La guía Nuclear busca profundizar y aplicar en pleno los conceptos y en general la teoría sobre la que se fundamenta la comunicación organizacional desde la perspectiva del profesional de Mercadeo. Aprenderemos cómo se elabora un plan de comunicación, sus elementos, la auditoría y control necesarios para lograr la máxima efectividad y calidad del plan.

UNIVERSIDAD EAN

Gestión de la Comunicación

MERCADEOFED

Vilm

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hem

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Món

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Tr

iana

Qui

nter

o

2011

NU

CLEA

R

NUCLEAR 2011

FUNDAMENTOSFUNDAMENTOSGUÍA DE TRABAJO Nº 3GUÍA DE TRABAJO Nº 3

GESTORAS DE C.O. GESTORAS DE C.O. VILMA NOHEMÍ CUEVAS QUIROS VILMA NOHEMÍ CUEVAS QUIROS (200820300)(200820300)

MÓNICA MARÍA TRIANA QUINTERO MÓNICA MARÍA TRIANA QUINTERO (200820828)(200820828)

JOANNA PAOLA PRIETO RUIZJOANNA PAOLA PRIETO RUIZ

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓNGESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

UNIVERSIDAD EANUNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA -FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA -

MERCADEOMERCADEO

BOGOTÁ D.C.BOGOTÁ D.C.20112011

2

NUCLEAR 2011

TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN......................................................................................4

RESUMEN............................................................................................... 5

OBJETIVOS..............................................................................................6

NUCLEAR................................................................................................ 7

Casa BETANIA............................................................................................7

Plan Estratégico de Comunicación Organizacional..................................14

Auditoría y Control Estratégico del Plan de Comunicación

Organizacional.........................................................................................20

Matrices CEMC........................................................................................21

CONCLUSIONES.....................................................................................27

ANEXOS................................................................................................28

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................... 29

3

NUCLEAR 2011

INTRODUCCIÓN

En mundo tan saturado de

productos de información

como el de hoy, es

importante que las

organizaciones desarrollen y

ejecuten planes estratégicos

de comunicación tanto a

nivel interno como externo

para obtener

COMUNICACIÓN con sus

stakeholders. En nuestra tercera guía desarrollaremos un plan estratégico de

comunicación para la empresa Casa BETANIA, donde se tendrá en cuenta

para su desarrollo aspectos como la cultura organizacional (misión, visión,

valores, principios corporativos), la elaboración de un presupuesto que

permitirá conocer los gastos que se tendrán en la implementación del plan de

comunicación y los aspectos que conllevan un CEMC, el cual permite concluir

con una medición que nos indica si se están cumpliendo los objetivos

corporativos y del plan o si por el contrario estamos fracasando en el

planteamiento y/o ejecución de las estrategias. Por lo que se identificarán los

indicadores de gestión comunicativa y las matrices que permitan evidenciar el

CEMC.

4

NUCLEAR 2011

RESUMENLa ejecución de un plan estratégico de comunicación establece las tácticas a

utilizar y los recursos (lenguaje, presupuesto, cronograma, mensaje y medios

con los que se desarrollará el plan). Es importante además hacer un análisis

estratégico del entorno competitivo para poder comprender el medio en el cual

se desenvuelve la actividad económica de la organización; el entorno de una

empresa posee factores externos donde encontramos factores políticos,

económicos, tecnológicos, sociales, jurídicos y culturales y factores internos

donde encontramos: proveedores, clientes, competidores y empleados, este

tipo de factores no son estáticos por el contrario al igual que las empresas van

evolucionando cada día. Para lograr desarrollar un buen análisis del entorno es

necesario seguir ciertos pasos, entre estos tenemos: Estudiar la oferta, la

demanda y el comportamiento futuro. Existen cinco principales fuerzas que

guían la competencia en el entorno y las cuales las organizaciones deben

evaluar: amenazas de entradas de nuevos competidores, rivalidad entre los

competidores, poder de negociación de los proveedores y los compradores y

amenazas de ingreso de productos sustitutos.

La constitución de barreras de entrada permite defenderse de los nuevos

competidores en el mercado algunas de estas barreras de entrada son: las

economías de escala, diferenciación del producto, inversiones de capital,

políticas gubernamentales y acceso a los canales de distribución.

Además la implementación de un control estratégico y mejoramiento continuo

de la comunicación organizacional (CEMC) el cual permite evaluar las

estrategias, tácticas y acciones empleadas en el plan de comunicación, y la

eficiencia que estas ofrecen al cumplimiento de los objetivos de la organización

.

5

NUCLEAR 2011

OBJETIVOS

Identificar los factores que contemplan un

plan estratégico de comunicación para

una empresa, en este caso Casa

BETANIA.

Analizar los factores que dinamizan la

cultura organizacional y como esto influye

en su comunicación.

Identificar los indicadores de gestión

comunicativa de la empresa Casa

BETANIA.

Implementar un plan estratégico de

comunicación organizacional en la

empresa, donde se encuentren

soluciones a posibles inconvenientes

comunicativos.

Analizar los factores que intervienen en

el control estratégico y mejoramiento

continuo de la organización (CEMC).

6

NUCLEAR 2011

PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASACASA BETANIA BETANIA

Casa BETANIA es un proyecto de empresa

que ofrece un portafolio de productos de

decoración para el hogar con un valor

agregado, donde nuestra principal

estrategia es estar innovado en las

diferentes técnicas que se puedan aplicar a

la lencería del hogar (patchwork, bordados, pirograbado, pintura en tela, etc.) con

diseños personalizados y adaptados a las diferentes épocas del año.

Casa BETANIA, quiere trabajar con mujeres (entre los 30 y 60 años de edad)

que tienen experiencia en las técnicas implementadas para la producción y que

estarán en constante capacitación de acuerdo a las exigencias del mercado.

Los productos pasarán por un rígido control de calidad y nos caracterizaremos

por un excelente servicio que escucha y atiende al cliente.

En la labor somos un equipo, donde la colaboración y la comunicación

transparente son claves para solucionar problemas, atender solicitudes y

nuevas ideas de nuestro equipo de trabajo, quienes son motivadas por medio

de incentivos para presentar ideas innovadoras a la empresa.

CCULTURAULTURA ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

La cultura de Casa BETANIA estará compuesta por las subculturas de mujeres

emprendedoras de varias regiones del país, donde se evidencia el orden, la

7

NUCLEAR 2011

colaboración, el amor por la organización y la armonía que resplandece dentro

de ella.

MMISIÓNISIÓN YY VISIÓNVISIÓN – – CASACASA B BETANIAETANIA

PPRINCIPIOSRINCIPIOS YY VALORESVALORES CORPORATIVOSCORPORATIVOS

Honestidad en todo lo que hacemosRespeto e interés por la integridad de los stakeholdersLabor y ordenCumplimiento en todo lo propuestoSensibilidad ante diferentes situaciones organizacionales y socialesTransparencia en nuestros actosGenerar confianza

OOBJETIVOSBJETIVOS

Estar en constante innovación de nuestros productos de acuerdo a las exigencias del target.Establecer un ambiente de armonía y generar confianza en el lugar de trabajo.Lograr por medio de la comunicación un mayor provecho del tiempo laboral y mayor productividad.

8

MISIÓNMISIÓN “Ofrecer a nuestros clientes

un excelente servicio, variedad de productos de la mejor

calidad e innovación constante en sus diseños, comunicación

fluida y amor de sus empleados por la

organización”.

VISIÓNVISIÓN

“Ser líderes en la producción y distribución

de productos innovadores de lencería

para el hogar”.

NUCLEAR 2011

Emplear mujeres adultas que se caractericen por su desempeño y creatividad.Lograr por medio de las estrategias de negocio, de mercadeo y de comunicación y la misión el logro de la visión organizacional.Ofrecer un excelente servicio al cliente, escuchar y solucionar las sugerencias e inquietudes de nuestros públicos.

AANÁLISISNÁLISIS DOFA DOFA

POSITIVO NEGATIVO

FORTALEZASFORTALEZAS

Innovación Rapidez y atención en el servicio Personalización de los diseños

de acuerdo al cliente Confianza entre los empleados y

directivas de la organización Implementación de herramientas

virtuales para agilizar el flujo de comunicación

DEBILIDADESDEBILIDADES Falta de compromiso de los empleados Falencias de comunicación. Capital insuficiente Retrasos de producción Capacitación constante a

empleados Materia prima y mano de obra

costosa.

ORIG

EN IN

TERNO

Atributos de la empresa

OPORTUNIDADESOPORTUNIDADES Posibilidades de exportar Adoptar la Pre – venta Implementación de social media Desarrollo del mercado Posibilidad de desarrollar

nuevos productos

AMENAZASAMENAZAS Competencia fuerte Pago de impuestos Capacitación constante a

empleados Precio alto del producto Respaldo financiero

sostenible.

ORIG

EN EXTERN

OAtributos del

ambiente

De acuerdo al anterior diagnóstico empresarial, podemos decir que la

comunicación en el ámbito organizacional es clave para lograr el cumplimiento

de los objetivos y lograr sinergia dentro y entre el ambiente interno y externo,

pues, de no ser así casa BETANIA se sostendrá por un periodo corto debido a

que cada empleado buscará sus propios intereses.

9

NUCLEAR 2011

EESTRATEGIASTRATEGIA DEDE NEGOCIO: NEGOCIO:Casa BETANIA en la cadena de valor de productos de lencería para el hogar

innovará en técnicas y diseños para que nuestros productos sean únicos;

además, en algunos casos se implementará post-venta, obteniendo de esa

manera capital y/o utilidades adelantado, permitiéndonos adelantar

producción; la empresa también utilizará social media como valor

agregado, pues, por no facilita el flujo de comunicación entre

el medio interno y externo que afecta directa o

indirectamente la compañía, sobra decir que también se

venderá y se dará garantía virtualmente. La organización

fomentará el trabajo en equipo y la transparencia en la

comunicación integral.

ESTRATEGIA DE MERCADEO: Nuestro target serán mujeres (en edades aproximadas de los 20 años en

adelante) de estratos socioeconómicos 2, 3, 4, 5 y 6, las cuáles buscan un

hogar único y armónico, por eso nuestro lema es: “diseño y armonía para tu hogar”, además se les prestará un servicio amable, oportuno y personalizado.

También, si es posible, se firmarán alianzas con almacenes de cadena, para

abarcar una distribución nacional. El producto, como ya se mencionó

anteriormente, con diseños únicos, se promocionará por social media, voz a

voz y en centros comerciales que frecuenten nuestro publico objetivo. El precio

de introducción no será muy alto,

pero luego se deberá

incrementar, pues, la materia

prima y la mano de obra es

costosa.

10

NUCLEAR 2011

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Nuestra principal estrategia de comunicación es la claridad del mensaje. Se

analizará el lenguaje del receptor para evitar que el mensaje se distorsione en

el camino, se hablará de nuestra cultura organizacional, del producto que

ofrecemos y se motivará el público para que nos retroalimente. Ahora, para

nuestro público interno se implementará una comunicación integral

personalizada, sin perder la autoridad, donde los empleados confíen en sus

superiores y entre ellos mismos en comunicar. Lo anterior se logrará con el

plan de comunicación propuesto en este documento.

11

NUCLEAR 2011

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓNPLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

ESTRATEGIA SITUACIONAL POR CONDICIONES ESESTRATEGIA SITUACIONAL POR CONDICIONES ESXXCC

El plan estratégico de comunicación para casa BETANIA, está sostenido por

los siguientes conceptos:

MISIÓN DEL PLAN

La comunicación integral con los diferentes públicos se logrará utilizando

medios personalizados, audiovisuales, físicos y virtuales, con un lenguaje y

mensaje claro para cada receptor.

VISIÓN DEL PLAN

Lograr sinergia entre los departamentos de la organización, aumentando la

producción, dando armonía al clima organizacional y con nuestro esfuerzo

lograr que el target recuerde y le sea fiel a la marca.

12

NUCLEAR 2011

I.I. IDENTIFICACIÓNIDENTIFICACIÓN

I.1 ObjetivoLograr sinergia entre los departamentos de la organización, para el logro de

objetivos, afianzar la cultura organizacional de manera que se refleje en la

armonía, en la producción y en el posicionamiento de la marca, así lograr

comunicación integral con todos los públicos, por medio de herramientas

virtuales y tradicionales.

I.2 Públicos del plan

I.3 SituaciónLos niveles de producción se reducen, hay retraso en el pedido de

materiales, los cuales se solicitan a la persona encargada por medios

físicos escritos. Además, los empleados se muestran rígidos a la presencia

de sus directivos y no comunican las falencias presentadas. Las anteriores

situaciones causan retrasos en los pedidos post-

venta, generando una mala impresión del público

externo y pérdida de los mismos, los cuales no tienen

recordación de la marca y son infieles a ella, además

13

NUCLEAR 2011

la competencia toma fuerza mientras que hay un déficit en nuestros

ingresos.

II.II. SOLUCIÓNSOLUCIÓN

II.1 Creación

Táctica Operativa

Implementar un software de intranet sencillo, para que de esa manera

lleguen los informes de stock a la persona encargada de realizar los

pedidos a proveedores, la cual debe estar en constante comunicación

con el personal de producción para que el inventario esté al día.

Adicionar a la intranet la posibilidad de tener contacto directo virtual con

proveedores.

El personal administrativo debe de comunicar abiertamente, inspirar y

dar confianza a los empleados y hacerles tomar conciencia de la cultura

organizacional donde se trabaja por los mismos objetivos, de esa forma

el personal empleado iniciará una comunicación ascendente y horizontal

para mantener la sinergia. También se implementará un buzón de

sugerencias para las personas que quieran mantener sus opiniones en

el anonimato.

La comunicación visual dirigida a los clientes tanto por social media

como por otros medios debe ser de un gran impacto visual y nuestro

servicio al cliente debe ser excelente para de esa manera retener a los

clientes.

Táctica argumental

Slogan: “diseño y armonía para tu hogar” – para él público externo.

Para el publico interno se utilizarán argumentaciones como: “eres parte

de la familia casa Betania”, “nuestra cultura es tu cultura”, “la

14

NUCLEAR 2011

comunicación agiliza y dinamiza tu labor”, somos lo que somos por tu

labor”, entre otras.

15

Herramientas

Las herramientas a utilizar serán: orales, escritas y audiovisuales, para

cada una de ellas y dependiendo del público al que se quiera comunicar

en las diferentes etapas del plan serán individuales y masivas.

PúblicoHerramienta

CoberturaOral Escrita Audio

visual

INTERNOMasiva

Individual

EXTERNOMasiva

Individual

En la siguiente matriz se podrá observar el análisis de los medios de comunicación basados en tecnología que están dentro del plan inicial, los que se consideran que ayudarían al éxito del mismo y cómo se anexarían dentro del plan estratégico de comunicaciones.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍAMEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍA

MEDIOPLAN ES CLAVE PARA EL PLAN DE COMUNICACIÓN SE ANEXA AL PLAN

Sí No Sí No ¿Por qué?SITIO WEB Este medio sería clave para la comunicación con

el público externo y para ventas on-line, muestra de portafolio, personalización de productos por medio de un software sencillo para conocer los diseños que desean los clientes, exponer nuestra cultura organizacional y publicar información sobre eventos.

Se podría anexar al plan para la comunicación con clientes externos, posibles clientes y proveedores, pero se debe examinar el presupuesto.

SITIO INTRANETEstá contemplado dentro del plan, pues, es una herramienta que facilita la sinergia entre departamentos y la comunicación ágil con el público interno, permitiendo una profunda retroalimentación; además no es muy costoso.

Ya está anexado.

MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

Facilita la comunicación entre el público interno, pero podría llegar a salirse de control, disminuyendo la productividad.

De anexarse sería al sitio intranet.

CORREO Sería muy útil pues le permite a la organización comunicarse con los stakeholders de manera

Se podría anexar a la intranet y/o página web,

NUCLEAR 2011

ELECTRÓNICOpersonal y/o masiva, permitiendo privacidad entre los interesados. Deben plantearse normas donde quede claro que es solo para uso organizacional.

pagando el dominio al servidor de Gmail.

TELEFONÍA IP Es una herramienta que simplifica la infraestructura de comunicación agiliza la atención de los públicos y la solución de inconvenientes.

Se agregaría a servicio al cliente.

FOROS Y CHARLAS (Chats)

Los foros serían muy productivos comunicativamente, pues, se podría conocer la opinión de los públicos internos y externos sobre un tema específico, además la organización podría hacerse pasar por alguien del público para defender la organización de ataques sin fundamento.Los chats se utilizarían exclusivamente para resolver dudas de los clientes externos.

Se implantarían ambos dentro de la página web.

VIDEOCONFERENCIA

Este medio agiliza la comunicación con públicos internos, pero para esta etapa de la empresa no es necesaria; se consideraría para un plan estratégico de comunicación futuro, donde Casa BETANIA sea más madura.

No aplica

18

NUCLEAR 2011

BLOG Está propuesto dentro del plan, pues, es una herramienta que permite interacción con el público externo, donde se publica información de la empresa y aunque es muy similar a la página web, permite mayor socialización.Su costo es relativamente bajo.

Está anexado en social media.

ELEFONÍA MÓVIL SMS y MMS

Es clave para brindar información a clientes externos fieles de la organización, para enviarles información sobre el estado de su envío y para el público interno sobre novedades de la empresa.Se debe tener precaución, pues el público puede sentir invasión de su privacidad, además es costoso.

Se podría anexar como un ítem adicional para el envío de información.

SOCIAL MEDIAEstá contemplado dentro del plan, pues, es un factor clave para el éxito del plan de comunicaciones, que permite la difusión de información amplia y un feedback casi inmediato.

Está anexado

COMUNICACIÓN Este factor no está planteado como tal, pero se aplica dentro de las redes sociales y blog, pues, la comunicación se efectúa dentro de ellas con el público

Se anexaría al factor Social Media, al blog y la web.

19

NUCLEAR 2011

2.0externo, donde se puede influir sobre su decisión de compra y ellos a la vez descubren y redescubren la empresa y sus valores corporativos.Este medio es clave para el éxito del plan, pues, permite una relación más íntima con el público.

20

II.2 Condicionantes

El lenguaje

Público Interno: Lenguaje formal y/o técnico para el personal

administrativo y para los proveedores y lenguaje sencillo y claro para los

demás empleados.

Público externo: Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con

alto significado y recordación.

Recursos

El recurso humano: esencial para este plan sería: el gerente de

comunicación con apoyo del personal administrativo, quien dará a

conocer el plan, lo ejecutará, motivará a los públicos, lo evaluará y de

ser necesario lo corregirá, promotores para evento en centro comercial y

un publicista, que será el encargado de modificar y realizar el

lanzamiento de la publicidad.

En cuanto al recurso financiero debe ser de bajo costo para empezar

debido al escaso presupuesto, pero además se debe realizar un

préstamo en alguna entidad soportado con los niveles de producción

que se lograrán con este plan.

NUCLEAR 2011

22

PRESUPUESTOÍTEM COSTO VALOR ($)

PRÉSTAMO

Sí NoINTRANET – Capacitación e instalación

Medio 2’000.000.00 X

Pagina WebBajo/MedioPor 5 meses inicialmente

100.000.00 X

Blog Servicio gratuito 0.00 X

Redes sociales Solo el servicio gratuito 0.00 X

Eventos centros comerciales Bajo/ Medio 1’500.000.00 X

Recurso Humano Medio 4’000.000.00 X

Impresión de recursos publicitarios Medio 2’000.00000 X

Gastos imprevistos 500.000.00 X

TOTAL 10’100.000.00

TOTAL PRÉSTAMO A REALIZAR 8’000.000.00

RECURSOS CON QUE SE CUENTAN 2’100.000.00

NUCLEAR 2011

El tiempo: instalación de intranet (1 semana),

capacitación intensiva y simulacro (1 semana),

adaptación (aprox. 7 días después), eventos para

públicos externos (4 meses) y actividades para tomar

conciencia de la cultura organizacional debe realizarse el

tiempo que dure el plan, pero no debe ser muy

saturado porque se pierde el efecto.

Este ítem se encuentra más detallado en el cronograma.

Terreno el plan se desarrollará

físicamente en la organización y

en centros comerciales para el

público externo.

Este plan no está en contra de

ninguna política o Ley.

II.3 Contingencias

23

NUCLEAR 2011

La intranet de bajo costo con el incremento de la producción y el mal

uso que podría dársele, colapsaría, causando un daño peor. Por eso el

personal debe de estar preparado, pues si esto sucede se debe recurrir

a la comunicación tradicional (cartas, carteleras, memorandos teléfono,

etc.). En cuanto a comunicación integral y el factor confianza entre

directivos y empleados, debe manejarse con precaución, pues, es

posible que los subordinados pierdan el respeto a sus superiores.

Es probable que los mensajes de social media no lleguen a todo el

público objetivo y que este mismo en los eventos externos se muestre

sin interés por el producto, por eso el

evento debe ser llamativo y de acuerdo

al target.

También puede haber rechazo del

crédito, por lo que se debe presentar

solicitud ante diferentes entidades.

24

NUCLEAR 2011

III.III. EL PLAN DE COMUNICACIÓNEL PLAN DE COMUNICACIÓN

III.1 Objetivos

Lograr por medio del presente plan un aumento en la productividad a corto plazo

PúblicoInterno

Acciones ColaboradoresImplantación de la intranet, con su debida capacitación para el manejo de herramientas virtuales que permitan agilizar los procesos.

Encargado de comunicación

Aumentar los niveles de comunicación horizontal y ascendente por medio de la confianza, creando una sinergia benéfica para la

organización

PúblicoInterno

Acciones ColaboradoresEquipos de trabajo para resolución.Planes de motivación. Mensajes en la intranet. Reuniones.Cartas.Jornada de puertas abiertas.

Encargado de comunicación y personal administrativo

Transmitir la misión, visión y los valores de la organización, para obtener la fidelidad de nuestros públicos

PúblicoInterno

Acciones ColaboradoresPublicaciones en carteleras. Fondos de pantalla de los computadores con texto e imágenes alusivas 3 veces por semana.Envío de correos electrónicos.

Encargado de comunicación y personal administrativo

25

NUCLEAR 2011

Mensajes en la intranet.

PúblicoExterno

Instalaciones que reflejen nuestra cultura - LobbyExcelente servicio.Folletos con nuestros productos donde muestre la cultura.

Encargado de comunicación, publicista y empleados.

Posicionar la marca positivamente en la mente del consumidor por medio de eventos publicitarios

PúblicoExterno

Acciones ColaboradoresEventos en centros comerciales.Folletos y demás papelería de la organización.Blog de Casa Betania.Página web.Participación activa en social media.

Encargado de comunicación y publicista.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNAVariables INTERNA EXTERNA

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Comunicación Integral (ascendente, descendente

y horizontal)Comunicación comercial

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Interpersonales y audio-visuales

Visuales, virtuales e interpersonales

ELEMENTOS PROMOCIONALE

S

Carteleras, intranet, reuniones, capacitaciones,

jornada de puestas abiertas, videoconferencias, encuestas, instalaciones y

cartas.

Promoción en centros comerciales, folletos,

tarjetas de presentación, promoción en social

media y merchandising.

III.2 Detalles de la comunicación

26

III.3 Cuadro de AUDIENCIAS y TÁCTICAS

AUDIENCIAS

TARG

ET OBJETIVO MEDIOS TONO Y

LENGUAJETÁCTICA

SRESPONSA

BLEENTREGAB

LEINSUMOS

REQUERIDOS

RECOMENDACIONES/

OBSERVACIONES

Pers

onal

Ope

rativ

o

Aumento de la productividad.Afianzar la comunicación.Transmitir la cultura organizacional.

IntranetReunionesAudiovisualesCarteleraBuzón de sugerencias Jornada de puertas abiertas.

Lenguaje sencillo.La cultura organizacional y la comunicación armonizan tu labor

Equipos de trabajo para resolución, motivación, mensajes en la intranet, capacitación,Jornada de puertas abiertas.

Encargado de comunicacionesPersonal administrativo.

EncuestaInforme de productividad

Informes anteriores de la compañía.Información de cada empleado.

Mujeres adultas (entre los 30 y 60 años), madres, organizadas, estrictas y de lenguaje sencillo, tradicionales y conservadoras, pero creativas y emprendedoras, con nivel de educación técnico. Estratos socioeconómicos 1 y 2.

Pers

onal

Dire

ctiv

o Lograr sinergia con los demás departamentos. Afianzar la comunicación.Transmitir la cultura organizacional.

IntranetReuniones CarteleraBuzón de sugerencias.Reuniones.

Lenguaje formal y/o técnico, donde se incentive la ayuda a la organización e implementación de medios tecnológicos.

Equipos de trabajo, mensajes en intranet, planes de motivación, reuniones.

Encargado de comunicacionesNotas y flashes informativos

EntrevistasInforme de productividad encuestas

Informes anteriores de la compañía.Bases de datos.

Personal adulto, profesionales, emprendedores y de lenguaje técnico. Estratos socioeconómicos 3 en adelante. Personas que se interesan por el desarrollo de la organización.

NUCLEAR 2011

Prov

eedo

res Agilizar el flujo de

comunicación, para la entrega oportuna de los pedidos y afianzar la comunicación.

IntranetInternetMedios tradicionales

Lenguaje técnico y/o sencillo cuando se requiera

Mensajes virtualesCartasinstalaciones

Encargado de comunicaciones y personal administrativo.

Informe de pedidos y materiales en inventario

Informe de pedidos anteriores y datos de proveedores

Personal técnico calificado, le interesa el rendimiento de la empresa, pues de ello depende su labor.

Pers

onal

Ext

erno

Generar un buen posicionamiento de la marca y la fidelidad del cliente.

Social mediaFolletosPublicidad visual y promoción en centros comerciales.Merchandising.

Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con alto significado y recordación:. “diseño y armonía para tu hogar”,

Página web, redes sociales y medios virtuales (blog), stand en centros comerciales,Buzón de sugerencias,InstalacionesPuntos de venta. Folletos y demás.

Publicista.Encargado de comunicacionesPromotores en puntos de venta.

Encuestas EntrevistasInforme de ventas, miembros de redes sociales.Informes socialesCRM

Informe de ventas, miembros de redes sociales.Informes socialesCRM de años anteriores.

Público exigente, mujeres de los 20 años en adelante, de varios estratos socioeconómicos, con niveles educativos profesionales, pertenecientes a una familia, obsesionadas por estar bien arregladas físicamente y mantener su hábitat limpio, armonioso y llamativo y sociables.

28

NUCLEAR 2011

III.4 Cronograma

ACCIÓN HERRAMIENTAMES

1 2 3 4 5

Comunicación, explicación y solicitud de colaboración a la organización por medio de reunión acerca del nuevo plan de comunicación.

Gerente de comunicacionesMedios interpersonalesMedios visuales

Instalación de Hardware, software y redes de la intranet. Ingeniero de sistemas

Capacitación del personal

Capacitador Ingeniero de sistemasGerente de comunicaciones Medios interpersonales y audiovisuales

Concientización de la importancia de la cultura organizacional y la comunicación

Personal administrativoPersonal operativo

Evento en centros comerciales y campaña publicitaria en social media, web, blog y puntos de venta

PromotoresGerente de comunicaciones

Verificación del cumplimiento y acogida del plan. Aspectos a corregir.

Gerente de comunicaciones

29

IV.IV. EJECUCIÓNEJECUCIÓN

IV.1 Lanzamiento

Se debe realizar con liderazgo y seguridad, para

poder generar consenso en las personas que

serán decisivas para el desarrollo de la estrategia.

Se debe realizar en una reunión junto con todos

los empleados donde se resolverán dudas y se

recibirán opiniones y aportes al plan y debe ser

apoyado por las directivas para motivar a los

públicos. El gerente de comunicaciones es quien dá luz verde para ejecutar cada

acción de acuerdo al cronograma y está al tanto de todos los

movimientos que se realicen.

IV.2 Seguimiento

Un rígido seguimiento a cada

uno de los recursos para

verificar que todo marche

como se planeó, se debe

revisar el cronograma

diariamente. El encargado de

comunicaciones es el

principal actor en este factor,

el cual debe de estar rindiendo informes a las directivas de la

organización realizando encuestas al final de cada acción.

NUCLEAR 2011

IV.3 Cierre

Se estará informando a los

públicos cuando se aproxime el

cierre del plan, pues, se

necesitará el apoyo de todo el

personal de Casa BETANIA

para lograr los resultados

esperados y dar un cierre

exitoso al plan, donde el gerente de comunicaciones deberá rendir un

informe final con todos los detalles del plan. De no obtener los

resultados esperados se debe revisar, modificar e iniciar de nuevo el

plan de comunicación, pero de ser exitoso se seguirá trabajando sobre

el mismo, pero adecuándolo según las necesidades de comunicación

con y para el público.

31

NUCLEAR 2011

V.V. EVALUACIÓNEVALUACIÓN

Auditoría y control estratégico del planAuditoría y control estratégico del plan

V.1 Indicadores de gestión comunicativa

El logro de los objetivos corporativos está basado en la cultura

organizacional de cada empresa, para este caso, Casa BETANIA la

cual utiliza una serie de indicadores de gestión de comunicación que le

permite medir los resultados que contribuyen al cumplimento de sus

objetivos corporativos y del plan de comunicación.

Indicadores de eficiencia: Para Casa BETANIA un indicador de

eficiencia no es únicamente la correcta y rápida elaboración de los

productos, es también lograr que nuestras colaboradoras le den el

mayor grado de aprovechamiento a cada uno de los recursos con

los que cuentan para el desarrollo de su tarea, dando como

resultado el umbral de productos elaborados en las diferentes

técnicas con unos costos mínimos.

Indicadores de eficacia: Nuestras operadoras además deben

cumplir con un número de productos elaborados por cada una de

ellas en un tiempo determinado y siendo eficientes a la hora de

aprovechar la materia prima que tiene a sus disposición, también se

evalúa la calidad de los productos y para que cumplan con los

estándares de calidad, requerimientos, gustos y necesidades que

requieren los consumidores.

32

NUCLEAR 2011

Indicadores de productividad: Casa BETANIA, es consciente que

un buen clima organizacional es la base de la productividad de sus

colaboradoras, pues, genera en ellas compromiso, dedicación,

espíritu de trabajo en equipo, aprovechamiento de recursos y tiempo

empleado en la elaboración de los productos.

Indicadores de efectividad: La comunicación organizacional es la

base para que los indicadores de eficacia, eficiencia y productividad

arrojen buenos resultados una correcta comunicación entre todos

los miembros de la organización en este caso BETANIA, hacen que

cada una de las colaboradoras se sienta comprometida con la

empresa, por tal motivo en Casa BETANIA, trimestralmente se

realizan encuestas de opinión donde las colaboradores tiene la

posibilidad de expresar su grado de satisfacción con la

comunicación que se brinda por parte de cada una de las áreas de

la empresa.

Todas las áreas de la empresa deben mantener una buena

comunicación ya que de cada uno de ellos depende el éxito en el

cumplimiento de los objetivos corporativos obteniendo así claridad

en:

Numero de pedidos.

Cantidad de productos e inventario.

Límite de tiempo en la elaboración de productos.

Características, diseños y materiales de los productos.

33

NUCLEAR 2011

V.2Matrices de doble entrada MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN

MATRICES (CEMC)

Todo plan estratégico dentro de la organización debe contar con una

medición la cual nos permite reconocer si se están cumpliendo con los

objetivos corporativos o si por el contrario se esta fallando en la

implementación del plan, estableciendo el grado de avance y el

resultado que se esta generando en cada actividad.

MATRIZ DE DOBLE ENTRADA MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN

PARTICIPACIÓN

NÚMERO DE TRABAJADORES

EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA

NÚMERO DE TRABAJADORES

EN EL ÁREA OPERATIVA

NÚMERO DE TRABAJADORES

EN EL ÁREA COMERCIAL

ALTAMENTE PARTICIPATIVOS 1 5 2

PARTICIPATIVOS PASIVOS 1 4 0

MODERADAMENTE PARTICIPATIVOS 0 2 0

DESINTERESADOS 0 0 0

NO PARTICIPATIVOS 0 0 0

Es de vital importancia que en cada organización evalué el grado de

participación que tienen sus miembros en las diferentes actividades

propuestas por la misma y la interacción que tengan con los planes y

los demás miembros de la organización. Para esto se realiza a

continuación una matriz de doble entrada, donde evaluaremos el

grado de participación que tienen los integrantes de Casa BETANIA, en

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NUCLEAR 2011

las actividades y reuniones que se plantean para el desarrollo de los

objetivos corporativos y del plan estratégico de comunicación.

MATRIZ DE DOBLE ENTRADA GRADO DE PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOSLa siguiente matriz de doble entrada nos permite analizar si existe una

correcta comunicación en Casa BETANIA y como ésta afecta positiva o

negativamente el desarrollo de los objetivos planteados. Se realizó una

encuesta a los 15 miembros que conforman la empresa para poder

medir si se está implementada la estrategia de comunicación correcta.

MATRIZ DE COMPARACIÓN DE OBJETIVOS PLANTEADOS Y FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITOLa gestión organizacional está basada en la comunicación, tanto de

forma interna como externa, donde aspectos como: imagen, reputación

y las habilidades comunicativas que posea el líder de la organización

reflejan si existe una buena comunicación dentro de la organización, en

el desarrollo de la siguiente matriz se podrá apreciar como la gestión

de comunicación satisface los factores críticos de éxito.

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PERTINENCIA DE LA INFORMACIÓN SI NO

TOTAL DE ENCUESTAD

OS

Considera apropiada la información que recibe en boletines, reuniones, carteleras y demás medios

13 2 15

Utiliza la información recibida en la toma de decisiones para el cumplimiento de sus tareas.

11 4 15

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INDICADORESObjetivos / variables y

acciones VALORACIÓN EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD

LIDERES EN PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN

Atributos Aprovechamiento de los recursos

Eficiencia y eficacia en todos los proceso

de producción

Cumplimiento a cabalidad de los

objetivos

Capacidad de manejo de maquinaria y trabajo humano

IMPACTO EN LAS AUDIENCIAS

Resultados positivos y negativos obtenidos

Evitando desperdicios de tiempo y materia

prima

Satisfacción cliente, calidad y precio de los

productos

Aceptación del mensaje por parte de

los públicos

Cantidad de productos frente a cantidad de insumos utilizados

MEDIOS EMPLEADOSBoletines

Encuentras

Mínima cantidad de recursos

desperdiciadosServicio a los clientes Implementación de la

información obtenidaLograr una

producción exitosa

ATRIBUTOS DE IMAGEN Rentabilidad Reducción de costos Satisfacción Eficaz y eficiente a la

vez Rentabilidad

DISTRIBUCIÓN Tiempos, calidad. Tiempos empleados adecuadamente

Satisfacción en los almacenes y

consumidores

Cumplimiento de todos los pedidos, a

su tiempo

Cumplir con los pedidos en tiempos

determinados

CONTENIDOS Factores críticos de éxito Valores y atributos Participación Gestión de

comunicación efectiva Rentabilidad

TABLA DE COMPARACIÓN ENTRE UN GRUPO DE CONTROL Y UNO EXPERIMENTALEn la siguiente tabla se muestra la medición preliminar para la elaboración de un producto por una persona, analizándolos en un grupo experimental y uno de control:

GRUPO 1 GRUPO 21. Medición preliminar productividad Grupo 1.

=

2. Se realizaron 2 reuniones de grupo informativas sobre los mecanismos de control y mejoramiento continuo a emplearse en los próximos meses.

3. Se realizó una nueva medición después de cada reunión que arrojo los siguientes resultados :

Productividad 1, Grupo 1 =

Productividad 2, Grupo 1 = 0, 08

Productividad 3, Grupo 1 = 0,125

1. Medición preliminar productividad Grupo 2.

=

2. Se entregaron 2 memorandos informativos sobre los mecanismos de control y mejoramiento continuo a emplearse en los próximos meses.

3. Se realizó una nueva medición después de cada memorando, los cuales arrojaron los siguientes resultados.

Productividad 1, Grupo 1 = = 0,04

Productividad 2, Grupo 1 = 0,125

Productividad 3, Grupo 1 = 0,125

NUCLEAR 2011

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CONCLUSIONESLa comunicación y la cultura organizacional son el punto de partida para

que cualquier organización pueda cumplir sus objetivos corporativos. La

ejecución de un plan estratégico de comunicación para Casa BETANIA, permite que sus clientes tanto internos como externos tengan clara la

cultura organizacional de la empresa, sus productos y servicios.

El control estratégico y el mejoramiento continuo de la comunicación

organizacional permiten hacer una medición donde se indica si la

organización está cumpliendo con sus objetivos corporativos o si el por

el contrario no se están implementando adecuadamente las distintas

tácticas y estrategias para el desarrollo corporativo de la organización.

El realizar un análisis estratégico del entorno competitivo puede ser una

ventaja que las empresas pueden aprovechar, pues, por medio de este

la organización puede conocer sus fortalezas (fuerzas positivas o de

ayuda) y sus amenazas (fuerzas negativas o de riesgo).

Dentro del plan estratégico hay factores que nos permiten identificar la

naturaleza de las variables y atributos que determinan y dan como

resultado la implementación de estrategias en la organización, entre

estas tenemos los factores críticos de éxito, eficacia, eficiencia,

productividad y la rentabilidad.

BIBLIOGRAFÍA Y PÁGINAS WEB CONSULTADAS

Centro de investigaciones de la comunicación corporativa

organizacional CICCO. (2007).Comunicación empresarial. Plan

estratégico como herramienta gerencial. Capítulos 3 y 4.

Aguilera, J. (2008) Gerencia integral de comunicaciones. Bogotá:

Ecoe Ediciones.

La Comunicación Organizacional En La Empresa Moderna

Comunicación estratégica

Estrategias de comunicación corporativa

Plan Estratégico de Comunicación

Planeación Estratégica y Estrategia de Negocios 2 - Definición y

planeación estratégica

NUCLEAR 2011

ANEXOSANEXO 1 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EMPLEADOS Y PÚBLICO INTERNO

FECHAAPELLIDOS NOMBRES

CARGO C.C.Encuestador

5 4 3 2 1 OBSERVACIÓN

GERENTE DE COMUNICACIONESCasa BETANIA

Usted se siente parte de casa BETANIA

Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa BETANIA

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - EMPLEADOS

Es usted más productivo con estas herramientasMejoró la comunicación con sus colegas

Usted tiene buena comunicación con el área administrativa

En general el plan de comunicación cómo lo consideraUsted vela por cumplir la misión y visión de la organizaciónEn usted se reflejan los valores corporativos

Utilizó usted en los último meses herramientas virtuales

Tiene los conocimientos suficientes para manejar la intranet de la organización

Considera usted que las herramientas de comunicación que se utilizan en la organización hacen más fácil y dinámica su labor

Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1:

PREGUNTA

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ANEXO 2 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CLIENTES EXTERNOS

FECHA EDADAPELLIDOS NOMBRES

CARGO C.C.OCUPACIÓN SEXO

Encuestador

5 4 3 2 1 OBSERVACIÓN

Si__ No__

Que opina de nuestro personalUsted se comunica o lo haría con nosotros

Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa

GERENTE DE COMUNICACIONESCasa BETANIA

Conoce nuestra página WEB

Ha comprado sus productosQué opina del servicioLe han cumplido con sus pedidos

Es usted miembro de las redes socialesEs usted miembro de nuestro blog

Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1:

PREGUNTAConocía usted casa BETANIAPor qué medio se enteró

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - PÚBLICO EXTERNO

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