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B130120

Junio del 2009

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA

Manual de Procedimientos Dirección General de Administración y

Finanzas

Pág. 3

ÍNDICE

CONTENIDO

Página

I.- Introducción II.- Objetivo del Manual III.- Red de Procesos IV.- Lista Maestra V.- Procedimientos

• Descripción del Procedimiento • Diagrama de Flujo • Inventario de registros • Verificación de la ejecución del procedimiento • Formatos e Instructivos

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7

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Manual de Procedimientos DGAF

Pág. 4 I.- INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Administración y Finanzas, como parte de la estructura de los Servicios Educativos del Estado de Sonora, la cual proporciona servicios de proveeduría de materiales, servicios básicos, información contable y financiera a la comunidad educativa y de apoyo, de una manera eficiente, transparente y oportuna, coadyuvando con ello, a elevar la calidad de la Educación en el Estado y en el País, cuidando que éstos atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Los procesos corresponden a seis Unidades Administrativas y están definidos para dar cumplimiento a las metas del Programa Estatal y Nacional de Educación, así como el Plan Estatal de Desarrollo, básicamente alineado al Eje 3 “Igualdad de oportunidades, corresponsabilidad y cohesión social. Así mismo contempla la red de procesos de cada Unidad Administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de la Dependencias y Entidad. Es así como este documento básico, de operación general y consulta, queda a disposición del personal de esta Unidad Administrativa con el fin de que sea perfeccionado y enriquecido en cuanto a sus servicios y a la calidad del desempeño, tomando en cuenta la creciente evolución que en el ámbito de la Administración Pública se alcance, para así convertirse en un instrumento que sea base esencial para su realización que fundamente la decisión de mejora continua, que participen en el logro de los objetivos y metas propuestos, que no tendrá otra finalidad que aquélla de cumplir cabalmente con las expectativas de la sociedad. Este manual deberá ser revisado cada año o cuando se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la Unidad o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. Finalmente, cumpliendo con la normatividad en la materia, la elaboración del presente manual, fue basada en la Guía para la elaboración del Manual de procedimientos de la Secretaría de la Contraloría General del Estado del 2008.



Pág. 5 II.- OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar a los Servidores Públicos que integran esta Unidad Administrativa, una base documental para una operación consistente y susceptible de mejora institucional, donde se detallan los procedimientos realizados en cada una de las áreas de la Dirección General de Administración y Finanzas. Además este Manual de Procedimientos permitirá de manera homogénea, identificar, definir, documentar, controlar y dar seguimiento a los procesos sustantivos que se operan en esta Dirección General. La documentación de los Procedimientos se convierte en un elemento imprescindible para la comunicación y la transmisión de la información, evidencia que lo planificado se ha llevado a cabo realmente. El Manual de Procedimientos representa también, una herramienta importante para describir las actividades de cada Unidad Administrativa, proporcionar información de quien las ejecuta y los responsables de su operación, la secuencia ordenada de las actividades para obtener un resultado predeterminado, de acuerdo con la normatividad aplicable y cumplir las expectativas de nuestros clientes internos y externos, en un marco de mejora continua.

Secretaría de Educación y Cultura Dirección General de Administración y Finanzas

III.- RED DE PROCESOS

DIR. FAC No. MACRO PROCESO No. SUBPROCESO TIPO PR. RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR PROYECTOS PRODUCTO INDICADOR

03-03-23 F,G 01 01 SERVICIOS FINANCIEROS SOPORTE 1 Director de Recursos

Financieros Estados Financieros

Entrega oportuna de estados financieros 01 Registro y control del ejercicio presupuestal Cheques

Unidades administrativas, proveedores de bienes y servicios y programas especiales

Número de trámites efectuados en 7 días hábiles / el total de trámites solicitados

03-03-23 F 01 04 ADQUISICIONES SOPORTE 1 Director de Recursos Materiales y Servicios

Autorización de Compra

Compra oportuna de materiales y bienes 02 Adquisición de materiales, suministros y bienes

muebles Programa anual de adquisiciones y pedidos

Centros de trabajo y unidades administrativas

Total de pedidos entregados en 12 días hábiles / el total de pedidos solicitados

03-03-23 F 01 02 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SOPORTE 2 Director de Servicios

Administrativos Gestiones Administrativas

Atención a solicitudes del Sector Educativo Oportunas

03 Gestión para el pago de atención médica por accidente a alumnos de educación básica oficial

Trámite oportuno para el pago de cobertura médica

Secretaría de Salud, estudiantes y padres de familia de centros escolares

Pago efectuado a clientes externos por apoyos extraordinarios en menos de 25 días hábiles

03-03-23 F 01 04 ADQUISICIONES SOPORTE 1 Director de Adquisiciones

Autorización de Compra

Compra oportuna de materiales y bienes 04 Organización y seguimiento de licitaciones

Contrato de adquisiciones o servicio


Número de licitaciones realizadas / el número de licitaciones programadas



Entrega oportuna de estados financieros 05 Entero a terceros Cheques

Unidades administrativas, acreedores diversos, proveedores de bienes y servicios

Número de pagos efectuados en tiempo / Número de pagos que debieron efectuarse al vencimiento



Entrega oportuna de estados financieros 06 Registro contable servicios personales capítulo 1000 Estados

financieros finales Unidades administrativas, órganos fiscalizadores, auditores externos

Insumo para elaboración de estados financieros (diez días hábiles)




07 Trámite para el pago de bienes muebles e inmuebles siniestrados

Autorización para el trámite de indemnización


Total de trámites efectuados (máximo tres días hábiles) / Total de trámites solicitados

03-03-23 F 01 03 INFRAESTRUCTURA SOPORTE 2 Director de Recursos Materiales y Servicios

Mantenimiento y controles a bienes muebles e inmuebles

Atención a solicitudes de mantenimiento 08 Fiscalización y control del inventario físico en

unidades administrativas Cédula censal validada y firmada por el responsable

Unidades administrativas de SEES y SEC

Número de verificaciones efectuadas / el número de verificaciones programadas


Mantenimiento y controles de los bienes

Atención a solicitudes de mantenimiento 09 Mantenimiento y conservación de bienes inmuebles

de la administración central Orden de servicio Unidades Administrativas y Operativas de SEC Y SEES

Número de solicitudes atendidas / el número de solicitudes tramitadas por la Administración Central



Atención a solicitudes de mantenimiento 10 Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos

oficiales de SEES Y SEC

Vehículo al que se elaboraron las reparaciones solicitadas y/o requeridas


Número de solicitudes atendidas /número solicitudes tramitadas



Atención a solicitudes de mantenimiento 11

Contratación y trámite de pago de servicios de agua, drenaje y energía eléctrica en planteles, centros de trabajo de nivel básico y oficinas administrativas

Contrato de servicio y/o orden de servicio

Planteles y centros de trabajo de nivel básico y oficinas administrativas

Número de trámites de pago atendidas/ total trámites de pagos solicitados

03-03-23 F 01 02 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SOPORTE 1 Director de Recursos

Materiales y Servicios Gestiones Administrativas


12 Verificación de energía eléctrica de tiendas escolares de nivel básico según convenio de concesión para prestación de servicio

Reporte de verificación y oficio de notificación

Planteles educativos de nivel básico en el Estado de Sonora

Verificaciones Realizadas / verificaciones programadas




13 Recepción y trámite de solicitudes de vehículos oficiales para salidas foráneas

Dar una respuesta favorable a la petición recibida de solicitud de vehículo oficial


Número de solicitudes atendidas / total de solicitudes recibidas

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de Elaboración Hojas 04DAF 30/04/2009 1 de 2

No. Macroprocesos N° de revisión Código de la Red 1.- La calidad y el mejoramiento continuo del Sistema Educativo

02

2.- La pertinencia de la educación con el empleo 3.- La Administración escolar del sistema educativo 4.- Acceso, garantía de permanencia y éxito escolar 08-RP-04DAF/REV.02 5.- La valoración social y promoción de la profesionalización del magisterio 6.- La educación para la vida y el trabajo 7.- La descentralización de funciones y el desarrollo regional 8.- El desarrollo cultural y deportivo en la educación

06-SIP-P01-F01/REV.00


Secretaría de Educación y Cultura Dirección General de Administración y Finanzas

III.- RED DE PROCESOS

DIR. FAC No. MACRO PROCESO No. SUBPROCESO TIPO PR. RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR PROYECTOS PRODUCTO INDICADOR

03-03-23 F 01 05 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL SOPORTE 2 Director del Sistema

Integral de Archivo

Administración y Control de Documentos Eficiente

Cumplimiento de los Lineamientos del Sistema de Archivo

14 Conformación y Registro de Expedientes de Trámite

Inventario General por Expediente de Archivo de Trámite Actualizado

Personal de las Unidades Administrativas de SEC y SEES

Total de expedientes existentes/Total de expedientes inventariados


Integral de Archivo


Cumplimiento de los Lineamientos del Sistema de Archivo 15 Control de Circulación de Documento de

Archivo de Trámite Registro de Prestamos Documentales

Personal de las Unidades Administrativas de SEC y SEES

Numero de servicios de circulación documental/Devoluciones tardías


Integral de Archivo


Cumplimiento de los Lineamientos del Sistema de Archivo 16 Control de Circulación de Documentos de

Archivo de Concentración Registro de Servicios

Toda Unidad Administrativa que tenga resguardada documentación

Servicios oportunos/Total de servicios devolución oportuna/Total de prestamos


Integral de Archivo


Cumplimiento de los Lineamientos del Sistema de Archivo 17 Recepción de Transferencia Primaria

Caja de Archivo, cumple como producto terminado

Unidades Administrativas de SEC-SEES

Número de recepciones oportunas / Total de Recepciones


Integral de Archivo


Cumplimiento de los Lineamientos del Sistema de Archivo 18 Recepción y Envío de Paquetería

Servicio de Recepción y envío de paquetería

Mensajeros externos, Unidades Administrativas SEC-SEES

Número de recepciones oportunas / Total de Recepciones




19 Control de los Registros de Activos Fijos Conciliación de Activos Fijos

Dirección de Recursos Financieros, Órgano de Control y Desarrollo Administrativo y Auditores Externos

Conciliación efectuada 10 días hábiles posterior al cierre del mes




20 Gestión de Siniestros de Vehículos Oficiales Vehiculo reparado o Indemnización Personal de SEC-SEES

Número de vehículos reparados o indemnizados satisfactoriamente / Numero de vehículos siniestrados



Entrega oportuna de estados financieros 21 Conciliación Bancaria de Nómina Conciliación

Bancaria Subdirección de Contabilidad Federalizada

Insumo para la elaboración de estados financieros (10 días hábiles)

03-03-23 F 01 02 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SOPORTE 2

Director de Atención y Seguimiento a Auditorias

Gestiones Administrativas


22 Atención y Solventación de Auditorias Oficio de respuesta a los informes de auditoria

Titulares SEC-SEES, Contraloría General Y Órganos Fiscalizadores

Total de observaciones tramitadas para su solventación / Total de observaciones realizadas

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de Elaboración Hojas 04DAF 30/04/2009 2 de 2

No. Macroproceso N° de revisión Código de la Red 1.- La calidad y el mejoramiento continuo del Sistema Educativo

02 08-RP-04DAF/REV.02

2.- La pertinencia de la educación con el empleo 3.- La Administración escolar del sistema educativo 4.- Acceso, garantía de permanencia y éxito escolar 5.- La valoración social y promoción de la profesionalización del magisterio 6.- La educación para la vida y el trabajo 7.- La descentralización de funciones y el desarrollo regional 8.- El desarrollo cultural y deportivo en la educación

Elaboró Revisó

Validó:

Director General de Administración y Finanzas

Ing. Luís Ernesto Gastélum Celaya C.P. Alejandro García Suárez Campos Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales

Coordinador ISO Representante de la Dirección General de Administración y Finanzas

CATÁLOGO DE FACULTADES A Planeación B Ingresos C Egresos D Catastral y Registral E Bebidas Alcohólicas F Administración e Informática G Contabilidad, Evaluación y Estadística

PRIORIDAD 1 Alta

Normal 2 Baja 3

DIR. Direccionamiento con el Eje Rector, Objetivos con el Plan Estatal de Desarrollo y Programa de mediano Plazo P R. Prioridad

06-SIP-P01-F01/REV.00

Pág. 8 Pág. 8 IV.- LISTA MAESTRA IV.- LISTA MAESTRA

04DAF DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 04DAF DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN

FECHA DE ELABORACIÓN

(dd/mm/aa) RED DE PROCESOS

08-RP-04DAF/REV.01 RED DE PROCESOS 02 30/04/09

PROCEDIMIENTOS

08-03-03-23-01/04DAF-01-P01/REV.04 REGISTRO Y CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL 04 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV.05 ADQUISICIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES MUEBLES 05 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P03/REV.02 GESTIÓN PARA PAGO DE ATENCIÓN MÉDICA POR ACCIDENTE A ALUMNOS DE EDUCACIÓN BÁSICA OFICIAL 02 30/04/2009

08-03-03.23-01/04DAF-04-P04/REV.03 ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LICITACIONES 03 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-01-P05/REV.03 ENTERO A TERCEROS 03 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-01-P06/REV.03 REGISTRO CONTABLE DE SERVICIOS PERSONALES CAPITULO 1000 03 30/04/2009 08-03-03-23-01/04DAF-02-P07/REV.05 TRÁMITE PARA PAGO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES SINIESTRADOS 05 30/04/2009 08-03-03-23-01/04DAF-04-P08/REV.03 FISCALIZACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO FÍSICO EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS 03 30/04/2009 08-03-03-23-01/04DAF-03-P09/REV.03 MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES E LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL 03 30/04/2009 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS OFICIALES SEES Y SEC 03 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02 CONTRATACIÓN Y TRÁMITE PAGO DE SERVICIOS DE AGUA, DRENAJE Y ENERGÍA ELÉCTRICA EN PLANTELES, CENTROS DE TRABAJO DE NIVEL BÁSICO Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS 02 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P12/REV.02 VERIFICACIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE TIENDAS ESCOLARES DE NIVEL BÁSICO SEGÚN CONVENIO DE CONCESIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIO 02 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P13/REV.03 RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE VEHÍCULOS OFICIALES PARA SALIDAS FORÁNEAS 03 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P14/REV.00 CONFORMACIÓN Y REGISTRO DE EXPEDIENTES DE TRÁMITE 00 13/02/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P15/REV.00 CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE TRÁMITE 00 23/03/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P16/REV.00 CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 00 23/03/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P17/REV.04 RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 04 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P18/REV.03 RECEPCIÓN Y ENVÍO DE PAQUETERÍA 03 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P19/REV.01 CONTROL DE LOS REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS 01 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P20/REV.02 GESTIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS OFICIALES 02 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P21/REV.01 CONCILIACIÓN BANCARIA DE NÓMINA 01 30/04/2009

08-03-03-23-01/04DAF-02-P22/REV.02 ATENCIÓN Y SOLVENTACIÓN DE AUDITORIAS 02 30/04/2009

FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P01-F01/REV.01 FORMATO DE CONTRA RECIBO 01 30/04/200908-04DAF-P01-F02/REV.01 FORMATO DE VOLANTE DE RECHAZO 01 30/04/200908-04DAF-P01-F03/REV.00 FORMATO DE PÓLIZA DE CHEQUE 00 30/04/200908-04DAF-P01-F04/REV.01 FORMATO DE AVISO DE COMISIÓN 01 30/04/200908-04DAF-P01-F05/REV.00 FORMATO DE SUBPRESUPUESTO 00 30/04/200908-04DAF-P01-F06/REV.01 FORMATO DE RELACIÓN DE DOCUMENTO 01 30/04/200908-04DAF-P01-F07/REV.01 FORMATO DE INFORME DE COMISIÓN 01 30/04/200908-04DAF-P02-F02/REV.00 FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA 00 30/04/200908-04DAF-P02-F03/REV.01 FORMATO DE INVITACIÓN PARA COTIZAR 01 30/04/200908-04DAF-P02-F04/REV.00 FORMATO DE CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES 00 30/04/2009

08-04DAF-P02-F05/REV.01 FORMATO DE SOLICITUD DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADQUISICIONES DEL ESTADO 01 30/04/2009

08-04DAF-P02-F06/REV.01 FORMATO DE PEDIDO 01 30/04/200908-04DAF-P02-F07/REV.00 FORMATO DE DEVOLUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ARTÍCULOS DEFECTUOSOS 00 30/04/200908-04DAF-P03-F01/REV.00 FORMATO DE CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS DE URGENCIA 00 30/04/200908-04DAF-P03-F02/REV.00 FORMATO DE REPORTE DE ACCIDENTES 00 30/04/200908-04DAF-P03-F03/REV.00 FORMATO DE RECIBO 00 30/04/200908-04DAF-P03-F04/REV.00 FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE APOYO ECONÓMICO 00 30/04/200908-04DAF-P04-F01/REV.01 FORMATO DE OFICIO DE INVITACIÓN A PROVEEDORES INVITADOS 01 30/04/200908-04DAF-P04-F02/REV.01 FORMATO DE OFICIOS DE INVITACIÓN AUTORIDADES 01 30/04/200908-04DAF-P04-F03/REV.01 FORMATO DE CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN 01 30/04/200908-04DAF-P04-F04/REV.01 FORMATO DE RECIBO DE ENTREGA DE MUESTRAS 01 30/04/200908-04DAF-P04-F05/REV.01 FORMATO DE ACTA DE ACLARACIONES 01 30/04/2009

FECHA: 30/04/09

HOJA: 1 / 2

06-SIP-P02-F01/REV.00


Pág. 9

FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS

08-04DAF-P04-F06/REV.01 FORMATO DE ACTA DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS 01 30/04/200908-04DAF-P04-F07/REV.01 FORMATO DE RECIBO DE GARANTÍA DE SERIEDAD 01 30/04/200908-04DAF-P04-F08/REV.01 FORMATO DE DICTAMEN DE COMITÉ TÉCNICO 01 30/04/200908-04DAF-P04-F09/REV.01 FORMATO DE ACTA DE FALLO 01 30/04/2009

08-04DAF-P05-F01/REV.00 FORMATO DE CONCENTRADO DE ENTEROS PENDIENTES DE PAGO A TERCEROS INSTITUCIONALES 00 30/04/2009

08-04DAF-P06-F01/REV.01 FORMATO DE TOTALES GENERALES DE CAPÍTULO 1000 01 30/04/200908-04DAF-P06-F02/REV.01 FORMATO DE NOTIFICACIÓN SUFICIENCIA 01 30/04/200908-04DAF-P07-F01/REV.00 FORMATO DE ACTA ADMINISTRATIVA POR DENUNCIA DE SINIESTRO 00 30/04/200908-04DAF-P07-F02/REV.00 FORMATO DE RECLAMACIÓN DE DAÑOS 00 30/04/200908-04DAF-P07-F03/REV.00 FORMATO DE CARTA COMPROMISO 00 30/04/200908-04DAF-P07-F04/REV.00 FORMATO DE CONTROL DE SINIESTROS 00 30/04/200908-04DAF-P08-F01/REV.01 FORMATO DE CÉDULA CENSAL DE BIENES MUEBLES 01 30/04/200908-04DAF-P08-F02/REV.01 FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES 01 30/04/200908-04DAF-P08-F03/REV.01 FORMATO DE VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES 01 30/04/200908-04DAF-P09-F01/REV.01 FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO 01 30/04/200908-04DAF-P09-F02/REV.01 FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO 01 30/04/200908-04DAF-P09-F03/REV.01 FORMATO DE ORDENES DE REGISTRO Y CONTROL DE ORDEN DE TRABAJO 01 30/04/200908-04DAF-P09-F04/REV.01 FORMATO DE ORDENES DE REGISTRO Y CONTROL DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS 01 30/04/200908-04DAF-P09-F05/REV.01 FORMATO DE ORDENES DE SERVICIO 01 30/04/200908-04DAF-P10-F01/REV.00 FORMATO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO OFICIAL 00 30/04/200908-04DAF-P10-F02/REV.01 FORMATO DE RECEPCIÓN DE VEHÍCULO PARA MANTENIMIENTO 01 30/04/200908-04DAF-P10-F03/REV.00 FORMATO DE ORDEN DE SERVICIO 00 30/04/200908-04DAF-P10-F04/REV.01 FORMATO DE ENTRADA Y SALIDA DE TALLER 01 30/04/200908-04DAF-P11-F01/REV.00 FORMATO DE OFICIO PARA ALTAS Y BAJAS EN CONVENIO DE COBRANZA CENTRALIZADA 00 30/04/2009

08-04DAF-P11-F02/REV.00 FORMATO DE OFICIO PARA CONTRATACIÓN Y RECONEXIÓN DE SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA 00 30/04/2009

08-04DAF-P11-F03/REV.00 FORMATO DE OFICIO PARA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AGUA Y DRENAJE 00 30/04/2009

08-04DAF-P11-F04/REV.00 FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE ESTADO FÍSICO DE INSTALACIONES DE SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y AGUA 00 30/04/2009

08-04DAF-P11-F05/REV.00 FORMATO DE ORDEN DE SERVICIO 00 30/04/2009 08-04DAF-P11-F06/REV.00 FORMATO DE REPORTE DE PAGO DE CFE 00 30/04/2009 08-04DAF-P11-F07/REV.00 FORMATO DE INFORME DE TRÁMITES PENDIENTES 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F01/REV.00 FORMATO DE ACTA CIRCUNSTANCIADA 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F02/REV.00 FORMATO DE REPORTE DE VERIFICACIÓN DE TIENDA ESCOLAR 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F03/REV.00 FORMATO DE ACTA ADMINISTRATIVA 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F04/REV.00 FORMATO DE OFICIO DE NOTIFICACIÓN 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F05/REV.00 FORMATO DE ESTIMACIÓN DE CONSUMO 00 30/04/2009 08-04DAF-P12-F06/REV.00 FORMATO DE PROGRAMA DE TRABAJO 00 30/04/2009 08-04DAF-P13-F01/REV.02 FORMATO DE SOLICITUD DE VEHÍCULO OFICIAL 02 30/04/200908-04DAF-P14-F01/REV.00 FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES 00 13/02/200908-04DAF-P14-F02/REV.00 FORMATO DE INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE TRÁMITE 00 13/02/200908-04DAF-P15-F01/REV.00 FORMATO DE CONTROL DE CIRCULACIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE 00 23/03/2009 08-04DAF-P16-F01/REV.00 FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO 00 23/03/2009 08-04DAF-P17-F01/REV.00 FORMATO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 00 30/04/2009 08-04DAF-P17-F02/REV.01 FORMATO DE INVENTARIO DE EXPEDIENTES TRANSFERIDOS 01 30/04/2009 08-04DAF-P17-F03/REV.00 FORMATO DE ENTRADA A DEPOSITO 00 30/04/200908-04DAF-P17-IT01/REV.01 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA 01 30/04/200908-04DAF-P17-IT02/REV.01 INSTRUCTIVO DE TRABAJO DE PRODUCTO TERMINADO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA SEC 01 30/04/200908-04DAF-P18-F01/REV.00 FORMATO DE SOLICITUD DE ENVÍO DE PAQUETERÍA 00 30/04/2009 08-04DAF-P18-IT01/REV.00 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA SELECCIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA 00 30/04/2009

08-04DAF-P18-IT02/REV.00 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LLEVAR EL CONTROL DEL SERVICIO DEL PROVEEDOR DEL SERVICIO DE MENSAJERIA ESPECIALIZADA 00 30/04/2009

08-04DAF-P19-F01/REV.00 FORMATO DE RELACIÓN DE FACTURAS REGISTRADAS POR INVENTARIOS Y NO CONTABILIZADAS POR LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 00 30/04/2009

08-04DAF-P19-F02/REV.00 FORMATO DE EXISTENCIAS DE CADA ALMACÉN POR CUENTA 00 30/04/200908-04DAF-P19-F03/REV.00 FORMATO DE CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 00 30/04/200908-04DAF-P21-F01/REV.01 FORMATO DE LIBRO AUXILIAR DE BANCOS 01 30/04/2009 08-04DAF-P21-F02/REV.01 FORMATO DE CONCENTRADO DE LÍQUIDOS DE NÓMINA 01 30/04/2009 08-04DAF-P21-F03/REV.01 FORMATO DE CONCENTRADO DE TRASPASOS DE FONDOS 01 30/04/2009 08-04DAF-P21-F04/REV.01 FORMATO HISTÓRICO DE CHEQUES EN TRANSITO 01 30/04/2009 08-04DAF-P21-F05/REV.01 FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA DE NÓMINA 01 30/04/2009 08-04DAF-P22-F01/REV.00 FORMATO DE CALENDARIO DE COMPROMISOS 00 30/04/2009

FECHA: 30/04/09

HOJA: 2 / 2

06-SIP-P02-F01/REV.00

Pág. 10

V.- PROCEDIMIENTOS En los siguientes apartados se relacionan los procedimientos de la Dirección General de Administración y Finanzas, con sus respectivos anexos, formatos y diagramas de flujo.


Ente Público Direccionamiento al PED Hoja No 1 de 5

08 03-03-23

Proceso 01

Subproceso 01

Fecha de elaboración: 30/04/09

Unidad Administrativa 04DAF

Procedimiento P01

No. de Revisión: 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro y Control del Ejercicio Presupuestal CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P01/REV.04

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Facilitar a las áreas adscritas a esta Secretaría, el recurso necesario para la operación de sus programas.

II. APLICACIÓN ( ) General ( X ) Específico

Dirección General de Administración y Finanzas.

III. ALCANCE

Aplicar el Ejercicio Presupuestal de Servicios Educativos del Estado de Sonora.

IV. DEFINICIONES

SEC: Secretaría de Educación y Cultura. SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora. DAF: Dirección General de Administración y Finanzas. V. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado y de los Municipios (B. Oficial Núm. 29 del 9 de abril de 1984). Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento (B. Oficial Núm. 46 del 8 de dic. De 1988). Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal (B. Oficial Núm. 41 de fecha 19 de noviembre de 1987). Decreto que crea los Servicios Educativos del Estado de Sonora B.O. Núm. 40 sección I de fecha 18 de mayo de 1992). Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora B.O. 51 SECC. I 23 de Diciembre de 2002. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura B.O. No. 13 de fecha 12 de agosto de 2004. Clasificador por Objeto del Gasto Código Fiscal de la Federación. Circular Vigente. VI. POLÍTICAS

PEDIDOS Y ORDENES DE SERVICIOS: (Hasta 20 días Hábiles para pago a Proveedores) − Las facturas deberán formularse a nombre de: Servicios Educativos del Estado de Sonora,

con R.F.C., domicilio fiscal, importe con número y letra, fecha de facturación igual o posterior a la del pedido, vigencia de la factura.

− Los artículos descritos en el pedido deberán coincidir con los descritos en la factura, especificando cantidad, costo unitario y total.

− Verificar que los artículos adquiridos estén contemplados en las partidas correspondientes según el Clasificador del Gasto.

− Los Pedidos deberán presentar sello y firma de compromiso y de recibido por almacen o área respectiva.

− La Subdirección de Adquisiciones, será la única área facultada para realizar compras directas de activo fijo y el pedido deberá presentar sello correspondiente.


08 03-03-23

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P01




06-SIP-P01-F02/REV.00

VI. POLÍTICAS CONTRATOS RECIBOS DE ARRENDAMIENTO Y SERVICIOS PROFESIONALES (HONORARIOS): (Hasta 15 días naturales para pago) − Deberán contar con contrato a nombre de SEES debidamente autorizado, con excepción de

servicios prestados por única vez. − Los recibos deberán emitirse a nombre de Servicios Educativos del Estado de Sonora, con

R.F.C., domicilio fiscal, el importe con letra deberá ser igual al importe con número, vigencia del recibo, sello y firma de conformidad de Servicios Generales.

− Anexa original y copia de formato de retención de I.S.R. (37 A) debidamente firmado. − Señalar programa y partida de afectación, deberá contar con presupuesto disponible.

CONVENIOS. RECIBOS DE SERVICIOS BÁSICOS: (Hasta 20 días hábiles para pago) Consumo de Agua − Las facturas o recibos deberán cumplir con los requisitos fiscales ya enunciados − Los programas deberán contar con suficiencia presupuestal. − Para el pago del consumo de Agua potable se deberá señalar, monto a cargar por

programa.

VIÁTICOS. (Hasta 7 días hábiles para pago) − Según normatividad descrita en circular vigente

CONGRESOS. En caso de ser anticipados: (Hasta 7 días hábiles para pago) − Autorización del Director y Subsecretario correspondiente. − Identificar programa de afectación y contar con suficiencia presupuestal. − Oficio de autorización firmado por Director General de admón., y Finanzas. − Formato Subpresupuesto: Indicar a detalle la descripción de evento que se trate; lugar y

fechas o período de su realización; número de participantes, especificación de cada renglón de gasto, señalando el precio unitario y el precio total.

En el caso de ser devengados: (Hasta 20 días hábiles para pago) Además de lo anterior − Si el pago se realiza a nombre del proveedor deberá soportarse con la factura que reúna

los requisitos fiscales establecidos. − Presentar relación de participantes.

FONDO FIJO DE CAJA: (Hasta 7 días hábiles para pago) − Según normatividad descrita en circular vigente.


03-03-23 08

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P01




VII. PRODUCTOS

Cheque

VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas de Servicios Educativos del Estado de Sonora Proveedores de bienes y servicios, de Servicios Educativos del Estado de Sonora Programas Especiales IX. INDICADORES Número de Trámites efectuados en 7 días hábiles(Viáticos y Fondos Fijos) y 20 días hábiles (pago a Proveedores) / Total de Trámites recibidos X 100 Éxito de medición del producto 90% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

08-04DAF-P01-F01/REV01 Formato de Contrarecibo 08-04DAF-P01-F02/REV01 Formato de Volante de Rechazo 08-04DAF-P01-F03/REV00 Formato de Póliza de cheque 08-04DAF-P01-F04/REV01 Formato de Aviso de comisión 08-04DAF-P01-F05/REV00 Formato de Subpresupuesto 08-04DAF-P01-F06/REV01 Formato de Relación de documentos 08-04DAF-P01-F07/REV01 Formato de Informe de Comisión

XI. ANEXOS 08-04DAF-P01-G01/REV03 Diagrama de Flujo del procedimiento Registro y Control del Ejercicio Presupuestal Inventario de Registros del Procedimiento Registro y Control del Ejercicio Presupuestal Verificación de la ejecución del Procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad del Procedimiento Registro y Control del Ejercicio Presupuestal Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto del procedimiento Registro y Control del Ejercicio Presupuestal XII. RESPONSABILIDADES Director General de Administración y Finanzas.- Autorización y firma de cheques. Director de Recursos Financieros.- Autorización y firma de cheques. Subdirector de Fiscalización.- Supervisa la Ejecución del Procedimiento. Jefe de Departamento de Fiscalización.- Apoya y Supervisa la ejecución del Procedimiento. Subdirector de Tesorería- Supervisa la Ejecución del Procedimiento. Jefe de Departamento de Tesorería.- Apoya y Supervisa la ejecución del Procedimiento. Subdirector de Contabilidad de SEES.- Supervisa la ejecución del Procedimiento Jefe de Departamento de Registro Contable.- Apoya y Supervisa la ejecución del Procedimiento. Auxiliar Contable de Subdirección de Fiscalización.- Recepción y Fiscalización de Trámite. Auxiliar Contable de Subdirección de Contabilidad Federalizada.- Registro contable de la documentación. Auxiliar Contable de Subdirección de Tesorería.- Elaboración y trámite de cheques. Auxiliar Administrativo de Subdirección de Tesorería.- Entrega de cheques al beneficiario.

06-SIP-P01-F02/REV.00


08 03-03-23

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P01




06-SIP-P01-F02/REV.00

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1.- Recepción de documentos para pagos

Contrarecibo Auxiliar Contable de Fiscalización

1.1.- Recibe documentos originales para trámite de pago

1.2.- Elabora contrarecibo, original para interesado primera copia para archivo y segunda copia para el trámite

2.- Fiscalización de documentos

Auxiliar Contable de Fiscalización

2.1.- Efectúa fiscalización, con apego a normatividad, políticas internas y requisitos fiscales 2.2.- Si no reúne requisitos procede a su devolución, elaborando volante de rechazo, si los reúne, procede a colocar sello y firma de fiscalizado

Volante de Rechazo

3.- Comprometer recursos de trámites que no cuentan con orden de compra o de servicio


3.1.- Verifica suficiencia presupuestal para proceder a comprometer el recurso total del trámite recibido señalando el número de referencia del compromiso presupuestal

Sistema

3.2.-Si no cuenta con suficiencia presupuestal, procede a elaborar volante de rechazo

Volante de Rechazo

3.3.- Verifica en el Sistema Contable el compromiso de los trámites que cuentan con orden de compra o de servicio

Sistema

3.4.- Si existe diferencia, procede a elaborar volante de rechazo, si no existe diferencia, se entregan los tramites al área de contabilidad

Volante de Rechazo

Subdirector y Jefe de Departamento de Fiscalización

3.5.- Supervisa la ejecución del Procedimiento, en área de Fiscalización

4.- Entrega de Documentos


4.1.- Entrega a la Subdirección General de Contabilidad documentos original y copia

Documentos para trámite

5.- Trámite de Cheques

Auxiliar Contable de Contabilidad

Subdirector y jefe de Departamento de Contabilidad

5.1.- Registra movimiento contable por cada uno de los trámites recibidos, para elaboración de cheques

Sistema

5.2.- Supervisa la ejecución del Procedimiento en área de Contabilidad

5.3.- Turna documento original al área de Tesorería para emisión de cheque y conserva copia para archivo

Trámite de Documento

Ente Público

08 Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No 5 de 5

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P01




06-SIP-P01-F02/REV.00

6.- Recepción de documentación para emisión de cheque

Auxiliar Contable

de la Subdirección de Tesorería

6.1.- Recibe documentación

Documentos para Trámite

6.2.- Captura concepto del cheque e imprime

Póliza de Cheque

6.3.- Revisa documentación y cheque

Auxiliar

Administrativo

6.4.- Turna a Funcionarios autorizados para la firma de cheques elaborados, con documentación soporte

6.5.- Recibe cheques debidamente autorizados, ordenándolos alfabéticamente

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.- Entrega de cheque a beneficiarios

Auxiliar Administrativo de

Tesorería

7.1.- Procede a entrega de cheques a beneficiarios cuidando el cumplimiento de las políticas establecidas

Cheque

7.2.- Archiva póliza de cheque pagado, por número consecutivo, con documentación soporte

Póliza de cheque

8.- Reporte de Cheques Elaborados

Auxiliar Contable

8.1.- Emite relación diaria de cheques elaborados

Relación de cheques

8.2.- Turna copia de la de la relación de cheques elaborados a la Subsecretaria de Planeación y Administración, Dirección General de Administración y Finanzas, Departamento de Conciliación y Departamento de Contabilidad, anexando a éste último, copia de pólizas de cheque

Subdirector y Jefe de Departamento

de Tesorería

8.3.- Supervisa la ejecución del Procedimiento en área de Tesorería

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:

Revisó: Aprobó:

Lic. Patricia Ruiz Coronado Directora de Recursos

Financieros

Lic. Silvia Monreal Vidales Representante de la Dirección General

de Administración y Finanzas

Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya Director General de Administración

y Finanzas

SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Registro y Control del Ejercicio Presupuestal Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P01/REV.04

Formato de póliza de cheque

Entrega de documentos originales a la Subdirección de Contabilidad

Elaboración de Contrarecibo

INICIO

Fiscalización de documentos

Recepción de Documentos

Colocación de Sello y Firma de Fiscalizado

Captura de compromiso de

recurso de trámite de pago

Si

No

Reúne los A requisitos

fiscales

Formato de Volantes de Rechazo

Elaboración de volantes de rechazo

Entrega de documento original a la Subdirección de Tesorería

Captura de concepto de

pago e impresión de

cheque

Registro de Movimiento Contable

Envío de pólizas de cheque a funcionarios para su autorización

B A

08-04DAF-P01-G01/REV.03

08-04DAF-P01-G01/REV.03


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Registro y Control del Ejercicio Presupuestal Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P01/REV.04

Entrega de cheque a beneficiario

Archivo de póliza de cheque

Listado de cheques

Elaboración de relación diaria de cheques emitidos FIN B


Ente Público 08

Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No. 1 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04

Fecha de elaboración 30/04/09

Unidad Administrativa 04 DAF

Procedimiento P02

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV04

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar el abasto de los materiales, suministros y bienes muebles, procurando obtener el mejor precio y calidad. II. APLICACIÓN ( ) General ( x) Específica Dirección General de Administración y Finanzas. III. ALCANCE Centros de Trabajo y Unidades Administrativas. IV. DEFINICIONES

SEC.- Secretaría de Educación y Cultura SEES.- Servicios Educativos del Estado de Sonora LAASAPE.- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.

V. REFERENCIAS 1) Ley Orgánica N° 26 de la Administración Pública Estatal.

2) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios Relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento.

3) Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal.

4) Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. 5) Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora 6) Lineamientos para el cumplimiento de disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina

presupuestal en la administración pública estatal.

06-SIP-P01-F02/REV.00


06-SIP-P01-F02/REV.00

Ente Público 08


Hoja No. 2 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV04 VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con una relación de proveedores con la siguiente información: nombre comercial,

razón social, número de registro ante la Secretaría de Hacienda del Estado, Registro Federal de Causantes, dirección y teléfono.

2. Antes de elaborar un pedido se verificará que el proveedor este registrado como proveedor del Gobierno del Estado y que no se encuentre en la lista de empresas incumplidas, enviada por la Unidad de Asuntos Jurídicos de ésta Secretaría de Educación y Cultura.

3. Todas las compras de bienes se efectuarán por conducto de esta Dirección de Adquisiciones y Licitaciones donde se harán los pedidos correspondientes en base a las requisiciones enviadas de las áreas.

4. Solo se tramitarán las requisiciones que cuenten con suficiencia presupuestal en la partida y programa correspondiente, así como el llenado correcto de los datos solicitados y anexos requeridos en su caso.

5. La Dirección de Adquisiciones y Licitaciones, verificará que todas las requisiciones contengan las especificaciones que permitan identificar el producto solicitado pudiendo hacerse modificaciones en la misma requisición de cantidades y especificaciones con la firma de autorización del solicitante y verificar que no estén contemplados artículos de oficina licitados.

6. La compra cuyo monto exceda de $ 10,000.00, deberá enviarse para su análisis a la Dirección General de Adquisiciones y Servicios del Estado. Si son bienes Informáticos se envían a la Dirección de Tecnología de Información del Estado para su dictamen técnico.

7. Por cada compra se elaborará un cuadro comparativo de cotizaciones que servirá como dictamen técnico para definir la adquisición mostrando el precio ofrecido por cada proveedor a fin de visualizar la mejor opción, requiriendo 3 cotizaciones en las compras mayores de $ 10,000.00 antes de I.V.A. con excepción las que marque la normatividad.

8. Deberá verificarse que el programa y las partidas a afectar por una compra si cuenta con recursos presupuestarios, se registrará el número de pedido, se elabora y compromete, imprimiendo la leyenda “pedido comprometido”.

9. Todo pedido hasta $10,000.00 deberá contener las firmas de autorización del Director de Adquisiciones y Licitaciones así como del Jefe del Departamento de Cotizaciones y Pedidos. Los pedidos de adquisición directa de $ 10,000.01 en adelante deberán contener, además de lo anterior, la firma del Director General de Administración y Finanzas y por ultimo, todo pedido de adquisición directa de $20,000.01 en adelante, deberán contener, además de todas las señaladas en este punto, la firma de autorización del Subsecretario de Planeación y Administración.

10. Los pedidos de Licitación deberán contener únicamente las firmas de autorización del Director de Adquisiciones y Licitaciones y del Jefe de Departamento de Cotizaciones y Pedidos.

11. Se elaborará mensualmente un reporte de pedidos, para su informe, publicación y archivo de los mismos.

12. Para la elaboración de los pedidos de artículos licitados en lugar de requisición, se podrá en su caso, tramitar con el oficio de autorización de la Dirección General de Administración y Finanzas, donde señala proveedor adjudicado, materiales o bienes, cantidades, precio total, programa y partida presupuestal que se afectará sin necesidad de cotizar.

13. Los casos de excepción serán exclusivamente aquellos que se contemplen en la ley de la materia o que permita la normatividad.

14. En caso de no existir suficiencia presupuestal en la partida correspondiente al momento de comprometer el recurso de un pedido, se otorgará un máximo de tres días hábiles posteriores a la notificación electrónica efectuada al personal del área sobre el importe total de dicho pedido; en caso de no contar con la transferencia presupuestal correspondiente, invariablemente se cancelara la requisición de compra.

15. Al momento de recibir la mercancía requerida, el cliente o usuario deberá revisar la calidad de los artículos, suministros y bienes muebles, para ello, se contará con un lapso de siete días hábiles posteriores a la entrega para efectuar cualquier reclamo, a través del formato devolución de artículos defectuosos.


Ente Público 08


Hoja No. 3 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV04 VII. PODUCTOS Pedido VIII. CLIENTE (S) Centros de Trabajo y Unidades Administrativas IX. INDICADORES Atender el 95% de las requisiciones de compras en un período de 12 días hábiles.

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS • 08-04DAF-P02-F02/REV.00 Requisición de Compra • 08-04DAF-P02-F03/REV.01 Invitación para Cotizar • 08-04DAF-P02-F04/REV.00 Cuadro Comparativo de Cotizaciones • 08-04DAF-P02-F05/REV.01 Solicitud de análisis de cotizaciones a la Dirección General de

Adquisiciones del Estado. • 08-04DAF-P02-F06/REV.01 Pedido • 08-04DAF-P02-F07/REV.00 Devolución y Seguimiento de artículos defectuosos XI. ANEXOS • 08-04DAF-P02-G01/REV.02 Diagrama de Flujo del Procedimiento de Adquisiciones de

Material, Suministro y Bienes Muebles • Inventario de Registro • Verificación de la Ejecución del Procedimiento • Lista Maestra de Registros de Calidad • Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Subsecretaría de Planeación y Administración 1. Autorizar y firmar los pedidos de adquisiciones desde $ 20,000.01 Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas 1. Autorizar y firmar los pedidos a partir de $ 10,000.01 2. Girar instrucciones a la Dirección Adquisiciones y Licitaciones para la elaboración de los

pedidos de compra adjudicados vía licitación. 3. Planear, realizar y controlar la adquisición de mobiliario y equipo escolar y administrativo, de

acuerdo a programas prioritarios y a las normas y lineamientos emitidos al respecto.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 4 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV04 XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección de Adquisiciones y Licitaciones 1. Participar y operar la adquisición de mobiliario y equipo escolar y administrativo, de acuerdo a

las prioridades, normas y lineamientos emitidos al respecto. 2. Solicitar autorización a la Dirección Tecnológica de Información del Estado. 3. Solicitar autorización a la Dirección General de Políticas y Control Presupuestal de la

Subsecretaría de Egresos del Estado en la compra de vehículos. 4. Autorizar y firmar los pedidos. 5. Autorizar el proceso de la compra y el dictamen. 6. Aplicar la normatividad así como los lineamientos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento

y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y sus Reglamento..

7. Supervisar la elaboración del concentrado de pedidos para su información y publicación. 8. Solicitar la autorización del Gobierno del Estado, en compras mayores de $10,000.00. Jefe del Departamento de Cotizaciones y Pedidos 1. Verificar el proceso de la compra, desde la requisición, invitación a cotizar, cotizaciones,

cuadro comparativo de cotizaciones que definan la compra, hasta la elaboración del pedido. 2. Firmar pedidos. 3. Supervisar la actualización del listado de proveedores y listado de proveedores incumplidos. 4. Recepción, atención y control de devoluciones de artículos y materiales defectuosos. 5. Elabora informe mensual de compras. Auxiliar Administrativo 1. Recibir, sellar, foliar y registrar las requisiciones, si cuenta con solvencia presupuestal. 2. Registrar y recabar firmas de autorización del pedido y entregarlos a los proveedores para

que surtan al almacén o al área en su caso los materiales y bienes adquiridos. 3. Tramitar los vales de resguardo de los materiales entregados en las áreas y que son sujetos

a inventario. 4. Recibir las facturas y registrarlas verificando que lo pedido corresponda con lo facturado,

recabando la fecha, lugar de entrega y nombre de la persona que recibe el material. Lo anterior debe estar plasmado en el pedido.

Cotizadores 1. Invitar a los proveedores a cotizar y analizar las cotizaciones para la elaboración del cuadro

comparativo. 2. Elaborar solicitud de análisis de compras a partir de $ 10,000.00 ante la Dir. Gral. de

Adquisiciones del Gobierno del Estado. 3. Elaborar pedido anexando la documentación que soporta el trámite de la adquisición y al

responsable del compromiso de órdenes de pedidos. 4. Colaborar en la elaboración de los informes de ésta Dirección de Adquisiciones y

Licitaciones.

06-SIP-P01-F02/REV.00

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Ente Público

08 Direccionamiento al PED

03-03-23 Hoja No. 5 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P02/REV04 XII. RESPONSABILIDADES Responsable del Compromiso de Orden de Pedido 1. Verificar que al proveedor que se le asignó la compra, no esté registrado en la lista de

proveedores incumplidos y que esté registrado como proveedor del Estado. 2. Verificar que haya suficiencia presupuestal y asignar número de pedido al cuadro

comparativo. 3. Registrar electrónicamente el o los números de pedido, fecha de elaboración, nombre del

proveedor, número de requisición, partida(s) presupuestal, concepto e importe total. 4. Comprometer el recurso y sellar el pedido como comprometido. En caso de no contar con

solvencia presupuestal, notificar vía electrónica al cliente dando como plazo 3 días, de no ser así cancelar tramite.

5. Archivar los expedientes de las adquisiciones que se generan, como corresponde.


Auxiliar Administrativo

“Una vez autorizado el ejercicio del presupuesto” 1 Recepción y trámite de requisición de compra

1.1 Recibe y analiza la requisición de compra de las áreas debidamente autorizadas y verificando que todos los datos y anexos en su caso, estén completos y correctos.

1.2 Verifica en el sistema de contabilidad que tenga suficiencia presupuestal, asigna número de folio y la registra para el control y seguimiento en el proceso de adquisiciones.

1.3 Entrega requisición al Director de Adquisiciones y Licitaciones para su trámite.

Requisición de Compra

Director de Adquisiciones y

Licitaciones

1.4 Recibe y revisa la requisición sobre los artículos o conceptos que se requieren.

1.5 Autoriza el proceso de la compra, gira instrucciones al Jefe de Cotizaciones y Pedido para invitar a los proveedores.

Jefe de Cotizaciones y

Pedidos

1.6 Recibe y revisa requisición de acuerdo a los conceptos descritos y asigna al cotizador correspondiente la requisición para llevar a cabo el proceso de compra.

06-SIP-P01-F02/REV.00

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Ente Público


03-03-23 Hoja No. 6 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04


XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTORESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

Cotizador

2 Ejecución de cotización de compra.

2.1 Elabora invitación a cotizar a proveedores. 2.2 Elabora cuadro comparativo de cotizaciones

recibidas para elegir la mejor opción en cuanto a precio, calidad y tiempo de entrega.

2.3 Elabora solicitud en formato para su análisis a la Dirección General de Adquisiciones del Gobierno del Estado, si la compra es mayor a $10,000.00 incluyendo I.V.A. especificando artículos, cantidad programa y proveedor seleccionado en su caso.

Invitación para

Cotizar


Licitaciones

3 Autoriza cuadro comparativo de cotizaciones.

3.1 Gira instrucciones para la elaboración del pedido

Responsable del Compromiso de Orden de Pedido

3.2 Recibe cuadro comparativo, revisa suficiencia presupuestal y asigna el o los números de pedidos.

Cuadro Comparativo de

Cotizaciones

Cotizador

3.3 Recibe cuadro comparativo con número de pedido asignado.

4 Elaboración y autorización del pedido. 4.1 Elabora pedido en el sistema electrónico, anexa

al pedido, la requisición, cuadro comparativo, cotizaciones, y los anexos requeridos en su caso.

4.2 Entrega pedido elaborado y sus anexos.

Solicitud de Análisis de

Cotizaciones a la Dirección General de Adquisiciones

del Estado

Responsable del Compromiso de Orden de Pedido

4.3 Registra, sella, compromete presupuestalmente el pedido y turna.

Libros de Pedidos Mayores y Menores


pedidos

4.4 Recibe y verifica en el Sistema de contabilidad que el pedido haya afectado el programa, partida presupuestal y el importe descrito en el pedido.

4.5 Revisa el pedido con la requisición, cuadro comparativo y cotizaciones que integran el expediente de la compra.

4.6 Firma pedido y turna al Director de Adquisiciones y licitaciones.

(a)

06-SIP-P01-F02/REV.00

(b) ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Ente Público


03-03-23 Hoja No. 7 de 7

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P02

No. de Revisión 04




Licitaciones

4.7 Recibe, revisa y firma pedido. 4.8 Gira instrucciones para recopilar las demás firmas solicitadas en el pedido.


4.8 Recopila firmas del pedido. 5 Autorización y entrega del pedido al proveedor

5.1 Entrega pedido al proveedor para que surta los materiales o bienes.

5.2 Registra la entrega del pedido original al proveedor.

5.3 Registra datos de facturación que corresponda a la descripción del pedido, recabando la fecha de entrega de los materiales, quien lo recibe en su caso.

Pedido


pedidos

6 Control de devolución de artículos y materiales defectuosos. 6.1 Recibe devoluciones de artículos de acuerdo a

formato.

Formato de artículos

defectuosos

Jefe de

Cotizaciones y pedidos

6.2 Analiza y atiende devolución de material de acuerdo a la inconformidad del cliente.


Elaboró:

Revisó: Aprobó:

LSCA. José Ramón Noriega Beltrán Lic. Silvia I. Monreal Vidales Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya Director de Adquisiciones y

Licitaciones Representante de la Dirección

General de Administración y Finanzas


06-SIP-P01-F02/REV.00

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de elaboración: 30/04/09 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de Materiales, Suministros y Bienes Muebles CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-

03-03-23-01/04DAF-01-P02/REV04

¡Error!

Elabora invitación a cotizar a proveedores registrados en el gobierno del estado. Elabora cuadro comparativo de cotizaciones, se elige la mejor opción para la decisión de la compra. Requisita en formato las adquisiciones mayores a $ 10,000.00 para su análisis en la Dir. Gral. de Adquisiciones del Gobierno del Estado.

Autoriza la compra el Director de adquisiciones en base al cuadro comparativo de cotizaciones.

A

INICIO

FIN

Se elabora el pedido, se compromete e imprime sello. Se recopilan firmas de autorización. Entrega del pedido al proveedor para que surta los materiales, verifica fecha y firma de recepción de los materiales e imprime Sello de conformidad a la factura que corresponde a la descripción del pedido, para trámite de pago. Se atienden devoluciones de artículos defectuosos de acuerdo a formato.

A

Recepción y trámite de requisición de compra, se verifican requisitos documentos anexos en su caso, suficiencia presupuestal, se asigna folio y se registra. Se autoriza el proceso de compra.

Pedido

08-04DAF-P02-G01/REV.02

Ente Público

O8 Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión para Pago de Atención Médica por Accidente a Alumnos de Educación Básica Oficial CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P03/REV02.


06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar apoyo y autorizar los recursos necesarios para la atención médica de urgencia al alumno accidentado, ocurrido por una causa imprevista dentro del horario escolar. II. APLICACIÓN ( ) General ( X ) Específico


III. ALCANCE Escuelas Oficiales de Educación Básica en el Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora.

SS: Secretaria de Salud y/o Servicios de Salud

SCMS: Subdirector de Cobertura Médica y Seguros V. REFERENCIAS 1.- Convenio celebrado por SEES y SS (2008-2009). 2.-Acuerdo con el C. Subsecretario de Planeación y Administración, con el objeto de otorgar soporte presupuestal mediante el Programa de Cobertura Médica Estudiantil, los apoyos económicos derivados de la atención medica de alumnos accidentados.(2006) 3.-Oficio No. 094/08 (Modificación a montos de apoyo). VI. POLÍTICAS La SCMS se compromete a gestionar el trámite para su pronto pago a S. S La documentación requisito para otorgar apoyos extraordinarios:

- Copia de reporte de accidentes. - Copia del informe médico - Copia de la credencial de elector de la madre de familia. - Carta solicitando apoyo o reembolso. - Presupuestos o facturas del gasto efectuado.

VII. PRODUCTOS Trámite oportuno para el pago de Cobertura Médica a S.S. VIII. CLIENTE(S) Secretaria de Salud y estudiantes de Escuelas Oficiales de Educación Básica. IX. INDICADORES Pago efectuado a clientes externos por apoyos extraordinarios en un plazo máximo de 25 días hábiles posterior a la recepción de los documentos generales. Éxito de medición en el producto: Menor o igual a 25 días hábiles = 80%

Ente Público


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03




06-SIP-P01-F02/REV.00

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P03-F01/REV.00 Convenio de Prestación de Servicios Médicos de Urgencia. 08-04DAF-P03-F02/REV.00 Reporte de accidentes. 08-04DAF-P03-F03/REV.00 Recibo. 08-04DAF-P03-F04/REV.00 Autorización de apoyo económico. XI. ANEXOS 08-04DAF-P03-G01/REV.01 Diagrama de Flujo Gestión para pago de Atención Médica por Accidente. Inventario de Registro del Procedimiento Verificación de Ejecución del Procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas: Autorizar el pago para que la Dirección de Recursos Financieros elabore el cheque y firma cheque Titular de la Dirección de Servicios Administrativos.- Da el visto bueno del pago mensual para Servicios de Salud y apoyos extraordinarios que se efectúen por medio de cheque. Titular de la Dirección de Recursos Financieros: Elaborar cheque para pago a S.S. y apoyos extraordinarios Titular de la Subdirección de Cobertura Médica y Seguros: Promover, coordinar y dar seguimiento hasta la culminación del proceso de ayuda en el Programa de Cobertura Médica Estudiantil. Asistente de Cobertura Médica y Seguros: Recibir y revisar documentación para el trámite de pago a S.S.

Ente Público


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03




06-SIP-P01-F02/REV.00


Asistente de Cobertura Médica y

Seguros

Al inicio del “ciclo escolar”

1.- Elaboración y revisión de anteproyecto

1.1. Elabora anteproyecto de convenio de prestación de servicios médicos de urgencia y turna para revisión

1.2. Revisa y envía para aprobación de la Unidad de Asuntos Jurídicos SEC.

“Revisa Jurídico SEC, aprueba con rúbrica y turna”. 1.3. Recibe y remite a la Unidad de Asuntos Jurídicos de

S.S. “Revisa Jurídico S.S., aprueba y lo turna mediante oficio” 1.4 Recibe y turna para lo conducente 1.5 Elabora oficio para Subsecretario de Planeación y Administración, para autorización de convenio “La Subsecretaría gestiona trámite de firma de autorización ante el Secretario”

Anteproyecto de convenio de

prestación de servicios.

Subdirector de

Cobertura Médica y Seguros

Oficio de Aprobación

Oficio de Revisión

Oficio de Aprobación de

S.S.

Asistente de Cobertura Médica y

Seguros

Oficio de Autorización

Subdirector de Cobertura Médica

y Seguros

2.Gestión de firmas de autorización 2.1 Gestiona firmas de autorización de funcionarios de S.S. 2.2 Recibe convenio autorizado para su resguardo.

Oficio de

autorización de S.S.

Convenio

Asistente de Cobertura Médica

y Seguros

3. Gestión de pago mensual 3.1 Recibe factura de S.S. para trámite de pago mensual. 3.2 Elabora oficio para la Dirección de Recursos Financieros 3.3 Gestiona documentación para visto bueno a la Dirección de Servicios Administrativos y autorización para pago a la Dirección General de Administración y Finanzas. 3.4 Entrega documentación a la Subdirección de Servicios generales para sello de conformidad y recibe documentación para trámite.

Oficio de Recursos Financieros y Factura Original

Ente Público


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03




06-SIP-P01-F02/REV.00

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO


y Seguros

3.5 Tramita pago por atenciones médicas ante la Dirección de Recursos Financieros. 3.6 Recibe contra recibo para comprobante de recepción de cheque. “La Dirección de Recursos Financieros elabora cheque y firma titular del Área” 3.7 Firma Cheque para pago a Servicios de Salud. 3.8 Efectúa llamada telefónica a la Dirección de Recursos Financieros para verificar si ya esta el cheque impreso y autorizado. 3.9 Notifica al representante de S.S. vía telefónica que el cheque esta listo para cobro. 3.10 Entrega contra recibo a representante de S.S. para la entrega correspondiente del cheque. “ Representante recibe cheque del Área de Tesorería”

3.11 Recibe cheque original para imprimir copia como comprobante y solicita firma al representante de conformidad en recepción del cheque.

Oficio de Recursos Financieros y Factura original

Contra recibo

Dirección General de

Administración Y Finanzas

Copia del cheque


y Seguros

Asistente de Cobertura Médica y Seguros

“En caso de que el beneficiario requiera otro tipo de apoyo económico”

4 Recepción de trámite de apoyo extraordinario. 4.1 Recibe documentación de padre de familia. 4.2 Revisa documentación que cumpla requisitos.

“Si no cumple con los requisitos” 4.3 Rechaza trámite e indica documentación faltante.

Documentación

Ente Público


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03




06-SIP-P01-F02/REV.00



“ “Si cumple con los requisitos” 4.4 Turna trámite para revisión de la Subdirección.

Subdirector de Cobertura Médica y Seguros

5 Revisión y aprobación. 5.1 Revisa documentación y aprueba trámite. 5.2 Turna documentación e indica cantidad a reembolsar o apoyo . .


“Si es apoyo en efectivo”

6 Trámite para reembolso en efectivo 6.1 Elabora recibo por cantidad estipulada. 6.2 Turna recibo para firmas de autorización de Subdirector y Jefe de Departamento. 6.3 Firma recibo y entrega importe a beneficiario. 6.4 Solicita firma de conformidad por parte del tutor. 6.5 Integra expediente de alumno. 6.6 Tramita reembolso ante la Dirección de Recursos Financieros. 6.7 Recibe cheque.

“Si se otorga apoyo en cheque”

7 Trámite para apoyo económico en cheque. 7.1 Llena formato de autorización de apoyo económico. 7.2 Recaba firmas de autorización del SCMS, Director de

Servicios Administrativos y Director General de Administración y Finanzas.

Recibo

Tramite para pago.

Autorización de apoyo económico

Ente Público


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 03






7.3 Efectúa trámite ante la Dirección de Recursos Financieros. 7.4 Recibe contra recibo para comprobante de recepción de pago. “Recursos Financieros notifica que el cheque está en Tesorería autorizado para su cobro” 7.5 Informa vía telefónica al beneficiario para que acuda a la oficina de la Subdirección de Cobertura Medica y Seguros. 7.6 Entrega contra recibo al beneficiario e instruye para que regrese a oficina con cheque para imprimir copia del mismo.

“Recibe beneficiario cheque en Tesorería”

7.7 Recibe cheque de parte del beneficiario, imprime copia y regresa cheque original. 7.8 Integra expediente con copia de cheque de recibido por parte del beneficiario.

Copia del cheque


Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Lic. José Francisco Rodríguez Pérez Subdirector de Cobertura Médica y

Seguros

Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales Representante de la Dirección General de Administración y

Finanzas.

Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya Director General de Administración y

Finanzas.

06-SIP-P01-F02/REV.00

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/09 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión para pago de Atención Médica CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04-DAF-02-P03/REV02

Oficio de autorización y Convenio

Trámite para apoyo en

cheque

Gestión de Firmas de Autorización

Gestión de Pago Mensual

INICIO

FIN

Documentación

requisito

Recepción de trámite de apoyo

extraordinario

Anteproyecto, oficios de aprobación, de revisión y de autorización

Elaboración y Revisión de Anteproyecto

A

Oficio de Recursos Financieros, factura original, contra recibo y copia del cheque

Cheque Efectivo

A

Trámite para reembolso

en efectivo

FIN

Autorización de apoyo económico y copia de cheque

Recibo y Tramite para pago 08-04DAF-P03-G01/REV.01


Ente Público 08


Hoja No 1 de 5

Proceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P04


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización y Seguimiento de Licitaciones CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03.23-01/04DAF-04-P04/REV.03

06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar la adquisición de bienes y servicios a través de licitaciones en las mejores condiciones bajo un esquema de transparencia y optimización de los recursos asignados en apego a la normatividad en la materia. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Dirección General de Administración y Finanzas III. ALCANCE Aplica todas las Licitaciones efectuadas por Servicios Educativos del Estado de Sonora y la Secretaría de Educación y Cultura IV. DEFINICIONES SEC: Secretaría de Educación y Cultura SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora LAASAPE: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. REGLAMENTO: El Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. CONVOCANTE: SEC ó SEES Compra NET: El Sistema de Contrataciones Gubernamentales LICITANTE y/o “PROVEEDOR”: Las personas físicas o morales que hayan cubierto los requisitos solicitados en la convocatoria, para esta licitación, y que cubrieron el costo de las bases SECOGE: Secretaría de la Contraloría General SUBSRIO: Subsecretario de Planeación y Administración de SECV. REFERENCIAS Ley Orgánica N° 26 de la Administración Pública Estatal. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento. Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios, sin perjuicio de las demás responsabilidades que resulten de la legislación vigente en el caso. Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. Ley de Hacienda del Estado de Sonora VI. POLÍTICAS Llevar a cabo licitaciones a efecto de adquirir bienes y servicios con transparencia, oportunidad y optimización de las recursos asignados. Todo proceso de Licitación estará regulada por la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento. El tipo de Licitación se determina, en función del presupuesto autorizado a la Dependencia y/o Organismo, el cual está publicado año con año en el Boletín Oficial. Todas las estimaciones que la convocante autorice para pago, estarán reguladas por lo establecido en la Ley de Hacienda del Estado de Sonora.


Ente Público 08


Hoja No 2 de 5

Proceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P04



06-SIP-P01-F02/REV.00

VII. PRODUCTOS Contratos de Adquisición o Servicios VIII. CLIENTE(S) Unidades administrativas y Planteles de Educación Básica Oficiales de SEES y/o de la Secretaría de Educación y Cultura IX. INDICADORES (Número de Licitaciones Realizadas entre Número de Licitaciones programadas en el año) X 100 Éxito en la medición del Producto: 100% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P04-F01/REV01 Oficio de invitación a proveedores invitados 08-04DAF-P04-F02/REV01 Oficios de invitación autoridades 08-04DAF-P04-F03/REV01 Constancia de Inscripción 08-04DAF-P04-F04/REV01 Recibo de entrega de muestras 08-04DAF-P04-F05/REV01 Acta de Aclaraciones 08-04DAF-P04-F06/REV01 Acta de presentación y apertura de propuestas 08-04DAF-P04-F07/REV01 Recibo de Garantía de Seriedad 08-04DAF-P04-F08/REV01 Dictamen de Comité Técnico 08-04DAF-P04-F09/REV01 Acta de Fallo XI. ANEXOS 1.- 08-04DAF-P04-G01/REV.01 Diagrama de flujo de procedimientos de Organización y Seguimiento de Licitaciones 2.- Inventario de Registro de Procedimiento 3.- Verificación de Ejecución del Procedimiento 4.- Lista Maestra de Registros de Calidad 5.- Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas

• Planear, organizar y coordinar la administración de los recursos materiales y financieros conforme a las normas, políticas, lineamientos y procedimientos aplicables para la racionalización, austeridad, disciplina y aprovechamiento de los recursos financieros.

Titular de la Dirección de Adquisiciones y Licitaciones • Tramitar ante la instancia correspondiente, los pagos que por las adquisiciones de bienes,

arrendamiento de equipo y prestación de servicios, efectúe la Secretaría, llevando el seguimiento y control de las mismas.

• Determina los casos en que se llevará a cabo licitaciones de acuerdo al boletín oficial.

Departamento de Licitaciones: • Llevar el procedimiento técnico de Licitaciones ya sea para la adquisición de bienes o la

prestación de algún servicio. • Formar expediente completo de cada proceso de Licitación, llevando el seguimiento y control

de los contratos celebrados a través de dichos procesos.


Ente Público 08


Hoja No 3 de 5

Proceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P04



06-SIP-P01-F02/REV.00

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1.- Ejecución del Programa de Licitaciones


Licitaciones

1.1.- Recibe los requerimientos de las áreas educativas, conforme al Programa Anual de Adquisiciones, para llevar a cabo el proceso de licitación de determinado bien o servicio de acuerdo a las necesidades de las unidades administrativas quienes determinarán las cantidades, montos y descripción de las mercancías así como la reserva presupuestaria con la que cuentan

1.2.- Se consulta con la Dirección General acerca de las adquisiciones para determinar si se llevará a cabo una licitación simplificada o pública de acuerdo a los montos autorizados para cada caso

1.3.- Gira instrucciones a la jefatura de licitaciones para la realización del proyecto de bases de licitación

2.- Preparación del Proyecto de Bases de Licitación y Convocatoria

Jefe de Departamento de Licitaciones

2.1 Elabora convocatoria y bases de licitación considerando todos los aspectos legales técnicos y económicos requeridos con la aprobación del área requisitora

2.2- Envía a revisión a la Secretaría de la Contraloría General y a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda, antes de lanzar la convocatoria

2.3.- Recibe respuesta de dichos organismos de las observaciones realizadas, o bien, de la respuesta afirmativa para dar seguimiento al proceso

2.4.- Se realizan las modificaciones u observaciones realizadas a las bases, teniendo el proyecto definitivo el cual cuenta con todos los aspectos técnicos y económicos

2.5.- Solicita a la Dirección General de Comunicación Social del Gobierno del Estado, la publicación de la convocatoria, en el diario principal de la Ciudad

3.- Organización del Proceso de Licitación


3.1 Envía invitaciones a diferentes proveedores (5 por lo menos) para que participen en la licitación si es simplificadas así como a autoridades como SECOGE, Subsrio. de Planeación y Administración, Órgano de Control y Desarrollo Administrativo, Unidad de Asuntos Jurídicos, Comisario Público Convocatoria

y Oficios de Invitación 3.2- Envía Bases y convocatoria al Sistema Compra NET, en caso de

Licitación Pública, además se invita por escrito o a través de medio electrónico, a autoridades como SECOGE, Subsecretario de Planeación y Administración, Órgano de Control y Desarrollo Administrativo, Unidad de Asuntos Jurídicos, Comisario Público 3.3- Recibe de las empresas licitantes documentos para su inscripción en un lapso de 10 días hábiles de lanzada la convocatoria y una vez acreditado dichos documentos se entrega la constancia correspondiente

Constancia

3.4.- Elabora recibo de muestras que serán recibidas en la Subdirección General de Distribución. (En caso necesario) Recibo


Ente Público 08


Hoja No 4 de 5

Proceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P04



06-SIP-P01-F02/REV.00

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Director General


4.- Celebra el Acto de Junta de Aclaraciones, se levanta acta Acta 5.- Celebra el Acto de Presentación y Apertura de Propuestas,

levanta acta


6.- Levanta Acta derivada de Acto de Junta de Aclaraciones Acta 7.- Levanta Acta derivada del Acto de Presentación y Apertura de

Propuestas 8.- Elabora recibo de las garantías de seriedad presentadas por los participantes en la licitación Recibo


Licitaciones

9.- Convoca a reunión de comité técnico para elaborar dictamen técnico de las propuestas recibidas, donde son analizados todos los documentos y muestras de cada participante (se toma como base para dictar el fallo de la licitación)

Dictamen Técnico

Director General


10.- Convoca a reunión y celebra el acto de Fallo donde se determina a la empresa adjudicada con el contrato respectivo Acta


11.- Seguimiento a la Contratación derivada del proceso de Licitación

Contrato y Oficio

11.1.- Elabora Contrato de Adquisición relativo a la licitación en proceso enviándolo para firma y conocimiento del Subsecretario de Planeación y Administración, así como a la Secretaría Particular de la SEC

11.2.- Solicita al departamento de compras la elaboración del pedido correspondiente donde se compromete el presupuesto por ejercer

11.3.- Recibe fianzas originales de parte del proveedor ganador, con las que se respalda el monto total del anticipo (si lo hubiere) y el 10% del monto total del contrato así como facturas originales por anticipo

11.4.- Tramita facturas por el 30% anticipo (si se hubiere otorgado), o bien por el finiquito correspondiente a la entrega de la totalidad de los bienes, en el área de fiscalización para ser pagada por la Dirección de Recursos Financieros anexando como soporte pedido, contrato y fianza

Director General de

Administración y Finanzas

12.- Recibe de parte de diferentes áreas involucradas a su Dirección General, como es la Dirección General de Servicios Regionales, el estatus respecto a la entrega de los bienes y turna a la Dirección de Adquisiciones

Oficio

13.- Tramite de Pago Jefe del

Departamento de Licitaciones

13.1.- Recibe de parte del proveedor factura relativa al finiquito del contrato cuyas mercancías son entregadas en los diferentes almacenes, con la documentación soporte correspondiente

Contrato, Pedido y Fianza

13.2.- Tramita factura en el área de fiscalización para ser pagada por la Dirección de Recursos Financieros anexando como soporte copia del pedido, remisiones, contratos y fianzas

Oficio, Factura, Contrato y Fianza


Ente Público 08


Hoja No 5 de 5

Proceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P04




“En la Dirección de Recursos Financieros se elabora el cheque correspondiente”

14.- Archivo de Documentación

Jefe del Departamento de

Licitaciones 14.1.- Integra y archiva expediente completo de la licitación


Elaboró: Revisó: Aprobó:

L.S.C.A. José Ramón Beltrán Noriega

Director de Adquisiciones y Licitaciones

Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales

Representante de la Dirección General de


Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya


06-SIP-P01-F02/REV.00

08-04DAF-P04-G01/REV.01


ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/09 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización y Seguimiento de Licitaciones CODIGO DE PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P04/REV03

DIAGRAMA DE FLUJO

Convocatoria

Envía a revisión a la Secretaría de la Contraloría General y a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda, antes de lanzar la convocatoria

Se recibe los requerimientos de las áreas educativas y administrativas de acuerdo al POA y lleva a cabo el proceso de licitación de determinado bien o servicio

INICIO

A

NO

Respuesta de Contraloría y la Subsecretaría sobre observaciones a convocatoria

La Dirección de Adquisiciones consulta con la Dirección General y determina si se lleva a cabo una licitación simplificada o pública de acuerdo a los montos autorizados y gira instrucciones a la jefatura de licitaciones para la realización del proyecto de bases de

Corregir observaciones

Elabora convocatoria y bases de licitación considerando todos los aspectos legales, técnicos y económicos requeridos, con la aprobación del área requisitora

A

La jefatura de licitaciones programa fecha para los diferentes actos de la licitación como son: aclaraciones, apertura y posible fallo

1

SI

08-04DAF-P04-G01/REV.01


ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/09 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización y Seguimiento de Licitaciones CODIGO DE PROCEDIMIENTO: 03-03-23-01/04DAF-04-P04/REV03

DIAGRAMA DE FLUJO

Convocatoria Bases de licitación Recibo de cobro

Recibo

Publica convocatoria en el diario principal de la ciudad y vía electrónica (Compra NET)

Elabora las bases de licitación definitivas considerando todos los aspectos legales, técnicos y económicos requeridos, con la aprobación del área requisitorio y envía copia a autoridades invitadas

Vende bases de licitación y turna a los solicitantes a Recursos Financieros para la expedición del recibo de pago correspondiente.

Envía invitaciones a diferentes proveedores (5 por lo menos) para que participen en la licitación si es simplificada así como a autoridades como SECOGE, Subsecretario de Planeación y Admón., Órgano de Control y Desarrollo Administrativo, Unidad de Asuntos Jurídicos, Comisario Público.

Recibe de las empresas licitantes documentos para su inscripción en un lapso de 10 días hábiles de lanzada la convocatoria y una vez acreditado dichos documentos se entrega la constancia correspondiente.

Elabora recibo de muestras que serán recibidas en la Subdirección General de Distribución.

2 B

B 1

08-04DAF-P04-G01/REV.01



DIAGRAMA DE FLUJO

3

Contrato Dictamen Técnico Acta de fallo

Acta de propuestas Acta de aclaraciones Recibo

2

El Director General de Administración y Finanzas convoca a junta de aclaraciones, se levanta acta.

La jefatura de licitaciones elabora recibo de las garantías de seriedad presentadas por los participantes en la licitación.

C

Convoca a reunión y elabora acta de fallo donde se determina al ganador.

La jefatura de licitaciones elabora contrato de adquisiciones relativo a la licitación en proceso enviándolo para firma y conocimiento del Subsecretario de Planeación y Administración, así como a la Secretaría Particular de la SEC

La Dirección de Adquisiciones y licitaciones convoca a reunión de apertura de propuestas y levanta acta.

C

El Director General de Admón. y Finanzas convoca a reunión de comité técnico para elaborar dictamen técnico de las propuestas recibidas, donde son analizados todos los documentos y muestras de cada participante (se toma como base para dictar el fallo).

08-04DAF-P04-G01/REV.01



DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe fianzas originales de parte del proveedor ganador, con las que respalda el monto total del anticipo (si lo hubiere) y el 10% del monto total del contrato así como facturas originales por anticipo.

Memorándum

3

Solicita al área de compras la elaboración del pedido correspondiente donde se compromete el presupuesto por ejercer.

Tramita factura por el 30% anticipo (si se hubiere otorgado) en el área de fiscalización para ser pagada por la Dirección de Recursos Financieros anexando como soporte, el pedido, contrato y fianza.

D

Contrato, Pedido y Fianza Factura, Contrato y Fianza

D

4

Tramita factura en el área de fiscalización para ser pagada por la Dirección de Financieros anexando como soporte copia del pedido, remisiones, contratos, y fianzas

El jefe del Depto. de Licitaciones recibe de parte del proveedor factura relativa al finiquito del contrato cuyas mercancías son entregadas en los diferentes almacenes.

El Director General de Admón. y Finanzas supervisa la entrega de los bienes y/o servicios a través de la Dirección General de Servicios Regionales o áreas involucradas.

08-04DAF-P04-G01/REV.01



DIAGRAMA DE FLUJO

Cheque

FIN Integra expediente completo de la licitación.

Elabora cheque y paga al proveedor factura

4

Ente Público


Hoja No. 1 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P05


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENTERO A TERCEROS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-P05/REV.03

06-SIP-P01-F02/REV.00


I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el entero correspondiente a cada uno de los acreedores. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específico Dirección General de Administración y Finanzas. III. ALCANCE Servicios Educativos del Estado de Sonora. IV. DEFINICIONES SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora DAF: Dirección General de Administración y Finanzas RF: Dirección de Recursos Financieros DRH: Dirección General de Recursos Humanos UA: Unidades Administrativas UR: Unidad Responsable DI: Dirección General de Informática ENTERO: Pago, entregar dinero V. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado y de los Municipios (B. Oficial Núm. 29 del 9 de abril de 1984) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y prestación de Servicios, Relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento (B. Oficial Núm. 46 del 8 de dic. de 1988) Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal (B. Oficial Núm. 41 de fecha 19 de noviembre de 1987 Reglamento interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora B.O. 51 SECC. I de fecha Reglamento interior de la Secretaria de Educación y Cultura B. O. No.13 De fecha 12 de Agosto de 2004 Clasificador por Objeto del Gasto Código Fiscal de la Federación VI. POLÍTICAS 1. Contar con la información necesaria para efectuar el pago a cada uno de los terceros 2. Reporte por UR y por concepto 3. Solicitudes de las UA 4. Autorización del Titular de RF

VII. PRODUCTOS Cheque VIII. CLIENTES Acreedores Institucionales y Acreedores diversos Unidades Administrativas de Servicios Educativos del Estado de Sonora IX. INDICADORES Número de pagos efectuados a terceros Institucionales en tiempo / Número de pagos que debieron efectuarse al vencimiento X 100 Número de pagos efectuados a Acreedores Diversos / Número de pagos solicitados X 100 Éxito en medición del Producto 90% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P05-F01/REV.00 Formato de Concentrado de enteros pendientes de pago a Terceros Institucionales

Ente Público


Hoja No. 2 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P05



06-SIP-P01-F02/REV.00


XI. ANEXOS 08-04DAF-P05-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del procedimiento Entero a Terceros Inventario de Registros del Procedimiento Entero a Terceros Verificación de la Ejecución del Procedimiento Entero a Terceros Lista maestra de registros de calidad del Procedimiento Entero a Terceros Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto del Procedimiento Entero a Terceros XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Autorización y firma de cheques Titular de la Dirección de Recursos Financieros Autorización y firma de cheques Titular de la Subdirección de Tesorería Supervisión de ejecución de Procedimiento Jefe de Departamento de Conciliaciones Bancarias Verificación de ejecución de Procedimiento Auxiliar Recepción de documentación, elaboración, trámite y pago de cheques XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Auxiliar Contable

1.- Recepción y Registro de reportes y solicitudes para generar el pago

1.1.- Recibe de la DI y UA Reportes contables y solicitudes para generar pago

1.2.- Verifica en sistema la disponibilidad del recurso para el pago por indemnización de seguro Reporte por UR

1.3.- Registra en el formato Concentrado de Enteros pendientes de pago a Terceros Institucionales las deducciones reflejadas en el reporte por UR, por beneficiario y por concepto

Concentrado entero pendiente

de pago a terceros

institucionales 1.4.- Turna a la Titular de RF concentrado de enteros pendientes de pago a Terceros Institucionales para autorización de pago

1.5.- Recibe autorización para la elaborar cheque 2.- Emisión y autorización de cheque

Auxiliar contable

2.1.- Asigna y registra movimiento contable en el sistema cada uno de los conceptos a enterar Sistema

2.2.- Captura concepto de pago para la impresión de cheque

2.3.- Imprime cheque, anexa documentación soporte Póliza Cheque 2.4.- Turna cheque a funcionarios autorizados para revisión y autorización

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P05



06-SIP-P01-F02/REV.00


RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 2.5.- Recibe cheques debidamente autorizados, para

posteriormente hacer entrega a las personas encargadas de recogerlo de cada uno de los organismos

Póliza Cheque

2.6.- Archiva póliza de cheque pagado con documentos de respaldo

Póliza de cheque

2.7.- Emite listado diario de cheques elaborados y turna copia de la misma al Jefe de Departamento Listado de

cheques 2.8.- Emite listado mensual de cheques elaborados Jefe Departamento 2.9.- Verifica la ejecución del procedimiento

Subdirector 2.10.- Supervisa la ejecución del procedimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO


Lic. Patricia Ruíz Coronado Director de Recursos

Financieros

Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales Representante de la Dirección


Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya Director General de



DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Entero a Terceros Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P05/REV.03

Póliza con soporte

Entrega de cheques a Beneficiarios y archivo de póliza

B

Reporte por UR

Recepción de Reportes y solicitudes Para generar pago

A

Formato

Registro de deducciones en el concentrado de enteros pendientes de pago a Terceros

Formato

Turna a RF Concentrado de enteros Pendientes de pago a Terceros

Formato

Recepción de RF Autorización de pagos

INICIO

FIN

Reporte

Elaboración de listado diario y mensual de cheques emitidos

Sistema

B

Cheque

Captura e impresión de cheque

Cheque

Turna cheque a funcionarios para autorización y firma

Cheque

Recepción de Cheque firmado y autorizado

A

Asignación y registro de Movimiento contable

Ente Público


Hoja No. 1 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P06


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro Contable de Servicios Personales Capitulo 1000 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P06/REV.03


06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Registrar y Validar las operaciones que integran la Contabilidad de Servicios Personales de Servicios Educativos del Estado de Sonora II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específico Dirección General de Administración y Finanzas III. ALCANCE Registros Contables de Servicios Personales de Servicios Educativos del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SEC: Secretaría de Educación y Cultura SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora DAF: Dirección General de Administración y Finanzas RF: Dirección de Recursos Financieros DI: Dirección General de Informática DP: Dirección de Control Presupuestal DRH: Dirección General de Recursos Humanos UR: Unidad Responsable V. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal (B. Oficial Núm. 41 de fecha 19 de noviembre de 1987) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y prestación de Servicios, Relacionados con Muebles Decreto que crea los Servicios Educativos del Estado de Sonora (B.O. Núm. 40 sección I de fecha 18 de mayo de 1992) Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora B.O. 51 SECC. I 23 de Diciembre de 2002 Clasificador por Objeto del Gasto Código Fiscal de la Federación VI. POLÍTICAS 1.- Se requiere información mediante reportes contables generados por la Dirección de Informática, que contengan: 1.1.- Resumen por Unidad Responsable. 1.2.- Reporte por programa, subprograma y partida presupuestal, correspondiente a cada quincena, así como las complementarias que se generen respecto a sueldos y aportaciones patronales. VII. PRODUCTOS

Estado del Ejercicio de Capitulo 1000.

VIII. CLIENTE(S) Servicios Educativos del Estado de Sonora Órgano de Control Interno y Desarrollo Administrativo Contraloría General del Gobierno del Estado Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado de Sonora Consejo Directivo de Servicios Educativos del Estado de Sonora Auditores de Despachos Externos IX. INDICADORES La medición de éxito de este producto está implícito en el cumplimiento del objetivo de calidad del Proceso (Estados Financieros), pues es un insumo para la elaboración de los mismos.

Ente Público


Hoja No. 2 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P06




06-SIP-P01-F02/REV.00

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P06-F01/REV.01 Formato de Totales Generales de Capítulo 1000 08-04DAF-P06-F02/REV.01 Formato Notificación Suficiencia XI. ANEXOS 08-04DAF-P06-G01/REV.03 Diagrama de Flujo del Procedimiento Inventario de Registros del Procedimiento Verificación de la Ejecución del procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad del Procedimiento Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto del Procedimiento XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Subdirección de Contabilidad de SEES y Programas Especiales Supervisa el registro contable del capitulo 1000 Auxiliar Contable del Departamento de Registros Contables Recepción y registro contable Auxiliar Contable del Departamento de Conciliaciones Recepción y registro de pagos diferidos XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción y registro de Reportes Contables que afectan a Servicios Personales


1.1 Recibe de la DI y DRH los reportes contables que afectan a Servicios Personales

Reportes por UR

1.2 Registra los totales generales reflejados en los reportes por unidad responsable de las nóminas, referente a percepciones, deducciones, líquido, nómina firmada y pensión alimenticia

Formato Totales

Generales

1.3 Verifica visualmente que los conceptos reflejados en el reporte por programa, subprograma y partida correspondan a la partida en que fueron aplicados

Reporte por programa y

partida 1.4 Notifica en caso de encontrar diferencias, mediante

un memorándum a la Dirección de Pagos, para su aclaración y/o corrección

Memorándum

1.5 Convierte mediante programa automatizado, los reportes contables a movimientos contables en sistema de contabilidad integral

Sistema de Contabilidad

Integral

1.6 Efectúa la afectación contable de los registros que son aceptados por el sistema


Integral 1.7 Notifica a la DP los programas y partidas que

requieren suficiencia presupuestal, para continuar con su registro, mediante el formato notificación de suficiencia presupuestal

Formato Notificación

de suficiencia

1.8 Recibe confirmación de suficiencia presupuestal por escrito y procede a la afectación presupuestal de los registros pendientes

Formato de transferencia de recursos

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P06




06-SIP-P01-F02/REV.00


2. Registro de pagos diferidos


2.1 Imprime del sistema de contabilidad integral pólizas de diario de afectaciones por pagos diferidos

Copia de pólizas

2.2 Procede a la separación de pólizas de acuerdo con el concepto de pago, generando un importe total por cada concepto y los registra en Formato de Totales Generales del Capitulo 1000

Formato Totales

Generales


3. Recepción y registro de reportes contables de Cheques Cancelados

3.1 Recibe del Departamento de Conciliaciones Bancarias los reportes contables que afectan a Servicios Personales por concepto de cheques cancelados

Reportes por UR

3.2 Registra los totales generales reflejados en los reportes por unidad responsable de las nóminas, referente a percepciones

Formato Totales

Generales 3.3 Complementa la clave presupuestal, se asigna el

digito verificador y un consecutivo para su captura Reporte por programa y

partida 3.4 Captura en el Sistema de Contabilidad Integral, cada

movimiento por partida, reflejado en el reporte por programa, sub programa y partida


Integral

3.5 Efectúa la afectación contable de los registros en el sistema de contabilidad integral


Integral 4. Validación de Totales Generales

Formato Totales

Generales y Sistema de Contabilidad


4.1 Verifica los importes reflejados en el Formato Totales Generales del Capitulo 1000 contra el reporte del Estado del Ejercicio que arroja el sistema de contabilidad integral

Subdirector de Contabilidad de

SEES

5. Supervisa en el Sistema, los registros contables y firma el Formato de Totales Generales, ya validado con el Reporte que arroja el Sistema


5.1 Archiva la documentación soporte de los registros realizados


Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Lic. Patricia Ruiz Coronado Director de Recursos Financieros

Lic. Silvia Isabel Monrreal Vidales Representante de la Dirección


Ing. Luis Ernesto Gastèlum Celaya Director General de

Administraciòn y Finanzas

08-04DAF-P06-G01/REV.03


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Registro Contable de Servicios Personales Capitulo 1000

Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P06/REV.03

SCI

Convierte a movimientos contables mediante sistema

INICIO A

Memorándum

Notifica a Dirección de Pagos

Verifica Concepto Reflejado en el Reporte

Formato de Totales

Registra Totales Generales

Reporte y copias de pólizas

Recibe reportes contables, y pólizas de pagos diferidos

¿Existen diferencias?

NO

SI

08-04DAF-P06-G01/REV.03


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Registro Contable de Servicios Personales Capitulo 1000

Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P06/REV.03

FIN ¿Existe Suficiencia Presupue

A SCI

Realiza afectaciones contables en el sistema

Formato y Sistema

Valida Totales Generales

Formato de Suficiencia

Notifica a Dirección de Control Presupuestal

Sistema

Realiza Afectación Presupuestal

NO

SI

Ente Público


Hoja No. 1 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P 07


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE PARA PAGO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES SINIESTRADOS. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P07/REV05.


06-SIP-P01-F02/REV.00


Reposición y/o Indemnización de los Bienes Muebles e Inmuebles Siniestrados


Dirección General de Administración y Finanzas

III. ALCANCE Bienes Muebles e Inmuebles de planteles educativos y oficinas administrativas que se encuentren registrados a nombre de SEC y SEES IV. DEFINICIONES SEC: Secretaría de Educación y Cultura SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora SEP: Secretaria de Educación Pública DGAF: Dirección General de Administración y Finanzas DGP: Dirección General de Planeación DGSR: Dirección General de Servicios Regionales V. REFERENCIAS Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros Póliza contratada por la SEP y la Compañía Aseguradora VI. POLÍTICAS Para cualquier siniestro de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría de Educación y Cultura, el responsable del área o director del plantel, debe hacer una denuncia de hechos ante el Agente del Ministerio Público de la localidad donde se asienten día y hora del siniestro suscitado haciendo mención de los bienes no localizados. Elaborar Acta Administrativa donde se describirán la localidad día y hora así como ubicación de donde se encontraban los bienes, firmado y sellado por el responsable y testigos. Elaborar Acta de reclamación de daños. Solicitar el vale de resguardo al Departamento de Inventarios donde se incluyan los bienes sustraídos. Elaborar solicitud de baja del inventario de los bienes robados incluyendo características y número de folio de los bienes en mención la cual también deberá estar firmada por el responsable. Solicitar ante una casa comercial cotización por escrito de los bienes. La documentación antes descrita debe entregarse en original y 2 copias a la Subdirección de Cobertura Medica y Seguros. VII. PRODUCTOS Gestión para el Tramite del Pago de Indemnización por Siniestro VIII. CLIENTE(S) Planteles Educativos y Oficinas Administrativas de SEES y SEC IX. INDICADORES (Total de trámites efectuados (máximo tres días hábiles) / Total de trámites solicitados) x 100 Éxito en la medición del producto: 100% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P07-F01/REV.00 Formato de Acta Administrativa por Denuncia de Siniestro

Ente Público


Hoja No. 2 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P 07




06-SIP-P01-F02/REV.00

08-04DAF-P07-F02/REV.00 Formato de Reclamación de Daños 08-04DAF-P07-F03/REV.00 Formato de Carta Compromiso 08-04DAF-P07-F04/REV.00 Formato de Control de Siniestros XI. ANEXOS 08-04DAF-P07-G01/REV.00 Diagrama de flujo trámite para pago de bienes muebles e Inmuebles Siniestrados. Inventario de Registros del Procedimiento (Lista Maestra) Verificación de la Ejecución del Procedimiento (Check List) Lista Maestra de Registros de Calidad Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto (Elaborar) XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas: Autorizar la elaboración del Cheque para la Institución y/o Área Afectada Titular de la Dirección General de Planeación: Verifica la viabilidad del trámite Titular de la Dirección General de Servicios Regionales: Verifica la viabilidad del trámite Titular de la Subdirección de Cobertura Médica y Seguros: Promover, coordinar y dar seguimiento hasta su culminación proceso de Indemnización de los bienes siniestrados Responsable de Seguro bienes muebles e inmuebles: Recibir y revisar documentación para el trámite de indemnización de bienes muebles e inmuebles XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción de Documentación

Responsable de Seguro de Bienes

Muebles e Inmuebles

1.1 Revisa y Sella documentación aportada por el Director o Responsable del Área Afectada

* Formato de Acta Administrativa por

denuncia de siniestro * Formato de

reclamación de daños

1.2 Realiza llamada telefónica a la Compañía de Seguros, para que esta a su vez asigne un número de siniestro el cual se establece como identificación

2. Envío de Documentación a la Compañía Aseguradora


y Seguros

2.1 Envía Documentación a Representación SEP para que dicha instancia haga las gestiones ante la Compañía de Seguros que ellos mismos contrataron Oficio Informativo 2.2 Obtiene copia de acuse de Representación SEP Sonora ante la Compañía de Seguros para su archivo

3. Recepción y Envío de Convenio de Pago Firmado Responsable de

Seguro de Bienes Muebles e Inmuebles

3.1 Recibe Convenio de pago por la Compañía de Asesores Ajustadores o Representación SEP Convenio con la

Aseguradora 3.2 Recaba firma, sella y regresa Convenio de Ajuste de pago por el mismo conducto

4. Recepción de Cheque para Pago de Indemnización


Muebles e Inmuebles

4.1 Recibe Cheque Vía Representación SEP Estatal Oficio y Cheque

4.2 Recaba firma, sella y regresa Acuse de Finiquito de Indemnización

4.3 Envía cheque a DGAF para su depósito en cuenta bancaria de SEC

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P 07




06-SIP-P01-F02/REV.00

5. Verificación de la viabilidad para la destinación de los

recursos


y Seguros

5.1 Envía oficio a DGP y DGSR para la viabilidad de la liberación de los recursos obtenidos a través de la Compañía Aseguradora

Oficio de liberación5.2 Recibe oficio de liberación del recurso 5.3 Envía oficio a DGAF de los casos cuyos bienes han sido repuestos por la Secretaría para la transferencia de los recursos a la cuenta de ésta

6. Autorización de elaboración y entrega de cheque para pago de indemnización


y Seguros

6.1 Envía oficio a la DGAF para la autorización de la elaboración de cheque a nombre del solicitante de la indemnización Oficio de

autorización 6.2 Informa al solicitante vía telefónica, que el pago fue autorizado


Muebles e Inmuebles

6.3 Entrega Carta compromiso al solicitante para recibir recurso Carta compromiso

6.4 Registra Identificación y seguimiento del siniestro Control de Siniestros


Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Lic. José Francisco Rodríguez Pérez Subdirector de Cobertura Médica y

Seguros.

Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales Representante de la Dirección General

de Administración y Finanzas.


Finanzas.

08-04DAF-P07-G01/REV.00


DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de elaboración: 30/04/09 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de Pago de Bienes Muebles e Inmuebles Siniestrados CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-04/DAF-02-P07/REV.05

SI

Oficio

Envía Documentación a

Representación SEP

Recibe Convenio de Pago por la

Compañía de Ajustadores

INICIO A

Solicita Elaboración de Cheque y Entrega

de Carta Compromiso

Cheque

Cheque

Cheque

Envía Cheque para su Depósito en Cuenta de SEC

Rechazo y Devolución de Documentos

NO

Solicita Autorización por parte DGP y

DGSR FIN

SI

NO

Se Reintegra a Cuenta de SEES

Autoriza Recibe Cheque

Recaba Firma y Regresa convenio a

Ajustador

Recepción de Documentación Cumple

con los Requisitos

A

Ente Público


03-03-23 Hoja 1 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P08


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fiscalización y Control de inventario físico en unidades administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P08/REV.03


06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar los bienes muebles, propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y/o Secretaría de Educación y Cultura, asignados a las unidades administrativas.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específico Dirección General de Administración y Finanzas.

III. ALCANCE Unidades Administrativas de Servicios Educativos del Estado de Sonora y/o Secretaría de Educación y Cultura. IV. DEFINICIONES DGAF: Dirección General de Administración y Finanzas. DRMS: Dirección de Recursos Materiales y Servicios. SAF: Subdirección de Activos Fijos. DCAFUA: Departamento de Control de Activos Fijos en Unidades Administrativas. SEC: Secretaría de Educación y Cultura. SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora. V. REFERENCIAS • Ley de Responsabilidades de los Servicios Públicos del Estado y de los Municipios. • Ley 140 de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones del Gobierno del Estado de Sonora. • Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora. • Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. • Lineamientos para el cumplimiento de disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina

presupuestal en la Administración Pública Estatal. • Catálogo clasificador por objeto de gasto.

VI. POLÍTICAS • Queda sujeto al control de inventarios, todos los bienes muebles que se determine en el catálogo clasificador del objeto del gasto, específicamente el capítulo 5000. • Todos los bienes muebles o activos fijos al servicio de las unidades administrativas, formarán parte del patrimonio de los SEES y/o SEC, cualquiera que sea su procedencia: compra directa, almacén regional o donación. • La SAF y los almacenes distribuidores, son los únicos facultados para asignar el No. de inventario. • Todos los bienes muebles que se encuentren físicamente dentro de las instalaciones de las unidades administrativas, deben de estar inventariados y respaldados por un vale de resguardo debidamente firmado y sellado por el usuario. • El usuario tiene la responsabilidad de firmar de forma inmediata, el vale de resguardo que le presente el personal de SAF, por los artículos asignados. • Es responsabilidad de SAF, llevar a cabo dos veces al año, la revisión física de los inventarios de cada una de las unidades administrativas. • Es responsabilidad del usuario, darle el uso adecuado a los bienes muebles asignados, cuidando mantener el buen funcionamiento y estado físico, reportando a su jefe inmediato, cualquier irregularidad que se presente con los artículos tales como robo,accidente, extravío o daño imprudencial.

Ente Público


03-03-23 Hoja 2 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P08




06-SIP-P01-F02/REV.00

• Es responsabilidad del usuario poner a disposición de la SAF, los bienes que por su estado físico, deterioro o inaplicabilidad en el servicio, se encuentren en desuso. • En caso de robo, accidente o daños, es responsabilidad del usuario, elaborar el acta circunstanciada y turnarla a la Subdirección General de Seguros, a la Unidad de Asuntos Jurídicos y a la SAF. • Ningún usuario, podrá hacer uso de los bienes de la Secretaría para beneficio personal.

VII. PRODUCTOS Cédula censal validada y firmada por el responsable de la unidad. Vale de resguardo actualizado y firmado por el usuario. VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas de SEES y SEC IX. INDICADORES (Número de verificaciones efectuadas / el número de verificaciones programadas) x 100 Éxito de medición en el Producto: 98%.X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P08-F01/REV.01 Cédula censal de bienes muebles. 08-04DAF-P08-F02/REV.01 Solicitud de transferencia de bienes muebles. 08-04DAF-P08-F03/REV.01 Vale de resguardo de bienes muebles. XI. ANEXOS • 08-04DAF-P08-G01/REV.01 Diagrama de flujo del procedimiento, verificación y control del

inventario físico en unidades administrativas. • Inventario de registro del procedimiento. • Verificación de la ejecución del procedimiento. • Lista maestra de registro de calidad. • Servicio no conforme y requisitos del cliente y producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGAF

Planear, organizar y coordinar la administración de los recursos materiales y financieros conforme a las normas, políticas, lineamientos y procedimientos aplicables para la racionalización, austeridad, disciplina y aprovechamiento de los recursos financieros. Administrar el sistema de control de inventarios de bienes inmuebles y muebles, determinando y tramitando la baja y destino final de los últimos por medio de la instrumentación de procedimientos emitidos por las instancias correspondientes;

Titular de la DRMS Establecer los sistemas de control, necesarios para las adquisiciones de materiales y servicios, arrendamientos e inventarios de los bienes muebles e inmuebles, propiedad de la Secretaría.

Titular de la SAF Elabora, propone y aplica las normas, políticas y procedimientos para el control de activos fijos, propiedad del organismo.

Titular del DCAFUA Elaborar e implementar el programa anual de actividades. Establecer y supervisar los mecanismos y procedimientos para el control de los vales de resguardo elaborados. Mantener actualizada la cédula censal de los bienes muebles asignada a cada centro de trabajo. Elabora transferencias y altas de bienes muebles reportados.

Establece y actualiza el catálogo de artículos y personal de unidades administrativas. Auxiliar Administrativo del DCAFUA

Ente Público


03-03-23 Hoja 3 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P08




06-SIP-P01-F02/REV.00

Verificación del Inventario físico XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Departamento de control de activos fijos en unidades administrativas

1. Elaboración del programa anual. 1.1 Elabora programa anual para la revisión del inventario

físico.

Programa anual del inventario físico.


2. Fiscalización del inventario físico. 2.1 Implementa programa para la revisión física del inventario. 2.2 Verifica inventario comparando físico contra relación de activos. Se detectan diferencias en las asignaciones 2.3 Actualiza vales de resguardo y cédula censal recabando firma y sello del usuario. Se detectan faltantes

Cédula censal Vale de resguardo y cédula censal.

Subdirección de Activos Fijos. Usuario Subdirección de Activos Fijos Subdirección de Activos Fijos Dirección de Recursos Materiales y Servicios

3. Requerimiento de bienes faltantes. 3.1 Elabora memorandum solicitando al usuario presentar

los bienes faltantes. 3.2 Turna para firma memorandum 3.3 Firma y remite al destinatario memorandum. 3.4 Analiza e indaga destino de los bienes faltantes. 3.5 Elabora y turna transferencia de bienes, aclarando diferencia señalada. 3.6 Recibe transferencia y actualiza inventarios, elaborando vale de resguardo. 3.7 Recaba firma y sello en el vale de resguardo El usuario no aclara diferencias. 3.8 Elabora oficio para el descuento en nómina por el adeudo del bien. 3.9 Turna oficio para visto bueno. 3.10 Recibe, analiza, rubrica y turna oficio.

Memorándum Solicitud de transferencia bienes mueblesVale de resguardo

Oficio de descuento en nómina

Ente Público


03-03-23 Hoja 4 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 04



Procedimiento P08




06-SIP-P01-F02/REV.00

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Dirección General de Administración y Finanzas

3.11 Firma y turna para descuento oficio.

“La Dirección General de Recursos Humanos opera descuentos”

Subdirección de Activos Fijos Departamento de control de registro contable y conciliaciones.

4. Baja de activos por descuento. 4.1 Recibe oficio de la Dirección General de Recursos Humanos, informando del descuento a operar. 4.2 Turna oficio para operar baja de activos. 4.3 Recibe oficio de notificación y elabora memorandum para informar de la baja a la Dirección de Recursos Financieros. 4.4 Opera baja de activos en sistema.

Oficio de baja de activos Memorandum



C. P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y Servicios

Lic. Silvia I. Monreal Vidales Representante de la Dirección General de Administración y

Finanzas


y Finanzas

08-04DAF-P08-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30-04-2009 Nombre del Procedimiento: Fiscalización y control del inventario físico en unidades administrativas. Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-04-P08/REV.03

INICIO

Verificación del inventario físico

Requerimiento de bienes faltantes.

Baja de activos por descuento FIN

Elaboración del programa anual.

Falta un

bien

NO

1

SI

A

A

1

Ente Público

08


Hoja 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 03


Unidad Administrativa

04DAF Procedimiento

P09 No. de Revisión

03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles de la Administración Central. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P09/REV03

06-SIP-P01-F02/REV.00


I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Gestionar y realizar el mejoramiento de los inmuebles manteniendo su buen estado para el apoyo de las funciones operativas. II. APLICACIÓN ( ) General ( X ) Específica Dirección General de Administración y Finanzas III. ALCANCE Unidades Administrativas de SEES y SEC IV. DEFINICIONES SEC: Secretaría de Educación y Cultura. SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora. LAASAPE: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. V. REFERENCIAS

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. • Ley Orgánica No. 26 de la Administración Pública Estatal. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Relacionados con

Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento. • Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal. • Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora. • Reglamento Interior de la Secretaria de Educación y Cultura. • Lineamientos Para el Cumplimiento de Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y

Disciplina Presupuestal en la Administración Pública Estatal. • Relación de Proveedores de la Secretaría de Hacienda.

VI.- POLÍTICAS 1. Toda orden de servicio deberá estar respaldada por el documento de solicitud de

servicio. 2. Toda orden de servicio de cualquier índole podrá ser firmada por el jefe inmediato

superior en caso de ausencia o urgencia del trámite. 3. Toda orden de servicio con un monto mayor de 150 salarios diarios vigentes en el Estado

de Sonora hasta 450 S.D.G.V. deberá contar con un mínimo de tres propuestas, si el monto es mayor de 450 S.D.G.V. hasta $100,000.00 no incluyendo I.V.A. deberá estar soportado con un mínimo de cinco propuestas.

4. Para la elaboración de una orden de servicio se verifica previamente la disponibilidad de recursos en la partida por afectar y en caso de suficiencia se compromete el monto requerido.

5. Toda orden de servicio deberá contar con el programa y partida a afectar, la descripción y el beneficiario del servicio, el prestador del servicio y la autorización (firma).

6. Toda orden de servicio que afecte al presupuesto del C. Secretario o del C. Subsecretario de Planeación y Administración, deberá contar con el visto bueno específico, además de la autorización normal.

Ente Público

08


Hoja 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03


06-SIP-P01-F02/REV.00


VI.- POLÍTICAS

7. Por regla general no se otorgan anticipos para la prestación de un servicio y salvo en algunas excepciones, en que se paga en dos estimaciones, el pago se efectúa hasta que se concluye totalmente o recibido satisfactoriamente el servicio.

8. Los servicios que se consideran internos son: cerrajería, refrigeración, apoyo básico a reparaciones menores eléctricas y jardinería.

9. Los servicios que se consideran externos son: Mantenimiento y/o Rehabilitación de inmuebles referente a obras menores.

VII. PRODUCTOS Orden de trabajo interno. Orden de servicio. Acta de entrega de término de trabajo. VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas y Operativas de SEC Y SEES.

IX. INDICADORES (Número de solicitudes atendidas / El número de solicitudes tramitadas por la Administración central) X 100. Éxito en la medición del Producto: 90%. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

08-04DAF-P09-F01/REV01 Orden de trabajo. 08-04DAF-P09-F02/REV01 Solicitud de servicio. 08-04DAF-P09-F03/REV01 Registro de control de orden de trabajo. 08-04DAF-P09-F04/REV01 Formato para registro de adquisiciones y servicios. 08-04DAF-P09-F05/REV01 Orden de Servicio. XI. ANEXOS

08-04DAF-P09-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles de la Administración Central. Inventario de registro de procedimientos. Verificación de la ejecución del procedimiento. Lista maestra de registro de calidad. Servicio no conforme y requisitos del cliente y producto. XII. RESPONSABILIDADES TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

1.- Autoriza las órdenes de servicio. TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.

1.- Revisa y firma las ordenes de servicio. 2.- Verifica presupuestos de servicio externo.

Ente Público

08


Hoja 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03


06-SIP-P01-F02/REV.00


TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES.

1.- Coordina la elaboración de orden de servicio. 2.- Turna trámite para ejecución de orden de servicio. 3.- Turna, coordina y supervisa la ejecución de acciones de mantenimiento interno. 4.- Analiza necesidades de adquisición de material.

DEPARTAMENTO DE OBRA 1.- Solicita y revisa presupuestos.

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE OBRA 1.- Registra el Seguimiento de obra.

ASISTENTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES 1.-Elabora y tramita órdenes de servicio. PERSONAL DEL AREA DE SERVICIO DE LA SUDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES 1.- Ejecuta el servicio interno de acuerdo a las especificaciones XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1.- Recepción de documento de solicitud de

servicios.

Asistente de la Subdirección de Servicios Generales 1.1.- Recibe solicitud, agrega folio y turna. Solicitud de

servicio

“EN CASO DE SERVICIO INTERNO” 2.- Recepción del documento de solicitud para

su atención de acuerdo a descripción de turno.

Subdirector de Servicios Generales

2.1.- Recibe solicitud y analiza la necesidad de requisición de material con el área de servicio que corresponda y turna.

Solicitud de servicio

3.- Recepción de solicitud de servicio para su atención y ejecución del servicio solicitado.

Asistente de la Subdirección de Servicios Generales

3.1.- Recibe instrucción de material a solicitar y elabora la requisición de compra de material.

Requisición de compra


3.2.- Envía a la Subdirección de Adquisiciones la requisición.

Requisición de compra

“Se entrega material”


3.3.- Recibe material y firma de recibido para entrega del área de mantenimiento interno que corresponda.

Salida de Almacén

Personal del Área de Servicio de la Subdirección de Servicios Generales

3.4.- Ejecuta el servicio de acuerdo a las especificaciones.

Orden de trabajo

3.5.- Entrega formato de conformidad de realización de orden de trabajo al cliente para que selle y firme de conformidad de servicio y turna.

Registro de control de orden de trabajo

Asistente de la Subdirección

de Servicios Generales 3.6.- Captura en formato datos de la orden de trabajo para reporte mensual.

Ente Público

08


Hoja 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03


06-SIP-P01-F02/REV.00


“En caso de servicio externo” 4.- Recepción de oficio de solicitud para servicio externo.


4.1.- Recibe los oficios de solicitud de servicio de mantenimiento y/o rehabilitación de inmuebles, asigna folio y turna.

Solicitud de Servicio

Subdirector de Servicios Generales 4.2.- Recibe, analiza solicitud y turna.

Dirección de Recursos Materiales

4.3.- Recibe Solicitud y da instrucciones para solicitar los presupuestos correspondientes.

Departamento de Obra

4.4.- Recibe los oficios de solicitud de servicio y pide a los prestadores de servicios externos sus presupuestos y turna para control al Departamento de Seguimiento de Obra.

Departamento de Seguimiento de Obra

4.5.- Recibe solicitudes de servicios externos, captura en el sistema de seguimiento y se le asigna un Número de folio para su control.


4.6.- Recibe y analiza los presupuestos, así como dictámenes elaborados por los prestadores de servicio si son necesarios y turna a la Dirección de Recursos Materiales.

Presupuestos Dictámenes

Director de Recursos Materiales

4.7.- Verifica Presupuestos con el Jefe del Departamento de Obra y turna a la Dirección General para su Visto Bueno.

Director General de Administración y Finanzas 4.8.- Firma la solicitud de servicio y turna

Director de Recursos Materiales

4.9.-Envía documentación a la Subdirección de Servicios Generales para que se elabore orden de Servicio

Expediente documentado

5. Elaboración, trámite y ejecución de orden de servicio externo.


5.1.- Elabora orden de servicio, compromete presupuestalmente y envía la orden de servicio a firmas correspondientes.

Orden de Servicio

5.2.- Recibe la orden de servicio autorizada por la Dirección General de Administración y Finanzas, Dirección de Recursos Materiales y Servicios y Subdirección de Servicios Generales.

5.3.- Captura datos de la orden de servicio en el formato para registro de adquisiciones y servicios.

Formato para registro de

adquisiciones y servicios

Departamento de Seguimiento de Obra

5.4.- Recibe Orden de Servicio e informa al contratista asignado para inicio de obra.

Ente Público

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Hoja 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03


06-SIP-P01-F02/REV.00


“Se concluye obra ”


5.5.- Recibe acta de entrega de termino de obra y documentación comprobatoria por parte del contratista e Informa al Departamento de Seguimiento de Obra.

Acta de entrega

Departamento de Seguimiento

de Obra

5.6.- Da por concluida obra en el sistema y envía expediente documentado para inicio de trámite de pago.

Sistema de seguimiento y

expediente documentado


5.7.- Recibe documentación, envía factura y orden de servicio a la Dirección de Recursos Financieros para el trámite de fiscalización y elaboración de cheque del pago de obra.

Factura y orden de servicio

5.8.-Turna expediente documentado para archivo al Departamento de Seguimiento de Obra.

Expediente documentado



C.P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y Servicios


Finanzas

Ing. Luís Ernesto Gastélum Celaya Director General de Administración

y Finanzas

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 1 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Conservar en buenas condiciones físicas y mecánicas los vehículos que integran la flotilla de SEES y SEC

II. APLICACIÓN ( ) General (X ) Específica

Dirección General de Administración y Finanzas de la Secretaría de Educación y Cultura

III. ALCANCE Servicios Educativos del Estado de Sonora y Secretaría de Educación y Cultura IV. DEFINICIONES SEES.- Servicios Educativos del Estado de Sonora SEC.- Secretaría de Educación y Cultura. VEHÍCULOS DE PLANTILLA.- Vehículos que están adscritos a la Subdirección de Vehículos y Combustibles y son de uso común para todas las áreas de SEES y SEC. SISTEMA CONTABLE.- Software y base de datos donde se lleva la contabilidad de SEES, SECSISTEMA DE CONTROL VEHICULAR.- software y base de datos donde se captura y se llevan todos los registros en relación a los vehículos oficiales. V. REFERENCIAS * Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento. * Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal. * Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. * Lineamientos para el Cumplimiento de Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal en la Administración Pública Estatal. *Relación de proveedores de la Secretaría de Hacienda. *Reglamento Interior de SEES *Reglamento para uso y control de vehículos oficiales de la Administración Pública Estatal. VI. POLÍTICAS 1. Para cualquier mantenimiento preventivo y correctivo se debe elaborar una orden de servicio,

en la cual se debe identificar: a) plenamente el proveedor que prestará el servicio solicitado, b) indicar en la misma el trabajo que se debe realizar, c) plasmar los datos correspondientes al vehículo que será enviado a mantenimiento.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 2 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 VI. POLÍTICAS 2. Cuando el servicio sea efectuado a vehículos distintos a los denominados “Vehículos de Plantilla” o

sea aquéllos que se encuentran asignados a las diversas Unidades Administrativa de SEC y SEES, se deberá previamente recibir una petición por parte del responsable del vehículo o su jefe inmediato, indicando el tipo de servicio solicitado. Dicha petición, debe ser firmada invariablemente por el Subsecretario del Área o Director General a la que dicha unidad está adscrita. El servicio será autorizado por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. En el caso particular de los vehículos asignados a Áreas que pertenecen a la Dirección General de Administración y Finanzas, la solicitud en cuestión, puede ser autorizada por el Director de Recursos Materiales y Servicios. Los vehículos denominados de “Plantilla”, serán enviados directamente a sus servicios de mantenimiento, por el responsable de dicho Departamento cuando éste sea estrictamente necesario.

3. La orden de servicio debe ser firmada por el Director General de Administración y Finanzas, el Director de Recursos Materiales y Servicios y el Jefe del Departamento de Vehículos y combustibles.

4. El proveedor seleccionado para prestar el servicio, debe estar inscrito en el Padrón de Proveedores de Gobierno del Estado. Esta política no aplica estrictamente para proveedores localizados fuera de Hermosillo o en caso de reparaciones que se hayan tenido que efectuar con carácter de urgencia en otras localidades. De igual forma servicios urgentes pueden ser proporcionados por aquel proveedor que aunque no esté registrado en el Padrón de Proveedores, proporcione en tiempo y forma el trabajo solicitado, así como las garantías pertinentes.

5. Antes de elaborar cualquier servicio, personal del Departamento de vehículos deberá realizar un informe de la situación del vehículo recibido para mantenimiento.

6. Se debe llevar un expediente por cada vehículo, el cual contendrá copia de la orden de servicio elaborada, así como la factura y petición del servicio.

7. Se deberá llevar un consecutivo de órdenes de Servicio elaboradas, donde se tenga una copia de la orden de servicio y copia de la factura que ampara el mismo.

8. En caso de que el vehículo requiera otro arreglo distinto al solicitado, deberá informarse al Área de adscripción del mismo, para que turnen una nueva solicitud, o en su caso, deberá plasmar su visto bueno en la orden de servicio.

9. En el caso de los vehículos adscritos a las diversas Oficinas Regionales, los Delegados Regionales serán responsables plenamente de que los mantenimientos se elaboren en tiempo y forma. El Departamento de vehículos, solo fungirá como coordinador y apoyo, para que dicha actividad se realice y procurará conservar copia de las órdenes de servicio elaboradas en cada una de las Oficinas Regionales, tanto en el expediente de cada vehículo como en un consecutivo por Regional.

10. En caso de que el Subsecretario del Área o Director General a la que está adscrito el vehículo, no pueda firmar la solicitud de mantenimiento, ésta puede ser autorizada por el Director de Recursos Materiales y Servicios.

11. El Subsecretario o Director General o Subsecretario correspondiente, están facultados para autorizar mediante oficio a alguna otra persona de su Área, para que en su ausencia, pueda firmar las solicitudes de mantenimiento.

12. El titular del Departamento de Vehículos, podrá cambiar los servicios solicitados, si el requerimiento del vehículo no corresponde a lo solicitado.

13. En el caso de servicios menores como lavados y desponches, estos pueden ser cubiertos con “Fondo Revolvente” o la orden de servicio puede ser global y no por cada una de las unidades.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público

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Hoja No. 3 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 VI. POLÍTICAS 14.- las unidades automotrices que no forman parte de la plantilla del Departamento de Vehículos y se encuentran asignadas a las Áreas Administrativas de la Administración Central, será responsabilidad del usuario con vehículo asignado de llevar control de kilometraje para que se efectúen los mantenimientos preventivos en tiempo y forma.

VII. PRODUCTOS

Vehículo al que se le elaboraron las reparaciones solicitadas y/o requeridas.

VIII. CLIENTE(S)

Unidades Administrativas de SEES y SEC

IX. INDICADORES

(Número de solicitudes atendidas /Número solicitudes tramitadas) X 100 Éxito en la medición del Producto: 98 %

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P10-F01/REV.00 Solicitud de mantenimiento de vehículo oficial 08-04DAF-P10-F02/REV.01 Recepción de vehículo para mantenimiento 08-04DAF-P10-F03/REV.00 Orden de servicio 08-04DAF-P10-F04/REV.01 Formato de entrada y salida de taller

XI. ANEXOS 08-04DAF-P10-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del Procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos Oficiales SEES y SEC. Inventario de Registros de procedimientos Verificación de la Ejecución del procedimiento Lista maestra de registros de calidad Servicios no conforme y requisitos del cliente y producto

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No.4 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: : Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03

XII. RESPONSABILIDADES TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

1. Planear, organizar y coordinar la administración de los recursos financieros para la

elaboración de los mantenimientos preventivos y correctivos a todas las unidades que integran el parque vehicular de SEES y SEC.

2. Coordinar en conjunto con la Subdirección de Inventarios y la Subdirección de Vehículos las altas de vehículos nuevos y bajas de vehículos en mal estado o deteriorado cuyo mantenimiento resulte oneroso. De igual forma coordinar la sustitución de unidades dadas de baja por nuevas unidades.

TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

1. Establecer los sistemas de control necesarios para que los mantenimientos a los vehículos oficiales sean eficientes y los recursos sean optimizados.

2. Autorizar los servicios de mantenimiento para que los vehículos oficiales de SEES y SEC, estén siempre en buen estado físico y mecánico.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS Y COMBUSTIBLES

1. Procurar que el parque vehicular se encuentre en el mejor estado físico y mecánico, a través de la elaboración de los servicios correctivos y preventivos pertinentes.

2. Procurar la igualdad de condiciones en calidad y precio con todos los proveedores, así como verificar que cada uno de ellos, esté inscrito en el padrón de proveedores.

3. Notificar cuando los vehículos no hayan sido presentados a los mantenimientos correspondientes.

4. Supervisar los mantenimientos efectuados, verificando se haya elaborado el servicio solicitado al proveedor, en los términos de calidad y precio.

5. Mantener actualizado tanto en registro electrónico como en papel las bitácoras de mantenimiento de cada uno de los vehículos propiedad de SEES y SEC.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE VEHÍCULOS Y COMBUSTIBLES

1. Elaborar las órdenes de servicio necesarias para dar los mantenimientos solicitados.

2. Comprometer las órdenes de servicio para que estas sean pagadas a los proveedores. 3. Apoyo en las actividades de archivo OPERADOR DE VEHÍCULOS

1. Levantar los reportes de los vehículos presentados a mantenimiento, ir por los vehículos a los talleres asignados y revisar que las unidades hayan quedado en buen estado o se les haya efectuado el servicio indicado.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público

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Hoja No. 5 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Director de Recursos Materiales y Servicios

Auxiliar Administrativo Vehículos y

Combustibles

Operador de vehículos

Jefe del Departamento

de Vehículos y Combustibles


Vehículos y Combustibles

1. Recepción de “Solicitud de mantenimiento de vehículo oficial” 1.1 Recibe y verifica la “Solicitud de mantenimiento a vehículo oficial” y turna la misma ya autorizada a la Subdirección de Vehículos y Combustibles para su trámite. (copia de esta solicitud es recibida también en la subdirección de Vehículos) 1.2 Recibe “Solicitud de mantenimiento de vehículo oficial” autorizada y el vehículo para su mantenimiento. 1.3 Se le asigna folio de atención a la petición recibida y se archiva en el “Consecutivo de peticiones recibidas para mantenimiento” 1.4 Recibe el vehículo al cual se le elaborará el servicio solicitado. 1.5 Turna la unidad al personal del Área de Choferes, para que se le haga un levantamiento físico y mecánico

1.6 Revisa detalladamente el vehículo presentado a mantenimiento y requisita el formato “Recepción de Vehículo para Mantenimiento”, donde señala con detalle la situación en la que el vehículo es recibido en el Departamento de Vehículos 1.7 Revisa el reporte de “Recepción de vehículo para mantenimiento”, así como la solicitud de mantenimiento recibida y determina el o los proveedores que prestarán el servicio solicitado y requerido. 1.8 Elabora orden de servicio

Solicitud de mantenimiento

de vehículo

Recepción de vehículo para mantenimiento

Oficial

Orden de servicio

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Ente Público

08


Hoja No. 6 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04 Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO



2 Recepción y envío de vehículo con el proveedor designado. 2.1 Lleva el vehículo al proveedor designado, entregando el vehículo y la orden de servicio al proveedor. Requisita el formato de “Entrada y Salida de Taller”.

Formato de entrada y salida de taller

Jefe del Departamento de

Vehículos y Combustibles

3 Seguimiento de mantenimiento del vehículo. 3.1 Da seguimiento en todo momento al vehículo que está en mantenimiento, pide presupuestos, información de anomalías mecánicas detectadas, se supervisa el trabajo en proceso. 3.2 Cuando el trabajo ya ha sido efectuado, envía al Operador de vehículos a recoger la unidad.


4 Recepción de vehículo del proveedor y entrega al solicitante. 4.0 Acude ante el proveedor a recibir la unidad cuando ya se le ha efectuado el servicio. 4.1 Revisa que se le haya efectuado el servicio solicitado y pide copia de la factura que ampara el servicio efectuado, misma que sirve de guía para la revisión. 4.2 Coteja también la orden de servicio para que coincida lo solicitado con lo efectuado.

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Ente Público

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Hoja No. 7 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04 Procedimiento


03


CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03


Jefe del Departamento de Vehículos y Combustibles



Combustibles

4.3 Si al vehículo se le elaboraron el o los servicios correspondientes, procede a llevarse la unidad a la Subdirección de Vehículos y Combustibles y requisita el formato “Entrada y salida del taller”.Si el vehículo no quedó reparado a conformidad, lo deja nuevamente en el taller para su reparación. 4.4 Verifica con la solicitud de mantenimiento de servicio si ya se le efectuaron todos los mantenimientos requeridos. Si es así, se procede a hacer la entrega del vehículo; en caso de que no, se procede nuevamente a mandarlo al taller (empieza nuevamente paso 2). 4.5 Si la unidad está lista para su entrega, requisita el formato “Recepción de vehículo para mantenimiento”. 4.6 Se avisa al área donde está adscrito el vehículo que ya se le efectuaron las reparaciones para que acuda a recibirlo

Formato de entrada y salida del taller.

Recepción de vehículo para mantenimiento


Combustibles

5 Recibe factura y tramita su pago. 5.1 Recibe factura para pago y la anexa a la orden de servicio correspondiente. Recaba firmas de orden de servicio, compromete la orden y turna a pago a la Dirección de Recursos Financieros.

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Ente Público 08


Hoja No. 8 de 8

Macroproceso 01

Subproceso 03



04 Procedimiento


03


CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Auxiliar Administrativo

Vehículos y Combustibles.

6 Archivo en expediente de cada vehículo 6.1 Archiva copia de la orden de servicio, copia factura, entrada y salida del taller y solicitud en el expediente del vehículo que corresponde, así como en el expediente denominado “consecutivo de orden de servicio”

Copia Orden de Servicio, copia

factura, copia de entrada y salida de

taller y copia de solicitud de

mantenimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO


C.P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales

y Servicios




y Finanzas

08-04DAF-P10-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de elaboración: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03

Formato de entrada y salida del Taller

Recepción y envío de vehículo con el proveedor designado

Seguimiento de mantenimiento del vehículo

INICIO

B

A

C

Solicitud de mantenimiento de vehiculo oficial, Formato “Recepción de vehículo para mantenimiento” y Formato “Orden de Servicio

Recepción de “Solicitud de mantenimiento de vehículo oficial”

El vehículo se queda en el taller del proveedor hasta que sean efectuados los servicios solicitados.

Recepción de vehículo con el proveedor. ¿Elaboró el servicio solicitado?

C

Se verifica que no haya un nuevo servicio por realizar. ¿Hay servicios pendientes?

B

D A

NO

NO SI

SI

08-04DAF-P10-G01/REV.01


Sistema

Formato “Recepción de vehículo para mantenimiento”

Expediente de vehículo y expediente consecutivo.

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de elaboración: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos oficiales SEES y SEC CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P10/REV.03 D

Recibe factura, compromete orden de servicio y tramite de pago.

Archiva copia de orden de servicio, solicitud, entrada y salida del taller y copia factura.

Entrega de vehículo oficial al solicitante del

servicio.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público

08


Hoja No. 1 de 9

Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite Pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Tramitar la Contratación y el pago de Servicios Básicos en Planteles y Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas en el Estado de Sonora, para brindar servicio de agua, drenaje y energía eléctrica. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

Dirección General de Administración y Finanzas de la Secretaría de Educación y Cultura.

III. ALCANCE

Secretaría de Educación y Cultura y Servicios Educativos del Estado de Sonora.

IV. DEFINICIONES SEC: Secretaría de Educación y Cultura. SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora. CFE: Comisión Federal de Electricidad. AGUAHH: Agua de Hermosillo. OOMAPAS: Organismo Operador Municipal de Agua Potable Alcantarillado y Saneamiento. COAPAES: Comisión Agua Potable del Estado de Sonora. DAF: Dirección General de Administración y finanzas. V. REFERENCIAS

• Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal.

• Ley de Servicio Público de Energía Eléctrica.

• Reglamento Interior de Servicios Educativos Del Estado De Sonora.

• Reglamento Interior de La Secretaría de Educación Y Cultura.

• Reglamento de La Ley de Servicio Público de Energía Eléctrica en materia de

aportación.

• Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de Racionalidad, Austeridad

y Disciplina Presupuestal en La Administración Pública Estatal.

• Convenio de Operación Para La Cobranza Centralizada Con C.F.E.

• Convenios de Colaboración – Pago de Servicios con Organismos de Agua en los

Municipios.

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Ente Público 08


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Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y trámite el pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02 VI. POLÍTICAS Contrataciones

La solicitud de contratación deberá ser por escrito y autorizada por el Director de Recursos Materiales y Servicios y contar con la siguiente información y documentación: 1.- Nombre del plantel o centro de trabajo, 2.- Domicilio, 3.- Clave del centro de trabajo, 4.- Nombre del director de plantel o encargado del centro de trabajo, 5.- Especificar el tipo de servicio requerido, ya sea contratación de servicio nuevo, recontratación, baja, cambio de nombre o inclusión en convenio de cobranza centralizada, 6.- Croquis de localización del servicio en caso de agua potable y drenaje.

Para contratación de servicios de energía eléctrica en tarifa 02 no mayor a 10 Kw de demanda, además de los primeros 5 anteriores, 1.- Relación de carga (Número de lámparas, aparatos evaporativos ò aires acondicionado, computadoras, etc.), y proyecto eléctrico (Solicitarlo a la constructora de la obra). Para contratación de servicios de energía eléctrica en tarifa 02 mayor a 10 Kw de demanda, además de los primeros 5 anteriores, 1.- Relación de carga (Número de lámparas, aparatos evaporativos, aires acondicionado, computadoras, etc. ), 2.- Solicitud de servicio especial ante C.F.E. ( Solicitarla a la constructora de la obra), 3.-Proyecto eléctrico ( Solicitarlo a la constructora de la obra ), 4.- Guía de inspección ante C.F.E. ( Solicitarla a la constructora de la obra, 5.- Carta de verificación ( Solicitarla a la constructora de la obra ), 6.-Oficio resolutivo ante C.F.E. ( Solicitarlo a la constructora de la obra ). Para contratación de servicios de energía eléctrica en tarifa OM ( Subestaciones ), además de los 5 primeros anteriores, 1.-Relación de carga ( Número de lámparas, aparatos evaporativos, aires acondicionado, computadoras, etc. ), 2.- Solicitud de servicio especial ante C.F.E. ( Solicitarla a la constructora de la obra ), 3.- Proyecto eléctrico ( solicitarlo a la constructora de la obra ), 4.-Guía de inspección ante C.F.E. ( Solicitarla a la constructora de la obra ), 5.-Carta de verificación ( Solicitarla a la constructora de la obra ), 6.- Oficio resolutivo ante C.F.E. ( Solicitarlo a la constructora de obra ). Para modificación de carga, cuando en un centro de trabajo se requiera la instalación de equipo, ya sea aires acondicionados, aparatos evaporativos, equipos de computo o cualquier equipo que represente un aumento considerable en la carga, se deberá incluir además de los primeros 5 anteriores, 1.- Número del medidor del servicio, 2.- Relación de cargas (Número de lámparas, aparatos evaporativos, aires acondicionado, computadoras, etc. ), 3.- Características técnicas del equipo a instalar ( Capacidad en watts de los equipos), 7.- Cantidad de equipo a instalar ( Número de aparatos evaporativos, aires acondicionados, computadoras, etc. )

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Ente Público 08


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Subproceso 03



Procedimiento P11

No. de Revisión 02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y trámite el pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02 VI. POLÍTICAS Para la reconexión del servicio de energía eléctrica incluido o no en convenio de cobranza centralizada, además de los 5 primeros anteriores, 1.- Número de medidor del servicio, aclarando que el número de medidor para realizar este trámite es de suma importancia, referido número se encuentra en la parte frontal del medidor y se compone de cuatro números y dos letras (en ocasiones esta grabado en una laminita pegada al cristal del medidor).

Para dar de baja el servicio de energía eléctrica en un plantel educativo, además de los 5 primeros anteriores, 1.- Número de medidor del servicio, aclarando que el número de medidor para realizar este trámite es de suma importancia, referido número se encuentra en la parte frontal del medidor y se compone de cuatro números y dos letras (en ocasiones esta grabado en una laminita pegada al cristal del medidor).

Trámites de pago

Los pagos de servicios de Energía Eléctrica y Agua potable de los planteles educativos y centros de trabajo se rigen en base a convenio celebrados con Comisión Federal de Electricidad y los diversos organismos operadores de agua en el Estado de Sonora. Las facturación que se recibe de los diversos pagos a realizar, se tramitan ante la Dirección de Recursos Financieros a través de la Subdirección de Servicios Básicos en base, a convenios de cobranza firmados por la SEC con los Organismos proveedores del servicio. El trámite de pago ante la Dirección de Recursos Financieros se hace a través de Orden de Servicio respaldada por las facturas originales de los servicios que no cuenten con convenio y en base al convenio, los servicios de agua potable y consumos de energía eléctrica, los cuales autoriza el Director de Recursos Materiales con visto bueno del Subdirector de Servicios Básicos.

Los pagos se realizan a través de cheques expedidos por la Dirección de Recursos Financieros de acuerdo a los diversos documentos que amparan dicho trámite.

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Ente Público

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Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite de pago de servicios de agua, drenaje y energía eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02

VII. PRODUCTOS

Contrato de servicio, orden de servicio.

VIII. CLIENTE(S)

Planteles y Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas.

IX. INDICADORES

(Número de trámites de pago atendidas/ Total Trámites de pagos solicitados) X 100 Éxito en la medición del Producto: 95% (Número de trámites de contrataciónes atendidas /Número de contrataciones solicitadas) X 100 Éxito en la medición del Producto: 95%

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS • 08-04DAF-P 11-F01/REV.00 Oficio para altas y bajas en Convenio de Cobranza Centralizada. • 08-04DAF-P11-F02/REV.00 Oficio para contratación y reconexión de servicios de energía

eléctrica. • 08-04DAF-P11-F03/REV.00 Oficio para contratación de servicios de agua y drenaje. • 08-04DAF-P11-F04/REV.00 Formato de actualización de estado físico de instalaciones de

servicios de energía eléctrica y agua. • 08-04DAF-P11-F05/REV.00 Orden de Servicio. • 08-04DAF-P11-F06/REV.00 Reporte de pago de CFE. • 08-04DAF-P11-F07/REV.00 Informe de trámites pendientes.

XI. ANEXOS • 08-04DAF-P11-G01/REV.01 Diagrama de flujo del procedimiento de Contratación de servicios

de agua, drenaje y energía eléctrica. • Inventario de registros • Verificación de ejecución de procedimiento • Listado maestro de registros de Calidad • Servicio no conforme y requisitos

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Ente Público

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04DAF Procedimiento


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite de pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02

XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas • Planear, organizar y coordinar la administración de los recursos materiales y financieros

conforme a las normas políticas, lineamientos y procedimientos aplicables para la racionalización, austeridad, disciplina y aprovechamiento de los recursos financieros.

• Autorizar ante las instancias correspondientes los pagos de los servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica.

• Autorizar la transferencia interna de recursos según sean las necesidades para cubrir los pagos • Solicitar Ampliación presupuestal de recursos cuando así se requiera • Firmar cheques para pago de servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica. Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios • Establecer los sistemas de control necesario, para llevar a cabo los pagos de agua potable,

drenaje y energía eléctrica. • Solicitar mediante Orden de Servicio a la Dirección de recursos financieros la expedición de

cheque para el pago de servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica. • Autorizar las contrataciones de agua potable, drenaje y energía eléctrica. Titular de la Dirección de Recursos Financieros • Expedir y firmar cheques para pago de agua potable, drenaje y energía eléctrica. Subdirector de Servicios Básicos • Vigila que los trámites de pagos de servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica se

realicen de acuerdo a la normatividad vigente, así como a las normatividades internas. • Supervisa y asigna al encargado que atenderá los diversos trámites de contratación y cobro. • Antefirma Orden de Servicio para solicitud de cheque y Oficio de Solicitud de contratación de

servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica Departamento de Verificación de Sistemas Eléctricos y Consumos • Gestiona ante CFE y Organismos de Agua en el Estado los trámites de Servicios Básicos,

supervisa reparaciones, instalaciones, mantenimiento y construcciones relacionadas con los mismos, elabora dictámenes

• Apoya con atención a Directores, Supervisores, y administrativos. • Revisa minuciosamente listados de cobro para detectar cargos indebidos • Cada seis meses revisa minuciosamente y solicita la baja de los servicios inactivos detectados

por el área educativa Auxiliar administrativo • Captura en sistema de seguimiento los datos del trámite asignado • Recibe el trámite de pago y da seguimiento hasta su conclusión. • Revisar en el sistema la suficiencia presupuestal de los programas a ejercer para el pago de los

servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica

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Ente Público

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite el pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02 XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Director de Recursos Materiales y Servicios.

1. Recepción de solicitud de servicio.

1.1 Remite Solicitud de Servicio turnada por el cliente, con instrucción anexa para llevar a cabo el trámite correspondiente.

Solicitud de servicio

Subdirector de Servicios Básicos

1.2 Recibe Solicitud de servicio, con instrucción de Dirección de Recursos Materiales y Servicios y asigna encargado de trámite.

Departamento de

Verificación de Sistemas Eléctricos y Consumos

1.3 Inicia el trámite evaluando si el servicio a contratar,

es de agua potable, drenaje o energía eléctrica.

“Si el trámite corresponde a energía eléctrica”.

1.4 Verifica si el servicio requerido es de baja o media tensión.

“si es en baja tensión” 1.5 Analiza la documentación y requisitos necesarios

para contratos en baja tensión hasta 10 Kw. y después de 10kw.

“si es en media tensión”

1.6 Analiza la documentación y requisitos necesarios para contratos en media tensión, tarifa 65 y 75.

“si corresponde a servicio de agua o drenaje”

1.7 Analiza la documentación y requisitos necesarios para contratos de agua o drenaje.


1.8 Captura en sistema de seguimiento los datos del trámite.

2. Elaboración de documentación para trámite de solicitud de servicio.

Sistema

Departamento de Verificación de Sistemas Eléctricos y Consumos

2.1 Elabora oficio petición, para iniciar trámite de contratación ante el Organismo correspondiente.

Oficio de petición


2.2 Revisa el trámite con documentación anexa y antefirma oficio de petición.

Oficio de petición

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Ente Público

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Subproceso 03



04DAF Procedimiento


02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite de pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02 Director de Recursos Materiales y Servicios

3.- Autorización de oficio petición. 3.1.- Firma Oficio petición para su envío a los Organismos correspondientes.

4.- Recepción del cobro de consumo de servicio básico

Oficio Petición


4.1.-- Recibe documentación que envían para cobro CFE y los diversos Organismos operadores de agua en el Estado; por concepto de consumo de energía eléctrica, consumo de agua potable, depósitos de garantía, aportación de obra, verificaciones, ajuste de consumos y asigna al encargado del trámite.

Sistema

Auxiliar Administrativo 4.2.- Captura en programa de seguimiento los datos del trámite asignado.

Sistema

Departamento de Verificación de Sistemas Eléctricos y Consumos Auxiliar Administrativo


4.4.-. Determina de qué tipo de trámite se trata, si es de cobro de consumo de energía eléctrica o de facturaciones de servicio de agua potable, depósitos de garantía, aportación de obra, verificaciones de sistemas eléctricos o ajustes de consumo.

5.- Depuración de información. 5.1 Recibe facturación que envía para cobro CFE en papel y vía electrónica, depura y analiza con la base de datos, los servicios facturados y elabora listados preliminares. 5.2 Una vez depurado en el sistema los

servicios, revisa que no haya servicios con cargos indebidos y en caso de existir, los excluye de los listados.

5.3 Una vez hechos los ajustes, elabora un listado definitivo para trámite de pago

6- Investigación y trámite de suficiencia presupuestal para pago de servicio 6.1. Revisa en sistema presupuestal para verificar si el programa y partida correspondiente cuenta con recursos. “ Existe suficiencia presupuestal 6.2. Compromete el recurso. “No existe suficiencia presupuestal 6.3.-Elabora transferencia de recursos o ampliación según sea el caso y se turna para autorización a la Dirección General de Administración y Finanzas.

Sistema

Reporte de pago de CFE

Reporte de pago de CFE

Sistema

Transferencia o Ampliación de

Recursos

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Ente Público


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Macroproceso

01 Subproceso

03 Fecha de elaboración

30/04/2009


Procedimiento P11

No. de Revisión 02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite pago de servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica de planteles escolares de nivel básico y oficinas administrativas CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV02

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Director General de Administración y Finanzas Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Subdirector de Servicios Básicos Director de Recursos Materiales y Servicios Director General de Administración y Finanzas Auxiliar Administrativo

6.4.- Firma la transferencia o Ampliación de Recursos solicitada “Si es transferencia de Recursos” 6.5.- Envía a la Dirección General de Planeación para que se realice la transferencia física del recurso “Si es ampliación de recursos” 6.6.- Solicita la autorización del Subsecretario de Planeación y Administración y una vez autorizada, envía a la Dirección General de Planeación para que realice la ampliación líquida del recurso. 6.7.- Compromete la orden de servicio o pagos por convenio y se envía a la Dirección General de Administración y Finanzas para su autorización. 7.- Elaboración de orden de servicio. 7.1.- Procede a elaborar orden de servicio y compromiso para solicitud de cheque para el pago de servicios básicos. 7.2.- Antefirma orden de servicio y compromiso para solicitud de cheque, previa revisión de la documentación anexa. 7.3.- Autoriza la orden de servicio y compromiso para solicitud de cheque mediante firma. 8.- Autorización de orden de servicio. 8.1.- Autoriza la orden de servicio mediante firma. 8.2.- Envía a la Dirección de Recursos Financieros para la expedición del cheque.

Transferencia Recursos

Ampliación de Recursos

Sistema

Orden de servicio

Orden de Servicio

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Ente Público

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Macroproceso 01

Subproceso 03



04DAF Procedimiento


02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y Trámite pago de servicios de agua potable, drenaje y energía eléctrica de planteles escolares de nivel básico y oficinas administrativas CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV02 XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Auxiliar Administrativo Departamento de Verificación de Sistemas Eléctricos y Consumos

9.- Pago de servicio. 9.1 Recoge cheque y procede a realizar el pago correspondiente en las oficinas de CFE, depósitos bancarios para los diversos organismos de agua en el Estado, proveedores de verificaciones y proyectos externos y rupturas de pavimento. 9.2.- Entrega en caja de la Dirección Recursos Financieros póliza sellada de pagado, factura original sellada de pagado y las fichas de depósito originales selladas por el banco. 9.3.- Archiva orden de servicio con copia de documentación relativa al trámite. 10.- Seguimiento de contrataciones. 10.1.- Da seguimiento ante Organismo encargado de prestar el servicio requerido, hasta concluir el trámite de contratación, reconexión, inclusión en convenio o baja y archiva la documentación relativa al mismo. 10.2.- Elabora informe quincenal de trámites pendientes de gestionar o finalizar. 10.3.- Cada seis meses y después de una revisión por parte del área operativa solicita la baja de los servicios que se encuentren inactivos.

Cheque

Expediente

Expediente

Informe



C. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y

Servicios.

Lic. Silvia Isabel Monreal Vidales Representante de la Dirección



y Finanzas

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DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y trámite de pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas.

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-03-P11/REV.02

Orden de servicio.

Transferencia o ampliación de recursos.

Sistema.

Orden de servicio.

Reporte de pago de CFE.

Sistema.

Sistema.

Oficio petición.

Oficio de petición

Sistema.

Solicitud de servicio.

INICIO

Recepción de solicitud de servicio.

Elaboración de documentación para trámite de solicitud de servicio.

Autorización de oficio petición.

Recepción del cobro de consumo de servicio básico. A

A Investigación y trámite de suficiencia presupuestal para pago de servicio.

Elaboración de orden de servicio.

1Depuración de información. Autorización de orden de

servicio.

08-04DAF-P11-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación y trámite de pago de Servicios de Agua, Drenaje y Energía Eléctrica en Planteles, Centros de Trabajo de Nivel Básico y Oficinas Administrativas.

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/05/DAF-03-P11 /REV.02

Expediente.

Cheque.

Cheque.

Informe.

Expediente.

Orden de servicio.

1

Expedición de cheque para pago.

Seguimiento de contrataciones. FIN

Pago de servicio.

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Hacer cumplir el Decreto No. 51 publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de fecha 26 de Junio del 2000, donde el concesionario de la tienda escolar debe contratar y utilizar su propio servicio de energía eléctrica.

II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Planteles Educativos de Nivel Básico de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de sonora.

III. ALCANCE Tiendas escolares de los planteles educativos de la Secretaría de Educación y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de Sonora. IV. DEFINICIONES

DAF.- Dirección General de Administración y Finanzas. SEC.- Secretaría de Educación y Cultura. SEES.- Servicios Educativos del Estado de Sonora. CFE.- Comisión Federal de Electricidad Convenio.- Convenio para Concesionar la Prestación de Servicios de la Tienda Escolar.

V. REFERENCIAS • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal.

• Decreto No. 51 del Boletín Oficial del Estado de Sonora de fecha 26 de Junio del 2000.

• Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora.

• Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura.

• Lineamientos para el cumplimiento de disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina


• Convenio para Concesionar la Prestación de Servicios de la Tienda Escolar.

Ente Público 08


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Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares de Nivel Básico según Convenio de Concesión para Prestación de Servicio. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P12/REV.02

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 2 de 6

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Subproceso 02



04DAF Procedimiento


02


VI. POLÍTICAS 1. Se verificarán los servicios de energía eléctrica en tiendas escolares de nivel básico y los

concesionarios que incumplan con el acuerdo emitido en el Decreto no. 51 publicado en el boletín oficial del Gobierno del Estado de Sonora el 26 de Junio del 2000, en el cual se asienta que la Secretaría de Educación y Cultura ofrece a los concesionarios los espacios e instalaciones disponibles, así como los servicios con los que ya cuenta la escuela, con excepción del servicio de energía eléctrica, les será cancelado el Convenio.

2. Si el concesionario hace uso de energía eléctrica, deberá realizar las instalaciones eléctricas propias en la tienda escolar, así como contratar el servicio eléctrico ante CFE.

3. El concesionario de la tienda escolar deberá cumplir con lo estipulado en la cláusula décima primera del Convenio.

4. Si la persona que concesiona la tienda escolar, se le sorprende haciendo uso de la energía eléctrica del plantel educativo, se le sancionará conforme a lo estipulado en la cláusula vigésima punto 17 del Convenio.

5. El concesionario, al terminar su período de trabajo, deberá entregar al Director del plantel una copia de la baja del servicio de energía eléctrica ante CFE, lo anterior, para efectos de entregarle el importe de su depósito.

6. Por ninguna circunstancia los Directores de planteles; permitirán al concesionario de la tienda escolar, conectarse a los circuitos del plantel.

7. Se elaborará un expediente, por cada plantel cuyo concesionario haya incumplido con el Decreto no. 51.

VII. PRODUCTO

Reporte de verificación y oficio de notificación.

VIII. CLIENTES

Planteles Educativos de Nivel Básico en el Estado de Sonora.

IX. INDICADORES

Verificaciones Realizadas / Verificaciones Programadas Éxito en medición del Producto: 100%

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Ente Público 08


Hoja No. 3 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


02

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares de Nivel Básico según Convenio de Concesión para Prestación de Servicio. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P12/REV.02 X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P 12 -F01/REV.00 Acta Circunstanciada.08-04DAF-P 12 -F02/REV.00 Reporte de Verificación de tienda escolar. 08-04DAF-P 12 -F03/REV.00 Acta Administrativa. 08-04DAF-P 12 -F04/REV.00 Oficio de Notificación. 08-04DAF-P 12 -F05/REV.00 Estimación de Consumo. 08-04DAF-P 12 -F06/REV.00 Programa de Trabajo. XI. ANEXOS 08-04DAF-P12-G01/REV.01 Diagrama de flujo del procedimiento de Verificación de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares de Nivel Básico según Convenio de Concesión para Prestación de Servicio. Lista de Verificación de la ejecución del procedimiento Lista de Inventario de registros de procedimientos Lista Maestra de Registros de Calidad Servicio no conforme y requisitos XII. RESPONSABILIDADES TITULAR DE LA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Autorizar el Programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares. Autorizar oficio de notificación a enviar al Director del plantel verificado. TITULAR DE LA SUBDIRECCION DE SERVICIOS BÁSICOS Supervisar el cumplimiento del Programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares y ordena las salidas de los ejecutores del programa. Antefirmar oficio de notificación y estimado de consumo. DEPARTAMENTO DE VERIFICACIÓN ELÉCTRICA DE TIENDAS ESCOLARES Revisar el Convenio, el contrato de energía eléctrica independiente y el último recibo de facturación pagado a CFE. Informar al Director del Plantel educativo la falta que comete el concesionario de la tienda escolar y los lineamientos emitidos por la SEC, basados en el convenio, con los cuales será sancionado el encargado de la tienda escolar.

Elaborar el acta circunstanciada de hechos o acta administrativa, según sea el caso. Revisar circuitos eléctricos de planteles y detectar instalaciones eléctricas en tiendas escolares que no estén independientes.

Tomar fotografía de los circuitos y equipo eléctrico dentro de la tienda escolar. Efectuar cálculo estimado de consumos de energía eléctrica, considerando las capacidades de los equipos que encuentre instalados.

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Ente Público 08


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04DAF Procedimiento


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares de Nivel Básico según Convenio de Concesión para Prestación de Servicio. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08- 03- 03- 23- 01/04DAF-02-P12/REV.02


Director de Recursos Materiales y Servicios.

Subdirector de

Servicios Básicos.

Departamento de Verificación Eléctrica de Tiendas Escolares

1. Implementación del programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica en Tiendas Escolares.

1.1 Autoriza el Programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares.

1.2 Supervisa el cumplimiento del Programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares y ordena las salidas de los ejecutores del programa.

2. Verificación de Convenio de concesión y contrato de energía eléctrica de la tienda escolar. .

2.1 Acude al lugar donde esta ubicada la tienda escolar y exhibe al director del plantel el oficio-comisión que faculta a los responsables del programa a realizar la verificación correspondiente.

2.2 Solicita al Director exhiba el convenio vigente firmado por el concesionario y confirma que reúna los requisitos y sea el formato actualizado.

2.3 Solicita al concesionario de la tienda escolar, el contrato del servicio de energía eléctrica independiente y el último recibo de facturación pagado a CFE.

3.- Verificación física de suministro de energía eléctrica a tienda escolar.

3.1 Revisa la acometida instalada para el suministro del servicio y verifica los circuitos interiores y exteriores que alimentan de energía eléctrica de la tienda escolar, con el fin de constatar que sean totalmente independientes a los circuitos del plantel.

4. Elaboración de reporte de verificación.

4.1 Elabora el reporte de verificación, registrando fecha, localidad, nombre de la escuela, clave de centro de trabajo, dirección, turno, número de medidor de la escuela, nombre del concesionario, fecha de inicio de la concesión, estado del servicio de energía eléctrica, número de medidor de la tienda escolar y realiza el levantamiento de la carga eléctrica instalada dentro de la tienda escolar tomando los datos de placa del equipo.

4.2 Toma fotografía del equipo eléctrico dentro de la tienda y de los circuitos.

Programa

Programa

Programa

Oficio-comisión.

Reporte de Verificación.

Fotografía.

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4.3 Determina con la información anterior si el concesionario cumple con el Convenio.

4.4 Asienta en el reporte de verificación el cumplimiento del Convenio y recomienda al concesionario seguir cumpliendo con lo estipulado en el mismo, ya que de lo contrario, se procederá a rescindir el Convenio y retenerle su depósito en garantía, además, de inhabilitarlo para concesionar otra tienda escolar en el Estado.

“si no cumple con el Convenio”

5. Elaboración de acta circunstanciada.

5.1 Levanta un acta que rescindirá el acuerdo de voluntades de forma automática de no cumplir con lo estipulado en el Convenio y este, perderá el depósito de garantía.

5.2 Solicita al director del plantel que de forma inmediata emita la nueva convocatoria para concesionar la tienda escolar y se le informa que el depósito de garantía de la tienda escolar deberá ser entregado en la caja de la Dirección de Recursos Financieros de la SEC.

5.3 Levanta acta administrativa en caso de conflicto, la cual se turnará a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la SEC.

Acta circunstanciada

Acta administrativa.


6. Elaboración de estimado de consumo. 6.1 Elabora un estimado por concepto de consumo de energía eléctrica por el período de inicio de la concesión, hasta la fecha de la verificación. El estimado se realiza en base al valor de la tarifa 02 del mes y año correspondiente y carga eléctrica instalada en la tienda escolar.

Estimado de Consumo..

Ente Público 08


Hoja No. 5 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


02




06-SIP-P01-F02/REV.00


Subdirector de Servicios Básicos.

Director de Recursos

Materiales y Servicios.


7. Elaboración de oficio de notificación. Elabora oficio dirigido al Director de la escuela, en el cual se le indica que debe entregar el depósito de garantía en la caja de la Dirección de Recursos Financieros de la SEC y se le anexa estimado de consumo para su información. Antefirma oficio de notificación y estimado de consumo. Firma oficio de notificación para su envío. Envía oficio de notificación y estimado y archiva toda la documentación relativa a cada verificación por escuela

Oficio de

Notificación.

Oficio de notificación.

Oficio de

notificación.

Expediente


8. Elaboración de reporte de actividades. Elabora reporte de seguimiento del programa de Verificación de Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares

8.2 Elabora reporte de cumplimiento mensual del programa de Verificación de Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares

8.3 Elaboran reporte de actividades semestral del Programa de Verificación de Servicio de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares

Reporte de actividades.


Ente Público 08


Hoja No. 6 de 6

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


02



C.P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y

Servicios


Finanzas


Finanzas


08-04DAF-P12-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura HOJA 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de Energía Eléctrica de Tiendas Escolares de Nivel Básico según Convenio de Concesión para Prestación de Servicio

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P12/REV.02

Estimado de consumo

Acta circunstanciada Acta administrativa

Reporte de verificación y Fotografía

Oficio-comisión

Programa

INICIO

Implementación del Programa de Verificación del Servicio de Energía Eléctrica en Tiendas Escolares.

Verificación de Convenios de concesión y contrato de energía eléctrica de la tienda escolar

A

Verificación física de suministro de energía eléctrica a tienda escolar.

Elaboración de reporte de verificación

Oficio de notificación Expediente

A Elaboración de acta circunstanciada

Elaboración de estimado de consumo

Elaboración de Oficio de notificación B

B

Reporte de actividades

Elaboración de reporte de actividades FIN

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 1 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Trámite de Solicitudes de Vehículos Oficiales para Salidas Foráneas CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P13/REV.03


Proporcionar vehículo oficial de plantilla a las áreas que lo requieran para la realización de sus actividades sustantivas.

II. APLICACIÓN ( ) General (X ) Específica

Dirección General de Administración y Finanzas de la Secretaria de Educación y Cultura.

III. ALCANCE

Servicios Educativos del Estado de Sonora y Secretaria de Educación y Cultura

IV. DEFINICIONES

SEES.- Servicios Educativos del Estado de Sonora SEC.- Secretaria de Educación y Cultura. VEHICULOS DE PLANTILLA.- Vehículos que están adscritos a la Subdirección de Vehículos y Combustibles, y son de uso común para todas las áreas de SEES y SEC. SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR.- Software en el cual se lleva el control del mantenimiento y uso de vehículos Oficiales SEES y SEC.

V. REFERENCIAS * Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de Servicios, Relacionados con Muebles

de la Administración Pública Estatal y su Reglamento.

* Ley de presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público Estatal.

*Lineamientos para el cumplimiento de disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina


*Reglamento interior SEES y SEC

*Reglamento para uso y Control de vehículos Oficiales de la Administración Pública Estatal

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 2 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


03

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Trámite de Solicitudes de Vehículos Oficiales para Salidas Foráneas CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P13/REV.03 VI. POLÍTICAS

1. Se proporcionará vehículo a todas aquellas áreas de SEES y SEC para la realización de sus actividades oficiales. El otorgamiento de vehículos será de acuerdo a la disposición que haya de los mismos y se dará prioridad a aquellas áreas que no posean vehículo oficial asignado de forma permanente.

2. Para operar vehículo oficial, el conductor del mismo deberá contar con licencia de conducir vigente.

3. Se deberá llevar una bitácora del uso del vehículo oficial de plantilla en todo momento, mediante papel y en registro electrónico en el sistema de control vehicular.

4. Para toda petición de uso de vehículo oficial de plantilla en caso de que la salida vaya a ser fuera de la localidad se debe tramitar por lo menos dos días hábiles anteriores a la salida y solamente se hará excepción a solicitudes que por su naturaleza u origen se consideren urgentes; se deberá requisitar el formato denominado “Solicitud de Vehículo Oficial” o un oficio con dicha petición. Esta solicitud deberá ser firmada por el Subsecretario, Director General o la persona facultada para ello del área solicitante.. Se anexará a dicha petición, copia del “Aviso de comisión” y copia de la licencia vigente (en caso de que no se haya entregado copia de la misma con anterioridad o no se encuentre dentro del catálogo de USUARIOS del Sistema de Control vehicular).

5. Se deberá llevar un catálogo de usuarios de vehículos, donde se indique el área de ubicación del mismo, así como los datos de vigencia de la licencia de conducir.

6. Los vehículos oficiales podrán ser prestados a otras Instituciones de Gobierno distintas a SEES y SEC, siempre y cuando, vayan a ser utilizados con fines educativos y dicha petición se encuentre autorizada por la Dirección General de Administración y Finanzas y/o el Director de Recursos Materiales y Servicios.

7. Las peticiones de autobuses se realizan mediante oficio, indicando en el mismo el itinerario .

8. Para el uso local, no es necesario que se haga una solicitud por escrito, basta la petición telefónica del área solicitante.

9. Del uso local de vehículos, solo se llevará una bitácora en sistema, y al momento de entregar el vehículo, se firmará la entrega en el formato denominado “Forma de revisión diaria de vehículo”. Esta forma se archivará en el expediente de cada uno de los vehículos, solo durante 2 años.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 3 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


03

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P13/REV.03 VI. POLÍTICAS

10. En caso de siniestro o robo al vehículo oficial el usuario o conductor tendrá la responsabilidad de notificar primeramente a la compañía de seguros y de permanecer en el lugar de los hechos hasta que llegue el ajustador de la compañía y levante el dictamen correspondiente.

11. La entrega de vehículos oficiales en horas o días inhábiles se efectuará de forma provisional ante el servicio de vigilancia para su resguardo; el usuario conservará la llave de la unidad y la entregará oficialmente al Departamento de Vehículos al siguiente día hábil a primera hora para realizar el inventario de entrega de la unidad correspondiente; en caso de no poder asistir deberá enviar a un representante adscrito a su Unidad Administrativa.

12. En apego a los lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal, las comisiones oficiales en municipios del Estado que requieran vehículo para su traslado y que estén integradas por personal de la misma área o de diversas Unidades Administrativas con mismo destino y misma comisión oficial, deberán ocupar un solo vehículo con la finalidad de racionalizar el gasto y permitir que todas la comisiones del Sector Educativo no se vean entorpecidas por falta de unidad vehicular; por lo tanto, el Departamento de Vehículos tendrá la atribución de programar en un solo vehículo la salida, aunque se hubiese tramitado un vehículo por cada comisionado.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 4 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 02



04DAF Procedimiento


03


VII. PRODUCTOS Dar respuesta de la petición recibida de vehículo al solicitante, si es en forma positiva, se entrega un vehículo oficial en buenas condiciones físicas y mecánicas, en caso negativo, se notifica al área vía telefónica. VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas de SEES y SEC IX. INDICADORES (Número de solicitudes atendidas / total de solicitudes recibidas) x 100 Éxito de Medición del Producto: 95% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P13-F1/REV.02 Solicitud de vehículo Oficial XI. ANEXOS 08-04DAF-P13-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del procedimiento Recepción y Trámite de Solicitudes de Vehículos Oficiales para Salidas Foráneas Inventario de Registro del Procedimiento Lista de Verificación del procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad Servicio no conforme y Requistos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. Planear, organizar y coordinar la administración de los recursos financieros para contar con un parque vehicular en buenas condiciones. Procurar la reposición de los vehículos que han sido dados de baja ya sea por su obsolescencia, por siniestro o robo.

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 1. Verificar la atención oportuna de las solicitudes de vehículos recibidas.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE VEHICULOS Y COMBUSTIBLES 1. Mantener en buen estado físico y mecánico los vehículos oficiales. 2. Llevar una bitácora del uso de los vehículos oficiales de plantilla. 3. Mantener actualizado el padrón de usuarios de vehículos.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE VEHICULOS Y COMBUSTIBLES 1. Apoyar en la elaboración de la bitácora de uso del vehículo. 2. Verificar que los usuarios cuenten con licencia vigente al momento de estar utilizando

vehículo oficial. 3. Llevar un archivo de reportes diarios de la situación física y mecánica de cada uno de los

vehículos que integran la “Plantilla” OPERADOR DE VEHICULOS

1. Revisar detalladamente cada una de las unidades de Plantilla que prestan servicio, procurando estén siempre en buen estado físico y mecánico, elaborando los reportes diarios de la situación de cada vehículo.

2. Levantar reporte de la situación física y mecánica de los vehículos cada vez que se otorgarán para salidas foráneas.

06-SIP-P01-F02/REV.00


Ente Público 08


Hoja No. 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 02



04 DAF Procedimiento


03




de vehículos y combustibles.

1. Recepción de solicitud de vehículo oficial 1.1 Revisa que la solicitud presentada contenga los datos necesarios, las firmas correspondientes y se le haya anexado copia de la licencia vigente (solo si no está dado de alta en el padrón de usuarios) y copia del Aviso de comisión. Se le asigna un número de folio con el cual se le da seguimiento (num. De control)

Formato

solicitud de vehículo oficial

Jefe del Departamento de vehículos y combustibles

2. Verificación de disponibilidad de vehículo y entrega de vehículo.

2.1 Se verifica la disposición del vehículo solicitado, procurando cubrir las características de la unidad solicitada. 2.2 En caso de que no se pueda atender la solicitud, se avisa al área correspondiente ( vía telefónica) 2.3 Revisa las condiciones físicas y mecánicas de la unidad programada. 2.4 Captura en el sistema de control vehicular la salida del vehículo, así como las fechas de salida y fecha probable de regreso. Igualmente al regresar el vehículo de su comisión, se capturan los datos de entrada del vehículo.


Formato solicitud de

vehiculo oficial

Auxiliar administrativo de vehículos y combustibles

3. Archiva solicitudes de vehículos 3.1 Archiva la solicitud recibida en un consecutivo según los folios de recepción de la petición.



C.P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y

Servicios


Finanzas


Finanzas

08-04-DAF-P13-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PUBLICO: Secretaría de Educación y Cultura HOJA 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas FECHA DE ELABORACIÓN: 30/04/2009 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y trámite de solicitudes de vehículos Oficiales para salidas foráneas CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P13/REV.03

SI NO

Verificación de disponibilidad de vehículo y entrega de vehículo

Expediente

Se notifica la negativa de la disponibilidad del vehículo solicitado mediante llamada telefónica.

Solicitud de vehículo oficial u Oficio.

Recepción de solicitud de vehículo oficial

Se revisa las condiciones físicas y mecánicas del vehículo y se entrega al solicitante.

Archivo de solicitud de vehículos.

INICIO FIN

Ente Público 08


Hoja No. 1 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 05


Unidad Administrativa 04-DAF

Procedimiento P14

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conformación y Registro de Expedientes de Trámite CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04-DAF-05-P14/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Conformación de expedientes para soportar documentalmente las actividades de las funciones de la Secretaría

II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

A todas la unidades administrativas

III. ALCANCE A todas los responsables de archivo que generen expedientes de trámite IV. DEFINICIONES Expedientes formales: que cumplen con los requerimientos de conformación establecidos por la Dirección del Sistema Integral de Archivo. Documentos archivísticos: aquellos que dan soporte administrativo y legal al trámite Documentos no archivísticos: documentos que apoyan la operatividad pero que no dan soporte administrativo, jurídico o contable al trámite. Archivos Masivos: aquellos archivos de trámite que manejan gran volumen de expedientes de una sola serie como es el caso de archivo de personal y que su temporalidad es indefinida. V. REFERENCIAS Ley de acceso a la información Pública del Estado de Sonora Ley que regula la administración de los documentos administrativos e históricos Ley de responsabilidades del servidor público del Estado de Sonora Ley de Bienes y concesiones Lineamientos del Instituto de Transparencia de Estado de Sonora. VI. POLÍTICAS Todas las unidades administrativas de la SEC deberán organizar sus archivos de trámite en acuerdo a las disposiciones, políticas y procedimientos del sistema integral de archivo, mismo que observa las disposiciones emitidas por el Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora (ITIES). Todos los expedientes que se generen deberán cubrir los requisitos de identificación y registro determinado por el sistema integral de archivo. Todos los documentos generados por las áreas deberán estar asociados a un asunto que se clasificarán en acuerdo al cuadro de clasificación vigente. Las modificaciones de los asuntos deberán ser propuestas a la Dirección de SIA y, si son viables, se incluirán en el cuadro de clasificación documental. Cada Unidad Administrativa deberá contar con un Enlace de Archivo y cada área con un responsable de archivo, quienes se coordinarán para coordinar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones del SIA en la organización del archivo de trámite.

Ente Público 08


Hoja No. 2 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P14

No. de Revisión 00


El responsable directo de la conformación, manejo, circulación, conservación, seguridad y transferencia de los documentos es del personal que resguarda los expedientes y cuya administración deberá se acorde a las disposiciones del sistema integral de archivo. Los expedientes deberán ser conformados con base en la normatividad y requerimientos operativos del propio trámite. Todo expediente deberá aparecer en el inventario y éste deberá mantenerse actualizado. Los expedientes inventariados, deberá contar con los requerimientos de conformación de expediente. Se deberá evitar la duplicidad innecesaria de los documentos. Los expedientes deberán estar conformados por documentos archivísticos. Los documentos que contenga un expediente, deberán ser identificados para detectar la falta de alguno de ellos. Los expedientes deberán reconocerse como completos y cerrados antes de transferirse al archivo de concentración. Los responsables de archivo deberán contar con su catálogo de disposición documental y su guía general. Deberán respetarse los tiempos establecidos en el catálogo de disposición documental. Las depuraciones de los expedientes deberán estar autorizadas por los titulares. Por medio de los formatos de depuración. Los expedientes que cumplan con su período de trámite deberán se formalmente transferidos al archivo general. Los expedientes que contengan información restringida, deberán mostrar la leyenda correspondiente en la carátula de los expedientes, según las indicaciones legales que existen al respecto. Los documentos originales con valor administrativo, legal o histórico no deberán ser alterados con instrucciones al margen, según lo exige la normatividad: Los servidores públicos o los particulares que, fuera de las disposiciones legales o administrativas establecidas, adapten, modifiquen, alteren o hagan señalamientos en los documentos administrativos o históricos (Ley que Regula y Administra los documentos Administrativos e Históricos). En el caso de archivos masivos: deberá llevarse un control de expedientes completos y actualizados.

Ente Público 08


Hoja No. 3 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P14

No. de Revisión 00


Un expediente podrá contener más documentos que los que determina la lista del perfil del expediente, pero no menos; si por alguna razón se diera el caso, deberá observarse en la carátula o en la parte interna del expediente. Toda decisión sobre el resguardo o cierre de expediente que no cumpla las políticas y procedimientos establecidos por el sistema integral de archivos, deberá ser documentada y autorizada por el titular, (destrucción, transferencia a otras unidades). Los expedientes deberán ser conformados y manejados con base en los principios de procedencia y orden original VII. PRODUCTOS Expedientes formales. Inventario general por expediente de archivo de trámite, actualizado.

VIII. CLIENTE(S)

Personal de la Unidades Administrativas de SEC y SEES

IX. INDICADORES Total de expedientes existentes/ total de expedientes inventariados = 0 Éxito en la medición del producto: 100% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P14-F01/Rev.00 Identificación de Expedientes 08-04DAF-P14-F02/Rev.00 Inventario de Expedientes de Trámite XI. ANEXOS 08-04DAF-P14-G01/Rev.00 Diagrama de flujo del procedimiento conformación y registro de expedientes de trámite. Inventario de Registros de Procedimiento Verificación Ejecución del Procedimiento XII. RESPONSABILIDADES Los Titulares de las unidades administrativas: proponen la disposición y valor documental precautoria, con la finalidad de que posteriormente (cuando se cuente con el Comité) se pasa al Comité de Administración Documental para su análisis y dictaminación. El Titular es el responsable ante la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora, de la seguridad de la información y documentos que soportan y evidencian la función que le compete. Enlaces: fungen como conexión con el archivo de concentración para la administración adecuada de los expedientes y documentos de la Unidad administrativa correspondiente y solicita, al SIA, la capacitación en manejo de archivos que requiera el personal. Responsable de archivo por área: promueve y supervisa que se lleve a cabo las disposiciones del Sistema integral de archivo respecto a la conformación y administración del archivo de trámite de su área y lleva el expediente de la administración de archivo de su área. Promueve la capacitación en aspectos de administración documental para el personal de su área.

Ente Público 08


Hoja No. 4 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P14

No. de Revisión 00


Personal operativo que genera expedientes: Observar las políticas y procedimientos para la conformación y administración de expedientes establecidas por el sistema integral de archivos, con el fin de asegurar la integridad y seguridad de los documentos que conforman el archivo de trámite bajo su responsabilidad. Debe mantener la congruencia entre la organización de los archivos y sus controles. Dirección del Sistema Integral de Archivo: coordinar y supervisar la administración de archivo de Trámite. XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

El personal operativo de las Unidades

Administrativas de SEC-SEES

1.0 Conformación de expediente: “Si es un asunto nuevo, éste es localizado en el

cuadro de clasificación documental”

1.1 Asigna un código de clasificación y número de expediente.

1.2 Asegura que esa serie se encuentre relacionada en el catálogo de disposición documental de lo contrario habrá que incluirla y enviar los datos al SIA por medio del enlace de archivo

Catálogo de disposición documental

El personal operativo de las Unidades

Administrativas de SEC-SEES

“Si cuenta con la valoración de la serie” Perfil del

expediente 1.3 Relaciona los documentos básicos (obligatorios) que deberá contener el expediente para considerarse completo, según el procedimiento que soporta 1.4 Llena los datos de la carátula del fólder del expediente y le coloca la etiqueta en la ceja del mismo con los datos del código, número de expediente y asunto

“Si el expediente es un asunto que ya está registrado y se cierra periódicamente”

1.5 Cierra expediente y abre expediente nuevo

1.6 Da de alta en el inventario de expedientes de trámite Inventario de

expedientes de trámite

1.7 Identifica los documentos que integrará en el expediente, por medio de un número progresivo que se coloca en la parte superior izquierda del anverso de los documentos, (o la clave que se designe para ello código de barra, etc.) o bien una relación de documentos que conforman el expediente.

Relación de documentos (opcional)

1.8 Verifica que las series correspondientes se encuentren referenciados en las guías generales y en el catálogo de disposición documental

Ente Público 08


Hoja No. 5 de 5

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P14

No. de Revisión 00


El personal operativo de las Unidades Administrativas de SEC-SEES

1.9 Coloca en el orden correspondiente los expedientes, según el cuadro de clasificación documental y la clave de identificación de expediente que se le haya asignado

1.10 Comunica al responsable de archivo del área cualquier cambio que requiera registrarse en el control y administración del archivo de trámite para que se comunique al SIA

Memorándum o correo electrónico

1.11 Cierra el expediente una vez que no se le incluirán más documentos, Colocando la fecha de cierre del expediente en la carátula.

Carátula de expediente

1.12 Marca el último documento con el que se cierra el expediente con las letras d.c. (que significa documento de cierre) que debe concordar con el documento de cierre del perfil de expediente que se haya hecho para el trámite.

1.13 Actualiza el inventario general por expediente. Inventario general por expediente



Lic. Marcela Barraza Paredes Directora del Sistema Integral

de Archivo

L.A.E. Silvia Monreal VidalesRepresentante de la Dirección General de


Ing. Luis E. Gastélum CelayaDirector General de


06-SIP-P01-F02/REV.00

08-04DAF-P14-G01/Rev.00


DIAGRAMA DE FLUJO

SI NO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 07/Agosto/2008 Nombre del Procedimiento: Conformación y Registro de Expedientes de Trámite

Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04-DAF-05-P14/Rev.00

INICIO

Se conforma el expediente A

Asunto Nuevo

Asegura que el expediente anterior este cerrado para poder abrir uno nuevo

Asigna código de clasificación y número de expediente

Llena en el fólder carátula de identificación de expediente A

Rotula ceja del fólder con código, asunto y número de expediente

Solicita al SIA por medio del responsable de archivo la valoración de serie

Hace valoración de serie y define doctos. básicos que integrarán el expediente

Da alta en inventario general por expediente 1

Identifica los documentos que integrarán el expediente por medio de un folio

Formato Formato

Perfil del expediente

08-04DAF-P14-G01/Rev.00


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 07/Agosto/2008 Nombre del Procedimiento: Conformación y Registro de Expedientes de Trámite

Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04-DAF-05-P14/Rev.00

FIN

1 Referencia expedientes con guía general y catálogo de disposición

Archiva expediente en orden según el código de identificación

Comunica al responsable de archivo de cualquier cambio

Cierra el expediente una vez que no se le incluirán más documentos

B

B

Coloca la fecha de cierre de expediente en la carátula

Marca el documento con el que se cerró el expediente con las siglas d.c.

Memorando o correo electrónico

Actualiza el inventario general por expediente

Formato

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P15


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE TRÁMITE CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-05-P15/REV.00


06-SIP-P01-F02/REV.00


Conservar la integridad de documentos y expedientes en el archivo de trámite

II. APLICACIÓN ( ) General ( x) Específico

A todas las unidades administrativas

III. ALCANCE A todos los responsables de archivos de trámite de la Secretaría IV. DEFINICIONES Circulación documental: el préstamo de documentos o expedientes, entre el personal

administrativo, involucrado en el procedimiento correspondiente.

Responsable de archivo: persona responsable de resguardar los expedientes del o los trámites

que le corresponde ejecutar.

V. REFERENCIAS Ley 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios Ley 140 de Bienes y Concesiones Ley 156 de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora Ley 167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos VI. POLÍTICAS Todo documento que pertenezca a un expediente deberá ser controlada su circulación Todo responsable de archivo deberá controlar la circulación de los documentos y expedientes que se encuentren bajo su responsabilidad. No se prestarán documentos o expedientes sin contar con un formato firmado y sellado por la persona interesada en el uso de dicho documento o expediente. Los comprobantes de préstamo de documentos no serán destruidos hasta que sea devuelto el documento o expediente en cuestión. Cuando un formato de préstamo esté próximo a vencerse y no haya sido devuelta la documentación o solicitada una ampliación del mismo, el responsable de archivo deberá comunicarse con la persona firmante para recordarle que debe devolver los documentos o ampliar el préstamo. Todo documento o expediente que se haya prestado de manera formal deberá ser regresado de manera íntegra y completa La integridad de los documentos y expedientes es obligación de cada responsable de archivo. Sí un documento no es devuelto en acuerdo a las condiciones del préstamo, deberá comunicarse por escrito al enlace quien a su vez, deberá hacerlo llegar al titular, para que se proceda según lo correspondiente. Los documentos y expedientes serán prestados sólo al personal que tenga autorización e ingerencia directa en los asuntos correspondientes. En caso de tratarse de documentos con información restringida, la responsabilidad de que dicha información se extiende a las personas que soliciten en préstamo documentos o expedientes. VII. PRODUCTOS Registro de préstamos documentales VIII. CLIENTE(S) Personal que solicita documentación

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P15




06-SIP-P01-F02/REV.00

IX. INDICADORES Número de servicios de circulación documental / devoluciones tardías Calidad de la protección documental: Número de documentos no devueltos o dañados/ No. de préstamos totales X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P15-F01/REV.00 Control de circulación documental de archivo de trámite XI. ANEXOS 08-04DAF-P15-G01/REV.00 Diagrama de flujo Inventario de Registro de Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento XII. RESPONSABILIDADES Titular: dar trámite administrativo ante la pérdida o daño de documentos que se encuentran bajo su resguardo Enlace de archivo: comunicar al titular, de manera formal, de los documentos extraviados o dañados que son responsabilidad del mismo. Responsable de archivo: resguardar y proteger la documentación que se encuentra bajo su responsabilidad. XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Responsable de archivo

1.1 Mantiene los registros de los inventarios generales por expediente que le corresponde; así como el control de la cantidad de documentos que contienen los expedientes.

Formato de inventario

general por expediente

Personal solicitante

1.2 Solicita documentos o expedientes en préstamo al responsable de archivo.


1.3 Verifica que no tenga adeudo vencido de préstamos anteriores.

1.4 Si tiene préstamo vencido, no se deberá hacerse un nuevo préstamo.

1.5 Si no tiene préstamos vencidos, se procede a llenar el formato.

Formato de circulación de documentos

de trámite Personal

solicitante 1.6 Una vez conforme con el contenido del formato, firma de recibido el documento.


1.7 Sella el documento y entrega una copia del mismo al solicitante.

1.8 Revisa los préstamos que se vencen para solicitar (vía telefónica o por correo electrónico) sean devueltos o extender el préstamo.

1.9 Se devuelven los documentos y se marca la devolución en el registro original y en la copia del solicitante agregando la fecha de devolución.

1.10 No se devuelve a pesar del recordatorio, se envía un documento formal para solicitar la devolución o ampliación de temporalidad.

Memorando

1.11 En caso de no recuperar los documentos se comunica al enlace de archivo por escrito para que éste a su vez informe de manera formal al titular del área.

Memorando

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P15




06-SIP-P01-F02/REV.00

Titular 1.12 Envía un oficio al titular del área que solicitó el préstamo para que sea enviada la documentación. oficio

1.13 Si se regresa la documentación, se resguarda en su expediente correspondiente. oficio

1.14 No se recupera la documentación, deberá levantarse acta administrativa que se archiva en expedientes de administración de archivo.

Acta administrativa


1.15 Archiva copia de acta administrativa en el lugar que correspondía a los documentos no devueltos como evidencia de su pérdida y reporte.

Copia de acta administrativa


Lic. Marcela Barraza Paredes Directora del Sistema Integral

de Archivo

L.A.E. Silvia Monreal VidalesRepresentante de la Dirección General de


Ing. Luís E. Gastélum CelayaDirector General de


DIAGRAMA DE FLUJO

NO SI SI NO NO SI SI

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 23/Mar/2009

Nombre del Procedimiento: Control de Circulación de Documentos de Archivo de Trámite Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01-04-DAF05-P15/Rev00


INICIO

Responsable de archivo mantiene actualizado el registro del inventario general por expediente

Le son solicitados documentos o expedientes en calidad de préstamo

Verifica que la persona que solicita el préstamo no tenga adeudo vencido de préstamos anteriores

Tiene adeudo vencido A

Se rechaza la solicitud de préstamo

A

Formato

Llena, sella formato de circulación de documentos y recaba firma de recibido del solicitante

Formatos

Revisa préstamos que se vencen y solicita su devolución o extender el préstamo (vía correo o teléfono)

Son devueltos

Solicitante regresa los préstamos vencidos y vuelve a solicitar el préstamo

Envía documento formal solicitando su devolución o extensión del préstamo

Memorando

Son devueltos

1

2

08-04DAF-P15-G01/REV.00

08-04DAF-P15-G01/REV.00

SI NO SI NO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 23/Mar/ 2009 Nombre del Procedimiento: Circulación de Documentos de Archivo de Trámite Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01-04-DAF05-P15/Rev00

Se pone fecha de devolución en original y copia del formato de circulación de documentos

Se resguardan los documentos en el expediente correspondiente

Envía documento a Enlace de Archivo para que le informe al titular del área

Memorando

Son devueltos

Titular del área envía oficio a Titular de área solicitante pidiendo se regrese la documentación

Son devueltos

Elabora acta administrativa y se archiva al original en expediente de administración de archivo

Archiva copia del acta administrativa en el lugar de los documentos no devueltos

FIN


1

2

Ente Público 08


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento 16

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Circulación de Documentos de Archivo de Concentración

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF05-P16/REV00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar la consulta, reproducción por fotocopia y préstamo de la documentación resguardada en archivo de concentración.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Archivo de Concentración. III. ALCANCE A toda la documentación resguardada en Archivo de Concentración. IV. DEFINICIONES SEES = Servicios Educativos del Estado de Sonora. SEC = Secretaría de Educación y Cultura. Archivo de Concentración = Depósito donde se resguarda toda la documentación semiactiva que envían las Unidades Administrativas. Documentación Semiactiva = Documentos con valor archivístico pero de escasa consulta. V. REFERENCIAS Ley 156 de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Ley 167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. Lineamientos emitidos por el Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora. Ley de Bienes y Concesiones. Artículo 6° Constitucional. VI. POLÍTICAS • Sólo los responsables de archivo y personal autorizado podrán solicitar el servicio de consulta,

reproducción o préstamo de documentación. • Los responsables de archivo sólo podrán solicitar documentos de su departamento o área. • Las personas que soliciten documentación en préstamo se harán responsables de su

custodia; regresarla a tiempo y en las condiciones cómo le fueron entregados los documentos.

• Los servicios relacionados con la consulta, reproducción o préstamo de documentos, deberán ser registrados en el formato de servicios.

VII. PRODUCTOS Registro de servicios.

VIII. CLIENTE(S) Todas las unidades administrativas de SEC-SEES que tengan documentación resguardada en el archivo de concentración.

IX. INDICADORES (Servicios Oportunos/Total de servicios) X 100= % de Servicios Oportunos Porcentaje de éxito 95% (Devoluciones Oportunas/Total de préstamos) X 100= % de Devoluciones Oportunas Porcentaje de éxito 90% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P16-F01/REV.00 Formato solicitud de servicio. XI. ANEXOS 08-04DAF-P16-G01/REV.00 Diagrama de flujo Inventario de Registro de procedimiento Verificación de la Ejecución del procedimiento

Ente Público 08


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento 16

No. de Revisión 00



XII. RESPONSABILIDADES Auxiliar administrativo, verifica si la persona está autorizada para solicitar el servicio, registrada en la base de datos; si se prestan documentos verifica que sean regresados en tiempo y forma; Auxiliar Operativo, busca expedientes solicitados en depósito, acomoda expedientes en su ubicación; Jefe de Archivo de Concentración manda escrito a director informando y solicitando la devolución de documentos prestados, en su caso, elabora acta administrativa; con visto bueno del director del SIA. Director General firma acta administrativa (cuando el procedimiento lo requiera). XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

Solicitante de Servicio

1.1 Solicita el servicio de consulta, reproducción y/o préstamo de documentación


1.2 Verifica que la persona que solicita el servicio esté autorizada para hacerlo Relación Electrónica

“Si no está autorizada”

1.3 Se niega el servicio

“Si está autorizada”

1.4 Registra en formato de servicios número y descripción de expediente solicitado y turna Formato

Auxiliar Operativo

1.5 Busca y localiza dentro del archivo de concentración el expediente solicitado, registra en formato de servicios Número de hojas e inventario donde se ubica el expediente y turna al auxiliar administrativo.

Auxiliar Administrativo 1.6 Entrega expediente a solicitante Formato

Solicitante de Servicio 1.7 Realiza la consulta

“No Requiere Reproducción o Préstamo de Documentación”

Solicitante de Servicio 1.8 Regresa el expediente


1.9 Recibe expediente, verifica que esté completo y turna a auxiliar operativo

Auxiliar Operativo

1.10 Verifica que el expediente esté completo y en las mismas condiciones en que fue entregado y lo coloca en ubicación correspondiente.

“Sí Requiere Reproducción”

Solicitante de Servicio

1.11 Regresa el expediente y solicita la reproducción del documento (fotocopia, otros medios)

Auxiliar Administrativo 1.12 Recibe expediente y verifica que esté completo

1.13 Saca fotocopia del documento solicitado y lo entrega al solicitante

1.14 Regresa expediente a depósito Formato

Ente Público 08


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento 16

No. de Revisión 00



Auxiliar Operativo

1.15 Verifica que el expediente esté completo y en las mismas condiciones en que fue entregado y lo pone en su ubicación

“Si Requiere Préstamo de Documentación” Solicitante de

Servicio 1.16 Regresa el expediente y solicita el préstamo


1.17 Recibe expediente y registra en formato de servicios la fecha de devolución y recaba firma de recibido Formato

1.18 Entrega expediente a solicitante

1.19 Verifica que la documentación prestada sea devuelta en la fecha establecida

“Si es devuelta”

1.20 Verifica que el expediente esté completo

1.21 Cancela el formato de préstamo y regresa a depósito Formato

Auxiliar Operativo

1.22 Verifica que el expediente esté completo y en las mismas condiciones en que fue entregado y lo coloca en la ubicación correspondiente.

“No es devuelta” Auxiliar

Administrativo 1.23 Llama telefónicamente a la persona que solicitó el préstamo para requerir la devolución de los documentos

“No es devuelta aún con esta medida” Jefe de Archivo

de Concentración

1.24 Manda escrito a Director del Área que debe la documentación, informando y solicitando su devolución Memorando

“Si aún no es devuelta”

1.24 Elabora Acta Administrativa que autorizar el Director del SIA y manda a firma con director general Acta Administrativa

Director General 1.25 Firma acta administrativa y devuelve a archivo de concentración

Jefe de Archivo de

Concentración

1.26 Manda acta administrativa a unidad de control para su conocimiento y a Director General de Área que no devolvió la documentación

1.27 Da de baja documentación de inventario



Lic. Marcela Lorena Barraza Paredes Directora de Sistema Integral de

Archivo

L.A.E. Silvia I. Monreal Vidales Representante de la Dirección General de Administración y

Finanzas

Ing. Luis E. Gastélum Celaya Director General de


Ente Público 08


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento 16

No. de Revisión 00



06-SIP-P01-F02/REV.00

DIAGRAMA DE FLUJO


SI NO NO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 23/Mar/2009 Nombre del Procedimiento: Circulación de Documentos de Archivo de Concentración

Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF05-P16/Rev.00

INICIO

Unidad administrativa solicita el servicio de consulta, reproducción y/o préstamo de documentos

Se verifica si la persona que solicita el servicio esta autorizada para hacerlo

Esta Autorizada

Se niega el servicio

Registra número y descripción de expediente solicitado

Formato

A

A

Localiza dentro de depósito el expediente solicitado, registra número de hojas y ubicación

Unidad administrativa realiza la consulta Requiere

Reproducción o Préstamo

Unidad Administrativa regresa expediente

Regresa expediente y solicita la reproducción por fotocopia

Regresa expediente y solicita el préstamo de documentación

1 1

2

08-04-DAF-P16-G01/REV.00

DIAGRAMA DE FLUJO


1 1

Saca fotocopia del documento solicitado y lo entrega al solicitante

Regresa expediente a depósito

Registra en formato fecha de devolución, recaba firma de recibido y entrega expediente a solicitante

Verifica que la documentación prestada sea devuelta en la fecha establecida

Es devuelta

Verifica que el expediente este completo, cancela formato de préstamo y regresa a depósito

Llama telefónicamente a la persona que solicitó el préstamo para solicitar la devolución de los documentos

Manda escrito a director del área que debe la documentación, informando y solicitando la devolución

Elabora acta administrativa y manda a firma con director general

Manda acta administrativa firmada a unidad de control y a director general del área que no devolvió la documentación para su conocimiento

Da de baja documentación de inventario

FIN

2 Verifica que el expediente este completo y en las mismas condiciones en que fue entregado

Coloca expediente en su ubicación

SI

NO

SI

08-04-DAF-P16-G01/REV.00

Ente Público 08


Hoja No. 4 de 4

proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P17

No. de Revisión 04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Transferencia Primaria

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF05-P17/Rev.04

06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar que la caja de archivo a ser transferida cumpla con los requisitos establecidos por Archivo de Concentración II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Archivo de Concentración III. ALCANCE A toda la documentación semiactiva que es transferida a Archivo de Concentración IV. DEFINICIONES SEES= Servicios Educativos del Estado de Sonora SEC= Secretaría de Educación y Cultura Documentación Semiactiva=Documentos con valor archivístico pero de escasa consulta; expedientes cerrados. Transferencia Primaria= Envío de documentación semiactiva de las oficinas a archivo de concentración. Archivo de Concentración= Depósito donde se resguarda toda la documentación semiactiva que envían las Unidades Administrativas. V. REFERENCIAS Ley 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios Ley 140 de Bienes y Concesiones Ley 156 de Acceso a la Información Pública del estado de Sonora Ley 167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos Lineamientos del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora Procedimiento de Transferencia Primaria VI. POLÍTICAS • No se aceptarán transferencias que no cumplan con todos los requisitos.

• Sólo se recibirán cajas especiales para archivo de plástico tamaño carta.

• Las cajas deberán contener solo documentación semiactiva.

• Cuando las áreas administrativas no corrijan y regresen el trámite devuelto en el plazo

establecido, se cancelará la solicitud de transferencia primaria.

• Cuando una solicitud de transferencia primaria se encuentre en estado de revisión precautoria y

se les haya enviado la relación de correcciones, donde se especifica el tiempo que se les da

para realizar dichas correcciones, se agrega que en caso de que requieran las áreas

administrativas una prórroga, deberán solicitarla por escrito, dirigida al Jefe de archivo de

concentración, quien será el responsable de dar respuesta a la mencionada petición.

• Cuando las correcciones solicitadas no hayan sido resueltas en el plazo establecido, incluyendo

la prórroga, el archivo de concentración procederá a cancelar la solicitud de transferencia

primaria y devolverá al área administrativa la totalidad de cajas que amparan esa solicitud.

Además recabará firma de recibido por las cajas y de enterado de que se cancela el trámite.

Ente Público 08


Hoja No. 4 de 4

proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P17

No. de Revisión 04



06-SIP-P01-F02/REV.00


Unidad

Administrativa

1.0 Solicitud de información por parte de las áreas 1.1 Recibe solicitud de información por parte de las áreas administrativas acerca de los espacios disponibles en deposito para hacer la transferencia primaria 1.2 Verifica espacio en bodega, programa recepción y comunica telefónicamente a unidades administrativas fecha de recepción 1.3 Recibe físicamente solicitud de transferencia primaria, inventario de expedientes transferidos y cajas con documentación 2.0 Revisión de transferencia primaria 2.1 Revisa que la cantidad de cajas que se están recibiendo concuerde con lo especificado en la solicitud

Solicitud de

transferencia Primaria

Inventario de Expedientes Transferidos

Jefe Departamento

Operativo

VII. PRODUCTOS Recepción de cajas de archivo que cumpla con las especificaciones de instructivo de producto terminado VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas de SEES-SEC IX. INDICADORES (Número de Recepciones Oportunas / Total de Recepciones) X 100 Éxito en la medición del producto 95% (Proceso de Servicios Administrativos) X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P17-F01/REV.00 Solicitud de Transferencia Primaria 08-04DAF-P17-F02/REV.01 Inventario de Expedientes Transferidos 08-04DAF-P17-F03/REV.00 Entrada a Depósito 08-04DAF-P17-IT01/REV.01 Instructivo de Trabajo para Transferencia Primaria 08-04DAF-P17-IT02/REV.01 Instructivo de Trabajo de Producto Terminado del Archivo General de la SEC XI. ANEXOS 08-04DAF-P17-G01/REV.02 Diagrama de flujo de recepción de transferencia primaria Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución de procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Jefatura del Archivo de Concentración: Firma precautoria y en forma definitiva la solicitud de transferencia primaria. Titular de la Jefatura del Departamento Operativo: recibe cajas reciba inventarios y da entrada a depósito e informa a unidades administrativas signatura y número de inventario de cajas transferidas. Auxiliar Operativo: Verifica inventarios y coloca cajas en estantes

Ente Público 08


Hoja No. 4 de 4

proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P17

No. de Revisión 04



06-SIP-P01-F02/REV.00

“No concuerda” 2.2 Rechaza el trámite


Jefe Archivo de Concentración

“Si concuerda”

2.3 Pone folio y firma de recibido provisional para su revisión la solicitud de transferencia primaria

Jefe Departamento

Operativo 2.4 Recibe cajas para su verificación

Auxiliar Operativo

2.5 Verifica si el inventario general por expediente, de cada caja, y la solicitud de transferencia primaria concuerdan con la documentación que se esta recibiendo en cantidad y orden


“No concuerda”

2.6 Informa al área solicitante las diferencias encontradas y regresa los expedientes, inventarios de expedientes transferidos y cajas con diferencias para su corrección

Memorando

Personal de la


“Se hacen las correcciones en tiempo establecido” 2.7 Regresa trámite

Auxiliar Operativo 2.8 Revisa que se hayan corregido las diferencias, si aun existen errores se devuelve.


“No se hacen las correcciones en tiempo establecido” 2.9 Cancela y pone fecha de cancelación a solicitud de transferencia

Solicitud de Trasferencia

Primaria Cancelada

Auxiliar Operativo 2.10 Regresa en su totalidad las cajas transferidas, recaba firma de recibido las cajas y de enterado de cancelación de trámite por parte del área solicitud de transferencia primaria

Auxiliar Operativo

“Si concuerda”

2.11 Firma de conformidad el inventario de expedientes transferidos de cada caja

Jefe de Departamento

Operativo

3.0 Registro de transferencia Primaria 3.1 Da de alta

Base de Datos

Ente Público 08


Hoja No. 4 de 4

proceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P17

No. de Revisión 04



06-SIP-P01-F02/REV.00

Auxiliar Operativo 4.0 Traspaso al deposito 4.1 Fleja la caja y coloca carátula, según instructivo de producto terminado


Jefe Departamento

Operativo

4.2 Firma el traspaso de las cajas al depósito 4.3 Informa a solicitante número de signatura y ubicación de sus cajas

Entrada a Depósito


4.4 Firma en forma definitiva la solicitud de transferencia primaria

Transferencia Primaria


Elaboró: Revisó: Aprobó: Lic. en B. Marcela Barraza Paredes L.A.E Silvia Monreal Vidales Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya

Directora Sistema Integral de Archivo

Representante de la Dirección General de Administración y

Finanzas


08-04DAF-P17-G01/REV.03


DIAGRAMA DE FLUJO

NO SI SI NO SI

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Recepción de Transferencia Primaria Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-05-P17/Rev04

INICIO Recibe solicitud de transferencia primaria

Verifica espacio en bodega y programa recepción

Recibe físicamente documentación y cajas

Transferencia primaria e Inventario Gral.

Revisa que las cajas cumplan con los requisitos

A

A

Concuerda

Folia y firma de recibido provisional la solicitud de transferencia primaria

Rechaza y regresa trámite a unidad administrativa para su corrección

Unidad Administrativa hace las correcciones y vuelve a solicitar la transferencia

Recibe cajas y revisa que la solicitud de transferencia e inventario sea acorde a documentación

Concuerda

Elabora escrito con diferencias encontradas y turna a unidad administrativa

Unidad administrativa regresa el trámite

Memorando

U.A. Hace Correcciones en Tiempo

2

1

08-04DAF-P17-G01/REV.03


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Recepción de Transferencia Primaria Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-05-P17/Rev04

FINFleja la caja, coloca carátula y firma traspaso

Entrada a Depósito

Firma en forma definitiva la solicitud de transferencia primaria

Informa a unidad administrativa número de signatura y ubicación de las cajas

Transferencia Primaria Cancelada

2 Archivo de concentración cancela y pone fecha a solicitud de transferencia primaria

Devuelve en su totalidad las cajas transferidas y recaba firma de recibido y enterado de cancelación

1 Firma de Conformidad el inventario general y da de alta en el Sistema

Base de Datos

Transferencia Primaria

Ente Público


Hoja No. de 1 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P18


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Envío de Paquetería CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-05-P18/REV.03


06-SIP-P01-F02/REV.00


Control y registro de la recepción de paquetería externa y envió de paquetería


Subdirección de Mensajería

III. ALCANCE A todos los paquetes cuyo destinatario o remitente sea las unidades administrativas SEC y SEES

IV. DEFINICIONES Paquetería: Son paquetes que llegan o se envían a Dependencia, instituciones, organizaciones, de oficinas regionales de la propia SEC y particulares. Guía: Comprobante con el que se recibe o envía paquetería por medio de servicios especializados de mensajería. Mensajero: Persona que entregan la paquetería. Buenas condiciones: Paquetes con envoltura integra. SEC: Secretaría de Educación y Cultura SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora Recepción Oportuna: Aquella documentación que es entregada al destinatario en tiempo y forma establecido. V. REFERENCIAS Reglamento interior de SEC

Reglamento interior de SEES

VI. POLÍTICAS

• La paquetería se recibirá en buen estado, de lo contrario se consultará con el destinatario para que autorice la recepción del paquete que no cubra los requisitos (envoltura integra).

• La selección de servicio especializado de mensajería se hará acorde a la cobertura, mejor precio y servicio.

• El servicio de paquetería deberá solicitarse directamente a la Subdirección de Mensajería. • Las unidades administrativas que soliciten el servicio de SEPOMEX. Deberán entregar la solicitud de

envío de paquetería acompañada de los formatos de SEPOMEX llenados. • Los tiempos de envió serán de acuerdo al tipo de servicio solicitado: I).- Los paquetes que se reciban hasta las 14.30 hrs. Se enviarán ese mismo día. II).-Recepciones posteriores a las 14.30 hrs., se enviarán hasta las 15.00 hrs. Del siguiente día. III).-Los envíos por SEPOMEX que se reciban de las 14.30 en adelante se enviarán al siguiente día. • Los envíos urgentes se irán el mismo día, siempre que se entreguen en hora hábiles de oficina, los

servicios urgentes de entrega de paquetes recibidos se hará en un máximo de tres horas, a partir de que se haya recibido por personal de la Subdirección de Mensajería.

• Sólo tendrán autorización para solicitar envío de paquetería de jefe de departamento hacia arriba en nivel jerárquico.

• Cualquier tipo de control que lleven las áreas administrativas para registrar la documentación entregada a los mensajeros será un documento no controlado, por lo que no se considera en el presente procedimiento.

Ente Público


Hoja No. de 2 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P18




06-SIP-P01-F02/REV.00

• La selección del proveedor de los servicios se hará por parte de la Subdirección de Mensajería tomando como referencia el requerimiento del cliente.

• Las oficinas Regionales o cualquier otra oficina de la SEC-SEES cuando envíen paquetes por servicio de ocurre, deberán notificar a la Subdirección de mensajería el número de guía, día y hora para que el personal adscrito a esta área haga la recolección en tiempo y forma.

• Se realizará un muestreo mensual para evaluar el cumplimiento de recepción oportuna de los envíos que se hacen a través de los proveedores externos.

VII. PRODUCTOS Servicio de recepción de paquetería y servicio de envío de paquetes. VIII. CLIENTE(S) Mensajeros externos para la recepción de paquetería y unidades administrativas de la SEC para envío de paquetería. IX. INDICADORES ( Número de recepciones oportunas / Total de recepciones) X 100 Éxito en la medición del producto 100% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P18-F01/REV.00 Solicitud de envío de paquetería. 08-04DAF-P18-IT01/REV.00 Instructivo de trabajo para la selección del servicio de la mensajería especializada. 08-04DAF-P18-IT02/REV.00 Instructivo de trabajo para llevar el control del servicio del proveedor del servicio de mensajería especializada. XI. ANEXOS 08-04DAF-18-GO1/REV00 Diagrama de flujo de recepción y envío de paquetería

Inventario de registro del procedimiento

Verificación de la ejecución del procedimiento

Lista maestra de registros de calidad

Servicio no conforme y requisitos del cliente y producto

XII. RESPONSABILIDADES Subdirector de Mensajería: Asignar el tipo de mensajería que se envía el paquete. Secretaria: Recibe solicitud de envío de paquetería, paquetes y entrega una copia sellada y firmada al solicitante. Se turna al subdirector y registra los paquetes que vienen de mensajería externas y el llenado de guías y acuses de correos certificados. Auxiliar administrativo: Archiva documentación, realiza muestreo mensual


Secretaria

1.- Recepción de paquetería 1.1 Recibe paquetes de las mensajerías especializadas, de

otras dependencias o de oficinas regionales.

1.2 Avisa y pide autorización vía telefónica al destinatario , para la recepción de los paquetes que vienen en mal estado.

Ente Público


Hoja No. de 3 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P18




06-SIP-P01-F02/REV.00


Secretaria

“Si no autoriza” 1.3 Rechaza el paquete

“Si autoriza” 1.4 Recibe paquete y verifica que contenga un destinatario personal o área especifica y si no lo trae se confirma vía telefónica y registra. 2 Registro de paquetería 2.1 Firma o sella de recibido la guía o el acuse de recibo y lo entrega al mensajero del servicio de mensajería especializado 2.2 Anexa copia de la guía o acuse de recibo al paquete por entregar al destinatario. 2.3 Registra paquetería asignándole un número consecutivo de entrada. 3 Resguardo para entrega de paquetería 3.1 Resguarda los paquetes para posteriormente entregarlos al destinatario por medio de la entrega de correspondencia

Reporte de paquetes recibidos

Secretaria 4.- Recepción para envío de paquetería. 4.1 Recibe de la Unidad Administrativa paquete y solicitud de envío debidamente requisitada 4.2 Sella, firma de recibido, asigna folio, entrega copia al solicitante y turna original.

Solicitud de envío de

paquetería

Subdirector de Mensajería

5.- Selección de paquetería 5.1 Analiza la solicitud de envío de paquetería para seleccionar la mensajería a utilizar para el servicio. 5.2 Registra la mensajería seleccionada en la solicitud y firma de visto bueno y turna al auxiliar administrativo.

Ente Público


Hoja No. de 4 de 4

Macroproceso 01

Subproceso 05



Procedimiento P18




06-SIP-P01-F02/REV.00



Secretaria

6.- Llenado de documentación para envío “Si se solicita correo certificado por acuse” 6.1Llenado de la documentación correspondiente (correspondencia y envíos). “Si se solicita por mensajería” 6.2 llena las guías de la mensajeria seleccionada 6.3 Registra envíos en el Sistema para Control de Paquetería.

Guía

Envíos

Subdirector de Mensajería

7.- Entrega de paquetería a mensajería 7.1 Entrega guía y paquetes al mensajero del servicio de mensajeria especializado 7.2 Recibe copia de guía firmada de recibido y registra la hora de entrega y en caso de correo certificado se firma solicitud de envío de paquetería

Copia de guíay solicitud de

envío de paquetería Auxiliar

administrativo 7.3 Archiva la copia de guía de envíos

8.- Muestreo Mensual

8.1 Realiza muestreo mensual

Base de Datos

Electrónica

FIN DE PROCEDIMIENTO


Lic. Marcela Barraza Paredes Directora Sistema Integral de

Archivo




y Finanzas

08-04DAF-P18-G01/REV.02


Registro de llamada telefónica.

Recepción de paquetería

Llenado de documentación para

envío

Selección de paquetería Recepción para envío de paquetería

Resguardo para entrega de paquetería

Registro de paquetería

Guía o acuse de recibo

Entrega de paquetería a mensajería

Coteja tiempos oportunos en las

entregas de paquetería

Solicitud de envío de paquetería.

Solicitud de envío de paquetería

Guías. Copia de guía

Muestro mensual

DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Recepción y envío de paquetería Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-05-P18/REV.03

FIN

A

A FIN

INICIO

Ente Público


03-03-23 Hoja No. 1 de 4

Proceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P19


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de los Registros de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P19/REV.01


06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar los registros de los activos fijos, propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora, asignados a las oficinas administrativas, escuelas y centros de trabajo. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específico Dirección General de Administración y Finanzas de los Servicios Educativos del Estado de Sonora. III. ALCANCE Registros de Activos Fijos de los Servicios Educativos del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES DRF: Dirección de Recursos Financieros. AF: Activos Fijos. SGC: Subdirección General de Contabilidad. SAF: Subdirección de Activos Fijos. DCRCC: Departamento de Control de Registros Contables y Conciliación. SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora. V. REFERENCIAS

Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora. Catálogo clasificador por objeto del gasto. Manual para el control de los AF de Escuelas de Educación Básica y Centros de Trabajo.

VI. POLÍTICAS

• Queda sujeto al control de inventarios, todos los bienes muebles que determine el catálogo clasificador del objeto del gasto, específicamente el capítulo 5000.

• Todos los bienes muebles o AF al servicio de las unidades administrativas, escuelas y centro de trabajo, formarán parte del patrimonio de SEES, cualquiera que sea su procedencia: compra directa, almacén regional o donación.

• La SAF y los almacenes regionales, son los únicos facultados para la asignación del número de inventario.

• Los saldos de AF deberán presentarse a mas tardar al décimo día hábil posterior al mes ejercido.

• Todas las facturas de activos fijos adquiridas de forma directa (compra urgente),

deberán ser capturadas en el sistema el mismo día de su recepción en la SAF.

• Todos los AF distribuidos por los almacenes regionales deben de quedar registrados en el sistema para el control de los mismos, el mismo día de su asignación.

• Todas las facturas de activos fijos para tramitar el pago correspondiente, deberá contar

con sello de activo fijo captado.

Ente Público


03-03-23 Hoja No. 2 de 4

Proceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P19




06-SIP-P01-F02/REV.00

VII. PRODUCTOS Conciliación de Activos Fijos. VIII. CLIENTE(S) Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Financieros Órgano de Control y Desarrollo Administrativo Auditores Externos IX. INDICADORES Conciliación efectuadas diez días hábiles posterior al cierre del mes. Éxito en la medición del producto 100%. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P19-F01/REV.00 Relación de Facturas registradas por inventarios y no contabilizadas por la Dirección de Recursos Financieros. 08-04DAF-P19-F02/REV.00 Existencias de cada almacén por cuenta. 08-04DAF-P19-F03/REV.00 Conciliación de Activos Fijos.XI. ANEXOS 08-04DAF-P19-G01/REV.01 Diagrama de flujo del control de los registros de Activos Fijos. Inventario de registro de procedimiento. Verificación de la ejecución del procedimiento. Lista maestra de registros de calidad. Servicio No Conforme y requisitos del cliente y producto.XII. RESPONSABILIDADES

Titular de la SAF Solicita a cada uno de los almacenes regionales, el envío del archivo electrónico de la base de datos del sistema de AF. Analiza la base de datos del sistema para el control de los AF mes con mes. Coordina y supervisa la realización de las actividades del procedimiento. Envía para firma el comparativo de saldos de activos fijos a la SGC. Titular del DCRCC Genera reporte de asignación de AF. Genera reporte de distribución de salidas de almacén Elabora reporte de existencias de almacén. Actualiza base de datos del sistema de almacenes. Elabora el reporte comparativo de saldos de AF. Supervisa la correcta operación del sistema de control de AF en cada uno de los almacenes regionales. Auxiliar Administrativo Captura y organiza las facturas de AF adquiridas de forma directa. Elabora relación de facturas que no han sido pagadas por la DRF. Analiza reporte contable de entradas de AF. Analiza reporte de pagos de AF realizados por la DRF. Organiza y ordenar los expedientes de los archivos existentes. Recibe y organiza las salidas de almacén y vales de resguardo. Relaciona las salidas de almacén y vales de resguardo que no han sido reportados por los almacenes regionales.

Ente Público


03-03-23 Hoja No. 3 de 4

Proceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P19




06-SIP-P01-F02/REV.00

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Auxiliar administrativo

1.- Captura en sistema las compras urgentes de AF. 1.1 Recibe y verifica copia de factura y pedido. 1.2 Sella como “Activo Fijo Captado” 1.3 Captura activos relacionados en factura dentro del

sistema para el control de los mismos. 1.4 Imprime vale de resguardo generado por la captura,

anexándolo a la copia de la factura.

Copia Factura y pedido

Vale de resguardo

Subdirección de Activos Fijos.

2.- Actualización de la base de datos del sistema de AF. 2.1 Recibe archivo electrónico de base de datos de la Dirección General de Servicios Regionales (vía correo electrónico). 2.2 Actualiza el sistema de activos fijos.

Departamento de Control de Registros Contables y Conciliación

3.- Actualización de la base de datos del sistema de almacenes. 3.1 Recibe archivo electrónico de base de datos de la Dirección General de Servicios Regionales (vía correo electrónico). 3.2 Actualiza base de datos del sistema de almacenes.

Departamento de Control de Registros Contables y Conciliación Auxiliar administrativo

4.- Verificación de los registros mensuales. 4.1 Genera relación de distribución de AF en el sistema de almacenes. 4.2 Genera relación de asignación de AF en el sistema de inventarios. 4.3 Compara registros de distribución con registros de asignación.

Reporte de distribución de AF Reporte de asignación AF

Auxiliar administrativo

5.- Elaboración de reporte de facturas no contabilizadas. 5.1 Recibe auxiliares contables de la DRF. 5.2 Verifica si las facturas que entraron al almacén durante el mes, fueron pagadas. 5.3 Verifica de la lista de facturas pendientes por pagar del mes anterior, si fueron pagadas. 5.4 Elabora relación de facturas no contabilizadas.

Auxiliares contables Relación de facturas no contabilizadas

Ente Público


03-03-23 Hoja No. 4 de 4

Proceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P19




06-SIP-P01-F02/REV.00

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Departamento de Control de Registros Contables y Conciliación

6.- Elaboración de saldos de existencias de almacenes. 6.1 Elabora reporte de saldos iniciales de AF por cada almacén. 6.2 Afecta existencias de almacén con transferencias y salidas de almacén relacionadas en el reporte de distribución. 6.3 Elabora e Imprime reporte de saldos de existencia de cada almacén por cuenta.

Reporte de distribución. Reporte saldos de existencias.

Auxiliar administrativo

7.- Impresión del reporte contable de saldos de AF. 7.1 Imprime reporte contable de saldos de AF con corte al último día del mes ejercido.

Relación de cuentas de AF

Departamento de Control de Registros Contables y Conciliación

8.- Elaboración de conciliación de AF. 8.1 Elabora reporte comparativo de saldos. 8.2 Turna para firma al SAF. 8.3 Envía documentación a la SGC mediante oficio para firma y recibe acuse de recibido

Conciliación de AF



C. P. Humberto Monge Campa Director de Recursos Materiales y Servicios

Lic. Silvia Monreal Vidales Representante de la Dirección General de Administración y

Finanzas

Ing. Luis Ernesto Gastelum Celaya Director General de Administración

y Finanzas

08-04DAF-P19-GO1/REV.01


Reporte comparativo de

saldos.

DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de elaboración: 30/04/2009 Nombre del Procedimiento: Control de los registros de activos fijos. Código de Procedimento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P19/REV.01

Relación de facturas no pagadas.

Reporte de distribución de AF y de asignación

Relación contable.

Reporte de distribución y Reporte de saldos de existencia.

INICIO

FIN

Captura en sistema las compras urgentes AF.

Actualización de la base de datos del sistema de AF.

Elaboración de reporte de facturas no pagadas.

Verificación de los registros mensuales.

Actualización de la base de datos del sistema de almacenes.

A

A

Elaboración de saldos de existencia de almacenes.

Impresión del reporte contable de saldos de AF.

Elaboración de l comparativo de saldos.

Ente Público


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 20


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Siniestros de vehículos oficiales. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P20/REV02


06-SIP-P01-F02/REV.00


Asegurar que el parque vehicular oficial siniestrado se repare o sustituya satisfactoriamente.



III. ALCANCE Flotilla de vehículos oficiales de SEC y SEES.

IV. DEFINICIONES S.E.C Secretaría de Educación y Cultura SEES Servicios Educativos del Estado de Sonora. SCMS Subdirección de Cobertura Médica y Seguros. DRF Dirección de Recursos Financieros. AMPFC Agencia de Ministerio Público del Fuero Común. AMPF Agencia del Ministerio Público Federal Orden de Reparación: Documento que emite la compañía Aseguradora donde asigna el taller de reparación y sus generales. Siniestros Accidente ocurrido donde se involucran personas y/o vehículos. Estado de Cuenta Listado de Multas acumuladas Poder Notariado es un mandato protocolizado, firmado ante notario, donde una persona faculta a otra para representarla, o bien para administrar sus recursos. V. REFERENCIAS Reglamento Interior de SEC y SEES Contrato con la Compañía Aseguradora Reglamento para uso y control de vehículos de la Administración Publica Estatal. VI. POLÍTICAS

• Todo automóvil incluido en el parque de vehículos utilitarios de la SEC y SEES deberá contar físicamente con la póliza de seguro vigente contratada con la compañía de Seguros.

• El conductor tiene la responsabilidad de reportar el siniestro ocurrido a la compañía aseguradora.

• Todo siniestro del parque vehicular asegurado en el cual sea necesaria la intervención de personal de la Subdirección de seguros, deberá turnarse a la SCMS a través de oficio.

• En los accidentes Ocurridos en la ciudad de Hermosillo, en día y hora hábil, que por la naturaleza del mismo se requiera apoyo, se deberá notificar mediante llamada telefónica a la SCMS para su atención.

• En caso de ocurrir un siniestro fuera de la ciudad, el Subdirector de Seguros, se trasladará en caso de ser necesario al lugar del incidente para lo conducente.

• En los casos que el propio percance no amerite la intervención de apoyo personal, siendo estos cuando no se encuentren ni personas detenidas ni lesionados, el departamento de vehículos, enviara a personal a su cargo para el rescate de la unidad.

• El Subdirector de Seguros deberá contar con poder notariado, que le permita gestionar la liberación de los vehículos involucrados en algún accidente.

VII. PRODUCTOS Vehículo Reparado o Indemnización.

Ente Público


Hoja No. 2 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 20




06-SIP-P01-F02/REV.00

VIII. CLIENTE(S) SEC y SEES IX. INDICADORES (Número de vehículos indemnizados o reparados satisfactoriamente / Número de vehículos siniestrados) X 100 Éxito en medición del producto 100% X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No Aplica XI. ANEXOS

08-04DAF-P17-G01/REV.00 Diagrama de Flujo de liberación y/o indemnización de vehículos oficiales siniestrados. Inventario de Registros Verificación de la Ejecución del Procedimiento. Lista Maestra de Registros de Calidad. Formato de Servicio No Conforme. XII. RESPONSABILIDADES Director General de Administración y Finanzas: Autorizar la elaboración para el pago de deducibles del vehículo afectado ante la Compañía Aseguradora Director de Recursos Financieros: Elaborar cheque para el pago del deducible Subdirector de Cobertura Médica y Seguros: Promover, coordinar y dar seguimiento hasta la culminación del proceso de indemnización de los bienes siniestrados. XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Responsable de

Seguro de Bienes Muebles

e Inmuebles

1. Informe del Siniestro. 1.1 Recibe aviso oficial del siniestro por parte de la

Unidad Administrativa. 1.2 Registra datos.

Control de siniestros de

vehículos oficiales.


2. Solicitud de documentación de Vehículo. 2.1 Solicita a la DRF documentación que acredite la propiedad o resguardo del vehículo y el pago de los derechos 2.2 Recibe documentación solicitada.

Oficio de solicitud.


3. Presentación ante la Autoridad Competente. 3.1 Acude a la autoridad competente y acredita personalidad jurídica. 3.2 Se Asegura que se cubran los daños ocasionados en el siniestro y recibe orden de reparación de la compañía aseguradora. 3.3 Otorga perdón al responsable cuando así proceda.

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P 20




06-SIP-P01-F02/REV.00


4. Liberación de vehículo

4.1 Solicita liberación del vehículo, acreditando propiedad ante la autoridad competente. 4.2 Recibe Oficio de liberación. 4.3 Acude al Departamento de Tránsito presentando liberación y Recibe Documentación necesaria para tramitar el pago de adeudos. 4.4 Acude a Tesorería Municipal y solicita estado de cuenta del monto a pagar.

Oficio de liberación.

Responsable de Seguro de

Bienes Muebles e Inmuebles

Subdirector de Cobertura Médica y Seguros.

5. Turna documentación para Trámite 5.1 Turna estado de cuenta, orden de reparación y volante de admisión al Departamento de Vehículos y Combustibles para lo conducente.


Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Lic. José Francisco Rodríguez Pérez. Subdirector de Cobertura Medica y

Seguros


Finanzas

Ing. Luis Ernesto Gastélum Celaya Director General de


08-04DAF-P14-G01/REV.00


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/2009 Nombre del Procedimiento: Liberación y/o indemnización de vehículos oficiales siniestrados Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-02-P20/REV02

Control de Siniestros

Oficio de liberación

Informe del siniestro

Presentación ante la Autoridad Competente

Liberación del vehículo

INICIO A

A

cheque

Oficio de liberación

Solicitud de elaboración de cheque

Pago de multas y adeudos

FIN

Ente Público


Hoja No. 1 de 4

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P21


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACION BANCARIA DE NÓMINA CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04DAF-P21/REV.01

06-SIP-P01-F02/REV.00


I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Conciliar los recursos ejercidos por concepto de nómina II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específico Dirección General de Administración y Finanzas III. ALCANCE Servicios Educativos del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SEES: Servicios Educativos del Estado de Sonora DAF: Dirección General de Administración y Finanzas RF: Dirección de Recursos Financieros DI: Dirección General de Informática STC: Soporte Técnico Administrativo y Contable DPN: Dirección de Procesos de Nómina IB: Instituciones Bancarias V. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado y de los Municipios (B. Oficial Núm. 29 del 9 de abril de 1984) Decreto que crea los Servicios Educativos del estado de Sonora B.O. Núm.40 sección I de fecha 18 de mayo de 1992) Reglamento interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora B.O. 51 SECC. I de fecha 23 de Diciembre de 2002 Reglamento interior de la Secretaría de Educación y Cultura B. O. No.13 De fecha 12 de agosto de 2004 VI. POLÍTICAS Contar con la información requerida para elaborar la conciliación bancaria de Nómina Nóminas quincenales, pensión alimenticia y cheques cancelados Reportes de conciliación electrónica del área de informática Transferencias de fondos bancarias Estados de cuenta bancarios y/o concentrado de movimientos bancarios Sistema de contabilidad integral VII. PRODUCTOS Conciliación Bancaria de Nómina VIII. CLIENTE(S) Subdirección de contabilidad Federalizada IX. INDICADORES La medición de éxito de este producto está implícito en el cumplimiento del objetivo de calidad del Proceso (Estados Financieros), pues es un insumo para la elaboración de los mismos. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P21-F01/REV.01 Libro auxiliar de bancos 08-04DAF-P21-F02/REV.01 Concentrado líquidos de nómina 08-04DAF-P21-F03/REV.01 Concentrado traspasos de fondos 08-04DAF-P21-F04/REV.01 Histórico de cheques en tránsito 08-04DAF-P21-F05/REV.01 Conciliación Bancaria de Nómina

Ente Público


Hoja No. 2 de 4

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P21



06-SIP-P01-F02/REV.00


XI. ANEXOS 08-04DAF-P21-G01/REV.01 Diagrama de Flujo del Procedimiento Inventario de Registros del Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento Lista Maestra de Registros de Calidad del Procedimiento Servicio No Conforme y Requisitos del Cliente y Producto XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección de Recursos Financieros.- Responsable del proceso Subdirector de Tesorería y Conciliaciones Bancarias.- Autorización del procedimiento Jefe de Departamento de Conciliaciones Bancarias.- Supervisión de la ejecución del Procedimiento Auxiliar Contable:- Elaboración del Procedimiento

Ente Público


Hoja No. 3 de 4

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P21



06-SIP-P01-F02/REV.00



1.- Recepción de nóminas de pago y cheques cancelados por diferentes conceptos

Auxiliar Contable 1.1.- Recepción de reportes de nóminas quincenales y nóminas de pensión alimenticia del área de informática

Reportes nóminas

1.2.- Registro diario en formato concentrado de líquidos, los movimientos líquidos de nómina y pensión alimenticia

Concentrado líquidos

1.3.- Registro diario en formato concentrado de traspasos las transferencias de fondos bancarios

Concentrado traspasos

1.4.- Recepción de reportes de nomina de cheques cancelados y cheques cancelados por diferentes conceptos, de la Dirección de procesos de nómina

Nómina y cheques

cancelados 1.5.- Se valida la información de cheques cancelados con el reporte de nomina de cheques cancelados

1.6.- Se cancela en sistema de conciliación bancaria los cheques cancelados que no estén revocados por vencimiento

Sistema de Conciliación

1.7.- Registro en auxiliar de bancos los movimientos líquidos de nómina, traspasos de fondos bancarios y nómina de cheques cancelados por varios conceptos

Auxiliar bancos

2.- Recepción de Estado de cuenta electrónico vía email

Jefe de Departamento

2.1.- Se recibe el estado de cuenta electrónico por parte de la institución bancaria Banamex

Estado cuenta electrónico

2.2.- Se envía el archivo del estado de cuenta por la misma vía al departamento de soporte técnico administrativo y contable

Departamento de soporte técnico

2.3 El departamento de soporte técnico administrativo y contable cruza información del estado de cuenta contra las nóminas emitidas y pagadas en el mes

Reportes conciliación electrónica

Auxiliar Contable

2.4.- Recepción de conciliación electrónica (tránsito, cheques emitidos y cheques cancelados por vencimiento, del departamento de soporte técnico administrativo y contable )

Histórico

2.5.- Actualización del histórico de cheques en tránsito Tránsito 2.6.- Registro de cheques emitidos y cancelados por

vencimiento y cheques vencidos pagados por la Institución Bancaria en auxiliar de bancos

3.- Recepción de concentrado de movimientos bancarios

Auxiliar Contable 3.1.- Recibe concentrado de movimientos bancarios Movimientos

bancarios 3.2 Registra en auxiliar de bancos, intereses y comisiones Auxiliar bancos

Ente Público


Hoja No. 4 de 4

Proceso 01

Subproceso 01



Procedimiento P21



06-SIP-P01-F02/REV.00


4.- Reconocimiento de partidas en conciliación

Auxiliar Contable 4.1.- Se reconocen en el auxiliar las partidas en conciliación con antigüedad mayor a seis meses Auxiliar bancos

5.- Asentar en pólizas movimientos

Auxiliar Contable 5.1.- Registra en Sistema de contabilidad, pólizas de movimientos asentados en auxiliar de bancos (intereses, comisiones, etc.)

Pólizas en Sistema

6.- Elaboración de Conciliación Bancaria

Auxiliar Contable 6.1.- Vaciar la información requerida en el formato de conciliación bancaria

Conciliación bancaria

7.- Revisión y autorización de conciliación bancaria Jefe de

Departamento 7.1.- Revisa la ejecución del procedimiento

Subdirector 7.2.- Autoriza producto FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró:

NOMBRE Y PUESTO

Revisó:

NOMBRE Y PUESTO

Aprobó:

NOMBRE Y PUESTO Lic. Patricia Ruiz Coronado

Director de Recursos Financieros

Lic. Silvia I. Monreal Vidales Representante de la

Dirección General de Admón. Y Finanzas


y Finanzas

08-04DAF-P21-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09

Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria de Nómina Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P21/REV.01

A B

Auxiliar de bancos

Registro de movimiento de los Cheques cancelados

Concentrado de Traspasos y líquidos

Recepción de reportes cancelados .

Auxiliar de bancos

Registro en auxiliar de bancos

INICIO

Resumen por UR

Recepción de reportes de nominas Quincenales

Formato concentrado líquidos

Registro diario en formato Concentrado líquidos

Formato concentrado De transferencias

Registro diario en formato Concentrado de traspasos A

B

Estado de cuenta

Envío Estado de Cuenta a Dirección Informática

Estado de cuenta

Recepción de Estado de Cuenta Electrónico

Reporte Validación

Validación automatizada de información en Dirección Informática

1

08-04DAF-P21-G01/REV.01


DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/09 Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria de Nómina Fecha de Revisión: 30/04/09 Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04DAF-01-P21/REV.01

C

Histórico tránsito

Actualización del histórico de cheques en tránsito

Reportes conciliación electrónica

Recepción de conciliación Electrónica de Dirección Informática

Auxiliar de bancos

Registro de cheques con vencimiento y pagados Banco

1

C D

Auxiliar de bancos

Registro de intereses y comisiones

Movimientos bancarios

Recibe concentrado de Movimientos Bancarios

Auxiliar de bancos

Se reconocen en el auxiliar Las partidas mayor a seis Meses

D

Conciliación bancaria

Elaboración de Conciliación Bancaria

Pólizas en Sistema

Registro de movimientos en Sistema Contabilidad

Revisa la ejecución Del procedimiento y autorización de Producto

FIN

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P22


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención y solventación de auditorías CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-03-03-23-01/04-DAF-02-P22/REV.02


06-SIP-P01-F02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Coordinar los procesos de auditoría que realizan a SEC y SEES, los distintos auditores sean internos o externos, de manera eficaz y oportuna, así como gestionar las aclaraciones y correcciones pertinentes de las observaciones resultantes. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específico

SEC y SEES.

III. ALCANCE Las Unidades Administrativas de SEC y SEES que sean auditadas por los distintos Órganos Auditores internos o externos. IV. DEFINICIONES SEC.- Secretaría de Educación y Cultura

SEES.- Servicios Educativos del Estado de Sonora

DGAF.- Dirección General de Administración y Finanzas

SPA.- Subsecretaría de Planeación y Administración

DASA.- Director de Atención y Seguimiento a Auditorías

ISAF.- Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización

SECOG.- Secretaría de la Contraloría General del Estado

OCDA.- Órgano de Control y Desarrollo Administrativo de SEES

PAPELES DE TRABAJO.- Evidencia documental

V. REFERENCIAS Código Fiscal, Ley de impuesto sobre la Renta, Ley de Impuesto al Valor Agregado, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Ley y Reglamento del Presupuesto de Egresos. VI. POLÍTICAS 1.- Atender y aclarar todas las dudas y requerimientos de acuerdo a los procesos de auditoría con la finalidad de lograr las menos observaciones posibles y solventar en los tiempos requeridos las observaciones resultantes. 2.- Las auditorias efectuadas por el OCDA se le dará seguimiento a su solventación VII. PRODUCTOS

Oficio de respuesta a los informes de auditoria.

VIII. CLIENTE(S) Los titulares de SEC y SEES, Contraloría General, Órgano de Control y Desarrollo Administrativo de SEES, Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización, H. Consejo Directivo de SEES. IX. INDICADORES

(Total de observaciones tramitadas para su solventación / Total de observaciones realizadas) X 100 Éxito en medición del producto 100% (Proceso de Servicios Administrativos)

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-04DAF-P22-F01/REV.00 - Formato de calendario de compromisos XI. ANEXOS 08-04DAF-P22-G01/REV.00 Diagrama de Flujo de atención y solventación de auditorías

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P22




06-SIP-P01-F02/REV.00

Inventario de Registros Verificación de la Ejecución del Procedimiento Lista Maestra de Registro de Calidad Formato De Servicio No Conforme XII. RESPONSABILIDADES Titular de la Dirección de Atención y Seguimiento a Auditorías- Proporcionar y requisitar toda la información que requiera la auditoría y calendarizar la solventación de las observaciones resultantes. Titular del OCDA.- Revisar las solventaciones calendarizadas y solventar las observaciones correspondientes, así como generar el acta respectiva de solventación únicamente a SEES en ocasiones por políticas internas de la SECOG podrá firmar directamente esta información. SECOG.- Revisar las solventaciones calendarizadas y solventar las observaciones correspondientes así como generar el acta respectiva de solventación, únicamente a SEC. Titular de cada Unidad Administrativa.- Proporcionará la información requerida en el tiempo y forma requerida. Auxiliar Administrativo.- Elabora acta de cierre de auditoría en caso de que proceda y recauda firmas.


DASA 1.-Notificación de auditoría y designación de responsable. 1.1.- Recibe y analiza documentos de notificación de auditoría. 1.2.-Elabora oficio de notificación formal, donde se especifica el domicilio donde se le atenderá y el responsable de proporcionar la información requerida y el seguimiento respectivo.

Notificación y designación de responsable de

auditoría

DASA 2.- Recibe acta u oficio de inicio de auditoría. 2.1. Recauda firmas de los responsables de las Unidades Administrativas por auditar y de los ejecutores de auditoría

Acta u oficio de inicio de auditoría

DASA 3.- Recibe requerimiento de información para auditoría. 3.1 .-Turna copia del requerimiento de información a todas las áreas involucradas 3.2.-Recaba la información y proporciona al auditor quien firma una copia de recibido en el formato de información proporcionado. 3.3.- “Una vez auditada la documentación” se recoge y compara la documentación con el Formato de entrega de recepción validando que esté completa. 3.4- “Si la documentación está completa” recibe y firma de conformidad; se devuelve a las áreas correspondientes y se integra el formato al expediente.

Requerimiento de información.

Ente Público


Hoja No. 3 de 3

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P22




06-SIP-P01-F02/REV.00


DASA

4.- Aclara y apoya en proceso de auditoría. 4.1.- Recepción de Dictamen previo de auditoria. 4.2.- Analiza las observaciones y se aclaran las que sean posibles. 4.3.- Plasma el resto en el dictamen correspondiente.

Papeles de

trabajo

DASA 5.- Recepción formal del dictamen de auditaría. 5.1.- Revisa y evalúa las medidas de solventación recomendadas.

Informe de auditoría

DASA 6.- Programación y acuerdo de las acciones correctivas. 6.1.- Reunión con responsables de cada área involucrada en las observaciones, se acuerdan las acciones

DASA 7.- Respuesta a observaciones 7.1.- Recaba la documentación que evidencia la solventación de observaciones en los tiempos calendarizados. 7.2.- Se turna al OCDA en caso de SEES y a SECOG en caso de SEC por medio de oficio autorizado por el Titular de la Unidad Administrativa auditada

Oficios de respuestas a

observaciones


8.- Notificación de solventación a auditoría 8.1- Se recibe oficio de solventación y en caso de que proceda se elabora el acta de cierre de auditoría. 8.2.- Recauda firmas de los responsables de las Unidades Administrativas auditadas y de los ejecutores de auditoría

Oficio de solventación



C.P.C. Alfonso Humberto Ruelas Director de Atención y Seguimiento a

Auditorías




Finanzas

08-04DAF-P22-G01/REV.00


Oficios de notificación y designación

Acta de inicio

Oficio de solicitud de información, evidencias.

Informe final

DIAGRAMA DE FLUJO

Ente Público: Secretaría de Educación y Cultura Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración y Finanzas Fecha de Elaboración: 30/04/2009 Nombre del Procedimiento: Atención y Solventación de Auditoría Código del Procedimiento: 08-03-03-23-01/04-DAF-02-P22/REV.02

Informe preliminar

Oficio de solventación de auditoría

Oficio de respuesta a auditoría

A

Notificación de auditoría y designación de responsable

Recibe requerimiento de información para auditoría

A Recepción formal del dictamen de auditoría.

Calendario de compromisos

Programación y acuerdo de las acciones correctivas

Aclara y apoya en proceso de auditoría

Si es correcta

Recibe acta u oficio de Inicio de Auditoría

INICIO

Respuesta a observaciones

Notificación de solventación a auditoría

B B

NO

SI FIN

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