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Manual de Procedimientos

Despacho de la Secretaría de

Educación y Cultura

Noviembre de 2011

Índice No. de

página

I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Red de Procesos

IV. Lista Maestra

V. Registro Histórico de cambios

VI. Presentación de los procedimientos

Seguimiento Semanal del Gobernador

Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales

I. Introducción

El presente manual de procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el

funcionamiento y mejora institucional, al resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las

operaciones realizadas por el Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura, cuidando que

éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.

Contempla la red de procesos del Despacho, la lista maestra de documentos, así como los

procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de

dependencias y entidades de la Administración Estatal.

Cabe mencionar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten

modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del

Despacho, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. Objetivo del manual

Establecer de manera responsable, sistemática y organizada, las acciones y tareas a desarrollar

para proporcionar servicios educativos de calidad, igualmente conducir todos los esfuerzos y

trabajos de la unidades administrativas para tener los mejores alumnos, maestros y escuelas, con

altos niveles de participación y reconocimiento social.

Coordinar la participación de los propios alumnos, maestros, directivos, sindicatos de maestros,

padres de familia, la sociedad y el gobierno, a fin de que todos y cada uno de ellos asuman el

compromiso que implica tener servicios educativos de calidad.

Poner a disposición del personal del Despacho el presente manual, para que sirva de guía e

instrumente cotidianamente el mejor de sus esfuerzos en el desempeño de las actividades que le

han sido asignadas.

RED DE PROCESOS Secretaría de Educación y Cultura

Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura

Fecha de

Elaboración Hojas

Octubre 2011 1

Código de la Red

08-SEC-RP/REV.03

DIR. FACULTAD

NO. MACRO

PROCESO NO. SUBPROCESO TIPO RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR NO. PROCEDIMIENTO PRODUCTO INDICADOR CLIENTE

3-3.1- B 1 1

Atención y Seguimiento a asuntos

turnados del Gobernador

3 Secretario Técnico

Informe de seguimiento de actividades del

Sector Educativo

Informe semanal

entregado oportunamente

1 Seguimiento Semanal del Gobernador

Informe de seguimiento de

actividades del Sector Educativo

Temas cumplidos / Total de temas

Gobernador Secretaría Técnica de

Gobierno

3-3.1- B 1 2

Atención a Peticiones y Compromisos del

Secretario adquiridos en Eventos Especiales

1

Director General de Atención Ciudadana y

Eventos Especiales

Reporte de Seguimiento de

peticiones y compromisos del

Secretario

Resumen del evento

Informe entregado

oportunamente 2

Atención a Peticiones y

Compromisos del Secretario

adquiridos en Eventos Especiales



Secretario

Resumen del evento

Peticiones realizadas / Número de respuesta

entregadas antes de 40 días hábiles

Compromisos realizados

públicamente / compromisos a los que se le dio seguimiento

antes de 20 días hábiles

Informes entregados antes de 4 días hábiles /

Número de eventos especiales realizados

Ciudadanía, Gobernador del Estado, unidades

administrativas del sector educativo, dependencias

gubernamentales, Diputados Locales y

Federales, Senadores y Presidentes Municipales

CATALOGO DE MACROPROCESOS CATÁLOGO DE

FACULTADES Elaboró Revisó Validó

1 La calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo Operación Educativa A

2 La pertinencia de la educación con el empleo Coordinación y

Política Educativa B

Betzabé Minerva Flores Orantes

Jefe de Departamento de Gestión de la Calidad

C.P. Eduwiges Carolina Dorame Mendez

Secretaria Técnica del Secretario

Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil Secretario de Educación y

Cultura

3 La administración escolar del

sistema educativo

Fomento a la Cultura,

Investigación, Recreación y

Deporte

C

4 Acceso, garantía de transparencia y

éxito escolar Ejecución de Normatividad

Educativa y Cultural D

5 La valoración social y promoción

de la profesionalización del magisterio

6 La educación para la vida y el trabajo

7 La descentralización de funciones y el desarrollo regional

8 El desarrollo cultural y deportivo en la educación

SIP-F01/REV.01

LISTA MAESTRA

Secretaría de Educación y Cultura

Fecha: Enero 2011 Hojas: 1 de 1


CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE

REVISIÓN FECHA DE EMISIÓN

RED DE PROCESOS 08-SEC-RP/REV.

03 Red de procesos 03 Octubre 2011

PROCEDIMIENTOS 08-SEC-P01/REV.

00-A Seguimiento Semanal del Gobernador 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02/REV. 00-A

Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales 00-A Octubre 2011

FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-SEC-P01-F01/REV.00-A

Relación de los informes semanales del Gobernador 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F01/REV.00-A Ficha Técnica 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F02/REV. 00-A

Consecutivo de Oficios de Respuesta 00-A

Octubre 2011

08-SEC-P02-F03/REV.00-A Registro de correspondencia recibida 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F04/REV.00-A Relación de correspondencia enviada 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F05/REV.00-A

Reporte de Seguimiento de Peticiones y Compromisos del Secretario 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F06/REV.00-A

Peticiones Directas al Secretario de Educación y Cultura 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-F07/REV.00-A Asignación de Eventos 00-A Octubre 2011

ANEXOS 08-SEC-P01-

G01/REV.00-A Diagrama de flujo del Seguimiento Semanal del Gobernador 00-A Octubre 2011

08-SEC-P02-G01/REV.00-A

Diagrama de flujo de Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales

00-A Octubre 2011

SIP-F07/REV.01

REGISTRO HISTÓRICO DE CAMBIOS


Fecha: Enero 2011 Hojas: 1 de 2

Despacho del Secretaría de Educación y Cultura

CÓDIGO NOMBRE DEL

DOCUMENTO No. DE

REVISIÓN FECHA DE EMISIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO REALIZADO

08-SEC-RP/REV.03 Red de procesos 03 Enero 2011 Se cancelaron los anteriores y se incluyeron dos nuevos.

08-03-03-23-01/01SEC-01-P01/REV.06

Control de asuntos turnados para trámite en la Secretaría de Educación y Cultura

06 19-Nov-08 Cancelado.

08-01SEC-P03-F01/REV.01

Relación de acuerdos generados en la reunión de subsecretarios

01 27-Ago-08 Cancelado.

08-03-03-23-01/01SEC-01-P04/REV.06

Seguimiento de asuntos recibidos para atención de la ciudadanía

06 19-Nov-08 Cancelado.

08-SEC-P01/REV. 00-A Seguimiento Semanal del Gobernador

00-A Octubre 2011

Procedimiento nuevo

08-SEC-P02/REV. 00-A

Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales

00-A Octubre 2011

Procedimiento nuevo

SIP-F08/REV.01

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV. 00-A Fecha de Emisión:

Noviembre 2011

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Informar semanalmente a la Secretaría Técnica de Gobierno los temas solicitados en el nivel educativo.

II. ALCANCE

Asuntos que se relacionen en el ámbito educativo, solicitados por el Gobernador.

III. DEFINICIONES

SEC: Identificación del Despacho.

IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS

Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura.

Manual de Gestión de la Calidad.

Programa Estatal de Educación vigente.

Catálogo de Clientes, Productos e Indicadores del Procedimiento.

V. POLÍTICAS

1. Los temas del Seguimiento Semanal del Gobernador son seleccionados por la Secretaría Técnica de Gobierno.

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

08-SEC-P01-F01/REV. 00-A Relación de los seguimientos semanales del Gobernador.

VII. ANEXOS

08-SEC-P01-G01/REV. 00-A Diagrama de flujo.

SIP-F02/REV.01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV. 00-A Fecha de Emisión:

Noviembre 2011

VIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción del seguimiento

Secretaria Técnica 1.1 Recibe y analiza el seguimiento semanal con las indicaciones

Correo electrónico de seguimiento

Asistente de Secretaria Técnica

1.2 Revisa el seguimiento semanal y envía al área correspondiente

2. Desarrollo del seguimiento

Secretaria Técnica 2.1 Recibe la información de los temas del seguimiento semanal

Correo electrónico de seguimiento

3. Integración de la información y envío

Secretaria Técnica/ Asistente de Secretaria Técnica

3.1 Analiza documento y procesa la información

Secretaria Técnica/Asistente de Secretaria Técnica

3.2 Envía el Seguimiento Semanal del Gobernador a la Secretaria Técnica de Gobierno.



3.3. Actualiza Relación de los Seguimientos

Relación de los Seguimientos Semanales del Gobernador

Fin del procedimiento

Elaboró: Revisó: Aprobó:

T.A. Marisol Amparano Valenzuela


C.P. Eduwiges Carolina Dórame Méndez

Secretaria Técnica

Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil Secretario de Educación y

Cultura

SIP-F02/REV.01

DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PÚBLICO: Secretaría de Educación y Cultura. Hoja: 1 de 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Despacho del Secretario

Fecha de Elaboración: Noviembre 2011

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento Semanal del Gobernador

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P01/REV.00-A

08-SEC-P01-G01/REV. 00-A

Análisis y envío al área correspondiente INICIO Recepción del

seguimiento Recepción de los temas del seguimiento

Integración del seguimiento

Envío del Seguimiento Semanal del Gobernador


FIN

Correo electrónico

RELACIÓN DE LOS SEGUIMIENTOS SEMANALES DEL GOBERNADOR SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

DESPACHO DEL SECRETARIO

Fecha Seguimientos

No. Semana Entrada Salida 1 2

Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

a = r =

08-SEC-P01-F01/REV. 00-A

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO




Hoja 1 de 1


Fecha de elaboración: Noviembre 2011

Resguardo No. Registro Puesto Responsable * Tipo Tiempo Ubicación

1 Correo electrónico Secretaria Técnica Electrónico/ papel 1 año Despacho del

Secretario

2 Seguimiento Semanal del Gobernador Secretaria Técnica Electrónico/

papel

1 año Despacho del

Secretario

* El responsable del resguardo será responsable de su protección.

SIP-F03/REV.01

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Educación y Cultura

Despacho del Secretario


Hoja 1 de 1


Fecha de la verificación:

No.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SI NO

NOTAS:

1 ¿Se recibió y analizó el seguimiento?

2 ¿Se revisó y envío el seguimiento al área correspondiente?

3 ¿Se recibieron los temas del seguimiento?

4 ¿Se hizo un análisis y procesamiento de la información?

5 ¿Se recibieron las peticiones y compromisos para su seguimiento?

6 ¿Se envío el Seguimiento Semanal del Gobernador?

Nombre y firma del verificador

SIP-F04/REV.01


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/REV.00-A

Fecha de Emisión: Noviembre 2011

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar seguimiento a las solicitudes y compromisos adquiridos por el Secretario en Eventos Especiales

II. ALCANCE Aplica a todas las peticiones recibidas en eventos especiales organizados por la Secretaría de Educación y Cultura a los que asiste el Secretario.

III. DEFINICIONES SEC: Identificación del Despacho. Responsable del evento: Director General, Coordinador de Relaciones Públicas, Coordinador Operativo, Director de Eventos Especiales, Director de Proyectos Especiales. Peticiones: solicitudes dirigidas al Secretario de Educación y Cultura en eventos especiales. Compromisos: acuerdos públicos realizados por el Secretario en eventos especiales. SCGD: Sistema de Control y Gestión Documental. Expediente: registro que contiene la documentación que surge durante la organización de un evento. IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura. Manual de Gestión de la Calidad. Programa Estatal de Educación Vigente. Catálogo de Clientes, Productos e Indicadores de Procedimientos. V. POLÍTICAS 1. El Ejecutivo del Estado, el Secretario, las Subsecretarías y las instituciones relacionadas con el sector educativo están en posibilidad de solicitar un evento. 2. El módulo de Atención Ciudadana estará presente en los eventos que autorice la Secretaria Técnica.

SIP-F02/REV.01




VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 08-SEC-P02-F01/REV.00-A Ficha Técnica 08-SEC-P02-F02/REV.00-A Consecutivo de oficios de respuesta 08-SEC-P02-F03/REV.00-A Registro de correspondencia recibida 08-SEC-P02-F04/REV.00-A Relación de correspondencia enviada 08-SEC-P02-F05/REV.00-A Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario08-SEC-P02-F06/REV.00-A Peticiones directas al Secretario de Educación y Cultura 08-SEC-P02-F07/REV.00-A Asignación de Eventos

VII. ANEXOS 08-SEC-P02-G01/REV. 00-A Diagrama de flujo.

VIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1 Propuesta del evento.

Director General de Eventos Especiales

1.1 Recibe la petición para la realización de un evento.

1.2 Asigna Responsable del evento y determina apoyos para logística.

Asignación de Eventos

Responsable del evento 1.3 Contacta al solicitante e informa de los apoyos autorizados. Ficha Técnica

Director de Proyectos Especiales 1.4 Gestiona apoyos autorizados. Expediente

2 Integración y entrega de la información.

Responsable del evento 2.1 Elabora Programa del evento y entrega al Despacho del Secretario. Programa

Coordinador Operativo 2.2 Cuando aplique, elabora discurso y entrega al Despacho del Secretario. Discurso

Secretaria Técnica 2.3 Determina la factibilidad y autoriza

que esté presente el módulo de atención ciudadana en el evento.

2.4 Comunica al Director de Atención

Ciudadana la presencia del módulo en el evento.

Tarjeta Informativa

SIP-F02/REV.01




3 Desarrollo del evento y organización de las solicitudes.

“Sí existen compromisos”

Responsable del evento 3.1 Toma nota de los compromisos públicos adquiridos.

“Si esta presente el Módulo de Atención Ciudadana.

Responsable del Módulo de Atención Ciudadana

3.2 Recaba las peticiones de la ciudadanía.

“Si NO esta presente el Módulo de Atención Ciudadana”

Responsable del evento

3.3 Recaba las peticiones de la ciudadanía, concentra compromisos y peticiones y turna a la Secretaria Técnica.

Tarjeta informativa de Eventos

Secretaria Técnica 3.4 Turna las peticiones y compromisos al Director de Atención Ciudadana.

Tarjeta informativa del Despacho

4 Recepción de peticiones y

compromisos para su seguimiento.

Director de Atención Ciudadana

4.1 Recibe, analiza y contabiliza las peticiones y compromisos.

Jefe de Departamento de Informática

4.2 Turna las peticiones y/o compromisos por medio del SCGD al área correspondiente.

Registro en sistema/Volante de Control/Relación de

correspondencia enviada

5 Recepción de resoluciones y elaboración de respuestas.

Responsable del Seguimiento de Gestión de la

Calidad

5.1 Recibe las resoluciones de las áreas competentes y entrega al Director para su análisis.

Registro de correspondencia

recibida Director de Atención

Ciudadana 5.2 Analiza las resoluciones de las áreas.

Subdirector/Coordinador Administrativo 5.3 Elabora los oficios de respuesta.

SIP-F02/REV.01





Calidad

5.4 Relaciona los oficios de respuesta y solicita envío por paquetería.

Relación de correspondencia enviada/Acuse de oficio de respuesta


Calidad 5.5 Integra la respuesta al expediente. Archivo de expediente

6 Actualización del SCGD

Subdirector/Coordinador Administrativo

6.1 Captura el avance de la información en el SCGD, para finalizar la petición.

Registro de correspondencia

recibida


Calidad

6.2 Actualiza el Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario.



Secretario. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Lic. Ramón Peñúñuri Noriega Director General de Atención

Ciudadana y Eventos Especiales

C.P. Carolina Dórame Méndez

Secretaria Técnica

Mtro. Jorge Luis Ibarra Mendívil

Secretario de Educación y Cultura

SIP-F02/REV.01

08-SEC-P02-G01/REV.00-A

DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PÚBLICO: Secretaría de Educación y Cultura. Hoja: 1 de 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Eventos Especiales.

Fecha de Elaboración: Noviembre 2011

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención a Peticiones y Compromisos del Secretario adquiridos en Eventos Especiales


Integración y entrega de la información

INICIO

Propuesta del evento Desarrollo del evento y organización de las solicitudes

Recepción de peticiones y compromisos para su seguimiento

Recepción de resoluciones y elaboración de respuestas

Actualización del SCGD

Relación de correspondencia enviada, acuse de oficio de respuesta

Registro en sistema, volante de control, relación de correspondencia enviada

Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario

FIN

FICHA TÉCNICA Secretaría de Educación y Cultura

Despacho del Secretario Dirección General de Eventos Especiales

Nombre del evento: ____________________________

Fecha de realización: ___________________________

Lugar: _______________________________________

Dirección: ___________________________________

Hora de inicio: _____Hora de entrega de logística: _______ No. Asistentes: ___

Funcionario responsable de atender el evento: ______________________________________

Teléfono: _____________________

Área solicitante: ______________________

Nombre del Enlace: ______________________

Beneficios:______________________________________________________________________________________________________________________

Requerimientos del cliente

Apoyos autorizados (acordados con el cliente, previamente al evento)

Cumplimiento de requerimientos

(en base a los apoyos autorizados y tiempo de atención)

Observaciones por el funcionario responsable antes de iniciar el evento: Observaciones por el funcionario responsable durante el evento: 08-SEC-P02-F01/REV.00-A

CONSECUTIVO DE OFICIOS DE RESPUESTA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

DESPACHO DEL SECRETARIO DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA

FECHA No. DIRIGIDO A ASUNTO FOLIO ELAB.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

08-SEC-P02-F02/REV.00-A

Registro de Correspondencia Recibida Secretaría de Educación y Cultura

Despacho del Secretario Dirección de Atención Ciudadana

D M A DOCTO. NOMBRE ASUNTO FOLIO RESP. TURNADO OBSERV

08-SEC-P02-F03/REV.00-A

RELACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DESPACHO DEL SECRETARIO

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA FECHA:

VOLANTES DE CONTROL OFICIOS DE RESPUESTA

RECIBÍ

_________________ OFICIALÍA DE PARTES

08-SEC-P02-F04/REV.00-A

Reporte de Seguimiento de Peticiones y Compromisos del Secretario SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Despacho del Secretario Dirección de Atención Ciudadana

CONCLUIDO RESPUESTAS

No. No. DE FOLIO Si No Positiva Negativa

Concluido por

información

COMPROMISO TURNADO A OTRA ÁREA

FECHA DE RECIBIDO

FECHA DE VENCIMIENTO OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

0 0 0 0 0 Totales

0 0 0

08-SEC-P02-F05/REV.00-A

PETICIONES DIRECTAS AL SECRETARIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

DESPACHO DEL SECRETARIO SECRETARÍA PARTICULAR

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN CIUDADANA

FECHA: ____________________________

EVENTO:

NOMBRE:

DOMICILIO:

TELÉFONO:

CORREO

ELECTRÓNICO:

ESCUELA:

PETICIÓN:

___________________________________________

FIRMA DEL PETICIONARIO

Secretaría de Educación y Cultura Blvd. Luis Donaldo Colosio Final Pte. Teléfono 2 89 76 00

08-SEC-P02-F06/REV 00-A Colonia Las Quintas, Hermosillo, Sonora

Línea de la Educación 2 18 37 57 Local, 01 800 623 77 00 Foránea www.sec-sonora.gob.mx

ASIGNACIÓN DE EVENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE EVENTOS ESPECIALES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

AUTORIZACIÓN EVENTO FECHA SÍ NO

RESPONSABLE DEL EVENTO

08-SEC-P02-F07/REV.00-A

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO

Secretaría de Educción y Cultura

Dirección General de Eventos Especiales Dirección de Atención Ciudadana


Hoja 1 de 2

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 08-SEC-P02/ REV.00-A


Resguardo No. Registro Puesto Responsable * Tipo Tiempo Ubicación

1 Asignación de Eventos Asistente papel 3 años Dirección General

de Eventos Especiales

2 Ficha Técnica Asistente papel 3 años Dirección General


3 Expediente Asistente papel 3 años Dirección General


4 Programa Asistente papel 3 años Dirección General


5 Discurso Coordinador Operativo software 2 años Dirección General


6 Tarjeta Informativa de Eventos Coordinador ISO Papel 3 años

Dirección General de Eventos Especiales

7 Tarjeta Informativa del Despacho

Responsable de Seguimiento de

Gestión de Calidad papel 3 años Despacho del

Secretario

8 Volante de

control/oficio/tarjeta informativa


Gestión de Calidad Papel 3 años Dirección de

Atención Ciudadana

9 Registro en

sistema/Volante de control

Jefe de Departamento de Informática

Sofware/ papel 3 años Dirección de

Atención Ciudadana

10 Registro de

correspondencia enviada


Gestión de Calidad

Sofware/ papel 3 años Dirección de

Atención Ciudadana

SIP-F03/REV.01


Hoja 2 de 2



11 Relación de

correspondencia recibida



Atención Ciudadana

12 Acuse de Oficio de respuesta



Atención Ciudadana

13 Archivo de expediente Responsable de Seguimiento de

Gestión de Calidad papel 3 años Dirección de

Atención Ciudadana

14

Reporte de seguimiento de


Secretario

Responsable de Seguimiento

de Gestión de Calidadpapel 3 años Dirección de

Atención Ciudadana

* El responsable del resguardo será responsable de su protección.

SIP-F03/REV.01

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Dirección General de Atención Ciudadana y Eventos Especiales


Hoja 1 de 2



No.


SI NO

NOTAS:

1 ¿Se recibió petición y se asignó al responsable del evento?

2 ¿Se contacto al solicitante y se informo de los apoyos autorizados?

3 ¿Se gestionaron los apoyos autorizados?

4 ¿Se elaboró el programa del evento y se entregó al Despacho del Secretario?

5 ¿Se elaboró el discurso del evento?

6 ¿Se comunicó al Director de Atención Ciudadana de la presencia del módulo en el evento a realizar?

7 ¿Si existieron compromisos públicos adquiridos se tomó nota?

8 ¿Estuvo presente el Módulo de Atención Ciudadana en el evento?

9 ¿Se recabaron las peticiones de la ciudadanía y se hicieron llegar a la Secretaria Técnica?

10 ¿Se turnaron las peticiones y compromisos al Director de Atención Ciudadana?

11 ¿Se recibieron, analizaron y contabilizaron las peticiones y compromisos para su seguimiento?

12 ¿Se turnaron al área correspondiente las peticiones y/o compromisos, por medio del SCGD?

13 ¿Se reciben las resoluciones, se analizaron y se elaboraron los oficios de respuesta?

SIP-F04/REV.01


Hoja 2 de 2



No.


SI NO NOTAS:

14 ¿Se integró la respuesta al expediente?

15 ¿Se capturó el avance de información en el SCGD?

16

¿Se actualizó el Reporte de seguimiento de peticiones y compromisos del Secretario?

Nombre y firma del verificador

SIP-F04/REV.01

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