten de hablar en público. Haz un acercamiento gradual: Empieza por situaciones relativamente fáciles como hablar ante amigos o familiares, públicos poco numerosos o infantiles; hacer preguntas cortas o intervenciones breves, y dar una charla en la que lleves todo o casi todo escrito. A medida que vas cogiendo confianza, habla bajo condiciones más difíciles.

3. La comunicación persuasiva. Características

En la oratoria, como en cualquier forma de comunicación, concurren cinco elementos básicos, a menudo expresados como “quién dice qué a quién usando qué medio con qué efectos“. La oratoria puede ser una poderosa herramienta que se usa para propósitos tales como la motivación, influencia, persuasión, información, traducción o simple entretenimiento.

¿Alguna vez te has preguntado cómo han conseguido convencerte para hacer algo con lo que, en principio, no estabas especialmente de acuerdo y luego has visto que tenían razón? ¿Cómo lo hicieron?

¿Cómo crees que te persuaden?

Empecemos por el principio….

A continuación te presentamos dos ideas definitorias de lo que entendemos por persuadir.

• Motivar a otras personas para que voluntariamente acepten nuestra forma de ver las cosas y respeten, aprecien y tengan en cuenta nuestros planteamientos.

• Discurso tendente a generar en el receptor el apoyo a la idea emitida por el emisor, intentando que medie la relación de verosimilitud para lograrlo.

Los investigadores americanos Petty y Cacioppo (1986) dicen que: «Entendemos por persuasión cualquier cambio que ocurra en las actitudes de las personas como consecuencia de su exposición a una comunicación». Entonces cabe decir que la palabra clave de la persuasión es un cambio en la actitud, y que este es el fin máximo para el que está diseñada la comunicación persuasiva.

Las claves de la persuasión son:

• Respeto.• No manipular ante cualquier situación que se produzca.• Argumentación dilatada en el tiempo• Conciliar intereses de todas las partes.• Compromiso con las ideas propias.• Ver que en cada cosa hay algo positivo.• Entender los puntos de vista diferentes.

La persona que tiene un alto contenido de comunicación persuasiva necesita actuar con:

• Desapego del resultado.• Transparencia. Para ello es preciso decir lo que piensa, independiente del entorno.• Concreción. Apoyándose en hechos concretos. En ningún caso con supuestos.• Conocimiento de los puntos positivos y negativos de su argumentación.• Consenso, intentando conciliar las opiniones de todas las partes.• Empatía, es decir: ponerse en los pies del otro sin salirse de los suyos.• Claridad en qué quiere, qué método va a emplear y para qué será útil el alcanzarlo.• Respeto al valor de las palabras, sin excederse en la cantidad y cuidando la calidad.

Las equivocaciones más comunes cuando la cualidad persuasiva es baja son:

• La crítica y el juicio de los interlocutores y de sus planteamientos.• Cierta competitividad, llegando incluso a la descalificación del otro.• La intransigencia a los puntos de vista que difieran del propio.

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Una de las fuentes de persuasión más poderosas que existen es la credibilidad:

Credibilidad de la Fuente.

Ya los estudios de Hovland sugerían que cuanto más creíble fuera la fuente, mayor sería su efecto en el cambio de actitud. Las investigaciones también han explicitado que la credibilidad depende de dos dimensiones básicas, la competencia y la sinceridad; se refiere la competencia a si receptor considera que la fuente tiene experiencia o si está informada o calificada en lo que dice, o sea, si conoce la verdad o sabe lo que es correcto. No será lo mismo si el mismo argumento lo sostiene un premio Nobel o un jugador de fútbol.

En sí, la competencia de la fuente depende de las siguientes características (Morales, 1994):

• Educación, ocupación y experiencia de la fuente.• Fluidez en la transmisión del mensaje: al tratarse de mensajes verbales, las repeticiones, pausas vocalizadas,

dificultades de articulación y otros indicios de falta de fluidez, disminuye la competencia con que la fuente es percibida.

• La cita de fuentes con cierta autoridad o prestigio incrementa la competencia con que se percibe el emisor, aunque este efecto no suele ser muy grande y a veces se limita a fuentes que tienen baja credibilidad inicialmente.

• La posición defendida por el emisor: Cuando el mensaje de la fuente viola las expectativas del receptor (por ejemplo, cuando la fuente habla aparentemente contra su propio interés), entonces se incrementa la competencia percibida y consecuentemente su credibilidad.

Diferencia entre influencia y manipulación

Si bien es cierto que el acto de persuadir busca movilizar a los interlocutores hacia una visión diferente, hay una gran diferencia entre la intención de persuadir y la de manipular. El manipulador busca, claramente, tergiversar, modificar o cambiar los hechos en un sentido determinado, para controlar los comportamientos o las decisiones de otros en beneficio propio. Las debilidades de esta comunicación son lo contrario de lo que hemos expuesto de la persuasión. No hay transparencia ni claridad en los conceptos.

4. El primer paso: claridad de objetivo

La importancia de tener claro el mensaje

“El que sabe pensar pero no sabe expresar lo que piensa está en el mismo nivel que el que no sabe pensar”. Así de claro lo tenía Pericles hace 25 siglos. Son muchos los aspectos a analizar a la hora de diseñar una presentación, sin embargo hay uno que por muy obvio que parezca, en ocasiones, olvidamos: ¿Qué mensaje quiero trasladar a mi audiencia?

Hacernos esta pregunta y responderla es el primer paso para empezar a preparar cualquier presentación. Lo mejor es ponerla negro sobre blanco, escribirla. Este pequeño pero importante ejercicio nos puede ayudar a visualizar la idea y desarrollarla de forma más sencilla. Hay que pensar con calma y precisión porque esta frase nos servirá para centrar el objetivo y para vertebrar la presentación. Es la base. Es importante que sea concreta y con un contenido claro y preciso.

Cuando nos planteamos preparar una presentación , en ocasiones, nos encontramos buscando información sobre un tema sin más, echando mano de nuestros conocimientos y experiencia, …, tenemos claro de qué queremos hablar, pero no lo que queremos contar, cuál es el núcleo. Tenemos claras las ideas que queremos transmitir, pero no tenemos bien definido el mensaje que queremos ofrecer a la audiencia.

No es lo mismo la idea que el mensaje

Por ejemplo, cuando nos piden que demos una sesión de presentaciones excelentes para comerciales. Rápidamente se nos vienen a la cabeza los puntos que queremos tratar, motivación, contenido, estructura, comunicación oral y gestual, …. Pero nos dejamos lo más importante, qué queremos transmitirles. “Optimizar tus mensajes para convencer es cuestión de pequeños detalles”, por ejemplo, si estamos hablando de comerciales con experiencia o “La pasión vende” si nuestro público no tiene tanta o está desmotivado….

Este es el elemento que te va a permitir centrar tu presentación, curso, conferencia, …, que te va a facilitar esa adaptación de los contenidos al auditorio permitiéndote sintonizar con ellos y, por tanto, persuadiéndolos.

5. Etapas de nuestra comunicación

Todas las cuestiones las abordaremos teniendo en cuenta el camino debemos recorrer nuestra presentación.

• Antes de la presentación.• Durante la presentación.• Después de la presentación.

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2. Antes de la comunicación 1. Comunicación a un auditorio: a quien, necesidades,

conocimientos

Si es posible, ya que no siempre lo es. El primer paso es saber quien/es son las personas convocadas a la charla. Nuestro auditorio.

Aspectos a tener en cuenta:

• ¿Quienes son?• ¿Cuántos son?• ¿De donde vienen?• ¿Qué conocimientos tienen del tema?• ¿Edad?• ¿Es un grupo homogéneo o no?• ¿Qué les motiva a asistir?

Una vez tengamos la máxima información, entonces deberemos saber

2. Nuestro objetivo: ¿Informar, formar, convencer?

LLOSOS OOBJETIVOSBJETIVOS

¿Qué PRETENDO CONSEGUIR?Formar, informar, vender, convencer, divertir…

En infinitivoCaracterísticas

clarosconcretosconcisoscon fechamediblesalcanzables

“Si no sabes donde vas, puedes acabar en cualquier parte”

Los Objetivos:

• Son imprescindibles para saber “que quiero conseguir” con mi comunicación. No debemos confundirlo con lo que “voy a decir”.

• Existen diversos tipos de intervenciones a la hora de enfrentarnos a un público, pero todas ellas deben perseguir un fin (vender, convencer, informar, formar…).

• Al definirlos lo mejor es hacerlo en “infinitivo”, ya que denota acción. Podemos utilizar por ejemplo: “identificar, diagnosticar, analizar, reflexionar, comprender, entender, reconocer, conocer…”

• Características que deben reunir los objetivos (en la medida de lo posible):• Claros: la comprensión debe ser la misma para todos.• Concretos: refieren a realidades concretas no abstractas.• Concisos: breves, no más de dos líneas.• Con fecha: en una fecha concreta el objetivo debe haberse alcanzado.• Medibles: se puede medir el grado de consecución.• Alcanzables: Aún siendo un reto deben poderse alcanzar.

• No siempre es fácil que nuestros objetivos reúnan todos los requisitos, pero éstos son los que nos van a asegurar la consecución del mismo.

• Ejemplo; objetivos dirigidos a un curso de “hablar en público”.• Identificar como “comunicamos hoy” y las áreas de mejora en este campo.• Analizar las barreras que se producen en la comunicación y cómo superarlas.• Diseñar una estructura eficaz en nuestras presentaciones.• Adquirir herramientas de comunicación eficaces.• Elegir, diseñar y mostrar los medios audiovisuales según tipo presentación.• Conocer, comprender e interactuar con su auditorio positivamente.

3. Análisis de la comunicación

3.1. ¿Qué voy a contar y a quién?• Elegir y seleccionar el tema depende de nuestro objetivo.• Debemos fijarlo teniendo en cuenta que debe ser: novedoso, interesante y sobre todo ser pertinente para el

auditorio. Éste debe encontrar una relación directa entre lo que decimos y su aplicación directa en sus trabajos, vidas. Es necesario que se sientan identificados y vean la utilidad, aplicabilidad o información relevante en la misma. Ejemplo: si hablamos de seguridad vial no podemos decir lo mismo a un grupo de conductores que a uno de agentes de tráfico, para cada uno de ellos presentaríamos la información desde distintos puntos de vista de acuerdo a sus respectivos intereses.

• La elección de nuestros temas depende como hemos señalado del objetivo que persigamos, el cual nos va a indicar el rumbo. No es igual una comunicación para formar, informar, convencer … en base a ello nos marcaremos una ruta a seguir.

• Buscaremos información en: Bibliotecas, documentación interna de la propia organización, externa (publicaciones comerciales, industriales, ramas específicas, artículos periodísticos, libros…), consultando a compañeros, Internet…En definitiva, acudamos a todas las fuentes que podamos.

• Tener muy presente el tiempo del que disponemos. Uno de los errores más comunes en las comunicaciones es “inflar en exceso el contenido”, es decir, dar demasiada información en un periodo de tiempo muy corto.

• Demasiada información nos satura y al contrario nos irrita. No es fácil resolver este binomio, necesitamos una muy buena preparación entre tiempo y contenido. Así como sopesar los problemas que puedan surgir.

• ¿Cómo sabremos si cumplimos con el tiempo establecido? La única forma es ”ensayar”. Hasta coger soltura necesitaremos ensayar como mínimo un 50% del tiempo.

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Ejemplo: Pongamos un supuesto: imaginemos que tenemos que hablar durante sesenta minutos sobre los cambios producidos en el presente siglo a un auditorio. Y contamos con demasiada información para tan poco tiempo.

Nos han indicado que quieren concienciar a la gente de la importancia de la flexibilidad ante los cambios. Han observado gran resistencia en algunas áreas específicas de la organización y pretenden sensibilizar sobre este hecho, que los asistentes tomen conciencia de la necesidad de la aportación de todos es vital para la supervivencia de la misma en el futuro.

• Sabemos que nuestro auditorio esta compuesto por cien personas de edades comprendidas entre 30 y 55 años.

• El grado de homogeneidad es medio, puesto que pertenecen a la misma compañía pero de distintas áreas, y con edades diversas.

• El tiempo estimado es de una hora y media.• Objetivo: mostrar los cambios producidos en la organización en los últimos tres años, sensibilizar e implicar a

las personas convocadas.• Motivo por el que acuden: informar sobre los cambios producidos en la organización en los últimos tres años,

importancia e impacto en la misma.• El conocimiento que poseen es prácticamente el relacionado con su área, pero no a nivel global de la compañía.

Debemos apuntar que ésta cuenta con más de mil empleados, y se han seleccionado a aquellos que por puesto o situación son los más indicados para difundir esta información a nivel global al menos como primera toma de contacto.

• Ahora debo elegir qué voy a decir. Después de analizar en profundidad el tema, estudiar y seleccionar aquellos cambios más significativos, y con los que más problemas nos hemos encontrado decidimos:

• Analizar brevemente los cambios sociales, tecnológicos y organizacionales producidos en los últimos cinco años a nivel general, y el impacto en nuestra organización.

• Mostrar dos cambios puntuales realizados:• Qué se ha hecho en cada área.• Por qué se ha hecho.• Cómo se han percibido.• Consecuencias para persona vs organización.• Qué ocurrirá en el futuro si no nos unimos al carro.• Cómo realizar los cambios (qué hacer y cómo hacerlo).

3.2. ¿Durante cuánto tiempo?• No es lo mismo un curso de formación, una charla, una reunión, una conferencia… cada uno tiene sus propias

características y el tiempo puede variar.• El tiempo nos delimita el tema, los puntos a abordar.• El tiempo nos marca la estructura, el grado de participación, y la efectividad de la comunicación.• Ser realista en cuanto a “los imprevistos del tiempo”. Sabemos que nos puede ocurrir de todo y sin embargo

no nos preparamos para ello. En este sentido debemos tener presente que el tiempo puede ser menor, nos dijeron una hora pero al final es media hora. O quien habló delante de nosotros nos pisó parte de nuestro discurso, o …

3.3. ¿Cuándo? ¿Dónde?• La fecha me orienta sobre el tiempo que tengo de preparación y ensayo.• El dónde: me proporciona información sobre los medios que puedo utilizar. Si el lugar no es familiar debemos

acudir un día antes si es posible, sino acudir a primera hora antes de que llegue nuestro auditorio para comprobar acústica, luminosidad, visibilidad…

• La sala• En forma de “U”.• Forma de “Anfiteatro” (tipo de media luna).• Forma de “Grupos de Trabajo” (mesas redondas donde se colocan 6 asistentes en círculo).• “Tipo Aula” (mesas unas detrás de otras, individual o largas).• Sala de Reuniones (mesa rectangular de amplio tamaño).• Semicírculo.• Debemos tener en cuenta respecto a la sala:

• La temperatura (demasiado alta, baja)• Luz artificial o natural• Mobiliario• Visibilidad de todos asistentes• Acústica• Colocación adecuada de medios audiovisuales:

• pantalla• cañón• ordenador

3.4. ¿Cómo puedo motivar a la escucha y aceptación?

A riesgo de parecer reiterativos, insistimos en este tema, no des nunca por supuesto que las personas que forman parte de la audiencia van a estar interesados sólo porque a ti te parezca que el tema lo merece. Los motivos para asistir a una charla, curso, conferencia, …, pueden ser de lo más variopintos, desde interés real y genuino, hasta imposición por parte de la Organización o su jefe, pasando por la obtención de créditos o, simplemente, para acompañar a un amigo, … Por eso es importante generar expectación desde el principio, los que ya venían motivados, se reafirmarán y los más escépticos podrán plantearse un atisbo de interés. Una cosa a tener en cuenta, cualquier expectativa que despiertes al comienzo tendrás que cubrirla durante la presentación.

3.5. ¿Qué herramientas poseo para influir?

Hay una herramienta clave de las ventas que podemos aplicar aquí: el método AIDA

• Atención• Interés• Demostración• Acción

Cuando comiences la presentación, llama la Atención del auditorio con algo que les haga abrir los oídos, como, por ejemplo, tu presentación. Diles algo que les haga saber que lo que les vas a contar está íntimamente ligado a ellos,

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desde un aspecto personal relacionado con el ámbito geográfico en el que estás hablando, hasta un recuerdo que tenga que ver con ellos, …., busca una ligazón emocional. A continuación, despierta su interés transmitiéndoles todo lo que se pueden llevar si te escuchan, para ello tenemos todas las herramientas de motivación que comentaremos a continuación, por ejemplo, pregunta y tú les vas a dar la respuesta; meta y tú les vas a dar unas pautas para alcanzarla; creación de escenarios, …. Demuéstrales con el desarrollo de tu presentación que el interés que has despertado es real y, por último, lánzalos a la acción con un buen cierre.

3.6. ¿Cómo lo voy a estructurar?• Nos consta que una de las mayores dificultades con las que nos encontramos a la hora de preparar la presentación es

cómo llevar a cabo el contenido, por eso hemos decidido incluir todas aquellas cuestiones que nos habéis planteado en las sesiones y las que nosotros hemos sufrido en el tiempo.

• Una vez contestadas las preguntas previas ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?... y teniendo claro el tema y el objetivo (lo que queremos conseguir) previamente, ahora nos debemos plantear su organización, su estructura. Y como punto principal nos plantearemos: ¿qué es lo que puede atraerlos?, ¿qué considerarán importante?, ¿qué les puede resultar útil? En definitiva: ¿Qué material será significativo para mi auditorio en estas circunstancias?

• Debemos hacer un “análisis riguroso de los temas a tratar”, y siempre desde diferentes puntos de vista. No caigamos en el error de exponerlo únicamente desde nuestro punto de vista. Recordemos “lo importante son ellos”. Tengamos en cuenta:

• Que el auditorio tendrá diferentes expectativas.• El estado de ánimo de nuestro auditorio.• Las objeciones que pueden surgir de nuestra exposición.• También debemos dar una estructura al contenido, un orden lógico. El siguiente esquema es el más

antiguo y eficaz con el que podemos contar. Los griegos ya hacían uso de él en sus oratorias.• Anticipa lo que les va a decir (Introducción y Esquema).• Realiza la Presentación (Desarrollo).• Diles en qué punto se encuentra (Transición).• Resume lo que les ha dicho (Conclusión).

• Sin duda es breve, pero no simple. La incógnita radica en ¿cómo lo hacemos? A Continuación vamos a sugerir un esquema o guía que nos ayudará en este cometido.1. La fase preliminar (introducción y esquema).2. Estructura del desarrollo de la presentación (incluir transiciones).3. Conclusión y cierre.

• Sin olvidar incluir:• Análisis de las objeciones negativas.• Diseño, realización y recogida de preguntas.• Ilustraciones .

• Pasos a seguir• En primer lugar te sugerimos no intentes escribir toda la presentación de una vez.• Concretemos primero:

• Nuestro objetivo.• Puntos clave (en relación con material apoyo y transiciones o puentes).• Visión preliminar y resumen.

• La introducción.• El cierre (motivación final – conclusión).

• Para cubrir los aspectos mencionados:• Hacer un bosquejo de cada elemento.• Desarrollar cada uno de forma independiente.• Incluir materiales complementarios.

Una buena guía:

• Lo principal como hemos dicho es la definición del objetivo, ¿qué queremos conseguir en la presentación?• Los temas a tratar: escribir todas aquellas ideas que nos vienen a la cabeza sin intentar dar ningún orden ni

concierto. Eso lo haremos después.• Identificar dos o tres puntos clave para alcanzar el objetivo. Hacer un análisis riguroso de los puntos

principales. Preguntarnos constantemente ¿esto apoya el objetivo? Si no es así, descartémoslo.• No incluir más de tres o cuatro puntos principales. ¿Por qué? Olvidamos fácilmente la información, y demasiados

puntos confunden a nuestro auditorio. Reflexionemos sobre que es lo que queremos que cale en el mismo.• Por ejemplo si debo realizar una presentación sobre la importancia y el impacto de los medios audiovisuales

podría plantear tres puntos principales como son: ventajas de los medios, inconvenientes y utilización de los mismos.

• Una vez tengo claros los puntos principales incluiré en los mismos sub-puntos que considere claves, por ejemplo:

• Ventajas del ordenador: Económico, versátil, innovador, flexible…• Inconvenientes: conocimiento sistemas informáticos actuales, necesidad de una sala adecuada,

visibilidad garantizada, acústica adecuada, electricidad…• Utilización: cada uno de los pasos que deben seguirse, cuidar el exceso o defectos, los colores…

• Desarrollar los puntos clave y los sub-puntos.• Organizar la presentación: ¿qué orden voy a seguir?• Existen diversos tipos de organización, entre ellas encontramos el más común y clásico como es la división del

tema por puntos. En primer lugar.. en segundo… También encontramos otros tipos como son:• Orden cronológico: exponer el tema tal y como sucedieron las cosas, fechadas en el tiempo.• Orden espacial: según su localidad geográfica o espacial.• Orden de importancia: de más a menos o al revés.• Inductivo o deductivo: de lo general a lo específico o viceversa.• …

• La introducción y el resumen lo dejaré para el final. Son dos puntos muy delicados en cualquier comunicación. Las personas nos quedamos con el principio y el final, debemos estudiar a fondo tanto el atraer la atención como los beneficios que les llevará a la “acción”.

• Incluir en cada punto principal el material de apoyo y las transiciones.• Nos referimos como material de apoyo (ilustraciones) tanto a los Medios Audiovisuales como a aquel material

que nos sirva para clarificar, apoyar nuestro mensaje o argumentar el mismo. Por ejemplo puedo incluir:• Anécdotas• Descripción de escenas• Una cita célebre • Una pregunta retórica

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• Utilización de metáforas• Comparaciones• Ejemplos• Otros elementos como: maquetas, folletos…

El comienzo y el final aspectos delicados a tratar.

Comentamos aquí los puntos más delicados a la hora de preparar nuestra exposición. Los desarrollamos en otro apartado precisamente por su importancia.

Ambos deben ser los últimos en realizarse, dedicando tiempo tanto a su desarrollo como a su puesta en práctica.

• ¿Cómo comenzamos?• “El comienzo es la mitad de un todo”. La forma en como lo hagamos va a tener un impacto directo en

el resto de la presentación.• Analicemos que es lo más pertinente para el tema y el auditorio.• Qué es lo más adecuado para el entorno.• Que es lo más adecuado para nuestro estilo personal.

• Deberemos:• Presentarnos (brevemente). Hay que tener en cuenta quién nos presentará:

• Si nos presentan: determinar con el presentador que queremos cuenten de nosotros, no dejar este aspecto a la improvisación ya que pueden crear el efecto contrario al que nosotros buscamos (es común que quien nos presenta cuente todo nuestro currículo, todos nuestros logros… e invierta demasiado tiempo y florituras, dando lugar a que nuestros oyentes piensen “veamos si es tan bueno” o, “¡qué barbaridad, que pesadez!

• Si nos presentamos nosotros: adecuar la presentación al tema que vamos a exponer, no ser modestos pero tampoco todo lo contrario. El público debe tomar consciencia de que nos hemos ganado el derecho de estar allí, confianza en nosotros sobre el tema a tratar, conocimientos y experiencia. Sin tener que contar toda nuestra vida. Utilizar un tiempo prudencial (en una presentación de treinta minutos no más de tres o cuatro).

• Especificar el objetivo (que vamos a conseguir).• Establecer una visión general del tema a tratar (indicando los puntos principales).• Mostrarnos cercanos, amables, cordiales.• Comentar pautas de comportamiento (la realización de las preguntas, logística…).• Cuidaremos tanto “que” decimos como el “como” lo decimos (esto último lo trataremos en la comunicación

frente al auditorio).• Motivar a que nos escuchen (no utilizar fórmulas típicas del tipo: “Mi nombre es… y estoy encantado de estar

ante un auditorio tan…”).

Para conseguir la atención y motivación especial existen diferentes técnicas, algunas ya las hemos comentado anteriormente, como son:

• Utilizar frases célebres.• Crear escenarios.• Realizar preguntas (Pregunta impactante, para reflexionar…).• Contar anécdotas.• Comenzar con un pensamiento, reflexión….• Contar un chiste (si tiene relación, tenemos gracia y lo hemos probado).

Algunos ejemplos - comienzos:

• Frases célebres:

El ignorante afirma, el sabio duda y reflexiona (Aristóteles) Por los defectos de los demás el sabio corrige los propios (Miguel de Unamuno).

• Preguntas impactantes:

En relación al tiempo; ¿saben ustedes cuanto tiempo gastamos durmiendo, trabajando, comiendo…? ¿cuánto tiempo creen que nos dedicamos a nosotros?

• Anécdotas (hecho breve, real y curioso)

En 1898, catorce años antes de que el Titanic zarpara, el marino estadounidense Morgan Robertson escribió una novela llamada Futilidad, sobre un lujoso barco que se hunde en su viaje inaugural al chocar contra un iceberg en el Atlántico. La nave, era la más grande del mundo, con un casco triple e imposible de hundir. Sus pasajeros eran la crema y nata de la aristocracia y además, no había suficientes botes salvavidas. El nombre de la embarcación era, créalo, El Titán.

• Historias, cuentos, relatos, fábulas:

Durante mi último curso en la escuela, nuestro profesor nos puso un examen. Leí rápidamente todas las preguntas, hasta que llegué a la última, que decía así: ¿Cuál es el nombre de la mujer que limpia la escuela? Seguramente era una broma. Yo había visto muchas veces a la mujer que limpiaba la escuela. Era alta, cabello oscuro, como de cincuenta anos, pero... ¿cómo iba yo a saber su nombre? Entregué mi examen, dejando la última pregunta en blanco. Antes de que terminara la clase, alguien le preguntó al profesor si la última pregunta contaría para la nota del examen. Por supuesto, dijo el profesor. En sus vidas ustedes conocerán muchas personas. Todas son importantes. Todas merecen su atención y cuidado, aunque solo les sonrían y digan: !Hola! Yo nunca olvidé esa lección. También aprendí que su nombre era Dorothy.

• ¿Saben ustedes cual es su talón de Aquiles?

¿Por qué se llama TALON DE AQUILES a un punto vulnerable?. La diosa Tetis bañó a su hijo Aquiles en la laguna Estigia, con lo que consiguió que fuera invulnerable, excepto en el talón por donde lo sujetaba.

¿Cómo concluimos?

Debemos estudiar muy bien el final de nuestra exposición, es con lo que las personas que nos han escuchado se van a quedar. Lo último que deben recibir, y generalmente llamamos a la “acción”.

Realizar un breve resumen de los aspectos tratados durante nuestra intervención. (intentar utilizar el resumen distinto a la visión general del comienzo).

Utilizar algún recurso apuntado: una fábula, metáfora, una anécdota, una pregunta-reflexión, una historia, o simplemente una afirmación desafiante, una pregunta impactante…

Dar simplemente las gracias. No enrollarnos agradeciendo, y alargando la sesión.

Metodología del Mind Mapping para estructurar la información

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Otra forma de estructurar una presentación: los mapas mentales.

Los mapas mentales son una herramienta que proviene de muy antiguo como la mayoría de ellas, ya en el Medievo hay ejemplos de representaciones arbóreas de estructuras mentales, pero que desarrolló y universalizó Tony Buzan. ¿Qué es un mapa mental? Por una vez, y sin que sirva de precedente, utilizaremos Wikipedia, ya que es la definición que nos parece más completa:

Un mapa mental es un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas y dibujos u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central. Los mapas mentales son un método muy eficaz para extraer y memorizar información. Son una forma lógica y creativa de tomar notas y expresar ideas que consiste, literalmente, en cartografiar sus reflexiones sobre un tema. Son un método eficaz para extraer y memorizar información.

¿Cómo se realizan?

• Hoja en blanco, a ser posible apaisada.• Utilización de dibujos o símbolos, cuantos más mejor. Si no sabemos dibujar, no importa, la clave está en que

los dibujos sean nuestros.• La estructura comienza con una idea principal colocada en el centro de la hoja, y a partir de ella dibujar diferentes

ramas, de derecha a izquierda (como las agujas de un reloj), entre 7 y 9. Estas ramas sirven para identificar las ideas secundarias, de las que, a su vez, van a salir las siguientes. El grosor de las ramas debe ir disminuyendo con la importancia de las ideas.

• Procurar poner un mínimo de texto, a ser posible, identificar cada idea con una única palabra y mejor si es con un dibujo.

• Respecto a los colores, procurar no utilizar más de 4 o 5, y, sobre todo, que haya cierta sintonía, belleza, … que a ti te resulte atractivo. Esto te facilitará su memorización. Sería bueno que cada rama y sus ramificaciones fueran del mismo color.

¿Qué nos facilitan los mapas mentales? Nos permiten generarnos una estructura que se desarrolla según nuestro propio esquema de pensamiento. Comenzamos por la primera rama, en la parta alta de la hoja, a nuestra derecha, y a partir de ahí construimos el discurso siguiendo, como hemos dicho anteriormente, el sentido de las agujas del reloj.

Un ejemplo vale más que mil palabras….

Como veis las posibilidades son múltiples. Hemos elegido este de internet, donde podéis encontrar muchos más, porque representa los aspectos clave de los propios mapas mentales.

Si nos gustaría remarcar la idea de que las pautas que os hemos dado para hacerlos no hay que seguirlas textualmente, ya que va a depender de vuestro propio esquema de pensamiento; puede tener más ramas, diferentes forma de plantear las conexiones, ….. Lo bonito y lo interesante de los mapas mentales es que cada uno tiene el suyo.

Empezar por utilizarlos para organizar la información que tengáis sobre alguna asignatura, libro, …. Y veréis como le podéis sacar mucho partido.

A la hora de utilizarlo como herramienta para estructurar una presentación, plantearos a partir del título, como idea principal, qué os gustaría a vosotros que os contaran respecto al tema, qué le puede resultar interesante a los que os van a escuchar, … Plasmarlo en las diferentes ramas secundarias y luego crear el hilo conductor entre las ideas, veréis que visual y atractivo os parece.

¡Animaos!

La necesidad de puentes o transiciones• Son las escaleras de la presentación.• Muestran a nuestro auditorio como vamos de un punto a otro.• Establecen un “hilo conductor”, los oyentes saben donde nos encontramos y hacia donde vamos.

• Utilizaremos transiciones de tipo:• Visto el punto “A” vamos a pasar al “B”• Vistas las ventajas, veamos los inconvenientes.• Vamos a abordar el tema en tres bloques fundamentales, el primer bloque serán los elementos

previos a la presentación, continuaremos con el desarrollo y concluiremos con el cierre.• Deben ayudar a nuestro público a seguirnos, comprender y recordar nuestro mensaje.• A veces es un mini-resumen y visión preliminar.• Lo realizaremos después de tener el objetivo y cuerpo de la presentación.

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3.7. Herramientas de motivación

Citas, anécdotas, preguntas retóricas, metáforas…• Citas célebres: si provienen de una autoridad reconocida en el tema los resultados son aún mayores. Es

importante señalar “quien” es la autoridad, si no estamos seguros de que van a ser reconocidos indicaremos los méritos de dicha celebridad.

• Sé breve en tus razonamientos, que ninguno hay gustoso si es largo. (Miguel de Cervantes Saavedra (1547-1616)

• Anécdotas: hecho real y curioso que tiene relación con el tema a tratar, breve y significativo.• Descripción de escenas: describir escenas que atraigan la atención (ejemplo: “imaginaros que os encontráis

realizando vuestra presentación, el auditorio os mira sonriendo, todos los asientos han sido ocupados…). Es una escena hipotética, una imagen verbal que evoca una situación en la mente del auditorio, induce a los oyentes a la participación desde el primer momento.

• Una pregunta retórica: ¿Por qué debemos cambiar si hasta hoy nos ha ido bien en la organización? Este tipo de preguntas atrae rápidamente la atención del auditorio y le llama a participar, ya que el auditorio capta la pregunta y reflexiona sobre la misma.

• Utilización de metáforas: compara un término real con otro en sentido imaginario. Por ejemplo, “debemos pensar en el desarrollo de la presentación como en la construcción de una casa, no podemos comenzar a construirla por el tejado”.

• Comparaciones: nos van a ayudar sobre todo a la hora de descripción de objetos, de sucesos… ¿qué diferencias encontramos entre las dos estrategias?

• Ejemplos: son la mejor garantía para asegurar la comprensión y la atención. Clarifican, dan seguridad, confianza y nos avalan en la comunicación. Sin duda son en muchas ocasiones una gran economía del lenguaje.

• Otros elementos como: maquetas, folletos…

Todos estas herramientas de motivación perderán su efectividad si las utilizamos incorrectamente, es decir:

• Continuamente y sin ningún objetivo.• Si no existe relación entre la cita y el tema tratado.

Cuándo y cómo utilizar videos

Los videos pueden ser una buena herramienta de motivación en dos líneas: una didáctica, para identificar nuestra fortalezas y nuestras áreas de mejora, no hay nada mejor que vernos en un video, sobre todo para temas de relaciones interpersonales. Para ello graba a tus participantes y ayúdales a hacerse su propio diagnóstico, siempre evaluando los aspectos positivos y los que te gustaría mejorar. Las dos caras son importantes. Utiliza para ello una cámara buena; en la actualidad incluso un buen móvil o tableta puede hacer videos de suficiente calidad, cerciórate de que luego vas a poder reproducirlos en condiciones.

La otra línea tiene más que ver con el aspecto metodológico; un video puede transmitir ideas, emociones, historias, que sería muy complicado transmitir de otra manera. En la red hay videos muy buenos para hablar de diferentes temas, lo único que tienes que tener en cuenta es que no sea un video muy conocido y que la duración no sobrepase los 5, 6 minutos, que ya pueden considerarse muy largos. Otro tipo de videos son los trozos de películas, que si son conocidas, generan más ligazón emocional, sobre todo si es positiva, incluidas las películas de dibujos animados. Este tipo de películas hace que al no ser personajes reales, el auditorio no se sienta atacado por el mensaje que queramos transmitir y le cueste menos aceptarlo, sobre todo en cuestiones actitudinales o éticas. La emoción es un aspecto muy importante de la motivación y hay momentos donde un buen vídeo es el mejor medio de transmisión.

Recuerda

• No encendamos el dvd o la pantalla hasta que hayamos presentado lo que vamos a proyectar, ya que las personas estarán más pendiente de los aparatos que de nosotros.

• Presentemos antes el dvd, los aspectos que queremos señalar. Proporciona a la audiencia información en la que debe fijarse, pensar durante su producción y la convertirá en un medio interactivo.

Cuándo y cómo fomentar la participación

La participación es una herramienta de doble filo. Puede ser una potente herramienta de motivación, ya que cuanto más participe el auditorio más implicado se sentirá con el tema a tratar, pero, por otro lado, un exceso de participación puede dar al traste con nuestra presentación. ¿De qué va a depender que demos más o menos participación? Del tiempo de que dispongamos, cuanto menos tiempo tengamos, más deberíamos de procurar que la participación sea al final y para eso nada como solicitarlo al inicio de la presentación. De la misma forma, si nos interesa generar debate desde el principio porque consideramos que va a mantener a las personas que nos escuchan más motivadas, solicitemos su participación desde el principio.

Otro aspecto a valorar es el “sentir” del auditorio respecto al tema a tratar, si es controvertido, valorar hasta qué punto nos interesa abrir el debate desde el principio o mejor desarrollar nuestra idea y buscar aliados, o, por lo menos, despertar dudas, antes de lanzarnos a abrirlo.

Por último, piensa que si las personas no se conocen o, al revés, hay una relación de jerarquía entre ellos o un ambiente enrarecido, conseguir la participación puede ser complicado. En los dos últimos supuestos, plantéate de nuevo si te interesa o no conocer la opinión de los integrantes del auditorio, dependerá de tu objetivo. Y en cualquier caso, procura hacerlo de forma aséptica, dando el mismo peso e importancia a las opiniones de todos.

En el primer caso, y para romper el hielo, comienza por preguntas de opinión generales, aspectos de interés o con alguna pregunta que llame la atención, les obligue a levantar la mano, ¿cuántos de Ustedes ….? La primera aportación que te hagan, valórala positivamente, a no ser que sea un desaire, en cuyo caso, lo mejor es no tomarlo como algo personal, dale el valor de haber expresado la opinión en voz alta y pide más aportaciones. Si hay más gente de acuerdo con esa valoración negativa que te han hecho, mejor saberlo en ese momento y atajar la situación. Para ello, más adelante te damos algunas ideas en cómo gestionar al grupo.

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Realizar preguntas y preparar respuestas• Comentábamos en el punto anterior la importancia de obtener la participación y, para ello, nada mejor que

llevar preguntas preparadas. Por ejemplo, si queremos introducir el tema de la sonrisa verdadera como elemento clave en la implantación de un nuevo protocolo de atención al cliente, una pregunta para comenzar sería, ¿qué pensáis que hace que cuando vais a una tienda os sintáis bien atendidos? Raro sería que alguien no dijera que le sonríen, ¿Y qué diferencia esa sonrisa de otras que nos producen rechazo?.... ¿Qué esperaríais de un sitio especial de vacaciones?... Empezar con preguntas que den respuestas de carácter positivo siempre va a facilitar la participación.

• Otro punto importante es preparar las respuestas a las posibles preguntas que nos puedan hacer, incluso llevar algunas que si no nos las hacen, nos las podemos formular a nosotros mismos y darnos respuesta para abrir a temas que nos interesen o enfocarlos desde otras perspectivas, en otras ocasiones me han preguntado …. ¿qué ha sucedido después de implantar el procedimiento? O ¿qué opino yo de este tema en concreto? De esta manera podemos motivar a la escucha, incluso haciendo preguntas que, inicialmente podrían parecer contrarias a nuestra posición pero que, una vez respondidas, le dan cierto apoyo.

• El hecho de tener preparadas las respuestas a posibles preguntas y objeciones, nos va a permitir transmitir esa imagen de seguridad y confianza tan necesaria para poder persuadir a nuestros oyentes. Es muy difícil, por no decir imposible, llevar preparadas las respuestas a todas las posibles preguntas, pero sí a la mayoría; para ello comparte tu presentación con cuanta más gente mejor, así tendrás un montón de posibles preguntas.

Incluir en la preparación las preguntas: ¿qué le preocupa al auditorio? ¿cuáles son sus expectativas? ¿qué necesidades tienen?

• Preparar aquellas que nosotros vamos a realizar.• Aquellas que nuestro auditorio nos puede plantear.• Si nos ponemos en sus zapatos, en sus preocupaciones, en sus necesidades podemos garantizar el 80% de las

mismas. (No somos tan distintos, las preocupaciones e intereses suelen ser los mismos).• En muchas situaciones de comunicación se derrumba completamente una excelente presentación debido a la

falta de habilidad manifiesta del orador para “recoger” las preguntas de los asistentes después de la exposición. Podemos hacernos expertos si:

1. Realizamos una buena preparación.2. Utilizamos un procedimiento.3. Practicamos.

Saber preguntar

Hemos mencionado la importancia que tienen las preguntas. Necesitamos prepararnos tanto para las que podamos hacer como las que pueden surgir. Sin embargo, otro aspecto interesante se refiere a saber preguntar. Con ello indicamos :

• No comenzar directamente haciendo preguntas.• Cuidado con hacer preguntas personalizadas, es mejor lanzarlas al aire y probar que alguien conteste o

contestar nosotros.• Realizarlas cuando ya hemos adquirido cierto nivel de confianza.• Comenzar con preguntas de opinión, no cuestionables y si interesantes.• Prepararlas con antelación.

4. Diseño de nuestra presentación

A nivel muy general encontramos:

• El objetivo: lo que queremos conseguir.• El título: enunciado del tema a tratar.• El mensaje central: el camino para llegar al objetivo.• Las ilustraciones: los tipos de apoyo que vamos a utilizar

para hacer nuestro mensaje claro, llamativo, original y que respalden puntos clave.

A nivel más detallado debemos abordar:

• El objetivo: lo que queremos conseguir.• Motivación: Atraer atención, motivar a la escuchar. ¿qué les

puede interesar? Beneficios..• Contenido: Puntos principales a tratar, subpuntos,

ilustraciones, ejemplos… en relación al tiempo.• Orden: estructura lógica, coherente. Deben incluir puentes o

transiciones.• Medios/apoyos audiovisuales• Anécdotas: hecho breve, curioso y real que tenga relación

con tema y auditorio.• Ejemplos: clarifican, aumentan comprensión.• Preguntas: fomentan participación, comprueban

comprensión.• Motivación final: conducen a la acción..

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5. Diseño de diapositivas

La proyección de diapositivas sigue siendo hoy uno de los métodos más utilizados por su versatilidad, simplicidad y la posibilidad del contacto visual del orador con el auditorio, pues no necesita ni siquiera que apaguemos las luces.

Sin embargo, pese a que contamos con grandes avances tecnológicos, hemos adquirido algunos hábitos que debemos mejorar.

¿Cómo diseñar pantallas de forma eficaz?

• Utilicemos el sistema horizontal en las diapositivas. Los estudios e investigaciones demuestran que se leen mejor y que su aprovechamiento también lo es. (no es en vano el que vengan así por defecto).

• Debemos incluir una sola idea por diapositiva.• Usemos diagramas, esquemas, ideas que se puedan visualizar para optimizar su comprensión.• Limitemos la escritura a la regla “6x6” seis líneas por diapositiva, seis palabras como máximo en cada línea.

Obviamente esta regla es demasiado estricta y habría que tener en cuenta las diferentes circunstancias, pero lo cierto es que debemos “limitar el texto al máximo”. Anotar las “palabras clave” nos ayudan a nosotros a seguir y al auditorio a no perderse en lecturas.

• El fondo ideal es simple y claro.• No debemos abusar del color, y mucho menos ser creativos pintando un plátano naranja. (respetar colores

naturales).• Asegurar que el texto escrito lo lee la última persona de la sala.

Antes de la presentación (al menos cinco días antes)

• Preparar esquema o guión de la presentación indicando el tiempo de cada apartado.• Ensayar delante de personas que puedan ofrecernos impresiones sinceras de nuestra actuación• Revisar y efectuar los cambios necesarios en el guión presentado.• Revisar que nuestras diapositivas no tengan errores ni ortográfico ni de ningún tipo (por ejemplo no se lea

parte del texto).• Asegurarnos de dejar activas “únicamente las diapositivas que vamos a utilizar”.• En la sala:

• comprobar el funcionamiento de los medios.• asegurar que están enchufados, que se ve claramente, se escuchan…• situemos todos los cables lejos de nuestra zona de actuación.

Durante la presentación

• No olvidemos mirar a nuestra audiencia (al menos 70-80%).• Asegurémonos de no tapar en ningún momento la información.• Estudiar nuestra colocación cerca de los medios y con efectividad para poder ejecutar los medios con

comodidad.• No olvidar nunca que “son un medio”, no un fin. Lo realmente importante e lo que queremos transmitir, el

mensaje.

6. Qué es el visual thinking y para qué nos sirve

¿Qué es?

El cerebro humano está entrenado para asimilar imágenes con gran facilidad y siempre procesa mejor y con menos esfuerzo un dibujo que un texto: Una imagen vale más que mil palabras.

El visual thinking o pensamiento visual es un proceso que consiste en plasmar y comunicar ideas por medio de dibujos simples y fácilmente reconocibles, creando conexiones entre sí por medio de mapas mentales; con el objetivo de entenderlas mejor, identificar problemas, descubrir soluciones, simular procesos y generar nuevas ideas.

No todo es dibujo; el texto breve es fundamental como elemento de apoyo.

¿Cómo convertimos las ideas en imágenes?

Dan Roam, experto en visual thinking y autor del libro “Tu mundo en una servilleta”, describe el proceso del pensamiento visual de una manera sencilla:

1. Mirar. Absorbemos la información visual, recopilamos y seleccionamos elementos relevantes para lo que vamos a explorar

2. Ver. Identificamos las relaciones entre los elementos y pautas.3. Imaginar. Interpretamos y manipulamos los elementos para descubrir nuevas pautas.4. Mostrar. Cuando se encuentre una pauta y se comprenda, debe mostrarse a otras personas para obtener

feedback.

Estos pasos no tienen porqué ser consecutivos, sino que pueden retroalimentarse permanentemente…

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¿Para qué nos sirve?, ¿qué ventajas nos aporta?

• Aumenta enormemente tu capacidad de comprensión y síntesis• Mejora tu retención, La memoria fija mejor las imágenes que las palabras.• Facilita la exposición clara y eficaz de ideas cuando las palabras no son suficientes.• Ayuda a centrar la atención. En un auditorio, el público está más atento cuando escucha y simultáneamente

ve cómo en una pizarra se van construyendo las ideas de forma gráfica. Hace aumentar su implicación y su atención estará enfocada en lo que está ocurriendo.

• Las presentaciones que incorporan pantallas con imágenes sobre las que se desarrolla una idea, requiere un gran dominio del tema pero las hace más llamativas.

• Estimula el trabajo colaborativo. Fomenta la participación de todas las personas.• Ayuda a la toma de decisiones. Al tenerlo todo visualizado, disponemos de los elementos de juicio necesarios

para evaluar las ideas y saber el camino a seguir.

Es actualmente un recurso muy utilizado en procesos de creación e innovación en las empresas y en ámbitos educativos como una forma de acceder al conocimiento. Por otra parte, es una herramienta de comunicación de la que cada vez hacen más uso los comunicadores más persuasivos y efectivos.

Pero no son las únicas, hay quién ve muchas más…

¿Cuáles se te ocurren a ti?

3. Durante la comunicación

¡Haciendo la presentación!

1. Desarrollo de la presentación

A nivel más detallado debemos abordar:

Presentación: quien eres, por qué estas ahí, tema que vamos a tratar y experiencia en el mismo.(brevedad)

El objetivo: lo que queremos conseguir.

Motivación: original, diferente, que muestre los beneficios a la escucha.

Pautas: comenta al auditorio las pautas para “realizar preguntas” al comienzo o al final, los temas de logística, apagar móviles…

Contenido: Puntos principales a tratar, subpuntos, ilustraciones, ejemplos… en relación al tiempo.

Comprobar comprensión: asegurarnos que el mensaje ha llegado a nuestro auditorio.

Cierre: Establecer el resumen de lo expuesto, preparar a la acción (motivación final-conclusíón)

Agradecimiento: símbolo no sólo de cortesía ya que realmente han invertido un tiempo en escucharnos y un esfuerzo en prestar atención.

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Hemos comentado la importancia que tienen estos aspectos, únicamente señalamos:

• Entregar a los asistentes antes de la presentación documentación si fuera necesaria.• Qué antes de salir “al ruedo” deberemos poner en práctica algunos ejercicios de relajación.• Que la motivación debe ser coherente con nuestra comunicación y el grupo.• Que debemos adecuar el tiempo al contenido del que disponemos. No llevemos “mucho más por si acaso”, es

preferible cinco minutos de menos que de más. No nos preocupemos, no nos va a sobrar.• Preparemos bien las preguntas a realizar, tanto las de contenido (aquellas que nos proporcionarán información

sobre la comprensión del tema, como las de opinión. Que fomentarán la participación y los puntos de vista).• No olvidemos utilizar recursos adicionales que hagan lucir nuestro mensaje (ejemplos, ilustraciones).• Cierre sin repetir todo lo dicho, con una conclusión clara y la posibilidad de “una vía de acción”.• El cierre va dirigido a las emociones, a aquellas “cosas que las personas deben sentir”. Sin sentimiento no

hay acción.

Vimos algunos ejemplos de los comienzos y finales, por tanto no los vamos a repetir, pero si sugeriros que no “hagáis comienzos típicos y tópicos”. Evitar:

• Estoy encantado de estar con una auditorio de tanto nivel, • Estimados Sres y Sras, mi nombre es y estoy aquí con motivo de….• ¡Querido público!..

Del mismo modo ¡NO ENUNCIAR EXCUSAS! (sobre todo para dar pena).

• Siento no haber preparado la presentación mejor, me avisaron el Lunes y…• No se hablar muy bien en inglés, espero que ustedes lo comprendan…

2. Reglas de oro

¿Cómo conseguirlas?

• Mostrar seguridad a través del autocontrol.• Hay que mostrar control ante nuestro público, y para ello

atenderemos a dos aspectos que están relacionados. Las causas psicológicas y fisiológicas.

Respecto a las causas fisiológicas:

• Admitir el incremento de adrenalina como positivo e inevitable. Controlar sus manifestaciones.

• A través de una postura corporal correcta. (recta no rígida, piernas en paralelo y manos delante).

• Sujetando algo firmemente en las manos (evitar mostrar nervios).• Llevando la respiración a la parte baja de los pulmones. Respiración

diafragmática.• Llevar los “primeros minutos memorizados”. Sólo los primeros,

para estar pendiente de lo que hacemos y no de lo que decimos.• Utilizar estrategias de “expresión de nervios” como abrir y

cerrar las manos con fuerza, o adelantar el pie que tiembla.

Respecto a las causas psicológicas:

• El conocimiento del tema y la preparación del mismo son básicos. Es lo que más seguridad nos va a dar. Ya hemos indicado en este aspecto los pasos que debemos seguir. Pero te sugerimos que no ofrezcas toda la información, un buen mago siempre deja algunas cartas debajo de la manga.

• La preparación incluye estudiar y cubrir diversos puntos de vista, no sólo el nuestro, y “poner en el anzuelo lo que le gusta al pez, no lo que nos gusta a nosotros”. En ocasiones tendemos a comunicar aquellos aspectos que nos gustan particularmente, que nos parecen interesantes, no caigamos en ese error, ¡lo importante son ellos! Si piensas así el éxito lo tienes casi garantizado.

• La única forma de trasmitir confianza es sentir lo que se dice. Nuestros sentimientos son percibidos por nuestros interlocutores, la emoción, el énfasis, la credibilidad dependen de ello. Si crees en lo que dices el mensaje saldrá solo.

• Busca en tus recuerdos, seguro que vienen a tu cabeza comunicaciones que no te han conseguido cautivar, no han llegado, y no te has creído su contenido. Probablemente tampoco se lo creía el emisor del mensaje.

• “No hablar bien”. ¿cómo nos pueden decir que no hablemos bien. No temas, no es esa nuestra intención, nos referimos a la tendencia de algunos a incluir palabras poco conocidas, tecnicismos, galicismos…. Un ejemplo: debemos impeler al auditorio (en vez empujar).

• Lo que realmente importa es el mensaje, lo que les queremos transmitir y la importancia del mismo, por tanto la claridad, sencillez y dinamismo serán la clave para llegar a éste de forma correcta.

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• El último punto es “ser uno mismo”, quizás debiera ser el primero de todos. El intentar imitar a alguien no nos va a dar resultado, además es demasiado costoso psicológicamente. Es un hecho que “no podemos gustar a todo el mundo”, ni tampoco debe ser nuestro objetivo principal. Sin embargo si podemos exponer una comunicación cautivadora, motivadora, clara y creativa. Sigamos siendo nosotros mismos, eso si, dando lo mejor.

3. Elementos relacionados con la puesta en escena: imagen, posición

Imagen

• ¿Es importante la imagen? Sin duda cada vez más en nuestra sociedad. No nos referimos a las prendas o ropa utilizada, ya que cada persona tiene un gusto particular y opinar sobre cualquiera sería cuestionable ya que para gustos están los colores.

• Sin embargo es de gran importancia lo que llamamos “orden personal”. Peinado, limpio, correctamente vestido/a (botones abrochados…)

• Es importante señalar que el cómo vamos a ir vestidos lo va a marcar precisamente el auditorio al que nos dirigimos. No es lo mismo ir a dar una conferencia a la Universidad a chavales contra la droga, o a una obra (imaginemos voy a dar una comunicación sobre prevención de riesgos laborales) que, a un Comité de Dirección. El mismo auditorio me marca las reglas. Si en el caso de la obra me presento con traje no será lo más adecuado seguro.

• Señalamos también que puede ser un factor de distracción para nuestro público es exceso y el defecto. Con ello queremos decir, que ir demasiado elegante, con relojes, ropa o joyas carísimas puede ser factor de distracción, pensamientos…. Y lo contrario también, el presentarnos con unos vaqueros rotos, zapatillas… (cuando no viene al caso)

• Lo que es indudable es que en caso de duda será mejor ser percibido como “clásico” mejor que “demasiado moderno”, atendiendo de nuevo al auditorio.

• Y como último punto, recordar sobre todo a las mujeres elegir bien los complementos, ya que estos nos pueden jugar malas pasadas. Por ejemplo collares que suenan mucho.

El uso del espacio

• Desplázate con soltura y libertad, pero hazlo con intencionalidad significativa, evitando dejar fuera del arco de influencia (180º) a alguno de los asistentes. Cada desplazamiento que ejecutas tiene un efecto directo (e inconsciente) sobre tu audiencia.

• Los movimientos sin sentido y monótonos denotan nerviosismo y angustia, además de desconcentrar al auditorio.• Evita situarte tras escritorios, sillas o cualquier otro mueble que impida la visión total de tu cuerpo.

Distancias zonales

Para el hombre el espacio personal es muy importante, y según Edward Hall, es tan importante como el alimento. Los investigadores se atreven a decir que las aglomeraciones influyen en nuestro comportamiento.

En todas las culturas se considera como propio un cierto espacio alrededor del cuerpo. Dependiendo de las circunstancias sociales nos colocamos a una u otra distancia del interlocutor para que éste no se sienta intimidado.

• Zona íntima (de 15 a 34 cm.). En ella se permite la entrada a personas que están emocionalmente cerca. Cuando una persona no autorizada penetra en la zona íntima puede que se la reciba como hostil.

• Zona personal (entre 46 y 122cm). Es la distancia que separa a las personas en el trabajo o reuniones sociales.• Zona social (entre 1.23 y 3.6 m.). Espacio que nos separa de los extraños.

Cuando hablamos con alguien sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre un 60 y un 70% de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.

4. Nuestra comunicación no verbal

Dentro de nuestra comunicación se encuentra también la denominada no verbal, es decir aquella que realizamos a través de posturas, gestos y movimientos con nuestro cuerpo. Veamos entonces que debemos tener presente.

4.1. Evitar barreras y potenciar• Algo muy importante, tanto para la comunicación no verbal como para cualquier ámbito de desarrollo en

nuestra vida es identificar lo que hacemos bien y potenciarlo y lo que debemos corregir. En este tema en particular, la comunicación gestual, te vamos a solicitar lo siguiente: grábate dando un discurso durante 10 minutos, mínimo, y luego identifica aquellos aspectos mejorables y los que haces bien. Por ejemplo;

• Barreras: cruzar los brazos, las piernas, meterse las manos en los bolsillos durante toda la presentación, no mirar a la cámara, movimientos de piernas, …..

• Potenciar: una sonrisa estupenda, una posición adecuada, gesticulación con las manos acompasada, ….• Y tan importante es identificar las cosas a potenciar como las mejorables. Aquello que hacemos bien nos va a

servir para ganar en confianza, para reafirmarnos y apoyarnos en ello. Con lo que hay que mejorar, céntrate en una sola cosa cada vez, y cuando la tengas dominada, pasa a la siguiente, verás cómo los resultados son visibles en poco tiempo.

• A continuación te vamos a dar algunas pautas para fijarte y para optimizar tu comunicación no verbal.• Acuérdate: ¡tienes muchas cosas buenas! Apóyate en ellas.

4.2. Cómo potenciar nuestra comunicación no verbal

Comunicación gestual. Posturas, gestos y movimientos

Posturas

• Se refiere a la posición que mostramos en momentos determinados. Forman parte de todo nuestro cuerpo y las realizamos con cabeza, manos, piernas, brazos…

• Una postura adecuada al comenzar nuestra sesión es encontrarnos rectos (no rígidos) con las manos hacia delante, las piernas paralelas y un poco abiertas.

• Una postura encorvada refleja timidez, nervios o preocupación cuando nos encontramos de pie, sentados puede tener un significado más positivo. Por ejemplo cuando escuchamos a alguien con atención.

• Una postura donde nuestro cuerpo está rígido, parece militar, con altanería. Puede ser interpretado de forma negativa.

• El presentarnos con las piernas y brazos cruzados tampoco es percibido positivamente.• Durante la sesión hablaremos de ello con detenimiento.

Gestos

• El gesto es el movimiento corporal propio de las articulaciones, principalmente de los movimientos corporales realizados con las manos, brazos y cabeza. El gesto se diferencia de la gesticulación. La gesticulación es un movimiento anárquico, artificioso e inexpresivo.

• Gestos emblemáticos o emblemas: Son señales emitidas intencionalmente. Su significado es específico y muy claro, ya que el gesto representa una palabra o conjunto de palabras bien conocidas. Por lo tanto, son gestos traducibles directamente en palabras. Ejemplo serían agitar la mano en señal de despedida o sacar el pulgar hacia arriba indicando OK.

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• Gestos ilustrativos o ilustradores: Se producen durante la comunicación verbal. Sirven para ilustrar lo que se está diciendo. Son gestos conscientes que varían en gran medida en función de la cultura. Son gestos unidos al lenguaje, pero a diferencia de los emblemas, no tiene un significado directamente traducible, la palabra a la que van unidos no les da su significado. Este tipo de gesto sirve a esa palabra no la significa. La forma de servirla reside en su capacidad para recalcar lo que se dice, enfatizar o imponer un ritmo a la palabra que esta por sí no tendría. Cualquier tipo de movimiento corporal que desempeña un papel auxiliar en la comunicación no verbal, es un ilustrador.

• Gestos que expresan estados emotivos o patógrafos: Este tipo de gesto cumple un papel similar a los ilustradores y por ello se pueden confundir. Es similar en el sentido en que también acompañan a la palabra, y le confieren un mayor dinamismo. Pero difieren en que este tipo de gestos reflejan el estado emotivo de la persona, mientras que el ilustrador es emocionalmente neutro. En este sentido, el ilustrador constituye una forma de expresar cultural, mientras que el patógrafo es resultado del estado emocional del momento. A través de este tipo de gestos se expresan la ansiedad o tensión del momento, muecas de dolor, triunfo y alegría, etc.

• Gestos reguladores de la interacción: Son movimientos producidos por quién habla o por quién escucha, con la finalidad de regular las intervenciones en la interacción. Son signos para tomar el relevo en la conversación, que tienen también un importante papel al inicio o finalización de la interacción (p.e. darse la mano en el saludo o la despedida). Pueden ser utilizados para frenar o acelerar al interlocutor, indicar que debe continuar o darle a entender que debe ceder su turno de palabra. Los gestos reguladores más frecuentes son las indicaciones de cabeza y la mirada fija. Las inclinaciones rápidas de cabeza llevan el mensaje de apresurarse y acabar de hablar, mientras que las lentas piden que el interlocutor continúe e indican al oyente que le parece interesante y le gusta lo que se está diciendo.

• Gestos de adaptación o adaptadores: Son gestos utilizados para manejar emociones que no queremos expresar. Se utilizan cuando nuestra estado de ánimo es incompatible con la situación interaccional particular, de forma que tenemos no podemos expresar nuestras emociones reales directamente con la intensidad con la que realmente las sentimos. Ante esta situación se produce un situación incómoda, que necesitamos controlar, y es cuando aparece el gesto como una forma de adaptarnos a esa situación. Gestos de este tipo son pasarse los dedos por el cuello de la camisa cuando nos sentimos ahogados por la tensión de la situación, o cepillarnos el pelo cuando nos sentimos nerviosos.

Movimientos

Los psicólogos y psiquiatras han reconocido hace ya mucho tiempo, que la forma de moverse de una persona proporciona indicaciones sobre su carácter, sus emociones y sus reacciones hacia la gente que lo rodea.

No esta tan desarrollada la investigación no verbal como para poder hacer afirmaciones claras en forma de recetas, respecto al significado emocional indudable de cada comportamiento no verbal, pero estos si dan señales y son expresión de intenciones emocionales, de ahí la importancia para un psicólogo de comprender su papel en la interacción.

El análisis de la comunicación no verbal requiere al menos tener en cuenta tres criterios básicos:

1. Cada comportamiento no verbal está ineludiblemente asociado al conjunto de la comunicación de la persona. Incluso un solo gesto es interpretado en su conjunto, no como algo aislado por los miembros de la interacción. Si es un gesto único asume su significado en cuanto gesto y en un cuanto que no hay más gestos.

2. La interpretación de los movimientos no verbales se debe hace en cuanto a su congruencia con la comunicación verbal. Normalmente la intención emocional se deja traslucir por los movimientos no verbales, e intuitivamente somos capaces de sentir la incongruencia entre estos y lo que verbalmente se nos dice. La comunicación no verbal necesita ser congruente con la comunicación verbal y viceversa, para que la comunicación total resulte comprensible y sincera.

3. El último criterio de interpretación del sentido de la comunicación no verbal, es la necesidad de situar cada comportamiento no verbal en su contexto comunicacional.

No se pretende enseñar a interpretar la comunicación no verbal, sino a tomar conciencia de su importancia en la interacción.

Por ello te sugerimos:

• Utiliza movimientos naturales, ni demasiado rápido ni pausado (exceptuando situaciones donde lo requieran, como puede ser dirigirse a la recogida de un premio).

• Muévete de derecha a izquierda, es el movimiento natural de nuestros ojos. Quedarnos en el centro es no sólo poco dinámico sino falta de naturalidad.

• Asegúrate de que todos pueden verte

Otros aspectos de la comunicación gestual:

La mirada

• Forman parte del rostro, y junto con las cejas, la boca y la nariz constituyen un sinfín de comunicación no verbal.• Son quienes nos comunican el estado emocional de una persona. Son capaces de expresar alegría, pena,

cólera…• La duración e intensidad de la mirada pueden causar diferentes reacciones en nuestro interlocutor/es. Así

una mirada fija durante largo tiempo dará como resultado que el otro aparte su mirada hacia nosotros.• También realizamos gestos cariñosos con ellos, ya que un guiño de ojos expresa complicidad o simpatía.• La mirada:

• Su estudio se realiza aisladamente por la gran importancia que tiene por si sola.• Podemos realizar gran variedad de movimientos con los ojos.• Su importancia no procede únicamente de los ojos, va más allá. Es la proyección la que confiere su

importancia.• Dentro de su estudios se contemplan varios aspectos:

• la dilatación de las pupilas,- indica interés, atracción.- al ver algo que nos gusta las pupilas se dilatan.- así mismo nos gustan más las personas que tienen éstas dilatadas que las que tienen contraídas.- La fiabilidad radica en la imposibilidad de poder controlar la contracción o dilatación.

• el número de veces que se parpadea por minuto,

- relacionado con el grado de tensión o nerviosismo que tiene la persona. Cuanto mayor es el parpadeo, más nerviosa se encuentra.

• el contacto ocular,- se mide la frecuencia y mantenimiento de contacto ocular.- Las personas necesitamos realimentación (feedback) cuando hablamos. El emisor necesita comprobar que se le escucha, el receptor debe sentir que su atención se tiene en cuenta y el que habla se dirige a el/ella o ellos.- Además la reciprocidad del contacto ocular muestra la actitud de las personas respecto a las otras. Está comprobado que ante personas que nos agradan nuestro contacto ocular es mayor que si no es así.

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• ¿Cuáles son las funciones de la mirada?• Regular la comunicación: indicamos interés, desinterés, duda…• Obtener información (mientras están escuchando) y complementarla con lo que escucha.• Expresa emociones: a través de ellos mostramos nuestro estado de ánimo.

La frecuencia con la que miramos al otro es un indicador de interés, agrado o sinceridad. La evitación de la mirada o el mirar a los otros sólo fugaz y ocasionalmente impide recibir retroalimentación, reduce la credibilidad del emisor y da lugar a que se atribuyan a éste características negativas

• La frecuencia de la mirada al otro aumenta cuando:• están muy separados entre sí.• están hablando de temas impersonales o sencillos.• está interesada por el otro y sus reacciones.• ama o le gusta la otra persona.• intenta dominar o influir al otro.• es extrovertido.• depende de la otra persona y ésta no da señal de respuesta.

• La frecuencia con la que miramos al otro disminuye cuando:• Están muy juntos (y no se conocen mucho).• están discutiendo un asunto íntimo o difícil.• no está interesada en las reacciones de la otra persona.• no le gusta la otra persona.• el que mira tiene un status superior.• es un introvertido.• padece ciertas formas de enfermedad mental.

Por otra parte se mira más cuando se escucha que cuando se habla, pero además el contacto ocular indica el final de una intervención, como si la persona que habla le pasara el relevo a la otra.

¿Como debemos mirar a nuestro auditorio?

• Repartir nuestra mirada a “todo el auditorio” desde el comienzo de nuestra intervención.• Cuidar quedarnos “enganchados” a aquellos que nos sonríen o muestran especial interés. Si hacemos esto

dejaremos de lado al resto.• Evitar seguir movimientos de izquierda a derecha o viceversa para mantener el contacto ocular. Lo ideal es

alternar la mirada cambiando la posición de forma alternativa.

La sonrisa

Normalmente la sonrisa se utiliza para expresar simpatía, alegría o felicidad. Muestra nuestro bienestar y es contagiosa. Sin embargo una sonrisa forzada o esteriotipada puede causar el efecto contrario, por ello debemos:

• Haber relajado los músculos faciales antes de “salir al ruedo” (hablar a nuestro auditorio).• Ten cuidado de estar tenso/a, podría parecer “ficticia”.• Utilizar la sonrisa de corazón, no hagas una mueca.• Hacer sentir al auditorio que nos encontramos a gusto al estar allí.• Recuerda que no hay nada más serio que una sonrisa.

La sonrisa se puede utilizar para hacer que las situaciones de tensión sean más llevaderas.

Una sonrisa atrae la sonrisa de los demás y es una forma de relajar la tensión.

Por otra parte, la sonrisa tiene un efecto terapéutico. Se ha observado que cuando se le pedía a personas que se sentían deprimidas o pesimistas, que imitaran la sonrisa de los demás, declaraban sentirse más felices.

La sonrisa está, además, influida por el poder que tiene lugar en una relación.

Por todos los motivos mencionados debemos sacar el mejor provecho de ella, eso si con una buena y sincera utilización, ya que puede provocar el efecto contrario.

Las manos

Las utilizamos frecuentemente para enfatizar, matizar o complementar el mensaje.

Cada cultura posee sus propios movimientos, aunque existen algunos universales descubiertos por Paul Ekman (beber, comer…).

Una de las señales más poderosas y menos notoria es el movimiento de la palma de la mano. Hay tres posiciones principales: con las palmas hacia arriba, con las palmas hacia abajo y con la palma cerrada.

• Hacia arriba: es un gesto no amenazador que senota sumisión.• Hacia abajo: la persona adquiere autoridad• Palmas cerradas, apuntando con el dedo: es no de los gestos que más pueden irritar al interlocutor con quien

habla, especialmente si sigue el ritmo de las palabras.

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Las palmas hacia fuera se asocian a la honestidad, la verdad, la lealtad y la deferencia. Cuando alguien empieza a confiar en otros, les expondrá las palmas o parte de ellas. Es un gesto inconsciente, como casi todos, que hace presuponer que se está contando la verdad.

La posición con la que se colocan las manos a lo largo de una conversación también dice mucho de quien las realiza. Los dedos entrelazados son sinónimos de un gesto de frustración. Cuanto más altas estén las manos, más negativa será la actitud del contrario.

Cuando se mantienen apoyados los dedos de una mano contra otra, formando un arco, demuestra que esa persona tiene una gran confianza en si misma, denota superioridad y conocimiento de un tema. Otro gesto de superioridad es cogerse las manos por detrás de la espalda; por el contrario, ponerlas en las caderas resulta sumamente agresivo.

Dar la mano es un gesto corriente en los saludos y las despedidas occidentales, los hay sumisos, dominantes y los que transmiten confianza y situación de igualdad.

El dominio se transmite cuando se da la mano con la palma hacia abajo y se toma la iniciativa en el saludo.

La situación inversa, denominada saludo vertical, se produce cuando una persona ofrece su mano con la palma hacia arriba, lo que significa que se cede el poder al otro.

¿Qué hacer con las manos en nuestras presentaciones?

Las manos son símbolos de expresión. Ya hemos comentado la función de las mismas. Dan vida y dan énfasis a nuestra comunicación, pero de forma natural acompañando a nuestras palabras.

Nosotros te aconsejamos las dejes naturales, tranquilas, no las fuerces, no intentes hacer movimientos estudiados. Si sientes lo que dices ellas saldrán solas.

Lo que si te sugerimos es:

• No tenerlas continuamente en los bolsillos. Y evitar jugar con monedas, llaves…• No colocarlas detrás de la espalda.• Evitar posturas como “estar de jarras” o cruzar de forma continua los brazos escondiendo las mismas.

Las piernas

• Al igual que las manos, nuestras extremidades muestran nervios.• Cuidado con el llamado “baile de San Vito”, movimientos hacia delante y hacia atrás. • En el caso de que te tiemble una pierna adelanta un poco la que no tiembla y desaparecerán los temblores.• Intenta no cruzarlas, colócalas en paralelo.• Procura no jugar con el pie levantando la punta al cielo y moviendo el talón.• Evita tener los pies demasiado juntos, te puede hacer perder el equilibrio.

5. Nuestra comunicación verbal

La Comunicación ORAL

Las palabras representan en la comunicación oral lo que las letras en comunicación escrita. Por ello debemos enfatizar, matizar nuestra comunicación. Contamos con distintos elementos que van a ayudarnos a conseguirlo.

5.1. La dicción, vocalización, tono, ritmo, pausas, muletillas, utilización del lenguaje

¿Qué elementos debemos tener en cuenta?

Dicción

Se habla de correcta dicción cuando el empleo de dichas palabras es correcto y acertado en el idioma al que éstas pertenecen, sin atender al contenido o significado de lo expresado por emisor.

Nos referiremos con Dicción a la “correcta pronunciación de las palabras”. Por tanto, necesitamos pronunciar correctamente.

En ocasiones, al hablar en público, en una reunión, o en situaciones tensas nuestra velocidad hace que suprimamos algunas de las letras de las palabras, como por ejemplo: “ventiuno” por “veintiuno”.

Otras veces nos hemos habituado a su pronunciación incorrecta y no somos conscientes de ello, como caso de utilizar la segunda persona del singular del pretérito perfecto simple o indefinido del indicativo añadiendo una “s” que no lleva. (Dijistes, vistes, comiste).

Tomar consciencia de estos errores es necesario antes de ponernos frente a un auditorio. Hagámonos amigos del diccionario y comprobemos antes su pronunciación correcta.

Algunos ejemplos,

• Algunos oradores al hablar rápidamente fusionan vocales como “procupación” por preocupación, “raccionar” por “reaccionar”…

• La solución se encuentra en hablar de forma más pausada. Realizar distintas lecturas obligándonos a ir más lentos. Grabarnos y escucharnos serán el mejor juez para optimizar nuestra dicción.

• Al final de la documentación encontraréis diversos ejercicios para mejorar nuestra dicción y vocalización.

Vocalización

La colocación de la voz consiste en producirla correctamente, tomando en cuenta tanto la respiración, colocación correcta del diafragma, posición de los labios, articulación y desde luego, la dicción.

En términos comunes diríamos que es la correcta pronunciación de cada una de las letras en nuestro propio idioma.

Tono

El tono es la propiedad de los sonidos que los caracteriza como más agudos o más graves, en función de su frecuencia. Es inherente a la persona, lo que tratamos en la sesión es énfasis o la “viveza que le damos a nuestra comunicación”.

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El tono: La cualidad del tono que interesa aquí es el tono afectivo, esto es, la adecuación emocional del tono de voz dirigido a un auditorio.

Constituye la “música” que debe contener todo relato y van desde agudos a graves en sus extremos. Recordemos en los escritos: en las comas, subir el tono, en los finales, bajarlo. Y, en las descripciones donde hay numerosas comas trataremos de bajar y subir el tono.

Muy relacionado con lo anterior se encuentran “los matices”. Matizar una palabra implica darle una intencionalidad, una interpretación. Detectar aquellas palabras que queremos darle intencionalidad.

Ritmo

El ritmo se refiere a la fluidez verbal con que se expresa la persona Referida a la velocidad con la que nos expresamos.

Si bien es cierto que tenemos una capacidad asombrosa para escuchar, se calcula que más de cuatrocientas palabras por minuto, también lo es que no podemos procesar ni retener todas.

Lo ideal es ralentizar nuestro ritmo cuando el tema es nuevo, difícil o complejo, y daremos más velocidad cuando los términos, conceptos o ideas sean conocidas, comprensibles y sencillas.

Adecuar el ritmo al tipo de comunicación nos asegurará la comprensión.

Variar el ritmo también da vida, consigue atención, elimina la monotonía…

Volumen

Asegurar que todo el auditorio nos oye, no debe esforzarse en escucharnos ya que si esto sucede desconectará al poco tiempo.

Es vital que la última persona sea capaz de oírnos sin dificultad.

Muestra como nos encontramos tranquilos, controlados.

Tener en cuenta que elevar la voz no es chillar. Si nos viéramos en la necesidad de hacerlo no dudemos en pedir un micrófono.

Las pausas

Las pausas representan el dominio de un buen ritmo. La pausa precede a las palabras haciendo que su sentido gane interés.

¿Cuándo y para que las utilizamos?

• Para respirar, invitar a la reflexión, crear expectación, para enfatizar y como no para controlar la atención.• También sirven, siempre que se manejen con seguridad, para ocultar el nerviosismo, para pensar y, sobre todo,

para lograr un control efectista del tiempo.• Como recurso deben ser estudiadas: una pausa correctamente medida demuestra confianza, pero una pausa

sin sentido da la sensación de haberse quedado en blanco y puede confundir al auditorio.• Una pausa demasiado larga, más allá de unos tres o cuatro segundos puede originar distracción o que el

auditorio hable• En nuestra intervención existen dos pausas (o silencios) importantes: la inicial, antes de exponer (hasta que el

auditoria esté en silencio y preparado para escucharte); y la que se encuentra antes motivación final en el cierre.• Además, se usan frecuentemente en medio de una frase (para dar énfasis a un punto importante), y después

de una interrupción (el público debe quedar de nuevo en actitud de escucha).

Las muletillas

• Son palabras o sonidos que utilizamos rellenando el lenguaje. Por ejemplo “eeeee”, ·”o sea”, “esto es”, “estee”, “bueno”, “¿Mmm?”

• Deslucen el mensaje, es como si utilizáramos tachones en nuestra escritura. • Dan sensación de inseguridad.• La articulación, vocalización y la utilización de silencios nos ayudará a corregirlo.

Utilización lenguaje

• Supone el uso correcto y adecuado de la lengua empleada en la comunicación.• Utilicemos un lenguaje directo, coloquial, afirmativo. Seamos descriptivo, específicos, simples y breves.

(ser breve no significa hablar como los indios sino evitar demasiados giros o extendernos demasiado en un contenido cuando no es necesario). Es bueno utilizar la economía del lenguaje, por ejemplo evitar decir “a causa del hecho de que”, mejor diremos “porque”

• Ahora bien, el estilo breve no ha de caer en una extremada concisión y sequedad, que deje sin vida el enunciado.• Los retóricos antiguos insistieron en la necesidad de variar tanto la longitud de las oraciones como su modalidad

para evitar la monotonía.• “Ser claro es ser sencillo”. Asegurar que todo el auditorio nos comprenda. Si necesitamos utilizar vocablos que

pueden no ser comprendidos por la totalidad de la audiencia, acto seguido explicar su significado, por ejemplo: “hemos llegado a la peroración, es decir, conclusión”.

• Cuidar en la gramática la concordancia entre sujeto y verbo como sería el caso “habían muchas personas en la cola del cine”. En este caso el verbo debe expresarse en singular. Este es un error que hace concordar la forma impersonal de algunos verbos con el sujeto que no existe (“La expresión oral”, Larousse)

• Atención a los posesivos: es frecuente emplear determinantes posesivos en lugar de pronombres personales precedidos de la preposición de, que sería lo correcto. Por tanto, hay que decir “detrás de nosotros, de él, de ti, en lugar de detrás nuestro, suyo, tuyo”

• Cuidar el empleo incorrecto del vocabulario. Es común utilizar por uso y costumbre una palabra de forma incorrecta, por ejemplo “está enervado/a” dándole un significado de nervioso/a, cuando su significado real es el contrario.

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5.2. Cómo crear visualización de contenidos

Una herramienta de comunicación muy interesante es la generación de escenarios, trasladar a tu auditorio a aquella idea que les quieres transmitir. “¿Os imagináis un mundo en el que los coches fueran guiados por la voz, en el que en ese día en que estás cansado, que has tenido mucho trabajo, que has dormido poco y mal nos subiéramos a nuestro coche y le dijéramos, llévame a casa y mientras nos recostábamos en nuestros asientos con música relajada, nos llevara hasta ella?....” Esto permite a las personas que te escuchan hacerse una idea vívida de lo que les queremos transmitir, y para ello no sólo hay que preparase el escenario, sino que el uso de la voz es fundamental; una inflexión consciente y compenetrada con tu relato permite generar matices y crear imágenes en la mente de los asistentes.

5.3. La información a través de la pasión

Hay un elemento muy importante de la comunicación y más si nuestro objetivo es persuadir, la pasión que le pongamos a lo que estamos contando. Y para ello, sólo hay una clave, creerte lo que estás contando. Es la única forma de transmitir esa pasión, porque si no la sentimos no la vamos a poder transmitir. Piensa que lo que estás contando es interesante para los que te están escuchando, tiene algo que aportarles y tú estás convencido que es así.

5.4. Las emociones en nuestra comunicación

Como dice una amiga nuestra, “somos emociones con patas”. Esto es algo que no debemos perder nunca de vista. Si algo va a convencer a los que nos escuchan de que las cosas que les estamos diciendo tienen calado, son interesantes y las van a mover a la acción, será a través de las emociones. Es la mejor correa de transmisión, permitidnos la expresión. Y al igual que la pasión, tienen que ser emociones que realmente sintamos. En ocasiones algunos de nuestros participantes nos preguntan cómo hacer para transmitir en un mensaje que no es tuyo y en el que no crees, pero que tienes que compartir y hacer que otros hagan….. La respuesta es siempre la misma, si tú no te lo crees, no vas a hacerlo creíble; coge un papel y un boli y escribe aquello con lo que estás de acuerdo, aunque no sea más que una nimiedad, algo tiene que haber, nada es blanco ni negro, y utilízalo como escalón para apoyarte en él cuando lo cuentes, para darle ese punto de emoción positiva, porque las emociones se trasladan, las buenas y las no tan buenas.

5.5. El leguaje en activo y positivo nos ayuda a la aceptación

Las palabras y las expresiones negativas generan en la mente de los que nos escuchan pensamientos y emociones negativas; en el momento en el que utilizamos expresiones como problema, dificultad, imposible, inconveniente, … las personas se ponen a la defensiva y despertamos en ellas sentimientos de desazón, “no puede hacerse”. Es preferible hablar de áreas de mejora, beneficios, aspectos a modificar, optimizar, …. Estas palabras despiertan interés, posibilidades, opciones, … Y para rematar, mejor hablar de haremos que de podríamos hacer, ir mejor que iríamos, …. Invitar directamente a la acción. Por último, en esta línea, mejor preguntar por beneficios, aplicaciones, que dificultades, inconvenientes, ….

6. Escuchar, reformular y contestar

Saber escuchar• Básico para la comprensión, la empatía, el respeto.• Es una habilidad indispensable para un buen comunicador, y más cuando nos dirigimos a un público.• Debemos estar atentos de lo que nos dicen, no pensar en otra cosa cuando nos están hablando.• Cuidar no estar haciendo ninguna otra cosa.• Terminar de escuchar las intervenciones o preguntas antes de contestar. Es común dar por supuesto que ya

sabemos que nos van a decir.• Demostrar la escucha, no interrumpir a nuestro interlocutor.• Mostrar signos de escucha haciendo pequeños resúmenes si es muy largo, o asintiendo con la cabeza o con

pequeños monosílabos, por ejemplo; sí.• Identificar nuestra escucha actual y aquellos elementos que puedan ser una barrera. Recordar que el dominio

de una conversación está en quien escucha, y la virtud de escuchar exige una atención y dedicación a nuestro/s interlocutores total.

Saber reformular y responder• Recordemos que no sólo estamos intentando responder con precisión a las preguntas, sino mostrando una

personalidad con confianza, controlada, tranquila y serena, que conoce el tema y que quiere alentar, y no desalentar el interés, al preguntar sobre la presentación.

• Formato responder a preguntasAnte una pregunta tipo como: “¿por qué deberíamos aceptar su proyecto ahora, cuando ni siquiera se ha examinado aún los grandes y prohibitivos costes que implicaría?”.

Formato:

REPITE SIEMPRE LA PREGUNTA: (o su sentido, de una forma satisfactoria para el que pregunta)

“La pregunta era ...” o

“lo esencial de la pregunta es ....”

ELOGIA LA PREGUNTA Y AL QUE LA HACE Y DI POR QUE ES UNA PREGUNTA BUENA

“Es una pregunta bastante oportuna, creo que todos estamos de acuerdo. No he discutido los costes a propósito ...”

ENMARCA LA RESPUESTA. (Por ejemplo, enfoca su respuesta para sugerir una fuente organizada e informada).

“Probablemente podríamos considerar dos factores de coste que se pueden aplicar aquí: primero diseño y después producción”

RESPONDE A LA PREGUNTA tan concisa y directamente como sea posible

“Los costes de diseño reales no son tan grandes e incalculables como se podría pensar, porque ...”

COMPRUEBA LA FIDELIDAD DE LA COMUNICACIÓN “¿Está esto suficientemente claro?” o “¿Contesta esto a la pregunta satisfactoriamente?”

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¿Por qué hacerlo de esta forma?

• Asegurar que todo el auditorio ha escuchado la pregunta.• Asegurarnos de que hemos comprendido lo que nos han preguntado.• Mostrar seguridad, confianza, orden.• Comprobar la fidelidad de la respuesta.

Ten en cuenta también:

• Cuidar elogiar “todas las preguntas”, hagámoslo sólo cuando son realmente buenas explicando el por qué lo es. Simplemente podemos dar las gracias por la participación.

• El enmarcar la respuesta debe ser optativo, aunque los pros y los contras muestran un análisis más detallado y ordenado por parte del orador.

• “No nos enrollemos”, intenta que sean tan breves y concisas como sean posible.• No utilices la técnica “continuamente”, lo haremos en situaciones específicas. La mayoría de las

preguntas se pueden responder simplemente con una afirmación o negación.

Sugerencias:• Realizar ejercicios de dicción y vocalización con la lectura en voz alta de distintos textos /poesía, periódicos,

cuentos…• Evitar la monotonía: cambia el ritmo según la importancia y la dificultad del tema a tratar. Matiza las palabras

que quieras destacar, juega con el volumen.• Variar el ritmo, las inflexiones de voz.• No dejar sin fuerza los finales. Utilizar la respiración diafragmática (llenar de aire los pulmones).• Prepara las preguntas: tanto las que nosotros realizamos como las que puedan surgir durante nuestra

intervención.• Realizar una escucha activa.• No pensar que el ensayo es una pérdida de tiempo.

7. El grupo: ¿Aliado o enemigo?

Ya hemos señalada la importancia de conocer quien va a ser nuestro auditorio, el tener conocimiento de la homogeneidad del mismo, de sus expectativas, ….

También hemos comentado que deben encontrar el material pertinente, relacionado con su realidad y no simples teorías, conceptos, información que perciben como lejana o ajena. Sin embargo la información por si sola no convence a nadie. Sabemos que es tan importante el “que decimos” como el “cómo lo decimos”, incluso en muchas ocasiones este segundo aspecto tiene más peso que el primero.

Debemos “cuidar al máximo” la relación dentro del grupo. Ser profesionales en cuanto a:

• Situaciones delicadas que se puedan producir durante nuestra comunicación.• Responder a cuestiones puntuales requeridas por el grupo.• Utilizar la empatía, cercanía y habilidades interpersonales• Utilizar una comunicación comprensible y adaptada a nuestros oyentes• Dirigir el mensaje a “los oyentes”• Controlar intervenciones y el tiempo.• Fomentar la participación.

Algunas situaciones críticas• Los detractores: aquellos que se empeñan en interrumpir, objetar cualquier cosa que digamos, burlarse…

• Destruyen la buena marcha de la presentación, la fluidez y provocan un clima negativo.• Suelen hacerse notar tanto en comunicación verbal como no verbal y no acuden para escuchar sino

para “ser escuchados”• Suelen aparecer con mayor frecuencia en pequeños grupos

• Los motivos pueden ser variados, los más comunes:• Ante ideas, conceptos o elementos nuevos se presenta resistencia al cambio.• Oponerse a las ideas o informaciones que se presentan. Algunos pensamientos son del tipo; “si hago

alguna pregunta que no puede responder se podrá evidenciar que la información no es buena. O, si encuentro objeciones que no me puedan rebatir podré demostrar que el programa no es bueno.

• Existe resentimiento hacia el papel que presentamos. Si somos externos, o presentamos un papel de liderazgo frente al grupo, sienten que ejercemos autoridad ante ellos aunque esta no sea nuestro propósito. Sabemos que las percepciones son más poderosas que lo hechos.

• Necesidad de reconocimiento y atención. El comportamiento se repite por que le ha dado resultado anteriormente.

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¿Cómo responder?• No perdamos nuestra cortesía, educación y saber estar. Si lo hacemos no solo perdemos nuestra profesionalidad,

también perderemos el grupo.• Ejerzamos el autocontrol.• Seamos asertivos en nuestra comunicación.

Las tareas permanentes1. Fomentar la participación• Pide al grupo que defina sus necesidades. Haz que un representante del grupo las anote en la pizarra.• Pide al grupo que haga algo con la información de que dispones; por ejemplo: que señale de esta lista dos

elementos que considere claves.• Cuenta una historia, solicitando a los demás que se impliquen en ella y que la continúen.• Anima al grupo a que comparta el liderazgo en una discusión. Pide un voluntario para ello.• Llama a alguien por su nombre e invita a dicha persona a que haga algún comentario sobre el tema que se

trata. Planifícalo de antemano. Pide a alguien que no haya intervenido todavía que dé su opinión.• Pide a alguien que resuma la reunión hasta ese momento.• Invita a los participantes a que den opciones en lugar de afirmaciones tajantes y consejos.• Pide a los miembros de los subgrupos formados que se pongan de pie una vez completada la tarea. Ello les

permite moverse y anima a acabar rápidamente.• Reconoce las emociones y el lenguaje corporal. Si Juan mueve la cabeza, di: Juan, parece que no estás de

acuerdo. ¿Te importaría compartir lo que piensas con nosotros?• Da tiempo de reflexión. Haz una pausa con música orquestal suave mientras los participantes registran sus

ideas. La música disuade de hablar y estimula el pensamiento.

2. Trabajar y sortear las situaciones difíciles del grupoSi el grupo es desordenado, demasiado animado y hablan al mismo tiempo:

• Vuelve a centrar la discusión. Destaca una idea común. Restablece la calma. • Haz una pregunta difícil al participante más desbocado.• Solicita al grupo que deje expresarse al más tímido.• No intervenir. Quedarse inmóvil y en silencio.• Hacer esta pregunta: ¿Han hecho progresar la discusión los x... minutos que acaban de transcurrir?• El grupo bromea y cada palabra provoca reacciones humorísticas:• Ayuda al grupo a relajarse. Ponlo nuevamente a trabajar.• Una anécdota sobre el mismo tema que hace bromear al grupo permite “sintonizar con él para luego

proponer nuevamente volver al trabajo.

El grupo es lento y pasivo:• Motiva fuertemente al grupo. Halla su centro de interés.• Haz preguntas sencillas.• Ponte al alcance de los participantes que carezcan de experiencia.• Llena los silencios hablando más que de costumbre.• Apóyate en los participantes que más reaccionan.

El grupo es mudo:

• Haz hablar a uno de los participantes. Averigua lo que impide expresarse al grupo. Rompe “el muro” del silencio.

• Hacer preguntas directas abiertas.• Hacer constar un hecho preguntando si éste ha sido comprobado por otros.• Hacer una pregunta colectiva abierta, sencilla y no ofensiva para nadie.• Mantenerse en silencio. (En general el silencio se vuelve intolerable para el grupo en menos de 2

minutos).

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3. Después de la comunicación

1. Evaluación de mi intervención: grado de satisfacción

Es bueno y necesario realizar un análisis de nuestra intervención.

Realiza una evaluación sobre los siguientes puntos:

• ¿He conseguido atraer la atención y mantenerla durante mi intervención?

• ¿He logrado mi objetivo?• ¿Mi presentación ha sido adecuada en tiempo, forma y

contenido?• ¿He mostrado la visión general del tema?• ¿Ha sido la motivación inicial buena?• ¿He logrado transmitir el mensaje en el tiempo establecido?• ¿Mi expresión verbal era clara, sencilla, breve y dinámica?• ¿He cambiado el ritmo, tono, la velocidad de mi comunicación?• ¿Me han comprendido?• Mi dicción, vocalización… ¿eran buenas?• ¿La estructura del mensaje era correcta, comprensiva?• ¿He sido capaz de estructurar el contenido coherentemente

o se perdía el auditorio?• ¿He establecido los puentes y transiciones correctamente?• ¿Los ejemplos, anécdotas e ilustraciones eran suficientes,

demasiadas, escasas?• ¿Mi expresión gestual enfatizaba, matizaba el mensaje?• ¿Me he movido por la sala? ¿Mis movimientos eran los

adecuados?• ¿He comprobado comprensión?• ¿He sido capaz de responder eficazmente a las preguntas que

me han realizado?• ¿He realizado preguntas?• ¿He utilizado los medios adecuados? ¿la utilización era la adecuada?• ¿He tenido el “control” del grupo en todo momento?• ¿Me he mostrado tranquilo/a, empático/a y cercano/a?• ¿he realizado un buen resumen?• ¿He realizado una motivación final clara, impactante y dirigida

a cada uno de los asistentes?• ¿Qué debo mejorar para mi próxima intervención?• ¿Qué he logrado conseguir en esta?

Valora cada uno de los puntos del 1 al 10 y añade todas aquellos elementos que consideras debemos tener en cuenta.

2. Identificación de áreas de mejora• Señala aquellas áreas de mejora que has observado.• Identifica los motivos por los cuales deben mejorarse• Explicita que es lo que vas a hacer para que no te vuelva a ocurrir en tu próxima intervención.

3. Plan de aplicación

MESA : aspectos a modificar, empezar a hacer, seguir haciendo, abandonar

Después del análisis de áreas de mejora:

¿Qué quieres MODIFCAR?¿Qué quieres EMPEZAR a hacer?¿Qué quieres SEGUIR haciendo?

¿Qué quieres ABANDONAR?

Pon manos a la obra. Establece qué vas a hacer, cuándo, cómo….

¡¡¡ Y ahora …. a la acción !!!

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4. Anexos

4.1. Anexo 1

Ejercicios articulación vocalización

Lee en voz alta el siguiente texto, dando énfasis donde lo exija.

EN EL PRADO DE MI PADRE HAY UN ÁRBOL.¡ QUÉ BONITO ES EL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE !EL ÁRBOL DEL PADRE DE MI PADRE TIENE UN TRONCO.¡ QUÉ BONITO ES EL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE! EN EL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE HAY UNA RAMA ¡ QUE BONITA ES LA RAMA DEL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE!EN LA RAMA DEL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE HAY UN NIDO ¡QUÉ BONITO ES EL PÁJARO DEL NIDO DE LA RAMA DEL TRONCO DE MI PADRE EL PÁJARO DEL NIDO DE LA RAMA DEL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE TIENE PLUMAS.¡ QUE BONITAS SON LAS PLUMAS DEL PÁJARO DEL NIDO DE LA RAMA DEL TRONCO DEL ÁRBOL DEL PRADO DE MI PADRE ¡

Trabalenguas

De nuevo unos ejemplos de uno de los juegos de palabras más conocidos: el trabalenguas.

Pancha planchaba con una plancha, con una plancha planchaba Pancha.Pepe Pecas pica papas con un pico.Quinto cuenta quinientos cuentos ¿Cuántos cuentos cuenta Quinto?

Para Lola una lila di a Adela, mas tomóla Dalila.Y yo dije: Hola Adela, dile a Dalila que le dé la lila a Lola.Daría salario diario mi Darío a Diorio el dorio,si lección doria a Darío diariamente diera Diorio.

Miguel Mela con cautela su mala mula inmoló.Y dijo Juan, que esto vio: -Mala mula inmola Mela. o El perro en el barro, rabiando rabea:su rabo se embarra cuando el barro barre,y el barro a arrobas le arrebosa el rabo.

De ese bobo vino, nunca beber debe;vida boba y breve, vivirá si bebe. ¡Qué triste estás, Tristán, tras tan tétrica trama teatral!

Más composiciones con sonidos repetidos, trabados y de difícil pronunciación. Un juego de palabras muy popular.

¡Compadre, cómpreme un coco!¡Compadre, coco no compro!Porque el que poco coco come,poco coco compra.Yo, como poco coco como,poco coco compro.Cuando cuentes cuentoscuenta cuantos cuentos cuentas,porque si no cuentas cuantos cuentos cuentas,nunca sabrás cuantos cuentos sabes contar.

La pava se despescuecipicresta,se despescuecipicresta la pava.

Más juegos para “destrabar” la lengua y mejorar la destreza verbal.

Quiero y no quiero querer,a quien no queriendo quiero,he querido sin querery estoy, sin querer, queriendo.Si por mucho que te quiero,quieres que te quiera más.Te quiero más que me quieres¡Qué más quieres! ¿Quieres más?

Para Lola una lila di a Adela,mas tomóla Dalila. Y yo dije:¡Hola! Adela, dile a Dalilaque le de la lila a Lola.

El butifarrón le dijo al butifarroncito.Desenbutífarrónate, butifarroncito.

Pienso que piensas en mí…que piensas que estoy pensando,que piensas que pienso en tí.Hombre de parca dagaque gastas poca capa parda,el que poca capa parda gasta,poca capa parda paga.

Busca el bosque Francisco,un vasco bizco muy brusco.Y al verlo, le dijo un chusco:¿Busca el bosque vasco brusco?

Señor: Pedro Pero Pérez Crespo, ¿dónde mora?Porque en esta Villa tres Pedro Pero Pérez Crespo había.Pedro Pero Pérez Crespo el de arriba,Pedro Pero Pérez Crespo el de abajo,y Pedro Pero Pérez Crespo el de fuera de la villa.Yo no busco a Pedro Pero Pérez Crespo el de abajo,yo no busco a Pedro Pero Pérez Crespo el de arriba,ni a Pedro Pero Pérez Crespo el de fuera de la villa,sino a Pedro Pero Pérez Crespo Crespínque tenía una yegua y un rocín.Crespa la cola, crespa la crin y crespado todo el potrinquín.

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Más juegos para mejorar la destreza verbal.

Periquín y Pericose fueron a predicar.Si Periquín predica a Perico,Perico, ¿a quién predicará?Quien nísperos comey bebe cervezay espárragos chupay besa a una viejani come ni bebeni chupa ni besa.Los padres de San Franciscohan escrito al Generalque el padre Cojines

y el padre Cajoneshacen cajoncitospara encajonar.Qué cojines,que cajones,qué cajoncitos harán.Paco compra poca copaporque gasta poca copa Paco.Un podador podaba unas parrasy un podador que por allí pasaba le dijo:-Podador ¿podas tu parra o qué porras podas?-Ni podo mis parras ni tus parras podoque podo las parras de mi tío Bartolo.

4.2. Anexo 2

Guía presentaciones excelentes

INTRODUCCIÓN

Vivimos una época en que la capacidad para comunicar ha adquirido una gran importancia en el ámbito laboral. Ya no basta sólo con ser capaz de exponer tus ideas, ahora es necesario convencer, demostrar que tus ideas, producto, concepto, etc., es beneficioso para el que te escucha, y debemos hacerlo de una manera atractiva, dinámica y amena, sin perder rigor y profesionalidad.

Hoy día, es tan importante el “QUE” decimos como el “COMO”, apoyándonos en este proceso en todos los recursos de que disponemos las personas y la técnica.

Por ello, los temas que se desarrollan a continuación están enmarcados en estos dos aspectos, el Que y el Cómo

ESTRUCTURA DE UNA PRESENTACIÓN

CONSIDERACIONES PERSONALES

• Reglas de Oro• Comunicación verbal• Comunicación no verbal

CONOCIMIENTO Y MANEJO DE MEDIOS

CONTROL DE GRUPOS

Guía breve de estructura de una presentación

PRESENTACIÓN

• Agradecimiento y Bienvenida.• Signo de Cortesía.• Realidad. No estaríamos allí si no es por ellos.

Presentación Personal

• Va a dar el tono de la presentación,• Incluye información relevante al tema,

Presentación de Participantes

• En función del número y tiempo disponible,• Acota/Define el tipo de presentación,

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MOTIVACIÓN

• Formal: Demuestra la pertinencia y beneficios del tema (Compartir Objetivo).• Informal: Carácter ameno de la presentación.

• Tono desenfadado (Sentido del Humor).• Frase impactante,

ESTRUCTURA/NORMAS

• Explica los detalles de Funcionamiento.• Horario.• Documentación.• Participación. Etc.

DESARROLLO CONTENIDO

• Introducción: Que voy a decir.• Desarrollo: Lo digo.• Resumen: Lo que he dicho.

COMPROBAR COMPRENSIÓN

• Preguntas de Contenido.• Aplicación Práctica.

CIERRE

• Moviliza al Auditorio hacia el Objetivo de la Presentación.

AGRADECIMIENTO

• Anima y Despeja posibles Dudas/Objeciones que puedan surgir después de la Presentación• Norma de Cortesía

Guía breve de consideraciones personales

REGLAS de ORO

TRANSMITIR SEGURIDAD

• Autocontrola los nervios. (Respiración, contacto previo con el grupo, ..)• Elimina el efecto multiplicador de los mismos. (llaves, monedas, bolígrafo, pendientes, collares, ...)

CONOCER EL TEMA

• Buena Preparación. (Cuanto menos dure la presentación, mayor tiempo de preparación)• Ensayar, ensayar, ...

TRANSMITIR CONFIANZA

• Estar convencido de lo que dices• Hablar con el Corazón• Eliminar Barreras a la Expresión Corporal

NO SE TRATA DE HABLAR BIEN

• Di cosas Importantes y Comprensibles para el Auditorio

SE TU MISMO

• No descartes lo bueno de otros, pero adáptalo a tu persona.

Guía breve de comunicación verbal

CALIDAD DE VOZ

• Forma parte de la Persona.• Al Abrir más la boca al practicar y pronunciar, se pueden disimular un gran número de aspectos mejorables.• Lo importante es que si impregnas de sentimientos el contenido, estos aspectos mejorables no los tienen en

consideración.

ENTONACIÓN VOCAL

• Tiene que ser Variada para evitar la monotonía.• Lo mejor es olvidarse de ella.• Si estás bien preparado, tu interés natural en el tema hará que subrayes correctamente los puntos importantes.

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VOLUMEN

• Habla lo suficientemente alto para que el público te oiga.• Subraya las partes clave del discurso. (introducción, puntos importantes y conclusiones)

ÉNFASIS

• Pon sentimiento en lo que dices y tu voz enfatizará donde debe.

DICCIÓN

• Abre la boca.• Ensaya todas las presentaciones con una atención extrema para precisar la dicción.• No te preocupes si al principio suena falso. practica, practica, ...

VELOCIDAD

• No te preocupes por el exceso de velocidad. Tenemos mayor capacidad auditiva y de comprensión.• Pronuncia con claridad.• Las Pausas demasiado largas destruyen la coherencia de las presentaciones por muy bien hechas que estén.

En resumen: una atención adecuada a cada uno de estos elementos clave, te será útil en tus presentaciones. Lo más importante es conocer nuestros puntos débiles y realizar correcciones con el fin de mejorar el Estilo de Oratoria Personal.

Guía breve de comunicación no verbal

ACTITUD

• Mantener una postura erguida y a la vez cómoda.• En la introducción mantente quieto.• En el desarrollo, muévete pero sin excesos.

GESTOS

• Ignora este aspecto. Si estás bien preparado, el gesto saldrá por si mismo.• Coloca tus manos en una posición que les permita gesticular si quieren.

ASPECTO

• Viene dictado por la situación.• El aspecto Influye en la impresión del oyente en el orador.

CONTACTO OCULAR

• El contacto ocular transmite confianza.• Mantén el contacto visual al menos un 80% de tu tiempo,

aún con utilización de medios audiovisuales.• Reparte la mirada de forma natural. No centres la mirada en

un colectivo concreto.

EXPRESIÓN FACIAL

• El rostro es el espejo del alma.• El auditorio responde reflejando nuestras propias

expresiones faciales.• Utiliza generosamente tu expresión más agradable. “sonríe,

por favor”.

Guía breve de utilización de medios audiovisuales

PREPARACIÓN

• Prepara material visual de alta calidad con suficiente antelación.

• Diseña el contenido del material audiovisual de forma esquemática.

• No te excedas en la cantidad del material audiovisual• Enfoca el retroproyector, limpia las lentes, controla la lámpara y

colócalo donde su utilización te resulte más cómoda.

UTILIZACIÓN

• Normalmente, no utilices un elemento de material visual inmediatamente al empezar a hablar. Primero establece la confianza en ti mismo como presentador en dos o tres párrafos.

• Prepara un ensayo adecuado con el fin de coordinar el material visual. Comprueba el entorno físico en el que tendrá lugar la presentación.

• Organiza la sala de tal manera que todos puedan verte y que puedas utilizar cada elemento en la secuencia adecuada y con una máxima eficacia.

• Permite visibilidad al público. Mantén un contacto ocular con el público el 80% del tiempo. En el caso de transparencias, trabaja/señala sobre el mismo proyector.

• Señala con precisión. Utiliza un puntero en buen estado o un lápiz, mejor que los dedos. No agites el puntero mientras estás hablando.

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• Orienta la atención del público hacia el material visual antes de empezar a discutir cada uno de ellos. El material más simple en primer lugar. Con las cifras de costes, primero remarca el significado de las varias categorías y el título general. Si utilizas gráficos que muestran curvas de información, explica antes el significado de las coordenadas del gráfico.

Practica los dos métodos visuales:

• No mires ni leas sobre la pantalla. Perderás la visión de los asistentes y sus reacciones.• No hables con el retroproyector encendido. Sin transparencia, incluso con ella, apaga el mismo cuando se quiera

hablar sobre el tema o existan preguntas. Esta regla es aplicable a cualquier medio que proyecte en una pantalla• Si utilizas medios informáticos, aprovecha todas las posibilidades que te ofrecen, pero recuerda que el medio

no es un fin en sí mismo. Asegúrate de conocer los equipos sino son los que utilizas habitualmente.

En resumen; si prácticas la presentación recordando las reglas antes mencionadas, de tal manera, que fluya de forma uniforme, el total de la presentación debería dar la impresión de que no se ha perdido ni un segundo. Que eres tan preciso, exacto y estás bien organizado como tu material visual.

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