NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS INFORME...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 28

NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000066 26 Noviembre 2012 )

ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER

IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

LUIS ROBERTO SCHMALBACH CRUZ

TULIO TAMAYO TAMAYO

RESPONSABLES VIGENCIA 2011

TIEMPO DE EJECUCION: Del 27 de Agosto al 31 de Agosto de 2012

VIGENCIA 2011




INFORME DEFINITVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ

Contralor Auxiliar

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub. Contralora Delegada Para el Control fiscal

Integrantes Comisión

SANDRA MILENA REY DELGADO

Coordinadora Auditoria

MIRYAM BELTRAN BECERRA Administradora de Empresas

ULDARI MORENO RAMIREZ Contadora




INFORME DEFINITVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION

5 1. ANTECEDENTES

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

4. DICTAMEN INTEGRAL 25

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 26

6 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOSY COMUNICADOS 28




INFORME DEFINITVO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y

legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria vigencia 2012, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a los Estados Financieros, Contables y Presupuestales; seguimiento, Control Interno y Plan de

Mejoramiento y Contratación de la Asamblea Departamental de Santander , por el período 2011.

El desarrollo del proceso auditor se centró en el Análisis a los Estados Contables y Presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, por ser auditoria modalidad Regular incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los

estados contables de la entidad a 31 de diciembre de 2011. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la

administración dentro del desarrollo de la auditoria. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes.

La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la

entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad.




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1. ANTECEDENTES

En la vigencia 2011, se realizó Revisión de Cuenta a la Asamblea Departamental de Santander, correspondiente a la vigencia 2010. Vale resaltar que en el informe de Revisión de cuenta vigencia 2.010, se estableció Plan de

Mejoramiento.

2. ALCANCE El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión financiera y

presupuestal, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida, que allego la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE

SANTANDER, en el transcurso del proceso auditor. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se examinaron los siguientes procesos:

- Financiera, que incluye Contabilidad y Presupuesto, se adelanto un análisis financiero y verificación del cumplimiento de la normatividad en las cuentas

seleccionadas, análisis a la línea de Contratación, seguimiento MECI y Control Interno.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS 3.1.1. Balance General Comparativo

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

DICIEMBRE 2011-2010

Cifra en Miles

DETALLE AÑO 2011 AÑO 2010 VARIACION %

ACTIVO

CORRIENTE 362,321 351,919 3%

Efectivo 71,414 61,012 17%

Deudores 290,907 290,907 0%

NO CORRIENTE 335,162 332,303 1%

Propiedad Planta y Equipo 214,869 212,010 1%

Otros Activos 120,293 120,293 0%

TOTAL ACTIVO 697,483 684,222 2%

PASIVO

CORRIENTE 68,383 61,012 12%

Cuentas por Pagar 68,383 61,012 12%




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Obligaciones Laborales - -

Pasivos Estimados - -

NO CORRIENTE - -

otros Pasivos - -

TOTAL PASIVO 68,383 61,012 12%

PATRIMONIO 629,100 623,210 1%

Hacienda Pública 629,100 623,210 1%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 629,100 684,222 -8%

ACTIVOS. Durante la vigencia 2011, los activos de la Asamblea Departamental de Santander

aumentaron en un 2%, significando 13.261 miles más que el año 2010, Los activos corrientes participan con el 52% y los no corrientes con el 48%.

Dentro de los activos el rubro de mayor participación es el de Deudores con 42%, seguido Propiedad Planta y Equipo con 31%. La mayor variación se presentó en la cuenta de Efectivo con el 17% pasando de un saldo de $61.012.000 de 2010, a

$71.414.000 para el 2011; seguido de propiedad planta y equipo la cual tuvo una variación positiva del 1% incrementándose esta cuenta en $2.859.000.

HALLAZGO 1 Se evidencia que la Asamblea Departamental de Santander, maneja su cuenta

principal en el banco BBVA la cual a diciembre 31 de 2011, presenta un saldo de $568.913.379,62 valor pendiente por conciliar, Así mismo en las Conciliaciones Bancarias se reflejan tres (3) cheques girados desde el 2010, los cuales a la

fecha no han sido cobrados perdiendo su vigencia. Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Con respecto a los cheques Nos 075 por valor de $ 342.514.000 y 1445 por valor de $8.201.369.00, girados en su momento al señor Nelson Naranjo Cabarique, los cuales venían pendiente de cobro en la conciliación a 31 de diciembre de 2011,

surtieron el proceso de denuncia y verificación por parte del banco BBVA, como consta en los documentos que se anexan y fueron anulados y nuevamente girados al mismo beneficiario el dia 7 de febrero de 2012, quien a su vez como aparece en

el extracto bancario de nuestra cuenta, cobro inmediatamente. Cabe anotar que para el momento de la anulación de los cheques y su posterior

giro, no se hizo el registro contable para cada uno de los casos por quienes en su momento manejaban Pagaduría y Contabilidad en esta entidad, quedando solo el registro de los comprobantes iniciales CE 694 de 2007 y CE 621 de 2009, de los

cuales anexamos copia. Lo concerniente al cheque No 1294 girado a nombre de LUIS GIOVANY RUEDA

DOMINGUEZ, por valor de $19.020.000, y entregado en agosto 24 de 2009, aún no se ha cobrado, pero ya su vigencia expiro sin que a la fecha esta persona se haya presentado a reclamar por esta situación, para poder hacerlo efectivo, por

tanto se procederá a escribir al beneficiario para que se acerque a esta dependencia (Pagaduria), para poder realizar la diligencia a que haya lugar, porque sin el documento físico bien sea el cheque o en su defecto el denuncio por




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perdida, no se puede hacer reintegro al banco, para poder volver a girar, y de esta

manera sanear la conciliación bancaria.

CONLUSION ENTE DE CONTROL Dada la respuesta de la entidad el hallazgo administrativo se confirma, para ser

incluido en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

HALLAZGO 2

Se evidencia ausencia de procedimientos y/ o manual donde se establezcan las políticas para el manejo de los excedentes de tesorería, lo anterior con el fin de disminuir los niveles de riesgo y dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto

1525 de 2008. Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL En lo concerniente a este hallazgo se inicio el proceso de contratación para la

implementación del mapa de riesgos de la entidad. CONLUSION ENTE DE CONTROL

Se confirma el Hallazgo para que la entidad pueda dar cumplimiento al Decreto 1525 de 2.008, por lo tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba

la entidad. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

Deudores A diciembre 31 de 2011, la cuenta deudores continua presenta un saldo de

$290.907.000, que corresponde a otros deudores discriminado así: Reintegros varios por $285.000.000 y otros deudores por $5.906.000.

Otros Deudores

La cuenta otros deudores presenta un saldo a diciembre 31 de 2010 de $290.906.539, deuda que se registra en los estados financieros desde hace muchos años y que no han sido identificadas con soportes legales, recursos que

están en incertidumbre de recuperación y que no han sido depurados mediante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, lo que sobreestima los activos de la entidad. Esto estaba en plan de mejoramiento y no se ha hecho.




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BIENES MUEBLES E INMUEBLES NO REFLEJADOS EN ESTADOS

FINANCIEROS

HALLAZGO 3

Se evidencia el no registro en los estados financieros de un computador y una impresora comprado en diciembre de 2011 por valor de $2.860.000, a la vez la entidad debe continuar con el proceso de depuración de inventarios y aplicar los

procedimientos implementados como formatos para el control de los bienes que posee la entidad; en la actualidad utiliza bienes que son de propiedad de la Gobernación de Santander. Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un

plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Al respecto de este hallazgo, en la parte donde se menciona la adquisición del computador e impresora de la vigencia 2011, nos permitimos comunicarle que la

compra fue realizada en el mes de junio y no en diciembre y que el mismo día que se dio inicio a la auditoria, fueron suministrados los documentos que evidenciaron la compra y el registro contable correspondiente, en el cual su imputación fue

llevada al código “166501”…Muebles y Enseres, en el comprobante obligación contraída No 280 de Junio 24 de 2011, lo que se observa es que debe hacerse una reclasificación de los códigos contables, que para el caso sería

“167002…Equipos de Computación (Computador) y 167090…Otros equipos de comunicación y computación (Impresora), y no como allí aparece. Este ajuste quedara realizado a octubre 31 de 2012, respectivamente.

De los documentos mencionados adjuntamos copia para su mejor apreciación. Diez (10) folios.

CONLUSION ENTE DE CONTROL

Se confirma el Hallazgo Administrativo para que la entidad realice la reclasificación de los códigos contables, por lo tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO


PASIVOS El pasivo corriente representa el 100% del total del pasivo por valor de

$68.383.000, reflejándose en las cuentas por pagar, las cuales se incrementaron en el 7% de una vigencia a otra, la Asamblea Departamental no registra pasivo no corriente durante la vigencia, no posee deuda pública, ni tampoco reporta

Obligaciones financieras pendientes.

PATRIMONIO.




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El patrimonio de la entidad tuvo una variación porcentual positiva del 0.95%,

pasando de $623.210.000 año 2010, a $629.100.000 al término de la vigencia 2011, significando un incremento patrimonial de $5.890.000.

3.1.2 Estado de Situación Financiera, Económica y Social Comparativo

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO DICIEMBRE 2011-2010

CIFRAS EN MILES DE PESOS

DETALLE AÑO 2011 AÑO 2010 VARIACION %

INGRESOS OPERACIONALES

3,447,290 3,314,291 4.01%

Ingresos Fiscales - 0

Transferencias

3,446,861 3,314,291 4.00%

GASTOS OPERACIONALES

3,440,971 3,281,027 4.87%

Administración

3,440,971 3,281,027 4.87%

Provisiones-Agotamiento y Amortización - 0

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

6,319 33,264 -81.00%

Otros Ingresos - 0

Otros Egresos - 0

EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO

6,319 33,264 -81.00%

En el año 2011, la Asamblea Departamental de Santander, tuvo un incremento en

sus ingresos operacionales del 4.01%, pasando de $3.314.291.000 en el 2010 a $3.447.290.000 en el 2011, y sus ingresos solo corresponden a transferencias de la Gobernación de Santander.

Los gastos operacionales tuvieron una variación porcentual del 4.87%. La participación más significativa se registra en los gastos de administración con el

99%, la entidad no relaciona en sus estados Gastos de Operación. La entidad termina su ejercicio fiscal con un excedente de $6.319.000, equivalente

al 0.2% del total de sus ingresos con relación a la vigencia anterior, se registra una disminución del 81% en sus excedentes.

3.2. ANALISIS EJECUCION PRESUPUESTAL




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La aprobación del presupuesto para 2011 fue establecido mediante Ordenanza Nº

044 del 15 de diciembre de 2010, por el cual se fijó el presupuesto inicial de Ingresos y Gastos del Departamento, dentro del cual se incluye a la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER, como entidad descentralizada para la

vigencia fiscal 2011, en cuantía de $3.430.290.000. 3.2.1 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Nombre Rubro Inicial Adiciones Definitivo Recaudos

INGRESOS 3,430,290,205

17,000,023

3,447,290,228

3,447,290,227

INGRESOS CORRIENTES - NO TRIBUTARIOS

3,430,290,205

17,000,023

3,447,290,228

3,447,290,227

TRANSFERENCIAS SGP

-

428,572

428,572

428,572

Otros recursos de capital

-

428,572

428,572

428,572

OTRAS TRANSFERENCIAS

3,430,290,205

16,571,451

3,446,861,656

3,446,861,655

Aportes

recibidos de gobierno departamentales

3,430,290,205

16,571,451

3,446,861,656

3,446,861,655

El Presupuesto de ingresos de la vigencia fue aprobado en $3,430,290,205 se realizaron adiciones por $17,000,023 para un presupuesto definitivo de

$3,447,290,228, el recaudo se realizo en un 100%, cuantía que corresponde a las transferencias del gobierno departamental de los meses de Enero a Diciembre de 2011.

Se evidencia que la Asamblea de Santander, para su funcionamiento depende en un 100% de las transferencias que recibe de la Gobernación de Santander.

3.2.2 EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS.

Nombre Rubro Apropiación Inicial Adiciones

Apropiación Definitiva Obligaciones Pagos

Saldo por Comprometer

% Ejecución

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3,430,290,205

17,000,023

3,447,290,228

3,443,831,257

3,405,115,957

146,542,509 95.92

GASTOS DE PERSONAL 3,410,290,205

16,571,451

3,431,748,256

3,428,370,286

3,389,654,986

116,928,308 96.7

GASTOS GENERALES 20,000,000

428,572

15,541,972

15,460,971

15,460,971

29,614,201 34.3

El presupuesto definitivo de egresos para la vigencia 2011, ascendió a $3.447.290.228 de los cuales $3.431.748.256 (equivalentes al 99.5%) se

destinaron para gastos de personal, con una ejecución del 99,9% y $15.541.972 equivalentes al 0.5% que corresponden a gastos generales, cuya ejecución alcanzó el 99,5%.

Se evidencia que los gastos guardan relación de correspondencia con los ingresos, ya que los gastos comprometidos de la vigencia corresponden al 99,9%

del valor total de los ingresos recaudados. Al cierre de la vigencia 2011, se establece que quedaron recursos libres de compromiso por valor de $3.458.971 los cuales deben ser reintegrados a la

Tesorería del Departamento en la vigencia siguiente. Así mismo se observa que quedaron compromisos debidamente legalizados por cumplir por valor $ 38.715.300.

HALLAZGO 4




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Se evidencia que la Asamblea de Santander mediante comprobante de egreso 134 de fecha marzo 30 de 2011, cancelo por el código presupuestal 037101 “Impuestos y Contribuciones- “Multas” la suma de $143.400 por concepto de

sanción por pago extemporáneo de las estampillas recaudadas en el mes de febrero de 2011 , este hallazgo se tipifica como fiscal, sin embargo teniendo en cuenta su cuantía la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento

con el fin de lograr recuperar dicho valor que fue cancelado por negligencia administrativa del funcionario responsable de realizar los giros oportunamente.


En cuanto a la multa de $143.400 por concepto de sanción por pago extemporáneo de las estampillas recaudadas en el mes de febrero de 2011, la asamblea Departamental informa que dicho dinero ya fue reintegrado por lo que

fue recuperado por la entidad. Se anexa dos folios

CONLUSION ENTE DE CONTROL Se desvirtúa el hallazgo administrativo y se considera un beneficio de la

Auditoria, por cuanto el reintegro de dicho dinero se hizo una vez este ente de control se pronuncio al respecto.

HALLAZGO 5

Dentro de la ejecución de gastos no se presupuesto el porcentaje destinado a capacitación y bienestar por cuanto la corporación no ha creada el fondo de bienestar social laboral para dar cumplimiento a la Ley 1567 de 1998. Por lo tanto

la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

En cuanto a este hallazgo ya se hizo la contratación del profesional para encargarse de la creación del fondo de bienestar social laboral de esta

corporación. CONLUSION ENTE DE CONTROL

Se confirma el hallazgo administrativo para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad.



HALLAZGO 6 La corporación presupuesto por concepto de indemnización de vacaciones

$165.221.323 ejecutados en un 100% correspondiente a la indemnización de vacaciones de diez y siete (17) diputados y la secretaria general, es decir el número total de vacaciones compensadas en dinero en el año 2011 representa el




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100% del total de los empleados de la entidad, sin embargo se evidencia que no

existió oficio en el cual los corporados y la secretaria general solicitaran el pago de dicha indemnización, pues se observa que estas son canceladas mediante una nomina. Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de

mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Ese pago se realizó en vigencia 2011 en el cual yo no era el presidente; y en este año no se ha realizado pago alguno de indemnización de vacaciones como lo

certifica la Pagadora de la entidad. Anexo un folio


Se confirma el Hallazgo administrativo para que la entidad en el evento de indemnizar vacaciones durante el periodo 2.012, tenga en cuenta este hallazgo, por lo tanto debe incluirse dentro de un Plan de Mejoramiento.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO

Presidente Asamblea de Santander

3.6. CONTROL INTERNO - MECI HALLAZGO 7

El modelo estándar de control interno de la entidad desde su implementación hasta diciembre 31 de 2011, presento un avance mínimo en su aplicación, lo que

conlleva a que se sigan presentando falencias en cuanto al ambiente de control, administración de riesgos, autoevaluación y planes de mejoramiento internos tal y como se confirma en el informe presentado por la contratista de apoyo al MECI

fechado diciembre 28 de 2011,donde certifica que “… el MECI, ha sido valorado como un modelo deficiente, con un puntaje total del 56,5%, identificando un alarmante resultado de la evaluación general de este sistema en la entidad…”

Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Sobre este hallazgo se están realizando los trámites tendientes a la contratación

de una persona calificada para continuar con el desarrollo del modelo estándar MECI.

CONLUSION ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo, para que la entidad continúe con la

implementación del MECI, con el fin de evitar falencias en la administración de riesgos y planes de mejoramiento internos etc., por lo tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que la entidad presente.





INFORME DEFINITVO


RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO


3.7 SEGUIMEINTO PLAN DE MEJORAMIENTO

A la fecha la Asamblea Departamental de Santander ha cumplido con el plan de mejoramiento producto de la revisión de la cuenta 2010, quedando pendiente por cumplir el hallazgo numero 1 cuya fecha de terminación es diciembre de 2012;

relacionado con la cuenta otros deudores que presenta un saldo a diciembre 31 de 2011 de $290.906.539, valor correspondiente a reintegros varios por la suma de $285.000.070 y otros deudores por valor de $5.906.469, valores que se han

venido registrado en los estados financieros desde hace varios años sin que a la fecha entidad haya identificado los soportes legales.

Vale resaltar que los entes del sector público deben adelantar gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable con el fin de dar cumplimiento al artículo 1 de la Ley 716 de 2001 prorrogada su vigencia por el artículo 1 de la Ley 901 de 2004.

Así las cosas el no iniciar dicha depuración, llevara a que la entidad no de cumplimiento a esta meta en los tiempos propuestos dentro del plan de

mejoramiento suscrito con este ente de control lo que ocasionaría los respectivos hallazgos sancionatorios.

3.8. LINEA DE REVISION A LA GESTION

Respecto a la Gestión desarrollada durante la vigencia 2011, se observa que en el primer semestre la Asamblea de Santander, presentó once ( 11 ) proyectos de los cuales uno ( 1 ) fue devuelto y se estudiaron diez (10), para el segundo semestre

se radicaron treinta y dos (32) proyectos, es decir en total se presentaron cuarenta y tres (43), proyectos de Ordenanza de los cuales cuatro (4)fueron archivados, un proyecto devuelto y siete (7) no culminaron su trámite, así las cosas se evidencia

que treinta y un (31) proyectos fueron sancionados como Ordenanza. En materia de Control Político, la Asamblea de Santander cito a los Secretarios de

Despacho y Gerentes de Establecimientos Públicos e Institutos Descentralizados para que rindieran informe sobre la gestión realizada.

HALLAZGO 8 El reglamento interno no está actualizado de acuerdo a la nueva regulación

determinada por la Ley, se evidencia vacios jurídicos entre otros el caso de elección de comisiones en el evento de existir empate.

Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Se presentara en este periodo de sesiones ordinarias el proyecto de ordenanza sobre el reglamento interno para ser elevado a Ordenanza.





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Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la entidad pueda actualizar su

reglamento interno, por lo tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS CONTRA EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER – ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER OBSERVACION

A la fecha existen cinco (5) procesos en contra de la entidad interpuestas por ex funcionarios de dicha corporación de las cuales una (1) fue notificada en contra de

la entidad por lo tanto el actual presidente de la Asamblea mediante oficio de fecha 28 de febrero de 2012, solicito al actual secretario general de la Gobernación de Santander el cumplimiento de la Sentencia contra el Departamento de Santander- Asamblea Departamental de Santander proceso

2000-1278, en el cual solicita el trámite de la condena impuesta es decir reintegro de María Lupe Jaimes y pagarle debidamente indexados, los valores de: sueldos, prestaciones sociales, emolumentos y demás haberes causados y dejados de

recibir desde su desvinculación laboral hasta su reintegro efectivo, lo anterior debido a que la asamblea no cuenta con disponibilidad en la planta de personal para dicho reintegro, además de no existir recursos disponibles para asumir

gastos diferentes a los de funcionamiento de la entidad. Así las cosas este Ente de control estarán atento a las acciones de repetición que debe interponer la Gobernación de Santander.

3.9 CONTRATACIÓN.

La Asamblea Departamental de Santander, suscribió cincuenta y ocho (58) contratos durante la vigencia 2011, por un valor total de TRESCIENTOS

SESENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO MIL PESOS MCTE ($364.868.000) discriminados bajo la siguiente Modalidad de Contratación:

MODALIDAD VALOR

DIRECTA $359.728.000

SELECCIÓN ABREVIADA $5.140.000

TOTAL $364.868.000

Para realizar el trabajo de auditoría de los cincuenta y ocho (58) contratos suscritos por la entidad se tomaron veinte (20) como muestra, por valor de ochenta y ocho millones novecientos cuarenta y ocho mil pesos ($88.948.000) que

corresponde al 24.4% del total de la contratación, los contratos que hicieron parte de la muestra auditada son los que se discriminan en el siguiente cuadro:

Número Del Contrato

Modalidad De Selección Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato Nombre Del Contratista

1 22 C1 PROFESIONAL JURIDICA 4,200,000 KAREN ANDREA FRANCO BETANCUR

2 28 C1 UNIDAD DE APOYO 3,200,000 OMAR ALFONSO BOHORQUEZ MEZA

3 34 C1 UNIDAD DE APOYO 3,200,000 LUIS ALFONSO GOMEZ MARTINEZ




INFORME DEFINITVO


4 38 C1 SERVICIOS PROFESIONALES 4,400,000 MARIA FERNANDA NIÑO GONZALEZ

5 40 C1 SERVICIOS DE APOYO 2,000,000 LIZBETH KATHERINE ORDUZ SILVA

6 43 C1

SERVICIOS

PROFESIONALES 3,600,000 ISABEL AMELIDA MANTILLA PORTILLA

7 50 C1 UNIDAD DE APOYO 2,667,000 AURA GISELA VASQUEZ ENRIQUEZ

8 56 C1 SERVICIOS PROFESIONALES 4,000,000 RUBBY CHAPARRO BECERRA

9 49 C1 UNIDAD DE APOYO 2,667,000 WILSON GARCIA MANTILLA

10 58 C1 UNIDAD DE APOYO 2,000,000 ANA MARIA LAGUADO GAMBOA

11 41 C1 SERVICIOS DE APOYO 4,000,000 NANCY PAOLA AGUIRRE GUTIERREZ

12 47 C1 SERVICIOS PROFESIONALES 5,000,000 LEIDY PAOLA SUAREZ DUARTE

13 52 C1 SERVICIOS DE APOYO 3,000,000 ERWIN MAURICIO TAMAYO HURTADO

14 51 C1 UNIDAD DE APOYO 2,134,000 JONATHAN FERNANDO RUIZ MORENO

15 11 C1 UNIDAD DE APOYO 14.400.000 MARIA ALEXANDRA TORRES YARURO

16 19 C1 PRODUCCIÓN NOTAS INSTITUCIONALES 8.800.000 COMPROVISIÓN E.U

17 20 C6 COMPRA DE EQUIPOS DE OFICINA 2.860.000 LIBARDO GAMBOA

18 21 C6

COMPRA DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA 2.280.000 SAUL RIVERA FRANCO

19 52 C1 SERVICIOS DE APOYO 3,000,000 ERWIN MAURICIO TAMAYO HURTADO

20 51 C1 UNIDAD DE APOYO 2,134,000 JONATHAN FERNANDO RUIZ MORENO

EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN.

HALLAZGO 9 Es importante mencionar que de los cincuenta y ocho (58) contratos suscritos por

la Asamblea Departamental durante la vigencia 2011, la entidad al momento de rendir la información al aplicativo SIA cuadro 20-13A (cuadro de la contratación completo), solo reporto treinta y seis (36) contratos, tal como se puede evidenciar

al consultar el mencionado aplicativo, lo que significa que la entidad al momento de rendir la información, (hablando de la contratación) lo hizo de forma incompleta.

En consecuencia de lo anterior, al hacer el insumo para la posterior revisión en el trabajo de campo de auditoría se tomaron veinte (20), contratos que por su cuantía y respecto al valor real de la totalidad de la contratación arrojo un valor

inferior (24,4%) del valor porcentual que generalmente se pide para realizar el trabajo de auditoría.

Como consecuencia de este hecho es pertinente dictaminar un hallazgo de tipo administrativo, para enmarcar dentro de un Plan de Mejoramiento.


Con lo relacionado a este hallazgo se consulto y dentro del sistema del SIA se encontró la relación contractual completa correspondiente al año 2011.





INFORME DEFINITVO


Como quiera que de la consulta al aplicativo SIA se evidencia que el formato f 20

13 A (correspondiente al consolidado de la contratación suscrito por la Asamblea Departamental de Santander durante la vigencia 2011) registra 36 contratos, y la entidad certifica haber suscrito 58, la respuesta emitida controvirtiendo este

hallazgo no es satisfactoria, en consecuencia se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la entidad pueda realice la rendición de información correctamente, por lo tanto debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que

presente la entidad. Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO

Responsable: IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

La evaluación de la contratación se fundamentó en la observación del cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal a saber, transparencia, economía y responsabilidad.

El Régimen Jurídico aplicable por la Asamblea Departamental de Santander, para el desarrollo de su objeto en materia contractual, son las disposiciones de la Resolución 001 de enero 6 de 2009, las disposiciones de la Ley 80 de 1993, Ley

1150 de 2007 decretos reglamentarios y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan,

Pues bien, una vez aterrizados en el marco jurídico que guía la contratación de la Asamblea Departamental de Santander, nos permitimos plasmar lo observado en la contratación suscrita por la Entidad durante la vigencia 2011.

Inicialmente se debe destacar el hecho que el manual de contratación de la Asamblea Departamental de Santander, establece formalismos propios del

Estatuto de Contratación y demás decretos reglamentarios, para la conformación física de los actos administrativos precontractual, contractual y post contractual, al revisar la foliatura de los contratos que hicieron parte de la muestra auditada y

que en su mayoría fueron por contratación directa para realizar labores de apoyo; se pudo constatar que cada contrato cuenta con los elementos propios de la contratación administrativa a saber, estudios de conveniencia y oportunidad CDP,

R.P, ofertas, minuta contractual, informes de ejecución, pagos de seguridad social, informes de liquidación entre otros, todos los contratos que se suscribieron para realizar labores de apoyo, no presentaron la póliza única guardando

concordancia con el artículo 8 del decreto 4828 vigente para la fecha.

En suma la contratación de la Asamblea Departamental de Santander estuvo acorde a los parámetros normativos existentes para la fecha de su suscripción, sin

embargo se presentaron varios hechos irregulares, que a continuación mencionaremos toda vez, que fueron causal suficiente para el levantamiento de hallazgos, así:

HALLAZGO 10

Dentro de la muestra contractual se solicito el contrato 041 de 2011, suscrito con NANCY PAOLA AGUIRRE, cuyo objeto contractual verso sobre “La prestación de servicios, apoyo administrativo frente a aplicación de la ley 594 de 2000 referente

a la Ley General de Archivo y en especial en la elaboración de las tablas de retención documental de la Asamblea Departamental de Santander”, el referido contrato presentó acta de liquidación de fecha 29 de diciembre de 2011 en la que

se certifico el cumplimiento del objeto contractual a satisfacción, como quiera que la mencionada ejecución es susceptible de verificación, se procedió a realizar




INFORME DEFINITVO


visita de inspección al referido archivo para comprobar su estado, fue así como se

observó que la información documental de la Asamblea Departamental de Santander, no se encuentra organizada, más aún conforme a los parámetros y políticas de que trata la ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, por lo que a

criterio de este grupo auditor el contrato 041 de 2011, que se suscribió para conjurar la necesidad de la organización del archivo de la entidad conforme a la normatividad vigente, no se ha cumplido.

Sin embargo, y teniendo en cuenta que la contratista entrego las tablas de retención documental y las mismas se encuentran a la espera de ser aprobadas

por el Archivo del Departamento de Santander, se hará un posterior seguimiento para evidenciar que la ejecución contractual sea cumplida en su totalidad y se supla la necesidad que motivo tal contratación.

Por lo anterior, esta situación hace que se configure un hallazgo de tipo administrativo con la salvedad que si en el seguimiento que se haga se verifica

que no se cumplió con la puesta en marcha del objeto contractual, se dictaminara un hallazgo de tipo fiscal en el entendido que se realizaron pagos por una gestión contractual que no se ejecuto.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Con relación a este hallazgo me permito dar respuesta de acuerdo a los documentos encontrados en la entidad así: El 4 de Noviembre de 2011el presidente LUIS TULIO TAMAYO TAMAYO suscribió el Contrato de Prestación de Servicios No. 041 con la señora NANCY PAOLA AGUIRRE GUTIÉRREZ, cuyo objeto era “Prestar servicios de apoyo administrativo frente a la aplicación de la Ley 594 de 2000, referente a la Ley General de Archivos y en especial la elaboración de las tablas de retención documental de la Asamblea de Santander” De igual forma, se establecieron como obligaciones del contratista las siguientes:

1) Verificar el manejo del archivo central, e histórico y de gestión, de conformidad con la Ley General de Archivo y el procedimiento establecido por la Asamblea.

2) Aplicar las tablas de retención documental, por lo tanto debe revisar el archivo que remite cada funcionario, clasificarlo, archivarlo y registrarlo en el aplicativo que posee la entidad.

3) Mantener en perfectas condiciones los espacios físicos de almacenamiento del archivo

4) Orientar a los funcionarios sobre el manejo y conservación del archivo de gestión 5) Presentar informes periódicos sobre el cumplimiento de la Ley de Archivo por

parte de las diferentes dependencias de la Asamblea 6) Recomendar la entidad sobre procesos orientados a mejorar la gestión

documental 7) Presentar informe de labores con respecto a su gestión, anexando el respectivo

certificado de cumplimiento de las mismas, el cual deberá ser emitido por el supervisor.

8) Presentar certificado de pago de aportes a seguridad social y pensión. En virtud del objeto, la contratista presento todos los informes, los cuales reposan en los archivos de la asamblea departamental, y que se resumen a continuación: Cumplimiento frente a la primera obligación




INFORME DEFINITVO


Como se evidencia en el informe de actividades la contratista realizo un diagnostico para verificar el manejo del archivo, central e historico de la Corporación, a través de las siguientes actividades:

1. Practica de inspección al sitio de conservación del archivo central e historico, donde realizo un registro fotografico. Encontrando fondos acumulados desde el año 1995, y dos espacios de conservación del archivo, uno con iluminación y estantería que permitía la organización , y el otro que no cumplía con las condiciones de conservacion.

2. Aplicación de encuestas a una muestra conformada por la Secretaria General de la Coporación y los jefes de cada área, con el fin de determinar el manejo del archivo de gestión.

Copia de estos documentos reposan en los archivos de la Secretaria General y de la Presidencia de la Corporación. En desarrollo de lo anterior, la contratista dejo constacia a través de los informes:

1. Que el espacio asignado para el archivo no cumplía con la regulación vigente, para lo cual se hacia necesario disponer de un área adecuada. En razón a lo anterior, proyecto oficio y realizó el seguimiento respectivo ante la Secretaria General de la Gobernación de Santander, para que dentro de un proyecto de remodelación que estaba adelantando en la Asamblea para esa fecha, se incluyese la adecuación de un área para el archivo. Pese a las gestiones adelantadas la Gobernación no ejecutó las obras, y la corporación no poseía presupuesto propio para desarrollarlas.

2. Que existía debilidad en el conocimiento por parte de los funcionarios de la Ley General de Archivo, para lo cual gestionó a través de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP- una capacitación dirigida a todos los funcionarios de la Asamblea.

Cumplimiento frente a la segunda obligación




INFORME DEFINITVO


En cumplimiento de esta obligación la contratista desarrollo las siguientes actividades:

1. Proyectó el acto administrativo por medio del cual se creo el Comité de Archivo de la Corporación, mediante Resolución No. 117 de 2011.

2. Elaboró el proyecto de Tablas de Retención documental, las cuales fueron radicadas ante el Comité de Archivo Departamental para continuar con el trámite correspondiente.

3. Coordinó la reunión por medio de la cual se instaló el Comité de Archivo y se estudio el proyecto de Tablas de Retención Documental.

Cumplimiento frente a la tercera obligación

En este sentido, la contratista desarrollo dos actividades una de resultados inmediatos y otra de gestión, así:

1. Gestionó y ejecutó en conjunto con personal de la empresa CINCO una jornada de limpieza y organización del archivo, de forma que se evitara su posible perdida o deterioro, dado que las instalaciones presentaban desaseo y desorden, como se puede evidenciar en el registro fotográfico entregado.

2. Proyecto comunicación y efectuó el seguimiento correspondiente ante la Secretaria General de la Gobernación de Santander, como se cito anteriormente, para la adecuación de un espacio en las instalaciones donde funciona la Asamblea Departamental, dado que la Gobernación tenía proyectado la ejecución de obras en esa fecha para la remodelación de la cafetería.

Cumplimiento frente a la cuarta obligación




INFORME DEFINITVO


Para este propósito la contratista gestionó y desarrolló en conjunto con la ESAP un proceso de capacitación los días 13 y 14 de diciembre en “Aspectos generales de la Ley 594 de 2000 y las técnicas archivísticas reguladas por la misma”. De igual forma, oriento durante el periodo del contrato a los servidores públicos de la asamblea y a los miembros del Comité de Archivo sobre el tema en particular. Cumplimiento frente a la quinta, séptima y octava obligación Es claro que el contratista presento todos los informes periódicos durante la ejecución del contrato a los funcionarios competentes y al Supervisor, como se evidencia en los soportes que reposan en la Asamblea Departamental. Asimismo, como se evidencia en los informes de supervisión el contratista cumplió con los aportes al sistema de seguridad social y de pensiones, de conformidad con la Ley. Cumplimiento frente a la sexta obligación

En el informe de actividades del contratista y en el estudio de los soportes se puede evidenciar que durante el periodo del contrato recomendó a la Entidad sobre todos los procesos orientados a mejorar la gestión documental. Aunado a lo anterior, en el informe de empalme entregado a la Presidencia actual, se hizo referencia a la importancia de la Gestión Documental, los avances obtenidos y los procesos que se debían continuar para dar cumplimiento a la Ley:

“GESTIÓN DOCUMENTAL




INFORME DEFINITVO


En la vigencia 2011, se conformo el Comité de Archivo mediante la Resolución No. 117, se desarrollo con el apoyo de la ESAP capacitación a los funcionarios en la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, y se elaboro el proyecto de tablas de retención documental, el cual fue avalado por el Comité de Archivo. De igual forma, se elaboró el Manual de Gestión de Archivo y Gestión Documental. Se adjunta en setenta y cinco (75) folios el documento entregado por el contratista encargado del proceso que soporta toda la labor desarrollada y contiene las tablas de retención documental, que deben presentarse ante el Comité de Archivo Departamental para su estudio y aprobación. Asimismo, se adjunta en Sesenta y ocho folios (68) folios el Manual de Gestión de Archivo y Gestión Documental a fin que se protocolice mediante acto administrativo. Por mandato legal los entes de carácter público deben dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, por lo cual se debe continuar con el proceso de radicación del Proyecto de Tablas de Retención Documental ante el Comité de Archivo Departamental, y una vez aprobadas proceder a su adopción mediante acto administrativo. Asimismo, se debe adoptar mediante Resolución el Manual de Gestión de Archivo y Gestión Documental. En el mismo sentido, se debe tomar decisiones frente al manejo y conservación del archivo que actualmente posee la Corporación.”

En el informe preliminar de auditoria se afirma:

“…..se observo que la información documental de la Asamblea Departamental de Santander, no se encuentra organizada, más aun conforme a las políticas de que trata la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, por lo que a criterio de este grupo auditor el contrato 041 de 2011, que se suscribió para conjurar la necesidad de la organización del archivo de la entidad conforme a la normatividad vigente no se ha cumplido. Sin embargo, y teniendo en cuenta que la contratista entrego las tablas de retención documental y las mismas se encuentran a la espera de ser aprobadas por el Archivo del Departamento de Santander, se hará un posterior seguimiento para evidenciar que la ejecución contractual sea cumplida en su totalidad y se supla la necesidad que motivo la contratación. Por lo anterior, esta situación hace que se configure un hallazgo de tipo administrativo con la salvedad que si en el seguimiento que se haga se verifica que no se cumplió con la puesta en marcha del objeto contractual, se dictaminara un hallazgo de tipo fiscal en el entendido que se realizaron pagos por una gestión contractual que no se ejecutó” (subrayado fuera de texto)

Ante la primera observación se debe hacer claridad que el objeto del contrato es “Prestar servicios de apoyo administrativo frente a la aplicación de la Ley 594 de 2000, referente a la Ley General de Archivo y en especial la elaboración de las tablas de retención documental de la Asamblea de Santander”. Si analizamos el alcance del objeto contractual y las obligaciones, podemos inferir que en ningún momento el sentido del contrato fue vincular una persona para la organización del archivo de la entidad, dado que esta situación no era viable por cuanto en el archivo reposan documentos correspondientes a 15 años, para los cuales se requeriría un numero mayor de personas capacitadas para su organización y depuración, por otra parte, este proceso no se hubiese podido desarrollar en un periodo de dos meses. En las obligaciones contractuales se fijo mantener en perfectas condiciones los espacio físicos de almacenamiento del archivo, dado que debía minimizarse la probabilidad de perdida o deterioro de la documentación, por lo cual la contratista cumplió con el proceso de limpieza y organización general de los documentos que reposaban en el archivo central e histórico. En el mismo sentido se debe señalar que han trascurrido diez (10) meses desde que se ejecuto el contrato, y las condiciones de orden difícilmente se podrían evidenciar. En relación a la segunda apreciación, que se efectuara seguimiento al proceso de aprobación de las tablas de retención documental, para evidenciar que la ejecución contractual sea cumplida en su totalidad, es de señalar, que el objeto contractual definió la elaboración de las tablas de retención documental, y en ningún momento contemplo




INFORME DEFINITVO


dentro del alcance que debía surtirse el proceso de aprobación de las tablas, por las siguientes razones:

a) En primer lugar, por cuanto se evidenció un avance casi nulo en la aplicación de las normas de archivo en la Corporación, lo que conllevaba a que se iniciara por un diagnostico y se continuara con el proceso de construcción de los escenarios de estudio y aprobación de las políticas de archivo (Comité), el proceso de sensibilización y capacitación en la norma, la revisión y adecuación de los espacios que permitieran por lo menos evitar la perdida y el deterior del archivo, para culminar con el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, actividades que por la limitante de tiempo (dos meses) solo podía desarrollarse en el grado que se alcanzó.

b) En segundo lugar, motivado porque para la elaboración de las tablas se hacía necesario abordar unas etapas: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales; Análisis e interpretación de la información recolectada; y la elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación, cuyo proceso se ejecutaría en dos meses.

c) Y por ultimo, el proceso de aprobación requiere de la participación de instancias externas como el Comité de Archivo Departamental, por lo que estaba fuera del alcance de un contratista, el intervenir en la aprobación.

En este orden de ideas, es claro que el alcance del objeto contractual como fue suscrito por las partes se cumplió a cabalidad por parte del contratista. Asimismo, el supervisor del Contrato expidió los correspondientes certificados de cumplimiento, por lo cual se procedió a su liquidación y pago. Por otra parte, todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los servidores públicos o los particulares han realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un presunto daño patrimonial al Estado, se configura como un hallazgo de tipo fiscal, y para este caso en particular no se evidencia una gestión fiscal deficiente. Asimismo, como lo establece la Ley 610 de 2000, en su Artículo 5°la responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal; un daño patrimonial al Estado; y un nexo causal entre los elementos. De los documentos mencionados adjuntamos copia para su mejor apreciación. (76 ) folios. (Anexos del 24 al 100)

CONLUSION ENTE DE CONTROL Se desvirtúa el hallazgo Administrativo.

HALLAZGO 11

Otro hecho relevante en esta revisión atinente a las formalidades de los contratos administrativos suscritos por la Asamblea Departamental, es el hecho que en el contrato 020 de 2011, suscrito el 7 de junio de 2011, por el que se adquirió un

computador y una impresora laser con destino a la Asamblea Departamental, su Registro Presupuestal fue expedido con fecha del 2 de junio de 2011.

De la comparación de las fechas de suscripción del contrato y de la expedición del Registro Presupuestal se observa cómo se configura el fenómeno de “hechos cumplidos”, situación reprochable administrativamente, en el entendido que el R.P

se expide a nombre del contratista, al tiempo o posterior a la suscripción del contrato, luego expedirlo antes, es tanto como consolidar derechos a favor de un particular, generando la entidad en el evento que no se materialice el contrato y

también porque se está favoreciendo anticipadamente a determinados oferentes, coartando así el principio de selección objetiva.




INFORME DEFINITVO


Como consecuencia de la actuación antes mencionada se configura un hallazgo de tipo administrativo.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Con relación a este hallazgo me permito dar respuesta de acuerdo a la información suministrada por el encargado del área de contratación del año 2011: “En cuanto al contrato 020 de 2011, suscrito el 7 de junio de 2011 por el cual se adquirió un computador y una impresora laser con destino a la asamblea departamental, hay que señalar que este contrato se adjudico por la modalidad de subasta inversa, respetando la cronología establecida para el proceso de selección de mínima cuantía, en este sentido, el 2 de junio de 2011, después de realizar el proceso de selección, y comprobar que se cumplía con los requisitos para contratar, se adjudico el contrato, a ELKIN GAMBOA ALVAREZ representante legal de FOURMI TECNOLOGIA Y COMUNICACIONES (anexo resolución Nº44 del 2 de junio de 2011) razón por la cual Su registro presupuestal fue expedido con fecha del 2 de junio de 2011. Fecha en la cual ya se había adjudicado el contrato de acuerdo al proceso de selección. El contrato se firmo el 7 de junio para darle tiempo al contratista de anexar la póliza correspondiente. Por estas razones consideramos que no se estaba favoreciendo anticipadamente a determinados oferentes, ni se coarto el principio de selección objetiva al expedir el RP el 2 de junio puesto que a esa fecha ya se había llevado a cabo el proceso de selección y se había expedido resolución Nº44 del 2 de junio de 2011 adjudicando el contrato.” Anexo (2) folios. (Anexos del 101 al 102.)


En consideración a que el R.P es un requisito para el perfeccionamiento del contrato y en aras de garantizar el principio de selección objetiva, el presente

hallazgo administrativo se mantiene y será evaluado dentro de plan de mejoramiento.

HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de Santander

HALLAZGO 12

Al hablar de las calidades de los contratistas, la Entidad relaciona una serie de atributos especiales para asegurar así, compensar la necesidad que dio origen a la contratación, pues bien en el contrato 021 de 2011, cuyo objeto contractual fue

el “suministro de papelería y útiles de oficina”, dentro del p liego de condiciones, específicamente en los requisitos que debían cumplir los proponentes, se exigió:

2.9. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROPONENTES Podrán participar en la presente invitación las personas naturales o jurídicas interesadas,

individualmente, en consorcio o unión temporal, autorizadas legalmente para ejercer el

suministro de los elementos del objeto del presente pliego; lo cual debe estar registrado en la Cámara de Comercio dentro de su objeto social y estar vigente.

Siendo consecuentes con la mencionadas exigencias en la revisión del contrato 021 de 2011, no se observo el registro de Cámara de Comercio del Contratista

SAUL RIVERA FRANCO, en consecuencia y entendiendo que dicho documento fue solicitado a la entidad y no fue posible su ubicación en los diferentes archivos, se entiende que no se cumplió con este requisito; al haberse realizado la

contratación con este proponente, se están incumpliendo con las exigencias




INFORME DEFINITVO


propuestas por la misma Entidad, por lo anterior se procede a dictaminar un

hallazgo administrativo. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Observando el contrato 021 de 2011 cuyo objeto contractual fue el suministro de papelería y útiles de oficina, el cual fue adjudicado a SAUL RIVERA FRANCO

Representante legal de mundial de computadores por medio de subasta inversa. Encontramos que en el folio 161 de dicho contrato se encuentra el registro de la cámara de comercio del contratista SAUL RIVERA FRANCO, aludido en la

auditoria, junto con todos los documentos exigidos en el pliego de condiciones y que fueron verificados por el comité evaluador de las propuestas razón por la cual consideramos que se cumplió con todos los requisitos establecidos en el pliego de

condiciones, y no hay lugar a el hallazgo administrativo.

(Anexo un folio copia del registro de la cámara de comercio del contratista SAUL

RIVERA FRANCO)

Anexo (1) folio. (Anexo 103.)

CONLUSION ENTE DE CONTROL En consideración a la verificación de la respuesta presentada por la entidad este

hallazgo se desvirtúa. Al hablar del principio de transparencia aplicado a la revisión contractual de la

Entidad, entendido como la plena publicidad del proceso de selección, se pudo observar que en la totalidad de la muestra auditada, cada contrato contó con la publicidad propia de su modalidad, a saber para el caso de las selecciones

abreviadas la publicación de invitaciones, publicación de actos administrativos de aperturas de procesos de selección, además de la publicación en el portal de contratación estatal, como prueba de esta condición obran dentro de los

expedientes contractuales certificaciones de estas invitaciones, así como también las invitaciones que con ocasión de la contratación directa se realizaron y que garantizaron así el principio de transparencia en la contratación.

Haciendo referencia al principio de economía, este se puede predicar tanto de tiempo como de costos, entonces haciendo referencia al tiempo es preciso

señalar que los contratos que hicieron parte de la muestra auditada cumplieron con los plazos inicialmente fijados, con lo que es preciso afirmar que la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER, dio cumplimiento al principio

de economía propio de la contratación estatal. De otro lado, al hablar del principio de responsabilidad es preciso señalar que esta

se predica tanto de la entidad como del contratista al momento de cumplir las obligaciones contraídas en la minuta contractual, al aplicar este principio a la contratación auditada en la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER, se

observa el cumplimiento de las obligaciones de cada parte contractual, a excepción del contrato 041 del que ya se hizo mención en precedencia, entonces y como conclusión se puede afirmar que la entidad dio cumplimiento al principio de

la responsabilidad aplicado a su labor contractual durante la vigencia 2011.

3.10 LINEA QUEJAS Y DENUNCIAS




INFORME DEFINITVO


El Asesor de la Oficina de Políticas Institucionales de este ente de control el día 28

de agosto de 2012 certifico que a la fecha no se han radicado quejas en contra de la Asamblea Departamental de Santander

4. DICTAMEN DE AUDITORIA

CONCEPTO DE LA LINEAS AUDITADAS

Como resultado de la auditoría adelantada a la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE

SANTANDER, conceptúa que la gestión en las áreas y actividades auditadas, no cumplen totalmente con |los principios evaluados, como consecuencia de los

siguientes hechos:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Estado General del Modelo Estándar de Control Interno El modelo estándar de control interno de la entidad desde su implementación

hasta diciembre 31 de 2011, presento un avance mínimo en su aplicación, lo que conlleva a que se sigan presentando falencias en cuanto al ambiente de control, administración de riesgos, autoevaluación y planes de mejoramiento internos

AREA PRESUPUESTAL

Todas las acciones y operaciones realizadas en virtud de la planeación y ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia de 2011, se ajustan al decreto 111 de 1996 y demás normas legales vigentes aplicables.

OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

Los estados financieros de la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER a diciembre 31 de 2011, fueron auditados por la funcionaria Uldari Moreno Ramírez, contador público y profesional integrante del grupo auditor, quien

teniendo en cuenta los criterios establecidos en la resolución 0042 de 2010 de la Contraloría General de Santander, y en razón a que las cifras presentadas aun persisten deficiencias, por tal motivo, incumplen con el principio de revelación; lo

que permite emitir una opinión con salvedad sobre los estados contables de la Asamblea Departamental de Santander.

LINEA CONTRATACION

Mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados

y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2011, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que

dieron origen a la contratación.

Al revisar los contratos, se verificó que cumplieran con lo establecido por ley,

teniendo en cuenta cada característica contractual de los mismos, establec iendo que en términos generales revisada la documentación relacionada con los procesos contractuales, estos se ajustan a los requerimientos en materia del

ejercicio legal de la contratación pública y al cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia y equidad, con algunas salvedades plasmadas dentro este informe así:




INFORME DEFINITVO


La entidad expide Registros Presupuestal con fecha anterior a la firma de los contratos configurándose hechos cumplidos; no se exige el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones; los objetos contractuales no

son puestos en marcha por la entidad caso concreto el estudio producto del contrato firmado para la prestación de servicios, apoyo administrativo frente a aplicación de la ley 594 de 2000 referente a la Ley General de Archivo; la

información que la entidad refleja en el SIA, en cuanto a la contratación no es confiable.

PRONUNCIAMIENTO

En cumplimiento de las Resoluciones No. 000294 de abril de 2009, 00617 de 2010 y 0042 de 2010 de la Contraloría General de Santander y con base en las conclusiones emitidas en el dictamen de auditoría en cada uno de los procesos

auditados por la Contraloría General de Santander, la cuenta rendida por la ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER por la vigencia 2011, se FENECE.

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P

F S

1 X

Se evidencia que la Asamblea Departamental de Santander maneja su

cuenta principal en el banco BBVA la cual a diciembre 31 de 2011 presenta un saldo de

$568.913.379,62 valor pendiente por conciliar, Así mismo en los estados

financieros se reflejan cheques girados en el 2011 los cuales a la fecha no han sido

cobrados perdiendo su vigencia. Por lo tanto

la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

IVAN FERNANDO

AGUILAR ZAMBRANO


6

2 X

Se evidencia ausencia de procedimientos y o manual donde se establezcan las políticas

para el manejo de los excedentes de tesorería lo anterior con el fin de disminuir los

niveles de riesgo y dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1525 de 2008. Por

lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento

IVAN FERNANDO

AGUILAR ZAMBRANO Presidente Asamblea de

Santander 7

3 X

Se evidencia el no registro en los estados

financieros de un computador y una

impresora comprado en diciembre de 2011 por valor de $2.860.000, así mismo la

entidad debe continuar con el proceso de depuración de inventarios y aplicar los

procedimientos implementados como formatos para el control de los bienes que

posee la entidad, en la actual utiliza bienes que son de propiedad de la Gobernación de

Santander. Por lo tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de

mejoramiento.

IVAN FERNANDO


Santander

8

4

DESVIRTUADO

IVAN FERNANDO AGUILAR ZAMBRANO


10

5 X

Dentro de la ejecución de gasto no se presupuesto el porcentaje destinado a

capacitación y bienestar por cuanto la corporación no a creada el fondo de


Presidente Asamblea de Santander 11




INFORME DEFINITVO


bienestar social laboral para dar cumplimiento a la Ley 1567 de 1998 Por lo

tanto la entidad debe enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

6 X

La corporación presupuesto por concepto de

indemnización de vacaciones $165.221.323 ejecutados en un 100% correspondiente a la

indemnización de vacaciones de 17

diputados y la secretaria general, es decir el número total de vacaciones compensadas en

dinero en el año 2011 representa el 100% del total de los empleados de la entidad, sin

embargo se evidencia que no existió oficio en el cual los corporados y la secretaria general

solicitaran el pago de dicha indemnización, pues estas fueron canceladas mediante una

nomina. Por lo tanto la entidad debe

enmarcarse dentro de un plan de mejoramiento.

IVAN FERNANDO


Santander 11

7 X

El modelo estándar de control interno de la

entidad desde su implementación hasta diciembre 31 de 201, presento un avance

mínimo en su aplicación, lo que conlleva a que se sigan presentando falencias en

cuanto al ambiente de control, administración de riesgos, autoevaluación y planes de

mejoramiento internos tal y como se confirma

en el informe presentado por la contratista de apoyo al MECI fechado diciembre 28 de

2011,donde certifica que”… el MECI, ha sido valorado como un modelo deficiente, con un

puntaje total del 56,5%, identificando un alarmante resultado de la evaluación general

de este sistema en la entidad…”

IVAN FERNANDO


Santander 12

8 x

El reglamento interno no está actualizado de

acuerdo a la nueva reglamentación determinada por la Ley se evidencia vacios

jurídicos entre otros el caso de elección de

comisiones en el evento de existir empate.

IVAN FERNANDO

AGUILAR ZAMBRANO


13

9 x

De los 58 contratos suscritos por la Asamblea Departamental durante la vigencia

2011, la entidad al momento de rendir la información al aplicativo SIA cuadro 20-13A

(cuadro de la contratación completo), solo reporto 36 contratos

IVAN FERNANDO


Santander 15

10 x

DESVIRTUADO

IVAN FERNANDO


Santander

16

11 x

contrato 020 de 2011, suscrito el 7 de junio

de 2011, por el que se adquirió un

computador y una impresora laser con destino a la Asamblea Departamental, su

Registro Presupuestal fue expedido con fecha del 2 de junio de 2011.



22

12 x

DESVIRTUADO



23 A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL

D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL

6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS




INFORME DEFINITVO


TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 09

DISCIPLINARIOS

FISCAL

PENAL SANCIONATORIO

Con el fin de orientar el ejercicio de la revisión de la cuenta al fortalecimiento de la entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el informe

señaladas como hallazgos administrativos deberá elaborara un plan de mejoramiento y presentarlo a esta Contraloría en el término de quince (15) días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación.

El plan de mejoramiento debe detallar las acciones que se implementaran por parte de la asamblea, sobre cada una de las debilidades detectadas y

plasmadas en el presente informe a través los hallazgos relacionados.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

SANDRA MILENA REY DELGADO MYRIAM BELTRAN BECERRA Coordinadora Auditoria Integrante Comisión Auditoría

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ULDARI MORENO RAMIREZ KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA Integrante Comisión Auditoría Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA

Sub Contralora Delegada Para El Control Fiscal

NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS INFORME...

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