Formato para Identificación de Buenas Prácticas de Gestión...
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Página 1 de 27 ANEXO 1 Formato para Identificación de Buenas Prácticas de Gestión de los Gerentes Públicos - Servir I. DATOS DEL GERENTE PÚBLICO NOMBRE Luis Núñez Cabañas José Cárdenas Cáceres Jim Carrera Yalan ENTIDAD Instituto Nacional de Salud CARGO Director Ejecutivo de la Oficina de Gestión de la Calidad CIUDAD Lima - Chorrillos FECHA DE INICIO DE FUNCIONES 23 agosto de 2009 19 agosto 2009 EMAIL [email protected] [email protected] [email protected] TÉLF. / CELULAR 993115549 985447735 940242182 II. BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN PÚBLICA TÍTULO DE LA PRÁCTICA SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (SACYP) CATEGORÍA 1 Gestión Interna SITUACIÓN ANTERIOR (Incluir cifras o porcentajes) Por años el monitoreo de la resolución de los problemas detectados en los procesos internos del Instituto Nacional de Salud (INS) ha sido deficiente ocasionando lentitud en la gestión de las acciones correctivas, afectando el normal desarrollo de los procesos, y como consecuencia insatisfacción en los usuarios internos y externos. Para revertir este escenario y en la búsqueda de la simplificación administrativa y mejora continua de los procesos, el Instituto Nacional de Salud haciendo uso de la tecnología de la información y comunicación diseñó el SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (SACYP) de acceso a través del INTERNET, el cual permite realizar el registro, almacenamiento y seguimiento de ejecución de acciones propuestas ante un problema detectado que permita el control y mejora continua de los procesos. Con esta herramienta el personal involucrado en la resolución del problema dispone de un medio de comunicación más rápido y fluido a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos para su atención y toma de decisiones oportuna. El SACYP entró en funcionamiento, a modo de prueba, a inicios de Junio del 2010 en el Centro Nacional de Salud Ocupacional y Protección del Ambiente para la Salud (CENSOPAS), una de las 11 unidades orgánicas del INS, contribuyendo al proceso de monitoreo y control de las acciones correctivas. Esta herramienta ha facilitado al personal involucrado en la resolución del problema una comunicación fluida a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos para una atención oportuna. A agosto 2012, el SACYP se implementó en cuatro de las once Unidades Orgánicas del INS: Centro Nacional de Salud Ocupacional y Protección del Ambiente para la Salud (CENSOPAS), Centro Nacional de Productos Biológicos (CNPB) y la Oficina General de Investigación y Transferencia Tecnológica (OGITT) y en la Oficina General de Administración (OGA). Cabe destacar que el SACYP fue reconocido por el Premio de Buenas Prácticas de Gestión Pública 2011 como finalista en la Categoría Gestión Interna. Anexo 1 Utilizar las categorías propuestas por Ciudadanos al Día, reseñadas en el Anexo 2 de las presentes Bases.
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ANEXO 1
Formato para Identificación de Buenas Prácticas de Gestión de los
Gerentes Públicos - Servir
I. DATOS DEL GERENTE PÚBLICO
NOMBRE Luis Núñez Cabañas José Cárdenas Cáceres Jim Carrera Yalan
ENTIDAD Instituto Nacional de Salud
CARGO Director Ejecutivo de la Oficina de Gestión de la Calidad
CIUDAD Lima - Chorrillos FECHA DE INICIO DE FUNCIONES
23 agosto de 2009 19 agosto 2009
EMAIL [email protected] [email protected] [email protected]
TÉLF. / CELULAR 993115549 985447735 940242182
II. BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN PÚBLICA
TÍTULO DE LA PRÁCTICA
SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (SACYP)
CATEGORÍA1 Gestión Interna
SITUACIÓN ANTERIOR (Incluir cifras o porcentajes) Por años el monitoreo de la resolución de los problemas detectados en los procesos internos del Instituto Nacional de Salud (INS) ha sido deficiente ocasionando lentitud en la gestión de las acciones correctivas, afectando el normal desarrollo de los procesos, y como consecuencia insatisfacción en los usuarios internos y externos. Para revertir este escenario y en la búsqueda de la simplificación administrativa y mejora continua de los procesos, el Instituto Nacional de Salud haciendo uso de la tecnología de la información y comunicación diseñó el SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (SACYP) de acceso a través del INTERNET, el cual permite realizar el registro, almacenamiento y seguimiento de ejecución de acciones propuestas ante un problema detectado que permita el control y mejora continua de los procesos. Con esta herramienta el personal involucrado en la resolución del problema dispone de un medio de comunicación más rápido y fluido a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos para su atención y toma de decisiones oportuna. El SACYP entró en funcionamiento, a modo de prueba, a inicios de Junio del 2010 en el Centro Nacional de Salud Ocupacional y Protección del Ambiente para la Salud (CENSOPAS), una de las 11 unidades orgánicas del INS, contribuyendo al proceso de monitoreo y control de las acciones correctivas. Esta herramienta ha facilitado al personal involucrado en la resolución del problema una comunicación fluida a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos para una atención oportuna. A agosto 2012, el SACYP se implementó en cuatro de las once Unidades Orgánicas del INS: Centro Nacional de Salud Ocupacional y Protección del Ambiente para la Salud (CENSOPAS), Centro Nacional de Productos Biológicos (CNPB) y la Oficina General de Investigación y Transferencia Tecnológica (OGITT) y en la Oficina General de Administración (OGA). Cabe destacar que el SACYP fue reconocido por el Premio de Buenas Prácticas de Gestión Pública 2011 como finalista en la Categoría Gestión Interna. Anexo
1 Utilizar las categorías propuestas por Ciudadanos al Día, reseñadas en el Anexo 2 de las presentes
Bases.
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El SACYP permite al equipo directivo del INS disponer de información en línea sobre los problemas a resolver por unidad orgánica, además identificar sus causas, teniendo como resultado en el año 2011 que las causas de los problemas se atribuyen en un 36% al recursos humanos, 31% a la metodología de trabajo, 10% a equipamiento y 23% a otras causas.
¿QUÉ SE HIZO? Explique en qué consistió la práctica. El INS ha implementado este proyecto con el objetivo de brindar información en línea sobre el estado de la implementación de las acciones correctivas en la resolución de los problemas, vale decir las acciones realizadas y pendientes de ejecución, así como la oportunidad de las acciones con relación a los plazos establecidos. Para ello todos los participantes en la resolución del problema de las 04 sedes (02 en Jesús María, 01 en Lince y otra en Chorrillos) en Lima disponen a través del internet del SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (SACYP), el cual permite realizar el registro, almacenamiento y seguimiento de ejecución de acciones propuestas ante un problema detectado, permitiendo el control y mejora continua de los procesos. Una vez ingresado la información, ésta es registrada en una base de datos, cuyo servidor se encuentra instalado en la Sede de Jesús María. En consecuencia el SACYP contribuye a mejorar el proceso de monitoreo y evaluación de la implementación de las acciones correctivas en la resolución de los problema detectados en los procesos del INS, y hacer más rápida y fluida la comunicación a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos entre las personas involucrados en la resolución del problema. Esto permite a los directivos una adecuada y oportuna toma de decisiones para mejorar la gestión interna de los procesos institucionales.
RESULTADOS (Incluir cifras o porcentajes) Reducción del tiempo invertido en el monitoreo de la resolución de problemas:
Monitoreo “en línea” por parte de los directivos en base a las notificaciones vía correo electrónico del desarrollo de las acciones correctivas en la resolución de los problemas en tiempo real para un mejor control y seguimiento, reduciendo los tiempos empleados para este proceso al 50%.
Reducción del costo de impresión por el uso de registros físicos: Al ser un sistema en
línea no requiere la impresión de los registros. Información confiable y organizada: Disponer de una base de datos con información de
las acciones programadas, ejecutadas y pendientes en la resolución de los problemas en tiempo real para un mejor control y seguimiento. www.ins.gob.pe/sacyp/ .
Practica replicable en el sector Público:
De enero a Diciembre de 2011, tres Unidades Orgánicas del INS utilizan el SACYP. De enero a Agosto 2012, cuatro Unidades Orgánicas del INS utilizan el SACYP. A la fecha, se ha implementado en 4 de 11 Unidades Orgánicas indicadas. El Ministerio de la Producción está implementando este sistema como parte de sus
sistema de gestión de la calidad en los procesos de “Adquisición de bienes y servicios”; “Pago a proveedores” y “Pago de viáticos”
POBLACIÓN BENEFICIARIA (directa o indirectamente). Especificar quiénes, cuántos son y si incluye grupos vulnerables. Este proyecto beneficia directamente al personal y directivos del INS en la medida que dispone de una herramienta informática de fácil acceso que le permite estar al tanto de la resolución del problema, de las acciones correctiva y preventivas a realizar, de los responsables de su ejecución, de la fecha programada de realización y sobre todo si estas se están ejecutando en los plazos previstos. Se ha mejorado la gestión de los procesos y ello ha llevado a brindar un servicio oportuno y con calidad, incrementado la satisfacción de los usuarios del INS.
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ANEXOS
Tabla de contenido ANEXO 1. Noticia de web del INS .................................................................................................. 4
ANEXO 2. Ingreso al aplicativo virtual ........................................................................................... 5
ANEXO 3. Noticia de web del INS .................................................................................................. 6
ANEXO 4. Boletín semanal del INS, pagina 4. ................................................................................ 7
ANEXO 5. Noticia de web del INS .................................................................................................. 8
ANEXO 6. Reportes del SACYP ..................................................................................................... 10
ANEXO 7. Reportes del SACYP ..................................................................................................... 12
ANEXO 8. Análisis de los reportes del SACYP .............................................................................. 14
ANEXO 9. Manual de uso del SACYP ........................................................................................... 17
ANEXO 10. Flujograma del SACYP .............................................................................................. 27
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ANEXO 1. Noticia de web del INS http://www.ins.gob.pe/portal/jerarquia/0/882/buenas-practicas-ogat
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CATEGORÍA: SISTEMA DE GESTIÓN INTERNA FINALISTA Buena práctica en gestión pública: "Sistema de monitoreo de resolución de problemas” (Acciones correctivas y preventivas) En la búsqueda de la simplificación administrativa y mejora continua de los procesos, el Instituto Nacional de Salud, en el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad viene haciendo uso de la tecnología de la información y comunicación a través del Sistema de Seguimiento de Solicitudes de Acciones Correctivas y Preventivas (SACYP) de acceso a través de Internet, el cual permite realizar el registro, almacenamiento y seguimiento en tiempo real de la ejecución de acciones correctivas ante un problema detectado (No conformidad). Con esta herramienta, el personal involucrado dispone de un medio de comunicación rápido y fluido a través de la emisión de correos electrónicos de alerta e informativos para su atención y toma de decisiones oportuna, además de contar con una base de datos sobre acciones correctivas o preventivas que podrían ser replicadas en otras áreas.
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ANEXO 2. Ingreso al aplicativo virtual
http://www.ins.gob.pe/sacyp/
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ANEXO 3. Noticia de web del INS
http://www.ins.gob.pe/portal/jerarquia/0/437/premios-y-reconocimientos/jer.437
Sistema de Monitoreo de Resolución de Problemas, finalista en el concurso Buenas Prácticas en Gestión Pública 2011
En el marco del Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2011, la organización Ciudadanos al Día reconoció al Sistema de Monitoreo de Resolución de Problemas implementado en el Instituto Nacional de Salud como experiencia exitosa y buena práctica en el Sector Público, quedando finalista en la categoría Sistemas de Gestión Interna. Mayor información sobre las BPG2011 aquí. En la búsqueda de la simplificación administrativa y mejora continua de los procesos, el Instituto Nacional de Salud diseñó elSistema de Monitoreo de Resolución de Problemas, denominado Sistema de Seguimiento de Solicitudes de Acciones Correctivas y/o Preventivas (SACYP), de fácil acceso para quienes intervienen en la resolución de los problemas, a través del INTERNET, y que permite realizar el registro, almacenamiento y seguimiento de la ejecución de acciones propuestas de solución, control y mejora continua de los procesos. Este sistema almacena información de las acciones programadas y ejecutadas para la resolución de los problemas en tiempo real para un mejor control y seguimiento. Esta experiencia tiene como finalidad validar instrumentos modernos de gestión de la calidad que deberían extenderse en los próximos años en el Sector Púbico, contribuyendo en la Mejora Continua de sus Procesos.
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ANEXO 4. Boletín semanal del INS, pagina 4. http://www.ins.gob.pe/insvirtual/images/boletin/pdf/BOLETIN182011.pdf
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ANEXO 5. Noticia de web del INS http://www.ins.gob.pe/portal/noticias/noticia/0/492/sistema-de-seguimiento-de-acciones-
correctivas
Sistema de seguimiento de acciones correctivas
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10/05/2011
El Instituto Nacional de Salud (INS) cuenta con un sistema informático para el
monitoreo de las acciones correctivas y preventivas de los problemas detectados en las
unidades orgánicas.
Desarrollo del taller
En ese sentido la Oficina General de Asesoría Técnica (OGAT) a través de la Oficina
Ejecutiva de Gestión de la Calidad en coordinación con la Oficina General de
Información y Sistemas (OGIS) realizaron el taller dirigido al personal del INS para dar
a conocer el Sistema de Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (SACYP).
Práctica de la aplicación del sistema
La finalidad de la capacitación fue fortalecer las competencias del personal a cargo del
monitoreo de las acciones correctivas en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad
del Instituto Nacional de Salud.
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Ceremonia de inauguración y desarrollo del taller a cargo de OGIS
Inauguró el Ing. Luís Núñez, Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Gestión de la
Calidad de la OGAT. Luego, la Ing. Jennifer Sandy, de la Oficina Ejecutiva de
Estadística e Informática, inició la capacitación.
Se contó con la participación de representantes de las unidades orgánicas de: CNCC,
CENAN, CNPB, CENSI, CENSOPAS, CNSP, OGAJ, OGIS, OGITT, OGAT y OGA.
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ANEXO 6. Reportes del SACYP
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA (SAC) O PREVENTIVA (SAP)
Solicitud de Acciones Correctivas Nº de Solicitud: 001-2011
Unidad Orgánica / Funcional: CENSOPAS / Dirección Ejecutiva de Identif., Preven. y Control de Riesg. Ocupac. y Ambiental / Laboratorio Químico Toxicológico
Generado por: Otros
Fecha de detección: 15/04/2010
Documento al que afecta: Requisito de la Norma que incumple:
Codigo Edición Numeral Norma Numeral
Descripción de la NC: En el laboratorio químico toxicológico no se evidencia registros de control de calidad realizados a los insumos nuevos
Persona que detecta la NC:
M. Glenny Encargado del área en donde es detectado la NC:
Ing. Georgina Ortiz Pilco
RESPONSABLE DE LA ATENCION DE LA SAC/SAP
Georgina Ortiz Pilco
MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO
Manuel Chávez Ruiz Georgina Ortiz Pilco
ANALISIS DE CAUSAS
Causa Raiz Tipo
Posibles Causas Tipo
No se ha elaborado formulario para registro de actividades de control de calidad
Recurso Humano
PLAN DE ACCIÓN
Acciones a realizar Responsables de ejecución Fecha de inicio
(dd/mm/aaaa)
Fecha de termino
(dd/mm/aaaa) Elaborar Instructivo para el Control de calidad de Insumos del laboratoriio Químico toxicológicos
Manuel Chávez Ruiz, 16/11/2011 10/12/2010
Revisar instructivo Georgina Ortiz Pilco, Arturo Erazo Ramírez,
12/12/2011 16/12/2011
Aprobación del documento Maria del Camen Gastañaga
Ruiz, 21/12/2011 28/12/2011
EJECUCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES
Acciones a realizar
Ejecución Verificación
Fecha
ejecución
(dd/mm/aaaa)
Fecha
verificación
(dd/mm/aaaa)
Observaciones
Elaborar Instructivo para el Control de calidad de Insumos del laboratoriio Químico toxicológicos
09/12/2011
Fuera de Tiempo
26/12/2011 El laboratorio presentó el documento mediante Informe
N° 224-2011 de fecha 09/12/2011
Revisar instructivo 22/12/2011 Fuera de Tiempo
26/12/2011 se envía para aprobación
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mediante Informe N° 315-2011
Aprobación del documento 26/12/2011
A tiempo
26/12/2011 El instructivo se aprobó con RD N° 008-2011-DG-CENSOPAS de fecha 26/12/2011
CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD
Resultados obtenidos de las acciones implementadas:
El laboratorio Químico Toxicológico cuenta con Instructivo aprobado para el control de calidad de insumos nuevos
Esta conforme con la efectividad de las acciones realizadas?:
Si No
Fecha de cierre : 26/12/2011
Persona que evalúa el cierre de la NC:
Martha Gallo Celis
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ANEXO 7. Reportes del SACYP
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA (SAC) O PREVENTIVA (SAP)
Solicitud de Acciones Correctivas Nº de Solicitud: 001-2011-CNPB
Unidad Orgánica / Funcional: CNPB / Dirección Ejecutiva de
Producción e Investigación Humana /
Laboratorio de Reactivos de Diagnóstico
Generado por: Revisión del
cumplimiento de los
programas
Fecha de
detección: 14/06/2011
Documento al que afecta: Requisito de la Norma que incumple:
Codigo Edición Numeral Norma Numeral
BPM-1999
Descripción de la NC: No se encuentra evidencia de la capacitación intralaboratorio del mes de mayo de lo
siguiente: Instructivo de manejo de autoclave y Horno.
Persona que
detecta la NC:
Q.F. Flor Fuentes Encargado del área
en donde es
detectado la NC:
Dra Silvia Seraylan
RESPONSABLE DE LA ATENCION DE LA SAC/SAP
Silvia Seraylan Ormachea
MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO
Margarita Rodriguez
ANALISIS DE CAUSAS
Causa Raiz Tipo
Falta de difusión del programa de capacitación. No se le indicó
la fecha de capacitación al personal encargado. Recurso Humano
Posibles Causas Tipo
La capacitación fué programada como teórico práctico.
Cuando se intentó realizar la capacitación, el equipo se
encontraba inoperativo.
Equipos
PLAN DE ACCIÓN
Acciones a realizar Responsables de
ejecución
Fecha de
inicio
(dd/mm/aaaa)
Fecha de
termino
(dd/mm/aaaa)
Acción Inmediata: realizar la
capacitación en forma teórica,
acción correctiva: difundir
Margarita
Rodriguez , Victor
Castillo Elias,
04/07/2011 22/07/2011
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oportunamente el programa de
capacitación.
EJECUCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES
Acciones a realizar
Ejecución Verificación
Fecha
ejecución
(dd/mm/aaaa)
Fecha
verificación
(dd/mm/aaaa)
Observaciones
Acción Inmediata: realizar
la capacitación en forma
teórica, acción correctiva:
difundir oportunamente el
programa de capacitación.
14/12/2011
Fuera
de
Tiempo
14/12/2011 El laboratorio
regularizó la
ejecución de
las
capacitaciones.
CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD
Resultados obtenidos de las acciones implementadas:
Se ha verificado la ejecución del plan de acción
Esta conforme con la
efectividad de las acciones
realizadas?:
Si No
Fecha de cierre : 14/12/2011
Persona que evalúa el cierre
de la NC: Rocío Santos
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ANEXO 8. Análisis de los reportes del SACYP
En el 2012, se ha implementado indicadores que muestran el estado en el cual se encuentran
las SACs , distribución por unidad orgánica, distribución por estado, distribución por tipo de
causa, distribución por tiempo de demora, tanto en tabla como en % y gráficos del avance en
el cierre, se puede visualizar pero aún no se puede exportar.
.
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ANEXO 9. Manual de uso del SACYP
I. INTRODUCCIÓN
El Sistema de seguimiento de solicitudes de acciones correctivas o preventivas está diseñado con el
objetivo de realizar el registro, almacenamiento, seguimiento de ejecución de acciones propuestas ante
un reporte de no conformidades que permita la evaluación de la gestión de la mejora continua.
Asimismo permite a las partes involucradas en la atención una comunicación fluida a través de la
emisión de correos electrónicos de alerta e informativos.
1.1. Ingreso al Sistema Los usuarios para la prueba piloto podrán acceder al sistema a través de la dirección electrónica
http://192.168.64.31/SACYP vía Internet.
Aquí se visualizará las siguientes opciones de ingreso:
Si los datos son correctamente validos el usuario podrá acceder a las opciones configuradas de
acuerdo al perfil asignado:
1.2. Perfiles de Usuario Se tiene tres perfiles o roles del sistema de acuerdo al nivel de participación en el proceso. Estos
perfiles son:
Ingresar el nombre
y contraseña de
usuario asignado
Pantalla de Bienvenida
Descripción de Perfil de Usuario
Descripción de Opciones
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Nro PERFIL DESCRIPCIÓN
1 CEGC Coordinadores del Equipo Gestión Calidad, realizan el registro de la
SAC, asignan el responsable de la atención, realiza la verificación de
las acciones y evalúa la efectividad de las mismas para registrar el
cierre de la NC.
2 Responsable Responsables de la de la atención de la SAC (coordinadores de
laboratorio, área o equipo multifuncional) que realizan el registro de
los miembros del equipo de trabajo, el análisis de causa y el plan de
acción, asimismo registran la ejecución de las acciones.
3 Director Directores Generales o Ejecutivos
1.3. Opciones y módulos
1.3.1. Registro de SAC/SAP: desde esta opción el usuario podrá realizar el registro de una nueva Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva (SAC/SAP).
Aquí se encontrará el listado de Solicitudes registradas con los siguientes datos:
Nº de solicitud, Tipo de Acción, Fecha de detección, Descripción de la NC, Estado.
Se podrá utilizar las opciones del buscador para identificar las solicitudes y los filtros para la
búsqueda por estado.
Buscador
Registro SAC/SAP
Opciones de Registro
Hacer clic aquí
para ver SACSAP Hacer clic aquí para modificar
SACSAP y/o agregar responsables
de atención
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Registrar Nueva SAC/ SAP: esta opción permite el registro de una nueva solicitud a través de
los siguientes pasos
Ingresar la SACSAP, ingresar los datos correspondientes en el formulario y hacer clic en
Registrar para grabar.
Una vez de los datos hayan sido grabados el sistema mostrará al usuario un mensaje de
confirmación
Ingresar los datos correspondientes
Hacer clic aquí
para Registrar
Para agregar datos de
Documento al que
afecta y/o requisito de
la norma que incumple Hacer clic aquí
para Imprimir
Hacer click aquí
para Modificar
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Asignar responsable de atención de la SACSAP, esta opción permitirá al usuario asignar a las
personas que serán responsables de la SAC.
Una vez que se haya grabado la asignación, el sistema permitirá el envió de una notificación vía
correo electrónico a las personas que aparecen cono responsables de la atención del SAC/SAP
utilizando al opción ENVIAR. Asimismo se podrá actualizar el listado al hacer clic en el botón
MODIFICAR.
1.3.2. Atención de SAC / SAP, desde esta opción el usuario podrá agregar los miembros del equipo de trabajo, realizar el análisis de causa y formular el plan de acción para la atención de (SAC/SAP).
Agregar Miembros del Equipo de Trabajo: esta opción permite registrar a los miembros del
equipo de trabajo de atención de la SAC /SAP
Realizar Análisis de Causa: esta opción permite registrar el análisis de causa de la NC,
identificando la causa raíz y las posibles causas.
Seleccionar para asignar como
responsable de la atención
Hacer clic aquí para
Grabar
Confirmación de envió de notificación
Hacer clic para Grabar
Opción para Actualizar el listado de personal
Hacer clic para Grabar
Agregar Causa Raíz
Agregar Posibles Causas
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Formular Plan de Acción: con esta opción el usuario podrá definir las acciones a realizar,
asignar los responsables de ejecución y programar las fechas de inicio y término.
Al finalizar el sistema permitirá Enviar el Plan de Acción vía una notificación al Coordinador
del equipo de Gestión de la Calidad, para su evaluación y a los responsables de la ejecución.
1.3.3. Ejecución de SAC / SAP, desde esta opción el usuario podrá registrar la ejecución de las acciones formuladas en el plan de acción, se registrará la fecha y la ejecución. Para cada acción aparecerá una alerta para fecha de término de la acción y la fecha de ejecución.
Agregar Acciones
Enviar Plan de Acción
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Al finalizar el sistema permitirá Enviar una Notificación de Ejecución de las acciones vía correo
electrónico al Coordinador del equipo de Gestión de la Calidad, para su verificación y cierre de
la NC.
1.3.4. Verificación de SAC / SAC: desde esta opción el usuario podrá registrar la verificación de las acciones ejecutadas, registrándose la fecha de la verificación y alguna observación en el caso existiera.
Registrar Ejecución Acción
Enviar notificación de ejecución
de acciones
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Al finalizar el usuario podrá registrar el Cierre de la NC dando la conformidad de la
efectividad de las acciones ejecutadas.
Si la Conformidad es “Si” el usuario podrá imprimir la SAC /SAP y pasará al estado de
Cerrado
Registrar Verificación
Acción
Cierre de la NC
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Cierre de la NC
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Si la Conformidad es “No” el sistema permitirá enviar una notificación de No Conformidad
con las acciones realizadas al responsable de la atención, para reformular del plan de acción.
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1.3.5. Consulta de la SAC/SAP: desde esta opción el usuario podrá acceder a todas las solicitudes de acciones correctivas y/o preventivas registradas , ver su estado y el registro de atención
Hacer clic aquí para Ver Registro
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DIAGRAMA DE FLUJO DE Atención DE LA NC - SACYP
CGC
RESPONSABLE DEL
PROCESO (DG,DE,
COORD.AREA)
RESPONSABLE A RESPONSABLE B
Fecha actualizacion: 09-08-2012
Registra la NC
Designa al responsable y notifica via correo electronico
Conformar Equipo de Trabajo de ser
necesario
Analiza causa raices , planifica acciones
correctivas, responsables , fechas y registra en el
SACYP
Ejecuta las acciones planificadas
Registra las acciones realizadas y consigna
fecha en SACYP
Ejecuta las acciones planificadas
Registra las acciones realizadas y consigna
fecha en SACYP
El SACYP notifica via correo institucionasl al
responsable del proceso
seguimiento del cumplimiento de las
acciones planificadas
En los plazos
previstos?
seguimiento del cumplimiento de las
acciones planificadas
comunica al responsable del
proceso
No
Evalua la eficacia y Cierra la SAC
Si
FIN
inicio
ANEXO 10. Flujograma del SACYP
