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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE




P R E S E N T A C I Ó N

EL PRESENTE SISTEMA CONTABLE RESPONDE A UNA DE LAS PRINCIPALES PREOCUPACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, EN EL SENTIDO DE SENTAR LAS BASES ORGANIZATIVAS DE SUS CELULAS -UBPP´S- QUE LE PERMITAN UN MANEJO MAS CLARO Y EFICAZ DE SUS RECURSOS. LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS DIFERENTES UBPP´S ENCONTRARAN EN EL SISTEMA CONTABLE UN VALIOSO APOYO EN EL REGISTRO DE SUS OPERACIONES, LO QUE NOS PERMITIRA CONTAR CON UNA INFORMACIÓN CONFIABLE Y OPORTUNA TANTO A LAS AREAS DONDE SE EJERCE EL PRESUPUESTO, COMO A LA INSTANCIA ENCARGADA DE SU FISCALIZACIÓN Y CONTROL. CORRESPONDE AL CONJUNTO DE ADMINISTRATIVOS SU IMPLANTACIÓN Y A LA CONTRALORIA SU SEGUIMIENTO, PARA QUE CON LAS OBSERVACIONES DERIVADAS DE SU VALIOSA EXPERIENCIA, NOS CONDUZCAN A SU ENRIQUECIMIENTO Y SUPERACIÓN DE ESTE SISTEMA; POR LO QUE LAS CRITICAS Y SUGERENCIAS SERÁN SIEMPRE BIENVENIDAS.



I N D I C E

1.- SISTEMA CONTABLE

1.1 INTRODUCCIÓN

1.2 CATÁLOGO DE CUENTAS

1.3 MOVIMIENTO CONTABLE DE LAS PRINCIPALES CUENTAS

1.4 GUÍA CONTABILIZADORA

1.5 ASPECTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

1.6 GLOSARIO



INSTRUCTIVO DEL SISTEMA CONTABLE



I N T R O D U C C I Ó N

EL PRESENTE DOCUMENTO TIENE COMO PROPÓSITO FUNDAMENTAL EL DE UNIFICAR LOS REGISTROS E INFORMACIÓN DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LA INSTITUCIÓN, PRETENDIENDO ADEMÁS QUE ESTE MANUAL SIRVA DE GUÍA EN CUANTO A LA COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN DE TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REALICEN DENTRO DE LA INSTITUCIÓN. POR OTRO LADO, SE PUEDE DECIR QUE ESTE MANUAL TRATA DE QUE LA INFORMACIÓN SEA MÁS AGIL, VERAZ Y OPORTUNA PARA LA PRESENTACIÓN DE SUS RESULTADOS EN LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS EN CADA UNO DE LOS DEPARTAMENTOS. CABE SEÑALARSE QUE DE NINGUNA MANERA TRATA DE SER RIGIDO, SINO POR EL CONTRARIO, PROPORCIONA LINEAMIENTOS INDICATIVOS QUE PERMITIRAN LA ESTRUCTURACIÓN EN CADA UNA DE LAS AREAS. EN EL PRESENTE DOCUMENTO SE SEÑALA EL CATÁLOGO DE CUENTAS, ASÍ COMO TAMBIÉN DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CADA UNA DE ELLAS (SE PRESENTAN A NUESTRO CRITERIO LAS QUE PUEDEN SER MAS USUALES). DECIR QUE ESTE TRABAJO PODRA SER ENRIQUECIDO CON TODAS AQUELLAS APORTACIONES QUE SE RECABEN DE LAS PERSONAS ENCARGADAS DEL MANEJO PRESUPUESTAL COMO CONTABLE DENTRO DE SU DEPARTAMENTO.



CATÁLOGO DE CUENTAS PARA EL MANEJO DE SUBSIDIO

I. CUENTAS DE ACTIVO

10. CIRCULANTE:

102 BANCOS 01 CUENTA “X” BANCO “X” 104 ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES 105 FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR 107 DEUDORES DIVERSOS 01 “X” 02 “Y” 03 “Z” 108 ANTICIPO A PROVEEDORES 109 ALMACEN

11 FIJO:

110 GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO 111 MAQUINARIA Y EQUIPO 112 VEHÍCULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE 113 EQUIPO DE INSTRUMENTO MÉDICO 114 EQUIPO DE COMPUTO 115 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMÓN 120 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES 121 TERRENOS 123 COLECCIÓN CIENTÍFICA, ART. Y CULT.110 EQUIPO DE TRANSPORTE



CUENTAS DE PASIVO

20 CIRCULANTE:

201 PROVEEDORES 01 “X” 02 “Y” 03 “Z” 202 ACREEDORES DIVERSOS 01 “X” 02 “Y” 03 “Z” 204 IMPUESTOS POR PAGAR 206 RETENCIONES

II. CUENTAS DE PATRIMONIO

300 PATRIMONIO 301 RESULTADO DEL EJERCICIO

III. CUENTAS DE RESULTADOS

40 CUENTAS DE INGRESOS: 400 INGRESOS PRESUPUESTALES 402 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 404 PRODUCTOS FINANCIEROS 405 OTROS PRODUCTOS

50 CUENTAS DE EGRESOS:

500 GASTOS PRESUPUESTALES 502 OTROS GASTOS

503 GASTOS FINANCIEROS



102 B A N C O S SE CARGA: SE ABONA: -POR TODOS AQUELLOS INGRESOS - POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS QUE TIENE EL DEPARTAMENTO QUE TENGA QUE HACER EL DE- Y QUE PUEDEN SER: PARTAMENTO, COMO PUEDEN SER: LA CAJA. - PRESUPUESTO ASIGNADO - DOCUMENTO POR PAGAR A CAR- - INGRESOS POR SERVICIOS ESCO- - GO DEL DEPARTAMENTO - LARES - - INGRESOS POR SERVICIOS PROFE - ACREEDORES DIVERSOS - SIONALES - - INGRESOS POR OTROS - POR OTROS PAGOS DIVERSOS

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA DEUDORA Y REPRESENTA LOS FONDOS DISPONI- BLES EN CUENTAS BANCARIAS, EL CUAL DEBERÁ CONCILIARSE CON LOS ESTADOS DE CUENTA QUE PROPORCIONE EL BANCO SOBRE EL MANEJO DE -

LAS CUENTAS RESPECTIVAS.



104 ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES SE CARGA: SE ABONA: - POR LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS - POR EL ESTIMADO DE LOS SALDOS PEN- PENDIENTES DE COMPROBAR A CAR- DIENTES DE COMPROBAR, QUE SE ESTI- GO DE TERCEROS Y A FAVOR DE LA MEN COMO INCOBRABLES. ENTIDAD. POR EL INCREMENTO DE LA ESTIMACIÓN QUE SE DETERMINE POR EL TRANSCURSO DEL TIEMPO.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE NO RECUPERAR POR LOS GASTOS PENDIENTES DE COMPROBAR O REINTEGRAR DE PARTE DE LOS DEUDORES DIVERSOS OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP Y PERSONA.



105 FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE POR RECUPERAR, SE- - POR EL IMPORTE DE LOS CHEQUES COBRA-

GÚN REQUISICIONES DE FONDOS A DOS EN TESORERÍA, SEGÚN REQUISICIONES TESORERÍA ENVIADAS AL DEPARTA- ENVIADAS AL DEPARTAMENTO DE CONTROL MENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL. PRESUPUESTAL.

SU SALDO ES DE NATURALIZA DEUDORA Y REPRESEN- TA PENDIENTE DE RECUPERAR POR REQUISICIONES EN- VIADA A CONTROL PRESUPUESTAL.



107 DEUDORES DIVERSOS SE CARGA: SE ABONA: - DEL IMPORTE DE LAS CANTIDADES - DEL IMPORTE DE LAS COMPROBACIONES

ENTREGADAS A LA(S) PERSONA (S) INTERNAS QUE SE REALICEN EN FORMA - RESPONSALBES DE EFECTUAR EL PARCIAL O TOTAL EN EL TRANSCURSO DEL GASTO O SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO PRESUPUESTAL. EJERCICIO PRESUPUESTAL, SUJETO A COMPROBACIÓN INTERNA ANTE EL DEPARTAMENTO.

- DEL IMPORTE DE PRESTAMOS QUE SE CONCEDEN A OTROS DEPARTA- MENTOS.

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRE- SENTA ADEUDOS A FAVOR DEL DEPARTAMENTO.



108 ANTICIPO A PROVEEDORES SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO - POR LA APLICACIÓN TOTAL O PARCIAL AL GAS-

DEL EJERCICIO. TO PRESUPUESTAL DEL ANTICIPO AL PRO— VEEDOR PARA FINIQUITAR SU OBLIGACIÓN

- POR EL MONTO PARCIAL CONCEDI DE ENTREGAR TOTAL O PARCIALMENTE LOS DO PROVEEDORES A CUENTA DEL ARTÍCULOS O SERVICIOS ADQUIRIDOS. IMPORTE TOTAL DE LOS ARTÍCULOS O SERVICIOS QUE PROPORCIONARÁ. - POR LA PARTE PROPORCIONAL QUE SE AMOR- TIZA DEL ANTICIPO QUE POR INICIO DE OBRA

- POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE SE ENTREGÓ AL CONTRATISTA. POR INICIO DE OBRA, SE CONCEDA A CONTRATISTAS, EL CUAL SE AMORTIZARÁ EN LOS PAGOS POR AVANCES DE OBRA.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS ANTICIPOS CONCEDIDOS A PROVEEDORES O CONTRATISTAS PEN— DIENTES DE AMORTIZAR. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP, PROYECTO, PARTIDA, PROVEEDOR O CONTRATISTA.



109 A L M A C E N

SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS

INICIO DEL EJERCICIO. QUE SE ENTREGAN A LAS UBPP.

- POR EL IMPORTE DE LAS MERCAN- - POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLUCIONES CÍAS ADQUIRIDAS DURANTE EL - DE MERCANCÍAS QUE SE HAGA A LOS EJERCICIO. PROVEEDORES.

- POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLU- - POR LAS MERMAS Y PERDIDA DE MERCAN CIONES QUE REALICEN LAS UBPP. CÁ.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL INVENTARIO FINAL DE LAS EXISTENCIAS DE MERCANCIAS EN EL AL- MACÉN. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR ALMACÉN UBPP., PARTIDA, ARTÍCULOS.



110 GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO

SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y

INICIO DEL EJERCICIO. BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS. DE LOS SEMOVIENTES.

- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI- REALICEN DURANTE EL EJERCICIO. GUIENTE EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL TOTAL DE LOS SEMOVIENTES EN EXISTENCIA. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP. Y SEMOVIENTES



111 MAQUINARIA Y EQUIPO

SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS

INICIO Y BAJAS POR DIFERENTES CON-- CEPTOS DE LA MAQUINARIA Y - POR LAS ADQUISICIONES QUE EQUIPO.

SE REALICEN EN EL TRANSCUR- SO DEL EJERCICIO. – POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIENTE EJERCICIO. - POR DONATIVOS Y APOYOS DE

PROYECTOS.

SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL TOTAL DE MAQUINARIA QUE SE HA INVERTIDO.



112 VEHICULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO INICIO - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS QUE

CIO DEL EJERCICIO. POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN CON VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE

- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIENTE REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL EJERCICIO. EJERCICIO.

- POR DONATIVOS Y APOYOS DE PRO- YECTOS.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DE LOS VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE EN EXISTEN- CIA. OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP Y ARTÍCULOS.



113 EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y

INICIO DEL EJERCICIO. BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN CON EL EQUIPO E INS- TRUMENTAL MÉDICO. - POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SI-

REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL SUIENTE EJERCICIO. EJERCICIO

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL EQUIPO E INSTRUMENTAL MÉDICO EN EXISTEN- CIA. OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP Y ARTÍCULO.



114 EQUIPO DE COMPUTO SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS

INICIO DEL EJERCICIO QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA- LICEN CON EL EQUIPO DE COMPUTO.

- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SIGUIEN- REALICEN DURANTE EL EJERCICIO. TE EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DEL EQUIPO DE COMPUTO EN EXISTENCIA OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR - UBPP Y ARTÍCULO.



115 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMON SE CARGA: SE ABONA: -. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BA-

INICIO DEL EJERCICIO. JAS QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN CON EL MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN.

- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI -- REALICEN EN EL TRANSCURSO GUIENTE EJERCICIO. DEL EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN EN - EXISTENCIA. OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP Y ARTÍCULO.



120 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE INICIO DEL EJERCICIO POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA- LICEN CON LOS EDIFICIOS Y CONS-

TRUCCIONES.

- POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL CIONES QUE SE REALICEN DURANTE SIGUIENTE EJERCICIO. EL EJERCICIO.

- POR LA CAPITALIZACIÓN DE LAS

OBRAS EN PROCESO QUE HAN SIDO ENTREGADAS POR LAS CONSTRUC- TORAS.

SU SALDO REPRESENTE, EL COSTO TOTAL DE LOS EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES PROPIEDAD DE LA INSTITUCIIÓN.



121 T E R R E N O S SE CARGA: SE ABONA: -. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE POR DEL EJERCICIO. DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN - CON LOS TERRENOS. - POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISICIO- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-

NES QUE SE REALICEN DURANTE EL - TE EJERCICIO. EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LOS TE- RRENOS PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN.



123 COLECCIÓN, CIENTIFICA ARTISTICA Y LITERARIA SE CARGA: SE ABONA:

- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BAJAS INICIO DEL EJERCICIO. QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA CEN

- POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI- CIONES QUE SE REALICEN DURAN- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN- TE EL EJERCICIO. TE EJERCICIO.

- POR DONACIONES HECHA A LA INS- TITUCIÓN.

- POR NUEVAS CREACIONES LITERA- RIAS.

SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LA COLECCIÓN CIENTÍFICA, ARTÍSTICA Y LITERARIA PROPIEDAD DE LA INS- TITUCIÓN. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.



201 P R O V E E D O R E S SE CARGA: SE ABONA: - DE LOS PAGOS EFECTUADOS POR EL - POR LA ADQUISICION DE BIENES, YA SEA DEPARTAMENTO A CONTRATISTAS, DE ACTIVO O DE CUALQUIER COMPRA - O CUALQUIER OTRO CONCEPTO.- REALIZADA POR EL DEPARTAMENTO A -

CREDITO.

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA ACREEDORA Y REPRESENTA EL VALOR DE LOS -- ADEUDOS PENDIENTES DE CUBRIR POR LOS CON- CEPTOS ANTERIORMENTE ANUNCIADOS.

.



202 ACREEDORES DIVERSOS SE CARGA: SE ABONA: - DE LOS PAGOS REALIZADOS AL - DEL IMPORTE EN DOCUMENTOS QUE

PERSONAL UNA VEZ RECUPERA- PRESENTA PERSONAL DEL DEPARTA- DOS LOS GASTOS ANTE LA TESO- MENTO PARA SU PAGO Y SEAN PEN-- RERÍA DIENTE DE RECUPERACIÓN A CON--

TROL PRESUPUESTAL.

SU SALDO ES ACREEDOR Y REPRESENTA EL IMPORTE PENDIENTE DE PAGO AL PERSONAL QUE ENTREGO COMPROBANTES PARA SU RECUPERACIÓN.



204 IMPUESTOS POR PAGAR SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS PAR- - POR EL IMPORTE DEL SALDO PENDIENTE

CIALES TOTALES DE LOS IMPUES— DE PAGAR AL INICIO DEL EJERCICIO. TOS RETENIDOS Y ENTREGADOS A LAS DEPENDENCIAS CORRESPON— - POR EL IMPORTE DE LAS RETENCIONES DIENTES. QUE POR CONCEPTO DEL ISPT 10% IVA S/HONORARIOS Y OTRO TIPO DE IMPUES-

- POR IMPORTE DE IMPUESTOS RE- TOS QUE SE RETENGA PERIÓDICAMENTE TENIDOS (DE MÁS) Y REINTEGRA- PARA SU PAGO. DOS A LAS DIF. PERSONAS.

- POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIENTE EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LOS IM- PUESTOS PENDIENTES DE PAGO ANTE LAS DE- OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR EJERCICIOS PRESUPUESTAL, TIPO DE RETENCIÓN Y DE- PENDENCIA.



206 R E T E N C I O N E S SE CARGA: SE ABONA: -SE CARGA POR EL VALOR NOMINAL - SE ABONA POR EL VALOR NÓMINAL DE DE LAS RETENCIONES PAGADAS A - LAS RETENCIONES PENDIENTES DE PA- CARGO DEL DEPARTAMENTO A LA TE- GO AL INICIAR EL EJERCICIO. SORERÍA.

- POR TODAS LAS OBLIGACIONES SUS - CRITAS POR EL DEPARTAMENTO A UN PLAZO MENOR DE UN AÑO.

EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA ACREEDORA Y REPRESENTA LAS OBLIGACIONES POR PARTE DEL DEPARTAMENTO, PENDIENTES DE LIQUIDAR.



300 P A T R I M O N I O SE CARGA: SE ABONA: - POR LA BAJA QUE POR DIFERENTES - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO

CONCEPTOS SUFRA EL PATRIMONIO DEL EJERCICIO. UNIVERSITARIO.

- POR EL TRASPASO DEL SALDO AL – - POR EL IMPORTE DE LA CAPITALIZACIÓN SIGUIENTE EJERCICIO. DE LOS ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS DU-

RANTE EL EJERCICIO.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO CON QUE -- CUENTA LA INSTITUCIÓN. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.



301 RESULTADO DEL EJERCICIO SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DEL DÉFICIT PRESEN - POR EL IMPORTE DEL SUPERÁVIT PRESEN-

TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA.

- POR EL TRASPASO.DEL SUPERÁVIT DEL - POR EL TRASPASO DEL DÉFICIT DEL EJER- EJERCICIO, A LA CUENTA DE RESULTA- CICIO AL SIGUIENTE EJERCICIO A LA CUEN- DOS, DE RESULTADOS DE EJERCICIO TA DE RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTE- ANTERIORES. RIORES.

SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LA UTILI- DAD O PÉRDIDA OBTENIDO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA.



400 INGRESOS PRESUPUESTALES SE CARGA: SE ABONA: - POR EL PAGO A LA TESOFE DE LA RE- - POR EL IMPORTE DE CADA MINISTRACIÓN

DUCCIÓN AUTORIZADA DEL PRESU— QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA - PUESTO, RECURSOS HAN SIDO LIBE— INSTITUCIÓN. RADOS EN SU TOTALIDAD.

- POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DEL PAGO DE LAS APLI- DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS. CACIONES AL PRESUPUESTO DE LA INSTI-

TUCIÓN, QUE LIBERE LA TESOFE. SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS INGRESOS PRESUPUESTALES PAGADOS POR LA TESOFE A FAVOR DE LA INSTITUCIÓN. OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR TIPO DE APORTACIÓN POR PROGRAMA Y SUBPROGRAMA.



402 INGRESOS EXTRAORDINARIOS SE CARGA: SE ABONA: - POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DE LA MINISTRACIÓN

DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS. QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA INSTITUCIÓN PARA PAGOS EXTRAORDI— NARIOS.

SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DE LOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS PAGADOS POR LA – TESOFE A FAVOR.



404 PRODUCTOS FINANCIEROS SE CARGA: SE ABONA: - POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DE INTERESES GENE-

DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS RADOS POR DEPÓSITOS BANCARIOS.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE POR CON- CEPTO DE INTERESES A FAVOR DE LA INSTITU— CIÓN.



405 OTROS PRODUCTOS SE CARGA: SE ABONA: - POR EL TRASPASO DEL SALDO -- - POR EL IMPORTE DE OTROS CON-

ACREEDOR A LA CUENTA DE RE- CEPTOS DISTINTOS A INGRESOS - SULTADOS. NORMALES, QUE SE RECIBAN EN

CUENTA BANCARIA.

SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL QUE POR OTROS CONCEPTOS OBTENGA LA - INSTITUCIÓN.



500 GASTOS PRESUPUESTALES SE CARGA: SE ABONA: - POR EL IMPORTE DE LOS GASTOS - POR LAS CANTIDADES RECUPERADAS NO

EFECTUADOS DURANTE EL EJER- EROGADAS. CICIO PRESUPUESTAL, LOS CUA- LES SE AFECTARAN A LOS PRO-- - POR SU SALDO AL FINAL DEL EJERCICIO YECTOS Y PARTIDAS AUTORIZA- POR AJUSTE. DAS PARA EL DEPARTAMENTO.

SU SALDO ES DE NATURALEZA DEUDORA Y EXPRESA EL PRESUPUESTO EJERCIDO AL FINALIZAR EL EJERCICIO PRESUPUESTAL.



502 O T R O S G A S T O S SE CARGA: SE ABONA: - POR TODAS AQUELLAS EROGACIONES - AL FINAL DEL CIERRE POR AJUSTE.

QUE EFECTUA EL DEPARTAMENTO, QUE NO ESTAN CONTEMPLADAS DEN- TRO DEL CATÁLOGO.

SU SALDO ES DEUDOR Y REPSENTA LA CANTIDAD DE PAGOS REALIZADOS NO CONTEMPLADOS DEL GASTO PRESUPUESTAL.



503 G A S T O S F I N A N C I E R O S SE CARGA: SE ABONA: - POR TODAS AQUELLAS COMISIONES - AL CIERRE DEL EJERCICIO POR

O INTERESES QUE PAGAN A INSTITU- AJUSTE. CIONES BANCARIAS, SEA CUAL FUERE SU CAUSA (COMISIONES POR CHEQUES DEVUELTOS, INTERESES POR PRESTA- MOS, ETC.)

SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL TOTAL DE GASTOS POR COMISIONES INDI- CADAS.



PÓLIZAS O P E R A C I Ó N DOCUMENTOS FUENTES QUE SE CUENTAS DE CARGO CUENTAS DE ABONO ORIGINA

- Solicitud de Requisición de Fondos a Tesorería, por concepto de FONDO REVOLVENTE.

- Por el gasto efectuado por el

Departamento y entreguen la doc. - Por la entrega de documentos sujetos

a recuperación. - Por la recuperación de los gastos

efectuados en Tesorería - Pago a Acreedores internos por Recu-

peración de gastos - Por la recuperación de Fondo Rev. - Por el Depósito de Recuperación del

Fondo Revolvente

- Por la dotación de material surtido por el Almacén General.

- Por los pedidos de materiales surtidos por Recursos Materiales (de acuerdo – a normatividad)

- Por la dotación de vales de gasolina.

202 Acreedores Diversos 102 Bancos 102-01 Cuenta “X” 202 Acreedores Diversos 400 Ingresos Presupuéstales 102 Bancos 400 Ingresos Presuéstales 107 Deudores Diversos 400 Ingresos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales

102 Bancos 500 Gastos Presupuéstales 501 Proyecto “X” Partida “X” 500 Gastos Presupuestales 501 Proyectos 102 Bancos 202 Acreedores Diversos 107 Deudores Diversos 102 Bancos 500 Gastos Presupuéstales 501 Proyecto “X” Partida “X” 500 Gastos Presupuéstales 501 Proyecto “X” Partida “X”

500 Gastos Presupuéstales

P. I. P.Ch. P. D. P.I. P.Ch P.D.

P.I. P.D. P.D

P.D.

- Ficha de Depósito - Facturas, Recibos, etc. - Facturas, Recibos, etc. - Requisición de Fondos y Ficha de

depósito - Recibos - Requisición de Fondos - Ficha de Depósito - Requisición al Almacén valuada - Pedidos - Oficio




- Por el consumo de servicio teléfonico

Pagado por la Admón., Central

- Por la entrega de dinero por parte del Departamento al responsable del gasto.

- Por la comprobación interna por parte

del responsable del gasto al Departamento.

- Compra de material (no existente en el

Almacén) (contado).

- Compra de material a crédito - Pago a Proveedores

400 Ingresos Presupuéstales 102 Bancos 101 Cuenta “X” 107 Deudores Diversos 102 Bancos 102-1 Cuenta “X” 201 Proveedores 201-01 “X” 102 Bancos

500 Gastos Presupuéstales 107 Deudores Diversos “X” 500 Gastos Presupuéstales 501 Proyecto “X” Partida “X” 500 Gastos Presupuéstales 501 Proyectos “X” Partida “X”

500 Gastos Presupuéstales 501 Proyecto “X” Partida “X” 201 Proveedores

P.D. P.Ch. P.D. P.Ch P.D. P:Ch.

- Oficio y/o copia de Estado de

Cuentas - Oficio de Solicitud de Fondos - Documentos originales

(Facturas, recibos) - Facturas - Facturas - Copia Factura




- Adquisición de Equipo de Computo y otros

PARA EL CASO DE PRÁCTICAS Y EXCURSIONES

- Por la comprobación de las nóminas a

Contraloría y Tesorería. - Por la expedición del cheque al profesor

responsable del grupo y viaje - Por la comprobación interna del

profesor responsable del viaje - Por la comprobación interna por parte

del profesor responsable del viaje, cuando exista remanente.

- Por la comprobación interna cuando

exista excedente de gastos por imprevistos en el viaje.

102 Bancos 102-01 Cuenta “X” 300 Patrimonio 202 Acreedores Diversos 400 Ingresos Presupuéstales 102 Bancos 107 Deudores Diversos 107 Deudores Diversos 202 Acreedores Diversos 107 Deudores Diversos 102 Bancos

500 Gastos Presupuéstales Proyecto “X” Partida 114 Equipó de Cómputo “X” 500 Gastos Presupuéstales 102 Bancos 107 Deudores Diversos 202 Acreedores Diversos 202 Acreedores Diversos 102 Bancos 202 Acreedores Diversos 500 Gastos Presupuéstales

P.Ch. P.D. P.D. P. I. P.Ch. P.D. P.D. P. I. P.D. P.Ch.

- Factura - Requisición de Fondos, Nominas

Ficha de Depósito - Nóminas y cheque - Nómina - Nóminas Firmadas - Dicha de Depósito - Nóminas firmadas - Comprobación de gastos




- Por el reintegro a la Tesorería por

remanente de gastos por comprobar o Fondo Revolvente (Reing. Por Subsidio).

- Por el reintegro del Fondo

Revolvente a través de control Presupuestal

P.D. PÓLIZA DE DIARIO P.I. PÓLIZA DE INGRESOS P. Ch PÓLIZA CHEQUE

102 Bancos 400 Ingresos Presupuestales

400 Ingresos Presupuéstales 202 Acreedores Diversos

P.Ch. P.D.

- Copia del Gasto a Comprobar - Requisición de Fondos a Tesorería

con documentos originales (facturas, viáticos, etc.)



ASPECTOS A CONSIDERAR CON CARÁCTER GENERAL Y OBLIGATORIO

• Cuentas bancarias se abrirán a nombre de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO, y la UBPP que corresponda. ( Ejem. UACH-CONTRALORÍA GENERAL). Y bajo la modalidad de firmas mancomunadas.

• Las cuentas bancarias se deberán reportar ante el departamento de Ingresos de la Tesorería General de la UACh. • Las UBPP´s que manejen recursos propios, deben contar con una cuenta bancaria para estos y otra para subsidio. • Todos los cheques que se expidan deberán ser NOMINATIVOS, y los que sean por un importe superior a $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.) además

deberán ser cruzados, para abono en cuenta o no negociable, considerando que este importe limite se variara de acuerdo a las reformas que sufra la Ley del Impuesto Sobre La Renta.

• Las Pólizas cheque deben ser copia fiel del cheque que amparan. • Las pólizas cheque en el recuadro de Recibido deben indicar fecha, nombre y firma; cuando este documento sea entregado a una tercera persona será a través

de poder y previa identificación, dejando constancia mediante fotocopia del documentos que avale esta situación. • Las pólizas de Ingresos, egresos y Diario deben tener su respectivo asiento contable y deben estar debidamente requísitadas, llenando y firmando los recuadros

al calce de las pólizas (elaboró, revisó y autorizó), considerando que estas funciones las deben realizar personas diferentes. • Conservar copia de la documentación soporte de las pólizas tanto de ingresos, como de egresos y las de diario; así como en las Requisiciones de Fondos a

Tesorería. • La ficha de depósito debe indicar el origen del ingreso, la cual será referencia para la elaboración de la póliza de ingreso • Los gastos a comprobar internos, invariablemente se deben soportar mediante recibos, los cuales se encuentran establecidos en la normatividad interna, y este

cuenta con la estructura y funciones de pagaré.



• Queda estrictamente prohibido otorgar recursos como préstamos personales. Así como entregar cantidad alguna a personas que no tengan relación laboral con

la UACH. • En el Gasto a comprobar interno, se indique invariablemente fecha de reintegro o comprobación de recursos. Y una vez transcurrido dicho plazo el

administrativo de la UBPP, deberá requerir mediante oficio la comprobación o reintegro. • Realizar conciliaciones bancarias mensuales debidamente requisitadas al contar con los nombres y firmas autógrafas de quien elabora, revisa y autoriza. • Toda persona que gire cheques sin fondos de las cuentas de la UACh, y este movimiento ocasione cargos bancarios, estos importes serán responsabilidad de

los libradores de la cuenta, debiendo estos realizar el reintegro en efecivo de dichos cargos. • Invariablemente se tendrá que respetar en todas las pólizas (diario, ingresos y egresos) el orden cronológico y numérico



GLOSARIO Sistema contable:

• Es el proceso contable para llevar ordenadamente las cuentas de la empresa, estar informados de cual es situación de la misma y buscar alternativas atractivas que le permitan ahorrar en costo y/o gastos, para aumentar sus expectativas de rendimiento.

Guía Contabilizadota: • Manual en el que se establecen los preceptos e instrucciones necesarios para el correcto registro de las operaciones. Usualmente incluye. Catalogo de

cuentas, análisis de movimientos de cada una de las cuentas Catálogo de cuentas:

• Lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de cuentas que en un momento determinado son requeridos para el control de las operaciones de una entidad.

Cuenta: • Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, de

Pasivo y de Capital. Activo:

• Bienes y derechos propiedad del ente económico. Activo Circulante:

• Bienes y derechos que están en rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo Activo Fijo:

• Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos. Cargos Diferidos:

• Gastos pagados por anticipado por lo que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente. Pasivo:

• Deudas y obligaciones del ente económico. Pasivo Circulante o Flotante:

• Deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un año. Pasivo Fijo o Consolidado:

• Deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, a partir de la fecha del balance



Créditos diferidos:

• Cantidades cobradas anticipadamente por lo que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo.

Debe: • Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.

Haber: • Es la columna que se encuentra en la parte derecha.

Movimiento deudor: • Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta

Movimiento acreedor: • se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.

Saldo deudor: • Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.

Saldo acreedor: • Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.

Balanza de comprobación: • Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario han sido registrados en las cuenta s de

mayor, respetando la partida doble. Balance general o Estado de situación:

• Es el documento contable que presenta la situación financiera de un ente en una fecha determinada Estado de resultados:

• Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio. Póliza de ingresos:

• Documento en el cual se registran todas las entradas de efectivo, en Bancos. Póliza de egresos:

• Documento en el cual se registran todas las salidas de efectivo en Bancos. Póliza de diario

• Documento en el cual se registran operaciones distintas de entrada y salida de efectivo.

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