El proces..
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diapositas de comunicacion
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Califique de 1 a 10 la CALIDAD de su comunicación interpersonal
1. El gerente y la comunicación
La comunicación interpersonalse refiere a la manera como unindividuo prefiere relacionarsecon otros
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Herramientas para el mejoramiento de la comunicación
El General W.
QuéQuién
CómoCuando
DóndeElementos vitales de toda comunicación
4
UN MODELO DE COMUNICACIONUN MODELO DE COMUNICACION
Elementos:
1. El comunicador2. El mensaje3. El medio4. El receptor5. La retroalimentación
Comunicador Mensaje Medio Receptor
Con qué fin
Retroalimentación...con qué efecto
Quien dice que de que manera a quien
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La comunicación con los grupos: Las reuniones
Con cuál animal se identifica usted?
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2. La Comunicación Interpersonal
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Un elemento clave para determinarel potencial de un gerente para progresares su habilidad para comunicarse...
...la capacidad para presentar ideas e informaciónen forma concisa y efectiva oralmente o por escrito.
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Quiero hablar primero
Estoy pensando en que voy a decir
No estoy interesado en el tema
Es muy difícil de entender para mi
Usted no me gusta
No me gusta como Ud. Habla
Estoy demasiado disgustado o preocupado con otras cosas
No quiero creer lo que Ud. me va a decir
Prefiero prestar atención a las personas o a las actividades a mi alrededor
Prefiero soñar despierto o hacer garabatos
¿Qué se dice Ud. Siempre a sí mismocuando se comunica?
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LAS 12 ACTIVIDADES GERENCIALES MAS IMPORTANTES
LAS 12 ACTIVIDADES GERENCIALES MAS IMPORTANTES
1. Escuchar atentamente
2. Dar instrucciones claras y efectivas
3. Aceptar su parte de responsabilidad en los problemas
4. Identificar los verdaderos problemas
5. Administrar el tiempo y establecer prioridades
6. Reconocer una excelente ejecución
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7. Comunicar las decisiones a los empleados
8. Ser efectivo en la comunicación verbal
9. Cambiar las prioridades si es necesario
10. Explicar el trabajo
11. Obtener y proporcionar retroalimentación en sesiones donde se establezca
comunicación en las dos direcciones
12.Escribir en forma efectiva.
LAS 12 ACTIVIDADES GERENCIALES MAS IMPORTANTES
LAS 12 ACTIVIDADES GERENCIALES MAS IMPORTANTES
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Evaluemos la calidad de nuestra comunicacióninterpersonal.El método periodístico de la noticia.
Califique de 1 a 10 la calidad de su comunicación escrita
Un león escapó de su jaula
Ejercicio 1 : Redacción de una noticia
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3. Los sentidos de la comunicación
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El sentido de la comunicación
La mano del hombretiene cinco dedos
la Comunicación tienecinco sentidos:
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Un ejercicio de habilidad mental:
¿cuántos sentidos tiene su organización? O será mejor preguntar :
¿tiene sentido mi organización?
Califique de 1 a 5 cuántos sentidos tiene su organización
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Definición de la herramienta:
5 caracteristicas
GustoEquivalentes a la capacidad que tiene el individuo para conectarsecon el mundo.
Los sentidos de su organización ¿cuáles serán?
Visión
Voz OlfatoTacto
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Visión: como la veo, imagen publicitaria
Voz: Cómo la oigo
Olfato: Ambiente
Tacto: Me siento pleno? Cómo me siento?
Gusto: Da gusto trabajar allí
Califique de 1 a 5 cuántos sentidos tiene su organización
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Primera conclusión
Las organizaciones también tienen 5 sentidos
COROLOARIO: El grado de desarrollo de la organización depende del nivel de desarrollo de sus 5 sentidos.La capacidad que tiene la organización para conectarse con el mundo
Algunos ejemplos:
Evolución de la FORD
Etapa 1: supervivencia. Etapa 2: Crecimiento: visión, vozEtapa 3: Expansión, madurez, liderazgo: Visión + voz+ tacto+ gusto+olfato
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El marco de referencia la escucha selectiva Los juicios de valor La credibilidad de la fuente Los problemas semánticos La filtración El lenguaje especial de grupo La diferencia de estatus
WELLS CHAPELL
LAS BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ
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Los estilos gerenciales
La arena:Tanto la persona como los receptores conocen toda la informaciónque hace falta para llevar a cabo una comunicación eficaz
El lado oculto:Cuando la información relevante es conocida por los demáspero no por la persona.
La fachada:Cuando la persona conoce información que los demás no saben
Lo desconocido:Constituye la porción de la relación en que la información no es conocida ni por la persona, ni por los demás.
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Información
VS.
Comunicación
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La información y la desinformación
La información y la luz
La información y la desinformación
La información y la luz
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UN BREVE UN BREVE CONCEPTOCONCEPTO DEL ORDENDEL ORDEN
¿En qué sustenta la naturaleza el orden?¿En qué sustenta la naturaleza el orden?
LA INFORMACIONLA INFORMACION
¿En qué lo sustenta la naturaleza humana¿En qué lo sustenta la naturaleza humana??
LA COMUNICACIONLA COMUNICACION
¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?
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COMUNICACIONCOMUNICACION
Consiste en un fenómeno específicamente humano
Conlleva relaciones de diálogo
Se da solo entre quienes tienen voluntad de poner en común
Implica relaciones simétricas y una paridad de condiciones entre emisor y receptor
Está presente en todos los procesos de la naturaleza
Conlleva relaciones unilaterales: el emisor juega un papel dominante
Institucionaliza al emisor al normalizar a su favor las posibilidades de emitir
Implica la imposición de una determinada visión del mundo al rechazar las proposiciones críticas que afecten al contenido de los mensajes.
INFORMACIONINFORMACION
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LA INFORMACION
INFORMACION + IDEAS = COMUNICACIÓN?INFORMACION + IDEAS = COMUNICACIÓN?
INFORMACIONIDEAS
PROCESAR
TIPOS DEINFORMACION
Refleja: sentidos
Cognoscitiva: Sentidos + Cerebro
INTELIGENCIA
CerebroCerebro
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DEFINICION DE IDEADEFINICION DE IDEA
Es la representación inteligente del mundo sensibleEs la representación inteligente del mundo sensible
INFORMACION: es la cuantificación de las ideasINFORMACION: es la cuantificación de las ideas
Ejercicio del PIMPON
OrganizacionesInteligentes
INFORMACION IDEAS
LA COMUNICACIÓNES AFECTIVA
Comportamientohumano
creatividadvoluntad
MisiónVisiónValores
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¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?¿QUÉ ES COMUNICACIÓN?
Es ante todo un comportamiento (transacción), que lleva inherentes dos elementos fundamentales:
LA FORMULA DE LA COMUNICACIÓN:
Cm + Vo = Co
VIDEO: el proceso de la ccion interpersonal
COMPROMISO + VOLUNTAD
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EL PROCESO DE LA COMUNICACIONEL PROCESO DE LA COMUNICACION
Elementos:
1. El comunicador2. El mensaje3. El medio4. El receptor5. La retroalimentación
Comunicador Mensaje Medio Receptor
Con qué fin
Retralimentación...con qué efecto
Quien dice que de que manera a quien
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4. LOS CAMPOS DE LA COMUNICACION4. LOS CAMPOS DE LA COMUNICACION
1. La comunicación interpersonal1. La comunicación interpersonal2. Relaciones humanas2. Relaciones humanas3. Relaciones públicas3. Relaciones públicas4. La publicidad4. La publicidad5. La propaganda5. La propaganda6. Diseño y edición gráfica6. Diseño y edición gráfica7. La comunicación institucional7. La comunicación institucional8. La comunicación organizacional8. La comunicación organizacional9. El periodismo9. El periodismo
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CLASES DE PUBLICOS:
INTERNOS:Es la gente de la organización. Todas las personasque forman parte del sistema a manera de componentesindividuales de su estructura.Por formar parte de dicha estructura, los públicos internosrepresentan a la organización frente a su medio ambiente.
Clases de Públicos internos:En función de su nivel jarárquico, de autoridad y responsabilidad, se pueden diferenciar varios tipos de PI:
Nivel directivoEmpleadosOperariosAccionistas (Instituciones, pequeños, mayoritarios)
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EXTERNOS:
“Aquellos individuos o sistemas sociales que forman parte del medio ambiente externo del sistema - institución y que lo afectan y/o son afectados por él, en mayor o menor grado, en función del logro de los objetivos de ambos.”
Competencia Comunidad Políticos Embajadas Iglesia Sindicatos Prensa
Gobierno Consumidores Universidades Gremios Asociaciones profesionales
MIXTOS:ProveedoresDistribuidores
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LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION EXTERNA:
La importancia de la comunicación institucional externa, es decir, la que se da entre la organización y sus públicos externos, radica en que es a través de ella que la institución entra en contacto con su medio ambiente.
Es precisamente de este medio ambiente de donde la institución obtiene los insumos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
Mediante la comunicación institucional externa, el sistema institución transforma los insumos de información en productos de naturaleza comunicativa y los devuelve al medio ambiente para lograr la coordinación de los objetivos de la institucióncon los de sus públicos externos.
Lo conforman las personas, los grupos o las organizaciones que en forma libre y espontánea poseen cualquier tipo de vínculo con la empresa o institución.
En su sentido más estricto serían los clientes y proveedores. Pero también se extiende a: sector gobierno y la comunidad en general.
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33
1. La comunicación con los grupos de trabajo
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Un grupo es un conjunto de personasque interactúan entre sí para buscar el logro de un interéscomún.
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Comités
Grupos Ejecutivos
Grupos Operativos(De manejo de proceso).
TIPOS DE GRUPOS DE TRABAJO
EQUIPOS
El equipo es la forma más avanzada deorganización en grupo
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PROCESO
TAREAS
GRUPOS CASUALES
GRUPOSCATARTICOS
GRUPOS DEAPRENDIZAJE
GRUPOSFORMULADORESDE POLITICAS
GRUPOS DE ACCION
TIPOS GRUPOS
Clasificación de Barnlud Y Haiman, “The Dynamics of Discussion”
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GRUPOS CASUALESSon espontáneos. se presentan en cualquier tiempo y lugar. También se llaman primarios o informales.
GRUPOS CATARTICOSExiste mayor conciencia del grupo como tal, por cierto tipo de afinidades entre sus miembros o de similitudes que los acercan.
GRUPOS DE APRENDIZAJEComparten la información. Se reunen para aprender. Tienen expectativas por los logros y resultados.
GRUPOS FORMULADORES DE POLITICASCompuestos por personas con poder de decisión. Pueden ser asignados o atributivos.
GRUPOS DE ACCIONSon grupos operativos que realizan el cómo y el cuando y además sufrenlos resultados. Ej. diseñan el nuevo currículo, personal de ventas.
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Los grupos primarios
Es el que está conformado por el jefe y sus inmediatos
colaboradores
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Taller del conocimiento del grupo
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TRABAJO EN EQUIPO
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Un grupo dinámico de personas, que están comprometidos en alcanzar objetivos comunes.
Un grupo dinámico de personas, quienes general resultados de alta calidad con base en una sólida planificación.
Es un pequeño número de personas con Habilidades complementarios, posiblemente interdisciplinario, comprometidos con un objetivo común, que buscan un excelente desempeño y una meta en la que todos son responsables.
DEFINICION DE EQUIPO
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Características personales Comportamiento interpersonal Habilidades de Comunicación Habilidades administrativas
CRITERIOS PARA LA INTEGRACION DEL EQUIPO
CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL EQUIPO
El nivel de competencia técnica
El nivel de habilidades interpersonales
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Compartir una identidad común
Tener metas y objetivos comunes
Compartir un liderazgo común
Compartir éxitos y fracasos
Cooperar y colaborar
REQUERIMIENTOS DE EQUIPOS EFECTIVOS
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Asignar roles de participación específicos a sus miembros
Tomar decisiones con efectividad
Se integra con personal de diversas características personales y habilidades
Decisiones tomadas por el consenso.
Compromiso con el equipo.
Mecanismos de diálogo efectivos.
REQUERIMIENTOS DE EQUIPOS EFECTIVOS
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CUANDO SE DEBE CREAR UN EQUIPO
Cuando las metas de la organización sepueden lograr con mejor efectividad conel personal trabajando en equipo que porseparado.
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EL PROCESO DE HACER UN EQUIPO
LIDERRESULTADOS
INTEGRACION
ACCION
IDENTIFICACION COMPROMISO
Ganas de hacer equipo conmigo
Dueño de la relacióny esta tiene significadopara ambos
MOTIVACION
Entrénelocapacítelo
Definición deexpectativas.Papel en relación
Construcción de la relacióny predicción
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¿COMO LOGRAR MOTIVACION?
Teoría de la Equidad
Lo que siente que obtiene
Lo que siente que aporta
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Información
Sentimientos
Actividades
¿COMO LOGRAR LA INTEGRACION?
COMPARTIR
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¿COMO LOGRAR IDENTIFICACION?
Significado e importanciade la participación del equipo
¿Qué papel juego?
Clarificación
MOTIVACION INTEGRACION
Participación en unarelación crecientey posibilitaria
IDENTIFICACION
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¿COMO LOGRAR COMPROMISO?
Significado e importanciade la participación del equipo
¿Qué papel juego?
Negociación
MOTIVACION
INTEGRACION
Participación en unarelación crecientey posibilitaria
IDENTIFICACION
COMPROMISO
IDENTIFICACION
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¿COMO LOGRAR ACCION?
Qué hacer?Para qué hacerlo?Cómo hacerlo?Cuándo hacerlo?
MOTIVACION
INTEGRACION
Relación en la que se comparte la responsabilidad
IDENTIFICACION
ACCION
COMPROMISO
Capacitación
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Un objetivo medible y específico.
Una cultura de organización que apoye
Tiempo adecuado para capacitación, debate y discusión.
Uso de diversas técnicas de solución de problemas.
CONDICIONES PARA QUE EL EQUIPOTENGA ÉXITO
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Mejorar la calidad competitiva de sus productos y servicios.
Flexibilidad en sus procesos productivos para satisfacer la demanda de los clientes.
Bajos niveles de rechazos
Bajos costos de producción
BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO
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Eficiente manejo de sistemas de inventario justo a tiempo
Menos tiempo perdido por fallas de los equipos y procesos.
Mejoras sustanciales en las comunicaciones
Un nivel de participación que genera para la generación una ventaja competitiva.
BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO
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Depende de la calidad y la eficiencia de sus procesos de comunicación.
La calidad de los resultados depende de la calidad de la información que se comparte dentro del equipo.
ELEMENTOS PARA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA DEL EQUIPO
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2. Las comunicaciones y el clima laboral
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Los grupos primarios
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¿QUE ES UNA ORGANIZACIÓN?¿QUE ES UNA ORGANIZACIÓN?
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60
LAS COMUNICACIONES
NO SON MEDIOS...
LAS COMUNICACIONES
NO SON MEDIOS...
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1. La comunicación estratégica
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Alta dirección
Nivel intermedio
Nivel desupervisión
NIVELES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTUALESHUM
ANAS
TECNICAS
Habilidades necesarias
Chiavenato, Introduc. Teoría gral. Admon. Pag. 4
Factor común: La comunicación
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DECISIONES
PLANES
OPERACIONESOPERACIONES
Directores Nivel Institucional
Gerentes y jefes
Supervisoresy ejecutores
Nivel gerencial
Niveltécnico
Modelo de Parson
Factor común: La comunicación
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EL DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION
EL PUNTO DE PARTIDAEL PUNTO DE PARTIDA
Tenga en cuenta:A nivel interno:
CapacitaciónBienestar laboralRecompensasOtros
MotivaciónSalariosIncentivos
A nivel externo:PrestigioPosiciónRespetoOtros
Con este marco de referenciaestablezca o marque su punto de partida:
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¡UTILICE AL GENERAL WH.!!!
CUANDO?Estime el tiempo necesario para su investigación
A QUIEN?Cuestionario, entrevistas, charlas informales
DONDE?Donde estime mayor gravedad del problemaUBIQUE EL PROBLEMA: Generalizado, SectorizadoPermenencia del mismoIncidencia en los diferentes niveles
QUE?Defina el problema. dimensione la gravedad del mismo
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PARA QUE?Buscar fórmulas alternativas de solución
CUALIFIQUE EL RIESGO DE SU INVESTIGACIONConsecuencias y reacciones de...
DISEÑE ESTRATEGIAS
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Una empresa se consolida en su medio externo gracias a los SERVICIOS ( de cualquier tipo ) que ofrece y a la proyección que tiene sobre la sociedad.
Para proyectarse en el medio externo, debe estar consolidada como organización inteligente en su medio ambiente interno.
Esto quiere decir que el CLIENTE INTERNO debe estar satisfecho para poder proyectar esa imagen a nivel externo.
Adicionalmente debe tener una visión de su negocio amplia y ambiciosa, que le permita a su vez un campo de acción amplio y de alto compromiso con el desarrollo a cualquier nivel (organizacion inteligente)
Ejemplos en el país: EEPP. Almacenes Exito, Cadenalco, ConaviEn el mundo: Sony, Microsoft
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La comunicación externaECUACION DE LA IMAGEN
CORPORATIVA
Realidad de la O.
Medida en que las actividadesde la O.hacen noticia
Diversidad(Falta de cohesión)
Esfuerzo de Comunicaciones
Tiempo
Desvaneci-miento de la memoria
+X X
-
.
Imagen de la O.=
.
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La planeación estratégica será una herramienta de gran utilidad en el desarrollo de su imagen interna, y por lo tanto de su cliente externo ya que le permitirá trazar planes a mediano y largo plazo y obtener el compromiso de su cliente interno en todos los niveles de la organización. Las metas que se desprendan de esta planeación serán un motivador básico en el objetivo propuesto. Por esta razón se requiere de un gran esfuerzo comunicacional y un liderazgo muy compacto y permanente de la alta dirección.
PRIMER PASO PARA DESARROLLAR UNA POLITICA DE CONSOLIDACION EXTERNA
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LAS COMUNICACIONES EN LAS ORGANIZACIONESLAS COMUNICACIONES
EN LAS ORGANIZACIONES
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La Comunicación Organizacional
Es el más eficaz instrumento gerencial que abarca los cuatro procesosde la administración:
PlanearOrganizarDirigirControlar
La comunicación como instrumento gerencial:Documento “El comportamiento en las Organizaciones
La comunicación, instrumentos que todos conocemos, pero quepocos sabemos manejar
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LA GERENCIA Y EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES
PLEGARIAS SOBRE LA NECESIDAD DE MEJORARLAS COMUNICACIONES
VSLA NECESIDAD DE OBTENER CIFRAS FINANCIERAS
LISTA DE LA TRISTEZADE LOS GERENTES
Diversos objetivos (plan de accion)No exceder presupuestos
Indices para lamedición del éxitoEXIGENCIAS
DE HOYDirigir recurso humano con cuidado y consideración no abusar, discriminar, no favoritismos, tiranizar, etc.
ADMINSTRAR: lograr que se realice el trabajo mediante la colaboración de otras personas
Dos formas:AUTOCRATICAPERSUASIVA
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FORMAS DEOBSERVAR EL MUNDO
Flojos, pecadores, con necesidad de dirección y supervisión La forma optimista: ansiosos de contribuír, destacarse y ser responsables ante la confianza depositada, con entidades capaces de motivarse
LA VISION JAPONESA vs. LA DE NORTEAMERICAEl cuento japonés viento y el sol
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El PLAN DE COMUNICACIONES es la herramienta operativa que le permite al gerente desarrollar una política clara y efectiva de desarrollo institucional tanto a nivel interno como externo. ELPLAN DE COMUNICACIONES debe reflejar la FILSOFIA de la organización por lo tanto la visión y la misión estarán permanentemente contenidos en él a través de símbolos o signos que consciente o inconscientemente avivan el fuego institucional. EL PLAN DE COMUNICACIONES a nivel interno es diferente al EXTERNO, pero obedecen al mismo propósito ( satisfacción del cliente ) y avivan el mismo fuego. La herramienta auxiliar que mejor desempeño ha demostrado en la implantación de estas políticas es la conformación de grupos y equipos autodirigidos de trabajo.
LA IMPORTANCIA DE DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIONES
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Misión de la Unidad de trabajo:Progreso
Discutir:Misión de la unidad de trabajoObjetivos y metas de la unidad de trabajoLogrosPreguntas y sugerencias
1
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Misión de la
Unidad de
trabajo:
Progreso Responsabilidad laboral individual: Estándares
Discutir:Responsabilidad laboral de su personal: EstándaresSugerencias laboralesPreguntas acerca del trabajoPolíticas y procedimientosque afectan el trabajo
2
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Comunicar:
Evaluación completa del rendimientoApreciación personal del rendimiento efectivoAreas para el mejora miento del rendimientoCon el personal acerca de las acciones para mejorar el rendimientoValor individual para la unidad de trabajo
Misión de la
Unidad de
trabajo:
Progreso Responsabilidad laboral individual: Estándares
Retroalimentación del rendimiento
individual
3
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Tenga presente que todos los individuos llevan consigo al trabajo un conjuntoúnico de ventajas y desventajas, de factores positivos y negativos,preocupaciones e intereses.
El gerente no debe decirle a la gente que todo eso debe dejarse en la puertaantes de entrar al trabajo
Un papel administrativo exitoso consiste en escuchar, recomendar y asesorar.
Un buen gerente debe estar preparado para tratar con el individuo como una persona
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Retroalimentación del rendimiento
individual
Misión de la
Unidad de
trabajo:
Progreso Responsabilidad laboral individual: Estándares
Necesidadese intereses individuales
Oportunidades para el avance en lascarrerasLa necesidad de retroalimentación de usted acerca de su rendimiento como gerenteBuena voluntad para ayudar a su personal a resolver los conflictos
Comunicar:Buena voluntad para escuchar los intereses personalesRetroalimentación oportuna del gerente para inquietudes,preocupacionesBuena voluntad voluntad para escuchar imparcialmente las quejasBuena voluntad para escuchar los problemas de relaciones de los empleados
4
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Misión de la
Unidad de
trabajo:
Progreso Responsabilidad laboral individual: Estándares
Necesidadese intereses individuales
Retroalimentación del
rendimientoindividual
Informaciónsugerenciaspropuestas ascendentes
Comunicar hacia arriba:Exitos y fracasos del grupo de trabajo para alcanzar objetivosProblemas y obstáculos para alcanzar los objetivosSugerencias para acciones de la administración superior, cambios de políticasPropuestas para abordar oportunidades, eficiencia
5
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Misión de la
Unidad de
trabajo:
Progreso Responsabilidad laboral individual: Estándares
Necesidadese intereses individuales
Retroalimentación del
rendimientoindividual
Informaciónsugerenciaspropuestas ascenden tes
Lugar de la unidad de trabajo enla compañía
Discutir:Como afecta la misión de la unidad de trabajo al todoPrincipales temas comerciales que afectan a la unidad de trabajoEstrategia comercial básica de la unidad de trabajoPapel de otras unidades de trabajo cuando sea necesarioTodas las acciones comerciales (por ej. Reorganizaciones, etc.) que afectan a la unidad de trabajo
6
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ETAPAS DE LAS ORGANIZACIONESETAPAS DE LAS ORGANIZACIONES
SUPERVIVENCIASUPERVIVENCIA
CRECIMIENTOCRECIMIENTO
DESARROLLODESARROLLO
EJERCICIO: Defina suEJERCICIO: Defina suorganización, señale su nivelorganización, señale su nivelde desarrollo.de desarrollo.
