NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306416 Fax (7) 6306420 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 58

NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000062 24 Abril 2014 )

ALCALDÍA MUNICIPIO HATO

REPRESENTANTE LEGAL

JORGE ERNESTO TOLOZA RONDON ALCALDE

TIEMPO DE EJECUCIÓN: Del 24 de febrero al 01 de marzo de 2014

VIGENCIA 2012 y 2013




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

Equipo Auditor

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializado

LUZ MARINA RUEDA DELGADO Profesional Especializado

ALVARO GUTIÉRREZ AYALA Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

3.1 EVALUACION RENDICION DE CUENTA 5

3.2 LINEA GESTION AMBIENTAL 5

3.3 LINEA PLAN DE MEJORAMIENTO 7

3.4 LINEA CONTROL INTERNO 9

3.5 LINEA PRESUPUESTAL 12

3.6 LINEA CONTRATACION 25

3.7 CONTROVERSIAS JUDICIALES 48

3.8 PLAN DE DESARROLLO 49

3.9 SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADEVERTENCIA 51

3.10 TRAMITE DE QUEJAS 53

4. DICTAMEN DE AUDITORIA 53

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 55

6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 58




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su plan general de auditoría vigencia 2014, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, quejas y denuncias, y controles de advertencia de la alcaldía municipal Hato, para el período 2012 y 2013. El desarrollo del proceso auditor se centró en el análisis al presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, entre otros, por ser auditoría modalidad especial no incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los estados financieros. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad.




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1. ANTECEDENTES En el año 2012, se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la alcaldía municipal Hato, por la cuenta de la vigencia 2011, dando como resultado la suscripción de un plan de mejoramiento por parte de la entidad con vencimiento de metas a febrero de 2013. 2. ALCANCE El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, quejas y denuncias, y controles de advertencia, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander, mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida, que allegó la alcaldía municipal del Hato, en el transcurso del proceso auditor, la revisión de los procesos anteriores son la base para el pronunciamiento de las vigencias analizadas. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 RESULTADO EVALUACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS

La cuenta de la vigencia 2012 y 2013 fue rendida dentro de los términos establecidos por la CGS, diligenciando todos los formatos y anexos 3.2 LINEA GESTIÓN AMBIENTAL La gestión ambiental tiene como propósito fundamental la preservación, conservación y mitigación a los problemas ambientales, a través de acciones normativas adoptando planes de control. La adecuada integración de los proyectos ambientales se enmarca en los procesos de planeación para promover la sostenibilidad ambiental, desde el punto de vista del consumo, se requiere a corto plazo la reducción del riesgo y la prevención de la degradación ambiental. En desarrollo del proceso auditor, se verificó el cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 106 de la Ley 1151 de 2007, para lo cual la Tesorería Municipal certifica saldos apropiados y ejecutados, con base en los datos del software financiero, y las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos del municipio Hato, vigencias 2012 y 2013, así:




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Durante las vigencias 2012 y 2013 el municipio Hato adelantó las siguientes actividades e inversión en materia ambiental:

DETALLE

ACTIVIDADES REALIZADAS

2012 2013

INVERSION (PESOS)

INVERSION (PESOS)

ADQUISICION Y MANTENIMIENTO DE AREAS CONSERVACION RECUROS HIDRICOS

No se ha realizado ninguna compra de terreno para la conservación del recurso hídrico, ni se ha realizado ningún mantenimiento a las áreas de conservación del recurso hídrico de propiedad del municipio

-

-

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE

Prestación de servicios de rehabilitación y mantenimiento de las redes de captación y conducción así como la limpieza y mantenimientos menores para el control de fugas, rehabilitación y mantenimiento de la planta de tratamiento de agua potable en el municipio, toma de lecturas, apoyo en el servicio de facturación, con el fin de optimizar y mejorar los sistemas de acueducto con lo que cuente el municipio

67,171,840.00 91,505,555.16

DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS

Prestar los servicios para la recepción y disposición final de los residuos sólidos ordinarios originados en el municipio Hato Santander

12,748,860.00 14,895,054.00

PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL

Prestación de servicios de aseo en el matadero municipal mantenimiento de la planta de aguas residuales Petar 16,000,000.00 11,832,681.57

TOTAL INVERSION POR VIGENCIA 95,920,700.00 118,233,290.73

DESCRIPCION DEL HALLAZGO Durante las vigencias 2012 y 2013 no se efectuaron inversiones en mantenimiento y adquisición de áreas para protección de recursos hídricos, al respecto la entidad manifestó que los predios que se pretenden adquirir son bastante onerosos y los recursos han sido insuficientes para su adquisición, la Administración Municipal está reuniendo los recursos de estas vigencias para que junto con los apropiados en la vigencia 2014 se pueda adquirir un predio que garantice la sostenibilidad del recurso hídrico considerando el agua como un factor de desarrollo económico y de bienestar social de los habitantes del municipio Hato. HALLAZGO N°1 Durante las vigencias 2012 y 2013 no se efectuaron inversiones en mantenimiento y adquisición de áreas para protección de recursos hídricos. Configurándose un hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría.




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal 3.3 LINEA PLAN DE MEJORAMIENTO 2011 La entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento vigente con la Contraloría General de Santander, producto del informe definitivo de la auditoria N°118 del 26 de Diciembre 2012. Evaluado y tabulado el cumplimiento al Plan de Mejoramiento, se observa, que se presentaron veintinueve hallazgos de los cuales se ha dado cumplimiento a catorce (24) acciones correctivas, es decir un porcentaje de cumplimiento del 83%, están pendientes por cumplir 5 acciones como se registran en el siguiente cuadro:

HALLAZGO N°

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA

DESCRIPCION DE METAS

FECHA INICIACION

FECHA TERMINACI

ON

PORCENTAJE AVANC

E FUNCIONARIO RESPONSABLE

3

NO EXISTE CLARIDAD EN LA IDENTIFICACION DE LOS BIENES QUE SE REGISTRAN EN LA CUENTA BIENES DE USO PUBLICO. SE FUNDAMENTA ESTE HALLAZGO AL OBSERVAR QUE NO SE HA REALIZADO UN INVENTARIO DE LOS BIENES DE USO PUBLICO DONDE SE EVIDENCIE SU IDENTIFICACION, CUNATIFICACION Y DETALLE DEL MISMO, POR LO CUAL SE CONSIDERA EN INCERTIDUMBRE EL SALDO DE ESTA CUENTA QUE ASCIENDE A $1.182,372,969.

CONTRATAR PERSONAL ESPECIALIZADO QUE ADELANTE EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LOS BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO CON SU RESPECTIVO AVALUO

CON BASE EN LOS AVALUOS ADELANTADOS SE EXPEDIRA EL RESPECTIVO ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE EL CUAL SE ORDENE CONTABILIZAR, SEGÚN EL CASO ESPECIFICO, PARA ELIMINACION Y/O INCORPORACION DE LOS BIENES. 2013/02/01 2014/06/30 0%

ALCALDE PLANEACION CONTADORA

23

COLABORAR CON EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS EN LA RECARGA DE LOS EQUIPOS EXTINTORES, PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA ACTIVIDAD BOMBERIL EN EL MUNICIPIO

PRESTAR MAYOR ATENCIÓN AL CUERPO DE BOMBEROS DEL MUNICIPIO DOTANDOLOS DE LOS EQUIPOS NECESARIOS PARA EL BUEN DESARROLLO DE SUS LABORES.

DOTAR AL CUERPO DE BOMBEROS DE EQUIPOS DE TRABAJO COMO SON RECARGAS DE EXTINTORES Y UNIFORMES NECESARIOS PARA EL CABAL CUMPLIMIENTO DE SUS VALIOSAS FUNCIONES. 2013/01/20 2013/12/31 0%

SECRETARIA DE GOBIERNO

31

RERALIZAR ESTUDIO TECNICO QUE PERMITA ESTABLECER EL NUMERO DE HECTAREAS DESFORESTADAS EN EL MUNICIPIO, CON EL APOYO DE LA SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL

SE REVISARA EL ESTUDIO MENCIONADO PARA ESTABLECER LAS AREAS REALES DE LA DESFORESTACION

CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS (RESOLUCIONES) DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL (CONTRALORIA) Y LA 2013/01/10 2013/12/31 0%

SECRETARIA DE HACIENDA,

PLANEACION Y CONSEJO

MUNICIPAL




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CONSTITUCION POLITICA

32

APOYAR Y EJUCATR RECURSOS PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS AREAS DE IMPORTACIA ESTRATEGICA QUE SURTEN DE AGUA EL ACUEDUCTO DEL MUNICIPIO

PARA LA PRESENTE VIGENCIA SE TIENE PROYECTADA LA COMPRA DE TERRENOS EN LA ZONA DE INFLUENCIA DE LOS NACIMIENTOS DEL AGUA QUE SURTEN EL ACUEDUCTO MUNICIPAL

CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS (RESOLUSIONES) DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL (CONTRALORIA) Y LA CONSTITUCION POLITICA 2013/01/25 2013/12/31 0%

SECRETARIA DE PLANEACION

33

REALIZAR EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO CULTURAL E INVENTARIO DE BIENES DE INTERES CULTURAL DEL MUNICIPIO. LA ADMINISTRACION MUNICIPAL MANIFIESTA QUE NO EXISTEN LOS INVENTARIOS EN CUESTION, SEGÚN RESPUESTA A REQUERIMIENTO DEL EQUIPO AUDITO

REALIZAR A LA MAYOR BREVEDAD POSIBLE EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO CULTURAL E INVENTARIO DE BIENES DE INTERES CULTURAL DEL MUNICIPIO

REALIZAR INVENTARIO DE PATRIMONIO CULTURAL Y BIENES DE INTERES CULTURAL DANDOLE SIGUIENDO LAS PAUTAS DESARROLLADAS POR EL SINIC 2013/01/20 2013/07/20 0%

SECRETARIA DE PLANEACION

HALLAZGO N°2 En la Alcaldía de Hato no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la alcaldía y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo con alcance administrativo con el fin de que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que suscriba de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento por parte del Ente de Control. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presento controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion




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Funcionaria Control Interno SEGUIMIENTO POR PARTE DEL JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN LA ALCALDIA “Las Oficinas de Control Interno de las entidades auditadas, apoyarán al Jefe de la Entidad o Representante Legal en la formulación de los planes de mejoramiento, en su seguimiento y evaluación. Los documentos que contengan los mismos serán suscritos de manera conjunta por el jefe de la entidad o representante legal y el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces”. HALLAZGO N°3 No se evidenció seguimiento por parte del funcionario encargado de control interno respecto al control y evaluación del plan de mejoramiento suscrito. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo de tipo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion Funcionaria Control Interno 3.4 LINEA CONTROL INTERNO El sistema de Control Interno está definido en la Ley 87 de 1993, como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos




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ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando” Así las cosas, dicha oficina se constituye en el “control de controles” por excelencia, ya que mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a contribuir a la alta dirección en la toma de decisiones que orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los fines estatales. Es claro que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno y la ejecución de los controles establecidos es una responsabilidad de los encargados de los diferentes procesos de la entidad y no solo de la oficina de Control Interno, a la cual le corresponde desarrollar un papel evaluador y asesor independiente en la materia. El MECI resalta la función de la Oficina de Control Interno, de asesoría y evaluación dentro de un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción; en tal sentido esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la alta dirección radica en tomar decisiones asertivas y en el tiempo indicado. CRONOGRAMAS ANUALES DE AUDITORÍAS

En la vigencia 2012, no se implementaron los planes de acción de la oficina de Control Interno al no existir cronograma anual de auditoría, se observa que no existen auditorías internas por parte de la oficina de Control Interno relacionados con todas las áreas de la entidad por lo tanto no presentan planes de mejoramiento si se detectan hallazgos de tal manera que permitan un mejoramiento continuo, por lo tanto el funcionario encargado de ejercer las funciones de control interno no dando cumplimiento a los roles del Control Interno y en especial asesoría a la alta dirección. En la vigencia 2013 realizó auditoría interna al proceso de contratación detectando falencias como falta de planeación, también se realizó auditoría al proceso de recaudo en el módulo predial. La alcaldía debe dar cumplimiento al literal e) del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, dado que presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. HALLAZGO N°4

No realiza auditorías a todos los procesos de la entidad en el momento oportuno, es decir, ejerce un control posterior y no preventivo, no exige por medios coercitivos los planes de mejoramiento a cada una de las dependencias de la alcaldía, la alcaldía presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo de tipo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion Funcionaria Control Interno

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO (FUNCIONARIO ENCARGADO

DE LAS LABORES) DESCRIPCION DEL HALLAZGO Evaluado el Sistema de Control Interno mediante la aplicación de técnicas de auditoría a los procesos, se evidencian debilidades y ausencia de controles, es necesario que la entidad, fortalezca controles en el Sistema de Control Interno, que le sirvan de herramienta para la toma de decisiones y poder cumplir los objetivos y metas planeados y finalmente se obtenga unos resultados óptimos en su gestión, como es la de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riegos que los afecten y el estricto seguimiento a los planes de mejoramiento que suscriba la entidad con el fin de obtener una mejora continua en su gestión.

Se presentan debilidades de control interno relacionadas con los elementos de ambiente de control, monitoreo y canales de comunicación pues en la auditoría se pudo evidenciar que la entidad no cuenta con un sistema de evaluación efectiva que permita generar la cultura de autocontrol y el mejoramiento continuo de la gestión institucional; de igual manera, se continúan presentando debilidades en los canales de comunicación, pues éstos no resultan efectivos al sensibilizar y retroalimentar a sus funcionarios, en la medida que la comunicación no llega de manera adecuada, entre los niveles de apoyo y los misionales.

HALLAZGO N°5 El Sistema de Control Interno presenta deficiencias relacionadas con la falta de estructuración de un plan estratégico y de acción que permitan desarrollar todas las funciones, atribuciones y objetivos de la entidad, evidenciándose que la alcaldía de Hato, no cumple la totalidad de objetivos misionales, lo que determina que el sistema en su conjunto no es eficiente ni eficaz. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion Funcionaria Control Interno 3.5 LINEA PRESUPUESTAL La alcaldía municipal de Hato, estableció el presupuesto general de rentas y gastos para la vigencia fiscal 2012, mediante el acuerdo N°24 de noviembre 24 de 2011, en la suma de $2.630.078.343, el cual fue adicionado en la suma de $1.570.193.586,29, se realizaron reducciones por valor de $306.342.207, para un presupuesto definitivo de $3.940.929.722.29, del cual se recaudó el 102% por valor de $4.030.427.977.50. La Alcaldía Municipal de Hato, estableció el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2013, mediante el acuerdo N°30 de noviembre 15 de 2012, en la suma de $3.304.737.809, el cual fue adicionado en la suma de $2.862.807.847, se realizaron reducciones por valor de $170.280.273, para un presupuesto definitivo de $5.996.665.383, del cual se recaudó el 96% por valor de $5.730.670.109

EJECUCION DE INGRESOS 2012 - 2013(PESOS)




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2012 %PARTI 2013 %PARTI

INGRESOS TRIBUTARIOS 233,876,585 5.80 350,764,492 6.12

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 101,872,276 2.53 110,786,027 1.93

RECAUDOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

3,123,551,597 77.50 3,280,370,779 57.24

OTROS APORTES 129,619,724 3.22 883,066,559 15.41

TRANSFERENCIAS DE LA NACION 30,000,000 0.74 344,475,088 6.01

TRANSFERENCIAS DEL DEPARTAMENTO 50,619,724 1.26 293,356,443 5.12

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 49,000,000 1.22 245,235,027 4.28

RECURSOS DE CAPITAL 325,684,063 8.08 967,550,131 16.88

INGRESOS FONDOS ESPECIALES - LEY 56 DE 1981 ART 4 FONDO DE HABITACIONES HIGIENICAS Y FONDO DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

115,823,733 2.87 138,132,122 2.41

TOTAL INGRESOS 4,030,427,978 103 5,730,670,109 115

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal. De acuerdo a su ejecución y participación, se observa que los recursos del SGP (educación, propósito general, alimentación escolar, regalías) participaron en un 57% en la vigencia 2013 ; seguido por los recursos de capital en un 17%; otros aportes de (la nación, departamento y regalías) en un 15%; ingresos tributarios (sobre tasa a la gasolina, predial, industria y comercio, avisos y tableros, publicidad exterior visual, servicio de alumbrado público, espectáculos, estampillas) en un 6%; los fondos especiales en un 2.4%. Y los no tributarios (rentas contractuales, multas, intereses moratorios) en un 2%.

EJECUCION DE INGRESOS COMPARATIVAS 2012 - 2013(PESOS)

2012 2013 VAR. VAR. %

INGRESOS TRIBUTARIOS 233,876,585 350,764,492 116,887,907 50%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 101,872,276 110,786,027 8,913,751 9%

RECAUDOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 3,123,551,597 3,280,370,779 156,819,182 5%

OTROS APORTES 129,619,724 883,066,559 753,446,835 581%

Transferencias De La Nación 30,000,000 344,475,088 314,475,088 1048%

Transferencias Del Departamento 50,619,724 293,356,443 242,736,719 480%

Sistema General De Regalías 49,000,000 245,235,027 196,235,027 400%

RECURSOS DE CAPITAL 325,684,063 967,550,131 641,866,068 197%

INGRESOS FONDOS ESPECIALES - LEY 56 DE 1981 ART 4 FONDO DE HABITACIONES HIGIENICAS Y FONDO DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUNANO 115,823,733 138,132,122 22,308,389 19%

TOTAL INGRESOS 4,030,427,978 5,730,670,109 1,700,242,131 42%

Fuente: Secretaría de Hacienda Municipal.

El presupuesto de ingresos del municipio Hato se incrementó en $1.700.242.131 es decir un 42% al pasar de $4.030.427.978 de la vigencia 2012 a $5.730.670.109 en el 2013, evidenciándose que otros aportes (de la nación, departamento y regalías) se incrementó en un 581%; los ingresos tributarios en el 50% y los ingresos de fondos especiales en el 19%




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MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 2012 Y 2013

VIGENCIA PTO INICIAL PTO DEFINITIVO MODIFICACIONES

2012 2,677,078,343.00 3,940,929,722.29 1,263,851,379.29 32%

2013 3,304,137,809.00 5,996,665,383.46 2,692,527,574.46 45%

Los estimativos a las rentas municipales de Hato durante la vigencia 2012 que se cerró el 31 de diciembre, tuvo adiciones del 32% y en el 2013 del 45%. COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS (PESOS)

VIGENCIA PTO INICIAL ADICIONES

REDUCCIONES

PTO DEFINITIVO

PRESUPUESTO

RECAUDADO

PRESUPUESTO POR

RECAUDAR

% DE RECAU

DO

2010 2,065,121,890

1,731,328,721

134,678,950

3,661,771,661

3,507,424,105

154,347,556 95.78

2011 2,536,543,599

1,222,327,756

187,631,483

3,571,239,872

3,400,590,460

170,649,412 95.22

2012 2,677,078,343

1,570,193,586

306,342,207

3,940,929,722

4,030,427,978

(89,498,255) 102.27

2013 3,304,137,809

2,862,807,847

170,280,273

5,996,665,383

5,730,670,109

265,995,274 95.56

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución Presupuestal de Ingresos De la tabla anterior, se deduce que el presupuesto inicial de ingresos se incrementó en un 23% entre las vigencias 2010-2011; un 6% entre las vigencias 2011-2012 y en 23% entre las vigencias 2012-2013; sin embargo, el presupuesto recaudado disminuyo en 3% entre las vigencias 2010-2011; se incrementó el recaudo en un 19% entre las vigencias 2011-2012 y un 42% entre las vigencias 2012-2013. COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LAS RENTAS

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LAS RENTAS

RENTAS 2010 2011 2012 2013

INGRESOS TRIBUTARIOS 130,802,211.10

104,330,241.00

233,876,585

350,764,492.00

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 92,363,530.40

44,696,138.04

101,872,276

110,786,027.00

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

2,401,638,932.91

2,487,094,811.00

3,123,551,597

3,280,370,778.81

OTROS APORTES 440,873,298.94 229,579,975.29

129,619,724

883,066,558.71

RECURSOS DE CAPITAL 403,653,297.83

406,018,173.21

325,684,063

967,550,131

INGRESOS FONDOS ESPECIALES - LEY 56 DE 1981 ART 4 FONDO DE HABITACIONES HIGIENICAS Y FONDO DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUNANO

93,591,893.04

128,871,121.77

115,823,733.00

138,132,122

TOTAL INGRESOS 3,562,923,164.22

3,400,590,460.31

4,030,427,978

5,730,670,109.34

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos El comportamiento de los ingresos por rentas del municipio Hato, durante los últimos cuatro años fue así: de la vigencia 2010 al 2011 disminuyó en un 5%; de 2011-2012 se incrementó en un 19%, y de 2012-2013 se incrementó en un 14%.




INFORME DEFINITIVO


Los ingresos en la vigencia 2013, presentan un crecimiento sostenido en los ingresos tributarios, especialmente impuesto predial e industria y comercio y los ingresos tributarios. COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

DETALLE 2010 2011 2012 2013

PRESUPUESTOS DE GASTOS FUNCIONAMIENTO

537,423,839

546,001,243

670,558,513

681,606,818

PRESUPUESTO GASTOS DE INVERSION

3,179,589,338

3,025,238,629

3,270,371,209

5,315,058,566

TOTAL EJECUTADO

3,717,013,177

3,571,239,872

3,940,929,722

5,996,665,383

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución Presupuestal de Egresos

En la ejecución presupuestal de gastos se observa que la alcaldía municipal de Hato disminuyó su ejecución de gastos en un 4% entre las vigencias 2010-2011; se incrementó en un 10% entre las vigencias 2011-2012 y se incremento en 52% entre las vigencias 2012-2013.

1 2

3 4

2010 2011

2012 2013

3.717.013.177

3.571.239.872

3.940.929.722 5.996.665.383

EJECUCION COMPARATIVA DE GASTOS ALCALDIA HATO 2010-2013




INFORME DEFINITIVO


Se observa en la tabla y gráfico anterior que el presupuesto definitivo de gastos de la vigencia 2012 se ejecutó en un 85% y los pagos en un 99%; en la vigencia 2013 se ejecutó en un 82% y los pagos en el 88%. En la vigencia 2012 los gastos de funcionamiento correspondieron al 17% del presupuesto definitivo en el 2013 al 13%. En 2013, los pagos de funcionamiento ascendieron a $ 653 millones (incluyendo pensiones, FONPET y transferencias a organismos de control), presentando una estabilización frente a los pagos realizados por este concepto en el año 2012. El gasto de inversión total del municipio en la vigencia 2012 y 2013 estuvo financiado en un alto porcentaje con recursos del sistema general de participaciones y recursos propios, la inversión se concentró principalmente en los sectores de salud, educación, alimentación escolar, agua potable, otros sectores. Los gastos de inversión con recursos propios en la vigencia 2012 corresponden al 7% del presupuesto definitivo y en el 2013 al 6%. Los gastos de inversión con recursos del sistema general de participación durante la vigencia 2012 fueron el 74% del presupuesto definitivo y en el 2013 el 79%. DESCRIPCION DEL HALLAZGO

0

1.000.000.000

2.000.000.000

3.000.000.000

4.000.000.000

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE INVERSION RECURSOS PROPIOS GASTOS DE INVERSION SGP Y OTROS

2012 638.251.571 238.831.566 2.453.802.881

2013 652.675.089 243.486.692 3.999.657.852

PES

OS

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS COMPROMETIDOS 2012-2013

PRESUPUESTO EJECUTADO DE GASTOS 2012 Y 2013

2012 2013

GASTOS PPTO DEFINITIVO

COMPROMETIDO PAGADO %DEF %COMP % PAG

PPTO DEFINITIVO COMPROMETIDO PAGADO %DEF %COMP % PAG

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

670,558,513 638,251,571 638,251,571 17% 19% 19% 681,606,818 652,675,089 651,333,889 11% 13% 15%

GASTOS DE INVERSION RECURSOS PROPIOS

337,807,448 238,831,566 238,831,566 9% 7% 7% 272,226,560 243,486,691 239,402,846 5% 5% 6%

GASTOS DE INVERSION SGP Y OTROS

2,932,563,761 2,453,802,881 2,436,645,740 74% 74% 74% 5,042,832,006 3,999,657,852 3,393,265,734 84% 82% 79%

TOTAL 3,940,929,722 3,330,886,018 3,313,728,877 100% 100% 100% 5,996,665,383 4,895,819,633 4,284,002,469 100% 100% 100%




INFORME DEFINITIVO


El municipio en la vigencia 2012 solo ejecutó el 85% y en 2013 el 82% del presupuesto, dejando de ejecutar en el 2012 la suma de $610.043.704; y 2013 la suma de $1.100.845.750 la menor ejecución se encontró para la inversión con recursos propios y del SGP Al respecto la administración manifestó: durante los primeros cinco meses de la vigencia fiscal 2012 se estaba en la elaboración, presentación y aprobación del Plan de Desarrollo Municipal por lo tanto no se adelantó mayor ejecución de los recursos. Debido a los constantes cambios en la normatividad de contratación pública ha dificultado la contratación de la totalidad de los recursos apropiados, hasta tanto se socialicen las normas y los funcionarios responsables se capaciten sobre los diferentes temas para adelantar los procesos contractuales pertinentes. En la vigencia fiscal 2013 se dejaron de ejecutar los recursos de regalías en razón a que no se obtuvo la viabilidad del Vice ministerio de Aguas para que el OCAD apruebe la ejecución de estos recursos. HALLAZGO N°6 El municipio en la vigencia 2012 solo ejecutó el 85% y en 2013 el 82% del presupuesto, dejando de ejecutar en el 2012 la suma de $610.043.704; y 2013 la suma de $1.100.845.750 la menor ejecución se encontró para la inversión con recursos propios y del SGP, lo manifestado por la administración no justifica la no inversión de estos recursos en la población beneficiaria para lograr el objetivo para lo cual fueron asignados los mismos. Por los resultados obtenidos, la gestión presupuestal no contribuye a la gestión administrativa como herramienta de planeación y control de los recursos a cargo de la alcaldía y su gestión no es la esperada, como se determina en el análisis de la ejecución presupuestal, se obtiene una baja utilización de los recursos, lo que determina el aplazamiento de necesidades insatisfechas de la población más vulnerable del municipio es así que los beneficiarios de los proyectos de inversión no reciben los bienes y servicios en la vigencia determinada. Por lo anterior, se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal




INFORME DEFINITIVO


EJECUCIÓN CON RECURSOS DEL FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

RECAUDO E INVERSION POR EL FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

AÑO RECAUDO RECURSOS DEL BALANCE

TOTAL INVERSION RECURSOS NO INVERTIDOS

2012 28,749,006 26,099,082 54,848,088 31,580,000 23,268,088

2013 22,220,817 23,268,087 45,488,904 2,772,284 42,716,620

Durante la vigencia 2012, el recaudo por este concepto incluyendo los recursos del balance ascendieron a $54.848.088 de los cuales solo invirtieron $31.580.000 en (cofinanciación para la adquisición de una camioneta y motos para la estación de policía del municipio, así mismo cofinanciación para la compra de un vehículo para apoyo de las acciones de seguridad del CTI) quedando un saldo de $23.268.088 que no ejecutaron los cuales incluyeron en la vigencia 2013 como recursos del balance; en la vigencia 2013 se recaudó $45.488.904, de los cuales solo se invirtió $2.772.284 en la compra de dos sistemas de sonido para el municipio y policía nacional, quedando un saldo por ejecutar de $42.716.620 Al respecto la administración manifestó que los recursos del fondo de seguridad ciudadana son compartidos entre el CTI, Policía y Ejército Nacional, los cuales en los comités de seguridad establecen las inversiones a realizar con estos recursos, se ha acordado en las reuniones la presentación de proyectos por parte de estas entidades, como no se obtienen los proyectos no se puede adelantar la contratación respectiva. HALLAZGO N°7 Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos. Por lo anterior, se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal EJECUCIÓN CON RECURSOS ESTAMPILLA PROCULTURA




INFORME DEFINITIVO


RECAUDO E INVERSION ESTAMPILLA PRO-CULTURA

AÑO RECAUDO RECURSOS DEL BALANCE

TOTAL INVERSION RECURSOS NO INVERTIDOS

2012 17,447,468 13,808,609 31,256,077 23,222,583 8,033,494

2013 39,031,146 8,033,494 47,064,640 12,929,000 34,135,640

Durante la vigencia 2012, el recaudo por este concepto incluyendo los recursos del balance, ascendieron a $31.256.077, de los cuales solo invirtieron $23.222.583 en (prestación de servicios logísticos en actividades culturales, actividades artísticas y culturales y fortalecimiento costumbres decembrinas) quedando un saldo de $8.033.494 adicionándolos en la vigencia 2013 como recursos del balance. En la vigencia 2013 se recaudó $47.064.640, de los cuales solo se invirtió $12.929.000 en (cofinanciación del festival cultural, actividades artísticas) quedando un saldo por ejecutar de $34.135.640. Al respecto la administración manifestó que “los recursos se invirtieron de acuerdo a lo establecido en el Plan de Desarrollo Municipal. Es pertinente aclarar al equipo auditor que los recursos que no se ejecutaron corresponden en su mayoría al superávit en el recaudo que no fue adicionado al presupuesto en cada una de las vigencias por cuanto este superávit se logró en el último trimestre de la vigencia y ya no se alcanzaba a ejecutar”. HALLAZGO N°8 Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos de tal manera que lleguen a la población beneficiaria. Por lo anterior, se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan en su totalidad. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal EJECUCIÓN CON RECURSOS ESTAMPILLA PRO BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR




INFORME DEFINITIVO


RECAUDO E INVERSION ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

AÑO RECAUDO RECURSOS DEL BALANCE TOTAL INVERSION

RECURSOS NO INVERTIDOS

2012 69,627,259 25,408,279 95,035,538 60,408,279 34,627,259

2013 76,880,159 37,707,723 114,587,882 75,369,056 39,218,826

Durante la vigencia 2012, el recaudo por este concepto incluyendo los recursos del balance, ascendieron a $95.035.538, de los cuales solo invirtieron $60.408.279 en (centros vida, hogares de atención, participación fonpet 20% y fondo estampilla pro anciano) quedando un saldo de $34.627.29. En la vigencia 2013 se recaudó $114.587.882 incluyendo los recursos del balance, de los cuales solo se invirtió $75.369.056 quedando un saldo por ejecutar de $39.218.826 Al respecto la administración manifestó que “Es pertinente aclarar al equipo auditor que los recursos que no se ejecutaron corresponden en su mayoría al superávit en el recaudo que no fue adicionado al presupuesto en cada una de las vigencias por cuanto este superávit se logró en el último trimestre de la vigencia y ya no se alcanzaba a ejecutar”. HALLAZGO N°9 Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos. Por lo anterior, se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal

TRANSFERENCIA DEL DEPARTAMEMTO POR ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

AÑO DETALLE VALOR COMPROMISOS PAGOS




INFORME DEFINITIVO


2012 Resolución N° 16836/12 Centro Vida

5,420,100 5,420,100 5,420,100

2013

Resolución N° 11458/13 Centro bienestar adulto mayor

10,051,138 10,051,138 10,051,138

Resolución N° 11458/13 Centro Vida

25,860,430 25,860,430 25,860,430

La transferencia departamental recibida por estampilla pro bienestar del adulto mayor en la vigencia 2012 fué de $5.420.100 para centros vida, en la vigencia 2013 fue de $10.051.138 para la atención de adultos mayores en centros de bienestar y $25.860.430 para Centros vida. DEUDA PÚBLICA El municipio durante la vigencia 2012 no tuvo deuda pública con ninguna entidad financiera, durante la vigencia 2013 el Concejo Municipal mediante Acuerdo No.026 de Agosto 29 de 2013 autorizó al Alcalde del Municipio Hato, para gestionar, tramitar y celebrar contrato de empréstito público interno a favor del Municipio con entidad financiera pública o privada, hasta por la suma de: QUINIENTOS MILLONES DE PESOS MCTE ($500.000.000,oo), este crédito fue tramitado con el Banco Agrario de Colombia, se encuentra aprobado y está en trámite el registro en la Base de Datos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aún no se ha solicitado su desembolso. Los recursos provenientes del empréstito autorizado se destinarán a la Construcción y Mejoramiento de Vivienda en sitio propio de la población urbana y rural del Municipio Hato. CUMPLIMIENTO DE LÍMITES DE GASTOS LEY 617 DE 2000 Sector Central (Municipio Hato) El municipio Hato se encuentra en la categoría sexta, no podrá ejecutar un monto de gastos de funcionamiento superior al 80% de los ingresos corrientes de libre destinación.

ADMINISTRACION CENTRAL 2012 2013

INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACION 1,031,062,885 1,018,811,919

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ADMON CENTRAL EJECUTADOS 483,452,129 488,343,125

RELACION GASTOS/ICLD 46.89 47.93

LIMITE ESTABLECIDO POR LA LEY 617 80% 80%

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos Alcaldía

Se observa que el municipio Hato en la vigencia 2012 y 2013, cumplió con el límite de gastos establecido en la Ley 617 de 2000, en cuanto a la administración central, puesto que las erogaciones de la vigencia por concepto de gastos de funcionamiento no superan el 80% de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación permitidos para un ente territorial de sexta categoría, igualmente el Concejo Municipal, y la Personería Municipal PERSONERÍA MUNICIPAL DE HATO

PERSONERIA MUNICIPAL 2012 2013




INFORME DEFINITIVO



LIMITE PRESUPUESTAL LEY 617 DE 2000 (I.C.L.D * %) 85,005,000 88,425,000

TRANSFERENCIAS REALIZADAS POR EL MUNICIPIO 85,005,000 88,425,000

GASTOS EJECUTADOS EN LA VIGENCIA 81,128,528 88,417,065

PORCENTAJE DE EJECUCION FRENTE AL LIMITE LEY 617 95.44 99.99

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos

Las transferencias realizadas por el Municipio Hato para la vigencia 2012 y 2013, corresponden a un valor de $81.128.528 y $88.417.065 para la Personería Municipal, siendo el límite de $85.005.000 y $88.425.000, ajustándose al límite presupuestal según la Ley 617 de 2000. Así mismo el valor de los gastos ejecutados por la personería en la vigencia 2012 y 2103, corresponden a la suma de $81.128.528 y $88.417.065, arrojando un porcentaje de ejecución del 95% y 100% en cada vigencia frente al límite presupuestal de la Ley 617 de 2000. CONCEJO MUNICIPAL DE HATO

CONCEJO MUNICIPAL 2012 2013


I.C.L.D * 1.5% 15,465,943 15,282,179

HONORARIOS CONCEJALES 58,563,540.00 61,191,900.00

TOTAL LIMITE PRESUPUESTAL SEGÚN LA LEY 617 DE 2000 74,029,483 76,474,079

TRANSFERENCIAS REALIZADAS POR EL MUNICIPIO 74,029,483 76,474,079

GASTOS EJECUTADOS EN LA VIGENCIA 73,670,914 75,914,899

PORCENTAJE DE EJECUCION FRENTE AL LIMITE LEY 617 99.52 99.27


Como se observa en el cuadro anterior, el Municipio Hato le transfirió al Concejo Municipal durante la vigencia 2012 y 2013 un valor de $74.029.483 y $76.474.079, con lo que se puede evidenciar el cumplimiento del límite establecido por la Ley 617. Así mismo los gastos ejecutados por el Concejo Municipal de Hato corresponden a un valor de $73.670.914 en el 2012 y $75.914.899 en el 2013, observándose un porcentaje de ejecución de gastos frente al límite presupuestal Ley 617 de 2000 de 99%. RESERVAS PRESUPUESTALES A 31 de diciembre de 2012, mediante Decreto N°068 de 2012, se constituyó reservas presupuestales por valor de $17.157,141, se canceló en marzo de 2013 el valor de $12.777.241,20 el valor no cancelado de $4.379.899,80 corresponde a un saldo a favor en la liquidación del contrato.

CONTRATISTA FECHA DE PAGO

OBJETO VALOR CANCELADO

Serbisan Marzo 19 de 2013

Contrato de obra pública 085/2011 ejecución a todo costo de las obras de mejoramiento y mantenimiento de la vía terciaria sobre el puente la vega de la vereda páramo en el Municipio Hato Dpto de Santander.

12.777.241,20




INFORME DEFINITIVO


A 31 de diciembre de 2013, mediante Decreto N°070 de 2013, se constituyó reservas presupuestales por valor de $509.063.348, a la fecha aún no se ha cancelado ninguna. Este ente de control considera importante mencionar: -Artículo 8 LEY 819 DE 2003 “Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente...En los eventos en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectúe en la vigencia fiscal siguiente, se atenderá con el presupuesto de esta última vigencia, previo el cumplimiento de los ajustes presupuestales correspondientes…”. -Circular 031 de 2011 del Procurador General de la Nación, en donde las reservas Presupuestales no podrán utilizarse para resolver deficiencias generadas en falta de Planeación. -Pronunciamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que califica las reservas como “un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestal.” En consecuencia afecta el cumplimiento de metas de los diferentes proyectos de Inversión conforme a lo programado en la vigencia 2012. HALLAZGO N°10 El Municipio constituyó reservas presupuestales tal y como se registró anteriormente, lo anterior se debe a la insuficiencia de controles y falta de coordinación al interior de la entidad y en especial de los responsables de los diferentes proyectos de inversión. En consecuencia, afecta el cumplimiento de metas de los diferentes proyectos de inversión conforme a lo programado en la vigencia 2013 , así mismo se evidencia que la planeación en la ejecución de los recursos no es coherente con el principio de anualidad es importante efectuar los procesos precontractuales con anticipación y evitar comprometer recursos a la expiración de la vigencia fiscal para ser ejecutados en la siguiente vigencia, por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal

En la vigencia fiscal 2013 el Concejo Municipal mediante Acuerdo N°27 de octubre 21 de 2013, autorizó al Alcalde del Municipio Hato, para comprometer vigencias futuras ordinarias para convenios interadministrativos por la suma de $6.500.000; con el Acuerdo N°28 de octubre 22 de 2013 autorizó para el convenio interadministrativo con Invías y Finagro la suma de $498.180.000 y con el Acuerdo N° 33 de noviembre 26 de 2013, autorizó la suma de 474.860.029.80 para convenios interadministrativos con el Ministerio del interior y departamento de Santander.

ESTADO DE SITUACION PRESUPUESTAL

2010 2011 2012 2013

VIGENCIAS FUTURAS AUTORIZADAS AL MUNICIPIO HATO

Año Autorización Vigencia Futura (Vf)

Año Final Vf

Fecha Autorización Vf

Acuerdo Vf

Tipo Vf

Tipo Gasto Vf

Denominación Rubro Presupuestal

Monto Total Autorizado Vf

Monto Comprometido En La Vigencia

Saldo Total Por Comprometer Vf

2013 2014 2013/10/21 27 O INVERSION

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

4,000,000 600,000. 3,400,000

2013 2014 2013/10/21 27 O FUNCIONA

COMUNICACIONES Y TRANSPORTE

2,500,000 375,000 2,125,000

2013 2014 2013/10/22 28 O INVERSION

CONVENIO INVIAS N. 02141/2013

360,000,000 357,798,165 2,201,835

2013 2014 2013/10/22 28 O INVERSION

ACUERDO FINANCIAMIENTO N. IAT 278 /2013 FINAGRO

138,180,000 55,272,000 82,908,000

2013 2014 2013/11/26 33 O INVERSION

CONVENIO INTERADMON CON LA NACION

63,675,439 - 63,675,439

2013 2014 2013/11/26 33 O INVERSION

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 688/2013 LA NACION

226,809,244 - 226,809,244

2013 2014 2013/11/26 33 O INVERSION

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 5015/2013 CON EL DEPARTAMENTO

184,375,346 - 184,375,346




INFORME DEFINITIVO


INGRESOS RECAUDADOS 3,507,424,105 3,400,590,460 4,030,427,978 5,730,670,109

GASTOS O PRESUPUESTO COMPROMETIDO 3,200,174,376 3,269,340,509 3,330,886,018 4,895,819,633

SUPERAVIT O DEFICIT PRESUPUESTAL 307,249,729 131,249,951 699,541,960 834,850,476


El estado de situación presupuestal de la alcaldía municipal de Hato, refleja que sus finanzas han mostrado una tendencia constante al reportar superávit presupuestal en las vigencias 2010 al 2013, en razón a que las rentas han sido superiores a sus compromisos presupuestales es de mencionar el superávit presupuestal presentado al final de la vigencia 2013 por valor de $834.850.476, como se presenta en la tabla anterior, refleja deficiencias en la ejecución del gasto público. 3.6 LÍNEA DE AUDITORÍA A LA CONTRATACIÓN Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Alcaldía del Municipio Hato– Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en la vigencia 2012 y 2013, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. El Municipio Hato suscribió 117 contratos durante la vigencia 2012, por un valor de MIL QUINIENTOS CINCO MILLONES QUINIENTOS QUINCE MIL NOVECIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS MCTE ($1.505.515.974), y en la vigencia 2013 se suscribieron 154 contratos por un valor de DOS MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y TRES MILLONES TREINTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS CINCUENTA PESOS MCTE ($2.873.034.650), incrementándose en un 91% en valor y un 32% respecto al número de contratos de una vigencia a otra. Discriminados bajo las siguientes Modalidades y Clases de Contratación:

0 1.000.000.000 2.000.000.000 3.000.000.000 4.000.000.000 5.000.000.000 6.000.000.000

2010 2011 2012 2013

INGRESOS RECAUDADOS 3.507.424.105 3.400.590.460 4.030.427.978 5.730.670.109

GASTOS O PRESUPUESTO COMPROMETIDO

3.200.174.376 3.269.340.509 3.330.886.018 4.895.819.633

SUPERAVIT O DEFICIT PRESUPUESTAL

307.249.729 131.249.951 699.541.960 834.850.476

PES

OS

ESTADO DE SITUACION PRESUPUESTAL COMPARATIVO




INFORME DEFINITIVO


CONTRATOS MUNICIPIO HATO 2012-2013. SEGÚN MODALIDAD DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE CONTRATACION

2012 2013

NUMERO DE CONTRATOS

VALOR TOTAL CONTRATACION

NUMERO DE CONTRATOS

VALOR TOTAL CONTRATACION

CONCURSO DE MERITOS 0 0 1 $22.843.880

CONTRATACION DIRECTA 86 $875.673.001 113 $1.232.090.656

LICITACION PUBLICA - - 2 $542.173.286

MINIMA CUANTIA 21 $177.884.292 22 $234.605.723

SUBASTA INVERSA 5 $186.134.206 6 $109.488.000

SELECCIÓN ABREVIADA 5 $265.824.475 10 $731.833.105

TOTAL 117 $ 1.505.515.974 154 $2.873.034.650

Del total de los contratos para las dos vigencias (2012 y 2013) se tomó una muestra de 29 contratos discriminados así: Para la vigencia 2012 se tomó una muestra de quince (15) contratos por un

valor de QUINIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES QUINIENTOS CINCO MIL SEISCIENTOS ONCE PESOS MCTE ($592.505.611), correspondiente al 39% del valor total contratado y 13% del número total de los contratos.

Para la vigencia 2013 se tomó una muestra de catorce (14) contratos por un valor de MIL CIENTO CINCUENTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS VEINTISEIS MIL QUINIENTOS QUINCE PESOS MCTE ($1.157.726.515), correspondiente al 40% del valor total contratado y 10% del número total de los contratos.




INFORME DEFINITIVO


OBRA PÚBLICA

MUESTRA CONTRATOS DE OBRA VIGENCIA 2012

Número Del Contrato

Modalidad De Selección

Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo Del Contratista

Fecha De Suscripción Del Contrato

Interventor O Supervisor

Fecha Liquidación

110 SELECCIÓN ABREVIADA

Construcción de alcantarillas y la rehabilitación y/o mantenimiento de bateas en el sector rural del municipio Hato-Santander 49,578,425

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CABRERA (CABRECOOP CTA) 2012/12/14

DERLY SHIRLEY ARIZA TORRES

Diciembre 31 de 2012


Mantenimiento y adecuación infraestructura educativa del municipio Hato-Santander 39,000,000

CORPOINSA (CORPORACION INTEGRAL DE SERVICIOS Y ASESORIAS) 2012/12/27



TOTAL 2 CONTRATOS QUE SUMAN 88,578,425

CONTRATO 110-2012 El contrato se suscribió el 14 de diciembre de 2012 , el plazo de ejecución 20 días, acta de inicio de fecha 28 de diciembre de 2012, factura de cobro diciembre 31 de 2012,comprobante de egreso 31 de diciembre de 2012, acta de recibo final de diciembre 31 de 2012. Se evidenció que el contratista cumplió con el objeto contractual. CONTRATO 114-2012 El contrato se suscribió el 26 de diciembre de 2012 , el plazo de ejecución 15 días, acta de inicio de fecha 26 de diciembre de 2012, factura de cobro diciembre 31 de 2012, comprobante de egreso 31 de diciembre de 2012, acta de recibo final de diciembre 31 de 2012. Se evidencia el Acta de modificación de cantidades y actividades no previstas, así mismo el contrato fue ejecutado en 5 días. Se evidenció que los contratistas cumplieron con el objeto contractual. ACTA DE MODIFICACION DE CANTIDADES Y ACTIVIDADES NO PREVISTAS EN EL CONTRATO DE OBRA N° 114 DE 2012

El equipo auditor considera necesario recordar al ente auditado que la planeación es un principio de vital aplicación dentro del proceso contractual, teniendo en cuenta que tiene la función de enmarcar el desarrollo del respectivo proceso por ser donde se precisan las reglas del juego a seguir por las partes, en la medida en que debe tratarse de estudios serios y confiables que aseguren el adecuado desarrollo, tanto de la etapa precontractual como de la posterior ejecución del contrato y debe garantizar la conveniente y segura inversión de los recursos de la nación. En vigencia de la Ley 80 de 1993, se instituyó la figura de la planeación bajo el principio de economía como parte de la etapa precontractual, así como el deber de las entidades públicas de la elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos, posterior a esto se introdujo además la obligación de realizarlo de manera previa a la apertura de los procesos de selección, en este orden de ideas,




INFORME DEFINITIVO


con la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008, se incorporó una etapa en los procesos de contratación estatal, conocida como previa o de planeación, que obliga a las entidades públicas, en virtud no solamente del principio de economía, sino de los principios de transparencia y publicidad, la obligación de elaborar dichos estudios previos, bajo los parámetros contemplados en la norma y su publicación junto con los anexos que conforman toda la etapa previa o de planeación. Incluso hoy, bajo el esquema de la nueva Ley 1474 de 2011, (Estatuto Anticorrupción), en su artículo 87 (reformatorio del artículo 12 de la ley 80 de 1993), se ratifica una vez más el deber de planeación HALLAZGO N° 11 De la evaluación realizada al contrato N° 114 de 2012 suscrito por la administración, se pudo constatar que no se estructuró de manera adecuada su actividad contractual; lo que se hizo evidente en las actas de modificación de cantidades y actividades no previstas evidenciándose que no se determina la cantidad y las especificaciones requeridas en los objetos contractuales en la formulacion de las necesidades y requerimientos. Configurándose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal

MUESTRA CONTRATOS DE OBRA VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO



Modalidad De Selección Objeto Del Contrato




Nombre Completo Interventor O Supervisor

Fecha Liquidación

107 DIRECTA

Adecuación y reparación de la plaza de mercado 22,915,225

NESTOR RAUL CALA JIMENEZ 2013/10/17

MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA



Mantenimiento y rehabilitación de vías rurales 79,951,098

CORPO GUANES 2013/11/15



142 MÍNIMA CUANTÍA

Construcción de redes eléctricas de baja tensión instalaciones internas en el sector rural 4,960,453

CIRO ALFONSO PRADA ALVINO 2013/12/18




Mantenimiento y adecuación a la infraestructura de la sedes educativas del instituto técnico agropecuario 54,884,675

NESTOR RAUL CALA JIMENEZ 2013/12/18



147 LICITACION PUBLICA Mejoramiento de vías 357,798,165 2013/12/31

MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA SIN LIQUIDAR

148 LICITACION PUBLICA

Construcción polideportivo vereda la vega 184,375,121 2013/12/31

MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA SIN LIQUIDAR


CONTRATOS N° 107-132-143 de 2013 Verificados los documentos que reposan en el expediente contractual se evidenció que el contratista cumple con todos los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones definitivos. Existe certificación y registro extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012 y los contratistas cumplieron con el alcance de los objetos contractuales. Se evidenciaron falencias en archivo y registro de los siguientes contratos: DESCRIPCION DEL HALLAZGO CONTRATO N°107 DE 2013 No se reposa el RP en el expediente contractual No se le notifica por escrito al supervisor, de igual manera no existe la carta de aceptación del mismo. En la página del SECOP no reposa el acta de liquidación del contrato. CONTRATO N° 132 DE 2013 No se reposa el RP en el expediente contractual No se le notifica por escrito al supervisor




INFORME DEFINITIVO


En la página del SECOP no reposa el acta de liquidación del contrato, así como el contrato NO fue publicado dentro de los términos estipulados. No existen actas o informes del supervisor No publican las adiciones en el SECOP CONTRATO N° 143 DE 2013 No se reposa el RP en el expediente contractual No se le notifica por escrito al supervisor En la página del SECOP no reposa el acta de liquidación del contrato, así como el contrato NO fue publicado dentro de los términos estipulados. No existen actas o informes del supervisor CONTRATO N°142 de 2013 No se reposa el RP en el expediente contractual No se le notifica por escrito al supervisor El contrato no fue subido a la página del SECOP En la página del SECOP no reposa el acta de liquidación del contrato, así como el contrato NO fue publicado dentro de los términos estipulados. No existen actas o informes del supervisor No publican las adiciones en el SECOP HALLAZGO N°12

En los expedientes de los contratos números 107, 132,143 y 142 carecen de la totalidad de los documentos soportes tal y como se registra en la descripción del hallazgo. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Ante este hallazgo la administración municipal señala lo siguiente: Evidentemente existieron falencias en crear y adjuntar a los expedientes documentos soporte, tal cual como se registra en la descripción del hallazgo, de igual forma es conveniente aclarar que no todos los documentos que se describen en el hallazgo no existen, algunos de ellos si reposan en los mismos, por tal motivo esta administración señala que frente: Contrato No 107 de 2013. a. En el expediente si reposa el RP. Anexo soporte del mismo. folio (01)

b. En este expediente no se expidió carta de aceptación pues se trataba de una

selección abreviada, por lo tanto se realizó un contrato de obra el cual reposa

en el expediente contractual.

Contrato No 132 de 2013.

a. En el expediente reposa el RP. Anexo soporte del mismo. Folio (02)

b. En el expediente reposan las actas o informes del supervisor. Anexo Folio

(03)

Contrato No 143 de 2013.




INFORME DEFINITIVO



b. En el expediente reposan las actas o informes del supervisor. Anexo folio

(06)

Contrato No 142 de 2013


b. En el expediente reposan las actas o informes del supervisor. Anexo

folio (09)

c. Este proceso contractual fue publicado en el secop en los términos

legales mediante número de proceso MC-160 del 2013. Anexo

pantallazo folio (12).

Esta administración municipal corregirá las demás falencias que se presentan en los expedientes del contrato, pero solicita se desvirtué las connotaciones administrativas de este hallazgo pues se encuentran también descritas en el hallazgo No 23, de lo contrario, se realizaran las correcciones respectivas las cuales se verán plasmadas en el plan de mejoramiento que emita esta administración.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “…Evidentemente existieron falencias en crear y adjuntar a los expedientes documentos soporte, tal cual como se registra en la descripción del hallazgo…”. Por lo tanto se debe incluir en el plan de mejoramiento acciones correctivas inmediatas tendientes a que todos y cada uno de los documentos resultantes en las etapas contractuales reposen en los expedientes correspondientes a fin de evitar la configuración a futuro de una responsabilidad sancionable; así las cosas se confirma el hallazgo administrativo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal CONTRATOS N° 147 y 148 HALLAZGO N°13 Los contratos N° 147 y 148 se suscribieron el día 30 de diciembre de 2013, a la fecha de la auditoría no se ha llevado a cabo el proceso de contratación de las respectivas interventorías lo que deja ver una falencia de parte de la administración, teniendo en cuenta que el tiempo de ejecución de estos es de 3 y 4 meses respectivamente. La formulación del plan de supervisión e interventoría se debe hacer de manera simultánea con el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública. Configurandose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion

ADICION DE LOS CONTRATOS CONTRATO N° 107 de 2013 Valor inicial de contrato: $22.915.225 Valor adicional: $7.097.983 Valor total contratado: $ 30.013.208 CONTRATO N° 132 Valor inicial de contrato: $79.951.098 Valor adicional: $39.000.000 Valor total contratado: $ 118.951.098

Es de resaltar los pronunciamientos de la Auditoría General de la República al manifestar que “…los valores de las adiciones en contratos son tan relevantes las cuales deben generar alarmas, pues al igual que el número de adiciones, indican que posiblemente hay fallas estructurales en la planeación de los sujetos de vigilancia y que por ende hacia allá se deben focalizar los ejercicios auditores, haciendo un estudio juiciosos que permita establecer responsabilidades disciplinarias si a ello hubiere lugar…” puede ocasionar que los proponentes presenten ofertas que saben que no estarán en condiciones de cumplir, con el único fin de ser beneficiados en la adjudicación y luego en el transcurso de la ejecución de la obra solicitar las adiciones en tiempo y valor, perjudicando a los oferentes de buena fe, vulnerando los postulados constitucionales de igualdad y moralidad que constituyen la garantía para el Estado, de que se contrate en las mejores condiciones de precio, calidad e imparcialidad y transparencia

Hay que recalcar que la adición de los contratos es una figura excepcional, porque lo normal es que el objeto pactado cubra todo lo que la entidad requiere y el precio que corresponda a ese objeto, por ello no deja la menor duda que las adiciones por falta de previsión o adecuados estudios atentan contra el principio de planeación y transparencia de la administración pública.

Es de imperiosa necesidad recordar al ente auditado que la planeación es un principio de vital importancia dentro del proceso contractual, teniendo en cuenta que tiene la función de enmarcar el desarrollo del respectivo proceso por ser




INFORME DEFINITIVO


donde se precisan las reglas del juego a seguir por las partes, y se determina el contenido del contrato por adjudicar, deduciéndose con ello la vital importancia de la planeación del contrato por parte de la entidad, en la medida en que debe tratarse de estudios serios y confiables que aseguren el adecuado desarrollo, tanto de la licitación como de la posterior ejecución del contrato y debe garantizar la conveniente y segura inversión de los recursos de la nación. Constituye entonces la planeación, la base y el soporte fundamental del contrato y del proceso contractual que le da origen, permitiendo con ello que el contrato se ajuste a las necesidades de la entidad y que éste se convierta en el instrumento para el cumplimiento de su misión. En vigencia de la Ley 80 de 1993, se instituyó bajo el principio de economía como parte de la etapa precontractual, la obligación de establecer de manera previa al inicio del proceso de selección del contratista o a la firma del contrato, la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, así como el deber de las entidades públicas de la elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos y de los pliegos de condiciones. Atendiendo a la debida importancia que le impone la ley a esta etapa de planeación, podemos señalar que las omisiones o fallas que se presenten durante la misma, se reflejarán directamente en el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del respectivo contrato, identificándose con ello, consecuencias tan complejas como la declaratoria de desierta del proceso de selección o la declaratoria de nulidad absoluta del contrato; podría incluso verse la entidad en la necesidad de replantear algunos aspectos del contrato relacionados con el bien o servicio contratado o la necesidad de realizar obras o servicios no previstos en el contrato, con las consecuentes adiciones en obras, bienes o servicios o, podría además llevar a la entidad al quebrantamiento de la ecuación financiera del contrato. Incluso hoy bajo el esquema de la nueva ley 1474 de 2011, en su artículo 87 (reformatorio del artículo 12 de la ley 80 de 1993). HALLAZGO N°14 Los contratos N° 107 y 132 fueron adicionados en valor cabe recalcar que la adición de los contratos es una figura excepcional, porque lo normal es que el objeto pactado cubra todo lo que la entidad requiere y el precio que corresponda a ese objeto, por ello no deja la menor duda que las adiciones por falta de previsión o adecuados estudios atentan contra el principio de planeación y transparencia de la administración pública. Configurandose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

MUESTRA CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS VIGENCIA 2012







Fecha de Liquidacion

1 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORIA CONTABLE 45,600,000

COOEMPRESAN CTA 2012/01/19

LIBIA YANED CARREÑO MACIAS


13 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION EN LA SECRETARIA DE GOBIERNO 4,800,000

TOLOZA IZAQUITA BARBARA 2012/02/01

LILIA NAVARRO QUINTERO

Julio 15 de 2012


PRESTACION DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TECNICA AGROECUARIA RURAL PARA LOS PEQUE¥OS Y MEDIANOS PRODUCTORES AGROPECUARIOS 85,000,000

FUNDACION COMUNERA BELTRAND RUSSELL 2012/07/18



66 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION EN LA SECRETARIA GOBIERNO 4,800,000

TOLOZA IZAQUITA BARBARA 2012/07/17




En los contratos de la muestra de prestación de servicios numero 1, 13,56 y 66 vigencia 2012 registrados en el cuadro anterior. Se evidencio que los contratistas cumplieron con el objeto contractual así mismo con la cotización al sistema General de Seguridad Social en Salud como lo indica la ley mes a mes, igualmente Verificando la página del SECOP se constato que toda la documentación hasta el contrato cumpliendo los plazos estipulados. CONTRATO N° 56 de 2012

HALLAZGO N°15

-No reposa el RP en el expediente contractual




INFORME DEFINITIVO


-Se evidenció en la página de contratación SECOP la publicidad de los documentos y procedimientos hasta el acta de adjudicación del contrato dentro de los términos estipulados por el parágrafo 2 del artículo 2.2.5. del decreto 734 de 2012. El contrato fue subido un año después de la adjudicación del mismo. Tampoco reposa El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. En el expediente contractual se encuentra los informes de actividades mes a mes debidamente soportados con planillas de asistencia y memorando de visitas. No se le notifica por escrito al supervisor Configurandose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Evidentemente existieron falencias en crear y adjuntar a los expedientes

documentos soporte, tal cual como se registra en la descripción del hallazgo, de

igual forma se observa que este hallazgo posee las mismas connotaciones del

hallazgo No 12 y 23 del presente informe preliminar, es conveniente aclarar que

no todos los documentos que se describen en el hallazgo no existen, algunos de

ellos si reposan en los mismos, por tal motivo esta administración señala que

frente:

Al contrato No 56 de 2012.

a. En el expediente si reposa el RP. Anexo soporte del mismo. folio (14)

b. Actas de liquidación del contrato y acta de recibo final del mismo. Anexo folio

(15)

Esta administración municipal corregirá esta situación para que en el futuro se

puedan minimizar estos impases, pero solicita que se desvirtué las

connotaciones administrativas de este hallazgo, de lo contrario se tomara

atenta nota de las falencias, y se realizaran las correcciones respectivas las

cuales se verán plasmadas en el plan de mejoramiento.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta manifiestan que “…Evidentemente existieron falencias en crear y adjuntar a los expedientes documentos soporte, tal cual como se registra en la descripción del hallazgo…”. Por lo tanto se debe incluir en el plan de mejoramiento acciones correctivas inmediatas tendientes a que todos y cada uno de los documentos resultantes en las etapas contractuales reposen en los expedientes correspondientes a fin de evitar la configuración a futuro de una responsabilidad sancionable; así las cosas se confirma el hallazgo administrativo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal




INFORME DEFINITIVO


En los contratos de la muestra de prestación de servicios números 12,145 y 146 vigencia 2013 registrados en el cuadro anterior. Se evidencio que los contratistas cumplieron con el objeto contractual así mismo con la cotización al sistema General de Seguridad Social en Salud como lo indica la ley mes a mes, igualmente Verificando la página del SECOP se constato que toda la documentación hasta el contrato cumpliendo los plazos estipulados. CONTRATO N°145 DE 2013 HALLAZGO N°16 El contrato se encuentra en ejecución, evidenciándose que FINAGRO aporta la interventoría para el mismo, donde a la fecha de esta auditoria no ha presentado la asignación de dicho interventor, por lo tanto en el expediente contractual no se encuentran informes de avance de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que se deben presentar bimensualmente. Además en el expediente contractual no reposa (el RP, notifica por escrito al supervisor). Configurandose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL

MUESTRA CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS VIGENCIA 2013







Fecha de Liquidación

12 DIRECTA

Prestación de servicios profesionales para la asesoría al secretario de planeación

12,600,000

ROMAN PRADILLA MARIA JULIANA 2013/01/08

PEDRO ELIAS TARAZONA VILLAMIZAR

Julio 8 de 2013

145 DIRECTA

Ejecución del plan general de asistencia técnica directa rural. Con el objetivo de contribuir al mejoramiento de la competitividad y productividad agropecuaria de los pequeños y medianos productores

138,180,000

FUNDACION COMUNERA BELTRAND RUSSELL 2013/12/18


En ejecución

146 DIRECTA

Prestación de servicios en la asesoría para la elaboración del informe de gestión vigencia 2013

10,027,443

CRISTIAN CASTELLANOS BARACALDO 2013/12/24

ROCIO LILIANA AMAYA SANCHEZ

Diciembre 30de 2013

TOTAL 3 CONTRATOS QUE SUMAN

160,807,443




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal CONTRATO N° 146 DE 2013 HALLAZGO N°17 En el expediente contractual no se encontró los documentos que soportan la ejecución del objeto contractual, como es el informe de supervisión, así mismo no se evidencio el video institucional, ingreso y salida de almacén de las cartillas ilustradas, así como la distribución de las cartillas objeto del contrato por valor de $ 10.027.443.Configurandose un hallazgo de tipo administrativo, con presunta incidencia fiscal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo el municipio señala lo siguiente:

Los ejemplares de las cartillas entregadas a la comunidad se agotaron y por ello

no reposaba ningún ejemplar en la carpeta contentiva del contrato, sin embargo se

aporta una de las cartillas entregadas como soporte.

Existen actas con las firmas de recibido de la comunidad donde certifica la entrega de las mismas.

También están las actas de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato, donde se evidencia la entrega total de las cartillas ilustrativas.

El video institucional se encontraba en la carpeta contentiva del contrato al momento de revisión por parte de la contraloría, por ello se anexa copia del CD.

Documentos anexos:

1. Acta de supervisión. Anexo folio (19)

2. Acta de recibo y entrega de las cartillas del objeto del contrato. Anexo folio

(21)

3. Cartilla ilustrada.

4. Copia del video contenida en el CD.

5. Copia de las planillas de registro de entrega de las cartillas. Anexo folio

(23).

Esta administración municipal considera que se presentaron falencias en tener el

expediente completo y con los soportes del mismo debidamente ordenado, pero




INFORME DEFINITIVO


aclara que el objeto contractual se desarrolló en su totalidad, cumpliendo el

contratista con cada una de las obligaciones y entrega de los documentos

estipulados en el contrato, por lo anterior solicito que se desvirtué las

connotaciones administrativas y fiscales de este hallazgo, de lo contrario se

tomara atenta nota de las falencias, y se realizaran las correcciones respectivas

las cuales se verán plasmadas en el plan de mejoramiento.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Después de realizar un análisis detallado a los argumentos y documentos allegados por el Municipio de Hato:

1. Acta de supervisión. Anexo folio (19)

2. Acta de recibo y entrega de las cartillas del objeto del contrato. Anexo folio

(21)

3. Cartilla ilustrada.

4. Copia del video contenida en el CD.

5. Copia de las planillas de registro de entrega de las cartillas. Anexo folio

(23).

Sirve de referente para desvirtuar el hallazgo con presunto alcance fiscal. Es de mencionar que si bien el equipo auditor, no revisó los documentos adjuntos en la controversia, es porque al momento de la auditoria los mismos no reposaban en el expediente contractual tal y como lo manifiestan en la respuesta, situación está que da origen a deficiencias por la inexistencia de material probatorio que de certeza del cumplimiento de los deberes y obligaciones contractuales, razón por la cual se debe incluir en el plan de mejoramiento acciones correctivas inmediatas tendientes a que todos y cada uno de los documentos resultantes en las etapas contractuales reposen en los expedientes correspondientes a fin de evitar la configuración a futuro de una responsabilidad sancionable; así las cosas se confirma el hallazgo administrativo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLES: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal

ROCIO LILIANA AMAYA SANCHEZ Supervisora del Contrato

SUMINISTROS

MUESTRA CONTRATOS DE SUMINISTROS VIGENCIA 2012











INFORME DEFINITIVO


27 MÍNIMA CUANTÍA

Compraventa de equipos de computo; fotocopiadora y central telefónica

12,872,400

PABON APONTE TRINO ROBERTO 2012/04/20

GERMAN ALBERTO MORENO BREGULLA


Suministro de combustible aceites y grasas para la operación de la maquinaria pesada vehículos y equipos

39,200,000

RINCON ARDILA FELIX MARIA 2012/05/29


Octubre 28 de 2012


Compra de elementos de oficina. Equipos de cómputo.

29,045,240 COMRED LTDA 2012/12/28



Compra de materiales para el mejoramiento de vivienda del municipio Hato

48,960,106

FERRETERIA CONSTRUMART FAUSTINO TAPIAS 2012/12/27



130,077,746

Verificados los documentos soportes de los contratos 27,39,115 y 116 registrados en el cuadro anterior los cuales reposan en los expedientes contractuales se evidenció que el contratista cumple con todos los requisitos exigidos en el contrato.

MUESTRA CONTRATOS DE SUMINISTROS VIGENCIA 2013






Nombre Completo Interventor O Supervisor



Suministro de combustible. Aceites y grasas para la operación de la maquinaria pesada. Vehiculos

96,028,416

RINCON ARDILA FELIX MARIA 2013/02/25

PEDRO ELIAS TARAZONA VILLAMIZAR

Agosto 19 de 2013


Suministrar servicios de transporte escolar al munipio de hato

20,194,000

RODRIGUEZ REY LUIS BAUTISTA 2013/03/05


68 MÍNIMA CUANTÍA

Suministro de uniformes escolares para la poblacion estudiantil

13,490,000

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA DEL INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO 2013/05/24


Junio 23 de 2013


129,712,416

Verificados los documentos de los contratos 29,31 y 68 registrados en el cuadro anterior los cuales reposan en los expedientes contractuales se evidenció que el contratista cumple con todos los requisitos exigidos en el contrato, evidenciándose falencia en la supervisión del contrato 29 como se describe en los siguientes párrafos. Existe certificación y registró extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012. CONTRATO N° 29 DE 2013




INFORME DEFINITIVO


Valor inicial de contrato: $96.028.416 Valor adicional: $45.800.000 Valor total contratado: $141.828.416 DESCRIPCION DEL HALLAZGO Revisado el expediente contractual se evidenció que el municipio no contó con las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución del contrato de suministro de gasolina, acpm y aceites en descripción y cantidades establecidas, preservando siempre el principio de transparencia que rige la contratación pública; para que por parte de la supervisión realicen los respectivos controles y verificaciones en el transcurso del desarrollo del objeto contractual La supervisión debe verificar la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión las cantidades administradas. No se mantienen registros o un historial por cada vehículo de motor (diésel y gasolina) en el cual se indique placa del vehículo, día del suministro, la persona que utiliza el vehículo, la fecha en que se utilizó, el kilometraje recorrido, el consumo de combustible, cambio de aceite y los lugares de los viajes realizados. En relación a estas erogaciones, es preciso indicar que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo a lo previsto en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. En ese orden de ideas, se detectó, que el municipio adquirió y cancelo el combustible, pero no existió un mecanismo de control para el suministro contratado, en el que se establezca a qué vehículos se les suministró (marca y placas), en qué cantidad y a qué costo unitario. Ausencia de implementación del manual de interventoría y / o supervisión. HALLAZGO N°18 No se evidencia en el Contrato que el supervisor realice un adecuado seguimiento a la ejecución del objeto contractual, al no existir un mecanismo de control por parte del supervisor del contrato para verificar la distribución del suministro contratado, en el que se establezca a qué vehículos se les suministró gasolina, acpm etc, se registre (marcas y placas), cantidad y a qué costo unitario entre otros. Configurándose un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeacion (Supervisora) URGENCIA MANIFIESTA

MUESTRA CONTRATOS EJECUTADOS A TRAVES DE URGENCIA MANIFIESTA VIGENCIA 2013








50 DIRECTA

Demolición en pavimento en piedra. Excavación manual. Manejo de aguas negras.

2,534,400.00

CORPORACION INTEGRAL DE SERVICIOS Y ASESORIAS CORPOINSA 2013/04/12


Abril 24 de 2013

TOTAL 1 CONTRATO POR VALOR DE 2,534,400

Verificados los documentos de la urgencia manifiesta registrada en el cuadro anterior que reposan en el expediente contractual se evidenció que el contratista cumplió con todos los requisitos exigidos en el contrato. Existe certificación y registró extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012. OTROS

MUESTRA OTROS CONTRATOS VIGENCIA 2012




INFORME DEFINITIVO



Modalidad De Selección

Objeto Del Contrato





Fecha Liquidación

36 DIRECTA

Convenio de asociación para aunar esfuerzos y recursos con el fin de alcanzar y/o mejorar la atención integral a la población escolar

46,900,640

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA DEL RESTAURANTE ESCOLAR HATO 2012/05/30


40 DIRECTA

Convenio de asociación para aunar esfuerzos entre la asociación de padres de familia del i.t.a.h y el mpio de hato

15,800,000

ASOCIACIOND DE PADRES DE FAMILIA DEL INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO 2012/05/30



Mantenimiento y mejoramiento vías rurales

78,000,000

ELIZABETH SILVA ARIAS 2012/07/10


71 DIRECTA

Aunar esfuerzos con fin de desarrollar; organizar; promocionar; difundir y ejecutar actividades artisticas

66,800,000

CORPORACION INGESEM IDEAS QUE CONSTRUYEN FUTURO/GERMAN ZAMBRANO CALDERON 2012/07/30


86 DIRECTA

Anuar esfuerzos con el fin de impulsar la educacion escolar. Prestando el servicio de transporte escolar

26,148,800

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA DEL INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO 2012/10/11



233,649,440

Verificados los documentos que reposan en los expedientes de los contratos numero 36,40,54,71 y 86 registrados en el cuadro anterior se evidenció que los contratistas cumplieron con todos los requisitos exigidos en el objeto contractual. Existe certificación y registró extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012.

MUESTRA OTROS CONTRATOS VIGENCIA 2013







Fecha Liquidación


Construcción de obras de arte complementarias para ala vía hato-palmar del municipio 159,787,519

FREDY SAUL GRIMALDOS MURALLAS 2013/10/02






INFORME DEFINITIVO


Hato santander

TOTAL 1 CONTRATO POR VALOR DE 159,787,519

Verificados los documentos que reposan en el expediente del contrato numero 103 registrado en el cuadro anterior se evidenció que el contratistas cumplió con todos los requisitos exigidos en el objeto contractual el cual consistía en la construcción de cunetas en concreto de 3000 psi, bordillos en concreto etc. Según informe del supervisor del contrato soportado con el registro fotográfico.. Existe certificación y registró extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012 PUBLICACION DE LOS CONTRATOS EN EL SECOP DESCRIPCION DEL HALLAZGO -De los 125 contratos de la vigencia 2012 registrados en el SIA, no se publicaron en el SECOP 2 contratos (A3 y 016), al respecto la entidad manifestó “debido a problemas técnicos que se presentan con frecuencia en el servicio de internet hicieron imposible su publicación, dichos contratos son: A3 y 16, los cuales ya fueron debidamente publicados” -De los 150 contratos de la vigencia 2013 registrados en el SIA, no se publicaron 11 en el SECOP (92, 139 y 146). Al respecto la entidad manifestó “no se encuentran en el portal, debido a problemas técnicos que se presentaron con el servicio de internet y que hicieron imposible su publicación, dichos contratos son: 92, 139 y 146, los cuales ya fueron debidamente publicados” HALLAZGO N°19 La alcaldía del municipio Hato no registra en el SECOP la totalidad de los contratos tal y como se manifestó en los párrafos anteriores. Se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría.




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal REGISTRO DE INFORMACION EN EL FORMATO 20-1A SIA DESCRIPCION DEL HALLAZGO En el formato 20-1 A publicados en el SIA no identifican claramente la clase de contrato, algunos de mantenimiento los relacionan como obra, dos licitaciones (contratos No 147 y 148) vigencia 2013 no fueron registrados en el SIA. Los contratos N° 89, 98, y 141 registran un valor diferente al del SECOP. Así las cosas, es claro que la información que hace relación a la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia 2013 es registrada en el SIA por parte de la Alcaldía del Municipio de Hato – Santander de manera incompleta y con errores, pues el contenido del Formato 201213_f20_1ª_ AGR, no se ajustan a la realidad de los procesos contractuales y no atiende los lineamientos establecidos por la Contraloría General de Santander, en especial aquel en el cual se establece que el representante legal de una entidad pública tiene la obligación de comunicar al ente de control todas las acciones sobre la gestión realizada con los fondos, bienes y recursos públicos asignados y sus resultados. HALLAZGO N°20 La información reportada en el contenido del Formato 201213_f20_1ª_ AGR, presenta falencias tal y como se registra en la descripción del hallazgo. Se configura un hallazgo de tipo administrativo con incidencia sancionatoria, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 26 de la Resolución No 000294 del 30 de abril de 2009, artículo 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993 y la Resolución 00291 del 26 de abril de 2004. Finalmente, el alcalde de Hato o quien este delegue, deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas las acciones correctivas tendientes a evitar el reporte de información incompleta o no ajustada a la realidad en el Sistema Integral de Auditorías – SIA. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Una vez revisada la información reportada al SIA, evidenciamos claramente que se presentaron algunos errores involuntarios en la digitación de la clase de contratos, valores de los mismos y reporte de dos contratos, existió una confusión o falta de interpretación en la determinación de los contratos, claramente es un error de concentración y falta de atención, actuaciones involuntarias y no de la mala fe que se cometieron en la digitación de la información tanto de los informes como del reporte al SIA. Esta administración municipal corregirá esta situación para que en el futuro se puedan minimizar estos impases, pero solicita que se desvirtué las connotaciones administrativas de este hallazgo, de lo contrario se tomara atenta nota de las falencias, y se realizaran las correcciones respectivas las cuales se verán plasmadas en el plan de mejoramiento.




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION ENTE DE CONTROL Analizados los argumentos expuestos por la entidad auditada, se puede concluir que efectivamente se presentaron inconsistencias en el reporte de la información contractual consignada en el Formato 201213_f20_1ª_ AGR de la vigencia 2013, por lo cual es deber de la entidad implementar un plan de mejoramiento que contenga metas claras, precisas y de cumplimiento inmediato para subsanar esta deficiencia, toda vez que la información reportada debe ser clara, de fácil acceso y veraz; no obstante, teniendo en cuenta que tal situación no es reiterativa y que la información contractual solicitada se allego al equipo auditor en desarrollo de la presente auditoria, se desvirtúa el hallazgo con alcance sancionatorio advirtiendo que la reiteración de estos hechos dará origen a la configuración de una conducta sancionable; así las cosas, se desvirtúa el hallazgo sancionatorio y se confirma el administrativo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MANUAL DE CONTRATACION HALLAZGO N°21 El manual de contratación del municipio Hato, aprobado mediante acuerdo No. 36 de noviembre 27 de 2008 se encuentra desactualizado, este debe estar acorde a la normatividad legal vigente como es el Decreto 0734 de 2012 que establece que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. Igualmente a la Ley 1474 de 2011 que dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, introduciendo importantes cambios relacionados con la Contratación Estatal, en particular los asuntos que tienen que ver con las labores propias de los Supervisores e Interventores de los contratos estatales, suscritos tanto con particulares como con entidades y personas jurídicas de derecho público y privado. Se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal SUPERVISORES –INTERVENTORES HALLAZGO N°22 La alcaldía del municipio Hato no cuenta con un documento guía, que sirva de referencia para ilustrar de manera óptima a todos los comprometidos en la contratación del Municipio, articulando la actividad de Supervisión e Interventoría con el Sistema Integrado de Gestión. Se configura un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES DESCRIPCION DEL HALLAZGO El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. -Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los




INFORME DEFINITIVO


procesos, de tal manera que podría contribuir a evitar faltas o hallazgos de todo tipo. - Algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizada toda la documentación que se genere en el proceso de contratación como los informes del supervisor, ya que deben ser archivados en el expediente contractual. -En los expedientes contractuales no se adjunta el correspondiente Plan de Compras, con el fin de ejercer control fiscal, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. -En todos los contratos auditados, a los supervisores se les asigna su responsabilidad, pero no son Notificados sobre la misma, lo que para el equipo auditor se traduce en una deficiencia que pone en riesgo el control y seguimiento de una ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato desde el mismo momento en que se celebra el contrato. -Los Informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados no son específicos, por cuanto los funcionarios que cumplen dicha labor no establecen en ellos el cumplimiento de la calidad de los bienes y servicios prestados, además no se registra el cumplimiento de metas y logro de objetivos buscados con la contratación; estos solo se enfocan, y aplican, a la legalización de los documentos que soportan los gastos con cargo al contrato correspondiente, incumpliendo con lo consagrado literal f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. - No se evidenció la participación de la Oficina de Control Interno en los procesos Contractuales adelantados, como mecanismo asesor para subsanar las deficiencias en cada una de las etapas del proceso contractual, desconociendo lo establecido en la Ley 87 de 1993. HALLAZGO N°23 Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente foliados, no cuentan con informes de supervisión, en los expedientes contractuales no se adjunta el correspondiente plan de compras. En este orden de ideas, estaríamos frente a un Hallazgo de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, evitar prácticas indebidas; de tal manera que se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un Plan de Mejoramiento. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal 3.7 CONTROVERSIAS JUDICIALES

N° Proceso

Autoridad Judicial Que Tramita

Tipo De Proceso

Cuantía Inicial De La Demanda

Resumen Del Hecho Generador

Fecha De Admisión De La Demanda Demandante Estado Actual

200900044

juzgado Administrativo Oral del Circuito

Acción Popular

-

Rutas de recolección de basuras y oficina de atención al cliente 1990/01/01

ALEXANDER PEREZ PINZON y OTRO

Sentencia de primera instancia

200602231

Juzgado Segundo Administrativo en descongestion San gil

Acción Popular

-

potabilización de agua 1990/01/01

NIDIA CONSTANZA LEGUIZAMON

Práctica de pruebas

200800211

juzgado primero en descongestión

Acción Popular

-

Violación de derechos colectivos por no tener señal de televisión 1990/01/01

JORGE LUIS ESPINOSA JAIMES


200600836


Acción Popular

-

No creación del cuerpo de bomberos en el municipio 1990/01/01

CESAR MAURICIO NUÑEZ PORTILLA


200700279


Acción Contractual

25,000,000

incumplimiento de contrato 2007/01/19

DONALDO CORTIEZ

Sentencia de primera instancia en contra de la entidad ordena pagar $ 251.000.oo como incumplimiento. $ 5.000.000.00 por lesión enorme y 5 SMLMV a cada uno de los demandantes

200201703


Nulidad y restablecimiento

60,000,000

nulidad de acto administrativo 2004/04/29

ROSA MARGARITA CASTILLO RODRIGUEZ

Sentencia de primera instancia en apelación

200900543


Nulidad y restablecimiento

60,000,000

nulidad de acto administrativo 2009/03/02

AVELINO CORTES

sentencia de segunda instancia




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION Con el fin de hacer seguimiento a los fallos que queden en firme en contra de la alcaldía y a las acciones administrativas y demás a que hubiere lugar, la administración deberá informar a la Contraloría General de Santander el resultado de los mismos. 3.8 PLAN DE DESARROLLO El DNP define el Plan de Desarrollo como un pacto social entre la comunidad y el Estado, para planificar el desarrollo territorial, el cual contiene el programa de gobierno que el Alcalde desarrollará en los cuatro años, o sea, los programas, subprogramas, proyectos y metas por alcanzar. El Plan de Desarrollo, tiene su origen en la Ley 152 de 1994: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, la cual establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan. Para la construcción de este Plan, la Administración Municipal tuvo en cuenta la propuesta de Programa de Gobierno, inscrita en la Registraduría Municipal del Estado Civil, con políticas públicas nacionales, entre ellas lo relacionado con los Objetivos del Milenio y las contenidas en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo, y programas de orden nacional y departamental que por competencia debe ejecutar el municipio. Mediante Acuerdo No. 017 de mayo 25 de 2012, el Concejo Municipal aprobó El Plan de Desarrollo, para el periodo 2012-2015, denominado “UNIDOS

CONSTRUIMOS EL CAMBIO”. Tiene cuatro ejes temáticos, con una inversión programada para el cuatrienio de $13.340.024.000; en la vigencia 2012, la inversión ejecutada ascendió a $2.692.284.130 y en el 2013 $3.406.790.448, es decir, el 45% de la inversión programada para el l tal y como se registra en el siguiente cuadro:

PLAN DE DESARROLLO 2012 -2015

EJES TEMATICOS

PRESUPUESTO DE INVERSION AVANCE EN CUMPLIMIENTO

PRESUPUESTO CUATRENIO

PROYECTADO 2012

EJECUTADO 2012

PROYECTADO 2013

EJECUTADO 2013 2013 2012-2015

CONSTRUYENDO LO SOCIAL 4,960,389,000 1,308,494,000 1,280,946,635 1,134,458,000 1,567,350,351 57.42% 57.42%




INFORME DEFINITIVO


CONSTRUYENDO LA

INFRAESTRUCTURA PARA LA

PRODUCTIVIDAD 4,332,356,000 632,883,000 749,040,393 2,216,596,000 1,221,734,908 45.49% 45.49%

CONSTRUYENDO LO AMBIENTAL 2,933,108,000 696,420,000 456,130,208 545,370,000 442,455,583 30.64% 30.64%

CONSTRUYENDO BUEN GOBIERNO 1,114,171,000 284,336,000 206,166,894 234,844,000 175,249,606 34.24% 34.24%

TOTAL 13,340,024,000 2,922,133,000 2,692,284,130 4,131,268,000 3,406,790,448

Se aprecia en la tabla anterior que el mayor gasto de inversión, se ha realizado en el eje Construyendo lo Social, con el 47% del total ejecutado; seguido de Construyendo la Infraestructura para la Productividad con el 32%; Construyendo lo Ambiental con el 15% y Construyendo Buen Gobierno el 6%. Los cuatro (4) ejes temáticos, se desagregan en 46 programas de los cuales en la vigencia 2012 y 2013, se tenía proyectado ejecutar $2.922.133.000 y $4.131.268.000 y se ejecutó $ 2.692.284.130 y $3.406.790.448, es decir el 92% y 82% de lo presupuestado, tal y como se registra detalladamente en el anexo en el que se evidencian metas que a diciembre 31 de 2013 no se habían iniciado, es así que el avance del cuatrienio es del 45%. HALLAZGO N°24 De acuerdo con lo observado en la vigencia 2012 y 2013 , se determinó que gran parte de los proyectos de inversión no tuvieron ejecución física, como también ausencia de pronunciamiento por parte de la secretaria de planeación, por la no ejecución de las metas de algunos programas del Plan de Desarrollo, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público. Se configura un hallazgo de tipo administrativo para ser incluído dentro del Plan de Mejoramiento, con el fin de que los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo, se constituyan en la solución real y oportuna de los problemas identificados, en beneficio de la ciudadanía. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL La entidad no presentó controversia respecto al hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la entidad no presentó controversia respecto al hallazgo, se confirma el hallazgo de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal 3.9 SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADVERTENCIA

NUMERO CONTROL DE ADVERTENCIA

TEMA CONTROL DE ADVERTENCIA

GESTIÓN ADELANTA EN ATENCIÓN A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA POR PARTE DEL MUNICIPIO

Control de Advertencia No. 0010 de 2013

Dirigido al Alcalde Municipal de Hato sobre la situación excepcional generada por deficiencia en la aplicación del principio de planeación en la contratación que desencadenó el incumplimiento de los términos y la inactividad en la ejecución del contrato 587 de 2011.

El Municipio Hato, respondió con fecha 02 de julio de 2013, el requerimiento del control de advertencia No. 0010 de fecha 12 de junio de 2013, anexando para estos efectos, el acta de liquidación del contrato.

Control de Advertencia Nº 007-2013

Dirigido a Alcaldes del Departamento relacionado con el giro de recursos por concepto de estampilla Pro-Adulto Mayor y estampilla Pro-Cultura

En atención al control de advertencia correspondiente a la Estampilla Pro-Adulto Mayor, el Municipio Hato, ha desarrollado las siguientes acciones: 1. Se realizaron reuniones con los tres (3) Centros vida que están solicitando la celebración de convenios con estas Instituciones para el giro de los recursos provenientes de la Estampilla Pro-Adulto Mayor, donde se les informaron los requisitos para la celebración de los convenios. 2. A la Secretaría de Desarrollo Social, Cultura y Deporte llegaron solicitudes de dos (2) fundaciones para ser tenidas en cuenta para la celebración de convenios, estas solicitudes fueron enviadas a la Secretaría de Salud Municipal para que realizara el respectivo proceso de certificación para la habilitación de servicios. A la fecha ningún Centro Vida ha sido certificado para la habilitación. 3. En atención al principio de Planeación, la Secretaría de Desarrollo Social elaboró un proyecto denominado “Atención al Adulto Mayor del Municipio de San Juan Hato”, que fue radicado en el Banco de Programas y Proyectos Municipal, donde expidieron el código SSEPI 20130683070-118 en donde se establecieron como actividades “Atención Integral en Centros Vida y Atención Integral en los Centros de Bienestar”. 4. Se solicitó acompañamiento a la Secretaría de Desarrollo Departamental, para la socialización de los lineamientos para atención a los adultos mayores. 5. Se ha realizado seguimiento a la ejecución de los recursos de la Estampilla del Adulto Mayor de la vigencia 2012 y se requirieron ajustes a la información presentada por el Centro de Bienestar Señor de los Milagros. En atención al control de advertencia correspondiente a la Estampilla Pro-Cultura, el Municipio ha desarrollado las siguientes acciones: 1. Se ha radicado en el Banco de Programas y Proyectos, los proyectos de inversión con relación a programas para estimular y promover la actividades artísticas y culturales del municipio por las diferentes fuentes de financiación. 2. En relación con los recursos del 10% para el gestor social y cultural, se están adelantando actividades de la Secretaría de Salud en coordinación con la Oficina Asesora de Cultura en la Identificación de los artistas registrados en el Ministerio de Cultura Nacional, para brindar el apoyo que se exige de conformidad con la Ley. 3. De otra parte, en cuanto a las inversiones realizadas por el municipio con relación a éstos recursos han seguido estrictamente los parámetros establecidos en la Ley y de conformidad a las directrices impartidas en el Control de Advertencia 007 de 2013. 4. Así mismo en lo que respecta a la ejecución de los recursos provenientes de la Estampilla Pro cultura, se está dando cumplimiento a la normatividad presupuestal de ejecución de ésta de acuerdo al




INFORME DEFINITIVO


recaudo efectivo y disponible en la Tesorería Municipal y no de causación.

Control de Advertencia conjunto N° 01-2013

Dirigido al Gobernador y Alcaldes de Santander y demás municipios que dispongan basuras en el sitio el carrasco, asunto ubicación del nuevo sitio de disposición final de residuos sólidos.

Se dió respuesta a dicho control mediante oficio calendado el 02 de mayo de 2013. A la fecha el municipio ha venido estructurando mediante un trabajo conjunto con los Alcaldes del Área Metropolitana de Bucaramanga, y en el cual y como consecuencia de la necesidad común de los Municipios del Área, frente al tema se basa en los siguientes hechos: 1-El trámite de la convocatoria “Invitación pública internacional no vinculante” y la Suscripción de un contrato de colaboración entre las Empresas de Servicios Públicos de Aseo y el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga. 2- La posibilidad de concertar con un municipio vecino, el desarrollo del proyecto de disposición final de residuos del Área Metropolitana en su territorio. 3- La prestación del servicio de disposición final de residuos en otros Municipios.4- Suscripción del convenio Nº 8150-08, suscrito para aunar esfuerzos entre el Municipio Hato y la CDMB, para desarrollar cultura ambiental a través del manejo de residuos sólidos, y los procesos de reciclaje entre recuperadores y residentes del Municipio San Juan Hato; se encuentra actualmente en ejecución.

Control de Advertencia N° 004-

2013

Dirigido al Gobernador y Alcalde de Santander asunto incentivar,

tener activos los planes de contingencia y planes de

emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales

provocados por la ola invernal como deslizamientos,

inundaciones, entre otros o igualmente prevenir y controlar

los incendios forestales.

Atendiendo la función de advertencia No. 004, anexan los decretos, que determinan las pautas para desarrollar los planes de emergencia y contingencia, con el fin de prevenir y atender desastres: 1.) Decreto G No 127 del 24 de julio del 2012 “ Por medio del cual se adopta la política de Gestión del riesgo se organiza el Consejo Municipal de Gestión del Riesgo del Municipio San Juan Hato y se conforman sus Comités Municipales y se dictan otras disposiciones. 2.) Acuerdo No 020 del 30 de octubre del 2012 “Por medio del cual se crea el Fondo para el Financiamiento del Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de conformidad con la ley 1523 de 2012, en el Municipio San Juan Hato- Santander y se dictan otras disposiciones”. 3.) Anexo CD, que contiene componente programático, Plan Municipal de Gestión de Desastres, Plan de Contingencia Municipal Simplificado en Incendios Forestales.

Control de Advertencia N° 014 de 2012

Dirigido al Señor Alcalde y Concejo Municipal referente a la posibilidad de la asignación y giro de los recursos de Sobretasa Ambiental, vigencia fiscal 2012

1. Durante la vigencia fiscal 2012, la Tesorería Municipal dentro del ejercicio de sus funciones competentes y en cumplimiento de la norma Municipal vigente, Acuerdo 103 de 2010 Titulo XVI, efectuó el giro de los recursos recaudados por concepto de la Sobretasa Ambiental a la Corporación Autónoma Regional, para la defensa de la Meseta de Bucaramanga. 2. Los giros del recaudo, correspondiente a los meses de enero a marzo del año 2013, se realizaron a la CDMB. Los recaudos de Abril a Junio del año 2013, no se han efectuado aún el giro, a espera de las directrices legales del Acuerdo Metropolitano 016 del 2012 por parte del equipo jurídico de la administración municipal. 3. En aras de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente Decreto 1339 de 1994, Acuerdo Municipal 103 de 2010 (Estatuto Tributario Municipal) y comunicaciones enviadas por la CDMB, la Tesorería procedió a solicitar al Equipo Jurídico Municipal, las directrices legales y administrativas de procedimiento a seguir en relación con las inquietudes suscitadas ante la expedición y cumplimiento del Acuerdo Metropolitano No. 016 del 31 de agosto de 2012, para efectos del giro de los recursos que esta Entidad Territorial recauda por concepto de Sobretasa Ambiental.

CONCLUSIÓN En la evaluación que se realizó a los Controles de Advertencia, una vez analizada la atención dada por la Alcaldía registrada en el cuadro anterior, se evidenció las gestiones efectuadas por el señor Alcalde y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, lo que se considera como BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL.




INFORME DEFINITIVO


No obstante, es pertinente anotar que este órgano de control, continuará con el respectivo seguimiento a las acciones administrativas que están en ejecución, emprendidas con base en los Controles de Advertencia. 3.10 TRÁMITE DE QUEJAS

No existen quejas activas en contra del Municipio Hato, radicadas en la oficina de Políticas Institucionales y Control Social de esta Contraloría. 4. DICTAMEN DE AUDITORIA La presente auditoría por ser Modalidad Especial, no presenta Dictamen Integral; solo aplica el concepto de cada línea auditada.

PRESUPUESTO

La alcaldía municipal de Hato, financia su presupuesto a través de los Ingresos Corrientes Tributarios y No Tributarios, los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones. Los resultados obtenidos en la evaluación del Área de Presupuesto, permiten determinar una buena planeación, con la salvedad expresa respecto del principio de anualidad según el análisis de las reservas presupuestales; también se evidenció que el manejo del presupuesto de ingresos y gastos es basado en los principios enunciados en el Decreto 111 de 1996, pues existe una adecuada y correcta identificación, clasificación y registro de la información presupuestal. CONTRATACIÓN Al revisar los Contratos seleccionados aleatoriamente, el Grupo Auditor pudo verificar que : 1) La entidad contratante realiza los informes de conveniencia y oportunidad, estudios y documentos previos atendiendo los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993 y el Decreto 734 de 2012. 2) La selección del contratista se realiza atendiendo los parámetros contenidos para la modalidad de contratación contemplada en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de 2012. 3) El contratista allega las pólizas de la manera establecida en el acta de adjudicación, aceptación y comunicación de oferta y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas. 4) El contratista ejecuta el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato. 5) El contratista cumple a cabalidad el pago de sus obligaciones por concepto de seguridad social en salud, pensiones y ARL así como el pago de parafiscales tal y como se observa en los documentos adjuntos a los expedientes de los contratos. 6) La entidad contratante realiza el descuento de fondo de seguridad y lo correspondiente a las estampillas municipales y verifica que el contratista cancele las estampillas departamentales en el porcentaje establecido en la Ley. 7) La entidad contratante realiza la publicación de los contratos en el SECOP. De otra parte, es importante establecer que en el presente proceso auditor, solo se realiza un análisis de legalidad del contrato, mas no una valoración técnica (verificación de ítems, cantidades ejecutadas y demás relacionados), ya que al interior del grupo auditor designado para esta auditoría gubernamental, no se incluyó profesionales idóneos (ingeniero o arquitecto) que pueda verificar que el




INFORME DEFINITIVO


contratista ejecutó las actividades de la manera contenida en la minuta del contrato. Se evidenciaron falencias contractuales las cuales se plasmaron dentro de este informe, arrojando hallazgos de tipo fiscal y administrativos a fin de que a través de un Plan de Mejoramiento se corrijan y eviten estas actuaciones.

PLAN DE MEJORAMIENTO En el Plan de Mejoramiento suscrito por la vigencia 2011, existen acciones correctivas que no se han cumplido de los diferentes hallazgos y las fechas de terminación de los mismos, se están ejecutando en la presente anualidad, son metas que no tienen incidencia de fondo y puede ser incluida dentro del plan de mejoramiento que resulte de la presente auditoría. GESTION AMBIENTAL Durante las vigencias 2012 y 2013 no se efectuaron inversiones en mantenimiento y adquisición de áreas para protección de recursos hídricos. PLAN DE DESARROLLO De acuerdo con lo observado en la vigencia 2012 y 2013 , se determinó que gran parte de los proyectos de inversión no tuvieron ejecución física, como también ausencia de pronunciamiento por parte de la secretaria de planeación, por la no ejecución de las metas de algunos programas del Plan de Desarrollo, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público. CONTROLES DE ADVERTENCIA En la evaluación que se realizó a los Controles de Advertencia, una vez analizada la atención dada por la Alcaldía, se evidenció las gestiones realizadas por el señor Alcalde y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CGS, lo que se considera como BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS




INFORME DEFINITIVO


# TIPO DE OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTÍA PÁG A D P F S

1 X

Durante las vigencias 2012 y 2013 no se efectuaron inversiones en mantenimiento y adquisición de áreas para protección de recursos hídricos.

JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal

6

2 X

En la Alcaldía de Hato no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la alcaldía y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración.

JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal MARIA JULIANA ROMAN PRADILLA Secretaria de Planeación Funcionaria Control Interno

8

3 X

No se evidenció seguimiento por parte del funcionario encargado de control interno respecto al seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento suscrito


9

4 X

No realiza auditorías a todos los procesos de la entidad, en el momento oportuno , es decir ejerce un control posterior y no preventivo, no exige por medios coercitivos los planes de mejoramiento a cada una de las dependencias de la alcaldía, La alcaldía presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas


10

5 X

El Sistema de Control Interno presenta deficiencias relacionadas con la falta de estructuración de planes estratégico y de acción que permitan desarrollar todas las funciones, atribuciones y objetivos de la entidad, evidenciándose que en la alcaldía, no cumple la totalidad de objetivos misionales, lo que determina que el sistema en su conjunto no es eficiente ni eficaz


11

6 X

El municipio en la vigencia 2012 solo ejecutó el 85% y en 2013 el 82% del presupuesto, dejando de ejecutar en el 2012 la suma de $610.043.704; y 2013 la suma de $1.100.845.750


17

7 x

Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos.


18

8 X

Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos de tal manera que lleguen a la población beneficiaria.


19

9 X

Durante las vigencias 2012 y 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo, se debe gestionar la utilización de estos recursos.


20

10 X

El Municipio constituyó reservas presupuestales, lo anterior se debe a la insuficiencia de controles y falta de coordinación al interior de la entidad y en especial de los responsables de los diferentes proyectos de inversión. En consecuencia, afecta el cumplimiento de metas de los diferentes proyectos de inversión conforme a lo programado en la vigencia 2013


23




INFORME DEFINITIVO


11 X

De la evaluación realizada al contrato N° 114 de 2012 suscrito por la administración, se pudo constatar que no se estructuró de manera adecuada su actividad contractual; lo que se hizo evidente en las actas de modificación de cantidades y actividades no previstas evidenciándose que no se determina la cantidad y las especificaciones requeridas en los objetos en la formulación de las necesidades y requerimientos


28

12 X

Los contratos N°107 , 132 , 143 y 142 de 2013 en el expediente contractual no reposa la totalidad de los soportes


30

13 X

Los contratos N° 147 y 148 se suscribió el día 30 de diciembre de 2013, a la fecha de la auditoría no se ha llevado a cabo el proceso de contratación de las respectivas interventorías lo que deja ver una falencia de parte de la administración, teniendo en cuenta que el tiempo de ejecución de estos es de 3 y 4 meses respectivamente. La formulación del plan de supervisión e interventoría se debe hacer de manera simultánea con el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública.


31

14 X

Los contratos N° 107 y 132 fueron adicionados en valor cabe recalcar que la adición de los contratos es una figura excepcional, porque lo normal es que el objeto pactado cubra todo lo que la entidad requiere y el precio que corresponda a ese objeto, por ello no deja la menor duda que las adiciones por falta de previsión o adecuados estudios atentan contra el principio de planeación y transparencia de la administración pública


33

15 X

CONTRATO N° 56 de 2012 -No reposa el RP en el expediente contractual -Se evidenció en la página de contratación SECOP la publicidad de los documentos y procedimientos hasta el acta de adjudicación del contrato dentro de los términos estipulados por el parágrafo 2 del artículo 2.2.5. del decreto 734 de 2012. El contrato fue subido un año después de la adjudicación del mismo. Tampoco reposa El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. En el expediente contractual se encuentra los informes de actividades mes a mes debidamente soportados con planillas de asistencia y memorando de visitas. No se le notifica por escrito al supervisor


35

16 x

CONTRATO N°145 DE 2013 El contrato se encuentra en ejecución, evidenciándose que FINAGRO aporta la interventoría para el mismo, donde a la fecha de esta auditoria no ha presentado la asignación de dicho interventor, por lo tanto en el expediente contractual no se encuentran informes de avance de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que se deben presentar bimensualmente. Además en el expediente contractual no reposa (el RP, notifica por escrito al supervisor)


36

17 x

CONTRATO N° 146 DE 2013 En el expediente contractual no se encontró los documentos que soportan la ejecución del objeto contractual, como es el informe de supervisión, así mismo no se evidencio el video institucional, ingreso y salida de almacén de las cartillas ilustradas, así como la distribución de las cartillas objeto del contrato por valor $ 10.027.443

JORGE TOLOZA RONDON Alcalde Municipal ROCIO LILIANA AMAYA SANCHEZ Supervisora del Contrato

37

18 x

Se evidenció que no existió un mecanismo de control por parte del supervisor del contrato para verificar la distribución del suministro contratado, en el que se establezca a qué vehículos se les suministró gasolina, acpm etc, se registre (marcas y placas), cantidad y a qué costo unitario entre otros


40




INFORME DEFINITIVO


19 x

La alcaldía del municipio Hato no registra en el SECOP la totalidad de los contratos tal y como se manifestó en los párrafos anteriores


43

20 x

La información reportada en el formato 20-1 A publicados en el SIA presenta falencias tal y como se registra en la descripción del hallazgo


44

21 x

El manual de contratación del municipio Hato, aprobado mediante acuerdo No. 36 de noviembre 27 de 2008 se encuentra desactualizado.


45

22 x

La alcaldía del municipio Hato no cuenta con un documento guía, que sirva de referencia para ilustrar de manera óptima a todos los comprometidos en la contratación del Municipio, articulando la actividad de Supervisión e Interventoría con el Sistema Integrado de Gestión


46

23 x

Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente foliados, no cuentan con informes de supervisión, en los expedientes contractuales no se adjunta el correspondiente plan de compras


47

24 x

De acuerdo con lo observado en la vigencia 2012 y 2013 , se determinó que gran parte de los proyectos de inversión no tuvieron ejecución física, como también ausencia de pronunciamiento por parte de la secretaria de planeación,


50

A= Administrativo; D= Disciplinaria; P= Penal; F= Fiscal; S= Solicitud de Apertura Proceso Administrativo Sancionatorio




INFORME DEFINITIVO


6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 24

DISCIPLINARIAS

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIAS

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) LUZ MARINA RUEDA DELGADO ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializado Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO)

ALVARO GUTIERREZ AYALA Profesional Especializado

Coordinador Auditoría

(ORIGINAL FIRMADO)

WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para El Control Fiscal

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