Norm as Tecnica Sen i

GUA DE APLICACIN DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDADModelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales Sicres 3.0

SECRETARA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS

GOBIERNO DE ESPAA

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PBLICAS

DIRECCIN GENERAL DE MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA

TTULO: Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad. Modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales: SICRES 3.0 Elaboracin y coordinacin de contenidos: Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0 Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones (Jess Gonzlez Barroso) As mismo, se puede encontrar esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe): http://administracionelectronica.gob.es/ Para ver estas Guas de aplicacin..... publicadas en 2011 ver : http://www.seap.minhap.gob.es/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/Guias_NTI.html Edita: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas Secretara General Tcnica Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones Centro de Publicaciones NIPO: 630-12-055-8

NDICE0. 1. 2. CONSIDERACIONESPREVIAS ............................................................................................. 7 INTRODUCCIN ................................................................................................................ 8 ALCANCEDELANTIDEMODELODEDATOSPARAELINTERCAMBIODEASIENTOSENTRE LASENTIDADESREGISTRALES(SICRES3.0) ...................................................................... 12 2.1. QuSIincluyelaNTI .....................................................................................................12 3. 4. 5. MBITODEAPLICACINYDESTINATARIOS .................................................................... 13 OBJETIVODEESTAGUADEAPLICACIN ........................................................................ 14 ACLARACIONESSOBRELOSSEGMENTOSDELOSFICHEROSDEINTERCAMBIOYDELOS FICHEROSDECONTROL................................................................................................... 15 5.1. Consideracionesgenerales ...........................................................................................15 5.2. FicherodeMensajedeDatosdeIntercambio..............................................................15 5.2.1.SegmentodeOrigen(oRemitente)........................................................................................15 5.2.2.SegmentodeInteresado ........................................................................................................15 5.2.3.SegmentodeAsunto ..............................................................................................................17 5.2.4.SegmentodeAnexo ...............................................................................................................17 5.2.5.SegmentodeInternosydeControl........................................................................................18 5.2.6.SegmentodeFormularioGenrico ........................................................................................19

5.3. FicherosdeControl.......................................................................................................20 6. 7. ACLARACIONESFUNCIONALESIMPLCITASALANORMA ................................................ 21 VINCULACINFUNCIONALCONLANTIDEDOCUMENTOELECTRNICO ......................... 24 7.1. Justificacin ..................................................................................................................24 7.2. Envodedocumentoselectrnicosentreentidadesregistrales ..................................24 7.3. Mapeodemetadatos ...................................................................................................25 ANEXOIESQUEMASXMLDESICRES3.0................................................................................. 26 8. ANEXOIIVINCULACINFUNCIONALENTRELANTIDESICRES3.0YLAPLATAFORMASIR28 8.1. IntroduccinalaPlataformaSIR ..................................................................................28 8.2. TrabajosadicionalesquesonnecesariosparaintegrarseenSIR .................................29 9. ANEXOIIIEJEMPLODEPROCEDIMIENTOPARAELINTERCAMBIODEREGISTROSENTRE OFICINASADAPTADASASICRES3.0EINTEGRADASENSIR ............................................. 30 9.1. Contextogeneral ..........................................................................................................30 9.2. OPERATIVADEINTERCAMBIO ......................................................................................31

Gua de aplicacin de Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

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9.2.1.RecepcindeasientosenviadosporunaoficinaintegradaenSIR ........................................31 9.2.2.RemisindeasientosalRegistroElectrnicoComny/oaunaoficinaintegradaenSIR......32

9.3. RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS EN OFICINAS INTEGRADASENSIR.................................................................................................34 9.3.1.ConsideracionesGenerales ....................................................................................................34 9.3.2.Descripcindeunprocesodedigitalizacin ..........................................................................35 9.3.3.Recomendacionesgeneralesenelprocesodeescaneado ....................................................35 9.3.4.Recomendacionesantesincidenciashabituales ....................................................................36

10.

ANEXOIVDEFINICIONESYACRNIMOS ....................................................................... 38 10.1. Definiciones ..................................................................................................................38 10.2. Acrnimos.....................................................................................................................43

11.

ANEXOVREFERENCIAS ................................................................................................. 44 11.1. Legislacin ....................................................................................................................44 11.2. Documentosdetrabajoyreferencias ..........................................................................45

12.

ANEXOVIEQUIPORESPONSABLEDELPROYECTO......................................................... 46


3

NDICEDEFIGURASFigura1.Ejemploderecepcincorrectacondistintotipodeanotacin. ............................................ 22 Figura2.Ejemploderecepcincorrectacondistintotipodeanotacin. ............................................ 23 Figura3.Ejemploderecepcinduplicada. ........................................................................................... 23 Figura4.ComponentesdelaPlataformaSIR. ....................................................................................... 29 Figura5.Interconexinentreentidadesregistrales. ............................................................................ 30 Figura6.Fasesenunprocesodedigitalizacin. ................................................................................... 35


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NDICEDETABLASTabla1.CorrespondenciademetadatosSICRES3.0yNTIdeDocumentoelectrnico........................ 25


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HistricodeversionesdeldocumentoNombredeldocumento20120525_ENI_GuiaAplicacion_NTI_SICRES

Fecha25/05/2012

DescripcinPrimeraversin.


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0.

CONSIDERACIONESPREVIAS

Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (en adelante NTI), y comotal,suobjetivoesservircomoherramientadeapoyoparalaaplicacineimplementacindelo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como explicacionesycontenidoscomplementariosaaqulla. Parafacilitarsumanejoycomprensin,estaguaincluyediferentesrecursosgrficoscuyaleyendase muestraacontinuacin: CitatextualdelaNTI. Indicador de contenido considerado de especial importanciaorelevancia. Advertencia o aclaracin para la correcta interpretacindelcontenido.

A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras normas que incluyen informacin relacionada con el intercambio de asientos entre entidades registrales, y que es necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las normas con contenidorelacionadoson: i. Catlogodeestndares.

ii. DigitalizacindeDocumentos. iii. DocumentoElectrnico. iv. ExpedienteElectrnico. v. PolticadeFirmaElectrnicaydecertificadosdelaAdministracin. vi. Protocolosdeintermediacindedatos. vii. Polticadegestindedocumentoselectrnicos. viii. RequisitosdeconexinalaReddecomunicacionesdelasAdministracionespblicasespaolas. ix. Procedimientosdecopiadoautnticoyconversinentredocumentoselectrnicos.


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1.

INTRODUCCIN

1.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del artculo 42delaLey11/2007,de22dejunio,deaccesoelectrnicodelosciudadanosalosServiciosPblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad. ElRealDecreto4/2010,de8deenero,porelqueseregulaelEsquemaNacionaldeInteroperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010 ENI) fija, en su Disposicin adicionalprimera,eldesarrollodelassiguientesNormasTcnicasdeInteroperabilidad: Catlogodeestndares. Documentoelectrnico. Digitalizacindedocumentos. Expedienteelectrnico. PolticadefirmaelectrnicaydecertificadosdelaAdministracin. Protocolosdeintermediacindedatos. Relacindemodelosdedatos. Polticadegestindedocumentoselectrnicos. Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas. Procedimientosdecopiadoautnticoyconversinentredocumentoselectrnicos. ModelodeDatosparaelintercambiodeasientosentrelasEntidadesRegistrales. Mslasiguiente,relativaalartculo28delmismoR.D.4/2010ENI: DeclaracindeconformidadconelENI.

2.

3.

Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se aprobaron en aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, fruto de un proceso de elaboracinenelqueparticiparontodaslasAdministracionesPblicasalasquelessondeaplicacin, y fueron informadas favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de AdministracinElectrnicayelComitSectorialdeAdministracinElectrnica. Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que se garantice lainteroperabilidadentrelasdistintasadministracionesfavoreciendosuimplantacinyaplicacinen un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica,delasinfraestructurasquelosapoyanydelaevolucintecnolgica. La finalidad principal de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es normalizar el intercambio de asientos registrales entre distintas oficinas de registro (fsicas y electrnicas) de documentos de entrada y salida.Paraello,establecelascondicionesycaractersticasdelmodeloSICRES,lainformacinmnima

4.

5.


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necesaria para realizar el intercambio de un asiento registral, as como la estructura de dicha informacinylosrequisitostecnolgicosmnimosquedebencumplirseduranteelintercambio. 6. La NTI de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales fue publicada en el Boletn Oficial del Estado Nmero 182 del sbado 30 de julio de 2011 (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOEA201113174), y est disponible para su consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/), junto al resto denormastcnicasdelENI. El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se incluyen a continuacin:

7.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por lasAdministracionespblicas,quepermitanelejerciciodederechosyelcumplimientodedeberes a travs del acceso electrnico a los servicios pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficaciaylaeficiencia. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad que son de obligadocumplimientoporpartedelasAdministracionespblicas. Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestindedocumentoselectrnicos,conexinalareddecomunicacionesdelasAdministraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progresodelosserviciosdeAdministracinElectrnica,delasinfraestructurasquelosapoyanyde laevolucintecnolgica,paradarcumplimientoalmandatodelartculo42.3delaLey11/2007,de 22dejunio. En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales responde a lo recogido en el artculo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que establece que en el mbito de la Administracin General del Estado se automatizarn las oficinas de registro fsicas a fin de garantizar la interconexin de todas sus


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oficinas y posibilitar el acceso por medios electrnicos a los asientos registrales y a las copias electrnicas de los documentos presentados, lo que ha promovido, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, la elaboracin una nueva versin de la norma de intercambio registral,SICRES(SistemadeInformacinComndeRegistrosdeEntradaySalida),paranormalizar la interoperabilidad entre las distintas oficinas de registro. Asimismo, la norma extiende esta interoperabilidad a los registros electrnicos de las diferentes Administraciones y sus especificaciones se apoyan en el desarrollo del resto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad previstasenelRealDecreto4/2010,de8deenero,yenparticular,enelcumplimientodelartculo 9delmismo. La finalidad principal de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es normalizar el intercambio de asientos registrales entre distintas oficinas de registro (fsicas y electrnicas) de documentos de entrada y salida. Para ello, establece las condiciones y caractersticas del modelo SICRES, la informacin mnima necesaria para realizar el intercambio de un asiento registral, as como la estructura de dicha informacin y los requisitos tecnolgicos mnimos que deben cumplirse durante el intercambio. La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y propuesta por el Comit SectorialdeAdministracinElectrnica. En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del Real Decreto4/2010,de8deenero,estaSecretaradeEstadoresuelve: Primero. Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES), que figura como anexo y cuyo texto estar igualmentedisponibleenlapginawebhttp://administracionelectronica.gob.es. Segundo. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales (SICRES) que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que regulaelEsquemaNacionaldeInteroperabilidadenelmbitodelaAdministracinElectrnica. Madrid, 19 de julio de 2011.La Secretaria de Estado para la Funcin Pblica, M. Consuelo RumIbez.

8.

El texto completo de la NTI de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registralesestformadoporlossiguientesochoapartadosytresanexos.NORMATCNICADEINTEROPERABILIDADDEMODELODEDATOSPARAELINTERCAMBIODE ASIENTOSENTRELASENTIDADESREGISTRALES. ndice ISICRES:SistemadeInformacinComndeRegistrosdeEntradaySalida IIObjetivoyalcancedeestaNormaTcnicadeInteroperabilidad IIImbitodeaplicacinydestinatarios IVModelodedatosparaelintercambiodeasientosentreEntidadesRegistrales


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IV.1DefinicinycaractersticasgeneralesdeSICRES3.0 IV.2Estructuraycontenidodelmensajededatosdeintercambio IV.3Estructuraycontenidodelmensajedecontrol VDescripcinyestadosdelintercambio V.1GeneracindelIdentificadordeIntercambio V.2Estadosenelmensajededatosdeintercambio V.3Estadosenlosmensajesdecontrol VIFuncionesyrequisitosdelsistemadeintercambio VI.1Requisitosdeseguridad VI.2Gestindelprocesodeintercambio VI.3Soportedelmododeprueba VI.4DirectorioComn VI.5Controlygestindeerrores VI.6Comunicacinentredistintossistemasdeintercambio VI.7Otrasrecomendaciones ANEXO1:CODIFICACIN ANEXO2:ESQUEMAXMLDELMODELODEDATOSSICRES3.0

9.

Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de la radiodifusin sonora digitalterrenal;enelsectordelaedificacinelRealDecreto314/2006,de17demarzo,porelquese aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto637/2007,de18demayo,porelqueseapruebalanormadeconstruccinsismorresistente: puentes(NCSP07).


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2.

ALCANCE DE LA NTI DE MODELO DE DATOS PARA EL INTERCAMBIO DE ASIENTOS ENTRE LAS ENTIDADES REGISTRALES (SICRES3.0)

10.

El objetivo de la Norma Tcnica de Interoperabilidad (en adelante, NTI) de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales es definir las condiciones y caractersticas para la interconexin de registros de las Administraciones pblicas, y, por tanto, el intercambio de informacinentrestas. Para ello, la NTI contiene la especificacin SICRES 3.0, evolucin de su antecesora SICRES 2.0, aprobada por la Comisin Permanente del CSAE en su sesin 55 de 26 de enero de 2010 y por el ComitSectorialdeAdministracinElectrnicade6deabrilde2010. Sucontenidoabarcalossiguientespuntos: i. DefinicinycaractersticasprincipalesdeSICRES3.0.

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12.

ii. Esquemadedatosyformatosparalosficherosintercambiados. iii. Mecanismosdecontrolygestindeerroresaaplicarenelproceso. iv. Prestacionesdealtonivelagarantizarporelsistemadeintercambioutilizado.

2.1. QuSIincluyelaNTI13. 14. La especificacin de SICRES 3.0 es un estndar de intercambio registral, basado en la emisin y recepcindemensajesenformatoXMLparalarealizacindelintercambiodelainformacin. La informacin relativa al intercambio se desglosa en estructuras denominadas ficheros de mensajes de datos de intercambio (informacin til del registro) y ficheros de control (sealizacin). Sin embargo, SICRES 3.0 no establece la forma de comunicacin de los aplicativos, sino que define el formatoenelquedebenviajarlosdatos. SICRES3.0tieneasociadosunaseriedecamposnuevoseinformacinquehaevolucionadodeSICRES 2, con lo cual los aplicativos que quieran adaptarse a la norma debern tener en cuenta dichos campos nuevos, adems de la casustica funcional especfica que resulta de la implementacin de la norma.

15. 16.


12

3.

MBITODEAPLICACINYDESTINATARIOS

17.

El contenido de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientosentrelasEntidadesRegistrales(enadelante,NTIdeSICRES3.0),yportanto,deestagua,es de aplicacin para todos los rganos de la Administracin pblica o Entidades de Derecho Pblico vinculadaso dependientes de aqulla (en adelante, organizaciones) que participan en el intercambio deasientosregistrales,yaseaparalaprestacindeserviciosdirectosalosciudadanos,comodecara alintercambiodeinformacinconotrosrganos. Dentro del mbito de aplicacin definido, los destinatarios del contenido de esta norma son los siguientes: i. Responsablesdesedeselectrnicasy,portanto,degarantizarlosrequisitosdeinteroperabilidad delasmismasy,concretamente,desusregistroselectrnicos.

18.

ii. Responsables y administradores de aplicaciones, redes y servicios corporativos de cualquier rgano. iii. Desarrolladoresdeaplicacionesderegistroparalasorganizaciones. iv. Responsablesdeoficinasderegistroyatencinalciudadano.


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4.

OBJETIVODEESTAGUADEAPLICACIN

19.

El objeto de la gua de aplicacin es facilitar la adaptacin de los aplicativos de registro a la NTI de SICRES3.0,paraloqueseabordanlossiguientespuntos: i. Segmentos y campos del modelo de datos de SICRES 3.0: aclaraciones con el fin de facilitar la comprensindecadaunodelosparmetroscontempladosenelmodelo.

ii. Conceptos funcionales implcitos a la NTI, tales como gestin de duplicados, gestin de erroreso trazabilidad. iii. VinculacinfuncionaldelaNTIdeSICRES3.0ylaNTIdeDocumentoElectrnico. 20. Asimismo, la gua ofrece dos anexos para aquellas organizaciones interesadas en la integracin de sus oficinas en el Sistema de Interconexin de Registros (Plataforma SIR), del Ministerio de Hacienda yAdministracinPblica: i. RelacinentreSICRES3.0ylasfuncionalidadesyserviciosdelaplataformaSIR.

ii. Ejemplo no vinculante de procedimiento para oficinas de registro automatizadas, adaptadas a SICRES3.0eintegradasenlaPlataforma.


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5.

ACLARACIONES SOBRE LOS SEGMENTOS DE LOS FICHEROS DE INTERCAMBIOYDELOSFICHEROSDECONTROL

5.1. Consideracionesgenerales21. 22. Se relacionan a continuacin una serie de aclaraciones sobre los segmentos de los ficheros SICRES 3.0,queaplicantantoalcontenidocomoasuscasosdeusoasociados. Estas indicaciones deben ser implementadas en las validaciones internas de las aplicaciones que quieranadaptarsealanorma,tantoenloscasosdegeneracin/envodeinformacincomoenlosde recepcindeinformacinprocedentesdeaplicacionesdeterceros. La norma considera campos obligatorios, condicionales y opcionales. En relacin con el punto anterior, y aunque se opte por hacer una adaptacin que slo utilice los datos obligatorios en la generacin/envo de ficheros, habr que tener en cuenta que podrn recibirse ficheros generados porotrasentidadesregistralesqueincluyandatoscondicionalesyopcionales. Enlosprocesosdereenvoyrechazodeestosficheros,laaplicacinnecesariamentehadetransmitir toda la informacin que fue recibida, por tanto, la aplicacin deber garantizar el mantenimiento de todos los posibles datos de la norma, independientemente de los que se consideren para la generaciny/oparalaexperienciadeusuario.

23.

24.

5.2. FicherodeMensajedeDatosdeIntercambio5.2.1.25.

SegmentodeOrigen(oRemitente)

El campo Nmero de registro de entrada (en Origen), se refiere al nmero de registro asignado en la primera entidad registral donde se crea el asiento registral (inicio), y por tanto, el nmero de registro que se le facilita al ciudadano, en su caso. A lo largo del flujo de intercambio del fichero de mensaje de datos de intercambio (envo, reenvos, rechazos) este valor debe permanecer inalterable, independientemente de que las aplicaciones que intervienen en un ciclo de intercambio generen internamente sus propios nmeros de registro durante el proceso. De la misma forma deben ser tratados los campos Fecha y hora de registro de entrada y Timestamp de entradadelsegmentoDe_Origen. ElcampovariableTimestampdeentradadebeircodificadoenBase64.

26.

5.2.2.27. 28.

SegmentodeInteresado

Esposibleinformarmsdeuninteresadoenunficherodeintercambio. En los casos en los que no se desee (o no aplique) informar los datos del interesado, deber igualmenteincluirseenelesquemaXMLlaetiquetaDe_Interesado,aunquenovayainformadacon los datos de ningn interesado. En estos casos, deber siempre informarse el campo Cdigo de la UnidaddeTramitacindeOrigendelsegmentoDeOrigen(oRemitente).


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29.

Como caso de uso, esta situacin aplica en registros de salida donde slo se informe la unidad de origen que genera el registro, y no se quiera especificar un interesado concreto (la unidad de origen esorigeneinteresadoalmismotiempo). El representante siempre est asociado a un interesado; no puede existir un segmento De_Interesadoinformado con los datos del representante pero sin datos de interesado, siempre deben existir los datos del interesado al cual representa en la misma ocurrencia de segmento De_Interesado. TantoparaelInteresadocomoparaelRepresentante,debervalidarselaconcordanciaentreelTipo deDocumentodeidentificacinconelvalorinformadoparadichoDocumentodeidentificacin. De esta forma, si Documento de identificacin de interesado. Tipo. es un NIF (=N), el valor informadoparaelDocumentodeidentificacindebertenerformatodeNIF. Tanto para el Interesado como para el Representante, y para los Tipos de Documento de identificacin que corresponden a personas fsicas (N = NIF; P = Pasaporte: E=Documento de identificacin de extranjeros; X=Otros de persona fsica), deber informarse al menos los campos NombreyPrimerapellido TantoparaelInteresadocomoparaelRepresentante,yparaelTipodeDocumentodeidentificacin quecorrespondeapersonasjurdicas(C=CIF),deberinformarseelcampoRaznSocial. Como caso de uso, si el registro lo presenta un representante de una persona jurdica en su nombre, sedeberinformar: i. DocumentodeidentificacindeInteresado.Tipo:C

30.

31. 32. 33.

34. 35.

ii. DocumentodeidentificacindelInteresado:CIFDELAEMPRESA iii. DocumentodeidentificacindelRepresentante.Tipo:N iv. DocumentodeidentificacindelRepresentante:NIFDELREPRESENTANTE 36. Dada la pluralidad de plataformas existentes para su servicio, el contenido del campo Direccin electrnica habilitada, tanto para el interesado como para el representante, es un campo de texto libre. Por ello, no tiene por qu ajustarse al formato preestablecido de direccin de correo electrnico,ypodrespecificarseotrovalor(URL,DNI)segnloscriteriosdelorganismoemisor. El campo Tipo de Documento de identificacin puede tener el valor O = Cdigo de Origen cuando la unidad de tramitacin origen acta como interesada, y deber informarse el campo Documento de identificacin con el cdigo nico de la unidad de tramitacin correspondiente, obtenido del Directorio Comn. En este caso no es necesario informar el cdigo de la unidad de tramitacin de origenenelsegmentodeorigen. Los campos Canal preferente de notificacin del Interesado o del Representante no son campos obligatorios,auncuandoseinformeelInteresadooelRepresentante.Debetratarsecomouncampo opcional. Si se informa el campo Canal preferente de notificacin, para el Interesado o para el Representante,losvalores01(direccinpostal)y02(direccin electrnicahabilitada)condicionan la cumplimentacin de los campos correspondientes del segmento. El valor 03 = Comparecencia electrnica,notienecampoasociadoenlanorma,porloquenoescondicionante. Los catlogos de provincia y municipio son los empleados por el Directorio Comn, basados a su vez enloscatlogosdelINE.

37.

38.

39.

40.


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41. 42.

ElcatlogodepaseseselempleadoporDirectorioComn,concodificacinpropia. Puesto que algunos valores de los catlogos del Directorio Comn tienen longitud inferior al contemplado en la NTI de SICRES 3.0, no deben completarse los valores de catlogo con ceros por delante para ocupar el tamao reservado en la norma SICRES 3.0, ya que al tratarse de un campo alfanumricopuededarerroresendestinoalcompararloconelcorrespondientecatlogo.La documentacin del Directorio Comn y el contenido de sus catlogos estn disponibles en el PAe(PortaldeAdministracinelectrnica):http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/dir3

5.2.3.43. 44.

SegmentodeAsunto

El campo del Cdigo de asunto segn destino es aplicable si se conoce o comparte el catlogo de tiposdeasuntodeldestino. Actualmente no existe un catlogo unificado de cdigos de asunto para todas las administraciones. Este campo tiene sentido en intercambios internos o entre organizaciones que compartan un catlogo.Encualquierotrocasonodebeinformarse.

5.2.4.45.

SegmentodeAnexo

En el proceso de intercambio, cuando se procede a nombrar los ficheros de los anexos, se codifican segn el siguiente criterio, tal y como indica la norma, para identificar de forma nica a cada uno de losficherosdentrodelespaciodeintercambioregistral:__.

46. 47.

El nmero secuencial podr ser de hasta cuatro dgitos, y la secuencia puede reiniciarse con cada procesodeintercambioquetengaunidentificadordeintercambiodiferente. El tamao del campo Tipo MIME no es suficientemente amplio para algunos de los tipos MIME utilizados en la actualidad (.docx, .xlsx, etc.). Durante la vigencia de esta versin de la norma SICRES, enelcasodequeeltipoMIMEsuperelos20caracteres,estecamposedejarsininformar. Nodeberealizarseelenvodeficherossinextensin,paraevitarincompatibilidadesconlossistemas deintercambio. LostiposdeficheroaenviarsedebenajustaralaNTIdelENIreferentealcatlogodeestndares.La documentacin de la NTI de catlogo de estndares est disponibles en el PAe (Portal de Administracinelectrnica):http://administracionelectronica.gob.es

48. 49.

50. 51.

El campo Validez del documento se cumplimentar siguiendo el mapeo con la Norma de DocumentoElectrnico,deacuerdoalapartado7.3delapresenteguadeaplicacin. RespectoalcatlogoTipodeDocumento: i. El Tipo Documento 01: Formulario. Se utiliza exclusivamente en los casos en los que se intercambia un asiento registral generado en un registro electrnico de propsito general (formulario genrico no cerrado a un procedimiento). Este anexo resume la informacin introducidaporelciudadanoenelregistroypermiteintercambiardichainformacinconoficinas


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de registro presenciales, cuyos usuarios pueden consultar esta informacin accediendo a este tipodeanexo. ii. El Tipo Documento 02: Documento adjunto al formulario. Se tipifica as cualquier documento presentadoqueacompaaalregistro; Enregistroselectrnicos,cualquierdocumentoadjuntoalasolicitud. En registros de oficinas presenciales, cualquier documento presentado por el ciudadano (sea o nounformulario). iii. El Tipo Documento 03: Fichero tcnico interno. Se tipifica as cualquier documento tcnico que sehayageneradoapartirdelregistro,talescomofirmaselectrnicasodocumentosconformesa laNTIdeDocumentoElectrnico(verapartado7).Estosdocumentossondeintersporpartede la entidad destino, pero se tipifican especficamente para que se puedan separar de los formulariosyadjuntosdeformaautomtica,paramejorarlausabilidaddelusuario. 52. 53. Los campos de tipo variable (Certificado, Firma del documento, Timestamp, Validacin OCSP delcertificado,HashyAnexo)debenircodificadosenBase64. El campo Firma del documento nicamente se debe informar cuando la firma de un documento se base en la generacin de un CSV (cdigo seguro de verificacin). En este campo se informar el cdigoCSVcodificadoenBase64. El resto de firmas se incluirn como un anexo Tipo de Documento 03, en el que el campo Identificadordeldocumentofirmadoharreferenciaalanexodelqueesfirma. En caso de tratarse de un anexo con firma embebida, este campo tomar el valor de s mismo para indicarquecontienefirmaembebida,talycomoindicalanorma. El campo Hash debe contener el hash o huella digital del fichero del anexo codificado en Base64, no existiendo restriccin del algoritmo a emplear. En la versin actual de la norma no existe un campoespecficoparainformardelalgoritmoutilizadoenlaconstruccindelhashparasuvalidacin endestino,considerndosedeplenagarantalasvalidacionesrealizadasenlaAdministracinorigen.

54. 55. 56.

5.2.5.57.

SegmentodeInternosydeControl

LoscamposNombredeusuarioyContactodeusuariosecorrespondenconlosdatosdecontacto de la entidad registral que enva el registro (usuario de registro, administrador, etc.), a los cuales acudirpararesolvercualquierdudaacercadelregistro. ElcampoAplicacinyversinemisoraidentificalaaplicacinderegistroyversinconcretaqueha generadoelficherodemensajededatosdeintercambio. El campo Tipo de Anotacin, cuando toma sus valores: 03 = Reenvo o 04 = Rechazo, debe informarelcampoDescripcindelTipodeAnotacin. El campo Descripcin del Tipo de Anotacin debe contener la informacin que el usuario de registro haya introducido a travs de la aplicacin de registro para explicar al registro destino el motivo de dicho Reenvo o Rechazo, por tanto deber habilitarse en las aplicaciones de registro la posibilidaddeintroduciruntextolibre,detamaomximo80,paraqueelusuarioexpliqueelmotivo deReenvooRechazo.

58. 59. 60.


18

61.

Los campos Cdigo Entidad Registral de Inicio y Decodificacin Entidad Registral de Inicio, hacen referencia a la primera oficina de registro que gener el Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio,talycomosemuestraenlaFigura3delanorma: i. Esta oficina inicial se mantiene a lo largo de los distintos intercambios de registro ya que es la referencia para el ciudadano como creadora del registro, con cdigo de registro recogido en el segmento de origen como Nmero de registro de entrada (en Origen), Fecha y hora de entrada(enOrigen)yTimestampdeentrada(verreferencia25).

ii. Cuando se realiza una confirmacin, sta se hace a la oficina inicial para que conozca el fin del ciclo de vida de dicho registro que gener. Tambin se puede utilizar esta oficina inicial para realizar un rechazo del registro a la misma en cualquier momento del ciclo de intercambio (tras envo,reenvos,etc.),talycomosemuestraenlaFigura6delanorma. 62. Las oficinas que hayan participado como intermediarias en un proceso de intercambio (las que han participado en reenvos o rechazos) pueden comprobar que, en el Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio que reciben, hay concordancia entre el Cdigo de la Entidad Registral de Origen contenidoenelcampodeIdentificadordeIntercambiorecibidoyelpropiocampoCdigoEntidad RegistraldeInicio. El campo Documentacin fsica y/o soportes es esencial para la gestin de la documentacin fsica enlasoficinasderegistro,talycomoseexponeenelapartado9.Enparticular: i. SielvalordeestecampoesAcompaadocumentacinfsicarequerida(=1)esindicativodeque la documentacin recibida en origen no ha podido convertirse ntegramente en documento electrnico jurdicamente vlido y por tanto es el soporte fsico el que tiene la validez jurdica. Esto implica que el asiento no puede tramitarse de forma ntegramente electrnica. Cualquier operacin por parte de la oficina receptora sobre el registro intercambiado debe esperar a que lleguefsicamentedichadocumentacinenpapel.

63.

ii. Si el valor de este campo es Acompaa documentacin fsica complementaria (=2) es indicativo de que la documentacin recibida en origen ha podido convertirse ntegramente en documento electrnico jurdicamente vlido y la remisin de la documentacin fsica se hace simplemente por motivos de custodia, tal y como se indica en el punto 98. Esto implica que el asiento puede tramitarse de forma ntegramente electrnica, sin esperar a que llegue la documentacin en soportefsico. iii. Sielvalorde estecampoesNoacompaadocumentacin,laoficinareceptorapodrcontinuar conelflujodetramitacindeformantegramenteelectrnica.

5.2.6.64. 65. 66.

SegmentodeFormularioGenrico

EsobligadoincluirloscamposdeestesegmentoenelXML,aunquenoesobligatorioinformarlos. Adems,siseinformaelcampoExpone,esobligatorioinformarelcampoSolicita. CuandoserecibaunsegmentodeFormularioGenricoconsuscamposinformados,puedeoptarse por mostrar al usuario de registro el contenido de estos campos Expone y Solicita como campos adicionales de informacin del registro, as como mostrar/resaltar el anexo correspondiente de Tipo Documento 01, que debe contener la misma informacin (segn lo especificado en el punto 51), o ambascosas,segnlaexperienciadeusuarioquesedesee.


19

5.3. FicherosdeControl67. SedeberinformarTipodemensaje.01=ACK(aceptacin),siemprequeunaaplicacinderegistro reciba correctamente, tanto en estructura como en la validacin funcional de los datos, un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, sea cual sea su Tipo de Anotacin. Este tipo de mensaje, por tanto: i. Se emite automticamente desde la aplicacin de registro, sin necesidad de intervencin por parte del usuario de registro. Esta validacin permite al extremo origen confirmar que se ha recibidocorrectamenteelregistroyhaingresadoenlaaplicacinderegistrodestino,yportanto nodebenrealizarsereintentosadicionalesdeenvo.

ii. No implica que la oficina de registro destino acepte a nivel de negocio que el registro es de su competencia. 68. Se deber informar Tipo de mensaje. 02 = (Error), siempre que se detecte algn error, tanto en la estructura como en la validacin funcional de los datos, en un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, sea cual sea su Tipo de Anotacin. Este tipo de mensaje, por tanto se emite automticamentedesdelaaplicacinderegistro,sinnecesidaddeintervencinporpartedelusuario deregistro Se deber informar Tipo de mensaje. 03 = (Confirmacin), cuando un usuario de registro indique expresamente que la tramitacin del asiento registral corresponde a su mbito de competencias. Estetipodemensaje,portanto: i. No se emite automticamente desde la aplicacin, sino que requiere de una actuacin expresa por parte del usuario de registro. Por tanto no debe esperarse la recepcin de este tipo de mensajes de manera inmediata al envo del Mensaje de Datos de Intercambio por parte de la oficinadeinicio.

69.

ii. Cierra el flujo de intercambio de cualquier registro y por tanto no podr volverse a reenviar o rechazar. iii. SenotificaalaEntidadRegistraldeInicioynoaladeorigen,talycomoespecificalanorma. iv. Es el nico que debe llevar informados los campos de nmero de registro en destino y fecha y horaendestino,ysiemprequelaconfirmacinhayageneradounaentradaenregistro.


20

6.

ACLARACIONESFUNCIONALESIMPLCITASALANORMA

70.

Los desarrolladores de aplicativos de registro debern modificar, reordenar y aadir los requisitos que surjan como producto de su fase de adaptacin a SICRES 3.0, de acuerdo a las indicaciones expuestasenesteapartado. Deber realizarse la adaptacin del modelo de datos del aplicativo en base a los nuevos campos contempladosenlanorma,ysutrasladocuandoprocedaalinterfazdeusuariofinaloadministrador. Aunque se opte por adaptar el aplicativo de registro de forma que contemple nicamente los campos obligatorios de la norma en la generacin de Ficheros de Mensaje de Datos de Intercambio, debertenerseencuenta,comoseexpusoenelapartado5.1,queenlarecepcinlosdichosficheros procedentes de otros Organismos, y por tanto de otras aplicaciones de registro, puede recibirse la casusticacompletacontempladaenlanorma,porloquehandeprocesarsetodosloscampos. En el caso de realizar reenvos o rechazos de Ficheros de Mensaje de Datos de Intercambio, se debe garantizar el envo de todos los campos recibidos previamente. Se especifican a continuacin los camposdelanormaquesevenafectadosenelcasodeinformarelcampoTipodeAnotacincomo rechazosoreenvos: Esta aclaracin es de especial consideracin en aquellas aplicaciones que, en los casos de reenvo y rechazo, reconstruyannuevamente el Fichero de Datos de Intercambio que han recibido, y no hayan conservadoelXMLoriginal,conteniendotodalainformacin. i. En el caso de un rechazo a origen, se intercambian los campos de la entidad registral origen y la destino (tanto cdigos como decodificaciones). En ningn caso se modificarn los campos de las unidadesdetramitacindestinoyorigen.

71. 72.

73.

ii. En el caso de un rechazo a inicio, se modifican los campos de la entidad registral origen por la actual, y la entidad registral destino se informa con los campos de la entidad registral de inicio. Enningncasosemodificarnloscamposdelasunidadesdetramitacindestinoyorigen. iii. Enelcasodeunreenvo,semodificanlosdatosdelaentidadregistralorigenporlaactualydela nuevaentidadregistraldedestino,ascomolosdatosdelanuevaunidaddetramitacindestino, seleccionada por el usuario de registro. Nunca se vern afectados los campos de la unidad de tramitacinorigen. iv. En todos los casos se deben modificar los campos de usuario, contacto y aplicacin por losdatos del aplicativo que realiza la accin de rechazo o reenvo, as como informar el campo DescripcindelTipodeAnotacinconlainformacinintroducidaporelusuariodeoficina. 74. Deber implementarse la lgica para interpretar los nuevos mensajes de control de SICRES 3.0, lo queimplicaque: i. Deber implementarse un mdulo de gestin de errores con los errores definidos en el catlogo deSICRES3.0.

ii. Debern implementarse nuevos estados tanto internos de aplicacin como los especificados en lanorma. iii. DeberimplementarseunmdulodereintentosasociadoalosmensajesACKydeerror.


21

a. Si tras el envo de un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio se recibe el fichero de control con el ACK correspondiente, se considerar correctamente recibido por el destino y nosernecesariorealizarunprocesodereintentos. b. Si tras el envo de un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio se recibe un fichero de controlconunError,deberprocesarseelerrorantesdeprocederareintentarsuenvo. c. Si tras el envo de un Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio no se recibe ningn fichero de control, deber procederse a realizar reenvos peridicos y espaciados hasta que serecibaelcorrespondienteACK. 75. Debern implementarse mecanismos para detectar duplicidades en los registros electrnicos intercambiados, como consecuencia de los posibles reintentos derivados del punto anterior. Las aplicaciones de registro debern validar, a partir tanto del Identificador de Intercambio como del Tipodeanotacinylacoherenciaconlosestadosinternosdelregistromanejadosporelaplicativo, sisetratadeunarecepcinduplicadaodeunintercambioconformealanorma. Por ejemplo, puede producirse la recepcin repetida de un mismo Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio, como consecuencia de la prdida de un mensaje de control. Las aplicaciones debern tratarestecasocomounarecepcinduplicada. No obstante, sera conforme a la norma recibir varias veces un mismo Fichero de Mensaje de Datos de Intercambio como consecuencia de actuaciones de envo, reenvo o rechazo. Este caso de uso no deberadesencadenarladeteccindeunduplicado. Lossiguientesejemplosdescribenydetallangrficamenteelpuntoanterior: i. EJEMPLO 1: Recepcin Correcta. No se produce duplicado en los pasos 3 y 5, aunque se recibe dos veces el mismo identificador de intercambio por la Oficina 2 (el tipo de anotacin es diferente).1 Envo 3 Reenvo

76.

77.

78.

Oficina 1

Oficina 2

Oficina 3

2 ACK

4 ACK

5 Reenvo

6 ACK

Figura1.Ejemploderecepcincorrectacondistintotipodeanotacin.

ii. EJEMPLO 2: Recepcin Correcta. No se produce duplicado en los pasos 3 y 9, aunque se recibe dosveceselmismoidentificadordeintercambioporlaOficina3,conelmismotipodeanotacin.


22

10 ACK 9 Reenvo

1 Envo

3 Reenvo

5 Reenvo

Oficina 1

Oficina 2

Oficina 3

Oficina 4

2 ACK

4 ACK

6 ACK

7 RechazoaInicio 8 ACK

Figura2.Ejemploderecepcincorrectacondistintotipodeanotacin.

iii. EJEMPLO3:RecepcinDuplicada.Seproduceduplicadoenlospasos1y3.3 Envo 1 Envo

Oficina 1

Oficina 2

2 ACK

4 ACK

Figura3.Ejemploderecepcinduplicada.


23

7.

VINCULACIN FUNCIONAL CON LA NTI DE DOCUMENTO ELECTRNICO

7.1. Justificacin79. LaNTIdeModelodeDatosparaelintercambiodeasientosentrelasEntidadesRegistralessebasaen la especificacin SICRES 3.0, cuya aprobacin por parte de los rganos colegiados competentes se realizconanterioridadaldesarrollodelaNTIdeDocumentoElectrnico. Puesto que ambas normas mantienen una relacin implcita, en tanto pueden transmitirse documentos electrnicos entre entidades registrales, se hace necesaria una vinculacin funcional entre las mismas hasta que no se evolucionen los esquemas de datos para una correspondencia ms directa. Es objeto de este apartado plantear un procedimiento de envo de documentos electrnicos entre entidades registrales, as como el mapeo de los metadatos necesarios para garantizar una correspondenciasostenibleentreambasnormas. Tal y como se recoge en el apartado VII.3 de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico, excepcionalmente se podrn aplicar otras estructuras para el intercambio de documentos electrnicos entre Administraciones pblicas, cuando exista acuerdo previo entre las partes. En cualquier caso, si debe enviarse un documento electrnico a un tercero, la estructura utilizadaserconvertidaporelemisoralaestructuradefinidaenelanexoIIdedichaNTI.

80.

81.

82.

7.2. Envodedocumentoselectrnicosentreentidadesregistrales83. Puesto que SICRES 3.0 no contempla el XML de documento electrnico, ni tampoco un campo de control para identificar explcitamente su envo, las aplicaciones de registro no podrn decodificar estainformacindeunaformainmediata. Porello,yenelcasodelaremisinde documentoselectrnicos,serecomiendaincluirenelficheros de mensajes de datos de intercambio el documento original (para la inmediata recepcin y visualizacinporlosusuariosdelasoficinasderegistro),yeldocumentoelectrnicoestructuradoen elXMLdelaNTI,comoficheroadicionalyparasucustodiaoprocesadoposterior. Para diferenciar ambos envos, se har uso del campo tipo de documento del segmento de anexo, deformaque: i. Losdocumentosanexos,parasuvisualizacinautomticaendestino,secodificarndeacuerdoa laNTI,comoTipodocumento=02.

84.

85.

ii. Los documentos electrnicos correspondientes como Tipo de documento = 03, para su custodiaoprocesadoposterior.


24

7.3. Mapeodemetadatos86. El campo Validez del Documento del segmento de anexo en SICRES 3.0 se corresponde con el metadato Estado de elaboracin de la NTI de Documento Electrnico, de acuerdo a la siguiente tabla:Validez DocumentoNTI SICRES EstadodeElaboracinNTI DocumentoElectrnico Noaplica. ComentariosparasuusoenSICRES3.0 En SICRES 3.0, el valor 01 slo debe utilizarse para anexos no firmados,yportanto,sinvalidezjurdica. N/A

01(copia)

02(copia compulsada) 03(copia original)

N/A

Copiaelectrnicaautnticade documentopapel

EnSICRES3.0,elvalor03debeaplicarseatodoslosdocumentos escaneados de acuerdo a la NTI de Procedimientos de copiado autnticoyconversinentredocumentoselectrnicos. En SICRES 3.0, el valor 04 debe utilizarse cuando la oficina remite un documento en formato electrnico presentado directamenteporelciudadano. Enelcasodequedebacambiarseelformatodeldocumento(no recomendable), y para evitar incompatibilidades, habra que incorporar el metadato de la NTI de Documento Electrnico "copia electrnica autntica con cambio de formato" en el campoobservacionesdelsegmentodeanexo.

04(original)

"Original"

Tabla1.CorrespondenciademetadatosSICRES3.0yNTIdeDocumentoelectrnico.


25

ANEXOIESQUEMASXMLDESICRES3.0Se detalla a continuacin el Esquema XML para el intercambio de MENSAJE DE DATOS DE INTERCAMBIOyMENSAJEDECONTROL:

ANEXOIESQUEMADELMENSAJEDEDATOSDEINTERCAMBIO

LaestructuraXSDpuedeconsultarseenelPortaldeAdministracinElectrnicaenel siguienteenlace:http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/SICRES3_INTERCAMBIO_APL.xsd


26

ANEXOIESQUEMADELMENSAJEDECONTROL

LaestructuraXSDpuedeconsultarseenelPortaldeAdministracinElectrnicaenel siguienteenlace: http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documentoe/SICRES3_MENSAJE_APL.xsd


27

8.

ANEXOIIVINCULACINFUNCIONALENTRELANTIDESICRES 3.0YLAPLATAFORMASIR

8.1. IntroduccinalaPlataformaSIR87. La Plataforma de Interconexin de Registros (SIR) es el sistema encargado de la coordinacin del intercambioregistralentrelasoficinasderegistroadaptadasaSICRES3.0.La descripcin y documentacin de integracin a la plataforma SIR est disponible en el Portal deAdministracinElectrnica:http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/sir

88.

La infraestructura tecnolgica de SIR est construida partir de la norma SICRES 3.0 y se trata, por tanto, de una infraestructura normalizada. Est diseada para no ser intrusiva con las distintas iniciativasyesfuerzosrealizadosporlosdiferentesorganismospblicosyoptimizarsuintegracinen tiempoycoste. El diseo de la plataforma se hace desde la perspectiva de tener que conectar entre s mltiples nodos con distintas arquitecturas, y bajo la premisa de impacto cero en la reconfiguracin de aquellosnodosyaoperativosenSIR,porlaincorporacindenuevosnodosalaplataforma. En este sentido, la plataforma se estructura en los siguientes componentes, integrados en una arquitecturadeServiciosWeb: i. Un nodo central, que realiza las funciones de servicio de trazabilidad, directorio y soporte a la autenticacin. Tambin monitoriza el sistema, para proporcionar indicadores de uso y alarmas. Porelnodocentralnotransitalainformacindelosasientos,nilosdocumentosadjuntos.

89.

90.

ii. Nodosdistribuidos,querealizanelintercambiopuntoapunto.Secomponende: a. Aplicacinderegistrodelasoficinasalasquedaservicioelnodo. b. Un mdulo que realiza la lgica de intercambio para la integracin con SIR. La DGMAPIAE provee el componente de intercambio CIR, que se instala en los sistemas locales del nodo distribuido. La instalacin del componente CIR es opcional, pudiendo el organismo adherido implementarsufuncionalidaddemaneraindependiente.Asimismo,unmismoCIRpuededar servicioavariasaplicacionesderegistro. c. Losnodosdistribuidossecomunicanpuntoapunto,transmitiendolainformacindelasiento ysusanexosentreentidadesregistrales.


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NODOCENTRAL PLATAFORMASIRCUADRODEMANDO

CIRIndicadores y Estadsticas.

Conexinconlaplataforma

Informacindecontrol? PLATAFORMADEINTERCAMBIO

DIRECTORIO COMN

AsientosRegistralesSICRES3.0

Gestin Tcnica de las comunicaciones

NODODISTRIBUIDO OFICINAORIGENAplicacindeRegistroOrganismo1, AdaptadaaSICRES3.0

NODODISTRIBUIDO OFICINADESTINO

CIR

CIR

AplicacindeRegistroOrganismo2 AdaptadaaSICRES3.0

RED SARA

Figura4.ComponentesdelaPlataformaSIR.

91.

La plataforma SIR provee una interconexin normalizada entre entidades registrales adaptadas a la normaSICRES3.0,integrandotantooficinaspresencialescomoregistroselectrnicos,eincluyendoal RegistroElectrnicoComn.

8.2. TrabajosadicionalesquesonnecesariosparaintegrarseenSIR92. Adicionalmente a la adaptacin del aplicativo de registro a la NTI de SICRES 3.0, para la integracin deunaentidadregistralalaplataformaSIResnecesarioquedichaentidad: i. Incorpore al Directorio Comn la informacin necesaria de su mbito de competencias, para la adecuada interoperabilidad con SIR, y de acuerdo al artculo 9 del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

ii. Implementar la lgica necesaria para interconectar su aplicacin de registro con SIR, de forma directaoatravsdelcomponenteCIR.En el Documento de Integracin (cod. SIR1021), disponible en el Portal de Administracin Electrnica, se describen y se detallan los trabajos a realizar para las posibles modalidades deintegracinconlaplataforma.http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/sir


29

9.

ANEXO III EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO PARA EL INTERCAMBIO DE REGISTROS ENTRE OFICINAS ADAPTADAS A SICRES3.0EINTEGRADASENSIR

9.1. Contextogeneral93. LaadaptacindelosaplicativosdelasoficinasderegistroaSICRES3.0,ylaintegracindelasmismas enlaplataformaSIR,permiterealizaracadaoficinaintegradalassiguientesoperaciones: i. Aceptar y tramitar los registros que sean competencia de sus unidades orgnicas asociadas, de acuerdoalmodelodedatosSICRES3.0.

ii. Intercambiar, de forma electrnica, asientos registrales con los diferentes organismos conectadosconlaplataformaSIRyadaptadosalaNTIdeSICRES3.0. iii. Intercambiar,deformaelectrnica,asientosregistralesconelRegistroElectrnicoComn(REC). 94. Esteescenariorespondealasiguientefigura:

CIUDADANOS CONACCESO AINTERNET

ORGANISMOS USUARIOS APLICACINGESTIN REC

Sistemade Interconexinde Registros (SIR)O.R.

O.R

Oficina deRegistro

OFICINASDEREGISTRO DE OTROSORGANISMOS INTERGRADOS EN SIR

OFICINADEREGISTRO INTEGRADA

CIUDADANOS ENOFICINA PRESENCIAL

Figura5.Interconexinentreentidadesregistrales.

95.

En particular, el ciudadano podr registrar electrnicamente en el REC, o presencialmente en cualquier oficina de registro integrada a SIR, cualquier solicitud, escrito o comunicacin dirigida a cualquier oficina integrada en el sistema. Por ello, la operacin de las oficinas de registro involucradas, y el procedimiento de aceptacin y tramitacin de los documentos que por estas vas sereciban,debenenmarcarse,entodosloscasos,enlaregulacinnormativadecadaOrganismo.


30

96.

EnloscasosdeintercambioderegistrosconorganismostercerosatravsdelaplataformaSIR(ypor extensin, con el REC), es objeto de este documento relacionar una serie de recomendaciones tcnicas de uso, que en ningn caso alteran la regulacin normativa en vigor sobre registros fsicos y electrnicos,ynoestablecendisposicionesvinculantes.

9.2. OPERATIVADEINTERCAMBIO9.2.1.97.

RecepcindeasientosenviadosporunaoficinaintegradaenSIR

En el caso de que la entidad usuaria reciba un registro presentado por el ciudadano en el Registro Electrnico Comn, o en cualquier Administracin adherida a SIR, se propone tratar el registro conformealsiguienteprocedimiento: 1. Se deber comprobar el campo Documentacin Fsica y/o Soportes en los datos detallados delregistro: Si el valor de este campo es No acompaa documentacin fsica u otros soportes, la oficina usuaria podr continuar con el flujo de tramitacin electrnico. En particular, cuando el registro se inicie en el Registro Electrnico Comn, el valor de este campo siempre ser ste, ya que la documentacin se anexa como documento electrnico directamenteporelciudadano. SielvalordeestecampoesvalorAcompaaDocumentacinFsica(uotrossoportes) Requerida, es indicativo de que la oficina origen ha enviado la documentacin en formato fsico, y sta tiene validez jurdica. Cualquier operacin por parte de la oficina usuaria (confirmacin, o reenvo) debe esperar a que llegue fsicamente dicha documentacinenpapel.En este caso, la oficina usuaria slo podr acceder a la informacin del preasiento,attuloinformativodeacuerdoaagilizarlatramitacin

Si el valor de este campo es Acompaa documentacin fsica complementaria es indicativo de que el registro viene acompaado de documentacin en papel que NO tienevalidezjurdica.Laoficinausuariapodrcontinuarconelflujodetramitacinsin esperaraquellegueladocumentacinenpapel.En este ltimo caso, la oficina origen enviar la documentacin en papel nicamente cuando la oficina usuaria realice la operacin de CONFIRMACIN delregistro.

2. La oficina usuaria evaluar el contenido del asiento registral, para comprobar que es competenteparasutramitacin. Encasonegativo,elusuariodelaoficinarealizarunaoperacindereenvoalaoficina queestimecompetente,enlostrminosdescritosenelpuntoanterior. Encasoafirmativo,elusuariodelaoficinarealizarunaoperacindeconfirmacindel registro,procediendoagestionarsucontenidoconformealaoperativahabitual.


31

Por las garantas de la plataforma SIR, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la informacin recibida a travs de SIR debe de considerarsedeconfianzaydebetratarsedeformadiligente,equiparablealtratamiento delciudadanoenventanilla.

9.2.2. Remisin de asientos al Registro Electrnico Comn y/o a una oficinaintegradaenSIR98. En el caso de que la entidad usuaria est adherida a SIR, y el ciudadano registre presencialmente en su oficina de registro un escrito dirigido a un organismo fuera de su mbito de competencias, se proponelasiguientesecuenciadetratamiento: 1 El usuario de la oficina acceder a su aplicacin de registro, y comprobar que el organismo destino (o alguno de sus organismos jerrquicamente superiores) figura en el Directorio de OrganismosdelaAplicacin.TodalaAdministracinGeneraldelEstadoseencuentraintegradaenelSistema,almenos a travs de sus Departamentos Ministeriales. Si el registro es competencia de la AGE, y el organismodestinatarionofiguraenelDirectoriocomointegradoenSIR,podrremitirsea su Departamento Ministerial, o en ltima instancia al REG. ADMINISTRACIN GENERAL DELESTADO,dondeseatenderelregistroentodosloscasos.

Si el registro no es competencia de la AGE, y el organismo competente no figura en el Directorio como integrado en SIR (ni tampoco sus organismos superiores), no podr remitirse electrnicamente la documentacin, y se seguir el procedimiento habitual delaoficinaderegistroenpapel.

2 3

Elusuariodelaoficinadardealtaelregistroensuaplicacin,indicandolosdatosdelregistro,y elorganismodedestino,deacuerdoaloscriteriosdelpuntoanterior. El usuario de la oficina deber gestionar la documentacin aportada por el ciudadano, en tres posiblescasos: Si la documentacin puede digitalizarse completamente y con validez jurdica en el momento. Si la documentacin puede digitalizarse completamente y con validez jurdica, pero NOenelmomento. SiladocumentacinNOpuededigitalizarsepormotivosjurdicosofuncionales.

3.1. En el caso de que el ciudadano presente su documentacin en formato papel, y esta pueda digitalizarsecompletamenteyconvalidezjurdica,enelmomento: 1 Sedigitalizarladocumentacin,deacuerdoconlasrecomendacionesestablecidas. Respectoalagestindelpapelpresentadoporelciudadano:

1

Ladocumentacinentregadaporelciudadanodeberdigitalizarseconformealanormativainternadelaentidad.


32

o Si la normativa de la entidad permite devolver el papel al ciudadano, se especificar, en el campo Documentacin Fsica y/o Soportes el valor No acompaadocumentacinfsicaniotrossoportes. o En el caso de que la normativa de la entidad establezca el envo del papel al organismo destinopara su custodia, se especificar, en el campo Documentacin Fsica y/o Soportes el valor Acompaa Documentacin Fsica (u otros soportes) complementaria Seentregaralciudadanoeljustificantederegistro,y/ocualquierotrodocumentoque estestablecidoporprocedimientointerno. Se anexarn al registro los documentos digitalizados y se proceder a su envo al organismodestino. Si hay documentacin complementaria, el papel no deber enviarse al organismodestinohastaquestenoconfirmeelasientoatravsdeSIR.

3.2. En el caso de que el ciudadano presente su documentacin en formato papel, y sta pueda digitalizarsecompletamenteyconvalidezjurdica,peronoenelmismomomento: Se guardar el registro en la aplicacin y se archivar la documentacin fsica, devolviendoeljustificantealciudadano,conformealoestablecidoporlanormativade laentidadcorrespondiente. Enelmomentoestablecidoporlaentidad,sedigitalizarladocumentacindeacuerdo conlasrecomendacionesestablecidas. Seanexarestadocumentacindigitalizadaalregistropreviamenteguardado. Respectoalagestindelpapelpresentadoporelciudadano: o Si la normativa de la entidad especifica que no es necesario enviar el papel al organismo destino, se especificar, en el campo Documentacin Fsica y/o SoporteselvalorNoacompaadocumentacinfsicaniotrossoportes. o En el caso de que la normativa de la entidad establezca el envo del papel al organismo destino para su custodia, se especificar, en el campo Documentacin Fsica y/o Soportes el valor Acompaa Documentacin Fsica (u otros soportes) complementaria. Seenviarelregistroalorganismodestino. Si hay documentacin complementaria, el papel no deber enviarse al organismodestinohastaquestenoconfirmeelasientoatravsdeSIR.

3.3. En el caso de que el ciudadano presente su documentacin en formato fsico, pero sta NO puedadigitalizarsecompletamente,pormotivosjurdicosofuncionales:


33

Se guardar el registro y se archivar la documentacin fsica, devolviendo el justificante al ciudadano, conforme a lo establecido por la normativa de la entidad correspondiente. Queda a criterio de la entidad la digitalizacin parcial de la documentacin presentada por el ciudadano, para agilizar los trmites en el destino, y siempre de acuerdo a las recomendacionesestablecidas. o En su caso, se anexar esta documentacin digitalizada al registro previamente guardado.

Se especificar, en el campo Documentacin Fsica y/o Soportes el valor Acompaa DocumentacinFsica(uotrossoportes)Requerida. Se enviar el registro al organismo destino a travs de la aplicacin, con efectos de preasiento. Se enviar la documentacin en formato papel en destino, conforme a la operativa habitual.El organismo destino no confirmar el registro, ni realizar ninguna operacin, hastaquenorecibaelpapel.Encualquiercaso,podraccederalainformacin del preasiento que se leha enviadoelectrnicamente,attulo informativo de acuerdoaagilizarlatramitacin.

4

Una vez enviado el registro, el usuario de la oficina puede consultar, en cualquier momento, el estado y ubicacin del mismo a travs de la aplicacin de registro, si hace uso del servicio de trazabilidadqueofreceelnodocentral.

9.3. RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS EN OFICINASINTEGRADASENSIR9.3.1.99.

ConsideracionesGenerales

Elobjetivofundamentaldeladigitalizacindedocumentos,engeneral,yenparticularenoficinasde registro, y por extensin, de la plataforma SIR y de la NTI de SICRES 3.0, es garantizar el primer paso para que los procedimientos puedan tramitarse con copias electrnicas de los mismos, y mejorar as laeficienciadelaAdministracin.

100. EslanormativadecadaDepartamentoresponsablelaquedebereglar: i. La exigencia de la digitalizacin y generacin TOTAL y PARCIAL (excepciones) de documentos electrnicosensusoficinasderegistro.

ii. La custodia (o devolucin) de la documentacin fsica presentada, de acuerdo con las particularidadesdelosprocedimientosylalegislacinvigente. iii. Lapuestaadisposicindelosmediosmaterialesparalastareasdedigitalizacin. iv. Laasignacinderolesyresponsabilidadesalprocesodedigitalizacin. 101. No es objeto de esta gua de aplicacin el establecimiento de disposiciones vinculantes a este respecto que, en cualquier caso, atenderan lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos.


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No obstante, se relacionan a continuacin recomendaciones y consideraciones de carcter general, aplicablesalaoperativaderegistroydigitalizacin.

9.3.2.

Descripcindeunprocesodedigitalizacin

102. El proceso de digitalizacin para los documentos presentados en registro y conforme a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos correspondiente, contempla las siguientesfases:

Figura6.Fasesenunprocesodedigitalizacin.

i.

Obtencindeunaimagendeldocumento,atravsdeunescner(digitalizacin).

ii. Optimizacindelaimagenparagarantizarsulegibilidad: a. Comprobacionesbsicas:nmerodepginas,atascodepapel,etc. b. Correcciones:Contraste,reorientacin,eliminacindebordesnegros,etc. iii. Conformacin del documento electrnico, incluyendo la imagen obtenida, los metadatos mnimos obligatorios y complementarios relativos a la digitalizacin y la firma de la imagen electrnica, de acuerdo con las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Digitalizacin de DocumentosydeDocumentoElectrnico.TodalainformacinrelativaalprocesodedigitalizacinestdisponibleenlaGuadeaplicacin delaNormaTcnicadeInteroperabilidaddeDigitalizacindeDocumentos.

9.3.3.

Recomendacionesgeneralesenelprocesodeescaneado

103. Concarctergeneral,ycondocumentospresentadodetamaoestndar(A4): i. Se debe comprobar el paginado de la documentacin (cara simple, doble cara) para poder seleccionar el perfil de escaneado adecuado (en caso de que disponga de un escner de doble cara).

ii. Cuando se digitalicen documentos que incluyan hojas a una cara y a doble cara, se deber seleccionar el parmetro de doble cara (para no perder informacin, y en caso de disponer de escneres a doble cara). En este caso, la imagen digitalizada de las hojas a una sola cara incorporarunapginaenblancointercaladadetrsdecadapginaconinformacin.


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iii. En la bandeja de entrada del escner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma. iv. Se recomienda escanear todos los documentos presentados, tanto los originales, como las fotocopias con que el presentador pueda acompaar a los mismos, salvo que la disposicin normativadelDepartamentoestipuleotraformadeactuar. 104. Comorecomendacin,ydeformaexcepcional,cuandoseaimposibledigitalizarladocumentacinen elestadoenelquesepresenta: i. sta ser fotocopiada y se digitalizarn las fotocopias, conservndose tanto la fotocopia como el documento presentado (hojas de tamao superior o inferior a A4, estado deteriorado del documento,papeldecalidaddeficienteoreciclado,reducidogramaje,papelcebolla,etc.).

ii. En la fotocopia del documento que es objeto de digitalizacin se har constar, de forma manual, lamencinFotocopia,conelsellodelaoficina. iii. Losdocumentosoriginalesnodebernserdestruidos,enlamedidaenque,msadelante,podra ser necesario comprobar su coincidencia con la respectiva imagen electrnica. No obstante, no esnecesarioremitirlosaltramitador(siempreycuandolanormativaquereguleelprocedimiento lopermita),sielprocesoaportagarantadeimagenfiel. 105. Respecto al formato del fichero electrnico resultante del proceso de digitalizacin, se recomienda configurar el escner para generar la salida en formato PDF, aunque son aplicables los formatos permitidosporlaNTIdeCatlogodeEstndares.

9.3.4.106. Documentosgrapados: i.

Recomendacionesantesincidenciashabituales

Debe garantizarse que se retiran todas las grapas y clips que unen el documento. No es preciso hacer mencin a que las hojas se encontraban unidas, ni es preciso volver a unirlas cuando finaliceelescaneado.

ii. Hay que separar cada hoja, una a una, para evitar que pasen juntas por el escner debido a que quedenunidasporlosagujerosdegrapas.Esnecesarioposteriormenteairearelpapel. 107. Documentosencuadernados: i. El encuadernado debe retirarse si es posible, dejando las hojas sueltas, para facilitar el escaneo (documentoscongusanillo).

ii. Si se considera preciso, ya sea porque se ocupe menos tiempo, porque la encuadernacin sea difcil de retirar, o porque las hojas que se obtengan sean ms fciles de escanear, deber evaluarse si conviene fotocopiar la documentacin o si puede utilizarse la cizalla (en el caso de quesedispongadeuna,yporejemplo,enunalibretacongusanillodealambre,sisearrancanlas hojas en lugar de retirar el gusanillo, stas se enganchan unas a otras cuando el alimentador intentahacerlaspasar). En caso de duda acerca de la conveniencia de utilizar la cizalla, deber consultar con el destinatariofinaloresponsabledelrganodedestinodeldocumentoacercadeesteextremo. iii. El uso de la cizalla est condicionado a que el documento original no deba ser devuelto al contribuyente y el corte de la cuchilla no altere la validez jurdica del mismo (que no se dae ni alterelaintegridaddelainformacin).


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108. Documentosdetamaosuperioradmitidosporelescner: i. Se recomienda realizar fotocopias parciales, generalmente en A4, de las hojas que superan el tamao mximo permitido, de forma que toda la superficie del documento quede recogida mediantefotocopias,aunquelosbordesdecadaunasesolapenconlasanteriores.

ii. Enlafotocopiaparcialdeldocumentoseharconstar,deformamanual,lamencinFotocopia, conelsellodelaoficina. iii. Los documentos originales no debern ser destruidos ni devueltos al presentador, en la medida en que, ms adelante, podra ser necesario comprobar su coincidencia con la respectiva imagen electrnica.Noobstante,noesnecesarioremitirlosaltramitador(siempreycuandolanormativa quereguleelprocedimientolopermita),sielprocesoaportagarantadeimagenfiel. 109. Recomendacionesantelapresentacindeotrossoportes: i. Cuando se detecte que un soporte extrable (USB, DVD, etc.), se encuentra incorporado a un documento, se recomienda contactar con el destinatario del documento, a fin de que ste determine cul ha de ser el tratamiento que ha de darse al documento y soporte anexo, de conformidadconlanormativaqueresulteaplicable.

ii. Si el destinatario del documento considerara que el mismo ha de ser escaneado y la informacin contenidaenelsoporteincorporadaalsistema: a. Se remitir el soporte al responsable de realizar dicha tarea, de conformidad con la normativaqueresulteaplicable. b. El nombre del fichero deber hacer referencia a la hoja a la que se encontraba unido el soporte. c. SieldocumentohubieraentradoatravsdeRegistroGeneral,elarchivoconelcontenidodel soportedebervincularseconelnmerodeRegistrodeldocumento. iii. A su vez, se digitalizar el documento en papel, incluyendo la hoja a la que se encontraba unido elsoporte.


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10.

ANEXOIVDEFINICIONESYACRNIMOS

10.1. DefinicionesActuacin administrativa automatizada: Actuacin administrativa producida por un sistema de informacin adecuadamente programado sin necesidad de intervencin de una persona fsica en cada caso singular. Incluye la produccin de actos de trmite o resolutorios de procedimientos, as comodemerosactosdecomunicacin. Autenticacin: Acreditacin por medios electrnicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridadyautoradeestosltimos. Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como consecuencia de quepuedeprobarsequeesloqueafirmaser,que hasidocreadooenviadoporlapersonadelacual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma,sinquehayasufridoningntipodemodificacin. Canales: Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial,eltelefnicoy elelectrnico,ascomootrosqueexistanenlaactualidadopuedanexistir enelfuturo(dispositivosmviles,TDT,etc.). Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida. Certificado electrnico: Segn el artculo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, Documento firmado electrnicamente por un prestador de servicios de certificacin que vinculaunosdatosdeverificacindefirmaaunfirmanteyconfirmasuidentidad. Ciclo de vida de un documento electrnico: Conjunto de las etapas o perodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin en un sistema de gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin permanente, de acuerdo con la legislacin sobre Archivos de aplicacin encadacaso,oparasudestruccinreglamentaria. Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen,oseansusceptiblesderelacionarse,conlasAdministracionesPblicas. Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual ytcnicadelosdocumentosalolargodeltiempo. Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un formato, o versindeformato,aotro. Copia:Duplicadodeunobjeto,resultantedeunprocesodereproduccin. Copia autntica: Documento expedido por un rgano con competencias atribuidas para ello, y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al documento original. Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la creacin conlacapturadeundocumento(vasecaptura).


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Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o humanos. Datosdecarcterpersonal:Cualquierinformacinnumrica,alfabtica,grfica,fotogrfica,acstica odecualquierotrotipoconcernienteapersonasfsicasidentificadasoidentificables. Descripcin: Proceso de gestin de documentos por el que se recogen datos significativos de los mismos, con el fin de que estos puedan gestionarse y recuperarse de manera gil, pertinente y exhaustiva. Incluye la elaboracin de estructuras de lenguaje controlado, como tesauros, e ndices, como auxiliares del proceso de clasificacin de los documentos. En el mbito electrnico, la descripcinseasimilaalaasignacindemetadatos. Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a travs de tcnicas fotoelctricasdeescaneado. Direccin electrnica: Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el que se provee de informacinoserviciosenunareddecomunicaciones. Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caracterstica del mismo que permite que ste pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debesealarlaactividadoactuacindondesegener,proporcionarlainformacinnecesariaparala comprensindelasactuacionesquemotivaronsucreacinyutilizacin,identificarelcontextomarco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los vnculos existentes con otros documentoscomoreflejodeunasecuenciadeactuaciones. Documento: Informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identificacinytratamientodiferenciado. Documento administrativo electrnico: Objeto digital administrativo que contiene la informacin objeto (datos) y los datos asociados a sta (firma y metadatos). En el marco del ENI, este concepto incluye tanto los documentos electrnicos producidos por las Administraciones pblicas en el ejercicio de sus competencias como los documentos electrnicos aportados por los ciudadanos en el contextodeunprocedimientodado. Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Dominio:mbitorealoimaginariodeunaactividad. Especificacin tcnica: Conjunto de requisitos que figuran en un documento en el que se definen las caractersticas requeridas de un producto, tales como los niveles de calidad, el uso especfico, la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables al producto en lo referente a la denominacindeventa,laterminologa,lossmbolos,losensayosymtodosdeensayo,elenvasado, elmarcadoyeletiquetado,ascomolosprocedimientosdeevaluacindelaconformidad. Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos de contenido,contextoyestructuradelosdocumentoselectrnicosalolargodesuciclodevida. Estndar: Especificacin tcnica aprobada por un organismo de normalizacin reconocido para una aplicacinrepetidaocontinuadacuyocumplimientonoseaobligatorioyqueestincluidaenunade lascategorassiguientes:


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Norma internacional: norma adoptada por una organizacin internacional de normalizacin y puestaadisposicindelpblico. Norma europea: norma adoptada por un organismo europeo de normalizacin y puesta a disposicindelpblico. Norma nacional: norma adoptada por un organismo nacional de normalizacin y puesta a disposicindelpblico. Expedienteelectrnico:Conjuntodedocumentoselectrnicoscorrespondientesaunprocedimiento administrativo,cualquieraqueseaeltipodeinformacinquecontengan. Fiabilidad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades. Fidelidad: Referida a la copia de un documento, el grado en que sus contenidos pueden ser considerados precisos, correctos, confiables y libres de error o distorsin con respecto de su documentooriginal. Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados conellos,quepuedenserutilizadoscomomediodeidentificacindelfirmante. Firma electrnica avanzada: Firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivocontrol. Firmante: Entidad, ya sea persona fsica o legal, que crea la firma electrnica segn las reglas definidasenunapolticadefirmaelectrnicaounmarcolegalconcreto. Fondo: El total de documentos que una persona fsica o jurdica acumula con motivo de su funcin o actividad; es el nivel superior de agregacin archivstica. Dependiendo de la perspectiva que se adopte, puede prescindirse del fondo total o parcialmente y considerar niveles superiores, por ejemplo,laserieolaagrupacindefondos. Formato: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datosenmemoria. Gestin de documentos: Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, uso, valoracin y conservacin de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organizacin, en forma de documentosysistemasdeinformacin. Herramientas genricas: Instrumentos y programas de referencia, compartidos, de colaboracin o componentes comunes y mdulos similares reutilizables que satisfacen las necesidades comunes en losdistintosmbitosadministrativos. Identidad: Conjunto de caractersticas de un documento que lo identifican de manera nica y lo distinguendecualquierotrodocumento.Juntoconlaintegridad,uncomponentedelaautenticidad. Imagenelectrnica:Resultadodeaplicarunprocesodedigitalizacinaundocumento. Instanciacin:Llamadaparahacerperceptiblealgunacosaatravsdelossentidos.


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Integridad:Referidoaundocumento,propiedadocaractersticaqueindicasucarcterdecompleto, sin alteracin de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a laidentidad. Interoperabilidad en el tiempo: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la interaccin entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnolgicas; se manifiesta especialmente en la conservacindelainformacinensoporteelectrnico. Interoperabilidad organizativa: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objetodealcanzarlogrosmutuamenteacordadosrelativosalosserviciosqueprestan. Interoperabilidad semntica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a que la informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma automtica y reutilizable por aplicaciones que no intervinieronensucreacin. Interoperabilidad tcnica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la relacin entre sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo aspectos tales como las interfaces, la interconexin,laintegracindedatosyservicios,lapresentacindelainformacin,laaccesibilidady laseguridad,uotrosdenaturalezaanloga. Interoperabilidad:Capacidaddelossistemasdeinformacin,yporendedelosprocedimientosalos queestosdansoporte,decompartirdatosyposibilitarelintercambiodeinformacinyconocimiento entreellos. Marca de tiempo: Asignacin por medios electrnicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documentoelectrnico. Medio electrnico: Mecanismo, instalacin, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicacin abiertasorestringidascomoInternet,telefonafijaymviluotras. Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos segn su aplicacin. Metadato de gestin de documentos: Informacin estructurada o semiestructurada que hace posiblelacreacin,gestinyusodedocumentosalolargodeltiempoenelcontextodesucreacin. Los metadatos de gestin de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienenyutilizan.. Organizacin:CualquierrganodelaAdministracinpblicaoEntidaddeDerechoPblicovinculada odependientedeaqulla. Original: Referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta directamente asuautoryquenohasidocopiadoniimitadodeotroy,portanto,eseficaz(produceefectos). Poltica de firma electrnica: Conjunto de normas de seguridad, de organizacin, tcnicas y legales para determinar cmo se generan, verifican y gestionan firmas electrnicas, incluyendo las caractersticasexigiblesaloscertificadosdefirma. Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define una organizacin paralacreacinygestin dedocumentosautnticos,fiablesydisponiblesalo largodel tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin,


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aplicacin,supervisinygestindelprogramadetratamientodelosdocumentosatravsdesuciclo devida. Preasiento: Adelanto electrnico del asiento registral, pero jurdicamente insuficiente para la tramitacin completa del registro, ya que existe documentacin fsica requerida y es necesaria esperarsurecepcin. Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de decisiones por parte de las Administraciones Pblicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se implementa en la prctica mediante unprocesooperativoquecoincideenmayoromenormedidaconelformal. Proceso operativo: Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un productooservicio;tieneunprincipioyfindelimitado,implicarecursosydalugaraunresultado. Programa de tratamiento de documentos: Secuencia coordinada de tcnicas que permite la aplicacin de los procesos de gestin de documentos sobre los documentos producidos por una organizacinalolargodesuciclodevida. Punto de acceso electrnico: Conjunto de pginas web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fcil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades especficas de un grupo de personas o el acceso a la informacinyserviciosdeaunainstitucinpblica. Recibo:Copiaautenticadadelescrito,solicitudocomunicacindequesetrate,queincluyelafechay horadepresentacinyelnmerodeentradaderegistro. Red SARA: Conjunto de infraestructuras tecnolgicas que presta la red de comunicaciones que interconecta los sistemas de informacin de las Administraciones Pblicas espaolas y permite el intercambio de informacin y servicios entre las mismas, as como la interconexin con las redes de lasInstitucionesdelaUninEuropeaydeotrosEstadosMiembros. Repositorio electrnico: Archivo centralizado donde se almacen

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