Presentacin Gabriel Antoja para Foro SEIS de Gobernanza TIC en Salud

I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud3 y 4 de Octubre, Sitges.

Gabriel AntojaConsultor de Health ITMiembro de Forum CIS

1I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

Subject TitleMASTER STAMPIngeniero Industrial en Organizacin Industrial con ms de 12 aos de experiencia en TIC.

Proyectos en Sanidad con diferentes consultoras para Hospital Clnic de Barcelona, Institut Catal de la Salut, Servicio Extremeo de Salud, proyecto eTEN Europeo, entre otros.

Presento como Miembro de Forum CIS. 1Introduccin a la Gobernanza de las TIC Definicin de gobernanzaLa Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comits que una organizacin desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecucin de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) 2I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

Subject TitleMASTER STAMPTpicamente cada persona tiene su propia definicin de gobernanza, no hay una definicin estndar universalmente aceptada (hay ISO, COBIT ITGI, )

En la definicin presentada destacar tomar decisiones. Estas decisiones incluyen temas como: establecer prioridades, determinar presupuestos, definir esquemas de gestin de proyectos y enfocar los problemas de TIC.

La Gobernanza de TIC es la responsabilidad del consejo de administracin, como una parte integral del gobierno de la empresa, y consiste en el liderazgo y las estructuras y procesos organizativos que aseguran que una organizacin de TIC implementa las estrategias y objetivos de la organizacin.

Gobernanza es un proceso a Alto nivel de la organizacin, alineado y harmonizado con standares y buenas prcticas de gestin (COBIT), de gestin de IT (ITIL) y de tecnologa (TOGAF) adems de ISO 2Introduccin a la Gobernanza de las TIC Ejemplo de entendimiento de Gobernanza La Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comits que una organizacin desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecucin de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) 3I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antojahttp://www.youtube.com/watch?v=qA3OPyrv46USubject TitleMASTER STAMPMostrar el video descargado de: http://www.youtube.com/watch?v=qA3OPyrv46U

Por qu es creble el falso trader?

Pone en duda los mecanismos de gobierno, ya que no tienen las caractersticas de un buen gobierno: percibidos como justos, deben ser oportunos (timely) y clarifican la autoridad. 3Introduccin a la Gobernanza de las TIC Caractersticas de los mecanismos de Gobernanza TICDeben ser percibidos como objetivos y adecuados (justos) Deben ser eficientes y oportunos Deben dejar la autoridad clara. Deben evolucionar con la organizacin y su entorno, y con su comprensin de los avances de la tecnologa.

Referencia: Wager, Wickham & Glaser, 2009Una gobernanza bien desarrollada tiene unos mecanismos con las siguientes caractersticas: 4I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaLa Gobernanza de TIC se compone de los procesos, relaciones de reporte, roles y comits que una organizacin desarrolla para tomar decisiones acerca de los recursos y las actividades TIC y para gestionar la ejecucin de esas decisiones. (Drazen & Straisor, 1995) Subject TitleMASTER STAMPComentar autoritas vs potestas en organizacin mdica.

Adems las TIC aaden a la gobernanza la caracterstica de Evolucionar con la comprensin de la tecnologa. En algunos casos la tecnologa en Sanidad se adopta con mayor velocidad que en otros sectores y en otros casos, con menor velocidad pero posteriormente tiene mayor impacto. 4Introduccin a la Gobernanza de las TIC Matriz RACIA = AccountableR = ResponsibleC = ConsultedI = Informed 5I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel Antoja

Subject TitleMASTER STAMPTener en cuenta que un aspecto principal es la distribucin de Responsabilidad y Accountability en los ejemplos que veremos a continuacin y que, normalmente, la gobernanza utiliza matrices RACI para su definicin.5Caso I: Gobernanza Intraorganizacin Impacto de un proyecto en modelo operacional (1/2)

Proyecto ARGOS Asistencial consiste en la implantacin de una solucin SAP Sanidad para la Gestin Clnica y Administrativa a partir de la definicin de un modelo comn para 8 hospitales del Institut Catal de la Salut. Solucin integrada con los sistemas departamentales de cada hospital y corporativos.

H. Verge de la CintaH. Arnau de VilanovaH. Vall dHebrnH. BellvitgeH. Germans Trias i PujolH. Joan XXIIIH. ViladecansH. Josep TruetaHUGTHVCHJXXIIIHUVHHVHUBVHUAVGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaDiagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microBusiness Intelligence Soporte funcionalCribage CancerGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaEnfermera Diagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microSoporte funcionalHUJTGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaEnfermera Diagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microGestin Pacientes Gestin ClnicaEnfermera Diagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microSoporte funcionalGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaIntranetComunicacionSoporte microBusiness Intelligence Cribage CancerGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaEnfermera Diagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microSoporte funcionalGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaDiagnstico por ImagenIntranetComunicacionSoporte microBusiness Intelligence Soporte funcionalGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaDiagnstico Por ImagenIntranetComunicacionSoporte microBusiness Intelligence Soporte funcionalPrmariaCita onlineLaboratorioSoporte microARGOS ASISTENCIALGestin Pacientes Gestin ClnicaFarmaciaBusiness Intelligence.Responsable IT HospitalResponsable IT Hospital6I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMPProyecto ARGOS Asistencial, tradicional proyecto en el que los sistemas son la palanca del cambio para un cambio organizacional.

Un sistema basado en un modelo comn pero integrado a nivel local implica cambios en la gobernanza de IT en los hospitales (=unidades de negocio locales)

El consultor es el portador de malas noticias ya que explica que hay responsabilidades que las organizaciones locales pierden.

Los departamentos de IT de los hospitales disponen del human relationships asset. Disponen de profesionales de IT con un conocimiento del negocio y, sobre todo, con habilidades maduras de relacin con los usuarios.

Implica una oportunidad para reinventarse (citar a Dr. Murgui) y enfocar las actividades del IT local hacia los proyectos IT que aportan valor en corto/medio plazo de forma directa.

Sin embargo, faltan los mecanismos de gobernanza a nivel corporativo, y que permitan que las actividades de IT local y corporativa dispongan de principios, procedimientos, tecnologas, estndares, arquitecturas, cuadros de mando, y arquitectura de la informacin que les ayuden a realizar esta reinvencin de forma sostenible.

(continua con Gobernanza es convencer internamente)6Caso I: Gobernanza Intraorganizacin Impacto de un proyecto en modelo operacional (2/2)En el proyecto ARGOS Asistencial, el despliegue del sistema a los diferentes hospitales conlleva un cambio de modelo de gobierno para la organizacin de TIC de cada centro y del rol de sus profesionales. DescentralizadaCada unidad de negocio (hospital) puede definir sus estrategias y hojas de ruta para TIC.

Implica el uso de aplicaciones diferentes para funciones similares permitiendo una fuerte vinculacin de TIC con la organizacin.FederalLas unidades (hospitales) depositan parte de la responsabilidad para realizar planes de sistemas en una organizacin superior.

Permite desarrollar capacidades como integracin pero alcanzar decisiones mayores requiere consenso.CentralizadaUnificacin de todas las iniciativas de IT. Creacin de un centro fuerte de accountability funcional para sus necesidades.Facilidad de implementar pero desconocimiento de particularidades.

7I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMP() Gobernanza es convencer del nuevo modelo internamente.

El modelo de gobernanza refleja el modelo operativo de TI, algunas responsabilidades pasan de un modelo descentralizado a modelo federal o incluso centralizado.

Las necesidades de negocio de la aplicacin de gestin de pacientes y clnica (ARGOS SAP Asistencial) son recogidas por los nuevos referentes (normalmente mdicos de referencia o, por los consultores) y no por los referentes de IT de cada centro.

Comentar decisin del proyeto NHS de parar el proyecto NPfIT

Nuevamente, comentar que la unidad local de IT se centra en aquello que aporta valor directo y ... Se dejan de tomar algunas decisiones de priorizacin de IT e inversiones en infraestructura y equipamientos porque dejan de estar en los servicios responsabilidad del hospital para pasar al modelo operativo central. 7Caso II: Gobernanza TIC Intraorganizacional Evolucin del modelo operacional (1/2)Modelo Gobierno de TIConsultor ExternoConsultor InternoCentro desarrolloUsuariosComiteOperativo ISH ISH Comite Operativo RRHHRRHHComiteOperativo BI BI Comite Operativo MM-PMMM-PMComite Operativo PI / CEPI / CEFI-COComit SeguimientoResponsable AplicacionesGerente ServicioComite DireccinDireccin SistemasDireccinProveedorHospital ClnicModelo operacional o modelo de gobernanza: el huevo o la gallina? Permitir que la organizacin madure primero en las reas de mayor valor. Aprender de las buenas prcticas de otras organizaciones similares y empresas proveedoras.

DemandmanagementApplications managementBusiness needs managementStrategyResources managementInfrastructuremanagementService managementModelo Operacional de TI8I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMPPara cambiar el modelo operacional hay que cambiar el modelo de gobierno. Qu va antes? No se puede acometer todo a la vez: mostrar lo de empujar frontalmente o con los brazos abiertos.

En HClnic se hizo de forma que los objetivos clave del modelo operativo nuevo fuesen los primeros objetivos de gobernanza.

Objetivo de negocio: Conocer mejor y priorizar mejor los esfuerzos en IT. => Objetivo TIC: es tener mejor conocimiento de la demanda de usuarios, es decir, para quin se est realizando cada desarrollo o proyecto y por qu, tener las peticiones categorizadas. Cambio del modelo operativo: responsabilidad de gestin de la demanda de cada rea en los consultores SAP. Gobernanza: informar y explicar a los consultores los principios para esta gestin de la demanda, los procedimientos que deberan seguir, las decisiones que pueden tomar y cuales no, la estructura organizativa para los proyectos a lanzar en la que sern los jefes de proyecto y tendrn que cumplir con las responabilidades de un jefe de proyecto.

Nuevamente, Gobernanza es convencer (en este caso a los consultores SAP del Clnic) de las nuevas formas de tomar decisiones para que estn alineadas con el hospital.

Recordar que la gobernanza de IT es una actividad diaria, y que hay que entender bien el modelo operacional -el modelo actual o el que se haya definido que se debe alcanzar- para poder definir el modelo de gobierno y as crear los elementos (gobernanza) necesarios.

Es muy importante la aproximacin que se escoja para alcanzar la gobernanza porque no se puede empujar todo a la vez (movimiento de brazos). 8Caso II: Gobernanza TIC Intraorganizacional Evolucin del modelo operacional (2/2)

Informar y explicar implica tambin compartir los principios de liderazgo y cultura con el equipo. 9I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMPRepetir el mensaje de Informar y Explicar el nuevo modelo operacional y para ello implica compartir la CULTURA como puede ser la cultura de liderazgo y gestin de los directores (en este caso yo con mi equipo y los 7 habitos que expliqu en las sesiones de brown bag y wrap up)9Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacionalPlataforma de integracin en Barcelona-Esquerra (1/5)El proyecto de Reforma de Atencin Especializada (RAE) implica un nuevo modelo organizativo de relacin entre primaria y especializada ejecutado mediante reas Integrales de Salud. AIS-BE desarrolla una plataforma tecnolgica de integracin que soporte los procesos asistenciales entre los proveedores de atencin primaria y los hospitales. Comit de AIS-BE define liderazgo tecnolgico fundamentado en un Grupo de Trabajo Central:

HospitalMedico de FamiliaEspecialistaRecursos de diagnstico y tratamientoCiutadanoAtencin primaria10I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaOrganismo central toma las decisiones relativas a estndares, priorizacin de procesos, presupuestacin e infraestructuras de la plataforma. Subject TitleMASTER STAMPResumir proyecto RAE y necesidad de Barcelona Esquerra. Actualmente, los proveedores de salud de Barcelona Esquerra estn integrados mediante esta plataforma tecnolgica.

Elementos directores de las reas de atencin integral: Proponer mejoras en la coordinacin de los circuitos entre los diferentes proveedores de la red asistencial. Proponer mejoras en el uso de los Sistemas de Informacin, enfocados a potenciar la conexin entre proveedores.Proponer mejoras organizativas alineadas con las mejoras de los Sistemas de Informacin y que potencien el uso correcto y nuevos usos de las Tecnologas de la Informacin en el soporte de la continuidad asistencial.

Objetivos del proyecto: mejora de calidad asistencial, mejora el proceso (reduccin de tiempos), mejora de la informacin, disminucin de costes (imgenes radiologa, visitas innecesarias)

En el actual modelo de salud cataln el territorio se convierte en un eje clave para el gobierno y la gestin de la salud. Sin embargo, los comits no se formaron hasta que la iniciativa TIC ya estaba en marcha.

Es interesante como desde tecnologa en ocasiones se hacen propuestas que tienen a la organizacin an detrs es difcil entonces simplemente alinearse con las necesidades del negocio. En este caso el lder tecnolgico tuvo que aplicar lo de Gobernanza es convencer.

10Comit Grupo de Trabajo Tcnico (GTT): Representantes del Consorcio Sanitario de Barcelona (CSB) y de la Direcci General de Sistemas dInformaci del Dpt Salut (DGSTIC). Responsables de TI de los proveedores de salud de Barcelona Esquera. Responsables de TI y organizacin proveedoras de salud de otras reas. Responsables de departamentos de Organizacin, Planificacin y Gestin de Pacientes de los centros de especializada y atencin primaria. Representantes de los proveedores de tecnologa de las entidades participantes y plataforma de integracin. AIS Barcelona EsquerraHospital Clnic

SAP IS-H*MED CAPSE / Gesclnic 3 EAPs OMI-AP ICS

13 EAPs eCAP Hospital Plat SYNCRHOS Hospital Sagrat Cor

SIEMENS SELENE Recursos IT internosRecursos IT externosAplicacionesInfrastructuraCAP Les Hortes 1 EAPCAP Sarri-Vallplasa2 EAPS OMI-AP 11I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaCaso III: Gobernanza TIC INTERorganizacionalPlataforma de integracin en Barcelona-Esquerra (2/5)Subject TitleMASTER STAMPDescribir el GTT y como este grupo no tiene autoridad para tomar decisiones sobre los planes de sistemas de las organizaciones participantes, sino que los planes de sistemas de las diferentes organizaciones siguen diferenciados.

Sin embargo, ha ido influyendo en la forma de gobernar de los diferentes participantes.

Describir a los participantes (hospitales, centros de atencin primaria) y qu sistemas tienen y como estaban conectados.

Si hay tiempo comentar los arquetipos de gobierno de IT: Monarqua de negocioMonarqua de ITFeudalFederalDuopolio IT Anarqua (Referencia Weill & Ross, 2004)11Checklist de Gobernanza de la plataforma de integracinMaduroPor progresarLos sponsors y gerentes de las organizaciones participantes estn identificados. Se ha establecido un comit operativo con reuniones de frecuencia. El consejo de gobierno est identificado y creado, con reuniones mensuales establecidas. La estructura de gobierno est diseada. Se han definido procesos de toma de decisiones y los responsables han sido definidos y comunicados. Los estndares y polticas han sido identificadas. Los procesos de escalado de problemas han sido puestos en marcha. Las responsabilidades para la toma de decisiones han sido transmitidas. Se han definidos principios para las mtricas y cuadros de mando de seguimiento. Se ha descrito el estado actual y futuro de la gobernanza. Se han definido las responsabilidades y autorizaciones para la toma de decisiones. Se ha definido el mecanismo para la monitorizacin y comunicacin de las iniciativas del programa RAE.

12I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaCaso III: Gobernanza TIC INTERorganizacionalPlataforma de integracin en Barcelona-Esquerra (3/5)Subject TitleMASTER STAMPConoc el proyecto en 2 fases temporales de mi carrera profesional y haciendo una valoracin rpida se podra decir que el proyecto y GTT tena un gobierno maduro en algunos aspectos.

Cuando la organizacin no define algunos de estos puntos, es responsabilidad de IT pedir que se concreten en lugar de simplemente asumir unas responsabilidades que en organizaciones maduras no corresponden.

Sin embargo, factor positivo de TIC en Sanidad es que las iniciativas TIC avanzan y definen su gobierno a pesar de que el gobierno no est claramente definido a nivel del negocio, como pas en Barcelona-Esquerra.12

Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacionalPlataforma de integracin en Barcelona-Esquerra (4/5)Goles y resultados para controlar y mejorar la eficiencia de las TIC. Mtricas de servicioMtricas de proyecto / iniciativaMtricas de gobernanza13I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMPContribucin de la plataforma a los diferentes objetivos de los diferentes programas difcil de establecer unas mtricas y menos de evaluar si estn bien gobernados

Explicar los nveles de mtricas.

Metricas de servicio: monitorizacin de los procesos detallados (gestin de interconsultas) que proporciona medidas para nivels de servicio.

Mtricas de proyecto / iniciativa: procesos colaborativos necesitan mtricas de negocio tambin.

Mtricas de gobernanza: mensajes claros y resumidos de la calidad del servicio / proyectos de IT y su aportacin al negocio

Nota Gabriel: este modelo est un poco verde, habra que definir mejor. 13Caso III: Gobernanza TIC INTERorganizacionalPlataforma de integracin en Barcelona-Esquerra (5/5)Importancia para la plataforma tecnolgica de integracin en Barcelona Esquerra de 2 elementos de gobernanza: Arquitectura de la informacin Arquitectura tecnolgicaPara guiar en temas clave como: Estndares de comunicacinEstndares de interoperabilidad semnticaAlineacin con proyectos y estrategia de Dpt Salut Escalabilidad y evolucin Infraestructura y recursos necesarios.

14I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaPrivacidadConfidencialidadIntegridadCalidadSeguridadSubject TitleMASTER STAMPArquitectura de tecnologas para que los proyectos TIC sean eficientes en cuanto a recursos y conocimientos requeridos.

Arquitectura de la informacin en Sanidad para que los proyectos de integracin estn alineados con estrategias de organizaciones superiores.

Normalizacin del catlogo de servicios: es el ejemplo del Mestre de mestres en proyecto SISBE el contenido era funcional, por qu lo tiene que definir y mantener el lder tecnolgico (mencionar a Xavier Pastor).

Se mantiene la independencia tecnolgica de cada participante del proyecto. 14Priorizacin y Presupuestacin en IT: Implicaciones de una gobernanza madura15I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaIniciativas Estratgicas (nuevas y en curso) Subject TitleMASTER STAMPLos proyectos de TIC se deben priorizar y presentar en las reuniones de negocio por parte de funcionales!

Por ejemplo, el proyecto ACOs lo tiene que presentar y defender los mdicos y no los responsables de TIC, si bien, estos deberan estar presentes para facilitar la comprensin del proyecto en lo que los usuarios no alcancen.

IT tambin tiene un papel como soporte a la innovacin.

Las herramientas de colaboracin pueden facilitar el gobierno en todas las fases de implementacin de gobierno TIC.

Finalizar con GOBERNANZA ES CONVENCER: informar y explicar de los mecanismos y elementos de gobierno puestos tanto internamente como externamente y que implican tanto el alineamiento con la estrategia como las decisiones de la gestin de recursos, necesidades y presupuestacin de IT. 15Muchas gracias.

Gabriel Antojaemail: gabriel@antoja.comlinkedin: gabriel.antoja16I Reunin Foro para la Gobernanza de las TIC en Salud - Gabriel AntojaSubject TitleMASTER STAMPGOBERNANZA ES CONVENCER 16