Fundamentos de Gestión de Proyectos con Project Office 2013. Capitulo 8

Gestión de costesDefinir el presupuesto

Consultor y arquitecto de sistemas Office 365, SharePoint, Project Server y CRM Dynamics.

Docente en la Escuela de Negocios EAE en el Master de Gestión de Proyectos

MBA por el Instituto de Empresa MCT de Microsoft

Consultor y docente de ITIL Consultor y docente de PMI

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José Fernández Tamames




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Opción: Tipo de Delimitación


Tipo de Delimitación

Lo antes posible

Lo mas tarde posible

No finalizar antes del

No finalizar después del

No comenzar antes del

No comenzar después del

Debe comenzar el

Debe finalizar el

Fecha de

Delimitación

Fecha limite

Fecha limite

Fecha limite

Fecha limite

Fecha de comienzo

Fecha de fin

Categoría

Flexible

Semi-Flexible

Inflexible

El tipo de tarea define en que manera el Project utilizará la FORMULA DE PROGRAMACION:

Trabajo = Duración x Unidades

Opción: Tipo de Tarea

Los 3 tipos de tareas utilizadas en Project Office

• Unidades fijas: Una tarea del tipo unidades fijas es una tarea en la cual las unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afectan a las unidades de asignación de la tarea.

• Se calcula según la formula: Trabajo = Duración X Unidades.

• Trabajo fijo :Una tarea del tipo trabajo fijo es una tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades de asignación asignadas a esa tarea (o recursos) no afectan al trabajo de la tarea.

• Se calcula según la fórmula: T = D x U• Duración fija: Una tarea de duración fija es una tarea

en la cual la duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades de asignación (esto es, recursos) no afectan a la duración de la tarea.

• Se calcula según la fórmula: T = D x U. Este es el tipo de tarea predeterminada por Project.

Tipos de Tarea

• Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programación cuando se modifica alguno de los tres factores como sigue:

En una Si cambiamos las unidades

Si cambiamos la duracion

Si cambiamos el trabajo

Tarea de unidades fija

La duracion de recalcula

El trabajo se recalcula

La duracion se recalcula

Tarea de Trabajo fija


Las unidades se recalculan


Tareas de duracion fija



Las unidades se recalculan

Opción: Tipo de Tarea

Fórmula de Programación

Trabajo = Duración x Unidades

Ejemplo: Trabajo = 24 horas-hombreDuración = 8 horas o un día de duraciónUnidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día

Explicación: el cálculo original de la cantidad de trabajo la hace el Project, la primera vez que asignamos recursos a una tarea.

Posteriormente, cuando reprogramamos el cronograma y variamosalguno de los tres elementos, el Project necesita saber que

elemento permanece constante, para poder calcular el otro.


Unidades

Trabajo

Duración

Duración

Trabajo

Unidades

Duración

Duración

Duración

Trabajo

Trabajo

Unidades

Duración Fija

Unidades Fijas

Trabajo Fijo

Tipo de Tarea

Si cambiamos...

El Project recalcula...

Trabajo Fijo

duracion

TrabajoUnidades Fijas

100% 80 horas

Dia 10Dia 1

En el ejemplo la tarea tiene un recurso al 100% de disponibilidad a lo largo de las 8 horas diarias y tiene una duración inicial de 10 días, o sea 80 horas de trabajo.

Trabajo Fijo

8 hrs

duration

Trabajo

Unidades Fijas

100%

100%

80 horas

Dia 10Dia 1

•Si asignamos otro recurso con el 100% de disponibilidad para apoyar la tarea, Project recalculará la duración. La tares ahora tiene 200% de unidades de asignación (lo cual es lo mismo que decir 2 recursos con un trabajo de 80 horas (fijo) y una duración de 40 horas (5 días de duración).

Dia 5

….

Trabajo Fijo – modificando los recursos

8 hrs

8 hrs

duration


25%

125% 80 horas

Dia 10Dia 1

•Si tuviesemos ahora 8 días solamente para terminar la tarea en lugar de 10, Project recalcularía las unidades de asignación siendo requeridos más recursos (sobreasignacion) en base a la formula del trabajo (T = D x U). Para este caso seria necesarios contar con recursos de una capacidad máxima de 1,25 o 125%. Para evitar Sobreasignaciones de ese recurso, se debería requerir un nuevo recurso al 25%

Dia 8

Trabajo Fijo – modificando la duracion

100%

10 hrs

.

.

.

.

• Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como el trabajo es fijo en este caso sería la duración la que se vería incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades.

duracion


100% 80 + 20 = 100 horas

Dia 10Dia 1 Dia 12,5

…..

Trabajo Fijo – modificando el trabajo

8 hrs

Duracion fija

• Supongamos que tenemos una tarea de UNIDADES FIJAS con un recurso asignado a tiempo completo, es decir con un 100%, - el máximo número de unidades asignables para ese recurso. (Por ejemplo si tuviéramos 2 fontaneros como recursos disponibles, el recurso fontaneros tendría una capacidad máxima del 200%).

• En consecuencia, ese recurso tiene una disponibilidad de 8 horas diarias. Si la tarea tiene una duración de 10 días, tiene un trabajo de 80 horas.

duracion


100%80 horas

Dia 10Dia 1

8 hrs

Unidad Fija

• Si otro recurso disponible al 100% viene a apoyar a la tarea, Project recalcula y reprograma esa tarea en cuanto a su duración. La tarea ahora tendría recursos por un valor del 200% , la duración cambiaría y se resolvería en la mitad de tiempo es decir en 5 días ya que el trabajo seguiría siendo el mismo (80 horas).

duracion


200%80 horas

Dia 10Dia 1 Dia 5

….

Unidad Fija – modificando el recurso

16 hrs

• Si resultase que tuviéramos 8 días para completar la tarea en vez de 10 Project recalcularía todo y puesto que nos encontramos en una tarea de unidades fijas recalcularía el trabajo que ahora pasaría a ser de 64 horas con un recurso al 100%.

duracion


100% 64 horas

Dia 10Dia 1 Dia 8

8 hrs

Similar a Duracion fija – modificando duracion

Unidad Fija – modificando la duracion

• Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como las unidades son fijas sería la duración la que se vería incrementada a 12,5 días con una asignación de 100% de unidades.

Unidad Fija – modificando el trabajo

duracion


100% 80 + 20 = 100 horas

Dia 10Dia 1 Dia 12,5

…..

8 hrs

Similar a Trabajo Fijo – modificando trabajo

Duracion fija

• Finalmente, hagamos los cálculos con una tarea de DURACIÓN FIJA, lo cual significa que la tarea debe ser completada en la duración que se especifica de forma inamovible. Para ello, en este ejemplo contaremos de nuevo con un recurso a tiempo completo (100% de unidades de capacidad máxima) disponible para una tarea de 10 días de duración las 8 horas diarias: Trabajo: 80 horas.

duracion


100%80 horas

Dia 10Dia 1

Duracion Fija

8 hrs

• Si encontramos que otro recurso puede asistir a nuestra tarea, Project recalculará el trabajo asignado a cada recurso. Cuando 1 recurso fue asignado a la tarea ese recurso tenía 80 horas de trabajo para realizar la tarea. Cuando asignamos otro recurso a la tarea, cada recurso tendrá (manteniendo la duración fija) 40 horas de trabajo para cada recurso para que la suma sea de 80 horas ya que el trabajo seguiría siendo el mismo. La duración sería la misma: 10 días para un total de 80 horas de trabajo. De esta manera ambos recursos quedan disponibles para otras tareas en u 50% de disponibilidad.

Duracion Fija – modificando los recursos

duracion


50%80 horas

Dia 10Dia 1

50%

4 hrs

4 hrs

(para cada recurso)

Duracion Fija – modificando la duracion

• Si tuviéramos 8 días para completar la tarea, Project recalcularía el trabajo de la tarea. La tarea tiene ahora una duración de 8 días o sea, pasa a tener 64 horas de trabajo y una unidad de recurso.

duracion


100% 64 horas

Dia 10Dia 1 Dia 8

8 hrs

• Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como la duración en este caso es fija en este caso serían las unidades de asignación las que se verían incrementadas a 1,25 unidades de asignación para ese recurso, o sea una capacidad máxima del 125%. Lo correcto es asignar otro recurso con una disponibilidad del 25%.

duracion


125%80 + 20 = 100 horas

Dia 10Dia 1

25%

Duracion Fija – modificando el trabajo

100%

10 hrs

34

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