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Informe Final: Práctica Empresarial Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Estudiante: Clara Rocio Hormiga Hormiga [email protected] Institución: Corporación Red de Instituciones de Educación, Investigación y Desarrollo del Oriente Colombiano – UNIRED®. Periodo de Referencia: Febrero a Junio de 2016
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Informe Final: Práctica Empresarial
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Programa de Administración de Empresas
Estudiante: Clara Rocio Hormiga Hormiga
Institución: Corporación Red de Instituciones de Educación,
Investigación y Desarrollo del Oriente Colombiano –
UNIRED®.
Periodo de Referencia: Febrero a Junio de 2016
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Informe Práctica Empresarial Clara Rocio Hormiga Hormiga
Contenido INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................................... 4
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES Y/O ACCIONES DE MEJORA ................................................................. 8
APORTES SIGNIFICATIVOS DE LA EXPERIENCIA A SU PROFESIÓN ........................................................... 21
CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 22
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 27
CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO ....................................................................................................... 28
TABLA DE IMÁGENES ............................................................................................................................. 29
TABLA DE GRÁFICOS .............................................................................................................................. 30
ANEXOS ................................................................................................................................................. 31
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‘La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento,
si no también en la destreza de aplicar los conocimientos
en la práctica’
Aristóteles.
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Introducción
Como parte del proceso de formación como profesional en Administración de Empresas, la
práctica empresarial permite al estudiante aplicar los conocimientos adquiridos y desarrollar
habilidades y destrezas necesarias para su desempeño profesional en ambientes aterrizados a la
realidad empresarial, convirtiéndose en un puente que le da paso, del ambiente educativo al
campo profesional y laboral.
En concordancia con lo anterior, el presente documento evidencia el proceso de aprendizaje y
transición profesional de la estudiante Clara Rocio Hormiga, aspirante al título de
Administradora de Empresas, en el ambiente empresarial de la Corporación Red de Instituciones
de Educación, Investigación y Desarrollo del Oriente Colombiano – UNIRED®.
A través de este informe se dará a conocer las funciones desempeñadas por la estudiante
durante su proceso de práctica profesional, así como las acciones de mejora, logros y propuestas
encaminadas a aportar al cumplimiento del Plan de Acción de la Corporación y al Proceso de
Fortalecimiento y Planeación Estratégica.
Adicional a lo anterior, se podrá evidenciar el acompañamiento brindado por la Corporación a
través de la supervisión de la Coordinadora Administrativa y Financiera, y de la Universidad, a
través del tutor asignado.
Con este ejercicio se pretende comprobar el adagio popular de que la práctica hace al maestro,
a la vez que se impulsa el proceso de articulación entre el sector educativo y el empresarial.
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Información de la Empresa
UNIRED® está constituida como una corporación mixta, sin ánimo de lucro, conformada por
instituciones de educación, investigación y desarrollo del oriente colombiano, que integra los
departamentos de Santander, Boyacá y Norte de Santander.
La Corporación fue creada en el año 2000 con el objetivo de aunar esfuerzos que permitieran el
fortalecimiento y desarrollo del sector educativo y en consecuencia de la región. Su accionar se
fundamenta en el trabajo colaborativo entre sus asociados en pro del desarrollo de la academia
y la investigación a nivel regional. (UNIRED®, 2015).
En la actualidad está conformada por 16 Instituciones, de las cuales, 14 son Instituciones de
Educación Superior y 2 Centros de Investigación. La dinámica de trabajo de la corporación está
organizada en 5 comités, dos mesas de trabajo y 8 comunidades; y ofrece los servicios de:
Catalogo Compartido, Préstamo Interbibliotecario, UNIRED® Online, Videoconferencia, Colabora
UNIRED®, Formación UNIRED®, Divulgación UNIRED®, Calendario UNIRED®, Negociaciones
UNIRED® y Conectividad Avanzada.
Misión
Articular las instituciones de educación, investigación y desarrollo del oriente del país, con el fin
de promover el crecimiento regional a través de la prestación en conjunto de servicios,
propuestas y programas educativos, de investigación científica, tecnológica, humanística y de
innovación, optimizando los recursos existentes en sus instituciones y ofreciendo la posibilidad
de canalizar recursos financieros, técnicos y tecnológicos de orden local, nacional e internacional
en beneficio de sus miembros y de la comunidad en general.
Visión 2020
UNIRED® es en el 2020 la articuladora de la gestión del conocimiento de sus miembros,
manteniéndose a la vanguardia de la tecnología, aportándoles valor agregado a través de la
interacción con el Estado, el sector productivo, social y las redes regionales, nacionales e
internacionales, en procura del uso eficiente de sus recursos para el desarrollo sustentable de la
Red.
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Planeación Estratégica
La Corporación definió una Visión 2020 basada en los siguientes objetivos estratégicos:
Gestionar el conocimiento, hacia el desarrollo de competencias y procesos eficientes de
aprendizaje que posibiliten entre los miembros de UNIRED® la participación en políticas
públicas de CTeI.
Permanecer a la vanguardia de la tecnología, mediante innovación, servicios técnicos y
transferencia de conocimiento que asegure una articulación en red de todas las
instituciones miembros.
Impulsar el trabajo colaborativo entre el Estado, sector productivo, social y redes
regionales, nacionales e internacionales, que permita la construcción de proyectos
articulados y una intervención en el mercado global, mediante convenios y redes en
escenarios participativos.
Uso eficiente de sus recursos, estableciendo un balance entre gastos operativos y carga
ambiental que aceleren los beneficios compartidos entre los afiliados.
Planificación y autogestión de procesos, los cuales aseguren una interrelación de
disciplinas científicas, tecnológicas y humanas que permitan un desarrollo sustentable y
un beneficio tanto económico como socio-cultural para los miembros UNIRED® y la
comunidad en general. (UNIRED®, 2015).
Imagen N°01: Planeación Estratégica UNIRED® 2015. Fuente: UNIRED®.
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Estructura Organizacional
Imagen N°02: Estructura Organizacional UNIRED® 2015. Fuente: UNIRED®.
Área de trabajo
Coordinación Administrativa y Financiera
Es una dependencia procedente de la Dirección Ejecutiva que tiene como objetivo desarrollar
estrategias en pro del mejoramiento de la gestión, planeación, organización, y seguimiento de
los subprocesos administrativos, financieros y contables, así mismo brindar apoyo al proceso de
direccionamiento estratégico que el Consejo Directivo determine como pertinente de acuerdo
con las políticas y orientaciones emanadas para tal fin.
Dicha Coordinación ejerce el liderazgo de los comités y grupos de trabajo de la Red, tales como:
Comité Académico y de Investigaciones, Comité Cátedra de Extensión Universitaria, Mesa de
trabajo de Logística, Mesa de trabajo de Turismo y el Observatorio Regional de Mercado –
ORMET, con el objetivo de generar propuestas y proyectos de interés para los miembros de la
Corporación y la región, cumpliendo los Objetivos Estratégicos y el Plan de Acción 2016.
La Coordinación Administrativa y Financiera está conformada por: 1) Coordinadora
Administrativa y Financiera 2) Profesional de Apoyo en Gestión Administrativa y Financiera 3)
Coordinadores de Proyectos, Convenios y/o Programas. Además cuenta con el apoyo de dos
estudiantes en práctica en procesos administrativos y de cumplimiento de Plan de Acción.
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Gestión del conocimiento
• Articulación de proyectos
• Apropiación social del conocimiento
• Investigación
Uso eficiente de los
recursos • Trabajo colaborativo
Desarrollo Sustentable
• Planificación Institucional
Objetivos estratégicos
La Coordinación Administrativa y Financiera de UNIRED®, aporta al cumplimiento de los
objetivos estratégicos a través de las siguientes líneas de trabajo:
Gráfico N°01: Objetivos Estratégicos Coordinación Administrativa y Financiera UNIRED® 2015. Fuente: Elaboración propia.
Para el cumplimiento de lo anterior, la Coordinación Administrativa y Financiera de UNIRED® ha
planteado unos programas que permitan la generación de espacios de articulación para la
puesta en marcha de estrategias y proyectos. A la vez que se fortalece los procesos de la
Corporación.
Para el año 2016 se propone: generar espacios de encuentro que fortalezcan las dinámicas de
investigación, gestionar proyectos y propuestas que apliquen a convocatorias públicas y el
desarrollo de estrategias que impulsen el cumplimiento del plan de acción. Con lo cual se
permite responder a las dinámicas y necesidades de investigación y desarrollo en la región.
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Descripción de las Funciones y/o Acciones de Mejora
Con el fin de aportar al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos y del Plan de Acción anual, el
proceso de práctica empresarial tenía como objetivos:
Contribuir con la planeación, ejecución y seguimiento de estrategias que permitan el
mejoramiento continuo de los procesos y subprocesos administrativos y financieros de
la Corporación.
Brindar apoyo a la Coordinación Administrativa y Financiera en el desarrollo de su
gestión anual relacionada específicamente con la construcción y presentación de
propuestas y proyectos de interés conjunto entre los Miembros de UNIRED® y los
actores de la región.
En pro del cumplimiento de lo anterior, se desarrollaron las siguientes funciones:
• Apoyar la construcción y la presentación de informes periódicos de la Coordinación
Administrativa y Financiera de UNIRED®.
• Participar en el diseño de los planes de acción anuales de los diferentes comités y grupos de
trabajo de la Corporación.
• Proponer modelos de manuales de procesos y procedimientos de la Corporación para su
respectiva revisión y/o ajustes.
• Diseñar una herramienta de seguimiento y control a los planes anuales de acción de la
Corporación.
• Proponer estrategias efectivas que contribuyan al mejoramiento del proceso administrativo
propio de la Coordinación.
• Elaborar registros y realizar actualizaciones de información correspondientes al quehacer de
la Coordinación Administrativa y Financiera de UNIRED® así como las reuniones de sus grupos
de trabajo.
• Revisar y verificar las modificaciones de información que se generen en el área de
desempeño, realizando los ajustes necesarios o comunicados a la Coordinación Administrativa y
Financiera según corresponda.
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• Brindar información que requiera el equipo de trabajo y los miembros de la Corporación de
acuerdo con el área de desempeño.
• Apoyar logística y administrativamente el desarrollo de reuniones, actividades y eventos en
general desarrollados por la Corporación y relacionados con el área de trabajo.
• Demás funciones inherentes al cargo solicitadas por la Jefe inmediata.
Cronograma de actividades
Actividades MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Apoyo a Coordinación Administrativa y Financiera
Apoyo a Planificación Institucional
Apoyo Mesa de Logística
Apoyo Cátedra Extensión Universitaria
Tabla N°01: Cronograma de actividades de la práctica empresarial. Fuente: Elaboración propia.
Aporte al Plan de Acción UNIRED® 2016.
En el desarrollo del proceso, la estudiante aporto al cumplimiento del Plan de Acción, según lo
observado en la siguiente gráfica:
Gráfico N°02: Aporte al Plan de Acción UNIRED® 2016. Fuente: Elaboración propia.
Plan de Acción
Trabajo Colaborativo
Mesa Logística
Comite Cátedra de Extensión
Planificación Institucional
Mejora continua de procesos
Línea de trabajo
Apoyo administrativo
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ACTIVIDADES DESARROLLADAS
De acuerdo a los objetivos estratégicos y la línea de trabajo, se desarrollaron las siguientes
actividades:
I. Trabajo Colaborativo.
Mesa Logística
La Mesa Logística se constituye como una unidad asesora experta para el desarrollo logístico del
Departamento de Santander y Oriente Colombiano, en respuesta a las necesidades de la región
y el sector empresarial.
En el desarrollo de la práctica, se apoyó administrativamente la dinámica de trabajo a través de
las siguientes actividades:
Gestión logística y administrativa para la organización y el desarrollo de reuniones del
equipo de trabajo: En cumplimiento de su quehacer, la Corporación debe generar
espacios de trabajo que permitan a los delegados del grupo, converger en un espacio
que propicie la toma decisiones y revisión del avance de las acciones propuestas. En
cumplimiento de este objetivo, la estudiante gestionó y participó en 6 reuniones de la
Mesa Logística.
Proyección de borrador de diapositivas para Reunión de Rectores: Con el objetivo de dar
informe del cumplimiento de objetivos y propuesta de acciones futura a los Rectores de
las Universidades miembro, la estudiante propone un modelo de diapositivas que sirvan
de apoyo para dicha presentación.
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Imagen N°03: Diapositivas Mesa Logística. Fuente: Elaboración propia.
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Levantamiento y actualización de información correspondiente al desarrollo de
reuniones de la mesa: La Corporación tiene establecido dejar constancia del desarrollo
de la reunión y de los compromisos adquiridos a través de las actas de reunión, la
estudiante redactó las actas correspondientes a las reuniones: 002, 003, 004, 005, 006 y
007.
Ver Archivo Anexo No. 1. Actas de reuniones, organizadas así: Reunión 002-2016, Reunión 003-2016, Reunión 004-2016, Reunión 005-2016, Reunión 006-2016, Reunión 007-2016.
Propuesta de estructura de página Web: En cumplimiento del plan de acción y con el
objetivo de visibilizar los servicios y el trabajo desarrollado por la Mesa, se propone la
siguiente estructura de página web:
Imagen N°04: Propuesta de estructura página Web Mesa Logística. Fuente: Elaboración propia.
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Gestión logística y administrativa para la planeación y organización del 2º Seminario de
Logística: La Mesa Logística planea el desarrollo del segundo seminario de logística con
el objetivo de identificar los retos de la logística empresarial, de manera que se
determine como responder a estas dinámicas.
La estudiante apoyó: propuesta de agenda del segundo seminario de logística: ‘Logística y
Sostenibilidad’.
Imagen N°05: Propuesta de agenda 2 Seminario Mesa Logística. Fuente: Mesa Logística.
FECHA:
LUGAR:
ESCENARIO:
Fecha:
HORA
8:00 a.m. - 8:30 a.m.
8:30 a.m. - 9:00 a.m.
9:00 a. m. - 10:30 a.m.
10:30 a.m. - 11:00 a.m.
11:00 a.m. - 12:00 m.
12:00 m - 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 3:30 p.m.
3:30 p.m. - 4:00 p.m.
4:00 p.m.
Fecha:
HORA
8: 00 - 10: 00
10: 00 a.m. - 10: 30
10. 30 - 12: 00
12:00 - 12:30
Contacto con Universidad del Norte
ACTIVIDAD
Ponencias
12 Ponencias
Se requieren 3 salones
Panel Sobre logística
Conferencista central
Camara de Comercio
Zona Franca
Gobernación
Almuerzo libre
Conferencia sobre Sostenibilidad
Red de Instituciones de Educación, Investigación y
Desarrollo del Oriente Colombiano - UNIRED®
Cierre con Acto Cultural
Mesa de Logística UNIRED®
2º SEMINARIO DE LOGÍSTICA
'' LOGÍSTICA Y SOSTENIBILIDAD''
18 y 19 de Agosto del 2016
Comfenalco Santander
Por confirmar
18-Ago
Contacto con Universidad de Pamplona
ACTIVIDAD
Registro
Bienvenida e Instalación
Conferencia LOGIC PORT
Refrigerios
Cierre con Acto cultural ( cuentero)
19-Ago
OBSERVACIONES
Refrigerio
Refrigerio Pendiente Cotizar
Panel de Evaluadores
OBSERVACIONES
UNIRED
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Diligenciamiento del formato de Registro de Actividades, mediante el cual se identifica el evento
y determina su estructura.
Ver Archivo Anexo No 2. Registro de Actividades – Seminario Logística. Seguimiento de actividades a través del formato Lista de Actividades - 2 Seminario de Logística.
Ver Archivo Anexo No. 3. Lista de actividades Seminario Logística Comité Cátedra de Extensión Universitaria La Cátedra de Extensión Universitaria nodo Nororiente Colombiano, es un espacio de discusión y
fortalecimiento de las dinámicas de extensión universitaria y proyección social, entendidas
como procesos de interacción e integración de la Universidad con la comunidad académica y la
sociedad, en pro de contribuir al desarrollo integral de estas y al mejoramiento de la calidad de
vida de los actores implicados. Los lineamientos que lo rigen se establecen el Convenio Especial
de Cooperación número 01 de 2014.
En el desarrollo de la práctica, se apoyó administrativamente la dinámica de trabajo a través de
las siguientes actividades
Gestión logística y administrativa para la organización y el desarrollo de reuniones
mensuales del Comité: Debido a la responsabilidad de generar estrategias y proyectos
en beneficio de la comunidad a la vez que se cumple la misión humanística de la
Corporación, se hace necesario la generación de espacios de trabajo que permitan a los
delegados del comité, coincidir en un lugar y tiempo conveniente, que propicie la toma
decisiones y generación de propuestas. En cumplimiento de este objetivo, la estudiante
gestionó y participó en 5 reuniones del comité.
Apoyo para la planeación de la 4 Cátedra de Extensión Universitaria del Nororiente
Colombiano año 2016: Con el propósito de fomentar escenarios de análisis sobre la
extensión, el Comité organiza con la gestión de UNIRED®, la Cátedra de Extensión
Universitaria en su cuarta versión.
La estudiante apoyó la planeación y organización del evento, propuesta de agenda de trabajo y
el seguimiento de actividades a través del formato Lista de Actividades.
Ver Archivo Anexo No. 4. Lista de actividades 4 Cátedra de Extensión
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Revisión y ajustes de síntesis de reflexión sobre el quehacer de la Extensión Universitaria:
La estudiante apoyó la revisión y propuesta de formato tipo revista del documento
generado por el Comité con el objetivo de aportar a la discusión regional del papel de la
universidad en las nuevas dinámicas y exigencias de la sociedad.
Imagen N°06: Documento de Extensión. Fuente: Comité Cátedra de Extensión.
Propuesta de Estructura de página Web: Debido a la importancia de visibilizar el trabajo
desarrollado por el comité, se requiere estructurar la página web que se utilizara para
publicar la información relevante.
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Imagen N°07: Propuesta estructura de página web de Extensión. Fuente: Elaboración propia.
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Levantamiento y actualización de información correspondiente al desarrollo de
reuniones del Comité: La estudiante apoyó la proyección de las diapositivas de las
reuniones del Comité y las observaciones después de la misma.
Ver Archivo Anexo 5. Proyección de diapositivas, organizadas así: Reunión 006-2016 COMITÉ
CEU, Reunión 007-2016 COMITÉ CEU, Reunión 008-2016 COMITÉ CEU.
Propuesta de Manual de Funciones para estudiante en práctica: perfil Administrativo y
perfil de Comunicaciones. Con el propósito de apoyar el quehacer del Comité en sus
labores administrativas y de comunicaciones se propone la contratación de dos
estudiantes en práctica que efectúen estas labores.
Ver Archivo Anexo No. 6. Manuales de funciones, organizados así: MFP (ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO CEU) y MFP (COMUNICACIONES CEU).
II. Planificación Institucional
Mejora Continua
UNIRED®, como entidad articuladora de las Instituciones de Educación, Investigación y
Desarrollo de las regiones de Santander, Norte de Santander y Boyacá, administra diversas
dinámicas de trabajo en temas de interés conjunto, las cuales exigen estructuración de
procesos internos. Dado lo anterior, se desarrollaron las siguientes propuestas, con el fin de
propiciar el mejoramiento en las actividades y subprocesos que se desarrollan cotidianamente
con el objetivo de responder a las necesidades de sus asociados y al Plan de Acción de la
Corporación en general.
Manual de procedimientos: Control de inventarios: El manual presenta en detalle y de
forma sistematizada las acciones y procedimientos que se deben realizar para un
efectivo control de inventario del mobiliario y equipo utilizado por la Corporación de
modo que se garantice la administración y la calidad de la información.
Ver Archivo Anexo No. 7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – Control de Inventarios.
Protocolo de Funcionamiento de Comités de la Red: Las dinámicas de trabajo de
UNIRED® se convierten en punto de convergencia de diferentes actores por lo cual
resulta necesario diseñar y aplicar una herramienta administrativa, mediante la cual se
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definan las acciones sistematizadas que debe realizarse para garantizar el adecuado
desarrollo de los encuentros, y por ende el cumplimiento de los objetivos propuestos en
sus planes de acción.
Ver Archivo Anexo No. 8. PROTOCOLO DE FUNCIONAMIENTO PARA LOS COMITÉS UNIRED.
Manual de procedimiento para el ingreso de personal UNIRED: El manual tiene como
objetivo establecer las políticas y directrices que permitan el correcto desarrollo de las
actividades de convocatoria, selección, contratación e inducción del nuevo personal que
ingrese a la Corporación, según el tipo de contratación.
Ver Archivo Anexo No. 9. MANUAL DE PROCEDIMIENTO INGRESO UNIRED.
Propuesta de mapa de procesos: La Corporación ha realizado esfuerzos que signifiquen
una mejora representativa en su quehacer a la vez que se propicia la implementación de
un sistema de gestión, en concordancia con esto, se propone una representación gráfica
de los procesos que existen en la organización.
Imagen N°08: Propuesta Mapa de Procesos UNIRED®. Fuente: Elaboración propia.
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Formatos de registro de inventario: Basado en los formatos existentes se plantea una
mejora, que permita documentar de una forma más eficiente y clara, el registro del
inventario realizado. Por lo anterior se propone una actualización del formato: Registro
Inventario Físico general y los nuevos formatos: Registro de baja de inventario y registro
de entrega de elementos de inventario, los cuales hacen parte del procedimiento de
control de inventarios.
Ver Archivo Anexo No. 10. FORMATO REGISTRO INVENTARIO.
Formato de Seguimiento y Evaluación del Plan de Acción 2016: Teniendo en cuenta la
necesidad de evaluar de forma periódica la gestión de las coordinaciones de la
Corporación en el cumplimiento de su plan de acción, se diseñan dos propuestas de
formato, como herramienta de seguimiento y control a las actividades desarrolladas.
Ver Archivo Anexo No. 11. Formato de seguimiento y evaluación de plan de acción.
Formato Reporte de Asistencia: Con el objetivo de establecer un seguimiento a las
reuniones desarrolladas por los diferentes grupos de trabajo, se propone un formato de
reporte de asistencia que permita registrar las reuniones realizadas en el año y la
asistencia por persona a las mismas.
Ver Archivo Anexo No. 12. REPORTE DE ASISTENCIA – PROPUESTA.
Formato de evaluación de candidato: Seleccionar el candidato para un perfil específico,
exige una evaluación de variables que permiten determinar la idoneidad del mismo. Por
tal motivo, se propone un formato de evaluación de candidato que permite calificar
competencias y variables del postulado, acorde a la exigencia del cargo. Dicho formato
está incluido en el procedimiento de selección.
Ver Archivo Anexo No. 13. FORMATO-EVALUACIÓN DE CANDIDATO
Formato de solicitud de capacitación: Se propone un formato, que deberá diligenciar el
empleado que solicite a la Corporación ayuda económica para acceder a una
capacitación.
Ver Archivo Anexo. No. 14. FORMATO – SOLICITUD DE CAPACITACIÓN
Formato de solicitud de permisos, licencias, y vacaciones 2016: De acuerdo al formato
existente, se propone una mejora del mismo, para que el personal que lo requiera,
solicite permisos según la necesidad.
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Ver Archivo Anexo 15. FORMATO SOLICITUD PERMISOS, LICENCIAS Y VACACIONES.
Formato de registro de inducción: Como parte del procedimiento de ingreso, se propone
un formato que permita registrar la inducción brindada al nuevo personal.
Ver Archivo Anexo No. 16 – FORMATO – REGISTRO DE INDUCCIÓN
Revisión y actualización de formatos: Debido al reciente registro de marca de la
Corporación, la estudiante apoyó la revisión y actualización de los formatos
administrativos. Se actualizaron 9 formatos.
Apoyo a la Coordinación Administrativa y Financiera
En cumplimiento de las funciones, se realizaron las siguientes actividades:
Actualización de la información correspondiente a las dinámicas de trabajo de la
Corporación.
Apoyo logístico y administrativo para la organización y el desarrollo de eventos.
Participación en la construcción del informe de gestión 2015 de la Corporación.
Gestión contable: Programación de pagos.
Gestión de propuestas de servicio de Archivo Digital.
Recepción y análisis de propuestas de Revisoría Fiscal año 2016 para la Corporación
RENATA de la que hace parte UNIRED® (Dirección ejecutiva participa del Consejo
Directivo RENATA.)
Revisión de planes de desarrollo Departamental y municipal, para definir las líneas
estratégicas y planes de acción que desarrollaran las dinámicas de trabajo de la
Corporación.
Levantamiento y actualización de información correspondiente al quehacer diario de la
Coordinación Administrativa y Financiera de UNIRED®: Actas de reuniones, revisión de
propuestas y resúmenes ejecutivos, proyección de cartas entre otros.
Participación en la construcción del informe de gestión cuatrimestral de la Coordinación.
Ver Archivo Anexo No 17. INFORME DE GESTIÓN CAF (ENE-ABR 2016)
Gestión de convocatoria de estudiantes en práctica.
Actualización de informe de participación: Dinámicas de trabajo 2016.
Gestión de contactos y expertos.
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Aportes significativos de la experiencia a su profesión
En el proceso de formación integral que he desarrollado durante los últimos años, con el
objetivo de adquirir los conocimientos, habilidades y criterios que me permitan desempeñarme
de forma eficiente como profesional aportando al desarrollo de la sociedad, la realización de la
práctica empresarial en UNIRED® ha sido una experiencia enriquecedora y formativa de gran
importancia.
Como lo mencionaba anteriormente, para el estudiante en formación es muy importante
aterrizar sus conocimientos a la realidad empresarial, convirtiendo el proceso en una
oportunidad de comprobar la pertinencia de la teoría y desarrollar la forma de aplicarla en pro
de la generación de soluciones que permitan a las organizaciones responder a la dinámica
empresarial que las rodea. El proceso de práctica en la Corporación, me permitió cumplir con lo
expuesto anteriormente a la vez que adquiría habilidades y destrezas necesarias para un óptimo
desempeño profesional.
A través de este informe se puede comprobar que la teoría aprendida me facilitó cumplir de
forma eficiente con las funciones y tareas asignadas, a la vez que era una profesional dinámica y
propositiva. Al aplicar dicha teoría pude contribuir a la Planificación Institucional con la
propuesta de manuales de procedimientos, formatos y estrategias de seguimiento, que se
anexan a este informe.
Si bien es cierto que la practica me permito realizar una contribución a la Corporación que
puede evidenciarse mediante documentos y entregables, en el desarrollo del proceso también
se apoyaron las diferentes dinámicas de trabajo, lo cual se convierte en entregables intangibles
medidos únicamente en tiempo y dedicación.
En cuanto a los conocimientos adquiridos, vale la pena resaltar que en el proceso aprendí la
importancia de dar uso activo al archivo digital y almacenamiento de información en la nube, el
correcto uso de la imagen corporativa al momento de establecer comunicación personal o vía
correo electrónico con actores internos y externos y el protocolo a seguir para la gestión de
reuniones, eventos o proyectos.
La experiencia me proporciono el ambiente ideal para fortalecer habilidades blandas como:
comunicación, sociabilidad, trabajo en equipo, adaptación al cambio, creatividad, optimización
del tiempo y la asertividad en la solución de problemas.
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Informe Práctica Empresarial Clara Rocio Hormiga Hormiga
Conclusiones
Al finalizar este proceso de aprendizaje en la Corporación Red de Instituciones de Educación,
Investigación y Desarrollo del Oriente Colombiano - UNIRED® y según lo documentado en este
informe, se puede concluir que el desarrollo de la práctica profesional y la dinámica de trabajo
interna de la Corporación, contribuyó al crecimiento profesional de la estudiante a la vez que le
permitió aportar ideas y estrategias al fortalecimiento de la Corporación.
Cabe resaltar que:
La Corporación maneja una excelente dinámica empresarial para realizar un proceso de
práctica, pues presenta un ambiente de oportunidades en el desarrollo de iniciativas y
gestión de ideas empresariales y de proyectos.
La Corporación realiza un proceso de Planeación Estratégica que genera el Plan de Acción
anual como respuesta a la prospectiva 2020.
La Corporación está en un constante proceso de aprendizaje y adaptabilidad al cambio, lo
cual facilita la transición de los procesos para adecuarlos a la dinámica requerida.
Los miembros del equipo humano poseen una fortaleza en habilidades blandas y
conocimientos que impulsan la gestión de iniciativas y proyectos de impacto para la región.
RECOMENDACIONES
UNIRED® en su accionar y de acuerdo a los objetivos estratégicos, se relaciona con una
organización de rápido aprendizaje al desarrollar un proceso de planeación estratégica de
aprendizaje en el cual enfrenta un futuro incierto con la comprensión de lo actual, enfocados en
que el trabajo se realice mejor a través del desarrollo de métodos sencillos y eficientes de
aprender. Lo cual es importante pues en cumplimiento del objeto social, la Corporación debe
optimizar sus procesos tomando como base el aprendizaje, pues es la forma idónea de mejorar
a largo plazo el rendimiento.
Sin embargo con el fin de mejorar el estado actual de la organización, de acuerdo a las fases de una
organización de rápido aprendizaje, se recomienda:
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FASE DESCRIPCIÓN OBJETIVO
ESTRATEGICO
DE UNIRED®
RELACIONADO
ACTIVIDADES Y
PUNTOS DE
MEJORA EN LA
CORPORACIÓN
RECOMENDACIONES
Gestión de
competencias
Proceso que nos
permite identificar
las capacidades de
las personas
requeridas en cada
puesto de trabajo a
través de un perfil
cuantificable y
medible
objetivamente.
Desarrollo
sustentable
La Corporación ha
diseñado un
manual de
funciones y perfil
del cargo, con las
competencias
necesarias para
cada puesto,
alineado con la
cultura
organizativa. Sin
embargo requiere
documentar el
proceso con el
objetivo de
gestionar de forma
eficiente el recurso
humano.
° Aplicar el manual de
procedimiento para el
ingreso de personal
UNIRED®
° Diligenciar los formatos
relacionados con cada
procedimiento del
manual de procedimiento
de ingreso.
° Establecer un
procedimiento de
retroalimentación a la
evaluación de gestión del
empleado.
Aprendizaje
Organizacional
Proceso dinámico en
el que las
habilidades teóricas
y prácticas conocidas
por cada miembro
de la empresa se
orientan a la mejora
y desarrollo de
capacidades
individuales,
grupales y
Desarrollo
sustentable
La Corporación ha
implementado
protocolos de
actividades y
realiza una
continua
autoevaluación de
su accionar, que le
permite
determinar puntos
de mejora y
° Identificar el estado
actual de aprendizaje
organizacional que
permita validar si son
oportunas las acciones
desarrolladas.
° Documentar los
procesos que han sido
exitosos al responder a la
dinámica empresarial y
24
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Informe Práctica Empresarial Clara Rocio Hormiga Hormiga
organizacionales
para ser
competitivos.
Además la creación
o adquisición de
conocimiento con el
propósito de
adaptarse a las
necesidades del
mercado
emprender
acciones para
corregirlos.
Se identifica que
no se ha
implementado un
sistema de gestión
que documente las
acciones de mejora
y no se establecen
tiempos de
revisión e
implementación de
las propuestas de
mejora.
aplicarlos como
protocolos.
° Establecer un protocolo
de elaboración, revisión,
aprobación y aplicación
de formatos que indique
el tiempo oportuno para
cada actividad.
° Implementar un sistema
de gestión de calidad que
facilite la documentación
de procesos y permita el
fortalecimiento
organizacional y
ampliación de la
cobertura.
Gestión del
conocimiento
Es el proceso
mediante el cual la
Corporación facilita
la transmisión de
información y
habilidades a sus
empleados con el
objetivo de mejorar
el rendimiento
individual
Gestión del
conocimiento
Desarrollo
sustentable
Uso eficiente de
los recursos
La Corporación en
cabeza de la
Dirección
Ejecutiva, realiza
esfuerzos por
impulsar a nivel de
excelencia las
competencias
individuales, de
acuerdo a las
necesidades
operativas.
Adicionalmente
promueve el
desarrollo de
competencias y
procesos eficientes
de aprendizaje que
° Aplicar el procedimiento
de inducción incluido en
el manual de
procedimientos para
ingreso de personal.
° Aprobar y socializar el
formato de solicitud de
capacitación.
° Desarrollar e
implementar un
programa de capacitación
para el fortalecimiento
del talento humano.
° Desarrollar una política
o procedimiento de
aprobación de
capacitaciones externas
costeadas por la Red.
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Informe Práctica Empresarial Clara Rocio Hormiga Hormiga
posibiliten entre
los miembros de
UNIRED® la
participación en
políticas públicas
de CTeI.
Se identifica que
no existe un
protocolo para el
adecuado
funcionamiento de
los comités y no se
ha establecido una
estrategia eficiente
de seguimiento y
control.
° Aplicar el protocolo de
funcionamiento de
comités que garantice el
adecuado funcionamiento
de los mismos.
° Implementar una
estrategia de seguimiento
a las actividades y
compromisos de los
comités.
Gestión de la
innovación
Es el proceso
mediante el cual la
empresa, organiza y
dirige sus recursos,
con la finalidad de
aumentar la
creación de nuevos
conocimientos y
transferirlo a las
áreas relacionadas.
Vanguardia de
la tecnología
Interacción con
el SCTeI
La Corporación ha
desarrollado
actividades que
permiten el
fortalecimiento de
los servicios
tecnológicos y
sistemas de
información de la
Red.
Se identifican
problemas de
funcionamiento en
los sistemas de
información de la
red y no uso de los
servicios propios
para facilitar el
° Diseñar y desarrollar la
intranet corporativa que
permita el acceso a los
delegados de los
diferentes comités.
° Diseñar herramientas
colaborativas en línea que
permitan la actualización
de información y el
diligenciamiento de
formatos como actas de
reunión en tiempo real,
facilitando la gestión y
seguimiento.
° Diseñar e implementar
una estrategia de uso de
servicios internos que
propicien el encuentro
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Informe Práctica Empresarial Clara Rocio Hormiga Hormiga
acercamiento
entre los
miembros.
entre los delegados de los
comités.
Gestión de la
responsabilidad
social
empresarial
Debido al impacto
generado por las
organizaciones en su
entorno, se debe
medir el mismo y
desarrollar acciones
para gestionarlo
Desarrollo
sustentable
La Corporación
establece dentro
de su plan de
acción anual, el
desarrollo de
iniciativas de
intervención social.
No se identifica
una conexión a
largo plazo con la
población o zona
intervenida.
° Implementar un sistema
de gestión de la
responsabilidad social
empresarial.
° Desarrollar un proyecto
de impacto social.
° Realizar seguimiento a
los proyectos de impacto
social desarrollados.
° Propiciar la articulación
de las instituciones
miembro de la Red para
generar un macro
proyecto social
Tabla N°02: Recomendaciones para UNIRED®. Fuente: Elaboración propia.
Con el fin de fortalecer los procesos futuros de práctica empresarial, recomiendo:
Generar un proceso estructurado a nivel interno en cada organización, que permita definir el
objetivo específico del estudiante, con el fin de facilitar su desempeño profesional.
La Universidad debe fortalecer su estrategia de evaluación y seguimiento, ofreciendo
capacitación al estudiante antes de iniciar el proceso, ayuda continua durante el mismo y
retroalimentación educativa.
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Bibliografía
Colectivo de autores(2016). Manual selección de personal. CEP, 2016. ProQuest ebrary.
Corporación Red de Instituciones de Educación, Investigación y Desarrollo del Oriente
Colombiano. Sitio web: www.unired.edu.co
Instituto Nacional de Estadistica. Republica Bolivariana de Venezuela.(2013). Proceso de gestión
de recursos humanos. Caracas, 2013.
MACÍAS, M. (2007). Guía para la identificación y análisis de procesos. Universidad de Cadiz,
Unidad de Evaluación y Calidad.
MARTÍNEZ, J. (2009) El uso de manuales de procedimiento para contribuir a la optimización del
departamento de compras. El Cid editor, 2009.
PARDO, J. (2012). Configuración y usos de un mapa de procesos. AENOR, 2012.
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Certificación de cumplimiento
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Tabla de Imágenes
Imagen No. 01 Planeación Estratégica ........................................................................................ 5
Imagen No. 02 Estructura Organizacional .................................................................................... 6
Imagen No. 03 Diapositivas Mesa Logística ................................................................................ 11
Imagen No. 04 Propuesta de estructura página web Mesa Logística ............................................ 12
Imagen No. 05 Propuesta de agenda 2 Seminario Mesa Logística¡Error! Marcador no definido.3
Imagen No. 06 Documento de Extensión ................................................................................... 15
Imagen No. 07 Propuesta de estructura página web de Extensión .............................................. 16
Imagen No. 08 Propuesta Mapa de Procesos UNIRED® ............................................................... 18
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Tabla de gráficos
Gráfico No. 01 Objetivos Estratégicos Coordinación Administrativa y Financiera ............................ 7
Gráfico No. 02 Aporte al Plan de Acción ...................................................................................... 9
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Anexos
Anexo 1. Dinámicas de trabajo, UNIRED® 2016
Anexo 2. Registro fotográfico, Apoyo para difusión de servicios corporativos en el evento: Expobibliográfica UIS 2016
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Anexo 3. Registro fotográfico. Apoyo logístico en el evento: 17ª Cátedra UNIRED®
